ACTIVIDAD 4.11) Defina con sus propias palabras el proceso de organizacin.El proceso de organizacin es el grupo de actividades necesarias para lograr objetivos comunes. La organizacin es bsicamente un proceso de divisin del trabajo acompaamiento por una delegacin de autoridad adecuada.2) Indague acerca de las ventajas y caractersticas de la organizacin formal e informal.VENTAJAS DE UNA ORGANIZACIN FORMAL Proporciona un marco en el cual el personal puede actuar unido en vez de hacerlo unos contra otros. El tipo de organizacin puede facilitar u obstaculizar el logro de los objetivos de la empresa. Proporciona comunicaciones eficientes y efectivas. Se reduce la duplicacin del trabajo al mnimo. Los empleados conocen las rutas o redes de mando en la organizacin. El conocer los tipos de puestos en la organizacin y la escala de promocin tambin ayuda a los empleados a determinar sus opciones profesionales.CARACTERSTICAS DE UNA ORGANIZACIN FORMAL Divisin del trabajo: es la automatizacin de la actividad humana basada en la repeticin constante de la misma tarea. La aceptacin y divulgacin se debi a la estandarizacin y simplificacin de las actividades de los obreros y del personal de nivel ms elevado, mayor especializacin y especificacin de las tareas, mejor aprovechamiento del trabajo especializado mediante la departamentalizacin. Especializacin: como consecuencia de la divisin del trabajo cada rgano pasa a ejercer funciones especficas y especializadas. La especializacin del trabajo constituy una manera de elevar la eficiencia y de reducir los costos de produccin. Jerarqua: La organizacin necesita una estructura jerrquica que se encargue de dirigir las operaciones de los niveles que le estn subordinados. Cuanto ms grande sea la organizacin, mayor ser el n de niveles jerrquicos de su estructura. Distribucin de la autoridad y de la responsabilidad: la jerarqua de la organizacin formal representa la distribucin de la autoridad y de la responsabilidad entre los diversos niveles de la estructura. Racionalismo de la organizacin formal: en las organizaciones formales sus miembros se comportan racionalmente.VENTAJAS DE UNA ORGANIZACIN INFORMALMezcla con el sistema formalLos planes formales, las polticas, procedimientos y normas no pueden resolver todos los problemas en una organizacin dinmica, por lo tanto, los sistemas informales que se mezclan con las formales ayudan a realizar su trabajo. Aligera la carga de trabajo de gestinLos directivos son menos propensos a controlar a los trabajadores cuando saben que la organizacin informal est cooperando con ellos. Subsanar las deficiencias en la capacidad de gestinPor ejemplo, si un gerente es dbil en la planificacin financiera y anlisis, un subordinado de manera informal puede ayudar en la preparacin de informes a travs de cualquier sugerencia o participacin directa. "Actuar como una vlvula de seguridad. Los empleados experimentan frustracin, tensin, y problemas emocionales con la direccin y otros empleados. El grupo informal proporciona un medio para aliviar estas presiones emocionales y psicolgicas, al permitir a una persona hablar de ellos entre los amigos de forma abierta y sincera. Alentar a la prctica una mejor gestinTal vez un beneficio sutil de los grupos informales es que alientan a los administradores para preparar, planificar, organizar y controlar de una manera ms profesional. CARACTERISTICAS DE UNA ORGANIZACIN INFORMAL Relacin de cohesin o de antagonismo: los individuos crean relaciones personales de simpata o de antagonismo. Status: c/u de los individuos adquiere una cierta posicin social o status, en funcin de su papel en cada grupo. Colaboracin espontnea: la organizacin informal existe en toda empresa y es un prerrequisito necesario para la colaboracin efectiva del personal y debe ser aplicado a favor de la empresa.

3) Enuncie y explique a travs de un ejemplo de una empresa real, cuales son las ventajas o desventajas de la aplicacin de los principios administrativos: divisin de trabajo, autoridad y responsabilidad.Las ventajas son:

1. Que el obrero adquiere mayor habilidad en operaciones sencillas y repetidas con frecuencia.

2. Que no pierde tiempo en pasar de una operacin a otra, cambiando de sitio, postura o herramienta.

3. Que a fuerza de repetir siempre la misma operacin, consigue facilidad para descubrir procedimientos ms rpidos, sencillos e ingeniosos.

Las desventajas son:

1. Que entorpece el espritu del hombre al sujetarle a practicar siempre la misma operacin, que es muchas vecesmecnica.

2. Que hace aprender al trabajador una sola parte del oficio, y no puede por lo tanto desempear por completo ese oficio.

3. Que hace al obrero dependiente del fabricante, puesto que como no sabe hacer ms que una parte delproducto, no es fcil que encuentre donde trabajar cuando sea despedido.

4. Que los trabajos llegan a convertirse en montonos, por su sencillez,igualdady repeticin constante.

5. Que aumenta demasiado la produccin y puede con ello dar lugar a que se presenten lascrisisindustriales.

4) Realice un cuadro comparativo entre la organizacin formal e informal.DIFERENCIASFORMALINFORMAL

Es establecida por directivos y la informal surge de manera espontnea.Est marcada por la posicin jerrquica en que se encuentra cada uno.La organizacin formal persigue los intereses de la empresa.En la formal la comunicacin sigue los cauces que han sido marcados por la empresaLos grupos en la formal son los departamentos en que los directivos han dividido la empresa.En la formal los directivos tienen autoridad No est establecida.Predominan relaciones de amistad, enemistad, indiferencia.No tiene por qu.En la informal lacomunicacin se basa en rumores, contactos fuera de la empresaEn lainformal los grupos se forman por personas que tienen relaciones de amistad.Informal pueden ejercerla los lderes de suscompaeros.

5) Qu importancia tienen la estructura organizacional y los organigramas?

Una estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicacin entre cada unidad.

Es una herramienta esencial para el desarrollo de la misma, pues es a travs de ella que se puede establecer un mecanismo que permita que se cumpla de manera correcta y eficiente los planes que una empresa tiene.

Un organigrama es una estructura organizacional que no ayuda a visualizar dentro de una empresa y las responsabilidades de cada empleado o funcionario.

6) Explique brevemente en qu consiste la funcin social de la organizacin.

La funcin social empresarial es el hacer negocios basados en principios ticos y apegados a la ley, hacer este tiempo de negocios con estas condiciones, generar mayor productividad, lealtad del cliente, acceso a mercados y credibilidad.

7) Realice una investigacin de cuatro empresas de diferentes tamaos micro, pequea, media y gran empresa en las cuales establezca los niveles de jerarqua, autoridad y responsabilidad, los tipos de deparmentalizacin y las reas funcionales. Con la informacin recopilada, elabore un cuadro comparativo en donde se identifique claramente los aspectos mencionados anteriormente.Micro empresaPequeaMediaGran empresa

Niveles de jerarquaExisteExisteExisteExiste

Autoridad ExisteExisteExisteExiste

Responsabilidad ExisteExisteExisteExiste

Tipos de deparmentalizacin No existeNo existeExisteExiste

reas funcionalesExisteExisteExisteExiste

ACTIVIDAD 4.2

1) Describa cinco diferencias entre divisin del trabajo horizontal y vertical.

En una organizacin vertical, las decisiones vienen de la gestin a travs de la jerarqua de los empleados. A los empleados se les da una serie de pautas a seguir y deben trabajar con la jerarqua de gestin para realizar cambios en los deberes del trabajo.

Las organizaciones horizontales capacitan a los empleados para tomar las decisiones operativas diarias y alientan a los empleados a consultar con la direccin en las grandes cuestiones.

Una organizacin vertical tiende a estructurarse en trminos de colaboracin de la direccin y de los empleados. Dado que las decisiones tienen que viajar por todo el organigrama, la colaboracin entre empleados y directivos en los procesos de la empresa o las cuestiones suceden en un entorno muy estructurado que incluye reuniones y un monitoreo constante.

Debido a que los empleados de una organizacin horizontal tienen el poder de tomar sus propias decisiones, la colaboracin suele ocurrir de manera ms orgnica. Los empleados tienen contacto abierto con los dems y estn ms disponibles para crear soluciones de colaboracin.

La estructura rgida de una organizacin vertical tiende a disminuir la comunicacin entre los departamentos y de la gestin de los empleados.

La comunicacin en una organizacin horizontal tiende a ser ms orgnica y fluye fcilmente a partir de un grupo de trabajo al siguiente.

Divisin Vertical da origen a losNiveles Jerrquicos,se refiere ala divisin de trabajo en trminos deautoridadyresponsabilidad.

Divisin Horizontal da origen a la agrupacin en unidades homogneas, denominadaDepartamentalizacin.

2) Explique mediante un ejemplo las diferencias que existen entre mbito del trabajo y profundidad del mismo.

Al mbito de trabajo es el ambiento donde t te desarrollas en tu trabajo donde estas ubicado para hacer tus tareas mientras que la profundidad del trabajo es la libertar que tiene el empleado de planear y organizar su ritmo de trabajo para producir segn su capacidad y comunicarse como quiera. Por ejemplo un panadero puede planear cuando panes har al da.3) Realice un paralelo entre autoridad, poder y responsabilidad.

Poder

Capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de otras personas o grupos. Robert Dahl, un cientfico poltico, captura este importante enfoque relacional cuando define el poder como: A tiene poder sobre B en el grado en el que pueda hacer que B haga algo que B en otro caso no hara.

Una persona o grupo no puede tener el poder aisladamente; el poder tiene que ejercerse o tener el potencial para ejercerse en relacin con otra persona o grupo.

Autoridad

Es el poder formal que una persona tiene debido a la posicin que ocupa en la empresa. La autoridad en cuanto poder de una persona a otra quien est subordinada, radica en la necesidad de coordinar la accin y los medios hacia un fin concreto. Representa, por tanto una de las formas de servir a la colectividad podemos decir entonces, que la autoridad es el poder formal que tiene una persona debido a la posicin que ocupa en la jerarqua de la organizacin.

DIFERENCIA ENTRE AUTORIDAD Y PODER

El poder incluye la fuerza y la coercin. Sin embargo, la autoridad es un subconjunto de poder. De mucho menor alcance, la autoridad no lleva la implicacin de la fuerza. En lugar de eso, incluye una suspensin de juicio por parte de quienes la reciben.

Si el poder es facultad y jurisdiccin que uno tiene para mandar o ejecutar una cosa, la autoridad entraa un factor de consentimiento de los que estn a sus rdenes; es un poder aceptado libremente o considerado legitimo por los subordinados.

RESPONSABILIDAD

La responsabilidad significa que uno asume plenamente el xito o fracaso de una operacin determinada y carga con el correspondiente merito o desmerito. Si a una persona se le ha de exigir una determinada responsabilidad es una axioma que se le debe dar autoridad equiparable en todos los aspectos a dicha responsabilidad hay absoluta correspondencia entre autoridad, responsabilidad y control o rendicin de cuentas, tres conceptos inseparables coexistente y equivalentes.No deben separarse responsabilidad y autoridad. La responsabilidad sin la autoridad paraliza la accin; la autoridad irresponsable engendra catstrofe. La responsabilidad que se cultiva con la experiencia forja el temple del autntico dirigente, le sirve de instrumento de autorrealizacin.

El jefe debe reconocer su error y aceptar su propia responsabilidad. Nunca se disculpara del fracaso diciendo: yo lo haba ordenado, porque lo que cuenta son los resultados. Mal jefe el que carga sus culpas sobre los subordinados que no hicieron ms que ejecutar lo ordenado, pues al dar una orden se contrae la correspondiente responsabilidad.

4) Considera que la divisin del trabajo se ha utilizados demasiado en la sociedad actual, altamente mecanizada y eficiente? Justifique su respuesta.

Si ha sido mecanizada para tener mayor productividad en las empresas y as ser eficiente en todos sus niveles de competencia, con esta globalizacin que genera que cada empresa este en la vanguardia del cambio social, de producto y consumidores. Por tal razn se debe ser mecnico para ser eficiente.

5) En cuadro comparativo establezca las ventajas y desventajas de los principios administrativos antes mencionados.

PRINCIPIOSVENTAJASDESVENTAJAS

Divisin de trabajo Ahorro de capital: cada obrero no tiene que disponer de todas las herramientas que necesitara para las distintas funciones. Ahorro de tiempo: ya que el operario no tiene que cambiar constantemente de herramienta. Los trabajos a realizar por cada operario son ms sencillos, con lo que el error disminuye. Simplicidad de las funciones a realizar. Invencin de mquinas. Prdida de inters en el mismo, dedicando la vida a producir. Reducirse el campo en el que el trabajador se desempea, se simplifica el trabajo. Los viejos trabajadores que ocupaban ese puesto, pueden ser fcilmente reemplazados por aprendices, que de hecho es lo que ha sucedido.

Autoridad y responsabilidadDirectivo : Ahorra tiempo y gestinPotencia capacidades gerencialesLibera sobre la presin del trabajo inmediatoReduce costes de la empresa (ya que el directivo puede dedicarse aOtras funciones.Empleado: Incrementa la participacinIncrementa motivacin

Son frecuentes en un tipo de Direccin autoritaria.La mala delegacin puede llevar al fracaso del directivo, puede pensar que est perdiendo autoridad o no confa en sus subordinados.La delegacin de tareas sin justificacin.Para que la delegacin sea efectiva, deben darse las siguientes condiciones:-Definir claramente la tarea a realizar, objetivos que se quieren conseguir, plazos y autoridad asociada.-Aceptacin voluntaria, ya que los trabajos delegados normalmente no forman parte del conjunto de tareas que forman parte del puesto de trabajo del empleado.-Supervisin de la tarea delegada segn sea su importancia y dificultad al final de la misma o durante su proceso en diferentes etapas.

Especializacin Dar a los trabajadores roles individualesQuitar la responsabilidad de otros trabajos yreducirla capacidad del trabajador a una tarea en particular.

Equilibrio direccin controlSe delega la autoridad mientras la responsabilidad se comparte.Los controles son adecuados.Limita la responsabilidad limitada

Definicin de puesto Define las responsabilidades y actividades de cada persona.Si no se presente la forma precisa y clara no se sabe lo que se debe hacer.

CASO DE ESTUDIO

Quin es el jefe?Alberto Ruiz, empez a trabajar para Muebles S.A. en octubre de 1990. Muebles S.A. es una compaa de ebanistera al menudeo con seis sucursales en el sur de la ciudad. A los seis meses, Alberto es nombrado administrador de la sucursal del centro. Seis meses despus, el seor Muoz, presidente y dueo de Muebles S.A. le ofrece el puesto de gerente general. Considerando el tiempo relativamente corto que haba trabajado para la compaa, Alberto se sinti muy halagado por haber sido escogido. La responsabilidad del gerente general cubra las operaciones de los almacenes principales y sucursales.

Inicialmente, Alberto pas gran parte del tiempo trabajando con los otros gerentes de las sucursales. Su propsito era entender los problemas de estas tiendas y analizar las formas de darles solucin, para as ganarse su confianza. Esta rutina diaria resulto difcil debido a una recesin general econmica. Trabaj varios das con una agencia publicitaria tratando de coordinar la publicidad con los niveles de inventarios disminuidos. Para empeorar las cosas, el estado de los cobros se deterioraba rpidamente como resultado de la austeridad econmica.

Durante los primeros meses en este puesto, Alberto se le arreglo para emplear gran cantidad de tiempo con cada uno de los gerentes de tienda explicndoles cuidadosamente como el, generalmente despus de consultar con el seor Muoz, haba llegado a sus decisiones. Ahora tena que tomarlas en menos tiempo, y si bien nunca haba fallado en explicar sus razones, no entraba frecuentemente en una gran discusin respecto a cada una de ellas. Conforme pasaban las semanas empez a sentir un aire de duda al tratar con muchos de los gerentes.

Durante el mes de diciembre, Alberto visito al seor Muoz para tratar algunos de los problemas. El seor Muoz, contest que aquellas preguntas eran vagas, Alberto se fue confuso. Record cmo, justamente el mes anterior, lo reprendieron por extralimitarse y tambin por no ejercer la autoridad suficiente.

Cuando Alberto lleg a trabajar la maana del 14 de enero, el secretario de la oficina le aviso que Jaime Daz, un gerente de sucursal, haba tenido una ciruga de emergencia y se incapacitara del trabajo durante un mes. Con el escaso presupuesto, Alberto supo que tendra que seleccionar a uno de los asistentes para dirigir la tienda de Jaime. Haba pocas dudas respecto a quin sera.

Jos Velasco haba trabajado como gerente de sucursal durante aos, y Alberto sinti que deba darle la oportunidad de hacerse cargo de esta tienda Alberto llam a Jos y le explico la situacin, dicindole que el cambio no durara ms de un mes. Despus de esta conversacin, cuando se retiraba de la oficina, su telfono son, Alberto reconoci la voz de Jos, Alberto, discutiste este movimiento con seor Muoz?. No, respondi Alberto, Se trata simplemente de poner a la persona ms calificada en el puesto y te necesitamos ah.

Al acercarse la hora de cerrar, el seor Muoz visito a Alberto y le coment: No le parece que recientemente ha pasado ms tiempo con los gerentes de sucursales resolviendo problemas menores? No olvide sus responsabilidades principales y asegurase de no caer en malos hbitos que fuercen a los gerentes de tiende a venir a m, con cada pequeo problema.

Preguntas sobre el caso de estudio.

1. Qu principios de buena organizacin se violaron?

Se viol la unidad de mando y Principio de Autoridad.

La Unidad de Mando cuando Alberto le propone a Jos la gerencia de tienda por un mes y ste en lugar de aceptar la disposicin de gerencia, telefone al Sr. Muoz (Presidente de la compaa) para tratar el asunto.

Se viol El principio de Autoridad

Al parecer Alberto por la poca experiencia y acelerado acceso al puesto de Gerente General no realiz una correcta delegacin de responsabilidad y autoridad, eso se evidenciaba en la intromisin que realizaba en los casos y problemas menores de las tiendas sucursales donde los gerentes de tienda tienen la autoridad de solucionarlo. Alberto desconoca que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte.

2. Qu hara para corregir el problema si estuviera en el puesto de Alberto?

Por principio de Autoridad y Responsabilidad

Tendra presente que el grado de responsabilidad como Gerente General implica establecer la delegacin de autoridad, en este caso a los Gerentes de Tienda, quienes con la autoridad delegada asumen la responsabilidad de solucionar problemas y as por ende como Gerente General yo no estara inmiscuyndome en asuntos de carcter subalternos, que lo nico que hacen es desconcentrarme de mi verdadera funcin.

Y Jos, quien viola el principio de unidad de mando, el error al parecer fue promovido por Alberto, quien solo lo desplaza con una llamada, y no con un documento administrativo que debi estar respaldado en los instrumentos de gestin de la empresa.