Adatbázis-kezelés Access XP-vel

Adatbzis-kezels Access XP-velTananyag

Adatbzis-kezels Access XP-vel

TARTALOMJEGYZKBEVEZET .............................................................................................................................. 7 ALAPISMERETEK................................................................................................................... 7ADATBZIS..........................................................................................................................................................7 AZ ADATBZISHOZ KAPCSOLD FOGALMAK..........................................................................................7 ADATMODELL .................................................................................................................................................9 ADATBZISOK TERVEZSE ............................................................................................................................10 1. LPS: KVETELMNYELEMZS...........................................................................................................10 2. LPS: EGYEDEK, TBLK MEGHATROZSA....................................................................................10 3. LPS: ATTRIBTUMOK, MEZK MEGHATROZSA..........................................................................11 4. LPS: AZ AZONOSTK MEGHATROZSA........................................................................................12 5. LPS: A KAPCSOLATOK MEGHATROZSA.......................................................................................13 6. LPS: ELLENRZS ..............................................................................................................................14 7. LPS: ADATBEVITEL S TOVBBI OBJEKTUMOK LTREHOZSA...................................................14

A MICROSOFT ACCESS INDTSA .................................................................................... 15AZ ABLAK ..........................................................................................................................................................15

MUNKA LTEZ ADATBZISSAL...................................................................................... 17MEGNYITS ......................................................................................................................................................17 TBLK..........................................................................................................................................................18 LEKRDEZSEK ...........................................................................................................................................19 RLAPOK ......................................................................................................................................................19 JELENTSEK.................................................................................................................................................19 ADATELRSI LAPOK ..................................................................................................................................19 MAKRK ........................................................................................................................................................19 MODULOK .....................................................................................................................................................19 AZ OBJEKTUMOK NZETEI .........................................................................................................................19 A NORTHWIND MINTAADATBZIS..................................................................................................................19 MVELETEK REKORDOKKAL..........................................................................................................................21 MOZGS A TBLBAN .................................................................................................................................22 REKORD MDOSTSA ...............................................................................................................................23 VISSZAVONS ..............................................................................................................................................23 TBLA MDOSTSA .......................................................................................................................................24 BETTPUS ...................................................................................................................................................24 ADATLAP MEGJELENSE............................................................................................................................24 SORMAGASSG BELLTSA.....................................................................................................................25

3

OSZLOPSZLESSG BELLTSA .............................................................................................................26 OSZLOP TNEVEZSE ................................................................................................................................26 OSZLOP THELYEZSE ..............................................................................................................................26 OSZLOP ELREJTSE S FELFEDSE ........................................................................................................27 OSZLOPOK RGZTSE ..............................................................................................................................27 KERESS S CSERE........................................................................................................................................27 MDOSTSOK MENTSE...............................................................................................................................29 ADATBZIS BEZRSA....................................................................................................................................29 OBJEKTUMOK BEZRSA...........................................................................................................................29 ADATBZIS MENTSE MS MAPPBA VAGY MEGHAJTRA......................................................................29

J ADATBZIS LTREHOZSA ......................................................................................... 30AZ ADATBZISFJL LTREHOZSA...............................................................................................................30 TBLA LTREHOZSA .....................................................................................................................................31 TBLA LTREHOZSA TERVEZ NZETBEN ...............................................................................................32 MEZTULAJDONSGOK..............................................................................................................................33 EGYNI SZMFORMTUMOK .....................................................................................................................37 BEVITELI MASZK KSZTSE VARZSLVAL ...........................................................................................38 EGYNI BEVITELI MASZK KSZTSE .......................................................................................................42 TOVBBI TULAJDONSGOK .......................................................................................................................43 TBLATULAJDONSGOK.............................................................................................................................47 TBLA ADATLAP NZETE............................................................................................................................49 SZRS KIJELLSSEL ..............................................................................................................................52 SZRS KIZRSSAL ..................................................................................................................................53 SZRS RLAPPAL .....................................................................................................................................53 IRNYTOTT SZRS...................................................................................................................................56 TBLK IMPORTLSA ...................................................................................................................................57 FJLOK KERESSE......................................................................................................................................58 IMPORTLS ACCESS-BL ........................................................................................................................58 IMPORTLS EXCELBL.............................................................................................................................59 TBLK CSATOLSA .......................................................................................................................................64 ACCESS TBLA CSATOLSA ......................................................................................................................64 EXCEL TBLA CSATOLSA .........................................................................................................................66 TBLA MSOLSA ...........................................................................................................................................69

LEKRDEZSEK .................................................................................................................. 70A LEKRDEZS NZETEI ................................................................................................................................71 A LEKRDEZS TPUSAI..................................................................................................................................72 VLASZT LEKRDEZS LTREHOZSA .....................................................................................................73

4


LEKRDEZS MENTSE..................................................................................................................................80 LEKRDEZS BEZRSA................................................................................................................................81 CSCSRTK TULAJDONSG........................................................................................................................81 SZMTOTT MEZ LTREHOZSA.................................................................................................................83 A KIFEJEZSSZERKESZT HASZNLATA.....................................................................................................84 AZ ACCESS GYAKRAN HASZNLT FGGVNYEI.........................................................................................88 DTUM S ID FGGVNYEK....................................................................................................................88 DATE ..........................................................................................................................................................88 DATEPART ................................................................................................................................................88 DAY ............................................................................................................................................................90 MONTH ......................................................................................................................................................90 NOW...........................................................................................................................................................91 YEAR..........................................................................................................................................................91 PROGRAMFOLYAMAT FGGVNYEK ........................................................................................................91 IIF ...............................................................................................................................................................91 SZVEGES FGGVNYEK ..........................................................................................................................91 LEFT...........................................................................................................................................................91 LEN.............................................................................................................................................................91 MID .............................................................................................................................................................92 RIGHT ........................................................................................................................................................92 SSZEST LEKRDEZSEK..........................................................................................................................92 AKCI LEKRDEZSEK ...................................................................................................................................93 TBLAKSZT LEKRDEZS ....................................................................................................................94 TRL LEKRDEZS...................................................................................................................................96 FRISST LEKRDEZS ..............................................................................................................................97 HOZZFZ LEKRDEZS .........................................................................................................................98 PARAMTERES LEKRDEZS......................................................................................................................101 KERESZTTBLS LEKRDEZS...................................................................................................................102 A KERESZTTBLS LEKRDEZS VARZSL .......................................................................................104

RLAPOK............................................................................................................................ 107AZ RLAPOK NZETEI...................................................................................................................................107 AZ RLAPOK FELPTSE ............................................................................................................................110 RLAPOK LTREHOZSA .............................................................................................................................110 AZ RLAPOK ELRENDEZSE........................................................................................................................110 AUTORLAPOK KSZTSE......................................................................................................................112 KIMUTATS AUTORLAP HASZNLATA..................................................................................................113 KIMUTATSDIAGRAM AUTORLAP HASZNLATA .................................................................................115 AZ RLAP VARZSL HASZNLATA........................................................................................................116 REKORDOK KEZELSE RLAPPAL ..............................................................................................................119 REKORD MDOSTSA .............................................................................................................................120 RLAP FORMTUMOZSA............................................................................................................................120 KP BESZRSA FJLBL RLAPRA .........................................................................................................125

5

KP HASZNLATA HTTRKNT .............................................................................................................127

JELENTSEK...................................................................................................................... 127A JELENTS FELPTSE .............................................................................................................................128 A JELENTS NZETEI ....................................................................................................................................129 JELENTSEK LTREHOZSA .......................................................................................................................129 AZ AUTOJELENTSEK SZERKEZETE.......................................................................................................129 AUTOJELENTS KSZTSE.....................................................................................................................130 JELENTSEK KSZTSE VARZSLVAL ...............................................................................................131

JELENTSEK NYOMTATSA ........................................................................................... 136OLDALBELLTS...........................................................................................................................................136 MARGK......................................................................................................................................................136 OLDAL..........................................................................................................................................................137 OSZLOPOK..................................................................................................................................................138 NYOMTATS ...................................................................................................................................................139

FELADATGYJTEMNY.................................................................................................... 140

6


BEVEZETEbben a tananyagban a Microsoft Access XP programmal ismerkednk meg, amely a Microsoft Office XP Professional vltozatnak tagjaknt napjaink egyik legelterjedtebb adatbzis-kezel programjv vlt. Mivel a tovbbiakban trgyalt programfunkcik clja, szerepe a korbban bemutatott programok eljrsaival szemben mindenki szmra nem felttlenl azonnal rthet, az egyes rszek eltt kln kiemeljk a trgyalt eljrs hasznossgt, alkalmazsi krt.

ALAPISMERETEKADATBZISAz adatbzis tgabb rtelemben egy olyan adathalmaz, amelynek elemei egy meghatrozott tulajdonsguk alapjn sszetartoznak tekinthetk. Az adatbzis-kezelknek meg kell oldani ezen adatok rendezst, a kztk lv kapcsolat nyilvntartst, az adatokhoz val hozzfrs szablyozst, az adatok vdelmt, az integrits megrzst, az adatok mdosthatsgt, lekrdezst, klnfle szempontok szerinti kigyjtst, vlogatst s egyb statisztikai funkcikat is. Egy meghatrozott tmakrrel kapcsolatos informcik lehetnek pldul a vevi megrendelsek, szmlzsi vagy kszlet-nyilvntartsi adatok, stb. AZ ADATBZISHOZ Az adatbzis az adatok s a kztk lv sszefggsek rendszere, KAPCSOLD FOGALMAK amelyet egyms mellett trolunk. Nagyon fontos, hogy az adatbziSSZEFOGLALSA sunk szerkezett jl megtervezzk, mert a ksbbiekben csak gy tudunk hatkonyan dolgozni vele. A tbla a logikailag sszetartoz adatokat foglalja ssze. A tbla oszlopokbl s sorokbl ll, melyeket mezknek, illetve rekordoknak neveznk. A rekord az adatbzis egy sora. Egy rekordban troljuk az egymssal sszefgg adatokat. A mez az adatbzis egy oszlopa, amelyben az egyedek tulajdonsgrtkeit troljuk. Az elemi adatok a tblzat celliban szerepl rtkek, amelyek az egyed konkrt tulajdonsgai. Az egyed az, amit le akarunk rni, amelynek az adatait troljuk s gyjtjk az adatbzisban. Az egyedet idegen szval entitsnak nevezzk. Egyednek tekinthetnk pldul egy szemlyt. Az attribtum vagyis tulajdonsg az egyed valamely jellemzje. Az egyed az attribtumok sszessgvel jellemezhet. Egy szemly egy jellemzje lehet pldul a neve.

7

Az egyedre vonatkozan megadott tulajdonsgok sszessgt egyedtpusnak nevezzk. Egy szemly lerhat pldul a nevvel, letkorval, testmagassgval, a szeme s haja sznvel egyttesen. Az egyedre vonatkozan megadott konkrt tulajdonsgokat egyedelfordulsnak nevezzk. Egy egyed-elforduls pldul Kis Ede, aki 29 ves, 183 cm magas, kk szem, barna haj. Elsdleges kulcs: a tblzat rekordjainak egyrtelm azonostja, rtke egyedi. Idegen kulcs: olyan azonost amelynek segtsgvel egy msik tblzat elsdleges kulcsra hivatkozhatunk. Az anomlik egy nem megfelel modellbl ered problmk, ellentmondsok. Egy relcis adatbzisban a kvetkez anomlik lphetnek fel: Bvtsi anomlia: ha egy rekord felvtelekor a mr korbban trolsra kerlt informcikat is jra be kell vinni. Trlsi anomlia: amikor az elem megszntetsekor a nem hozz tartoz informcik is elvesznek. Mdostsi anomlia: amikor az elemi adat mdosulsakor az adatbzisban az elemi adat sszes elfordulsi helyn el kell vgezni a mdostst.

A tblk kzti kapcsolatok az egyedek egymshoz val viszonyt rjk le. Az egyedek kzti kapcsolatot hromflekppen rhatjuk le. egy-egy (1:1) kapcsolat: az egyik tbla egy elemhez a msik tbla pontosan egy eleme kapcsoldik egy-tbb (1:N) kapcsolat: az egyik tbla egy elemhez a msik tbla tbb eleme is tartozhat tbb-tbb (N:M) kapcsolat: brmely tbla elemeihez a msik tbla tetszleges szm eleme tartozhat

A normalizls folyamata sorn az adatbzisbl kikszbljk a klnfle anomlikat, a redundancit (adattbbszrzst), gy cskken az adatbzisfjl mrete, s az adatbzis tartalma logikailag ttekinthetbb lesz.

8


Az adatbzis-rendszernek az albbi kvetelmnyeknek kell megfelelni: biztostsa nagy mennyisg adat hatkony kezelst, egyszerre tbb felhasznl is hasznlhassa, rizze meg az adatok integritst, feleljen meg a megadott szablyoknak, nyjtson adatveszts elleni vdelmet, tegye lehetv az egyes felhasznlk hozzfrsi jogainak szablyozst, tovbbfejleszthet legyen.

ADATMODELL Az adatmodell egyrtelmen meghatrozza az adatbzis szerkezett, magban foglalja az adatok tpust, kapcsolatt, a korltoz feltteleket s az adatkezelsi mveleteket. A mai adatbzisokban ngyfle logikai adatmodellt hasznlunk: a hierarchikus, a hls, az objektum-orientlt illetve a relcis adatmodellt. Az Access a relcis adatmodellt hasznlja. A relcis adatmodellben az adatokat egymssal logikai kapcsolatban ll tblzatokba rendszerezzk. Egy tblzat oszlopainak s sorainak a kvetkez feltteleknek kell megfelelnik: minden oszlopnak egyrtelm neve van, minden sorban ugyanazok az oszlopok vannak, az oszlopokban tallhat adatok meghatrozott rtket vehetnek fel, az oszlopok soronknt csak egy rtket vehetnek fel, a tblzatot a neve egyrtelmen azonostja.

9

ADATBZISOK TERVEZSE

Egy megfelelen mkd adatbzis ksztshez alaposan t kell gondolnunk a megoldand feladatot. Meg kell hatroznunk, hogy az egyedek mely tulajdonsgait szeretnnk trolni, ez alapjn kell definilnunk az egyedtpusokat s az adatbzis felptst. A kvetkezkben ht lpsben ismertetjk egy Access adatbzis tervezsnek javasolt lpseit.1. lps: Kvetelmnyelemzs

Tervezs

2. lps: Egyedek, tblk meghatrozsa 3. lps: Attribtumok, mezk meghatrozsa 4. lps: Az azonostk meghatrozsa

Felttelek megadsa

5. lps: A kapcsolatok meghatrozsa 6. lps: Ellenrzs

Adatbzis elksztse

7. lps: Adatbevitel s tovbbi objektumok ltrehozsa

1. LPS: Az els lpsben a megoldand feladatot, az adatbzis cljt, az alkalKVETELMNY- mazs rendeltetst hatrozzuk meg. Vizsgljuk meg az alkalmazsi ELEMZS terletet, hogyan oldjk meg hagyomnyos eszkzkkel a feladatot. Ksztsnk interjkat az adatbzis leend hasznlival. Tanulmnyozzuk, milyen adatokat kapnak a felhasznlk, hogyan dolgozzk azokat fel, gyjtsk ssze az adatok felvtelre jelenleg hasznlt rlapokat. Hatrozzuk meg, milyen informcikhoz szeretnnk jutni az adatbzisbl. Elemezzk a hasonl felpts, szerep, mkd adatbzisokat. Ezek alapjn hatrozzuk meg, hogy milyen tmkrl, egyedekrl kell adatokat trolni, s konkrtan mely adatok azok, amelyeket trolnunk kell. 2. LPS: EGYEDEK, TBLK MEGHATROZSA Ebben a lpsben az sszegyjttt adatokat rendszerezzk s egy informcirendszerbe szervezzk. Egy informcirendszer pldul egy szemlyi nyilvntarts, amely a kvetkez egyedekkel foglalkozik: szemlyek, munkahelyek, lakhelyek, iskolai vgzettsgek, stb. Ebben az esetben a szemly egy egyedtpus, annak egy pldnya lehet pldul Kiss Ede s a hozztartoz tulajdonsgok.

10


Fizikailag az egyed tulajdonsgait egy tblban troljuk. A tbla soraiba (rekordjaiba) kerlnek az egyedpldnyok, azaz az egyedtpusok tnyleges elfordulsai, a rekord mezibe (oszlopokba) az attribtumok.Egyedtpus Szemly Neve letkora Testmagassga Szeme szne Haja szne

Egyed-elfordulsok Neve Kis Ede Nagy Mikls letkora 29 v 31 v Testmagassga 183 cm 179 cm Szeme szne Kk Fekete Haja szne Barna Fekete

Minden adatot csak egy tblban troljunk, hogy ksbb csak egy helyen kelljen frisstennk azokat. Egy tblban csak egy adott tmra vonatkoz informci legyen, gy az egyes tmkra vonatkoz adatokat egymstl fggetlenl lehet trlni vagy megtartani. Pldul ha egy knyvtr adatait vizsgljuk s a klcsnz szemlyi adatait nevt, cmt, munkahelyt, telefonszmt kln tbln kezeljk a kiklcsnztt knyvektl ISBN szm, r, cm, kulcsszavak trlhetnk egy klcsnzst, ugyanakkor megtarthatjuk a klcsnz adatait. 3. LPS: ATTRIBTUMOK, MEZK MEGHATROZSA Ebben a lpsben tervezzk meg a tblkat s a tblkat felpt mezket, vagyis konkrtan definiljuk az egyedtpusokat. Az attribtumokat a kvetkezkppen osztlyozhatjuk: egyszer, azaz tovbb nem bonthat, illetve sszetett, azaz tbb egyszer rtkbl alkotott (pldul az irnytszmbl, vrosnvbl, kzterlet azonostbl stb. ll cm) egyrtk, mely minden egyes elfordulsnl csak egy rtket vehet fel (pldul a szletsi hely), illetve tbbrtk vagy halmazrtk, amely minden elfordulsnl akr tbb rtket is felvehet (pldul, hogy egy szemly milyen nyelvvizsgkkal rendelkezik) trolt, amely rtkeit az adatbzis tartalmazza, illetve szrmaztatott, melyek rtke ms attribtumok alapjn hatrozhat meg, illetve szmthat ki.

11

Egyes attribtumok tartalmazhatnak egyedi, azaz nem ismtld adatot, amelyet ksbb kulcsknt, a rekordok egyrtelm azonostsra hasznlhatunk. A mezk meghatrozsakor gyeljnk a kvetkezkre: minden szksges adatot vegynk fel, hagyjuk ki a szrmaztatott vagy kalkullt adatokat, az sszetett attribtumokat bontsuk fel egyszer attribtumokra, azaz troljuk az informcit a legkisebb egysgek szerint (pldul kln a csaldnevet s a keresztnevet). 4. LPS: AZ A tblk kztti kapcsolatok kialaktshoz kvetelmny a tblkban AZONOSTK trolt informci egyrtelm azonostsa. Az azonostk segtsgvel MEGHATROZSA pldul egy vsrlt sszekapcsolhatunk a megvsrolt ruval. Minden olyan tblban, melynek rekordjait egyenknt, egyedileg szeretnnk azonostani, lennie kell egy gynevezett elsdleges kulcsnak. Az elsdleges kulcs olyan azonost, melynek rtkei az adott tblban nem ismtldhetnek. Az elsdleges kulcs leggyakrabban egy mez, de klnleges esetben tbb mezbl ll elsdleges kulcsot is ltrehozhatunk, ebben az esetben sszetett elsdleges kulcsrl beszlnk. A relcis adatbzis-kezel rendszerek hatkonysgt, a klnbz tblkban trolt informcik gyors megkeresst s sszegyjtst a megfelelen megvlasztott elsdleges kulcs biztostja. Az Accessben hromfle elsdleges kulcs alkalmazhat: szmll, egyetlen mez s tbb mez.

Szmll tpus elsdleges kulcsEz a legegyszerbb elsdleges kulcs. Ekkor egy Szmll tpus mezt hozunk ltre, melyben az Access minden egyes j rekord szmra egyedi sorszmot generl. A kulcs tpusa, mrete befolysolja az adatfeldolgozs sebessgt. Szlssgesen nagy kulcs megadsa lassthatja a program futst, a lekrdezsek, szrsek vgrehajtst.

Egyetlen mezbl ll elsdleges kulcsElsdleges kulcs nem szmll tpus pldul TB szmot tartalmaz mez is lehet, amennyiben az egyetlen ismtld rtket sem tartalmaz. Az elsdleges kulcs mezbe az Access nem engedi ismtld adatok bevitelt. Amennyiben a tblban nincs egyedi rtkeket tartalmaz mez, hozzunk ltre Szmll tpus mezt elsdleges kulcsknt, vagy hozzunk ltre tbb mezbl ll elsdleges kulcsot.

Tbb mezbl ll elsdleges kulcssszetett elsdleges kulcsot tbb mez felhasznlsval kpeznk. Erre akkor van szksg, ha egyetlen mez egyedisgt sem lehet biztostani.

12


Ha nem tudjuk eldnteni, hogy tbb mezbl ltrehozhat-e a rekordok egyrtelm azonostsra alkalmas mezkombinci, akkor inkbb adjunk egy Szmll tpus mezt a tblhoz s azt adjuk meg elsdleges kulcsknt. 5. LPS: Ebben a lpsben a tblk rekordjait kapcsoljuk ssze egymssal, A KAPCSOLATOK a tblk kialaktsa sorn azonostott elsdleges kulcsmezk segtsMEGHATROZSA gvel. A kapcsolat a rendszer szempontjbl fontos kt egyed sszetartozst fejezi ki. A kapcsolat szmossgt hrom csoportba oszthatjuk: Egy az egyhez (1:1) kapcsolatban egy egyed-elfordulshoz, azaz rekordhoz mindig csak egy msik egyed-elforduls tartozik. Ezt a kapcsolattpust hasznlhatjuk pldul hzastrsak nyilvntartsa esetn.Frfiak Nk

Egy a tbbhz (1:n) kapcsolat esetn egy adott egyed-elforduls egy vagy tbb msik egyed-elfordulshoz van rendelve, azaz az egyik tbla egy rekordjhoz a msik tbla tbb rekordja kapcsoldhat. Ilyen kapcsolattpust hasznlhatunk pldul a megrendelk s megrendelseik nyilvntartsakor.Megrendelk Megrendelsek

Tbb a tbbhz (n:m) kapcsolat esetn egy adott egyed egy vagy tbb elfordulsa kapcsolatban llhat egy vagy tbb msik egyed elfordulsval. Ilyenkor a kapcsolatot egy harmadik (illeszt) tbla beiktatsval, hls szerkezettel kpezzk le. Az illeszt tblba kell felvenni mindkt tbla elsdleges kulcs mezjt. Ezzel a kapcsolattpussal rhatjuk le pldul egy cg gyfeleinek s az gyfelek szmra nyjtott szolgltatsainak kapcsolatt.gyfelek Szolgltatsok

13

A kapcsolatokban szerepl egyedeket szerepk szerint nevezik mg fegyednek vagy szlnek, illetve alegyednek vagy gyereknek. A logikai adatmodell szoksos brzolsi mdja szerint a sok oldalra nylhegyet vagy csirkelbat rajzolhatunk.Vevkd VEV Vevkd Vevkd VEV Vevkd

A nyl a fegyedtl az alegyed fel mutat. 6. LPS: A tblk, a mezk s a szksges kapcsolatok megtervezse utn ELLENRZS nzzk t a tervet, nem maradt-e benne hiba. Alapos ellenrzst kveten knnyebb az adatbzis tervt most megvltoztatni, mint amikor a tblkat mr feltltttk adatokkal. Az Access segtsgvel hozzuk ltre a tblkat, hatrozzuk meg kzttk a kapcsolatot vagyis alaktsuk ki az adatbzis kls szerkezett. Ezt kveten prbakppen rjunk be nhny rekordot minden tblba s vizsgljuk meg, hogy megvlaszolhatk-e a kvnt krdsek az adatbzis alapjn. 7. LPS: ADATBEVITEL S TOVBBI OBJEKTUMOK LTREHOZSA Ha elvgeztk a szksges javtsokat s ellenrzsnk szerint az adatbzis terve hibtlan s a tblaszerkezet megfelel a cloknak, tovbbmehetnk, s bevihetjk az adatokat a mr ltez tblkba. Kialakthatjuk a tbbi objektumot: ltrehozhatunk pldul beviteli rlapokat, lekrdezseket, jelentseket is (lsd ksbb rszletesen).Megjegyzs Az adatbzisok tervezshez tovbbi tleteket merthetnk a Northwind mintaadatbzisbl s az Adatbzis varzsl segtsgvel elllthat adatbzisok smjbl. Az Adatbzis varzsl az indt (j fjl) munkaablakban az ltalnos sablonok hivatkozsra kattints utn megjelen prbeszd panelrl indthat.

14


A MICROSOFT ACCESS INDTSAA Microsoft Access XP adatbzis-kezel program indtsa a Start men Programok Microsoft Access parancsval trtnik.

AZ ABLAK TTEKINTSEMen Eszkztr

Az albbi brn az Access elindtsa utn megjelen ablak fbb rszeit mutatjuk be.Ablakvezrl gombok

Munkaablak

llapotsor

15

A menben kategrik szerint csoportostva talljuk az Access parancsait s belltsi lehetsgeit. Az egyes menkben alaphelyzetben csak az ltalunk leggyakrabban hasznlt parancsok listja jelenik meg. A teljes parancslista megjelentshez kattintsunk a men legaljn lthat lefel mutat dupla nylra.

TIPP Aki a rgi stlus menkhz szokott, az Access-t gy is bellthatja, hogy a menk mindig a teljes parancslistt mutassk. Ennek belltshoz jelentsk meg a Testreszabs prbeszd panelt az Eszkzk men Testreszabs parancsval, majd a Belltsok fln kapcsoljuk be a Mindig a teljes men megjelentse jellngyzetet.

Az eszkztrakon tallhat gombok segtsgvel az Access leggyakrabban hasznlt parancsait rhetjk el. Az eszkztrak a menkhz hasonlan a leggyakrabban hasznlt parancsok gombjait mutatjk elszr. A tovbbi gombok az eszkztr vgn tallhat nylra kattintva rhetk el.

A kpernyn a belltsoktl fggen egyszerre tbb eszkztrat is lthatunk, ezek tartalmt s elhelyezkedst szabadon mdosthatjuk. Az eszkztrak megjelentshez vagy elrejtshez hasznljuk a Nzet men Eszkztrak almenjnek lehetsgeit.

16


Az Adatbzis eszkztr munknk sorn leggyakrabban hasznlt ltalnos parancsok gombjait tartalmazza. Az llapotsor a kurzor aktulis pozcijrl s az Access bizonyos zemmdjainak llapotrl szl informcikat tartalmaz. Az ablakvezrl gombok segtsgvel a Windows-ban mr megismert mdon mretezhetjk t vagy zrhatjuk be az Access vagy az egyes objektumok ablakait. A munkaablak az j fjlok ltrehozst, a Vglap hasznlatt s a fjlok tartalmban trtn keresst knnyti meg. A munkaablak alaphelyzetben a program indtsakor automatikusan megjelenik. Az Indtskor jelenjen meg ez a panel opci kikapcsolsa esetn a munkaablak a kvetkez indtskor mr nem fog megjelenni. A munkaablakot szksg szerint brmikor megjelenthetjk vagy elrejthetjk a Nzet men Eszkztrak Munkaablak parancsval. A felsorolt elemek rszletes hasznlatt a ksbbiekben ismertetjk.

MUNKA LTEZ ADATBZISSALMEGNYITSEgy korbban megnyitott adatbzis megnyitshoz kattintsunk a fjl nevre az j fjl munkaablak Fjl megnyitsa listjban vagy a Fjl men aljn lthat listban. Az Access alaphelyzetben ngy utoljra hasznlt fjl nevt rzi meg. Ms adatbzis megnyitshoz hasznlhatjuk a munkaablak Tovbbi fjlok hivatkozst, vagy a Fjl men Megnyits parancst. A megjelen panelen vlasszuk ki a megfelel adatbzis fjlt.

A Megnyits gomb menjbl vlaszthatjuk a Csak olvassra, Kizrlagos megnyits, Kizrlagos megnyits csak olvassra parancsokat is. A Megnyits parancs hasznlata esetn az adatbzist kzs hasznlatra nyitjuk meg, ami azt jelenti, hogy az adatbzist 17

velnk egy idben mdosthatjk.

ms

felhasznlk

is

megnyithatjk

s

Ha az adatbzist a Csak olvassra paranccsal nyitjuk meg, az adatbzist nem mdosthatjuk, illetve az esetleges mdostsokat nem menthetjk el. Ms felhasznlk azonban velnk prhuzamosan megnyithatjk s akr mdosthatjk is az adatbzist. A Kizrlagos megnyits parancs hasznlata esetn az adatbzist tetszlegesen mdosthatjuk, ms felhasznlk azonban az adatbzis bezrsig nem frhetnek hozz annak tartalmhoz. Ha az adatbzist ms felhasznl mr megnyitotta, kizrlagos hasznlatra nem nyithatjuk meg azt. A Kizrlagos megnyits csak olvassra parancs segtsgvel az adatbzist csak olvashat zemmdban nyitjuk meg. Ebben az esetben velnk egy idben ms felhasznlk is megnyithatjk az adatbzist, de szintn csak olvashat zemmdban. A megnyits utn rendszerint az Adatbzis ablak jelenik meg.

Az Adatbzis ablakban kezdemnyezhetjk az adatbzist alkot objektumok megnyitst. Az objektumcsoportokat az ablak bal oldaln lthat listbl vagy a Nzet men Adatbzis-objektumok almenjbl vlasztjuk ki. Az Access adatbzis-kezel programban elrhet objektumok a Tblk, Lekrdezsek, rlapok, Jelentsek, Lapok, Makrk s Modulok. TBLK A tbla objektumokban a logikailag sszetartoz adatokat rendezett sorrendben troljuk. A tblk sorait rekordoknak, az oszlopait mezknek nevezzk. Egy adatbzis ltalban tbb tblbl ll, amelyek egymssal kapcsolatban lehetnek.

18


LEKRDEZSEK A lekrdezsek segtsgvel egy vagy tbb tbla meghatrozott feltteleknek megfelel adatait jelenthetjk meg. A lekrdezs lnyegben nem ms, mint az adatok szrsre s feldolgozsra vonatkoz szablyrendszer, ezrt a tblban szerepl adatok vltozsa esetn a lekrdezs eredmnye is mdosul. A lekrdezsek eredmnyhalmazt bizonyos megktsekkel a tblkhoz hasonlan kezelhetjk, ezrt a lekrdezsek nem csak tblkon, de ms lekrdezsek eredmnyhalmazn is alapulhatnak. RLAPOK Az rlapok a tblk rekordjainak bevitelre, mdostsra s trlsre szolgl legegyszerbb eszkzk. Az rlapok kszlhetnek tblk vagy lekrdezsek alapjn. JELENTSEK A jelentsek az adatbzis adatainak rendezett, esetleg csoportostott formban trtn megjelentsre szolglnak. A jelentseket eredmnyt leggyakrabban kinyomtatjk, de elkldhet e-mailben vagy elmenthet HTML formtumban is. A jelentsek kszlhetnek tblk vagy lekrdezsek alapjn. ADATELRSI LAPOK Az adatelrsi lapok olyan weblapok, amelyek segtsgvel adatbzisunk a weben keresztl is kezelhet. Ezekkel adatbzisunkat akr az Interneten keresztl is bvthetjk j rekordokkal, mdosthatjuk a meglv rekordokat, illetve trlhetjk a feleslegess vlt elemeket. MAKRK A makrk segtsgvel gyakran hasznlt sszefgg mveletsorokat egy parancsba foglalhatunk, s ezzel elvgzsket gyorsthatjuk, automatizlhatjuk. MODULOK A modulok a felhasznl ltal Visual Basic nyelven megrt programok, melyek kiegsztik az Access-ben tallhat lehetsgeket. A modulok a Visual Basic programbl is elrhetk abban az esetben, ha nll fjlknt mentjk ket. AZ OBJEKTUMOK Az adatbzis ablakban kivlasztott objektumokat ktfle nzetben nyitNZETEI hatjuk meg. A gombbal az adott objektum felptst s elemeinek tulajdonsgait tekinthetjk t s mdosthatjuk. A gombbal az adott objektum ltal megjelenthet elemeket, bejegyzseket tekinthetjk meg. Ebben az esetben az adatbzis rekordjaival klnbz mveleteket vgezhetnk. A NORTHWIND Az Access kszti a klnfle megoldsok bemutatsra, illetve gyaMINTAADATBZIS korls cljbl a Northwind nev, angol nyelv minta-adatbzist mellkeltk. A Northwind adatbzist alaprtelmezett telepts esetn httrtrunk Program Files\Microsoft Office\Office10\Samples mappjban talljuk.

19

A Northwind mintaadatbzis megnyitsakor automatikusan egy dvzl prbeszd panel jelenik meg. Ez a prbeszd panel az OK gombbal zrhat be.

Ha bejelljk a Dont show this screen again jellngyzetet, akkor az adatbzis ksbbi megnyitsakor ez a prbeszd panel nem jelenik meg. A kvetkez prbeszd panel arra szolgl, hogy egy viszonylag kpzetlen felhasznl is egyszeren hasznlhassa az adatbzist.

A Northwind mintaadatbzis minden eleme, belertve az indt prbeszd paneleket is, megnyithat, mdosthat. A Northwind adatbzis analgijra ltrehozhatunk sajt adatbzisokat is (akr gy is, hogy sablonknt hasznljuk a mintaadatbzist).

20


MVELETEK REKORDOKKAL

Egy tbla megnyits utn Adatlap nzetben jelenik meg a kpernyn. Ebben a nzetben a tbla rekordjaival klnfle mveleteket vgezhetnk.

Ebben a nzetben lehetsgnk van j adatok bevitelre vagy a meglv adatok mdostsra. Ennek a nzetnek az elnye, hogy sok rekord tartalmt lthatjuk egyszerre a kpernyn, ami megknnytheti az adatok sszevetst, illetve az esetlegesen hibs adatok kikeresst. Az adatbevitel egyszerstsre azonban kszthetnk knyelmesebben hasznlhat rlapokat is. A legtbb rekordmvelet elvgzse eltt a megfelel rekordot a rekordkijellre kattintva ki kell jellni.

Az egr hzsval, illetve a CTRL vagy a SHIFT billentyk hasznlatval egyszerre tbb rekordot is kijellhetnk. Az aktulis rekord kijellshez hasznlhatjuk a Szerkeszts men Rekord kijellse, a tbla sszes rekordjnak kijellshez a Szerkeszts men sszes rekord kijellse parancst vagy a CTRL+SHIFT+O billentykombincit. A kijells megszntetshez kattintsunk brmely rekord tetszleges mezjre.

21

MOZGS A TBLBAN A kvetkez tblzatban a rekordkijelln megjelen ikonokat s azok jelentst foglaltuk ssze.Jells Jelentse Aktulis mentett rekord Szerkeszts alatt ll, mg nem mentett rekord Zrolt rekord, nem szerkeszthet j rekord Megjegyzs Az Access alaphelyzetben nem zrolja a rekordokat, ezrt ha az adatbzisban egy idben tbb felhasznl dolgozik, elfordulhat, hogy ugyanazt a rekordot tbben egy idben mdostjk. Ennek elkerlse rdekben a megfelel jogosultsgok birtokban bekapcsolhatjuk a szerkeszts alatt ll rekordok zrolst, gy egy rekordot egy idben csak egy felhasznl mdosthat. Ehhez hasznljuk az Eszkzk men Belltsok parancst s a megjelen prbeszd panel Specilis fln tallhat Alaprtelmezett rekordzrols csoportban vlasszuk a Szerkesztett rekord rdigombot.

A tblban a TAB billenty lenyomsval a kvetkez mezbe lpnk. A SHIFT+TAB billentyvel az elz mezbe lpnk vissza. A HOME s END billenty az aktulis rekord els, illetve utols mezjbe lptet. A PAGE UP vagy PAGE DOWN billentyk segtsgvel kperny oldalanknt lapozhatunk. A CTRL+HOME, illetve a CTRL+END billentyk az els rekord els, illetve az utols rekord utols mezjbe lptetnek. A kurzormozgat nyilakkal mindig a nyilaknak megfelel irnyba lptethetjk el a kurzort. A megnyitott tblban a rekordok kztt a rekordlptet gombok segtsgvel mozoghatunk. Ugrs az els rekordra gombbal a tbla els rekordjra lptetAz jk a kurzort. Az Ugrs az utols rekordra gomb segtsgvel a tbla utols rekordjra ugrunk. Az Ugrs az elz rekordra gombbal az aktulis kurzorpozci eltti rekordra lpnk. Az Ugrs a kvetkez rekordra gomb hasznlatval az aktv rekordot kvet rekordra ugrunk. Az j rekord hozzadsa gombbal a tbla vgn j rekordot hozhatunk ltre. Ezt a mveletet a Tbla adatlap eszkztr j rekord hozzadsa gombjval vagy a Beszrs men j rekord parancsval is elvgezhetjk.

22


Egy vagy tbb feleslegess vlt rekord trlshez azok kijellse utn kattintsunk a Tbla adatlap eszkztr Rekord trlse gombjra, adjuk ki a Szerkeszts men Rekord trlse parancst vagy ssk le a DELETE billentyt. Az aktulis rekord trlse a teljes rekord kijellse nlkl is lehetsges a Rekord trlse parancs vagy gomb hasznlatval. Amennyiben az aktulis tbla kapcsolatban van egy msik tblval, a kapcsold rekordok kibonthatk a + ikonokra kattintva. Pldul megnzhetjk, hogy egy termkflesg egy kiszerelsre milyen megrendelsek rkeztek:

REKORD A rekord adatainak mdostshoz lljunk a kurzorral a megfelel celMDOSTSA lba, s vgezzk el a vltoztatst. A rekord vltozsai a rekordbl val kilpskor automatikusan mentsre kerlnek. VISSZAVONS Az Access-ben a rekordok szerkesztsekor az Office programokban megszokottl eltren igen korltozott visszavonsi lehetsgeink vannak: kizrlag az utols rekordmdosts vagy j rekord ltrehozsa vonhat vissza. A visszavons a Szerkeszts men Visszavons parancsval, a Tbla adatlap eszkztr Visszavons gombjval vagy a CTRL+Z billentykombincival trtnhet.

23

TBLA MDOSTSA

Az Access tblban hasznlhat formtumok vonatkozhatnak a tblban trolt adatokra, illetve magra a tblzatra.

BETTPUS A tblban alkalmazott betformtumokat a Formtum men Bettpus parancsnak hasznlatakor megjelen prbeszd panelen lltjuk be.

A Bettpus listban a Windows teleptett karakterkszleteibl vlaszthatunk. A betk rsmdjt a Betstlus listn vlasztjuk ki. A vlaszthat betstlusok bettpusonknt eltrek lehetnek. A betnagysgot a Mret rovat segtsgvel nyomdai mrtkegysgben, pontban hatrozhatjuk meg. Szksg esetn ebbe a rovatba be is gpelhetnk egy 1 s 127 pont kztti tetszleges rtket. A Hats csoportban tallhat Alhzs jellngyzet bekapcsolsval a kijellt adatokat a karakter sznvel megegyez sznnel, egyszeresen alhzhatjuk. A Szn legrdl listban tizenhat klnbz betszn kzl vlaszthatunk. A klnfle sznek fekete-fehr nyomtatkon szrke rnyalatok formjban jelennek meg. ADATLAP A tbla megjelenst a Formtum men Adatlap parancsra kattintva MEGJELENSE az Adatlap formzsa panelen mdosthatjuk.

24


A Cellahats csoportban a cellk optikai megjelenst mdosthatjuk.Sima

Dombor

Homor

A Rcsvonalak csoportban kivlaszthatjuk, hogy lthatak legyenek-e a tbla fggleges s vzszintes cellaelvlaszt vonalai. A Httrszn s a Rcsvonalszn legrdl listkban bellthat, hogy a cellk httere s elvlaszt vonalai milyen sznek legyenek. A Szegly- s vonalstlus csoportban az adatlap rcsvonalainak stlust egyesvel, egymstl fggetlenl bellthat. Dombor vagy Homor cellahats vlasztsa esetn ezek a belltsi lehetsgek nem hasznlhatak. SORMAGASSG A sorok magassgt a Formtum men Sormagassg parancsval BELLTSA llthatjuk be. A sormagassg alapesetben a betmrethez igazodik. A sorok magassgnak nvelse esetn a hossz szvegek tbb sorba trve jelennek meg.

A sormagassgot pontban adjuk meg. Az eredeti magassg visszalltshoz, jelljk be a Szabvny magassg jellngyzetet.

25

OSZLOP- A tblzat oszlopainak szlessge alaprtelmezsben azonos. Az oszSZLESSG lopszlessg belltshoz hzzuk az egr segtsgvel a megfelel BELLTSA oszlop fejlcnek jobb oldali hatrol vonalt.

A kijellt oszlopok szlessgt a Formtum men Oszlopszlessg parancsra megjelen prbeszd panelen is bellthatjuk.

A prbeszd panelen az oszlopszlessget az alaprtelmezett mret szmjegyek szmnak meghatrozsval adhatjuk meg. Amennyiben vissza szeretnnk lltani az eredeti szlessget, jelljk be a Szabvny szlessg jellngyzetet. A Legjobb illeszts gombot hasznlva a kijellt oszlopok szlessgt az adott oszlop leghosszabb adatot tartalmaz celljhoz igazthatjuk. OSZLOP A kijellt oszlop tnevezshez adjuk ki a Formtum men Oszlop TNEVEZSE tnevezse parancst, majd gpeljk be az j nevet. A nvadst az ENTER billenty letsvel zrjuk.

OSZLOP Az oszlop thelyezshez elszr jelljk ki az oszlopot, majd a Fogd THELYEZSE s vidd mdszerrel hzzuk az oszlopot a kvnt helyre.

26


OSZLOP A tbla oszlopainak elrejtst az oszlop kijellse utn a Formtum ELREJTSE S men Oszlopok elrejtse parancsval hajtjuk vgre. Erre akkor lehet FELFEDSE szksg, ha a kperny bal szln megjelen rekordazonostk mellett csak nhny, mdostand oszlopot akarunk megjelenteni. Az elrejtett oszlopokat a Formtum men Oszlopok felfedse parancsval jelentjk meg jra. A megjelen prbeszd panelen jellhetjk ki a megjelenteni kvnt oszlopokat. OSZLOPOK Tbb oszlopot tartalmaz adatlap esetn rgzthetjk azokat az oszloRGZTSE pokat, amelyeket az adatlap bal szlen mindig ltni szeretnnk. Az oszlopok kijellse utn kikattintsunk a Formtum men Oszlop rgztse parancsra. Az gy rgztett oszlopok mindig lthatak maradnak. A rgzts megszntetshez kattintsunk a Formtum men sszes oszlop rgztsnek feloldsa parancsra.

KERESS S CSERE

Az Access Keress s Csere funkciival knnyedn kikereshetjk vagy lecserlhetjk egy adott rtk elfordulsait a tblzatban. A Keress funkcit a Szerkeszts men Keress parancsval rjk el.

A Mit keres rovatba gpeljk be a keresett adatot, vagy annak egy rszlett. A Miben legrdl listban kivlaszthatjuk, hogy az aktulis oszlopban, vagy a teljes tblban trtnjk-e a keress. Ha a Keress pa-

27

rancs kiadsakor tbb mez, illetve egy vagy tbb teljes rekord volt kijellve, a keress csak a teljes tblban lehetsges. Ilyenkor a Miben legrdl lista inaktv. Az Egyezs legrdl listban meghatrozhatjuk, hogy a keresett adatnak hol kell szerepelnie a mezben. A listban a Teljes mez, a Mez elejn, illetve a Mez brmely rszben lehetsgek kzl vlaszthatunk. A Keress legrdl lista segtsgvel llthatjuk be, hogy a keress az aktulis rekordpozcitl lefel vagy felfel trtnjen, vagy pedig az egsz tblra kiterjedjen. A Kis- s nagybet klnbzik jellngyzet bekapcsolsval elrhatjuk a kis- s nagybetk szigor megklnbztetst. A Formzott adat keresse jellngyzet bekapcsolsa esetn a keress sorn a keresett adatot s a mezk kpernyn kijelzett formjt veti ssze a program. Pldul formzott adat az 1 000,00 Ft, ez formzs nlkl 1000. Ha a jellngyzetet nem kapcsoljuk be, a Mit keres rovatban megadott adatot a mez rtkben keresi a program. Ha a teljes tblban keresnk, mindig formzott keress trtnik. A keresst a Kvetkez gombra kattintva indtjuk. Ekkor a program kijelli az els, a keresett informcit tartalmaz cellt. A folytatshoz kattintsunk ismt a Kvetkez gombra. Egyes adatok cserlshez kattintsunk a Keress s csere panel Csere flre, vagy adjuk ki a Szerkeszts men Csere parancst.

A Mit keres rovatba a keresett adatot adhatjuk meg. A Mire cserli rovatba a behelyettestend adatot rjuk. A tovbbi opcik megegyeznek a keressnl tanultakkal. A csere mvelet indtshoz kattintsunk a Kvetkez gombra. Ekkor az Access kijelli az els, a keresett adatot tartalmaz cellt. Ezutn a Cserli gombra kattintva krhetjk a cella tartalmnak cserjt, vagy a Kvetkez gombra kattintva az aktulis cellt tugorjuk. A keresett adat minden elfordulsnak lecserlshez kattintsunk a Mindet cserli gombra.

28


MDOSTSOK MENTSE

A rekordok tartalmi mdostsait az Access a rekord elhagysakor automatikusan elmenti, gy azok kln mentsre nincs szksg. Abban az esetben azonban, ha a tblban nem tartalmi, hanem pldul szerkezeti mdostsokat vgznk, a vltozsokat el kell mentennk. A mentshez adjuk ki a Fjl men Ments parancst vagy kattintsunk az Adatbzis eszkztr Ments gombjra, illetve hasznlhatjuk a CTRL+S billentykombincit is. Ekkor a tbla elz vltozata fellrdik az j vltozattal. Az elkszlt adatbzist a Fjl men Bezrs parancsval vagy az adatbzis-ablak Bezrs gombjval zrjuk be.

ADATBZIS BEZRSA

OBJEKTUMOK BEZRSA Az egyes megnyitott objektumokat pldul tbla, jelents, rlap, adatelrsi lap, modul szintn a Fjl men Bezrs parancsval vagy az objektum ablak cmsorban tallhat Bezrs gombbal zrjuk be. Amennyiben az objektum korbban nem mentett mdostsokat tartalmaz, a program bezrskor egy prbeszd panellel figyelmeztet a ments szksgessgre.

Ha a panel Igen gombjra kattintunk, a program elmenti a mdostsokat. Ha a Nem gombra kattintunk, a mdostsok nem kerlnek mentsre. Ha nem szeretnnk bezrni az objektumot, kattintsunk a Mgse gombra. Ekkor tovbb dolgozhatunk az objektummal.

ADATBZIS MENTSE MS MAPPBA VAGY MEGHAJTRA

Mivel az Access-ben nincs Ments msknt funkci, ksz adatbzisunk ms mappba, illetve ms meghajtra trtn mentshez a Microsoft Windows Intzt kell hasznlnunk.

29

A ments megkezdse eltt zrjuk be az adatbzis fjlt. A Windows Intz szerkezeti paneljn vlasszuk ki azt a mappt, amelyben az adatbzis tallhat, majd a lista panelen jelljk ki az adatbzis fjlt. Ezutn adjuk ki a Szerkeszts men Msols parancst vagy hasznljuk a CTRL+C billentykombincit. A clmappt mutat ablakban adjuk ki a Szerkeszts men Beilleszts parancst, vagy ssk le a CTRL+V billentykombincit. A fenti mveletsor segtsgvel adatbzisunkat akr hajlkonylemezre is elmenthetjk. Ebben az esetben azonban gyzdjnk meg arrl, hogy az adatbzis rfr a hajlkonylemezre.A tmakrhz kapcsold gyakorl feladatok: Feladatgyjtemny 1. feladat

J ADATBZIS LTREHOZSAAZ ADATBZISFJL LTREHOZSAEgy j adatbzis ltrehozsnak els lpse az adatbzist tartalmaz fjl ltrehozsa. Ezt megelzen clszer a bevezet rszben trgyalt mdon s alapossggal papron megtervezni, hogy milyen tblt vagy tblkat szeretnnk hasznlni, s ezekben milyen tpus adatokat fogunk trolni. Amennyiben az j fjl munkaablak nincs bekapcsolva kattintsunk a Fjl men j parancsra, vagy az Adatbzis eszkztr j ikonjra. A megjelen j fjl munkaablakban kivlaszthatjuk, hogy j, res adatbzist hozunk ltre, az Adatbzis varzsl segtsgvel dolgozunk, vagy egy meglv adatbzis fjlt nyitunk meg.

30


Egy res adatbzis ltrehozshoz kattintsunk a munkaablak j csoportjnak res adatbzis hivatkozsra. A megjelen j adatbzis panelen adjuk meg a ltrehozni kvnt fjl nevt s helyt a mappaszerkezetben. Ha egy ltez adatbzis alapjn szeretnnk egy j adatbzist ltrehozni, kattintsunk az j fjl ltez fjlbl csoport Fjl kijellse hivatkozsra. Ekkor az Access az eredeti adatbzissal megegyez mappban ltrehoz egy j, a kivlasztott fjllal teljesen megegyez tartalm adatbzist. Az j dokumentum sablon alapjn csoport ltalnos sablonok hivatkozsra kattintva megjelenthet panelen elre elksztett sablonadatbzisok kzl vlaszthatunk. Ilyen sablonokat letlthetnk a Microsoft.com webhelyrl is. A sablon kivlasztsa utn megjelen j adatbzis panelen adjuk meg a ltrehozni kvnt fjl nevt s helyt a mappaszerkezetben.

TBLA LTREHOZSA

j tbla ltrehozshoz az adatbzis-ablak Tbla csoportjban llva adjuk ki a Beszrs men Tbla parancst, vagy kattintsunk az adatbzis-ablak eszkztrn tallhat j gombra.

Az Adatlap nzet vlasztsa esetn a tblt a mezk rtkeinek begpelsvel hozhatjuk ltre. Ebben az esetben az Access a mezk tpusait s jellemzit megprblja a bevitt adatok alapjn meghatrozni. Br ez a mdszer igen knyelmesnek tnik, hasznlata nem ajnlott. A Tervez nzet segtsgvel az egyes mezk nevt s jellemzit egyenknt llthatjuk be. Ez a leghosszadalmasabb, de egyben a legtbb belltsi lehetsget knl mdszer. A Tbla varzsl hasznlatval az j tblt nhny egyszer lpsben, elre elksztett mintk alapjn hozhatjuk ltre. Ennek a mdszernek a htrnya, hogy nem tudjuk elre pontosan meghatrozni az egyes mezk tpust s tulajdonsgait. A Tbla importlsa segtsgvel kls adatforrsbl pldul egy msik adatbzisbl beolvasott adatokbl hozhatjuk ltre az j tblt. A Tbla csatolsa segtsgvel kls forrsbl szrmaz tblt kapcsolhatunk az adatbzishoz, mely automatikusan kveti a forrs tbla vltozsait, illetve korltozott mrtkben lehetv teszi a forrs tbla adatainak mdostst. Az j tblt clszer a Tervez nzetben ltrehozni. 31

TBLA LTREHOZSA TERVEZ NZETBEN

A Tervez nzetben a tbla szerkezeti felptst definiljuk, illetve a mr meglev tblnk szerkezett mdosthatjuk. Ebben a nzetben adjuk meg a mezneveket, a mezk adattpusait, illetve a mezk tulajdonsgait s az elsdleges kulcsot. A Meznv azonostja a mezben trolt adatokat. Maximum 64 karakterbl llhat, nem tartalmazhat pontot, felkiltjelet vagy szgletes zrjelet. Az Adattpus kivlasztsval hatrozzuk meg, hogy milyen rtkeket tartalmazhat a mez, mekkora terletet tartson fenn szmra a program s milyen mveleteket vgezhetnk az adott mezvel. Az alaprtelmezett meztpus a Szveg tpus. A Lers segtsgvel az ltalban rvid meznvhez egy hosszabb magyarzatot rendelhetnk. Ez elssorban a fejlesztnek hasznos, ha hosszabb kihagys utn kell az adatbzis mdostshoz folyamodnia. A lersban nyugodtan hasznlhatunk kezetes karaktereket s tetszleges rsjeleket. A bert informci az Adatlap nzetben adatbevitelkor megjelenik az llapotsoron.

32


Az Access-ben a kvetkez adattpusok hasznlhatk:Bellts Szveg Feljegyzs Az adat tpusa Tetszleges karaktersorozat. Tetszleges, ltalban hosszabb karaktersorozat, pldul termklers. Kezelse ltalban lassabb, mint a szveg tpus mez, tovbb a rendezsnl vagy csoportostsnl az Access csak a mez els 255 karaktert veszi figyelembe. Numerikus adatok, melyekkel matematikai mveleteket vgezhetnk. Mret maximum 255 karakter maximum 65535 karakter

Szm

Dtum/Id

Dtum s id rtkek. Csak a 100 s a 9999 vek kz es rtkeket veszi figyelembe. Pnznem Numerikus adatok, melyeket pnznemknt kezel a gp. A szm adattpushoz hasonlan hasznlhat. A tizedesjeltl balra max. 15, a tizedesjeltl jobbra max. 4 szmjegyet tartalmazhat. Szmll Az Access ltal ltrehozott egyedi, egymst kvet vagy vletlen szmok, melyek a rekordok egyedi azonostsra alkalmasak. Igen/Nem Logikai rtk, amely kt lehetsges rtk kzl az egyiket tartalmazza. OLE objektum A tblhoz kapcsolt vagy abba begyazott objektum, Word vagy Excel fjl, hang, stb. Nem indexelhet, nem rendezhet s nem csoportosthat. Hiperhivatkozs Tetszleges karaktersorozat, amely szvegknt kerl trolsra, s amely hiperhivatkozsknt (egy fjlra vagy weboldalra mutat linkknt) mkdik. Keress Varzsl Ennek a meztpusnak a kivlasztsval olyan mezt hozhatunk lte, melynek rtkt egy lenyl lista segtsgvel lehet megadni. A listban szerepl rtkkek msik tblbl vagy elre megadott listbl szrmazhatnak.

1, 2, 4, 8 vagy 12 bjt (a szm tpus mez jellemzit rszletesen lsd a Meztulajdonsgok rszben) 8 bjt 8 bjt

4 vagy 16 bjt 1 bit Maximum 1 gigabjt, de a szmtgp kapacitstl is fgg. Rszenknt maximum 2048 karaktert tartalmazhat. Az adattpustl fggen vltozik.

MEZTULAJDONSGOK Az egyes mezk tulajdonsgait a Meztulajdonsgok panel als rszn llthatjuk be. Ezekkel a belltsokkal meghatrozhatjuk, hogy a mezkben hogyan trtnjen az adatok trolsa, kezelse s megjelentse. A meztulajdonsgokat a mez kivlasztsa utn az ltalnos fln llthatjuk be. A kivlasztst segti az ablak jobb oldaln megjelen magyarzat. A kvetkezkben a mezk legfontosabb tulajdonsgait tekintjk t.

33

Mezmret: A szveg adattpus mez estben a maximlisan bevihet karakterek szma, a szm adattpus mezben a trolt adat nagysga definilhat.

A szm tpus mezben megadhat mreteket az albbi tblzat foglalja ssze.Mret Bjt Egsz Hossz egsz Egyszeres Dupla Decimlis Tbbszrzsi azonost Bjtok szma 1 2 4 4 8 12 16 Tizedesjegyek maximlis szma 0 0 0 7 15 28 Nem rtelmezhet Legkisebb rtk 0 -32 768 -2 147 483 348 -3,4028231038 s -45 -1,40129810 kztt -1,7976931348623110308 s -4,9406564584124710-324 kztt -1028-1 Nem rtelmezhet Legnagyobb rtk 255 32 767 2 147 483 347 1,40129810-45 s 38 3,40282310 kztt -324 s 4,9406564584124710 1,7976931348623110308 kztt 1028-1 Nem rtelmezhet

A Tbbszrzsi azonostnak csak az adatbzis szinkronizlsnl van szerepe. Tbb adattpus pldul a Dtum/Id trolsa mindig azonos mezmret hasznlatval trtnik. Ezeknl nincs lehetsg a mezmret belltsra. A Formtum mezben megadhatjuk, hogyan jelenjenek meg a tblban trolt adatok a kpernyn, illetve nyomtatsban. A Formtum tulajdonsg klnbz adattpusok esetn eltr lehetsgeket enged meg. Szveges tpus adatok esetn ltalban nem szksges kijelzsi formtumot belltani.

34


Dtum/Id adattpus esetn a kvetkez formtumok kzl vlaszthatunk.

Bellts ltalnos dtum Hossz dtum Egyszer dtum Rvid dtum

Hossz id Kzepes id Rvid id

Lers Alaprtelmezett bellts. Lehetsges csak dtum (Rvid dtum), csak id (Hossz id) vagy mindkt adattpus kezelse. Plda: 1993. 4. 3. 5:34:23. Az v, hnap, nap teljes kirsa, megegyezik a Vezrlpult Terleti belltsok paneljn hasznlttal. Plda: 1993. prilis 3. Plda: 93. pr. 3. Szmknt jelenti meg az vet, hnapot, napot, megegyezik a Vezrlpult Terleti belltsok paneljn hasznlt rvid dtum formtummal. Plda: 1993. 4. 3. A Rvid dtum bellts azt felttelezi, hogy a 0. 1. 1. s 29. 12. 31. kztti dtumok huszonegyedik szzadi dtumok, azaz az vek szma 2000 s 2029 kztti, a 30. 1. 1. s 99. 12. 31. kztti dtumok felttelezetten huszadik szzadiak, azaz az vek szma felttelezetten 1930 s 1999 kztti. Ugyanaz, mint a Windows Vezrlpult Terleti belltsok adatlap Id lapjn szerepl bellts. Plda: 5:34:23 du Plda: 5:34 du Plda: 17:34

Igen/Nem tpus mez esetn Igen/Nem, Igaz/Hamis vagy Be/Ki formtumok kzl vlaszthatunk.

35

Ennek a meznek a tartalma alaphelyzetben jellngyzetknt jelenik meg a kpernyn, gy formtumnak belltsra csak abban az esetben van szksg, ha a Megjelents fln a Vezrlelem megjelentse rovatban a Beviteli mez vagy a Kombinlt lista megjelentsi mdot vlasztjuk. A Szm s Pnzem adattpusok esetben az albbi formtumok llnak rendelkezsre.

Bellts ltalnos szm Pnznem Rgztett Szabvnyos Szzalk Tudomnyos

Lers A szmokat pontosan gy jelenti meg, ahogyan be lettek rva. Ez az alaprtelmezett bellts. Ezreselvlasztt hasznl; a negatv szmokat zrjelek kztt jelenti meg; a Tizedeshelyek tulajdonsg alaprtelmezett belltsa 2. Legalbb egy szmjegyet megjelent; a Tizedeshelyek tulajdonsg alaprtelmezett belltsa 2. Ezreselvlasztt hasznl; a Tizedeshelyek tulajdonsg alaprtelmezett belltsa 2. Az rtket megszorozza 100-zal, s egy szzalkjelet (%) fz hozz; a Tizedeshelyek tulajdonsg alaprtelmezett belltsa 2. A szabvnyos tudomnyos jellst hasznlja.

A Tizedeshelyek mezben pnznem s szm tpus adatok esetn a kijelzett tizedesjegyek szmt szabjuk meg.

36


EGYNI Egyni szmformtumok belltsval lehetsgnk van az egyes meSZMFORMTUMOK zk tartalmt tetszleges formtumban megjelenteni. Egyni szmformtumok definilshoz leggyakrabban az albbi szimblumokat hasznljuk:Szimblum , (vessz) (szkz) 0 # $ % E vagy e Lers Tizedeselvlaszt. Az elvlasztk a Windows Vezrlpult Terleti belltsra val dupla kattintssal llthatk be. Ezreselvlaszt Szmhely-jell. Egy szmjegyet vagy 0-t jelent meg. Szmhely-jell. Egy szmjegyet jelent meg vagy semmit. Magt a $ szimblumot jelenti meg. Szzalk. Az rtket megszorozza 100-zal, s egy szzalkjelet (%) fz hozz. Tudomnyos jells, ahol a negatv kitev mellett egy mnuszjel (-) jelenik meg, mg a pozitv kitev mellett semmi. Ezt a szimblumot ms szimblumokkal egytt kell hasznlni (pldul: 0.00E00 vagy 0.00E00). Tudomnyos jells, ahol a negatv kitev mellett egy mnuszjel jelenik meg, mg a pozitv kitev mellett pluszjel (+). Ezt a szimblumot ms szimblumokkal egytt kell hasznlni (pldul: 0.00E+00). Az idzjelek kztt megadott szveget jelenti meg.

E+ vagy e+

"szveg"

A # s a 0 karakter hasznlata kztti klnbsget jl szemllteti az albbi plda:Eredeti rtk 15 0 Szmformtum #### 0000 #### 0000 Megjelen rtk 15 0015 (nem jelenik meg) 0000

Az egyni szmformtumok egy, kett, hrom vagy ngy, pontosveszszvel (;) elvlasztott szakaszt tartalmazhatnak. Minden egyes szakasz ms tpus szmformtum megadst teszi lehetv.Szakasz Els Msodik Harmadik Negyedik Lers A pozitv szmok formtuma A negatv szmok formtuma A nulla rtkek formtuma A kitltetlen mez formtuma (Nullrtk)

A szakaszok hasznlatnak bemutatshoz tekintsk a Celsius fok egyni szmformtumot: # ##0,0" Celsius fok"; -# ##0,0" Celsius fok"; 0,0" Celsius fok";"nincs adat"

37

Ebben a pldban a pozitv, negatv s a nulla szm mellett mrtkegysgknt megjelenik a Celsius fok kirs. A szmok egy tizedesjegy kijelzssel, ezres tagolssal jelennek meg a cellban. A kitltetlen cellkban a nincs adat felirat jelenik meg.

gyeljnk arra, hogy amennyiben tizedes kijelzst is szeretnnk, az adattpust ennek megfelelen Egyszeresre vagy Duplra vlaszszuk. Lehetsgnk van arra is, hogy egyes szakaszokhoz ne rendeljnk formtumot. Ezek a szakaszok attl fggen, hogy az eltte lv szakaszhoz van-e definilva formtum vagy formtumok nlkl, vagy az els szakasz formtum-belltsaival jelennek meg. Nzzk pldaknt a mennyisg egysgek kzl a darab mrtkegysget: # ##0"db";;0"db";"nincs adat" Ebben a pldban a pozitv, negatv s a nulla szm mellett mrtkegysgknt megjelenik a db kirs. A szmok tizedesjegy kijelzs nlkl, ezres tagolssal jelennek meg a cellban. A kitltetlen cellkban a nincs adat felirat jelenik meg. A negatv szm formtumt ebben az esetben nincs rtelme kialaktani, ezrt kihagytuk.

BEVITELI MASZK A Beviteli maszk segtsgvel elrhatjuk, hogy egy mezbe hny daKSZTSE VARZSLVAL rab karaktert, illetve az egyes karakterhelyekre milyen karaktereket vihetnk be. A megfelel beviteli maszk kialaktsval segthetjk az adatrgztk munkjt. Pldul egy rendszm esetben elrhatjuk, hogy az els hrom karakter csak nagybet, a msodik hrom karakter csak szmjegy legyen. Ezzel megknnythetjk az adatbevitelt. A Beviteli maszk varzslt csak dtum/id s szveg tpus adatok esetben hasznlhatjuk. A Varzsl hasznlata eltt el kell menteni a tblt. Ezutn lljunk a megfelel mez Beviteli maszk rovatba, majd kattintsunk a rovat mellett lthat gombra. A megjelen Beviteli maszk varzsl panelen ngy lpsben definilhatjuk a beviteli maszk jellemzit.

38


Elsknt vlasszuk ki, hogy milyen tpus legyen a beviteli maszk.

A kijellt tpus megjelenst a Prba mezbe kattintva ellenrizhetjk. j maszk ltrehozshoz, illetve a mr meglev maszk mdostshoz hasznljuk a Lista szerkesztse gombot. A megjelen Beviteli maszk varzsl testreszabsa prbeszd panelen mdosthatjuk a meglv beviteli maszkok jellemzit, illetve j rekord gombra kattintva j beviteli maszkot hozhatunk ltre. az

A Lers mezben egyedi azonostt adhatunk a maszkhoz, amely alapjn a ksbbiekben azonosthatjuk.

39

A Beviteli maszk rovatban adjuk meg a maszkot. A beviteli maszk hrom egymstl pontosvesszvel elvlasztott rszbl ll.Szakasz Els Msodik Lers A beviteli maszk alakjt hatrozza meg. A szveges megjelents adat trolst adja meg. Ha 0 rtket runk, akkor a szveges megjelents karakter az rtkkel egytt troldik. Ha 1-et runk, vagy resen hagyjuk a szakaszt, akkor csak a bert karakterek rzdnek meg. A szkz helyn megjelen karaktert adja meg.

Harmadik

A kvetkez tblzat a beviteli maszkban felhasznlhat karaktereket tartalmazza:Karakter 0 9 # L ? A a & C .,:;-/ < > ! \ Jelsz Lers Szmjegy 0 s 9 kztt, ktelez bejegyzs, nem hasznlhat a + s a - jel Szmjegy vagy szkz, nem ktelez bejegyzs, nem hasznlhat a + s a - jel Szmjegy vagy szkz, nem ktelez bejegyzs; + s - eljel megengedett Bet AZ, ktelez bejegyzs Bet AZ, nem ktelez bejegyzs Bet vagy szm, ktelez bejegyzs Bet vagy szm, nem ktelez bejegyzs Brmilyen karakter vagy szkz, ktelez bejegyzs Brmilyen karakter vagy szkz, nem ktelez bejegyzs Tizedesjel helyrzje s ezres-, dtum- s tagol karakterek A jelet kvet sszes karakter kisbets lesz. Az sszes ezt kvet karakter nagybets lesz. Hatsra a jelet kvet elem jobbrl balra jelenik meg, s nem balrl jobbra. A bert karakterek mindig balrl jobbra tltdnek ki. Az ezt kvet karakter szvegknt jelenik meg. Ha a Beviteli maszk tulajdonsgot Jelsz rtkre lltjuk be, akkor jelszbeviteli mezt hozunk ltre. A Beviteli maszk mezbe bert karakter karakterknt troldik, de csillagknt (*) jelenik meg.

A Helyrz segtsgvel a tbla adatlap nzetben megjelen karaktert definilhatjuk, amely jelzi, hogy a maszk hny karakter hossz. A Mintaadat rovatba begpelt adatunk az ltalunk kialaktott maszknak megfelelen jelenik meg. A Maszktpus rovatban adjuk meg a begpelt adat tpust. Vlaszthatunk a szveg s a dtum/id tpus kztt. A Rekord gombokkal a Beviteli maszk varzsl panelen tallhat beviteli maszkok kztt lpegethetnk. A lert szablyok betartsval a beviteli maszkot a megfelel adatok begpelsvel is ltrehozhatjuk.

40


A Beviteli maszk varzsl panel Tovbb gombjra kattintva a kvetkez lpsben a beviteli maszk egyes tulajdonsgait mdosthatjuk.

A Helyrz karakter legrdl listban kivlaszthatjuk, hogy bevihet adatok helyn milyen karaktert jelentsen meg a program. A harmadik lpsben kivlaszthatjuk, hogy a beviteli maszkban szerepl adatot hogyan trolja a program.

41

A negyedik lpsben a Befejezs gombra kattintva jvhagyhatjuk a belltsokat.

EGYNI BEVITELI Ebben az esetben is be kell tartanunk a hrmas tagolst. A maszk kiMASZK KSZTSE alaktshoz a korbban megismert karaktereket hasznljuk. Pldaknt ksztsnk beviteli maszkot gpkocsik rendszmnak bevitelhez. A rendszm hrom betbl s hrom szmjegybl ll, melyeket ktjellel tagolunk. Mindhrom bet s szmjegy megadsa ktelez. A betket nagybetv kell alaktani, fggetlenl a begpels mdjtl. Helyrz karakterknt alhzs jelet hasznlunk. A ktjelet melyet elre megadunk a tbbi karakterrel egytt eltroljuk. A beviteli maszk: >LLL\-000;0;_Megjegyzs Az egyni beviteli maszk Access XP magyar verzijban helytelenl mkdik. Erre a hibra e jegyzet rsakor javts mg nem llt rendelkezsre.

42


TOVBBI A Tervez nzet Meztulajdonsgok paneljn tallhat ltalnos fTULAJDONSGOK ln a mezre vonatkoz tovbbi belltsi lehetsgeket tallunk. Ezek a mez adattpustl fggen eltrek lehetnek.

A Cm rovatban felhasznlbart mezneveket adhatunk meg a tbla adatokkal trtn feltltsnek megknnytsre. A cm maximum 2048 karakter hosszsg lehet s tetszleges karakterekbl llhat. Ha a rovatot resen hagyjuk, a tbla meznv rovatnak tartalma jelenik meg. Az Alaprtelmezett rtk mezben megadhat, hogy j rekord felvitelekor mi legyen a mez alaprtelmezett tartalma. Alaprtelmezett rtket kpletek, fggvnyek segtsgvel is megadhatunk. A rovatban llva, a rovat utn tallhat gomb segtsgvel megjelenthetjk a Kifejezsszerkeszt prbeszd panelt, amely megknnyti a klnbz fggvnyek, kpletek s mveletek bevitelt. rvnyessgi szably megadsval az adatokra vonatkoz rvnyessgi feltteleket adhatunk meg. Amennyiben egy j rekord felvitelekor, vagy egy rekord mdostsakor a mezbe bevitt rtk nem felel meg a feltteleknek, az Access figyelmeztet zenetet kld s nem engedlyezi a mez elhagyst. Az rvnyestsi szveg rovatban az alaprtelmezett figyelmeztet zenet helyett tetszleges szveget adhatunk meg.

43

Az rvnyessgi szably ltrehozsnl a kvetkez matematikai mveletek, relcijelek s logikai opertorok hasznlhatak fel:Matematikai mveletek + * / ^ Relcijelek < > = = Logikai opertorok AND OR NOT Jelentse sszeads Kivons Szorzs Oszts Hatvnyozs Jelentse Kisebb Nagyobb Egyenl Kisebb vagy egyenl Nagyobb vagy egyenl Nem egyenl Jelentse s Vagy Tagads

Plda: A Fizets mezbe nem rhatunk negatv szmot:

Bonyolultabb pldul fggvnyeket is tartalmaz rvnyessgi szablyt knyelmesebb a Kifejezsszerkeszt panel segtsgvel elkszteni.

44


Plda: A szletsi dtum bevitelekor kizrhatjuk, hogy a felhasznl a mai napnl ksbbi dtumot adjon meg. Ezt a Date() fggvny segtsgvel ellenrizhetjk, amely mindig az aktulis dtumot adja eredmnyl. = = Jelentse kisebb nagyobb egyenl kisebb vagy egyenl nagyobb vagy egyenl nem egyenl

Az albbi pldban az 1999-ben, vagy azt kveten kiadott knyveket keressk.

Logikai opertorok AND OR NOT

Jelentse s vagy tagads

Az albbi felttel segtsgvel az 1995. s 1999. kztt kiadott knyvek listjt jelenthetjk meg.

Szveges adatok keressnl a LIKE opertor segtsgvel egy megadott mintnak megfelel szveges karaktersorozatot kereshetnk. A mintt idzjelek kztt kell megadnunk. A mintban a behelyettestend karakterek jellsre a * csillag karaktert hasznlhatjuk, amely tetszleges szm karaktert jell. A kis- s nagybetk kztt a keresskor nem tesz klnbsget az Access. Az albbi plda segtsgvel azoknak a knyveknek az adatait jelenthetjk meg, melyek cme tartalmazza a Windows szt.

55

RNYTOTT SZRS Az Irnytott szrs lnyegben egy korltozott tuds lekrdezs. Lehetv teszi komplex szrfelttelek hasznlatt, illetve az egyes mezk rendezsi mdjnak belltst. Az Irnytott szrs hasznlata akkor clszer, ha bonyolultabb szrseket szeretnnk vgrehajtani, azonban a szrfeltteleket nem akarjuk elmenteni. Irnytott szrst vgezhetnk a Rekordok men Szr almenjnek Irnytott szrs/rendezs parancsval.

Azokat a mezket, melyekhez szrfeltteleket, vagy rendezst szeretnnk megadni, fel kell vennnk az ablak als rszn lthat tervezrcsba. A mezket a Fogd s vidd mdszerrel, az ablak fels rszn lthat mezlistbl thzva adhatjuk hozz a tervezrcshoz. A szrs kritriumait a Felttel rovatban adhatjuk meg, az eddig megismert opertorok segtsgvel. Az egy sorban lv felttelek S kapcsolatban vannak egymssal, teht a lekrdezs eredmnyekppen csak azok a rekordok fognak megjelenni, melyek minden egy sorban megadott felttelnek megfelelnek. A klnbz sorokban megadott felttelek VAGY kapcsolatban llnak, azaz egy rekord megjelentshez elegend, ha a rekord brmely sor feltteleinek eleget tesz. A Rendezs rovatban nvekv vagy cskken rendezst llthatunk be.

56


A szrs eredmnyt a Tbla adatlap eszkztr Szrs gombjval jelenthetjk meg. A szrs eredmnyeknt a tervezrcsba felvett mezktl fggetlenl minden mez megjelenik.

TIPP Ha egy Irnytott szrst ugyanazokkal a felttelekkel a ksbbiekben tbbszr is szeretnnk megismtelni, a tervezrcs bekapcsolt llapotban amikor a feltteleket bevisszk vagy mdostjuk elmenthetjk lekrdezsknt a Fjl men Ments lekrdezsknt parancsval vagy a Szr/rendezs eszkztr Ments lekrdezsknt gombjval.A tmakrhz kapcsold gyakorl feladatok: Feladatgyjtemny 3. feladat

TBLK IMPORTLSA

Az importls mvelettel objektumokat vagy adatokat msolhatunk t egy msik adatbzisbl vagy listbl. Importlhatunk Access, FoxPro, dBASE, Paradox adatbzis fjlokbl, illetve Excel tblzatokbl s Word szvegszerkesztvel ksztett dokumentumokbl is. Az importls megkezdsekor nyissuk meg a clfjlt a Fjl men Kls adatok tvtele almenjnek Importls parancsval.

57

A megjelen Importls prbeszd panel Fjltpus legrdl listjban adjuk meg az importland fjl tpust. A fjlszerkezetben keressk meg s jelljk ki az importland fjlt. Az importls folyamatnak elindtshoz kattintsunk az Importls gombra. A megjelen Objektum importlsa prbeszd panelen jelljk ki a msoland objektumokat, majd kattintsunk az Importls gombra. FJLOK KERESSE A megfelel tpus vagy tartalm fjl megkeresshez hasznljuk az Eszkzk gomb lenyl menjnek Keress parancst.

Kereshetnk fjlnevek s a fjlok tulajdonsglapjn megadott adatok alapjn is. Ehhez a keresfeltteleket a Specilis lapon adjuk meg. IMPORTLS Importlhatjuk az Access adatbzis sszes objektumt, csak egyes ACCESS-BL rsz objektumait, vagy csak a kivlasztott objektumokat.

Clszer a kivlasztst objektum tpusonknt vgezni. A tpus sszes elemnek importlshoz hasznljuk a Mindet kijelli gombot. Ha nem a keresett elemeket jelltk ki, az sszes kijells trlse gombbal trlhetjk az addigi kivlasztsokat.

58


A Belltsok gomb segtsgvel megadhatjuk, hogy az adott objektumtpus elemeinek mely tulajdonsgait szeretnnk importlni.

Az OK gombra kattintva a program elvgzi a kijellt Access elemek importlst. IMPORTLS Az adatok Excel fjlbl trtn importlshoz az Importls prbeEXCELBL szd panel Fjltpus legrdl listjban vlasszuk a Microsoft Excel fjltpust. Keressk meg s jelljk ki az importland fjlt.

59

Az importls folyamatnak elindtshoz kattintsunk az Importls gombra. A megjelen Tblzat importlsa varzsl prbeszd panelen kivlaszthatjuk, hogy melyik munkalapot vagy a munkalapon megnevezett tartomnyt szeretnnk msolni.

A megfelel elem kivlasztsa utn kattintsunk a Tovbb gombra. A kvetkez lapon a kivlasztott tblzat els sort bellthatjuk oszlopfejlcnek. Ebben az esetben az Access az els sorban tallhat szvegeket mezneveknek s cmeknek tekinti. Bejells nlkl a mezket a Mez1, Mez2, stb. nvvel ltja el az Access.

60


A kvetkez lapon megadhatjuk, hogy hov szeretnnk importlni a tblt. Lehetsgnk van ltrehozni egy j tblt, illetve felhasznlhatunk mr korbban ltrehozott tblkat is. Amennyiben egy ltez tblba szeretnnk importlni az adatokat, az importlni kvnt s a meglv tbla adatszerkezetnek meg kell egyeznie.

A negyedik lapon kijellhetjk az importland mezket. Ez abban az esetben fontos, ha nem az sszes oszlopot akarjuk egyszerre importlni. Az oszlopokat a fejlckre kattintva tudjuk kijellni. Azokat az oszlopokat, amelyeket nem szeretnnk importlni a Ne importlja a mezt (Kihagyja) jellngyzet bekapcsolsval jelljk meg. Az Indexelt legrdl mezvel a kivlasztott oszlopok indexelsi mdjt llthatjuk be.

61

A kvetkez oldalon megadhatjuk, hogy melyik mez legyen az elsdleges kulcs. Jelljk be a Magam vlasztom ki vlasztgombot, s a legrdl listban adjuk meg az elsdleges kulcsnak sznt mez nevt.

Amennyiben egyik ltez meznk sem alkalmas elsdleges kulcsnak, vlasszuk Az Access adjon elsdleges kulcsot a tblhoz vlasztgombot. Ekkor a program egy szmll tpus mezt szr be, ahol automatikusan generlja az egyedi azonostt.

Ha nem szeretnnk elsdleges kulcsot definilni, vlasszuk a Ne legyen elsdleges kulcs opcit.

62


Az utols oldalon adjunk nevet a tblnknak. A program alaprtelmezsknt a msolt munkalapfl nevt ajnlja fel.

Az importls elvgzshez kattintsunk a Befejezs gombra. Ha az adatok j tblaknt trtn importlsakor egy ltez tbla nevt adtunk meg, akkor a program figyelmeztet a fellrs veszlyre. A fellrt tblk minden adata elvsz.

A sikeres importlsrl az albbi prbeszd panel tjkoztat bennnket.

63

Ezutn az importlt tbla megjelenik az Adatbzis ablakban.

A tmakrhz kapcsold gyakorl feladatok: Feladatgyjtemny 13. feladat

TBLK CSATOLSA

A kls forrsbl szrmaz adatokat nem csak importlhatjuk, hanem csatolhatjuk is Access adatbzisunkhoz. Ebben az esetben az Accessben vgzett mdostsok bekerlnek a csatolt tbla forrsaknt szolgl fjlba is, illetve a forrsknt szolgl fjlban kls programmal vgzett mdostsok megjelennek az Access-ben is.

ACCESS TBLA Excel tbla csatolshoz hasznljuk a Fjl men Kls adatok tvCSATOLSA tele almenjnek Csatols parancst. Gyzdjnk meg arrl, hogy a Csatols prbeszd panel Fjltpus legrdl listban a Microsoft Access listaelem van kivlasztva.

Jelljk ki a csatolni kvnt fjlt, majd kattintsunk a Csatols gombra.

64


A megjelen Tbla csatolsa prbeszd panelen a fjlok importlshoz hasonl mdon jellhetjk ki a csatolni kvnt tblzatot.

A csatolt tblkat a tbbitl eltr ikonnal jelli az Access.

A csatolt tblnkban vgezhetnk szrseket, rendezseket, de a tbla Tervez nzett nem mdosthatjuk.Megjegyzs Az Access-ben csak tblk csatolsra van lehetsgnk, gy pldul rlapok vagy lekrdezsek tvtele csak importlssal lehetsges.

65

EXCEL TBLA Excel tbla csatolshoz a Csatols prbeszd panel Fjltpus legrCSATOLSA dl listjban vlasszuk a Microsoft Excel fjltpust.

Jelljk ki a csatolni kvnt fjlt, majd kattintsunk a Csatols gombra. A megjelen Tblzat csatolsa varzsl prbeszd panelen vlaszthatjuk ki a msoland munkalapot vagy tartomnyt.

66


A kvetkez lapon a kivlasztott tblzat els sort bellthatjuk oszlopfejlcnek. Ebben az esetben az Access az els sorban tallhat szvegeket tekinti mezneveknek s cmeknek.

Az utols panelen szksg szerint mdosthatjuk a tbla nevt. A program alaprtelmezsknt a msolt munkalapfl nevt ajnlja fel.

67

A csatols elvgzshez kattintsunk a Befejezs gombra. A sikeres csatolsrl az albbi prbeszd panel tjkoztat bennnket.

Ez utn az importlt tbla megjelenik az Adatbzis ablakban.

A csatolt tblban vgezhetnk szrseket, rendezseket, de a tbla Tervez nzett nem mdosthatjuk.

68


TBLA MSOLSA

Elkszlt tblinkrl msolatot kszthetnk. A msols lpsei a kvetkezk: 1. Jelljk ki a msolni kvnt tblt az adatbzis ablakban. 2. Adjuk ki a Szerkeszts men Msols parancst, vagy kattintMsols gombjra, illetve ssk le sunk az Adatbzis a CTRL+C billentykombincit. 3. A mvelet befejezshez hasznljuk a Szerkeszts men BeilBeilleszts gombleszts parancst, az Adatbzis eszkztr jt vagy a CTRL+V billentykombincit. A megjelen Tbla beillesztse msknt panelen gpeljk be az j tbla nevt.

A Beilleszts belltsai csoportban adjuk meg, hogy a tbla melyik rszt msoljuk. Amennyiben a Csak struktra vlasztgombot jelljk be, az j tblnk az elznek csak a tervezett msolja le, a tblban lev rekordok nem kerlnek t az j tblba. A Struktra s adat vlasztgomb bejellse esetn az j tblba tmsoldnak a forrs tbla rekordjai s a forrs tbla szerkezeti felptse is. Abban az esetben, ha csak a tbla rekordjait szeretnnk msolni egy mr meglev, hasonl szerkezet tblba, a Tblanv rovatban adjuk meg a mr ltez tbla nevt, s jelljk be az Adat hozzfzse meglv tblhoz opcit.

69

LEKRDEZSEKA lekrdezsek segtsgvel egy vagy tbb tbla vagy lekrdezs rekordjaibl az elre meghatrozott kritriumoknak eleget tev rszhalmazt tudjuk megjelenteni. A lekrdezs alapjul szolgl tblkat s lekrdezseket sszefoglal nevkn rekordforrsnak nevezzk. A lekrdezsek els pillantsra az Irnytott szrre hasonltanak, hiszen az Irnytott szr a lekrdezs egy korltozott tuds vltozata. A lekrdezsek s az Irnytott szr kztti legfontosabb klnbsgeket az albbi tblzatban foglaltuk ssze. A tblzat kzps oszlopban a lehetsgek egyezst jelltk. Az eltrst !, egyezst ", a rszleges egyezst pedig " jelli.Lekrdezs Egy lekrdezs alapja, azaz a rekordforrs lehet egy vagy tbb tbla vagy lekrdezs. Lehetsget ad az adatok sorba rendezsre. Lehetsg van a tbla csak egyes mezinek tartalmt megjelenteni. Lehetsg van a rekordok csoportostsra, illetve a csoportosts alapjn trtn szmtsokra. Tartalmazhat szmtott mezt. Bekrhet adatokat a felhasznltl s azokat felhasznlhatja a szrfelttelekben, a szmtott mezkben, illetve a rekordok mdostsra. Mdosthatja egy tbla vagy az adatbzis tartalmt. ltalban elmentjk a ksbbi felhasznls cljbl.

" " ! ! ! " ! "

Irnytott szr A szrs egy tbln vagy egy lekrdezsen hajthat vgre. Lehetsget ad az adatok sorba rendezsre. Mindig minden mez tartalma megjelenik. Nincs lehetsg a rekordok csoportostsra. Nem tartalmazhat szmtott mezt. Bekrhet adatokat a felhasznltl, de azokat csak a szrfelttelekben hasznlhatja fel. E funkci hasznlata ltalban szksgtelen. Nem mdosthatja a tblk vagy az adatbzis tartalmt. ltalban nem kerl mentsre. Lekrdezsknt elmenthet, de ebben az esetben a tovbbiakban lekrdezsknt kezelhetjk.

Az Irnytott szr elssorban az alkalmi szrsek esetn lehet hasznos, mg a lekrdezsek klnsen a rendszeresen ismtld szrsek, adatfrisstsek vgrehajtsnl hasznosak. A lekrdezsek alapjul ms lekrdezsek eredmnyei is felhasznlhatk.

70


A LEKRDEZS NZETEI

Lekrdezseinket hromfle nzetben tekinthetjk meg. A Tervez nzetben ksztjk el a lekrdezs tervt. A lekrdezs ilyenkor kt rszbl ll, a fels rszen a lekrdezs ltal hasznlt tblk s lekrdezsek mezit s kapcsolatait ltjuk. Az elsdleges kulcs mez vastagon szedve jelenik meg. Az als rszen a lekrdezsekben szerepl mezket, valamint a mezkre vonatkoz rendezsi mdot, csoportostsi szempontokat s szr feltteleket vehetjk fel.

Az Adatlap nzetben megtekinthetjk vagy egyes esetekben mdosthatjuk is a lekrdezs eredmnyeknt kapott adatokat.

Tekintsk t azokat a leggyakoribb eseteket, amikor a rekordok nem, vagy csak korltozottan mdosthatk: A lekrdezs egy-a-tbbhz kapcsolat rekordforrsokra pl, a lekrdezs szmtott mezt tartalmaz, a lekrdezs rsvdett mezket vagy ms felhasznl ltal zrolt rekordokat tartalmaz, a lekrdezs egy kereszttbls lekrdezs, nem rendelkeznk a megfelel jogosultsggal.

71

Az SQL nzetben a tervez nzetben elksztett lekrdezst SQL kifejezsknt tekinthetjk meg. SQL nyelvben jrtas felhasznlk ebben a nzetben mdosthatjk a mr korbban elksztett lekrdezseiket, illetve jakat hozhatnak ltre.

A megfelel nzetet a Nzet men, vagy a Lekrdezstervezs eszkztr Nzet legrdl listjnak segtsgvel llthatjuk be.

A LEKRDEZS TPUSAI

Az Access-ben a kvetkez lekrdezstpusokat klnbztetjk meg: 1. Vlaszt lekrdezs 2. Akci lekrdezs a. Tblakszt lekrdezs b. Frisst lekrdezs c. Trl lekrdezs d. Hozzfz lekrdezs 3. Kereszttbls lekrdezs 4. Paramteres lekrdezs, amely a fentiek kzl brmelyik tpus lehet

72


VLASZT LEKRDEZS LTREHOZSA

j lekrdezs ltrehozshoz lljunk az adatbzis-ablak Lekrdezs objektum elemre.

Adjuk ki a Beszrs men Lekrdezs parancst, vagy kattintsunk az adatbzis-ablak j gombjra. A megjelen j lekrdezs panelen vlasszuk a Tervez nzet listaelemet, majd kattintsunk az OK gombra.

A Tbla megjelentse panelen vlasszuk ki a lekrdezsben megjelentend objektumokat.

73

A lekrdezs kszlhet tblbl, lekrdezsbl, esetleg mindkettbl egyszerre. Tbb objektum kijellst a CTRL gomb segtsgvel kezdemnyezhetjk. A kijellt objektumokat a Hozzads gombbal adjuk hozz a lekrdezshez. A panelt az objektumok felvtele utn a Bezrs gombbal zrjuk be. A felvett rekordforrsok az ablak fels rszn jelennek meg.

Amennyiben a szksgesnl tbb rekordforrst vettnk fel, a feleslegeseket kijells utn a Szerkeszts men Trls parancsval vagy a billentyzet DELETE billentyjvel trlhetjk. Abban az esetben, ha tovbbi rekordforrsokra lenne szksgnk a lekrdezshez, hasznljuk a Lekrdezs men Tbla megjelentse parancst, a helyi men Tbla hozzadsa parancst vagy a Lekrdezstervezs eszkztr Tbla megjelentse gombjt. A megjelen Tbla hozzadsa panelen jelljk ki s vegyk fel a szksges rekordforrsokat. A lekrdezsben hasznlni kvnt mezket az ablak als rszn lthat tervezrcsba kell felvennnk. Mezt gy vehetnk fel a tervezrcsba, ha kettt kattintunk a rekordforrsban a mezre, vagy Fogd s vidd mdszerrel thzzuk a szksges mezt a rcsba, esetleg a tervezrcs Mez sornak legrdl listjban kivlasztjuk a mezt. Tbb mezt egyszerre a CTRL s SHIFT billentyk segtsgvel jellhetnk ki.

74


A mez felvtelekor a Tbla sor automatikusan kitltdik.

Ha a Tbla sor nem ltszik a kpernyn, megjelentshez kattintsunk a Nzet men Tblanevek parancsra. A mez tervezrcsbl val trlshez jelljk ki a mezt a felette lv szrke kijell svra kattintva, majd hasznljuk a Szerkeszts men Oszlopok trlse parancst vagy a billentyzet DELETE gombjt. A tervezrcs Rendezs sorban a kivlasztott mez szerinti rendezst adhatunk meg. A mez rendezse lehet nvekv vagy cskken.

Amennyiben tbb mezre lltunk be rendezst, a program a rekordok rendezsnl a tervezrcsban val elhelyezkedsket veszi figyelembe balrl jobbra haladva. Teht az Access elszr a bal oldali oszlop tartalmt rendezi sorba, majd ha ez az oszlop ismtld rtkeket tartalmaz az rintett rekordok sorrendjt a kvetkez oszlop tartalma alapjn dnti el. Ha a msodik oszlop is tartalmaz ismtld rtkeket, az program tovbb lp a kvetkez oszlopra, s gy tovbb. A tervezrcs Felttel sorban adjuk meg a rekordok megjelentsi feltteleit. Itt a szrsekhez hasonl mdon szerkeszthetjk meg feltteleinket. Alaphelyzetben minden, a tervezrcsba felvett mez megjelenik a lekrdezs Adatlap nzetben.

75

Amennyiben egy mezt csak felttel megadshoz szeretnnk felhasznlni, kapcsoljuk ki a tervezrcs Megjelents sorban a mezhz tartoz jellngyzetet.

Azt a lekrdezst, amely egy vagy tbb rekordforrsbl szrmaz adatokat jelent meg, s a tblk illetve az adatbzis tartalmt nem mdostja, vlaszt lekrdezsnek nevezzk.Megjegyzs A vlaszt lekrdezsek a tblk illetve az adatbzis tartalmt nem vltoztatjk meg, a felhasznlk azonban bizonyos korltok kztt mdosthatjk a lekrdezs eredmnyeknt kapott rekordokat.

Az egy sorban lev felttelek kztt S kapcsolat van, teht ezeknek egyszerre kell teljeslnik, a sorok kritriumai kztt pedig VAGY kapcsolat van, azaz elegend, ha brmely sor minden megadott felttele teljesl.. Az albbi pldban Kis Sndor Benedek 1980-ban, vagy az eltt, illetve Gyrgyi Krisztin 2000-ben, vagy azt kveten kiadott mveit jelentjk meg.

76


S illetve VAGY kapcsolatban lv feltteleket egyetlen rovatba is begpelhetnk az AND illetve az OR logikai opertorok hasznlatval. A hasznlhat logikai opertorok a kvetkezk:Logikai opertorok AND OR NOT Jelentse s vagy tagads

Az albbi felttellel az 1997 s 2001 kztt megjelent knyvek listjt jelenthetjk meg.

A felttelek megadsakor az albb felsorolt relcijeleket hasznlhatjuk:Relcijelek < > = = Jelentse kisebb nagyobb egyenl kisebb vagy egyenl nagyobb vagy egyenl nem egyenl

A felsorolt relcijeleken kvl hasznlhatjuk az albbi opertorokat is:Opertor Like "minta" Between and In() Lers A like opertor segtsgvel a helyettest jeleket tartalmaz minta szvegnek megfelel szveges adatokat kereshetnk. Az opertor segtsgvel megjelenthetjk kt szm vagy kt dtum kztti rtkeket. Megjelenti a zrjelben felsorolt kritriumoknak megfelel rekordokat. A felsorolt elemeket pontosvesszvel vlasztjuk el egymstl. Az opertort, akkor hasznljuk, ha tbb OR (vagy) felttelt szeretnnk megadni. Megjelenti azokat a rekordokat, ahol a felttelt tartalmaz mez nincs kitltve. Megjelenti azokat a rekordokat, ahol a felttelt tartalmaz mez ki van tltve. Megjelenti azokat a rekordokat, ahol a felttelt tartalmaz mezben nulla hosszsg karakterlncot trolunk. (A nulla hosszsg karakterlnc nem egyenl a kitltetlen mezben trolt Null rtkkel.) Logikai tpus adatnl az IGAZ vagy bekapcsolt llapot. Logikai tpus adatnl a HAMIS vagy kikapcsolt llapot.

Is Null Is Not Null "" (kt, egymst kvet idzjel) TRUE, IGAZ, BE FALSE, HAMIS, KI

77

A LIKE opertor alkalmazsakor a mintban az albbi helyettest karakterek hasznlhatk:Helyettest karakter * ? # [karakterek] [!karakterek] [karakter1karakter2] [*], [?], [#], [[] Funkcija Tetszleges szm karaktert helyettest, s a karakterlncban brhol hasznlhat. Egyetlen tetszleges karaktert helyettest. Egyetlen tetszleges szmjegyet helyettest. A szgletes zrjelek kztt lev karakterek kzl brmelyiket helyettesti. Brmely, a szgletes zrjelek kztt nem szerepl karakter helyettest. A karaktr1-tl karakter2-ig terjed tartomnyban lev brmely karaktert helyettest. A * csillag, ? krdjel, # kettskereszt, illetve [ nyit szgletes zrjel karakterek jellsre szolgl. Abban az esetben hasznljuk, ha a LIKE opertorral megadott mintban magt a csillag, krdjel, kettskereszt vagy nyit szgletes zrjelet szeretnnk keresni. Plda LIKE "Szab*" LIKE "sz?l" LIKE "#. emelet" LIKE "sz[]l" LIKE "f[!a]l" LIKE "[1-5]. emelet" LIKE *mikor[?]

Megjegyzs Ha olyan lekrdezst ksztnk, amely SQL szerverrl dolgozik, a * csillag helyett a % szzalk, a ? krdjel helyett az _ alhzs jelet kell hasznlnunk.

Az albbiakban a hrom leggyakrabban hasznlt opertor, a LIKE, a BETWEEN s az IN hasznlatra mutatunk be pldkat. Az albbi lekrdezs segtsgvel Merle sszes, az adatbzisban tallhat knyvt listzhatjuk ki.

78


A kvetkez pldban a BETWEEN opertor hasznlatval az 1998 s 2000 kztt kiadott mveket keressk ki. Mint lthatjuk, a BETWEEN 1998 AND 2000 felttel lnyegben a >=1998 AND jelek kz rt helyrzk segtik.

Ezeket a helyrzket a megfelel rtkekre, meznevekre, fggvnyekre vagy kifejezsekre cserlhetjk, vagy trlhetjk. Egy helyrz trshoz kattintsunk a helyrzre, majd rjuk be a megfelel argumentumot.

86


A mezk hivatkozsait be is gpelhetjk, de a Tblk vagy a Lekrdezsek mappk segtsgvel is beszrhatjuk.

Megjegyzs Amikor egy mezt a Kifejezsszerkeszt prbeszd panel Tblk vagy Lekrdezsek mappja segtsgvel szrunk be a kpletbe, az Access a meznvvel egytt mindig feltnteti a rekordforrs nevt is.

Jvhagys eltt ellenrizzk, hogy ne maradjanak helyrzk a kifejezsben. A helyrzket a szvegszerkesztsben megszokott DELETE vagy BACKSPACE billentykel trlhetjk.

87

AZ ACCESS GYAKRAN HASZNLT FGGVNYEI

A kvetkezkben az Access nhny gyakrabban hasznlt fggvnyt ismertetjk. A fggvnyek kt rszbl llnak, a fggvnynvbl s a fggvnynevet kvet, kerek zrjelek kzztt megadott argumentumlistbl. Azokat az argumentumokat, melyeket ktelez megadnunk flkvr-dlt, azokat melyeket nem ktelez megadnunk dlt betvel jelltk.

DTUM S ID A beptett Dtum/Id kategriba tartoz fggvnyek segtsgvel FGGVNYEK dtum s id tpus adatokkal vgezhetnk mveletet. Az albbiakban nhny dtum s id fggvnyt tekintnk t.

DATE()A Date fggvny az aktulis dtumot jelenti meg. A fggvny alkalmazshoz kattintsunk dupln a nevre, vagy a hasznljuk a panel Beilleszts gombjt. Ekkor megjelenik a fggvny a panel szerkeszt ablakban. A Date fggvny hasznlatakor az argumentum res. Pldul: Date()

DATEPART(intervallum;dtum;htkznap;elsht)A DatePart fggvnnyel a dtum s id tpus rtkek v, hnap vagy nap rszt jelenthetjk meg.

Az intervallum argumentumban azt adjuk meg, hogy a dtum melyik rszt szeretnnk eredmnyl kapni.

88


A fggvny alkalmazsakor hasznlhat kdokat

Documents

Adatbázis-kezelés Access XP-vel