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Administración mediante la organización por la filosofía de las 5S
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5`S: Un Método Eficaz para el Éxito en la Organización y Productividad EmpresarialErika Mateus GaviriaPeriodista Metal Actual
Foto: www.alvolante.info
Método y disciplina, factores esenciales hacia la calidad total.
Una empresa metalmecánica que desee alcanzar un lugar dentro del mercado mundial, debe aplicar modelos de productividad industrial, en los cuales la innovación tecnológica y el sentido común trabajen de la mano, para alcanzar un mejoramiento continuo en calidad, ahorro de costos y satisfacción del cliente.
Las 5`S, son una herramienta indispensable para la in-dustria manufacturera, pues su aplicación no requiere de costosas inversiones económicas, funciona en todas las áreas empresariales y tiene énfasis en la transforma-ción del recurso humano para la búsqueda de la exce-lencia. Entre sus objetivos se encuentran: eliminar lo in-necesario, organizar eficazmente y optimizar el nivel de limpieza del lugar de trabajo, mejorar las condiciones y la calidad de producción, reducir los gastos de tiempo y los riesgos de accidentes.
Esta filosofía que hace parte de las gestiones de sistemas de manufactura, tuvo sus orígenes en Japón a mediados
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del siglo XX, cuando la Segunda Guerra Mundial dejó como resulta-do, la total derrota nipona (la des-trucción de dos ciudades por bom-bas atómicas y la escasez de recursos humanos y económicos).
La reconstrucción social, económica e industrial de Japón, se concen-tra en el mejoramiento continuo o Gemba Kaizen (“lugar real” en ja-ponés o en palabras occidentales “donde tiene lugar la acción”), una combinación de sentido común, or-ganización y disciplina. Es así como la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros (JUSE) invitó a varios ex-pertos mundiales en temas indus-triales y administrativos a impartir charlas sobre control estadístico de procesos, entre los que se encuentra el norteamericano W. Edwards De-ming, quien orientó el desarrollo del método de las 5`S.
De está manera, los japoneses ini-ciaron el desarrollo de un sistema que tenía como objetivo eliminar obstáculos en la eficiencia de la producción, en la que sus principa-les empresas (Honda, Toshiba, Sony, Toyota entre otras) aseguraron po-siciones importantes en la economía mundial, el resultado de esta y otras estrategias gerenciales permitió la llegada de productos “made in Ja-pón” a todos los hogares, empresas y oficinas del mundo.
“Ningún negocio que yo conozca fracasó sin antes haber acumulado
primero un gran montón de basura. La basura y todo lo que la acompaña, los pensamientos y los métodos desordenados, ayudaron
a causar el fracaso. Lo primero que haría seria limpiar completamente
ese negocio.”Henry Ford
Para el ingeniero industrial y direc-tor industrial y logístico de Schnei-der Electric de Colombia, Gustavo Gómez: “Este método es básicamen-te, orden y limpieza de manera es-tandarizada y constante en el puesto de trabajo, su importancia radica en
ser la base para aplicar métodos más importantes como Seis Sigma1, Justo a Tiempo2 o Lean Manufacturing3”.
Los Cinco Pasos del HousekeepingEn su aplicación, las 5`S deben con-vertirse en un hábito diario, que lo-gre el avance hacia el bienestar la-boral y personal; el empleo de este método no implica que, de la noche a la mañana, mejore la calidad de los productos o disminuyan los costos, esta técnica es solo el primer paso para desarrollar sistemas producti-vos más competitivos.
Paradójicamente, en las empresas que han implementado este méto-do la mayor resistencia al cambio se encuentra en las oficinas, pues allí
muchos de los empleados tienen so-bre y dentro de sus escritorios, de-masiados elementos personales, in-necesarios a la hora de desarrollar la labor por la que fueron contratados, mientras que el proceso en las plan-tas es mucho más sencillo.
A continuación, se describen los pasos de las 5`S para alcanzar un ambiente limpio, ordenado y agra-dable, que fomente el trabajo en equipo, la calidad y la excelencia. Igualmente, se describe el proceso desarrollado en la empresa Schnei-der Electric de Colombia, quienes adoptaron este método en el 2002, al considerarla como la solución ideal, para el complejo problema matemático de adaptar los 8.000m2 de su planta en Cali (cerrada ese mis-mo año), a la nueva sede en Bogotá con la mitad del espacio.
Modelo Industrial 5`S
Etapas Beneficios Atributos del Proceso
Seiri (Clasificación y descarte)Seiton (Organización) Seiso (Limpieza)Seiketsu (Estandarizar)Shitsuke (Disciplinar)
1. Disminuye tiempo y operaciones.2. Menor esfuerzo físico (movimiento y traslados
inútiles).3. Mayor productividad y alta calidad.4. Trabajo en equipo y cultura organizacional.5. Aumento de vida útil de herramientas y equipos.6. Mejora las condiciones de seguridad industrial.7. Reducción de costos.
VelocidadSeguridadVisibilidad del procesoCapacidad (Área libre)SimplicidadConfiabilidad (Calidad)
El desorden y la suciedad reducen la calidad de la producción.
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1. SeiriEn muchas empresas, los sitios de trabajo se convierten en exhibicio-nes del arte de la acumulación. Por ello, en esta primera fase se realiza un proceso de clasificación y descar-te, es decir que todos aquellos ob-jetos que han sido resultado de: me gusta y algún día me servirá, deben pasar por un estricto cuestionamien-to por parte del trabajador, para eliminar los elementos innecesarios y lograr lugares de trabajo más se-guros y productivos.
Aplicación• Lista de elementos necesarios e innecesarios:
Para decidir si un objeto es útil o no, se de-ben realizar las siguientes preguntas: ¿Qué uso frecuentemente, ocasionalmente y que no uso?, ¿tiene espacio para trabajar cómoda-mente?, ¿encuentra fácilmente sus herramien-tas de trabajo?
• Tarjetas 5`S: Funcionan como marcadores de elementos inútiles, para tomar acciones correc-tivas y deben contener:Nombre del elemento, cantidad, por qué se cree que es innecesario, área de procedencia, acción para su eliminación (desecharlo, venderlo, des-truirlo, almacenarlo o moverlo a otro lugar).
• Realizar un informe final donde se registre el avance de este proceso.
Beneficios• Liberación y aprovechamiento de espacios de
trabajo.• Evita y controla la compra de materiales no ne-
cesarios y su deterioro.• Prepara las áreas de trabajo para apreciar con
facilidad los escapes, fugas y contaminaciones existentes en los equipos.
• Aumentar niveles de limpieza y orden.• Mejor uso del tiempo.• Disminuye los accidentes.• Se encuentran las herramientas o documentos
rápidamente.• Los controles visuales ayudan a prevenir los
defectos.
Un claro ejemplo que se observa en la mayoría de talleres metalme-cánicos, es el tiempo que pierde un operario en buscar una plantilla, el micrómetro o el calibrador, que otro empleado ha tomado y dejado en un lugar que no corresponde; el
transporte de mano en mano hace que las herramientas no vuelvan a su sitio de origen. Así mismo se puede destacar, en este sentido, los tiempos muertos del proceso en los cuales un trabajador debe esperar que otro desocupe una herramien-ta, porque en la empresa solo existe una de su tipo.
En esta etapa, Schneider Electric realizó una revisión de cada pues-to de trabajo y se clasificaron los elementos (insumos, materiales y herramientas) en necesarios e inne-cesarios, estos últimos fueron intro-ducidos en bolsas, para su identifica-ción se crearon las tarjetas 5`S (una para oficinas y otra para la planta), con las cuales se tomaron las accio-nes correctivas de este material (reu-bicar o desechar).
2. Seiton El segundo paso conduce a la organi-zación de los elementos que se con-sideraron útiles, al clasificarlos por: seguridad (evitar riesgos laborales), calidad (cuidar las herramientas) y eficacia (reducir los tiempos de bús-queda). Estos objetos se deben iden-tificar, ubicar y disponer de acuerdo a la frecuencia de utilización (entre más se use, más cerca debe estar del operario).
En un taller cuando no existe un orden de manufactura, se repite el montaje de una pieza, ya que luego de su uso es apilado en cualquier lu-gar del taller y no en una zona de almacenamiento, por lo cual al ne-cesitarse de nuevo, se pierde tiempo y costos en realizar otro montaje. Lo
Modelo de una tarjeta 5`S, herramienta esencial en el proceso correctivo.
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: www.gestio
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Tarjeta RojaNOMBRE DEL ARTICULO
CATEGORIA
FOLIO Nº 0001
1. No se necesitan
2. Defectuoso
3. No se necesita pronto
4. Material de desperdicio
5. Uso desconocido
6. Inventario en Proceso
7. Producto Terminado
8. Equipo de Oficina
9. Librería y papelería
10. Limpueza o pesticidas
FECHA
RAZÓN
CANTIDAD
LOCALIZACION
UNIDAD DE MEDIDA VALOR $
6. Contaminante
7. Otro
1. Maquinaria
2. Accesorios y herramientas
3. Instrumental de Medición
4. Materia Prima
5. Refacción
Consideraciones especiales de almaceneje
Ventilación especial
Frágil
Explosivo
En camas de
Máxima altura
Ambiente a
cajas
ºC
ELABORADO POR Departamento o sección
FORMA DE DESECHO
FECHA DE DESECHO FECHA DE DESPACHO
1. Tirar 2. Vender 3. Otros
4. Mover áreas de tarjetas rojas
5. Mover otro almacén
6. Regresar proveedor int o ext
Desecho completo
Vender o tirar
No
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Nº 0001
FOLIO
Tarje
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RM
INI-
PL
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TIPO DE COORDENADA
Firma autorizada(s)
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mismo ocurre con el programador CNC, al hacer pro-gramas para piezas que ya fueron elaborados ante-riormente, y todo por una falta de organización en la creación de un archivo de copias.
Para el desarrollo del segundo paso, Schneider eligió para cada área un responsable o líder de aseo y or-den; igualmente, cada elemento fue ubicado en su res-pectivo lugar (en orden de uso, cerca y al frente del operario), con la demarcación del espacio (con pintura y letreros) que debía ocupar cada herramienta o má-quina, de acuerdo a la zona establecida para su uso o almacenamiento (se asignaron etiquetas) en la planta. Así mismo, se tomaron fotos del antes y el después del proceso. Los pasillos fueron despejados y se escogió una zona de entrada y salida a la planta.
3. SeisoLuego de desarrollar con éxito los dos pasos anteriores, la limpieza diaria se convierte en mantenimiento autó-nomo, que permite encontrar fallas o daños de las he-rramientas o máquinas, solucionándolas con facilidad. Al igual, esta metodología ofrece la oportunidad de inspeccionar, descubrir y eliminar los focos de suciedad y desorden.
Debido a los golpes, la falta de mantenimiento y lim-pieza a las máquinas CNC, en algunas empresas metal-mecánicas, son frecuentes las correcciones de los pro-gramas y datos ingresados a estos equipos.
Aplicación• Definir la organización del espacio (proximidad, objetos pesados fáciles
de coger o sobre un soporte) • Establecer normas para el almacenaje: código, color o nombre para cada
objeto (cuadros de aviso).• Determinar la cantidad exacta que debe existir en el área.• Decidir la ubicación de los elementos de acuerdo a su uso.• Crear los mecanismos para asegurar que cada herramienta vuelva a su sitio
Beneficios• Facilita el acceso rápido a los elementos de trabajo.• Eliminación de pérdidas por errores.• Mejor cumplimiento de las órdenes de trabajo.• Aumenta la productividad de equipos y personal.• El aseo se realiza con facilidad.• La seguridad se incrementa por las demarcaciones.• Incrementa el conocimiento de los equipos por parte de los operarios.• Reducción cansancio físico y mental.• Permite un control visual inmediato• Mejora la presentación y estética del lugar • Reduce los tiempos utilizados en cada actividad
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La planta de Schneider Electric, fue dividida por sectores en los cuales cada operario se hizo responsable de su equipo, al final de la jornada, cada máquina y herramienta es reu-bicada luego de un proceso de lim-pieza. También se implementaron los días 5`S, en los cuales se detienen las labores por máximo una hora para realizar la limpieza de los pues-tos de trabajo (eliminación de grasa, aceites o polvo). Para verificar esta limpieza se adoptaron los recorridos diarios por la planta de un líder.
4. Seiketsu En el cuarto paso, la estandariza-ción del método llega a niveles más altos, aquí la empresa trabaja para implementar buenas prácticas y con-tinuar el desarrollo diario del seiri, seiton y seiso, mediante el control visual para evitar caer en los errores productivos del pasado. Las medidas de seguridad se incrementan, pues cada trabajador, a parte de crear sus propios estándares de limpieza basados en las normas de la empre-sa, debe mantener la higiene y pul-critud en su propia persona, con el uso adecuado de la ropa de trabajo y elementos de protección.
El operario no solo debe tener la in-dumentaria correcta, también tomar las medidas de seguridad adecuadas a la hora de realizar una maniobra, pues en varios talleres existen algu-nos riesgos en el momento de mani-pular materiales: el trabajador sujeta con sus manos la pieza mientras la he-rramienta realiza el enroscado, o se encuentra muy cerca de resistencias con altas temperaturas, al sellar ban-das sin ninguna protección de calor.
En la estandarización del método, la compañía francesa incluyó las 5`s en el manual de funciones de las perso-nas, se ubicaron carteleras con apo-yo gráfico, información, planos de la planta con la ubicación de las dife-rentes áreas de trabajo y peligro (de-finieron por colores estas señaliza-ciones) y cuadros de autoevaluación
diaria (para que cada trabajador observe su proceso). Igualmente, el personal recibió capacitaciones so-bre este método.
Aplicación• Campaña de limpieza: En esta jornada se eli-
minan los elementos innecesarios y se limpian todas las áreas de la empresa, tanto interna como externamente. Se crea una motivación y sensibilización.
• Planificar el mantenimiento de la limpieza: Asig-nar responsabilidades a cada trabajador divi-diendo el área por zonas. Está información se debe registrar en un gráfico.
• Realizar un manual de limpieza: Debe incluir propósitos de la limpieza, un gráfico de asigna-ción de áreas, mapa de seguridad con los pun-tos de riesgo, los implementos de aseo necesa-rios, los horarios para esta labor y un diagrama de flujo.
• Implantación de la limpieza: Retirar profun-damente la suciedad (polvo, aceites, óxidos, limaduras de corte, arena, pintura y cualquier material extraño).
• Guardar la información en fichas o listas para una acción correctiva.
Beneficios• Integra el aseo diario como parte del trabajo
para detectar anomalías.• Facilita la limpieza.• Establece métodos de prevención para el desor-
den y la suciedad.• Conserva la vida útil de los equipos. • Mejora la higiene y el bienestar físico del em-
pleado.• Permite identificar averías con facilidad y a tiempo. • Reduce y evita los desperdicios por suciedad y
contaminación.• Se reduce el riesgo potencial de accidentes la-
borales.• Aumenta la efectividad de la empresa hacia la
calidad total.• Evita hacer las cosas dos veces.• Un ambiente ideal para trabajar.• Una mejor imagen interna y externa de la em-
presa.
Aplicación• Establecer planes y procesos para mantener el
orden y limpieza.• Asignar trabajos y responsabilidades claros
relacionados con el mantenimiento de los tres primeros pasos.
• Delimitar las áreas de peligro con avisos de ad-vertencia, y mantenimiento preventivo.
• Señalizar las zonas y sentidos de circulación.• Implementar planillas para controlar manteni-
mientos.• Capacitar sobre equipos y máquinas.• Carteleras con información sobre 5`S (requi-
sitos de limpieza, anomalías o instrucciones y procedimientos de trabajo).
• Tablón de gestión visual donde se registra el avance de cada S implantada.
• Utilizar fotografías de cómo mantener el equipo y zonas.
• Auditorías.
Beneficios• Facilita la seguridad y desempeño de los tra-
bajadores.• Eleva el compromiso del personal con la em-
presa.• Reduce los accidentes y riesgos laborales.• Mayor responsabilidad y compromiso del per-
sonal.• Mejora la productividad de la empresa y los
tiempos de intervención.• Se conoce en profundidad equipos y máquinas.
Con la distribución espacios, disminuyen los tiempos en los procesos y los accidentes laborales.
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5. ShitsukeLa etapa final ha logrado instaurar las 5`S como un há-bito, gracias a la autodisciplina que se convierte en una forma de vida, y que para muchos se considera el paso más difícil de practicar, porque exige educación y res-peto a su propio ser, hacia los demás y las normas de la empresa.
En el Shitsuke se mide realmente el éxito del método (comprobación continua y apoyo de personal). Así mis-mo, fortalecen la honestidad, integridad, paciencia, per-severancia y cooperación, virtudes firmemente difundi-das por la cultura japonesa.
Aplicación• Visión global de la empresa (logro de metas comunes).• Crear una cultura de disciplina basada en la educación y no el mandato
(aprender haciendo).• El ejemplo es el mejor maestro.• Apoyo de la dirección o presidencia (recursos, apoyo, reconocimiento).• Creación de un equipo líder para la implantación de las 5`s en la empresa.• Asignación de tiempo para la práctica del método.• Evaluaciones de avances en cada área, hacer visibles los resultados.• Realizar las autoevaluaciones diarias.• Formulación de planes para eliminar problemas y defectos de los lugares
de trabajo.• Ayudas visuales (boletines informativos, carteles, insignias)
Beneficios• Logro de metas comunes.• Se crea una cultura de sensibilización por el cuidado de los recursos de la
empresa.• Incrementa la armonía laboral. • Crítica constructiva entre el personal de la empresa, en búsqueda de una
mejor productividad.• Tener en cuenta avisos, cronogramas, horarios, normas y reglamentos.• Compromiso e identificación con la empresa.
Finalmente, se implementaron las auditorías 5`S men-suales para mantener la disciplina (actualmente son evaluados en 5`S por la casa matriz cada dos años), se establecieron premiaciones bimensuales a la sección más ordenada, se creó la sección fotográfica, Qué Tal Esto, para mostrar las situaciones inaceptables.
5`S en ColombiaLas 5`S o Housekeeping comenzaron a ser aplicadas en la industria colombiana en la década de los 80, cuando algunas empresas extranjeras, en especial del sector au-tomotor, fueron ejemplo a seguir en la implementación de mejores sistemas de producción y manufactura, una de las empresas colombianas pioneras en emplear está metodología es la compañía vallecaucana Carvajal S.A.
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“Actualmente en Colombia la imple-mentación de las 5`S, se observa en las multinacionales y grandes empresas del país. Las pocas PYME del sector metalmecánico, que utilizan este mé-todo, lo hacen algunas veces para cer-tificarse en ISO 9000 y cumplir con las normas impuestas por las ARP. Pero las 5’S es una cultura que está por adoptarse en muchos sitios” afirma el ingeniero industrial, Gustavo Gómez.
Por su parte, el director de Ingenie-ros Asesores en Manufactura, José Domingo López, cree que: “en Co-lombia la mayoría de pequeñas y medianas empresas consideran que
las 5`S, son una pérdida de tiempo, y no desean reconocer las ventajas y bondades que ofrece este método en un taller metalmecánico, al me-jorar la seguridad industrial y el am-biente de trabajo. A la par, la cultura laboral de muchos operarios no les permite observar la importancia de la reducción de tiempos, en el sim-ple hecho de buscar una herramien-ta; pasar de cinco minutos a tan sólo dos segundos, si existiera un orden”.
Capacitación en Sistemas de ProductividadSegún el Decano de la facultad de Administración de Empresas de la Fundación CIDCA, Gerney Ríos, “este método le serviría a una empresa en general, porque entraríamos en la ruta de hacer las cosas bien, al adop-tar la política de los japoneses de cero defectos y lograr perfeccionar lo que hacemos, el entorno y el producto fi-nal. Pero la mejor enseñanza de los ja-poneses es ser positivo para adecuar-se a las necesidades del mercado”.
A su vez, el ingeniero López, asegura que “la implantación de esta teoría en PYME`s, les permitiría aprovechar las oportunidades de competitividad y productividad que está ofreciendo el mercado globalizado. Sólo se re-quiere de sensibilizar y capacitar a las personas que conforman la em-presa para generar un cambio y me-joramiento continuo”.
Citas
1) Metodología de mejora de procesos, al re-ducir las causas que producen los defectos.
2) Sistema de organización que optimiza la producción, al hacer que la materia prima llegue justo a tiempo.
3) También conocida como manufactura es-belta, es un sistema de gestión con énfasis a reducir los 8 tipos de desperdicios en pro-ductos manufacturados.
Fuentes
• Gustavo Adolfo Gómez Pineda. Ingeniero Industrial de la Universidad del Valle, Espe-cialización, Postgrado y MBA en Gerencia de Producción ICESI. Profesor de postgrado de Gerencia de Producción de la Escuela de Ingeniería Julio Garavito. Director Industrial y Logístico de Schneider Electric de Colombia. [email protected]
• José Domingo López Núñez. Ingeniero Mecá-nico de la Universidad de América. Director de Producción en empresas Metalmecánicas y Director de Ingenieros Asesores en Manu-factura. [email protected]
• Gerney Ríos Gonzalez. Administrador de Empresas de la Universidad de Passau (Ale-mania), Decano de la Facultad de Adminis-tración de Empresas de la Fundación CIDCA. [email protected]
• Agradecimientos a la empresa Schneider Electric de Colombia.
• Masaaki Imai. Cómo implementar el Kaizen en el sitio de trabajo (Gemba). Editorial McGraw-Hill. ISBN 9586007987
• www.bdigital.uao.edu.co - www.gestiopo-lis.com - www.dspace.ups.edu.ec - www.oocities.org - http://www.tuobra.unam.mx.
Cómo Implementar las 5`S en la Empresa Metalmecánica
A parte de los pasos 5`S ya descritos anterior-mente, una empresa PYME interesada en mejo-rar su gestión de productividad puede implemen-tar este decálogo:1. Iniciar el proceso con una capacitación.2. Elegir un Sponsor o líder de la campaña 5`S.3. Nombrar coordinadores y líderes de zonas
o áreas, responsables del orden y limpieza.4. Trabajar la primera S, para lo cual se deben
crear las fichas o tarjetas e implementar la “Jornada 5`S”.
5. En el desarrollo de la segunda y tercer S, ane-xar material gráfico (carteleras y manuales)
6. Auditorías mensuales para mejorar el puntaje.7. Reuniones diarias para análisis del cumpli-
miento de las 5`S y rapidez de respuesta.8. Implementar la autoevaluación diaria de or-
den y limpieza.9. Realizar una premiación mensual o bimensual
para destacar la labor de las diferentes zonas.10. Crear una cultura de compromiso, respeto y
disciplina en la jerarquía de la empresa.
Algunos Institutos Especializados en la Enseñanza de 5`SNombre Valor E- mail
Apsoluti de Colombia S.A.S
El curso tiene una intensidad de 16 horas, su costo es de $4.500.000 para 15 personas. [email protected]
Ingenieros Asesores en Manufactura
Asesoría sobre 5`S en su empresa, el valor oscila entre $100.000 y $150.000 cada hora por persona.
Instituto Latinoamericano de la Calidad
Programa de 5`S, capacitación cerrada a nivel nacional, el costo y horario depende de cada empresa.
SGS Colombia Programa cerrado de mejora continua, a nivel nacional. El costo y horario depende de cada empresa.
Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid - Medellín
Diplomado presencial sobre Calidad y 5`S, que consta de 120 horas, inscripciones abier-tas a partir de diciembre.
“En Acesco el uso de las 5`S ha sido realmente productivo, ahora somos más eficientes en nuestro trabajo, lo cual se
puede observar en la agilidad y productividad de nuestras labores y la fluidez con la cual
funcionan los procesos de la empresa. Además, se creó una cultura en la cual
siempre estamos analizando la organización de nuestros puestos de trabajo”
Maria Margarita Triana, Coordinadora Comercial de Acesco.
