Administración de Archivos (Pag. 03) A. Asociación de Documentos a Bases de … · 2018-09-10 · • Administración de Archivos (Pag. 03) A. Asociación de Documentos a Bases

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Titulo

(Sesión 1)

Temario• Administración de Archivos (Pag. 03)

A. Asociación de Documentos a Bases de Datos en Excel.

B. Consolidación de varias hojas Excel.C. Protección de formulas de trabajo.

Excel Básico para Secretarias y

Asistentes Ejecutivos

(Sesión 1)

Curso taller en computadora preparado como apoyo a buenas

practicas profesionales y actualización en la materia de

Computación I.

Lic. Jose L. Ticona Caba

Asociación de documentos a Bases de Datos

3

GESTIÓN DE

DOCUMENTOS

Vincular una base de datos

de Excel a un documento

de Word. Es muy útil, por

ejemplo, si tienes que

enviar una carta a 50

personas en donde lo único

que cambia es el nombre

del destinatario. En lugar

de cambiar manualmente

el nombre en la carta antes

de imprimirla.


Vincular Bases de Datos Excel a un documento Word

(1) Abrir el documento que se quiera vincular “Carta”.(2) Identificar los datos que se quieran vincular a la base de datos.

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Apuntes:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………............................................................................................................................................

2

BASE DE DATOS

Una base de datos es un

repositorio de información.


Practica

(1) Abrir el archivo reporte clientes.

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2

REVISIÓN ORTOGRÁFICA

EN EXCEL


Corregir ortografía de la base de datos

(1) Clic en revisar.(2) Clic en ortografía

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Apuntes:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………............................................................................................................................................

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REVISIÓN ORTOGRÁFICA

EN EXCEL


Corregir ortografía de la base de datos

(1) Clic en omitir una vez o clic en cambiar.

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Apuntes:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………............................................................................................................................................

1


Practica

(1) Clic en la ficha correspondencia.(2) Clic en iniciar combinación de correspondencia.(3) Clic en “Paso a paso…..”

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1

2

3

ASISTENTE

Se abrirá un asistente en el

lateral derecho de la

pantalla.


Asistente de Combinación

(1) Seleccionar opción cartas(2) Clic Siguiente inicie el documento.

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1

2


Practica

(1) Seleccionar utilizar el documento actual. (2) Clic en siguiente.

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1

2


Seleccionar la base de datos

(1) Clic en Examinar.(2) Buscar el archivo y Abrir.

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1

2


Practica

(1) Habilitar casilla de texto, para que se reconozca la primera fila del Excel como encabezados de columna de la base de datos.

(2) Clic en aceptar.

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Reconocimiento de filas de la Base de Datos

(1) Clic en Aceptar.

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Practica

(1) Clic en siguiente: Escriba la carta.

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Vinculación

(1) Posicionarse en la hoja Word, donde se quiera hacer la vinculación.(2) Clic en Mas elementos.

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1


Inserción de campos a hoja Word

(1) Seleccionar la opción campos de base de datos.(2) Seleccionar nombre destinatario.(3) Clic en insertar.

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1

2


Resultado Final

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Practica

(1) Clic en vista previa de resultados.(2) Clic en el recorrido.

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Actualizar Base de Datos

(1) Adicionar una nueva línea de información a la Base de Datos(2) Ctrl + G (Guardar archivo Excel).

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1


Practica

(1) Clic en la ficha correspondencia.(2) Clic en editar lista de destinatarios.

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1

2


Practica

(1) Clic en aceptar.(2) Ver vista previa de resultados (se adiciono nueva información).

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1

1


Impresión de cada Documento

(1) Clic en la ficha correspondencia.(2) Seleccionar finalizar y combinar, y clic en imprimir documentos.

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1 1

IMPRESIÓN

Seleccionamos la opción

que queramos, por ejemplo

si queremos que se

impriman todos los

registros, seleccionamos

“Todos”, si queremos solo

el que tenemos en pantalla,

seleccionamos “Registro

actual” o si deseamos por

ejemplo que sea del

renglón 2 al 4.


Impresión de cada Documento

(1) Seleccionar todos (si se desea imprimir todas las cartas).(2) Seleccionar finalizar y combinar, y clic en imprimir documentos.

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1 2

Consolidación de varias Hojas Excel

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BÚSQUEDA DE HOJAS

En algunas circunstancias

se pude llegar a tener

varias hojas en una solo

archivo Excel.


Encontrar pestañas de Excel

(1) Clic derecho.(2) Escoger la hoja de trabajo que se esta buscando.(3) Clic en aceptar.

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1

3

2


Consolidación de Hojas Excel

(1) Crear un archivo con el nombre consolidación. (cerrar y volver abrir este archivo).

(2) Remarcar las hojas que se quieren copiar con la tecla (ctrl).(3) Clic derecho ->escoger mover o copiar.

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2


Consolidación de Hojas Excel

(1) Seleccionar el archivo consolidación.(2) Habilitar la casilla de texto (crear una copia).(3) Clic en aceptar.

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2

3

Protección de formulas de trabajo

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(1) Abrir el archivo reporte de ventas.

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(1) Clic en la ficha inicio.(2) Clic en ordenar y filtrar.(3) Clic en filtro (Insertar un filtro a toda la base de datos.)

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1



(1) Insertar la formula Sub-totales en la columna importe facturado Bs.

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(1) Clic en el selector de celdas.

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(1) Clic en la ficha inicio.

(2) Clic en fuentes.

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(1) Clic en proteger.(2) Deseleccionar casilla de texto

“Bloqueada”.(3) Clic en aceptar.

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3

2

1



(1) Empezar a bloquear celdas que tienen formulas.

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1



(1) Clic derecho sobre la pestaña.(2) Seleccionar proteger hoja.

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Apuntes:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………............................................................................................................................................ 1

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(1) Deseleccionar celdas bloqueadas.

(2) Introducir contraseña.(3) Clic en aceptar->introducir

nuevamente contraseña.

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Apuntes:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………............................................................................................................................................ 3

1

2

GRACIASpor su atención!!!

Contactos:Jose L. Ticona Caba

Cel 72510220

[email protected]

1

Titulo

(Sesión 1)

Temario• Funciones y herramientas de procesamiento de

datos. (Pag. 03)A. Introducción al teclado con Excel.B. Control de listas con funciones Excel.C. Manipulación de miles y decimales.D. Agrupación de datos.E. Consolidación de datos.



(Sesión 2)



Computación I.


Introducción al Ms Excel

2

MANEJO DE TECLADO

La tecla shift mas cursor

permite desplazarse y

hacer pintados en la hoja

calculo con el objetivo de

copiar determinadas bases

de datos.


Manejo del teclado con Ms Excel

(1) Clic en la tecla Shift(2) Clic en cualquiera de las teclas cursor

3Shift+cursor

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1

MANEJO DE TECLADO

La combinación de teclas

de ctrl mas cursor permite

hacer saldos entre celdas

para desplazarse en una

base de datos.



(1) Clic en la tecla Ctrl(2) Clic en cualquiera de las teclas cursor

4

Ctrl+cursor

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MANEJO DE TECLADO

La combinación de teclas

de control inicio o control

fin permite a diferencia del

anterior, ir al ultimo dato

de una base de datos.



(1) Clic en la tecla Ctrl(2) Clic en cualquiera de las teclas inicio o fin

5

Ctrl+inicio o fin

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1

MANEJO DE TECLADO

Control shift cursor permite

realizar un pintado de toda

una base de datos.



(1) Clic en la teclas Ctrl+Shift(2) Clic en cualquiera de las teclas cursor

6Ctrl+shift+cursor

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2

Control de listas con funciones Excel

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Transponer Nombres por Apellidos

(1) Pintar toda la lista de participantes

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1



(1) Clic en datos.(2) Clic en texto en columnas.

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(1) Clic en delimitados.(2) Clic en siguiente.

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1 2



(1) Deseleccionamos la casilla tabulación.(2) Seleccionamos la casilla Espacio.(3) Clic en siguiente y finalizar.

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2

3



(1) Deseleccionamos la casilla tabulación.(2) Seleccionamos la casilla Espacio.(3) Clic en siguiente y finalizar.

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3



(1) Clic en ordenar y filtrar.

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(1) Concatenar palabras por Apellidos y Nombres.

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1

FUNCIÓN MAYUSC

Convierte los textos en

minúsculas en letras

mayúsculas.


Convertir palabras en Mayúsculas

(1) Abrir archivo Excel lista de participantes.(2) Introducir la función MAYUSC.

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1


Convertir la primera letra de una palabra en mayúsculas

(1) Clic en la ficha datos-> clic en textos en columnas->seleccionar delimitados y siguiente.

(2) Seleccionar de ancho fijo.(3) Clic en siguiente.

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3



(1) Separar la primera letra.(2) Clic en siguiente y finalizar.

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(1) Convertir la primera letra en mayúscula.(2) Concatenar la letra mayúscula con la su texto.

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12

Manipulación de miles y decimales

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BASE DE DATOS

Una base de datos es un

repositorio de información.


Manipulación de números

(1) Abrir archivo Excel Base de Datos Ventas.

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1

FORMATO DE MILES Y

DECIMALES

Una operador que nos

permite acceder de manera

rápida al formato de celdas

es apretar la tecla ctrl + la

tecla 1.


Practica

(1) Insertar separadores de miles y decimales.(2) Ctrl + tecla (1).

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1


Practica

(1) Seleccionar la opción numero.

(2) Habilitar la casilla de texto. “usar separadores de miles”

(3) Clic en Aceptar.

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2

1

2

3

.


Cambiar miles y decimales solo de celdas seleccionadas

(1) Clic en archivo->clic en opciones->clic en avanzadas. (2) Des habilitar casilla de texto “Usar separadores del sistema”.(3) Modificar separadores de decimales y miles.(4) Clic en aceptar.

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1

2

3

4

INSERCIÓN AUTOMÁTICA

Como activar la

automatización de la

inserción de números

decimales es decir, que al

momento de ingresar

cualquier número en una

celda, automáticamente

Excel tome los dos últimos

dígitos como la parte

decimal de todo el número.


Insertar automáticamente unidades de decimales

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1

(1) Clic en archivo->clic en opciones->clic en avanzadas. (2) Des habilitar casilla de texto “Insertar automáticamente un punto

decimal”.(3) Dejar en 2 decimales.(4) Clic en aceptar.

2

3

4

Agrupación de Datos

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Practica

(1) Abrir el archivo reporte clientes horizontal.

(2) Seleccionar celdas a agrupar.

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1

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Practica

(1) Clic en datos.(2) Clic en agrupar.

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1 2

(1) Clic en filas.(2) Clic en aceptar.

1

2

.


Practica

(1) Posicionarse en celda para inmovilizar.(2) Clic en vista.(3) Clic en inmovilizar.

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21 3

Consolidación de Datos

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Practica

(1) Abrir los archivos reporte clientes enero, febrero y marzo.

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Practica

(1) Crear un archivo con el nombre total.(2) Clic en datos.(3) Clic en consolidar.

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2


Practica

(1) Seleccionar rango a consolidar.

(2) Clic en agregar.

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2

CONSOLIDACIÓN

Mantenemos marcadas las opciones de Usar rótulos en / Fila superior y Columna izquierda. Esto es debido a que tenemos rótulos en la fila superior (los trimestres) y rótulos en la columnaizquierda (los productos) y crear vínculos.


Practica

(1) Habilitar casillas de texto. (2) Clic en aceptar.

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Practica

(1) Abrir el archivo reporte clientes horizontal.

(2) Seleccionar celdas a agrupar.

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Cel 72510220

[email protected]

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Titulo

(Sesión 1)

Temario• Creación y edición de documentos para

impresión en Excel (Pag. 03)A. Impresión de varias hojas en Excel.B. Impresión de paginas pares o impares.C. Configuración de impresión



(Sesión 3)



Computación I.


PRACTICA


Realizar un diseño de reporte en Excel

(1) Usar los elementos:Fuente, Alineación y Numero

2

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1

Impresión de varias hojas en Excel

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Practica

(1) Abrir el archivo reporte clientes vertical

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Practica

(1) Clic en vista.(2) Clic en ver saltos de pagina

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2


Formato de impresión

(1) Recorrer líneas puntadas o líneas azules..

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1


Formato de impresión

(1) Clic en diseño de pagina.(2) Clic en Escala.

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2

1

.


Repetir encabezados para impresión

(1) Ctrl + p (los encabezados del reporte no se mantienen en todas las hojas)

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(1) Clic en diseño de pagina.(2) Clic en configurar pagina.

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1



(1) Clic en pestaña hoja.(2) Clic en repetir filas en el extremo superior.

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1

2

Impresión de paginas pares o impares

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IMPRESIÓN EN EXCEL

Muchos usuarios de Excel

suponen que tendrán una

funcionalidad similar a

Word para imprimir sus

hojas de cálculo, pero

pronto descubren que eso

no es posible.


Impresión con el controlador

(1) Clic en la ficha archivo.(2) Clic en “Propiedades de impresora”.

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2

IMPRESIÓN EN EXCEL

Todo dependerá del

fabricante y del modelo de

la impresora que tengas

para encontrar las opción

de impresión de paginas

pares e impares.



(1) Buscar la opción de impresión de paginas pares o impares.

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IMPRESIÓN COMO

ARCHIVO PDF

Otra opción que tenemos

es guardar nuestra hoja de

cálculo como un

documento PDF y

posteriormente hacer la

impresión desde Adobe

Reader.



(1) Clic en archivo -> Guardar como.(2) Seleccionar tipo de archivo PDF. (3) Clic en guardar.

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2

3

IMPRESIÓN COMO PDF

Una vez que tenemos la

versión PDF de nuestra hoja

de Excel podemos abrir el

archivo con Acrobat

Reader y al momento de

imprimir el documento

seleccionar la opción de

imprimir las páginas

impares o pares..


Impresión desde Adobe Reader

(1) Abrir.

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1


Imprimir desde Adobe Reader

(1) Seleccionar solo pares o solo impares. (2) Clic en aceptar.

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1

2

Configuración de Impresión

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OPCIONES

Antes de imprimir una hoja

de cálculo, es conveniente

que configuremos la

página, para modificar

factores que afectan a la

presentación de las páginas

impresas, como la

orientación, encabezados y

pies de página, tamaño del

papel, ...


Configurar Pagina

(1) Clic en diseño de pagina.(2) Clic en márgenes personalizados.

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2

1

OPCIONES



que configuremos la




impresas, como la



papel, ...


Configurar Pagina

(1) Habilitar las casillas de texto horizontalmente y verticalmente.

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1

OPCIONES



que configuremos la




impresas, como la



papel, ...


Configurar Pagina

(1) Seleccionar tipo de encabezado o pie o clic en personalizar encabezado.

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1

OPCIONES



que configuremos la




impresas, como la



papel, ...


Configurar Pagina

(1) Clic en opción hacia la derecha, luego hacia abajo.

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Apuntes:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………............................................................................................................................................

1

OPCIONES



que configuremos la




impresas, como la



papel, ...


Configurar Pagina

(1) Clic en diseño de pagina.(2) Clic en orientación.

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Apuntes:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………............................................................................................................................................

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1

OPCIONES



que configuremos la




impresas, como la



papel, ...


Configurar Pagina

(1) Clic en diseño de pagina.(2) Clic en tamaño.

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2

1

OPCIONES



que configuremos la




impresas, como la



papel, ...


Configurar Pagina

(1) Seleccionar ciertas áreas de impresión(2) Clic en diseño de pagina.(3) Clic en establecer área de impresión.

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1

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Practica

Abrir el archivo ventas trimestrales y realizar todos los pasos que se llevaron a cabo en el curso.

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