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ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
UNIDAD II. FASE DE INICIO DE PROYECTOS Y LA INTEGRACIÓN
Aplicar los conceptos básicos de estudio de factibilidad,
planeación estratégica y de administración de proyectos
para elaborar la carta del proyecto. Identificar la
estructura básica de un plan de proyecto.
TEMAS
• Origen del proyecto.
• Propósitos del proceso de iniciación
• Planeación estratégica: definición, justificación, alcances y limitaciones,
misión y visión, políticas, objetivos y metas, estrategias.
• Estudio de factibilidad.
• Desarrollo de acta de constitución y enunciado del alcance del proyecto.
• Desarrollo del Plan del proyecto: importancia, documentos que lo integran.
• Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto.
• Control de cambios
• Cerrar proyecto.
2.1 ORIGEN DEL PROYECTOSurge para satisfacer una necesidad, remover obstáculos que impiden la satisfacción de esa necesidad, desarrollar una capacidad, resolver problemas dentro de un contexto, introducir un proceso de cambio, aprovechar una oportunidad o una ventaja, evadir o superar una debilidad o una amenaza.
Desde el punto de vista de sus propósitos y de sus relaciones con el entorno los proyectos pueden tener diferentes orientaciones:
• Mantener un estado de cosas que se considera satisfactorio. • Adaptar una institución, actividad o servicio a un ambiente que ha cambiado. • Incrementar el conocimiento de una realidad (Investigación) • Aplicar los conocimientos de la ciencia para la construcción de instrumentos o
procedimientos que permitan mejorar una realidad (Tecnología) • Resolver un problema social o institucional y orientar un proceso de cambio.
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
La planeación o planificación estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación externa y externa de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos.
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
La Visión
La visión es una declaración que
indica hacia dónde se dirige la
empresa en el largo plazo, o qué
es aquello en lo que pretende
convertirse.
La visión responde a la
pregunta: “¿qué queremos ser?”
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
La misión Es una declaración duradera del objeto, propósito o razón de ser de la empresa.
La misión responde a la pregunta: “¿cuál es nuestra razón de ser?”.
BIMBO”
MISIÓN: ES SER SIMPLEMENTE COMPLACER TODOS LOS DÍAS A LA GENTE.
VISIÓN: PRETENDEMOS EN TODO MOMENTO SER UNA EMPRESA MODERNA E
INNOVADORA CON EQUIPO PROFESIONAL ALTAMENTE CALIFICADO
“COOPEL”
MISIÓN: OFRECER SOLUCIONES INTEGRALES AL PROBLEMA DE OPERACIÓN Y DISEÑOS
ARQUITECTÓNICOS EN EDIFICIO, MEDIANTE SISTEMAS DE ALTA TECNOLOGÍA, ASEGURADO
A NUESTROS CLIENTES MENORES COSTOS DE OPERACIÓN SEGURIDAD EN SUS BIENES Y
EN SUS PERSONAS
VISIÓN: CONTRIBUIR A MEJORAR EL COMO Y DONDE VIVIMOS, OFRECIENDO PROYECTOS Y
SERVICIOS DE ALTA CALIDAD, CON ÉTICA, HONESTIDAD Y PROFESIONALISMO.
PLANEACIÓN ESTRATÉGICAREALIZACIÓN DEL ANÁLISIS DEL ENTORNO
PLANEACIÓN ESTRATÉGICAREALIZACIÓN DEL ANÁLISIS DEL ENTORNO
AMBIENTE EXTERNO
PLANEACIÓN ESTRATÉGICAREALIZACIÓN DEL ANÁLISIS DEL ENTORNO
AMBIENTE INTERNO
PLANEACIÓN ESTRATÉGICAREALIZACIÓN DEL ANÁLISIS DEL ENTORNO
ANÁLISIS FODA O DAFO
Es una herramienta para ponderar las capacidades y deficiencias de los recursos de una empresa, sus oportunidades y las amenazas a su bienestar futuro.
Herramienta o técnica que se utiliza por las empresas la cual facilita su evaluación situacional y determina los factores que influyen y exigen desde el exterior hacia esta
F O
D
A
M A
T R
I
Z F O
D
A
PLANEACIÓN ESTRATÉGICAESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS
Una vez realizado los análisis externos e internos de la empresa, se procede a establecer los objetivos que permitan lograr la misión, y que permitan capitalizar las oportunidades externas y fortalezas internas, y superar las amenazas externas y debilidades internas.
Estos objetivos se establecen teniendo en cuenta los recursos o la capacidad de la empresa, así como la situación del entorno
PLANEACIÓN ESTRATÉGICACARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS
Una vez que se han establecido los objetivos generales de la empresa, se procede a diseñar, evaluar y seleccionar las estrategias que permitan alcanzar, de la mejor manera posible, dichos objetivos.
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
DISEÑO, EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE ESTRATEGIAS
1. Evaluar el análisis externo e interno, la misión y los valores, los objetivos, las estrategias que se hayan utilizado anteriormente y hayan tenido o no buenos resultados.
2. diseña una serie manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta la información analizada en el punto anterior.
3. Se evalúan las estrategias propuestas, se determinan las ventajas, las desventajas, los costos y los beneficios de cada una y se seleccionan las estrategias a utilizar
PLANEACIÓN ESTRATÉGICACARACTERÍSTICAS DE LAS ESTRATEGIAS
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
Consiste en descubrir cuáles son los objetivos de la organización, luego determinar si el proyecto es útil para que la empresa logre sus objetivos.
se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados, la factibilidad se apoya en 3 aspectos básicos:
Operativo.
Técnico.
Económico.
FACTIBILIDAD OPERATIVASe refiere a todos aquellos
recursos donde interviene algún
tipo de actividad (Procesos),
depende de los recursos
humanos que participen durante
la operación del proyecto.
Durante esta etapa se
identifican todas aquellas
actividades que son necesarias
para lograr el objetivo y se
evalúa y determina todo lo
necesario para llevarla a cabo.
FACTIBILIDAD TÉCNICA
Se refiere a los recursos necesarios como
herramientas, conocimientos,
habilidades, experiencia, etc., que son
necesarios para efectuar las actividades
o procesos que requiere el proyecto.
Generalmente nos referimos a elementos
tangibles ( medibles ). El proyecto debe
considerar si los recursos técnicos
actuales son suficientes o deben
complementarse.
FACTIBILIDAD ECONÓMICA
Se refiere a los recursos
económicos y financieros
necesarios para desarrollar o
llevar a cabo las actividades o
procesos y/o para obtener los
recursos básicos que deben
considerarse son el costo del
tiempo, el costo de la realización
y el costo de adquirir nuevos
recursos.
ADMINISTRACIÓN DE LA INTEGRACIÓN
ADMINISTRACIÓN DE LA INTEGRACIÓN
Interacción de las actividades entre las fases
identificar, definir, combinar, unificar y coordinar, da coherencia a todos los procesos y actividades de dirección del proyecto.
DesarrolloActa de
Constitución
Formalmente autoriza al proyecto o fase
DesarrolloEnunciado
AlcancePreliminar
Proporciona una descripción del alcance
La Integración en la fase de Inicio
PASO 1
Desarrolloplan de gestión
delproyecto
Definir, preparar, integrar y
coordinar todos los planes
subsidiarios
Dirigir y gestionarejecución
del proyecto
Supervisar ycontrolar
trabajo delproyecto
Ejecutar el trabajo definido en el plan
de gestión
Supervisar y controlar
procesos para lograr objetivos de rendimiento
Controlintegrado de
cambios
Revisar solicitudes, aprobar y controlar
cambios al proyecto
Integración en la fase de Planificación, Ejecución y Control
PASO 3PASO 2 PASO 4
Cerrar proyecto
Finalizar actividades de
gestión de proyectos y cerrar
proyecto o fase.
Integración en la fase de Cierre
PASO 5
PASO 1.
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
El Acta es el documento que formaliza el proyecto, describe los productos o servicios que serán provistos por el proyecto..
Se define el alcance, los objetivos y los participantes del proyecto. Da una visión preliminar de los roles y responsabilidades, de los objetivos, de los principales interesados y define la autoridad del Project Manager. Sirve como referencia de autoridad para el futuro del proyecto.
1. Plan estratégico de la empresa2. Necesidades de la empresa3. Propósito del Proyecto4. Descripción del Proyecto5. Alcance6. Objetivos7. Requerimientos del Proyecto8. Entregables9. Costos10.Recursos
PASO 1.
Enunciado del alcance del Proyecto
El enunciado de alcance preliminar es la definición del proyecto, lo que se
necesita realizar.
Este proceso aborda y documenta las características y límites del proyecto, y
sus productos y servicios asociados, así como los métodos de aceptación y
control de alcance.
PASO 2.
Plan de Gestión del Proyecto
El Plan de Gestión del Proyecto es un documento que define como se ejecuta y
controla el proyecto. El Plan de Gestión del Proyecto incluye:
Gestión del Alcance
Gestión del Cronograma
Gestión de Costes
Gestión de la Calidad
Gestión de Recursos
Gestión de Compras
Gestión de Riesgos
Gestión de Comunicaciones
PASO 3.
Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
En este subproceso el administrador de proyecto y su equipo ejecutan acciones tales como:
Actividades para lograr objetivos del proyecto.
Gastar esfuerzo y fondos para lograr objetivos.
Reclutar, entrenar, y gestionar a los miembros del equipo asignados al proyecto.
Obtener cotizaciones, propuestas, ofertas, etc.
Seleccionar proveedores.
Implantar estándares y métodos planeados.
Crear, controlar, verificar, y validar entregables.
Gestionar riesgos, e implantar respuestas.
Gestionar proveedores.
Adaptar cambios aprobados al alcance, planes, y ambiente
PASO 4.
Supervisar y Controlar el trabajo del Proyecto
Acciones correctivas recomendadas.
Acciones preventivas recomendadas.
Pronósticos.
Reparaciones de defectos recomendadas.
Cambios solicitados.
En este proceso se ejecuta para supervisar los procesos asociados con iniciar, planificar, ejecutar, y cerrar el proyecto y se toman acciones correctivas o preventivas.
PASO 4.
Control Integrado de Cambios
Incluye.
Identificar que se necesita o ha ocurrido un cambio.Influenciar los factores que evaden el control integrado de
cambios y asegurar que solo se implanten los cambios aprobados.
Revisar y aprobar las solicitudes de cambio.Gestionar los cambios aprobados cuando ocurran.Mantener la integridad de la línea base.
PASO 5. Cerrar el Proyecto
Finaliza todas las actividades de todos los grupos de procesos para cerrar formalmente el proyecto o fase.
Procedimiento de cierre administrativo.
Producto, servicio, o resultado final.
Activos de los procesos organizacionales.