ADMINISTRACION EN SALUD GENERALIDADES

5/11/2018 ADMINISTRACION EN SALUD GENERALIDADES - slidepdf.com

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO Prof. MARCIAL GARCIA C.FACULTAD DE MEDICINA

DPTO. MEDICINA PREVENTIVA Y S. P.

ADMINISTRACIÓN EN SALUDI UNIDAD: ADMINISTRACIÓN Y GENERALIDADES

1. DEFINICION DE ADMINISTRACION.

La administración se define como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el quelas personas, laborando o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Esnecesario ampliar esta definición básica. Como administración, las personas realizan funcionesadministrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

• La administración se aplica en todo tipo de corporación.

• Es aplicable a los administradores en todos los niveles de corporación.

• La meta de todos los administradores en todos los niveles de corporación es elrendimiento; esto implica eficacia y eficiencia (superavit).

2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

La administración se ocupa de toda empresa que consta necesariamente de una estructuraorganizacional o una forma de organización de acuerdo a sus necesidades (teniendo en cuentasus fortalezas), por medio de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y en si elfuncionamiento de la empresa.Es importante conocer que clase de estructuras organizacionales utilizan las diferentes empresas,

saber porque y como funcionan, que ventajas y desventajas poseen, que interés persiguen cadauna de ellas y si se acomodan a las necesidades de las organizaciones, de esta manera, el trabajoque hemos desarrollado abarca los aspectos mas importantes de cada una de las estructuras deorganización empresarial, su aplicación y saber diferenciar adecuadamente las características decada una de ellas para poder ser aplicadas a las necesidades de las empresas en la actualidad.El secreto del éxito en cualquier campo esta en la organización, lucha constante para conseguir elobjetivo deseado.

2.1 DEFINICION DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

Entendemos por estructuras organizacionales como los diferentes patrones de diseño para

organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado.Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que cada empresa esdiferente, y puede adoptar la estructura organizacional que mas se acomode a sus prioridades ynecesidades (es decir, la estructura deberá acoplarse y responder a la planeación), además “Debereflejar la situación de la organización – por ejemplo, su edad, tamaño, tipo de sistema de

producción el grado en que su entorno es complejo y dinámico, etc.”

2.2 TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

En la búsqueda de la mejor forma de organización de la empresa se han establecido cuatroestructuras: lineal, matricial, circular por departamentalización e híbrida. A continuaciónestudiaremos cada una de las anteriores.





A. ESTRUCTURA LINEAL:

Esta forma de organización se conoce también como simple y se caracteriza por que es utilizada por pequeñas empresas que se dedican a generar uno o pocos productos en un campo específicodel mercado. Es frecuente que en las empresas que utilizan este tipo de organización, el dueño yel gerente son uno y el mismo.Debido a su forma, ésta es rápida, flexible, de mantenimiento de bajo costo y su contabilidad esclara; además la relación entre superiores y subordinados es cercana y la toma de decisiones sehace ágil. De igual manera presenta desventajas como el hecho de la especialización, “sedificulta encontrar a un buen gerente puesto que se requiere un conocimiento general de laempresa, y se le dedica muy poco tiempo a la planeación, la investigación y el control”Como la autoridad esta centrada en una sola persona esta toma las decisiones y asume el control,los empleados están sujetos a las decisiones del gerente u propietario, llevando a cabo las

operaciones para cumplir las metas.( A. BURT. K. SCANLAN. Principios de la dirección y conducta organizacional).

B. ESTRUCTURA MATRICIAL:

Esta estructura consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales que son asignadosde forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se crean así, equipos conintegrantes de varias áreas de la organización con un objetivo en común: El Proyecto, deja deexistir con la conclusión del mismo.Los empleados dentro de la matriz poseen dos jefes; un jefe de función: quien es la cabeza de lafunción, es decir, al cual se le informa acerca de los asuntos relacionados con aspectos

funcionales; y el jefe de Proyectos que es el responsable de los proyectos individuales, todos losempleados que trabajan en un equipo de proyectos se llaman gerentes de subproyectos y sonresponsables de manejar la coordinación y comunicación entre las funciones y proyectos.

No todas las empresas son aptas para desarrollar este tipo de organización, por eso es necesariotener en cuenta las siguientes condiciones:

• Capacidad de organización y coordinación y procesamiento de información.• Se necesita contar con buen capital.• Se necesita un equilibrio de poder entre los aspectos funcionales y proyectos de la

organización, además se requiere una estructura de autoridad doble para mantener eseequilibrio.

Ventajas:

• Permite reunir varios expertos en un equipo, esto conlleva a que se de una jerarquía muyreducida y halla mayor flexibilidad y autonomía en la organización.

• Ayuda a mitigar los conflictos entre los objetivos generados por las distintas áreasfuncionales de la organización.

• Los miembros tienden a motivarse más.• Sirve para el entrenamiento de cantera (sitio que proporciona personas o elementos para

el ejercicio de un trabajo o profesión) de Jefes.• Contribuye a aumentar la implicación y el compromiso de los integrantes de los equipos.• Esta orientada a los resultados finales; se mantiene la identificación profesional.

Identifica con precisión la responsabilidad de cada jefe.





Desventajas:• El doble flujo de autoridad en ocasiones origina conflictos.• Puede propiciar estrés en los miembros de los equipos al tener que rendir cuentas a 2

Jefes.• Sus costos burocráticos de operación son bastantes altos debido a que invierte mucho encapacitación de sus empleados y por lo tanto también debe elevar salarios.

• No está bien definida la autoridad, establecimiento de las prioridades y la utilización derecursos entre los gerentes funcionales y los de proyectos.

C. ESTRUCTURA POR DEPARTA MENTALIZACIÓN:

Esta estructura consiste, como su nombre lo indica, en crear departamentos dentro de unaorganización; esta creación por lo general se basa en las funciones de trabajo desempeñadas, el

producto o servicio ofrecido, el comprador o cliente objetivo, el territorio geográfico cubierto y

el proceso utilizado para convertir insumos en productos.El método o los métodos usados deben reflejar el agrupamiento que mejor contribuiría al logrode los objetivos de la organización y las metas de cada departamento. De acuerdo a lo anterior ladepartamentalización se puede dar de varias formas:

Funcional:Una compañía que está organizada funcionalmente, separa el trabajo sobre la base de

pasos, procesos o actividades que se llevan a cabo para obtener un determinado resultadofinal.

Ventajas:• Claramente identifica y asigna responsabilidades respecto a las funciones indispensables

para la supervivencia de la organización.• El agrupar a las personas y unidades sobre la base del trabajo que realizan, incrementa las

oportunidades para utilizar maquinaria más especializada y personal mucho máscalificado.

• Permite que las personas que realizan trabajos y que afrontan problemas semejantes, brinden mutuamente apoyo social y emocional.

• Reduce la duplicación de equipo y esfuerzo.• Constituye una forma flexible de organización; con mayor rapidez se podrá aumentar o

reducir el personal; nuevos productos y territorios se podrán añadir, y a su vez ser suprimidos.

• Representa una forma organizacional fácilmente entendida o comprendida al menos por las personas que vivan en nuestra cultura.

• Los principales ejecutivos conocen las condiciones locales y pueden atender rápidamentea los clientes en su zona.

• Proporciona un buen entrenamiento para los gerentes en potencia.Desventajas:

• Cuando existe esta organización, las personas se preocupan más por el trabajo de suunidad que del servicio o producto en general que se presta o se vende, esto causa unasuboptimización organizacional.

• Las personas que realizan diferentes funciones habrán de encontrarse separadas unas de

otras, afectando coordinación que fluye de una función a otra.





Las funciones se dividen entre los empleados conforme a la especialización que tengacada uno de ellos y se agrupan de acuerdo a cada uno de los diferentes campos de acción;a su vez cada uno de estos campos tiene un gerente que es el responsable de asignar tareas y vigilar que estas sean realizadas de una forma correcta. Por ultimo encontramos aun gerente general que es el que se encarga de coordinar todas las funciones yresponsabilidades para lograr las metas de la organización.

D. ESTRUCUTRA POR PRODUCTO:Se organiza de acuerdo a lo que se produce ya sean bienes o servicios; esta forma deorganización es empleada en las grandes compañías donde cada unidad que maneja un

producto se le denomina “divisiones” estos poseen subunidades necesarias para suoperación.Ventajas:• Centra la atención en el producto que se obtiene facilitando la coordinación entre las

diversas especialidades, para de este modo cumplir con los plazos limite de entrega de productos, así como las especificaciones• Permite que los problemas de coordinación e integración sean detectados lo más pronto

posible y se les de una solución rápida.• Lograr aislar los problemas concernientes a un producto respecto a los demás y evita que

interfieran los problemas de una función con todos los productos.• Permite el empleo de equipo especializado para el manejo de materiales, así como de

sistemas especializados de comunicaciones.Desventajas:• Reduce la oportunidad de utilizar equipo o personal especializado.• Se entorpece la comunicación entre especialistas, ya que ahora presentan sus servicios en

diferentes unidades.• Resulta difícil que una compañía se pueda acoplar a los cambios bruscos en volumen o

que pueda adaptarse a los cambios en los productos o servicios, así como a nuevos productos o servicios.

En esta estructura los empleados de la organización se dividen en grupos y cada grupo seencarga de la producción de un producto especifico, además cada grupo tiene unespecialista para cada función y un gerente que es el responsable de supervisar el procesoque se lleva a cabo para la obtención del producto o servicio y además envía un reporte al

presidente general de la compañía acerca de la evolución de este proceso, este presidentegeneral es el responsable de supervisar que cada gerente realice de forma adecuada su

trabajo y fija las metas de la empresa.

E. ESTRUCTURA POR TERRITORIO

Esta se da ya que algunas compañías encuentran que sus operaciones se adaptan de unamejor manera a grandes cadenas organizacionales basadas en zonas geográficasdeterminadas donde su empresa tiene cobertura, como las grandes cadenas de hoteles,compañías telefónicas, entre otras, que están divididos y organizados sobre la base de suubicación. También se presentan en compañías cuyas principales actividades son lasventas.

En esta se da un eje central de control, sin embargo la organización en cada área formasus propios departamentos para satisfacer los requerimientos de la misma.





Ventajas:• La organización puede adaptarse a necesidades específicas de su región.• Suministra mayor control debido a que existen varias jerarquías regionales que asumen el

trabajo desempeñado previamente por una sola jerarquía centralizada.• La gente en las organizaciones separadas toma decisiones rápidamente a sus necesidades.Desventajas:Presenta además una desventaja y es que dificulta la integración entre las diferentesdivisiones geográficas.

F. ESTRUCUTA POR CLIENTES:Esta orientada al tipo particular de clientes que una organización busca alcanzar, puedetambién ser utilizada para agrupar empleados. La base de esta departamentalización estáen el supuesto de que los clientes en cada conjunto tienen problemas y necesidadescomunes que pueden ser resueltos teniendo especialistas departamentales para cada uno.

Aquí el cliente es el eje central, la organización se adapta y se subdivide agrupándose el personal para cumplir las funciones necesarias para satisfacer las necesidades de cadatipo de cliente.

Ventajas:• Saca provecho respecto del tiempo y eficacia del vendedor (o promotor) que se limita al

manejo de un grupo de clientes con características similares.• Logra mayor especialización en el vendedor (o promotor) respecto del conocimiento y de

la manera de operar de sus clientes.• Disminuye relativamente los costos proporcionados por comunicaciones, en virtud de que

las mismas pueden fijarse en relación a cada tipo de cliente.

Desventajas:• Dificultad de coordinación con los departamentos organizados sobre otras bases, con una

constante presión de los gerentes solicitando excepciones y tratamiento especial.• En ciertas ocasiones pueden reducirse o incrementarse ciertos tipos de clientes, ya sea por

recesiones económicas donde los comercios minoristas tienden a disminuir y por elcontrario se incrementan los muy pequeños negocios, esto requiere más vendedores perodisminuye el grado de eficiencia de los mismos.

G. ESTRUCUTRA CIRCULAR:

Son aquellas donde los niveles de autoridad son representados en círculos concéntricos,formados; por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, y en sualrededor círculos que constituyen un nivel de organización.En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con las líneas querepresenta los canales de autoridad y responsabilidad.Ventajas:

• Señalan muy bien, forzando casi a ello, la importancia de los niveles jerárquicos.• Eliminan, o disminuyen al menos, la idea de estatus más alto o más bajo.• Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.

Desventajas:• Algunas veces resultan confusas y difíciles de leer.• No permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario.• Fuerzan demasiado los niveles.





H. ESTRUCURA HÍBRIDA.Esta estructura, reúne algunas de las características importantes de las estructuras anteriormentevistas, la estructura de una organización puede ser de enfoque múltiple, ya que utiliza al mismotiempo criterios de productos y función o producto y geografía.Este tipo de estructuración es utilizada mayormente cuando las empresas crecen y tienen varios

productos o mercados, es característico que las funciones principales para cada producto omercado se descentralicen y se organicen en unidades específicas., además algunas funcionestambién se centralizan y localizan en oficinas centrales cuya función es relativamente estable yrequiere economías de escala y especialización profunda. Cuando se combinan características delas estructuras funcionales y divisionales, las organizaciones pueden aprovechar las fortalezas decada una y evitar alguna de sus debilidades.Ventajas:

• Permite que la organización persiga la adaptabilidad y eficacia dentro de las divisiones de productos, igualmente la eficiencia en los departamentos funcionales.

•

Proporciona una buena alineación entre la división de productos y los objetivoscorporativos.• Los agrupamientos de productos significan una coordinación efectiva dentro de las

divisiones, y los departamentos funcionales centrales brindad la coordinación en todas lasdivisiones.

Desventajas:• Algunas de las organizaciones acumulan personal corporativo para supervisar las

divisiones, generando costos administrativos indirectos que se pueden ir incrementando amedida en que crece el personal de oficinas centrales.

• Cuando las decisiones se centralizan más y las divisiones de producto pierden sucapacidad de responder rápidamente a los cambios en el mercado.

• Se crean conflictos entre el personal corporativo y el divisional.

3. AREAS FUNCIONALES DE LA ORGANIZACIÓN:Dentro de las diferentes escuelas que se encargan del estudio y evaluación de la administraciónse encuentra la escuela operacional o escuela del pensamiento administrativo, denominada así

puesto que considera la administración como un proceso de aplicación de principios y defunciones ( planeación, organización, dirección y control ) para la obtención de objetivos.Las funciones administrativas, al ser utilizadas por separado no son más que eso, funciones, perocuando el administrador recurre a ellas y apoya una sobre otra esta cumpliendo a la perfección el

proceso administrativo. Dicho proceso al igual que cualquier otro se caracteriza porque siempre

está en constante cambio y evolución, en pocas palabras el proceso administrativo no puede ser inmutable, al serlo dejaría de ser proceso.La función administrativa no es una entidad aislada, por el contrario forma parte de una serie defunciones que se encuentran relacionadas entre sí. La siguiente figura muestra secuencialmentelas funciones que debe realizar el administrador:El desempeño de las funciones administrativas forma el denominado ciclo administrativo, que se

presenta de la siguiente manera:El ciclo administrativo, da lugar a la corrección y el ajuste continuo de posibles problemas, esdecir a medida que se va utilizando los errores del ciclo anterior se van superando y ajustandosegún lo que se necesite. Las funciones del administrador dentro del proceso administrativoguardan una notable interacción unas con otras.





PROCESO ADMINISTRATIVO

Las funciones administrativas, relacionadas con la integración de las otras cinco funciones

(funciones técnicas, comerciales, financieras, de seguridad y contables), están por encima deellas pues se encargan de coordinarlas y sincronizarlas. La función administrativa tiene la

potestad de formular el programa general de la empresa, constituir su cuerpo social, coordinar los esfuerzos y armonizar sus acciones.

PROCESO ADMINISTRATIVO

Tomando la definición de área administrativa o función administrativa formulada por Fayol, hayque tener en cuenta los siguientes términos:Planear: visualizar el futuro y trazar el programa de acción.Ejecutar: Dirigir, guiar y orientar.Controlar: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las ordenes dadas.Acciones correctivas: Redireccionamiento.Las anteriores actividades, tal como se dijo anteriormente hacen parte del procesoadministrativo, es decir estas son las funciones que debe realizar el administrador sin importar cual sea su nivel.Para que el proceso administrativo sea efectivo, el administrador debe tener muy presente que noes lo mismo una función administrativa que una función contable, financiera, de seguridad otécnica. Es vital que se sepa la diferencia entre estas y la dirección. Dirigir es guiar la empresa

por medio de unas estrategias y tácticas preestablecidas.La función administrativa tiene una cualidad importante, esta asegurada por la dirección y es de

gran importancia en los cargos de altos ejecutivos, pero no quiere decir que sea solo deincumbencia de la alta dirección, por el contrario las funciones administrativas se reparten demanera equitativa en todos los niveles de la jerarquía empresarial.La distribución de las funciones administrativas se realiza dependiendo las capacidades y el nivel

jerárquico que se tenga, por ejemplo las aptitudes y actitudes de un operario u obrero son decarácter técnico, pero el cargo que se tiene es de un rango más alto pues las capacidades vanaumentando en capacidades administrativas.

ORIGEN DE LA ADMINISTRACIÓN:

Se originó del término “ministrare” del latín clásico que significaba “servir un encargo” y se

refería al trabajo delegado a un capataz. “Administratio” se formaliza en la Edad Media como laactividad responsable de “cuidar el manejo de”. De este vocablo se derivaron “ministere”,“ministerialis”, “ministro”, que en el medioevo significaba “funcionario dirigente”.“Administrare”, “administrator”, “ministro”, “administratio” se refirieron a la actividad delasistente, del consejero auxiliar, posteriormente significó la actividad de gobernar, gestionar,dirigir, manejar, controlar bienes, servicios, acciones de guerra, negocios.Durante el siglo XIX “administración” adquirió el significado de quien ejecuta la acción deconducir el Estado, debido a que en la mayoría de los países europeos el vocablo Administraciónse refería exclusivamente al concepto de “administración del Estado” o de “administración

pública”, durante todo el siglo XIX Ciencia de la Administración significaba en esos países“ciencia del gobierno”.

La Administración se define como el proceso de diseñar y mantener un medio ambiente en elcual los individuos, que trabajan juntos en grupos, logren eficientemente los objetivos





seleccionados. Es también el proceso de obtención y organización de recursos y de cumplimientode metas a través de otras personas. La Administración es dinámica, no estática. Administracióntambién significa una teoría o disciplina que surgió en relación con el estudio sistematizado de la

planeación, organización y control del trabajo, recursos y resultados en las organizaciones productoras de bienes y servicios.Es una de las actividades humanas más importantes y tan antiguas como las organizacionestradicionales: el Estado, el ejército, la iglesia. Desde que los seres humanos comenzaron a formar grupos para alcanzar objetivos que no podían lograr como individuos, la Administración ha sidoesencial para asegurar la coordinación de los esfuerzos individuales. A medida que la sociedadha venido a confiar cada vez más en el esfuerzo del grupo y a medida que muchos gruposorganizados se han vuelto grandes, la tarea de los administradores ha cobrado cada vez másimportancia.

• Como administradores, las personas ejecutan las funciones administrativas de Planeación,Ejecución, Control y de tomar Acciones correctivas.

•

La Administración es aplicable a cualquier tipo de Organización.• Es aplicable a los administradores en todos los niveles organizacionales.• La Administración se ocupa de la Productividad, esto implica eficacia y eficiencia, y

como resultado la efectividad.Los administradores tienen la responsabilidad de emprender acciones que permitan que losindividuos hagan sus mejores aportes a los objetivos del grupo.

__ QUE ES ADMINISTRACIÓN

Administrar es observar lo que nos rodea. Es “una serie de actividades interdependientesdestinadas a lograr que una cierta combinación de medios puedan generar una producción de

bienes económicos o socialmente útiles”. A la administración también se le ha llamado “el artede lograr que se hagan ciertas cosas a través de las personas”. Esta definición de Mary Parker, secentra en el hecho de que los gerentes cumplen las metas organizacionales haciendo que otrosdesempeñen las tareas que se requieren, no desempeñando ellos mismos esas tareas. Laadministración es eso y mucho mas, y de ahí que ninguna definición haya sido aceptada en formaunánime. Por esto se puede decir que la administración es el proceso de planear, organizar,dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demásrecursos de ella para alcanzar las metas establecidas. El proceso es una forma sistemática dehacer las cosas. Definimos la administración como un proceso porque todos los administradores,

prescindiendo de sus habilidades o aptitudes, realizan ciertas actividades interrelacionados con elfin de lograr sus metas deseadas. La definición indica asimismo que los administradores utilizantodos los recursos de la organización para alcanzar sus metas. Las personas son el recurso másimportante de cualquier organización, pero los administradores limitarían sus logros si norecurrieran además a otros recursos disponibles. Por ultimo se afirma que la administraciónconsiste en cumplir con las metas formuladas de la organización. Ello significa que los gerentesde cualquier organización trataran de conseguir finalidades específicas. Desde luego estos finesson peculiares de cada organización. La meta establecida de una universidad será dar a losestudiantes una educación integral en una comunidad académica. Cualquiera que sean las metasde una organización particular, la administración es el proceso en virtud del cual se consiguenesos objetivos.

ORIGEN DE LA ADMINISTRACIÓN




DPTO. MEDICINA PREVENTIVA Y S. P.La administración como una actividad práctica surgió cuando los hombres primitivos se unierony se organizaron para poder enfrentar las condiciones adversas a que les enfrentaba la naturaleza.

Cuando el número de individuos aumentó las necesidades de alimento, vestido y protección,también lo hicieron y, por lo tanto, la condición de sobre vivencia de la comunidad pasó por la

búsqueda de una adecuada organización grupal. Esta debía permitir tanto la cohesión del grupocomo la obtención de los satisfactores que se requerían, no sólo para la subsistencia sino también

para la reproducción de la propia comunidad. A partir de este momento la administración,aunque de forma totalmente intuitiva y rudimentaria, se hizo necesaria en la organización de lavida de individuos. Es decir, desde la formación de los clanes, cuando algunos individuos seespecializaron en ciertas tareas comunitarias, hasta la creación de los grandes complejossociales-industriales de la actualidad, las técnicas y estrategias administrativas, como formas deorganización de las actividades humanas se hicieron indispensables en los procesos productivos,

económicos y sociales.Con el transcurso del tiempo se empezaron a crear principios administrativos que han mantenidosu influencia hasta nuestros días. En la antigua Grecia, Sócrates ya hacia referencia a launiversalidad del pensamiento administrativo, argumentando que así como cada individuo poseíala habilidad para controlar y dirigir (administrar) una familia, de igual manera lo podía hacer enlos asuntos públicos, ya que según él, éstos difieren de los asuntos familiares sólo por el tamañode la empresa.

De manera ya más formal, una de las instituciones pioneras en el uso e implementación demétodos administrativos fue la iglesia católica. Lo complejo de esta institución, su enorme

tamaño y la necesidad de controlar desde el poder central un amplio grupo de comunidadesoriginó que empezaran a ponerse en práctica algunos principios de carácter administrativo.Inicialmente relacionados con la "administración de personal" y con los cuales se realizaba laasignación jerárquica de funciones y responsabilidades entre la gran burocracia eclesiástica. Por otra parte, y dado que la iglesia católica llevaba a cabo una gran variedad de actividades yademás las comunidades bajo su dominio eran muy dispersas, se hizo necesario que laadministración de la hacienda eclesiástica tuviera que sujetarse de estrictos "modelos de controlfinanciero", con los cuales poder registrar adecuadamente los ingresos y los gastos de la iglesia.

Durante el feudalismo y debido a factores tales como la insuficiencia en la demanda de productos, la precaria situación de los medios de comunicación, así como los problemas

generados por la inexistencia de un patrón de cambio adecuado, las actividades productivasestaban reducidas al intercambio entre los integrantes de una misma comunidad. En estemomento no se hablaba de mercancías, ya que sólo había intercambio de productos entre unartesano y otro. La actividad productiva se desarrollaba a través del Sistema Doméstico, dondesólo se producía para el consumo familiar y el excedente se destinaba al trueque.

Con el transcurso del tiempo, mediante la creación de patrones de cambio exactos se facilitaronlos intercambios de mercancías generando un gran estimulo para el comercio, y las transaccionesfinancieras se hacían en la Corte de Cambio de Dinero, donde las diversas monedas eran pesadasevaluadas y canjeadas. Los resultados de esa transformación no se harían esperar. El comercio seexpandió y el gremio empezó a perder terreno, ya que la organización productiva gremial sóloera capaz de producir para mercados muy pequeños y, por tanto, satisfacer una demanda demagnitud nacional, o quizá mayor, resultaba imposible. En esta etapa del desarrollo productivo




DPTO. MEDICINA PREVENTIVA Y S. P.la incipiente práctica de la administración estaba reducida a la división de tareas existente entrelos miembros de la familia para la elaboración de los productos que la misma requería.

Este método de producción fue sustituido por el Sistema Domiciliario, cuyo rasgo fundamentalfue el surgimiento de un intermediario entre el productor y el consumidor. Este fue el precursor tanto del moderno empresario como del administrador. Contrataba a las familias a precio fijo, les

proporcionaba los materiales indispensables y les indicaba la cantidad y las características de los productos que debían elaborar. El resultado de tener que llevar y traer regularmente materias primas y productos a la casa de los productores era la constante pérdida de materiales. Estomotivo a los intermediarios a crear los primeros métodos para el control de la producción y losmateriales.

En el transcurso de los siglos XIV al XVIII, la actividad productiva evolucionó en términosadministrativos y tecnológicos de manera gradual, y los primeros empresarios pudieron ir incrementando paulatinamente la productividad y sus ganancias. Para este momento losempresarios aparecían como verdaderos administradores, en el sentido de que conocían todas ycada una de las etapas involucradas, tanto humanas como económicas y técnicas, en laelaboración de sus productos y en la distribución de los mismos.

Ante la expansión de la demanda y lo complicado de llevar las materias primas a la casa de lasfamilias, el intermediario, ya convertido en empresario, construyó recintos destinados a lacolocación de la maquinaría y las herramientas. En lo consecutivo el problema fundamental de la

producción fabril sería incrementar rápidamente la productividad, para lo cual tanto los procesos productivos como las actividades organizativas dentro de la fábrica habrían de parcializarse yestandarizarse. El momento de la gran división del trabajo en las fábricas había llegado.

Con el Sistema de Producción Fabril nacía el capitalismo y se iniciaba la etapa de formalizaciónde la práctica y el pensamiento administrativo, pues es en este momento donde se hicieronnecesarios métodos de administración de personal, de planeación financiera y de control de la

producción y es cuando la administración empieza a formar un campo de investigación, de prácticas y de conocimientos específicos.

En ese contexto surgieron los conceptos de centralización del mando y el establecimiento de

tareas basadas en una estructura organizativa jerárquica que permitían un mejor control deactividades dentro de la empresa. Por otra parte, y con el auge de las ciencias de la naturalezaalgunos pioneros dentro del campo administrativo propusieron la utilización de las fases delmétodo científico en el estudio y el análisis de los procesos productivos y sus problemas.También se dan los avances en la administración de personal y en la fragmentación del trabajoen sus operaciones más simples, lo que creó las condiciones para la implementación de métodos

para evaluar la eficiencia del trabajo humano y los procedimientos necesarios para el desarrollode las técnicas de planeación y control de costos.

La evolución en los procedimientos y en los métodos administrativos ha sido el resultado de la

búsqueda de formas de organización más eficientes para la realización de las actividadeshumanas. Las que a su vez han evolucionado a la par de los cambios sociales, económicos, productivos y del mercado. Además entre mayor es el grado de desarrollo de las sociedades, lasnecesidades de los individuos tienden a ser cubiertas con productos de mayor grado de




DPTO. MEDICINA PREVENTIVA Y S. P.elaboración. Lo que exige el desarrollo de un proceso de la transformación constante de lasformas administrativas y productivas.

LA ADMINISTRACIÓN COMO CIENCIA, ARTE O TÉCNICA

Para saber si la administración es arte, ciencia o técnica se definirá cada uno y luego semostraran algunas posiciones referentes a esta temática como la de Valladares Rivera y la deKliksberg.

CIENCIA:

o Definición : Conjunto de conocimientos ordenados ysistematizados, de validez universal, fundamentados en una teoría referente a verdadesgenerales.o Objeto : Conocimiento del mundo búsqueda de la verdad.o Método : Investigación, observación, experimentación, encuesta.o Fundamento : Leyes generales, principios.

TÉCNICA:

o Definición : Conjunto de instrumentos, reglas, procedimientos yconocimientos, cuyo objeto es la aplicación utilitaria.o Objeto : Aplicación o utilidad práctica.o Método : Instrumentos, procedimientos, conocimientos científicos.o Fundamento : Principio y reglas de aplicación práctica.

ARTE:

o Definición : Conjunto de técnicas y teorías, cuyo objeto es causar un placer estético a través de los sentidos. También se dice de la virtud, habilidad odisposición para hacer bien una cosa.o Objeto : La belleza, la habilidad de Expresión.o

Método : Técnicas, teorías, emotividad, creatividad.o Fundamento : Reglas.

•Según Valladares Rivera "La administración es indudablemente un arte y que la aplicaciónartística de los conocimientos seguirá siendo tal vez la mayor pericia de un gerente. Aunqueel estado de la ciencia en la administración puede llamarse inexacto, también es una cienciaaunque no en el sentido lato de las ciencias físicas o naturales".

•Según Kliksberg:

11 Existe la posibilidad de un conocimiento científico de las organizaciones, o sea,de estructurar una ciencia de la administración. Dicha ciencia partiría de una premisa: las

organizaciones, como otro fenómeno del mundo de lo natural y de lo social encausan sucomportamiento dentro de determinadas regularidades y se propondría la explicación de




DPTO. MEDICINA PREVENTIVA Y S. P.dichas regularidades. Tendería a crear teorías explicativas del comportamiento de laorganización.11 Existe también la posibilidad de un conocimiento técnico de las instituciones, osea, de una tecnología administrativa. Las técnicas de administración deberían basarse en lasconclusiones alcanzadas por el conocimiento científico, y su objetivo sería el de orientar elcomportamiento global de las organizaciones y el de cada una de sus áreas y componentes,hacia los objetivos deseados. Las técnicas se integrarían con cuerpos de normas,conformadas a nivel de los distintos tipos de problemas de la organización.

11 Las características de conocimiento artístico no guardan relación con el contenido de laadministración. La administración no entraña una actitud de carácter espiritual, desarrollada por métodos intuitivos-vivénciales, ni su objeto es desde ya la creación artística. Los errorescometidos por diversos autores al asignarle la calificación de arte, obedecen al desconocimiento

lingüístico o conceptual de las diferencias que guarda con el conocimiento artístico.¿ES LA ADMINISTRACIÓN UN ARTE O UNA CIENCIA?

En un discurso pronunciado ante una conferencia internacional sobre administración, Luther Gulick, un educador y autor de obra de administración, la definió como una ” disciplina que

busca entender sistemáticamente por que y como los hombres trabajan juntos para alcanzar objetivos y hacer que estos sistemas cooperativos sean mas útiles para la humanidad”. SegúnGulik, la administración cumple con los requisitos de una disciplina por haber sido estudiadadurante cierto tiempo y estar organizada en una serie de teorías. Aunque a su juicio, tales teoríasson todavía demasiado generales y subjetivas, mostraba optimismo al decir que la administración

iba a convertirse en una ciencia: se estaba estudiando de manera sistemática y las teorías actualesse estaban probando con la experiencia. Esta disciplina según Gulick, llegaría a ser unaverdadera ciencia cuando la teoría pudiera guiar a los gerentes indicándoles que hacer en unasituación particular y permitiéndoles predecir las consecuencias de sus acciones.

Henry M.Boettinger, funcionario de una empresa y conferencista de temas administrativos,sostiene por su parte que la administración es un arte, “una manera de poner orden en el caos.”En su opinión, la pintura o la poesía requieren tres componentes: la visión del artista, elconocimiento del oficio y la comunicación eficaz. En estos aspectos la administración es un arte,ya que requiere los mismos componentes, Y por ello, del mismo modo que el talento artístico

puede cultivarse por medio de la educación, es posible hacer lo mismo con el talento

administrativo en formas similares a las utilizadas en la formación de los artistas.

Parece muy probable que pasaran todavía muchos años antes que la administración se asemejemás al arte que a la ciencia. Cada ida que pasa adquirimos más conocimientos sobre estadisciplina y, en muchos casos podemos recomendar con seguridad medidas específicas. Enefecto la administración esta a la zaga de las ciencias de la conducta a las que recurre. Aun quedamucho por descubrir en torno a la interacción del ser humano, la estructura social de lasorganizaciones y tantas otras cosas. Mientras nuestro conocimiento no sea mas completo, losgerentes habrán de recurrir a su juicio falible, a su intuición y con frecuencia a informacióninsuficiente. Así pues aunque algunos aspectos de la administración se han vuelto máscientíficos, gran parte de ella sigue siendo un arte.

¿ES LA ADMINISTRACIÓN UNA PROFESIÓN?




DPTO. MEDICINA PREVENTIVA Y S. P.Edgar H.Schein comparo las cualidades principales de los profesionales con las del gerente. En

particular señala tres características.

Los profesionales basan sus decisiones en principios generales. La existencia de ciertos principios confiables de la administración se advierte en los cursos y en los programas deadiestramiento para quienes la ejercen. Si bien los principios comunes de la mayor parte de losadministradores y de los teóricos no se aplican perfectamente en todos los casos, las pautas

particulares muestran gran confiabilidad.

Los profesionales adquieren esta condición por su desempeño, no por favoritismo ni otrosfactores ajenos al trabajo en cuestión. Por desgracia, en la práctica los administradores consiguena veces posiciones gerenciales gracias a sus relaciones con personas en el poder o por otrosfactores ajenos al trabajo. Además, no existe un consenso sobre los criterios objetivos con los

cuales juzgar su desempeño gerencial. Dada la complejidad de los factores que entran en sutrabajo, es más difícil juzgar a los gerentes que por ejemplo a los abogados o cirujanos.

Los profesionales deben gobernarse por un código estricto de ética que proteja a sus clientes.Debido al conocimiento experto que posee el profesional en un área especifica, los clientes lonecesitan y, en consecuencia, se hallan en una posición vulnerable. Schein afirma que todavía nose elabora un código ético de la administración.

Schein concluyo que, atendiendo a algunos criterios, la administración es una profesión, peroque no lo es según otros criterios. En el momento actual advertimos muchos signos de que séesta avanzando a un mayor profesionalismo, tanto en las organizaciones lucrativas como en las

no lucrativas. Las presiones sociales del momento parecen estar intensificando el conocimientode las normas éticas. El desarrollo de la enseñanza formal de la administración en las escuelas de postrado y en los programas de desarrollo para ejecutivos esta difundiendo un acervo deconocimientos y enseñanzas de las técnicas que caracterizan el profesionalismo.

PRINCIPIOS:Henry Fayol aportó catorce principios, pero es necesario aclarar que la palabra principios notiene ninguna rigidez, pues no hay nada rígido ni absoluto en la materia administrativa, todo enella es cuestión de medida.1. División del Trabajo:La división del trabajo es de orden natural, tiene por objeto llegar a producir más y mejor con el

mismo esfuerzo, tiene como consecuencias, la especialización de las funciones y la separación delos poderes.2. Autoridad y ResponsabilidadLa autoridad es el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer. No se concibe autoridadsin responsabilidad, ya que es un corolario de la autoridad. La responsabilidad es por lo generaltan temida como lo es buscada la autoridad.

3. Disciplina:Es esencialmente la obediencia, la asiduidad, la actividad, la conducta, los signos exteriores derespeto manifestando acuerdo con las convenciones establecidas entre la empresa y sus agentes.

“La disciplina es como la hacen los jefes”. Los medios más eficaces para mantenerla yestablecerla son:

1 Los buenos jefes en todos los grados,




DPTO. MEDICINA PREVENTIVA Y S. P.1 Las convenciones lo más claras y equitativas que sea posible,1 Las sanciones penales juiciosamente aplicadas.

4. Unidad de Mando:

Para una acción cualquiera, un agente no debe recibir órdenes más que de un solo jefe. Ladualidad de mando es extremadamente frecuente y esta puede traer descontento, contrariedad yconfusión en el trabajo.

5. Unidad de Dirección:Un solo jefe para cada conjunto de operaciones que tiendan al mismo objeto. No hay queconfundir unidad de dirección (un solo jefe, un solo programa) con unidad de mando (un agente

no debe recibir órdenes mas que de un solo jefe). La unidad de mando no puede existir sin launidad de dirección, pero no deriva de ella.

6. Subordinación del Interés Particular al Interés General:En una empresa el interés de un agente, o grupo de agentes, no debe prevalecer contra el interésde la empresa. Los medios de realización son los siguientes:

1 La firmeza y el buen ejemplo de los jefes,1 Unas convenciones lo más equitativas posible,1 Una vigilancia atenta.

7. Remuneración del Personal:Es el precio del servicio prestado. Lo que se busca en el modo de retribución es:

a. Que se asegure una remuneración equitativa; b. Que se fomente el celo recompensando el esfuerzo útil;c. Que no pueda conducir a excesos de remuneración que sobrepasen el límite razonable.

Examinemos los modos de retribución:

1. El pago por jornada. Se fija un precio de antemano, existe una vigilancia atenta.

2. Pago por tarea. Depende de la ejecución de una determinada tarea, independientemente de laduración de esta.3. Pago a destajo. Está en relación con el trabajo efectuado y carece de límite.

Cada uno de estos tres modos tiene desventajas y ventajas, y su eficacia depende de lascircunstancias y de la habilidad de los jefes.

Primas : Para interesar al obrero en la buena marcha de la empresa, se añade a la tarifa de la jornada un suplemento llamado prima, la cual esta sujeta a condiciones determinadas. Esta se puede otorgar diariamente o por año. Es una fórmula demasiado nueva para ser juzgada.

Participación en los beneficios : La idea de hacer participar a los obreros es muy seductora.

La parte que le podría corresponder a un obrero seria de unos cuantos centavos en relaciónaun salario de cinco pesos. A un jefe medio no le es necesario un estímulo pecuniario paracumplir íntegramente su deber, pero no es indiferente a las satisfacciones materiales.




DPTO. MEDICINA PREVENTIVA Y S. P.El patrono debe prestar sus cuidados, aunque no sea más que en interés del negocio, a la salud, lafuerza, la instrucción a la moralidad, y a la estabilidad de su personal. Puede ejercerse un interésfuera del establecimiento, a condición de que sea discreto y prudente.

Todos los modos que de retribución que pueden mejorar el valor y la vida del personal, yestimular el celo de los agentes de todas las categorías, deben ser objeto de una continua atenciónde parte de los jefes.

7. Centralización:Es un hecho de orden natural, y es simple cuestión de medida. Encontrar la medida que dé elmejor rendimiento total, tal es el problema de la centralización y de la descentralización. Todo lo

que aumenta la importancia del papel de los subordinados es descentralización; todo lo quedisminuye la importancia de ese papel es centralización.

8. Jerarquía:La vía jerárquica es el camino que siguen las comunicaciones y parten de la autoridad superior oque le son dirigidas. Este camino está impuesto a la vez por la necesidad de una transmisiónasegurada y por la unidad de mando. Se admite generalmente que su principal causa es el temor a las responsabilidades pero en realidad es la insuficiente capacidad administrativa de losdirectivos.

9. Orden:

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. El orden debe tener por resultado evitar las pérdidas de materias y las pérdidas de tiempo; la limpieza es un corolario de orden. El orden perfecto exige además que el lugar convenga al agente y que la gente convenga a su lugar.

10. Equidad:La justicia es la realización de las convenciones establecidas. La equidad resulta de lacombinación de la benevolencia con la justicia. Exige en la explicación, mucha sensatez muchaexperiencia y mucha bondad.

11. Estabilidad del Personal:Un agente necesita tiempo para iniciarse en una función nueva y para llegar a realizarla bien,admitiendo que goce de las aptitudes necesarias. La inestabilidad es a la vez causa yconsecuencia de la mala marcha de un negocio; está es también una cuestión de medida.

12. Iniciativa:La posibilidad de concebir y de ejecutar es lo que se llama iniciativa. La libertad de proponer y lade ejecutar son también, iniciativa, es preciso fomentar y desarrollar lo más posible esta facultad.

13. La Unión del Personal:La unión hace la fuerza. El principio que se debe observar es la unidad de mando, los peligrosque hay que evitar son:

1 No se debe fomentar la división del personal . Se necesita un talento efectivo para coordinar los esfuerzos, estimular, utilizar las facultades de todos y recompensar el mérito de cada unosin despertar suspicacias celosas y sin alterar la armonía de las relaciones.




DPTO. MEDICINA PREVENTIVA Y S. P.1 Abuso de las comunicaciones escritas . Para tratar una cuestión de negocios o para dar una

orden es más rápido operar verbalmente que por escrito, las relaciones deben ser verbales, segana con ello rapidez claridad y armonía.

Sin principios se está en la oscuridad, en el caos; sin experiencia y sin medida, se permanecemuy perplejo, incluso con los mejores principios. El principio es el faro que permite orientarse:no puede servir sino a aquellos que conocen el camino del puerto.

ÉTICA EN LA ADMINISTRACIÓN

La cada vez más alarmante contaminación industrial nos recuerda que al destinar recursos los

administradores inevitablemente incurren en ventajas y desventajas, sin importar lo que hagan odejen de hacer. El estudio de quién resulta, y quién debe resultar beneficiado o perjudicado por una acción en particular se denomina ética. En un plano superficial, es relativamente fácil juzgar si una práctica empresarial es correcta e incorrecta en términos de ética. Lo complejo, en

particular cuando las normas convencionales no son aplicadas, consiste en comprender losconceptos y las técnicas de la toma de decisiones éticas para poder establecer juicios de ordenmoral más adecuados.

1 Moral:Es el conjunto de hechos psicológicos, facultades y tendencias habituales del hombre hacia la

práctica de las buenas costumbres.1 Deberes Profesionales:Cada profesión tiene la indeclinable obligación de convertirse en medio ejecutor del imperativocategórico de su investidura. Para ello le es ineludible disciplinar sus actuaciones técnicas ycientíficas, perfeccionar su carácter y fortalecer su conducta dentro de las normas éticas. Sondeberes profesionales, entre otros, los siguientes: honradez, honestidad, estudio, investigación,cortesía, probidad, independencia, discreción, carácter, distribución del tiempo, equidad en elcobro de honorarios, prestigiar la profesión, cuidar de su cultura, puntualidad, solidaridad, etc.

Función de la Ética:El proceso moral cobra formas admirables en el ejercicio de la profesión del individuo a quienestá reservada la alta responsabilidad de difundir sus conocimientos técnicos o científicos, conmira a mejorar la eficiencia y aceleración del progreso. En razón de tan importantes fines, los

profesionales tienen obligaciones morales que cumplir para hacer de su carrera, una misiónrespetable en la vida, que se inicia con la capacitación y en una gama de obligaciones éticas quetermina con el secreto profesional. El profesional tiene el compromiso moral de contribuir a lafelicidad de los demás, directa e indirectamente, mediante sus conocimientos y su conducta ética.La sociedad espera, en cada profesional, un individuo incapaz de engaño, de mentir, de faltar a lamoralidad.

Las Herramientas de la Ética:

En la ética se utilizan términos que han brillado por su ausencia en gran parte de la teoría de laadministración. Los términos claves en el lenguaje de la ética son: valores, derechos,obligaciones y relación.




DPTO. MEDICINA PREVENTIVA Y S. P. Valores: cuando se valora algo, se desea o se anhela que suceda.Los valores en cierto sentido parecen buenos, como la paz o la buena voluntad. Derecho: demandas que facultan a una persona para emprender una acción en particular. Obligaciones: la obligación de emprender acciones especificas oacatar y obedecer la ley. Derechos y obligaciones: el derecho guarda correlación con lasobligaciones. Siempre que a alguien le asiste un derecho, a otra persona le correspondeuna obligación respecto a ese derecho. Normas morales: son normas de conducta que por lo general

penetran como valores morales.

Relaciones: todo ser humano está conectado con otros en un

extremado de relaciones. Estas relaciones existen porque necesitamos de otros paraapoyarnos mutuamente y así lograr nuestros objetivos. Desde la relación de un pequeñocon su padre hasta la de un administrador con sus empleados, las relaciones son unaspecto penetrante de la vida moral.

No se puede olvidar la ecuación de Aristóteles:

TEORIA DE LA CONTINGENCIA:

Luego de haber conocido la historia administrativa, es necesario enfocarnos en nuestro presente,contrastarlo con el pasado para contemplar su evolución y conocer las bases de su gestión.

Existe una teoría que nos permite analizar como se pone en práctica la administración en laactualidad. Esta es llamada teoría de contingencias y nace al realizar una serie de investigaciones

para conocer cuales son las estructuras funcionales, enfatiza que no hay nada absoluto en lasorganizaciones, que todo es relativo y depende del enfoque que se le de, el resultado que seobtenga. Contingencia quiere decir: incierto o inhabitual que puede o no ser.

La Teoría de las contingencias indica que no hay forma única para lograr los objetivos en laorganización y que hay que considerar que esta es cambiante, es decir, dinámica. La teoría se

basa en que los cambios políticos, económicos y sociales al igual que culturales, afectan a laorganización y que lo que funcione en una empresa puede o no funcionar en otra.

Esta teoría considera que son dos los factores que afectan a las organizaciones:

1. El ambiente: todo lo que rodea a la empresa de forma externa.2. Tecnología: la forma en que laboran su producción, cada empresatiene su propia tecnología y esto se considera el aspecto interno.

Esta teoría trata las organizaciones y al medio tanto interno como externo; es decir, el ambiente ysu tecnología. Pero es importante destacar que solo toma en cuenta factores muy específicos.




DPTO. MEDICINA PREVENTIVA Y S. P.Considera que las empresas tienen tres niveles:

3. Estratégico o institucional: Son accionistas, directores y altosejecutivos.4. Intermedio: Esta integrado por todas las personas que están entre elnivel estratégico y el nivel operacional (gerentes medios, de finanzas, producción, etc.).5. Operacional: Es nivel inferior de la empresa, donde lasoperaciones o tareas son ejecutadas (obreros).

Existe también la teoría del desarrollo organizacional, esta consiste en una serie de ideas querelacionan a la organización con el hombre y el medio. Se considera que el desarrolloorganizacional es una continuación de la teoría de las relaciones humanas.

El objetivo principal del desarrollo organizacional es cambiar actitudes, comportamiento yestructura en la organización, para que se adapte fácilmente al medio y cambios continuos queabarcan a la empresa como un sistema total.

Para esta teoría existen cuatro variables:

6. El medio: donde se tratan problemas como tecnología y educación.7. La organización: considera que esta debe tener dinamismo yflexibilidad para sobrevivir al impacto ambiental.8. El grupo social: en el que hay que tomar en cuenta el liderazgo, lacomunicación, las relaciones interpersonales y los conflictos.

9. El individuo: sus necesidades, sus actitudes y motivadores.

PLANEACIÓN

Se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados ensu administración; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno.

Una buena organización depende de que tan bien se halla elaborado la función de planeación yde la forma como las personas hallan hecho su trabajo. La organización consiste en cinco pasos

básicos:

1. Dividir el trabajo, es decir, jerarquizar las actividades a las que se tiene que recurrir parael cumplimiento de los objetivos.

2. Agrupar las actividades estructuralmente, es decir realizar una departamentalizacioncoherente con lo que se tiene que hacer.

3. Repartir actividades al personal encargado, para que las lleven a cabo.4. Asignar los recursos.5. Coordinar los esfuerzos.

NIVELES DE ORGANIZACIÓN:




DPTO. MEDICINA PREVENTIVA Y S. P.Los niveles de la organización se clasifica según el nivel en el que se implante: organización enel nivel global, organización en niveles departamentales y organización en niveles de tareas yoperaciones.

A. Organización en el nivel global: como su nombre lo dice, se encarga de organizar laempresa en su totalidad y se divide en tres clases, la primera organización lineal, lasegunda organización funcional y la tercera en línea- staff. Se denomina diseñoorganizacional.

B. Organización en el nivel departamental: su área de trabajo son los diferentesdepartamentos de la organización y es denominada diseño departamental odepartamentalizacion.

C. Organización en el nivel de tareas y operaciones: es la organización que se enfoca hacialas tareas, actividades y operaciones de la empresa es denominada diseño de cargos otareas.

COMPONENTES DE LA ORGANIZACIÓN:

Uno de los conceptos de organización tal vez más completo es el del ortodoxo Louis A. Allen,quien afirma lo siguiente:

“La organización formal es un sistema de tareas bien definidas, cada una de las cuales lleva en símisma una cantidad especifica de autoridad, responsabilidad y obligación de rendir cuentas. Esteconjunto de elementos se establece en forma conciente y minuciosa para permitir que losresponsables de la empresa trabajen juntos con mas efectividad y alcancen los objetivos. La

organización formal se caracteriza porque está bien definida, tiene una delegaciónadecuadamente limitada y posee relativa estabilidad. La organización formal es una estructuramas o menos arbitraria, a la cual debe adaptarse el individuo: decirle a este que tareas puederealizar y de que maneras específicas predispone su obediencia a las ordenes de individuos

predeterminados, e indicarle que debe trabajar de modo cooperativo con las demás personas. Laorganización formal facilita el establecimientos de objetivos y políticas; es una forma deorganizar relativamente fija y predeterminada, lo cual permite a la empresa pronosticar su futuroy sus probables ganancias”.2

La organización es la función de estructurar y agrupar los recursos humanos y no humanos conlos que cuenta el ente económico. La estructuración y agrupación de los recursos humanos es tal

vez la mas importante, ya que fue creado para que una persona no tenga que hacer todas lasactividades, lo cual sería casi imposible. Pero la organización no es tan sencilla como parece, suesencia se encuentra en la capacidad de hacer que las personas puedan agruparse y coordinar enlo que hacen.

La función de organizar consta de cuatro elementos: tareas, personas, órganos y relaciones, lasiguiente es la explicación de cada uno de ellos:

1 TAREAS : las tareas son el trabajo realizado en las diferentesempresas, las cuales dan lugar a la especialización de las actividades y las funciones.

Estas últimas se derivan de los objetivos de la planeación y son la base de laorganización. Las funciones se subdividen en tareas.1 PERSONAS : cada persona es designada para ocupar un cargo, quees una porción específica del trabajo global. En principio esa designación debería tener

http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006862/lecciones/capitulo%205/cap5_c.htm#apunte2






DPTO. MEDICINA PREVENTIVA Y S. P.en cuenta habilidades, aptitudes, intereses, experiencia, práctica, y comportamiento decada persona.1 ÓRGANOS : los órganos son grupos de personas que se agrupan

porque tienen características semejantes.1 RELACIONES : anteriormente, se entendía por relaciones todainteracción entre el hombre y los órganos de la empresa con su trabajo, pero hoy en día seentiende como la interacción del hombre con su trabajo, con demás personas ya sean delmismo sector o de otro y la del hombre con situaciones fuera del trabajo.

La función organizativa tiene dentro de si misma un principio básico: La especialización. Esta se presenta cuando a una tarea de poca complejidad, se aplica un notable esfuerzo, que puede dejar resultados fructíferos como el aumento de la cantidad y la calidad de los productos. Laespecialización es la base fundamental de la organización, y esta se puede dividir enespecialización horizontal (Cuando un órgano crece horizontalmente, es decir cuando se

subdivide en más órganos del mismo nivel), o especialización vertical (Se presenta cuando sedistingue entre un órgano y otro).

TÉCNICAS RELACIONADAS CON LA ORGANIZACIÓN:

Utilizar diagramas puede ayudar a visualizar mejor algunos aspectos de la organización de unaempresa. Cuando estos diagramas se refieren a aspectos globales o parciales de la estructuraorganizacional, se denominan organigramas; cuando se refieren a aspectos globales o parcialesde la rutina o procedimientos se denominan flujogramas. Los organigramas son estáticos, en

tanto que lo flujogramas reflejan la dinámica de los procedimientos y las operaciones.

ORGANIGRAMAS:Son diagramas que representan la estructura formal de la organización, en ellos se especifican deforma clara los siguientes puntos:

1 Estructura jerárquica.1 Órganos de la estructura.1 Canales de comunicación que unen los órganos.1 Los nombres de quienes ocupan los cargos.

Una característica primordial de los organigramas es que reflejan con total claridad ysimplicidad, la estructura de la empresa, en el no se describen las funciones de losrepresentantes. Los componentes del organigrama son los rectángulos o círculos o cuadros,unidos entre si mediante líneas horizontales y verticales.

Los rectángulos simbolizan los cargos y las líneas los canales de relación entre ellos. Cuando laslíneas van de forma descendente indican autoridad pero cuando van en forma ascendente elorganigrama indica responsabilidad. La expresión de autoridad en los organigramas se expresade tres formas:

1. Autoridad de línea: confiere al poseedor el derecho de impartir ordenes directas a los subordinaos y delegar directamente parte de su autoridad.




DPTO. MEDICINA PREVENTIVA Y S. P.2. Autoridad de asesoría o de staff : la autoridad de asesoría es aquellaen la que un especialista técnico brinda asesoría a su superior jerárquico, el cual

basándose en estas da órdenes a los empleados.3. Autoridad funcional : permite que un cargo o un órgano actué sobreelementos no ligados directamente a ellos, sólo en asuntos específicos de su función en laorganización. Es decir un departamento puede actuar sobre otros que no son de loincumbencia, siempre y cuando su autoridad se lo permita.

Es importante saber que los organigramas deben mantener la mayor simplicidad posible y evitar el cruce excesivo de líneas. Los cargos del mismo nivel jerárquico deberán tener nombresequivalentes o que indiquen el nivel.

LA PROBLEMÁTICA ACTUAL

En las condiciones actuales de la industria y del proceso de globalización de los estados, y dondelos sistemas de información y producción están caracterizados por una creciente automatización,las condiciones que imponen el mercado y el comercio internacional se traducen en la necesidadde lograr mejoras en los estándares de productividad y en la calidad y el diseño de productos.Esto ha traído como consecuencia que los procesos administrativos hayan rebasado el ámbito

meramente operativo de la empresa y estén, ahora más que nunca, vinculados estrechamente conla estrategia de expansión de la misma; donde el aumento de la productividad, eficacia yeficiencia, es determinante en la definición de metas y en la posición de la empresa en elmercado. Esta nueva forma de concebir la "estrategia de negocios" comprende todo lorelacionado con la orientación y filosofía de la empresa, la que va más allá del desarrollo denuevas tecnología y de los avances en ingeniería de producto, y está vinculada al

perfeccionamiento de los procedimientos administrativos. En los que ahora ya no sólo seconsideran los aspectos internos de las empresas sino también los relacionados con la visión quelos clientes tiene de la misma y de los servicios que presta.

En las condiciones actuales el mejoramiento en las prácticas administrativas se realiza con elobjetivo de obtener resultados productivos de la más alta calidad, tanto para ofrecer mejoresmercancías como servicios integrales a los consumidores.

Como se mencionó en el apartado anterior, la administración se ha ido transformado dentro decontextos económicos y sociales específicos. Ya que las modificaciones técnicas y productivasdentro de la industria suponen a su vez nuevas formas de trabajo y de gestión que permitanreorganizar los procesos productivos para los requerimientos del mercado interno y del mercadoexterno. En la consideración de que en adelante, la empresa será evaluada no sólo a partir de laventa del producto o del servicio sino fundamentalmente por la atención y servicio que

proporcione al cliente.

En este sentido, se puede afirmar que actualmente, la innovación en los procesos administrativos,además de perseguir el adecuado manejo de los recursos humanos, técnicos y financieros de laempresa tiene como meta la búsqueda de la información que permita al administrador o al




DPTO. MEDICINA PREVENTIVA Y S. P.empresario realizar una evaluación de los puntos débiles y de los puntos fuertes de la empresa,derivados de las condiciones tanto internas como externas a la misma. El conocimiento esos

problemas permite establecer la estrategia y los cursos de acción a seguir para que la empresa pueda expandirse en el mercado y consolidar su posición en el mismo.

Dentro de las nuevas prácticas administrativas el área de la administración de personal es de lasque más se han transformado. Esta área funcional ya no sólo se ocupa de la descripción de

puestos y la contratación de personal sino que trata de identificar los factores esenciales de losque surgen los conflictos entre el personal. Una vez realizado lo anterior, y con el objetivo dereducir la rotación de personal y para que el trabajo se desarrolle dentro de un contexto deseguridad y tranquilidad, se encarga de proponer soluciones alternativas y adecuadas a esosconflictos. Además, trabaja en estrecha colaboración con las áreas de relaciones industriales y decapacitación y adiestramiento del personal, por que el eficiente funcionamiento de la empresa nosólo depende del uso de mejores técnicas productivas sino también de contar con personal demayores niveles de calificación. Esto se ha traducido en la mayor contratación de técnicos

medios, personal de alta calificación y, en su conjunto, la implementación de programas deadiestramiento y capacitación de los trabajadores directos.

Inclusive, se tiene una clara consideración de que los trabajadores asumen con mayor responsabilidad los programas de capacitación y adiestramiento y el sentido de pertenencia a unaorganización, no tanto por los esquemas de prestaciones e incentivos económicos, sino en mayor medida por los incentivos de carácter psicológico que generan el espíritu del trabajo colectivo yel sentido de pertenencia a una organización. De tal forma que una de las tareas principales de laadministración de personal es lograr que todos los empleados, independientemente de su rango

jerárquico y de la función técnica que realicen conozcan, comprendan y sientan que forman partede una organización integral. Operar de esta forma permite a los trabajadores, en un clima deseguridad, desempeñar mejor sus funciones, cooperando y considerando el papel de los demástrabajadores.

Los beneficios que se obtienen de esta tendencia a colectivizar procesos operativos, técnicos yadministrativos no sólo se relacionan con el incremento en los estándares de productividad sinoque también se traducen en la adquisición de una mayor flexibilidad dentro de la organización.Esto le permite la rápida adaptación a las necesidades cambiantes de los clientes y al uso denuevas tecnologías.

De esto se puede afirmar que en las condiciones actuales, la administración de los recursoshumanos busca a través del fomento al trabajo colectivo, donde se comparta información,recursos y planes, mejorar el funcionamiento de la organización. Para que los bienes y servicios

producidos o prestados satisfagan completamente las exigencias de calidad y de servicio de losclientes.

Por otra parte, y aunque los avances en el uso de redes y sistemas de información computarizadahan impactado positivamente a todas las áreas funcionales de la empresa, es dentro del áreafinanciera donde han tenido un mayor impacto. Volviendo más rápidas y eficientes lasactividades desarrolladas en esta área funcional. Tanto en relativo a la elaboración de estadosfinancieros como en la agilización de los procesos de presupuestación y de la evaluación de laadministración financiera de la empresa en su conjunto. Con ello los tiempos para instrumentar cambios en las políticas de planeación financiera se han reducido notablemente.




DPTO. MEDICINA PREVENTIVA Y S. P.Y si consideramos que es en el área financiera donde se establecen en última instancia, tanto lasestrategias de comercialización -esto es, cuánto debe venderse para cubrir necesidades derecursos de la empresa- como la correcta aplicación de los fondos, es claro que el uso de lainformática en esta área genera importantes ahorros en tiempo y costos a las empresas.

Adicionalmente, con las modernas prácticas de planeación y administración financiera se puederealizar de manera más adecuada la oportuna evaluación de las alternativas de inversión en losmercados financieros y del posible riesgo y rendimiento de las mismas.

Cabe señalar que el nuevo enfoque administrativo que como se puede observar vincula lascondiciones internas de la empresa con las necesidades de clientes y proveedores, da especialatención al cuidado que la empresa debe al entorno ecológico. Lo que hace necesario que desdeel ámbito administrativo, y en cooperación con las áreas de producción y de ingeniería de

productos, se esté buscando desarrollar procesos productivos que así como generen ganancias para la empresa permitan la protección del medio ambiente. O bien que el impacto que sufra,

derivado de la actividad de la empresa, se el menor posible.

Esto muestra que dentro de los planes de la empresa se está considerando la interdependenciaentre las actividades operativas-administrativas y productivas de la empresa y el entornoecológico en la que éstas se desarrollan. En ese sentido muchas empresas se han dado a la tareade integrar una serie de planes y programas para el control de emisiones de contaminantes, queconsisten tanto en la capacitación para el manejo de desechos sólidos y líquidos hasta la

instalación de equipos de medición y muestreo, y la puesta en operación de ductos o chimeneasanticontaminantes, según se requiera.

Lo anterior nos permite afirmar que la ampliación de los mercados, la modernización económica,el mejoramiento tecnológico, la investigación y el desarrollo de nuevos productos que se da a latarea de mejorar la calidad de los bienes y servicios, procurando no romper el equilibrioecológico natural, se han traducido en una total transformación de los procesos administrativos.Los que además de centrar su atención en la planeación y control de los procesos operativosdentro de la empresa tienen también una importante participación en el establecimiento deestrategias productivas, donde la necesidad de mantener el equilibrio ecológico

COMPONENTES DE LA EMPRESA:

Antes de realizar la clasificación de las empresas, veamos un pequeño esquema que nos ayudaraa entender mejor las organizaciones.





PERSONAS NATURALES: Persona natural es aquel individuo que actuando en su propionombre se ocupa de alguna actividad que la ley considera mercantil de forma profesional. Pararegistrase deben comprar el formulario de persona natural y establecimiento de comercio en la

cámara de comercio, diligenciarlos y pagar los respectivos derechos de matricula.

PERSONAS JURÍDICAS: Una persona jurídica es un ente ficticio diferente de las personas quela constituyen, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones y de ser representada judicial yextra judicialmente.

SOCIEDADES: La sociedad es el contrato que celebran dos o mas personal obligándose a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables con el fin de repartirse entre si lasutilidades obtenidas de la empresa o actividad social.

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