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5/14/2018 Administracion-ll - slidepdf.com

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ADMINISTRACIONII

Fuente:ADMINISTRACION EN LOS NUEVOS TIEMPOSIdalberto Chiavenato

ADMINISTRACION James A. F. Stoner - Edward Freeman



ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA

El ambiente de las empresas y suscaracterísticas principales

Las organizaciones no existen en el vacío ni

están solas o aisladas en el mundo, viven yoperan en un ambiente que les sirve denicho. En este ambiente también hay otrasorganizaciones y empresas que cooperan,compiten o se enfrentan entre sí. Lasorganizaciones obtienen sus insumos y

recursos en el ambiente, es decir, susentradas que le proporcionan talentos,energía, materiales e información; en elambiente a su vez, ponen sus productos oservicios, es decir, sus salidas. En estesentido, las organizaciones funcionan comosistemas, es decir, como conjuntosintegrados de actividades que agregan valory crean riqueza.



Concepto de Sistema: Un sistema se puededefinir como un conjunto integrado departes relacionadas de manera estrecha ydinámica, que desarrolla una actividad ofunción y está destinado a alcanzar unobjetivo específico. Todo sistema formaparte de un sistema mayor (suprasistema,

que constituye su ambiente) y estácomplementado por sistemas menores(subsistemas). Por ejemplo: el sistema solar.



Clasificación de los sistemas: En cuanto a sunaturaleza los sistemas se clasifican encerrados y abiertos.

Sistemas cerrados: Son sistemas cuyointercambio con el ambiente es pococonocido y por tanto, están programadospor completo: determinada entradacorresponde a una salida única y específica.Sus partes constituyen piezas de un todo y

se combinan de manera rígida e invariable,tienen escasa flexibilidad, son los llamadossistemas mecánicos, como las máquinas ylos equipos.



Sistemas Abiertos: Sistema que presenta intensarelaciones de intercambio con el ambiente através de múltiples entradas y salidas. Por estarazón son flexibles y probabilísticos, pues no esposible representar ni conocer todas susentradas y salidas, se denominan sistemasorgánicos, a éstos pertenecen los organismosvivos y las organizaciones, las cuales, son

sistemas abiertos que transforman recursosfísicos, materiales y financieros del ambiente,en bienes y servicios que retornan a este último.



Concepto de Ambiente: Es todo lo que rodea

externamente la organización, en otrostérminos, ambiente es todo aquello que estámás allá de las fronteras o límites de laorganización. Como el ambiente es muyvasto, difuso, complejo, no es posiblecomprenderlo en su totalidad, en

consecuencia, es preciso segmentarlo en:general (macroambiente) y específico(microambiente).

Ambiente General: Es el medio más amplioque incluye la sociedad, los países, lasempresas, las comunidades, etc. funcionacomo un contexto amplio que afecta a todossus componentes e integrantes de modogenérico, aunque unos puedan experimentarmás influencias y presiones que otros. Así,

todas las organizaciones están sujetas a suefecto, generalizado y amplio que afecta alas decisiones administrativas.



Los componentes del ambiente general son:

Condiciones económicas: representa la partedel ambiente general que define cómo

producen las personas y organizaciones deuna comunidad o país y cómo distribuyen yutilizan los diversos bienes y servicios.Algunos componentes importantes son: elestado general de la economía en términos

de inflación, desarrollo, contracción,producto interno bruto, empleo, desempleoy otros indicadores relacionados con losfenómenos económicos.



Condiciones Tecnológicas: Representa laparte del ambiente general que incluyenuevos enfoques para la producción debienes y servicios. Abarcan procedimientos oequipos, o estado general del desarrollo ydisponibilidad de la tecnología en el

ambiente, incluido la investigación.

Condiciones Sociales: Describe lascaracterísticas generales de la sociedad enque la organización opera, algunos

componentes son los valores sociales queprevalecen en cuestiones de derechoshumanos, las tendencias en la educación, lasinstituciones sociales y los estándaressociales de comportamiento.



Condiciones Legales: Representa la parte quecontiene los códigos legales vigentes,comprende las leyes y reglamentos definidospor la sociedad, así como la forma de

gobierno predominante.

Condiciones Políticas: Contiene loselementos relacionados con asuntosgubernamentales, se incluyen los partidospolíticos, las representaciones de la

sociedad, las actitudes de los gobiernoslocales, regionales y nacionales sobreindustrias, grupos de interés, etc.



Condiciones Culturales: Contiene loselementos relacionados con los valoresculturales que prevalecen en la sociedad.

Condiciones Demográficas: Representan los

aspectos estadísticos de una población,incluyen los cambios de número de personasy la distribución del ingreso entre losdiversos segmentos de la población.

Condiciones Ecológicas: Representa el

estado natural de la naturaleza y lascondiciones del ambiente físico y natural, así como la preocupación de la sociedad por elambiente.



Ambiente Específico: Es el ambiente máscercano e inmediato a cada organización, enconsecuencia, estas tienen un ambienteparticular de trabajo que constituye elespacio donde desarrolla su actividad ydonde obtiene sus insumos y coloca susproductos y servicios. Está constituido porlos siguientes elementos :

Proveedores: Proporciona entradas oinsumos en forma de recursos, energía,servicios e información a la organización.Ellos ofrecen recursos, como capital,materias primas, máquinas, equipos,tecnología, conocimientos, publicidad,

servicios jurídicos, contables, etc.

Clientes: Elementos que compran oadquieren los productos o servicios, es decir,absorben las salidas y los resultados de la

organización. Los clientes se pueden llamarusuarios, consumidores, contribuyentes oincluso patrocinadores. Servir a los clientes ypor sobre todo, atraerlos es la másimportante tarea actual de la organización.



Competidores: Elementos que disputan losmismos proveedores(entradas) y los mismosclientes(salidas) de la organización. Loscompetidores desarrollan estrategias nosiempre esperadas ni conocidas, para ganarespacio y dominio e intervienen en elambiente de trabajo, generando

incertidumbre en cuanto a sus decisiones yacciones. Conocer los competidores y sabertratar con ellos es tarea vital para laorganización.

Agencias reguladores: Elementos que

regulan, norman, monitorean, evalúan ofiscalizan las acciones de la organización.Son los órganos fiscalizadores del gobierno,los sindicatos, las asociaciones de usuarios,asociaciones de clase, asociaciones de

protección al consumidor, grupos de interésy todas las entidades de tipo regulador.



Los Ambientes de las Organizaciones

ECONOMICAS

PSICOLOGICAS

POLITICAS

CULTURALESECOLOGICAS

DEMOGRAFICAS

LEGALES

SOCIALES COMPETIDORES

AGENCIAS

REGULADORAS

CLIENTESPROVEED. ORG.

MICROAMBIENTE

MACROAMBIENTE



Emprendedor y Empresario:

Un aspecto importante de la culturaorganizacional es el espíritu emprendedor,las organizaciones buscan personas capacesde conducirlas, resolver sus problemas,

generar nuevas ideas y caminos, crearnuevos productos y servicios, buscar nuevosmétodos para satisfacer al cliente y, sobretodos, volverlas más competitivas frente alos competidores. En otros términos, lasorganizaciones requieren personas conespíritu emprendedor, cuya principalcaracterística, es la capacidad de asumir losfactores de producción (humanos,materiales, financieros) y utilizarlos parafabricar nuevos productos o prestar servicios

cada vez mejores.



Los emprendedores perciben oportunidadesdonde otros no las ven o no las advierten,además, asumen la responsabilidad de losriesgos que se corren. Algunosemprendedores utilizan la informacióndisponible para todos y crean algo

enteramente nuevo, gracias a su intuición.Akio Morita, presidente de Sony, el gigante japonés de productos electrónicos deconsumo, percibió que los productos yaexistentes en la compañía podrían ser

adaptados para crear un nuevo productoinnovador, el walkman personal, en general,un emprendedor percibe una necesidad yreúne y coordina personas, materiales ycapital necesarios para satisfacerla.



El emprendedor es diferente deladministrador, aquél se relaciona con laintroducción de cambios en la producción,mientras éste se relaciona con lacoordinación de los procesos de producción.

Drucker asevera que el emprendedor estárelacionado con el cambio y siempreresponde a éste y lo explora como unaverdadera oportunidad. Schumpeter, quepopularizó el término emprendedor, afirmaque el proceso global de la economíadepende de las personas que lo hacenposible: los emprendedores. Losadministradores deben desarrollar suespíritu emprendedor para volvercompetitiva su organización.



Existen ciertos factores psicológicos ysociológicos que explican el espírituemprendedor:

a.- Factores Psicológicos Alrededor de1.980, se identificaron cinco dimensionesdel espíritu emprendedor:

1.- Necesidad de Autorrealización: Losemprendedores presenta alta necesidad deautorrealización que los lleva a desarrollar elmáximo de su potencialidades individuales,él, nunca esta satisfecho con lo realizado,

siempre quiere cada vez avanzar más.

2.- Autocontrol: Los emprendedorescontrolan sus propias vidas, es decir, sonindependientes de otras personas.



3.- Tolerancia a los Riesgos: Los

emprendedores toleran riesgos moderados,si les traen mayores retornos a susesfuerzos, el valor y la decisión son suscaracterísticas.

4.- Tolerancia a la Ambigüedad: Muchas

decisiones se deben tomar de informaciónincompleta o dudosa, los emprendedoresenfrentan la ambigüedad con mayorfacilidad, si consiguen hacer las cosascorrectas la primera vez.

5.- Comportamiento del Tipo A: Se refiere alimpulso personal de hacer más en menortiempo y, si es necesario, a pesar de lasobjeciones de otras personas, es decir,busca las maneras diferentes de hacer la

misma cosa.



b.- Factores Sociológicos: Las minoríassociales, raciales o religiosas muchas vecesenfrentan dificultades para adaptarse a

ciertas culturas diferentes, con lasfrustraciones consiguientes, lo cual lleva abuscar ambientes capaces de atender susnecesidades específicas, casi siempre estoconduce a que su espíritu emprendedor

busque situaciones que ofrezcanoportunidades para satisfacer susnecesidades.



Sin embargo, existe un aspecto importanteen extremo, que se debe recordar, elemprendedor es casi siempre individual,solitario y competitivo; en la actualidad, lasorganizaciones privilegian mucho el espíritude equipo y la cooperación interna, en vez

del individualismo y la competición interna.

El papel del emprendedor es introducircambio e innovación, asumirresponsabilidades y riesgos, así, en lasorganizaciones, este papel se debe ajustar

debidamente a estas nuevas exigencias detrabajo en equipo y cooperación. Cuando elespíritu emprendedor se une al espíritu deequipo e integración, se obtiene el marconecesario para volver competitiva a las

organizaciones.





Los empresarios , como la mayoría de lasgentes, son complejos y ninguna teoríapuede explicar totalmente sucomportamiento, sin embargo, partiendo delos estudios de psicología industrial, sedescubrió que las personas que siguen

carreras de carácter empresarial (comoventas) tenían una alta necesidad de triunfo,les gusta enfrentar riesgos, pero sólo losrazonables y tales riesgos los estimulan amayores esfuerzos.

Otras investigaciones han estudiado lasmotivaciones y fines de los empresarios, loscuales incluyen: riqueza, poder, prestigio,seguridad, autoestima y servicio a lasociedad.



Es obvio que el empresario necesitaconfianza en sí mismo, control, optimismo y

coraje para iniciar y manejar un negocio,más allá de contar con la seguridad delcheque de pago fijo. Algunas veces, losempresarios deciden iniciar una nuevaempresa porque no pueden ignorar sus

sueños, su visión y están deseando arriesgarla seguridad por el triunfo financiero; enotros casos, son empujados porcircunstancias que rebasan su control, comoun recorte en la organización o frustradospor las limitadas oportunidades de avanzar

o la necesidad de coordinar metaspersonales o profesionales.

Al enfrentar estas circunstancias, muchaspersonas encuentran el valor y la confianzapara tomar en sus manos su fortunaprofesional.



Sin embargo, existe poca investigación en

relación a por qué muchas personas quiereniniciar negocios, pero pocas lo hacen, apesar de la razonablemente alta asistencia aseminarios dirigidos por instituciones delgobierno, universidades y promotoresparticulares. Quizás existen dos razones

para esta discrepancia:

a) falta de correspondencia entre el públicoasistente a un seminario e ideaspositivamente realizables, y,

b) muchos empresarios aspirantes carecende lo que algunos analistas llamancompetencia característica.

En conclusión, hay una gran diferencia entreel deseo de iniciar un negocio (aún teniendo

una idea factible) y el tener la capacidad decompetir de manera eficiente.



Gerentes y Administradores

El término Gerente denomina a quien está a

cargo de la dirección de algunaorganización, institución o empresa o partede ella. Por ejemplo: Gerente General de laCompañía Ford o Gerente de Finanzas,Personal, etc. Su papel es utilizar taneficientemente como sea posible los

recursos a su disposición a fin de obtener elmáximo posible de beneficios de losmismos.



Comúnmente, el término de gerente hacereferencia a un ejecutivo que tenga laresponsabilidad de administrar los

elementos de ingresos y costos de unacompañía, así como las operaciones del día adía; frecuentemente, el gerente es tambiénresponsable de liderar y coordinar lasfunciones de la planificación estratégica.

En muchos casos, el puesto de gerente de unnegocio tiene otros nombres, algunos sonllamados presidentes y en otros casos,director ejecutivo.



El gerente general, entre sus principalesfunciones, constan:

1.- Designar todas las posicionesgerenciales.

2.- Realizar evaluaciones periódicas acercadel cumplimiento de las funciones de lasdiferentes unidades administrativas.

3.- Planear y desarrollar metas a corto ylargo plazo junto con objetivos anuales yentregar las proyecciones de dichas metaspara la aprobación de los gerentescorporativos.



4.- Coordinar con las unidadesadministrativas para asegurar que losregistros y sus análisis se están ejecutandocorrectamente.

5.- Crear y mantener buenas relaciones conlos clientes, gerentes corporativos yproveedores para mantener el buenfuncionamiento de la empresa.

6.- Representar en aspectos legales a laempresa.



El Administrador es responsable deldesempeño de una o más personas de laorganización y a través de ellas, obtieneresultados, por consiguiente, planea,

organiza, dirige personas, gestiona ycontrola recursos materiales, financieros,informáticos y tecnológicos para conseguirdeterminados objetivos. El administradorcumple las tareas gracias a las persona,razón por la cual ocupan una posición

primordial en los negocios de todas lasorganizaciones, las personas reciben elnombre de subordinados, empleados ocolaboradores.



Es probable que no exista algo más vitalpara la sociedad que el papel deladministrador, el cual determina si unainstitución social puede servir bien a lacomunidad o simplemente desperdiciar

talentos o recursos. El administradorimprime dirección y rumbo a suorganización, proporciona liderazgo a laspersonas y decide cómo se deben disponer yutilizar los recursos para alcanzar losobjetivos de la organización, estasactividades no atañen sólo al alto ejecutivosino también al supervisor de primera línea;en otras palabras, se aplican aladministrador en cualquier nivel de laorganización.



Las Habilidades y Competencias delAdministrador

Existen tres tipos de habilidades importantespara el desempeño administrativo eficiente:técnicas, humanas y conceptuales.

Habilidades Técnicas: Incluyen el uso deconocimiento especializado y la facilidad deejecución de técnicas relacionadas con eltrabajo y los procedimientos de ejecución. Esel caso de habilidad en contabilidad,

programación de computadoras, ingeniería,etc. Las habilidades técnicas se relacionancon el hacer, con el trabajo, con los objetos,como procesos materiales físicos yconcretos.



Habilidades Humanas: Están relacionadascon las personas y se refieren a la facilidadde establecer relaciones interpersonales ygrupales. Incluyen la capacidad decomunicar, motivar coordinar, liderar yresolver conflictos individuales y colectivos.El desarrollo de la cooperación en el equipo,

el estímulo de la participación sin recelos yel involucramiento de las personas sonaspectos característicos de las habilidadeshumanas; es preciso saber trabajar con laspersonas y a través de las personas.

Habilidades Conceptuales: Un administradorque posee habilidades conceptuales es aptopara comprender las diversas funciones de laorganización y complementarlas entre sí,pues entiende cómo se relaciona la

organización con su ambiente y cómo loscambios producidos en una parte de laorganización afectan al resto de ésta.



Las habilidades conceptuales estánrelacionadas con el pensamiento, elraciocinio, el diagnóstico de las situaciones yla formulación de las alternativas de solucióna los problemas, lo cual le permite planear el

futuro, interpretar la misión, desarrollar lavisión y percibir las oportunidades dondeninguna otra persona las ve.

A medida que un administrador hace carreray asciende en la organización, requieredesarrollar cada vez más sus habilidadesconceptuales para no limitarse a suempleabilidad, la cual, es la capacidad deuna persona para obtener y mantener unempleo.



Sin embargo, estas tres habilidadesrequieren ciertas competencias personalespara ser puestas en práctica con éxito. Lascompetencias, cualidades de quien es capaz

de analizar una situación, presentarsoluciones y resolver asunto o problemas, esel mayor patrimonio personal de unadministrador.

Para enfrentar con éxito profesional todos

estos desafíos, el administrador requieredesarrollar tres competencias durables: elconocimiento, la perspectiva y la actitud.



Conocimiento: Es el conjunto de

información, conceptos, ideas, experienciasy aprendizajes de la especialidad deladministrador; como el conocimientoevoluciona, en función de las innovacionesque ocurren con intensidad cada vez mayor,el administrador se debe actualizar y renovarconstantemente. Esto significa aprender aaprender, a leer, a tener contactos con otraspersonas y profesionales y, particularmentea reciclarse para que sus conocimientos nose tornen obsoletos.

Sin embargo, las empresas están llenas deprofesionales con excelentes historiales yenorme capacidad de conocimientos, perono son capaces de transformar su bagajepersonal en contribuciones efectivas para el

negocio y crear valor para la organización.



Perspectiva: Significa capacidad de poner enpráctica el conocimiento, saber transformar

teoría en práctica, aplicar su saber al análisisde situaciones, a la solución de problemas yla conducción del negocio. La perspectiva esla condición personal que permite aladministrador diagnosticar situaciones yproponer soluciones innovadoras y creativas,da autonomía al administrador para nopreguntar al jefe qué actividades realizar nicómo llevarlas a cabo.

Actitud: Significa comportamiento personal

del administrador frente a las situacionesque encuentra en su trabajo; es el estilopersonal de hacer las cosas, la manera deliderar, motivar, comunicar, sacar losproyectos adelante. Implica la determinaciónde innovar y la convicción de mejorar

continuamente y, especialmente la facilidadde trabajar con otras personas e influir enellas.



Guía para el éxito de un Administrador

• Invierta constantemente en su formaciónprofesional: estudie con ahínco, lea bastante,

tomo cursos de perfeccionamiento, aprendauna nueva lengua (ejem. inglés), estudieinformática; no sea solo uno más en laorganización, en cualquier tarea que Ud.haga, no sea mediocre: sea el mejor posible.

• Manténgase informado: procure tener unavisión global del mundo, de los negocios, delas organizaciones, de las tendencias queocurren, amplíe siempre su capacidad deanálisis, esté siempre actualizado.

• Desarrolle su espíritu emprendedor: Tomeel trabajo como si fuera su empresa y tengafuerza e iniciativa para alcanzar metas yresultados. Busque nueva ideas que puedaaplicar en su trabajo o iniciar un nuevoproyecto en la empresa, inclusive desarrollarun negocio particular. No muestre elproblema, indique la solución, por tanto, seaparte de la solución, no del problema.



• Sepa trabajar en equipo: Aprenda a trabajaren conjunto con otras personas. Las buenasrelaciones interpersonales sonfundamentales en el trabajo de unadministrador y producen motivación,

satisfacción y óptimo ambiente de trabajo.

• Sea flexible: Sepa tratar con personas ysituaciones de manera creativa y original,respete y analice el criterio de los demás.

• Desarrolle su capacidad de negociación:Sea diplomático y sepa interactuar con laspersonas resolviendo problemas eintercambiado los beneficios logrados.



MISION, VISION y ESTRATEGIAS

Misión La definición de la misiónorganizacional debe responder a trespreguntas: ¿Quienes somos?, ¿Qué hacemos?

y ¿Por qué hacemos lo que hacemos? En elfondo, la misión incluye los objetivosesenciales del negocio y se enfocageneralmente hacia afuera de la empresa, esdecir, hacia la intención de las demandas dela sociedad, del mercado o del cliente.

Toda organización tiene su misión propia yespecífica, debe constar de una declaraciónformal y escrita, para que sirva derecordatorio periódico que indique a losempleados hacia dónde y cómo conducir losnegocios.



En consecuencia, la misión debe ser objetiva,clara, posible y, sobre todo, impulsora einspiradora y debe reflejar el consenso

interno de la organización y seacomprendida con facilidad por las personade afuera. Para que sea eficaz, laformulación o declaración de la misión debedescribir con claridad y concisión:

•¿Cuál es el propósito fundamental delnegocio?

•¿Cuáles son las necesidades básicas que elnegocio debe atender y cómo atenderlas?

•¿Quién es el cliente o cuales son lossectores objetivos o el mercado que se debeatender?

•¿Cuál es el papel y la contribución de laorganización a la sociedad?

•¿Cuáles son los compromisos y valores ycreencias centrales que impulsan el negocio?



La misión debe traducir la filosofía de laorganización, formulada generalmente por

sus fundadores a través de suscomportamientos y acciones, esta filosofíaincluye los valores y creencias centrales, querepresentan los principios básicos de laorganización y orientan su conducta ética, suresponsabilidad social y sus respuestas a las

necesidades del ambiente.

Los valores y creencias centrales se debenenfocar en los empleados, los clientes, losproveedores, la sociedad en general y lossocios involucrados directa e indirectamenteen el negocio.

Las organizaciones han comprendido que sumisión es servir al cliente, atender susnecesidades y aspiraciones, además,

atraerlos y sobrepasar sus expectativas;aunque relativamente fija, la misión se debeactualizar y redimensionar con el trascurrirdel tiempo y los cambios en los negocios.





La definición de la misión y valores de FordMotor Company.

Misión:

“Mejorar continuamente nuestros productos y servicios, para atender las necesidades de nuestros consumidores, de modo que

podamos prosperar como un negocio y proporcionar un razonable retorno a nuestros accionistas, los propietarios de nuestros negocios”



Valores

Los siguientes valores básicos sonfundamentales para el éxito de la compañía:

• Personas : el personal es la fuente denuestra fuerza. Las personas proporcionannuestra inteligencia corporativa y determinannuestra reputación y vitalidad. Compromisoy trabajo en equipo son nuestros valoreshumanos básicos.

• Productos : son el resultado final de

nuestros esfuerzos y deben ser los mejorespara servir a los consumidores en todo elmundo. Así como ven a nuestros productos,así nos ven a nosotros.

• Utilidad: es la última medida de cómo

proporcionamos con eficiencia los mejoresproductos a los consumidores para satisfacersus necesidades. Las utilidades sonnecesarias para sobrevivir y crecer.



Principios orientadores:

Los valores son respetados a través de lossiguientes principios orientadores:

• Calidad en primer lugar : Para obtener lasatisfacción del consumidor, la calidad denuestros productos y servicios sonprioritarios.

• Consumidores: Son el foco de todo lo quehacemos, para proporcionarles mejores

productos y servicios que los competidores.

• El mejoramiento continuo es esencial para nuestro éxito : Debemos buscar la excelenciaen lo que hacemos: en nuestros productos,en nuestra seguridad y valor y en nuestros

servicios, como también, en las relacioneshumanas, competitividad y rentabilidad.



• El compromiso de los empleados en

nuestro modo de vida : Somos un equipo,debemos de tratar a las personas conconfianza y respeto.

• Los distribuidores y proveedores son nuestros socios : La compañía debe mantenerrelaciones mutuamente beneficiosas condistribuidores y proveedores y otrosasociados a nuestros negocios.

• La integridad nunca está comprometida : La

conducta de nuestra compañía mundial debeser siempre socialmente responsable, paramerecer respeto por su integridad y sucontribución positiva a la sociedad. Nuestraspuertas están abiertas a hombres y mujeresque vivan sin discriminación y sin prejuicios

étnicos o de credos personales.

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