Administrativno poslovanjeorgani upraveustanovepreduzecaKancelarisko poslovanjeu uem smislu u irem smisluAdministrativno poslovanjeAdministrativno poslovanje je upravljanje i planiranje kancelariskih poslova organa upravljanja, ustanova i preduzea.Da bi se poslovai obavljali bre uz jednostavnu komunikaciju zaposlenih vri se podela na odeljenja i odseke.Organi uprave cine: ministarstva, slube; narodne skuptine, sluba predsednika republike, vlade, organi optina, gradova, organi autonomnih pokrajna koja vre poslove dravne uprave.Ustanove: insitucije i organizacije u oblasti obrazovanja, kulture, sporta, vojne ustanove.Preduzeca cine proizvodne i neproizvodne organizacije sa drutvenim, mesovitim, privatnim oblicima svojine i kapitala.Kancelarisko poslovanjeKancelarisko poslovanje predstavlja deo administrativnog posloanja ono se deli na : kancelarisko poslovanje u irem i uem smislu.Kancelarisko poslovanje u uem smislu obuhvata administrativno-tehnicke poslove prijema evidentiranja i rasporedjivanja pote i akata njihovo otpremanje, arhiviranje, cuvanje.Kancelarisko poslovanje u irem smislu obuhvata administrativne poslove planiranja i organizovanja administracije.Uredbom o kancelariskom poslovanju odredjuje se nacin rada organa dravne uprave.Nacela kancelariskog poslovanja1.nacelo budnosti i poverljivosti2.nacelo tacnosti3.nacelo ekspeditivnosti i efikasosti4.necelo jednobraznosti5.nacelo ekonomicnosti i racionalnosti6.nacelo jednostavnosti i preglednostiKancelariska terminologijaaktprilogpredmetpodensakomot spisadosijepisarnicaarhivaarhivski depostrankaarhivska gradjakancelariski postupakfazaoperacijapokretNacelo budnosti i poverljivostiOvo nacelo nalae da se vani dokumenti slubena prepiska , evidencija, pecati i drugo moraju zatititi, kao ne bi pali u ruke neovlacenog lica.Nacelo tacnostiCeo kancelariski postupak zaposleni moraju da obave besprekorno tacno poluzdano, provereno, i zasnovano na stvarnim (istinitim) cinjenicama, vaecim propisima.Nacelo ekspeditivnosti i efikasnotiOdgovorni radnik pisarnice mora brzo i efikano da obavi kancelariske poslove koji su vezani za rok.Nacelo jednoobraznostiTo znaci da se isti predmeti reavaju na istovetan nacin i ovo nacelo smanjuje mogucnosti greaka u iznoenju cinjenica.Nacelo ekonomicnosti i racionalnostiOvo nacelo ukazuje da poslove treba obavljati to jednostavnije uz mali utroak energije, materijala vremena itd. (cesto se deava da se pojedine evidencije dupliraju pa dolazi da se potroe kancelariski materijal, vreme idr.).Nacelo jednostavnosti i preglednostiOvo nacelo se sprovodi primenom savremenih evidencionih sredstava ono omogucava da se u planiranju poslvoanja predvide jasni pregledni i racionalni postupci rada.Kancelariska terminologijaAktAkt je svaki pisani sastav kojim se pokrece, menja, nastavlja prekida neka delatnost organa uprave, preduzeca ili institucije.PrilogPrilog je pisani sastav tj. predmet koji se prilae uz akt sa ciljem da ga dopuniPredmetPredmet je skup akata i priloga koji cinje celinu.PodnesakPodnesak je pisani sastav: mobla, alba, prijava, prigovor, kojim se stranke obracaju dravnim organima.Omot spisaOmot spisa je tabak formata A3 kojim se obavijaju akta jendonog predmeta.DosijeDosije je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na isto lice bilo pravno ili fizicko lice.PisarnicaPisarnica je organizovana jedinica u kojoj se obavljaju poslovi prijema podnesaka od strane stranaka. Evidentirani dokumenti, cuvanje predmeta u rokovniku cilj radnika u pisarnici je da evidentira dokumenta.ArhivaArhiva je posebna organizaciona jedinica u kojoj se cuvaju zavreni predmeti.Arhivski depoArhivski depo je posebna prostorija u kojo se prebacuje reeni predmeti za doticnu kalendarsku godinu.StrankaStranka je gradjanin koji dolazi u kontakt sa administrativnim radnicima radi svojih poslova.Arhivska gradjaArhivska gradja je sav materijal od posebvnog zanacaja nastao radom pravnih ili fizickih lica.Kancelariski postupakDa bi se poslovi obavili istovremeno i u potpunosti treba kancelariski radnik da prodje kroz 3 elementa.Prvo je fazaFaza je deo radnog postupka koji je sacinjen od dve ili vipe operacija koji cine jednu celinu.OperacijaOperacija je deo faze i predstavlja skup cinjenica koji cine jednu celinu odnostno radnju iz te kategorije koju obalja jedan zaposleni PokretPokret je deo operacijeUslovi potrebni za rad u kancelarijiFizikalni uslovi:-prostor-svetlost-temperatura-vazduh-otklanjanje buke-kancelariski nametaj-boje-muzika-higijenski usloviBirotehnicki uslivi:-Savremena kancelariska mehanizacija-izvrilac poslova (subjekat rada)Da bi se kancelariski radnik osecao prijatno u prostoriji i da bi mogao uspeno da obavlja zadatke potrebno je obezvbediti odgovarajuce uslove za rad.Osnovni uslovi za rad su:fizikalni uslovibirotehnicki usloviFizikalni usloviProstor za rad u irem smislu je zgrada a u uem smislu je prostorija za rad. Poeljno je da je zgrada podignuta u centalnom delu naseljenog mesta pored dobre saobracajne veze, koliko je vana zgrada toliko je vaan i raspored prostorija.Prostorija treba da je unutar zgrade (udaljena od ulaza) zbog otklanjanja buke. Dalje prostorija treba da je osvetljena zagrejana oiena itd. Svakom kancelariskom radniku mora se obezbediti odgovarajuci prostor za rad. Za svakog radnika pojedinacno potrebno je prostor od 5m2. A radnik koji kontaktira sa strankam povrina prostora je veca. Obezbedjeni prostor sadri sledeci namestaj: radni sto, oraman, stolice i prostor za kretanje radnika. Radnici koji obavljaju srodne ili iste poslove trebaju da su u blizini ili da su im prostorije jedna do druge kao (likvidator, blagajnik). Radnici koji kontaktiraju sa stankama moraju da budu smeteni tj njihove prostorije da budu smetene blie ulazu u zgradu.Svetlostulo vida umnogome ucestvuje u obavljanju poslova i zadataka kancelariskog radnika. Svetlost moe biti prirodna i vetacka, prirodno osvetljenje obezbedjuje se prodiranjem dnevne (sunceve) svetlosti kroz prozorskih stakla.Jacina prirodne svetlosti zavisi od godinjeg doba, strane sveta, doba dana, vremenskih prilika, boja zidova, namtaja, zavesa itd. Intezitet svetlosti takodje zavisi od odnosa izmedju povrine prozorskog okna i povrine prostorija. Potrebno je da bude odnos prostorije i prozorskog okana 1:4 (30 m2 5 m2). Vetacka osvetljenost dobija se upotrebom elektricnog osvetljena (sijalica, lampe). Vetacko osvetljenje koristi se u nedostatku prirodnog osvetljena. Znamo da izvor vetackog osvetljenja cine lusteri, stone lampe, sijalice. Medjutim, danas se sve vie umesto klasicnih (volfarmskim) sijalica upotrebljavaju fluoroscentne svetiljke i njime se daje 3, 4 puta jaca svetlost.VazduhProstoriju za rad treba cesto provetravati prirodnim ili vetackim putem. Prirodnim putem je otvaranjem vrata ili prozora a vetacko, provetravanje cine ventilatori, klima uredjaji i drugo.TemperaturaZagrejanost vazduha u prostoriji treba da je konstantna. 18 - 22o (leti prostorija je zagrejan od 18 - 20o zimi do 22o). Amplituda dnevne temperature nesme da bude veca od 5o (spoljne i unutranje).Vlanost vazduha u prostoriji treba da je od 50 do 60 neadekvatna kolicina vlage u vazduhu dovodi do poremecaja zdravlja kancelariskog radnika (najcece oboljevaju disajni putevi, glava i dr.)Otklanjanje bukeSavremena nauka narocito medicina rada utvrdila je da umovi razne vrste negativno uticu na covekovo zdravlje raspoloenje tj. radnu sposobnost. Buka otecuje sluh, nervni sistem. Izvori buke mogu biti spoljanji i unutranji. Spoljanja buka moe se smanjiti zatvaranjem vrata i prozora. Dok unutranja buka moe da se povecava koricenjem veceg broja pisacih maina, telefonskih razgovora, glasnih razgovora.Kucanje na pisacim mainama stvara se buka ali moe se smanjiti tako to se ispod maina stavlja akusticka izolatorska podloga, na podu odgovarajuci zatiraci. Na noge stolova i stolica stavlja se guma. Danas je sve vie u upotrebi tastatura racunara koja je beumna.Kancelariski nametajKancelarija poslovni i radni prostor u kojoj se obavljaju administrativni kancelarijski poslovi. Kancelariski poslovi obavljaju: korespodenti, referenti, daktilografi, arhivari.Ako su uslovi rada u kancelariji dobri onda su i rezultati rada dobri, jedan od znacajnih delova ovoga posla cine pisarnice. Zato su prostorije pisarnica u blizini ulaza u zgradu. Medjutim, ostale prostorije moraju biti povezane. Jednino pod takvim uslovima saobracaj i komunikacija izmedju kancelariskih slubenika bice dobra tj. poslovi bice obavljeni u zakonskom roku.Izbor nametaja mora biti funkcionalan, svaka kancelarija je opremljena stolicama ili daktilostolicama tj stolicama koje imaju anatomski naslon, foteljei poilufotelje, stolovi sa posebnim dodatkom za racunare, obavezno je da stolovi imaju filke, ormari, police i drugo. Kancelarija mora da bude uredna da iz nje zraci toplina, koja je jako vana za intelektualni rad. Samo tako u prijatnom atmorsferi kancelriski radnik moe da obavlja svoje poslove. Takodje je vaan i izbor boja jer samo odgovarajuce boje pospeuju radni elan, dok veci broj boja negativno uticu na rad, na raspoloenje na zdravlje radnika (pr. crvena boja deluje razdraljivo dok tople boje kao narandasta (kajsija) deluju na intelektualni rad, hladne boje kao siva zamaraju, asociraju na hladnocu) Zato je od velike vanosti i izbor boja, kako bi sve to motivisalo radnika na rad.Birotehnicki usloviKarakteristika savremenog poslovanja je brzina razvoja tj. razmena velikog broja informacija u kratkom vrenskom roku ili periodu. To se postie samo ako su zaposleni osposobljeni za rad u kancelarijama. I samo tada moemo govoriti o dobrim birotehnickim uslovima.Humanizacija uslova radaDunosti i obaveza sveke organizacije su da zaposlenima obezbedi uslove za rad koji su dostojni svakog coveka. Humanizacija uslova rada postie se: upotreba savremene kancelariske mehanizacije i drugo. Primenom savremenih uslova rada i odgovarajucim radnim mestom. Uslovi rada u kancelariji moraju biti savremeni, odgovarajuci. Da bi kancelariski radnik, ceo radni vek proveo u prijatnoj atmosferi bez zamora.Primena savremenih metoda i racionalizacija kancelariskih poslovaLatinska rec: ratio - razum, promiljenostergonomija - oznacava odnos izmedju maina i psihovizickih sposobnosti radnikakompatibilnosti - oznacava povezivanje vie aparatafrancuska rec: biro - ured, kancelarijatechnika - orudje, radbirotehnika - rad u kancelariji, uredudaktilografija - opis prstiju koji kucajuGrcka rec: daktil - troslona metricka stopaDunost kancelariskog radnika je da to racionalnije koristi kancelariski materijal prilikom obavljanaj adminitrativnih poslova. Ta racionalnost poslova primenjuje se i pravilnim radom i odgovarajucim uslovima rada. Takodje za racionalizaciju kancelariskih poslova potrebno je koristiti i ergonomiju odnosno usaglaenost izmedju maina i psihofizickih osobina zaposlenih koji rade sa tim mainama. Svrha savremene metode je da se zaposleni u kancelarijama ne premore tj. ne zamaraju kada koriste onu mehanizaciju. Upotrebom savremenih aparata olakava zaposlenom radniku posao koji se nekada uz premor radio. Takodje je danas postignuto da za kratko vreme i uz manji utroak materijala rad poslovnog radnika bude dobar - to je pozitivna strana a, negativna sto uz savremenu administraciju broj zaposlenih se smanjuje (nastaje reorganizacija, smanjivanje organizacije). Radnik mora da se stalno strucno usavrava za rad na ovim savremenim mainama. Savremenim poslovanjima uslovljena je i sistematizacija radnih mesta, hoce li taj posao da obavljaju vie ili manje radnika zavisi od poslodavca. Poslodavac mora stalno da prati poslove u organizaciji rada ujedno da prati i dinamiku rada, ako se obim rada povecava onda se javlja potreba za novim radnim mestima.Potroni kancelariski materijalZa obavljanje kancelariskih poslova najcece se koristi hartija a onda i drugi potrosni materijal. Kvalitet papira zavisi od sirovine od koih se proizvodi i od hemiskih i drugih sastojak koji se dodaju osnovnoj sirovini. Kvalitet hartije takodje zavisi i od tehnologije procesa proizvodjnje najkvalitetnija je bezdrvna hartija koja se izradjuje od finih tkanina. A papir loijeg kvaliteta se izradjuje od celuloze. Kvalitet hartije se ocenjuje i po teini. Na tritu postoje. Razne vrste hartije ali se preteno koriste sledece:Avionska hartija je najkvalitetnija hartija i slui za pismene poiljke koje se prenose avionom. Njena teina ili gramaa je 25/1 m2.Pelir hartija upotrebljava se u slubenoj i poslovnoj prepisci. Pie se samo sa jedne strane jer je providna. Njena gramaa je 30gr/1 m2. Tu vrstu hartije koristimo u kancelariskom poslovanju ako radimo na mehanickim mainama jer daje veliki broj kopija to je tzv. laki pelir. Tei pelir ima vecu gramau oko 50gr/1 m2 i takodje slui za umnoavanje tekstova na pisacim mainama.Bankpost papir je bela bezdrvna hartija finijeg kvaliteta, njena gramaa je 60g/1 m2. Slui za izradu vanije dokumentacije i za obavljanje poslovne i slubene prepiske.Protokolski papir je najkvalitetnija bezdrvna hartija i ona slui u diplomatskoj prepisci i za izradu vanih dokumenata, za izradu novcanica, reprodukciju umetnickih slika.Pergament papir je danas bezdrvna hartija koja se upotrebljava za izradu crtea, skica, planova (moe da se opere u sumpornoj kiselini).Pergament je vrsta hartije na kojoj su pisali stari narodi, naziv je dobila po gradu Pergamu u Maloj Aziji. A u starom veku javila se potreba da se stvori hartija na kojoj bi pisali stari narodi. Ona je nacinjena od uglacane koe najcece (telece, ovcje). Pre pronalaska hartije, pergament hartija sluila je pored papirusa za pisanje. Papirus potice od stare grcke reci sto znac,i hartija na kome se pisalo.Roto hartija upotrebljava se za tampanje novina, raznih publikacija. Izradjuje se od drveta, zato je malo loijeg kvaliteta.Ciklo-stil papir je slabijeg kvlaiteta, grub, uckaste boje koristi se za izradu fascikle, korica, skripte. Najgrublja hartija koja je vrsta ove u ciji sastva ulazi drvo, celuloza je hartija koja se koristi za izradu cementnih vreca, kartonskih kutija a izradjuje se od starih hartija, odpadaka od drveta. Njena teina je velika preko 120gr/1 m2.Hamer je bela kvalitetna hartija koja slui za crtanje, ona je vece teine ali je boljeg kvlaiteta. Poto sadri vie lepka njena prednost je to crtei mogu vie puta da se briu a da se hartija ne oteti. U njen sastav ne ulazi drvo vec tkanina.Format HartijaPostoje vie formata koji su u upotrebi u naoj zemlji. Najcece su u upotrbi 4 formata papira a to su: A, B, C, D. Formiranje formata papira utvrdjeno je prema nemackom DIN stantardu (DEUTHE INDUSTRIE NORME). Sa tom normom uskladjuju se i nai standardi. Pojedine drave su dodale svoje specificne standarde kao SAD, engleska i druge.Osnovni format koji se koristi je A0 njegova povrina je 1 m2 a odnos krace stranice prema duoj je 1 : 2 tj. 1 : 41 (841 x 1189). Manja stranica je uvek jednaka duini narednog formata tj. manji formati hartije dobijaju se secenjem velikog formata po duini. Prilikom secenja nema odpadaka i taj rez se naziva zlatim rezom. Formati papira iz reda A slue za poslovnu prepisku za obrasce, planove i drugo. Takodje, kancelariske potrebe koriste DINA 3 i DINA 4 i ostale formate. Znamo da se manji formati koriste za dopisnice, reklamni materijal, za obrasce, priznanice itd. ostali formati B i C koriste se za izradu knjiga, koverata, kartica, knjigovotstvenih dokumenata, nalepnica, za stampanje knjiga, novina itd.Kancelarijski materijal KoveratJos u 18 veku javila se potreba da se tajnovitost raznih dokumenata zatiti. Krajem 18 veka i pocetkom 19 veka jo uvek se koristila deblja hartija na kojoj se pisalo s jedne strane a druga strana presavijena do 1/4 sluila je za ispisivanje adrese pimaoca. Neto kasnije slubeni akti poslovna pisma i druge pismonosne poiljke se alju u kovertu. prednost koverte je da se sacuva pismo od otecenja a istovremno obezbedi i njegova tajnost. Obicni koverti se proizvode od hartije loijeg kvaliteta a reprezentativni koverti izradjuju se od bolje bezdrvne hartije ili od plasticnih materijala a koveti za avionske poiljke su tanki pelir ili avionka hartija jer je njena gramaa mala, inace koverti mogu biti razlicitog oblika, boja, sastava. Najcece se koriste:win C6 - A6win C5 - A5win C4 - A4Danas u praksi najcece se koriste koveti koji odstupaju od standarda. A, to zavisi od odredjenih organizacija cesto se deava da nije potrebno da rukom ispemo adresu vec same organizacije na koverti odtampaju naziv, sedite. U korespodenciji se koriste razlicite boje. Ovi koverti se izradjuju od specificne vrste papira koji ne upijaju vlagu. U zavisnosti od upotrbe koveti mogu biti:Koverat za posebne upotrebe nacinjen je od tvrdjeg papiraLusuzni koverat nacinjen je od finijeg papira Opti koverat koriste ga pota, banka (i on moe da bude sa prozorcetom)Visoko sigurnosni koverat, koji se izradjuje od specijalne vrste hartije i od plasticne folijePapir paketska ambalaa sastavljena je od tvrdog papira ili kartona i razliitih je dimenzija. Obrasci (formulari)U cilju postizanja preglednijeg i racionalnijeg poslovanja sve vie se u kancelariskom poslovanju upotrebljavaju obrasci tj. formulari tako postoje posebni obrasci za pojedine vrste akata, dopisa itd. formulari sadre odtampane i nepromenjive delove dok se promenjivi elementi naknadno unose. Umnoavanje obrazaca. Vri se tampanjem kopikranjem. Najcece je u praksi predvidjeno da se obrasci popunjavaju rukom ili pisacom mainom. Obrasci mogu biti rastrirani. To su oni obrasci koji imaju povucenu horizonatalnu i vertikalnu liniju. Kod rastriranih obrazaca prostor izmedju dve horizontalne linije naziva se red, a prostor izmedju dve vertikalne linije naziva se kolona. Ukrtanje redova sa kolonom dobijaju se rubrike. A kombinovan je onaj obrazac koji je delom tekstualni a delom odtampani.FasciklaSlui za cuvanjhe predemeta ciji je rok relativno kratak. Fascikle mogu da budu plastificirane i nacineje od cvrce hartije. Danas se proizvode razne vrste hartije koje ulaze kao sirovnski sastav za izradu fascikli.Omot spisaFormat omota je A3 a u omotu se grupiu dokumeta iz jednog predmeta.GrafofolijeObicno su formata grafofoflija A4 i izradjuju se obicno za pisanje rukom, flomasterom u boji.Registrator je fascikla izradjena od debljeg kartona i obicno slue za cuvanje dokumenata u arhivama.Kancelariski pribor i sredstvaSvi pisani sastavi akti, dopisi, dokumenta koji se izdaju (upucuju) u drugim prvnim ili fizickim licima moraju biti overeni. Overa se vri pecatom - jer pecat potvrdjuje sutinu javne isprve.Pecat je okruglog oblika. Donji deo je najee izradjen od gume ili mastila a gornji deo od drveta ili metala. Pecat se moe izraditi na osnovu pismenog zahteva organizacije i to u ovlacenim pecatoreznicama. Prema vaecim zakonskim propisima pecat moe da bude razlicite velicine a sve zavisi od broja uneenih podataka ( ime organizacije, sedite, grb i drugo). Ako pecat mora da sadri podatke narodnosti onda je veceg obima. Pecat Republike Srbije sa podacima i sa grbom koji je na sredini pecata ima precnika 32 mm. Ako je dvojezicni precnika je od 40 do 60 mm. Svaki pecat sadri sledece podatke. Naziv republike (ako je organizacija u pokrajni mora da ima i naziv pokrajne), naziv organizacije, mesto ili sedite organizacije, grb i sl. Podaci su upisani na srpskom i cirilicnom pismu a moe i dvojezicno u zavisnosti gde se nalazi sedite organizacije. Svaka organizacija ima svoj pecat i postoji lice koje je zadueno za cuvanje pecata. Svaka organizacijaj ima jedan pecat za overu dokumenata. Ponekad se javi potreba za koricenje vie pecata i to istih onda na njima mora da bude ugraviran redni broj. Za posebne overe kao zdravstvena knjiica koristi se pacat malog precnika od 20 do 28 mm.ig se izradjuje od metala precnika 30 mm a sadri iste elemente kao i pecat, Koriste se za pecacenje crvenim voskom posebnih vrsta poiljki (poverljiva pota) a takodje koriste se i za pecacenjne paketa.tambilj je pomocno sredstvo za obavljanje administrativnih poslova i obicno je pravougaonog oblika. Uloga tambilja je da uspostavi vecu racionaluizaciju rada. Izradjeni su od gume ili plastike sa drvenim draem, a esto mogu i da zamenjuju obrasce. Na njima se nalaze standardizovani tekstovi i przni prostori za upisivanje podataka. Postoje vie vrsta tambilaja:tambilj zaglavlje ili zavedeni tambijprijemni tambilj - daktilografski tambiljdatumarfaksimil - potpis ovlaenog licaKancelariska sredstva i priborU kancelariska sredstva spadaju; peat, tambilj i ig.Kancelariski pribor obuhvata pribor za polastificiranje maine za saenje i unitavanje dokumenata i sitan kancelariski pribor.Sredstva za prezentaciju su:grafoskop, grafoskopsko platno i video bim. Ova sredstva koriste mnoge ustanove i preduzea. Nekada je potrebno pretstaviti preduzee ili odrati predavanja ili semniare i u te svrhe koristimo sredstva za prezentaciju.Grafoskop je elektrini uredjaj i koristi se kao pomono sredstvo prilikom prezentacije ili predavanja. Njime mogu da se proektuju crtei, grafikoni, fotografijne sa gragfo folije i kartice na fotografsko platno. Tako se i vizuelno osnauje re predavanja.Evidencija i evidenciona sredstvaZa pravilno obavljanje kancelarishih poslova potrebno je evidentiranje podataka. Kancelarisko-tehnika evidncija treba da je dobro organizovana i da zabelei sve promene u poslu koje su nastajal, menjale se ili prestale. Dobro evidentiranje reie sve najasnoe. Evidentiranje znai beleenje konkretnih injenica i sam nain posupka a sve u cilju da se sauva od zaborava. Takodje, beleimo podatke ne samo u svakodnevom poslovanju ve i u planiranju svog dnevnog, mesenog i godinjeg rada. Za evidentiranje predmeta treba potovati tri principa:Princip tanosti to je unoenje istinitih injenica i podataka na osnovu zakonskih propisa. Naroito treba voditi raujna o podacima koju su vezani za rok reavanja.Princip preglednosti podaci koji se unose u tekst moraju biti itko i jasno napisani i to runo mastilom bez naknadnih ispravki, precrtavanja i dopisivanja. Ovaj princip je zasnovan na zakonu o slubenoj upotrebi jezka i pisma.Princip savesnosti obuhvata marljivo poverljivo i savesno obavljanje administrativnih poslova. Trebamo voditi rauna o savesnom evidentiranju podataka koji se odnose na poslovnu tajnu.Evidenciona sredstvaU evidneciona sredstva spadaju sredstva kojima se omoguuju najbri i najlaki nain da bi se dolo do odgovarajuih podataka koji su znaajni za obaradu predmta. U kancelariskom postupku najee se koriste knjige i kartoteke.Knjiga je osnovno sredstvo za evidentiranje podatak. Koristi se jo iz srednjeg veka ali njena uloga u savremenom poslovanju je od velikog znaaja, jer se time postie dobar pregle ubeleenih podataka, brzo i efikasno traenje podataka i sigurno uvanje u arhiviranju podataka.Kartoteka je savremena evidenciono sredstvo. Ona je ustvari sastavljena od nizh slobodnih listova (kartica) ili fascikli, registratora mikrofilmova, i dr. sredstva koji ine jednu celinu a sredjeni po klasiksfikacionom sistemu. Kartoteka se lake prilagodjava mainskoj obradi podataka. Kartoteka se lake prilagodjava mainskoj obradi podataka. Kartice se slau u ormarima, fiokam pregradama, fasciklama itd. U savremon poslovanju i kartoteke se zamenjuje elektronskim postupcima (elektronski potpis).Knjiga je niz ukorienih povezanih listova. Listovi papira su numerisani. Broj listova i format knjige zavisi od njene namene tj. od podataka koji se unose. Numerisanje listova moe da se vri:svaka stranica da se numerie razliitim brojemdve suprotne stranice se numeriu istim brojemStranice knjige mogu biti sa iscrtanim horizonatlnim i vetikalnim linijama a i takodje stranice mogu biti i bez linija.Redak je prostor izmedju dve horizonalne linije. Kolonoa je prostor izmedju dve vertikaln linijeMargina je prazan prostor i nalazi se sa sve strane lista u koji se ne unosi tekst. U administrativnom poslovanju korite se margine sa sve 4 strane lista od po 2,5 cm.Knjiga evidencije tj. knjiga kao evidenciono sredstvo mora na spoljnoj strani da ima oznaen naziv, namenu idr. Knjige koje se korite u organima uprave za evidentiranje podataka oznaavaju se brojem. U kancelariskom poslovanju najee se koriste knjige za:evidentiranje kancelariskih dokumenata (materijali koji sadre odredjenu informaciju).knjige u obliku matinih knjigaknjige u vidu zemljinjih knjigaPrema uredbi o kancelariskom poslovanju za evidentiranje dokumenata u organima uprave vode se knjige evidencije:knjiga primljene pote skraeni delovodnikpopis akataregistarinterna dostavna knjigadostavna knjiga za potukontrolnik potarinearhivska knjigaKartoteka je jako vana za evidentiranje dokumenata u kancelariskom poslovanju. Kartoteka je skup slobodnih listova tj. kartica ili fascikli, rigistratora i dr. Postoje i pasivne kartoteke.Najei vidovi su:Kartoteka obinih karticaKartoteka rubno buenih i buenih karticakartoteka mapa i registratorakartoteka cd rom diskova,disketa i flesh memorija.Kartoteka se sastoji od preglednih karticabrojanih karticakarticaEvidenciona sredstvaknjiga (delovodnik, popis akata, registar, kniga primljene pote, interna dostavna knjiga, arhivska knjiga)kartoteka (obinih kartica, kakroteka registratora, kartoteka rubno buenih i buenih karticaVrste evidencije (rezni kalendari, rokovnici, otvorena evidencija, pregled obaveza, evidencija deurstva, kadrovska evidencija)Vrste evidencije Za obavljane kancelariskih poslova postoje raznovrsne evidnecije. Njihov zadatak je pricizno unoenje podataka o prostoru i vremenu njihovog izvrenja. Zaposleni u kancelarijama imaju vei izbor evidentiranja koje mogu koristiti. Treba kancelariski radnik da vodi rauna o rokovima za njihovo realizovanje a te podateke belee u rokovnike, kalendare it. Dunost birotehnikog radnika je prvo da proveri kvaliteti kvantitet poslova a to je jako vano za njihvo dalje uvanje i arhiviranje. Potsetnici pomau zaposlenima da ne zaborave neku svoju obavezu. Zaposleni u preduzeima pri obavljanju kancelariskih poslova sve vie koriste gotove obrasce za evidentiranje.Kalendari su vrsta evbidencije koju birotehniki radnici esto koriste. Kalendar je skup pravila koji uredjuju odnose izmedju raznih vremenskih intervala (calendae - latinska re i znai prvi dan u mesecu). Za kalendar znali su jo stari narodi. Egipani i Rimljani su usavrili kalendar. Stari Egipani su otkrili prestupnu god. Vavilnoci su merili vreme po kretanju nebeskih tela. Stari Rimljani u Cezarovu ast sainili su kalendar po kome je god. trajala 365.25 dana i deli se na 12 meseci. To je tzv. Julijanski kalendar i godina poinje 1 januara. Drugi kalendar tzv. Gregorianski kalendar sadri preciznija astronomska merenja gde je utvrdjeno da vreme obilaska zemlje oko sunca traje 365 dana 5 sati 48 minuta 46 sekundi. Ovaj kalendar usvojen je 1582 godine i danas se koristi. Na poznati astorolog prof. Milutin Milankovi nainio je novo merenje i ono sadri vreme koje je potrebno zemlji da se okrene oko Sunca 365 dana 5 h 48 min 48 s. 1923 godine na Sve pravoslavnom kongresu u Carigradu ovaj kalendar je usvojen.Postoje vie vrsta kalendara kojji se koriste kao sredstvo za evidntiranje:stoni kalendar - se naziva i standartdni kalendar. Na 52 strani prikazan je redosled dana u sedmici a ima i praznog prostorea gde mogu da se unesu bleke. Stoni kalendar je formata DIR A5blok kalendar je formata A5 ili A6 u vidu bloka je i svaka strana slui za beleenje obaveza u toku jednog dana.kalendar u vidu knjige tampaju ga obino preduzea i slui u rekalamne svrhe. esto se koristi kad birotehniki radnik ima mnogo obaveza preme strankama. Stranice ovog kalendara su odtampane. Du leve strane obeleavaju se prepodnevne obaveze a du desne strane popodnevne obaveze.kartoteni kalendar je u stvari mala stalna kartoteka smetena u pregradi koja je sastavljena od 44 kartice, medjaa i odredjenog broja listova koji sadre upisane obaveze i zadatke. Ima 31 karton (dnevni medja), 12 mesenih i 1 za sledeu godinu. Ova vrsta kaledara najee se koristi za evidentiranje poslova koji se ponavljaju u odredjenim vremenskim intervalima. Redosled ovog kalendar prestavlja gde i kako se nalaze kartoni. On je sastavljen tako da se najpre nalaze karton tekueg meseca a onda slede kartoni za naredne dane. Iza katona za sledei mesec stoje kartoni prolih dana, ostali meseci i na kraju je karton za iduu godinu. Tako birotehniki radnik svakog dana na kraju radnog vremena prebacuje karton od tog dana na odgovarajue mesto sledeeg meseca. Listi za kartoteni kalendar je manjeg formata od kartice A7 i A6. Listi sadri sve podatke o izvrenju obaveze.Automatski podsetnik (blok-notes) to je kalendar u vidu bloka ili knjige za specijalnim postoljem u obliku rama. U ramu je ugradjen asovnik sa zvonom i signalna lampica a sam kolendar nalazi se u srednjem delu postolja a sa strane su poluge povezane sa mehanizmom asovnika.Rokovnici (otvorena evidencija) kancelariski radnik pri reavanju predmeta mora da izvri detaljnu pripremu: da prikupi izvesne podatke, da salua odredjena lica, da utvrdi injenice. Oni se smetaju u otvorene evidencije ili rokovnike kao zbirke nereenih predmeta koji su bili u radu pa su iz nekih razloga ostavljeni da ekaju reavanje u ponovnom postupku. Materijal koji je potreban slae se hronolokim redom, s tim to se prvo obradjuje ono to je hitnije tj. prvo najhitniji sluajevi. U gornjem desnom uglu svakog predmeta oznava se rok njegovog reavanja. Ako predmet ne moe da se rei redovno odredjuje se novi rok.Pregled obaveza za odredjeni vremski period U kancelalriskom poslovanju koriste se razliiti pregledi obaveza, oni se piu na kartici formata A4 medjutim u savremenom poislovanju imamo i gotove obrasce. postoje sedmini, meseni, pregledi obaveza. Obaveze poinju prvim satom danom u sedmici a zavravaju se poslednjim. Pregledi mogu da sadre:podaci o obavezama ije izvrenje nije vezano za rokpodatke o tano zakazanim obavezama (s tim to se ostavlja prostor gde mogu da se dopiu nove obaveze).Evidencija deurstva da bi organi uprave, preduzea poslovali uspeno moraju biti ispunjeni mnogi uslsovi. Savremeni nain poslovanja prati najnovija tehniaka i tehnoloka dostignua na tritu. U tom cilju se planiraju i deurstva zaposlenih radnika. Raspored deurstva je utvrdjen tako da se retko prave odstupanja. Deurstvo se planira dravnim praznikoim, vikendom ili posle radnog vremena, u sluaju vremenskih nepogoda i izuzetnih politikih prilika. Deurstvo ima spisak vanih telefona, prima pozive, potu , a ako je ovlaen daje i razna obavetenja. Knjiga deurstvava mora da bude uredno i itko popunjena. Na koricama knjige stoji pun naziv preduzea, ustanove ili dotine slube. Na prvoj strani je uputstvo o deurstvu a posle podatke popunjava deurni.Kadrovska evidencija u svim organima uprave, preduzeima, ustanovama postoji kadrovska evidencija. Ona obuhvata sve promene za radni sta zaposlenih. Vodi se rauna:o prijemu zaposlenih radnika o penzionisanju zaposlenih radnikao buci zaposlenih radnikao prerasporedjivanju zaposlenih radnikao deci zaposlenih radnikao kaznama i nagradama u preduzeuo seminarima i strunom usavravanjuo deonicama o organizacionim jedinicama, radnim mestimao kolskim spremama, zanimanjima invalidnostiOvi podaci svsrstavaju se u evidencionim knjigama. U savremenom poslovanju imamo savremenije programe kadrovske evidencije ili samo u velikim i srednim preduzeima gde je potrebno evidentirati bitne informacije o personalu to moe posluiti kvlaitetnijem korienju kadrova. U bazu se unose sledei podaci:osnovni podaci o zaposlenima (matini broj, telefon, adresa)dodatni podaci o posebnim zanimanjima i vetinamaostali kadrovski podaciU programu je predvidjeno automatsko tampanje reenja o godinjim odmorima pri emu progrma izraunava broj dana odmaora vodei rauna o godini staa, danima praznika itd. Programi namenjieni poslovima matinih slubi u optinama i mesnim kancelarijama imaju za cilj da olakaju i ubrzaju poslove. U redodnom radu sa gradjanima prilikom izdavanja izvoda i uverenja koriste se podaci iz baze podataka i tampa umesto pisae maine to omoguava kvalitetnu uslugu gradjanima tj. zaposlenima. Tako se svim programaima evidentiraju svi podaci iz matine knjige rodjenih, venanih, umrlih. Arhivsko poslovanjeIstorijatU srbiji zvanino se formira arhiv (bez pokrajina) 1912 godine i u to doba ve je prikupljena arhivska gradja. 1846 god prvi put se javlja potreba za uvanje arhivske gradje i reavanje mnogih arhivskih pitanja. Tako je 1988 godine stvoren zakon o dravnim arhivama koji omoguava prikupljanje i sredjivanje materijala. Prikupljanje gradje i sredjivanje materijala trajalo je do 1914 god. te god u naim arhivama bilo je dosta gradje, medjutim tokom I svetskog rata uniten je jedan vei deo arhivskog materijala. Posle rata se je opet pristupilo sakupljanju gradje medjutim isto se ponovlja za vreme II sv rata. Jedan deo je uniten a drugi se nalazi u beu i Berlinu. I po IV put se prionulo sakupljanju, sredjivanju i popunjavanju arhivske gradje. prvi arhiv je formiran u Beogradu a kasnije se proirio i na druge gradove Novi Sad, Ni, Kragujevac. Od velikog znaaja je i formiranje gradskih arhiva i tako je arhivska sluba mogla da ima blii pristup dogadjajima van Beograda. Prvi put se javlja uredjenje dravnog arhiva poetkom ovog veka. Arhivar Mihalo Gavrilovi po uzoru na pariske dravne arhive pristupa radu tj. stvaranju arhiva. Poetom 20 veka otvara se tj. izdaje se prvi asopis arhiv iji je urednik bio prof. Kosta Kuman.Osnovni pojmovi arhivskog poslovanjaArhiv je administrativna insitucija u kojoj se uvaju isprave i dokumetni koji su znaajni za kulturni ekonomski i politiki i ekonomski znaaj zemlje.Re arhivijum je latinska re koja znai grupu dokumenata koji se uvaju. Arhiv je institucija od opteg drutvenog znaaja zemlje. Arhivi mogu biti opte i specijalni. Opti arhiv uva gradju iz raznih oblasti a specijalno uvaju arhivsku gradju iz odredjenih oblasti. U savremenom arhivskom poslovanju pod pojmom arhiva:arhivska gradjaarhivski depo gde se uva gradjaodeljenje u pisarnici sa arhivskom gradjomspecijalizovana struna institucija (arhivska sluba koja se bavi zatitom arhivske gradje i registraturskog materijala)Registraturski materijal ine spisi, fotografski snimci, razni dokumeneti, knige i kartoteke o evidenciji tih spisa, dokumenata, zapisa itd. Radnim propisima regulisan je materijal trajne vrednosti, a i materijal koji je bezvredan ili manje vani. Nepotreban materijal ine spisi i dokumenta masovnog ili ablonskog karaktera ili administrativni materijal koji nema znaaj za nauna prouavanja. Takvi spisi esto bivaju uniteni.Arhivska gradja sadri izvorni i reprodukovani materijal bilo da je pisani, tampani, crtani, fotografisani itd. bilo na koji nain zableen materijal od znaaja za istoriju optu ili jednog naroda. Takodje, sakuplja se materjal i iz drugih naunih i klulturnih oblasti. Tako sakupljeni materijal ini arhivsku gradju.Arhivski dokumenat oznaava materijalni dokaz nekih dogadjaja tj. misaone ljudske delatnosti takodje nastale pisanjem, crtanjem, fotografijom. Glavni nosilac informacijaje papir a moe biti i mikrofilm i dr. Arhivski dokumenti mogu biti:registraturski koji su u vidu originala akta ili priloga ili konceptadiplomatski koji se javljaju u obliku povelja, isprava, pisama itd.tehniki arhivski dokumenti se javljaju kao zvuni, vizuelni, foto dokumenti itd.Arhivski predmet svi akti sa svojim prilozima koji se odnose na isti predmet tj. na isto pitanje.Arhivski fond se sastoji se od arhivske gradje koja je nastala delatnou fizikih pravnih licaArhivski depo sastoji se od jedne ili vie prostorija gde se uvaju predmeti od samoga nastanaka do predaje nadlenim organima u poslove depoa spadaju:prijem predmetaodravanje ili ouvanje sredjivanje obrada i korienje vodjenje evidencije o toj gradjiArhivska gradja se prvo pripremi i onda daje depou. Zbirke su vetaki stvorene grupe dokumenata nastale izborima sastavljaa zbirki pr. zbirka geografskih karata, planova, fotografija).Odabiranje i smetaj arhivske gradjeOdabiranje arhivske gradje vri se na osnovuj lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima uvanja. Prema svome karakteru liste mogu biti:opte (koje se odnose na sve subjekte koji stvaraju radju)zajednike (koje se odnose na subjekte iste delatnosti)individualne (koje se odnose na pojedine odredjene stvaraoce gradje)Obeleava se i numerie depo rimskim brojevima od I pa nadalje. Obelee se sprat, soba, police, redovi, i pregrade unutar polica.Spratovi se obeleavaju velikim slovima azbuke ili abecede (obeleavanje poinje od suterena)Sobe se obeleavaju arapskim brojevima poev s leva od ulazaPolice se numeriu rimskim brojevima, a redovi polica arapskim brojevima.Fondovi se grupiu unutar depoa (ta grupacija je prema karakteru delatnosti organa, preduzea ili prema znaaju organa i preduzea ili prema nazivu fondova ili prema brojevima fondova).Smetaju se evidencije (knjige u donjem redu police)Na mesto izdate gradje stavlja se papirna traka na kojoj stoji oznaka da je gradja izdata i papirna traka ostaje tamo sve dok se gradja ne vrati na svoje mesto. Fizikim licima gradja se izadaje preko biblioteke arhive, a njeno iznoenje van prostorije nije dozvoljeno. Arhivska gradja je smetena u pregradama s leva u desno do kraja reda i dalje po istom principu. U donjem delu police smetene su knjige u kojima je evidentirana gradja fonda (sve se to smeta po hronolokom redu materijala).Arhivska gradja ini odredjenu grupu predmeta koji se smetaju po svojim propisima. Posebna panja se posveuje konzervaciji, restauraciji i mikrofilmovanju arhivske gradje a sve u cilju da se produi vek trajanja za naredne generacije.Tehnika zatita uvanje i odravanje arhivske gradje Posebna zatita arhivske gradje podrazumeva tehniku zatitu koju treba da sauva fizika svojstva svih dokumenata koji su zbog istoriske i kulturne uredjenosti povereni arhivama na uvanje. Znamo da se svaki arhiv uva i titi (po nekoliko kilometara) arhivske gradje u svojim depoima. Zato svaki arhiv ne moe da prui potrebnu garanciju da e svaki dokumenat zauvek biti sauvan od propadanja. Zato mere tehnike zatite imaju sledei zadatak:da maksimalno uspore prirodnu nadgradnju dokumenata jer ovaj proces teko se zaustavljada izbegne sve spoljanje uzronike oteenja da predupredti tetu od poara, poplava, zemljotesa i drugih oblika opasnoti.Ako elimo da sve ove elemente primenimo u praksi neophodno je to ima saradnja izmedju slube depoa, odeljenja za obradu arhivske gradje i tehnike slube arhiva.Prilikom zatite arhivske gradje postoje prioriteti i planovi restauracije i korienje oteenih dokumenata u okviru jednog fonda. Tehniku slubu arhiva ine dve slube fotolabaratorija, konzervacija, restauracija i knjigoveznica. Da bi arhivska gradja bila dobro zatiena neophodno je ispuniti sl. uslove. Zgrada u koju se uva arhivska gradja treba da je na suvom i vrstom terenu da je povezana sa saobraajnim linijama i da je pravilno projektovana, treba da je dobro sredjen arhivski materijal, da je sloen i oznaen, da se uva u centralnoj arhivi, medjutim predmeti koji su poverljivi i strogo poverljivi uvaju se odvojeno. Pravilno i struno rukovanje predmetima u arhivi. Istoriski arhivi Beograda preko slube zahteva redovno proveravaju da li se arhivska gradja i registratorski materijal uvaju u sredjenom stanju. O pregradi arhivske gradje i registratorskog materijal pravi se zapisnik sa svim podacima. Da bi se uspeno obavljao proces posla za bre pronalaenje podataka, sluba zatite vodi sledee evidencije rigistrator, kartoteku, dosije i registar dravnog organa ustanova, preduzea i dravnih organizacija.Uloga zaposlenih u kancelariskom poslovanjuPod radnim mestom podrazumevamo rad strunog radnika bilo u prijemnoj kancelariji ili pisarnici ili arhivi. Zaposleni u ustanovi preduzeu su duni da uvaju poverljivost rada, da na vreme obavljaju svoje zadatke, svi zaposleni treba da poseduju sve osobine koje krase radnika jer sve dobre pozitivne osobine utiu na kvlaitet rada u preduzeu i bilo gde drugde. Svaki kancelariski radnik prvo treba da ima struno znanje za obavljanje dotinih poslova naroito radnik pored strunog znanja vano je i njegovo umee za obavljanje dotinih poslova. Zato se i pored strunog znanja radnk treba da poseduje i moralnu vrednost. Pod moralnu vrednost podrazumevamo dobru organizovanost tj. radnik treba da je brz, spretan da ima dobar stil pri izvravanju svojih poslova. Medjutim, kvalitet rada, zavisi i od inteligencije zaposlenih. Za obavljanje kancelariskog poslovanja je linost sa svim svojim osobinama. Ameriki psiholog Katel prouavao je linosti i onda je ustanovio 12 faktora pomou kojih je mogue upoznati linost. Biti iskren znai izraavati istinu a ta osobina se dobija dobrim porodinim vaspitanjem. Iskrenost je uvek praena otvorenou.Prijemna kancelarija, pisarnica, arhivaProstor u kome se obavljaju kancelariski poslovi su prijemna kancelarija, pisarnica, arhiva.Prijemna kancelarija u njoj se obavljaju poslovi informisanja i pruanja strune pomoi strankama. Stranke se obavetavaju o toku ili procesu reavanja njihovih obavetenja tj. njihovih zahteva i drugih podnesaka. Strankama se prua pomo s pravne strane. Prostorije su smetene na samom ulazu da bi se stranke bolje snale i bre dole do informacije. Prijemna kancelarija je opremljana pored kancelariskog nametaja, fotokopirnim aparatom, prodavnicom raznih obrazaca, taksenim markama, fotoaparat kabina i drugo. U organima uprave prijemna kancelarija se formira kao posebna sluba za prijem stranaka i pote.Pisarnica je prostorija u kojoj se primaju podnesci stranaka. Zatim u pisarnici se prima pota tj. otvaranje pote, pregledavanje pote i rasporedjivanje pote tu se obavlja evidentiranje predmeta, zdruivanje akata, ptremanje pote. U pisarnici se dostavljaju i uvaju rokovnici. Razni predmeti koji se arhiviraju. pisarnice se formiraju u okviru prijemnog odeljenja. Svaki organ uprave ima jednu pisarnicu ali u veim organima preduzeima, ustanovama ima i vie. Takodje, postoji i strogo poverljiva pisarnica u kojoj se uvaju strogo poverljiva dokumenta tj. pota.Arhiva je sastavni deo pisarnice. U arhivi se uvaju zavrni predmeti takodje se vodi evidencija predmeta tj. arhivirani predmeti i ostali registratorski materijal posle navedenog roka. Arhivska gradja se predaje centalnoj arhivi gde se predmeti uvaju deset i vie godina ili trajno.Uloga zaposlenih u kancelariskom poslovanjuSvako radno mesto zahteva da se uva poslovna tajna (bilo da je u pisarnici, bilo u prijemnoj kancelariji ili arhivi). Zaposleni su duni da uvaju poverljivost rada i da obavljaju zadatke na vremenu. Svi zaposleni u administrativnom poslovanju treba da poseduju pozitivne osobine jer samo na taj nain moe da se postigne kvalitet rada. Kancelariski radnik treba da ima struno znanje za postupak sa potom a ujedno i poznavanje poslovnog bontona. Kancelariski radnik traba da bude spretan, brz odgovoran i kobar organizator u izvravanju svojih poslova. Znamo da kvalitet rada zavisi ne samo od strunosti nego i od inteligencije zaposlenih.Osnovne faze radnog postupka sa potomprijem potepregledavanje i otvaranje poterasporedjivanje pote, evidentiranje poteobrada pote otpremanje potevraanje poterazdvajanje pote arhiviranje poteOsnovni pojmovi u administrativnom poslovanjujuU administrativnom ili kancelariskom poslovanju trebamo pravilno da primenimo osnovne pojmove. Koji se tiu poslovanja. Svaki radnik treba da se upozna sa osnovnim fazama radnog postupka. I da se predrava njihovog redosleda. U svom administrativnom rodu radnik mora da zna sve o sledeim pojmovima:Slubeni aktSlubeni akt je pisani sastav kojim se pokree dopunjuje menja prekida ili zavrava slubena radnja preduzea ili ustanove ili zajednice koja vri javno ovlaenje. On je poverljiv ili strogo poverljiv akt. Sa ijom se sadrinom upoznaje samo stareina ili ovlaeno lice. Slubeni akt koristi se sa slubene prepiske i sadri gotovo sve lemente koje ima poslovno pismo. Zaglavlje (koje se sastoji od naziva drave, naziva i sedite organa) klasifikacioni znak broj i datum akta, naziv i sedite primeraka, tekst akta, broj priloga, broj priloga koji se prilau uz predmet, slubeni peat, funkcija i potpis ovlaenog lica.PodnesakPodnesak je svaki obrazac koji se koristi za automatsku obradu podataka (zahtev, predlog prijava molba, alba, prigovor i drugo). To je ustvari saoptenje kojim se stranke obraaju organu. Ustanovama ili preduzeima. PrilogPrilog je pisani sastav kao dokument tabela grafikon, crte ili predmet koji se prilae uz akt radi dopunjavanja objanjenja ili dokazivanje sadrine akta.Predmet je skup svih akata priloga podnesaka koji se odnose na isto pitanje i tako sakupljeni ine jednu celinu ili predmet. U kancelariskom poslovanju predmeti se dele na upavne i ostale predmete. Upravni predmeti su oni u kojima se vodi upravni postupak gde se reava o pravima obavezama, pravnih interesa pravna i fizika lica. Za svaku vrstu predmeta otvara se kartica u okviru istog klasifikacionog znaka. Organi koji vode evidenciju putem skraenog delovdnika propisuju vodjenje posebnog delovodnika za svaku vrstu predmeta. Upravni predmeti mogu biti prvostepeni koji se pokreu po zahtevu stranke ili vode po slubenoj dunosti, ostali predmeti mogu biti lini i stvarni. Lini predmenti se odnose na fiziku ili pravnu linost kao stranka u postupku. A, stvarni predmeti su oni ijase sadrina ne odnosi na odredjeno pravno i fiziko lice. I nema potrebe da se evidencija vodi na poiljaoca.Dosije je skup vie predmeta koji se vode na istu materiju ili na ista pravna i fizika lica. Medjutim dosije po materiji podrazumeva isti predmet a razliita lica, a dosije po pravno fizikom licu podrazumeva isto lice a razliiti predmet.Fascikla je skup vie predmeta ili dosijea koji se posle zavrenog postupka uva ili uvaju u istom omotu ili kutijama, koricama, jednom reju fasciklama.Omot spisa je ustvari hartija formata A3 savijena po duoj stranici. omot spisa ima prednju stranu i poledjinu. Posle evidentiranja svaki akt se stavlja u omot spisu. Na prednjoj strani omota upisuje se: broj, godina, oznaka organa dravne uprave. I njegove unutranje organizacije i njegove organizacione jedinice. Takodje se upisuje kratak sadraj predmeta tj. dosijea i priloga.Omot spisa za predmete u upravnom postupku imaju kratak sadraj, odgovarajue brojeve a takodje za upravne predmete koriste se omoti bele boje.U omot spisu hronolokim redom prilau se spisi po prispeu th. prispeli spisi.Pravilnik o kacelariskom i arhivskom poslovanju.Ovim pravilnikom utrvdjuje se nain kancelariskog ili arhivskog poslovanja. Obuhvata, primanje otvaranje, pregledanje, evidentiranje i rasporedjivanje predmeta u rad administrativno-tehniko obradjivanje predmeta, otpremanje pote, razvodjenje predmeta ili akata, klasifikacija i arhiviranje, smetaj, uvanje i odravanje, evidentiranje u "arhivsku knjigu" Izdvajanje bezvrednog registraturskog materijala predaja arhivkske gradje istoriskom arhivu Beograda.Uvod u predmet birotehnikaRe birotehnika je sloena od 2 rei biro i tehnika. Re biro potie od francuske rei i znai ured kancelarija prisarnica tj. mesto gde se obavlja kancelariski posao a rei tehnika potie od grek rei tehnos i znai vetina tehnika spretnost umenost u radu jednom reju birotehnika znai spremnost u obavljanju poslova u kancelariji uz upotrebu kancelariske mehanizacije. Ciljevi i zadaci birotehnike su:upoznavanje sa osnovnim sredstvimakancelariske mehanizacije, savladavanje tehnikedesetoprsnog slepog kucanja, savladavanje oblikovanja tekstova u raznim formamapridravati se uslovima rada u kancelariji,korienje savremnih sredstava za radrazvijanje oseanja, odgovornosti, i steknu naviku tanosti i urednosti.a znaaj ovog predmta je primena steenih znanja, o savremenoj organizaciji rada u kancelarijamosposobljavanje radnika za pravilno korienje, kancelariske mehanizacije, svojim znanjem kanditati se pripremaju da u praksi istrauju koriste nove metode rada i uestvuju pravilno u organizaciji kancelariskog poslovanja. Pod mehanizacijom administrativnog poslovanja podrazumeva se kroienje mehanizacije za pisanje, raunanje, komuniciracnje itd.Prijem potePota se prima u prijemnoj kancelariji ili pisarnici medjutim funkcioner u organu dravne uprave moe da odredi i neko drugo mesto u kome se reava odredjeni predmet. Pota treba da se primi u odredjeno vreme koje je predvidjeno propisom odredjene organizacije tj. katom o raspodeli radnog vremena. Prijem pote moe da bude i neposredno pirmanje podnessaka ili akata i vri se u kancelariji u kojoj se prisvajaju stranke ili gradjani koji predaje svoje podneske. Radnik koji prima potu je zaduen da ukae stranci na postojee nedostatek u podnesku, i objanjava joj kako da ih otkloni (esto akt nije potpisan, nije overen, peatom, nema adrese primaoca, nema navedenih priloga itd.)Otvaranje i pregledavanje poteOvlaeni radnk u pisarnici bilo da je obino ili preporueno pota, prilikom otvaranja mora da pazi:Da ne oteti sadrinu kovertaDa se prilozi ne pomeajuDa se brojevi zapisani na koverti slau na kovertima na primljenu aktuDa se sastavi slubena zabeleka i obavesti poiljaoca ako neki od naznaenih ad akata ne dostaje ili su akti primljeni bez propratnog priloga. Novana ili vrednosna poilja koja je od velike vanosti onda otvara samo ovlaeno lice th radnik koji je odgovoan za materijalno finansiske poslove. Poiljek koje su primljene u vezi sa licitacijom ili konkursnim radom tj. Konkurs za rad ne otvaraju se, njima se na koverti stavlja datum i as i minut prijema. I te koverte otvara samo komisija, znamo da se pota prima preko njige primljene pote i uruuje zapoljenom u organu dravne uprave. Ove vrste poiljek primaju se u toku radnog vremena. Medjutim sitne poilje primaju se van radnog vremena a prima ili deurna sluba. Ove poiljeke na kojima je oznaeno da je upitanju dravna vojna ili slubena tajna, otvara samo funkcioner koji rukovodi orgnu dravne uprave. Prispele pote koje nisu pravilno adresirane ne otvaraju se i alju ili vraaju se adresatu. Obavezno je prilaenje koverta uz primljeni akt kada datum predaje je jako vaan za rok (rok albe, rok za uee na konkurs). Kada se iz akta nemoe utvrditi mesto datum i ime podnosioca nego su svi oni podaci upisani na koverti. Kada se prima koverat radnik je duan da u prisustvu dva lica otvori koverat, napravi zapisnik (a u to u svrhu ako je poiljka oteen). Medjutim, nepravilnosti koje se javljaju prilikom otvaranje pote takodje usllovljavaju radnika da napravi beleku uz otisak prijemnog tambilja. Zabeleku diktira radnik prisarnice. On stavlja potpis i izpod podpisa peat prijemni tambilj stavlja radnik koji otvara i pregledava potu upisuje je u knjigu evidenicje uz otisak tambilja. U gornjem desnom uglu prve stranice akta.Prispela pota uz otisak prijemnog tambilja mora da bude ispunjena i sledeim podacima;U rubriku primljeno stavlja se datum kad je akt primljenU rubriku organ stavlja se oznaka organa dravne uprave U rubriku organizaciona jedinica stavlja se ili pie oznaka unutranje organizacione jediniceU rubriku prilog stavlja se ukupan broj primljenih prilogaU rubrici vrednost stavlja se ukupan iznos taksenih maraka tj. Novani iznos.Rasporedjivanje poteZaposleno lice u pisarnici prima potu zatim je otvara, pregledava i rasporedjuje. Znamo da pre rasporedjivanja pote stavlja se prijemni tambilj u gornjem dersnom uglu. Na osnovu sadraja akta pota se rasporedjuje po odgovarajuim organizacionim jedinicama na reavanje. Ovlaeno lice uz stareine organa uprave donosi plan organizacione jedinice na poetku svake kalendarske godine. Posle evidentiranja pote ono je upuuje na reavanje organizacionim jedinicama preko interno dostavne knjige.Jedinstvena klasifikacija predmeta po materijiEvidencija pote vodi se po sistemu jedinstvene klasifikacije predmeta po materiji i kartoteci kartica. Zakoni novijeg datuma obavezuju sve organe zakone ustanova koji imaju vie od 3 hiljade evidentiranih predmeta u 1 kalendarskoj godini predju na novi sistem evidentiranja po sistemu kartoteke. Tako se delovodnik i registar zamenjuju kartotekom, a vodjenje interne dostavne knjige tj. Knige primljene pote. Nije obavezno. Predmeti po materiji se klasificiraju u deset grupa od 0 do 9.0 Dravno uredjenje, organizacija i rad dravnih organa i statistika1 Rad i radni odnos i socijalno osiguranje2 Lina stanja gradjana, dravna i javna bezbednost3 privreda4 finansije5 zdravlje i socijalna zatita6 prosfeta, nauka i kultura7 sudstvo, tuilatvo i prvobranilatvo8 vojni predmeti, narodna odbrana9 predmeti koji ne spadaju u grupo od 0 do 8Evidentiranje i korienje knjige prilikom zavodjenjaZa svaki organ dravne uprave vodi se evidencija o predmetima. Osnovna evidencija o aktima ili predmetima po osnovu jedinstvenih klasifikacionih znakova vodi se:a)Po sistemu kartotekab)Po sistemu skraenog delovodnikac)Putem automatkse obrade podatakaZnamo da se evidencije o aktima vode u okviru predmeta, medjutim evidencije se mogu voditi u okviru;d)Popisa akatae)DosijeaFunkcioner organa uprave u ijem je sastavu pisarnica u sporazumu sa funkcionerom organa dravne uprave, odredjuje sistem vodjenja osnovne evidencije (karoteka, skraeni delovodnik)Svaki organ dravne uprave duan je da vodi evidnciju iz predmeta koje su u nadlenosti tog organa dravne uprave.DelovodnikOsnovna knjigaevidencije naziva se delovodnikom. Organi uprave i prduzea svoje administrativne poslove najee vode po sistemu delovodnika gotovi tj tampani obrazac po sistemu osnovnih brojeva.Osnovni broj je jednak rednom broju pod kojim je prispeli akt zaveden. U delovodniku predmeti se upisju pod rednim brojem 1 tj. Od prvog predmeta pa nadalje tj od predmeta koji je stigao na poetku kalendarske godine. Brojevi se niu rastuim numerikim sistemom klasifikacije sve do tekue godine. Zavodjenje brojeva tee po sistemu klasifikacije poev od prvog kata koji se zavodi prilikom prispea pa nadalje. Obrazac delovodnika sadri 9 kolona a one se popunjavaju na sledei nain:Kolona 1 U njoj se upisuje osnovni broj (redni broj predmeta koji je stigao)Kolona 2 U njoj dr upisuje najkrai sadraj teksta ako su upitanju stvarini predmeti, prezime, ime, naziv sedita, naziv poiljioca, tek onda kratak sadrajKolona 3 U njoj se upisuje datum prijema tj. Datum onog dana kada je predmet stigao u pisarnicu (ovaj podatak se upisuje tj prepisuje iz kolone primnjeno na prijemnom tambilju.Kolona 4 U njoj se upisuje datum prijema tj datum onog dana kada je predmet stigao u psisarnicu (ovaj podatak se upisuje tj prepisuje iz kolone primljeno na prijemnom tambilju)Kolona 5 U njoj se upisuje prezime ime i nazvi sedita poiljaoca ako je upitanju lini predmet ondosi se na poiljaoca tja ime stranke. Medjutim, ako je za sopstene predmete pie se skaenica S.P.Kolona 6 U ovoj koloni se upisuje osnovni broj i pod broj iz zaglavlja akta i tako za sve primljene akte tj broj pod kojim je akt zaveden u delovodniku poiljaoca.Kolona 7 U njoj se upisuje broj one organizacione jedinice koja e reavati predmet za sopstvene predmete. Za sopstveni predmet unosi se onaj broj jedinice u kojoj je predmet nastao.Kolona 8 U njoj se upisuje datum razvodjenja predmetaKolona 9 U koloni 9 upisuje se razvodjenje predmeta na sledei nain:Akt se vraa u prisarnicuPredmet se ostavlja u rokovnik i pie se oznaka R, zatim se unosi i rok reavanja i rok repavanja pod oznakom A/A (na latinskom ad acta predmet je reen i vraen arhivi)Predmet je vraen pisarnici kao repen, upisuju se ona imena orgna kome je predmet poslat na reavanjeFormiranje delovodnog broja Delovodni broj sastoji se od: broja organizacione jedinice koja ga reava od osnovnog broja i pod broja pod kojim je predmet zaveden u delovodniku i od godine nastanka predmeta. Pr. Za delovodni broj 06-323/1-2010 godina, prvo se upisuje broj organizacione jedeinice koji je reen predmet 06, oznaka je ustvari osnovni broj i pod broj 323/1, upisuje se oznaka i godina nasanka predmeta 2010.Zakljuivanje delovodnikaDelovodnik se zakljuuje na kraju kalendarske godine. Na kraju kalendarske godine delovodnik se prepisuje itkim rukopisom i mastilom. Kolone u kojima nema podataka se prcrtavaju. Ispod poslednjeg broja podvlai se linija ispod koje se pie slubena zabeleka a ispod nje podpisuje ovlaeno lice.