UNIDAD 5- COMUNICACION

5 Comunicación en las Organizaciones

Aunque la comunicación se aplica a todas las fases de la organización, es un proceso vital en el ejercicio de la función de Dirección.

5.1 El proceso de la comunicación

Podemos definir la comunicación como la transferencia de información de un emisor a un receptor, el cual debe estar en condiciones de comprenderla. El modelo del proceso de comunicación involucra a un emisor del mensaje, el uso de un canal para la transmisión del mensaje y un receptor del mensaje.

El emisor del mensaje posee una idea que codifica para que sea comprendida por el receptor.

El canal une al emisor con el receptor y es el medio a través del cual se envía el mensaje. El mensaje puede ser oral, escrito, por gestos o señales visuales. A veces se pueden usar dos canales, como es el caso de una comunicación escrita que es confirmada mediante comunicación verbal. La adecuada selección del canal es vital para una comunicación efectiva.

El receptor debe decodificar el mensaje y convertirlo en ideas.

La comunicación efectiva se da cuando el emisor y el receptor dan el mismo valor o atributo a los códigos que emplean para transmitir las ideas. Por tanto, la comunicación no es efectiva si no es comprendida.

La retroalimentación es la etapa del proceso a través de la cual se confirma que la comunicación fue recibida e indica si el cambio individual u organizacional como efecto del mensaje se ha producido.

Los factores que afectan a la comunicación se les llama “ruido”, tanto en el emisor, el canal o el receptor: codificación errada, transmisión interrumpida, falta de atención que afecta al recepción, comprensión viciada por prejuicios o sistema de valores diferentes, barreras culturales, problemas generados por el uso del idioma.

El modelo de comunicación ofrece una visión general del proceso, identifica las variables críticas e ilustra sus relaciones. Ello permite a los administradores identificar los problemas de comunicación y tomar medidas sobre cómo resolverlos.

Figura- Modelo del proceso de la comunicación

5.2 La comunicación en las organizaciones

En un ambiante cambiante como el de hoy la comunicación en las organizaciones debe fluir velozmente y se vuelve vital para la toma de decisiones en un entorno dinámico. Dos consideraciones importantes para el Gerente o el Director sobre su aporte son:

El ejecutivo de estos tiempos requiere estar permanente informado porque este es el mayor activo que posee la organización para su supervivencia en un ambiente de alta competitividad. Una funciòn importante del sistema de comunicación es unir a la empresa con su entorno.

La función básica de un sistema de comunicación en una organización es servir como medio de cumplimiento de las metas organizacionales. Desde este enfoque, su función es integrar las funciones administrativas de planeación, organización, integración, dirección y control mediante redes de información referentes a los siguientes asuntos:

Red que comunique visión, misión, objetivos, planes, programas, políticas, funciones, procedimientos, relaciones de autoridad y responsabilidad. Red que comunique procesos de innovación sobre solución de problemas, como es el caso de las ejecutorias de los comités y equipos de trabajo.

Recepción Comprensi

ón

Retroalimentación

Ruido

Recepctor

Recepción

Decodificación

ComprensiónEmisión Codificación Transmisió

n del mensaje

Red que comunique logros y cumplimiento de metas y su sistema de compensación. Red de información y formación mediante boletines, comunicaciones e información de interés general.

5.3 Flujo de las comunicaciones en la organización

En una organización el flujo de la comunicación fluye en varias direcciones: hacia abajo, hacia arriba y en forma cruzada, la cual incluye el flujo horizontal y diagonal.

Flujo de la comunicación

Características Estilo de dirección asociado

Medios Tipo Desventajas

Descendente Fluye de personas en los niveles superiores a las personas en los niveles inferiores de la jerarquía organizacional

Autoritario ReunionesDiscursosTeléfonos

MemorandosCartasManuales de políticas, funciones, procedimientos

Distorsión información cuando desciende por la línea de mando.Es muy lento.El hecho de que sea emitida no garantiza su lectura y comprensión , por tanto, requiere retroalimentación.

Ascendente Fluye de subordinados a superiores hacia los niveles superiores de la organización.

Democrático o participativo

Política de puertas abiertasBuzón de quejas y reclamosBuzón de sugerencias

ComitésEquipos asesoresEncuestas para medición de la moral de los empleados

Obstáculos a la comunicación por parte de superiores que filtran la infomrción, la distorsionan o no la transmiten la información en su totalidad, especialmente, noticias desfavorables.

Comunicación cruzada: diagonal o transversal

Incluye el flujo y diagonal, entre personas de diferentes niveles sin relaciones

Equipos de trabajo multifuncio-nales.Reuniones

Carteleras de información general.Boletines e informativos internos.

Su utilización en forma inapropiada para filtrar información restringida Su utilización para efectuar decisiones y

Horizontal

DiagonalAscendente

Descendent

directas de dependencia entre sí.

informales en horas de descanso.

Sesiones de charlas formales e informales de grupos formales de distintas áreas.

adquirir compromisos sin conocimiento del jefe del área.

5.4 Medios empleados para la comunicación

En la selección del medio de comunicación es necesario tener en cuenta sus características favorables o desfavorables respecto al público y la situación a tratal, así como las condiciones de la persona que lo va a manejar.

La comunicación se efectúa por medio oral, escrito, no verbal o electrónico.

Tipo de comunicación

Características Ventajas Desventajas

Oral FormalInformalPlaneadaAccidental

Rapidez en el intercambio de la información.Bien manejadas contribuyen positivamente a la comprensión del mensaje.Se puede obtener una retroalimentación inmediata.

Genera pérdida de tiempo y recursos cuando no se puede llegar fácilmente a acuerdos.

Escrita Instrumento de registro duradero del mensaje transmitido.Constituye prueba o soporte de acuerdos y para reclamar derechos o protección legal.

Un mismo contenido puede ser reproducido para que llega a un vasto número de receptores del mensaje, por lo que genera ahorro de tiempo y dinero. Permite manejar uniformidad de criterios en cualquier ámbito.

Cuando contiene material no pertinente - sobrecarga de información- se genera mal uso del tiempo, dinero y manejo del archivo.Genera mayor esfuerzo en el receptor para su decodificación, generando mayor tiempo en la retroalimentación de confirmación o bien ésta no se produce.

No verbal ó Gestual

Corresponde a las expresiones faciales y los movimientos corporales.

Apoya y fortalece la comunicación verbal.

Contradice la comunicación verbal cuando no son congruentes las acciones y las palabras.

Electrónica Consiste en el empleo de recursos electrónicos para favorecer la comunicación como: computadores, redes internas y externas de datos, correo electrónico, teléfonos celulares, fax, servicios de transmisión de datos en líneas para reservas y traslados de fondos, teleconferencias, sistemas audiovisuales como VHS, DVD, Videobeam, oficinas

Ahorro de tiempo y desplazamiento geográfico en la comunicación entre oficinas principales y sucursales geográficamente distantes.La intranet y el internet se han convertido en un instrumento que maneja altos volumenes de información con gran rapidez, con mínimo costo y puesto a disposición de un gran número de personas dentro y fuera de la organización. Brinda la oportunidad de hacer global a la organización mediante

Son un sustituto deficiente de la comunicación frente a frente, cuando la situación la requiere. Las fallas de la tecnología pueden impedir las transmisiones y entorpecer la calidad del mensaje enviado.Excesivo tiempo empleado en la búsqueda de información y acceso a bases de información en la internet, distrayendo la atención de los asuntos laborales. La violación de privacidad de la información e inseguridad por posibilidad de violación de su

virtuales. redes de información que conectan con clientes, proveedores, entidades financieras, distribuidores. Es una herramienta útil para procesos de aprendizaje y capacitación del recurso humano.

reserva.

5.5 La comunicación organizacional eficaz

Muchos aspectos derivados del entorno así como la estructura organizacional afectan a la comunicación organizacional:

Las condiciones del ambiente externo, como las condiciones sociales, políticas, jurídicas, sociales y económicas.La ubicación geográfica.El tipo de comunicación empleada vs el grado de importancia del mensaje. Un mensaje transmitido frente a frente requiere un tratamiento diferente al enviado a través de vía telefónica o por escrito. El volumen de los datos transmitidos. Muchas veces un ejecutivo no cuente con el tiempo para evaluar información de manera detalladaEl tiempo empleado en el proceso de comunicaciónLa estructura de los procesos administrativosLa condiciones tecnológicas

A continuación citamos los factores contribuyen y afectan la comunicación eficaz:

Factores de mejora Factores de desmejora

Trazar un plan para cumplir con el propósito de la comunicación: objetivo y tono de la comunicación, selección del medio, canal y momento adecuado.

Falta de planeación

Contenido pertinente Supuestos confusos o no comunicados en el mensaje.Utilización de un lenguaje familiar tanto para el emisor como para el receptor.

Distorsión semántica: uso de términos ambiguos o imprecisos.

El mensaje debe ser acorde con el nivel de conocimientos del destinatario y estar relacionado con el contexto de la organización.-

Mensajes deficientemente expresados: palabras mal elegidas, omisiones, incoherencias, jerga innecesaria y falta de claridad. En la comunicación escrita: exceso de palabras, mal uso de la gramática, oraciones mal construidas, mala ortografía. En la comunicación oral: la falta de entusiasmo y motivación para transmitir el mensaje.

El emisor debe confirmar el recibo del mensaje por parte del receptor mediante la retroalimentación para establecer la efectividad de la comunicación.

Barreras a la comunicación en el ámbito internacional por la diferencia de idiomas, culturas y normas de cortesía.

El contenido y el tono del mensaje deben ser congruentes. Pérdida cuando hay transmisión repetida del mensaje y deficiente retención

Saber escuchar es la clave para comprender. La comunicación eficaz no es sólo responsabilidad del emisor

Escucha deficiente y evaluación prematura

sino también del receptor. Incorporar mensajes que inspiren el fortalecimiento de los valores organizacionales para estimular la identificación con la visión organizacional.

Diferencias en categoría y poder entre el emisor y receptor hace que el mensaje se distorne.

Velocidad en la transmisión es una necesidad en tiempos de cambios permanentes.

Posición del receptor: percepción selectiva, actitud de desconfianza, amenaza y temor,Periodo insuficiente para la adaptación al cambio

UNIDAD 5- COMUNICACION -EJERCICIOS Y ACTIVIDADES

EJERCICIO: MEJORE SUS HABILIDADES PARA ESCRIBIR

Investigue sobre los estilos de comunicación de los hombres en comparación con las mujeres. Escriba un resumen de 3 páginas acerca de su investigación y contestando los siguientes interrogantes: 1) ¿los hombres se comunican lo mismo que las mujeres? ; 2) ¿qué implican estos resultados para el desempeño como gerentes?