SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN AUTOMATIZADO PARA EL ÁREA DE REGISTROS Y LEGAJOS DEL HOSPITAL MARIA AUXILIADORA

AFAN VILLEGAS, JEAN PAULMEJIA SUAZO, MARCOS FERNANDO

TEMARIO1. METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE LA SOLUCIÓN 1.1. NIVEL DE INVESTIGACIÓN 1.2. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS 1.3. POBLACIÓN Y MUESTRA 1.4. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS 1.5. TÉCNICAS DE PROCESAMIENTO DE ANÁLISIS DE DATOS

2. METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DE LA VIABILIDAD 2.1. VIABILIDAD TÉCNICA 2.2. VIABILIDAD ECONÓMICA 2.3. PRESUPUESTO DE PROYECTO

1. METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE LA SOLUCIÓN

1.1. NIVEL DE INVESTIGACIÓNInvestigación DescriptivaInvestigación CorrelacionalInvestigación no Probabilística

FIGURA Nº 1: [1]

1. METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE LA SOLUCIÓN

1.2. TÉCNICAS E INSTRUMENTOSPROCESO 1: Fase de la investigación será de levantamiento de información.PROCESO 2: Fase del análisis del proceso de gestión actual del área.PROCESO 3: Fase de identificación de las áreas involucradas a la oficina de legajos y las mejoras de sus procesos.PROCESO 4: Fase donde se fijarán las líneas de acción para mejoras.PROCESO 5: Fase de definición de la forma en que se sugiere al hospital realizar el proceso de digitalización de documentos en el área de legajos.

1. METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE LA SOLUCIÓN

SOFTWARE:a) Escáner HP scanjet N8460b) Cámaras digitalesc) Sistema operativo: XPd) Base de datose) Equipo de cómputof) Soporte de almacenamiento

FIGURA Nº 2: [2]

1. METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE LA SOLUCIÓN

1.3. POBLACIÓN Y MUESTRAPOBLACION

Trabajadores Nombrados Trabajadores CAS

MUESTRA: Muestreo intencional a 104 trabajadores (20 empleados de las 5 áreas más los trabajadores de la misma)

FIGURA Nº 3: [3]

1. METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE LA SOLUCIÓN

1.4. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOSCOMO RECOLECTAR INFORMACIÓN: a) PRIMARIAS

OBSERVACION DIRECTA ENTREVISTAS (Ver Tabla Nº 1) ENCUESTAS

b) SECUNDARIAS PROYECTOS O INVESTIGACIONES SIMILARES ARTÍCULOS Y REVISTAS INTERNET

1. METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE LA SOLUCIÓN

TABLA Nº 1: Fuente propia

Entrevistado Objetivo de la Entrevista Tipo de Entrevista Forma de Pregunta

Jefe del Área de Legajos

Obtener información sobre el

proceso de gestión de documentos en dicha área

Estructurada

Cerrada

Personal del Área Legajos

Obtener información general

sobre el manejo de losdocumentos

Estructurada

Cerrada

Jefe de presupuesto, personal, beneficios y

pensiones y el de control de asistencia

Conocer la opinión delentrevistado sobre los

motivos del retraso en sus solicitudes de reportes

Estructurada

Cerrada

1. METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE LA SOLUCIÓN

1.5. TÉCNICAS DE PROCESAMIENTO DE ANÁLISIS DE DATOSa) Clasificación de datos: Tiempo de reporteIntegridad de informaciónCalidad de servicio b) Tablas estadísticas resultantes: Resultados en tablas con respecto a la cantidad y al porcentaje de la muestra. c) Gráficos estadísticos: Nos permitirá expresar a través de distintos tipos de gráficos

FIGURA Nº 4: [4]

1. METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE LA SOLUCIÓN

ALGUNOS RESULTADOS DE ENCUESTAS REALIZADAS:

¿CÓMO ES EL NIVEL DE COMPETENCIA DEL PERSONAL EN CUANTO AL MANEJO DE LA TECNOLOGÍA DIGITAL?

Nº PORCENTAJE

MUY MALA

MALA

REGULAR 100 96%

BUENA 4 4%

MUY BUENA

TOTAL 104 100%

TABLA Nº 2: Fuente propia

1. METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE LA SOLUCIÓN

LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EVITAR LA PÉRDIDA Y EL DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS EN EL AREA DE REGISTROS Y LEGAJOS SON:

Nº PORCENTAJE

MUY MALA 2 2%

MALA 42 40%

REGULAR 60 58%

BUENA

MUY BUENA

TOTAL 104 100%

TABLA Nº 3: Fuente propia

2. METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DE LA VIABILIDAD

2.1. ANÁLISIS COSTO - BENEFICIO: OBJETIVOUTILIDADDESCRIPCIÓN

2.1.1. PRODUCIR ESTIMACIONES DE COSTOS – BENEFICIOS PRIMERA LISTA: IMPLANTAR EL SISTEMA SEGUNDA LISTA: BENEFICIOS DEL SISTEMA

2. METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DE LA VIABILIDAD

2.1.1.1. LISTA DE REQUERIMIENTOS PARA NUESTRO PROYECTO DE DIGITALIZACIÓNPRIMERA LISTA:a) RECURSOS DE HARDWARE:

Producto Valor x Unidad (US$) Cantidad Total (US$)

Servidor 11.000 1 11.000

USB-8GB 50 2 100

PC 1.200 1 1.200

Impresora Láser 800 1 800

Scanner 500 1 500

TOTAL 13.600

TABLA Nº 4: Fuente propia

2. METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DE LA VIABILIDAD

b) COSTO DE SOFTWARE

Producto Valor x Unidad

(US$)

Cantidad Total (US$)

Sistema de Adm. Y gestión de BD 5.000 1 5.000

Sistema Operativo PC operación de datos

500 1 500

SW, captura y tratamiento de Imágenes

400 1 400

Software de Seguridad 5.000 1 5.000

TOTAL 10.900

TABLA Nº 5: Fuente propia

2. METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DE LA VIABILIDAD

c) COSTO DE RECURSOS HUMANOS

Personal Monto Anual (US$)

Ingeniero de Sistemas 19.200

Técnico de Sistemas 10.800

Persona 320

Capacitación 2.000

TOTAL 32.320

TABLA Nº 6: Fuente propia

2. METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DE LA VIABILIDAD

d) COSTOS EN MOBILIARIOS Y UTENSILIOS DE OFICINA

Mobiliario Valor x Unidad (US$) Cantidad Total (US$)

Estantes 160 3 480

Escritorios 200 3 600

Sillas 140 7 980

TOTAL 2.060

TABLA Nº 7: Fuente propia

2. METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DE LA VIABILIDAD

SEGUNDA LISTAa) BENEFICIOS A

TRES AÑOS:

BENEFICIOS AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3

Ahorro en el tiempo de buscar información

6500 soles($) 7500 soles($) 9000 soles($)

Ahorro en el uso de papel

8000 soles($) 10000 soles($) 10000 soles($)

Ahorro en fotocopias 6500 soles($) 10000 soles($) 10500 soles($)

Reducción del espacio donde se guardaban los documentos

10000 soles($) 13000 soles($) 14000 soles($)

Información requerida de forma mas rápida

9500 soles($) 11500 soles($) 12000 soles($)

Eliminar pérdidas de tiempo en búsquedas

8900 soles($) 9000 soles($) 10000 soles($)

TOTAL 49400 soles($) 61000 soles($) 65500 soles($)

TABLA Nº 8: Fuente propia

2. METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DE LA VIABILIDAD

b) COSTOS A TRES AÑOS

COSTOS AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3

Capacitación a los empelados

1500 soles($) 1300 soles($) 1000 soles($)

Mantenimiento 1400 soles($) 1200 soles($) 1000 soles($)

Actualización 1200 soles($) 1000 soles($) 1000 soles($)

Otros Costos 900 soles($) 700 soles($) 750 soles($)

Total 5000 soles($) 4200 soles($) 3750 soles($)

TABLA Nº 9: Fuente propia

2. METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DE LA VIABILIDAD

Retorno de la inversión. (ROI)

AÑO INVERSION COSTO BENEFICIO BENEFICIO NETO

0 58-58.880

1 -5000 49400 44400

2 -4200 61000 56800

3 -3750 65500 61800

TABLA Nº 10: Fuente propia

2. METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO DE LA VIABILIDAD

RENTABILIDAD Y RETORNO DE INVERSIONAños 0 1 2 3

Ingresos 49400 61000 65500

Egresos -58880 -5000 -4200 -3750

Impuesto a la Renta 30%)

13320 17040 18540

Beneficio Neto -58880 44400 56800 61800

BN con impuesto a la renta

-58880 31080 39760 43260

Valor presente al 15% año

-58880 30587 38745 41589

Valor presente al 15% año acumulado

-58880 -28293 10452 52041

TABLA Nº 11: Fuente propia

REFERENCIAS

[1]http://www.google.com/imgres?hl=es&tbo=d&biw=1024&bih=677&tbm=isch&tbnid=CrYux8Y9pJJH3M:&imgrefurl[2]http://www.google.com/imgres?hl=es&tbo=d&biw=1024&bih=677&tbm=isch&tbnid=f4wt21Gjh2CFlM:&[3]http://www.google.com/imgres?hl=es&tbo=d&biw=1024&bih=677&tbm=isch&tbnid=vcCG-kTwoBHe2M:&imgrefurl[4]http://www.google.com/imgres?hl=es&tbo=d&biw=1024&bih=677&tbm=isch&tbnid=Q4wVCJwhRVuO_M:&

GRACIAS POR SU ATENCION