Upload
amina-lmid
View
48
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
La facturation
AFFACTURAGE
Questions
Rponses
10
10
A la suite de ltude conduite en 1994 par lAssociation Franaise des Socits Financires,
nous avons dcid de publier un guide afin de clarifier certaines ides reues sur laffactu-
rage.
Le succs rencontr par cette premire dition a encourag lASF renouveler lexprien-
ce, dautant plus que le besoin dinformation concernant laffacturage est grandissant. Les
pistes de rflexion que nous proposons dans ce second livret concernent le domaine de la
facturation. Le Conseil Suprieur de lOrdre des Experts-Comptables, prsid par M.
Ren RICOL, avec lequel lASF a sign une convention de coopration en fvrier 1996,
a soutenu ce projet.
En effet, depuis trente ans, la qualit croissante de loffre des factors apporte aux entre-
prises une vritable expertise. Laffacturage, mtier spcifique, assure la gestion globale et
quotidienne des comptes clients de plus de 11 000 entreprises franaises.
Cette exprience nous a permis, en collaboration avec lOrdre des Experts-Comptables,
de dgager des conseils sur les diffrents points soulevs. Ce livret na pas la volont dtre
exhaustif, mais plutt de guider le lecteur vers des pistes approfondir.
Francis RougeotPrsident de la Section
des socits daffacturage de lASF
Face la multiplication des dfaillances dentreprises, lallongement des dlais de paie-
ment et la difficult pour les entreprises de trouver des financements, une gestion rigou-
reuse en amont des comptes clients parat aujourdhui plus quindispensable.
Dans le cadre du partenariat entre lOrdre et les socits daffacturage regroupes au sein
de lAssociation Franaise des Socits Financires, un guide sur la facturation qui
se veut avant tout mthodologique et pdagogique a t labor.
Cet outil sinscrit dans le cadre de laction que la profession comptable a initie par la cra-
tion dune commission de la Compagnie des Conseils et Experts Financiers sur la ges-
tion du compte clients avec pour objectif daider les entreprises fragilises par la conjonc-
ture actuelle.
Lobjet de ce document nest autre que prsenter, de manire pratique, les piges et cueils
en matire dtablissement de factures. Il constitue au surplus un outil pratique et de dve-
loppement de notre mission de conseil.
Ren RicolPrsident du Conseil Suprieur
de lOrdre des Experts-Comptables
La facture, document banal de la vie des affaires, est rgie par un ensemble complexe de
rgles.
En dix ans, pas moins de quatre lois ont t adoptes sur la facturation.
Ce livret na aucune prtention dexhaustivit, mais se veut un document commode pour
apprhender les divers aspects de ce vaste sujet tel quil se prsente en septembre 1997.
Aussi propose-t-il des rponses aux 10 questions les plus courantes sur la facturation.
Fruits dune rflexion commune deux professions, ces pages pourront tre lues dans lordre
ou consultes dans le dsordre : esprons que le lecteur y trouvera quelques informations
utiles et quelques orientations pralables une tude plus approfondie des textes.
10
10
Avant-Propos
Sommaire
1 C o n d i t i o n s g n r a l e s d e v e n t e
2 C o n d i t i o n s g n r a l e s d a c h a t
3 Clause de rserve de proprit
4 M e n t i o n s o b l i g a t o i r e s
5 D l a i s e t m o d a l i t s d e p a i e m e n t
6 D a t e d c h a n c e e t p n a l i t s d e r e t a r d
7 R e l e v s d e f a c t u r a t i o n
8 F a c t u r a t i o n a u x a d m i n i s t r a t i o n s
9 J u s t i f i c a t i f s e t l i t i g e s
10 F a c t u r e d m a t r i a l i s e
110
Question
Commentexprimer
les conditionsgnralesde vente ?
C est le document crit, tabli par levendeur, dfinissant obligatoirementles conditions tarifaires, de
rglement et les pnalits de
retard et facultativement les
modalits de vente de ses
produits ou de ses presta-
tions.
Elles doivent donc tre
connues de lacheteur au plus tard au
moment de la livraison (les conditions
gnrales de vente portes au dos dune
facture ne sont pas suffisantes).
Le vendeur a lobligation de communi-
quer ses conditions gnrales de vente la
demande de lacheteur sous peine de
sanctions pnales.
Le vendeur se constitue ain-
si des justificatifs (lettres,
devis, bons de commande,
bons de livraison...) ce qui
rend dautant plus efficace le
recouvrement.
Il est prfrable que les conditions gn-
rales de vente figurent de faon explicite
sur les devis afin dviter toute contesta-
tion ultrieure. Elles doivent tre lisibles,
claires, prcises et quitables.
Rponse
CONDITIONS GNRALES DE VENTE
Les conditionsgnrales de ventedoivent figurer
sur les documentschangs entre
le vendeur et lacheteurpendant la priodepr-contractuelle.
Le conseil du spcialiste : il est fortement recommand de faire appa-ratre les conditions gnrales de vente sur tous les documents changs aveclacheteur avant la ralisation de la vente, y compris sur le papier en-tte, etau plus tard sur le bon de livraison .
210
Question
Les conditionsgnrales
dachatsont-elles
opposablesaux conditions
gnralesde vente ?
C ertaines grandes entreprises, princi-palement dans la grande distribution,opposent aux conditions gnrales de
vente de leurs fournisseurs
leurs propres conditions gn-
rales dachat.
Celles-ci peuvent tre expri-
mes sous plusieurs formes :
dans le cadre dun contrat de
rfrencement,
dans le cadre dun appel doffres et du
march qui sensuit, notamment avec les
administrations et les collectivits locales,
ou, plus simplement, au verso des com-
mandes.
Lacceptation formelle (contrat sign) des
termes des conditions gnrales dachat
entrane expressment labandon des
conditions gnrales de vente. Par
exemple, les dlais de paiement
sont dfinis par les conditions
gnrales dachat dans la mesu-
re o elles restent conformes
la loi.
Certains grands de la distribu-
tion pratiquent des pnalits pouvant
aller jusqu 5 % du montant de la com-
mande par jour de retard de livraison.
La loi Galland de 1996 a prcis les obli-
gations des parties dans un souci de plus
grande transparence et de rquilibrage
des forces en prsence.
Rponse
CONDITIONS GNRALES DACHAT
Les conditionsgnrales dachat
primentsur les conditions
gnralesde vente.
Le conseil du spcialiste : dans les conditions gnralesdachat, lisez attentivement les clauses qui vous engagentconcernant les dlais de livraison, les pnalits de retard, lalimitation de responsabilit, le retour dinvendus,
310
Question
Commentse protger
grce la clausede rserve
de proprit ?
L a clause de rserve de proprit subor-donne le transfert de proprit dunbien au paiement intgral de
son prix et constitue une
protection du vendeur
contre la dfaillance ou lin-
solvabilit de son contrac-
tant.
Cette clause doit figurer sur
un crit, tabli au plus tard au moment
de la livraison et rgissant un ensemble
doprations commerciales convenues
entre les parties.
Le vendeur doit apporter, par tout
moyen, la preuve de lidentification des
marchandises impayes revendiques.
Il doit faire attention :
bien respecter la procdure,
indiquer de faon exhaus-
tive les quantits, rfrences
et (sil y a lieu) les numros
de srie des marchandises
livres.
La revendication doit inter-
venir dans les trois mois de la
publication du jugement ouvrant la pro-
cdure collective, sauf ce que la clause
ait fait lobjet dune publicit.
Laction en revendication ne dispense pas
le vendeur de dclarer sa crance dans les
dlais.
Rponse
CLAUSE DE RSERVE DE PROPRIT
Pour tre efficace laclause de rserve deproprit doit figurersur un crit tabli au
moment de la livraison(article 121 Loi
du 25 janvier 1985).
Le conseil du spcialiste : il est vivement recommand dementionner la clause de rserve de proprit de faon trsapparente, lisible et non quivoque, de prfrence en carac-
410
Question
Quellesmentions
obligatoiresdoivent figurersur la facture ?
T oute vente de produit ou prestationde service pour une activit profes-sionnelle doit faire lobjet
dune facturation.
Le vendeur est tenu de dlivrer
la facture ds la ralisation de la
vente ou de la prestation et
lacheteur doit la rclamer.
La facture est rdige en au moins deux
exemplaires.
Elle doit tre date et mentionner le nom
ou la raison sociale des parties, leur
adresse, ainsi que le numro dimmatri-
culation au RCS du vendeur.
En outre, devront tre prci-
ss tous lments de la vente,
savoir quantit, dnomination
prcise et prix unitaire HT (la
TVA apparatra distincte-
ment), ainsi que les rabais ou
ristournes.
Le vendeur y indiquera aussi les dlais et
modalits de rglement.
Rponse
MENTIONS OBLIGATOIRES
La facturementionne
obligatoirementles lmentsdterminants
de la transaction.
Le conseil du spcialiste : dans les entreprises de moins de 10personnes, 75 % des factures sont libelles de faon incorrec-te ou insuffisante... Une
510
Question
Commentformaliserles termes
de paiement ?
L a facture doit mentionner la date pr-cise (Jour, Mois, Anne) laquelle lerglement doit intervenir, le
mode de paiement, le taux
descompte en cas de rgle-
ment anticip.
Dans certains secteurs, les
dlais de paiement sont rgle-
ments (moins de 20 jours pour le btail,
30 jours pour les denres prissables et
les boissons alcoolises).
Une mme facture ne peut porter sur des
marchandises dont les dlais de paiement
sont diffrents, sauf men-
tionner pour chaque produit
les dlais considrs.
Les dlais sont calculs entre la
date de livraison et la date
de rception du chque ou
dchance de leffet.
Rponse
DLAIS ET MODALITS DE PAIEMENT
Chaque facturedoit mentionner
les dlaiset modalitsde paiement.
Le conseil du spcialiste : les dlais et modalits de paiementdoivent tre convenus sans ambiguit avec votre acheteur. Ilsdoivent tre apprcis pour chaque transaction en fonctiondes enjeux et des risques actualiss vis--vis du client .
610
Question
Commentfaire respecter
ses chances ?
L a loi du 31 dcembre 1992 prcise quela facture doit mentionner la date laquelle le rglement doit inter-
venir, ainsi que les pnalits en
cas de retard de paiement. Ces
pnalits sont au moins qui-
valentes un taux gal une
fois et demi le taux lgal.
Le dbiteur qui ne respecte pas les dlais
lgaux sexpose une amende de
500 000 F, plus une ventuelle condam-
nation pnale pour les personnes
morales.
Par ailleurs, tout producteur ou presta-
taire est tenu de communiquer ses condi-
tions de vente qui en fait la demande.
Celles-ci contiennent les conditions de
rglement mentionnant le cal-
cul et les conditions dapplica-
tion des pnalits pour paie-
ment tardif.
Linfraction ces dispositions
est punie par une amende de
100 000 F.
Les pnalits de retard dues par le client
font natre au profit du vendeur une
crance qui doit tre prise en compte
dans les rsultats (cf. instruction du SLF
du 7 mai 1997).
Rponse
DATE DCHANCEET PNALITS DE RETARD
La loi donneaux entreprises
les moyensjuridiques
de se faire payer bonne date.
Le conseil du spcialiste : bien mentionner la date dchan-ce laquelle le rglement doit intervenir sur la facture, etprciser, dans les conditions de vente, les pnalits pour retard de paiement.
710
Question
Commentviter
de multiplierles factures ?
L e vendeur est tenu de dlivrer la factureds ralisation de la vente ou de laprestation de service (article 31 de
lOrdonnance du 1er dcembre 1986).
En sus de cette obligation
lgale, les exigences de comp-
tabilit analytique ou de ges-
tion des stocks en juste
temps multiplient les occa-
sions de facturation.
Or, toute facturation possde
un cot intrinsque tant par son tablis-
sement que par le traitement de son rgle-
ment.
Cest pourquoi sont rglementairement
tolres sous certaines conditions : les
factures rcapitulatives qui regroupent
une succession de livraisons sur une
priode donne ; les factures-relevs qui
regroupent plusieurs facturations inter-
mdiaires en une seule afin de
simplifier le rglement.
Dune faon gnrale, un
diffr de facturation de
quelques jours est toujours
admis au titre des ncessits
administratives.
Il est prfrable de ne pas dpasser le
mois calendaire comme priode maxima-
le pour ltablissement dun relev de fac-
tures, qui doit dtailler prcisment les
transactions concernes.
Rponse
RELEVS DE FACTURATION
Les facturesrcapitulatives
et les factures-relevspermettent sous
certaines conditionsdviter la multiplicit
des facturations.
Le conseil du spcialiste : viter aussi bien lmiettement desfacturations que le regroupement excessif en tenant compte dessouhaits et pratiques du dbiteur de qui dpend le rglement .
810
Question
Quelles prcautionsprendre
pour facturer lEtat,les Collectivits
localesou les
Etablissementspublics ?
L es factures mises sur ladministrationdoivent imprativement faire rfren-ce des commandes ou des marchs.
Pour les marchs, il convient
de se reporter aux conditions
de rglement figurant sur
lexemplaire unique.
Le march est obligatoire pour
toute prestation annuelle sup-
rieure 300 000 F TTC.
Appel exemplaire unique, il est tabli en
un seul original, sign par les parties. Il
devient excutoire et opposable ds sa
notification au titulaire par lettre recom-
mande.
Le dcompte gnral ou final est lacte
qui rgle dfinitivement les
droits et obligations des par-
ties. Il doit tre tabli au maxi-
mum 45 jours aprs la noti-
fication de rception des
travaux.
Des possibilits de prfinancement du
march existent auprs des administra-
tions ou dorganismes spcialiss.
Rponse
FACTURATION AUX ADMINISTRATIONS
Il est essentielde faire rfrence une commandeou un march,lesquels portent
toujoursun numro.
Le conseil du spcialiste : mentionner le service et le nom dela personne responsable du march peut savrer utile poursassurer du mandatement de la crance .
910
Question
Commentviter
les litigesgrce
aux justificatifs ?
L e litige est souvent le prtexte pour ledbiteur de diffrer son rglement oude sy soustraire.
Les frais financiers gnrs par
cette situation psent lourd sur
la trsorerie du vendeur et ob-
rent la rentabilit de la vente.
Mme parfaitement libelle
une facture ne suffit pas viter le litige.
Lopposabilit dune crance se fonde sur
des justificatifs permettant de valider les
prestations effectues et/ou les produits
livrs.
Chaque secteur possde ses propres jus-
tificatifs : bons de commande, accepta-
tion doffre, de sous-traitance,
bons de livraison, bons de
rception, procs-verbaux...
accepts, signs, revtus dun
cachet commercial du client.
Ces justificatifs devront tre
prvus dans les conditions gnrales ou
les conditions particulires de vente dont
ils sont partie intgrante.
Rponse
JUSTIFICATIFS ET LITIGES
Les justificatifs,des crances sontincontournables :ils consolidentet validentlexigibilit
de la facture.
Le conseil du spcialiste : formaliser la vente par des justifi-catifsadapts, prvus dans les conditions gnrales ou particuliresde vente, cest faciliter le rglement de la facture, viter les
1010
Question
Commentintgrer
le processusde facturation
dans lesEchanges
de DonnesInformatiss
(EDI) ?
L es entreprises peuvent changer desfactures par voie tlmatique si leursystme de tltransmission
assure certaines fonction-
nalits telles que lidentit
des messages mis et reus,
et la restitution des factures
en langage clair et sur sup-
port papier la demande de
lAdministration.
De telles dispositions favorisent le dve-
loppement des changes de donnes
informatiss (EDI) qui optimisent la pro-
ductivit des entreprises. Cependant, elles
ne sappliquent quau seul domaine fiscal
sans rgir les questions connexes de droit
commercial (convention
de preuve, etc.).
Une confirmation de
commande et une factu-
ration par crit restent
aujourdhui souhaitable
en complment de la tran-
saction tlmatique.
Des socits spcialises peuvent fournir
les moyens techniques et de gestion op-
rationnelle de ces transactions dmat-
rialises.
Rponse
FACTURE DMATRIALISE
La transmissiondes factures
par voie tlmatiqueest possible,mais soumise
autorisation pralable delAdministration fiscale
(article 289 bis CGI).
Le conseil du spcialiste : ne pas omettre dinclure lusage dela facture dmatrialise avec vos partenaires commerciauxdans un protocole global dit contrat dinterchange . Descrits restent souhaitables en complment de la
Rfrences de textes et bibliographie
Textes :- Ordonnance no 86-1243 du 1er dcembre 1986 sur la libert des prix et de la concurrence- Loi no 92-1442 du 31 dcembre 1992 sur les dlais de paiement entre les entreprises- Loi no 85-98 du 25 janvier 1985 sur le redressement et la liquidation des entreprises- Loi no 94-475 du 10 juin 1994 sur la prvention et le traitement des difficults des entreprises- Loi no 96-588 du 1er juillet 1996 dite Loi Galland sur la loyaut et lquilibre des relations
commerciales- Instruction no 4-A-9-97 du 7 mai 1997 du Service de la Lgislation Fiscale
Bibliographie :- Tout savoir sur laffacturage par Michel RACHLINE et Michel AUSSAVY (Editions Atlas
1996)- Laffacturage par Jean-Pierre DESCHANEL et Laurent LEMOINE (Que sais-je no 2747 1993)- Les spcificits des socits daffacturage et leurs impacts sur la rvision des comptes (mmoire
en vue de lobtention du diplme dexpertise comptable de Marie-Laure JACOB - 1996 - mmoiredisponible la Bibliothque de lOrdre des Experts-Comptables, 88 rue de Courcelles, 75008Paris).
Les socits dAffacturage, comme les banques, sont des tablissements de crdit rgis par la loibancaire du 24 janvier 1984. A ce titre, elles doivent tre agres par le Comit des Etablissementsde Crdit et des Entreprises dInvestissement et sont soumises au contrle de la CommissionBancaire. Elles doivent respecter la rglementation bancaire qui leur impose notamment des ratiosde couverture et de division des risques.
Achev dimprimer sur les presses de lImprimerie CHIRAT42540 Saint-Just-la-Pendue
Dpt lgal septembre 1997 N 4150
Cette communication a t mene linitiativedes membres de la Section Affacturage
de lAssociation Franaise des Socits Financires :
BANQUE DU DOMEBANQUE SOFIREC
BNP FACTORCANON FINANCE
CATERPILLAR FINANCE FRANCE S.A.CENTRABAIL
CGA-COMPAGNIE GENERALE DAFFACTURAGECOFACREDIT
DE LAGE LANDEN FACTORSETOILE CREDIT
FACTOBAILFACTOCIC
FACTOFRANCE HELLERFACTOREM
FIAT FACTORING S.A.F.M.N. FACTORING
FINIFACFORD CREDIT EUROPE Plc
IBM FRANCE FINANCEMENTIFN FINANCE
INTERCOMI Socit pour le Dveloppement Internationaldu Commerce et de lIndustrie
INTERETUD Socit dEtudes et de Reprsentationpour le Commerce International
INTERNATIONAL CREDIT SERVICES S.A.S.ISIS FACTOR S.p.A.
LAVIOLETTE FINANCEMENTLONDON FORFAITING A PARIS SA
S.F.F. SOCIETE FRANCAISE DE FACTORING International Factors FranceSLIFAC Socit Lyonnaise dAffacturage
SOGEXTER Socit Gnrale pour le Commerce ExtrieurTRANSAMERICA COMMERCIAL FINANCE FRANCE S.A.
TRANSFACTUFB LOCABAIL
et des membres de la Compagnie des Conseils et Experts Financiers,dpendant du Conseil Suprieur de lOrdre des Experts-Comptables.
Srie 10 Questions / 10 RponsesDj paru
Affacturage
ASSOCIATION FRANAISE DES SOCITS FINANCIRES24, avenue de la Grande Arme - 75854 Paris Cedex 17
Tl. : 01 53 81 51 51Tlcopieur : 01 53 81 51 50
Contact : Marc-Pierre JANICOT
Impr
imer
ie C
HIR
AT
- 425
40 S
aint
-Jus
t-la-
Pend
ue
CouvertureIntroduction (Francis rougeot)Introduction (Ren Ricol)Avant-ProposSommaireQ1 : Comment exprimer les conditions gnrales de vente ?RponseQ2 : Les conditions gnrales d'achat sont-elles opposables aux cinditions gnrales de vente ?RponseQ3 : Comment se protger grce la clause de rserve de proprit ?RponseQ4 : Quelles mentions obligatoires doivent figurer sur la facture ?RponseQ5 : Comment formaliser les termes de paiement ?RponseQ6 : Comment faire respecter les chances ?RponseQ7 : Comment viter de multiplier les factures ?RponseQ8 : Quelles prcautions prendre pour facturer l'Etat, les collectivits locales ou les tablissements publics ?RponseQ9 : Comment viter les litiges grce aux justificatifs ?RponseQ10 : Comment intgrer le processus de facturation dans les changes de donnes informatiss (EDI) ?RponseRfrences de textes et bibliographieCette communication a t mene linitiative des membres de la Section Affacturage de lASF