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AGENCIA DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL
ADEL CHALATENANGO
UNIDAD DE SERVICIOS TÉCNICOS EMPRESARIALES
“PROGRAMA DE CAPACITACIÓN POPULAR”
MODULO No. 5:
REGISTROS BÁSICOS DE CONTABILIDAD
La Agencia de Desarrollo Económico Local – ADEL Chalatenango, a través de la Unidad de: “Servicios Técnicos Empresariales”, la cual tiene como propósito brindar servicios de atención integral a los empresarios y empresarias de los diferentes sectores económicos del departamento de Chalatenango, a través de la prestación de servicios técnicos de capacitación y Asistencia Técnica Empresarial, ha creado el “Programa de Capacitación Popular” dirigido a personas con un bajo nivel de escolaridad, que cuentan o desean iniciar pequeños negocios.
Para la implementación del programa, se ha elaborado el presente material didáctico de capacitación, diseñado con una metodología ilustrativa y de fácil comprensión. En la preparación y diseño del material, la Unidad de Servicios Técnicos Empresariales contó con la colaboración de la Unidad Técnica de Desarrollo Comunitario Integral, por su trabajo con los sectores populares del departamento, con el objetivo fundamental de contribuir al mejoramiento en la administración y desarrollo de las microempresas.
El Programa consta de cinco módulos: Gestión empresarial, El Mercadeo, La importancia de administrar bien el Negocio, La Microempresa y la empresaria, y Registros básicos de contabilidad.
Con el estudio de este modulo “Registros básicos de contabilidad”, el emprendedor o emprendedora encontrará ideas de mucha utilidad que le ayudaran a orientar mejor la administración de su negocio, además verá la importancia de todas las actividades que se realizan en el manejo de su microempresa.Esperamos que este material sea de mucha importancia para todos los emprededores y emprendedoras en la administración y conducción de sus negocios.
Kristian Antonio Moran Director Ejecutivo ADEL Chalatenango
OBSERVE A ANA
¿Como podemos resolver estos problemas?
CUENTAS CLARAS ...NEGOCIOS EXITOSOS
UNIDAD 1
Creo que juan me debe $50.00 . . . ¿o serán $65.00?Dios mío, no recuerdo . . .
Si los vendo a $1.75¿Ganaré o perderé?
¡Se me olvidó pagar el préstamo!
Siento que he vendido bastante y no
veo mucho dinero
¡No se cuánto he gastado!
1
Se resuelven llevando contabilidad. ¿Conta ... qué?
¿QUE ES CONTABILIDAD?
La contabilidad es una forma de registro o control de todas las
operaciones de negocio.
Es decir, de lo que ingresa y se
gasta en el negocio.
Estos registros se hacen por su valor en
dinero.
2
Podemos decir que contabilidad es llevar en orden las cuentas de la empresa
Los ingresos son las cantidades de dinero que entran al negocio
Ana vende $50.00 de verdura en el día. El ingreso de ese día será de
$50.00
Los gastos son los pagos o egresos de dinero.
El pago de transporte es un ejemplo de gasto o egreso.
Son anotaciones ordenadas indicadas en cantidades
De todas las operaciones del negocio
Registrando entradas y salidas con valor en dinero.
De lo anterior podemos sacar las siguientes ideas:
3
¿PARA QUÉ SIRVE LA CONTABILIDAD?
Bueno sirve para saber:
* Si nuestro capital está creciendo.
*¿Cuánto estamos gastando?
*¿Cuánto debemos y a quiénes?
*Si estamos vendiendo sufiente.
*Si estamos ganando o perdiendo
4
ESTUDIEMOS EL CASO DE ANA
Durante la semana del 25 al 31 de mayo ha realizado lassiguientes operaciones:
UNIDAD2
CÓMO REGISTRAR CUENTAS
Niña Licha . . . ¿Se ha fijado como va para
arriba el negocio de Ana?
¡Claro! Como lleva sus cuentas sabe qué y CUÁNTO
TIENE, CUÁNTO GANA Y QUIÉN LE DEBE.
ANA INVIERTE SIEMPRE A LO SEGURO
5
Mayo 2015
18152229
7142128
6132028
29162330
310172431
4111825
5121926
1- Tenía un saldo inicial de efectivo de ----------- $300.°°
2- Y un saldo inicial de mercaderia de ----------- $500.°°
3- Préstamo del Banco Comunitario “El esfuerzo” $400.°° 4- Compras al Crédito en “La colmenita”-------- $540.°°
5- Ventas al Crédito a Juan Hernández --------- $30.°°
6- Ventas del dia en efectivo ------------------ $180.°°
7- Ventas del día en efectivo ------------------- $175.°°
8- Ventas al crédito a Juan Hernández ---------- $45.°°
9- Ventas del día en efectivo ------------------ $170.°°
10-Gastos de transporte y pasajes ------------- $40.°°
11- Ventas del día en efectivo ------------------- $150.°°
12- Pago de luz, agua, impuestos ---------------- $60.°°
13- Abono de Juan Hernández ------------------ $25.°°
14- Ventas en efectivo ------------------------- $195.°°
15- Abono al préstamo Banco Comunitario ------- $40.°°
16- Pago mercadería al crédito “La Colmenita”--- $540.°°
LUNES 25
MARTES
26
MIÉRCOLES 27
JUEVES
28
VIERNES
29
SÁBADO
30
DOMINGO
31
6
Además , Ana posee estantes, mesas y otros utensilios por un valor de $400.°°
LA ÚLTIMA CANTIDAD ESCRITA EN EL SALDO ... representa lo que Ana tiene en efectivo en CAJA al terminar la semana; en este caso $915.
Ayudemos a Ana a registrar los datos en el
CONTROL DE EFECTIVO
7
Cuadro # 1
CONTROL DE EFECTIVO Semana del 25 al 31 de mayo 2015
FECHA DETALLE NUMERO DEOPERACIONES
INGRESOS EGRESOS SALDO
May 25 Capital en efectivo (saldo inicial)
May 26 Préstamo del Banco Comunitario
Ventas en efectivo
May 27 Ventas en efectivo
1 $300 MÁS $300
3 $400 IGUAL $700
6 $180 $880
$1,0557 $175
9 $170 $1,225May 28 Ventas en efectivo.
May 29 Gastos en transporte y pasajes
Ventas en efectivo
May 30 Pago de agua, luz, impuestos.
Abono de Juan Hernández
Ventas en efectivo
May 31 Abono al Banco Comunitario
Pago a la “Colmenita”
10
11
12
13
14
15
16
$150
$40 IGUAL MENOS
$1,335
$1,185
$60 $1,275
$25 $1,300
$195 $1,495
$40 $1,455
$540 $915
El efectivo que resulta al final de un período determinado.
Partimos del Saldo inicial.
Le sumamos los ingresos o le restamos los egresos de la siguiente operaciòn registrada.
En el caso anterior sumamos por que la operacion era un ingreso.
¿Cuál es el saldo de Ana al 25 de Mayo? R. ___________________¿Por qué restamos la operación 10 al saldo del día 28?R. ___________________________________________________________________
SALDO es
y se obtiene así
PIENSE Y RESPONDA
8
“Empece la semana con $300.°° ”
Saldo inicial - 300Préstamo - 400Nuevo Saldo 700
Los ingresos se sumanLos egresos se restan
+
Esto le permitirá saber rápidamente las utilidades que le
ésta dejando su negocio.
EL CONTROL DE VENTAS, MERCADERIA Y GASTOS se registra en un rayado como el siguiente:
FECHA DETALLE N° deOper.
VENTAS GASTOS UTILIDADMERCADERIAENTRADAS SALIDAS
TOTAL
Comenzamos colocando el inventario inicial; es decir, el valor de la mercadería en existencia.
AHORA BIEN . . . Ana también debe registrar, diariamente, el valor de las
ventas; las entradas y salidas de mercadería AL PRECIO DE
COSTO y los GASTOS EFECTUADOS
9
¡SE VE FÁCIL! LLENÉMOSLO CON LAS OPERACIONES QUE HIZO ANA
CONTROL DE VENTAS, MERCADERÍA Y GASTOS Semana del 25 al 31 de Mayo
FECHA DETALLE N° de Oper.
VENTAS MERCADERÍA GASTOS UTILIDADENTRADAS SALIDAS
May 25
May 26
May 27
May 28
May 29
May 30
INVENTARIO INICIAL
Compra al crédito “La Comenita”
Ventas al crédito
Ventas al crédito
Ventas en efectivo
Ventas en efectivo
Ventas en efectivo
Ventas en efectivo
Ventas en efectivo
Gastos en transporte y pasaje
Pago de agua, luz e impuestos
TOTAL
2
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
30
180
175
45
170
150
195
$945
500
540
$1,040
24.80
144
140
36
136
120
156
$756.80
40
60
$100
5.20
36
35
9
34
-40
30
-60
39
88.20
NOTASi al total de entradas (1,040)le restamos el total de salidas (756.80)nos resulta el VALOR DE LA MERCADERÍA EN EXISTENCIA (283.20)
10
¿Por qué la columna de “MERCADERIA” se divide en ENTRADAS Y SALIDAS?
La ENTRADA indica el valor de la mercadería que ANA adquirió, al contado o al crédito y que ya tenía en existencia.La SALIDA es el valor de las mercaderías vendidas pero indicadas según el VALOR DE COMPRA.
La salida nos ayuda a: * Obtener el VALOR DE LA MERCADERIA en existencia. * Identificar la UTILIDAD que ANA obtiene en sus ventas.
¿De dónde sale el dato para la columna “UTILIDAD”? La UTILIDAD resulta de restar el PRECIO DE VENTA al precio de compra (salida).
Veamos un ejemplo con la operación 5
Vendido a Juan Hernández $30.00 -
Valor de los articulos vendidos $24.80 =a Juan
Utilidad obtenida por Ana $ 5.20
Para quedar más clara... me gustaría saber algunas cosas.
¡veamos!
11
¿De dónde sale el dato para la columna “UTILIDAD”? La UTILIDAD resulta de restar el PRECIO DE VENTA al precio de compra (salida).
Veamos un ejemplo con la operación 5
Vendido a Juan Hernández $30.00 -
Valor de los articulos vendidos $24.80 =a Juan
Utilidad obtenida por Ana $ 5.20
PERO . . .
Algunas veces Ana vende al crédito; por ejemplo le fía a Juan Hernández. ¿Cómo se puede llevar ese control?
VEAMOS ... Cuadro #3
CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR - JUAN HERNÁNDEZFECHA DETALLE N° de
OperaciónDeuda Abono Saldo Fecha
de pago
May 25 2 libras de Azucar ($3.°°)3 libras frijol (12.°°)1 lb. queso ($15.°°)
5 $30.°° MÁS $30.°° octubre 12
May 26 1 bote de leche ($45.°°) 8 $45.°° IGUAL $75.°° oct. 12
May 30 Abono a la cuenta 13 $25.°° $50.°°
NOTA: El último saldo constituye la deuda de Juan.
SE REGISTRA EN EL CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR
Quedó claro el control de ventas al crédito,pero y las compras que hace Ana,
al crédito ¿Qué?
PARA ESO USAMOS EL CONTROL DE DEUDAS POR PAGAR
12
Cuadro #4
CONTROL DE DEUDAS POR PAGAR
FECHA DETALLE N° de Operación
Deuda Abono Saldopor pagar
Fecha de pago
May 26
May 31
* Préstamo al Banco Comunitario* Compras al Crédito en la Colmenita 2 qq de azúcar $260.°° 1 qq de frijol $280.°°
3
4
* Abono Préstamo Banco Comunitario* Pago mercadería al crédito “La Colmenita”.
15
16
$400.°°
$540.°°
$40.°°
$540.°°
$400.°°
$940.°°
Jun 22
Jun 30
Jun 5
$900.°°
$360.°°
NOTAS :El último saldo nos dice cuánto debemos a los proveedores.También podemos llevar un cuadro por cada proveedor, para llevar registros individuales.
* Los saldos por pagar resultan de sumar las deudas y restar los abonos.
El primer saldo de May 26era de $400; la siguiente operación fué una deuda de $540. recordemos las
deudas se suman
El último saldo de May 26 era $940; la siguiente operación fue un abono de $40
NUEVO SALDO400 + 540= 940 NUEVO SALDO
EJEMPLOS
los abonos se restan
940 - 40= 900
13
Ahora me explico,tiene bien controlado
el negocio
Y por éso, también tomo
buenas decisiones
Con los registros que lleva Ana, ha obtenido un estado de cuentas “RESUMIDO” durante un período determinado: una semanaa, una quincena, un mes
etc. que le permite conocer:
EN QUÉ HA INVERTIDO
CUÁNTO ES PROPIOCUÁNTO DEBE
CUÁNTO TIENE INVERTIDO
ASÍ ..... NI UN CIEGO SE PIERDE 14
Sigamos con el ejemplo de Ana. . .
¿Que tiene Ana en su negocio?
¿Tiene deudas Ana?
TIENE UN CRÉDITO CON EL BANCO COMUNITARIO
LE DEBE MERCADERÍA AL PROVEEDOR“LA COLMENITA”
Otro libroimportante BALANCE GENERAL
CUENTAS POR COBRAR
MOBILIARIO Y EQUIPO
DINERO EN EFECTIVO
MERCADERIA
A todos los bienes que tiene la empresa les llamaremos ACTIVO.
Claro que tieneBANCOCOMUNITARIO
A las deudas le llamaremos PASIVO
ENTONCEES ... ¿CUÁNTO ES LO PROPIO DE ANA?
15
Si queremos saber lo que es propio de Ana, a lo que tiene (ACTIVO) le restamos lo que debe (PASIVO); el resultado es lo propio de Ana (PATRIMONIO)
*Para hacer un balance, primero hay que ordenar el activo y el pasivo, después encontrar el patrimonio.
TOTAL ACTIVO __________$1,648.20
(ver cuadro #4)
Observe que el ACTIVO debe ser igual a la suma del PATRIMONIO más PASIVO
ACTIVO menos PASIVO
PATRIMONIO
BALANCE AL 31 DE MAYO DE 2015
PASIVO
1- Cuentas por pagar ______ $360.°°
Total pasivo _____________ $360.°°
ACTIVO
1- Efectivo (caja) ________$915 (ver cuadro #1)2- Mercadería __________ $283.20 (ver cuadro #2)3- Cuentas por cobrar __$50 (ver cuadro #3)4- Mobiliario y equipo ____$400 (estantes, sillas, etc.)
(ver cuadro #1)
(ver cuadro #2)
PATRIMONIO1- Capital en efectivo _______$300.°°
2- Mercadería _____________ $500.°°
3- Mobiliario y equipo ______ $400.°°
4- Utilidades _______________ $88.20
TOTAL PATRIMONIO_______ $1,288.20
ACTIVO= $1,648.20 PATRIMONIO + PASIVO= 1,648.20
16
Si pretende venderlas muy caras, seguramente le comprarán poco.
Si las ofrece muy baratas;seguramente venderá más pero casi no obtendrá ganancias.
ENTONCES ... ¿Cómo atinar con el precio justo?
EAMOS COMO JULITA,PRIMA DE ANA, CALCULAEL PRECIO DE SUS JUGOS ...
A mí lo que me cuesta es fijar los precios
Usted puede vender las más hermosas
o el más sabroso pero ...
VEAMOS ENTONCES¿CÓMO ESTABLECER LOS PRECIOS?
17
Julia, calcula y suma: El valor de la mercadería que usará para hacer los jugos
Gastos de operación; o sea la mano de obra; es decir, el valor que le da a su trabajo para producir la mercadería.
Otros gastos: agua, energía eléctrica, transporte, etc
La ganancia que espera obtener por cada jugo
PRECIO DEL JUGO: 1.25 + 0.25 + 0.25 + 0.25= $2.°°
+
+
+
=
18
Cuadro 1CONTROL DE EFECTIVO semana del _____ al ________ de _______
Fecha DETALLE N° de operación INGRESOS EGRESOS SALDO
EJERCITEMOS
Cuadro 2CONTROL DE VENTAS, MERCADERIA Y GASTOS semana del _____ al _______ de ______
DETALLE N° de oper. Venta
MercaderíaEntrada Salida Gastos UtilidadFecha
19
Cuadro 3CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR semana del _____ al ________ de _______
Fecha DETALLE N° de oper.
Deuda Abonos Saldo
Cuadro 4CONTROL DE DEUDAS POR PAGAR semana del _____ al ________ de _______
DETALLE N° de oper.
Deuda Abonos
Fecha de pago
Fecha Saldopor pagar
Fecha de pago
20