Curso de Excel

Agrupar datosConsolidacin de datos Bjate el ejemplo y revsalo. Consolidar datos consiste en combinar los valores de varios rangos de datos en uno solo. Por ejemplo, si tienes una hoja de clculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puedes utilizar una consolidacin para reunir estas cifras en una hoja de clculo de gastos para toda la organizacin; o si tienes las ventas de cada uno de los vendedores puedes agruparlas en una sola hoja para calcular el total de ventas de toda la compaa. Para utilizar la herramienta de consolidacin de Excel, los rangos a consolidar deben tener una estructura muy similar, o sea, los mismos rtulos de filas y columnas o estar en el mismo orden. Por ejemplo: tenemos las ventas del primer semestre para cada uno de los vendedores de la compaa y deseamos calcular las ventas totales de la compaa. Cmo consolidar datos 1. En primer lugar, examina los datos y decide si deseas consolidarlos por posicin o por categora. Posicin Si vas a combinar datos que estn en la misma celda en varios rangos, puedes consolidar por posicin. Categora Si tienes varios rangos con diseos diferentes y vas a combinar datos de filas o columnas que tengan rtulos (nombres de fila y/o columna) coincidentes, puedes consolidar por categora. 2. Configura los datos que va a consolidar. Asegrate de que cada rango de datos est en formato de lista: cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene datos similares y no tiene filas o columnas en blanco. Coloca cada rango en una hoja de clculo diferente. Ej: una hoja de clculo diferente para cada vendedor. No pongas ningn dato en la hoja de clculo donde vayas a colocar la consolidacin. Si realizas la consolidacin por posicin, asegrate de que cada rango tiene el mismo diseo. Si realizas la consolidacin por categora, asegrate de que los rtulos de las columnas o filas que deseas combinar tienen idntica ortografa y coincidencia de maysculas y minsculas. Si deseas, puedes asignar un nombre a cada rango. 3. Haz clic en la celda superior izquierda del rea donde desees que aparezcan los datos consolidados. 4. En el men Datos, haz clic en Consolidar. Aparece el siguiente cuadro: 5. En el cuadro Funcin, haz clic en la funcin de resumen que deseas que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos. Ej: sumar, contar o promediar. 6. Haz clic en el cuadro Referencia, elige la etiqueta de hoja del primer rango que vas a consolidar, escribe el nombre que asignaste al rango o selecciona el rango y, a continuacin, haz clic en Agregar. Repite este paso para cada rango. 7. Si deseas actualizar la tabla de consolidacin automticamente cada vez que cambien los datos en cualquiera de los rangos de origen y no ests seguro de si ms tarde desears incluir rangos diferentes o adicionales en la consolidacin, activa la casilla de verificacin Crear vnculos con los datos de origen. 8. Activa las casillas de verificacin bajo Usar rtulos en que indican dnde estn localizados los rtulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rtulos que no coincidan con los de las otras reas de origen producirn filas o columnas independientes en la consolidacin. En el ejemplo, el cuadro quedar ms o menos as:

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9. Haz clic en aceptar. En nuestro ejemplo: la hoja de consolidacin quedar as:

Subtotales Por ejemplo: tenemos las ventas del primer semestre para cada uno de los vendedores de la compaa. (Bjate el ejemplo1 y revsalo). Los subtotales se utilizan en Excel cuando trabajamos con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar clculos totales y parciales de dichas listas. Los subtotales sirven para realizar clculos para un conjunto de datos de una lista que cumplen con una condicin especfica, por ejemplo, sumar las ventas por zona, promediar los gastos por departamento, sumar las ventas por producto, contar las unidades adquiridas por cada cliente, etc. Para calcular subtotales, primero debes decidir en qu columna o columnas vas a realizar los clculos y ordenar la lista de acuerdo con la condicin de agrupamiento. Por ejemplo para sumar las ventas por zona debes primero ordenar la lista por zonas; si vas a promediar los gastos por departamento debes ordenar la lista por departamento, etc. Cmo calcular subtotales Ejemplo 1: Sumar las ventas por cada vendedor. 1. Ordena la lista con relacin a la columna vendedor. 2. Haz clic en cualquier celda de la lista. 3. En el men Datos, haz clic en Subtotales. Aparece el siguiente cuadro 4. En Para cada cambio en, haz clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, haras clic en la columna Vendedor. 5. En Usar funcin, elige la funcin de resumen que desees utilizar para calcular los subtotales. En este caso elige suma. 6. En Agregar subtotal a, activa la casilla de verificacin de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desees calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaras la columna Ventas. 7. Si deseas un salto de pgina automtico despus de cada subtotal, activa la casilla de verificacin Salto de pgina entre grupos. 8. Si deseas que los subtotales aparezcan encima de los datos en lugar de que aparezcan debajo, desactiva la casilla de verificacin Resumen debajo de los datos. El cuadro quedara as:

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9. Haz clic en Aceptar. En la base de datos aparecieron unos controles especiales a la derecha de la planilla, que permite hacer manejos sobre la misma. As, en la planilla se pueden leer tres niveles:

Nivel 1: muestra el total general, as:

Nivel 2: muestra los totales por cada vendedor y el total general, as:

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Nivel 3: muestra todos los datos ms los totales por vendedor y el total general.

Ejemplo 2: Promediar las ventas por cada Producto 1. Ordena la lista con relacin a la columna producto. 2. Haz clic en cualquier celda de la lista. 3. En el men Datos, haz clic en Subtotales. 4. En Para cada cambio en, haz clic en producto. 5. En Usar funcin, elige la funcin promedio. 6. En Agregar subtotal a, activa la casilla de verificacin de la columna Ventas. El cuadro debe quedar as:

7. Haz clic en Aceptar. Ejemplo 3: Ventas mensuales cada Producto Para obtener subtotales anidados (subtotales de subtotales) debes ordenar la lista por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores, despus por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo debes seguir este procedimiento: 1. Ordena la lista primero por producto y luego por mes. 2. Inserta los subtotales exteriores, as:

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En el men Datos, haz clic en Subtotales. En Para cada cambio en, haz clic en la columna productos. En el cuadro Usar funcin, haz clic en la funcin suma. En Agregar subtotal a, activa la casilla de verificacin correspondiente a Ventas. As queda el cuadro:

3. Inserta los subtotales anidados. En el men Datos, haz clic en Subtotales. En Para cada cambio en, haz clic en la columna mes. En el cuadro Usar funcin, haz clic en la funcin suma. En Agregar subtotal a, activa la casilla de verificacin correspondiente a Ventas. Desactiva la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales. O sea:

Utilicemos otra lista Tenemos una lista con las empresas de varios pases y un pequeo estudio financiero de cada una de ellas. Bjate este ejemplo: subtotales La lista es as:

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Ejemplo 4: calcular las utilidades totales por empresa 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ordena la lista con relacin a la columna empresa. Haz clic en cualquier celda de la lista. En el men Datos, haz clic en Subtotales. En Para cada cambio en, haz clic en empresa. En Usar funcin, elige la funcin suma. En Agregar subtotal a, activa la casilla de verificacin de la columna beneficios.

7. Haz clic en Aceptar. El resultado ser:

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Ejemplo 5: Queremos obtener, adems del total, el promedio de gastos por empresa. Para sto (despus de realizar los pasos del ejemplo 4): 1. Haz clic en cualquier celda de la lista. 2. En el men Datos, haz clic en Subtotales. 3. En Para cada cambio en, haz clic en empresa. 4. En Usar funcin, elige la funcin promedio. 5. En Agregar subtotal a, activa la casilla de verificacin de la columna gastos. 6. Desactiva la casilla Reemplazar subtotales actuales (si no la desactivas, perderas los subtotales conseguidos).

7. Haz clic en Aceptar. El resultado ser:

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Ahora haz aadido los promedios de gastos a parte de los Subtotales anteriores de los Beneficios. Con esta opcin puedes conseguir niveles de desglose en grandes hojas de clculo. Si quieres que desaparezcan los Subtotales slo debes hacer clic en Datos - Subtotales - Quitar todos. Si queremos realizar Subtotales de otro campo (por ejemplo por pases), deberamos primero ordenar la tabla por esa columna. Tablas dinmicas Para estudiar este captulo, baja el ejemplo y revsalo. Un informe de tabla dinmica es una tabla interactiva que combina y compara rpidamente grandes volmenes de datos. Debes utilizar un informe de tabla dinmica cuando desees comparar totales relacionados, sobre todo si tienes una lista larga de nmeros para resumir y deseas realizar comparaciones distintas con cada nmero. Puesto que los informes de tabla dinmica son interactivos, puede cambiar la presentacin de los datos para ver ms detalles o calcular diferentes resmenes, como recuentos o promedios. Ejemplo 1: Cmo crear un informe de tabla dinmica Para crear un informe de tabla dinmica debes seguir este procedimiento: 1. Haz clic en una celda de la lista. 2. En el men Datos, haz clic en Informe de tablas y grficos dinmicos. cuadro:

Aparece el siguiente

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3. Especifica el origen de los datos segn el caso. Lista o base de datos de Microsoft Excel: Puedes utilizar los datos de una hoja de clculo de Excel como base de un informe. Los datos deben tener rtulos de columna en la primera fila, elementos congruentes en las filas restantes y no tener filas o columnas en blanco dentro del rango de datos. Fuente de datos externa: Puedes resumir y analizar datos de fuera de Microsoft Excel, como los registros de ventas de la base de datos de tu organizacin, puedes tambin recuperar datos de orgenes externos procedentes de bases de datos o programas como Access, visual fox pro, archivos de texto y sitios de Internet. Rangos de consolidacin mltiple: Cuando hay varias listas de Microsoft Excel con categoras similares de datos y se desea resumir los datos de las listas en una sola hoja de clculo, una de las opciones consiste en utilizar un informe de tabla dinmica o grfico dinmico. Otro informe de tabla dinmica o grfico dinmico: esta opcin se activa cuando ya has creado un informe de grfico o tabla dinmica en el libro actual y sirve para decirle a Excel que la nueva tabla dinmica utilizar el mismo rango de datos y as disminuir el uso de memoria y el tamao del libro. 4. Selecciona el tipo de informe que deseas. 5. Haz clic en siguiente. Nota: vamos a suponer inicialmente que elegiste lista de datos de Microsoft Excel y tabla dinmica 6. Excel selecciona por defecto el rango actual donde se encuentra el cursor. Revisa este rango y, si no es el correcto, selecciona de nuevo el rango o escribe el nombre del rango donde se encuentra la lista. As:

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7. Haz clic en siguiente. 8. Decide dnde quieres que se ubique la nueva tabla dinmica.

9. Haz clic en diseo para establecer el orden de las variables y los clculos que aparecern en la tabla. Por ejemplo, si quieres que tu tabla dinmica quede as:

debes disear tu tabla de la siguiente manera:

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Observa que los productos van en las columnas, los vendedores van como rtulos de columnas y en el espacio de los datos van las ventas. 10. Haz clic en aceptar. 11. Presiona el botn finalizar. Ejemplo 2: Otro mtodo para realizar Tablas dinmicas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Haz clic en una celda de la lista. En el men Datos, haz clic en Informe de tablas y grficos dinmicos. Especifica el origen de los datos segn el caso. Selecciona el tipo de informe que deseas. Haz clic en siguiente. Selecciona el rango o escribe el nombre del rango donde se encuentra la lista. As: Haz clic en siguiente. Decide dnde quieres que se ubique la nueva tabla dinmica. Haz clic en finalizar. Aparece el siguiente esquema:

10. Establece el orden de las variables y los clculos que aparecern en la tabla. Por ejemplo, si quieres que tu tabla dinmica quede as:

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debes disear tu tabla de la siguiente manera:

Observa que los productos van en las columnas, los vendedores van como rtulos de filas y en el espacio de los datos van las ventas. Tambin puedes colocar un campo adicional (campo de pgina), el cual te permitir ver una tabla dinmica por cada tem, por ejemplo, si coloco el mes como campo de pgina, la tabla dinmica aparecer as:

Observa que en mes aparecen (todas), pero si quieres puedes mostrar slo la tabla para enero, febrero o el mes que quieras, slo tienes que hacer clic en todas, elegir el mes que deseas y luego presionar el botn aceptar. Ejemplo 3: Cmo realizar clculos en una tabla dinmica Excel toma por defecto las funciones suma o contar en los clculos de tablas dinmicas pero si deseas agregar otros clculos como promedio, mximo, mnimo, producto, etc. debes seguir este procedimiento: Por ejemplo: si deseamos agregar a la tabla anterior el promedio, mximo y mnimo de ventas. 1. Disea la tabla tal como lo viste en las pginas anteriores. 2. Arrastra de nuevo el campo ventas al lugar donde estn los clculos.

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La tabla dinmica quedar as:

Pero no quieres dos veces la suma de las venta sino que deseas la suma y el promedio. 3. Haz clic derecho sobre Suma de Ventas2 y elige Configuracin de campo.

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Aparece el siguiente cuadro:

4. Elige la funcin que deseas aplicar. En este caso: Promedio. 5. Si deseas dar un formato numrico al clculo, haz clic en el botn nmero...

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6. Elige el formato que desees. 5. Haz clic en aceptar. As se ver la tabla dinmica:

Repite los pasos anterior para calcular el mximo, el mnimo o cualquier otra funcin. Ejemplo 4: Calcular porcentajes Por ejemplo: si deseas crear una tabla dinmica con las ventas mensuales por producto y adems mostrar a cunto equivale proporcionalmente estas ventas sobre el total de la compaa sigue este procedimiento: 1. Disea la tabla tal como lo viste en las pginas anteriores.

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La tabla quedar as:

2. Arrastra de nuevo el campo ventas al lugar donde estn los clculos. La tabla dinmica quedar as:

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Pero no quieres dos veces la suma de las venta sino que deseas la suma y el porcentaje. Entonces: 3. Haz clic derecho sobre Suma de Ventas2 y elige Configuracin de campo. Aparece el siguiente cuadro:

4. Cambia el nombre del campo Suma de Ventas2 por Porcentaje.

5. Haz clic sobre el botn Opciones >>

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El cuadro anterior se ver as:

6 En Mostrar datos como: elige la opcin porcentaje de la fila o de la columna segn como desees que se calculen los porcentajes:

La tabla quedara ms o menos as:

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Ejemplo 5: Crear un grfico dinmico Un grfico dinmico tiene funciones muy parecidas a la tabla dinmica, slo que se puede visualizar mejor. Para crear un grfico dinmico debes seguir este procedimiento: 1. Haz clic en una celda de la lista. 2. En el men Datos, haz clic en Informe de tablas y grficos dinmicos. 3. Especifica el origen de los datos segn el caso. 4. Selecciona en el tipo de informe Informe de grfico dinmico. 5. Haz clic en siguiente. 6. Selecciona el rango o escribe el nombre del rango donde se encuentra la lista. 7. Haz clic en siguiente. 8. Decide dnde quieres que se ubique el grfico dinmico. 9. Haz clic en finalizar Aparece as:

10. Arrastra los campos al lugar donde deben ir: por ejemplo, si deseas que aparezcan las ventas de cada vendedor por mes puedes colocar en el campo de serie: vendedor, en los campos de categora: mes y en datos: ventas. As:

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El grfico dinmico quedar as:

11. Si deseas realizar cualquier tipo de cambio en el grfico, puedes acudir al men grfico que aparece en la barra de men.

Por ejemplo:

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Ejemplo 6: Trabajar por intervalos Baja el ejemplo Supongamos que deseas agrupar los vendedores de acuerdo a su nivel de ventas para calcular la comisin correspondiente, por ejemplo: quines vendieron menos de 25 millones, entre 25 y 50 millones, entre 50 y 75, etc. Para crear esta tabla dinmica sigue estos pasos: 1. Disea la tabla tal como lo viste en las pginas anteriores.

La tabla quedar as:

Como puedes observar, aparecen 120 columnas (una por cada vendedor), ya que todos los valores de ventas son diferentes. En este momento, se pierde el sentido de la tabla dinmica que es el de agrupar datos que cumplen ciertas condiciones.

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Ahora vamos a agrupar las ventas en intervalos. 2. Haz clic derecho sobre uno de los nmeros de ventas (en los rtulos de columnas) y elige la opcin agrupar y mostrar detalle y luego en la opcin agrupar. As:

Aparecer el siguiente cuadro:

Donde: Comenzar en muestra el valor mnimo de ventas que hay en la base de datos. Terminar en muestra el valor mximo de ventas que hay en la base de datos. Por es la diferencia que existe entre un intervalo y otro. 3. Llena el cuadro segn las siguientes recomendaciones: Si colocas un nmero mayor a 9435988 en la casilla comenzar en (por ejemplo 25 millones), Excel pondr el primer intervalo como menores que el nmero que escribas (en el ejemplo el intervalo sera 150000000). Por ltimo, en la casilla por debes colocar el nmero que deseas que se incremente de un intervalo a otro (por ejemplo 25 millones).

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La tabla dinmica quedar as:

Para ver mejor los vendedores que se encuentran en cada intervalo, podras colocar la variable agrupada en coloque campos de pgina aqu. As:

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Si deseas, por ejemplo saber cules vendedores vendieron ms de 150 millones de pesos, slo tienes que hacer clic en todas y elegir >150000000. As:

La tabla quedar entonces como se ve a continuacin:

Ejemplo 7: Agregar un campo calculado a la tabla dinmica Es posible que desees realizar un clculo con los datos (en la tabla dinmica) sin que sto implique modificar la base de datos. Por ejemplo: vamos a calcular la comisin que se pag por cada mes. Para este ejemplo, debes: 1. Disear la tabla tal como lo viste en las pginas anteriores, as:

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2. Ve a la barra de herramientas de tabla dinmica

3. Elige la opcin Tabla dinmica, luego Frmulas y, por ltimo, campo calculado. As:

Aparece el siguiente cuadro:

Donde: Nombre es el nombre que se le dar al campo calculado. Ejemplo: Comisin. Frmula es el clculo que debe realizar el nuevo campo. En nuestro caso, vamos a dar una comisin del 10% sobre las ventas, para lo cual debes elegir el campo ventas y elige insertar campo, luego escribe el resto de la frmula (* 0,10). El cuadro quedar como sigue:

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4. Haz clic en Aceptar. La tabla dinmica quedar, ms o menos como sigue:

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