AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA B: SENARAI TUGAS JAWATANKUASA INDUK AMALAN 5S AKMAL 63 LAMPIRAN C: SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN AMALAN 5S 70 PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN 5S AKADEMI KASTAM

AMALAN 5S

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

KANDUNGAN

Ogos 2010

Muka surat 2

A K A D E M I K A S T A M D I R A J A M A L A Y S I A

DASAR, WAWASAN DAN SLOGAN 5S 7

BAB 1: PENGENALAN KEPADA AMALAN 5S

1. TUJUAN 8

2. PENGENALAN 8

3. RASIONAL AMALAN 5S 9

4. FAEDAH AMALAN 5S 10

5. OUTCOME DARI AMALAN 5S 10

6. TENTANGAN (RESISTANCE) TERHADAP PELAKSANAAN AMALAN 5S 12

7. BAGAIMANA MENJAYAKAN 5S 13

8. KONSEP AMALAN 5S 14

9. LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S 23

10. KESIMPULAN 27

PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN 5S AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

(AKMAL)

KANDUNGAN

Ogos 2010

Muka surat 3


BAB 2: STANDARD PELAKSANAAN AMALAN 5S

1. TUJUAN 28

2. LATARBELAKANG 28

3. KEPERLUAN UTAMA 29

4. RUANG PEJABAT 30

5. RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI 36

6. BAHAGIAN PENGELUARAN 39

7. STOR 40

8. TEMPAT UMUM 44

9. KAWASAN PERSEKITARAN PEJABAT 55

10. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA 57

11. KESELAMATAN PERSEKITARAN 58

12. KESIMPULAN 58


(AKMAL)

KANDUNGAN

Ogos 2010

Muka surat 4


BAB 3: PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN AMALAN 5S

1. TUJUAN 59

2. LATARBELAKANG 59

3. TATACARA AUDIT DALAMAN 59

4. KESIMPULAN 61

LAMPIRAN-LAMPIRAN

LAMPIRAN A: STRUKTUR PELAKSANAAN 5S AKMAL 62

LAMPIRAN B: SENARAI TUGAS JAWATANKUASA INDUK AMALAN 5S AKMAL 63

LAMPIRAN C: SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN AMALAN 5S 70


(AKMAL)

KANDUNGAN

Ogos 2010

Muka surat 5


RAJAH-RAJAH/JADUAL

FALSAFAH AMALAN 5S 10

RAJAH 1: CARTA KITARAN 5S 15

RAJAH 2: CONTOH WARNA KAD 15

RAJAH 3: TINDAKAN TERHADAP BARANG/DOKUMEN YANG TIDAK DIPERLU-KAN

16

RAJAH 4: TINDAKAN MENYUSUN BARANG/DOKUMEN DIPERLUKAN 18

PETUA/TIPS/AMALAN BAIK UNTUK SUSUN 19

RAJAH 5: TINDAKAN MELAKSANAKAN AMALAN SAPU 20

RAJAH 6: TINDAKAN SERAGAM 21

RAJAH 7: CARTA ALIRAN PELAKSANAAN AMALAN 5S 23

JADUAL 1: RUMUSAN AMALAN 5S

22

PELAN TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN AMALAN 5S 88


(AKMAL)

KANDUNGAN

Ogos 2010

Muka surat 6


GAMBAR-GAMBAR CONTOH AMALAN 5S

GAMBAR 1: KUBIKEL/BILIK PEGAWAI 89

GAMBAR 2: LACI 90

GAMBAR 3: STOR 91

GAMBAR 4: BILIK FAIL 92

GAMBAR 5: KAUNTER 93

GAMBAR 6: TEMPAT MENUNGGU 93

GAMBAR 7: TEMPAT MELETAK MESIN 94

GAMBAR 8: TEMPAT MEMBUAT BINDING 94

GAMBAR 9: PAPAN TANDA 95

GAMBAR 10: TEMPAT/RUANG LETAK KERETA 95

GAMBAR 11: LAIN-LAIN 96

SUMBER RUJUKAN 98


(AKMAL)

DASAR, SLOGAN & WAWASAN amalan 5S

Ogos 2010

Muka surat 7


“Warga AKMAL sentiasa

mengamalkan 5S secara

berpasukan demi mewujudkan

persekitaran tempat kerja yang

bersih, kemas, teratur dan

selamat ”

“AKMAL mencapai prestasi

cemerlang dalam penyampaian

perkhidmatan berteraskan

persekitaran kerja yang

berkualiti menerusi amalan

5S”

“PERSEKITARAN BERKUALITI

PEMANGKIN KECEMERLANGAN”


Ogos 2010

Muka surat 8


“PERSEKITARAN BERKUALITI PEMANGKIN KECEMERLANGAN”

1. TUJUAN

Tujuan panduan ini adalah untuk membantu warga Akademi Kastam Diraja

Malaysia (AKMAL) dalam pelaksanaan Amalan 5S ke arah mewujudkan

persekitaran kerja yang berkualiti dan cemerlang.

2. PENGENALAN

2.1 Selaras dengan usaha-usaha untuk mentransformasi perkhidmatan awam ke

peringkat world class, pengurusan persekitaran tempat kerja adalah perlu demi

memantap serta meningkatkan imej dan profesionalisme Akademi Kastam

Diraja Malaysia (AKMAL).

Pelaksanaan Amalan 5S dipercayai bermula daripada negara Jepun, dimana

selepas Perang Dunia Kedua, syarikat-syarikat perindustrian di negara itu

memikirkan cara-cara untuk meningkatkan produktivitinya di samping

mengurangkan kos pengeluaran. Amalan 5S diilhamkan menerusi

permasalahan yang wujud pada ketika itu. Antara lain, menerusi pendekatan

JIT (Just in Time), Total Performance Management dan Toyota Production System

(TPS).

2.2 5S yang merupakan satu amalan budaya dalam masyarakat Jepun, memenuhi

keperluan bagi memantapkan pengurusan persekitaran tempat kerja. Mula

diperkenalkan di Singapura pada tahun 1986 dan telah diamalkan dengan

jayanya di sana. Amalan ini kemudiannya dipraktikkan di Malaysia, Thailand,

Korea, China, India, lndonesia, Sri Lanka, Rusia, Hungary, Poland, Bulgaria,

Colombia, Uruguay, Brazil, Costa Rica dan Mexico.

2.3 Di Malaysia, konsep Amalan 5S mula diperkenalkan pada pertengahan tahun

1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat

multi-nasional. Kini banyak agensi-agensi Perkhidmatan Awam mengamalkan

Amalan 5S malah ada di kalangannya telah mendapat pengiktirafan menerusi

persijilan daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).


Ogos 2010

Muka surat 9



2.4 Pengurusan persekitaran tempat kerja yang lebih seragam dan sistematik

berdasarkan Amalan 5S merupakan satu pendekatan yang diterima dan

dipraktikkan secara universal. Amalan 5S dapat membantu Akademi Kastam

Diraja Malaysia (AKMAL) merancang dan melaksanakan usaha-usaha

menghasilkan persekitaran tempat kerja yang kondusif bagi meningkatkan

kualiti penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.

3. RASIONAL AMALAN 5S

3.1 Penampilan persekitaran tempat kerja yang cemerlang dapat meningkatkan

kecekapan dan keberkesanan penyampaian perkhidmatan agensi kerajaan.

Amalan 5S merupakan satu teknik pengurusan persekitaran yang dapat

membantu meningkat imej Akademi Kastam Diraja Malaysia (AKMAL) selain

daripada meningkatkan kecemerlangan penyampaian perkhidmatan kepada

pelanggan.

3.2 Menurut MAMPU, konsep Amalan 5S adalah mudah difahami oleh semua

kakitangan Jabatan kerana:

3.2.1 terminologi yang diguna pakai adalah mudah;

3.2.2 konsepnya logik dan bersifat semula jadi terhadap perilaku manusia;

3.2.3 ia boleh diguna pakai oleh semua jenis Jabatan/Agensi.


Ogos 2010

Muka surat 10



4. FAEDAH AMALAN 5S

Antara faedah pelaksanaan pengurusan persekitaran tempat kerja yang

cekap dan berkesan adalah:

4.1 Mewujudkan persekitaran tempat kerja yan berkualiti dan produktif.

4.2 Hasil kebersihan, kekemasan dan peningkatan tahap pengurusan

penyelenggaraan.

4.3 Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh pekerja untuk

penyelesaian masalah dan penambahbaikan.

4.4 Semua pekerja akan lebih berdisiplin dan beretika untuk menghasilkan prestasi

kerja yang lebih baik.

4.5 Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat.

4.6 Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang; dan

4.7 Menjadi kebanggaan semua pekerja dan meningkatkan imej organisasi.

5. OUTCOME DARI AMALAN 5S

5.1 Penjimatan kos:

5.1.1 Penjimatan penggunaan inventori;

5.1.2 Menghalang kerosakan ke atas inventori;

5.1.3 Menghalang salah letak peralatan dan perkakasan; dan

5.1.4 Mempercepatkan proses pencarian dan pengesanan dalam sesuatu urusan kerja.

FALSAFAH AMALAN 5S:

SETIAP TEMPAT ADA BARANGNYA DAN

SETIAP BARANG ADA TEMPATNYA.


Ogos 2010

Muka surat 11



5.2 Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber:

5.2.1 Mengoptimumkan penggunaan kawasan/tempat kerja;

5.2.2 Penghapusan masa pencarian peralatan dan pembaziran bahan mentah/proses; dan

5.2.3 Mempermudahkan kawalan dan penyelenggaraan.

5.3 Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyelenggaraan:

5.3.1 Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan jangka hayat mesin, peralatan dan

kemudahan-kemudahan yang digunapakai;

5.3.2 Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan beroperasi mesin, peralatan dan

kemudahan-kemudahan; dan

5.3.3 Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan mesin, peralatam dan kemudahan-

kemudahan.

5.4 Jaminan kualiti:

5.4.1 Meningkatkan kualiti dan produktiviti perkhidmatan;

5.4.2 Meningkatkan keupayaan melaksanakan kerja dengan lebih pantas dan selamat; dan

5.4.3 Memastikan penyampaian produk/perkhidmatan cekap dan berkesan

5.5 Meningkatkan keselamatan di persekitaran tempat kerja:

5.5.1 Menghapuskan keadaan yang merbahaya;

5.5.2 Meningkatkan tahap kesihatan di tempat kerja;

5.5.3 Menghapuskan keadaan yang boleh mendatangkan kecederaan dan kemalangan;

5.5.4 Mengelakkan berlakunya kesilapan dan kecuaian; dan

5.5.5 Pematuhan kepada peraturan-peraturan.


Ogos 2010

Muka surat 12



5.6 Meningkatkan motivasi pekerja:

5.6.1 Perhubungan yang baik antara anggota;

5.6.2 Membentuk disiplin yang tinggi; dan

5.6.3 Membentuk semangat kerjasama dan kerja berpasukan.

6. TENTANGAN (RESISTANCE) TERHADAP PELAKSANAAN AMALAN 5S

Antara bentuk persoalan mempamerkan tingkah laku penentangan

pelaksanaan Amalan 5S ialah:

6.1 Apa yang hebat sangat tentang Amalan 5S?

6.2 Kenapa saya sebagai Ketua Jabatan, perlu mengetuai Amalan 5S?

6.3 Kenapa perlu bersih, sedangkan ia akan kotor lagi?

6.4 Adakah melakukan sisih dan susun akan meningkatkan output?

6.5 Kenapa perlu tumpu pada suatu yang remeh seperti amalan 5S (sisih & susun)?

6.6 Bukankah kita memang sudah lakukan amalan 5S?

6.7 Sememangnya tempat kerja saya berserabut, tetapi saya tahu mana hendak

mendapatkannya?

6.8 Bukankah kita dah lakukan amalan 5S setahun dulu?

6.9 Bukankah amalan 5S dan aktiviti penambahbaikan lain sesuai untuk kilang

sahaja?

6.10 Tidak tahukah bahawa kami terlalu sibuk untuk melaksanakan amalan 5S (sisih

dan susun)?

6.11 Siapa mereka, hendak arahkan saya buat amalan 5S?

6.12 Kita tidak perlukan amalan 5S. Kita bukan kerja bermotifkan keuntungan, jadi

buat kerja kita sajalah?


Ogos 2010

Muka surat 13



7. BAGAIMANA MENJAYAKAN 5S

7.1 Penglibatan Semua Kakitangan

7.1.1 Semua kakitangan di dalam jabatan mesti melibatkan diri di dalam program 5S.

7.1.2 Semua kakitangan harus memahami 6 sebab munasabah program 5S harus diamal di

tempat kerja iaitu:

7.1.2.1 tempat kerja yang bersih mempunyai PRODUKTIVITI tinggi

7.1.2.2 tempat kerja yang bersih mempunyai MUTU tinggi

7.1.2.3 tempat kerja yang bersih mengurangkan KOS

7.1.2.4 tempat kerja yang bersih memastikan PENGIRIMAN tepat pada masanya

7.1.2.5 tempat kerja yang bersih adalah tempat kerja yang SELAMAT

7.1.2.6 tempat kerja yang bersih mempunyai SEMANGAT PERANSANG yang tinggi.

7.1.3 Program 5S akan lebih berkesan jika dijadikan salah satu aktiviti di dalam aktiviti-aktiviti

kumpulan kecil seperti Kumpulan Meningkatkan Mutu Kerja (QC) di bahagian-bahagian.

7.2 Penglibatan Pengurusan Atasan

7.2.1 Program tersebut boleh dilaksanakan dalam masa bekerja atau di luar waktu bekerja

mengikut budi bicara pengurusan atasan.

7.2.2 Setiap orang harus diberitahu secara rasmi pentingnya program tersebut.

7.2.3 Ketua Jabatan harus membuat pengumuman rasmi mengenai pelancaran program

tersebut di mesyuarat atau maajlis yang bersesuaian untuk berkongsi berkongsi

maklumat (information-sharing) dengan kakitangan.


Ogos 2010

Muka surat 14



7.3 Sokongan Semua Pihak

7.3.1 Keraguan seperti “mengapakah pengumuman pembuangan ditampalkan untuk Seiri?’,

“Mengapakah 5S dianggap penting untuk pembaikan di bahagian-bahagian

tertentu?” harus dilenyapkan.

7.3.2 Setiap ahli jawatankuasa harus sentiasa memberitahu semua pihak mengenai kemajuan

pelaksanaan 5S di peringkat jabatan.

7.3.3 Setiap ahli jawatankuasa harus memberi galakan dan bimbingan kepada orang ramai

supaya dapat melibatkan diri dalam aktiviti-aktiviti pelaksanaan 5S.

8. KONSEP AMALAN 5S

Amalan 5S merujuk kepada singkatan perkataan iaitu Sisih, Susun, Sapu,

Seragam, dan Sentiasa Amal yang merupakan suatu kitaran proses berterusan

yang digunakan bagi pengurusan persekitaran tempat kerja yang lebih

sistematik dan praktikal. Melalui amalan ini, tempat kerja menjadi lebih teratur,

tersusun dan selesa sepanjang masa (lihat Rajah 1). Ini akan menjadikan

pegawai serta kakitangan lebih produktif dan cekap dalam menyumbang

kepada kecemerlangan Jabatan. Uniknya mengenai amalan 5S ini ialah ianya

adalah bermula dengan huruf ‘S’ baik di dalam Bahasa Melayu, Bahasa Inggeris

ataupun Bahasa Jepun (Lihat Rumusan Amalan 5S dimuka 22).

Amalan 5S bermula dengan aktiviti Sisih, diikuti dengan aktiviti Susun, Aktiviti

Sapu, aktiviti Seragam dan aktiviti Sentiasa Amalkan. Kitaran ini adalah berulang

-ulang demi mencapai objektifnya.

SERAGAM SERAGAM SERAGAM SERAGAM

SENTIASA SENTIASA SENTIASA SENTIASA

AMALKAN AMALKAN AMALKAN AMALKAN

SAPUSAPUSAPUSAPU

SISIHSISIHSISIHSISIH

SUSUN

SUSUN

SUSUN

SUSUN

AMALAN AMALAN AMALAN AMALAN

5S5S5S5S


Ogos 2010

Muka surat 15



RAJAH 1: KITARAN 5S

8.1 SISIH

Sisih adalah tindakan mengasingkan barang/dokumen yang perlu daripada

sekumpulan barang/dokumen yang tidak diperlukan di tempat kerja.

8.1.1 Barang/dokumen perlu diasingkan kepada dua (2) kategori seperti berikut:

8.1.1.1 barang/dokumen yang tidak diperlukan; dan

8.1.1.2 barang/dokumen yang diperlukan.

8.1.2 Barang/dokumen yang diasingkan mengikut dua (2) kategori di atas boleh dikenal pasti

dengan pelbagai cara seperti label, kad pengasingan atau cara lain yang sesuai

(Rajah 2)

RAJAH 2: CONTOH WARNA KAD

KUNING Kuning untuk barang yang perlu mendapat kelulusan untuk tindakan seterusnya.

MERAH Merah untuk barang yang perlu dilupus.


Ogos 2010

Muka surat 16



8.1.3 Barang/dokumen yang telah dikenalpasti perlu diuruskan dengan baik seperti

menyediakan ruang untuk tujuan pelupusan atau penyimpanan seterusnya. Barang/

dokumen yang tidak diperlukan hendaklah diurus mengikut peraturan sedia ada seperti

di Rajah 3:

RAJAH 3: TINDAKAN TERHADAP BARANG/DOKUMEN YANG TIDAK DIPERLUKAN

Pengasingan Tindakan

Barang/dokumen yang

tiada nilai dan senang

dibuang

Barang/dokumen yang

ada nilai dan boleh dijual

Barang/dokumen tiada

nilai tapi kos pelupusan

tinggi

Pelupusan mengikut

peraturan sedia ada

Barang/

dokumen

Tidak Diperlu-

kan


Ogos 2010

Muka surat 17



8.2 SUSUN

Susun adalah tindakan menyusun dan melabel barang/dokumen yang

diperlukan (kecuali barang/dokumen terperingkat). Dengan amalan Susun,,

barang/dokumen akan nampak kemas dan teratur, proses pencarian akan

dipermudahkan dan penggunaan ruang tempat kerja akan dapat

dioptimumkan.

8.2.1 Barang/dokumen yang sama dikelompokkan mengikut jenis atau kategori dan

mengikut keperluan seperti berikut:

8.2.1.1 Barang/dokumen yang sering digunakan hendaklah disimpan dekat dengan ruang

kerja dan cepat dicapai. Sebagai contoh, buku panduan telefon dan kertas catatan

diletak berhampiran dengan telefon. Dari segi pengurusan ruang meja, alat tulis dan

barang peribadi perlu disusun dengan kemas. Umpamanya, bagi meja yang

mempunyai tiga (3) laci, laci pertama boleh dikhaskan untuk alat tulis, laci kedua untuk

dokumen rasmi dan laci ketiga untuk barang peribadi;

8.2.1.2 Barang/dokumen yang jarang digunakan seperti fail yang kurang aktif dan stok

simpanan peralatan perlu disimpan di tempat yang dikhaskan dan boleh dicapai

dengan cepat apabila diperlukan; dan

8.2.1.3 Barang/dokumen yang tidak digunakan semasa urusan harian tetapi perlu dirujuk harus

disimpan di tempat yang dikhususkan. Sebagai contoh fail yang telah ditutup, salinan

perjanjian, salinan kontrak dan sebagainya.

8.2.2 Semua barang/dokumen hendaklah disimpan dan disusun dengan kemas bagi

mengelakkan berlakunya kehilangan, kecurian, kebakaran atau boleh mengakibatkan

berlakunya sebarang kepada ancaman nyawa warga Jabatan.

8.2.3 Barang/doklumen terperingkat perlu disimpan dengan mematuhi Akta/Pekeliling

Keselamatan Pejabat Kerajaan.

8.2.4 Barang/dokumen perlu disusun supaya tidak mudah jatuh. Tidak ada barang/dokumen

yang diletakkan di ruang pintu kecemasan.

8.2.5 Bahan-bahan yang mudah terbakar dan toksik seperti bahan kimia dan bahan racun

perlu disimpan di ruang khas.


Ogos 2010

Muka surat 18



RAJAH 4: TINDAKAN MENYUSUN BARANG/DOKUMEN DIPERLUKAN

Barang /

dokumen

diperlukan

Kelompok barang/dokumenn

Barang/dokumen

selalu digunakan

Barang/dokumen

jarang digunakan

semasa urusan harian

Barang/dokumen tidak digunakan

semasa urusan harian tetapi perlu dirujuk

dan mesti

disimpan

Tindakan

Susun dekat dengan

tempat kerja dan

cepat dicapai

Diletakkan di tempat

yang dikhususkan dan

mudah dicapai

Diletakkan di tempat yang dikhususkan yang

ditetapkan


Ogos 2010

Muka surat 19



Petua/Tips/Amalan baik untuk SUSUN

1. Ikut kaedah “Masuk Dulu Keluar Dulu” untuk

stok simpanan barang.

2. Labelkan barang/dokumen di tempatnya.

3. Letakkan barang/dokumen di tempat yang

mudah dilihat dan mudah dikesan.

4. Letakkan barang/dokumen di tempat yang

mudah diambil dan disimpan semula.

5. Boleh capai (retrieve) barang/dokumen sebaik-

baiknya dalam masa 30 saat

6. Asingkan alatan khas dan alatan biasa.

7. Sediakan parkir (parking) untuk ruang mesin/

peralatan yang mudah alih seperti mesin fotostat, mesin pencetak, mesin faksimili, mesin penjilid dan sebagainya.


Ogos 2010

Muka surat 20



8.3 SAPU

Sapu adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan

bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti

produk dan kesihatan pelanggan serta pekerja.

8.3.1 Amalan Sapu melibatkan aktiviti-aktiviti seperti berikut:

8.3.1.1 Kenal pasti ruang dan peralatan yang perlu dibersihkan termasuk ruang atau bahagian

yang tersorok seperti di belakang almari ataupun di atas rak yang tinggi;

8.3.1.2 Kenal pasti pihak atu individu yang bertanggungjawab untuk membersihkan ruang dan

peralatan tersebut;

8.3.1.3 Laksanakan aktiviti bersih secara berjadual;

8.3.1.4 Lakukan pemantauan secara berkala; dan

8.3.1.5 Sediakan senarai semak untuk sapu dan letakkan di tempat yang sesuai.

RAJAH 5: TINDAKAN MELAKSANAKAN AMALAN SAPU

Bersih

Tindakan

membersihkan

kekotoran

SAPU

Kenalpasti ruang dan

peralatan Tempat

Kerja yang kotor


Ogos 2010

Muka surat 21



8.4 SERAGAM

Seragam adalah aktiviti penting di samping aktiviti Sisih, Susun, Selamat dan

Sapu. Amalan Seragam melibatkan aktiviti seperti menyusun barang/dokumen,

memberi nombor rujukan dokumen, memfail, melabel dan sebagainya. Ini akan

memudahkan proses memfail dan mencari fail atau dokumen serta mencari

barang apabila diperlukan

8.4.1 Keseragaman dalam persekitaran tempat kerja membantu melancarkan pelaksanaan

tugas supaya cekap dan berkesan. Salah satu kaedah amalan Seragam ialah

penggunaan skema warna untuk memudahkan carian barang/dokumen di samping

menceriakan ruang tempat kerja. Tindakan Seragam melibatkan aktiviti-aktiviti seperti di

Rajah 6.

RAJAH 6: TINDAKAN SERAGAM

SERAGAM

Menyusun

Melabel

Mengguna skema

warna Sistem Nombor/

Rujukan


Ogos 2010

Muka surat 22



8.5 SENTIASA AMAL

Amalan Sisih, Susun, Selamat, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal hanya akan

berkesan sekiranya semua tindakan yang ditetapkan diamalkan secara

berterusan. Dengan itu, setiap warga organisasi perlu mematuhi peraturan,

standard dan nilai kerja yang telah ditetapkan bagi tindakan-tindakan Sisih,

Susun, Selamat, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal. Ini memerlukan disiplin dan

penghayatan oleh semua anggota dalam membudayakan amalan-amalan

tersebut dalam tugas seharian mereka. Setiap organisasi hendaklah

menggunakan kemudahan dan sumber sedia ada yang tidak memerlukan kos

yang tinggi mengikut kreativiti masing-masing bagi memastikan kejayaan

pelaksanaan Amalan 6S.

Kesimpulannya, pelaksanaan Amalan 5S bolehlah diringkaskan seperti di jadual 1

berikut:

JADUAL 1: RUMUSAN AMALAN 5S

Bahasa

Jepun

Bahasa

Inggeris

Bahasa

Melayu

Maksud Contoh

Seiri Sort Sisih Menyisih barang-barang yang tidak perlu: Mengasingkan dan melupuskan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja secara sistematik.

Membuang sampah

Seiton Set In Order Susun Kekemasan: menyusun barang-barang yang diperlukan secara kemas dan sistematik supaya mudah diambil dan dikembalikan di tempat asal selepas digunakan.

Mencapai dokumen dalam tempoh 30 saat.

Seiso Shine Sapu Pembersihan: membersihkan dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supaya tiada debu atau kotoran di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempat kerja.

Tanggungjawab harian untuk pembersihan ruang dan peralatan kerja individu.

Seiketsu Standardise Seragam Keseragaman: Mewujudkan piawaian amalan terbaik di tempat kerja dan memastikan piawaian tersebut dipatuhi di samping memastikan tempat kerja itu bersih dan teratur sepanjang masa.

Tempat penyimpanan peralatan dan dokumen yang jelas

Shitsuke Sustain Sentiasa

Amal

Disiplin: Melatih pekerja untuk mengamal amalan 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja organisasi.

Lakukan amalan 5S secara harian.


Ogos 2010

Muka surat 23



9. LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S

Menurut Garis Paduan MAMPU, pelaksanaan Amalan 5S di Akademi Kastam

Diraja Malaysia (AKMAL) hendaklah dirancang dengan rapi, dibuat

pemantauan, penambahbaikan dan Sentiasa Amal yang berterusan. Kejayaan

Amalan 5S ini bergantung kepada penglibatan pihak Pengurusan Atasan

sebagai pendorong serta kerjasama dan komitmen semua warga organisasi.

Aliran pelaksanaan Amalan 5S adalah seperti di Rajah 7.

RAJAH 7: CARTA ALIRAN PELAKSANAAN AMALAN 5S

Persediaan

Pelancaran

Pelaksanaan 5S

Audit

Pengiktirafan


Ogos 2010

Muka surat 24



9.1 PERINGKAT PERTAMA (PERSEDIAAN)

Peringkat ini memerlukan agensi melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:

9.1.1 Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksanaan 5S yang diketuai oleh Ketua Jabatan/agensi,

contoh seperti di Lampiran A;

9.1.2 Menyediakan Pelan Tindakan Amalan 5S meliputi gotong royong, ceramah kesedaran

dan aktiviti 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan sentiasa Amal);

9.1.3 Menyenaraikan peranan urusetia, fasilitator, ketua kumpulan, juru audit dalaman.

Contoh seperti di Lampiran B;

9.1.4 Mendapatkan komitmen sepenuhnya Pengurusan Atasan terhadap pelaksanaan

Amalan 5S.

9.1.5 Menyediakan lawatan ke agensi yang telah mendapat pensijilan untuk tujuan

pendedahan (sekiranya perlu).

9.2 PERINGKAT KEDUA (PELANCARAN)

Peringkat ini memerlukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:

9.2.1 Mempromosikan Amalan 5S melalui poster, banting dan sebagainya.

9.2.2 Menghebahkan carta pelaksanaan Amalan 5S, peta kawasan dan senarai tugas serta

tanggungjawab pegawai dan kakitangan.

9.2.3 Menerangkan objektif Amalan 5S kepada pegawai dan kakitangan oleh Ketua

Jabatan/agensi.

9.2.4 Merasmikan pelancaran Amalan 5S dan melantik jawatankuasa, ketua-ketua zon

secara rasmi oleh Pengarah AKMAL serta bacaan ikrar bersama.

9.2.5 Mengurniakan anugerah-anugerah kepada para pekerja yang telah menunjukkan

perubahan-perubahan penting. Ini akan memupuk sikap tanggungjawab yang lebih

tinggi, meningkatkan kebanggaan terhadap tempat kerja dan menganggapnya

sebagai keupayaan diri sendiri.


Ogos 2010

Muka surat 25



9.3 PERINGKAT KETIGA (PELAKSANAAN 5S)

Peringkat ini memerlukan agensi melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:

9.3.1 Mewujudkan kumpulan Amalan 5S mengikut kawasan masing-masing (Contoh: Zon Stor,

Zon Kaunter, Zon Tempat Kerja Am dan lain-lain).

9.3.2 Menyediakan peralatan dan bahan yang diperlukan untuk aktiviti gotong-royong

(Contoh: Penyapu, plastik sampah dan lain-lain).

9.3.3 Melaksanakan gotong-royong secara berkala—semua pegawai dan kakitangan

jabatan/agensi terlibat.

9.3.4 Melaksanakan SISIH seperti berikut:

9.3.4.1 menyediakan kaedah membuang seperti Kad Pelupusan (Rajah 2);

9.3.4.2 mengenalpasti barang/dokumen yang tidak sesuai untuk digunakan lagi.

9.3.5 Melaksanakan SISIH dan SAPU setiap hari dengan melakukan aktiviti-aktiviti seperti

berikut:

9.3.5.1 menyediakan jadual pembuangan dan pembersihan.

9.3.6 Melaksanakan SERAGAM dengan melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:

9.3.6.1 memastikan barang/dokumen yang telah disisih, sapu kemudiannya disusun dengan

kemas dan teratur;

9.3.6.2 melabelkan barang/dokumen mengikut kod nombor atau warna yang bersesuaian;

9.3.6.3 menetapkan susunan barang/dokumen yang bersesuaian mengikut cara yang

menampakkan kekemasan dan keseragaman.


Ogos 2010

Muka surat 26



9.4 PERINGKAT KEEMPAT (AUDIT)

Peringkat ini memerlukan Jabatan mengadakan kerja-kerja auditan secara

berkala yang membabitkan aktiviti-aktiviti seperti berikut:

9.4.1 menubuhkan pasukan Audit Dalaman Amalan 5S;

9.4.2 menyediakan Pelan Tindakan Audit Dalaman dan Audit Luar;

9.4.3 mewujudkan kriteria pengauditan dalaman dengan menanda aras kriteria audit seperti

di Lampiran C;

9.4.4 merancang dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan Amalan 5S;

9.4.5 membuat lawatan audit setiap bulan oleh sekumpulan pekerja dari pelbagai

tanggungjawab pekerjaan dan ditugaskan menilai setiap unit berdasarkan ukuran

penjagaan kebersihan tertentu.

9.5 PERINGKAT KELIMA (PENGIKTIRAFAN)

Peringkat kelima adalah mendapatkan pengiktirafan/pensijilan. Aktiviti-aktiviti

berikut boleh dilakukan:

9.5.1 Sistem Penghargaan mengurniakan anugerah-anugerah kepada para pekerja yang

telah menunjukkan perubahan-perubahan penting untuk memupuk sikap

tanggungjawab yang lebih tinggi, meningkatkan kebanggaan terhadap tempat kerja

dan menganggapnya sebagai keupayaan diri sendiri.

9.5.2 Pemberian pengiktirafan Amalan 5S secara berkala kepada bahagian/seksyen/unit

terbaik.

9.5.3 Mendapat pensijilan daripada MAMPU atau agensi yang diiktiraf oleh MAMPU.


Ogos 2010

Muka surat 27



10. KESIMPULAN

Kakitangan AKMAL haruslah

menjadikan Amalan 5S sebagai

satu usaha untuk mewujudkan

persekitaran tempat kerja yang

bersih dan kemas, membolehkan

operasi AKMAL/jabatan/agensi

menjadi lebih mudah, pantas dan

selamat serta meningkatkan

produktiviti kerja. Amalan 5S

hendaklah diterapkan agar

menjadi sebahagian daripada

budaya kerja cemerlang agensi

dan terus menyumbang kepada

peningkatan kualiti penyampaian

perkhidmatan dan peningkatan

imej AKMAL dan Jabatan.


Ogos 2010

Muka surat 28



1. TUJUAN

Tujuan bahagian ini ialah bagi menetapkan standard (piawaian) untuk tindakan

kebersihan, kekemasan, keseragaman dan keselamatan secara minima yang

boleh dilaksanakan oleh warga AKMAL dalam pelaksanaan Amalan 5S.

2. LATAR BELAKANG

Imej Jabatan yang dipamerkan dalam pelaksanaan amalan 5S ialah seperti

berikut:

2.1 Persekiratan semua peringkat ruang pejabat hendaklah pada status ”sentiasa di

tahap yang bersih, kemas dan selamat” mengikut standard yang ditetapkan. Ini

terbahagi kepada 9 kategori utama utama yang merangkumi keseluruhan

persekitaran persekitaran tempat kerja iaitu:

2.1.1 Keperluan Utama

2.1.2 Ruang Pejabat

2.1.3 Ruang Kerja/Bilik Pegawai

2.1.4 Bahagian Pengeluaran

2.1.5 Tempat Penyimpanan/Stor

2.1.6 Tempat Umum

2.1.7 Kawasan Persekitaran Jabatan

2.1.8 Keupayaan Sumber Manusia

2.1.9 Keselamatan Persekitaran


Ogos 2010

Muka surat 29



2.2 Keseragaman Pelabelan

2.2.1 Tidak keterlaluan dan memudahkan capaian (access) serta bermaklumat;

2.2.2 Tulisan (font) Arial dan di bold;

2.2.3 Saiz minimum tulisan arial 18 (kesesuaian saiz mengikut kategori pelabelan);

2.2.4 Saiz keluasan label: panjang x lebar minimum 1 cm x 1 cm;

Warna label pelabelan (mengikut warna buku program dan dilaminate bagi yang

bersesuaian); dan

2.2.5 Material adalah bersesuaian

2.2.6 Terkeluar dari persepsi ”persekitaran taska atau tadika”

2.2.7 Keseragaman warna penandaan; dan

2.2.8 Keseragaman material.

3. KEPERLUAN UTAMA

Sudut 5S Utama perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

3.1 Dasar/Objektif/Matlamat Amalan 5S 3.9 Jadual Giliran bertugas

3.2 Carta Organisasi Amalan 5S 3.10 Jadual perjumpaan kumpulan

3.3 Carta Perbatuan/Gantt Chart 3.11 Pelaksanaan perjumpaan kumpulan di

sudut 5S mengikut jadual yang

dirancang.

3.4 Nama-nama kumpulan 3.12 Sudut 5S hendaklah berimej Jabatan

dengan hiasan yang tidak keterlaluan

atau berlebih-lebihan

3.5 Rekod aktiviti sebelum dan selepas

pelaksanaan sesuatu aktiviti Amalan 5S

(gambar)

3.13

Kaedah penyaluran penyampaian:

3.6 Info berkaitan Amalan 5S untuk tujuan

promosi

3.13.1 Secara fizikal dengan menggunakan

ruang pejabat (seperti dinding/papan

kenyataan)

3.7 Slogan Amalan 5S 3.13.2 Secara maya

3.8 Zon (Pelan Lantai) 5S 3.13.3 Kedua-dua di atas (3.13.1 & 3.13.2)


Ogos 2010

Muka surat 30



4. RUANG PEJABAT

4.1 Keseragaman pelabelan:

4.1.1 Tidak keterlaluan dan memudahkan capaian (access) serta bermaklumat;

4.1.2 Tulisan (font) Arial dan di bold;

4.1.3 Saiz minimum tulisan arial 18 (kesesuaian saiz mengikut kategori pelabelan);

4.1.4 Saiz keluasan label: panjang x lebar minimum 1 cm x 1 cm;

Warna label pelabelan (mengikut warna buku program dan dilaminate bagi yang

bersesuaian); dan

4.1.5 Material adalah bersesuaian

4.1.6 Terkeluar dari persepsi ”persekitaran taska atau tadika”

4.1.7 Keseragaman warna penandaan; dan

4.1.8 Keseragaman material.

4.2 Lantai

4.2.1 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran;

4.2.2 Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai sama ada di sudut-sudut atau di bawah

perlatan perabot dan perhiasan;

4.2.3 Lantai tiada berlubang/pecah/rekahan atau sebarang kecacatan yang berpotensi

mengancam keselamatan pekerja; dan

4.2.4 Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai.

4.3 Peralatan Pejabat

4.3.1 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan dengan

selamat;

4.3.2 Cermin tingkap sentiasa dilap supaya tidak berhabuk, manakala yang pecah segera

diganti;


Ogos 2010

Muka surat 31



4.3.3 Peralatan pejabat sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya

kelihatan kemas;

4.3.4 Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas dan menyatakan isu kerosakan

serta tarikh penyelenggaraan (pelupusan/baikpulih) dan diasingkan; dan

4.3.5 Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan mengikut kesesuaian.

Jika ada yang tidak berfungsi hendaklah diminta membuat pembaikan atau dilabelkan

dengan perkataan ’ROSAK’.

4.4 Susun Atur Peralatan Pejabat

4.4.1 Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaan baik serta tidak

mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;

4.4.2 Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat

mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta tidak mengancam

keselamatan dan kesihatan; dan

4.4.3 Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja.

Contohnya: Kabinet fail diletakkan berhampiran dengan work station pegawai.

4.5 Susunan Fail

4.5.1 Disusun dengan teratur, mudah diperolehi/disimpan dan sistematik;

4.5.2 Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian dalam satu tempoh

masa (contoh 30 saat setiap fail);

4.5.3 Ring File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut:

4.5.3.1 Tetulang ring file mengandungi:

Nama bahagian, cangan dan sektor; nombor fail; tajuk fail; dan nombor susunan fail.

4.5.3.2 Muka depan ring file mengandungi:

Logo; tajuk; nama bahagian/cawangan/unit.


Ogos 2010

Muka surat 32



4.6 Hiasan Dalaman

4.6.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimat diselenggarakan dan

kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;

4.6.2 Maklumat Jabatan boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan

sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, dasar kualiti dan

sebagainya);

4.6.3 Langsir/bidai cermin tingkap sentiasa kelihatan tersisir rapi dan bersih serta ada

penyelenggaraan berkala;

4.6.4 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya;

4.6.5 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup yang keterlaluan

tidak digalakkan (penyelenggaraan perlu dilakukan bagi menyelakkan habuk

terperangkap serta kerosakan pada karpet. Penggunaan tidak keterlaluan dari segi

kuantiti);

4.6.6 Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium dalam ruang pejabat

tidak digalakkan (jika digunakan ianya perlu penyelenggaraan dan berfungsi dengan

baik);

4.6.7 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada

dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan; dan

4.6.8 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan tidak

mengancam keselamatan pekerja.

4.7 Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan

4.7.1 Tanda nama Bahagian/Cawangan/Unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran

perlu dipamerkan di ruang yang sesuai supaya memudahkan urusan pekerja.

4.7.2 Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti ”AWAS”

pada plug yang terdedah dan ”SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN” pada plug

lampu yang terbabit;

4.7.3 Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition dan bilik pegawai; dan

4.7.4 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta

mudah dilihat oleh orang ramai.


Ogos 2010

Muka surat 33



4.8 Ruang Kerja Terperingkat

4.8.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server, Bilik Kebal dan Kawasan Kerja

Larangan;

4.8.2 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa;

4.8.3 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri

keselamatan pengguna (tata cara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan);


mudah dilihat oleh orang ramai; dan

4.8.5 Bilik berkenaan (ruang kerja terperingkat) perlu melantik seorang pegawai yang

bertanggungjawab (pemunya/ownership) bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama

pegawai dan nombor telefon hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik

berkenaan.

4.9 Bilik Fail [PP Bil.5 Tahun 2007 (panduan Pengurusan Pejabat)]

4.9.1 pelan susun atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di ruang yang

strategik;

4.9.2 Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan indeks;

4.9.3 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan tetulangnya menghala ke

atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan kemas dan

teratur mengikut turutan nombor siri fail;

4.9.4 Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat waktu

bekerja;

4.9.5 Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang

digunakan (contoh: kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail);

4.9.6 Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi berpalang.

Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet;

4.9.7 Pest control perlu dilaksnakan secara berjadual (jika perlu);

4.9.8 Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail;


Ogos 2010

Muka surat 34



4.9.9 Senarai nama pegawai-pegawai yang dibenarkan mengendalikan fail terperingkat

perlu dipamerkan untuk perhatian kakitangan lain;

4.9.10 tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan diparkirkan;

dan

4.9.11 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan

kebersihan bilik fail (nama pegawai dan nombor telefon).

4.10 Ruang Kaunter

4.10.1 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa berkeadaan

baik dan boleh digunakan dengan selamat;

4.10.2 Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya

kelihatan kemas;


mudah dilihat oleh orang ramai;

4.10.4 Maklumat umum AKMAL atau Jabatan boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari

segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan,

pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada pelanggan);

4.10.5 Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan;

4.10.6 Kaunter pelanggan utama perlu menyediakan sistem nombor giliran untuk

memudahkan urusan pelanggan (jika berkaitan);

4.10.7 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan, ianya

perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan. Susunan boleh menggunakan dokumen

tier atau rak archilicl kayu;

4.10.8 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan; dan

4.10.9 Keperluan utama yang perlu ada di kaunter adalah seperti berikut:

4.10.9.1 Buku kedatangan pelawat;

4.10.9.2 Telefon dan direktori telefon pegawai;

4.10.9.3 Set komputer, printer dan capaian internet (jika berkaitan); dan

4.10.9.4 Borang aduan/cadangan/kepuasan hati pelanggan.


Ogos 2010

Muka surat 35



4.11 Bilik Telefonis/Call Centre

4.11.1 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan disediakan berkeadaan baik dan

boleh digunakan dengan selamat;


mudah dilihat oleh orang ramai;

4.11.3 Maklumat umum AKMAL atau Jabatan boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari

segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan,

pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada telefonis); dan

4.11.4 Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan.

4.12 Bilik Pemandu

4.12.1 Bilik pemandu hendaklah mengikut garis panduan workstation pegawai;

4.12.2 Bagi bilik pemandu:

4.12.2.1 Perabot di dalam bilik hendaklah disusun dengan kemas dan teratur;

4.12.2.2 Perabot di luar bilik (kerusi/bangku) hendaklah disusun dengan kemas dan teratur;

4.12.2.3 Sinki hendaklah dipastikan bersih, tidak tersumbat dan ditutup setelah digunakan;

4.12.2.4 Penggunaan alat penyaman udara, set Hi-Fi dan televisyen hendaklah ditutup apabila

bilik tidak digunakan;

4.12.2.5 kebersihan di dalam bilik dan persekitarannya hendaklah sentiasa dijaga;

4.12.2.6 Merokok adalah dilarang di dalam bilik; dan

4.12.2.7 Kasut-kasut hendaklah disusun dengan rapi.

4.12.3 Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi

menguruskan kebersihan bilik pemandu:

4.12.3.1 Nama pegawai; dan

4.12.3.2 Nombor telefon.


Ogos 2010

Muka surat 36



5. RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI

5.1 Lantai

5.1.1 Pastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dasi sebarang kekotoran; dan

5.1.2 Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai di sekitar ruang

kerja.

5.2 Meja (Di Atas Meja)

5.2.1 Satu (1) tray bertingkat (3 tingkat) sahaja dilabelkan masuk/keluar/dalam tindakan;

5.2.2 Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A4 untuk tapak hiasan (optional);

5.2.3 Terdapat telefon dan buku direktori (optional);

5.2.4 Meletakkan fail meja pegawai/pekeling;

5.2.5 Dibenarkan fail-fail aktif berada di atas meja pegawai pada satu tempoh tugasan

(mengikut prosedur pengurusan fail terperingkat). Fail-fail tersebut hendaklah disusun

dengan kemas dan teratur pada setiap masa;

5.2.6 Alat tulis diletakkan di dalam pen stand dalam kuantiti yang munasabah; dan

5.2.7 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber

stamp).

5.3 Meja (Di Bawah/Tepi Meja)

5.3.1 Bakul sampah perlu mempunyai parkir dan perlu memastikan ia tidak berbau dan

bersih;

5.3.2 Sediakan satu (1) ruang khas berparkir untuk meletak sepasang kasut dan sepasang

selipar;

5.3.3 Wayar/kabel untuk ICT dan elektrik perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-

bahan yang sesuai seperti black tape/cabel casing/conduit dan ianya hendaklah

dipasang secara bersesiku dan elakkan daripada kelihatan berserabut;

5.3.4 CPU dan pedestal bergerak perlu ditempatkan di bawah meja atau di sisi meja; dan

5.3.5 Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama.


Ogos 2010

Muka surat 37



5.4 Laci Meja

5.4.1 Pembahagian ruang laci adalah seperti berikut:

5.4.1.1 Laci 1 (bahagian atas sekali) adalah untuk alatulis;

5.4.1.2 Laci 2 untuk dokumen urusan rasmi (tidak perlu dilabelkan); dan

5.4.1.3 Laci 3 untuk barang peribadi.

5.4.2 Makanan dan minuman tidak boleh disimpan di dalam laci;

5.4.3 Pegawai tidak dibenarkan makan dan minum di ruang tempat kerja;

5.4.4 Dalam laci 1, hendaklah diwujudkan petak-petak alatan mengikut kesesuaian bagi

mengisi alatulis;

5.4.5 Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di dalam laci

peribadi dan disusun kemas; dan

5.4.6 barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh

bercampur aduk.

5.5 Dinding/partition pegawai

5.5.1 Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing-masing termasuk bilik

pegawai:

5.5.1.1 Tanda nama penuh;

5.5.1.2 Jawatan;

5.5.1.3 Waktu kerja berperingkat (WBB);

5.5.1.4 Senarai aset alih kerajaan (KEW.PA-7);

5.5.1.5 Fail Meja/Pekeliling;

5.5.1.6 Ring file tersusun dan dilabelkan; dan

5.5.1.7 Senarai rujukan fail (optional).

5.5.2 Menyediakan satu ruang untuk fakta-fakta rujukan pegawai. (Contoh: nombor telefon

yang selalu dihubungi atau nombor rujukan indeks fail);

5.5.3 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur; dan

5.5.4 Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) bersaiz A5 untuk hiasan.


Ogos 2010

Muka surat 38



5.6 Kerusi

5.6.1 Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan;

5.6.2 Blazer dan selendang/tudung (jika ada) hendaklah disangkut dengan kemas di dalam

almari, sekiranya tiada almari ianya boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi;

dan

5.6.3 pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak bergoyang, selesa dan

bersih.

5.7 Komputer dan pencetak

5.7.1 Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak berhabuk dan

sedia untuk diguna;

5.7.2 Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down); dan

5.7.3 Wallpaper dan scree saver perlu diseragamkan dengan imej korporat AKMAL/Jabatan.

5.8 Sistem fail

5.8.1 Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan;

5.8.2 Fail-fail berbentuk ring file—dilabel mengikut format yang telah diseragamkan;

5.8.3 Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail;

5.8.4 Sediakan senarai indeks fail sebagai rujukan bagi memudahkan capaian dan boleh

ditampalkan pada partition; dan

5.8.5 Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur; dan

5.8.6 Ring file yang mengandungi fail-fail aktif (selalu digunakan) hendaklah diletakkan dan

disusun di meja kerja.

5.9 Bilik Pegawai

5.9.1 Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah juga diguna pakai

untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian;

5.9.2 Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee table atau lain-lain

tempat yang tidak sepatutnya;


Ogos 2010

Muka surat 39



5.9.3 Hiasan perlulah berimej AKMAL/Jabatan dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti; dan

5.9.4 Susun atr perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan teratur serta

memastikan tiada habuk yang terperangkap.

5.10 Pemakiran (parking lot)

5.10.1 Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih hendaklah disediakan parkir yang

bersesuaian pada tempat ianya disimpan;

5.10.2 Setiap parkir hendaklah menggunakan warna kuning.

6. BAHAGIAN PENGELUARAN

6.1 Bilik Percetakan/Dokumentasi

6.1.1 Pastikan lantai bilik sentiasa bersih, tidaj berdebu, tidak terdapat lubang, rekahan atau

sebarang kecacatan lantai. Sekiranya ada, sila pastikan ia dibaiki dengan cepat;

6.1.2 Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi;

6.1.3 Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan disimpan di tempat

pemakiran atau almari yang telah disediakan supaya mudah diperolehi dan disimpan

semula;

6.1.4 Kertas-kertas yang hendak dilupuskan boleh diletak dalam kotak kitar semula dan tidak

dibiarkan bertaburan di atas lantai;

6.1.5 Terdapat kawasan barang siap sebelum dimasukkan ke tempat simpanan atau ke

tempat penyediaan kepada pelanggan dan dilabelkan;

6.1.6 Carta pandu aliran proses ditunjukkan bagi sesuatu Barangan/Perkhidmatan.

Penggunaan poster/gambar/carta alir/visual boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti

di tempat kerja; dan

6.1.7 Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti/barangan/perkhidmatan

(contoh: label barang siap, barang dalam proses, rosak, pelupusan dan lain-lain).


Ogos 2010

Muka surat 40



6.2 Mesin dan Peralatan

6.2.1 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang pergerakan

proses kerja;

6.2.2 Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk, berminyak, berkarat

dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan jangka hayat mesin;

6.2.3 Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin terutamanya bahan

yang berbentuk cecair;

6.2.4 Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang merbahaya

sebagai peringatan kepada pekerja lain;

6.2.5 Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut kesesuaian;

6.2.6 Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau dilupuskan; dan

6.2.7 Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan mesin.

7. STOR [Rujukan: PP Bil 5 Tahun 2009 (TPS), KK/BPK10/535/36-B(38)]

7.1 Kaunter Stor

7.1.1 Pelan lantai stor;

7.1.2 Alat tulis, rubber stamp dan fail-fail hendaklah disusun dengan kemas;

7.1.3 Sudut informasi (contoh: tatacara permohonan barang);

7.1.4 Tanda amaran ”Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas;

7.1.5 Jam dinding;

7.1.6 Kalendar di atas kaunter;

7.1.7 Loceng di atas kaunter; dan

7.1.8 Jadual waktu pengeluaran hendaklah dipamerkan di luar stor.


Ogos 2010

Muka surat 41



7.2 Dalam Stor

7.2.1 Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas;

7.2.2 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada sampah atau barang-barang yang tidak

diperlukan;

7.2.3 Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/komponen barangan

(mengikut tatacara pengurusan stor);

7.2.4 Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang yang berlainan jenis;

7.2.5 Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut diambil/dicapai/

dicari;

7.2.6 Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor;

7.2.7 Pekerja tidak dibenarkan makan dan minum di dalam stor;

7.2.8 Menyediakan satu papan notis untuk memaparkan pemberitahuan atau arahan

kepada pekerja lain;

7.2.9 Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi (contoh:

tangga dan trofi);

7.2.10 Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada peraturan dan garis

panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi

melambangkan imej Jabatan; dan




Ogos 2010

Muka surat 42



7.3 Simpanan Barang Stor

7.3.1 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja

pemunggahan dan laluan kakitangan stor;

7.3.2 Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD/

FIFO);

7.3.3 Barang-barang hendaklah disimpan dengan mengikut jenis barang yang memerlukan:

7.3.3.1 Bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah;

7.3.3.2 Ruang yang bersiling atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah;

7.3.3.3 Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi mengelakkan stok tertentu

menjadi keras.

7.3.4 Pengunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada seperti berikut:

7.3.4.1 Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti bahan kimia, alat

ganti atau makmal dan sebagainya;

7.3.4.2 Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad-abjad atau nombor atau kedua

-duanya sekali; dan

7.3.4.3 Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak diberikan satu nombor

(contoh: liquid paper botol terletak di Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak

nombor 2). Lokasi liquid paper botol ialah di B-2B2.

7.3.5 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah

kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat;

7.3.6 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama;

7.3.7 Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang

berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan

kemas;

7.3.8 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh

digunakan;

7.3.9 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat

dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab;


Ogos 2010

Muka surat 43



7.3.10 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa

(pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor utama) atau

Kew.PS-11 (stor unit/bahagian); dan

7.3.11 Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.

7.4 Simpanan Barang Toxic

7.4.1 Barang toxic perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut kawasan/garisan

pemisah yang telah ditetapkan dan perlu dilabel;

7.4.2 Peralatan seperti rak/pallet/alatan sokongan lain untuk kegunaan simpanan barangan

toxic perlu digunakan dengan sebaiknya;

7.4.3 Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat dan digunakan lagi;

7.4.4 Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan barang toxic

berkeadaan baik;

7.4.5 Mempunyai tanda arah/label/abjad bagi setiap barangan siap;

7.4.6 Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod pengeluaran; dan



7.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor

7.5.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:

7.5.1.1 Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba;

7.5.1.2 Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan

7.5.1.3 Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir.

7.5.2 Sistem pencegahan kebakaran (contoh: system water sprinkler dan hose reel);

7.5.3 Pencahayaan yang mencukupi;

7.5.4 Sistem hawa dingin (contoh: thernostat sensor, return grill, defuser grill);

7.5.5 Emergency light;

7.5.6 Addressable speaker system;


Ogos 2010

Muka surat 44



7.5.7 Pest control hendaklah dilaksanakan secara berjadual;

7.5.8 Tanda amaran seperti ”Dilarang Merokok” dan ”Mudah Terbakar” dipamerkan dengan

jelas; dan

7.5.9 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan berparkir.

8. TEMPAT UMUM

Ruang umum/kaunter/lobi utama merupakan ruang yang perlu dititik beratkan

dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa dikunjungi pelanggan. Perkara

berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan pelanggan:

8.1 Lobi Utama

8.1.1 Semua peralatan, barang, kerusi, meja hendaklah disusun kemas, tidak berhabuk dan

teratur;

8.1.2 Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan baik dan boleh

digunakan dengan sempurna;

8.1.3 Boleh memaparkan pelbagai maklumat seperti Maklumat Kualiti, Maklumat Korporat

atau berita-berita yang bersesuaian untuk disampaikan kepada pekerja dan pelanggan

serta perlu sentiasa dikemaskini;

8.1.4 Ring file putih hendaklah dilabelkan dan dikemaskini;

8.1.5 Laluan-laluan umum hendaklah kosong dan bebas daripada sebarang peralatan dan

barang yang menghalang laluan kecuali alat pemadam api;

8.1.6 Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat yang bersesuaian;

8.1.7 Pasu-pasu bunga (bunga hidup/hiasan) tidak boleh diletakkan di laluan sepanjang

partition;


Ogos 2010

Muka surat 45



8.1.8 Keperluan utama di kaunter adalah seperti berikut:

8.1.8.1 Buku kedatangan pelawat;

8.1.8.2 Telefon;

8.1.8.3 Set komputer, printer dan capaian internet;

8.1.8.4 Direktori telefon pegawai-pegawai Jabatan; dan

8.1.8.5 Borang aduan/cadangan/kepuasan hati pelanggan.

8.1.9 Borang-borang yang berkaitan disediakan denggan teratur, kemas dan dilabelkan

dengan menggunakan dokumen tier atau rak acrylic/kayu;

8.1.10 Pastikan kaunter sentiasa bersih, kemas tersusun dan bebas daripada sebarang

kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan;

8.1.11 Sofa disediakan di ruang menunggu;

8.1.12 Tanda-tanda keselamatan seperti tanda EXIT, PINTU RINTANGAN API tidak boleh diubah

atau ditampal dengan apa-apa perkara yang melindunginya;

8.1.13 Alat pemadam api hendaklah dikekalkan di tempatnya;

8.1.14 Tong sampah hendaklah diletakkan di laluan-laluan;

8.1.15 Tanda-tanda tunjuk arah digalakkan menggunakan warna korporat dan diletakkan di

kawasan yang strategik (bagi tanda-tanda sedia ada boleh dikekalkan dan

diselenggarakan);

8.1.16 Pastikan laluan umum sentiasa bersih dan bebas daripada kekotoran dan bau yang

tidak menyenangkan; dan

8.1.17 Penyambut tetamu dan pegawai keselamatan hendaklah sentiasa ada bertugas di

kaunter Lobi utama dan mengamalkan layanan mesra pelanggan.


Ogos 2010

Muka surat 46



8.2 Bilik Rehat Pekerja

8.2.1 Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan sempurna dan boleh

digunakan dengan baik;

8.2.2 Bersih, teratur, kemas dan tempat rehat yang menyenangkan;

8.2.3 Mempunyai pelbagai maklumat kualiti/berita-berita yang bersesuaian untuk

disampaikan kepada pekerja;

8.2.4 Boleh menyediakan pelbagai bentuk bahan bacaan dan disusun di rak bacaan;

8.2.5 Mempunyai peralatan/kemudahan kesihatan;

8.2.6 Kemudahan tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif;

dan

8.2.7 pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan

kebersihan bilik rehat (nama pegawai dan nombor telefon).

8.3 Bilik/Ruang rehat/Menunggu Tetamu

8.3.1 Pastikan peralatan/kemudahan/perabot disusun dengan teratur dan boleh digunakan

dengan baik;

8.3.2 Sentiasa memastikan kawasan sekitar bersih, tidak berhabuk, kemas dan

menyenangkan tetamu;

8.3.3 Kemudahan tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif;

dan

8.3.4 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan

kebersihan bilik (nama pegawai dan nombor telefon).


Ogos 2010

Muka surat 47



8.4 Surau/Bilik Solat

Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat

tempat yang selesa untuk beribadat:

8.4.1 Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh

digunakan dengan baik.

8.4.2 Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk

keselesaan ramai;

8.4.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau digantung dengan

kemas;

8.4.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat;

8.4.5 Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan;

8.4.6 Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari/kabinet/rak yang

disediakan;

8.4.7 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat dengan jelas;

8.4.8 Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi;

8.4.9 Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan;

8.4.10 Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai;

8.4.11 Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk mendapatkan suasana uang

sentiasa segar;

8.4.12 Jam dinding disediakan untuk panduan;

8.4.13 Tidak dibenarkan tidur di dalam surau/bilik solat;

8.4.14 Mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/peralatan; dan

8.4.15 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan

kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon).


Ogos 2010

Muka surat 48



8.5 Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang

Pastikan bilik mesyuarat/bilik bincang berada dalam keadaan berikut:

8.5.1 Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran;

8.5.2 Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempuna dan boleh digunakan dengan baik;

8.5.3 Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas

ketika tidak digunakan;

8.5.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;

8.5.5 Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat.

Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board);

8.5.6 Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu ada

penyelenggaraan yang berkala (Contoh: gambar, maklumat pencapaian AKMAL/

Jabatan, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program AKMAL/Jabatan

dan lain-lain;

8.5.7 White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat selesai;

8.5.8 Pastikan pemadam dan marker pen bewarna merah, biru dan hitam diletakkan di

tempat yang disediakan;

8.5.9 Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai;

8.5.10 Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply

ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat;

8.5.11 Makanan berat (contoh: makanan berkuah) hendaklah dielakkan; dan


kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama pegawai dan nombor telefon).


Ogos 2010

Muka surat 49



8.6 Bilik Latihan

8.6.1 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kotoran;

8.6.2 Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh: gambar,

maklumat mengenai pencapaian AKMAL/Jabatan, pernyataan kualiti/hala tuju,

piagam pelanggan dan lain-lain);

8.6.3 Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan

boleh digunakan dengan baik;

8.6.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; dan

8.6.5 kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif

dan efektif.

8.7 Perpustakaan/Pusat Sumber

8.7.1 Bersih, susunan rapi dan kemas serta menyenangkan pelanggan;

8.7.2 Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil/dicapai/dicari

(seperti rak/tanda/lebel/abjad/bahan) bila diperlukan;

8.7.3 Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan

boleh digunakan dengan baik;

8.7.4 Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi,

informatif dan efektif;

8.7.5 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; dan

8.7.6 Sistem kaunter yang berorientasikan pelanggan.


Ogos 2010

Muka surat 50



8.8 Dewan Makan

8.8.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;

8.8.2 Peralatan/kemudahan yang disediakan kepada pelanggan sentiasa bersih dan tidak

berhabuk;

8.8.3 Peralatan yang disediakan mencukupi dan dalam keadaan sempurna serta boleh

digunakan dengan selamat;

8.8.4 Penyediaan makanan kepeda pelanggan bersih, kemas, teratur serta memenuhi kriteria

dari Kementerian Kesihatan Malaysia dan menitikberatkan ciri-ciri keselamatan dan

kesihatan;

8.8.5 Jagaan/kawalan persekitaran (lantai, meja, kerusi, pinggan, cawan, gelas, sajian dan

sebagainya) yang bersih, tidak berdebu dan memenuhi ciri-ciri keselamatan dan

kesihatan;

8.8.6 Kaunter sentiasa bersih dan selesa untuk pelanggan;

8.8.7 Sinki basuh tangan sentiasa bersih, tidak tersumbat, tiada sisa makanan dan sabun

disediakan;

8.8.8 Persekitaran yang bersih, dan bebas dari bau busuk;

8.8.9 Maklumat-maklumat yang ingin disampaikan kepada pekerja/pelanggan yang boleh

diletakkan di papan kenyataan di tempat yang sesuai;

8.8.10 Pekerja dan pelanggan dilarang merokok di sekitar dewan makan; dan

8.8.11 Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif

dan efektif.


Ogos 2010

Muka surat 51



8.9 Pantri

8.9.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;

8.9.2 Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah digunakan;

8.9.3 kerusi hendaklah dinomborkan mengikut bilangan;

8.9.4 Kebinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan seragam

(mengikut kesesuaian/optional);

8.9.5 Peralatan yang dibenarkan di pantri;

8.9.6 Tiada pinggan mangkum/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki selepas

digunakan;

8.9.7 Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun dengan teratur di

dalam almari/rak;

8.9.8 Kain lap yang kotor dicucui dan disangkut kemas;

8.9.9 Oastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan;

8.9.10 Meja makan dialas dengan pelapik plastik dan berkeadaan bersih (digalakkan

menggunakan warna korporat);

8.9.11 Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya hendaklah

diletakkan dalam bekas bertutup (contoh: dimasukkan dalam bekas makanan) dan

dilabelkan (mengikut kesesuaian/optional);

8.9.12 Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau;

8.9.13 Pantri sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada sebarang serangga,

makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan;

bil item bil item

1 Peti Sejuk 6 Periuk nasi elektrik (rice cooker)

2 Microwave 7 Rak pinggan

3 Cerek elektrik 8 Water dispenser

4 Pembakar roti 9 Frame Gambar

5 Penapis air 10 Radio/televisyen


Ogos 2010

Muka surat 52



8.9.14 Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yan tidak

menyenangkan;

8.9.15 Makanan dan minuman tidak dibenarkan dibawa keluar dari pantri;

8.9.16 Pastikan peralatan elektrik ditutup setelah digunakan;

8.9.17 Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugasan, peraturan,

pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang berkaitan;

8.9.18 Dilarang merokok di dalam pantri; dan

8.9.19 pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi meguruskan

kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor telefon).

8.10 Tandas/Tandas OKU

8.10.1 Setiap tandas (cubical) urinal bowl, sinki dan paip air di tempat mengambil wuduk

hendaklah ditanda dengan nombor bilangannya;

8.10.2 Senarai peralatan, kelengkapan yang perlu ada dalam bilik air:

8.10.3 Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering;

8.10.4 Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama;

8.10.5 Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang;

8.10.6 Semua lampu berfungsi dengan baik;

8.10.7 Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak, penyangkut

seluar dan kelihatan bersih;

8.10.8 Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat;

8.10.9 Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi

dengan sempurna;

8.10.10 Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan sempurna;

bil item bil item

1 Bekas sampah 6 Mesin penyembur pewangi

2 Sanitary bin (untuk bilik air wanita) 7 Soap dispenser

3 Alat pengering tangan 8 Kertas tisu


Ogos 2010

Muka surat 53



8.10.11 Terdapat sticker arahan prosedur penggunaan peralatan di dalam bilik air;

8.10.12 Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna;

8.10.13 meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering;

8.10.14 Tempat mengambil wuduk hendaklah bersih dan tidak berlaku floor trap yang

tersumbat dan semua paip air berfungsi dengan baik;

8.10.15 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada sabun;

8.10.16 Tisu sentiasa ada di dalam tandas;

8.10.17 Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas;

8.10.18 Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dilekatkan di dalam bilik air;

8.10.19 Persekitaran tidak berbau yang kurang menyenangkakn; dan


bilik air (nama pegawai dan nombor telefon)

8.11 Gimnasium

8.11.1 Segala peralatan hendaklah disusun dengan kemas dan teratur serta mengambilkira ciri

-ciri keselamatan;

8.11.2 Selepas menggunakan peralatan senaman, pengguna hendaklah membersihkan

alatan tersebut supaya selesa digunakan oleh pengguna lain;

8.11.3 Peralatan senaman diselenggarakan mengikut jadual yang telah ditetapkan;

8.11.4 Di dalam ruang gimnasium tidak dibenarkan meletak barang-barang hiasan yang boleh

menimbulkan gangguan dan kecederaan (contoh: water features, akuarium, kerusi,

meja dan stor tambahan);

8.11.5 Jadual penggunaan gimnasium hendaklah diletakkan di pintu masuk gimnasium;

8.11.6 Peti kecemasan (first aid kit) hendaklah disediakan secukupnya dan dipegang oleh

pegawai yang bertugas;

8.11.7 Setiap peralatan gimnasium hendaklah dipamerkan nama alatan dan prosedur

penggunaannya;


Ogos 2010

Muka surat 54



8.11.8 Rekod penggunaan gimnasium hendaklah diwujudkan (contoh: buku rekod pengguna);

8.11.9 Seorang pegawai hendaklah ditugaskan bagi menyelia penggunaan gimnasium

sepanjang masa ianya beroperasi termasuk di luar waktu pejabat; dan


kebersihan gimnasium (nama pegawai dan nombor telefon).

8.12 Laluan Utama/Laluan Awam

8.12.1 Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak dis epanjang laluan;

8.12.2 Hiasan seperti pokok bunga yang berada dis epanjang laluan (jika ada) disusun dengan

kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan;

8.12.3 Peralatan/perabot yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan baik

supaya tidak mengganggu aliran perjalanan;

8.12.4 Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; dan

8.12.5 Papan notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggara dan

dikemaskini maklumatnya.

8.13 Dewan Serbaguna/Auditorium

8.13.1 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran serta sampah;

8.13.2 Peralatan/kemudahan adalah sesuai dan boleh digunakan dengan selamat;

8.13.3 kemudahan seperti kerusi penonton sentiasa bersih dan memuaskan keadaannya;

8.13.4 lampu di dalam dewan/auditorium berfungsi dengan baik;

8.13.5 penggunaan kawasan operasi dan peralatan/kemudahan yang memenuhi ciri-ciri

keselamatan dan kesihatan;

8.13.6 Persekitaran bersih, kemas, tidak berhabuk dansentiasa dalam terkawal; dan

8.13.7 Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif

dan efektif.


Ogos 2010

Muka surat 55



8.14 Taman Rekreasi

8.14.1 Memastikan peralatan permainan yang disediakan boleh digunakan dengan selamat;

8.14.2 Tiada sampah-sarap yang bertaburan di atas jalan dan rumput;

8.14.3 Tong sampah disediakan untuk kemudahan pengguna;

8.14.4 Ada sistem penyelenggaraan taman rekreasi tersebut supaya ianya terjaga dan

terkawal;

8.14.5 Susunan peralatan/kemudahan teratur dan memenuhi ciri keselamatan; dan

8.14.6 Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mrncukupi, informatif

dan efektif.

9. KAWASAN PERSEKITARAN AKMAL

9.1 Papan Tanda AKMAL/Papan Tanda Arah/Petunjuk

9.1.1 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;

9.1.2 Saiz yang sesuai dan senang difahami;

9.1.3 Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan

9.1.4 Berkonsepkan imej korporat AKMAL/Jabatan.

9.2 Media/Bahan Pameran

9.2.1 Bahan media/bahan pameran yang dipamerkan di papan notis/papan kenyataan di

seluruh Bahagian perlu berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;

9.2.2 Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa;

9.2.3 Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti, berimej korporat,

kemas dan teratur; dan

9.2.4 Penggunaan kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah digalakkan supaya dapat

menarik perhatian pelanggan.


Ogos 2010

Muka surat 56



9.3 Tanaman Pokok

9.3.1 Terdapat pokok di tanam di kawasan persekitaran luar AKMAL/Jabatan;

9.3.2 Lanskap tanaman pokok yang menarik dan sesuai;

9.3.3 Tiada pokok yang mati/rosak di sekeliling.

9.4 Lot Letak Kereta

9.4.1 Sentiasa berada dalam keadaan bersih;

9.4.2 Sediakan tapak letak kenderaan bagi OKU di kawasan yang sesuai; dan

9.4.3 Terdapat sistem nombor/abjad di lot parkir supaya memudahkan orang ramai mencari

kenderaan masing-masing.

9.5 Pondok Pengawal (Kaunter Informasi)

9.5.1 Pondok pengawal sentiasa terjaga, dalam keadaan baik,

9.5.2 Terdapat sistem kawalan keluar masuk pelanggan/pegawai;

9.5.3 Sediakan Buku Rekod keluar masuk pelanggan; dan

9.5.4 Pekerja mengamalkan perkhidmatan mesra pelanggan dan sentiasa membantu

pelanggan.

9.6 Tempat Buangan Sisa

9.6.1 Mempunyai tempat pembuangan sisa yang memuaskan dan mengikut piawaian dan

keperluan peraturan;

9.6.2 Tempat buangan yang terkawal daripada mencemar kawasan persekitaran;

9.6.3 Mempunyai peraturan yang perlu dipatuhi oleh pekerja untuk mengawal bahan

buangan sisa;

9.6.4 Menampilkan suasana tempat pembungan sisa yang menyenangkan pemandangan

pekerja/pelanggan; dan

9.6.5 Terdapat tempat khas untuk amalan kitaran semula.


Ogos 2010

Muka surat 57



10. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA

10.1 Dari segi penampilan diri dan imej:

Mempamerkan keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria,

bersemangat, cara pakaian, dandanan dan fesyen rambut yang normal dan

kemas serta kebersihan diri sesuai dengan imej penjawat awam.

10.2 Perhubungan dengan rakan sejawat:

Mempamerkan usaha bersama/kerja berpasukan seperti gotong royong,

kreativiti, mesyuarat dan sebagainya.

10.3 Perhubungan dengan pelanggan:

Hubungan berorientasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi

bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu.

10.4 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas

Mempamerkan kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan

komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan

dengan tugas hakiki dan berinisiatif.


Ogos 2010

Muka surat 58



11. KESELAMATAN PERSEKITARAN

Langkah-langkah keselamatan yang perlu diambil bagi menjamin suasana kerja

yang selamat:

11.1 Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang

tidak diperlukan (contoh: pasu bunga, fire extinguisher, kotak-kotak, barang-

barang pra pelupusan dan sebagainya);

11.2 Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak

dihalang;

11.3 Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran;

11.4 Tiada aktiviti memasak dilakukan dimana-mana ruang kecuali pantri;

11.5 Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contoh:

Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS);

11.6 Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh: barang-barang pra

pelupusan);

11.7 Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman (contoh: pantri,

dewan makan, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan

sebagainya);

11.8 Peralatan-peralatan rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan

segera;

11.9 Prosedur dan latihan pengungsian bagunan (fire-drill) hendaklah dilaksanakan

sebagaimana Arahan Keselamatan; dan

11.10 Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.

12. KESIMPULAN

Standard dan penguatkuasaan yang dinyatakan di atas tertakluk kepada

pindaan dan keperluan dari semasa ke semasa dengan pertimbangan dan

kelulusan Pengerusi Jawatankuasa Induk Amalan 5S AKMAL.


Ogos 2010

Muka surat 59



1. TUJUAN

Tujuan bahagian ini ialah untuk memberi pemahaman tentang pelaksanaan

audit dalaman Amalan 5S yang digunapakai semasa proses auditan

berlangsung di Bahagian/Cawangan/Unit.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Audit Dalaman Amalan 5S perlu dilaksanakan di AKMAL sebagai penilaian

kendiri pelaksanaan amalan 5S. Audit Dalaman ini perlu dijadualkan secara

berkala seperti secara bulanan atau mingguan. Pengauditan ini amat

diperlukan untuk memastikan setiap bahagian dalam organisasi mengetahui

kekuatan yang ada dan membuat penambahbaikan secara berterusan ke atas

pelaksanaan amalan 5S.

2.2 Penilaian audit dalaman amalan 5S ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran

yang dikenalpasti supaya dapat mewujudkan persaingan yang sihat dalam

organisasi.

3. TATACARA AUDIT DALAMAN

3.1 Langkah 1: Membentuk kumpulan pasukan audit dalaman

3.1.1 Kumpulan pasukan audit dalaman perlu dibentuk untuk tujuan mempastikan

pematuhan terhadap Standard Pelaksanaan Amalan 5S AKMAL.

3.1.2 Antara tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman 5S:

3.1.2.1 Menyediakan kriteria audit dalaman 5S;

3.1.2.2 Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S;

3.1.2.3 Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalaman 5S; dan

3.1.2.4 Menyemak kriteria audit dalaman 5S dari semasa ke semasa mengikut keperluan.


Ogos 2010

Muka surat 60



3.2 Langkah 2: Latihan Audit Amalan 5S

Tujuan latihan audit dalaman 5S adalah untuk menyebarkan metodologi

amalan 5S dan melatih kumpulan juruaudit dalaman melaksanakan

tanggungjawab dengan cekap dan berkesan dalam urusan pengauditan

amalan 5S.

3.3 Langkah 3: Membentuk Kriteria Audit

3.3.1 Kriteria audit dalaman perlu disediakan mengikut kesesuaian Jabatan/bahagian/

cawangan/unit yang akan dinilai serta tidak bercanggah dengan amalan 5S yang

sedang dilaksanakan oleh MAMPU.

3.3.2 Setelah menentukan pelbagai kriteria untuk diaudit,maka perlu didokumenkan dalam

bentuk borang audit untuk digunakan semasa proses audit berjalan oleh semua panel

penilai.

3.3.3 Pihak MAMPU telah membangunkan kriteria-kriteria audit dan ditambah oleh Jabatan.

Contoh borang audit dalaman amalan 5S boleh dirujuk pada Lampiran C.

3.3.3.1 Menyediakan laporan dananalisis keputusan audit dalaman 5S; dan

3.3.3.2 Menyemak kriteria audit dalaman 5S dari semasa ke semasa mengikut keperluan.

3.4 Langkah 4: Mengaudit Prestasi Amalan 5S

3.4.1 Kumpulan Juruaudit dalaman perlu merancang aktiviti audit secara berjadual mengikut

kesesuaian masa.

3.4.2 Jabatan/Bahagian yang telah bersedia boleh diaudit dengan menggunakan borang

audit.

3.5 Langkah 5: Menilai Keputusan Audit

3.5.1 Keputusan yang dikeluarkan oleh pihak audit boleh dipamerkan di setiap sudut amalan

5S yang disediakan. Keputusan ini secara tidak langsung dapat mewujudkan

persaingan yang sihat antara sesama jabatan/bahagian dan menimbulkan rasa

bangga pada kumpulan yang terbabit.

3.5.2 Penilaian dan persaingan ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran. Sistem ganjaran

boleh ditawarkan secara bulanan pada setiap pasukan yang berjaya dalam pelbagai

kategori. (Contohnya: ruang kerja terbaik).


Ogos 2010

Muka surat 61



3.6 Langkah 6: Menjalankan Audit Berkala

3.6.1 Mengadakan Audit Dalaman 5S dan merancang sistem galakan serta menjalankan

audit dalaman 5S secara berterusan.

3.6.2 Mewujudkan pertandingan antara Jabatan/Bahagian/Cawangan/Unit untuk

mengekalkan aktiviti 5S danmemberi anugerah secara berkala kepada kumpulan

pemenang bagi menghargai usaha-usaha mereka ke arah pelaksanaan 5S.

3.6.3 Mengadakan lawatan sambil belajar ke organisasi yang mengamalkan 5S untuk

bertukar idea bagi menambahkan pengalaman dan meningkatkan pengetahuan serta

kreativiti.

3.6.4 Menganjurkan pertandingan antara Organisasi bagi mengelakkan aktiviti 5S terhenti.

4. KESIMPULAN

Penilaian Audit Dalaman biasanya akan menggerakkan organisasi untuk

membaik pulih secara berterusan ke atas kualiti dan keberkesanan terhadap

perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan. Aktiviti audit yang

terancang dan berterusan dapat membantu warga AKMAL untuk sentiasa

bersedia menghadapi auditan 5S sebenar oleh pihak MAMPU bagi mendapat

dan mengekalkan pensijilan Amalan 5S.

LAMPIRAN A: STRUKTUR PELAKSANAAN 5S AKMAL

Ogos 2010

Muka surat 62



PENGERUSI PENGARAH AKMAL

URUSETIA 5S J/K LATIHAN 5S

J/K PROMOSI 5S

J/K AUDIT 5S

KETUA KUM-KETUA KUM-KETUA KUM-KETUA KUM-

PULANPULANPULANPULAN

AHLIAHLIAHLIAHLI----AHLIAHLIAHLIAHLI

KETUA KUMPU-KETUA KUMPU-KETUA KUMPU-KETUA KUMPU-

LANLANLANLAN






LANLANLANLAN






LANLANLANLAN



LANLANLANLAN



LANLANLANLAN


TIMBALAN PENGERUSI TIMBALAN PENGARAH AKMAL

FASILITA-FASILITA-FASILITA-FASILITA-

TORTORTORTOR

KETUA JABATAN

FASILITATORFASILITATORFASILITATORFASILITATOR

KETUA JABATAN


TORTORTORTOR

KETUA JABATAN


TORTORTORTOR

KETUA JABATAN


TORTORTORTOR

KETUA JABATAN


TORTORTORTOR

KETUA JABATAN


TORTORTORTOR

KETUA JABATAN

FASILITATORFASILITATORFASILITATORFASILITATOR

PENDAF-TAR

LAMPIRAN B: SENARAI TUGAS JAWATANKUASA INDUK PELAKSANAAN AMALAN 5S

Ogos 2010

Muka surat 63



STRUKTUR TANGGUNGJAWAB

Jawatankuasa Pemandu

(Induk)

Tanggungjawab Jawatankuasa Pemandu Amalan 5S:

1. Menentukan hala tuju pelaksanaan Amalan 5S

Jabatan.

2. Meluluskan pelan pelaksanaan dan belanjawan.

3. Meluluskan Panduan Pelaksanaan Amalan 5S

Jabatan.

4. Melantik ahli jawatankuasa, fasilitator dan ketua

kumpulan.

5. Menetapkan sistem pengiktirafan.

6. Memantau dan menilai kemajuan pelaksanaan

Amalan 5S Jabatan.

7. Memastikan Audit dilaksanakan secara berkala.

8. Memantau kemajuan pelaksanaan dengan

penggubalan standard yang sesuai dengan

matlamat Amalan 5S Jabatan

9. Memastikan pencapaian objektif Amalan 5S di

Jabatan.


Ogos 2010

Muka surat 64




Penyelaras / Urus Setia Induk

Tanggungjawab Penyelaras / Urus Setia Amalan 5S:

1. Menyelaras pelaksanaan Amalan 5S di agensi.

2. Menjadi urusetia Mesyuarat Jawatankuasa

Pelaksanaan Amalan 5S Jabatan.

3. Menyediakan dan mengedar minit kepada semua.

4. Menyediakan pelan pelaksanaan.

5. Menyediakan belanjawan.

6. Membantu fasilitator dalam pelaksanaan Amalan

5S.

7. Memastikan perjalanan Amalan 5S seperti yang

dirancang.

8. Mendapat sokongan dan pengiktirafan dari pihak

atasan.

9. Memastikan semua kawasan/ bahagian mematuhi

peraturan dan panduan yang disediakan.

10. Membantu membekal keperluan pelaksanaan

Amalan 5S

11. Menyediakan Laporan Pelaksanaan Amalan 5S

secara berkala.


Ogos 2010

Muka surat 65




Jawatankuasa Promosi Tanggungjawab Jawatankuasa Promosi Amalan 5S:

1. Menyedia pelan pelaksanaan aktiviti promosi 5S

untuk tempoh 6 – 12 bulan.

2. Mempastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah

membina kesedaran amalan 5S kepada semua

warga kerja dalam.

3. Menganalisa keberkesanan aktiviti promosi telah

dilaksanakan.

4. Merancang dan memperuntukkan bajet bagi

mempastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan

sebagaimana yang dirancang.

5. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap

kesedaran 5S di kalangan warga kerja kepada

Jawatankuasa Pemandu.

6. Sepanduk-sepanduk, cogan-cogan kata, poster-

poster dan surat-surat yang diedarkan kepada

anggota-anggota Jabatan (newsletter) harus

digunakan dengan sepenuhnya untuk menarik

perhatian semua pihak kepada program tersebut

7. Mencetak buku-buku panduan dan risalah-risalah

yang menerangkan “Mengapa 5S’, “Apa itu 5S” dan

“Bagaimana untuk melaksanakan 5S” untuk edaran

dan rujukan semua pihak terbabit.

8. Membuat kajian semula mengenai pelaksanaan 5S

dari masa kesemasa untuk mendapatkan

pendapat/maklumbalas dan meningkatkan lagi

keadaan semasa.


Ogos 2010

Muka surat 66




Jawatankuasa Latihan

Tanggungjawab JawatankuasaLatihan 5S:

1. Menyedia pelan latihan bagi memupuk

pemahaman mengenai konsep dan amalan 5S

kepada semua warga kerja Jabatan

2. Mengenalpasti latihan yang diperlukan dari masa ke

semasa bagi mengukuh aktiviti Amalan 65S serta

amalan peningkatan kualiti yang lain (keperluan

latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil

keputusan audit aktiviti Amalan 5S)

3. Latihan dijalankan oleh jawatankuasa atau fasilitator

yang telah menghadiri latihan dalam Amalan 5S.

4. Membantu mengurus aktiviti-aktiviti promosi.

5. Menghebahkan maklumat terkini aktiviti

pelaksanaan Amalan 5S zon/ kawasan/ aras/

bahagian.

6. Memastikan setiap warga agensi diberi peluang

untuk menghadiri latihan.

7. Menganjurkan latihan asas (in-house training) dan

berkongsi pengalaman menerusi program KSA dan

sebagainya bersama jabatan-jabatan yang telah

mengamalkan Amalan 5S demi meningkatkan

kefahaman terhadap cara-cara agensi lain

melaksanakan Amalan 5S


Ogos 2010

Muka surat 67




Jawatankuasa Audit

Tanggungjawab Jawatankuasa Audit Amalan 5S:

1. Menyedia kriteria audit yang bersesuaian.

2. Dapatkan input dan maklum balas daripada ketua

agensi/unit dan fasilitator.

3. Dapatkan kelulusan Jawatankuasa Pelaksanaan

Amalan 5S

4. Melantik Juruaudit dalaman 5S.

5. Menentukan kekerapan aktiviti audit – pada

peringkat awal audit dilaksanakan lebih kerap

6. Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa

mengikut keperluan

7. Setiap bulan, sekumpulan pekerja dari berbagai

tanggungjawab pekerjaan dipilih dan ditugaskan

melawat bahagian, menilai setiap unit berdasarkan

ukuran penjagaan kebersihan tertentu.

8. Memberi anugerah-anugerah kepada para pekerja

yang telah menunjukkan perubahan-perubahan

penting. Ini akan memupuk sikap tanggungjawab

yang lebih tinggi, meningkatkan kebanggaan

terhadap tempat kerja dan menganggapnya

sebagai keupayaan diri sendiri.


Ogos 2010

Muka surat 68




Pengerusi Jawatankuasa Induk

Tanggungjawab Pengerusi Jawatankuasa Induk

Amalan 5S:

1. Melawat Bahagian-bahagian dari semasa ke

semasa, menyatakan penghargaan terhadap

kekuatan dan membuat teguran terhadap

kelemahan pelaksanaan 5S di setiap Bahagian/

Cawangan/Unit tempat kerja.

2. Mendapatkan input dan maklum balas daripada

Bahagian/Cawangan/Unit dan fasilitator.

3. Mendapatkan kelulusan Jawatankuasa

Pelaksanaan Amalan 5S


5. Menasihat Jawatankuasa Induk 5S untuk mengambil

langkah di kawasan-kawasan yang masih boleh

diperbaiki.

6. Memeriksa kemajuan pelaksanaan pelaksanaan

Amalan 5S.

Fasilitator

Tanggungjawab Fasilitator Amalan 5S:

1. Mengkordinasi pelaksanaan Amalan 5S.

2. Menjadi pemudahcara perjalanan program.

3. Mempengerusikan Mesyuarat Zon/ Kawasan/ Aras.

4. Membantu mengurus aktiviti-aktiviti promosi.

5. Menghebahkan maklumat terkini aktiviti

pelaksanaan Amalan 5S zon/ kawasan/ aras/

bahagian.


Ogos 2010

Muka surat 69




Ketua Kumpulan

Tanggungjawab Ketua Kumpulan Amalan 5S:

1. Memberi latihan kepada ahlinya.

2. Mengadakan mesyuarat pendek ( 15 – 30 minit)

berdasar kepada keperluan contohnya sekali

seminggu atau sekali sebulan dengan kumpulan

mengenai amalan 5S.

3. Mengalakkan ahli supaya terlibat dengan

mesyuarat.


5. Mewujudkan peraturan/disiplin kumpulan yang perlu

dipatuhi oleh ahli.

Warga Jabatan

Tanggungjawab Warga Jabatan:

1. Menghadiri mesyuarat yang diadakan.

2. Melaksanakan tugas yang diagihkan secara aktif.

3. Bekerjasama dalam kumpulan.

4. Bertanggungjawab untuk mengemas tempat kerja

sepanjang masa.

5. Mempunyai kesedaran mengenai persekitaran kerja

6. Memberi cadangan penambahbaikan.

7. Mewujudkan hubungan harmoni di kalangan ahli.

LAMPIRAN C: SENARAI SEMAK AUDIT

Ogos 2010

Muka surat 70



Kategori No Perkara Markah Catatan

1 2 3

Jawatankuasa Pelaksana (JKP)

1 Disediakan selaras dengan

matlamat agensi

Tidak selaras Sebahagian

selaras

Selaras

2 Dipaparkan dan disebar

kepada warga agensi

Tidak dipapar &

tidak

disebarkan

Dipapar &

disebar

sebahagian

kepada warga

agensi

Dipapar &

disebar kepada

semua warga

3 Ditandatangani oleh Ketua

agensi

Tidak

ditandatangani

& tidak

mempunyai

tarikh

Ditandatangani

& tidak

mempunyai

tarikh

Ditandatangani

& mempunyai

tarikh

4 Keadaannya bersih, yidak

berdebu dan dipasang

pada tempat-tempat yang

strategik

Tidak bersih &

tdak strategik

Bersih tetapi

tidak strategik

Bersih & strategik

5 Dasar dijelaskan & difahami

oleh semua warga agensi

Tidak jelas &

tidak difahami

Jelas & difahami

oleh sebahagian

warga

Jelas & difahami

oleh semua

warga

6 Bahasa yang digunakan

mudah dan mengandungi

elemen keperluan

kebersihan dan keselamatan

produk/perkhidmatan

berkualiti, ciri kerja

berpasukan serta kepuasan

pelanggan.

Bahasa yang

sukar difahami

& tidak

mengandungi

elemen yang

ditetapkan

Bahasa mudah

difahami & tidak

mengandungi

elemen yang

ditetapkan

Bahasa mudah

difahami &

mengandungi 3

elemen atau

lebih

DASAR 5S

SEKSYEN: PERANCANGAN DAN PENUBUHAN JAWATANKUASA


Ogos 2010

Muka surat 71




1 2 3

Jawatankuasa Pelaksana (JKP)

CARTA

AGENSI

5S

7 Carta disediakan dengan

jelas dan semua jabatan/

bahagian menjadi ahli

Tidak jelas Jelas &

sebahagian

jabatan/

bahagian

menjadi ahli

Jelas & semua

jabatan/

bahagian

menjadi ahli

8 Dokumentasi/carta JKP ini

direkodkan dengan

sistematik

Tidak sistematik Kurang

sistematik

Sistematik

9 Fasilitator 5S dilantik dan

ditunjukkan dalam carta

tersebut

Tidak dilantik Dilantik & tidak

ditunjukkan

dalam carta

Dilantik &

ditunjukkan

dalam carta

10 Minit mesyuarat JKP

direkodkan semasa

mesyuarat dan disimpan

secara teratur

Tidak ada minit Mempunyai

minit tetapi tidak

disimpan secara

teratur

Mempunyai minit

& disimpan

secara teratur

11 Jawatankuasa latihan

dilantik oleh pihak

pengurusan

Tidak dilantik Dilantik


12 Pelan latihan mengenai 5S

disediakan untuk satu

tempoh yang dirancang

(carta perbatuan

disediakan)

Tidak ada

pelan

Mempunyai

pelan tetapi

tidak ada carta

perbatuan

Mempunyai

pelan dan ada

carta perbatuan



Ogos 2010

Muka surat 72




1 2 3

CARTA

AGENSI

5S


13 Pelan ini telah dipatuhi

dengan baik bagi

menyediakan latihan 5S

kepada warga agensi (rekod

disimpan)

Tidak dipatuhi Sebahagian

sahaja dipatuhi

Dipatuhi

sepenuhnya

Jawatankuasa Promosi

14 Jawatankuasa promosi

dilantik oleh pihak

pengurusan


15 Pelan promosi mengenai 5S

disediakan untuk satu

tempoh yang dirancang

(carta perbatuan

disediakan)

Tidak

disediakan

Disediakan

tetapi tidak ada

carta perbatuan

Disediakan dan

ada carta

perbatuan

16 Pelan promosi dilaksanakan

dengan baik (rekod

disimpan)

Tidak ada

pelan promosi

Sebahagian

pelan dijalankan

dengan baik

Semua pelan

promosi

dilaksanakan

dengan baik

dan rekod

disimpan

17 Jawatankuasa audit dilantik

oleh pihak pengurusan


18 Pelan audit 5S disediakan

untuk satu tempoh yang

dirancang (carta perbatuan

disediakan)

Tidak

disediakan

Disediakan

tetapi tidak ada

carta perbatuan

Disediakan dan

ada carta

perbatuan

Jawatankuasa Audit

19 Pelan audit dijalankan

dengan baik (rekod

disimpan)

Tidak ada

pelan

Sebahagian

pelan dijalankan

dengan baik

Semua pelan

dilaksanakan

dengan baik

dan rekod

disimpan

20 Maklumat mengenai latihan,

promosi dan audit yang

telah dirancang itu telah

disebar kepada semua

warga agensi

Tidak ada

maklumat

Ada maklumat &

disebar

sebahagian

sahaja kepada

warga

Ada maklumat &

disebar kepada

semua warga



Ogos 2010

Muka surat 73




1 2 3

PETA KA-

WASAN

KERJA

KUMPU-

LAN 5S

21 Pelan zon/kawasan yang

jelas disediakan untuk semua

kumpulan 5S

Tidak ada

pelan

Mempunyai

pelan tetapi

kurang jelas

Mempunyai

pelan yang jelas

22 Pelan tersebut dipaparkan di

Sudut 5S kumpulan masing-

masing

Tidak

dipaparkan

Dipaparkan

pada

sebahagian

sudut

Dipaparkan

pada semua

sudut

REKOD

AKTIVITI 23 Setiap kumpulan 5S

menyediakan pelan aktiviti

5S untuk kawasan mereka

Tidak ada

pelan

Sebahagian

kumpulan sahaja

menyediakan

pelan

Semua

kumpulan

menyediakan

pelan

24 Aktiviti pembaikan 5S telah

dilakukan mengikut

perancangan

Ada aktiviti Sebahagian

aktiviti

pembaikan

dilakukan

Aktiviti

pembaikan

dilakukan secara

menyeluruh

25 Ada rekod menunjukkan

wujud hasil daripada

pembaikan amalan 5S

samada berbentuk

penjimatan kos atau masa

dan sebagainya

Tidak ada

rekod

Mempunyai

rekod tetapi

tidak lengkap

Mempunyai

rekod yang

lengkap

26 Terdapat bukti gambar

sebelum dan selepas aktiviti

amalan 5S dilakukan

Tidak ada bukti

gambar

Hanya

sebahagian

aktiviti

mempunyai

bukti gambar

Semua aktiviti

mempunyai

bukti gambar

27 Mesyuarat di peringkat JKP

direkodkan untuk tindakan

selanjutnya

Tidak ada

minit/rekod

perbincangan

- Mempunyai

minit/rekod

perbincangan

28 Mesyuarat di peringkat

Jabatan/Agensi/Bahagian/

Zon/Unit diadakan dan rekod

disimpan untuk rujukan dan

tindakan

Tidak ada

minit/rekod

perbincangan

- Mempunyai

minit/rekod

perbincangan

29 Terdapat rekod mesyuarat/

perbincangan kumpulan 5S

di kawasan mereka

mengenai aktiviti yang

dilaksanakan

Tidak ada

minit/rekod

perbincangan

- Mempunyai

minit/rekod

perbincangan

MINIT

ME-

SYUARAT/

REKOD

PERBIN-

CANGAN



Ogos 2010

Muka surat 74




1 2 3

GARIS

PAN-

DUAN

AMALAN

5S DI

AGENSI

30 Garis panduan disediakan

selaras dengan Dasar

Amalan 5S agensi

Tidak ada garis

panduan

Mempunyai garis

panduan tetapi

tidak selaras

Mempunyai garis

panduan &

selaras

31 Bahasa yang digunakan

mudah difahami oleh warga

agensi

Bahasa sukar

difahami

Sebahagian

sukar difahami

Bahasa mudah

difahami

32 Garis panduan telah dicetak

dan diedarkan kepada

semua warga untuk dijadikan

panduan amalan 5S

sepanjang masa

Tidak dicetak &

tidak diedar

Dicetak tetapi

tidak diedar

secara

menyeluruh

Dicetak & diedar

kepada semua

warga agensi

33 Kandungan buku panduan

ini lengkap dan sesuai

dijadikan buku panduan

Tidak lengkap &

tidak sesuai

sebagai buku

panduan

Sebahagian

lengkap & sesuai

sebagai buku

panduan

Lengkap dan

sesuai sebagai

buku panduan

AUDIT

DALAM 34 Kriteria audit telah disediakan

untuk kegunaan dalaman

Tidak ada

kriteria audit

Kriteria audit

yang disediakan

tidak lengkap

Mempunyai

kriteria audit

yang lengkap

35 Kriteria ini sesuai untuk

digunakan mengikut

kawasan kerja atau tempat

seperti yang telah ditentukan

Tidak sesuai

digunakan

Sebahagian

kawasan kerja

sahaja yang

sesuai

Semua kawasan

kerja sesuai

36 Hasil audit disebar atau

dipaparkan untuk makluman

semua warga agensi

Tidak sebar &

tidak dipapar

Disebar &

dipapar hanya

kepada

sebahagian

warga

Disebar &

dipapar kepada

semua warga

37 Kekerapan aktiviti audit di

peringkat agensi telah

ditentukan dan aktiviti

tersebut diteruskan oleh

juruaudit yang dilantik

Tidak

ditentukan &

tidak diteruskan

Sebahagian

sahaja

ditentukan &

diteruskan

Ditentukan &

diteruskan

secara

menyeluruh



Ogos 2010

Muka surat 75




1 2 3

PENGIKTI-

RAFAN 38 Pengurusan mempunyai

program pengiktirafan

amalan 5S

Tidak ada

program

- Mempunyai

program

39 Maklumat mengenai

program pengiktirafan

disebarkan kepada warga

agensi

Tidak

disebarkan

Disebarkan

kepada

sebahagian

warga

Disebarkan

kepada semua

warga

40 Rekod aktiviti pengiktirafan

dikemaskini

Tidak ada

rekod

Ada rekod tetapi

tidak kemaskini

Ada rekod &

kemaskini

JUMLAH MARKAH: ……………./123 X 100% = ………………………...



Ogos 2010

Muka surat 76




1 2 3

KUMPU-

LAN PE-

LAKSANA

AN 5S

1 Carta kumpulan 5S yang

jelas disediakan

Tidak jelas Kurang jelas Jelas

2 Nama kumpulan 5S

dinyatakan dan carta ahli

kumpulan juga disediakan

dengan baik

Tidak

dinyatakan &

tidak

disediakan

Sebahagian

nama kumpulan

sahaja

dinyatakan dan

disediakan carta

Semua nama

kumpulan

dinyatakan dan

disediakan carta

3 Carta kumpulan 5S

dipaparkan di sudut 5S

masing-masing

Tidak

dipamerkan

Hanya

sebahagian

carta kumpulan

dipaparkan

Semua carta

kumpulan

dipaparkan

4 Kumpulan 5S mempunyai

ketua kumpulan yang dilantik

Tidak

mempunyai

ketua

- Mempunyai

ketua

SUDUT 5S 5 Disediakan oleh pihak

pengurusan dan

kedudukannya adalah

strategik

Tidak

disediakan &

tidak strategik

Disediakan

tetapi tidak

strategik

Disediakan &

kedudukannya

strategik

6 Penggunaan sudit 5S ini oleh

setiap kumpulan 5S adalah

memuaskan dan baik

Tidak

memuaskan

Sebahagian

sudut sahaja

yang

memuaskan

Penggunaan

sudut adalah

memuaskan

7 Bahan atau maklumat yang

dipaparkan adalah terkini

dan dalam keadaan baik

Tidak terkini &

tidak berada

dalam

keadaan baik

Sebahagian

sahaja yang

terkini & dalam

keadaan baik

Terkini & berada

dalam keadaan

baik.

8 Kumpulan 5S memahami

kawasan kerja yang telah

ditugaskan untuk

mengamalkan aktiviti 5S

Kumpulan tidak

memahami

kawasan kerja

yang

ditugaskan

Sebahagian

kumpulan sahaja

memahami

kawasan kerja

Semua

kumpulan

memahami

kawasan kerja

yang ditugaskan

SEKSYEN: RUANG TEMPAT KERJA DAN PERALATAN


Ogos 2010

Muka surat 77




1 2 3

RUANG

LANTAI 9 Bersih dan kemas Tidak bersih &

tidak kemas

Sebahagian

tempat bersih &

kemas

Semua tempat

bersih & kemas

10 Lantai sentiasa dibersih dan

dijaga—jadual pembersihan

Tidak bersih &

tidak dijaga—

tiada jadual

pembersihan

Sebahagian

lantai bersih &

dijaga—ada

jadual

pembersihan

Semua lantai

bersih & dijaga—

ada jadual

pembersihan

11 Tiada sampah sarap di sudut

atau bawah peralatan

perabot

Ada sampah

sarap

Sebahagian

tempat ada

sampah sarap

Tiada sampah

sarap

12 Ada tempat pembuangan

sampah yang khas

Tiada tempat

pembuangan

sampah khas

Hanya

sebahagian

ruang

mempunyai

tempat

pembuangan

sampah khas

Semua ruang

mempunyai

tempat

pembuangan

sampah khas

13 Tidak berlubang/pecah/

terkoyak dan sebagainya

Berlubang/

pecah/

terkoyak

Sebahagian

berlubang/

pecah/terkoyak

Tidak berlubang/

tidak pecah/

tidak terkoyak



Ogos 2010

Muka surat 78




1 2 3

SUSUN

ATUR

ALAT-

ALAT

14 Laci pertama untuk alat tulis Tidak ada Sebahagian laci Semua laci

15 Kemas dan tersusun dengan

rapi serta selamat

Tidak kemas,

tidak tersusun &

tidak selamat

Sebahagian alat

sahaja kemas,

tersusun &

selamat

Semua alat

kemas, tersusun

& selamat

16 Susunan mempunyai sistem Tidak sistematik Sebahagian

susunan

sistematik

Semua susunan

sistematik

17 Cara menyusun boleh

mewujudkan suasana yang

selesa

Tiada

keselesaan

Sebahagian

susunan

memberi

keselesaan

Wujud

keselesaan

18 Mudah bergerak Tidak mudah

bergerak

Sebahagian

mudah bergerak

Mudah bergerak

19 Teknik susunan juga boleh

memendekkan masa

memproses sesuatu kerja

dilaksanakan

Tidak

memendekkan

masa

Sebahagian

susunan dapat

memendekkan

masa

Semua susunan

dapat

memendekkan

masa

20 Boleh mewujudkan suasana

mesra

Tidak wujud Sebahagian Wujud



Ogos 2010

Muka surat 79




1 2 3

KEADA

AN ALA-

TAN

21 Berkeadaan baik dan

sentiasa boleh digunakan.

Tidak dalam

keadaan baik

Sebahagian

alatan sahaja

dalam keadaan

baik

Semua alatan

dalam keadaan

baik

22 Diletakkan sesuai dengan

tempatnya.

Tidak

diletakkan

pada tempat

sesuai

Sebahagian

sahaja

diletakkan pada

tempat yang

sesuai

Semua alatan

diletakkan pada

tempat yang

sesuai

23 Bersih dan kemas, tidak kotor

serta comot.

Tidak bersih,

tidak kemas,

kotor & comot

Sebahagian

alatan bersih,

kemas,tidak

kotor & tidak

comot

Semua alatan

bersih,kemas,tid

ak kotor & tidak

comot

24 Alat tulis disusun dengan

kemas dan selamat di atas

meja, laci atau dalam rak

simpanan.

Tidak disusun

dengan kemas

dan selamat

Sebahagian

alatan sahaja

disusun dengan

kemas dan

selamat

Semua alatan

disusun dengan

kemas dan

selamat

25 Susunan alatan kemas dan

selamat.

Alatan tidak

disusun dengan

kemas dan

selamat.

Sebahagian

alatan sahaja

disusun dengan

kemas dan

selamat.

Semua alatan

disusun dengan

kemas dan

selamat.

26 Tidak terdapat peralatan

rosak.

Terdapat

peralatan rosak

-

Tiada peralatan

rosak

27 Menggunakan tanda/label

bagi bahan yang tersimpan

dalam ruang tertentu/laci/

perabot.

Tidak

menggunakan

label

Sebahagian

peralatan sahaja

yang dilabel

Semua

peralatan yang

disimpan dilabel

dengan baik



Ogos 2010

Muka surat 80




1 2 3

SUSUNAN

FAIL 28

Disusun dengan teratur

menggunakan tanda/label/

abjad supaya mudah

diperoleh.

Tidak disusun

dengan teratur

& tiada label

Sebahagian

disusun dengan

teratur mengikut

label

Semua fail

disusun dengan

teratur mengikut

label

29 Menggunakan sistem

kawalan yang baik dan

selamat.

Tiada sistem

kawalan

Sebahagian

dikawal dengan

baik dan

selamat.

Dikawal dengan

baik dan

selamat secara

menyeluruh

30 Terdapat notis board /

papan

putih yang digunakan

dengan baik.

Tidak terdapat

notis board/

papan putih

Terdapat notis

board/papan

putih tetapi tidak

digunakan

dengan baik

Terdapat notis

board/papan

putih dan

digunakan

dengan baik

31 Fail lama disimpan di tempat

yang sesuai dan selamat

serta secara sistematik.

Fail lama

disimpan pada

tempat yang

tidak sesuai

Sebahagian fail

lama disimpan

pada tempat

yang sesuai dan

selamat.

Semua fail lama

disimpan pada

tempat yang

sesuai dan

selamat.



Ogos 2010

Muka surat 81




1 2 3

32 Terdapat hiasan seperti

gambar, poster, lukisan,

bunga dan lain-lain.

Tidak terdapat

hiasan

Sebahagian Terdapat hiasan

33 Tiada hiasan yang usang. Terdapat

hiasan yang

usang

Sebahagian

hiasan usang

Tidak terdapat

hiasan usang

34 Susunannya kemas, tersusun

dan selamat.

Susunan tidak

kemas & tidak

tersusun

Sebahagian

sahaja disusun

dengan kemas,

tersusun dan

selamat

Semua

perhiasan

disusun dengan

kemas, tersusun

dan selamat.

35 Tidak berdebu atau kotor

dan berkeadaan baik.

Berdebu,kotor

& tidak dalam

keadaan baik

Sebahagian

hiasan

berdebu,kotor &

tidak dalam

keadaan baik

Tiada hiasan

berdebu,kotor &

tidak dalam

keadaan baik

36 Terdapat tanda nama

pegawai/ kakitangan pada

bilik atau meja.

Tidak terdapat

tanda nama

kakitangan

Sebahagian

sahaja

mempunyai

tanda nama

kakitangan

Semua

kakitangan

mempunyai

tanda nama

pada bilik atau

meja

37 Terdapat label menunjukkan

nama seksyen/unit yang

berkaitan dengan aktiviti

pentadbiran.

Tiada label

nama seksyen/

unit

Sebahagian

seksyen/unit

menunjukkan

label nama

Semua seksyen/

unit

menunjukkan

label nama

38 Persekitaran dalaman yang

kemas dan selamat.

Tidak selesa &

tidak kemas

Sebahagian

persekitaran

sahaja yang

selesa, kemas

dan selamat.

Seluruh

persekitaran

selesa, kemas

dan selamat.

39 Boleh mewujudkan suasana

keselesaan.

Tiada

keselesaan

Sebahagian Selesa

PERHI-

ASAN



Ogos 2010

Muka surat 82




1 2 3

RUANG

MENUNG

GU

40 Susunan yang memuaskan

seperti peralatan/

persekitaran bahan bacaan

disediakan.

Peralatan &

bahan bacaan

tidak

disediakan &

tidak disusun

Peralatan &

bahan bacaan

disediakan

tetapi tidak

disusun dengan

kemas

Peralatan &

bahan bacaan

disediakan &

disusun dengan

kemas

41 Bersih, tersusun, kemas,

selamat dan tempat tersebut

selesa.

Tidak bersih,

tidak kemas,

tidak selesa

dan tidak

selamat.

Sebahagian

yang bersih,

tersusun, kemas,

selesa dan

selamat.

Bersih,kemas,

selesa dan

selamat

42 Terdapat maklumat agensi

atau maklumat lain yang

bersesuaian.

Maklumat tidak

bersesuaian.

Sebahagian

maklumat

sahaja yang

bersesuaian.

Semua

maklumat

bersesuaian

BILIK ME-

SYUARAT 43

Semua peralatan seperti

kerusi, meja, mikrofon, skrin

komputer, projektor berada

dalam keadaan baik.

Peralatan tidak

dalam

keadaan baik

dan selamat.

Sebahagian

peralatan sahaja

dalam keadaan

baik dan

selamat.

Semua

peralatan

dalam keadaan

baik

44 Persekitaran bilik mesyuarat

adalah selesa.

Persekitaran

bilik mesyuarat

tidak selesa

dan selamat.

Sebahagian bilik

mesyuarat

sahaja yang

selesa dan

selamat.

Semua bilik

mesyuarat selesa

dan selamat.

45 Bersih, tidak berdebu dan

bahan yang dipaparkan

adalah terkini.

Semua elemen

tidak dipenuhi

Hanya 1 atau 2

elemen dipenuhi

Semua elemen

dipenuhi

46 Peralatan berada dalam

keadaan baik.

Peralatan tidak

berada dalam

keadaan baik

Sebahagian

peralatan sahaja

dalam keadaan

baik

Semua

peralatan dalam

keadaan baik

47 Bersih, tidak berdebu dan

bahan yang dipaparkan

adalah ‘up-to-date’.

Semua elemen

tidak dipenuhi

Hanya 1 atau 2

elemen dipenuhi

Semua elemen

dipenuhi

BILIK

LATIHAN



Ogos 2010

Muka surat 83




1 2 3

KAUNTER 48

Kaunter adalah bersih dan

ceria.

Kaunter tidak

bersih & tidak

ceria

Hanya salah satu

elemen dipenuhi

Kaunter bersih

dan ceria

49 Pelanggan dilayan dengan

mesra.

Pelanggan

tidak dilayan

dengan

mesr

Sebahagian

pelanggan

sahaja dilayan

dengan mesra

Semua

pelanggan

dilayan dengan

mesra

50 Semua peralatan dilabel. Peralatan tidak

dilabel

Sebahagian

peralatan sahaja

dilabel

Semua

peralatan

dilabel

51 Tempat menunggu

pelanggan dalam keadaan

baik, selesa dan selamat

Tidak dalam

keadaan baik,

tidak selesa

dan selamat

Hanya salah satu

elemen dipenuhi

Dalam keadaan

baik, selesa dan

selamat.

52 Bersih, tidak berbau busuk

dan

sentiasa dalam jagaan/

kawalan.

Semua elemen

tidak dipenuhi

Hanya 1 atau 2

elemen dipenuhi

Semua elemen

dipenuhi

TANDAS 53

Peralatan dan kemudahan

dalam keadaan baik dan

selamat.

Peralatan &

kemudahan

tidak dalam

keadaan baik

dan selamat.

Sebahagian

peralatan &

kemudahan

dalam

keadaaan baik

dan selamat.

Semua

peralatan

& kemudahan

dalam keadaan

baik dan

selamat

54 Sistem paip air dan lampu

dalam keadaan baik &

selamat.

Sistem paip air

& lampu tidak

berada dalam

keadaan

kurang baik

dan selamat.

Sebahagian

sistem paip air &

lampu berada

dalam keadaan

sebahagian baik

dan selamat

Semua sistem

paip air & lampu

dalam keadaan

baik dan

selamat.

55 Mangkuk tandas bersih dan

kering.

Tidak bersih &

tidak kering

Hanya salah satu

elemen dipenuhi

Bersih & kering

56 Lantai bersih dan kering. Tidak bersih &

tidak kering

Hanya salah satu

elemen dipenuhi

Bersih & kering



Ogos 2010

Muka surat 84




1 2 3

TANDAS 57

Perhiasan tandas dalam

keadaan baik dan tiada

notis usang dalam tandas.

Tidak dalam

keadaan baik

& tidak

terdapat notis

usang

Hanya salah satu

elemen dipenuhi

Dalam keadaan

baik & tidak

terdapat notis

usang

58 Tidak berbau busuk. Semua tandas

berbau busuk

Sebahagian

tandas berbau

busuk

Semua tandas

tidak berbau

busuk

59 Ada jadual pembersihan. Tiada jadual

pemersihan

Ada jadual

pembersihan

tetapi tidak

dikemaskini

Ada jadual

pembersihan &

sentiasa

dikemaskini

JUMLAH MARKAH: ……………./177 X 100% = ………………………...



Ogos 2010

Muka surat 85




1 2 3

PAPAN

TANDA 1

Papan tanda dalam

keadaan baik dan bersih.

Papan tanda

dalam

keadaan tidak

baik & tidak

bersih.

Papan tanda

dalam keadaan

baik tetapi tidak

bersi

Papan tanda

dalam keadaan

baik & bersi

2 Saiz yang sesuai dan senang

difahami.

Saiz tidak sesuai

& sukar

difahami

Hanya salah satu

elemen dipenuhi

Saiz yang sesuai

& mudah

difaham

3 Mudah dilihat oleh orang

dan kedudukannya strategik.

Tidak mudah

dilihat &

kedudukan

tidak strategik

Hanya salah satu

elemen dipenuhi

Mudah dilihat &

berada pada

kedudukan yang

strategik

4 Tanda arah yang jelas untuk

ke bilik mesyuarat dan

sebagainya.

Tiada tanda

arah

Ada tanda arah

tetapi tidak jelas

Mempunyai

tanda arah yang

jelas

TEMPAT

LETAK

KERETA

5 Disediakan di tempat yang

sesuai sama ada untuk

pekerja/pelawat.

Tidak

disediakan

tempat

Ada tempat

tetapi tidak

sesuai

Ada tempat

yang sesuai &

dalam keadaan

baik

6 Ditanda dengan garisan

yang jelas antara lot-lot yang

disediakan.

Tiada garisan

antara lot-lot

Mempunyai

garisan tetapi

tidak jelas

Mempunyai

garisan lot-lot

yang jelas

7 Berada dalam keadaan baik

dan bersih.

Tidak berada

dalam

keadaan baik

& tidak bersih

Berada dalam

keadaan baik

tetapi tidak

bersih

Berada dalam

keadaan baik &

bersih

8 Ada sistem kawalan keluar

masuk.

Tiada sistem

kawalan

Ada sistem

kawalan

SEKSYEN: PERSEKITARAN TEMPAT KERJA DAN KEMUDAHAN


Ogos 2010

Muka surat 86




1 2 3

KAWA-

SAN SEKI-

TAR

9 Tiada sampah di merata-

rata.

Ada sampah

Sebahagian

kawasan ada

sampah

Semua kawasan

tiada sampah

11 Cat bangunan di dalam dan

luar adalah kemas dan tidak

tertanggal.

Cat di dalam &

luar bangunan

tidak kemas &

tertanggal

Hanya salah satu

elemen dipenuhi

Cat di dalam &

luar bangunan

kemas & tidak

tertanggal

12 Ada tanda keluar masuk

yang jelas untuk kenderaan

di kawaan letak kereta.

Tiada tanda

keluar masuk

Ada tanda

keluar

masuk tetapi

tidak jelas

Ada tanda

keluar masuk

yang jelas

JUMLAH MARKAH: ……………./36 X 100% = ………………………...

10 Tong sampah disediakan.

Tiada tong

sampah

Sebahagian

kawasan ada

tong sampah

Semua kawasan

ada tong

sampah

SETIAP SEKSYEN MESTI MENCAPAI SEKURANG-KURANGNYA 70%

SEBELUM DIIKTIRAF SEBAGAI MEMENUHI KRITERIA AMALAN 5S.

SEKSYEN: PERSEKITARAN TEMPAT KERJA DAN KEMUDAHAN


Ogos 2010

Muka surat 87



CARTA AUDITAN AMALAN 5S

BERSIH KEMAS/

TERSUSUN

LABEL/TANDA

ARAH

ULASAN

1 SUDUT 5S

2 RUANG PEJABAT

3 RUANG MENUNGGU

4 STOR

5 TANDAS

6 PANTRI

7 KAWASAN TANGGA

Pelaksanaan adalah baik

Pelaksanaan adalah sederhana

Pelaksanaan adalah kurang dan perlu ditingkatkan

CARTA AUDITAN AMALAN 5S


Ogos 2010

Muka surat 88



PELAN PENAMBAHBAIKAN AMALAN 5S AKMAL

PELAN TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN AMALAN 5S AKMAL Jabatan: ……………………………………………………........ Nama Juruaudit:................................................. Nama Kumpulan: ………………………………………….…. Tarikh Audit……...........….......……………… Nama Ketua Kumpulan: ……………………………………

Tarikh Audit/Audit Susulan: Nama & Tandatangan Juruaudit: Status: Catatan Tutup Nama & Tandatangan Ketua/Wakil Kumpulan: Buka

Tandatangan Juruaudit Tandatangan Ketua Kumpuilan / Wakil

………………………....… …………………………………..............

Bil.

Apa / Di mana?

Keadaan Semasa

Jenis Tindakan

(Tandakan �pada S

yang berkenaan)

Bagaimana Tindakan Boleh

Diambil?

Siapa Yang Perlu Ambil

Tindakan?

Bila? (Tandakan � pada bilangan minggu

berkenaan)

Ulasan

S1 S2 S3 S4 S5 1 2 3 4

1

2

3

4

CONTOH GAMBAR-GAMBAR PELAKSANAAN AMALAN 5S

Ogos 2010

Muka surat 89



1. KUBIKEL/BILIK PEGAWAI

KUBIKEL YANG KEMAS

SEBELUM

Keadaan Berselerak Di Atas Meja

SELEPAS

Kemas dan Bersih

Keadaan Berselerak Di Bawah Meja Kemas dan Bersih


Ogos 2010

Muka surat 90



2. LACI

LACI

YANG

KEMAS

SEBELUM SELEPAS


Ogos 2010

Muka surat 91



3. STOR

STOR YANG KEMAS DAN BERSIH

SEBELUM SELEPAS

AMALAN 6S


Ogos 2010

Muka surat 92



4. BILIK FAIL

FAIL YANG TERSUSUN

SEBELUM SELEPAS

AMALAN 6S


Ogos 2010

Muka surat 93



5. KAUNTER

6. TEMPAT MENUNGGU


Ogos 2010

Muka surat 94



7. TEMPAT MELETAK MESIN

8. TEMPAT MEMBUAT BINDING


Ogos 2010

Muka surat 95



9. PAPAN TANDA

10. TEMPAT RUANG LETAK KERETA


Ogos 2010

Muka surat 96



11. LAIN-LAIN CONTOH

AMALAN 5S


Ogos 2010

Muka surat 97



11. LAIN-LAIN CONTOH

CATATAN

Ogos 2010

Muka surat 98



Articles: 1. Bounds, G., Shaw, A. and Gillard, J., "Partnering the Honda Way", in Bounds, G. M., Cases

in Quality, Richard D. Irwin, 1996, pp. 26-56.

2. Miki, S., "Promotional Expertise for the 5S Plus Movement", Nikkan Kogyo Shimbun (ed.),

Visual Control Systems, Factory Management Series, Productivity press, Portland, OR, 1995, pp. 167-182.

3. Nomizo, K., "Creating an All-New Plant Environment with the 6S's", Nikkan Kogyo Shimbun

(ed.), Visual Control Systems, Factory Management Series, Productivity press, Portland, OR, 1995, pp. 153-165.

4. Osada, T., "This is Why We Start a 5S Program", in Nikkan Kogyo Shimbun (ed.), Visual Control Systems, Factory Management Series, Productivity press, Portland, OR, 1995, pp. 131-151.

Books: 1. Cheng, T.C. E. and Podolsky, S., Just-in-Time Manufacturing: An Introduction, Chapman

& Hall, London, 1993. pp. 21-24.

2. Harrison, A., Just-in-Time Manufacturing in Perspective, The Manufacturing Practitioner

Series, Prentice Hall, 1992. pp. 113-123 (Chapter 5).

3. Hirano, H., JIT Factory Revolution: A Pictorial Guide to Factory Design of the Future,

Productivity Press, Portland, OR, 1987. pp. 28-56 (Chapter 3). ($50)

4. Hirano, H., JIT Implementation Manual: The Complete Guide to Just-in-Time Manufac-

turing, Productivity Press, Portland, OR., pp. 227-374 (Chapter 4). ($975)

5. Hirano, H., 5 Pillars of the Visual Workplace: The Sourcebook for 5S Implementation, Pro-

ductivity Press, Portland, OR, 1995. ($85)

6. Hirano, H. (Instructional Design by Melanie Rubin), 5S for Operators: 5 Pillars of the Visual

Workplace, Productivity Press, Portland, OR, 1996. ($25)

7. Kobayashi, I., 20 Keys to Workplace Improvement, Productivity Press, Portland, OR, 1995.

(Key 1). ($50)

8. Monden, Y., Toyota Production System: An Integrated Approach to Just-In-Time, Second

Edition, Industrial Engineering and Management Press, Norcross, GA, 1993. pp. 199-219 (Chapter 13).

9. Osada, T., 5S's: Five Keys to a Total Quality Control Environment, Asia Productivity Or-ganization, Tokyo (distributed by Quality Resources, White Plains, NY), 1991.

Videos:

Documents

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA B: SENARAI TUGAS JAWATANKUASA INDUK AMALAN 5S AKMAL 63 LAMPIRAN C: SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN AMALAN 5S 70 PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN 5S AKADEMI KASTAM