AKTİF24 ERP SİSTEMİ · o Kategori Hakediş; Kotalı ise kota ve kotanın altında kalırsa kazanılcak hakediş tutarı alanları gelecektir. • Sistem Hesap Bilgileri o Bayi

AKTİF24 ERP SİSTEMİ PROJE TANIMI VE KAPSAMI

CLIENT

Bayi Yönetim Sistemi Proje Dökümanı

PROJE TANIMI

Aktif24 Bilişim Kaynak Yönetim Sistemi Versiyon 3.0 Modülleri ve işlevleri bu doküman boyunca anlatılmıştır. MODÜLLER 14 temel modül bulunmaktadır.

! Şekil 1 Bayi Yönetim Sistemi Modülleri

Başvuru Modülü

Logistik Modüllü

Bayi Modülü

Stok Modülü

Hizmet Modülü

Muhasebe Modülü

Mesaj Modülü

SMS Modülü

IK Modülü

Güvenlik Modülü

Talep Modülü

Raporlama Modülü

Kampanya Modülü

Üretim Modülü

Kalite Yönetimi

Envanter Modülü

Satış Pazarlama

CRM

Profil

" 2


" 3


Modüllerin Alt Sayfaları

Başvuru Modülü (temel modül) Başvuru Yap

Başvurular Başvuru Arama Başvuru İstatistikleri Logistik Modüllü Evrak Takibi Kurye Takibi Kargo Takibi Bayi Modülü (temel modül) Bayi Ekleme Bayi Listesi Silinen Bayi Listesi Bayi Arama Bayi Taşıma Stok Modülü (temel modül) Stok Kartı Bayi Stok Raporu Stok Hareket Girişi Kritik Seviye Raporu Depo Sayım Depo Sayım Depo Sayım Geçmişi Hizmet Modülü (temel modül) Hizmet Kategori Yönetimi Hizmet Başvuru Formları Online Başvuru Formu Oluş.* Muhasebe Modülü (temel modül) Ödemeler Ödeme Yap Ödeme Raporları Bakiye Sorgulama Tahsilatlar Tahsilatlarım Alt Bayi Ödeme Listesi Hakedişler Mesaj Modülü Yeni Mesaj Yaz Gelen Mesajlar Gönderilen Mesajlar Silinen Mesajlar Silinen Gelen Mesajlar Silinen Gönderilen Mesajlar Arşivlenen Mesajlar Arşivlenen Gelen Mesj. Arşivlenen Gönderilen Msj.

SMS Modülü

Yeni SMS Yaz Gönderilenler Taslaklar SMS Hesap Yönetimi Hesap Bilgileri Kontör İşlemleri Personel Yönetim Modülü (temel modül) Yeni Personel Ekle Personel Listesi Silenen Personel Listesi Performan Raporları Bayi Temsilci Raporu Saha Temsilci Raporu Personel Arama Yetkilendirme Modülü (temel modül) Yeni Yetki Rolü Ekle Yetki Rol Listesi Talep Modülü Talep Kategori Yönetimi Gelen Talepler Gönderilen Talepler Yeni Talep Tüm Talepler Talep Geçmiş Raporu Talep Arama (bayi,kod..) Raporlama Modülü İş Akış Takibi Güncel Akış İş Akış Raporu Özel Raporlama Kampanya Modülü Yeni Kampanya Kampanya İşlemleri Kampanya Raporlama Kampanya Sonuçları Kullanıcı Paneli Görevlerim Görev Atama Profil Bilgileri

Şifre Değiştirme

BAŞVURU MODÜLÜ " 4


Müşteri başvurularının incelendiği ve girişlerinin yapıldığı ayrıca başvuru istatistiklerinin görülebildiği modüldür. Kısacası tüm başvuru işlemleri bu modülün içeriğini oluşturmaktadır.

Başvuru Yap “Başvuru Yap” sayfası, ana sayfada görülecek olan başvuru sayfanın aynısıdır. İşlem kolaylığı için anasayfada yer alacaktır. Fakat mantıksal yeri başvuru modülü altında olacaktır. Başvuru kategorisi seçilerek ona ait form doldurulacak ve başvuru işlemi tamamlanacaktır.

Başvurular Başvuruların incelendiği sayfadır. Sayfa başvuruların çeşitli bilgilerini gösteren bir listeyi içerecektir. Listede son yapılan başvuru en üstte olacak şekilde sıralama olacaktır. Liste üzerinde her başvurunun;

• Bayi Adı • Başvuru Tipi • Müşteri Adı • ADSL telefonu • Başvuru Tarihi • Sorumlu Personel • İşlem Süresi • Başvuru Durumu • Başvuru Kategorisi • DETAY (buton) başvurunun detaylarına götürür. Detay sayfası

içerisinden başvuru durumu değiştirilebilir. (İşleme Alındı, İptal edildi ..) Başvuru Arama Başvurlar içerisinde arama yapmayı sağlayan sayfadır. Başvuru arama çeşitleri;

• Müşteri Adına göre, • Müşteri telefonuna göre, • Bayi adına göre, • Bayi il, ilçe ye göre, • Müşteri il, ilçe ye göre, • Bayi telefonuna göre, • Bayi çalışma şekline göre, • Başvuru durumuna göre, • Başvuru tarihine göre, • Müşteri Tc no göre, arama yapılabilecektir.

Arama kiriterleri çoklu seçime sahip olacaktır. Örneğin; Başvuru durumu işleme alınmış olan, Müşteri ilçesi Kadıköy olan ve bayinin çalışma şekli kurye tipi olan ve bayi ilçesi Kadıköy olan başvurular listelenebilecektir. En fazla dört kriter bir arada seçilebilecektir. Kriterlerde bayi seçimi yapılırken aramayı yapan bayi veya alt bayileri ile sınırlı olacaktır. Aramayı yapan bayi sadece kendine bağlı olan bayiler için arama yapabilir. Merkez tüm bayilere bağlı olduğu için, tüm bayiler için arama yapabilecektir.

Arama sonucunda oluşturulan rapor; Mesaj ile gönder (text formatında), Mail at (text formatında), print, excel formatında bilgisayara indirme, seçeneklerine sahip olacaktır. Başvuru İstatistikleri

" 5


Başvuru istatistikleri sayfasında dropdown seçenek kutusu olacaktır. Burada Hepsi, Kendim ve bayinin bağlı olduğu bayilerin isimleri bulunacaktır. Eğer bayiye bağlı alt bayi yok ise sadece kendisi bulunacaktır dropdownda. “Kendim” seçeeği default olarak seçili olacaktır. Böylece Merkez tüm bayileri, ana bayiler alt bayilerini, alt bayiler sadece kendilerini olmak üzere istatistiklere ulaşabileceklerdir. İstatistik seçilen bayiye ait bugun, son 7 gün, son ay ve toplam olmak üzere başvuru kategorilerine göre başvuru sayıları gösterecektir. Liste halinde rapor ile birlikte, grafiksel pay cart ile de gösterim bulunacaktır.

LOJİSTİK MODÜLÜ Logistik işlerin takip edildiği modüldür. Lojistik modülünün içerdiği sayfalar;

• Evrak takibi • Kurye takibi • Kargo Takibi

Evrak Takibi

Evrak (Fiziksel) sirkülasyonunun takip edildiği sayfadır. Var olan sistem ile aynı olup onay işleminin de yapılabilmektedir. Ayrıca teslim alan ve teslim eden bilgileri de bulunacaktır. Evrak gelmediyse otomatik uyarı seçeneği olacaktır.

Sevk Listesi Kuryelerin yola çıkmadan evvel sevk raporunun alınacağı sayfadır. Kuryenin nerelere gideceğinin hangi müşteri bilgileri ile, başvuru bilgileri de bulunarak alınabildiği sayfadır. Sevk listesinde Teslim edilince teslim eden kurye ve teslim alan kurye bilgileri girilir.

Kurye Takibi Hangi kurye nerelere gitti sorusunun cevabıdır. Kuryelerin yaptığı sevkiyatlar listelenir. Tarih aralıklı ve kurye seçerek arama yapılabilmektedir. Böylece kuryelerin yaptığı sevkiyatlar ve sevkiyatlara ait detaylar görüntülenebilecektir.

Liste de bulunacak bilgiler; Kurye , bayi adı, bayi telefonu, bayi il,ilçe, müşteri adı, müşteri tc no , başvuru kategori, sevkiyat açıklama, sevkiyat durumu. (Teslim alan ve teslim eden bilgileri de bulunacaktır.)

Kargo Takibi Kargoların listelenebileceği ve durumlarının takip edilebileceği sayfadır. Kargo durumu, kargo tarihi, kargo kodu’ na göre arama yapılabilecektir. Kargonun gideceği adres, kargo açıklama, kargo tarihi, kargo kodu, kargo durumu , kargo şirketi, teslim alan teslim eden bilgileri bulunacaktır.

BAYİ MODÜLÜ

Sistemde bayi hiyerarşisi bulunmaktadır. Önce merkez merkeze bazlı ana bayiler ve ana bayilere bağlı alt bayiler şeklindedir. Hiyerarşi aşağıdaki şekilde özetlenmiştir.

" 6


" Şekil 2Sistem Hiyerarşisi

Merkez de bir bayi gibi sisteme kayıt edilmiştir, böylece merkez kullanıcısı raporlarda kendisine bağlı tüm bayileri görüntüler ve onlarla iletişim halindedir.

Merkez bayi sistemde görülebilme fakat kesinlikle silinenememe özelliğine sahiptir.

Sistem hiyerarşisi dışında bayilere bağlı kullanıcıların rolleri bulunmaktadır. Örneğin bayi kayıt bölümünden kayıt yapılırken bayi ile ilgili bölümler bayi bilgileri kısmına sistem hesap bilgileri ise sistem kullanıcıları kısmına eklenmektedir. Böylece istenirse sistemde bir bayiye bağlı birden fazla kullanıcı yer alabilmektedir.

Roller yetkilendirme modülü ile belirlenmektedir.

Merkez bayi veya yetki verilirse bayiler kendilerine seçilebilen roller doğrultusunda personel ekleyebilirler.

Yetkilendirme, roller ile ilgili ayrıntılı bilgi yetkilendirme modülünde bulunmaktadır.

Modül Fonksiyonları Bayi işlemlerinin yapıldığı modüldür. Bayi modülün içerdiği sayfalar;

• Bayi Ekleme • Bayi Listesi • Silinen Bayi Listesi • Bayi Arama • Bayi Taşıma

Bayi Ekleme Yeni Bayilerin eklenebildiği sayfadır. Bu sayfa üzerinden bayiye ait aşağıdaki bilgiler sisteme kayıt edilecektir. Normal sistemden farkları çalışma şekli, kota sistemi olmasıdır.

• Bayi Cari Kartı; o Cari Adı, o Yetkili Adı, Soyadı, o GSM no, o Telefon no, o Fax o E-posta o Fatura Adresi, o İl, o İlçe, o Kargo Firması, o Faturalandırma Şekli(Faturalı, Faturasız), o Çalışma Şekli(Kurye Teslim, Klasik Sistem…),

• Banka Bilgileri

MERKE

Ana

Alt Alt

Ana

Alt

Ana

Merke Ana Alt

" 7


o Hesap Sahibi, o Banka Adı, o Şube Adı, o Şube Kodu, o Hesap No, o Vergi Dairesi o Vergi No, o IBAN No,

• Başvuru Kategorileri o Başvuru Satış Şekli (Kotalı, Kotasız) o Başvuru Kategori Adı (liste halinde), o Kategoriye İzin (evet veya hayır), o Kategori Hakediş; Kotalı ise kota ve kotanın altında kalırsa kazanılcak

hakediş tutarı alanları gelecektir.

• Sistem Hesap Bilgileri o Bayi Temsilcisi (Sistemdeki personel ), o Saha Temsilcisi , o Kullanıcı Rolü (Sistemdeki Rolüdür. Bu rollere örnek olarak; ana bayi,

alt bayi, admin verilebilir). o Kullanıcı Adı ve Şifresi.

Bayi Listesi Bayilerin listelendiği sayfadır. Bayi listelemesi kendine ait alt bayisi olan ana bayilere ve merkez’e yöneliktir. Liste üzerinde, ana bayi ve ona ait alt bayiler gruplanmış olarak bulunacaktırlar. Seçilen bayi detayından bayinin girişi yapılan tüm bilgiler görüntülenebilir ve güncellenebilir. Güncelleme yetkiye göre gerçekleştirilebilecektir. Kullanıcının yetkisi var ise güncelleme yapılabilecektir. Bayi detayında, bayinin performans raporu da bulunacaktır. Ayrıca bayi listesi üzerinden yetkisi olan kullanıcılar bayileri silebilecektir.

Performans Raporu; Bayinin son 7 gün, son ay, yıllık ve toplam satışlarını gösterecektir, kategorilere göre. Paychart ile gösterim yapılacaktır. Örneğin;

" 8


" "

" "

Aktiflik Durumu da Performan raporu içerisinde bulunacaktır. Bu rapor liste halinde olup bayinin son 7 gün, son ay, yıllık ve toplam sistemde online olma adetlerini ve son login olma tarihini gösterecektir.

Oluşturulan rapor; Mesaj ile gönder , Mail at , print, Bilgisayara indirme, seçeneklerine sahip olacaktır.

Silinen Bayi Listesi Tüm Silinen Bayilerin listelendiği sayfadır. Liste üzerinde “geri al” ve “detay” butonları ile bayiler geri alınabilir veya bilgileri görüntülenebilir. Admine rolüne yöneliktir.

Bayi Arama Tüm bayiler içerinde filtreleme yapılan sayfadır. Arama kriterleri;

• Bayi il, ilçesi, • Bayi tel göre,(gsm ve sabit tel) • Bayi yetkilisi, • Bayi Cari Adı.

Arama sonucu gelen liste bilgileri bayi listesi sayfasındakiyle aynıdır.

Arama sonucunda oluşturulan rapor; Mesaj ile gönder (text formatında), Mail at (text formatında), print, excel formatında bilgisayara indirme, seçeneklerine sahip olacaktır.

Bayi Taşıma

" 9


Bir ana bayinin alt bayilerinin başka bir ana bayinin altına taşınmasını sağlayan sayfadır. Taşıma işlemi; Alt bayiler listesinden çoklu seçilebilen bayilerin, Ana bayiler listesinden seçilen bir bayiye taşı butonu ile aktarılması yoluyla gerçekleşir. Admine rolüne yöneliktir.

STOK MODÜLÜ Hizmetler ile verilen ürünlerinlerin kayıdının tutulduğu modüldür.

Stok Kartı Ürünlerin Tanımın yapıldığı sayfadır. Ürün tanımı; Ürünün Kategorisi ve Grubu seçilerek ismini yazmak suratiyle gerçekleşir. Ürün Kategori ve grubunun girişi yapılmadıysa bu sayfa üzerinden girişleri yapılabilmektedir. Ayrıca ürün kategori grubu seçildiğinde var olan ürünlerin listesi de gösterilmektedir.

Bayi Stok Raporu

Bir bayinin kendisinin ve alt bayilerinin stok durumunu gördüğü sayfadır. Merkez bayi tüm ana bayilere, ana bayiler de alt bayilere bağlı olduğundan, Merkez tüm bayilerin ve kendi stok raporunu görüntüleyebilimektedir. Ana bayiler kendisinin ve kendi alt bayilerinin stok raporunu, alt bayiler ise sadece kendi stok raporunu görebilmektedir. Sayfa ilk açıldığında dropdown listeden Bağlı olunan bayiler, bayinin kendisi veya hepsi seçilerek raporlama yapılabilir. Liste üzerinde; Bayi Adı, Bayi Türü, Ana Bayi Adı, Ürünleri ve ürünlere ait stok adetleri, son mutabakat tarihi ve Mutabakat Durumu yer alacaktır. Ayrıca her bayi için mutabakat sayfasına kısayol linki konularak mutabakat bölümüne geçiş yapılabilmektedir.

Stok Hareketi Stok hareketi menüsü iki alt sayfadan oluşur bunlar;

• Stok Hareket Girişi • Stok Hareket Raporu’ dur.

Stok Hareket Girişi Stoktaki ürünlerin sevkiyatının girişinin yapıldığı sayfadır var olan sistem ile aynı şekilde çalışmaktadır.

Stok Hareket Raporu Stoktaki bir ürünün sevkiyatlarının takip edildiği sayfadır var olan sistem ile aynıdır. Sadece teslim alan ve teslim eden bilgileri de yer alacaktır.

Kritik Seviye Raporu Ürünlerin bayilerdeki kritik seviyelerinin görüntilenebildiği sayfadrı. Burada ürünün adı ve bulunduğu bayi olmak üzere bilgiler gelir bu bilgilere ek olarak stoktaki anlık adet gösterilir. Bu listeye sadece sisteme önceden girilen kritik seviyeye göre kritik seviyenin altında stok adedi bulunan ürünler gelir. Bayi ve ürün bazlı arama yapılabilmektedir.

" 10


Depo Sayım Depo Sayım menüsü iki alt sayfadan oluşur bunlar;

• Depo Sayım • Depo Sayım Geçmişi’ dir.

Depo Sayım sistem üzerinde herhangi bir bayinin ürün adedi ile gerçek ürün adedinin uyuşup uyuşmadığının sorgulandığı sayfadır. Depo Sayım Sayfasında Öncelikle bayi seçimi yapılır ve bu bayiye ait stok durumu listelenir. Listede ürün isimleri, Anlık Stok Adedi, Son Depo Sayımı (Sis/Depo), Son Depo Sayım Tarihi ve Depo Sayım Durumu yer alır. “Son Depo Sayımı (Sis./Depo)” bölümünde son depo sayımındaki sistemdeki kayıtlı olan stok adedi ile sayım sonucundaki adet gösterilir. Örneğin; Sayım sırasında Sistemde 5 Adet ürün var olarak gözükmektedir. Sayım sonucu depoda üründen 4 adet olduğu tespit edilirse bunun girişi yapılır. Böylece Son Depo Sayımı (Sis./Depo)’ da 5/4 olarak raporlanır.

“Depo Sayım Durumu”’ nun ise iki hali bulunmaktadır. Bunlar;

Seçilen Bayi Kendine aitse;

• Güncel : Stok adedi için yapılan son Depo Sayım onayı üzerinden 10 gün den fazla zaman geçmemiş demektir.

• Onayla: Depo Sayım talebi alınmıştır. Veya son kontrol tarihinden 10 gün den fazla zaman geçmiştir. Bu taleb doğrultusunda stok adedi kontrol edildikten sonra doğruysa “Onayla” diyerek bilginin güncel ve doğru olduğu bildirilir. e butonun yanındaki alana gerçek ürün adedi girilir.

• Red: Depo Sayım talebi alınmıştır. Veya son kontrol tarihinden 10 gün den fazla zaman geçmiştir. Bu taleb doğrultusunda stok adedi kontrol edildikten sonra stok adedi uyuşmuyor ise red cevabı gönderilir. Ve butonun yanındaki Alana gerçek ürün adedi girilir.

Red veya Onay verildiğinde sisteme o günün tarihi ve işlem saati Son Depo Sayım Tarihi olarak kayıt edilir.Ayrıca Depo Sayım geçmişine de ürün, stok adedi, depo adedi, ve tarih ile bayi bazlı olarak kayıt edilir.

Seçilen Bayi Alt Bayi (veya Merkez için Ana Bayi) ise;

• Onay Bekleniyor: Stok adediyle ilgili bayiye Depo Sayım yollanmıştır ve cevap beklenmektedir.

• Güncel: Stok adedi için yapılan son Depo Sayım üzerinden 10 gün den fazla zaman geçmemiş demektir.

• Onay İste: Depo Sayım talebinin, seçilen bayi ve ürün için yollanmasını sağlar. Bu butona basıldığında bayiye mesaj olarak bildirim gider ayrıca Depo Sayım raporunda seçilen ürün için Onayla ve Red butonları aktif olur.

Onay İstendiğinde Onay isteme tarihi ve onay talebinin yapıldığı ürün bayi ve talebi yapan bayi sistemde kayıdı tutulur. Toplu mutabakat seçeneği de bulunacaktır. Mutabakat geldiğinde mesaj ile otomatik bildirim olacaktır. Ayrıca mutabakat yapılırken açıklama da girilecektir.

" 11


Depo Sayım Geçimişi Depo Sayım geçmişinde Bayinin Alt bayisi yoksa sadece kendisi için alt bayisi var ise o bayiler için Depo Sayım Tarih aralığı ve Bayi seçilerek (Bayi seçimlerinde “Hepsi” ve “Kendim” seçeneği bulunacaktır.) Girilen tarihler arasındaki seçilen bayi(ler) için liste sayfada görüntülenir. Listede; Bayi Adı, Sayım Tarihi, Sayılan Ürün Adı, Ürünün Sistemdeki Adedi, Ürünün Depodaki Adedi, Depo Durumu bilgileri gösterilir.

Mutabakat Yönetim • Mutabakat için yollanan otomatik mesajın değiştirilmesi, • Mutabakat Zaman Aralığının değiştirilmesi

işlemleri yapılır.

HİZMET MODÜLÜ Hizmet Modülü ile Başvuru yapılan hizmetlerin yönetimi yapılır.

Hizmet Kategori Yönetimi (Başvuru Kategori Yönetimi) Başvuru yapılan hizmetlerin belirlendiği sayfadır. Sayfa Üzerinde tüm Kategorilerin var olan sistemdeki gibi resim, isim, Durum, PSTN, Güncelle, Resim Güncelle ve Sil seçenekleri ile listesi gelecektir. Ayrıca Bu sayfa üzerinden Yeni Kategori Seçeneği ile Kategori Adı,Kategori Resmi, Standart Hakediş kayıt edilebilir.

Hizmet Başvuru Formları Bu sayfa üzerinden tüm hizmetler ve onlara ait formlar listelenir bu liste üzerinden formu silme ve formu indirme seçenekleri bulunur. Ayrıca listenin üzerinde yeni form ekle butonu bulunur. Bu buton ile yeniş form ekleme sayfası açılır sayfa üzerinden Formun adı açıklaması ve formu dosyası seçimi yapılır ve form sisteme yüklenir.

Online Başvuru Formu Oluşturma Online Başvuru Formu Oluşturma sayfası; oluşturulan hizmet kategorilerinin online başvuru almak için kullanılan sayfalarının yazılımsal eklemelere gerek kalmadan admin tarafından yönetilmesini sağlar. Böylece yeni bir kategori eklendiğinde bu kategorinin online başvuru formu da anında sisteme eklenebilecek sekilde dinamik bir altyapıya sahip olunur.

Online Başvuru Formu oluşturmak için; Sayfa üzerinde öncelikle Hizmet seçilir. Ardından hizmetin var olan form elemanları listelenir. Liste üzerinde Form alanının Adı, Tipi (Metinsel, Çoktan Seçmeli) ve coktan seçmeli değerler için değerlerlerin listesi bilgileri bulunur. Ayrıca sil,güncelle ve ekle seçenekleri de bulunur. Ekle seçeneği ile ; eklenecek form elamanının ismi yazılır, tipi seçilir (metin çoktan seçmeli) ve eğer alan çoktan seçmeli (yani online form üzerinde dropdown olacak ise) bu değerler aralarına noktalı virgule konularak yazılır ve kayıt gerçekleştirilir.

Online Formlar üç bölümden oluşur. Bunlar; -Müşteri bilgileri -Başvuru Açıklaması -Başvuru Seçenekleri’ dir.

Kayıt edilen form alanları Başvuru Seçenekleri bölümüne eklenecektir. Formların sadece bu kısımı dinamiktir kalan yerler static olarak her online başvuru formunda bulunacaktır. " 12 "12


Sil ve Güncelle seçeneği ile bir online başvuru formuna ait elemanlar silinebilir veya değişiklik yapılabilir. Bu seçeneklerle yapılan form değişiklikleri eksi formları etkilemez, sadece ileride yapılan başvuruları etkiler.

MUHASEBE MODÜLÜ Muhasebe Modülünde tüm tahsilat , hakediş , avans bakiye devilerinin yapıldığı modüldür.

Ödemeler Ödemeler menüsü üç alt sayfadan oluşur. Bunlar;

• Ödeme Raporları • Ödeme İşlemleri • Ödeme Yap (ödeme çeşidine göre tüm ödemeler bu sayfadan yapılır.)

Ödeme Raporları Ödemelere dair arama ve arama doğrultusunda rapor elde edilen sayfadır. Burada ödeme tarihi, ödeme tutarı, ödenen kişi hesap bilgileri ve ödeme tipine, dekont’a göre arama yapılabilir. Arama sonucunda rapor görüntülenir.

Dekont bilgileri de bulunacaktır.

Arama sonucunda oluşturulan rapor; Mesaj ile gönder (text formatında), Mail at (text formatında), print, excel formatında bilgisayara indirme, seçeneklerine sahip olacaktır.

Ödeme Yap Tüm ödeme işlemlerinin yapıldığı sayfadır. Ödemelerin çeşitleri vardır. Bunlar; Hakediş ödemesi, kdv ödemesi, avans ödemesi, diğer ’dir.

Sayfanın çalışma şekli sırasıyla; • Öncelikle işlemin yapılacağı bayi seçilir. • Ödeme detaylarında ödemenin türü banka bilgileri ve hesap bilgileri

girilir. • Ödeme Tipi ve Tutar ayrıca manuel bi tarih de girilmek isteniyorsa

girilerek • Dekont girilerek ödeme işlemi yapılır. Ödeme İşlemleri (Düzenleme/İptal)

Yapılan ödemelerin iptal/ düzenlemesinin yapıldığı sayfadır. Ödeme bilgilerine göre arama yapılarak ödeme bulunur ve iptal düzenleme işlemi yapılabilir.

Bakiye Sorgulama Seçilen bir bayinin bakiyesinin ve bakiye geçmişin görüntülendiği sayfadır.

Tahsilatlar Tahsilatlar menüsü iki alt sayfadan oluşur. Bunlar;

• Tahsilatlarım

" 13


• Alt Bayi Tahsilat(Ödeme) Listesi

NOT: Ödeme raporundan ulaşılabilecek bilgileri görüntüler bu nedenle ödeme raporları bölümüne alınabilir.

Hakedişler Sayfa da bulunan dropdown ile bayi kendisini, altbayisini seçerek seçilen bayi hakedişlerini görüntüleyebilir.

MESAJ MODÜLÜ Sistem içerinde mesalaşmaların yapıldığı ve takip edildiği modüldür. Mesajlar popup ve sesli uyarı ile kullanıcıya bildirilecektir.

Yeni Mesaj Yaz Sistem içerisinde bayi ve kullanıcı seçerek çoklu veya tekli mesajların atılabileceği aynı zamanda mesajlara dosya eklentisinin yapılarak yollanabildiği sayfadır. Gelen Mesajlar Sistem içerisinde gelen mesajların toplandığı sayfadır. Gelen okunmamış yeni mesajlar sistemde eğer hesap açık ise popup ile uyarı gelerek uyarılacaktır. Gelen mesajın detaylşarı görüntülenebilri. İletilebilir, cevaplanabilir, silinebilir veya arşivlenebilir. Veya işaretleme yapılabilir. Böylece önemli mesajlar kırmızı ile işaretlenerek tutulabilir. Gönderilen Mesajlar Sistem içerisinde gönderilen mesajların toplandığı sayfadır. Gönderilen mesajın detayları görüntülenebilri. İletilebilir, silinebilir veya arşivlenebilir.Gönderilen mesaj alıcı tarafından okunup okunmadığı bilgisi de gösterilir.

Silinen Mesajlar Silinen mesajlar sistemde belirli sure aralıkları ile otomatik olarak silinmektedir bu silme işleminden evvel önemli verilerin mesajlşarın kayıp olmaması için bu sayfalar kullanılır. İki alt sayfaya sahiptir. Bunlar;

• Silinen Gelen Mesajlar • Sİlinen Gönderilen Mesajlar’ dır.

Silinen Gelen Mesajlar Silinen gelen mesajlar bu sayfada toplanır mesaj detayları görüntülenebilir. Silinme tarihi de detaylarda yer alır. Silinen mesajlar tekrardan gelen mesajlar bölümüne “Geri Al” seçeneğiyle alınabilir.

Silinen Gönderilen Mesajlar Silinen gönderilen mesajlar bu sayfada toplanır mesaj detayları görüntülenebilir. Silinme tarihi de detaylarda yer alır. Silinen mesajlar tekrardan gönderilen mesajlar bölümüne “Geri Al” seçeneğiyle alınabilir.

Arşivlenen Mesajlar Gelen veya gönderilen mesajlardan saklanmak istenen mesajların depolandığı sayfadır. Arşivlenme tarihi de mesaj detaylarına eklenerek bu bölümün alt sayfaları olan Arşivlenen Gelen Mesajlar ve Arşivlenen Gönderilen Mesajlardan erişilebilir. Arşivlenen Gelen Mesajlar

" 14


Arişvlenen gelen mesajlar bulunur. Bu mesajları silme,iletme,cevaplama seçeneği bulunmaktadır.

Arşivlenen Gönderilen Mesajlar Arşivlenen gönderilen mesajların depolandığı sayfadır. Bu mesajları silme,iletme seçeneği bulunmaktadır.

SMS MODÜLÜ Müşterilerin veya personellerin cep telefonlarına sistem üzerinden kısa mesaj atılmasını sağlayan modüldür.

Yeni SMS Yaz Gönderim yapılacak personel veya müşteriler seçilerek toplu vey a tekli mesaj atılabilir. Veya Manuel olarak gsm numaraları girilerek mesaj atılabilir. Yazılan bir mesaj gönderilmeden taslaklara da kayıt edilebilir.

Gönderilenler Gönderimi yapılan SMS lerin kayıdının listelendiği sayfadır.

Taslaklar Yeni SMS Yaz sayfasından gönderilmeden taslak olarak kayıt edilen mesajların tutulduğu sayfadır. Taslak mesajlar liste halinde gösterilir gönderilmek istenen mesaj Mesaja devam et seçeneğiyle mesaj düzenlenip yollanabilir.

SMS Hesap Yönetimi SMS Hesap Yönetimi menüsü SMS yollandığında alıcının telefonunda görünen isimin, SMS hizmeti hesabının kullanıcı adı ve şifresinin görüntülenebildiği, güncellenebildiği ayrıca Kontür bilgisinin takip edilebildiği sayfalar bulunur. Bu menünün iki alt sayfası bulunmaktadır. Bunlar;

• Hesap Bilgileri • Kontör İşlemleri

Hesap Bilgileri Hesap Bilgileri sayfasından SMS hesabının kullanıcı adı ve şifresi güncellenebilir. Ayrıca Alıcıların telefonunda gözüken İsim görüntülenebilir veya değiştirilebilir. AYrıca Ne kadar konturunuz kaldığını görebilirsiniz.

Kontör İşlemleri SMS modülü kontörlü sistemle çalışmaktadır. Bir kısa mesaj 160* karakterden oluşmaktadır ve 1 kontör değerindedir. Sisteme yüklenen kontör tarihlerini, yükleme miktarlarını takip edebilirsiniz.

* Türkçe karakter kullanıldığında 1 sms 120 karaktere düşmektedir. PERSONEL MODÜLÜ

Yeni Personel Ekle Sisteme personelin eklediği sayfadır. Ekleme işlemi; personelin adresinin, gsm nosunun, telefon nosu gibi kişisel bilgilerinin yanısıra, sistem içerisindeki pozisyonunun, bağlı olduğu bayinin ve sistem rolünün seçilmesiyle yapılır. Bir bayinin birden fazla personeli olmasına olanak tanır. Perosneller Yetkilendirme Modülünde belirlenen roller çerçevesinde sistemdeki sayfalara giriş ve işlem hakkına sahip olur.

" 15


Bayi eklerken sistem hesap bilgileri de alınmaktadır böylece bir bayi eklerken bu bayi için bir kulllanıcı da oluşturulmuş olmaktadır. O bayiye ait yeni bir kullanıcı eklenmek istendiğinde personel modülünden bu işlem gerçekleştirilir.

Personel eklenirken sistemde personel adı, tc no,IBAN no ve gsm no girişi mecburi tutulmaktadır.

Personel Listesi Sistemdeki personellerin listelendiği sayfadır. Personeller Bayi seçimi ile listelenir. Sayfada açılan bir dropdown listeden Bayi seçilerek listeleme yapılabilir. Ayrıca bilgi amaçlı olarak bu sayfanın içerinde toplam personel sayısı görüntülenmektedir.

Personel listesinde personelin bağlı olduğu bayi, personelin adı, gsm nosu, sil ve detay seçenekleri bulunacaktır. Detaydan hem personelin hem de istenirse bayinin bilgilerine ulaşılabilecek aynıo zamanda personel bilgileri güncellenebilecektir. Sil seçeneği ile personel silimi gerçekleştirilir.

Silinen Personeller Silinen personellerin görüntülendiği ve istenirse sisteme tekrardan geri dahil edilebileceği sayfadır.

Performans Raporla Personelin çalışma tipine göre listelenen personellerin birbiri arasında kıyaslanması Peronel çalışma tipi seçilerek bu personel tipindeki tüm personellerin satış ortalamasına göre çoktan aza doğru listelenmesidir. Liste açıldıktan sonra Personel Bilgisi yanında Seç checkbox ‘ı bulunur. Ve sayfanın sonunda Karşılaştır butonu bulunur. Karşılaştır dendiğinde seçilen personellerin satış ları karşılaştırılır. Bu personelin bağlı buunduğu bayilerin satışları ve sistemdeki aktiflik durumları göz önünde bulundurularak ortalama persormans raporu oluşturulur. Bu rapor piechart olarak sunulmaktadır.

"

Oluşturulan rapor; Mesaj ile gönder , Mail at , print,

" 16


excel formatında bilgisayara indirme, seçeneklerine sahip olacaktır.

Personel Arama Sistem personelini bulmak için kullanılan sayfadır. Arama kriterleri;

• Personel Adı, • Tc no, • Kullanıcı Adı, • Bağlı olduğuı bayi, • Yetki Rolü, • GSM no, • IBAN’ dır.

YETKİLENDİRME MODÜLÜ Sistem kullanıcıları yetki rollerinde belirtilen yetkiye göre sayfalara erişim hakkına sahiptir. Her bir sayfa için tek tek erişim seviyesi belirlenir. Bu seviyeler aşağıdaki gibidir.

• Girilmez: Girilmez olarak işaretlenen sayfalar bu role sahip kullanıcılara gözükmez ve erişmeleri mümkün değildir.

• Görüntüleme: Görüntüleme olan sayfalardaki bilgiler görüntülenebilir fakat ekleme, silme, güncelleme gibi işlerleri gerçekleştiremezler.

• Silme: Sayfada silme hakkına sahiptirler. • Güncelleme: Sayfada güncelleme yapılacak alanlar var ise buna yetki

verilir. • Ekleme: Sayfa üzerinde sisteme yapılacak bir alan var ise buna yetki

verilir.

Yeni Yetki Rolü Ekle Role eklenirken rolün ismi, açıklaması ve her sayfa için yetki verilmek istenen seviyeler seçilerek rol kayıdı yapılır. Sistemde Her sayfa için roller default olarak “Girilmez” olarak işaretlidir.

Yetki Rol Listesi Sistemde kayıtlı tüm rollerin görüntülendiği ve güncellenebildiği sayfadır. Sayfa açılışında öncelikle tüm roller ve açıklamaları yer alır detay butonu ile açılan sayfada tüm sistem bölümleri ve bu bölümlerdeki yetkiler görüntülenir ayrıca buradan yetkiler güncellenebilir. Güncellenen rollere bağlı kullanıcılar değişiklikten anında etkileneceklerdir.

Talep Modülü

Talep Kategori Yönetimi Taleplerin kategorilerinin oluşturulacağı ve bu kategorilerden sorumlu personelin atanacağı sayfadır. Gelen Talepler Gelen taleplerin toplandığı ve bu taleplerin değerlendirildiği modüldür. Taleplerin kodu, başlığı, açıklaması kimden geldiği bilgileri gösterilir. Ayrıca talebin açık mı kapalı mı olduğu icon ile belirtilir. Talep karşılanana kadar “açık” olarak işaretlenir. Talpe karşılandığında “kapalı” olarak işaretlenir. Talep geldiğinde kullanıcıya uyarı gelir sesli ve popup la olmak üzere. Gelen tale pile personel ilgile butonuna basarak ilgilenir böylece aynı kategoriye bağlı diğer personeller taleple ilgili uyarı almaz.

" 17


Gönderilen Talepler Personelin kendi gönderdiği taleplerin listelendiği sayfadır.

Yeni Talep Kullanıcıların kategori, konu ve açıklama girerek talep girişinin yapıldığı sayfadır. Seçilen kategoriye bağlı personellerin Gelen Talepler sayfasında gösterilir. Tüm Talepler Adminin gelen tüm talepleri gördüğü ve yine gelen talepler sayfasındaki gibi taleple ilgilenebildiği, okuyabildiği veya durumunu (“açık,kapalı”) değiştirebildiği sayfadır. Supervisor’un talepleri takip etmesi için kullanılacaktır. Talep Geçmiş Raporu Tarih aralığı, talep durumu, talep kategorisi veya personel seçilerek talepler içerisinde filtreleme tyapılarak rapor oluşturulur. Oluşturulan rapor; Mesaj ile gönder (text formatında), Mail at (text formatında), print, excel formatında bilgisayara indirme, seçeneklerine sahip olacaktır.

Talep Arama (bayi,kod..) Talepler arasında arama yapılarak talep hakkında detaylı bilgiye ulaşılabilen sayfadır. Arama kriterleri; bayi adı, talep kodu, talep tarihi, personel adı ‘dır.

RAPORLAMA MODÜLÜ Sİstemde herşeyi takip edebileceğiniz ve raporlayabileceğiniz modüldür.

İş Akış Takibi Sistem üzerinde yapılan herşeyin takip edilebileceği sayfadır. Güncel Akış Anlık sistem üzerinde yapılan işlemlerin takip edilebileceği sayfadır. Anlık olarak sayfa yenilenir. Tüm sistem işlemleri bayi personel işlem adı işlem açıklamsıyla kullanıcıya sunulur. İş Akış Raporu İki tarih aralığında sistemde yapılan işlerin loglarına ulaşılan sayfadır ve raporlanabilir.

Oluşturulan rapor; Mesaj ile gönder (text formatında), Mail at (text formatında), print, excel formatında bilgisayara indirme, seçeneklerine sahip olacaktır.

Özel Raporlama

" 18


Sistem databasenine bir arayüz aracılığıyla ulaşmaya benzeyen bir bölümdür. Burada kendinize özgü tüm raporları alabilirsiniz. Rapor alacağınız modül bölüm ve özellikler seçilerek rapor alınabilir.


Kampanya Modülü

Yeni Kampanya Yeni kampanyalarının girişinin yapıldığı sayfadır.

Kampanya İşlemleri Güncel kampanyaların güncellenebildiği iptal edilebilidiği sayfadır.

Kampanya Raporlama Kampanyaların tarihe göre seçildiği ve kampanya kazananlarının ve digger bilgilerinin raporlanabildiği sayfadır. Oluşturulan rapor; Mesaj ile gönder (text formatında), Mail at (text formatında), print, excel formatında bilgisayara indirme, seçeneklerine sahip olacaktır.

Kampanya Sonuçları Bir kampanya seçilerek kampanyayı kazan kullanıcıların listelendiği ve kazanma sonucu onaylandığı takdirde arka plandan hesaplarına paranın aktarıldığı sayfadır. Onaylama işlemi bu sayfa üzerinden yapılır.


PROFİL Profil sayfası bir kullanıcıya ait özel sayfadır. Sadece kendiyle ilgili bilgilerin görüntülendiği sayfadır.

Görevlerim Sistem üzerinde kullanıcıya gösterilen her uyarı da erteleme seçeneği bulunmaktadır. Erteleme seçeneği ile ertelemenin önceliğide belirtilir. Ertelenen uyarılar görev olarak görevlerin listesine düşer. Görevlerinm listesine manuel olarak da görev eklenebilmektedir.

Görev Atama " 19


Bir personele yetkisi olan (örneğin supervisor) başkabir personel tarafından görev atanması işlemi gerçekleştirilir. Atanan görev seçilen personelin Görevlerim listesine düşer. Bu sayfa üzerinden önceden atanan görevler listesi de bulunmaktadır.

Profil Bilgileri Kullanıcını tüm bilgilerinin görüntülenebildiği ve bazı bölümlerinin güncellenebildiği sayfadır.

Proje Genel Planı Projenin iş akışı ve zamanlamaları açıklanmıştır. Projenin görünen başlangıcı 8 Kasım ’dur.

Proje Genel İş Akış Şeması

Projenin Genel Akış şeması aşağıdaki gibidir.

!

Sistem Planı • Yapılmıştır

Veri Tabanı Tasarımı • Tamamlanma Aşamasında %80

Panel Grafik Tasarımı • Panel Tasarım Örneklerinin Hazırlanması %80

Yazılım Geliştirme • Yazılım Yapımı (Son iki aşama yeni modellemeye göre 3 kez tekrarlanacaktır.)

Kullanıcı Testi • Kullanıcıların test ederek yeni taleplerinin bildirilmesi süreci

" 20


Şekil 3 Proje Genel İş Akış ŞemasıPROJE ZAMAN ÇİZELGESİ

! Şekil 4 Proje Zaman Çizergesi

" 21


" Şekil 5 Zamanlama Çizergesi Görevlere göre yakından görünüm *

*Yukarıdaki plan modüllerin yapımlarının tahmini süresidir. Modüllerin yapımındaki iç sapmalar olması projenin bitiş tarihini etkilemeyecek şekilde tolere edilecektir. Projenin Bitim tarihi 1 Şubat olarak belirlenmiştir. Ek isteklerden doğacak zaman kayması dahil edilmemiştir. Yeni eklenen Modüller ve fonksiyonlar bu plan içerisine dahil edilmemiştir.

Sistemin Yapım planı yeniden modellenecektir. Modelleme iki bölüme sahiptir. 1. Sİstemin Altyapısının Oluşturulması 2. Temel Modüller (1 aylık süreçte bitirilmesi planlanmaktadır.) 6 modül 3. Diğer Modüller 7 modül 4. Raporlama Modülü *

*Raporlama modülü özel bir planlamaya sahip olan özel bir modüldür. Bu nedenle en son yapılacak ve yapımı diğer modüllere kıyasla uzun sürecek bir modüldür.

PROJELENDİRME SONUÇ RAPORU " 22


Proje ilk çalışmaları 8 Kasım Tarihinde başlamıştır. 10 Kasım ‘da firma yetkilileri ile ilk proje kapsam toplantısı yapılmıştır. Bu toplantı akabinde sistem analizi ve çekirdek veri tabanı tasarımı başlatılmıştır. Sistem Analizi ve çekirdek veri tabanının firma ihtiyaçlarına uyumunun anlaşılması ve eksikliklerin tespiti için 23 Kasım tarihinde Firma yetkilileriyle toplantı yapılmıştır. Bu tarihten itibaren projenin kapsamı ve projelendirme, planlama ve dökümante edilmesi gerçekleştirilmiştir.

Projelendirme sürecinde projenin ücretlenmesi ve anlaşma dahilindeki Aktif24 modülleri ile Telekom işlem Bayi Yönetim sistemi arasında benzerlikler olmakla birlikte uyuşmazlıklar bulunduğu tespit edilmiş ve hazır modül satımıyla ücretlendirilen projenin özel bir proje olarak maliyeti ve proje süresi bu doğrultuda tekrar hesaplanmıştır.

Proje için Alınan 5000 TL + KDV Aktif24 Hazır Modüllerden

Stok Modülü Yetkilendirme Modülü Personel Yönetim Modülü Destek Paneli Dosya Yönetim Modülü Muhasebe Modülü Cari Modülü’ nü kapsamaktadır.

Projenin Bitiş tarihi 1 Şubat olarak ön görülmektedir. (13 modül)

Projede toplam 2 yazılım uzmanı, 1 proje yöneticisi yer alacaktır.

Proje bitiminden itibaren talep edilecek geliştirme ve güncelleme talepleri ekstra ücrete tabi tutulacaktır. Bu kapsamda yıllık güncelleme paketi sunulmaktadır.

Sabit güncellleme kapsamında aylık, 5 güncelleme talebi karşılanacaktır.

Hosting ücreti sistemi kullanacak kullanıcı sayısına ve oluşacak veri trafiğine göre değişmektedir. Bu sistem için özel server tahsis edilecektir. Öngörülen Hosting ve kullanıcı adetleri aşağıdaki tabloda belirtilmiştir.

Bayi yönetim sistemi projesi bitirildikten sonra kiralama yöntemiyle çalışacak olan bir sistemdir. Bu nedenle yıllık lisans ücreti bulunmaktadır.

Düzenli Güncelleme

Ödeme Tipi Aylık Ödeme Tipi Yıllık

Sabit Güncelleme (Max 5 güncelleme)

150 TL + KDV 1500 TL + KDV

TOPLAM 1 YIL 1800 TL + KDV 1500 TL + KDV

Web Hosting Paketleri

Kullanıcı Sayısı (Max.)

Veri Trafiği (Max.)

Hosting Paketi Yıllık Ücret

400 300 GB Paket 1 3.000 TL + KDV

500 400 GB Paket 2 5.000TL + KDV

600 600 GB Paket 3 6.000TL + KDV

" 23


Lisans Ücreti Yıllık 1000 TL + KDV ‘ dir.

Sms Modülü Ücretleri; Sms modülü kontör sistemi ile çalışmaktadır.

Projenin hayata geçirilmesinden itibaren yıllık giderleri aşağıdaki tabloda özetlenmiştir.

SMS Paketleri

Paket Adı SMS Adeti Ücret Ortalama Aylık Ücret

Ortalama Yıllık Ücret

Paket 5.000 5.000 530 TL + KDV 530 TL + KDV 6.300 TL + KDV

Paket 10.000

10.000 1020 TL + KDV

1.020 TL + KDV 12.200TL + KDV

Özet Düzenli Giderler

Aylık Yıllık

Güncelleme (5 adet ) 150 TL + KDV 1.500 TL + KDV

Web Hosting (plan 1) 300 TL + KDV 3.000 TL + KDV

Lisans - 1.000 TL + KDV

SMS Paket 5.000 530 TL + KDV 6.300 TL + KDV

TOPLAM 980 TL + KDV 11.800 TL + KDV

" 24


" 25

Aktif24 Bilişim Teknolojileri A.Ş. Eğitim ve Danışmanlık Hizmetleri San. Tic. Ltd. Şti.

İnan Çıplak

Proje Yöneticisi

Büyükdere Cd. Kırgülü Sk. Metrocity D Blok. Kat:4 P.K: 34353

Levent / İstanbul www.aktif24.com

[email protected]

Documents

AKTİF24 ERP SİSTEMİ · o Kategori Hakediş; Kotalı ise kota ve kotanın altında kalırsa kazanılcak hakediş tutarı alanları gelecektir. • Sistem Hesap Bilgileri o Bayi