Akuntansi Hotel

1

AKUNTANSI PERHOTELAN

Peran Akuntansi

Siklus Akuntansi

Struktur Departemen Akuntansi

Akuntansi Hotel

2

PERAN AKUNTANSIWilliam S. Gray (1996)Akuntansi merupakan satu kesatuan dengan aktivitas usaha, dimana memerlukan partisipasi akuntan dalam proses manajemen di semua tingkatanOperasi usaha hotel cukup kompleks, dimana keberhasilannya tidak saja tergantung pada kos atau mutu layanan, tapi pada persepsi konsumen atas layanan.Akuntansi ditunjukkan pada jenjang antara kos yang berhubungan dengan layanan, yang memerlukan keakuratan dan keandalan pencatatan

Akuntansi Hotel

3

SIKLUS AKUNTANSI

Bukti Jurnal Buku Besar Laporan transaksi

Buku Pembantu

Akuntansi Hotel

4

SIKLUS AKUNTANSI

William S. Gray (1996)Hospitality accounting: prinsip pokok akuntansi & prosedur yang dibuat untuk industri hotel & restoran.Dasar akuntansi: double-entry bookkeeping, dimana untuk setiap entry harus ada yang sama dan yang berlawanan sehingga hasilnya akan sama.4 jenis akun: aktiva, hutang, penghasilan, biaya.

Akuntansi Hotel

5

Journal Entries & The General Ledger

William S. Gray (1996)Trial balance: daftar saldo akun dalam suatu periode.Journal entry: mencatat perubahan setiap akun yang mempengaruhi saldo debet & kredit.General ledger: pengelompokan secara kolektif dari akun individual.

Akuntansi Hotel

6

Journal Entries & The General Ledger

William S. Gray (1996)Pencatatan beban tamu Beban aktual utk tamu (setiap kamar) dpt

ditelusuri secara manual dlm guest bill Pembebanan & pembayaran tamu akan dianalisa,

di jumlahkan & dicatat secara harian

Monthly Journal Digunakan untuk mempermudah jurnal harian,

dimana jumlah harian diakumulasikan dan jurnal tunggal dibuat atas transaksi bulanan

Financial Statement Disiapkan pada akhir periode akuntansi

Akuntansi Hotel

7

Closing The Financial Period

Trial balanceCash reconciliationsInventoriesPrepaids & accrualsBank reconciliationsReserve for bad debtsFixed assets & accumulated depreciationTaxes payableLong-term debt

Akuntansi Hotel

8

Departemen AkuntansiGeneral CashierCashier OutletIncome AuditorNight AuditCreditAccount ReceivableAccount PayableCost ControlElectronic Data ProcessingStoreroomAccounting (book keeper)

Akuntansi Hotel

9

STRUKTUR ORGANISASI – DEPARTEMEN AKUNTANSI

Income Audit

Accounting

EDP

Night AuditCredit Cost Control

Purchasing Storeroom

Head Departement

Personalia

General Cashier

Cashier Outlet

Account Receivable

Account Payable

          

   

 

  

Akuntansi Hotel

10

Account Payable

Fungsi terkait: Purchasing Receiving General storeroom Cost controll

Supplier’s statement Outstanding invoice, monthly statement,

rekonsiliasi

Pembayaran supplier’s Check register

Akuntansi Hotel

11

Account Receivable

GUEST LEDGER:Jumlah dari tamu yang tinggal di hotel

CITY LEDGER:Diluar GL, setelah keluar dari GL

A/R Statement

PENGENDALIAN GUEST LEDGER:Fungsi dari Kasir Depan & Night Audit

Akuntansi Hotel

12

Account Receivable

TANGGUNG JAWAB:Membuat invoice dan menyiapkan

penagihanLaporan tamu: yang memperoleh kredit,

yang tidak membayar bill, yang menggunakan fasilitas hotel tapi tidak menginap

Menyurati & meringkas voucher beban untuk credit company

Akuntansi Hotel

13

Account Receivable

Original contract dengan travel agentAkumulasi beberapa guest bill individu dalam satu master account3 cara penanganannya dengan travel agents: TA hanya membuat reservasi, tamu yang

bertanggungjawab atas seluruh beban. TA mengumpulkan & menerima beban kamar dari

tamu baik sebagian atau penuh. TA mengumpulkan dan menerima deposit dari

tamu, dan hotel mengirim invoice kepada agents

Akuntansi Hotel

14

General Cashier

Kewajiban: Berkaitan dengan pengendalian dan audit deposit

harian dari FO & FB

Bertanggungjawab atas pengendalian dan audit house bank

Bertanggungjawab pada petty cash fund: Pengeluaran tunai yang diperkenankan Cash opname

Akuntansi Hotel

15

CreditFungsi terkait: Bellman Room service cashiers Maid: status kamar Night auditors: memonitor laporan

FUNGSI: Menguji/mengetahui keuangan yang ada Menyetujui batas kredit utk stp klien dgn garansi

jenis kartu kreditnya, dan menagih Daftar harian guest balances & analisa individual

guest bills

Akuntansi Hotel

16

Night AuditRevenue journal: suatu metode, dimana penghasilan harian dicatat dan diikhtisarkan untuk diposting ke buku besarNight auditor: mencatat & mengendalikan (posting & balance) penghasilan dari pk. 23.00 – 07.00 pagi.Proses night audit (manual): Hand transcript digunakan jika perkiraan individual

dibuat secara harian untuk setiap kamar yang digunakan

Night auditor bertanggung jawab atas total harian setiap kamar & memasukkan total tersebut dalam HT berdasarkan room-by-room.

Akuntansi Hotel

17

Night Audit

The NCR Class 42: transisi dari transkrip manual ke sistem komputerisasi

Kelemahan sistem manual:Posting room & tax sudah dilakukan room-

by-room: time consuming-tidak efisienPosting dilakukan secara manual dimana

bisa terjadi human error

Akuntansi Hotel

18

Night Audit

Proses komputerisasi night audit mengalami perubahan yang sangat dramatis dengan lahirnya PMS (property management systems)PMS didesain untuk menjalankan 4 fungsi pokok: reservations, check in & check out, guest ledger, night audit

Akuntansi Hotel

19

Night AuditFungsi terpentingnya adalah me-review berbagai jenis laporan kegiatan pada hari tersebut, seperti: Laporan akhir shift yang dibuat oleh setiap kasir Laporan pembebanan kamar

Room by room basis All charges: room revenue, tax, food, etc Correct rate errors Review rate variance

Transfer ke city ledger untuk hari tsb Print out semua transaksi dlm sehari Final report, seperti catat beban tamu,

pendapatan, semua reservasi, advance deposit activity