Upload
others
View
7
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
AU Alumne Relationer
ALUMNERELA-
TIONER PÅ AU
INDSTILLING TIL
ORGANISERING
OG INDHOLD I
AU ALUMNI
2
ALUMNERELATIONER PÅ AU
INDSTILLING TIL
ORGANISERING OG INDHOLD I
AU ALUMNI
Alumnerelationer på AU
Indstilling til organisering og indhold i AU Alumni
Rapport afleveret 27. januar 2012
Medlemmer:
Frank Pedersen, prodekan, BSS (formand)
Flemming Isidor, professor, Health
Pia Rasmussen, lektor, Arts
Søren Keiding, professor, Science and Technology
Jette Hammer, funktionschef, AU Career
Lise Marie Frohn, chefkonsultent, AU Viden
Redaktion:
Jacob Jensen, AU Viden /AU Alumni
Jette Hammer, AU Viden /AU Alumni
Lise Marie Frohn, AU Viden
Sonia Støvring, AU Viden
3
ALUMNERELATIONER PÅ AU
INDSTILLING TIL
ORGANISERING OG INDHOLD I
AU ALUMNI
INDHOLD
4
1. Indledning 5
2. Services og aktiviteter 8
3. Organisering og grænseflader 9
4. Arbejdsopgaver 10
Appendix A: Kommisorium 13
Appendix B: Alumnerelationer på AU – kort historik og status 14
Appendix C: Alumnestrategi 2012, BSS 16
Appendix D: Forslag til nye aktiviteter i forhold til strategiske indsatsområder 17
4
ALUMNERELATIONER PÅ AU
INDSTILLING TIL
ORGANISERING OG INDHOLD I
AU ALUMNI
JONAS’ HISTORIE1: FRA POTENTIEL STUDERENDE TIL SENIOR-ALUMNE
18 år
”Jeg går i 1. G og mø-
der en alumne ved U-
days, som fortæller om
at læse økonomi på
AU. Jeg kigger på
webben og uddannel-
seskatalogerne, hvor
jeg finder mere inspi-
ration fra alumner.”
22 år
”Jeg læser øko-
nomi på 4. se-
mester og får
karriereråd fra
alumner via kar-
rierecenteret og
praktisk indsigt
fra alumner som
gæsteundervise-
re. Mens jeg læ-
ser på kandidat-
overbygningen,
får jeg en alum-
ne som mentor.”
26 år
”Nu er jeg
endelig fær-
dig og skal ud
i den store
verden.
Jeg bruger
alumne-
netværket til
at opbygge
mine kontak-
ter, lære mere
om potentiel-
le arbejdsgi-
vere og søge
jobs.”
29 år
”Jeg arbejder hos
Mærsk, og det kræver
meget tid, men jeg har
behov for mere uddy-
bende viden og delta-
ger i flere alumne-
events. Jeg bor i Køben-
havn, men kan stadig
holde kontakten til uni-
versitetet via det lokale
netværk (chapter).”
40 år
”Jeg har be-
hov for videre-
uddannelse
og søger op-
tagelse på
Executive
MBA-
uddannelsen.
Jeg har også
deltaget i
forsknings-
projekter og
har været op-
lægsholder et
par gange.
Derudover har
jeg været
mentor to år i
træk.”
60 år
”Som direktør og
med mange års er-
faringer bidrager
jeg til universitetets
udvikling som med-
lem af et aftager-
panelet. Jeg delta-
ger gerne i gen-
synsdagene, er en
flittig ambassadør
for universitetet og
overvejer at bidra-
ge økonomisk til
forskningsprojekter.”
1Jonas er en fiktiv person, men vi bruger ham her til at illustrere, hvordan alumner kan have betydning for AU i et realistisk livsforløb
5
ALUMNERELATIONER PÅ AU
INDSTILLING TIL
ORGANISERING OG INDHOLD I
AU ALUMNI
Denne indstilling giver et overblik over de mange – til dels uindfriede – muligheder ved et øget fokus på alumnerelationer, og den
indeholder en anbefaling fra den nedsatte arbejdsgruppe til, hvordan den tværgående alumneindsats på AU kan styrkes ved en
organisering på tværs af hovedområderne1.
Mission/vision
Alumner er en stor guldgrube for AU, da de i princippet hver og én fungerer som ambassadører resten af livet, hvis de studerende
får en positiv oplevelse af universitetet, og hvis der investeres i at involvere dem i alumnenetværket allerede i løbet af studietiden
og i at pleje og bygge videre på relationen til dem efterfølgende. Selve udgangspunktet for vores arbejde med alumnerelationer
er, at vores alumner er en uvurderlig kilde til at positionere os som en international uddannelsesinstitution i verdensklasse!
AU Alumni vil skabe og bevare relationer, som er til gensidig glæde og gavn for AU, alumner, medarbejdere og studerende, samt
involvere alumner i at opfylde AU’s strategiske mål og skabe et højt niveau af engagement – gennem erfaringsudveksling og vi-
dendeling forankret i en bred vifte af aktiviteter, services og tilbud.
Tidligere medarbejdere, herunder ph.d.er, samt tidligere udvekslingsstuderende betragtes også som alumner og inviteres til at væ-
re med i alumnenetværket, ligesom nuværende studerende også inviteres til at blive en del af netværket og drage nytte af kon-
takten til alumner allerede i løbet af studietiden. Dette betyder samtidig, at arbejdet med at skabe kontakt og opbygge relationer
til alumner begynder allerede i studietiden, og at størstedelen af de nuværende studerende derfor gerne allerede skulle være
med i alumnenetværket, når de dimitterer.
Gensidighed er nøgleordet i arbejdet med alumnerelationer, og der er potentielt meget at vinde for alle parter2:
1 I overensstemmelse med arbejdsgruppens kommissorium, som kan ses i Appendiks A. Se også en kort historik og status på arbejdet med alumnerelationer på
AU i Appendiks B. 2 Se også konkrete eksempler på aktiviteter, der bidrager til opfyldelsen af de strategiske mål i Appendiks C.
1. INDLEDNING
6
ALUMNERELATIONER PÅ AU
INDSTILLING TIL
ORGANISERING OG INDHOLD I
AU ALUMNI
Hvad betyder stærke alumnerelationer for AU?
Alumner kan have stor indflydelse på en lang række forhold for AU – både profileringsmæssigt, rekrutteringsmæssigt og i sidste ende
økonomisk. I første omgang kan man generelt tale om, at alumner kan tilføre AU kapital, der er baseret på viden, netværk og erfaringer
fra den enkelte alumnes liv og karriere:
- Alumner er oplagte ambassadører for AU - de har investeret flere år af deres liv i institutionen og må derfor formodes at være
fortalere for deres uddannelsessted og den uddannelse, de har taget – og dermed AU’s brand. Alumner beskæftiget i den poli-tiske og akademiske verden kan spille en særlig rolle og optræde som lobbyister for AU.
- Alumner kan fungere som netværk til at rekruttere studerende – i jo højere grad alumnen føler en tilknytning til sit ”gamle” universitet, i jo højere grad vil det komme på tale i forbindelse med uddannelsesvalg i familien eller i vennekredsen.
- Alumner i udlandet kan bidrage til rekruttering af internationale studerende og skabe basis for lokale netværk og give adgang til viden om lokale arbejdsmarkedsforhold mv.
- Alumner kan selv blive nye studerende ved at tage efter- og videreuddannelse.
- Alumner kan indgå i forskningssamarbejder gennem de virksomheder eller organisationer, som de er ansat i.
- Generelt kan alumner tilføre AU en brobygning mellem teori og praksis gennem dimittendundersøgelser, aftagerpaneler, mar-kedsundersøgelser, gæsteforelæsninger, som censorer, mentorer, ved at tilbyde praktikpladser/studiejobs i deres virksom-heder/organisationer, supplerende studievejledning og karriererådgivning mv.
- Viden om alumners jobforhold og dermed om deres uddannelses anvendelighed samt inddragelse af alumner i universitetets udvikling har stor betydning i forhold til både danske og internationale akkrediteringer.
- En tæt relation til alumner er forudsætningen for, at AU på længere sigt får mulighed for at arbejde aktivt med fundraising. I første omgang bør fokus dog være på friendraising.
Hvad får alumner ud af en stærk relation til AU?
Alumner har også en interesse i en tæt relation til universitetet:
- Alumner kan blive opdateret om den forskning, der foregår på AU og dermed have adgang til livslang læring.
- Karrierepleje og netværk er to andre vigtige nøgleord. AU kan tilbyde alumnenetværk og adgang til relevant forskningsnet-
værk, så alumner har mulighed for at komme i kontakt med andre inden for deres egen branche og fagfæller fra andre bran-cher.
- Ønsket om at give tilbage til universitetet (og nuværende studerende) er stærkt hos mange alumner. I forbindelse med f.eks. mentorprogrammer har alumner udtalt, at de gerne ville give de studerende den hjælp, de ikke selv fik som studerende, og de vil gerne give noget tilbage, fordi de har været glade for deres studietid. Investeringen i at skabe gode og tætte relationer til de nuværende studerende betaler sig altså i den anden ende.
- Det samme gælder ønsket om at komme i kontakt med studerende og tidligere undervisere og få opdatering på den seneste vi-den gennem dem.
- Kontakten med studerende og andre alumner er desuden interessant for en del alumner i forbindelse med rekruttering af nye medarbejdere til den virksomhed eller organisation, de arbejder i.
- Styrkelsen af gamle venskaber er også en væsentlig faktor – hvad blev der af studiekammeraterne?
- Opdateret forskningsviden til de virksomheder og organisationer, alumner arbejder i – gennem alumners kontakt med tidligere vejledere, undervisere og forskere sikres der fortsatte bånd mellem AU og samfundet.
7
ALUMNERELATIONER PÅ AU
INDSTILLING TIL
ORGANISERING OG INDHOLD I
AU ALUMNI
Det er dog vigtigt ikke at betragte alumner som en stor homogen gruppe; der er god grund til at dele alumner op i flere forskellige
målgrupper, som ikke alle har de samme interesser.
Flere forskellige kriterier spiller naturligvis ind, men grundlæggende kan man med fordel inddele alumner i forskellige aldersklas-
ser: Unge alumner, som er nyuddannede og i første job (under 35 år), alumner midt i livet, som har fokus på familie og/eller karrie-
re (35-55 år) og senior-alumner, som er i slutningen af deres karriere eller er gået på pension (over 55 år). Fra den yngste mål-
gruppe til den ældste sker der generelt en fortløbende udvikling i, hvilke tilbud og services fra universitet, alumner er interesseret i:
- Karriereservices
- Mentorordninger
- Efter- og videreuddannelse
- Skræddersyede uddannelsesforløb
- Events/særlige arrangementer
- Forskningsprojekter og -samarbejde
- Mere fordybende viden
- Indflydelse på universitetets udvikling
- Glæde ved mødet med universitetet (gensyn)
- Donationer
Ud over at det er vigtigt at arbejde med alumner som en kompleks målgruppe med flere undermålgrupper, er der også den store
gruppe af studerende, der kan betragtes som ”præ-alumner”. En god relation til de studerende er en vigtig forudsætning for, at der
senere kan skabes frugtbare alumnerelationer. Det er desuden også vigtigt, at studerende bliver bevidste om værdien af alumne-
relationer – både for dem selv (i løbet af studietiden og senere i livet) og for universitetet.
unge alumner
senior-alumner
8
ALUMNERELATIONER PÅ AU
INDSTILLING TIL
ORGANISERING OG INDHOLD I
AU ALUMNI
2. SERVICES OG AKTIVITETER
Målet er at sikre en god og ensartet service og support til hele
universitetet og en række grundlæggende tilbud til alle alum-
ner uanset uddannelse.
Den helt grundlæggende service fra alumneenheden er drift
og vedligeholdelse af en fælles alumnedatabase med tilknyt-
tet online community, hvor både studerende, alumner og
medarbejdere kan oprette en profil.
I den forbindelse ligger der en særlig opgave i at sikre, at alle
alumner, som ikke har kendskab til AU, som det ser ud i dag,
også kan finde sig selv og deres uddannelser/fagområder –
også selvom de har taget deres uddannelse ved enheder, der
ikke længere findes efter de fusioner og organisatoriske æn-
dringer, der har fundet sted.
Derudover tilbydes en række særlige services til alumner og
andre målgrupper, der har en særlig interesse i kontakt med
alumner:
Services til studerende: Mange services over for studerende vil
med fordel kunne bygge videre på eksisterende services i
samarbejde med karrierecentre: mentorprogrammer, job sha-
dow (hvor studerende følger alumner en dag i deres job),
alumner der deler erfaringer ved diverse arrangementer, hjælp
til at finde og kontakte relevante alumner i netværket for f.eks.
at få viden om deres karriere og deres virksomheder.
Services til erhvervsliv: Alumner vil i mange sammenhænge
være repræsentanter for deres virksomheder og vil kunne åb-
ne døre for forskellige profilerings- og samarbejdsmuligheder
mellem virksomheder og universitetet.
Services til forskere: Ansatte på universitetet kan bruge alum-
nenetværket til at følge dimittender og få viden om, hvordan
uddannelser bliver brugt i praksis, samt hvilke behov der måtte
være for forbedringer af eksisterende uddannelser og udvikling
af nye uddannelsestilbud. Desuden er det oplagt at rekruttere
alumner som gæsteundervisere o.l., ligesom alumner er oplag-
te kontaktpersoner i forhold til samarbejde med deres virksom-
heder og organisationer.
Services til alumner/ph.d.er: Alle alumner bør sikres en række
brede tilbud, som formidles via ”Gerda”-platformen (medlems-
database, mentorprogram, biblioteksservices, særlige arran-
gementer, rabat på videreuddannelse, gratis forelæsninger på
Folkeuniversitetet, AUgustus). Disse suppleres med en række
lokale tilbud, alt efter hvilke ønsker, behov og ambitioner de
enkelte hovedområder/institutter/fagområder har.
9
ALUMNERELATIONER PÅ AU
INDSTILLING TIL
ORGANISERING OG INDHOLD I
AU ALUMNI
3. ORGANISERING OG GRÆNSEFLADER
Vi indstiller til, at den fremtidige organisering tager udgangs-
punkt i, at en række centrale medarbejdere har ansvaret for
hhv. et eller flere hovedområder på universitetet og en række
tværgående aktiviteter, og at disse medarbejdere indgår i ét
samlet team med en teamleder for at opnå bedst mulig sam-
menhæng og samarbejde på tværs af hovedområderne:
Samme person kan godt udfylde flere roller – og tilsvarende
kan der også tilknyttes en eller flere medarbejdere eller studen-
termedhjælpere/praktikanter til hvert område/funktion af-
hængigt af ønsker og behov (ambitionsniveau).
TAP-ressourcer til alumneområdet samles således i én enhed
for at opnå størst mulig synergi og bedst mulig brug af viden og
ressourcer. Opbygningen af enheden og udviklingen af alum-
neområdet skal ske i samarbejde med hovedområder, og den
lokale forankring skal sikres gennem strategiske kontak-
ter/samarbejdspartnere på forskellige niveauer i organisatio-
nen under hvert hovedområde, og især på fagområdeniveau
igennem linjeansvarlige for de enkelte studier.
Medarbejderne i alumneenheden vil varetage back-office-
opgaver, som sikrer et generelt niveau i arbejdet med alumne-
relationer på AU og et basisniveau for aktiviteterne, der er fæl-
les for alle. Desuden vil medarbejderne kunne varetage opga-
ver for de enkelte hovedområder/institutter/fagområder, som
støtter særlige lokale aktiviteter ud fra ønsker og behov og efter
nærmere aftale om afsættelse af ekstra ressourcer.
Koordi-
nator
HE
Koordi-
nator
AR
Koordi-
nator
ST
Koordi-
nator
BSS
Data
Community
Services
Engagement
Teamleder
10
ALUMNERELATIONER PÅ AU
INDSTILLING TIL
ORGANISERING OG INDHOLD I
AU ALUMNI
4. ARBEJDSOPGAVER
Herunder skitseres hvilke opgaver, der ligger under de forskellige arbejdsområder i AU Alumni-teamet.
Som udgangspunkt betragtes opgaverne som back-office-funktioner, dvs. opgaver og aktiviteter forbundet med den grundlæg-
gende drift, som indgår i fælles-budgettet (BASIS). Efter ønske og særlig afregning med de enkelte hovedområ-
der/institutter/fagområder kan der dog også gennemføres særlige aktiviteter som front-office-funktioner (EKSTRA)3.
Teamleder:
- Teamledelse BASIS
- Strategisk udvikling af alumnerelationer BASIS - Organisering, strategisk samarbejde med andre afdelinger
(på tværs af AU Viden og andre vicedirektørområder) BASIS
- Kontakt til ledelsen BASIS - Budget BASIS - Overordnet prioritering af indsatsområder BASIS
Koordinatorer:
- 1 person for hvert hovedområde, som koordinerer aktiviteter i samarbejde med kontaktper-soner på hovedområder/institutter/fagområder + i samarbejde med person(er), som vareta-ger tværgående funktioner i AU Alumni-teamet (Afhængigt af hovedområdets størrelse og aktivitetsniveau er koordinatoren ikke nødvendig-vis en fuldtidsstilling i sig selv, men kan være en person, der dækker flere hovedområder og/eller samtidig varetager tværgående funktioner)
BASIS
Tværgående funktioner:
Data
- Vedligeholdelse af fælles alumnedatabase for hele AU med opdaterede kontakt- og joboplys-ninger samt tilknyttet online community (”Gerda”), hvor både studerende, alumner og med-arbejdere kan oprette en profil.
BASIS
- Medlemsundersøgelser på generelt niveau BASIS - Medlemsundersøgelser, feedback fra alumner (aftagerpaneler, markedsundersøgelser mv.) på
lokalt niveau EKSTRA
- Rankings4 og akkrediteringer EKSTRA - Analyseopgaver på generelt niveau BASIS - Analyseopgaver på lokalt niveau EKSTRA - Teknisk udvikling af ”Gerda”/videreudvikling af ERM (External Relations Management) også i
samarbejde med andre afdelinger, i første omgang primært under AU Viden (Karrierecenter, EVU)
BASIS
3 Se også forslag til andre nye aktiviteter i Appendiks D. 4 Både EQUIS, AACSB og ACE lægger vægt på kontakt til alumner med henblik på kendskab til uddannelsernes praktiske anvendelighed/dimittendernes karriere samt inddragelse af alumner i videreudvikling af uddannelserne. I forbindelse med seneste EQUIS-akkreditering mødtes repræsentanter fra EQUIS desuden med en gruppe alumner for at evaluere både tilbud til alumner og inddragelse af alumner. Desuden baserer eksempelvis Financial Times bl.a. deres rankings på spørgeskemaer, som de sender direkte til alumner, hvilket forudsætter at vi har indsamlet e-mail-adresser på størstedelen af alumner og har så gode relationer til alumnerne, at de er villige til at deltage. I både 2010 og 2011 er det lykkedes at få ranket en af vores internationale kandidatuddannelser blandt de 50 bedste i verden bl.a. takket være alumners medvirken.
11
ALUMNERELATIONER PÅ AU
INDSTILLING TIL
ORGANISERING OG INDHOLD I
AU ALUMNI
Community (kommunikation, markedsføring, rekruttering)
- Kommunikationsplan på generelt niveau BASIS - Koordinering af generelle nyheder og invitationer (nyhedsbreve, AUgustus) BASIS - Kommunikationsplan på lokalt niveau (f.eks. i forhold til formidling af nyheder fra hovedom-
råder eller enkelte fagområder) EKSTRA
- Bred markedsføring af alumnenetværket og de generelle tilbud over for alle alum-ner/branding af alumnenetværket
BASIS
- Rekruttering af alumner lokalt, f.eks. fra enkelte fagområder (herunder fokus på at sikre, at nuværende studerende og nye dimittender bliver aktive i alumnenetværket)
EKSTRA
- Web og sociale medier på generelt niveau BASIS - Video/multimedieproduktioner til generel profilering af alumnenetværket BASIS - Video/multimedieproduktioner til profilering af enkelte studieretninger o.l. EKSTRA
Services (events og tilbud)
- Organisering af brede alumne-events (små og store som f.eks. årlig Gensynsdag/Alumnedag, jubilæumsarrangementer mv.)
BASIS
- Chapters/lokale aktiviteter uden for Aarhus BASIS - Annoncering af lokale arrangementer og andre tilbud over for alle alumner fra AU eller ud-
valgte grupper af alumner BASIS
- Hjælp/sparring til planlægning og gennemførelse af lokale alumneaktiviteter (herunder f.eks. hjælp til tilmeldinger via ”Gerda”)
EKSTRA
- Videnstilbud: Folkeuniversitetet BASIS - Videnstilbud: Biblioteksressourcer målrettet fagområder EKSTRA - Karrieretilbud til alumner: Generelt ”gør-det-selv”-mentorprogram på ”Gerda”, jobformidling
mv. BASIS
- Karrieretilbud til alumner: Særlige mentorprogrammer, job shadow mv. EKSTRA
Engagement
- Volunteer management (måling af hvilke alumner der er mest engagerede, relationspleje) BASIS - Networking (facilitere at alumner, studerende og medarbejdere bedst muligt kan bruge net-
værket) BASIS
- Dimissioner (ceremoni/koncept, alumnenål, diplom, dimittendgave) EKSTRA? - Hjælp med at skabe kontakt til alumner f.eks. i forbindelse med rekruttering af undervisere,
gæsteforelæsere, censorer mv. samt ved markedsundersøgelser for nye uddannelser, dimit-tendundersøgelser, advisory boards o.l.
EKSTRA
- Samarbejde med lokale selvstændige studenter- og alumneforeninger (integration af med-lemsdatabase, markedsføring og evt. samarbejde om arrangementer og aktiviteter)
EKSTRA
- Giving back (gøre alumner klar over, hvordan de kan gøre en forskel for AU) BASIS - Undersøge potentielle muligheder for fundraising EKSTRA
Enheden bør være med til at sikre, at alumner inddrages i alle relevante sammenhænge og sikre et stærkt samarbejde også på
tværs af vicedirektørområder:
Der er en lang række oplagte samarbejdsmuligheder inden for AU Viden, der bør arbejdes videre med, især i forhold til karriere og
videreuddannelse: Der er allerede mange fælles aktiviteter som f.eks. mentorprogrammer, diverse arrangementer, markedsunder-
søgelser, markedsføring af uddannelser. Derudover er der også mange potentielle snitflader, der kan videreudvikles som f.eks. ko-
ordinering af events og en fælles database med studerende, alumner og virksomheder.
Ligeledes er der behov for samarbejdsaftaler med Strategi, Kommunikation (f.eks. branding, formidling, AUgustus mv.), Studiead-
ministrationen (uddannelsesdata i STADS som basis for ”Gerda”, rekruttering af nye studerende mv.), IT (STADS og kobling til ”Ger-
da”), Talent (ph.d.er).
12
ALUMNERELATIONER PÅ AU
INDSTILLING TIL
ORGANISERING OG INDHOLD I
AU ALUMNI
Geografi
Alumneenheden bør placeres samlet for at opnå størst mulig
synergi i sit arbejde, men medarbejderne vil have en vigtig op-
gave i at være synlige i organisationen og sikre et tæt internt
samarbejde med de forskellige hovedområ-
der/institutter/fagområder.
For at involvere studerende i alumnenetværket så tidligt som
muligt er det en forudsætning at etablere et tæt samarbejde
med karrierecentre, som vil være fysisk til stede på nøgleloka-
tioner.
Finansiering
Hvis der skal sikres et fornuftigt basisniveau i arbejdet med
alumnerelationer, vil der være brug for mindst 5 årsværker, sva-
rende til udgifter på ca. 2 - 2,5 mio. kr. årligt. Dertil kommer ud-
gifter studentermedhjælpere, drift af ”Gerda” og basis-
aktiviteter på et tilsvarende beløb. I alt ca. 4,5 mio. kr. årligt:
Udgifter (i 1.000 kr.):
Lønomkostninger, 5 årsværker 2.500
Studentermedhjælpere 1.000
Drift af alumnedatabase/platform 250
Events 250
Markedsføring 250
Chapters 100
Møder/rep. 50
Kursusdeltagelse/rejser 100
I alt 4.500
Finansieringen bør fordeles mellem AU Viden/central-
organisationen og de fire hovedområder, så hver part betaler
1/5 svarende til ca. 900.000 kr. årligt5.
Der vil derudover være mulighed for at hovedområder, som
ønsker eller allerede har et aktivitetsniveau, der overstiger et
fælles grundlæggende niveau kan tilkøbe yderligere ser-
vices/aktiviteter efter nærmere aftale.
Tilsvarende vil fællesområdet kunne lave særlige investeringer
i forhold til ekstraordinære begivenheder, f.eks. specielle jubi-
læer, alumnegensynsdag på hele universitetet mv.
5 Til sammenligning har hovedområdet BSS afsat ca. 2 mio. kr. årligt i 2011 og 2012 (inkl. lønomkostninger til to fuldtidsansatte).
13
ALUMNERELATIONER PÅ AU
INDSTILLING TIL
ORGANISERING OG INDHOLD I
AU ALUMNI
Denne indstilling er resultatet af arbejdet i arbejdsgruppen
alumni/karrierecenter nedsat under det tværgående bånd for
videnudveksling. Arbejdet er baseret på nedenstående kom-
missorium.
Kommissoriet for arbejdsgruppen
Indsatsen over for alumner har et meget varierende omfang på
tværs af hovedområderne. Tilsvarende har hovedområderne
lagt forskellig vægt på at 'matche' virksomheder og studeren-
de med tilbud om studenterjobs og tilsvarende opgaver.
Som en del af den faglige udviklingsproces (DFU) ønskes dette
indsatsområde opprioriteret, og opgaven placeres under AU
Viden.
AU’s indsats på alumneområdet er dels forankret i projektet
GERDA, dels i lokale tiltag på hovedområde- og institutniveau.
Inden for karriererådgivning er det besluttet at udvikle aktivite-
terne ved Karrierecentret under det tidligere ASB, så de dæk-
ker det samlede AU. Karriereveje for PhD’ere indtænkes som
en integreret del herunder.
Da hovedområderne har så vidt forskellige udgangspunkter for
indsatsen, nedsættes en arbejdsgruppe, som skal udvikle en
generisk model, der sikrer, at opgaven prioriteres og koordine-
res på tværs af det samlede universitet.
Arbejdsopgaver
Arbejdsgruppen skal i sit arbejde fokusere på at:
1. Udvikle forslag til styrkelse af AU’s tværgående alumneind-
sats
Der skal udvikles et forslag til, hvorledes alumneindsatsen or-
ganiseres på tværs af hovedområderne. En særlig problematik
relaterer sig til, at oprettelsen af de nye hovedområder og insti-
tutter skaber uklarhed om, hvorledes man skal indplacere AU’s
alumner, når deres gamle hovedområde/institut ikke længere
eksisterer.
I forlængelse heraf ønskes en nærmere udredning af de mu-
ligheder, som AU kan udnytte ved at styrke den tværgående
alumneindsats, samt hvilket indhold der skal være i alumneind-
satsen for at aktivere disse muligheder
2. Udvikle forslag til styrkelse af AU’s tværgående tilbud om
karrierefremmende tiltag
Der skal udvikles et forslag til, hvorledes der kan skabes et
tværgående tilbud om karrierecenter-aktiviteter, herunder kon-
takt til potentielle arbejdsgivere, jobformidling både under og
umiddelbart efter studiet, karrierevejledning og 'coaching' samt
karriereevents mv. Dette indebærer udviklingen af klare og
fælles retningslinjer for, hvorledes tilbud beskrives, formidles og
håndteres.
APPENDIX A: KOMMISORIUM
14
ALUMNERELATIONER PÅ AU
INDSTILLING TIL
ORGANISERING OG INDHOLD I
AU ALUMNI
Der er blevet lavet flere undersøgelser på AU for at afdække
alumners kendskab til og behov/ønsker i forhold til særlige ak-
tiviteter for alumner6, og undersøgelserne bekræfter alumners
interesse for en kontakt med deres alma mater og især mulig-
heden for at holde sig opdateret inden for sit fagområde og
gøre en forskel for de nuværende studerende.
I 2012 er udgangspunktet for det videre arbejde med alumne-
relationer, at niveauet har været meget forskelligt på tværs af
AU. Kun på det tidligere ASB har der siden 2006 været to an-
satte, der på fuld tid beskæftiger sig med alumnerelationer (se
en kort oversigt over udbyttet af arbejdet herunder), og disse to
ansatte har siden organisationsændringerne i 2011 serviceret
det nye hovedområde Business and Social Sciences. Desuden
findes der en del steder alumneforeninger, der drives i større el-
ler mindre samarbejde med AU.
AU ansatte i 2010 en central alumnekoordinator og investere-
de i indkøb af en fælles alumnedatabase med tilhørende onli-
ne community, som hedder ”Gerda” – opkaldt efter den første
alumne fra AU. AU Viden overtog pr. 1. august 2011 det over-
ordnede ansvar for videreudviklingen af alumnerelationer på
AU fra AU Kommunikation, dog uden at der i forbindelse med
overdragelsen blev tilført flere ressourcer til området, og status i
dag er derfor, at de samme to personer beskæftiger sig med
alumnerelationer både på BSS- og AU-niveau.
I foråret 2012 relanceres ”Gerda” med en lang række forbed-
ringer, som bl.a. indebærer daglige opdateringer af person-,
adresse- og uddannelsesoplysninger via det nye fælles STADS,
én fælles indgang og mulighed for lokale portaler og grupper
for hovedområder og fagområder, et nyt mentorprogram som
6 I 2008 blev der lavet en bred undersøgelse blandt alumner fra hele AU, og på det tidligere ASB blev der senest i sommeren 2010 lavet en undersøgelse blandt medlemmer af det lokale alumnenetværk.
giver alumner mulighed for at bruge hinanden som mentorer
og sparringspartnere, et nyt design i tråd med AU’s nye webde-
sign og endelig en overførsel af indhold og profiler fra det tidli-
gere ASB’s alumnenetværk (mere end 11.000 personer).
Eksempler på udbyttet af arbejdet med alumnerelationer på det tidli-
gere ASB:
Rekruttering til uddannelser på alle niveauer – både direkte
(alumner der selv vender tilbage for at deltage i kurser eller
længere uddannelsesforløb) og indirekte (og alumner der
med eller uden vores opfordring anbefaler os til andre i de-
res netværk: familie, venner og kolleger).
Akkrediteringer og rankings: Alumner har været involveret
og spillet en aktiv rolle i opnåelse af både EQUIS- og ACE-
akkrediteringer samt ranking i Financial Times.
Aftagerpaneler: En række alumner har deltaget i aftagerpa-
neler for det daværende ASB Executive samt særlige afta-
gerpaneler for specifikke uddannelser.
Dimittendundersøgelser: Afdækning af alumners udbytte af
deres uddannelse med henblik på optimering af vores ud-
dannelser til markedets behov.
Markedsundersøgelser i forhold til udvikling af nye uddan-
nelser, videreudvikling af alumneservices mv.
Rekruttering af censorer, eksterne lektorer mv.
Erfarings- og videndeling: Mange alumner stiller sig gerne
gratis til rådighed for at deltage i arrangementer og pro-
grammer, hvor de deler erfaringer – både studerende, med-
arbejdere og andre alumner.
Potentiale i forhold til rekruttering: Der er enkelte gange mod
betaling formidlet jobtilbud fra virksomheder til udvalgte
grupper af alumner, og med den database, der er opbygget,
kan der være muligheder for at indgå samarbejder med
headhuntere/rekrutteringsbureauer. Desuden har alumner i
en stor medlemsundersøgelse fra 2010 udtrykt interesse for
at rekruttere studerende/nyuddannede til deres virksomhe-
der.
APPENDIX B: ALUMNERELATIONER
PÅ AU – KORT HISTORIK OG STATUS
15
ALUMNERELATIONER PÅ AU
INDSTILLING TIL
ORGANISERING OG INDHOLD I
AU ALUMNI
Potentiale i forhold til fundraising: Medlemsundersøgelse fra
2010 viste, at en del alumner allerede i dag er parate til at
bidrage økonomisk enten privat eller via deres virksomhed,
og en stor gruppe af relativt nyuddannede er ikke afvisende
for at ville bidrage på et tidspunkt i fremtiden, når de er nået
længere i deres karriere.
I en ”årsrapport” for ASB Alumni, bliver de vigtigste resultater fra 2010
desuden præsenteret i en animeret video på under 3 minutter7.
7 Se http://connect.asb.dk/news/58507/10-i-10--10-ting-som-vi-er-
stolte-af-i-2010.htm
16
ALUMNERELATIONER PÅ AU
INDSTILLING TIL
ORGANISERING OG INDHOLD I
AU ALUMNI
APPENDIX C: ALUMNESTRATEGI
2012, BSS
HVORDAN BIDRAGER VORES AKTIVITETER TIL OPFYLDELSE AF AU/BSS-STRATEGIEN:
Strategisk
indsatsområde
Aktivitet (fokusområder: viden, netværk, karriere)
Forskning Involvering af alumner i forskning (direkte som deltagere i undersøgelser
og indirekte ved at åbne døre til deres virksomheder og dermed bidrage
til finansiering af forskningsprojekter)
Talentudvikling Tidligere medarbejdere, herunder ph.d.er som en del af alumnenetvær-
ket
Videnudveksling Alumnedatabase
Online community, sociale medier
Brede events for alumner (særlige alumneevents arrangeret af os, ”Man-
dag morgen”, Folkeuniversitetet mv.)
Fagspecifikke tilbud til alumner fra institutter, selvstændige alumnefor-
eninger mv.
Vi skaber bånd mellem alumner og studerende (mentorprogram, job
shadow, diverse Karrierecenter-events)
Støtte til selvstændige alumneforeninger
Chapters
Executive Lounge
Biblioteksservices
Videreuddannelsestilbud til alumner
Aftagerpaneler
Uddannelse Studerendes kendskab til og medlemskab/brug af alumnenetværk
Dimittendundersøgelser
Markedsundersøgelser
Rankings og akkrediteringer
Involvering af alumner i undervisningen (gæsteforelæsninger, cases mv.)
Rekruttering af alumner som censorer
Rekruttering generelt
Internationalisering Internationale udvekslingsstuderende som en del af alumnenetværket
Alumner i udlandet (både danske og udenlandske): Udenlandske chap-
ters, lokale netværk og aktiviteter
Udenlandske alumner i Danmark: Bidrage til integration ved at skabe
netværk mellem danske og udenlandske alumner, Interresource
Profilering Online community
Nyhedsbreve til alumner
Alumnemagasinet Augustus
Dimissioner
Intern profilering over for medarbejdere og studerende
17
ALUMNERELATIONER PÅ AU
INDSTILLING TIL
ORGANISERING OG INDHOLD I
AU ALUMNI
Herunder skitseres en række tiltag, som der (med udgangs-
punkt i det tidligere arbejde med alumnerelationer på BSS) al-
lerede er overvejelser om at søsætte. Afhængigt af ønsker og
behov fra alle hovedområder vil mange af tiltagene kunne
gennemføres enten på generelt eller lokalt niveau.
FORSKNING
Mere systematisk samarbejde med institutter/forskere
Intern kampagne for at gøre opmærksom på mulig-
heder for at inddrage alumner
TALENTUDVIKLING
Tættere samarbejde med ph.d.-skoler:
- Rekruttering af nye ph.d.-studerende
- Optimering af ph.d.-studiet
- Evt. etablering af buddy-/mentor-programmer på
ph.d.-uddannelserne
- Sikre at ph.d.er bliver medlem af alumnenetvær-
ket
Tættere samarbejde med AU HR:
- Information til nye medarbejdere om alumnenet-
værket
- Invitation til afgående medarbejdere om alum-
nenetværket
VIDENUDVEKSLING
Videreudvikling af “Gerda” (et grundlæggende pro-
jekt er allerede iværksat og forventes implementeret
omkring marts 2012)
Fagspecifikke tilbud til alumner: Øget samarbejde
med institutter (SLA)
Øget samarbejde med foreninger tilknyttet institutter
Alumnedag (”Gensynsdag” med fagligt og socialt
program for alumner, fejring af jubilarer, kåring af
årets alumner)
Adgang til flere særlige online-ressourcer, publikati-
onslister mv.
Karriereservices:
- Særligt fokus på udenlandske alumner på
det danske arbejdsmarked
- Samarbejde med headhunte-
re/rekrutteringsbureauer
- Hjælpe alumner med at rekruttere nye med-
arbejdere til deres virksomheder (studeren-
de, alumner)
- Alumne-alumne company dating
Særlige aktiviteter for alle Master- og MBA-alumner,
evt. fælles alumneforening for alle MBA’er
”Giv tilbage”-kampagne for at gøre opmærksom på
muligheder for at bidrage til AU
Fundraising: Feasability study?
UDDANNELSE
Dimittendundersøgelser kan med fordel koordineres i
samarbejde med AU Alumni (kontakt til alumner, for-
midling af resultater, indsamling af joboplysninger til
fælles alumnedatabase)
Udvikling af nye videreuddannelsestilbud, kurser og
konferencer målrettet alumners behov
Mulighed for at få ranket flere internationale MSc-
uddannelser hos Financial Times fra 2012
Videreudvikling af mentorprogram
Øge studerendes kendskab til og medlemskab/brug
af alumnenetværket
- Etablere student alumni advisory board
Koordinering/etablering af aftagerpaneler
INTERNATIONALISERING
Arrangere møder mellem ledelsen/forskere/stude-
rende og alumner i udlandet i forbindelse med rejser
og udveksling
APPENDIX D: FORSLAG TIL NYE AK-
TIVITETER I FORHOLD TIL STRATEGI-
SKE INDSATSOMRÅDER
18
ALUMNERELATIONER PÅ AU
INDSTILLING TIL
ORGANISERING OG INDHOLD I
AU ALUMNI
PROFILERING
Videreudvikling af “Gerda” (et grundlæggende pro-
jekt er allerede iværksat og forventes implementeret
omkring marts 2012)
Mere fokus på alumner i alumnemagasinet AUgustus
Dimissioner: Alumnenål, dimissionsdiplom og ramme,
dimissionsgave til alle på AU
Aarhus Universitet
Tlf.:
AU Indstil
ling