Upload
others
View
3
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
slim samenwerken met mail
sanneke kats
Ambtenaar 2.0 dag 2014
› inzicht in slim samenwerken, met mail
› inzicht in eigen gedrag
› tips mail organiseren en verwerken
› uitnodiging: wat gaat u anders doen?
doel
Ambtenaar 2.0 dag 2014
› rondvraag
› de confrontatie...
› vroeger en nu
› visie op slim samenwerken, met mail
› mail organiseren en verwerken
› wat gaat u anders doen?
programma
Ambtenaar 2.0 dag 2014
wat heeft u hier gebracht?
Ambtenaar 2.0 dag 2014
Ambtenaar 2.0 dag 2014
Ik word dagelijks overladen door mails
Ambtenaar 2.0 dag 2014
Als ik terugkom van vakantie, heb ik een dag nodig om al mijn mail bij te werken
Ambtenaar 2.0 dag 2014
Ik word geleefd door mijn agenda
Ambtenaar 2.0 dag 2014
De mails die ik krijg, zijn voor minder dan de helft relevant voor mijn werk
Ambtenaar 2.0 dag 2014
Ik krijg veel cc-mails
Ambtenaar 2.0 dag 2014
het is onze eigen schuld...
Ambtenaar 2.0 dag 2014
› Mail = samenwerken
› Mail = ons persoonlijk archiefsysteem
› Mail = onze persoonlijke takenlijst
› Mail = onze behoefte tot controle
› Mail = iets voor elkaar kunnen krijgen
› Mail = informeren, afspraken vastleggen, feedback geven, vragen stellen, antwoorden geven, managers informeren, discussiëren, brainstormen, iets toelichten, afstemmen, kortsluiten, samenwerken aan documenten, elkaar acties toebedelen, kennis delen, netwerken, uitnodigingen versturen, feliciteren, bedanken, over de muur gooien, spammen, een roddel de wereld in helpen,.....
hoe komt dat?
Ambtenaar 2.0 dag 2014
± 15 jaar geleden...
Ambtenaar 2.0 dag 2014
› Snelheid en eenvoud van communicatie
› Bereik
› Hoeveelheid middelen en informatie
› Verwachtingen
wat is het verschil met nu?
Ambtenaar 2.0 dag 2014
visie op slim
samenwerken
Ambtenaar 2.0 dag 2014
de communicatiematrix
face-to-face
brainstormen werkoverleg feedback discussie persoonlijk contact afstemming
Lync/ Sametime
startpunt van (online) communicatie voor korte vragen, snelle antwoorden beschikbaarheid/bereikbaarheid klein overleg samenwerken aan documenten scherm delen
telefoon
vragen stellen discussie toelichting feedback (mits niet te zwaar) persoonlijk contact afstemmen telefonisch vergaderen
informeren vragen stellen bevestigen afspraak toelichting linkjes naar documenten
Intranet/
Social business systeem
(afdelings- of project-) informatie delen
samenwerken aan documenten
gezamenlijke acties bijhouden
kennis delen vragen stellen ideeën uitwisselen
Rijks- portaal
algemene informatie samenwerken aan
documenten
..........
Ambtenaar 2.0 dag 2014
› welke communicatie- en samenwerkingstools heeft u?
› hoe wilt u deze gebruiken in de samenwerking?
› stel uw eigen communicatiematrix samen
› start elke samenwerking met het maken van afspraken!
slim samenwerken met de
communicatiematrix
Ambtenaar 2.0 dag 2014
› e-mail gebruiken we:
- voor niet-urgente zaken
- vastleggen van afspraken, vragen of ter informatie
› we versturen zoveel mogelijk gerichte mail (persoonlijke adressering)
› elk teamlid checkt zijn mail minimaal 1x per werkdag
› uit de onderwerpregel blijkt het onderwerp/project en het doel
› formuleer de boodschap zo specifiek mogelijk
› bij spoed: elkaar opzoeken of telefonisch contact
› cc-mail is ter kennisgeving: geen (re)actie en alleen voor direct betrokkenen
› gevoelige onderwerpen en discussies doen we face-to-face
› ...
voorbeeldafspraken mail
Ambtenaar 2.0 dag 2014
› verandering begint bij jezelf
› gebruik de communicatiematrix: maak werkafspraken!
› samenwerken? gebruik een gedeelde omgeving
› heldere communicatie
samenvattend
Ambtenaar 2.0 dag 2014
› automatische melder uit!
› afhandeling mail 3x per dag
› stel niet uit
› Outlook: voorkom sleepwerk
› zoeken = vinden
inkomende mail
Ambtenaar 2.0 dag 2014
2-minutenregel voor mailverwerking
Ambtenaar 2.0 dag 2014
en...wat gaat u anders doen?
dank voor uw deelname!