A. MEMBUAT DOKUMEN SEDERHANAMicrosoft Word 2000 (selanjutnya dikenal dengan Word 2000) adalah bagian dari Microsoft Office 2000 produk Microsoft yang merupakan aplikasi pengolah kata. Ditinjau dari perkembangannya, fungsi dari program aplikasi ini menjadi bertambah, yakni tidak saja untuk mengolah kata tapi juga untuk membuat dokumen-dokumen desktop publishing, seperti cover, formulir, kartu ucapan dan lain sebagainya. Bahkan Word 2000 juga ikut berperan dalam dunia internet yang makin meluas, yaitu dengan menambah kemampuan untuk membuat halaman web sehingga dokumen yang dibuat dapat diakses melalui internet.

MENGENAL TAMPILAN WORD 2000Untuk dapat menggunakan Word 2000 secara optimal, ada baiknya terlebih dahulu dikenal elemen-elemen dasar dari Word 2000.Pada saat memulai Word, toolbar dan menu hanya akan menampilkan perintah-perintah dan tombol-tombol dasar (umum) yang sering digunakan, jadi tidak semuanya ditampilkan. Untuk mencari perintah menu yang tidak muncul, klik tombol panahyang berada di samping menu. Menu tersebut akan menampilkan perintah-perintah lainnya. Jika Anda tidak menemukan ikon toolbar yang diinginkan, klik tombolMore Button

MEMBUAT DOKUMEN PENDEKSalah satu produk yang dapat dihasilkan oleh Word 2000 adalah dokumen pendek sepertidokumen surat yang hanya terdiri dari beberapa halaman dan hanya membutuhkan format halaman dan format teks. Dokumen surat ini tidak membutuhkan format penomoran halaman, daftar isi, dan fasilitas dokumen panjang lainnya.Langkah yang paling mudah untuk memulai membuat dokumen bagi pemula adalah sbb:1. Mengatur Format halaman, yaitu menentukan ukuran kertas dan batas pengetikan2. Mengetikkan naskah3.Mengatur format teks, yaitu menentukan format font yang akan digunakan, format paragraf seperti menentukan perataan teks, spasi pengetikan dan sebagainya.Pada bab ini dibahas cara pembuatan dokumen pendek, yaitu surat niaga mengenai pemberitahuan tentang pengiriman barang. Pada pembuatan surat niaga ini akan dibahas berdasarkan urutan langkah pembuatan dokumen secara umum seperti yang telah dijelaskan di atas.

MENGATUR FORMAT HALAMANSebelum memulai pengetikan dokumen, tentukan terlebih dahulu format kertas dan batas halaman yang akan digunakan untuk menyusun dokumen surat. Selanjutnya, tinggal mengetikkan tesks-nya dan kemudian mengatur format paragaf.

MENENTUKAN FORMAT KERTASMenentukan format kertas dalam hal ini adalah menentukan tipe dan ukuran kertas yang akan digunakan serta orientasi kertas yang akan dicetak. Word 2000 menyediakan beberapa ukuran kertas yang berlaku umum, serta ukuran kertas sesuai dengan yang dikehendaki (Custom size). Orientasi kertas menentukan posisi kertas saat dicetak, yakni vertikal (Portrait) atau horizontal (Landscape). Format ini dapat ditentukan secara berganti-ganti pada halaman yang dikehendaki (dibahas pada bab berikutnya).Tahapan menentukan format kertas:1.Pada menuFile, klik perintahPage Setupuntuk menampilkan kotak dialogPage Setup, kemudian klik tabPaper Sizeuntuk menampilkan pilihan format kertas seperti yang ditunjukkan pada ilustrasi di atas.2.Lakukan salah satu langkah berikut ini: Pada kotak daftar drop-down Paper Size, pilihlah ukuran atau tipe kertas yang diinginkan. Untuk pembuatan dokumen surat ini gunakan kertasA4210 x 297 Untuk menentukan format kertas yang kita tentukan sendiri (Customize), ketikkan atau pilihlah ukuran yang dikehendaki pada kotak isianWidthdanHeight.3.Di dalam kotak bagianOrientation, pilihlah option orientasi kertas yang anda inginkan(PortraitatauLandscape)4.Pada kotak pilihanApply to, pilihlah bagian dokumen yang akan menerapkan format kertas yang ditentukan.5.Klik tombolOKuntuk menerapkan pilihan yang telah ditentukan.

MENGATUR BATAS HALAMANMengatur batas halaman adalah menentukan batas-batas pengetikan dari tepi-tepi kertas berdasarkan ukuran kertas yang telah ditentukan. Seperti pada contoh penyusunan dokumen surat ini akan di cetak pada kertas yang ada di kop suratnya. Untuk itu harus ditentukan batas halaman bagian atas kertas sehingga teks yang diketik akan berada di bawah kop surat pada saat dicetak. Untuk mengatur batas halaman dapat digunakan kotak dialogPage Setupatau langsung menggunakan ruler.

Menentukan batas halaman dengan kotak dialog Page Setup:1.Pada menuFile, klik perintahPage Setupuntuk menampilkankotak dialog Page Setup, kemudian klik tabMarginuntuk menampilkan pilihan-pilihan guna mengatur batas halaman.2.Pilihlah salah satu atau lebih pilihan pada keterangan berikut ini:

Top,Bottom,Left, danRightUntuk mengatur batas halaman (margin atas, bawah, kiri, dan kanan). Anda tinggal mengisikan jarak atau batas yang diinginkan pada masing-masing kotak isian tersebut.GutterPilihan ini digunakan untuk menambahkan area kosong dari atas halaman, dengan demikian saat di cetak pada bagian tersebut terdapat ruangkosong untuk penjilidan sesuai ukuran yang diinginkan.Header and FooterPilihan ini digunakan untuk menentukan ukuran lokasi header atau footerMirror MarginJika diinginkan dokumen dengan batas halaman dua sisi(Mirror margins), di mana batas halaman genap dan ganjil saling berlawanan, sebagai contoh buku ini menggunakan pilihan Mirror margins. Untuk keterangan lebih lanjut lihat pada pembahasan dokumen panjang.2 pages per sheetDengan pilihan ini, Word akan mengubah kotak isian batas pengetikan (margin) berdasarkan orientasi kertas yang dipilih. Jika orientasi kertas yang dipilih adalah Potrait, maka kotak isian Top dan Bottom berubah menjadi Outside dan Inside. Tetapi jika orientasi yang dipilih adalah Landscape, maka kotak isian Left dan Right akan berubah menjadi Outside dan Inside.Fasilitas Two pages per sheet ini digunakan untuk mencetak dua halaman pada satu muka kertas.3.Pada kotak daftar drop-dwonApply to, dipilih bagian dokumen yang akan menerapkan setting yang telah ditentukan. Word menyediakan pilihan dari bagian dokumen yang dapat menerapkan setting halaman tergantung kondisi dokumen pada saat itu .4.Jika dihendaki setting tersebut diterapkan pada seluruh dokumen, pilihlahWhole Document.5.Klik tombolOKuntuk menerapkan semua pilihan yang telah ditentukan.Selain menggunakan kotak dialogPage Setup,dapat juga digunakanruler vertikal maupun horisontal untuk mengatur batas halaman. Cara ini lebih praktis daripada dengan metode kotak dialogPage Setup,hanya saja perlu lebih cermat.Jika ruler tidak tampil pada area kerja, maka untuk menampilkannya dapat dilakukan dengan mengaktifkanRulerpada menuView. Dan apabila ruler vertikal tidak tampil maka untuk menampilkannya, gunakan perintahOptionspada menuToolslalau klik tabViewkemudian isilah (dengan klik) kotak periksaVertical ruler.

MENGATUR FORMAT KARAKTERSetelah menentukan format halaman, langkah selanjutnya adalah mengetikkan naskah, kemudian teks naskah tersebut kita format sehingga menghasilkan tampilan teks surat yang lebih menarik dan profesional.Setiap program pengolah kata yang menggunakan sistem operasi Windows selalu menyediakan beberapa jenis huruf (font) yang sekaligusdapat terlihat pada layar monitor. Dengan adanya kemampuan dasar ini, maka Word 2000 menyediakan fasilitas untuk mengatur format karakter seperti:Menentukan jenis hurufMengatur ukuran fontMenentukan style font (Bold, Italic dan Underlin )Menentukan warna fontUntuk melakukan format karakter dapat dilakukan dengan memanfaatkan toolbar, keyboard, dan kotak dialogFont.Perlu diperhatikan bahwa sebelum melakukan format teks yaitu memilih dengan cara menyorot (blok) teks yang akan di format. Pemilihan ini untuk menentukan teks mana yang akan diformat, karena tidak semua teks akan diformat sama. Berikut ini adalah tabel metode-metode keyboard untuk memilih teks.MENGGANTI FONTFont adalah jenis huruf (atau tepatnya karakter) yang dapat dipilih sesuai dengan yang diinginkan. Sedangkan font yang tersedia bergantung pada instalasi yang telah dilakukan pada sistem Windows yang digunakan.Mengatur format karakter dengan Toolbar:1.Pilih teks yang akan diformat (dengan cara menyorot).2.Pada toolbar, klik ikon tool:Aligment,Center,Align Left,Align Right

MENGGUNAKAN KOTAK DIALOG FONTCara pengaturan format karakter yang terakhir adalah dengan menggunakan kotak dialogFont(lihat Gambar 3). Dengan memanfaatkan kotak dialog ini dapat diatur format karakter dan dapat langsung dilihat tampilan font di kotakPreview. Dengan demikian apabila tidak sesuai dengan yang diinginkan, maka dapat langsung diubah atau diganti dengan pilihan format karakter lain.Dengan menggunakan kotak dialog Font ini dapat :a)memilih jenis font, ukuran, dan syle font yang akan digunakan pada masing-masing kotak daftar Font, Font Style, dan Sizeb)menentukan warna yang akan digunakan dengan memilih warna dari kotakColorc)memilih type garis Undeline (garis bawah) di kotak daftar Underline.d)Menentukan efek font yang akan digunakan dari pilihanEffects.e)Menentukan efek animasi yang diterapkan pada font. Untuk memilih option animasi, klik tabAnimationkemudian pilihlah animasi yang diinginkan pada kotak daftarAnimationns. Fasilitas ini biasanya digunakan untuk membuat efek teks pada halaman WEB.f)Mengatur spasi antar karakter dengan menggunakan option yang berada di dalam tabCharacter Spacing.

B. PENGATURAN TEKS DAN PARAGRAFA.Mengatur Format TampilanKita dapat melakukan format tampilan teks, Spaci antar baris atau efek teks agar teks ditampilkan sesuai dengan keinginan pemakainya.Adapun untuk melakukan format tampilan teks dapat dilakukan dari menuFormat, Font.Dialognya ditampilkan seperti dibawah ini :

oFormat Teks (Font)Pada pilihan tabFont, terdapat pilihan untuk mengatur :oJenis Huruf,: Jenis huruf yang akan kita format teksnyaoFont Style: Style ataumodel dari teksoSize: besar kecilnya tulisanoFont Color: warna teksoUnderline style: model garisoUnderline color: warna garisoEffect: efek tulisanoPreview: tampilan jika kita akan menggunakan format terhaadap teksPerintah format teks dapat juga dilakukan melalui toolbar Formating seperti berikut ini :

oJarak antar Teks (Character Spacing)Dilakukan untuk mengatur jarak anta teks dengan memilih tab Character spacing dari pilihan menuFormat, FontoEfek Animasi (Teks Effects)

B.Mengatur Perataan TeksDilakukan untuk mengatur perataan teks pada teks yang kita lakukan perubahanLangkah untuk mengatur indentasi paragraph dilakukan sebagai berikut :

oTempatkan kursor pada tempat pengetikkanoPilih menuFormat, Paragraph.Selanjutnya ditampilkan dialogParagraphoPilih pada kotak General jika akan mengatur perataan teks

Perintah perataan teks dapat juga dilakukan melalui toolbar Formating seperti berikut ini :

C.Mengatur Indentasi

Dilakukan untuk mengatur indentasi paragraph terhadap batas kertas (margin)Langkah untuk mengatur indentasi paragraph dilakukan sebagai berikutoTempatkan kursor pada tempat pengetikkanoPilih menuFormat, Paragraph.Selanjutnya ditampilkan dialogParagraph Left: mengatur jarak indentasi dari margin kiri Right: mengatur jarak indentasi dari margin kanan

Kotak pilihan Special befungsi untuk :o(none):dilakukan untuk tidak menggunakan indentasioFirst Line:indentansi hanya untuk baris pertama saja pada suatu paragraphoHanging:indentasi paragraph gantung

Selain perintah diatas dpat juga dilakukan dengan menggunakan pada tampilan penggaris (Ruller)

D.Mengatur Jarak Spasi BarisDilakukan untuk mengatur jarak antara spasi baris, perintahnya dilakukan juga dengan tool formatting

E.Membuat Bullet, Nomor dan Outline

Untuk membuat Bullet, Nomor dan Outline sebelumnya kita pilih dari menuFormat, Bullets and NumberingoBulletoNomor

\C1. Ketik semua naskah buku, skripsi, proposal, laporan dan sebagainya.2. Untuk membuat nomor halaman romawi pada halaman judul sampai kata pengantar, klikinsert, pada group menuHeader&FooterklikPage Numberkemudian pilihBottom of pagedan pilih Plainnumber 2

3. Maka halaman 1 akan terlihat pada halaman judul. Untuk merubah angka standart menjadi angka romawi, klik pada page number dan pilihFormat page numbers.

4. Pada number format pilih i,ii,iii, Dan klikOK, maka nomor halaman akan berubah dari angka1menjadii(angka romawi 1)

5. Sampai disini semua halaman menggunakan angka romawi kecil.6. Untuk membuat halaman BAB I Pendahuluan dan seterusnya menjadi angka standart dimulai dari angka 1 tanpa merubah format nomor halaman sebelumnya, maka halaman BAB I harus dibuatsection break. Caranya adalah letakkan kursor pada halaman BAB I atau halaman yang nomor halamannya akan dirubah. Kemudian klik RibbonPage Layout, dan klikBreakspada group menu Page setup. Kemudian klik atau pilihNext page. Sampai disini new section break telah terbentuk.7. Klik ganda pada Footer / nomor halaman BAB I, pada ribbon design, group menu navigation, nonaktifkan tombolLink to previous. Klik tombol tersebut sehingga tidak berwarna kuning lagi.

8. Hapus nomor halaman tersebut, kemudian pada ribbon design, group menu Header&Footer klikpage number. Dan pilih format page numbers.

9. Pada number format ubah i,ii,iii, Menjadi 1,2,3, kemudian pada pilihan start at pilih 1 dan klikOK

10. Sampai disini sudah berubah, yaitu halaman judul sampai dengan kata pengantar menggunakan format nomor halaman menggunakan angka romawi kecil sedangkan pada halaman BAB I Pendahuluan menggunakan nomor halaman angka standart.11. Untuk pengaturan letak halaman pada prinsipnya menggunakan cara yang sama yaitu menghilangkan fungsi link to previous dan start at pilih secara manual halaman yang anda butuhkan.

C. Cara Mengatur Nomor Halaman Dengan Format Berbeda Dalam Satu File di Word 2007

1. Ketik semua naskah buku, skripsi, proposal, laporan dan sebagainya.2. Untuk membuat nomor halaman romawi pada halaman judul sampai kata pengantar, klikinsert, pada group menuHeader&FooterklikPage Numberkemudian pilihBottom of pagedan pilih Plainnumber 2

3. Maka halaman 1 akan terlihat pada halaman judul. Untuk merubah angka standart menjadi angka romawi, klik pada page number dan pilihFormat page numbers.

4. Pada number format pilih i,ii,iii, Dan klikOK, maka nomor halaman akan berubah dari angka1menjadii(angka romawi 1)

5. Sampai disini semua halaman menggunakan angka romawi kecil.6. Untuk membuat halaman BAB I Pendahuluan dan seterusnya menjadi angka standart dimulai dari angka 1 tanpa merubah format nomor halaman sebelumnya, maka halaman BAB I harus dibuatsection break. Caranya adalah letakkan kursor pada halaman BAB I atau halaman yang nomor halamannya akan dirubah. Kemudian klik RibbonPage Layout, dan klikBreakspada group menu Page setup. Kemudian klik atau pilihNext page. Sampai disini new section break telah terbentuk.7. Klik ganda pada Footer / nomor halaman BAB I, pada ribbon design, group menu navigation, nonaktifkan tombolLink to previous. Klik tombol tersebut sehingga tidak berwarna kuning lagi.

8. Hapus nomor halaman tersebut, kemudian pada ribbon design, group menu Header&Footer klikpage number. Dan pilih format page numbers.

9. Pada number format ubah i,ii,iii, Menjadi 1,2,3, kemudian pada pilihan start at pilih 1 dan klikOK

10. Sampai disini sudah berubah, yaitu halaman judul sampai dengan kata pengantar menggunakan format nomor halaman menggunakan angka romawi kecil sedangkan pada halaman BAB I Pendahuluan menggunakan nomor halaman angka standart.11. Untuk pengaturan letak halaman pada prinsipnya menggunakan cara yang sama yaitu menghilangkan fungsi link to previous dan start at pilih secara manual halaman yang anda butuhkan.

BAB 6 VARIASI DOKUMEN PENGOLAH KATAA.CARA MENYISIPKAN TABEL

Nanti akan muncul jendela insert table seperti gambar di bawah ini. Number of columns untuk menentukan jumlah kolom, sedangkan number of row untuk menentukan jumlah baris.

CARA MENGECILKAN DAN MEMBESARKAN LEBAR KOLOM TABELUntuk mengecilkan dan membesarkan lebar kolom pada table sangat mudah, yaitu dengan mengarahkan mouse pinter pada garis vertikal yang akan digeser, saat mouse pinter berubah menjadi tadi panah kanan kiri ( ) klik dan tahan mouse, kemudian geser ke arah kanan atau ke kiri sesuai dengan yang dibutuhkan.

B. MENYISIPKAN GRAFIK1. Pada menu ribbon klikInsert2. Kemudian klikChartpada grupIllustrations.

3. Maka akan muncul gambar seperti gambar di bawah ini.4. PilihChartyang anda inginkan kemudian klikOK.

5. Maka anda akan di hadapkan denganDua JendelayaituMicrosoft WorddanMicrosoft Excel.(Lihat gambar di bawah ini).

6. Anda bisa langsung melakukan perbandingan atau perhitungan sesuai dengan kebutuhan yang anda inginkan.

C. CARAMENYISIPKAN GAMBAR

Menyisipkan gambar ke Microsoft Word 2007 dapat melalui dua cara, yaitu:1. Menyisipkan Gambar melalui Clip ArtMicrosoft Word 2007 menyediakan file gambar yang disediakan bersama paket penginstalan Microsoft Office dan fasilitas Clip Art ini tidak hanya dapat digunakan olemh Word tapi juga Excel, Power Point dan program Microsoft office lainnya. Kita dapat menyisipkan gambar dari Clip Art dengan cara :a. Pastikan anda telah membuka Microsoft Word 2007 dengan cara klik dua kali pada icon Microsoft Word 2007 yang ada pada desktop .b. Maka akan tampil tampilan default Microsoft Word 2007, langsung saja klik tab insert pada ribbon Ms. Word.c. Lalu klik icon ClipArtd. Setelah di klik akan muncul jendela ClipArt pada sebelah kanan, di kotak Search for, ketik kata yang berkaitan dengan ClipArt, atau langsung saja klik Go.e. Pilih dan klik pada daftar gambar ClipArt yang tampil, apabila sudah muncul di lembar kerja anda untuk menutup ClipArt, klik tombol close pada task pane ClipArt.2.Menyisipkan Gambar dari File GambarFile gambar yang sudah kita simpan di harddisk, flashdisk, disket, CD, dsb dapay disisipkan ke dalam dokumen yang sedang kita kejakan dengan cara :a. Klik tab insert pada ribbon lalu klik icon picture.b. Lalu akan muncul kotak dialog insert picture, tentukan lokasi tempat gambar disimpan. Lalu pilih salah satu gambar yang ingin anda sisipkan ke dokumen, klik open.

c. Kita juga bisa melakukan pengaturan tampilan pada gambar menggunakan Picture Tools yaitu tab format yang muncul ketika gambar yang disisipkan tersorot.

D. MEMBUAT MAIL MERGEmari kita mulai belajar bagaimana penggunaan mail mergei pada microsoft word 2007.1. bukalah dulu program atau aplikasi microsoft word 2007, Klik tombol Start, pilih All Program, kemudian pilih Microsoft Office, kemudian klik pada Microsoft Office 2007.

2. setelah Program Microsoft word 2007 terbuka, sebagai latihan ketiklah contoh data seperti di bawah ini. Untuk teks yang saya beri tanda kurung seperti , , dan itu nantinya sebagai tempat kode mail merge. jadi dikosongkan saja, tidak usah diketik.

3. Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini.

4. Setelah data di atas selesai diketik, sekarang saatnya membuat data mail Merge. Klik pada MenuMailings, Kemudian klik pada ToolbarStart maili Merge, lalu klik padaStep by step Mail Merge Wizard

5. Kemudian perhatikan pada bagian kanan jendela Microsoft word 2007, akan muncul jendela Mail Merge. PadaSelect document typepilihletters, kemudian klik padaNext: Starting document,

6. Tahap selanjutnya pada Select starting document pilih Use the current document, kemudian pilih Next: select recipients

7. Tahap selanjutnya padaSelect recipentspilih padaType a New list, lalu klik padaCreate

8. setelah kamu klik tombol create, Jendela New Address list akan terbuka seperi gambar di bawah ini. karena pada latihan ini kita hanya menggunakan tiga address yaitu , , dan , maka kita buat ketiga address tersebut secara manual, dengan cara klik pada tombolcustomize Columns

9. Setelah kamu klik Customize Columns, akan terbuka jendela Customize addres list seperti gambar di bawah ini. hapuslah semua yang ada pada Field names dengan cara Klik pada tombolDelete,

10. jika nanti muncul pertanyaan seperti gambar di bawah ini, klik saja Yes.

11. Setelah kamu menghapus semua Field names , klik pada Add.. , untuk menambahkan Field baru, kemudian ketikkan nama Field dan klik tombolOK. (nama field pada latihan ini nama, alamat, dan kota )

12. Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini. kemudian klik tombolOK

13. Address list yang baru pun akan tampak seperti gambar di bawah ini, dan Klik pada tombolOK

14. Setelah kamu klik tombol Ok, akan muncul jendela penyimpanan file. berikan nama file nya pada kolom file name (pemberian nama filenya bisa sesukamu), kemudian klik tombol Save.

15. Sekarang Data mail Merge telah selesai, kemudian klik pada tombol Ok

16. sekarang saatnya meletakkan kode mail merge pada ruang kosong yang telah kita sediakan tadi, yaitu untuk ruang , , dan . kita mulai dari dulu. Letakkan kursor pada ruangan kosong untuk alamat yaitu di bawah tulisan Yth. Bp/Ibu/Sdr.

17. Setelah kamu letakkan kursor di situ, klik pada menu Insert Merge Field, sehingga akan muncul daftar Fieldnya, pilih klik pada field nama. lakukan langkah yang sama untuk menampilkan alamat, dan Kota.

18. Sehingga hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

19. Untuk merubah kode , , dan menjadi data yang sebenarnya klik padaIcon Preview Result

20. Dan hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

21. Sedangkan untuk menampilkan data urutan kedua, ketiga dan seterusnya, klik pada tanda panah ke kanan, sedangkan untuk kembali klik pada tanda panah ke kiri.

sekarang data mail merge telah selesai dibuat, semoga panduan di atas mudah dipahami