ANÁLISE ADMINISTRATIVA

PROFESSORA BETH

ANÁLISE ADMINISTRATIVA

É um processo de trabalho dinâmico e permanente, que tem como objetivo efetuar diagnósticos das causas dos problemas organizacionais e estudar soluções integradas envolvendo, portanto, a responsabilidade básica de planejar as mudanças, aperfeiçoando o clima e a estrutura organizacional, assim como os processos e os métodos de trabalho.

As etapas fundamentais da Análise Organizacional ou Administrativa se desdobram em dois momentos distintos:

1. Diagnóstico Situacional das Causas englobando Levantamento e Crítica do Levantamento;

2. Intervenção Planejada envolvendo o Estudo da Solução dos Problemas e o Planejamento das Mudanças.

Diagnóstico situacional das causas

Busca identificar não só o clima e a estrutura da organização, mas também seus métodos e processos de trabalho, o que se pode conseguir, em principio, por meio das fases de levantamento de dados.

Quais são os elementos sinalizadores de

disfunções organizacionais?

São elementos sinalizadores de disfunções organizacionais:

Clientela descontente;

Produtos/serviços com “defeitos”;

Falta de produtos para entrega;

Clientes não atendidos ou com grande tempo de espera;

Logística de distribuição descoordenada;

Insumos para produção insuficientes;

São elementos sinalizadores de disfunções organizacionais:

Processo de produção lento, desordenado;Previsão de produção ou de atendimento não alcançada;Custos elevados;Problemas com os recursos humanos;Dificuldades de desempenho operacional e administrativo;Dificuldades de crescimento e expansão e outros tantos.

Etapas de uma Análise Administrativa

Definição do objeto de estudo, pois ocorrem muitas vezes incertezas referentes ao órgão em questão e a pergunta recorrente é se estamos indo na direção certa;Pesquisa preliminar em manuais, relatórios, organograma, leis e decretos regulamentadores, descrição de cargos, estudos anteriores semelhantes e sugestões do pessoal envolvido. Ela serve para aumentar o grau de certeza em relação ao que foi definido.

Etapas de uma Análise Administrativa

Comunicar e divulgar esclarecendo os envolvidos, mostrando a importância de sua participação, os benefícios que advirão e efetivando o apoio dos superiores;

Planejamento da ação contendo o Plano de Ação com o ordenamento do trabalho, sua cronologia e prazos, a técnica a ser aplicada e os recursos necessários: físicos, materiais, humanos e financeiros.

Execução.

Cultura da

Organização

Cultura da Organização

Em toda intervenção, as mudanças só serão permanentes, profundas, bem-sucedidas, se atingirem a cultura da organização.

Cultura compreende um conjunto de propriedades do ambiente de trabalho, percebidas pelos empregados, constituindo-se numa das forças importantes que influenciam o comportamento.

Compreende, além das normas formais, o conjunto de regras não escritas que condicionam as atitudes tomadas pelas pessoas dentro da organização.

Normas, valores, recompensas e poder.

NORMAS – são padrões ou regras de conduta nos quais os membros da organização se enquadram.

VALORES – o conjunto daquilo que a força de trabalho julga positivo ou negativo numa organização constitui o sistema de valores da organização.

RECOMPENSAS – segundo um postulado das ciências do comportamento: “as pessoas se comportam como uma função daquilo que recebem de recompensa ou esforço”.PODER – quem tem poder na organização? Até que ponto esse poder é distribuído? Qual o grau de centralização ou descentralização da autoridade? Quem determina as recompensas? Quem decide as normas e onde estão na organização?

PROGRAMA DE TRABALHO PARA UMA ANÁLISE ADMINISTRATIVA

Levantamento:

• Questionário

• Entrevista

• Observação Pessoal

Estratégia de levantamentoComece pelas rotinas mais importantes ( levante uma de cada vez).Depois passe para as rotinas subsidiárias.Esclareça a finalidade da rotina.Elabore um Fluxograma.Trabalhe com os relatórios e os formulários da rotina.Passe por todos os operadores (sempre que possível), em suas mesas, ouvindo cada um, olhando seus arquivos e documentos.

Estratégia de levantamentoPergunte: De quem recebe o trabalho?Como recebe?O que faz?Como passa o trabalho?Para quem passa o trabalho?

Mantenha um clima cordial e calmo.

Comente respostas, como: Porque isso é feito neste ponto?

Não anote confidências

ANOTE novas idéias.

QUESTIONÁRIO É de grande utilidade quando:

Não dispomos de tempo suficiente para todas as entrevistas por ser um grande número de funcionários;Há uma distância geográfica e não há possibilidade de deslocamento por falta de tempo ou recursos financeiros;Há conflito na unidade;Necessitamos de informações precisas para fins estatísticos.

VANTAGENS DO QUESTIONÁRIO

Ao mesmo tempo podemos realizar outras tarefas;

Podemos obter melhores respostas em função do tempo, consultas em livros ou documentos e outras pessoas.

DESVANTAGENS

Sempre o existe o medo de ser identificado e de represálias pela perda do anonimato;

Ocorre sempre a resistência em preencher “ mais aquele papel, e eu já estou cheio de serviço!”, etc....

Pode ocorrer interpretação distorcida da pergunta;

O processo para a elaboração de um questionário não é curto, compreendendo: preparação, teste, distribuição, preenchimento, devolução e tabulação.

Minimiza resistências porque aproxima;

Envolve o entrevistado fazendo-o participar;

É orientada e focada, não é um “papo”.

ENTREVISTA

OBJETIVOS da ENTREVISTA

Compreender o trabalho do indivíduo, do setor ou mesmo da organização

Obter a opinião sobre determinado trabalho e suas peculiaridades, “pois quem sabe é quem faz”

O entrevistador pode explicar bem os objetivos do trabalho a cada um.

VANTAGENS da ENTREVISTA

O entrevistado pode fazer críticas e sugestões sobre seu trabalho e sobre a organização com a proteção do ANONIMATO;

O “desabafo” é facilitado pela interação e a associação do raciocínio entre o entrevistado e o entrevistador;

Quando há dificuldade da pessoa se expor por escrito, então o entrevistador atua como um facilitador;

Possibilidade de conhecimento mais profundo sobre a organização em face da informalidade e do estímulo às respostas;

Pode-se obter e observar: as “reais” atribuições, as atitudes e reações pessoais e as capacidades, habilidades e talentos de chefes, colegas e funcionários.

DESVANTAGENSCuidar ao fazer anotações subjetivas, juízos de valor, observações conflitivas e emocionais;

Estar atento a críticas, palpites e adivinhações, sem embasamento, com observações do tipo ...eu acho que..., no lugar dele eu..., etc

Atentar para envolvimento emocional positivo ou negativo promovendo concordâncias ou discordâncias, a posição é de neutralidade.

PRECUÇÕES E CUIDADOSSempre elaborar roteiro;Não criticar a organização;Não interromper o entrevistado quando não estiver de acordo;Manter informalidade mas sem perder o foco do objetivo da entrevista;O linguajar técnico deve ser adequado ao nível técnico e hierárquico do entrevistado;Cuidar questões como; “ minha opinião vai ser levada em conta?”

OBSERVAÇÃO PESSOAL

Faz uma conexão com dos outros dois instrumentos.

VANTAGENS

Observa-se efetivamente todas as condições ambientais;

É bom “ver e ser visto” em observação.

DESVANTAGENS

Pode trazer perturbações aos trabalhos normais;

Cuidar com as “impressões”;

Não pode ser demorado demais.

Importante

• Podemos usar qualquer combinação dos três métodos, exceto confiar exclusivamente na observação pessoal

INTERVENÇÃO PLANEJADA

Envolvendo:Estudo da solução dos problemas;Planejamento das mudanças;

Sensibilização• Além dos passos normalmente

existentes num estudo organizacional, devemos considerar uma fase em que tentamos colocar o(s) indivíduo(s) como parte da mudança

• Explicando, inclusive, as razões para a transformação

• Obter a compreensão e colaboração de todos os envolvidos

Planejamento da Solução

É realizado o planejamento das modificações para as melhorias que podem ser relacionadas ao clima organizacional, estrutura, métodos e processo de trabalho ou ainda para a implantação de nova técnica gerencial.

É NECESSÁRIOA participação dos envolvidos;Da conscientização das chefias responsáveis pelo setor envolvido;Da responsabilidade da cúpula na implementação das medidas;Da institucionalização das medidas através de documentos normativos e divulgadores para ser efetivada a sustentação e legitimidade da mudança.

Crítica do Planejamento

Avaliar a proposta pesquisando erros e distorções na programação em relação à:

Estrutura organizacional;

Métodos e processos de trabalho;

Tecnologia e sistemas de informação; e

Comportamento da força de trabalho.

IMPLEMENTAÇÃO DA MUDANÇA

É a execução do plano traçado. Na realidade, torna-se uma fase intermediária entre o antigo e o novo.

Como transição:Deve ser progressiva;Acaba havendo aumento da carga de trabalho pela convivência de práticas antigas e novas;Ocorre superposição de sistemas;É comum haver tensão pelo novo e conseqüente risco de conflitos.

REFERÊNCIAS

CURY, Antonio. Organização & Métodos. Uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2000.