ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DAN LAYANAN KONSELING BERBASIS WEBSITE PADA KDTO PRINTER

YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Muzakkir Zamzaniy 06.12.1534

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2011

ANALYSIS AND DESIGN OF SALES INFORMATION AND CONSELING SERVICES WEB – BASED ON KDTO PRINTER YOGYAKARTA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN LAYANAN

KONSELING BERBASIS WEB PADA KDTO PRINTER YOGYAKARTA

MuzakkirZamzaniy Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Currently in the field of business competition becomes more intense because of the many new businesses emerge and thrive in particular in the field of trade. "KdTo Printer" engaged in the business of Sales Printers certainly compete with shops and other companies have similar business in the field of trade. Besides, the development of internet technology is currently experiencing very rapid growth, one of which is often referred to a website or web. Thus encouraging "KdTo Printer" to expand their market and improve service to customers in the areas of sales by making use of internet facilities.

So here the writer take title: Analysis and design of information systems sales

and web-based counseling services on KdTo Printer Yogyakarta. Will be able to provide service 24 hours to retain existing customers and attract new customers. The design of e-commerce application begins with making the design of the system being designed, created a database and to the implementation of the system.

E-commerce applications will be created using Macromedia Dreamweaver MX

2004 with PHP as the scripting language, MySQL as the storage database and Apache as the web server. Results of the application is a web design e-commerce that can help customers to make reservations and purchase 24 hours and the provision of counseling services for users of knowledge about the printer so that helps KdTo Printer "to expand the marketing area and increase revenue. Keywords : E-commerce applications, Sales, expand, technology, internet, implementation, counseling.

1. Pendahuluan Kemajuan diberbagai bidang teknologi terutama kemajuan teknologi informasi

dan komputer, mendorong munculnya berbagai inovasi baru dalam penyajian informasi

untuk memenuhi kebutuhan informasi. Kemajuan teknologi yang begitu pesat, ternyata

telah mendukung berkembangnya teknologi baik teknologi multimedia, networking dan

lain sebagainya.

Dalam dunia modern, e-commerce telah memberikan dampak yang sangat besar

bagi perkembangan perusahaan-perusahaan. Dimana melalui e-commerce, perusahaan-

perusahaan dapat menghemat banyak biaya dalam penjualan mereka. E-commerce

menawarkan banyak altenatif kepada perusahaan. Seperti di dalam bidang penjualan,

perusahaan hanya membuat web mereka dan para konsumen akan dengan mudah

melihat serta mengetahui produk yang mereka inginkan. Jika konsumen tertarik, mereka

hanya perlu mengakses web untuk melakukan pemesanan. Selain itu, dengan e-

commerce perusahaan dapat menghemat biaya operasional. Kemudahan inilah yang

membuat perkembangan e-commerce sangat pesat dan memberi dampak sangat pesat

dan memberi dampak pada perekonomian dunia.

“KDTO Printer” bergerak dalam bidang penjualan Printer. Untuk

meningkatkan penjualan dan pelayanan terhadap konsumen ,KDTO Printer

membutuhkan sistem yang dinamis, interaktif, serta mudah diakses dan dikelolanya.

2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Pada saat ini dunia industri dan bisnis memerlukan informasi yang tepat, cepat

dan relevan. Untuk mendapatkan informasi yang diinginkan tentunya harus

menggunakan sistem informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat

dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan

dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil,

mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan

menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya

2.2 Pengertian Sistem Informasi Menurut Mc leod :

“Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk

mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk

menampilkan informasi “

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu

organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media

prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur

komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada

manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang

penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai

persyaratan umum sebagai berikut :

1 harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat

2 harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan /

pengambilan keputusan

3 harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya

jangan diberikan

4 harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu

keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan.

Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti :

• Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian

terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat

lunak yang sesuai

• Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen,

keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan

• Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani

suatu macam operasi

• Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui

dan puas terhadap sistem informasi.

2.3 E-Commerce (Electronic Commerce) E-Commerce merupakan konsep baru yang bias digambarkan sebagai proses

jual beli barang atau jasa pada World Wide Web (internet) atau proses jual beli atau

pertukaran produk, jasa dan informasi termasuk internet.1

2.4 Jenis Pemrograman Web

E-Comerce digunakan untuk

mendukung kegiatan pembelian dan penjualan, pemasaran produk, jasa, dan informasi

melalui internet atau extranet.

E-Commerce umumnya dikelompokkan menadi dua buah kategori yaitu

business-to-business (B2B) dan business-to-consumer (B2C). Pada perkembangan

terakhir juga muncul jenis hubungan yang disebut consumer-to-consumer (C2C) dan

consumer-to-business (C2B).

Secara umum pemrograman web dapat dibagi 2, yaitu: client side scripting dan

server side scripting. Perbedaan dari kedua jenis script ini adalah pada bagaimana script

tersebut di proses dan tentu saja dari sintaks program yang digunakan.

1 Suyanto, M., Strategi Periklanan pada e-Commerce Perusahaan Top Dunia, Andi, Yogyakarta, hal 10, 2003

1) Client Side Scripting (CSS) Client Side Scripting (CSS), merupakan jenis script yang pengolahannya

dilakukan di sisi client. Pengolahan disini berarti “di terjemahkan (interpreted)”

yang memiliki tugas untuk menterjemahkan script jenis ini disisi client adalah web

browser. Agar semua script yang masuk kategori ini dapat diterjemahkan oleh

web browser maka didalam web browser terdapat sebuah komponen modul

“engine” yang memiliki daftar pustaka (library) yang mampu mengenali semua

perintah-perintah yang terdapat pada kategori client side scripting.

Contoh client side scripting: HTML (hypertext markup language), java

script, XML (extensible markup language), CSS (cascading style sheet). client

side scripting merupakan script yang digunakan untuk membuat halaman web

statis.

2) Server Side Scripting (SSS) Server Side Scripting (SSS), merupakan script yang pengolahannya di

sisi server. Server yang dimaksud disini adalah sebuah komponen yang biasa

disebut web server yang didalamnya terintegrasi dengan sebuah mesin atau

modul yang didalamnya terdapat daftar pustaka yang mampu menterjemahkan

script-script tersebut yang kemudian setelah di terjemahkan di server kemudian

dikirim ke client dalam format HTML (hypertext markup language).

Contoh Server Side Scripting: PHP (PHP pre processor), ASP (active

server pages), JSP (java server pages). Server Side Scripting digunakan untuk

membuat halaman web dinamis. hal ini disebabkan karena server side scripting

memiliki kelebihan, diantaranya: mampu berinteraksi dengan banyak perangkat

lunak basis data (database), mampu mengelola sumber daya yang terdapat di

sistem operasi dan perangkat keras komputer, mampu dijalankan di semua

sistem operasi, aman karena scriptnya di proses di server yang tidak dapat dilihat

dari sisi client (web browser).

3. Analisis 3.1. Analisis PIECES

Untuk mengidentifikasi masalah–masalah yang ada maka di lakukan analisis

PIECES, yaitu analisa terhadap Perfomance (kinerja), Information (informasi),

Economy (ekonomi), Control (pengendalian), Efficiency (efisiensi) dan Service

(layanan). .

3.1.1. Kinerja (Performance) Adalah kemampuan didalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga

sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan

waktu jawaban (respontime) dari suatu sistem. Sistem yang dikembangkan ini akan

menyediakan throughput dan respontime yang memadai untuk kebutuhan manajemen

perusahaan.

Tabel 3.1 Analisis Kinerja

Sistem Lama

Keterlambatan memberikan informasi oleh pegawai mengenai jumlah produk yang

bertambah, perubahan harga barang, sehingga pegawai harus melakukan

penghitungan ulang barang terhadap ketersedian barang yang ada di toko. Dan hal

tersebut akan memperlambat kinerja proses.

3.1.2. Informasi (Information)

Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan

informasi yang dibutuhkan oleh manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi

merupakan hal yang tidak kalah penting karena dengan informasi tersebut pihak

majemen akan merencanakan langkah-langkah selanjutnya.

Tabel 3.2 Analisis Informasi

Sistem Lama

Update informasi kurang akurat dan tidak tepat waktu, karena media yang digunakan

bersifat statis (brosur).

3.1.3. Ekonomi (Economy)

Adalah penilaian sistem didalam pengurangan dan keuntungan yang akan

didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Sistem ini akan memberikan penghematan

operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Penghematan didapat melalui

pengurangan bahan baku dan perawatan. Sedangkan keuntungan didapat dari

peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan.

Tabel 3.3 Analisis Ekonomi

Sistem Lama

Jika KDTO Printer ingin melakukan promosi melalui media lain, seperti : Koran, brosur

maupun radio maka akan mengeluarkan biaya yang besar.

3.1.4. Pengendalian (Control)

Pengendalian dalam suatu sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk

menghindari dan menditeksi secara dini terhadap penyalah gunaan kesalahan sistem

serta menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya kontrol maka tugas-tugas

kinerja yang mengalami gangguan dapat diperbaiki.

Tabel 3.4 Analisis Kontrol

Sistem Lama

Dalam hal akurasi sistem manual rawan terjadi kesalahan.

3.1.5. Efisiensi (Eficiency)

Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna Meminimalkan pemborosan.

Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas

sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan,

ruang dan keterlambatan pengolahan data.

Tabel 3.5 Analisis Efisiensi

Sistem Lama

Diperlukan waktu yang lama dan tenaga yang banyak untuk mencapai sasaran seperti

yang diharapkan. Contohnya saat pegawai berhalangan masuk kerja pada saat

transaksi pembelian oleh pembeli dan tidak ada yang menggantikannya maka akan

memperlambat proses pembelian.

3.1.6. Layanan (Service)

Perkembangan organisasi dipicu dengan peningkatan pelayan.Yang lebih baik.

Dari peningkatan pelayanan terhadap sistem yang dikembangkan akan memberikan

suatu:

1. Akurasi dalam pengolahan data

2. Kehandalan terhadap konsistensi dalam pengolahan input dan outputnya serta

kehandalan dalam menangani pengecualian.

3. Kemampuan dalam menangani masalah yang diluar kondisi normal

4. Sistem mudah pakai

5. Mampu mengkoordinasi aktifitas untuk mencapai tujuan dan sasaran.

Tabel 3.6 Analisis Servis

Sistem Lama

Layanan pada KDTO Printer Yogyakarta masih terbatas, karena masih tergantung

dengan karyawan yang menangani secara langsung.

3.2. Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis terhadap kebutuhan sistem bertujuan untuk memahami apa yang

dibutuhkan oleh sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem untuk memenuhi

kebutuhan sistem tersebut, atau memutuskan bahwa pengembangan suatu sistem baru

sebenarnya tidak perlu dilakukan.

3.2.1. Kebutuhan Perangkat Keras Konfigurasi perangkat keras yang digunakan dalam perancangan sistem

pemesanan dan penjualan produk di KDTO Printer Yogyakarta secara online ini adalah

sebagai berikut.

- Personal Computer (PC) dengan processor INTEL Core 2 Duo

- Random Acces Memory (RAM) sebesar 1 GB

- Harddisk dengan kapasitas 200 GB

- Video Graphic Adapter (VGA) dengan kapasitas 256 Mb.

3.2.2. Kebutuhan Perangkat Lunak Adapun beberapa perangkat lunak untuk membangun perancangan sistem

pemesanan dan penjualan produk di KDTO Printer Yogyakarta ini adalah :

1. Windows XP Service Pack 1, sebagai Sistem Operasi

2. Macromedia Dreamweaver 8, sebahai editor HTML dan PHP

3. MySQL, sebagai pembuat sistem basis data

4. Internet Explorer 8, sebagai browser

5. PHP, sebahai script pemrograman

6. Xampp , sebagai web server localhost.

3.2.3. Kebutuhan Informasi Alur informasi sangat menentukan kinerja yang ada, tanpa adanya alur informasi

yang jelas, kinerja dari suatu informasi menjadi tidak efektif dan efisien seperti yang

diharapkan. Alur informasi yang diharapkan dalam suatu organisasi harus bersifat cepat,

akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Data dan informasi yang diperlukan pada

KDTO Printer Yogyakarta adalah pengolahan data laporan transaksi, pengolahan data

produk , pemesanan/order, pengolahan data banner, pengolahan data download,

pengolahan data konsultasi, dan pengolahan data kota dan ongkos kirim.

3.3. Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan adalah suatu yang akan digunakan untuk menentukan

kemungkinan apakah pengembangan sistem layak diteruskan atau dihentikan. Studi

kelayakan merupakan kepadatan, versi ringkasan dari keseluruhan analisis sistem dan

proses perancangan aplikasi website untuk masing-masing penjelasan, Analisis

menyiapkan skedul penerapan secara kasar.

3.3.1. Kelayakan Teknologi Kelayakan teknologi berhubungan dengan penerapan media internet pada

teknologi yang ada. Dari segi hardware, KDTO Printer Yogyakarta sudah menggunakan

komputer dengan dengan dilengkapi akses internetnya sehingga tidak akan sulit untuk

menerapkan sistem ini. Dari segi software, semua komputer telah dilengkapi dengan

software untuk mengakses internet. Dari segi brainware (personil), sudah ada karyawan

yang bertugas di bidang komputer.

3.3.2. Kelayakan Hukum Kelayakan hukum dimaksudkan untuk mengetahui apakah sistem yang akan

diterapkan melanggar hukum atau tidak. Misalnya kelayakan dalam hal legalitas software

Dalam hal ini software yang digunakan dalam menjalankan dan mengakses sistem

adalah software yang asli seperti Sistem Operasi yaitu Windows XP Profesional SP 1

dan Browser Internet Explorer, sehingga sangat layak dan tidak melanggar dari segi

hukum.

3.3.3. Kelayakan Operasional

Kelayakan operasional merupakan suatu analisis yang digunakan untuk

menentukan sistem ini dapat dioperasikan atau tidak. Melihat Sumber Daya Manusia

sudah mengenal dapat menggunakan komputer dan internet dengan lancar tentunya

tidak akan kesulitan mencari sumber daya yang bisa mengoperasikan sistem baru

tersebut. Namun demikian agar dapat berjalan lebih optimal maka personil yang akan

menangani sistem yang akan diterapkan, sehingga diperlukan pelatihan untuk

menambah kemampuan dasar untuk mengoperasikan sistem yang akan diterapkan

tersebut.

3.3.4. Kelayakan Ekonomi Kelayakan ekonomi pada penerapan dan pengembangan sistem menyangkut

tentang pengadaan yaitu besarnya biaya yang harus dikeluarkan dengan harapan

manfaat yang lebih, yang akan diperoleh dari pengembangan sistem tersebut. Oleh

karena itu perusahaan harus mempertimbangkan dengan matang dalam mengambil

keputusan. Jika manfaat yang diperoleh lebih kecil dari sumber daya yang dikeluarkan

maka sistem informasi tersebut tidak layak.

Secara ekonomi sistem ini tidak akan menimbulkan kerugian karena biaya dasar

jauh lebih kecil dari manfaat dan keuntungan yang diperoleh. Pemanfaatan media

internet jelas akan lebih menguntungkan dalam segi ekonomi dibandingkan dengan

penyebaran informasi melalui media brosur. Dalam proses analisis kelayakan ekonomi

diperlukan dua komponen utama, yaitu komponen biaya dan manfaat, serta teknik

penilaiannya disebut Analisis Biaya dan Manfaat. Apabila dilihat dari manfaatnya yang

lebih besar dari biaya yang dikeluarkan, tingkat efisiensi tinggi dan efektifitas maksimal,

hal ini menunjukkan sistem yang akan dikembangkan akan menguntungkan dan layak

untuk dilanjutkan.

4. Implementasi Sistem Tahap implementasi (sistem implementation) merupakan tahap meletakkan

sistem agar siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk pembuatan database,

pembuatan program, dan pembuatan layout halaman aplikasi.

Tahap implementasi sistem dapat terdiri dari langkah – langkah :

1. Menerapkan rencana implementasi.

2. Melakukan kegiatan implementasi.

3. Tindak lanjut imlementasi2

4.1. Menerapkan Rencana Implementasi .

Rencana implementasi (implementation plan) merupakan tahap awal dari tahap

implementasi sistem. Rencana implementasi dimaksudkan untuk mengatur biaya dan

waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi.

4.2. Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang direncanakan dan

di implementasikan. Kegiatan pada tahap implementasi :

1. Pemilihan dan pelatihan personil.

2. Pemilihan tempat dan intalasi hardware dan software.

3. Pemrograman dan pengetesan program.

2 Jogiyanto HM,1989. Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi, hal.573.

4.3. Tindak Lanjut Implementasi Hasil penelian dari website yang sudah dirancang. Akan menghasilkan

interface seperti yang terdapat pada gambar dibawah ini.

4.3.1. Halaman User Pada halaman user ini terdapat berbagai menu yaitu, home, profil, cara

pembelian, download, konsultasi, produk, kategori, dan keranjang belanja.

Berikut adalah tampilanya :

Gambar 4.9 Tampilan Halaman Home

Gambar 4.10 Tampilan Halaman Profil

Gambar 4.11 Tampilan Halaman Cara Pembelian

Gambar 4.12 Tampilan Halaman Download

: Gambar 4.13 Tampilan Halaman Konsultasi

Gambar 4.14 Tampilan Halaman Produk

Gambar 4.15 Tampilan Halaman kategori

Gambar 4.16 Tampilan keranjang belanja

4.3.2. Halaman Admin Pada halaman admin terdapat menu login untuk masuk ke halaman

utama administrator. Selanjutnya pada halaman administrator terdapat berbagai

menu untuk input, edit dan delete data-data yamg diperlukan, yang akan

ditampilkan pada menu user. Berikut adalah tampilannya :

Gambar 4.24 Tampilan Login Admin

Gambar 4.25 Tampilan Halaman Utama Admin

4. 3 Meng Upload File Untuk proses upload mengunakan www.byethost.com yang merupakan free

hosting, dari sekian banyak free hosting. Penulis memilih menggunakan

www.byethost.com karena proses uploadnya yang mudah, selain itu www.byethost.com

merupakan salah satu free hosting yang support PHP dan MySQL.

Gambar 4.62 Halaman Utama Byethost

5. Kesimpulan Berdasarkan uraian penjelasan dan pembahasan pada keseluruhan bab pada

skripsi “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Layanan Konseling

Berbasis Website Pada KDTO Printer Yogykarta” maka dapat ditarik kesimpulan : 1. Situs yang dibuat menggunakan bahasa PHP dan database MySQL,

sehingga situs tersebut lebih mudah dalam memangupdate informasi

didalam situs.

2. Adanya sistem informasi berbasis web, informasi akan lebih cepat

sampai kepada user sehingga akan lebih mudah untuk memperkenalkan

toko KDTO Printer kepada masyarakat.

3. Dapat menekan biaya promosi jika dibandingkan dengan cara

konvensional karena dengan biaya yang relatif murah perusahaan dapat

menyebarluaskan informasi tanpa batas ruang, jarak dan waktu.

4. Kekurangan situs ini adalah desain yang kurang menarik, manajemen

konseling yang belum sempurna.

Daftar Pustaka Wismakarma, Komang. 2009. Membuat Katalog Online dengan PHP dan CSS.

Yogyakarta : Lokomedia

Hariadi, Sandi. 2010. Trik dan Solusi Jitu Pemograman Web. Yogyakarta : Lokomedia

Hakim, Lukmanul, 2009. Jalan Pintas Menjadi Master PHP. Yogyakarta : Lokomedia

Nugroho, Bunafit. 2008. Membangun Sistem Informasi Berbasis WEB dengan PHP dan

MySQL. Yogyakarta : Gava Media.

Nugroho, Bunafit. 2007. Trik dan Rahasia membuat Aplikasi Web dengan PHP.

Yogyakarta : Gava Media.

Jogiyanto, HM. 1989. Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi.

Suyanto, M. 2004. Analisis & Desain Aplikasi Multimedia untuk Pemasaran. Yogyakarta:

Andi.

Kadir, Abdul. 2008. Belajar Database Menggunakan MySQL. Yogyakarta : Andi.

Komputer, Wahana. 2006. Panduan Lengkap Menguasai Pemrograman Web dengan

PHP 5. Yogyakarta : Andi.

Ladjamudin, bin Al-Bahra. 2005. Analisa dan Disain Sistem Infoormasi. Yogyakarta :

Graha Ilmu.

Arief, M Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan

Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Andi