31
1 ANALISIS PENGGUNAAN SOFTWARE AKUNTANSI DAN ALAT-ALAT PENUNJANG TRANSAKSI DALAM BISNIS RITEL TOSERBA BC MART Okky Christ Natanael Program Studi Akuntansi Universitas Kristen Satya Wacana PENDAHULUAN Ritel merupakan mata rantai yang penting dalam proses saluran distribusi barang dan merupakan mata rantai terakhir dalam suatu proses distribusi. Melalui bisnis ritel, suatu barang yang diproduksi bisa bertemu langsung dengan konsumen. Fungsi sederhana dari bisnis ritel sebenarnya untuk memenuhi kebutuhan pribadi, keluarga, kelompok, atau konsumen akhir. Produk yang dijual pada umumnya merupakan pemenuhan kebutuhan sehari-hari termasuk produk yang terkait dengan keperluan rumah tangga. Bisnis ritel di Indonesia saat ini tumbuh sangat pesat seiring dengan bergesernya gaya hidup masyarakat dari tradisional ke modern. Oleh karena itu, peluang emas ini dimanfaatkan oleh peritel-peritel yang mempunyai modal besar dan dengan kemampuan manajemen ritel modern baik secara jaringan maupun sendirian (stand alone). Kehadiran bisnis ritel modern pada dasarnya memanfaatkan pola belanja masyarakat terutama kelas menengah dan ke atas yaitu mereka cenderung menyukai berbelanja di tempat yang nyaman, bersih, dan rapi. Selain faktor bergesernya gaya hidup masyarakat, perkembangan bisnis ritel yang pesat ini juga tidak lepas dari faktor meningkatnya jumlah penduduk dan juga meningkatnya pendapatan per kapita penduduk Indonesia yang menyebabkan taraf hidup masyarakat semakin meningkat. Hal ini membawa dampak kepada pola perilaku belanja masyarakat, dimana semakin meningkatnya taraf hidup maka tuntutan pemenuhan kebutuhan akan semakin meningkat pula.

Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

1

ANALISIS PENGGUNAAN SOFTWARE AKUNTANSI

DAN ALAT-ALAT PENUNJANG TRANSAKSI

DALAM BISNIS RITEL TOSERBA BC MART

Okky Christ Natanael

Program Studi Akuntansi

Universitas Kristen Satya Wacana

PENDAHULUAN

Ritel merupakan mata rantai yang penting dalam proses saluran distribusi barang

dan merupakan mata rantai terakhir dalam suatu proses distribusi. Melalui bisnis

ritel, suatu barang yang diproduksi bisa bertemu langsung dengan konsumen.

Fungsi sederhana dari bisnis ritel sebenarnya untuk memenuhi kebutuhan pribadi,

keluarga, kelompok, atau konsumen akhir. Produk yang dijual pada umumnya

merupakan pemenuhan kebutuhan sehari-hari termasuk produk yang terkait

dengan keperluan rumah tangga.

Bisnis ritel di Indonesia saat ini tumbuh sangat pesat seiring dengan bergesernya

gaya hidup masyarakat dari tradisional ke modern. Oleh karena itu, peluang emas

ini dimanfaatkan oleh peritel-peritel yang mempunyai modal besar dan dengan

kemampuan manajemen ritel modern baik secara jaringan maupun sendirian

(stand alone). Kehadiran bisnis ritel modern pada dasarnya memanfaatkan pola

belanja masyarakat terutama kelas menengah dan ke atas yaitu mereka cenderung

menyukai berbelanja di tempat yang nyaman, bersih, dan rapi. Selain faktor

bergesernya gaya hidup masyarakat, perkembangan bisnis ritel yang pesat ini juga

tidak lepas dari faktor meningkatnya jumlah penduduk dan juga meningkatnya

pendapatan per kapita penduduk Indonesia yang menyebabkan taraf hidup

masyarakat semakin meningkat. Hal ini membawa dampak kepada pola perilaku

belanja masyarakat, dimana semakin meningkatnya taraf hidup maka tuntutan

pemenuhan kebutuhan akan semakin meningkat pula.

Page 2: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

2

Pada dasarnya keberhasilan dari bisnis ritel ini selalu terkait pada masalah

pengadaan dan penjualan barang dagangan, baik secara kuantitas maupun kualitas,

serta harga yang rendah guna meningkatkan jumlah kunjungan konsumen.

Penjualan sendiri merupakan tulang punggung dalam bisnis ritel untuk

mengembangkan usaha dalam rangka memperoleh lebih banyak keuntungan.

Sebagai ujung tombak dalam memasarkan produk kepada konsumen, perusahaan

dapat terus berkembang untuk meningkatkan penjualan apabila aktivitas penjualan

dikelola dengan baik dan salah satunya adalah dengan pencatatan penjualan yang

cepat dan tepat dalam upaya menghasilkan laporan penjualan. Sistem penjualan

yang digunakan pada bisnis ritel yaitu penjualan tunai yang diasumsikan bahwa

pembeli akan memiliki barang setelah barang tersebut dibayar di kasir. Dari hasil

penjualan itulah perusahaan memperoleh pendapatan untuk menutupi biaya-biaya

operasional yang telah dikeluarkan dan juga laba. Untuk mendukung sistem

pengadaan dan penjualan barang dagangan yang baik, maka pelaku bisnis ritel

modern membutuhkan bantuan teknologi seperti software akuntansi dan alat-alat

penunjang transaksi dalam rangka membantu kegiatan operasional perusahaan.

Software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi memegang peranan penting

dalam menjalankan proses transaksi agar dapat bekerja lebih cepat dan sistematis

serta membantu proses controlling dan pengambilan keputusan terkait pengadaan

barang dan penetapan harga. Oleh karena pentingnya teknologi dalam menunjang

kegiatan bisnis ritel modern ini, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian

lebih lanjut terkait software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi dalam

bisnis ritel apakah penggunaannya sudah memberikan manfaat sesuai yang

diharapkan oleh pihak manajemen.

Peneliti memilih Toserba BC Mart sebagai objek penelitian dengan sebelumnya

melihat fakta di lapangan bahwa Toserba ini tergolong sebagai bisnis ritel modern

yang menggunakan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi untuk

menunjang kegiatan operasional perusahaan sehari-hari di samping adanya bisnis

ritel tradisional yang pada umumnya tidak menggunakan bantuan teknologi.

Peneliti tertarik untuk menganalisis penggunaan software akuntansi dan alat-alat

Page 3: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

3

penunjang transaksi dalam bisnis ritel Toserba BC Mart, karena toserba ini

tergolong sebagai bisnis ritel modern yang masih berkembang dan memerlukan

penilaian lebih lanjut serta sumbangan pemikiran terkait penggunaan software

akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi yang dipakai saat ini.

Secara umum penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran tentang

penggunaan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi dalam bisnis

ritel Toserba BC Mart. Sedangkan secara khusus, penelitian ini bertujuan untuk

menganalisis penggunaan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi

dalam bisnis ritel Toserba BC Mart serta manfaat sejauh apa yang dapat diberikan

dari penggunaan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi di Toserba

BC Mart ini dalam kegiatan operasional sehari-hari.

Melalui penelitian ini diharapkan mampu memberikan sejumlah manfaat bukan

hanya bagi pembaca saja, melainkan juga bagi perusahaan. Manfaat bagi pembaca

adalah dapat memberikan tambahan pengetahuan mengenai penggunaan software

akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi dalam bisnis ritel. Sedangkan bagi

pihak manajemen Toserba BC Mart diharapkan dapat memberikan masukan dan

sumbangan pemikiran terkait informasi dan analisis penggunaan software

akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi yang dipakai saat ini. Selain itu

penelitian ini juga diharapkan dapat menambah perbendaharaan ilmiah dan

sekaligus sebagai sumbangan pemikiran guna menunjang penelitian selanjutnya

terutama yang berhubungan dengan penggunaan software akuntansi dan alat-alat

penunjang transaksi dalam bisnis ritel.

KERANGKA TEORITIS

Software Akuntansi dan Alat-alat Penunjang Transaksi

Seiring dengan berkembangnya trend bisnis ritel dari tahun ke tahun, teknologi

dan informasi juga terus berkembang. Hal ini tak lepas dari perhatian para peritel

modern yang juga menggunakan teknologi dalam mendukung kegiatan

operasionalnya yang diharapkan dapat menghasilkan informasi dengan cepat,

tepat, dan akurat. Penggunaan software akuntansi dan alat-alat penunjang

Page 4: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

4

transaksi dalam bisnis ritel modern ini sendiri menunjuk pada pemakaian istilah

Point of Sale atau POS yang berarti titik penjualan atau titik layanan. Istilah POS

yang dimaksudkan dalam bisnis ritel modern yaitu pemakaian dari perangkat

keras (hardware) seperti: barcode scanner, cash drawer, dan receipt printer; dan

perangkat lunak (software) yang digunakan dalam proses pembelian barang oleh

pembeli atau waktu dimana barang tersebut dibeli dan dibayarkan di kasir.

Melihat dari penggunaannya sekarang, POS juga bisa ditemui di supermarket,

restoran, toko-toko atau outlet di pusat perbelanjaan. Menurut McLeod dan Schell

(2007) software adalah perangkat pendukung yang digunakan untuk mengolah

data dan menunjuk pada pemakaian aplikasi tertentu.

Barcode scanner adalah alat yang digunakan untuk membaca kode berbentuk

garis-garis vertikal yang terdapat pada produk-produk konsumsi yang biasanya

memiliki kemasan (http://www.pusatbarcode.com).

Cash drawer atau laci uang elektronik adalah laci yang berisi rak-rak yang

digunakan untuk penyimpanan uang berdasarkan nominal dan jenis uang yang

dibedakan antara uang kertas dan uang logam (http://www.pusatbarcode.com).

Receipt printer atau mesin pencetak struk adalah alat yang digunakan untuk

mencetak daftar harga dan barang-barang yang telah dibeli atau dibelanjakan oleh

pembeli (http://www.pusatbarcode.com).

Hall (2011) menyatakan bahwa: “POS systems are used extensively in grocery

stores, department stores, and other types of retail organizations where only cash,

checks, and bank credit card sales are valid.” (p.185)

Jadi, software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi ialah serangkaian alat

yang digunakan untuk membantu proses operasional perusahaan dengan

mengolah data-data yang terkait dengan kegiatan utama perusahaan tersebut.

Menurut Mahmudi (2009: 2) terdapat beberapa pertimbangan dalam penggunaan

software sebagai alat yang membantu proses pekerjaan akuntansi supaya menjadi

lebih cepat dan tepat di antaranya adalah sebagai berikut:

1. User friendly (mudah digunakan)

2. Tingkat keamanan yang valid untuk setiap user

Page 5: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

5

3. Kemampuan eksplorasi semua laporan ke program Excel tanpa melalui

proses ekspor dan impor file yang merepotkan

4. Menampilkan laporan keuangan komparasi

5. Software tersebut telah teruji terlebih dahulu

Software yang berkualitas (Putra, 2012) setidaknya memenuhi 5 kriteria dasar

berikut ini:

1. Fungsionalitas

Sebuah software yang dipakai tentunya harus berfungsi seperti yang

diharapkan penggunanya.

2. Resource yang dibutuhkan rendah

Semakin rendah resource yang dibutuhkan, maka semakin baik software

tersebut. Resource di sini bisa berarti prosesor, memori, media penyimpan,

dan sistem operasi yang dibutuhkan.

3. Cepat dalam memberikan output (responsiveness)

Software yang berkualitas juga cepat dalam memberikan output. Semakin

cepat semakin bagus, kalau perlu realtime.

4. Dokumentasi

Software yang berkualitas juga akan memberikan dokumentasi yang

sangat jelas dan detail.

5. Intuitif

Intuitif artinya mudah dipahami dan user setidaknya langsung tahu fungsi

dari masing-masing tombol, toolbar, menu, atau tampilan tanpa harus

diajarkan terlebih dahulu.

Bisnis Ritel

Kekuatan bisnis ritel di Indonesia muncul pertama kali pada tahun 1958 yaitu

dengan berdirinya Matahari sebagai salah satu bisnis ritel yang menggunakan

konsep departement store, selanjutnya dengan berdirinya Sarinah dengan konsep

convenience store pada tahun 1960 dan masih banyak lagi bisnis ritel hingga saat

ini dengan beragam konsep lainnya. Adapun kata ritel sendiri berasal dari bahasa

Page 6: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

6

Inggris yaitu retail yang berarti eceran dan sebenarnya merupakan terjemahan asli

dari bahasa Perancis retaillier yang berarti memotong atau membagi dalam bagian

yang lebih kecil. Menurut Vinci (2009) bisnis ritel merupakan suatu aktivitas yang

mencakup penjualan barang dan jasa kepada konsumen akhir. Bisnis ritel

merupakan tahap paling akhir dalam proses distribusi. Sedangkan menurut Thoyib

(1998), “Bisnis ritel adalah seluruh aktivitas dagang yang dikelola oleh pengecer

dan melibatkan penjualan langsung pada konsumen”.

METODE PENELITIAN

Satuan analisis dalam penelitian ini adalah organisasi; yaitu Toserba BC Mart

yang menggeluti bisnis ritel di jalan Kartini No.2 Kota Salatiga. Satuan

pengamatannya adalah software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi yang

digunakan dalam Toserba BC Mart untuk membantu kegiatan operasional

perusahaan. Ada dua sumber data yang dipakai dalam penelitian ini, yaitu data

primer yang diperoleh langsung dari responden melalui wawancara tidak

terstruktur secara mendalam kepada manajer, direktur, dan karyawan toko terkait

software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi yang digunakan dalam

Toserba BC Mart. Sedangkan untuk data sekunder, diperoleh dari publikasi-

publikasi maupun literatur perpustakaan dan website terkait topik penelitian ini.

Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah melalui

wawancara yaitu kepada manajer, direktur, dan karyawan toko. Selain itu juga

dilakukan studi kepustakaan guna memperoleh data-data teoritis terkait

penggunaan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi dalam bisnis

ritel Toserba BC Mart. Adapun wawancara bertujuan untuk memperoleh data-data

yang diperlukan untuk penelitian dan yang menunjang penelitian, salah satunya

seperti tampilan layar (screenshoot) dari penggunaan software akuntansi yang

diterapkan dalam bisnis ritel Toserba BC Mart.

Dalam penelitian ini penulis menggunakan teknik analisis data kualitatif untuk

menganalisis penggunaan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi

dalam bisnis ritel Toserba BC Mart. Selain itu, terdapat beberapa langkah analisis

Page 7: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

7

untuk menjawab masalah penelitian yang telah dirumuskan dalam penelitian ini

adalah sebagai berikut:

1. Memahami cara penggunaan dan fungsi-fungsi toolbar di menu utama dan

sub menu dari software akuntansi yang digunakan dalam bisnis ritel

Toserba BC Mart.

2. Memahami respon pengolahan data oleh software akuntansi apabila ada

transaksi penjualan terjadi.

3. Menganalisis kebutuhan pengguna (user) software akuntansi terkait segi

atau kriteria dasar menurut Putra dalam jurnalnya yang berjudul “Kriteria

Dasar Software yang Berkualitas”.

4. Menganalisis kebermanfaatan dan kelemahan yang dimiliki dari

penggunaan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi dalam

Toserba BC Mart.

5. Menyimpulkan dan memberikan rekomendasi penelitian sesuai hasil

analisis penelitian.

ANALISIS DATA

Profil Perusahaan

Toserba BC Mart adalah toko fisik berlantai satu yang bergerak di bidang bisnis

ritel atau eceran yang terletak di jalan Kartini No. 2 Kota Salatiga. Toserba BC

Mart memiliki jam operasional dari pukul 07.30 hingga pukul 22.30 tiap harinya.

Struktur organisasi yang dimiliki toko ini sederhana, yaitu jabatan direktur

sekaligus sebagai pemilik toko dipegang oleh bapak Joko Anis Suwantoro;

jabatan manajer dipegang oleh bapak Sumarno; serta karyawan toko yang terdiri

atas dua orang kasir serta tiga orang pramuniaga yang mana bekerja secara shift

atau bergantian. Toserba BC Mart memiliki gudang yang terpisah dari lokasi

bangunan utama. Toserba BC Mart hanya menjual secara tunai (cash) dengan

beraneka macam barang dagangan, seperti: peralatan dan keperluan rumah tangga,

perlengkapan bayi, makanan dan minuman ringan, serta produk-produk ritel pada

umumnya. Toserba BC Mart menggunakan beberapa peralatan modern untuk

Page 8: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

8

mendukung usahanya di antaranya software akuntansi dan alat-alat penunjang

transaksi, seperti: barcode scanner, cash drawer, dan mesin pencetak struk; serta

beberapa perangkat CCTV untuk menunjang keamanan.

Toserba BC Mart menggunakan software akuntansi iPOS 3.0 yang mana

terhubung ke dalam alat-alat penunjang transaksinya sebagai satu kesatuan sistem

POS. Software iPOS 3.0 ini dikembangkan oleh Inspirasi yang berkantor pusat di

Denpasar, Bali dan pertama kali diluncurkan pada September 2008. Sasaran dari

software iPOS 3.0 adalah membantu menangani penjualan dan kontrol stok siap

pakai yang ditujukan untuk usaha mikro dan perdagangan yang biasanya

digunakan di toko atau mini market. Sedangkan untuk alat-alat penunjang

transaksinya, Toserba BC Mart menggunakan barcode scanner CS-1000 yang

dilengkapi dengan tiang penyangga, dapat membaca secara otomatis tanpa

menekan tombol dengan jarak baca hingga 25 cm, dan mengonsumsi daya 425

mW ketika beroperasi; mesin pencetak struk (receipt printer) Epson TM-U220D

yang menggunakan tinta dan memiliki kecepatan 4,7 lps (lines per second); serta

cash drawer Compact S100 yang mana memiliki lima kolom penyimpanan uang,

dilengkapi dengan kunci pengaman di bagian luar, dan kompatibel dengan

berbagai software akuntansi POS yang terintegrasi dengannya. Toserba BC Mart

telah menggunakan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi sejak

dari awal tahun 2010 hingga sekarang tanpa pernah melakukan penggantian salah

satu dari alat tersebut. Pemeliharaan hanya dilakukan untuk mesin pencetak struk

(receipt printer) dimana dua minggu sekali selalu rutin dilakukan penggantian

komponen pita tinta.

Alat-alat penunjang transaksi yang digunakan dalam bisnis ritel Toserba BC Mart

lebih banyak membantu dalam pelaksanaan proses transaksi penjualan kepada

pembeli. Cash drawer menyimpan sejumlah uang hasil transaksi penjualan dan

merespon dalam database sistem software akuntansi POS terkait file kas dan

penjualan. Receipt printer memberikan output berupa kertas struk sebagai tanda

bukti pembelian sekaligus memberikan sejumlah informasi terkait barang yang

dibeli dan harga yang telah dibayarkan oleh pembeli. Sedangkan untuk barcode

Page 9: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

9

scanner bisa berfungsi sebagai input dan output, sebagai input ketika barcode

scanner mendaftarkan kode item (barcode) dari barang-barang yang sudah dibeli

dan dimasukkan sebagai persediaan toko, dan sebagai output ketika data barang

telah dikeluarkan dari persediaan toko sebagai akibat telah laku terjual dalam hal

ini saat terjadinya proses transaksi penjualan.

Software Package dari iPOS 3.0

Software iPOS 3.0 memiliki beberapa fitur untuk mengolah data seperti:

1. Data Item Barang

2. Supplier

3. Pelanggan

4. Sales

5. Kartu Stok

6. Kas

7. Item Masuk dan Keluar

8. Pemesanan (PO)

9. Pembelian

10. Penjualan

11. Kasir

12. Hutang

13. Piutang

14. Laporan Master Data (Item, Supplier, Pelanggan, Sales, dan Mutasi Kas)

15. Laporan Persediaan (Stok Minimum, Kartu Stok, Item Masuk dan Keluar)

16. Laporan Pembelian, Retur Pembelian

17. Laporan Penjualan, Retur Penjualan

18. Laporan Penjualan Per Kasir

19. Laporan Penjualan Per Item

20. Laporan Grafik Penjualan (Per Item, Per Hari, Per Bulan, Per Pelanggan)

21. Laporan Laba Kotor

22. Laporan Hutang Piutang

Page 10: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

10

Selain itu software iPOS 3.0 juga memiliki fitur-fitur lain di antaranya terkait:

1. User akses (Modul Kasir atau Penjualan)

2. Record yang tidak terbatas

3. Import Data dari Excel, Backup & Restore Data

4. Sistem Harga Pokok menggunakan sistem Rata-rata (AVG) dan LIFO

5. Dapat membuat beberapa database (untuk beberapa toko yang berbeda)

6. Dapat dijalankan dalam jaringan komputer (LAN)

7. Dapat menggunakan Barcode Scanner (harus menginstall driver dahulu)

8. Dapat menggunakan Receipt Printer (harus menginstall driver dahulu)

Tampilan menu utama dari software akuntansi iPOS 3.0 terlihat seperti pada

gambar berikut ini:

Gambar 1.1 Menu Utama iPOS 3.0

Sumber : data yang telah diolah

Adapun fungsi 7 toolbar yang terdapat di menu utama iPOS 3.0 sebagai berikut:

1) Utama untuk kembali lagi ke jendela menu utama seperti pada tampilan

awal

Page 11: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

11

2) Master Data untuk memasukkan, mencari, dan mengolah data terkait

Daftar Item barang, Supplier, Pelanggan, Sales, User, Setting Kas, dan Kas

Keluar Masuk

3) Pembelian memasukkan, mencari dan mengolah data terkait Transaksi

Pembelian

4) Penjualan memasukkan, mencari, dan mengolah data terkait Transaksi

Penjualan

5) Laporan menampilkan laporan data terkait Data Master, Persediaan,

Pembelian, Penjualan, Hutang Piutang

6) Pemeliharaan Data hal-hal yang terkait Backup dan Restore Data,

Import Data, pengaturan Database, dan termasuk Data Perusahaan

7) Keluar untuk menutup atau keluar dari pemakaian software

Respon pengolahan data oleh iPOS 3.0 apabila ada transaksi penjualan terjadi

diperankan oleh PC (Personal Computer) dan keyboard yang digunakan oleh

kasir dan terlihat dalam screenshoot sebagai berikut:

Gambar 2.1 Transaksi Penjualan Sebelum Input Data

Sumber : data yang telah diolah

Page 12: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

12

Tampilan sebelum adanya transaksi penjualan di layar PC kasir terlihat seperti

pada Gambar 2.1. Kasir (user) akan masuk atau klik toolbar “Kasir” manakala

akan memulai transaksi baru yaitu melalui tahapan langkah pertama melalui

tombol navigasi “Tambah” atau shortcut F9 pada keyboard yang fungsinya juga

sama untuk memulai pencatatan transaksi baru (Gambar 2.2). Selanjutnya, kasir

menggunakan barcode scanner untuk membaca barcode dari barang yang dibeli

dan secara otomatis “Kode Item” barang akan terinput di layar (Gambar 2.3).

Kuantitas atau banyaknya jumlah barang yang dibeli bisa diedit melalui tombol

“Edit Item” (Gambar 2.3) atau shortcut F7 pada keyboard guna menambah,

mengalikan, atau bahkan mengurangi apabila ada kesalahan atau pembelian batal

dari suatu item barang. Berikutnya jumlah uang yang dibayarkan dari pembeli

diinput pada kolom “Pembayaran” lalu diperoleh sisa kembalian sebagai hasil

pembayaran pada kolom “Sisa” (Gambar 2.3). Untuk melakukan penarikan laci

kas (cash drawer) maka langkah selanjutnya menekan shortcut F11 yang mana

akan otomatis keluar pesan peringatan untuk mencetak struk bukti pembelian dari

tampilan layar (Gambar 2.3) dan mesin pencetak struk akan merespon untuk

mencetak struk tersebut.

Gambar 2.2 Transaksi Penjualan Saat Input Kode Item

Sumber : data yang telah diolah

Page 13: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

13

Gambar 2.3 Transaksi Penjualan Saat Input Data Hingga Pembayaran

Sumber : data yang telah diolah

Transaksi yang melibatkan pembelian kepada supplier dan penjualan kepada para

pembeli menghasilkan sejumlah laporan yang digunakan oleh pihak manajemen

sebagai dasar dalam mengambil keputusan strategis yang diaplikasikan ke dalam

berbagai bentuk kebijakan pengembangan dan pembangunan usaha bisnis ritel

Toserba BC Mart. Laporan yang diolah dan dihasilkan oleh iPOS 3.0 ini di

antaranya adalah laporan persediaan (kartu stok), laporan pembelian, laporan

penjualan, dan laporan laba-rugi. Berikut adalah beberapa screenshoot yang

menampilkan berbagai laporan tersebut:

Page 14: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

14

Gambar 3.1 Laporan Persediaan (Kartu Stok)

Sumber : data yang telah diolah

Gambar 3.2 Laporan Pembelian

Sumber : data yang telah diolah

Page 15: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

15

Gambar 3.3 Laporan Penjualan

Sumber : data yang telah diolah

Gambar 3.4 Laporan Laba-Rugi Sumber : data yang telah diolah

Page 16: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

16

Gambaran Kegiatan Nyata Dalam Bisnis Ritel Toserba BC Mart

Toserba BC Mart melayani penjualan secara tunai kepada setiap pembeli. Pembeli

memilih dan mengambil sendiri barang atau produk yang akan mereka beli.

Pembeli dapat menggunakan keranjang belanja yang telah disediakan toko untuk

mengangkut barang-barang yang akan dibeli jika diperlukan. Proses penjualan

akhir dan transaksi pembayaran melibatkan interaksi antara kasir dan pembeli. Di

sini kasir akan mulai mengakses software akuntansi pada PC (Personal

Computer) kasir dan menginput data barang-barang yang dibeli oleh pembeli

dengan bantuan barcode scanner, lalu pembeli menyerahkan uang kepada kasir

setelah mengetahui berapa yang harus mereka bayarkan sesuai yang tertera di

layar PC (Personal Computer) kasir. Uang yang diserahkan pembeli oleh kasir

jumlahnya diinput ke dalam file penjualan sistem software akuntansi toko, lalu

uang tersebut dimasukkan ke cash drawer elektronik. Kasir akan memberikan

uang kembalian jika uang yang dibayarkan pembeli berlebih dari nominal yang

seharusnya. Selanjutnya, cash drawer elektronik ditutup oleh kasir dan mesin

pencetak struk akan mencetak bukti pembelian yang nantinya akan diserahkan

kepada pembeli beserta barang-barang yang telah dibeli. Transaksi penjualan juga

tetap dilayani oleh kasir, meskipun ada kejadian listrik mati. Di sini kasir akan

mencatat secara manual nama, jumlah, dan harga dari setiap barang yang dibeli

dan data harga diambil dari buku petunjuk harga yang disusun oleh manajer.

Selanjutnya, kasir menjumlahkan keseluruhan harga barang tersebut dengan

menggunakan kalkulator dan biasanya akan dibantu oleh karyawan lainnya untuk

masalah pengecekan harga. Ketika menangani uang pembayaran, cash drawer

elektronik dibuka dan ditutup lagi oleh kasir dengan menggunakan kunci biasa.

Toserba BC Mart mencatat dan mengelola setiap barang yang masuk dan keluar

baik jenis, jumlah, dan harganya. Pencatatan dan pengelolaan data barang yang

masuk sepenuhnya menjadi tugas manajer. Setiap ada barang yang masuk manajer

akan selalu memperbaharui data inventori toko dimana untuk pencatatan data

barang yang masuk tersebut manajer akan dibantu oleh barcode scanner yang

bekerja secara otomatis mendaftarkan kode produk atau barcode, nama, serta jenis

Page 17: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

17

barang ke dalam file persediaan sistem software akuntansi toko. Sedangkan untuk

jumlah dan harga barang, diinput secara manual oleh manajer ke dalam file

persediaan sistem software akuntansi toko melalui keyboard dan PC (Personal

Computer) di bagian meja kerja manajer. Selanjutnya, barang-barang yang

datanya telah dicatat dan dikelola dalam sistem software akuntansi dipilih dan

disortir mana saja yang akan ditransfer ke gudang dan mana saja yang akan

disimpan untuk stok langsung siap jual di toko. Sedangkan untuk pencatatan dan

pengelolaan data barang yang keluar, secara otomatis sudah terdokumentasi ketika

sistem software akuntansi menangani proses penjualan antara kasir dan pembeli.

Manajer Toserba BC Mart juga memiliki tugas dan tanggungjawab dalam hal

mencatat dan mengelola kas masuk dan kas keluar. Setiap kali ada kas yang

masuk seperti penarikan rekening atau perubahan modal akibat laba, manajer

mencatat dan membukukannya secara manual ke dalam file kas masuk sistem

software akuntansi. Begitu pula halnya dengan kas yang keluar, manajer selalu

mencatat dan memperbaharui data dalam file kas keluar sistem software akuntansi

dengan beberapa transaksi yang dilakukan harus diotorisasi oleh direktur atau

pemilik toko terlebih dahulu, seperti: pembayaran ataupun pelunasan kepada

supplier dalam jumlah yang besar, pembayaran beban-beban operasional toko,

dan pembayaran gaji karyawan. Jumlah kas yang keluar dan masuk, tanggal

terjadinya transaksi, dan rincian transaksi dicatat dan diinput oleh manajer ke

dalam sistem software akuntansi toko. Hal ini dilakukan secara kontinyu setiap

kali ada transaksi terkait kas masuk dan kas keluar terjadi.

Manajer Toserba BC Mart selalu memantau dan mengontrol jumlah persediaan

barang di toko pada hari-hari tertentu melalui file persediaan sistem software

akuntansi toko. Hal ini dimaksudkan untuk kesiapan dalam hal pemesanan dan

penyediaan stok barang dari supplier tanpa adanya keterlambatan waktu yang

lama. Manajer mencatat barang apa saja yang akan dipesan dan melakukan

panggilan kepada supplier terkait pemesanan barang tersebut. Biasanya manajer

juga akan melakukan pemesanan ketika didatangi oleh tenaga penjualan (sales)

dari supplier terkait masalah pembayaran hutang usaha sebelumnya.

Page 18: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

18

Transaksi pembelian oleh Toserba BC Mart kepada supplier terbagi atas dua,

yaitu secara tunai dan kredit. Hanya sebagian kecil transaksi pembelian secara

kredit dilakukan oleh Toserba BC Mart kepada supplier. Manajer Toserba BC

Mart diberi kewenangan oleh direktur atau pemilik Toserba BC Mart untuk

menangani pembayaran dan pelunasan hutang dengan nominal yang tidak terlalu

besar. Sedangkan untuk pembayaran dan pelunasan dengan nominal yang besar,

transaksi harus diotorisasi terlebih dahulu oleh direktur. Manajer juga selalu

memperbaharui data dalam file hutang sistem software akuntansi toko setiap

transaksi pembelian, pembayaran, dan pelunasan hutang kepada supplier selesai

dilakukan.

Manajer Toserba BC Mart mempertanggungjawabkan laporan laba-rugi setiap

akhir bulan kepada direktur atau pemilik toko. Laporan laba-rugi ini menjadi

dasar dalam mengambil keputusan strategis oleh direktur dan diaplikasikan dalam

berbagai bentuk kebijakan pengembangan dan pembangunan usaha bisnis ritel

Toserba BC Mart. Selain itu, manajer juga mempertanggungjawabkan laporan

yang lainnya seperti laporan penjualan dan laporan pembelian kepada direktur

atau pemilik Toserba BC Mart itu sendiri.

Harapan Dari Para Pengguna Software Akuntansi dan Alat-alat Penunjang

Transaksi Yang Digunakan di Toserba BC Mart

Lokasi yang strategis di dekat sekolahan dan perempatan jalan besar membuat

Toserba BC Mart dipenuhi oleh banyak pembeli pada jam-jam tertentu. Biasanya

para pembeli hanya sekedar membeli satu atau dua jenis barang, namun jumlah

pembeli yang terkadang banyak memberikan dampak berupa antrian pembeli di

bagian kasir. Toserba BC Mart hanya memiliki satu titik pos kasir dilengkapi

dengan software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi yang diharapkan

dapat membantu mengurangi jumlah antrian dengan bekerja secara cepat dan

efisien demi kenyamanan dan kepuasan pelanggan.

Perputaran persediaan dan penjualan barang dalam bisnis ritel Toserba BC Mart

terjadi setiap hari. Hal ini membutuhkan penyediaan informasi dan data yang

Page 19: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

19

seharusnya bisa dikelola dan terdokumentasi dengan baik oleh software akuntansi

toko. Data barang yang masuk dan keluar diperlukan pihak manajemen untuk

menganalisa penjualan dan pesanan pembelian terkait persediaan toko. Selain itu,

data barang yang masuk menjadi kunci dalam penjualan saat barcode scanner

yang digunakan oleh kasir membaca kode barang tersebut dan mengubahnya

menjadi data barang yang keluar sebagai akibat barang tersebut telah laku terjual.

Aspek pengawasan dan pengendalian kas menjadi sorotan yang penting dalam

bisnis ritel Toserba Mart. Hal ini yang mendorong direktur sekaligus pemilik dari

Toserba BC Mart menekankan kinerja yang benar dalam hal pengelolaan kas oleh

manajernya. Manajer berharap melalui software akuntansi yang digunakan dalam

bisnis ritel Toserba BC Mart, jumlah dan riwayat kas yang masuk dan keluar

dapat diketahui secara pasti serta mudah untuk menelusurinya kembali.

Persediaan toko selalu menjadi perhatian manajer, karena perputaran persediaan

dan tingkat penjualan tiap jenis barang berbeda-beda tiap harinya. Manajer

dibantu oleh software akuntansi dalam mengontrol dan mengelola persediaan

toko. Manajer berharap melalui software akuntansi yang digunakan dapat

membantunya dalam mengatasi hal ini sekaligus dapat memberikan gambaran

nyata mengenai grafik atau statistik persediaan dan penjualan dari bermacam-

macam barang yang ada di Toserba BC Mart untuk setiap harinya.

Toserba BC Mart memiliki beberapa supplier tetap dan bekerjasama dengan

beberapa penyedia barang dagangan lainnya. Demi menunjang sistem

akuntabilitas yang baik, maka pihak manajemen melakukan pencatatan dan

pengelolaan kartu hutang termasuk di dalamnya berisi data-data supplier. Pihak

manajemen mengharapkan dengan diterapkankannya software akuntansi yang

digunakan di Toserba BC Mart saat ini dapat membantu dalam hal pencatatan dan

pengelolaan kartu hutang secara jelas dan detail serta dapat menyimpan data

supplier yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk keperluan operasional toko.

Kinerja perusahaan dapat juga terlihat dari laporan yang dihasilkan atas kegiatan

operasional perusahaan itu sendiri. Laporan-laporan ini di antaranya seperti:

Page 20: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

20

laporan persediaan, pembelian, penjualan, dan laba-rugi. Melalui software

akuntansi yang digunakan dalam bisnis ritel Toserba BC Mart saat ini diharapkan

mampu menampilkan laporan-laporan tersebut secara berkala. Pihak manajemen

memerlukan laporan-laporan ini sebagai dasar dalam mengambil keputusan

strategis perusahaan.

Para pengguna software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi dalam bisnis

ritel Toserba BC Mart mengharapkan pemisahan fungsi dan tugas yang jelas

termasuk dalam hal mengakses penggunaan software akuntansi tersebut. Untuk

menjamin keamanan di antara para pengguna software akuntansi dalam bisnis ritel

Toserba BC Mart, maka harus ada ketersediaan opsi untuk memisahkan hak akses

dan otoritas pengguna satu sama lain dan dapat dibedakan.

Software akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi memegang peranan penting

bagi para pengguna dalam bisnis ritel Toserba BC Mart, khususnya untuk kasir

dan pihak manajemen. Oleh karena pentingnya peranan ini, maka software

akuntansi dan alat-alat penunjang transaksi diharapkan mudah dipahami dan

dioperasikan oleh para pengguna dalam kegiatan operasional sehari-hari

perusahaan.

Analisis Kebutuhan Pengguna

Analisis kebutuhan pengguna (user) dari software yang digunakan terkait segi

atau kriteria fungsionalitas mencakup dalam hal-hal berikut ini:

1. Pencatatan dan pengelolaan data barang yang masuk dan keluar

2. Akses untuk mengetahui info stok atau persediaan barang satuan, partai

besar, dan barang konsinyasi

3. Akses untuk mengetahui jumlah persediaan terkini

4. Perlindungan atas hak akses dan otoritas pengguna untuk kasir, manajer,

dan administrator lain

5. Kesesuaian sistem harga pokok dalam bisnis ritel yang dijalankan

6. Dapat menghasilkan laporan secara periodik dan rinci di antaranya laporan

persediaan, pembelian, penjualan, dan laba-rugi

Page 21: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

21

7. Dapat menampilkan statistik persediaan, penjualan, dan posisi keuangan

dalam kondisi yang sebenarnya

8. Dapat dijalankan dalam jaringan komputer

9. Dapat terhubung dalam satu sistem POS termasuk di dalamnya

penggunaan alat-alat penunjang transaksi seperti barcode scanner, cash

drawer, dan mesin pencetak struk

Analisis kebutuhan pengguna (user) dari software yang digunakan terkait segi

atau kriteria resource yang dibutuhkan mencakup dalam hal-hal berikut ini:

1. Prosesor yang dibutuhkan tersedia di pasaran

2. Memori dan kapasitas penyimpanan yang diperlukan tidak terlalu besar

3. Sistem operasi yang dibutuhkan tersedia di pasaran dan kompatibel

dengan berbagai software lainnya

Analisis kebutuhan pengguna (user) terkait segi atau kriteria yang lainnya lebih

menitikberatkan pada:

1. Kemampuan software mengolah data dan memberikan output yang cepat

2. Pendokumentasian atau pencatatan yang jelas dan detail

3. Penggunaan software itu sendiri yang mudah dipahami dan dioperasikan

Page 22: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

22

Tabel 1.1 Tabel Analisis Kekuatan dan Kelemahan Software iPOS 3.0

Berdasarkan Kriteria Dasar Software Yang Berkualitas

KRITERIA DASAR

SOFTWARE YANG

BERKUALITAS

SOFTWARE iPOS 3.0

KEKUATAN KELEMAHAN

1. Fungsionalitas

- Pencatatan dan pengelolaan

data barang yang masuk dan

keluar

- Akses untuk mengetahui

kondisi persediaan terkini

- Perlindungan atas hak akses

dan otoritas pengguna

- Dapat dijalankan dalam

jaringan komputer

- Dapat terhubung dalam satu

sistem POS

- Akses untuk mengetahui info stok

barang satuan, partai besar, dan

barang konsinyasi

- Kesesuaian sistem harga pokok

dalam usaha ritel yang dijalankan - Dapat menghasilkan laporan

secara periodik dan rinci

- Dapat menampilkan statistik

persediaan, penjualan, dan posisi

keuangan dalam kondisi yang

sebenarnya

2. Resource yang

dibutuhkan

- Prosesor yang dibutuhkan

- Memori dan kapasitas

penyimpanan yang diperlukan

- Sistem operasi yang

dibutuhkan

-

3. Cepat dalam

memberikan

output

- Pengolahan data

- Akses masuk ke file dengan

cepat

-

4. Dokumentasi

- Informasi dihasilkan dan

ditampilkan dengan jelas dan

detail

- Kemampuan merangkum

setiap jejak informasi terdahulu

-

5. Intuitif

Mudah dipahami dan

dioperasikan oleh para

pengguna

-

Sumber : data yang telah diolah

Hasil analisis dari software package dan penilaian software iPOS 3.0 terkait

kriteria dasar software yang berkualitas menunjukkan bahwa:

Page 23: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

23

1. Dari segi atau kriteria fungsionalitas

a. Data barang yang masuk dan keluar dapat dicatat dan dikelola dengan

baik. Di samping itu, software juga dapat menangani pencatatan data

barang yang hilang dan atau kelebihan setelah dilakukan stok opnam.

b. Terdapat kelemahan yaitu tidak mampunya software dalam mengelola

data barang konsinyasi, sehingga berdampak pada catatan penjualan

dan perhitungan laba toko. Sedangkan untuk akses info stok atau

persediaan barang satuan dan partai besar (baik jumlah, jenis, dan

satuan), dapat dilakukan dan dikelola dengan baik.

c. Kondisi persediaan terkini dapat ditunjukkan oleh software melalui

gambaran statistik persediaan yang dapat diakses setiap harinya.

d. Software mampu memberikan perlindungan terhadap hak akses dan

otoritas oleh para penggunanya dengan menerapkan username dan

password.

e. Terdapat kelemahan oleh software dimana sistem harga pokok

penjualan yang diterapkan hanya rata-rata dan LIFO. Hal ini yang

menyulitkan pihak manajemen untuk melakukan penyesuaian dalam

membuat laporan laba-rugi, sehingga ekspektasi dan analisis

keuntungan dalam kondisi yang sebenarnya tidak dapat diketahui

secara pasti.

f. Terdapat kelemahan oleh software dimana laporan pembelian dan

penjualan tidak dapat dihasilkan secara mingguan, namun hanya dapat

dihasilkan secara bulanan seperti halnya laporan laba-rugi. Sedangkan

untuk laporan persediaan, dapat dihasilkan secara mingguan. Selain

itu, laporan laba-rugi yang dihasilkan hanya dalam bentuk laporan

laba-rugi sederhana dan kurang terperinci.

g. Terdapat kelemahan yaitu tidak mampunya software untuk

menampilkan statistik posisi keuangan dalam hal ini terkait kas masuk

dan kas keluar. Sedangkan untuk statistik atau grafik persediaan dan

penjualan, sudah dapat ditampilkan oleh software meski dalam bentuk

sederhana.

Page 24: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

24

h. Software dapat dioperasikan dalam jaringan komputer oleh para

penggunanya selama itu terkoneksi ke dalam sistem dan protokol yang

sama.

i. Software dapat terhubung dalam satu sistem POS yang terintegrasi

dengan penggunaan alat-alat penunjang transaksi, seperti: barcode

scanner, cash drawer, dan mesin pencetak struk.

2. Dari segi atau kriteria resource yang dibutuhkan

a. Prosesor minimum yang dibutuhkan cukup rendah, yaitu pentium III

atau pentium IV yang juga mudah didapatkan di pasaran.

b. Memori minimum yang dibutuhkan juga rendah hanya sebesar 128

mb.

c. Kapasitas penyimpanan database software yang dibutuhkan juga

rendah, yaitu hanya sebesar 50 mb.

d. Sistem operasi yang dibutuhkan tersedia di pasaran yaitu Windows

XP/Vista dimana sistem ini mudah kompatibel dengan berbagai

software lainnya juga.

3. Dari segi atau kriteria cepat dalam memberikan output (responsiveness)

Software yang digunakan dalam bisnis ritel Toserba BC Mart memiliki

respon cepat dalam hal mengolah data dan proses pengambilan file terkait

kegiatan operasional sehari-hari.

4. Dari segi dokumentasi

Software mampu menghasilkan dan menampilkan informasi yang jelas dan

detail termasuk dalam kemampuannya merekam jejak informasi yang

terdahulu.

5. Dari segi atau kriteria intuitif

Para pengguna software dan alat-alat penunjang transaksi mudah untuk

memahami dan mengoperasikannya dalam kegiatan operasional sehari-

hari serta tampilan yang dimiliki dari software ini cukup sederhana dan

komunikatif.

Page 25: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

25

Berdasarkan hasil analisis penelitian yang telah dilakukan, penggunaan software

akuntansi dalam bisnis ritel Toserba BC Mart masih memiliki beberapa

kelemahan dari segi atau kriteria fungsionalitas. Untuk beberapa kelemahan yang

dimiliki, penulis merekomendasikan beberapa software akuntansi bisnis ritel yang

bisa memberikan manfaat yang sesuai dengan diharapkan pihak manajemen

Toserba BC Mart, seperti: Postronix Retail Manager System (RAMSYS) dan

Xpress POS yang bisa menghasilkan dan menampilkan laporan pembelian dan

penjualan secara mingguan serta grafik posisi keuangan yang lebih beragam.

Selain itu, ada pula iPOS 4.0 yang bisa menangani dan mengelola barang

konsinyasi dan sudah menerapkan sistem harga pokok FIFO. Berbagai software

akuntansi tersebut mampu menangani beberapa kelemahan dari software iPOS 3.0

yang digunakan dalam bisnis ritel Toserba BC Mart saat ini.

KESIMPULAN

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, penggunaan software akuntansi dan

alat-alat penunjang transaksi dalam bisnis ritel Toserba BC Mart belum

sepenuhnya memberikan manfaat sesuai yang diharapkan oleh pihak manajemen.

Dalam hal ini kriteria fungsionalitas dari software yang digunakan belum

memenuhi apa yang dibutuhkan oleh pihak manajemen dalam menunjang

kegiatan operasional toko sehari-hari. Software akuntansi yang digunakan dalam

bisnis ritel Toserba BC Mart hanya memenuhi beberapa hal saja yang diharapkan

oleh pihak manajemen, seperti: pencatatan dan pengelolaan terkait barang

dagangan inti Toserba BC Mart, penanganan dan kontrol stok toko, perlindungan

atas hak akses dan otoritas pengguna software, kemampuan software yang dapat

bekerja dalam jaringan komputer dan berintegrasi dalam satu sistem POS, serta

resource yang dibutuhkan tidak menyulitkan dan mudah didapatkan. Di samping

itu, software akuntansi yang digunakan juga cepat dalam memberikan output,

mampu mendokumentasikan informasi dengan jelas dan detail sesuai

kapasitasnya, serta memiliki tampilan intuitif dan pengoperasian yang mudah

dijalankan oleh para penggunanya. Hal-hal inilah yang masih menjadi

pertimbangan bagi pihak manajemen Toserba BC Mart untuk tetap menggunakan

Page 26: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

26

software akuntansi yang ada sampai saat ini meskipun ditemukan adanya

kelemahan dan kekurangan dalam penggunaannya.

SARAN

Penulis menyarankan kepada pihak manajemen Toserba BC Mart untuk

melakukan penyesuaian atas akun-akun transaksi yang terdapat dalam buku besar

perusahaan (general ledger) terutama akun-akun yang terkena dampak dari

beberapa kelemahan yang dimiliki dari penggunaan software iPOS 3.0 agar ke

depannya selalu relevan dengan apa yang diharapkan oleh pihak manajemen. Di

samping itu, untuk ke depannya pihak manajemen apabila dalam membeli dan

menggunakan suatu software akuntansi sebaiknya terlebih dahulu melakukan

analisis dan penilaian terkait fungsi dan hal apa saja yang dibutuhkan untuk

pengelolaan bisnis ritel Toserba BC Mart saat itu.

Page 27: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

27

DAFTAR PUSTAKA

Hall, James A, 2011, Introduction to Accounting Information Systems (7th

Edition), South-Western CENGAGE Learning, Canada.

Mahmudi, Ali, 2009, MYOB Accounting & Premier (Edisi Kedua), PT Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta.

McLeod Jr, Raymond & George P. Schell, 2007, Management Information

Systems, Prentice Hall International, Inc, USA.

Putra, Chandra Adi. 2012. Kriteria Dasar Software Yang Berkualitas.

http://www.candra.web.id/2012/10/06/ciri-ciri-software-berkualitas.

18 September 2013.

Thoyib, Usman, 1998, Manajemen Perdagangan Eceran, Penerbit Ekonisia, Yogyakarta.

Vinci, Maharani, 2009, Manajemen Bisnis Eceran, Penerbit Sinar Baru

Algensindo, Bandung.

Page 28: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

28

Page 29: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

29

LEMBAR WAWANCARA

1. Apa nama software akuntansi yang dipakai oleh Toserba BC Mart ?

J: iPOS versi 3.0

2. Sudah berapa lama software tersebut dipakai ?

J: sejak tahun 2010

3. Terkait pertanyaan tentang fungsionalitas software,

3.1 mampukah software mencatat penjualan yang terjadi baik itu barang dagangan dan atau

konsinyasi ?

J: untuk konsinyasi belum mampu

3.2 apakah software mampu mencatat dan menangani info setiap barang satuan dan lot/partai

besar ?

J: mampu

3.3 apakah software mampu meng-update jumlah persediaan terkini untuk setiap barang ?

J: mampu

3.4 apakah software mampu melindungi hak akses pengguna (kasir, manajer, administrator),

dalam hal ini ada semacam protokol password untuk masuk terlebih dahulu ?

J: iya, tidak semua orang bisa mengakses software

3.5 apakah lokasi database software terpasang di drive/direktori yang lain juga ?

J: tidak

3.6 apakah software mampu menghasilkan laporan penjualan per jam, per hari dan per bulan ?

J: bisa

3.7 apakah software mampu menghasilkan laporan laba rugi per hari dan per bulan ?

J: bisa

3.8 apakah software mampu menghasilkan output statistik persediaan saat ini, penjualan, dan

posisi keuangan ?

J: untuk statistik posisi keuangan belum dapat dihasilkan

Page 30: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

30

4. Apa saja standar minimum resource yang dibutuhkan untuk instalasi software yang dipakai

saat ini ?

J: prosesor pentium III, memori 128 mb, kapasitas penyimpanan, 50mb, Windows

5. Apakah software responsif/cepat dalam memberikan output termasuk pengolahan data ?

J: cepat, hanya saja jika record data terlalu penuh bisa menjadi lamban maka sebagian

data lama perlu diekspor ke Excel

6. Apakah software memberikan dokumentasi yang jelas; dalam hal ini memberikan output

sesuai dengan yang diharapkan user ?

J: ya

7. Apakah software memiliki tampilan yang intuitif; dalam hal ini terdapat tombol,icon, dan atau

toolbar yang setidaknya user langsung tahu fungsi tersebut tanpa harus diajarkan terlebih

dahulu ? Jika ya, contohnya apa ?

J: ya

8. Apakah software memiliki penanganan otomatis terkait padamnya listrik mendadak; dalam

hal ini sistem back up atau restore data yang baik ?

J: ya

9. Apa sajakah alat-alat penunjang transaksi yang digunakan di Toserba BC Mart ?

J: barcode scanner, cash drawer, dan receipt printer

10. Apa sajakah yang menjadi harapan dari para pengguna software akuntansi dan alat-alat

penunjang transaksi yang digunakan di Toserba BC mart ?

J: mengurangi jumlah antrian; informasi dan data barang masuk keluar bisa terkelola

dengan baik; kas masuk keluar bisa tercatat dengan baik berikut dengan historinya;

jumlah persediaan toko terkini dapat selalu dipantau; mampu mengelola kartu hutang;

laporan-laporan atas kegiatan operasional dan keuangan dapat dihasilkan secara

berkala; adanya pemisahan atas hak akses pengguna; dan penggunaan sehari-hari yang

mudah dipahami dan dioperasikan.

Page 31: Analisis Penggunaan Software Akuntansi dan Alat-Alat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5766/3/T1_232009047_Full... · Sistem penjualan yang digunakan pada bisnis ritel yaitu

31

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Okky Christ Natanael

NIM : 232009047

Jenis Kelamin : Laki - laki

Alamat Asal : Tlogo Mukti Raya E – 15, Semarang

Judul Skripsi : “ANALISIS PENGGUNAAN SOFTWARE

AKUNTANSI DAN ALAT-ALAT PENUNJANG

TRANSAKSI DALAM BISNIS RITEL TOSERBA BC

MART”

RIWAYAT PENDIDIKAN :

1. 1996 - 2003 SD Kristen 01 YSKI Semarang

2. 2003 - 2006 SMP Kristen YSKI Semarang

3. 2006 - 2009 SMA Kristen YSKI Semarang

4. 2009 - 2013 Fakultas Ekonomika dan Bisnis di Universitas Kristen Satya

Wacana

PENGALAMAN SEMINAR DAN KEPANITIAAN :

1. Seminar Enterpreneurship 2009

2. Seminar Nasional On Accounting “Peran Akuntansi Dalam Pemberantasan

Korupsi”

3. Seminar Redenominasi Rupiah

4. Seminar Peran Perbankan & Sektor Bisnis Dalam Era Masyarakat Ekonomi

ASEAN

5. Panitia Pekan Olahraga Mahasiswa 2011