ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA TOKO BANGUNAN UD CANDRAYANI

JATIPURNO WONOGIRI

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Cucut Aris Widiyanto 08.12.3457

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2012

ANALYSIS DESIGN INFORMATION SYSTEM OF SALES AND INVENTORY AT STORE BUILDING CANDRAYANI JATIPURNO WONOGIRI

ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN

BARANG PADA TOKO BANGUNAN CANDRAYANI JATIPURNO WONOGIRI

Cucut Aris Widiyanto Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

UD. CANDRAYANI is one store engaged in serving the needs of building materials, will surely have many more data and information that must be managed to help smooth in managerial terms. As it was when it came to serve for terms of sales, because so much stuff in them we have to leaf through the price list and goods that may be very thick and will take time and effort, and here it is less effective older systems that still use manual way.

From the above the need for data collection and analysis as a whole: survey (to see and learn to do how the condition of the system information), observation and evaluation of information systems management organizations that already exist. Implementation of security policy, risk assessment which may arise, minimize the risk of shock due to the negligence of business performance and HR system implementation errors or system failure, the study of literature to look for and find the correct reference and documentation of the work and reports.

The results of analysis of the problems found much that was overlooked in the application of management information systems in both its sales and inventory, ignorance and lack perdulian due to lack of knowledge and socialization, errors in the design of the old system (manual ) will lead to carelessness and no SOP work, and a clear job description and written for each employee. Keywords: Information, Systems Management, Effective, Safety, Risk Assessment.

1. Pendahuluan

Dengan semakin pesatnya perkembangan peranan ilmu pengetahuan dan

teknologi dewasa ini yang sangat berpengaruh terhadap kemajuan bisnis, baik secara

individual, instansi pemerintah, ataupun swasta. Perkembangan informasi mempunyai

peranan yang sangat penting didalam suatu usaha menciptakan kemajuan di semua

bidang yang diperuntukan bagi kepentingan manusia pada umumnya. Sistem informasi

juga merupakan salah satu bagian penting bagi perusahaan dalam meningkatkan

produktifitas, baik dalam memperoleh informasi, mengolah, dan mengunakan informasi

tersebut terutama untuk kepentingan intern perusahaan.

UD. CANDRAYANI merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang

penyediaan bahan baku bangunan, memerlukan pengolahan sistem informasi yang baik,

dimana kebijakan-kebijakan dan keputusan yang diambil berdasarkan informasi yang

diperoleh akan berpengaruh terhadap kelangsungan hidup perusahaan terutama untuk

memperoleh keuntungan semaksimal mungkin.

Sebagai perusahaaan yang bergerak dalam bidang penyediaan bahan baku

bangunan di daerah Wonogiri, sistem penjualan dapat dilakukan secara langsung melalui

toko-toko ataupun melalui perusahaan baik luar maupun dalam kota Wonogiri, tanpa

melalui perantara atau agen-agen terlebih dahulu dan penjualan dapat dilakukan secara

glosir atau eceran. Proses yang dilakukan sekarang adalah melalui penjualan langsung

ataupun pemesanan langsung melalui fax atau telepon. Untuk persediaaan bahan baku

diperoleh melalui pemesanan secara langsung pada distributor atau supplier.

Mengingat pentingnya masalah tersebut, maka diperlukan suatu sistem informasi

pengolahan dan pengaturan terhadap persediaan barang dan penjualan barang.

Informasi barang di dalam gudang sangatlah berpengaruh terhadap perusahaan

terutama dalam menentukan aktifitas perusahaan baik transaksi pembelian ataupun

penjualan, dimana informasi mengenai stok minimium dan arus keluar masuk barang

yang mempengaruhi persediaan, karena pengendalian persediaan merupakan kegiatan

utama untuk mengontrol efektifitas dan efisiensi barang dan penjualan.

Informasi yang disajikan adalah untuk menunjang kegiatan perusahaan

khususnya untuk membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan. Dari

analisis sistem yang lama banyak terdapat kelemahan dalam menunjang produktifitas

dari perusahaan seperti, pemantauan informasi persediaan masih dilakukan secara

manual, sehingga terjadi ketidakakuratan dalam pemrosesan informasi keadaan barang,

kemudian proses penjualan barang juga masih dilakukan secara manual. Hal ini yang

menyebabkan kurang efektifnya dalam hal penjualan, jika dalam sistem yang lama dalam

hal penjualan membutuhkan waktu kira-kira lebih dari lima menit dengan sistem yang

baru mungkin akan kurang dari tiga menit. Kemudian daripada itu kelemahan dalam

proses pengolahan informasi yang ada, sehingga terjadi ketidakakuratan informasi yang

berpengaruh terhadap aktifitas perusahaan terutama laporan untuk pihak manajemen

perusahaan. Dengan adanya masalah ini, penulis bermaksud merancang suatu sistem

pengolahan data persediaan barang dan penjualan barang yang baik, guna tercapainya

tujuan perusahaan.

Oleh karena itu, penulis merasa tertarik untuk mengadakan suatu penelitian dan

menyusun permasalahan tersebut seperti dalam hal sistem penjualan dan sistem

persediaan barang pada UD. CANDRAYANI. Sehingga penulis dapat mengangkat topik

tersebut dengan judul “ Analisis Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang pada UD. CANDRAYANI “ di Jalan Jatipurno-Jatisrono Km. 2,

Jatipurno, Wonogiri Jawa-Tengah.

2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis yang telah dikutip dalam buku

Jogiyanto H. M., ( 1995 : 11 ) dalam bukunya menyebutkan :

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan

kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan bagi pihak luar berupa laporan-

laporan yang diperlukan.

Sedangkan menurut John F. Nash dan Martin B Robert adalah :

Sistem informasi merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media

prosedur dan pengendalian yang dimaksud menata jaringan komunikasi yang penting,

pengolahan atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen, pemakai

intern dan ekstern serta menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.

( Jogiyanto H. M., 1995 : 8 )

Dari kedua pengertian diatas, maka diperoleh pengertian sistem informasi adalah

suatu sistem yang terdiri dari manusia, alat, fasilitas, media, dan prosedur yang

digunakan untuk membangun suatu jaringan yang bersifat rutin dan membantu

manajemen dalam melakukan pengambilan suatu keputusan dan menyediakan informasi

bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

2.2 Sistem Informasi Penjualan

Dalam praktek sehari-hari, sistem penjualan pada umumnya dikategorikan dalam

dua jenis, yaitu :

1. Sistem Penjualan Tunai

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli

melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan

kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang diserahkan kepada

pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.

2. Sistem Penjualan Kredit

Penjualan kredit dilakukan dengan cara perusahaan mengirimkan barang sesuai dengan

pesanan, tetapi perusahaan tidak menerima secara langsung pembayaran dari

konsumen. Pembayaran dibayar secara berangsur, ditagih kemudian sesuai dengan

perjanjian dan syarat yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.

Jadi dengan adanya kedua sistem ini, akan mempermudah proses transaksi jual beli

antara penjual dengan pembeli.

Menurut Drs. La Midjan (1991) mengklasifikasikan transaksi penjualan sebagai

berikut :

a) Penjualan secara Tunai

Penjualan yang bersifat “ Cash and Carry” pada umumnya terjadi secara kontan, dapat

pula terjadi pembayaran selama satu bulan yang dianggap kontan.

b) Penjualan secara Kredit

Penjualan dengan tenggang waktu pembayaran rata-rata diatas satu bulan.

c) Penjualan secara Tender

Penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memenuhi permintaan pihak

pembeli yang membuka tender.

2.3 Sistem Persediaan Barang Sistem persediaan barang adalah suatu struktur interaksi antara manusia,

peralatan, metode-metode, dan pengendalian yang disusun untuk mencapai tujuan-

tujuan menurut Drs. La Midjan (1991) seperti berikut ini :

1. Mendukung pekerjaan rutin dalam berbagai pengendalian persediaan barang.

2. Mendukung pembuatan keputusan untuk karyawan yang mengelola gudang dan

bagian pengendalian persediaan barang.

3. Mendukung persiapan persediaan barang.

Sistem persediaan barang berguna untuk mencatat data yang berhubungan

dengan persediaan barang, misalnya transaksi penerimaan dan pengeluaran barang,

transaksi penjualan, transaksi penyesuaian persediaan barang yang terdiri dari

pengembalian, penjualan, penurunan, dan penaikan harga persediaan barang.

Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya kebutuhan akan persediaan, antara lain

adalah :

a) Adanya fluktuasi volume penjualan dari periode ke periode.

b) Adanya Lead Time, yaitu selang waktu antara pemesanan dan

diterimanya barang yang dipesan.

c) Adanya kesempatan untuk memperoleh keuntungan apabila mendapat

perubahan jumlah permintaan seperti yang telah diperkirakan

sebelumnya apabila terdapat perubahan harga.

2.4 Konsep Pemodelan Sistem 2.4.1 Pemodelan Proses (Prosess Modelling) Pemodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis

beroperasi. Mengilustrasikan aktifitas-aktifitas itu. Ada banyak cara untuk

mempresentasikan proses model. Cara yang populer adalah dengan menggunakan data

flow diagram (DFD). Ada dua jenis DFD, yaitu DFD logis dan DFD fisik. DFD logis

menggambarkan proses tanpa menyarankan bagaimana mereka akan dilakukan,

sedangkan DFD fisik menggambarkan proses model berikut implementasi pemrosesan

informasinya.

2.4.2 Data Flow Diagram (DFD) Suatu bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem bukanlah hal yang

baru. Pada tahun 1967, Martin dan Estrin memperkenalkan suatu algorima program

dengan menggunakan simbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data. E. Yourdan

dan L. L. Constantine juga menggunakan notasi simbol ini untuk menggambarkan arus

data dalam perancangan program. G.E. Whitehouse tahun 1973 juga menggunakan

notasi semacam ini untuk membuat model-model sistem matematika. Penggunaan notasi

dalam diagram arus data ini sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem

pada semua tingkat kompleksitasnya seperti yang diungkapkan oleh Chris Gane dan

Trish Sarson. Pada tahap analisis, penggunaan notasi ini sangat membantu sekali di

dalam komunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.

Diagram yang menggunakan notasi-notasi ini untuk menggambarkan arus dari data

sistem sekarang dikenal dengan nama diagram arus data (data flow diagram, DFD).

2.4.3 Flowchart Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) didalam

program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat

bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu bagan

alir, analis sistem atau pemrogam dapat mengikuti

pedoman-pedoman sebagai berikut ini.

1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari

suatu halaman.

2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.

3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan

berakhirnya.

4. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata

yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya:

- "Persiapkan" dokumen

- "Hitung" gaji

5. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang

semestinya.

6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus

ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.

7. Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.

2.5 Konsep Sistem Basis Data

2.5.1 Sistem Basis Data

Sistem Basis Data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record

menggunakan computer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data

operasional lengkap sebuah organisasi (perusahaan) sehingga mampu menyediakan

informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.

Sistem basis data merupakan perpaduan anatara basis data dan sistem manajemen

basis data (SMBD).

2.5.2 Entity Relationship Diagram

Salah satu cara menyajikan data untuk mempermudah modifikasi adalah dengan

cara pemodelan data. Model yang akan dipergunakan pada pelatihan ini adalah Entity

Relationship Model. Model Entity Relationship adalah representasi logika dari data pada

suatu organisasi atau area bisnis tertentu dengan menggunakan Entity dan Relationship.

2.5.3 Teori Basis Data

Sistem basis data komersial menghendaki adanya sebuah bahasa query yang

lebih mudah dipahami dan mudah digunakan (user friendly). Oleh karena itu

diperkenalkanlah SQL sebagai bahasa query yang lebih marketable. SQL menggunakan

kombinasi aljabar relasional dan kalkulus relasional. Meskipun SQL adalah bahasa

query, namun SQL mempunyai banyak kemampuan lain disamping melakukan query

terhadap basis data. SQL mempunyai kemampuan untuk mendefinisikan struktur data,

modifikasi data dalam basis data dan menentukan konstrain sekuriti.

2.5.3.1 Data Definition Language (DDL)

DDL memberikan perintah untuk mendefinisikan dan memodifikasi database dan

strukturnya termasuk konstrain-konstrain yang ada di suatu tabel. Contoh konstrain yang

di maksud disini adalah primary key, foreign key, null, default, index, unique, dan lain-

lain.

2.5.3.2 Data-Manipulation Language (DML) DML merupakan bahasa query yang digunakan untuk melakukan pengolahan

terhadap data yang ada di dalam sebuah database. Pengolahan yang dimaksudkan disini

diantaranya adalah memasukkan data ke dalam tabel (insert), mengubah data (update),

menghapus data (delete), dan mengambil data (select) dari satu atau beberapa tabel.

2.6 Software Yang Digunakan 2.6.1 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman yang berorientasi Object

Oriented Programming (OOP). Pemrograman berorientasi obyek menawarkan konsep

yang sederhana, dimana seorang programmer tidak dituntut untuk membuat aplikasi

dengan membangun seluruh komponennya sendiri. Program aplikasi dapat dibuat

dengan memanfaatkan obyek-obyek yang sudah ada. Setiap obyek harus memiliki atribut

atau property dan event.

2.6.2 Microsoft SQL Server 2000 SQL Server merupakan salah satu dari produk DBMS yang dibuat oleh Microsoft.

Selain SQL Server 2000, produk Microsoft lainnya adalah Microsoft Access. SQL Server

menawarkan beberapa fitur di dalam mengelola database. Ada 2 fitur yang biasa

digunakan dalam mengelola database yaitu : Enterprise Manager, dan Query Analyzer.

3. Analisis Metode analisa yang digunakan untuk mengetahui sejauh mana tingkat

kelemahan dari sistem yang berlaku saat ini menggunakan metode PIECES

(Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service ). Berikut ini adalah

penjelasannya :

3.1 Analisis Kinerja ( Performance )

Analisis kinerja adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (hasil

kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif, kinerja dapat diukur dari Troughput dan

Response time.

3.2 Analisis Informasi ( Information )

Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan

informasi yang diburuhkan oleh manajemen di dalam pengambilan keputusan. Dalam hal

ini informasi dapat diukur dari keakuratan (accuracy), tepat waktu (timeliness) dan

relevansi (relevance).

3.4 Analisis Ekonomi ( Economy ) Pengembangan informasi merupakan suatu investasi proyek sistem investasi

berarti dikeluarkannya sumber daya untuk mendapatkan manfaat dimasa yang akan

datang. Tolak ukur dari analisis ini adalah nilai ekonomis (economy) dari sistem yang di

buat untuk jangka panjang nya. Oleh karena itu sebelum dikembangkan suatu bentuk

sistem informasi maka perlu diperhitungkan bagi kelayakan ekonominya.

3.5 Analisis Kontrol ( Control ) Analisis kontrol merupakan peningkatan terhadap pengendalian untuk

mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kekurangan yang terjadi. Pengendalian

dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaanya untuk menjamin keamanan data

dan informasi. Ukuran yang digunakan dalam analisis ini dari faktor keamanan (security)

dan pengendalian (controling).

3.6 Analisis Efisiensi ( Efficiency ) Analisis efisiensi ini tolak ukur yang digunakan adalah berhubungan dengan

sumber daya (resource) yang ada guna meminimalkan pemborosan untuk mengetahui

tingkat efisiensi waktu, anggaran (budget), dan biaya (cost) pada pelayanan customer

jika menggunakan sistem manual dan jika dibandingkan dengan menggunakan sistem

baru.

3.7 Analisis Pelayanan ( Services ) Metode analisis ini digunakan untuk mengetahui sejauh mana tingkat pelayanan

yang diberikan oleh karyawan kepada customer (pelanggan) dengan tolak ukur yang

digunakan dalam analisis ini adalah kemudahan dalam mengakses (accessibility) dan

apakah bisa meningkatkan pelayanan dengan sistem yang akan diajukan.

4. Implementasi Dan Pembahasan 4.1 Kegiatan Implementasi

Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah

direncanakan dalam rencana implementasi. Adapun kegiatan implementasi yang

dilakukan adalah sebagai berikut :

4.2 Pengetesan Program Pengetesan program dimaksudkan untuk mengetahui lebih jauh masih adakah

kesalahan-kesalahan dan kekurangan dari program yang terjadi dan kemungkinan yang

akan terjadi. Adapun kesalahan-kesalahan program yang mungkin terjadi antara lain:

1. Kesalahan bahasa (language errors) adalah kesalahan didalam penulisan kode

program yang tidak sesuai dengan yang telah di kondisi yang dijalankan. Untuk

memastikan program terbebas dari kesalahan bahasa yaitu dengan

mengeksekusi jika sudah tidak ada pesan yang menunjukan letak kesalahan,

berarti syntax sudah benar. Jika menginputkan data display dan data transaksi

kemudian pada saat disimpan proses bisa berjalan dengan lancar berarti syntax

sudah benar.

2. Kesalahan sewaktu proses (Run Time Errors) adalah kesalahan yang terjadi

sewaktu executable program dijalankan. Untuk memastikan program sudah

benar dan bebas dari run-time error adalah dengan cara menekan button –

botton tertentu atau mengklik bagian datagrid. Yang terjadi pada program ini

adalah pada saat menginputkan data display setelah mengisi lengkap field nya,

dari Kode Display, Kode Gudang, Harga Jual, Stok yang ditampilkan dan

kemudian klik button simpan dan apabila tidak ada pesan debug dari program

visual basic nya berarti program sudah berjalan dengan benar.

3. Kesalahan logika (logical errors) adalah kesalahan dari logika program yang

dibuat. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan

mengenai kesalahan dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program. Untuk

memastikan program terbebas dari kesalahan logika adalah dengan cara

memasukan input data yang sudah ada pada tempat yang sudah disediakan,

apabila relasi antar table yang saling terhubung dengan table lain dan

digabungkan dengan logika tertentu sudah bekerja sebagaimana mestinya maka

program sudah terbebas dari kesalahan logika. Misalnya yang terjadi program ini

adalah pada saat membuat logika diskon dan harga jual. Setiap pengguna atau

kasir melakukan transaksi penjualan dan pada saat itu barang yang di beli

pelanggan adalah Semen Gresik dengan harga jual 60.000 rupiah memiliki

diskon 3.000 rupiah maka dari harga jual barang tersebut harus dikurangi dengan

diskon yang diberikan dengan cara menginputkan diskon yang diberikan di dalam

field yang tersedia kemudian mengubah transaksi yang membeli Semen Gresik

tersebut. Jika data sudah benar tinggal klik ubah maka diskon maka akan tampil

pada datagrid dari transaksi yang terakhir di berikan diskon. Kemudian jika

pelanggan membayar uang yang lebih, kasir hanya memasukkan uang yang

diberikan oleh pelanggan seperti contoh harga semen gresik 57.000 rupiah

setelah diberikan diskon dan pelanggan membayar nya 60.000 rupiah maka

sistem akan mengkalkulasi berapa uang kembalian nya dan berapa yang harus

dibayarkan semua ini akan dihitung secara otamatis oleh sistem. Jika berjalan

sesuai proses berarti logika sudah benar.

4.3 Package Dan Deployment

Proses Package dan Deployment adalah proses pembuatan master untuk

distribusi aplikasi ke user. Dengan Package dan Deployment ini, aplikasi dapat di instal

di tempat user dan dapat berjalan mandiri, yang bearti tidak memerlukan Microsoft Visual

Basic.

4.4 Pengetesan Sistem

Setelah proses pengujian program dilakukan, langkah berikutnya adalah

pengujian sistem. Tahapan pengujian sistem ini dilakukan untuk memeriksa kekompakan

antar sistem yang diimplementasikan. Tujuannya untuk memastikan semua komponen –

komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diinginkan. Pengujian perlu

dilakukan untuk mencari kesalahan atau kelemahan yang mungkin masih terjadi.

Pengujian sistem termasuk juga pengujian program secara menyeluruh. Cara yang

dilakukan dalam pengujian sistem adalah sebagai berikut :

1. Dari kinerja yaitu trhoughput dan response time adalah sebagai berikut :

Perfomance yang dihasilkan dalam waktu 10 menit sistem lama atau manual hanya

mampu melayani penjualan lima jenis item barang dalam satu orang pelanggan,

sedangkan sistem baru mampu melayani 15 item barang dalam satu pelanggan.

Response time sistem lama dalam hal pembuatan laporan penjualan masih sangat

lamban dapat memakan waktu 30 menit untuk mencari dan mengumpulkan berkas-

berkas penjualan kemudian dengan sistem yang baru hanya dalam waktu tiga manit saja

dapat menampilkan sekaligus mencetak hasil laporan yang sudah tersimpan dalam

database.

2. Dari segi informasi yaitu tepat waktu, relevan, akurat :

Sistem lama kurang tepat waktu dan sering terjadi kesalahan. Dan membutuhkan waktu

yang cukup lama dalam pembuatannya. Informasi tentang data display, data pelanggan

dan pembelian barang yang disajikan dapat menjadi kurang akurat karena terjadi

kesalahan. Sedangkan sistem baru mampu menyajikan data display barang, data

pelanggan dan pembelian barang dengan akurat. Sedangkan Informasi yang dihasilkan

oleh sistem lama kurang sesuai dengan keinginan dari pihak manajemen, karena sering

terjadi kesalahan penulisan sedangkan untuk sistem baru informasi yang dihasilkan

relevan, misalnya pada saat memerlukan laporan data display barang, penjualan,

pembelian dan data pengguna.

3. Dari segi ekonomi yaitu biaya :

Penggunaan kertas dan alat tulis untuk sistem lama membutuhkan biaya yang tidak

sedikit, biaya operasional meningkat karena pengolahan data sirkulasi masih dilakukan

secara manual. Sedangkan untuk sistem baru penggunaan kertas dan alat tulis dan

biaya operasional dapat ditekan dengan meminimalisir penggunaan alat tulis dan kertas.

4. Dari segi pengendalian atau control :

Hak akses sistem lama dapat diakses oleh siapa saja, sedangkan untuk sistem baru hak

akses dapat dibatasi dalam beberapa bagian sesuai dengan substansi masing-masing

staff sehingga memperkecil terjadinya pengubahan data oleh pihak yang tidak

bertanggung jawab.

5. Dari segi efisiensi :

Sistem lama sumber daya yang digunakan lebih banyak karena masih melaukan

dokumentasi manual yaitu terjadi pemborosan waktu, personil dan peralatan berupa

kertas, terlebih jika terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan. Sedangkan sistem baru

memperkcil terjadinya pemborosan seperti yang terjadi di sistem lama.

6. Dari segi pelayanan :

Sistem lama dalam melayani pelanggan dengan satu jenis item barang memakan waktu

lima menit sedangkan dengan sistem yang baru dapat melayani pelanggan dalam waktu

tiga menit dengan kondisi yang sama.

Pengujian fitur – fitur pada program :

1) Pengetesan terhadap input data

Pada dasarnya pengujian ini berlaku untuk semua pengiputan yang terjadi. Misalnya

pengujian terhadap penguna. Setelah modul input data dibuka, cobalah memasukan data

baru. Model ini dapat dikatakan benar apabila tidak terjadi error atau tidak ada pesan

kesalahan pada saat penginputan.

2) Pengujian terhadap edit data

Pengujian pada saat modul ini juga berlaku untuk semua pengeditan yang ada.

Pengeditan data dilakukan dengan menentukan terlebih dahulu item yang mana yang

akan diedit. Apabila dicoba untuk diedit dan dijalankan ternyata tidak ada kesalahan serta

dilakukan pengecekan di database ternyata proses pengeditan benar, maka modul ini

bebas dari kesalahan.

3) Pengujian terhadap hapus data

Melakukan tes terhadap komponen hapus data tes terhadap kemampuan untuk

merespon single click mouse. Komponen hapus data yang diuji antara lain komponen

hapus data pengguna, data display dan lain – lain. Penghapusan data dilakukan dengan

menentukan terlebih dahulu item data yang akan dihapus pada list view, kemudian

menekan tombol hapus, maka item dipilih akan terhapus.

4) Pengujian terhadap pencarian data

Dengan menentukan pilihan kategori yang diinginkan kemudian menekan tombol cari,

maka data display dapat terlihat pada tampilan list view yang ada.

5) Pengujian simpan data

Pengujian penyimpanan data yang dilakukan pada sebagian data untuk mewakili data

yang nantinya akan dimasukkan.

6) Pengujian terhadap media output dan laporan

Hasil yang didapat :

a. Program dapat menghasilkan laporan sesuai dengan kebutuhan, seperti

pada laporan data penjualan, laporan data display, laporan data pembelian

dan diskon yang meliputi laporan keseluruhan dapat langsung ditampilakn

dengan menekan tombol laporan dengan memilih kriteria apa yang akan

ditampilkan.

Seluruh media keluaran telah dapat memenuhi sebagian permintaan sesuai dengan apa

yang dibutuhkan.

4.5 Instalasi Hardware dan Software

Langkah selanjutnya adalah penginstalan hardware dan software yang perlu

diperhatikan dalam mengimplementasikan sistem. Adapun hal yang perlu dilakukan

dalam penginstalan hardware dan software adalah sebagai berikut:

1) Instalasi Hardware

Hal pertama yang perlu dilakukan adalah mempersiapkan pengaman terutama

terhadap penggunaan tegangan listrik yang tidak stabil yaitu perlu pemasangan

stabilizer. Instalasi dilakukan oleh pemasar toko komputer pada saat pembelian

perangkat keras.

2) Instalasi Software

Software atau perangkat lunak dalam hal ini adalah program aplikasi hasil

pengkodean yang merupakan sebuah sistem yang baru. Untuk instalasi software penulis

membedakan menjadi dua yaitu instalasi sistem informasi penjualan dan persediaan

barang UD. Candrayani Jatipurno dan Instalasi database UD. Candrayani Jatipurno.

4.6 Pemilihan dan Pelatihan Personil

Admin yang akan mengoperasikan sebuah sistem yang baru harus merupakan

orang yang benar-benar memahami sistem informasi dan tugas-tugas mereka. Pemilihan

admin dalam sistem informasi merupakan salah satu faktor yang perlu diperhatikan,

karena keberhasilan dalam pelaksanaanya ditentukan oleh personil yang berada dalam

sistem itu sendiri.

1. Pemilihan Personil

Adapun personil yang akan dipilih berasal dari karyawan Toko Bangunan UD.

Candrayani itu sendiri dengan pertimbangan sebagai berikut:

a. Memindahkan karyawan yang telah ada ke posisi baru lebih mudah

daripada merekrut karyawan baru.

b. Personil yang akan menjalankan sistem ini yaitu karyawan yang memiliki

dasar-dasar komputer berikut penggalamannya, tujuannya agar tidak

terlalu sulit untuk menjalankan sistem yang baru ini.

c. Teliti dan sabar menghadapi komplain pelanggan.

2. Pelatihan Personil

Personil yang dipilih dalam penggunaan sistem ini perlu dilatih untuk hal-hal yang

belum mereka pahami. Pendekatan-pendekatan yang bisa ditempuh untuk melakukan

pelatihan antara lain:

a. Penjelasan secara umum tentang sistem yaitu: menu, sub menu, dan

tombol-tombol yang digunakan.

b. Uji coba input data penjualan dan pembelian stok barang dengan jumlah

dan kasus yang ditentukan.

c. Praktek lapangan langsung yaitu petugas yang telah dilatih diberi

penjelasan dan instruksi tentang apa yang harus dikerjakan dan

bagaimana mengerjakannya dan langsung dipraktekkan pada posisi dan

situasi kerja yang sebenarnya.

4.7 Konversi

Konversi sistem dilakukan untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk

digunakan. Pendekatan yang lebih sesuai dengan resiko kegagalan relatif kecil untuk

melakukan konversi sistem, yaitu dengan pendekatan parallel yaitu dengan

mengoperasikan sistem baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama waktu

periode waktu tertentu. Sistem informasi penjualan dan persediaan barang dioperasikan

bersama dengan sistem yang sedang berjalan saat ini (sistem manual) untuk

meyakinkan bahwa sistem yang diusulkan benar-benar berjalan dengan baik. Konversi

ini dilakukan secara manual yaitu dengan memasukan data yang ada menggunakan

keyboard.

Kebaikan dari pendekatan parallel adalah menyediakan proteksi yang tinggi

kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru. Jika sistem yang baru gagal

maka sistem yang lama dapat beroperasi, sedangkan kelemahan dari pendekatan ini

adalah biaya yang harus dikeluarkan. Akhir dari sebuah proses konversi dapat diambil

suatu kesimpulan bahwa sistem yang lama dapat dihentikan atau diteruskan.

4.8 Pemeliharaan Sistem

Untuk membuat sistem yang baik dan bebas dari masalah, maka perlu dilakukan

pemeliharaan sistem. Pemeliharaan pada sistem meliputi pemeliharaan software dan

hardware.

4.8.1 Pemeliharaan Software

Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pemeliharaan

software.

1. Meng-install anti virus pada komputer dan update setiap minggu nya.

2. Lakukan scan pada hardware yang terkoneksi kedalam port komputer seperti

flashdisk, hardisk eksternal, cd drive, dll.

3. Buatlah backup database.

Tujuan melakukan backup database adalah untuk mencegah apabila database

mengalami kerusakan, atau mungkin saja terjadi kebakaran, pencurian dan juga gempa

bumi. Agar backup tidak mengalami kehilangan sebaiknya backup disimpan ditempat

yang benar-benar aman supaya tidak terjadi hal yang tidak diinginkan.

4.8.2 Pemeliharaan Hardware

Pemeliharaan hardware dilakukan untuk menjaga agar tidak mengalami

kerusakan. Berikut ini adalah cara yang dilakukan untuk memelihara hardware :

1. Jangan pernah mematikan power listrik sampai komputer benar-benar sudah

mati.

2. Lakukan pembersihan pada hardware dari debu secara rutin, karena demi

menghindari dari kerusakan.

3. Jangan menggunakan komputer secara terus menerus tanpa istirahat.

4. Gunakan komputer dengan kapasitas dan kemampuannya, jangan melebihi

batas kemampuan hardware, karena untuk menghindari kerusakan yang terjadi

akibat penggunaan terlalu over.

5. Kesimpulan

Dari hasil penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan pada bab

sebelumnya dapat diambil kesimpulan-kesimpulan sebagai berikut :

1. Dalam penelitian ini dibangun sebuah Sistem Informasi Penjualan Dan

Persediaan pada toko bangunan yang berfungsi untuk membantu pengelolan

transaksi pembelian, penjualan, dan manajemen persediaan barang yang dapat

meningkatkan produktifitas dalam bekerja.

2. Terjadi peningkatan dari segi kinerja yaitu dalam waktu 10 menit sistem ini

mampu malayani 15 item barang dalam satu pelanggan yang sebelumnya hanya

10 item barang. Kemudian response time sistem ini juga mengalami peningkatan

hanya dalam waktu 3 menit sistem ini dapat menampilkan sekaligus mencetak

data laporan dari penjualan yang sebelumnya memerlukan waktu 30 menit.

3. Peningkatan dari segi informasi juga tercapai seperti pada saat memerlukan

laporan data display barang, penjualan, pembelian dan data pengguna, informasi

yang dihasilkan lebih relevan dan jauh dari kesalahan.

4. Sedangkan dari segi ekonomi untuk sistem baru penggunaan kertas dan alat tulis

dan biaya operasional dapat ditekan dengan meminimalisir penggunaan alat tulis

dan kertas, jadi biaya pengeluaran dapat ditekan disini.

5. Dalam hal pengedalian atau control untuk sistem ini hak akses dapat dibatasi

dalam beberapa bagian sesuai dengan substansi masing-masing staff sehingga

memperkecil terjadinya pengubahanatau manipulasi data oleh pihak yang tidak

bertanggung jawab.

6. Sudah tidak diragukan lagi efisiensi dari sistem ini karena semua laporan,

pencatatan transaksi dan lain-lain sudah terarsip dengan baik di database tidak

menggunakan kertas lagi. Maka terjadinya kehilangan atau kesalahan kecil

sekali, dan pemborosan dapat diminimalisir.

7. Pelayanan kepada pelanggan dengan satu jenis item barang menggunakan

sistem ini hanya membutuhkan waktu tiga menit dari yang dulu memakan waktu

lima menit dengan kondisi yang sama.

8. Dalam sistem informasi ini, dapat membantu pengelola untuk memantau data

barang yang mungkin sudah limit stok atau yang belum laku selama beberapa

waktu sehingga dari pihak manajemen dapat mengkondisikan agar tidak salah

dalam menentukan suatu keputusan.

9. Sistem Informasi ini, dapat membantu pengelola untuk mendapatkan harga

analisis margin dari produk yang dapat digunakan sebagai penunjang keputusan

dalam stok barang dan dapat melihat kondisi pencapaian target yang telah

ditentukan sebelumnya.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi Offset;

Yogyakarta.

Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan

Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, Andi Offset;

Yogyakarta.

Jogiyanto H. M. 1997. Analisis dan Desain Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset; Yogyakarta.

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi Offset;

Yogyakarta.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan

Microsoft SQL, Andi Offset; Yogyakarta.