15
Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 1 ANALISIS SISTEM PENDAHULUAN Definisi Analisis Sistem : Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Misalnya anda dihadapkan pada suatu sistem untuk menentukan seberapa jauh sistem tersebut telah mencapai sasarannya. Jika sistem mempunyai beberapa kelemahan, anda harus dapat menemukannya. Tugas ini yang disebut sebagai analisis sistem. Tugas utama dari menganalisis sistem meliputi : § Menentukan lingkup sistem § Mengumpulkan fakta § Menganalisis fakta § Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita, situasi dan relasi yang menjamin analisis dan pemodelan. LANGKAH-LANGKAH DI DALAM ANALISIS SISTEM Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah : 1. Identify, mengidentifikasi masalah 2. Understand, memahami kerja sistem yang ada 3. Analyze, menganalisis sistem 4. Report, membuat laporan hasil analisis

Analisis Sistem

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Analisis Sistem

Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 1

ANALISIS SISTEM

PENDAHULUAN

Definisi Analisis Sistem :Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalambagian-bagian komponennya dengan maksud untukmengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan,kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yangdiharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dansebelum tahap desain sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritisdan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini menyebabkankesalahan pada tahap selanjutnya.

Misalnya anda dihadapkan pada suatu sistem untuk menentukanseberapa jauh sistem tersebut telah mencapai sasarannya. Jikasistem mempunyai beberapa kelemahan, anda harus dapatmenemukannya. Tugas ini yang disebut sebagai analisis sistem.

Tugas utama dari menganalisis sistem meliputi :§ Menentukan lingkup sistem§ Mengumpulkan fakta§ Menganalisis fakta§ Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan

analisis sistem

Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita,situasi dan relasi yang menjamin analisis dan pemodelan.

LANGKAH-LANGKAH DI DALAM ANALISIS SISTEM

Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistemadalah :1. Identify, mengidentifikasi masalah2. Understand, memahami kerja sistem yang ada3. Analyze, menganalisis sistem4. Report, membuat laporan hasil analisis

Page 2: Analisis Sistem

Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 2

Untuk masing-masing langkah ini, beberapa tugas perlu dilakukanoleh analis sistem. Supaya memudahkan untuk melakukankoordinasi dan pengawasan, koordinator tim analis dapat membuatsuatu kertas kerja yang memuat tugas-tugas yang harus dikerjakanuntuk masing-masing langkah analisis sistem ini.

MENGIDENTIFIKASI MASALAH

Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertamayang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapatdidefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untukdipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistemtidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harusdilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulumasalah-masalah yang terjadi.

Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah :§ Mengidentifikasi penyebab masalah§ Mengidentifikasi titik keputusan§ Mengidentifikasi personil-personil kunci

3.1. Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentangaplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analissistem perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yangditerapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebabterjadinya masalah ini.

Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkajiulang terlebih dahulu subyek permasalahan yang telah diutarakanoleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem ditahap perencanaan sistem.

3.2. Mengidentifikasi Titik Keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnyajuga harus mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalahtersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yangmenyebabkan sesuatu terjadi.

Page 3: Analisis Sistem

Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 3

Analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titikkeputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya dititik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titikkeputusan ini, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau formflowchart bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.

3.3. Mengidentifikasi Personil-personil Kunci

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasibeserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasiadalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidaklangsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut.Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan denganmengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumendeskripsi kerja (job description).

MEMAHAMI KERJA SISTEM

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terincibagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapatdiperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahapperencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masihpenelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahapanalisis sistem, penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailedsurvey).

Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi darisistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisispermasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untukdapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perludikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yangada, yaitu wawancara, oberservasi, daftar pertanyaan danpengambilan sampel.

Tugas yang perlu dilakukan di langkah ini adalah :§ Menentukan jenis penelitian§ Merencanakan jadual penelitian

o Mengatur jadual wawancarao Mengatur jadual observasio Mengatur jadual pengambilan sampel

Page 4: Analisis Sistem

Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 4

§ Membuat penugasan penelitian§ Membuat agenda wawancara§ Mengumpulkan hasil penelitian

4.1. Menentukan Jenis Penelitian

Jenis penelitian perlu ditentukan untuk masing-masing titik keputusanyang akan diteliti. Jenis penelitian tergantung dari jenis data yangdiperoleh, dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentangperlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau I/O yang digunakanoleh sistem.

4.2. Merencanakan Jadual Penelitian

Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, makajadual penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi :

o Dimana penelitian akan dilakukano Apa dan siapa yang akan ditelitio Siapa yang akan menelitio Kapan penelitian dilakukan

Dari rencana jadual ini, berikutnya ditentukan ke dalam jenispenelitiannya masing-masing.

4.3. Membuat Penugasan Penelitian

Setelah rencana jadual penelitian dibuat, maka tugas dilanjutkandengan menentukan tugas dari masing-masing anggota tim analissistem, yang ditentukan oleh koordinator analis sistem melalui suratpenugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yangharus dilakukan.

4.4. Membuat Agenda Wawancara

Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perludidiskusikan. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dandibawa selama wawancara berlangsung. Tujuannya adalah supayawawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak adamateri yang terlewatkan.

Page 5: Analisis Sistem

Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 5

4.5. Mengumpulkan Hasil Penelitian

Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harusdikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama, yaitu :1. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan2. Kesalahan melakukan kegiatan di sistem yang lama3. Pengambilan sampel4. Formulir dan laporan yang dihasilkan oleh sistem lama5. Elemen-elemen data6. Teknologi yang digunakan di sistem lama7. Kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen

MENGANALISIS HASIL

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh darihasil penelitian yang telah dilakukan.

5.1. Menganalisis Kelemahan Sistem

Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan :Ø apa yang dikerjakan ?Ø bagaimana mengerjakannya ?Ø siapa yang mengerjakan ?Ø dimana dikerjakan ?

Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untukmenjawab pertanyaan :

Ø mengapa dikerjakan ?Ø perlukah dikerjakan ?Ø apakah telah dikerjakan dengan baik ?

Sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru ditentukan olehkriteria penilaian sebagai berikut : relevance, capacity, efficiency,timeliness, accessibility, flexibility, accuracy, reliability, security,economy, simplicity

Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistemakan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untukmenemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada.

Page 6: Analisis Sistem

Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 6

Analisa yang dilakukan meliputi :

ANALISA DAFTAR PERTANYAANDistribusi pekerjaan Apakah tugas dan tanggungjawab telah

didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ?Apakah telah didistribusikan dengan efektifuntuk masing-masing personil dan unitorganisasi ?

Pengukuranpekerjaan

Apakah kebijakan dan prosedur telahdipahami dan diikuti ?Apakah produktivitas karyawan memuaskan?Apakah unit-unit organisasi telah bekerjasama dan terkoordinasi dengan baik menjadiarus data dengan lancar ?Apakah terjadi operasi yang tumpah tindih ?Seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi ?Apakah terdapat operasi yang menghambatarus data ?Apakah volume puncak dari data dapatditangani dengan baik ?Apakah terdapat standar kinerja yang baikdan selalu mutakhir ?

Keandalan Apakah jumlah kesalahan yang terjadi dimasing-masing operasi diminimumkan ?Apakah operasi-operasi telah direncanakandengan baik dan terkendali ?

Dokumen Seberapa perlu dokumen-dokumen yangada ?Apakah masing-masing dokumen telahdirancang untuk penggunaan yang efektif ?Apakah tembusan dari dokumen perlu ?

Laporan Dapatkah laporan dipersiapkan denganmudah dari file dan dokumen yang ada ?Apakah terdapat duplikasi di file, catatan danlaporan ?

Teknologi Apakah fasilitas dari sistem informasi(personil, peralatan dan fasilitas lain) cukupuntuk menangani volume rata-rata datatanpa terjadi penundaan yang berarti ?

Page 7: Analisis Sistem

Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 7

5.2. Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen

Tugas lain dari analis sistem yang diperlukan sehubungan dengansasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yangdibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.

6. MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISIS

Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (SteeringCommittee) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihakmanajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakaisistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telahdilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.

Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :§ Analisis telah selesai dilakukan§ Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah

ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuaimenurut manajemen

§ Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen§ Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan

tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap disainsistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi)

Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan padalaporan hasil analisis ini, sehingga manajemen dan user dapatmemeriksa kembali kebenaran data yang telah diperoleh.

Page 8: Analisis Sistem

Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 8

MENDEFINISIKAN LINGKUP SISTEM BARU DAN PENGUMPULANINFORMASI

Untuk melaksanakan pekerjaan ini, analis sistem perlu menentukanlingkup sistem dari sistem yang baru dan mendapatkan informasiyang banyak.

Ada tiga sumber dari fakta studi, yaitu :§ Sistem yang berjalan§ Sumber internal lainnya§ Sumber eksternal

Apa yang termasuk ke dalam sistem baru ?Untuk menjawab pertanyaan ini secara umum, analis sistemmemerlukan beberapa pertanyaan khusus berikut ini :§ Informasi apa yang dibutuhkan ?§ Siapa yang membutuhkan ?§ Kapan dibutuhkan ?§ Dalam bentuk apa dibutuhkannya ?§ Dari mana asalnya informasi ?§ Kapan dan bagaimana dikumpulkannya ?

Masalah utama bagi profesional sistem, baik yang baru mau punyang berpengalaman adalah mengubah / menterjemahkan sebuahinstruksi dari : “I want a daily purchasing report” ke dalam “Develop anew purchasing and inventory managemet system”. DFD merupakanalat yang cocok untuk mendefinisikan lingkup analisis sistem.

Batasan-batasan yang ada dalam mendefinisikan sistem membatasipenyelesaian sistem dan rekomendasi yang dihasilkan dari analisis.Definisi awal dari lingkupnya merupakan pokok untuk mendefinisikanulang pada saat dimana temuan-temuan terjadi saat analisis.Biasanya banyak menghabiskan waktu dan uang, sehingga perlukomitmen waktu dari user untuk ikut berpartisipasi.

Keuntungan dari pemodelan sistem yang berjalanMenyediakan kesempatan untuk menentukan apakah sistemmemuaskan, perlu sedikit perbaikan, membutuhkan pemeriksaanyang besar, atau diganti. Juga menyediakan sumber ideperancangan untuk membantu analis mengidentifikasikan sumberyang ada bagi sistem yang baru.

Page 9: Analisis Sistem

Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 9

Saat sistem baru diimplementasikan, analis bertanggungjawab ataskapan tugas dan kegiatan akan dibutuhkan untuk menghapuspertahap sistem yang berjalan dan memulai mengoperasikan sistemyang baru. Saat dikonversi, analis harus mengetahui tidak hanyakegiatan apa yang dilaksanakan tetapi juga kegiatan-kegiatan yangsudah dilaksanakan. Dengan mempelajari dan memodelkan sistemyang berjalan, memberi jawaban terhadap analis.

Kerugian dari pemodelan sistem yang berjalanDalam banyak situasi dimana sistem baru unik atau berbeda sekalidengan sistem yang berjalan, mempelajari sistem yang berjalankadang-kadang menyesatkan. Jeleknya, sistem yang berjalanmenjadi tidak relevan dan menganalisisnya menjadi menghabiskanwaktu dan uang. Lebih menyenangkan jika mengidentifikasikan apayang dibutuhkan dari sistem baru dibandingkan membicarakankembali apa yang terjadi dengan sistem yang berjalan.

Pengumpulan informasi dari orang yang menggunakan sistemSumber yang utama adalah orang yang akan menggunakan sistemyang baru. Pengetahuan teknis user dari user baru hingga yang ahlidisebut pengetahuan sintaksis. Untuk bisnis dan pekerjaanmerupakan pengetahuan semantik dan merupakan keahliannya.

Untuk membangun sistem baru, analis sistem mengumpulkan datasemantik dari user. Data semantik ini yang akan mengarahkan analissistem selama menganalis dan merancang. Analis sistem danperancang kemudian akan mendiskusikan data teknis dengan ahliteknisi sistem seperti programmer untuk mendapatkan spesifikasisistem (mikro atau mini spec). Jadi analis sistem perlu berkomunikasidengan user yang memiliki pengetahuan semantik di satu sisi, dan disisi lain dengan teknisi sistem yang mempunyai pengetahuansintaksis.

Sumber kedua didapat dari dokumen kerja yang ada dalamorganisasi. Dokumen dapat diklasifikasikan misalnya strukturorganisasi, apa yang sudah dilakukan organisasi, dan rencana apayang akan dilakukan organisasi.

Lihat contoh pada gambar 2.1

Page 10: Analisis Sistem

Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 10

Pengumpulan informasi dari sumber di luar organisasi userInformasi yang berasal dari luar organisasi membuka cakrawala idedan teknik. Banyak industri dari kelompok dan seminar memberikanpengalaman sistem informasi dan merekomendasikan cara yanglebih baik.

TEKNIK-TEKNIK PENGUMPULAN INFORMASI TAMBAHAN

1. Interview (Wawancara)o Merupakan teknik yang efektif digunakan selama

pengembangan sistem.o Merupakan sebuah pertukaran informasi antara pewawancara

(analis sistem) dengan yang diwawancarai (user).o Perlu ada perencanaan, dan perlu ada tujuan khusus.o Terdiri dari pertanyaan dan menjawab pertanyaan.o Analis sistem menggunakan mekanisme feedback dan cara

utama untuk mengumpulkan fakta lapangan dan melihat gapyang ada.

Ada dua tipe pertanyaan dalam wawancara, yaitu Open-ended danClosed-ended.

Pertanyaan Open-EndedPertanyaan ini adalah netral dan tidak dibatasi. Pewawancaramengijinkan secara bebas orang yang diwawancarai dalammenjawab pertanyaan, dan pewawancara menganjurkan yangdiwawancarai untuk memberikan informasi yang tidak diketahuisebelumnya kepada pewawancara.

Contoh :“What are your feelings about chaging from paper forms to electronicforms ?”

Pertanyaan Closed-EndedDalam closed-ended, pewawancara lebih mudah mengontrol yangdiwawancarai, karena apa yang akan ditanyakan sudah pasti danmenghindari yang diwawancarai menjawab bebas. Cara yang terbaikadalah menhindari pertanyaan yang berasumsi, dan pernyataandengan akhir “could you ?” atau “isn’t it ?”

Page 11: Analisis Sistem

Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 11

Contoh :“Should we use a PC-based network or a departemental computer ?”“You agree with this report format, don’t you ?”

Pertanyaan dapat dibagi dalam 2 kategori , yaitu :§ Primer : untuk topik khusus, direncanakan dan netral.§ Sekunder : merupakan kelanjutan dari pertanyaan primer untuk

mendapatkan tambahan informasi, pertanyaannya bersifat tidakterencana.Contoh :“Would you describe ?” atau “Would you please give me moredetails ?”

Merencanakan Urutan Pertanyaan :

Funnel format Inverted funnel format

Funnel Format :Dengan format ini, pewawancara mulai dengan pertanyaan open-ended, kemudian menggunakan pertanyaan closed-ended, secaraberangsur-angsur wawancara berakhir sampai informasi khusus yangdibutuhkan.

Lihat contoh pada gambar 2.2

Inverted Funnel Format :Pewawancara mulai dengan pertanyaan closed-ended khusus dansecara berangsur-angsur yang diwawancarai memberikan gambarankeluar dari titik dimana dia akan menjawab dan memperluas jawabanuntuk pertanyaan open-ended.

Lihat contoh pada gambar 2.3

Open-ended

Open-endedClosed-ended

Closed-ended

Page 12: Analisis Sistem

Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 12

Psikologi WawancaraBerkenaan dengan hubungan antar manusia. Berikut ini adalahpedoman-pedoman yang dapat dilakukan oleh pewawancara untukmelakukan tindak lanjut terhadap tingkah laku dari orang yangdiwawancarai.

Lihat contoh pada gambar 2.4

Wawancara juga dapat dibuat sebelumnya.

Ada dua sumber dasar informasi, sumber pertama yaitu apa yangorang katakan mengenai calon yang diwawancarai, dan sumberkedua adalah catatan atau dokumen organisasi seperti strukturorganisasi atau resume organisasi.

Setelah selesai wawancara, pewawancara sebaiknya menyimpanatau mencatat dan mengevaluasi hasilnya. Dan perlu dibuatringkasan dan laporan ke manajemen dan ke yang diwawancaraiuntuk menunjukkan bahwa apa yang dikatakan mereka cukuppenting untuk dicatat.

2. SamplingSampling adalah aplikasi dari prosedur tertentu yang kurang dari100% item dalam suatu survey untuk mengevaluasi atau estimasibeberapa karakteristik dari populasi. Sampling berguna untukmenentukan karakteristik atau nilai dari seluruh item yang akandipergunakan hingga selesai.

Sampling Statistik dan Non StatistikProbabilitas statistik digunakan untuk mengontrol resiko samplingdalam sampling statistik.Dalam sampling non statistik, analis menentukan ukuran samplingdan mengevaluasi hasil seluruh sample berdasarkan pertimbangandan pengalaman.Analis perlu mengetahui dimana harus dipergunakan jumlah sampleyang besar, dan dimana untuk jumlah sample yang kecil.

Page 13: Analisis Sistem

Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 13

Tahapan dalam Perencanaan SamplingSampling statistik mau pun non statistik tahapannya sama, hanyadalam sampling statistik tidak menggunakan formula matematika dantabel statistik.

Tahapannya adalah :1. Menentukan tujuan sampling.2. Mendefinisikan populasi dan unit sampling.3. Menspesifikasikan karakteristik.4. Menentukan ukuran sample.5. Menentukan metode pemilihan sample dan melaksanakannya.

Ada tiga metode sampling : random number, sampling sistematisdan sampling blok.

6. Mengevaluasi hasil sample dan membuat suatu kesimpulan.

3. ObservasiObservasi memiliki banyak tujuan. Analis dapat menentukan apayang akan dilakukan, bagaimana dilakukan, siapa yang mengerjakan,kapan dikerjakan, berapa lama dikerjakan, dimana dikerjakan, danmengapa dikerjakan. Analis juga dapat berpartisipasi dalampelaksanaan prosedur yang dilakukan oleh pegawai.

Beberapa cara mengobservasi :

PersiapanSebelum observasi dimulai, analis akan :§ Mengidentifikasi dan menentukan apa yang akan diobservasi§ Mengestimasi waktu untuk observasi§ Menjamin persetujuan manajemen untuk pelaksanaan observasi§ Menjelaskan ke organisasi yang diobservasi, apa yang akan

dilakukan dan mengapa

Pelaksanaan ObservasiObservasi akan dikelola secara efektif oleh analis dengan mengikutiaturan berikut ini :§ Analis perlu terbiasa dengan lingkungan sekitar dan komponen

dalam area yang diobservasi. Membiasakan dengan pekerjaanyang berjalan pada tempat tersebut.

§ Selama observasi, analis secara berkala melakukan pencatatan.

Page 14: Analisis Sistem

Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 14

§ Analis perlu mencatat hal-hal yang khusus. Deskripsi yang umumdan samar sebaiknya dihindari.

§ Jika analis berinteraksi dengan orang-orang yang diobservasi,analis sebaiknya berulang-ulang membuat komentar kualitatif danpenilaian.

§ Analis perlu menunjukkan kebaikan dan keamanan selamaobservasi.

Analis kemungkinan bisa tidak memiliki banyak waktu dalammengobservasi. Untuk itu, teknik sampling dapat digunakan secaraefektif untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan dalammengobservasi dan tetap dapat mengumpulkan fakta / hasil yangpasti.

MENYIMPULKAN ANALISIS SISTEM DAN MENGKOMUNIKASI-KAN TEMUANSelama fase analisis sistem, analis perlu tetap memeliharakomunikasi yang ekstensif dengan user, manajer proyek dan orang-orang proyek lainnya. Komunikasi tersebut meliputi :§ Feedback ke orang yang diwawancarai, atau diobservasi menurut

apa yang analis ketahui.§ Verifikasi dengan user untuk menemukan keterhubungan fungsi

dan aktivitas yang perlu analis indentifikasi.§ Melakukan pertemuan secara periodik untuk memberitahu

manajer proyek dan personal proyek lainnya tentang progress,status dan ketepatan waktu.

Menyiapkan Laporan Analisis SistemLaporan Analisis Sistem disiapkan secara professional denganmenggunakan kertas, PC atau teknologi CASE. Beberapa aturandalam membuat professional documented deliverables sama sepertimembuat laporan-laporan hasil penulisan.

Beberapa isi laporan analisis sistem yang perlu ada adalah :1. Alasan dan lingkup dari analisis sistem2. List dari masalah utama yang diidentifikasi3. Pernyataan yang lengkap dan definisi dari kebutuhan user4. List dari asumsi kritis5. Rekomendasi

Page 15: Analisis Sistem

Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 15

Mempresentasikan secara oralPenyampaian presentasi secara oral dari setiap dokumen analisissistem memerlukan komunikasi yang lengkap dan jelas. Ada tigametode yang dapat digunakan untuk prensentasi secara oral ini,yaitu:§ Mengingat§ Membaca§ Tanpa persiapan

Dapat pula mempresentasikan dengan bantuan teknologi audiovisual.

Ada empat hal yang dapat dihasilkan dari analisis sistem :1. Proyek dilepas.

Proyek sistem yang dilepas dapat berasal dari masalah utamayang tidak dapat diselesaikan. Alasan lain, adanya perubahan dariprioritas sistem oleh pihak manajemen atau komite pengarah,yang mengakibatkan proyek sistem yang sekarang dilepas.

2. Proyek ditunda.Pada saat ini, pihak manajemen akan menentukan sumber dayauntuk proyek sistem lain dengan prioritas yang lebih tinggi. Makainstalasi untuk backbone telekomunikasi akan tertunda, sehinggaproyek sistem yang sekarang ditunda. Beberapa pemakai kuncimungkin sedang berlibur atau tidak masuk untuk beberapaminggu, sehingga menyebabkan proyek ditunda sementara waktudari SDLC.

3. Proyek diganti.Hasil ini berarti bahwa aspek penting dari proposal sistem yangasli mempunyai perubahan yang berarti. Seperti perubahan yangmelibatkan perluasan utama dan penyusunan dari lingkup sistem.Atau mungkin pemakai membutuhkan perubahan yang berarti dariperkiraan yang lebih cepat itu, menyebabkan kebutuhan sumberdaya yang lebih banyak atau sedikit.

4. Proyek dilanjutkan.Proyek sistem akan diteruskan seperti rencana dalam laporananalisis sitem.