Upload
others
View
10
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
487
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN
DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS PENGENDALIAN
INTERN PENJUALAN TUNAI (APOTEK GUARDIAN HERO
SURABAYA TUNJUNGAN PLAZA)
Putri Rafita Dewi, Tri Lestari, Arief Rahman
Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bhayangkara Surabaya
ABSTRAK
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskiptif dimana sumber
data didapatkan melalui observasi terhadap proses transaksi di apotek guardian
dan interview dengan manager di Apotek. Hasil dari penelitian adalah
ditemukannya beberapa kelemahan dalam sistem informasi akuntansi yang
dimiliki oleh apotek ini yaitu, adanya perangkapan tugas dari pramuniaga dimana
ia juga menjadi seorang kasir dan perbedaan harga ditemukkan antara harga
barang di rak dengan harga di kasir. Hal ini merupakan penyimpangan yang
terjadi pada sistem penjualan tunai pada pengendalian intern. Penyimpangan ini
dapat menyebabkan hasil yang kurang efektif dalam meningkatkan pengendalian
intern tersebut.
Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan Tunai,Sistem Pengendalian
Intern
ABSTRAK
This ‘Apotek Guardian’ has implemented accounting system in running its
business transactions. This research employed a descriptive qualitative method.
The sources of the data were from the observations towards the process of the
transactions in ‘Apotek Guardian’ and interviews with the manager of the ‘Apotek
Guardian’. The findings then revealed that it was found the weaknesses of
accounting information system belonging to this ‘Apotek Guardian’. There were
found that a shopkeeper having more that one functions, he or she is also in
charge of being a cashier and the differencess are also witnessed between the
prices shown in displays and in the available system (cashier). These matters are
able to be considered as deviations that accurs in a sales-internal control cash
transactions system. These problems are possibly going to make ineffective
results in improving the internal control its self.According to the findings, it is
recommended that the internal control runs effectively when every employee does
her or his own responsibility. So, they would be focused only in their own job
descriptions. In additions, updating the newly prices for the goods in display.
Keywords: Accounting information system, cash , internal control system
488
PENDAHULUAN
Saat ini telah terjadi perkembangan dunia usaha yang semakin meningkat
yang mengakibatkan setiap perusahaan dituntut harus mampu bersaing dalam
segala hal termasuk dalam hal pelayanan konsumen. Kondisi demikian menuntut
setiap perusahaan untuk memproduksi barang atau jasa yang bermutu tinggi
dengan harga yang kompetitif. Tujuan suatu perusahaan pada umumnya adalah
memperoleh laba secara maksimal. Salah satu cara memperoleh laba adalah
dengan cara melakukan penjualan secara efektif dan efisien. Dan diperlukan
diperlukan suatu sistem akuntansi. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir,
catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan
pengelolaan perusahaan . Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu kegiatan yang
terintegrasi yang menghasilkan laporan dibentuk data transaksi bisnis yang diolah
dan disajikan sehingga menjadi sebuah laporan keuangan yang memiliki arti bagi
pihak yang membutuhkannya. Sistem informasi akuntansi pada penjualan
menjelaskan bagaimana seharusnya prosedur dalam melakukan kegiatan
penjualan agar tindakan manipulasi terhadap penjualan dapat dihindari
Sistem informasi akuntansi penjualan memiliki hubungan yang sangat erat
dengan efektivitas pengendalian intern. Sistem informasi akuntansi penjualan
merupakan kerangka kerja yang harus dikoordinasikan dengan baik antara sumber
daya yang dimiliki perusahaan. Untuk menunjang efektivitas pengendalian intern
penjualan tunai maka perusahaan harus menerapkan suatu sistem dan prosedur
penjualan yang handal. Sistem informasi akuntansi penjualan dibuat dengan
tujuan untuk mengontrol atau mengendalikan aktivitas penjualan. Hal ini perlu
karena penjualan dapat mengakibatkan kesalahan pada sistem atau tingkat
kecurangan yang disengaja akibat kesalahan sistem itu sendiri.
Pengendalian ini bisa menjamin kebijakan dan pengarahan-pengarahan
bagi pihak managemen dan sebagai alat untuk mengiplementasikan keputusan dan
mengatur aktivitas perusahaan khususnya bagian penjualan dan untuk mendapat
tujuan utama perusahaan serta upaya perlindungan terhadap seluruh sumber daya
489
perusahaan dari kemungkinan kerugian yang diakibatan oleh kesalahan dan
kelalaian pemprosesan data-data penjualan.
PT HERO Supermarket tbk, merupakan perusahaan retail terkemuka di
Indonesia. Perusahaan yang berada dibawah manajemen Dairy Farm ini memiliki
beberapa unit bisnis, diantaranya Hero,Giant,Guardian dan Starmart. Guardian
merupakan salah satu unit bisnis dari PT Hero Supermarket tbk, sebagai ritel
farmasi yang modern, one stop shoping untuk produk kesehatan & kecantikan
termasuk pelayanan farmasi. Guardian berdiri pada tanggal 04 Agustus 1990,
merupakan toko farmasi modern pertama dengan prroduk kesehatan & kecantikan
di Indonesia. Guardian bergabung dengan Dairy Farm Indonesia sejak tahun 1997,
& bergabung dengan Hero Grup sejak oktober 2008. Sejak awal berdiri, Guardian
berkembang dengan pesat, hal ini di buktikan dengan bertambahnya outlet outlet
Guardian. Saat ini terdapat 349 outlet Guardian yang terletak di pusat
perbelanjaan, perkantoran, perumahan dan apartement.
Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Apotek Guardian adalah belum
di terapkannya sistem informasi, prosedur penjualan dan pengendalian intern yang
memadai. Hal ini terlihat dari adanya perbedaan harga antara yang ada dirak
regular dengan harga yang tertera dikasir mengakibatkan lemahnya sistem internal
kontrol pada penjualan tunai. Dan juga adanya perbedaan setoran tunai penjualan
dengan uang kas secara fisik dari penjualan tunai yang diterima mengakibatkan
kurang maksimalnya penerimaan kas yang diterima. Dalam sistem dan prosedur
penerimaan kas bagian pramuniaga juga merangkap sebagai kasir. Hal ini
mengakibatkan bagian pada pramuniaga dalam melaksanakan tugasnya tidak
dapat berkonsentrasi penuh dan tidak terciptanya internal kontrol karena adanya
perangkapan tugas.
Tujuan dari penulisan penelitian ini adalah dapat mengetahui gambaran
yang jelas mengenai penerapan pengendalian intern dan efektivitas penjualan pada
perusahaan dan mengetahui sejauh mana pengendalian intern dan efektivitas
penjualan berjalan dengan efektif dalam perusahaan serta untuk menganalisis
sistem informasi akuntansi penjualan yang ada di dalam perusa
490
TINJAUAN PUSTAKA
Sistem Informasi Akuntansi
Gelinas dan Dull (2012: 667), Sistem informasi akuntasi adalah “sebuah
subsistem khusus dari sistem informasi yang mampu mengoleksi, memproses, dan
melaporkan informasi yang berhubungan dengan aspek keuangan dalam suatu
peristiwa bisnis”.
Pengertian Penjualan Tunai
Yadiati dan Wahyu (2011),“Penjualan tunai adalah pembeli langsung
menyerahkan sejumlah uang tunai yang dicatat oleh penjual melalui register kas”.
METODE PENELITIAN
Pendekatan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah dan tujuan penelitian yang ada. Metode
yang digunakan kualitatif deskriptif yaitu, penelitian yang berusaha
mengumpulkan dan menyajikan data dari perusahaan untuk dianalisis. Peneliti
mencoba untuk menganalisis data yang diperoleh dari hasil penelitian serta
membandingkan dengan teori yang ada, serta kemudian dianalisis penerapannya
dalam praktik.
Jenis dan Sumber Data
Adapun data yang diperlukan sehubungan dengan penelitian ini adalah sebagai
berikut :
1. Data primer merupakan data yang dikumpulkan oleh peneliti dengan cara
langsung dari sumbernya. Data primer yang diperoleh dari Hasil observasi
dan hasil interview.
2. Data sekunder merupakan data yang diperoleh dari perusahaan secara tidak
langsung yang berupa informasi dari sumber tertulis yang diantaranya buku –
buku literature yang berhubungan dengan data primer yang diperoleh dari
perpustakaan serta dokumen – dokumen, bukti, atupun pencatatan tentang
penjualan dan pengendalian intern yang dimiliki oleh perusahaan.
Teknik Pengumpulan Data
Prosedur pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini dengan
cara sebagai berikut :
1. Observasi
491
Mengadakan pengamatan dan pencatatan secara sistematis langsung pada
perusahaan yang menjadi objek Penelitian untuk memperoleh gambaran
tentang sistem penjualan barang pada perusahaan tersebut.
2. Interview
Mengadakan wawancara atau tanya jawab dengan pihak-pihak yang terkait
secara langsung untuk mengadakan pengecekkan terhadap sistem penjualan
barang dalam perusahaan tersebut.
3. Dokumentasi
Pengumpulan data dengan cara mengutip data perusahaan yang ada
hubunganya dengan sistem penjualan barang.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Deskripsi Obyek Penelitian
Guardian merupakan bentuk usaha retail farmasi, yang memiliki konsep
modern dibandingkan apotek konvensional yang memberikan pelayanan dengan
sistem swalayan kepada konsumenya. Sebagai suatu usaha retail farmasi,
Guardian tidak hanya menyediakan obat-obatan (obat keras dan OTC), tetapi juga
menyediakan berbagai kebutuhan konsumen seperti barang-barang Health care
lainya. Guardian Pharmacy tidak hanya terdapat di Indonesia, tetapi juga di
negara-negara lain seperti Malaysia dan Singapura. Guardian Indonesia pertama
kali didirikan pada 4 Agustus 1990 oleh PT. Rajawali Inti Retail sebagai
perusahaan franchise (waralaba) dari Guardian Singapura yang dikelola oleh
Dairy Farm, sebuah perusahaan retail terbesar di Asia Pasifik yang berpusat di
Hongkong. Outlet Guardian yang pertama yang didirikan di Indonesia adalah
Guardian Plaza Indonesia.
Aspek Kegiatan Perusahaan
Kegiatan yang dilakukan oleh Apotek Guardian adalah penjualan retail
yang meliputi kegiatan promosi dan pemasaran. Sasaran pasar Apotek Guardian
ialah konsumen semua kalangan masyarakat. Strategi pemasaran Apotek
Guardian diintegrasikan dengan kegiatan promosi. Secara berkala Apotek
Guardian menjalankan program promosi dengan cara, Kami memiliki promosi
492
yang unik pada setiap Minggunya yaitu +1000 dapat 2 dan promo 1 day special
yang memberikan pilihan produk kesehatan dan kecantikan dengan harga yang
kompetitif, disamping itu kami memiliki produk eksklusif yang beragam
Karyawan yang kompeten
Untuk mendapatkan karyawan yang berkompeten dan dapat dipercaya
dengan hal sebagai berikut :
a) Menyeleksi calon karyawan berdasarkan syarat yang dituntut oleh pekerjaan
b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan sesuai
dengan tuntutan perkembangan pekerjaan.
HASIL PENELITIAN
Permasalahan yang sering dihadapi oleh Apotek Guardian disebabkan karena
sistem penjualan yang masih lemah, antara lain sebagai berikut :
1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
a. Dalam struktur organisasi pada bagian pramuniaga juga merangkap
sebagai kasir. Hal ini tidak terciptanya internal kontrol karena adanya
perangkapan tugas.
2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a. Sering terjadinya perbedaan antara harga di rak produk dengan harga di
kasir hal ini menandakan lemahnya sistem internal kontrol yang terjadi
pada apotek guardian. Pada lampiran 1 menunjukkan kurangnya
komunikasi antara kasir dan pramuniaga. Untuk mendukung
keefektifan sistem internal kontrol dalam transaksi penjualan, sales
assistant bertanggung jawab untuk dapat melakukan update harga jual
barang.
b. Perbedaan setoran penjualan dengan uang kas secara fisik dari
penjualan tunai yang diterima karena keteledoran kasir dalam memberi
uang kembalian kepada pembeli, menerima uang palsu. Jika terjadi
kurang dalam penerimaan kas secara fisik maka karyawanlah yang
menganti kerugian.
3) Praktik yang sehat
493
a. Setiap bulan dilakukan pemeriksaaan jurnal penjualan oleh supervisior
area dengan store manager untuk membandingkan laporan keuangan
pusat dengan laporan toko. Dan itu sudah cukup efektif untuk praktik
yang sehat pada Apotek Guardian
4) Karyawan yang kompeten
a. Dari hasil analisa yang ditinjau dari karyawan yang kompeten yang
sesuai dengan teori yang dilakukan perusahaan dengan melalui
penyeleksian calon karyawan dan training sudah terlaksana dengan baik
dan sudah cukup efektif untuk menghasilkan karyawan yang kompeten
dan dapat dipercaya.
Fungsi-fungsi Yang Terkait
Adapun fungsi-fungsi yang terkait dalam pelaksanaan sistem penjualan
tunai pada “Apotek Guardian” yaitu :
1) Fungsi Penjualan
2) Fungsi Kas
3) Fungsi Akuntansi
Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan
tunai adalah :
1) Jurnal Penjualan
2) Kartu Persediaan Untuk Apotek
3) Bukti Setor Toko
Dokumen yang digunakan
Adapun dokumen yang digunakan dalam “Apotek Guardian” adalah :
1) Pita Register Kas
2) Bukti Setoran Kasir
3) Setoran Penjualan
Faktor – faktor yang Mempengaruhi Kegiatan Penjualan
Kegiatan penjualan dipengaruhi oleh beberapa faktor, sebagai berikut :
1) Kondisi dan kemampuan penjualan
2) Jenis dan karakteristik barang yang ditawarkan
494
3) Harga pokok
4) Syarat penjualan, seperti penjualan, penghantar (pesan – antar ), pelayanan
sesudah penjualan, garansi dan sebagainya
Interprestasi
Usulan Pemecahan Masalah Sistem dan Prosedur Penjualan Tunai pada
“Apotek Guardian”
Usulan atau masukan kepada “Apotek Guardian” agar mencapai penjualan
tunai secara maksimal dan lebih efektif adalah sebagai berikut :
1. Bagian kasir harus melakukan update harga secara berkala setiap harinya,
dan melakukan koordinasi dengan pramuniaga. Jika ditemukan perubahan
harga jual, maka harga di rak regular harus sama dengan harga di kasir
karena perubahan harga jual bisa berubah setiap waktu dari kantor pusat
2. Perbedaan antara setoran penjualan dan kas yang diterima secara fisik
tidak selalu minim terkadang bisa lebih besar dari yang tercantum pada
setoran penjualan. Maka dari itu jika terjadi kelebihan uang kas, sebaiknya
dibuatkan pembukuan kas kecil dengan metode fluktuasi untuk mengganti
uang kas yang kurang akibat kesalahan yang terjadi.
3. Memisahkan perangkapan tugas pada pramuniaga dan kasir karena dengan
perangkapan tugas tersebut dapat menimbulkan kecurangan sehingga
mempengaruhi tujuan perusahaan dan agar bagian kasir bisa
berkonsentrasi penuh pada tugasnya.
Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan
Menurut analisis terhadap prosedur pencatatan akuntansi yang digunakan
dalam sistem penjualan yang ditinjau dari sistem otorisasi, adapun catatan
akuntansi yang diusulkan penulis agar digunakan pada “Apotek Guardian” dalam
penjualan tunai sebagai berikut :
Dari gambar bagan alir sistem penjualan tunai dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Sales Assistant
a. Menerima barang dari konsumen
b. Mengoperasikan mesin register kas
495
c. Menerima uang dari konsumen sebagai transaksi pembayaran
d. Mencetak pita register kas dan memberikanya pada konsumen bersama
barang
e. Melakukan update harga jual
f. Jika ada perubahan harga jual bagian kasir mencetak laporan perubahan
harga jual dan memberitahu bagian pramuniaga untuk mengubah label
harga di rak regular.
g. Menghitung uang hasil penjualan per shift
h. Menghitung uang hasil penjualan per shift
i. Mencetak setoran penjualan dan bukti setoran kasir
j. Menyerahkan setoran penjualan dan bukti setoran kasir kepada Store
Manager bersama uang.
2. Store Manager
a. Menerima setoran penjualan dan bukti setoran kasir dari bagian kasir
b. Mencocokkan jumlah uang dengan setoran penjualan dan bukti setoran
kasir
c. Menarik dan mencetak data master dari kantor pusat dan mengarsipnya
d. setoran penjualan dan serah terima uang cash diteruskan ke bagian
administrasi
e. Store manager mengisi bukti setor bank sebanyak 3 rangkap
f. Menyetor penerimaan cash dari penjualan tunai ke bank
g. Bukti setor bank lembar ke 1 diserahkan ke Bank bersama uang
h. Dan lembar ke 2 diteruskan ke bagian administrasi sedangkan lembar ke 3
di arsip oleh store manager sebagai dokumen sumber.
3. Bagian Administrasi
a. Menerima setoran penjualan dan serah terima uang cash dari store
manager
b. Melakukan penjurnalan atas penerimaan cash dari penjualan tunai
c. Selanjutnya setoran penjualan dan serah terima uang kas diarsipkan
sebagai dokumen sumber
d. Bagian administrasi juga menerima bukti setor bank dari store manager
496
e. Melakukan pencatatan atas bukti setor toko
f. Selanjutnya bukti setor toko diarsipkan sebagai dokumen sumber.
4. Assisten Kepala Toko
a. Menyimpan uang hasil penjualan yang diterima dari store manage (kepala
shift yang bertugas) sebelum dilakukan penyetoran.
b. Membuat laporan kenaikan dan penurunan penjualan serta promosi yang
berkaitan dengan kegiatan toko
SIMPULAN
1. Sistem pengendalian intern dari penjualan tunai pada Apotek Guardian cukup
baik dengan beberapa kekurangan. Catatan yang digunakan yaitu jurnal
penjualan dan kartu persediaan apotek, pengendalian intern yang dilakukan
yaitu setiap bulan dilakukan pemeriksaan catatan akuntansi oleh supervisior
area dengan Store Manager guna membandingkan laporan penjualan pusat
dengan jurnal penjualan toko agar terjadi kesamaan. Selain itu juga kantor
pusat melakukan pemeriksaan mendadak ke toko guna meningkatkan
pengendalian intern.
2. Perbedaan harga antara yang ada dirak regular dengan harga yang tertera
dikasir menandakan lemahnya sistem pengendalian intern penjualan tunai yang
berlaku yang mengakibatkan kurang maksimalnya penerimaan kas dari
penjualan tunai. Dan untuk memperbaiki sistem dan prosedur penjualan tunai
maka penulis memberikan solusi agar bagian kasir juga melakukan update
perubahan harga jual untuk memaksimalkan penerimaan kas dari penjualan
tunai.
3. Bagian yang terkait dalam prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai masih
terjadi adanya perangkapan tugas dimana bagian pramuniaga yang juga
merangkap sebagai kasir, hal ini sudah merupakan penyimpangan terhadap
sistem pengendalian intern penjualan tunai yang berlaku, karena dengan
perangkapan bagian tersebut memicu adanya kecurangan yang mengakibatkan
kurang efektifnya penjualan tunai. Untuk memperbaiki seluruh operasional
perusahaan agar pekerjaan lebih efektif dan pencapaian target pendapatan lebih
497
maksimal maka penulis memberikan solusi agar perangkapan bagian
pramuniaga dan kasir harus dipisahkan menurut sistem dan prosedur yang telah
ada, agar pelaksanaan pekerjaan lebih efektif dan pengendalian intern bisa
berjalan dengan sebaik mungkin.
SARAN
Dari hasil pembahasan dan kesimpulan diatas maka penulis memberikan
saran yang dapat berguna bagi perusahaan dalam mengembangkan perusahaannya
untuk ke depannya.
1. Apotek Guardian, hendaknya memperbaiki sistem dan prosedur penjualan
tunai yang baik serta didukung adanya pengendalian intern yang memadai
dengan jalan menambah beberapa fungsi atau bagian sehingga tidak akan
terjadi perangkapan tugas guna menjalankan tugasnya, disamping itu juga
memudahkan pimpinan untuk selalu memantau karyawanya.
2. Perlu adanya ketegasan dan kejelasan dalam melaksanakan semua kegiatan
penjualan dan pengendalian intern dalam melaksanakan kewajibanya sehingga
dapat terciptanya suatu pengendalian intern yang baik
3. Apotek Guardian, juga sebaiknya memperbaiki dan menyempurnakan struktur
organisasi yaitu dengan melakukan pemisahan karyawan bagian pramuniaga
dengan bagian kasir, sehingga dapat di ketahui dengan jelas fungsi, pemegang
dan tanggung jawab pada tiap tiap bagian.
DAFTAR PUSTAKA
Ariani, Devi Pitasari 2012, Analisis Penerapan Pengendalian Intern Dalam
Meningkatkan Efektivitas Pada Sistem Penjualan Di PT.Mandira Abadi
Surabaya, Universitas Bhayangkara,Surabaya.
Diana, Anastasia 2011, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama.
Irawan, Lulut 2013, Analisis Penerapan Sistem Pengendalian Intern Atas
Penjualan Tiket Pesawat Terbang Pada PT.Merpati Nusantara Airlines
Surabaya, Universitas Bhayangkara, Surabaya.
498
Mardi 2011, Sistem Informasi Akuntansi, Ghalia Indonesia, Jakarta.
Gelinas. 2012 Accounting Information System.
Hall , James, 2011, Sistem Informasi Akuntans, Selemba Empat, Edisi Keempat.
Hery 2013, Dasar Akuntansi Jakarta .
Mcleod 2013, Sistem Informasi Akuntansi, Selemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2013, Sistem Akuntansi, Edisi 4, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi 2016, Sistem Akuntansi, Edisi Keempat, Selemba Empat, Jakarta.
Rohati, Lilik 2016, Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Guna Meningkatkan Pengendalian Intern Pada UD.Langgeng Jaya,
Universitas Bhayangkara, Surabaya.
Romney and Steinbart, 2014, Accounting Information system, Salemba Empat,
Jakarta.
Sugiyono 2013, Metedologi Penelitian Bisnis, Alfabeta, Bandung.
Sujarweni, Wiratna 2015, Sistem Akuntansi, Pustaka Baru Press, Yogyakarta.
Sutabri, Tata 2012, Analisis Sistem Informasi ,Yogyakarta.