UNIVERZA V LJUBLJANI

EKONOMSKA FAKULTETA

MAGISTRSKO DELO

ANALIZA STROŠKOV IN DOBROBITI PREHODA IZ PAPIRNEGA

V BREZPAPIRNO RAČUNOVODSTVO: ŠTUDIJA PRIMERA

UVEDBE PROCESA ELEKTRONSKEGA ZAJEMANJA PREJETIH

RAČUNOV V IZBRANEM PODJETJU

Ljubljana, junij 2015 TEA ODLAZEK MESAR

IZJAVA O AVTORSTVU

Spodaj podpisana Tea Odlazek Mesar, študentka Ekonomske fakultete Univerze v

Ljubljani, izjavljam, da sem avtorica magistrskega dela z naslovom Analiza stroškov in

dobrobiti prehoda iz papirnega v brezpapirno računovodstvo: študija primera uvedbe

procesa elektronskega zajemanja prejetih računov v izbranem podjetju, pripravljenega v

sodelovanju s svetovalcem prof. dr. Markom Hočevarjem.

Izrecno izjavljam, da v skladu z določili Zakona o avtorskih in sorodnih pravicah (Ur. l.

RS, št. 21/1995 s spremembami) dovolim objavo magistrskega dela na fakultetnih spletnih

straneh.

S svojim podpisom zagotavljam, da

je predloženo besedilo rezultat izključno mojega lastnega raziskovalnega dela;

je predloženo besedilo jezikovno korektno in tehnično pripravljeno v sladu z

Navodili za izdelavo zaključnih nalog Ekonomske fakultete Univerze v Ljubljani,

kar pomeni, da sem

o poskrbela, da so dela in mnenja drugih avtorjev oziroma avtoric, ki jih

uporabljam v magistrskem delu, citirana oziroma navedena v skladu z

Navodili za izdelavo zaključnih nalog Ekonomske fakultete Univerze v

Ljubljani, in

o pridobila vsa dovoljenja za uporabo avtorskih del, ki so v celoti (v pisni ali

grafični obliki) uporabljena v besedilu, in sem to v besedilu tudi jasno

zapisala;

se zavedam, da je plagiatorstvo – predstavljanje tujih del (v pisni ali grafični obliki)

kot mojih lastnih – kaznivo po Kazenskem zakoniku (Ur. l. RS, št. 55/2008 s

spremembami);

se zavedam posledic, ki bi jih na osnovi predloženega magistrskega dela dokazano

plagiatorstvo lahko predstavljalo za moj status na Ekonomski fakulteti Univerze v

Ljubljani v skladu z relevantnim pravilnikom.

V Ljubljani, dne _______________ Podpis avtorice: ___________________

i

KAZALO

UVOD ................................................................................................................................... 1

1 BREZPAPIRNO RAČUNOVODSTVO ..................................................................... 4

1.1 Prihranki pri brezpapirnem poslovanju .................................................................... 7

1.2 Razlogi za uvedbo brezpapirnega računovodstva .................................................... 8

1.3 Prednosti brezpapirnega računovodstva ................................................................. 10

1.4 Koristi oziroma pridobitve brezpapirnega računovodstva ..................................... 14

1.5 Slabosti in tveganja pri uvedbi brezpapirnega računovodstva ............................... 16

1.6 Kritični dejavniki pri uvajanju brezpapirnega računovodstva ............................... 17

1.7 Proces brezpapirnega računovodstva ..................................................................... 20

1.7.1 Poenostavitev in avtomatizacija postopkov zajemanja prejetih računov ...... 21

1.7.2 Digitalizacija in arhiviranje prejetih računov ................................................ 24

1.7.3 Povezanost računovodskega procesa z drugimi oddelki ............................... 26

2 UVAJANJE PROJEKTA ELEKTRONSKEGA ZAJEMANJA

DOKUMENTOV V RAČUNOVODSTVU .............................................................. 27

2.1 Pravne podlage, pomembne za računovodenje ...................................................... 27

2.2 Primerjava med klasičnim in elektronskim poslovanjem z dokumenti ................. 29

2.3 Opredelitev, priprava in cilji projekta pri brezpapirnem računovodstvu ............... 32

2.4 Stroški projekta ...................................................................................................... 33

3 ANALIZA KORISTI IN STROŠKOV PREHODA IZ KLASIČNEGA

RAČUNOVODSTVA NA BREZPAPIRNO RAČUNOVODSTVO ...................... 35

3.1 Organizacija dela v finančno-računovodskem sektorju obravnavanega podjetja

v času pred uvedbo brezpapirnega računovodstva ................................................. 36

3.2 Pogledi na pripravo uvedbe procesa elektronskega zajemanja dokumentov v

izbranem podjetju in samodejno knjiženje prejetih računov .................................. 38

3.3 Opis procesa zajemanja prejetih računov pri klasičnem računovodstvu ............... 40

3.4 Opis procesa prejetih računov pri elektronskem zajemanju računov –

brezpapirnem računovodstvu ................................................................................. 46

3.5 Primerjava med klasičnim in elektronskim zajemanjem prejetih računov ............ 53

3.6 Analiza koristi procesa elektronskega zajemanja prejetih računov ....................... 53

3.7 Analiza stroškov uvedbe procesa elektronskega zajemanja prejetih računov v

izbranem podjetju ................................................................................................... 55

3.7.1 Doba povračila ............................................................................................... 59

3.7.2 Neto sedanja vrednost .................................................................................... 60

3.8 Težave in pomanjkljivosti pri uvajanju elektronskega potrjevanja prejetih

računov ................................................................................................................... 61

3.9 Kritični dejavniki za uspešno izvedbo brezpapirnega računovodstva ................... 62

3.10 Pozitivni vplivi brezpapirnega računovodstva na stroške, delovno silo,

tehnologijo in tehnološko znanje ........................................................................... 63

SKLEP ................................................................................................................................ 65

LITERATURA IN VIRI ................................................................................................... 67

ii

KAZALO SLIK

Slika 1: Obvladovanje postopka odobravanja prejetih računov ....................................... 22

Slika 2: Primerjava med klasičnim in elektronskim poslovanjem z dokumenti .............. 31

Slika 3: Organizacijska shema finančno-računovodskega sektorja proučevanega podjetja

pred prehodom na brezpapirno računovodstvo .................................................. 36

Slika 4: Število zaposlenih po letih in število zaposlenih v finančno-računovodskem

sektorju oddelku ................................................................................................. 37

Slika 5: Organizacijska shema finančno-računovodskega sektorja proučevanega podjetja

po prehodu na brezpapirno računovodstvo ......................................................... 38

Slika 6: Prikaz procesa zajemanja prejetih računov v proučevanem podjetju pri

klasičnem računovodstvu .................................................................................... 41

Slika 7: Proces izdaje naročila in prejema računa ........................................................... 48

Slika 8: Proces samodejnega knjiženja prejetih računov ................................................ 49

Slika 9: Postopek procesa elektronskega zajemanja prejetih računov ............................ 51

Slika 10: Proces izdaje naročila in knjiženja prejetega računa ter vključeni oddelki

podjetja .............................................................................................................. 52

Slika 11: Prikaz stroškov aktivnosti knjiženja prejetih računov pri klasičnem knjiženju

v primerjavi s samodejnim knjiženjem in število prejetih računov po letih ....... 56

KAZALO TABEL

Tabela 1: Število zaposlenih v finančno-računovodskem sektorju proučevanega podjetja . 35

Tabela 2: Primerjava delovnih mest v finančno-računovodskem sektorju pred uvedbo

brezpapirnega računovodstva in po njej ............................................................ 36

Tabela 3: Čas trajanja in strošek aktivnosti knjiženja enega prejetega računa .................. 43

Tabela 4: Strošek zajemanje prejetih računov in čas trajanja knjiženja 100 prejetih

računov .............................................................................................................. 44

Tabela 5: Število prejetih računov po letih ........................................................................ 45

Tabela 6: Stroški projekta uvedbe procesa elektronskega zajemanja prejetih računov v

izbranem podjetju .............................................................................................. 58

Tabela 7: Denarni tok investicije ....................................................................................... 59

Tabela 8: Izračun dobe povračila ....................................................................................... 60

Tabela 9: Izračun neto sedanje vrednosti ........................................................................... 60

1

UVOD

Brezpapirno poslovanje je postalo nuja v poslovnem procesu. Podjetja želijo ohranjati rast,

ob tem pa se soočajo z raznimi izzivi in vse močnejšo konkurenco, kar jih sili v nenehno

izboljševanje poslovne učinkovitosti. Avtomatizacija poslovnih procesov je eden od

načinov za doseganje učinkovitejšega računovodskega procesa z uporabo informacijske

tehnologije.

S samodejnim zajemanjem prejetih računov so računovodski procesi zanesljivejši in

učinkovitejši, s tem pa se zmanjšajo tudi stroški v računovodstvu. Zaradi spremenjenih

metod dela je učinkovitost večja.

Pri uvajanju reorganizacije poslovanja podjetja ne gre brez podpore vodstva, ki verjame in

razume, kako učinkovito je lahko brezpapirno računovodstvo. Opravljene analize stroškov

in koristi pred začetkom uvedbe brezpapirnega poslovanja pomagajo pri reorganizaciji

poslovnega procesa (Moorthy, Seetharaman, Gopalan & San, 2010, str. 108).

Mnoga podjetja si danes prizadevajo izboljšati svojo učinkovitost. Z razvojem

informacijske tehnologije želijo podjetja ohraniti neprekinjeno rast in premagovati izzive

za večjo konkurenčnost. Vse to vodi k boljši učinkovitosti. Tuunainen (1999) je pojasnil,

da prav informacijska tehnologija omogoča veliko možnosti za učinkovito usklajevanje

poslovnih procesov.

Brezpapirno računovodstvo je po mnenju Blaylocka (2005) danes nujna in ne možnost

izbire. Če želijo podjetja uspešno konkurirati na trgu, morajo izrabiti vse možnosti, ki jih

danes ponuja informacijska tehnologija. V svoj poslovni proces morajo vključiti možnost

avtomatizacije procesov v vseh delih, kjer lahko nadomestijo ročno zajemanje podatkov.

Tako se zaposleni v podjetju ne ukvarjajo z zajemanjem podatkov, temveč z njihovo

vsebino, kar vpliva na njihovo konkurenčnost.

Razlogi, zakaj se podjetja odločijo, da sprejmejo brezpapirni računovodski sistem, so

različni, vendar vsi pri tem vidijo prednosti, čeprav so te povezane z visokimi naložbami.

Podjetja, ki so uvedla brezpapirno računovodstvo, navajajo kot glavne prednosti lahek

dostop do dokumentov, varno shranjevanje podatkov, zmanjšanje stroškov shranjevanja in

administracije, zmanjšanje človeških napak pri zajemanju in shranjevanju podatkov ter ne

nazadnje okoljevarstvene razloge glede zmanjšanje porabe papirja.

Vodstveni delavci, računovodje in drugi strokovnjaki podjetja lahko namenijo več časa

bolj koristnim nalogam, kot so izboljšanje finančnega poslovanja, razvoj izdelkov, odnos

in sodelovanje s kupci, namesto da porabljajo čas za pripravo in evidentiranje poslovnih

poročil (Moorthy et al., 2010, str. 111).

2

V svojem magistrskem delu sem teoretično opredelila področje brezpapirnega

računovodstva. Ugotoviti sem želela razloge za uvedbo brezpapirnega računovodstva.

Zanimale so me predvsem poglavitne prednosti takšnega računovodstva, kakor tudi

pomanjkljivosti in predsodki, ki se ob uvajanju sprememb pojavijo v podjetjih. Glede na

to, da je tema magistrskega dela osredotočena na računovodstvo, je namen ugotoviti

prednosti in pomanjkljivosti, ki jih prinaša takšno evidentiranje podatkov, ter kakšna je

dodana vrednost uvedbe tega procesa oziroma prihranek na področju postopka, procesa kot

tudi stroškov. Poglavitno pri tem je, da se optimizira vsak proces, da se podvojene naloge

in opravila odpravijo ter da vsak zaposleni opravlja tisto delo, ki mu najbolj leži.

S poglobljeno študijo uvajanja brezpapirnega poslovanja želim ugotoviti, kje so prednosti

in pomanjkljivosti takšnega projekta, kateri so tisti razlogi, ki vplivajo na odločitev za

uvedbo tega projekta, katera merila so odločilna, da projekt zaživi in ga zaposleni dobro

sprejmejo, ker jim ne nazadnje izboljša način dela.

Namen magistrskega dela je tako s teoretičnega kakor tudi praktičnega pristopa preučiti

smiselnost uvedbe konkretnega projekta procesa elektronskega zajemanja prejetih računov

v izbranem podjetju in predvideti, ali je takšen proces zajemanja podatkov učinkovit. Pri

izdelavi mi je bila v pomoč literatura domačih in tujih avtorjev s področja brezpapirnega in

elektronskega poslovanja.

Rezultat analize stroškov in koristi prehoda na brezpapirno poslovanje bo služil kot

pripomoček vodstvu pri odločanju o investicijah in nadaljnjih projektih v izbranem

podjetju. Namenjen je tudi računovodjem, revizorjem in zaposlenim v finančno-

računovodskem oddelku, kjer se srečujejo z veliko količino podatkov, ki jih morajo dnevno

evidentirati. Tako imajo lahko z drugačnim načinom organiziranja dela pri zajemanju

podatkov več časa za potrebne analize, na podlagi katerih poslovodstvo podjetja sprejema

pomembne odločitve.

Cilj magistrskega dela je, da s pomočjo izdelave analize stroškov in koristi predstavi

konkreten projekt uvedbe procesa elektronskega zajemanja prejetih računov v izbranem

podjetju pri prehodu na brezpapirno poslovanje. Ugotoviti je treba upravičenost

investiranja v takšen projekt, predstaviti, kako uvedba elektronskega zajemanja prejetih

računov vpliva na zmanjšan obseg dela, povečano učinkovitost, preglednost in natančnost

dela v računovodstvu. Na področju brezpapirnega računovodstva želim preučiti vse

prednosti, ki jih podjetju prinaša takšno zajemanje podatkov. Raziskati želim, ali s takšnim

zajemanjem podatkov hitreje pridemo do bolj kakovostnih informacij, kakor tudi, kolikšne

bodo koristi, če se podjetje odloči za investicijo v projekt brezpapirnega poslovanja.

Cilj magistrskega dela je prikazati okvir, v katerem deluje brezpapirno računovodstvo v

izbranem podjetju, in predstaviti obstoječe tehnološke možnosti na področju brezpapirnega

računovodstva ter možne izboljšave oziroma priporočila.

3

Pri pripravi magistrskega dela sem se osredotočila na popis aktivnosti delovnih mest,

povezanih z zajemanjem podatkov, in delovnih procesov z vidika racionalizacije le-teh.

Študija primera prehoda iz papirnega v brezpapirno računovodstvo zahteva raziskavo

posameznih procesov znotraj podjetja in opis posameznih del, aktivnosti in opravil na

delovnih mestih z namenom izboljšave in optimizacije tega procesa.

Metodološki prijemi pri izdelavi magistrskega dela temeljijo na metodah znanstvenega

raziskovanja. Izhodišče pri preučevanju magistrskega dela je pregled teoretičnih podlag s

področja brezpapirnega računovodstva in elektronskega poslovanja.

Z vidika metode dela uporabljam metodo deskripcije (uporaba definicij raznih avtorjev o

brezpapirnem poslovanju, prednostih in slabostih, ki jih takšno poslovanje prinaša),

metodo kompilacije (povzetek spoznanj, opazovanj in stališč nekaterih avtorjev), metodo

komparacije (primerjave različnih trditev avtorjev) in metodo sinteze (združevanje

enostavnih miselnih delov v povezano celoto).

V okviru analitičnega dela uporabljam analitsko metodo (prikaz obstoječega stanja in

analiza), pri empiričnem delu pa metodo anketiranja. Anketo izvajam na podlagi intervjuja

zaposlenih, ki so vključeni v projekt brezpapirnega poslovanja. Na podlagi pridobljenih

odgovorov uporabljam metodo induktivnega sklepanja (sklepanje iz posameznega na

splošno, izvajanje splošnih pravil iz posameznih dejstev, opažanj, izkušenj, mnenj).

Magistrsko delo je nastalo s preučevanjem domače in tuje literature, prebiranjem člankov s

področja elektronskega in brezpapirnega poslovanja ter z individualnimi intervjuji,

narejenimi med implementacijo projekta uvedbe elektronskega zajemanja prejetih računov

izbranega podjetja. Na podlagi intervjujev sem želela pridobiti mnenja posameznih

uporabnikov in jih tako prenesti v izboljšavo projekta, hkrati pa tudi razloge in vzroke,

zakaj je takšno poslovanje boljše ali slabše za podjetje oziroma kakšne so prednosti in

pomanjkljivosti takega dela.

S posameznimi intervjuji sem želela pridobiti tudi posamezna mnenja, kje so lahko

določeni izzivi podjetja oziroma kje so še možnosti za spremembe v poslovanju na

področju uvedbe brezpapirnega poslovanja v proces poslovanja. Drugačno zajemanje

podatkov lahko pripelje podjetja do zmanjšanja stroškov z namenom, da zaposleni

posvetijo več časa strankam, v računovodstvu pa več časa raznim analizam, ki lahko

poslovanje še izboljšajo. Tako lahko spremenjen način dela v okviru reorganizacije

podjetja uporabimo za namene, da se počistijo slabe delovne prakse in slabi deli podjetja

ter da se okrepi konkurenčna prednost podjetja.

Analitična metoda mi bo v pomoč pri izdelavi finančne analize. Namen tretjega poglavja je

nazorno prikazati smotrnost uvedbe brezpapirnega računovodstva v obravnavanem

4

podjetju. Veljavnost modela bom preverila z uporabo metode poizvedovanja, za katero

bom izvedla intervju, ki bo zaradi lažje obdelave podatkov polstrukturiran.

Magistrsko delo je sestavljeno iz treh glavnih poglavij, v katerih so skozi podpoglavja

obravnavane teme posameznega področja brezpapirnega računovodstva in elektronskega

poslovanja pri uvedbi procesa elektronskega zajemanja prejetih računov v izbranem

podjetju. V uvodnem delu so predstavljeni proučevana problematika, namen, cilj in metoda

dela. Sledi poglavje, ki opredeljuje računovodstvo v klasičnem pomenu in računovodstvo,

ki ga pojmujemo kot brezpapirno računovodstvo (angl. paperless accounting). Drugo

poglavje obravnava teoretična izhodišča in opredelitev brezpapirnega poslovanja, razloge

za privlačnost uvedbe elektronskega zajemanja prejetih računov, prednosti in

pomanjkljivosti brezpapirnega poslovanja. Tretje poglavje je namenjeno študiji primera

izbranega podjetja pri obravnavanju izzivov na področju elektronskega poslovanja pri

uvedbi procesa brezpapirnega zajemanja prejetih računov. S tega vidika poskušam

ugotoviti razloge za uvajanje brezpapirnega računovodstva, prednosti in pomanjkljivosti

pri tej uvedbi, prikazati skušam tudi dodano vrednost, ki jo prinese takšen način dela, in

privarčevane stroške z uvedbo brezpapirnega poslovanja. Delo sklenem s sklepnimi

ugotovitvami.

Bistvenega pomena je povezovanje teoretičnih spoznanj s prakso, na tej podlagi pa reševati

problematiko in oblikovati ustrezna priporočila obravnavanemu podjetju. Teoretično

znanje, pridobljeno s pomočjo raziskovanja strokovne literature, je implementirano v

prakso obravnavanega podjetja z namenom oblikovanja priporočil.

Z magistrskim delom želim prikazati, da je vloga klasičnega računovodstva v današnjem

času popolnoma drugačna, kot je bila v preteklosti – določene operacije z informacijsko

tehnologijo so pospešene, določena delovna mesta pa ukinjena. Potrebna so nova znanja,

brez katerih računovodje ne bodo uspešni pri svojem delu in podjetje ne tako konkurenčno.

1 BREZPAPIRNO RAČUNOVODSTVO

Računovodstvo je eden od najstarejših poklicev, ki ima za seboj dolgo zgodovino

nenehnega razvoja. Od ročnega evidentiranja do napredne, skoraj povsem avtomatizirane

tehnologije je preteklo vrsto let, vendar razvoj poteka še naprej. Mednarodna zveza

računovodij (angl. International Federation of Accountants; v nadaljevanju IFAC) (IFAC,

2002) navaja, da bodo temeljne spremembe, ki jih prinaša e-poslovanje, pomembno

vplivale na računovodske sisteme, spremembe poslovnih procesov in evidenc, ki podpirajo

poslovne transakcije. Vse to pa bo privedlo do sprememb v računovodskem zajemanju

podatkov, vodenju evidenc in računovodskih postopkih (Gullkvist & Polytechnic, 2009,

str. 1).

5

Po besedah Tomc Muca (2009, str. 167) je brezpapirno računovodstvo del elektronskega

poslovanja ter pomeni izmenjavo informacij in dokumentov po elektronskih poteh.

Nadgradnjo sistema pa predstavljata obdelava digitaliziranih dokumentov in brezpapirno

poslovanje. Sistem pomeni novo dimenzijo delovanja računovodskih služb, hkrati pa

zahteva na novo urejena razmerja med servisom in partnerji.

Računovodstvo se tako kot druge dejavnosti spreminja s časom. Spremenil se je način

zbiranja, prikazovanja in shranjevanja informacij oziroma podatkov. Mnogi se še

spominjajo ročnega vnašanja podatkov, gore papirja, zaprašenih registratorjev, s papirji

preobložene mize, za njo pa zdolgočasenega uradnika, ki preračunava, usklajuje, premleva

že zdavnaj minule poslovne dogodke. In ko mu jih končno uspe urediti oziroma ko pride

do rezultatov, ti ne zanimajo nikogar več. Praksa se je zelo spremenila z informatizacijo, ki

je do zdaj morda ravno največja sprememba od začetka razvoja sistema dvostavnega

knjigovodstva v računovodstvu (Tomc Muc, 2009, str. 167).

Cilj sistema računovodskih informacij so zajemanje, zbiranje in hranjenje podatkov o

poslovnih procesih, ki služijo kot podpora poslovnemu odločanju. Danes je vprašanje

pravočasne informacije zelo pomembno. Kot pravi Rezaee (2000), je na podlagi današnje

informacijske dobe tradicionalni papirni računovodski sistem, ki je pokazal finančno stanje

in rezultate preteklega delovanja, tekoče usklajen s trenutno veljavno prakso. Poslovni

dogodki se zajemajo, merijo, evidentirajo in posredujejo po elektronski poti, brez papirne

dokumentacije, ter evidentirajo na spletu. Sutton (2000) ter Alles, Kogan in Vasarhelyi

(2000) menijo, da bo informacijska tehnologija ključnega pomena za računovodske

informacije, da postanejo dosegljive v realnem času in so odraz tekočega poslovanja

podjetja.

Sodobno oblikovano računovodstvo je osrednji del poslovno-informacijskega sistema v

podjetju. Računovodske informacije, ki izhajajo iz njega, so pomembne za odločanje v

procesu planiranja in nadziranja ter tudi za tekoče odločanje poslovodstva podjetja (Gupta,

Tung & Marsden, 2004, str. 7–9).

Računovodstvo je na kratko opredeljeno kot informacijski sistem, ki meri poslovne

dejavnosti in zajema podatke, ki jih nato obdela, rezultat obdelanih podatkov pa so

poročila. Rezultate sporoča v obliki raznih poročil glede na skupine prejemnikov poročil,

ki so posamezniki, podjetja, vlagatelji, upniki ali davčni organi (Horngren & Harrison,

2007).

Brezpapirno računovodstvo posega na naslednja področja (Devlin, 2002, str. 6):

nadzor nad računovodstvom,

finančno planiranje in analize,

zunanje poročanje,

6

spletno oblikovanje spletnih mest.

Brezpapirno računovodstvo je opredeljeno kot del računovodstva, kjer se transakcije,

vknjižbe in prejeti preneseni podatki obravnavajo ter hranijo v elektronski obliki brez

natisnjenega vira dokumenta, biti pa mora zakonsko dovoljeno (Gullkvist & Polytechnic,

2009, str. 1).

Za podjetja je zelo pomembno, da se začnejo zavedati, da z novimi načini računovodenja

spreminjajo računovodske poslovne prakse in dozdajšnje poslovanje ter neposredno

vplivajo na spreminjanje poslovnih procesov in poslovne politike podjetja. V današnjem

načinu poslovanja že poslujemo v smeri, ki deluje popolnoma elektronsko. Ti trendi

prihajajo tudi v računovodsko prakso in se odražajo v smeri večje elektronske poslovne

prakse tako na področju sodelovanja s kupci, izdajanja računov, avtomatskega knjiženja

izdanih računov, elektronskih plačil kot tudi na področje prejetih računov s strani

dobaviteljev (Garen, 2008, str. 18).

Danes se srečujemo z največjimi in najhitrejšimi globalnimi spremembami. Za omenjeno

obdobje sta brez dvoma najpomembnejša znanje in inovativnost, ki vplivata na kakovost

izdelkov in storitev. Vodstvo v času zmanjšane gospodarske aktivnosti nima lahke naloge,

saj mora podjetje voditi v obdobju, ko se zmanjšujejo stroški, spreminjajo okoliščine in

upadajo razvojne zmogljivosti družbe. Vodstvo torej v krizi ne sme biti naravnano samo na

likvidnostno obvladovanje poslovanja, temveč mora tekoče poslovanje podjetja prilagoditi

doseganju strateških ciljev. To pa je naloga, ki je brez potrebnih informacijskih orodij

poslovne inteligence skorajda obsojena na neuspeh, saj ažurne informacije iz okolja in

družbe zahtevajo hitre reakcije (Fligstein, 2001, str. 204).

Količina dokumentov, ki jih potrebujemo pri svojem delu, postane prava zavora razvoja in

usmerjanja v osnovno dejavnost podjetja. Elektronske poti omogočajo bistveno hitrejšo

distribucijo proizvedene dokumentacije in pregled nad distribuiranimi dokumenti. Po drugi

strani pa se je o tako imenovani brezpapirni družbi razpravljalo še v zgodnjih fazah

računalniške dobe, vendar ironično, poraba papirja se je povečala, ne le zaradi hitro rastoče

informatizacije, temveč tudi zato, ker imajo uporabniki oziroma bralci raje papir (Gottlieb,

1996). Brezpapirno računovodstvo lahko z današnjimi tehničnimi možnostmi pripomore,

da postane delo računovodja lažje, hitrejše in bolj sprotno, rezultat vsega pa je, da postane

bolj zanesljivo. Hkrati pa prinaša tudi spremembe v načinu dela v računovodstvu glede na

ročna opravila, tako se povečujejo potrebe po tehnološkem znanju in izkušnjah, zato je

morda tudi razlog, da imajo računovodje negativen odnos do brezpapirnega računovodstva.

Sprejetje takšnega računovodstva je lahko pomemben dejavnik, ki vpliva na izvajanje in

uporabo elektronskih ter tehnoloških postopkov v računovodstvu (Gullkvist & Polytechnic,

2009, str. 2).

7

Pri brezpapirnem računovodstvu gre za združitev poslovno-informacijskega sistema za

poslovanje in vodenje ter dokumentnega sistema za verodostojno, brezpapirno in pravno

veljavno izmenjavo vseh poslovnih dokumentov. Takšno poslovanje se v podjetjih lahko

uvede v primerih, ko se na področju programske tehnologije izdela programska rešitev, s

katero se razbremenijo delovna mesta v smislu zajemanja in arhiviranja podatkov z

namenom, da se prihrani pri času. Z elektronskim arhiviranjem dokumentov zmanjšamo

tudi stroške papirja in arhiviranja.

Brezpapirno računovodstvo omogoča:

hitrejši dostop do dokumentov iz arhiva,

manj dela pri letnih revizijah z iskanjem in kopiranjem dokumentov,

arhiviranje vseh poslovnih dokumentov.

1.1 Prihranki pri brezpapirnem poslovanju

Z uvedbo brezpapirnega računovodstva se poveča učinkovitost vseh delovnih mest, ki so

kakorkoli povezana z administrativnimi procesi podjetja. S tem zaposleni za določena

delovna opravila porabijo manj časa oziroma v enakem času lahko opravijo več drugih

opravil, medtem ko bo dodana vrednost opravil postala večja. Brezpapirno računovodstvo

ne predstavlja dodatnih stroškov, saj gre zgolj za optimizacijo dela in delovnih mest, kar

povečuje dobičkonosnost podjetja.

Prihranki se skrivajo v informatizaciji in avtomatizaciji poslovnih procesov. Učinki

brezpapirnega poslovanja po navadi ne upravičijo pričakovanj, če e-rešitve

implementiramo zgolj z namenom učinkovitejše in cenejše distribucije ter izmenjave

dokumentov. Če podjetje ne informatizira celotnega poslovnega procesa in ga ne podpre

tudi z rešitvami za avtomatizirano obvladovanje poslovnih procesov (angl. Business

Process Management; v nadaljevanju BPM), potem je pravzaprav rešilo le problem

digitalizacije dokumentov in zajema vsebin.

Uvajanje e-rešitev, kot so e-računi, e-pogodbe, e-naročila in podobno, je smiselno, ko je

podjetje pripravljeno informacijsko podpreti celotno pot dokumentov skozi ves poslovni

proces, in sicer od vstopa dokumenta v podjetje prek vseh stanj, ki jih dokument prepotuje

v podjetju, do njegove varne dolgoročne hrambe v elektronskem arhivu, ter hkrati njihovo

vsebino povezati z obstoječimi transakcijskimi aplikacijami v podjetju.

Brezpapirno poslovanje je danes za marsikatero podjetje nujno zaradi pozitivnih poslovnih

učinkov. Pri tem gre za avtomatizacijo poslovnih procesov, ki je izpeljana prek

povezovanja poslovnih sistemov med seboj. Najpomembnejša prihranka, ki ju podjetja

pridobijo z vpeljavo brezpapirnega poslovanja, sta nedvomno povečana storilnost

udeležencev v poslovnih procesih in znižanje operativnih stroškov podjetja.

8

Papirna pošta je prepočasna. V elektronski dobi je e-poslovanje za poslovne partnerje v

trgovski dejavnosti zelo pomembno, saj je narava poslovanja taka, da si partnerji dnevno

izmenjujejo velike količine poslovnih dokumentov, kot so naročilnice, dobavnice in računi.

Prihranki iz avtomatizacije procesov so tako prav na področju trgovine še posebej opazni,

saj bi bilo papirno poslovanje danes občutno prepočasno, drago in tvegano. Papirna pošta

potuje med poslovnima subjektoma bistveno počasneje kot elektronsko sporočilo, ročno

prepisovanje poslovne dokumentacije v lastni poslovni sistem je zamudno in po

nepotrebnem porablja dragocene človeške vire, poleg tega sta vprašljivi tudi zaupnost in

trajna hramba poslovne dokumentacije (Salmi & Vahtera, 1997).

Z digitalizacijo poslovne dokumentacije se znižajo stroški papirja, manj je usklajevanja

razlik, ki nastanejo zaradi napačno vnesenih podatkov, večja pa je tudi preglednost zajetih

podatkov, povezanih s prejetimi dokumenti. Prihranek je tudi pri številu zaposlenih, saj je

za vnos podatkov potrebnih manj ljudi (Sutton, 2000, str. 6).

S tem, ko se podatki prenašajo v elektronski obliki med poslovnimi partnerji, se bo potreba

po natisnjenih dokumentih zmanjšala. Avtomatizirani postopki bodo naredili računovodske

oddelke v podjetjih učinkovitejše, informacije bodo zanesljivejše, kar pa vpliva na

zmanjšane stroške računovodstva. Tako je večjo učinkovitost mogoče doseči s spremembo

načina odnosa do dela (Salmi & Vahtera, 1997).

Prednosti elektronskega arhiviranja se pokažejo takrat, ko je treba pridobiti račune za nekaj

let nazaj, recimo ob davčni reviziji, ali jih vključiti v druge poslovne aplikacije, recimo v

register pogodb, sistem za podporo delu s strankami ali sistem za poslovno odločanje.

1.2 Razlogi za uvedbo brezpapirnega računovodstva

Pred začetkom spremembe načina zajemanja podatkov je treba ugotoviti, ali ima podjetje

ustrezne tehnološke zmogljivosti, da je s tehnološke strani projekt učinkovito voden, da so

zagotovljene vedenjske spremembe med osebjem o načinu dela, da je osebje ustrezno

seznanjeno z drugačnim načinom dela, tako s tehnološkega kot poslovnega vidika. Le na

podlagi tega lahko podjetje z novim načinom dela dosega konkurenčne prednosti z uporabo

nove, drugačne tehnologije (Elliot 1992). Sprejetje novega načina uporabe informacijske

tehnologije s strani zaposlenih je pogojeno z znanjem, ki ga posedujejo zaposleni, in s

podporo vodstva podjetja novemu načinu dela (Lucas, 1975). Zato je pomembno razumeti,

kako se ljudje odločijo, ali bodo uporabili izbrano tehnologijo. Odnos predstavlja osebno

naklonjenost ali nenaklonjenost drugačnemu načinu dela (Fishbein & Ajzen, 1975, str.

216). Dejavniki, ki prispevajo k sprejetju nove tehnologije in novega načina dela, so

odvisni od tehnologije, posameznikov in načina dela.

Razlogi za elektronsko poslovanje z dokumenti so najpomembnejši z dveh vidikov,

vodstvenega in uporabniškega. Vodstvo zahteva od sistema predvsem učinkovitost, hitro

9

povrnitev investicije in manjše stroške poslovanja. Pri uporabnikih pa mora sistem

omogočati, da njihovo delo postane preprostejše, hitrejše in učinkovitejše. Sistem za

elektronsko poslovanje z dokumenti mora zagotoviti kar največjo avtomatizacijo procesov

ali njihovih faz, saj s tem zagotavljamo kar najpopolnejšo organizacijo, v kateri vsak

zaposleni skrbi za svoje področje, administracija pa je sistemsko obvladljiva in

nadzorovana (Markov, 2009d, str. 13).

Pri odločitvi, da podjetje začne s prehodom na brezpapirno poslovanje, se sprašuje, kje in

kako začeti ter seveda s kakšnimi stroški bo povezan nov način poslovanja. Podjetja si pred

začetkom uvajanja projekta brezpapirnega poslovanja priskrbijo ustrezne svetovalce in

strokovnjake s področja upravljanja z dokumenti ter strojne in programske opreme.

Pregledati je treba obstoječe poslovne procese in oceniti koristi novega načina poslovanja

ter podati smernice za izboljšanje obstoječega poslovnega procesa.

Razlogi za elektronsko poslovanje z dokumenti so za različne vrste podjetij različni. Tudi

znotraj podjetja se razlogi za tovrstne projekte razlikujejo, vsi pa imajo nekatere skupne

razloge. Najpomembnejši so stroški poslovanja, optimizacija procesa ter popoln nadzor

nad procesi in njihovimi fazami. Posamezniki v podjetju imajo glede na delovno mesto, ki

ga zasedajo, različne interese, povezane z uvedbo elektronskega poslovanja z dokumenti.

Interesi so povezani predvsem z nadzorom, hitrejšim in preprostejšim poslovanjem ter

avtomatizacijo procesov (Markov, 2009d, str. 12).

Brezpapirno računovodstvo tako po mnenju Markova (2009d, str. 12) omogoča:

takojšnjo obdelavo podatkov,

sprotno pregledovanje računovodskih poročil,

sprotno pregledovanje terjatev in obveznosti,

odpravo podvojenosti opravil,

odpravo napak pri ponovnem vnašanju podatkov,

pregleden arhiv.

Razlogi za uvedbo elektronskega poslovanja so po mnenju Markova (2009d, str. 15)

sledeči:

zmanjševanje stroškov dela in materiala,

popoln nadzor in sledljivost procesov,

centralizacija dokumentov in lokacijska neodvisnost,

hitre in učinkovite informacije,

dodaten prihodek,

varnost podatkov,

avtomatizacija in modernizacija poslovnih procesov,

10

hitrejše odzivanje na spremembe.

Cilji, ki jih želijo podjetja doseči z uvedbo brezpapirnega poslovanja (Spradling, 2008, str.

14), so:

standardizacija in izboljšanje toka dokumentov v celotnem procesu poslovanja,

enostavna sprememba standardiziranih programov, vnos avtorizacij na določenih

točkah v procesu,

večja varnost, sodelovanje in komunikacija med oddelki podjetja,

informacije o zasedenosti delovnih mest, s tem pa možnost dodeljevanja opravil na ta

delovna mesta in razbremenitev drugih delovnih mest,

manj rutinskega dela in sprostitev časa za razne analize, revizije in več časa za stranke.

Razlogi za prehod na brezpapirno poslovanje so različni. Z odpravo uporabe brezpapirnega

poslovanja in arhiviranja v datoteke lahko podjetje dobi prostor ter s tem zmanjša stroške

skladiščenja za potrebe urejenih arhivov. Z izmenjavo podatkov v elektronski obliki s

strankami tako prodajalci, kupci kot tudi podjetje pridobijo hitro dostopne informacije

(Dannenfeldt, 2010).

Odločitve, s katerimi se mora podjetje soočiti pred začetkom prehoda na brezpapirno

poslovanje, so naslednje (Markov, 2009d, str. 13):

na katerih področjih želi podjetje spremeniti poslovanje na brezpapirno,

kako zajemati prejete dokumente,

kolikšen je strošek nabave nove programske in strojne opreme,

predlagan proces in postopek brezpapirnega poslovanja ter časovni okvir uvedbe

projekta,

na kakšen način bodo zaposleni vključeni v projekt brezpapirnega poslovanja in kako

se bodo soočili s spremembami z novim, morda tudi drugačnim načinom poslovanja,

koliko bo podjetje potrebovalo zunanjega servisa pri uvedbi procesa brezpapirnega

poslovanja (svetovalci s področja upravljanja z dokumenti, programske in strojne

opreme, svetovalci, ki prenesejo podatke, varnostni strokovnjaki, trenerji operativnega

izvajanja),

kje se bodo izvajala dela zajemanja podatkov iz papirne v elektronsko obliko

(skeniranje).

1.3 Prednosti brezpapirnega računovodstva

V računovodstvu poteka veliko dela znotraj samega oddelka ter v povezavi z drugimi

oddelki in strankami, zato je zelo pomembno, kako ima podjetje organizirano

11

računovodstvo oziroma, da začne razmišljati o tem, kaj prinaša elektronsko obvladovanje

dokumentov v računovodstvu in kako se pripraviti na najučinkovitejše uvajanje.

Prednosti brezpapirnega računovodstva so opazne predvsem v poenostavitvi postopkov, ki

so povsem avtomatizirani, večji hitrosti izmenjave dokumentov in hkratnem zmanjšanju

možnosti napak zaradi večkratnega vnosa istih podatkov. Papirne evidence lahko

zamenjamo z elektronskimi, omogočen je lažji dostop do računovodskih informacij,

dosežena je večja točnost teh informacij, izboljša pa se tudi njihova kakovost (Pincus,

1999) – vse to so prednosti brezpapirnega računovodstva v primerjavi s klasičnim

računovodstvom (Moorthy et al., 2010, str. 110).

Tipične prednosti brezpapirnega računovodstva so po podatkih Opiglobala naslednje

(Opiglobal: Optimizing Operations, 2011):

hitrejše in natančnejše napovedovanje dnevnih denarnih odlivov, ker so računi

knjiženi hitreje,

ni zastojev pri odobritvah računov pred knjiženjem in s tem povezane izgube pri

plačilih za koriščenje skontov za točnost plačil,

pogled računa in celotne poti od prejema, potrjevanja, knjiženja do plačila z vsemi

spremljajočimi komentarji,

preprost dostop do zgodovine plačila računa in potrditev podrobnosti – za raziskovalne

namene ali revizijske preglede,

identifikacija računa/plačila razlike in odobritve, preden nastopijo ozka grla ali morda

tudi plačila kazni za določene zamude plačil,

izboljšana produktivnost in merljivost,

zagotavljanje večstopenjske ravni odobritve plačil,

izboljšana finančna skladnost in kontrola knjiženja,

optimizacija procesa delovnega toka in omogočen nadzor,

prihranki v času in stroških knjiženja prejetih računov,

izboljšanje donosnosti.

Prednosti elektronskega upravljanja dokumentov v notranjem računovodstvu so (Markov,

2009b, str. 48):

Brezpapirno poslovanje računovodstva

Lepo bi bilo, če bi popolnoma odpravili vse papirne dokumente, vendar zaradi tehnoloških

zmožnosti in predpisov to še ni povsem mogoče. Bistvo brezpapirnega poslovanja je, da se

podjetje znebi množice dokumentov, s katerimi ima največ dela. Sem sodijo prejeti in

izdani računi, dobavnice, prejeta in dana plačila ter drugi dokumenti, ki tvorijo to množico,

ki zahteva ročno evidentiranje poslovnih dogodkov. Če jih ima podjetje več kot 75 %, je

12

smotrno, da začnejo razmišljati o uvedbi sistema za elektronsko obvladovanje

dokumentov, saj lahko le tako prihrani veliko energije in časa.

Hiter in preprost vpogled v dokumente

Vse prejete dokumente pri vhodu v podjetje digitaliziramo in jih po elektronski pošti

pošljemo na različne naslove. Eden od njih je računovodstvo, kjer dokumentov ne

pregledujejo več v papirni obliki. Osnovni podatki, ki se ob digitalizaciji samodejno ali

ročno vpišejo, se na začetku delovnega procesa v računovodstvu pripišejo in čakajo na

dopolnitev z drugimi podatki, ki jih vnaša računovodstvo. Za tipske dokumente lahko

uporabimo tudi optično prepoznavanje znakov (angl. Optical Character Recognition; v

nadaljevanju OCR) in samodejno prepisovanje podatkov iz dokumentov v sistem. Ko je

računovodski proces končan, se elektronski dokumenti elektronsko arhivirajo, tako da so

na voljo vsem uporabnikom v organizaciji (podpisnikom, vodstvu in računovodstvu).

Mogoč je spletni dostop do elektronskega arhiva.

Avtomatizacija procesov

V oddelkih informatike nenehno poskušajo poenostaviti delo zaposlenih, da bi dosegli

boljšo učinkovitost in večji izkoristek. V dobi informatizacije poskušamo vse procese čim

bolj avtomatizirati in izkoristiti vse možnosti, ki jih ponuja sodobna programska in strojna

oprema. V računovodstvu se avtomatizacija najprej pokaže v sistemskem prepoznavanju

podatkov in računalniškem zapisovanju v sistem, takoj zatem pa se podatki in dokumenti

samodejno prenesejo z mesta digitalizacije v poslovno-informacijski sistem pri uporabniku

(računovodji). Fizičnega vnašanja podatkov ni več, prav tako ne raznašanja dokumentov

po oddelkih v podjetju. To je že naslednja faza avtomatizacije – distribucija do

podpisnikov ter njihovo overjanje in vračanje dokumentov. Te podatke, ki so jih vnesli

podpisniki, sistem samodejno prenese v delovno okolje računovodje. Ni več ročnega

pretipkavanja podatkov (zneskov, stroškovnih mest, kontov …). Zadnja faza

avtomatizacije je vsekakor arhiviranje; sistem takoj po koncu računovodskega procesa

samodejno arhivira dokumente in vse spremljajoče podatke, ki nam jih pozneje kaže kot

poročilo ali pa kot sam dokument.

Samodejno izdelovanje poročil

Pomemben del računovodskega procesa je pripravljanje poročil za vodstvo in državne

organe. Ročna priprava poročil zahteva veliko spretnosti, znanja in truda, zato je priprava z

elektronskim poslovanjem preprostejša. Manjkajoči podatki se s sistemom za elektronsko

obvladovanje dokumentov združijo in prenesejo v poslovno-informacijski sistem, kjer

lahko nato izdelamo poročilo. S takšnim dokumentacijskim sistemom pridobijo tudi

revizijski in davčni organi, saj je vsa dokumentacija, potrebna za njihovo delovanje,

pripravljena dosti hitreje.

13

Brezpapirno računovodstvo je s seboj prineslo veliko prednosti in nekaj novih pasti,

vprašanj ter bojazni. Njegove poglavitne prednosti so (Tomc Muc, 2009, str. 172):

enkratni vnosi,

ažurnost,

minimiziranje možnosti napak,

arhiviranje na enem mestu,

večja hitrost pridobivanja informacij,

podjetnik in računovodja imata večji pregled nad poslovanjem,

lažji in boljši nadzor nad opravljenim delom,

sistem je cenejši,

sistem prinaša krajevno in časovno neodvisnost.

Med prednosti bi lahko uvrstili tudi to, da se bistveno zmanjšata ročno delo in število

možnosti napak, doseže se hitrejše poslovanje, izboljša se sodelovanje med poslovnimi

partnerji, poveča se hitrost v medsebojnem komuniciranju tako znotraj pravnih oseb kot

tudi med njimi, povečuje pa se tudi kreativnost računovodskih poročil (Koželj, 1999, str.

54).

Papir je bil desetletja edino sredstvo za dokumentiranje poslovnih transakcij, ki sedaj

čedalje bolj izgublja pomen, saj sta razvoj informacijske tehnologije in njena pocenitev

omogočila zapisovanje poslovnih transakcij na elektronske medije, zato poslovne

dokumente v papirni obliki uspešno zamenjujejo elektronski poslovni dokumenti (Markov,

2009b, str. 50).

Prednosti elektronskega zajemanja dokumentov so (Markov, 2009b, str. 52):

pregledovanje dokumentov v elektronski obliki,

hiter in preprost dostop,

centralizacija vseh dokumentov,

varna hramba dokumentov,

hitra in poceni distribucija dokumentov,

samodejno prepisovanje podatkov (OCR),

avtomatizacija korakov v procesu.

Uporaba in obdelava skeniranih dokumentov bo tako (Tomc Muc, 2009, str. 173–174):

odpravila slabost sistema, ki se kaže v potrebi po fizični prisotnosti papirnega

dokumenta, ki ga je treba dostaviti v računovodski servis ali poslati po navadni pošti,

omogočila kjerkoli in kadarkoli ne samo vpogled v poročila in analize, temveč tudi v

same dokumente,

14

odpravila potrebo po fotokopiranju in gore papirja, ki se kopičijo v arhivih strank in

servisov,

povečala varnost, sledljivost in preglednost obdelave dokumentov ter zmanjšala

stroške poslovanja.

1.4 Koristi oziroma pridobitve brezpapirnega računovodstva

Pri odločanju je najpomembnejša primerjava stroškov in koristi. Na eni strani je treba

pogledati, koliko stroškov nam povzroči trenutni proces in koliko nam jih bo jutri ustvaril

novi, elektronski. Na drugi stran pa je treba upoštevati tudi koristi od uvedbe sistema, saj

lahko izračunamo povrnitev investicije in prihranek na letni ravni.

Stroške delimo na stroške prenašanja dokumentacije v okviru podjetja, časa, porabljenega

za iskanje dokumentov v arhivu, poslovnih prostorov, ki ga zaseda dokumentacija v

papirni obliki, ter tiskanja in fotokopiranja dokumentov (Markov, 2009d, str. 13).

Pridobitve oziroma koristi elektronskega poslovanja v vsakem podjetju so (Markov, 2009d,

str. 13):

zmanjšanje fizičnega arhivskega prostora na minimum,

zmanjšanje potreb po arhivski opremi (npr. arhivskih omar, registratorjev),

zmanjšanje stroškov varovanja dostopa do dokumentov,

zmanjšanje stroškov tiskanja in fotokopiranja dokumentov,

zmanjšanje porabe papirja,

zmanjšanje stroškov nabave in vzdrževanja tiskalnikov ter fotokopirnih aparatov,

povečanje dobička,

izboljšanje sistema poslovanja,

večji izkoristek IT-infrastrukture,

izboljšanje nadzora nad izvajanjem procesov – sledljivosti,

jasna revizijska sled dokumentov,

arhivska oziroma kartotečna celovitost (vsi dokumenti poslovnega procesa na enem

mestu),

varnost pred uničenjem dokumentov oziroma odtujitvijo.

Glavna pridobitev v sistemu brezpapirnega računovodstva je, da je zagotovljen

verodostojen, časovno žigosan in elektronsko podpisan prenos dokumentov, tako da je v

trenutku, ko je opravljen vnos v informacijski sistem, na voljo tudi verodostojna

knjigovodska listina. Tako oba partnerja prihranita na času, saj dokumentov ni treba

fizično dostaviti v računovodski servis, ker oba dostopata do elektronskega arhiva

dokumentov (Markov, 2009c, str. 20).

15

Velik poudarek pa je tudi na uvajanju notranjih kontrol in sledljivosti dokumentacije.

Izdelava sistema in postopkov brezpapirnega vodenja dokumentacije je priložnost za

prevetritev lastnih postopkov ter odpravo pomanjkljivosti in napak, saj je skeniran

dokument trajen in ga ni možno enostavno raztrgati ter vreči v koš. Dokumenti so s tem

dostopni kjerkoli in kadarkoli ter takrat, ko jih potrebujemo.

Koristi brezpapirnega računovodstva se kažejo predvsem v (Tomc Muc, 2009, str. 176):

varnosti – dokumenti se na vhodu pretvorijo v elektronsko obliko, s čimer se prepreči

njihova izguba. Po opravljenem skeniranju sistem izpiše seznam prejetih dokumentov,

s katerim se preprečijo kasnejši nesporazumi o tem, kateri dokumenti so bili prineseni

v informacijski sistem. S tem se izloči podvojeno knjiženje določenih računov;

skladnosti z organizacijo računovodskega oddelka v podjetju – že na vhodu se določi,

kateri dokumenti se razvrstijo k posameznemu računovodji v skladu z internimi

pravili.

sledljivosti postopkov – to pomeni, da lahko v vsakem trenutku ugotovimo, kje se

nahaja dokument, pri kom je v obdelavi in koliko časa porabi zanj posamezni

uporabnik. Poleg tega sistem zagotavlja tudi sledljivost vseh poznejših sprememb

oziroma drugačnih strokovnih odločitev ali popravkov napak, kar je tudi v skladu s

pravili revidiranja;

hitrosti – na tej vsekakor pridobimo pri vnašanju osnovnih podatkov. Ker je sistem

učljiv, se bo hitrost obdelave s časom povečevala;

vpogledu v dokumente kjerkoli in kadarkoli za vse pooblaščene osebe – računovodja

in stranka lahko sama od koderkoli in kadarkoli pogledata v sam dokument, kar

gotovo olajša poslovne odločitve;

manjših stroških –s tem sistemom fotokopiranje dokumentov ni več potrebno, kar

stranke v običajnem računovodstvu počnejo. Posledica tega je manjša poraba

materiala (papirja, tonerjev) in s tem prihranek časa ter manj stroškov;

pozitivnem vplivu na ekologijo – po izračunih se bo poraba papirja znatno zmanjšala,

ko bo ta sistem v celoti zaživel;

arhiviranju – sodobne banke podatkov omogočajo varno in trajno arhiviranje na

majhnem prostoru ali celo na oddaljenih lokacijah.

Najpomembnejše koristi elektronskega upravljanja dokumentov v notranjem in zunanjem

računovodstvu sta samodejno prenašanje podatkov in elektronska distribucija. Proces dela

z dokumenti, ki ga želimo elektronsko podpreti, je prepleten s podprocesi, za katere je

včasih rešitev nemogoče najti ali pa je predraga. Dodano vrednost sistemu pa prinese prav

ta prepletenost. Ko govorimo o stroških dela, je v računovodstvu najlažje izračunati strošek

na enoto. Če za 100 računov na dan porabimo 10 ur po starem načinu dela in v elektronski

obliki ta čas prepolovimo, ugotovimo, v kolikšnem času lahko povrnemo vrednost

investicije. Najtežje je v denarju izraziti vrednost izgube dokumenta ali podatka ter

urejenost in preglednost dokumentov (Markov, 2009b, str. 52).

16

Ta sistem pa je šele v fazi uvajanja in ga večina računovodstev še ne uporablja, saj prinese

tudi določene stroške; podjetje mora prenoviti poslovne procese, urediti elektronski arhiv,

kamor bo shranjevalo dokumente, in podobno. Vendar pa nam sodobna informacijska

tehnologija omogoča vedno več, konkurenca pa nas sili k temu, da ji sledimo, če ne, nas

lahko kaj hitro prehiti. Zato je vsaka nadgradnja sistema z novimi procesi v organizaciji

korak naprej v modernizacijo in konkurenčnost na trgu delovanja.

1.5 Slabosti in tveganja pri uvedbi brezpapirnega računovodstva

Brezpapirno računovodstvo prinaša tako koristi kot tveganja. Vendar pa za vsako tveganje,

ki ga podjetje prepozna na poti k brezpapirnemu računovodstvu, obstaja rešitev oziroma ga

podjetje lahko omili z ustreznim načrtovanjem te poti. Kot poglavitne prednosti bi lahko

navedli večjo učinkovitost ter večjo varnost za stranke in njihove podatke. Vendar pa pri

tem ne moremo govoriti samo o koristih, saj obstajajo tudi določena tveganja, kot so

izguba kontrole, da podjetje prevzame več, kot lahko naredi, zato bi morali najprej jasno

opredeliti, kako se bosta proces in delo v podjetju spremenila, predvsem glede načina dela

računovodij in njihovih novih vlog, ki jih prinaša novi sistem (Mongeon, 2008, str. 1).

Za večino računovodij je največje tveganje ob prehodu na novi sistem izguba kontrole, ki

je povezana z izgubo kontrole nad papirnimi dokumenti in njihovimi arhivi. Poraja se

vprašanje, kaj če dokument ne bo na voljo, ko ga bo računovodja potreboval. Vendar se kot

rešitev navaja, da je treba vso dokumentacijo kopirati na ustrezno aplikacijo, torej na

univerzalen, sprejemljiv in konsistenten format, kot je npr. .pdf, saj bo tako lahko vsak

dokument najden in dostopen v vsakem času, torej kadarkoli (Mongeon, 2008, str. 6).

Po drugi strani pa nekateri menijo, da je edino brezpapirno računovodstvo tisto, ki

računovodji omogoča, da delo opravlja od kjerkoli, ker za delo potrebuje le internetno

povezavo. To mu omogoča, da lahko svojo storitev ponudi kadarkoli in kjerkoli. Na takšen

način lahko računovodja zmanjša obseg svojega dela, saj je sedaj tudi strankam omogočen

vpogled v nekatera poročila, vse to pa je omogočil internet. Tako je zdaj brezpapirno

računovodstvo praktično, dobičkonosno, priročno in samo nekaj klikov stran (Kupperman,

2006, str. 25).

Koželj (1999, str. 143) pri brezpapirnem računovodstvu kljub številnim prednostim, ki so

se pokazale, opozarja na nezaupanje ljudi v dokaz, ki ga odraža kakšen od sodobnejših

oblik nosilcev podatkov o nastalih poslovnih dogodkih, saj sloni zaupanje ljudi zgolj na

papirnih dokazih. Avtor se sprašuje, če je možni vzrok za opisano nezaupanje v sodobnejša

dokazna sredstva o nastalih poslovnih dogodkih v večjih možnostih potvarjanj, prirejanj,

preoblikovanj in podobnih prevar. Vendar pa opozarja na sedanjo prakso pri nadziranju

klasičnih knjigovodskih listin, kot je revizija oz. inšpekcija, ki je že pokazala nešteto

primerov, ko so bile te popravljene, podatki v njih pa prirejeni in podobno. Dejstvo pa je,

da kljub temu ljudje še vedno bolj verjamejo vanje kot pa elektronskim medijem, ki so

17

sodobnejši in bolj prilagojeni nosilcem podatkov. Strah ob prehodu na brezpapirno

računovodstvo in brezpapirno poslovanje pa se pojavlja tudi zaradi možnosti izgube

papirnate listine. Težava lahko nastane, če zaradi izgube papirnate listine pristojnim

organom (davčnim inšpektorjem, pooblaščenim revizorjem) ne moremo predložiti dovolj

izrazito in povsem legitimno dokazno sredstvo o nastalih poslovnih dogodkih.

Kljub že omenjenim slabostim, ki jih je predstavil Koželj, pa po besedah Tomc Muca

(2009, str. 172) naletimo še na eno oviro. Obdelava informacij v sistemu brezpapirnega

računovodstva poteka po dveh poteh. Na eni strani se informacije izmenjujejo po

elektronskih poteh, pravočasno, hitro in prek spleta, na drugi pa za strokovno in vestno

obdelavo informacij računovodja še vedno potrebuje nekatere dokumente v svoji fizični,

papirni obliki. To je vsekakor slabost hitrega in učinkovitega poslovanja, saj mora stranka

dokument fizično dostaviti v računovodski servis ali pa ga poslati po navadni pošti. To je

potrebno zato, ker računovodja informacije ne more obdelati ter jo upoštevati v poslovnih

in drugih poročilih, dokler nima verodostojne knjigovodske listine, ki bi potrjevala

poslovni dogodek. Po drugi strani pa svoj izvod listine potrebuje tudi stranka in jo mora

zato kopirati za svoj priročni arhiv, kar pa zmanjšuje ažurnost in hitrost ter povečuje

stroške, hkrati pa je tudi neprijazno do okolja.

1.6 Kritični dejavniki pri uvajanju brezpapirnega računovodstva

LaRue (2006) opisuje v svojem članku približno sedem napak, ki se jim je treba izogibati,

ko se podjetje odloči za brezpapirno poslovanje. Ena od njih je poskus, da gre popolnoma

brez papirja kar čez noč. Avtorica pojasnjuje, da je za poslovanje brez papirja potreben

postopen prehod. Poskus, da bi podjetje hitro poslovalo povsem brez papirja, ustvarja

nezadovoljstvo s celotnim poslovnim procesom. Postopno prehajanje na brezpapirno

poslovanje je priporočljiv način uvajanja takšnega poslovanja, če podjetje res želi poslovati

brez papirja.

Tok dokumentov v podjetju je lahko ena od revolucionarnih sprememb, ki vplivajo na

učinkovitost orodij za spremljanje trendov, napovedi in omogočajo nadzor nad vsemi

vidiki poslovanja. S povezavo ljudi v sistem glede na vsebino in potek dela lahko podjetja

izboljšajo učinkovitost in operativno usklajenost, tako da zagotavljajo večjo poslovno

vrednost (Sellen & Harper, 2003).

Pri uvedbi brezpapirnega računovodstva mora podjetje natančno določiti poslovni proces

in tok dokumentov, saj je od tega odvisen nadaljnji potek uvedbe procesa. Brezpapirno

poslovanje zahteva kar nekaj prilagajanja obstoječemu načinu poslovanja in z njim

povezanim procesom ter potekom dela. Nepripravljena podjetja se lahko pri uvedbi

brezpapirnega poslovanja soočijo s preobremenitvijo v posameznih oddelkih ali pri

posameznikih, kar lahko povzroča določene zastoje pri izvajanju procesa in vodi v

nepotrebno povečanje stroškov uvedbe procesa. Če podjetja ustrezno načrtujejo prenovo

18

procesov, kar pomeni, da so v prenovo že v samem začetku vključeni tudi vsi ključni kadri

oziroma oddelčni nosilci procesov, se lahko podjetje takšnim težavam izogne.

Avtomatizacija poslovnih procesov in dokumentov ne rešuje problema upravljanja

sprememb, čeprav jih rešuje problem upravljanja dela, ki je sestavni vidik procesa

sprememb in standardizacije. Izvajanje tehnologije in odprava papirja nista dovolj za

izvajanje brezpapirnega sistema (Moorthy et al., 2010, str. 113).

Nov način dela in z njim povezana avtomatizacija delovnega procesa ne smeta pomeniti

samo avtomatizacije posameznih postopkov, temveč morata zaposlenim v podjetju

prinesti, da bo njihovo delo bolj učinkovito, manj administrativno in da bodo imeli več

časa za vsebinska dela. To standardizira postopke, centralizira znanja in pomaga

zaposlenim, da upravljajo s svojimi pristojnostmi, hkrati pa ustvarja odgovornosti

(Moorthy et al., 2010, str. 113).

Danes si ljudje vse bolj prizadevajo odpraviti uporabo papirnih dokumentov. Te si ustrezno

shranijo, arhivirajo, ne da bi jih natisnili. Zbirke podatkov so shranjene na večjem številu

strežnikov zaradi večje varnosti pred požari ali nesrečami, kar bi lahko povzročilo izgubo

dokumentov. Nekateri so celo mnenja, da prejemanje dokumentov v papirni obliki, ki jih

nato skeniramo in ustrezno arhiviramo, ni več potrebno, ker se lahko podatki izmenjujejo

le v elektronski obliki. Pomembno pri tem je, da so dosegljivi v danem trenutku.

Kritični dejavniki, s katerimi se podjetja srečujejo pri uvajanju brezpapirnega poslovanja,

so opisani v nadaljevanju (One place for all your accounting & tax solutions, 2010).

Podjetja želijo na začetku projekta v celoti preiti iz papirnega v brezpapirno poslovanje:

Na začetku želijo preoblikovati celotno papirno poslovanje v digitalno obliko.

Podjetja se v projekt podajo brez terminskega načrta.

Podjetja ne dokumentirajo procesov.

Nezadostno strukturiranje procesa in digitalnih datotek.

Tehnična implementacija, neprilagojena delovnim postopkom.

Odpor in pomanjkanje sodelovanja s strani najvišjega vodstva.

Izvajanje projekta brezpapirnega poslovanja brez podpore vodilnih.

Pomanjkljivo usposabljanje uporabnikov.

Pomanjkljivo varnostno kopiranje datotek.

Podjetje uspešno uredi brezpapirno poslovanje v primeru, če svoje politike in postopke

opredeli v pisni obliki že na samem začetku projekta brezpapirnega poslovanja. Slednji

zahteva podporo vseh vključenih v proces poslovanja, vključno z glavnim direktorjem.

Obvladovanje dokumentov zahteva sodelovanje in vključenost v proces uvedbe

brezpapirnega poslovanja vseh zaposlenih v podjetju.

19

Po Markovu (2009d, str. 14) so napake, ki se pojavljajo pri uvedbi elektronskega

poslovanja z dokumenti, povezane predvsem z naslednjim:

Ni podpore vodstva

Vodstvo in ključni uporabniki se ne zavedajo, da je projekt skupen za celotno podjetje, ker

potrebuje veliko skupnega dela in sodelovanja, torej veliko stikov in sprotnega

medsebojnega obveščanja o napredku.

Napačno sestavljena projektna skupina

Ključni zaposleni v podjetju ne pokažejo veliko zanimanja za pristop k projektu. Slabo

določanje potreb vodi k slabo vodenemu projektu.

Projektna skupina ne pozna omejitev in prednosti elektronskega poslovanja, zato se večino

časa ukvarjamo z rešitvijo namesto s potrebo.

Premalo časa za analizo obstoječega procesa

Vzpostavitev brezpapirnega računovodskega sistema je povezana z velikim tveganjem.

Redefiniranje poslovnih procesov in reorganizacija podjetja lahko povzroči zmedo glede

reforme, povezane z opisi delovnih mest.

Obseg projekta in napačen vodja projekta

Velikokrat se pojavi prevelik projekt in zaradi tega prevelik odpor zaposlenih pri tem. Da

je projekt uspešen, je zelo pomembno, da ga vodi pravi vodja, ki dobro pozna poslovne

procese in tehnologijo, ki so potrebne za posodobitev delovnega procesa.

Prevelika pričakovanja

Tehnološki napredek v posameznih fazah procesa vzbuja pri posameznikih prevelika

pričakovanja.

Varčevanje pri opremi

Težava pri nakupu skenerja se lahko pokaže pri nakupu skenerjev manjše vrednosti,

zmogljivost skenerja pa je treba uskladiti s količino skeniranih dokumentov na leto.

Varčevanje pri dodatnem monitorju je odveč, saj je skenirano mesto najpomembnejše pri

vsem elektronskem poslovanju z dokumenti. Dodatni monitor olajša pregled dokumentov

na enem in podatkovno bazo na drugem monitorju.

20

1.7 Proces brezpapirnega računovodstva

Brezpapirno poslovanje se začne z nastankom dokumenta v elektronski obliki ali z

digitalizacijo papirnega dokumenta ob vhodu v podjetje. Osnovna pot dokumenta v

elektronski obliki je digitalizacija, distribucija uporabnikom, prenos, urejanje in

elektronsko arhiviranje (Markov, 2009c, str. 20).

Avtomatizacija in optimizacija je eden od načinov za približevanje učinkovitejšega

računovodskega procesa, ki jo lahko izvedemo z informacijsko tehnologijo.

Avtomatizacija v računovodskih službah omogoča učinkovitejše in zanesljivejše podatke, s

tem pa tudi zmanjšuje stroške. Današnja hitro rastoča informacijska tehnologija vpliva na

spremembe načina evidentiranja in predstavitve računovodskih informacij. Brezpapirni

sistem se uporablja za avtomatizacijo procesov računovodskih informacij. Gulkvist in

Polytechnic (2009) sta opredelila brezpapirno računovodstvo, pri katerem so podatki in

vknjižbe prejeti, preneseni in shranjeni v elektronsko obliko. Nekatere od teh tehnoloških

in elektronskih rešitev v računovodstvu lahko povzamemo kot elektronsko naročanje,

fakturiranje, plačevanje in arhiviranje. Avtomatizacija v računovodski sistem pomeni

zmanjšanje odvisnosti od papirja, povečanje natančnosti zajemanja podatkov in

učinkovitosti. Larrivee (2005) meni, da je brezpapirno poslovanje idealna situacija, pri

kateri se papir nadomesti z elektronsko obliko, kar zmanjšuje uporabljanje papirja in

omogoča avtomatizacijo procesov.

Edina stalnica poslovnih procesov je, da se spreminjajo. Reorganizacija poslovnih

procesov se vedno začne zaradi težav oziroma slabih poslovnih rezultatov podjetja ali

organizacije. Te težave so neučinkovitost poslovnega procesa, veliki stroški poslovanja,

nepreglednost tekočih procesov, vodstvo pa ima največje težave s prepočasno odzivnostjo

na trgu zaradi predolgega pridobivanja informacij.

Dokumentni sistem je orodje, s katerim marsikatero podjetje prenovi poslovni proces in

tako doseže največji možni učinek sledenja dokumentov in procesov. Prednosti procesov v

dokumentnem sistemu so vsekakor hiter pregled nad procesi, manjši stroški, povezani z

arhiviranjem in sledenjem dokumentov, ter učinkovitost posameznika in organizacije.

Prenovo poslovnih procesov in spremljanje dokumentov se je smiselno najprej lotiti z

opredelitvijo problema, nato začnemo iskati njegov izvor in možnosti za spremembe. Z

vsakim sprejetim predlogom rešitve se proces spremeni ali dopolni z dodatnim orodjem,

zato je treba proces in nevarnosti v zvezi z njim od trenutka prenove do konca procesa

popolnoma pregledati. Upoštevati je treba vse možnosti prenove in predvideti potek

celotnega procesa. Na vsakem koraku oziroma v zvezi z vsako aktivnostjo v posamezni

fazi procesa moramo predvideti možne nevarnosti. Rešitev z najmanj možnimi

nevarnostmi in največ koristmi za proces in uporabnika ima prednost.

21

Podjetja imajo zelo različne poslovne procese, kar pomeni, da bodo tudi računovodski

sistemi zasnovani različno. Pri uvajanju brezpapirnega računovodstva mora biti

računovodski sistem dobro zasnovan, da dosežemo najboljše rezultate in učinkovitost, kar

pomeni, da brezpapirni način poslovanja pomeni zelo velike spremembe v poslovanju

podjetij, ki pa se začnejo prav v računovodskih procesih, ki na novo opredelijo poslovni

proces (Moorthy et al., 2010, str. 107).

1.7.1 Poenostavitev in avtomatizacija postopkov zajemanja prejetih računov

Delo v računovodstvu je danes zelo naporno, saj je količina podatkov in dokumentov vsak

dan večja. Poleg dela s podatki pa se v računovodstvu ukvarjajo tudi z nepotrebnimi

zadevami, kot so klicanje sodelavcev ali partnerjev, ki jih vsakodnevno prosijo za obdelavo

in vračilo dokumentov v računovodstvo, arhiviranje dokumentov v fizični obliki, težave s

prostorom, priprava ter pošiljanje dokumentov in podobno. Uvedba brezpapirnega

računovodstva lahko tako že z majhnim trudom prinaša velike koristi in manjše stroške

poslovanja (Markov, 2009a, str. 51).

Tudi računovodstvo je bilo deležno številnih sprememb v nekaj letih, saj smo od ročnega

knjiženja in vnašanja podatkov prišli do izmenjave informacij po elektronskih poteh.

Danes skoraj ni pravne osebe, ki bi računovodstvo vodila ročno, saj je to pri večini

računalniško podprto. To pa je od primera do primera na zelo različni stopnji razvoja, pri

čemer gre za zelo različno računalniško opremo kakor tudi za najrazličnejše uporabniške

programske rešitve (Koželj, 1999, str. 53).

Računovodstvo mora tako vedno znova izkoriščati nove in razvite tehnološke rešitve, da bi

lahko opravljalo svojo nalogo, to je učinkovito in hitro nuditi pravočasne ter aktualne

podatke za poslovno odločanje (Anandarajan, Anandarajan & Srinivasan, 2004, str. 8).

Brezpapirno računovodstvo se začne z nastankom dokumenta v elektronski obliki ali

digitalizacijo papirnega dokumenta ob vhodu v podjetje. Dokument glede na delovni

proces posameznega podjetja potuje po dokumentnem sistemu v digitalni obliki vse od

vhoda do arhiviranja.

Osnovna pot dokumenta v elektronski obliki je digitalizacija, distribucija uporabnikom,

potrjevanje in urejanje, povezovanje z različnimi podatkovnimi bazami ter na koncu

elektronsko arhiviranje na podlagi klasifikacije dokumenta in indeksnih podatkov

(Markov, 2009e, str. 12).

Prehod na elektronsko obvladovanje dokumentov med pravnimi osebami (angl. Business to

Business; v nadaljevanju B2B) bo zelo kmalu aktualen za vsa podjetja. Zakonodaja nam že

omogoča brezpapirno poslovanje, manjka le še dogovor med podjetji, kako bodo

elektronsko poslovali s posameznimi dokumenti.

22

Avtomatizacija poslovnih procesov omogoča podjetjem, da lažje spremenijo poslovni

proces, zato pri uvajanju tega procesa razmišljajo v smeri o elektronskem zajemanju

podatkov. Brezpapirno računovodstvo se je pokazalo kot pomoč podjetjem, ki si želijo

večjo učinkovitost in produktivnost ter s tem dobivajo konkurenčno prednost.

Slika 1: Obvladovanje postopka odobravanja prejetih računov

Vir: Genis, Sava izboljšuje produktivnost z Genis e-rešitvami na MOOS, 2010.

Na zgornji sliki 1 je prikazan postopek zajemanja prejetega računa v informacijski sistem –

od digitalizacije prejetih računov in vnosa podatkov v informacijski sistem ter v

elektronsko izvedbo postopka potrjevanja računov pa vse do knjiženja v glavno knjigo in

arhiviranja. Nadzor nad potekom procesa je pregleden, saj lahko v vsakem trenutku

preverimo stanje odprtih prejetih računov. Poleg tega se skrajša čas od prejema do

knjiženja, v sklopu katerega so lahko izvedene tudi potrebne kontrole, odobritve na

stroškovna mesta in knjiženja postavk porazdelitve stroškov. Poslovni uporabniki imajo

glede na pravice omogočen vpogled v elektronske zapise prejetih računov, pri čemer se

bistveno poveča varnost dokumentov pred izgubo, uničenjem, poškodovanjem ali krajo.

Elektronski račun, ki ga potrjevalec potrdi z digitalnim podpisom, je pripravljen bodisi za

varno hrambo v elektronskem arhivu bodisi za nadaljnjo obdelavo v računovodstvu. Tu se

lahko samodejno knjiži prek neposredne povezave z glavno knjigo ali v saldakonte.

Poenostavljeni postopki in avtomatizmi omogočajo, da potrjevanje in knjiženje potekata

hitreje, kar ima več prednosti, recimo pravočasen in pravilen obračun davka na dodano

vrednost ter hitre poslovne analize za kontroling in poslovodstvo.

23

Poslovne izboljšave elektronskega obvladovanja se ne kažejo samo v znižanju stroškov in

povečanju učinkovitosti. Takšni sistemi so lahko osnovni vzvod za zagotavljanje pregleda

nad porabo po posameznih oddelkih ali projektih kot tudi nad poslovanjem družb v

poslovnih sistemih. E-računi torej z izboljšanjem enega standardnega delovnega postopka

prispevajo pomemben delež k zagotavljanju večje likvidnosti in preglednosti poslovanja

(Genis, 2010).

Zaradi hitrega tehnološkega razvoja na področju informacijske in komunikacijske

tehnologije pa sta postali tako tehnologija kot tudi vrhunska programska oprema cenejši in

tako bolj dostopni tudi mikro- in malim podjetjem. Tako lahko tudi ti izkoriščajo prednosti

sodobnega integriranega sistema, ki tako niso več domena in konkurenčna prednost samo

velikih, ob ustrezni angažiranosti in organizaciji pa stopijo na pot elektronskega poslovanja

in brezpapirnega računovodstva. Slednjega razumemo kot izmenjavo poslovnih listin in

drugih informacij med dvema računalnikoma po elektronskih poteh. To nam omogoča, da

dosežemo krajevno in časovno neodvisnost, zmanjšanje pisarniškega dela, obseg navadne

pošte in možnosti napak, poveča pa se produktivnost administrativno-tehničnega osebja.

To pa niso edine prednosti, ki jih prinaša uvajanje brezpapirnega računovodstva v podjetje,

saj se te kažejo tudi v racionalizaciji poslovnih procesov, odpravljanju anomalij in

podvajanju opravil, boljši koordinaciji in prilagodljivosti ter v povečanju hitrosti

poslovanja (Tomc Muc, 2009, str. 169).

Kar zadeva dosegljivost podatkov in informacij, je brezpapirno računovodstvo edina prava

pot. Za popolno elektronsko poslovanje pa ni dovolj le dober informacijski sistem, temveč

tudi nenehno spodbujanje razvoja. Danes govorimo o prenašanju podatkov s papirja, jutri

pa se bo govorilo že o popolni odpravi papirnih dokumentov (Markov, 2009b, str. 47).

Delovni proces v notranjem računovodstvu je zelo odvisen od informacijske podpore.

Uvedba dokumentacijskega sistema je popolna dopolnitev informacijske organiziranosti,

zato se mora povezava med sistemom za obdelovanje podatkov in sistemom za zajemanje

dokumentov usklajevati glede na potrebe posameznega računovodstva.

Uvedba sistema zahteva popis procesa pred uvedbo, izračun stroškov in predlog rešitve.

Ko poznamo osnovno zgradbo delovnega procesa v elektronski obliki, se lotimo uvajanja.

Delovni proces v elektronski obliki lahko začnemo z nabavo, ko začnemo ustvarjati

dokumente v elektronski obliki in jih v tej obliki tudi obdelovati.

Optimalni proces v dokumentacijskem sistemu naj bi bil naslednji (Markov, 2009a, str.

52):

nastanek predloga za nabavo,

pošiljanje in potrjevanje dokumenta,

zbiranje ponudb in dodajanje v sistem,

24

izdelava naročila,

spremljanje dobave in podatkov o prevzemu,

sprejem računa in oddaja v sistem,

pošiljanje in potrjevanje,

povezovanje podatkovnih baz med sistemi za načrtovanje virov podjetja (angl.

Enterprise Resource Planning; v nadaljevanju ERP) in dokumentacijskim sistemom.

Da bi lahko naredili tak sistem, je treba za vsako fazo procesa posebej vedeti, kdaj in kje se

dokument ustvari ter kako nadaljuje svojo pot. Delo v računovodstvu lahko brez

vključevanja drugih oddelkov opredelimo z naslednjimi koraki (Markov, 2009a, str. 52):

digitaliziranje računov,

prepisovanje podatkov (ročno ali z OCR),

pošiljanje digitaliziranih dokumentov v potrjevanje prek sistema,

vračanje dokumentov, opremljenih z vsemi potrebnimi podatki, v računovodstvo,

povezava podatkovnih baz za samodejno prenašanje podatkov,

pogled v dokumente neposredno iz ERP in dokumentacijskega sistema.

Modul za elektronsko zajemanje dokumentov v računovodstvu naj vključuje zajemno

mesto, kjer se bodo dokumenti preslikali, procesni sistem, ki bo omogočal distribucijo

dokumentov in njihovo zajemanje, ter na koncu še elektronski arhiv, ki mora obsegati

poleg dokumentov še vse podatke in zgodovino procesa dokumentov.

Pri organizaciji elektronskega zajemanja podatkov je treba določiti, kje bo delovno mesto

(v vložišču, tajništvu ali računovodstvu), kdo bo skrbnik sistema, ki bo imel popoln nadzor

nad procesi v računovodstvu, ter kdaj se bodo dokumenti elektronsko arhivirali in pod

kakšnimi tehničnimi pogoji.

Da bi delovni proces v računovodstvu zaživel, morajo vsi zaposleni oziroma vsi vanj

vpleteni tesno sodelovati pri pripravi. To pomeni, da predstavijo svoja pričakovanja,

postavijo zahteve in si predvsem želijo uporabnosti sistema. Vsakdo od sodelujočih se

mora zavedati, da je njegovo delo zelo pomembno za optimalno reorganizacijo procesa in

da se učinek njegovega prispevka odraža v delovanju procesa kot celote.

1.7.2 Digitalizacija in arhiviranje prejetih računov

Računovodstvo, v katerem se pretaka veliko dokumentov, vpliva na elektronsko

komunikacijo že od začetka informatizacije. Z uvedbo sistemov za načrtovanje virov

podjetja (ERP) se je računovodstvo opremilo s tehnologijo zbiranja podatkov na enem

mestu, v elektronski obliki, kar še manjka, je povezanost v sistemu z dokumenti in

njihovim pregledom. Digitalizacija je prvi korak, ki ga vsako računovodstvo potrebuje za

25

vpogled v dokumente. Dokumente je veliko lažje pregledovati in iskati v elektronskem

arhivu kot navadnem, s tem pa je povezana učinkovitost in zmanjšanje stroškov (Markov,

2009a, str. 52).

Z uvedbo digitalizacije dokumentov rešujemo najprej problem prostora za hrambo

dokumentov in njihove dostopnosti. Dokumenti so shranjeni na digitalnih nosilcih in

dostopni v vsakem trenutku z različnih mest.

Dokumente digitaliziramo z optičnim bralnikom in jih opremimo z indeksnimi podatki,

sistem pa povežemo s poslovno-informacijskim sistemom za pregledovanje dokumentov in

prenašanje podatkov. Dokumenti v elektronski obliki so na voljo za pregledovanje

pooblaščenim osebam, ki so odgovorne za njihovo pregledovanje.

Z digitalizacijo dokumentov pridobimo:

možnost iskanja dokumentov po različnih iskalnih kriterijih,

možnost hitrega dostopa do dokumentov prek računalnika,

arhiviranje dokumentov v elektronski obliki,

nadzor nad dostopi do dokumentov,

urejenost in preglednost dokumentov,

varnost pred uničenjem in odtujitvijo,

zmanjšanje arhivskega prostora.

Računovodski oddelek lahko dela z dokumenti v njihovi izvirni obliki tako s prejetimi

računi kot drugimi dokumenti, kot so plačila kupcev in izpiski kreditnih kartic. Prejeti

dokumenti so lahko v različnih oblikah (.pdf, Word, Excel, drugi standardizirani obrazci).

S klikom na gumb se vse transakcije kodirajo, podatki pa prenesejo v glavni modul

informacijskega programa, kar pomeni, da je dokument vložen. Modul zagotavlja pregled

izvirnega dokumenta, dodajanje raznih komentarjev in datotek. Dodajamo lahko tudi

povezave s preostalimi dokumenti, obstoječimi transakcijami, dodatne datoteke

prodajalcev in kupcev, ki jim je omogočen dostop do izvirne dokumentacije, ne da bi pri

svojem delu morali zapustiti delovno mesto ali dodatno kopirati dokumente.

Vsi zaposleni v podjetju imajo na podlagi dovoljenih dostopov vpogled v dokumentacijo in

njihovo uporabo, s čimer lahko pospešijo potek dela v organizaciji. S tem imajo uporabniki

enostaven pregled nad vsemi podatki o stranki in enostaven dostop do podatkov, tako da

lahko odgovarjajo na vsa vprašanja, medtem ko je stranka na telefonu (Bailey, 2008, str.

25).

Če hočemo poslovati brezpapirno, moramo te dokumente tudi arhivirati oziroma nekje

shraniti, tako kot smo jih shranjevali prej v papirni obliki, le da nam elektronsko

arhiviranje prinaša prednosti, saj nam omogoča varno hrambo dokumentov na enem mestu,

26

centralizacijo dokumentov, hiter in preprost dostop ter tudi zmanjšanje potreb po prostoru

za hrambo fizičnih dokumentov.

Elektronski arhiv omogoča tudi iskanje dokumentov po različnih iskalnih kriterijih,

možnost dostopa do dokumentov prek poslovno-informacijskega sistema, arhiviranje

dokumentov na ustreznih medijih, ki imajo dolgo življenjsko dobo in so zaščiteni pred

uničenjem, možnost dodatnega zaslužka za računovodske servise, nadzor nad dostopi,

urejenost dokumentov po vrstah (vhodni, izhodni računi) ter varnost pred odtujitvijo

(Markov, 2009č, str. 104).

1.7.3 Povezanost računovodskega procesa z drugimi oddelki

Podjetje z načinom brezpapirnega računovodstva obdeluje velike količine dokumentov,

optimizira delo, krepi zasebnost, izpolnjuje poslovanje v okviru vnaprej pripravljenih

predpisov ter izboljša učinkovitost tako v računovodskem oddelku kot drugih oddelkih in

pri strankah, ki sodelujejo s podjetjem.

Delovni proces v računovodstvu zahteva sodelovanje z vsemi oddelki podjetja. Prvi korak

naredita nabavna in prodajna služba, kasneje sledi računovodski postopek in obdelovanje

podatkov. Če povzamemo potek dela, se proces začne v nabavnem oddelku z nastankom

povpraševanja, kar privede vsaj do treh novih dokumentov, ki morajo skozi postopek

potrjevanja. Po potrditvi in naročilu sledita dobava in račun. Dokumente v zvezi s

povpraševanjem in naročilom ter dobavnico in računom usklajuje nabavna služba, ki ob

koncu tega procesa pošlje vse podatke, potrebne za obdelavo, v računovodstvo. Tam se

dokumenti fizično kopičijo, delo z njimi pa je oteženo, ker so podatki odvisni od poslovno-

informacijskega in delovnega procesa, velikokrat pa se vnašajo ročno.

Računovodstvo je teoretično povezano z vsemi oddelki v podjetju, saj se dokumenti, ki

nastanejo v posameznih oddelkih, navezujejo na prejete računovodske dokumente ali tiste,

ki nastanejo po obdelovanju v računovodstvu. Za vpeljavo dokumentacijskega sistema je

najpomembnejša in teoretično najučinkovitejša povezava dokumentov v zvezi z nabavo in

prodajo.

V nabavni oddelek sodijo dokumenti v zvezi s predlaganjem in potrjevanjem nabave ter

povpraševanjem, prejete ponudbe, naročilnice in pogodbe, dobavnice in prevzemnice, na

koncu sledijo računi. Vse oddelke lahko v tem procesu vključimo v elektronsko zajemanje

dokumentov, tako lahko prihranimo veliko časa z distribucijo, povezano s potrjevanjem in

obdelovanjem, ter pri stroških ustvarjanja dokumentov.

V prodajnem oddelku nastanejo vsi dokumenti, ki so povezani s prodajo – vse elektronske

ponudbe, digitalizirane naročilnice strank in elektronski računi. Z dokumentiranim

27

sistemom lahko prodajni in računovodski oddelek razbremenimo dela s fizičnimi

dokumenti.

Da bi lahko v podjetju prešli na elektronsko poslovanje z dokumenti, je potrebno projektno

načrtovanje in uvajanje posameznih faz. Najvišje prihranke in najvišjo raven učinkovitosti

podjetja lahko dosežemo prav z digitaliziranjem in vnosom vseh prejetih dokumentov v

dokumentacijski sistem in distribucijo do prejemnika. Vsaka nadgradnja

dokumentacijskega sistema z novimi procesi v podjetju je za podjetje korak naprej v

modernizacijo in k brezpapirnemu poslovanju, ki se kaže v konkurenčnosti na trgu

delovanja.

Pri računalniškem obravnavanju podatkov v računovodstvu morajo biti mrežno povezani

vsi oddelki računovodskega spremljanja poslovanja pravne osebe, in sicer zato, da lahko

tudi znotraj računovodskega informacijskega sistema uveljavimo pravilo enkratnega vnosa

podatkov za vse namene. Če torej en oddelek, ena enota ali del računovodstva pravne

osebe dobi podatke o poslovnem dogodku in jih vnese v računalniški pomnilnik, mora to

zadoščati vsem namenom uporabe. Če je uveden sistem računovodskega vodenja

poslovnih knjig (dnevnika, glavne knjige, pomožne knjige, analitične evidence) tako, da je

sklenila pravna oseba ukiniti klasični kartotečni način in ga zamenjala le z računalniškimi

zapisi (torej le z možnostjo gledanja na zaslonu, z možnostjo le v skrajnih potrebnih

primerih izpisa na papir ali kakšen drugačen nosilec podatkov), potem poteka tudi

medsebojna komunikacija med oddelki znotraj računovodstva le prek internetnega

omrežja. Z dobro izvedbo takšnega internega komuniciranja v računovodski službi

dosežemo večjo hitrost evidentiranja poslovnih dogodkov, ažurnost pri izdelovanju

potrebnih računovodskih poročil in odpravimo nepotrebna podvajanja pri vnosih

istovrstnih podatkov za različne namene. Posredno se s tem zmanjšajo tudi stroški priprav

takšnih in drugačnih računovodskih informacij. Z računalniškim obdelovanjem podatkov

in oblikovanjem informacij doseže računovodstvo tudi svoj temeljni cilj, ki je pravočasno

nuditi računovodske informacije za poslovodno odločanje (Koželj, 1999, str. 64).

2 UVAJANJE PROJEKTA ELEKTRONSKEGA ZAJEMANJA

DOKUMENTOV V RAČUNOVODSTVU

2.1 Pravne podlage, pomembne za računovodenje

Slovenski računovodski standardi (v nadaljevanju SRS) so obvezna pravila o strokovnem

ravnanju na področju računovodenja. Temeljijo na Zakonu o gospodarskih družbah, ki

predpisuje, da podrobnejša pravila računovodenja predpiše Slovenski inštitut za revizijo v

SRS.

28

SRS izhajajo v Sloveniji že od leta 1993. Že ob nastanku so bili orientirani k bolj klasični

papirni knjigovodski listini, vendar pa so vseeno malo nakazovali smer k modernističnemu

pristopu kreiranja primerov, ko so nastali poslovni dogodki, zapisani zgolj računalniško, in

ko predstavlja elektronski zapis že kar temelj za prenos prek ustrezne telekomunikacije v

osrednji računovodski računalnik (Koželj, 1999, str. 143).

Brezpapirno poslovanje je na področju računovodstva urejeno z določenimi zakoni,

standardi in uredbami. Zakonsko podlago za izmenjavo pravno veljavnih elektronskih

dokumentov med subjekti določajo:

Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (v nadaljevanju ZEPEP),

Zakon o davku na dodano vrednost,

Zakon o varstvu osebnih podatkov,

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih,

Uredbi o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva,

registracija ponudnika opreme in storitev za digitalno hrambo,

predpisi v računovodskih standardih,

Slovenski računovodski standardi (SRS),

Zakon o davčnem postopku.

SRS so usklajeni z Zakonom o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu. SRS 21

pa obravnava knjigovodske listine kot podlago za vpisovanje v poslovne knjige. Obdeluje

opredeljevanje knjigovodskih listin, nastajanje in prenašanje knjigovodskih listin,

kontroliranje knjigovodskih listin in sestavljanje nalogov za knjiženje ter hrambo

knjigovodskih listin (Slovenski inštitut za revizijo, 2006).

SRS 21.1 opredeljuje knjigovodsko listino kot v posebni obliki sestavljen zapis o

poslovnih dogodkih, standard pa enači tudi papirne listine z elektronskimi zapisi.

Pomembno je le, da knjigovodske listine izkazujejo poslovne dogodke verodostojno in

pošteno (Slovenski inštitut za revizijo, 2006).

Za verodostojne knjigovodske listine se štejejo tudi sporočila, dobljena po

telekomunikacijskih poteh oziroma pri računalniškem izmenjavanju podatkov. Oseba, ki

pošilja knjigovodske podatke oziroma jih vnaša v računalnik, odgovarja, da so ti podatki

verodostojni, kar potrdi z elektronskim podpisom.

Pred začetkom uporabe elektronskega podpisa pa je treba izvesti vse postopke, ki jih

predpisuje zakon oziroma akt podjetja. Tako se SRS v SRS 21.8 dotaknejo tudi

elektronskega podpisa, ki je s tem enakovreden lastnoročnemu, ta pa zagotavlja poleg

prepoznanja podpisnika tudi neokrnjenost navedb, saj vsaka najmanjša sprememba po

podpisu razveljavi podpis.

29

SRS 21.14 ureja zakonske roke hrambe in načine hrambe knjigovodskih listin. Določa, da

se knjigovodske listine hranijo v izvirnikih na papirju ali na nosilcih podatkov, kar pomeni

v elektronski obliki (Slovenski inštitut za revizijo, 2006).

SRS 22 določa tehniko vodenja poslovnih knjig. Opredeljuje, da sta dve temeljni poslovni

knjigi, in sicer dnevnik glavne knjige in glavna knjiga, pomožne poslovne knjige analitične

evidence in druge pomožne knjige, vse pa se lahko vodi na papirju ali s pomočjo

preverjenih računalniških programov (Slovenski inštitut za revizijo, 2006).

S 1. 1. 2015 prinaša Zakon o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike (v

nadaljevanju ZOPSPU-A) novost, da morajo vsi prejemati račune in spremljajoče

dokumente izključno v elektronski obliki. To pomeni, da bodo morale pravne in fizične

osebe za dobavljeno blago, izvedeno storitev ali izvedene gradnje proračunskim

uporabnikom izstavljati e-račune. S tem zakonom tudi v podjetjih ocenjujemo in

pričakujemo, da se bo uporaba elektronskega poslovanja v Sloveniji povečala.

2.2 Primerjava med klasičnim in elektronskim poslovanjem z

dokumenti

Prehod iz papirnega poslovanja v brezpapirni sistem je pomemben premik v smeri

izboljšave računovodskega sistema. Obstajajo pa tudi nekateri vidiki, ki jih je treba

upoštevati pri izvajanju brezpapirnega sistema, pri čemer ne gre samo za zamenjavo

papirja z računalniškim sistemom. Bhansali (2005) trdi, da nobeno podjetje, zlasti

mikropodjetja do pet zaposlenih, ne more povečati produktivnosti samo z odpravo papirja

v svojih pisarnah. Avtorica domneva, da je za povečanje produktivnosti podjetja treba

imeti točno zastavljen cilj, kako najučinkoviteje uporabiti podatke in dokumente o poslih s

strankami z obdelovanjem in arhiviranjem tega. Podjetje potrebuje čas pri prehodu iz

papirnega poslovanja na brezpapirno.

Kdaj naj se podjetje odloči za prehod iz klasičnega poslovanja z dokumenti v elektronsko,

je le vprašanje potreb. Nekatere osnovne potrebe pri poslovanju z dokumenti so po mnenju

Markova (2009č, str. 102) sledeče:

Čas

Dokumenti se v podjetju še vedno prenašajo fizično, kar povzroča veliko časovno

obremenitev. Poleg tega se podatki iz dokumentov še vedno vpisujejo in prepisujejo ročno.

Največja časovna obremenitev vseh zaposlenih pa je seveda fizično iskanje dokumentov v

arhivu.

30

Sledljivost

Za vsako vodstvo je pomembna sledljivost dokumentov in procesov, v katerih so

dokumenti. Uporabniki, ki delajo z dokumenti, morajo vedeti, kje so posamezni dokumenti

in koliko časa se obdelujejo ter kakšen status imajo, kar nam pove, v kateri fazi procesa je

dokument. Časovni nadzor nad obdelovanjem pomeni, da vsak dokument potuje točno

določen čas. Da pa sklenemo krog sledljivosti, je pomembno, da se sistem obvladovanja

dokumentov poveže z našim osnovnim poslovno-informacijskim sistemom. Te povezave si

v papirni obliki nismo predstavljali.

Stroški

Težave so največkrat povezane s stroški, npr. pri razmnoževanju dokumentov, saj en račun

tudi večkrat prekopiramo ali natisnemo. To razmnoževanje zahteva osebe, ki ga opravljajo,

in prostor za arhiviranje dokumentov.

Učinkovitost

Učinkovitosti ni mogoče meriti. Pri posamezniku in v procesu se z avtomatizacijo faz

procesa pokažejo prednosti elektronskega dela z dokumenti, saj v papirni obliki to ni bilo

mogoče. Dodatno delo strokovnega osebja se pojavi, ko mora računovodja prenašati

papirne dokumente po podjetju za potrjevanje.

Elektronski način obvladovanja dokumentov ima veliko prednosti pred klasičnim,

papirnim. Prednosti elektronskega so predvsem dolgoročne, in sicer (Markov, 2009f, str.

120):

zmanjšanje stroškov,

krajši čas obdelovanja in odobravanja dokumentov,

večja preglednost, učinkovitejše sledenje obdelovanju dokumentov,

učinkovito arhiviranje.

Pri papirnem poslovanju se v procesu obdelave pojavljajo razne napake, kot npr.:

pogosto se kakšen dokument založi in izgubi,

sledljivost dokumentacije v procesih obdelave je slaba,

postopki obdelave dokumentacije so neprimerno organizirani,

čas obdelave dokumenta od nastanka do končne obdelave je predolg,

arhiviranje in evidentiranje obdelanih dokumentov je neučinkovito.

31

Slika 2: Primerjava med klasičnim in elektronskim poslovanjem z dokumenti

Vir: Finance, Nova tehnologija zahteva nove poslovne modele, 2009, str. 39.

Slika 2 prikazuje primer toka dokumentov pri klasičnem dokumentiranju in brezpapirnem

poslovanju. Pri klasičnem načinu evidentiranja prejetih računov oziroma dokumentov v

tajništvu podjetja prejmejo dokument oziroma račun, kjer ga ročno vnesejo v knjigo prejete

pošte. Nato ga fizično odnesejo v računovodstvo, kjer vse podatke vpišejo v svoj poslovno-

informacijski sistem in mu odtisnejo likvidacijski žig ali pripnejo likvidacijski list. Nato

dokument spet fizično prispe do prvega podpisnika, ki je bil naročnik omenjenega računa,

ta ga pregleda in pisno potrdi, da se strinja z vsebino in zneskom na računu, nato pa

dokument potuje do nadrejenega, ki prevzame odgovornost za stroške in vpiše potrebne

podatke. Na koncu je podpisani oziroma potrjeni račun spet vrnjen v oddelek

računovodstva, kjer ga obdelajo za potrebe knjiženja in izkazov ter ročno prepišejo

podatke z likvidacijskega žiga oziroma lista v sistem in pošljejo podatke v obdelavo. Kot

opisano, proces v klasični obliki zahteva veliko fizičnega udejstvovanja.

Stroškov, ki nastanejo v tem procesu, je veliko, delo pa ni avtomatizirano. Elektronski

sistem pa je glede na pripravo avtomatiziran in vključuje zelo malo človeškega dela v

primerjavi s klasičnim sistemom. Račun, ki pride v podjetje, se v vložišču ali tajništvu

digitalizira ter vpiše v elektronsko knjigo prejete in izdane pošte. S prenosom dokumenta v

oddelek računovodstva pa se prenesejo tudi osnovni podatki, tako da tam vpišejo le

manjkajoče podatke, kot so stroškovno mesto, konto in podobno. Sistem omogoča tudi

samodejno likvidacijsko pot in je tako dokument samodejno poslan naslednji osebi na tej

poti. Na koncu se podatki v računovodstvu samodejno prenesejo v poslovno-informacijski

sistem, tako da jih v računovodstvu samo potrdijo. Elektronsko se ob zaključku procesa

dokument samodejno arhivira z vsemi podatki in zgodovino procesa. Arhivirani dokument

je lahko na voljo vsem v podjetju, ki imajo možnost vpogleda vanj, dostopen iz poslovno-

informacijskega sistema ali neposredno iz arhiva. Tako bistveno skrajšamo čas upravljanja

dokumentov in zagotovimo veliko avtomatizacije z nizko stopnjo možnosti napak

(Markov, 2009a, str. 54–55).

32

2.3 Opredelitev, priprava in cilji projekta pri brezpapirnem

računovodstvu

Podjetje je pri uvedbi elektronskega zajemanja podatkov uspešno le, če v takšno

poslovanje verjame in ima pri projektu natančno določene cilje, ki jih bo s tem projektom

doseglo. Z uvedbo elektronskega poslovanja želijo podjetja zmanjšati ali celo odpraviti

ročno zajemanje podatkov, ponavljajoča se opravila pri vnosih podatkov, iskanje

dokumentov po različnih oddelkih podjetja, čas obdelave dokumenta ter zagotavljanje

hitrejšega in točnejšega evidentiranja podatkov (Moorthy et al., 2010, str. 110).

Večina podjetij si prizadeva za večjo učinkovitost in manjše stroške poslovanja. Da bi to

dosegli, je treba reorganizirati notranje procese na način, da se poveča avtomatizacija

delovnih procesov in posodobi poslovanje glede na stanje na trgu. Večina delovnih

procesov v podjetjih se v teh kriznih časih srečuje z velikim problemom, kako v kratkem

času napraviti najbolj optimalne korake in doseči ustrezne stroške. Če želimo proces

znotraj podjetja reorganizirati in ga posodobiti, moramo zagotoviti dobro opremo, nove

kadre ali dobro izobraževanje za obstoječ kader, predvsem pa je treba nameniti dovolj časa

pripravi prehodu na nov način dela. Ko govorimo o elektronskem urejanju dokumentov

znotraj podjetja, govorimo o veliki odgovornosti in velikem projektu. Vodje se med seboj

razlikujejo po oceni tveganja in zaupanja v tehnologijo. Prenos papirnega poslovanja v

elektronsko obliko je za večino podjetij velik izziv, saj smo bili dolga leta navajeni delati s

papirjem. Delovni procesi ustvarjajo dokumente, te pa moramo glede na stroške njihovega

obstoja optimalno zmanjšati (Markov, 2009a, str. 51).

Uvedba sistema za elektronsko obvladovanje dokumentov v računovodstvu zahteva od

podjetja naslednje priprave (Markov, 2009a, str. 48):

popis obstoječega računovodskega procesa in vseh dokumentov,

izračun stroškov trenutnega procesa,

zamisel optimalnega procesa v elektronski obliki.

Dobra priprava se pokaže ob nemoteni izdelavi in uvedbi sistema. Večina podjetij se lahko

na uvedbo sistema pripravi sama. Takšna priprava zahteva največ 14 dni intenzivnega dela

projektne skupine, ki šteje od dve do pet oseb.

Po dobri pripravi na projekt, ko imamo opredeljene želje in potrebe, se lahko lotimo

uvajanja sistema s svojo skupino informatikov ali z izbranim ponudnikom vpeljave

dokumentacijskega sistema. V računovodstvu se moramo zavedati, da nam bo projekt v

času priprav in uvajanja (približno dva meseca intenzivnega dela) vzel veliko energije in

časa, saj ves čas trajanja projekta opravljamo dvojno delo, tako tekoče delo kot pripravo na

nov način dela, vendar se po uspešno zaključenem projektu dela veliko hitreje in lažje.

33

Vsako podjetje, ki se odloča za prenovo procesov v sklopu uvajanja informacijskih

sistemov, mora napraviti temeljito analizo, kdaj in zakaj se lotiti prenove. Odločitev za

prenovo poslovnih procesov zaradi zmanjšanja stroškov poslovanja in optimizacije

procesov zahteva temeljit razmislek, kaj želimo s tem pravzaprav doseči. Tako imamo po

mnenju Markova (2009d, str. 13) opraviti s štirimi pogledi pri pripravi projekta

elektronskega poslovanju z dokumenti:

Operativni pogled

Z operativnim pogledom priprave na projekt ocenimo, ali se v podjetju zavedajo, kako

obsežna je problematika oziroma katere poslovne procese bi želeli v podjetju najprej

posodobiti, kako uporabniki gledajo na svojo vlogo v novem sistemu dela, kateri

uporabniki bi se lahko v uvajanju sistema upirali in ali imamo podporo od vodstva.

Tehnični pogled

Tehnični pogled priprave na projekt naj bi ocenil, ali sta predlagani rešitev in tehnologija

praktični ali imamo na voljo potrebno tehnologijo in kadre.

Časovni pogled

Pri časovnem pogledu ocenimo čas za izvedbo projekta s točno določenim terminskim

načrtom.

Ekonomski pogled:

z ekonomskega vidika ocene projekta morajo v življenjski dobi sistema koristi

preseči vsoto vseh stroškov,

stroški razvoja so enkratni stroški ob razvoju sistema (ko je sistem že razvit, se ne

pojavljajo več), npr. plače razvojnega oddelka in drugih zaposlenih, stroški

izobraževanja in uporabe računalnikov, cene strojne in programske opreme,

stroški obratovanja so:

o stalni stroški: plače zaposlenih v sistemski podpori in vzdrževanju, najemnine za

trajno strojno opremo in programske licence,

o spremenljivi stroški: stroški uporabe računalnika (najema, terminalov …) in

potrošnega materiala (papirja, etiket, nosilcev za shranjevanje podatkov) ter

stroški za vzdrževanje.

2.4 Stroški projekta

Pred začetkom projekta naredimo predhodno analizo pričakovanih učinkov, tako da

zajamemo vse aktivnosti, ki se neposredno nanašajo na obračunavanje in fakturiranje ter na

34

druge spremljajoče procese. Ob uspešnem načrtovanju lahko povprečen strošek

fakturiranja pade za več kot polovico.

Podjetje mora izdelati ekonomsko analizo projekta uvedbe sistema za elektronsko

obvladovanje dokumentov, pri čemer mora upoštevati stroške opreme, programske rešitve,

izobraževanja in dela članov projektne skupine.

Uvedba projekta brezpapirnega računovodstva je nedvomno pravi odgovor za podjetja,

kjer je treba dnevno obdelovati velike količine nestrukturiranih informacij, hkrati pa

zagotavljati revizijsko sled sprememb in varen dostop ter skrajšati čas, potreben za

posamezen proces. Projekt analiziramo glede na načrtovane stroške po posameznih

aktivnostih, odvisno od trajanja aktivnosti.

Ocena investicijskih stroškov temelji na potrebah po strojni in programski opremi ter

stroških, povezanih z vodenjem projekta in izobraževanjem. Investicijska vlaganja na

podlagi terminskega načrta razporedimo na ves čas izvajanja projekta. Obsegajo

usposabljanje skupine, izvajalna dela, izobraževanje in urjenje uporabnikov

informacijskega sistema ter nadzor.

Stroške projekta uvedbe sistema za elektronsko obvladovanje dokumentov lahko po

mnenju Markova (2010f, str. 125) obračunamo po naslednjih skupinah:

oprema:

programska oprema za digitaliziranje dokumentov,

stroški namestitve in uvajanja,

dodatni stroški licenc,

stroški sprememb, dovoljeni glede na pogodbo;

dodatni (nepredvideni) stroški:

strojna oprema,

stroški dograditve zmogljivosti informacijskega sistema.

Vrednost projekta je tako sestavljena iz vrednosti programske opreme in stroškov uvajanja,

strojne opreme, stroškov dela članov projektne skupine in stroškov izdelave tehnične

dokumentacije.

Vsako novo investicijo je treba upravičiti z ekonomskega vidika. Podjetje lahko projekt

upraviči tudi zaradi učinkov, ki se ne dajo meriti. To sta predvsem zadovoljstvo zaposlenih

in urejenost delovnih procesov. Pri ekonomski upravičenosti projekta se je treba

osredotočiti predvsem na stroškovno upravičenost, ker jo je veliko lažje oceniti kot tako

imenovane mehke dejavnike.

35

Iz ocene stroškov projekta lahko izračunamo, ali je investicija do neke mere ekonomsko

upravičena, saj se po mnenju Markova (2010f, str. 125) povrne v manj kot dveh oziroma

treh letih, pri manjših podjetjih tudi pozneje. Pri oceni projekta pa ne smemo zanemariti

tudi tistih dejavnikov, ki jih je težko ovrednotiti z denarjem. To so predvsem zadovoljstvo

zaposlenih in izboljšanje delovnih razmer ter učinkovitost sistema upravljanja

dokumentov.

3 ANALIZA KORISTI IN STROŠKOV PREHODA IZ

KLASIČNEGA RAČUNOVODSTVA NA BREZPAPIRNO

RAČUNOVODSTVO

Na podlagi opisane analize stroškov in dobrobiti pri prehodu na brezpapirno

računovodstvo bom v nadaljevanju proučila smotrnost uvedbe procesa elektronskega

zajemanja prejetih računov v izbranem podjetju. S študijo primera analize koristi in

stroškov prehoda iz klasičnega računovodstva v brezpapirno želim prikazati, kako se s

hitrim spreminjanjem informacijske tehnologije spreminja tudi delo v računovodstvu.

Skozi optimizacije vseh procesov in opravil želimo v podjetju optimizirati postopek

evidentiranja dokumentov. Spremenjen način dela v računovodstvu zahteva od zaposlenih

prilagoditev novemu načinu dela. Pri klasičnem računovodstvu je bila osnovna naloga

zaposlenih v oddelku zajemanje in evidentiranje dokumentov, pri brezpapirnem pa se

vloga zaposlenih v računovodstvu spreminja; vse bolj so potrebna tudi znanja s področja

prodaje, komuniciranja in informatike.

V tabeli 1 prikazujem število zaposlenih po letih, ki se je v finančno-računovodskem

sektorju od leta 2003 do 2014 postopno zniževalo, v drugih oddelkih podjetja, predvsem

prodaji, pa je skupno število zaposlenih skozi leta naraščalo. V letu 2003 je bilo v

finančno-računovodskem oddelku 17 zaposlenih, 2014 le 9, kar je posledica

spremenjenega načina dela zaradi uvedbe brezpapirnega poslovanja.

Tabela 1: Število zaposlenih v finančno-računovodskem sektorju proučevanega podjetja

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014

št. zaposlenih 129 134 130 132 135 134 123 116 120 121 121 135

št. zaposlenih v

finančno

računovodskem

sektorju

17 15 14 15 14 12 12 11 9 8 9 9

36

3.1 Organizacija dela v finančno-računovodskem sektorju

obravnavanega podjetja v času pred uvedbo brezpapirnega

računovodstva

V finančno-računovodskem sektorju je bilo pred uvedbo brezpapirnega računovodstva 17

zaposlenih, ki so bili organizirani v okviru naslednjih oddelkov: računovodstvo, finančni

oddelek, kontroling, administracija in obračun plač. V okviru finančnega oddelka je

deloval oddelek saldakontov dobaviteljev, saldakontov kupcev in knjiženje. V finančno-

računovodskem sektorju se je knjiženje prejetih računov izvajalo v okviru računovodstva.

Slika 3: Organizacijska shema finančno-računovodskega sektorja proučevanega podjetja

pred prehodom na brezpapirno računovodstvo

2 2 2

Saldakonti kupcev Saldakonti dobaviteljev Knjiženje

Knjigovodstvo

1

Obračun plač

4 2 1 1

Finančno računovodski

sektor

1

1

Računovodstvo Finančni oddelek Kontroling Administracija

Vir: Obravnavano podjetje X, d. o. o., Organizacijska shema obravnavanega podjetja, 2003.

Tabela 2: Primerjava delovnih mest v finančno-računovodskem sektorju pred uvedbo

brezpapirnega računovodstva in po njej

Delovno mesto 2003 2014

Finančni direktor 1 1

Administracija 1 0

Obračun plač 1 0

Kontroling 1 1

Vodja računovodstva 1 1

Knjigovodja 1 0

Vodja finančnega oddelka 1 1

Plačila in kompenzacije 3 0

Strokovni sodelavec za izterjavo 3 3

Referent za knjiženje 4 1

Referent za urejanje baz podatkov 0 1

Skupaj število zaposlenih v finančno-računovodskem sektorju 17 9

37

V tabeli 2 prikazujem primerjavo delovnih mest v finančno-računovodskem sektorju pred

uvedbo brezpapirnega poslovanja in po njej. Skozi celotno enajstletno obdobje je imela

informacijska tehnologija velik vpliv na gibanje števila zaposlenih v finančno-

računovodskem sektorju. Avtomatizacija zajemanja podatkov je vplivala na zmanjšanje

števila zaposlenih v finančno-računovodskem sektorju, kar pa ne pomeni, da se je s tem

zmanjšala potreba po novih delovnih mestih.

Na sliki 4 prikazujem gibanje skupnega števila zaposlenih in število zaposlenih v finančno-

računovodskem sektorju, s katere je razvidno, da se je kljub zniževanju zaposlenih v

finančno-računovodskem sektorju celotno število zaposlenih celo povečalo.

Slika 4: Celotno število zaposlenih po letih in število zaposlenih v finančno-

računovodskem sektorju oddelku

Glede na povezanost finančno-računovodskega področja z drugimi službami znotraj

podjetja je izrednega pomena, da se ta oddelek neprestano razvija in izkorišča prednosti

sodobne informacijske tehnologije. Vse posodobitve načina poslovanja z avtomatiziranimi

postopki zajemanja podatkov in sledenja ter arhiviranja dokumentov bistveno vplivajo na

dodano vrednost in konkurenčno prednost podjetja.

Z vse večjo digitalizacijo procesov in postopkov se tudi delo v računovodstvu spreminja.

Tako so v podjetju ocenili, da bi z elektronskim zajemanjem prejetih in izdanih računov

bistveno prihranili na času zajemanja in izdajanja računov, hkrati pa prispevali k dodani

vrednosti oziroma vsebinskemu delu v računovodskem oddelku. Glede na velikost podjetja

pa je treba v finančno-računovodskem sektorju vseeno upoštevati notranja pravila

ločevanja nalog (angl. segregation of duties), kjer je pri določenih opravilih za dokončanje

naloge potrebno več oseb. V poslovanju podjetja je delitev določenih nalog na več kot eno

osebo del notranjih kontrol, namenjeno preprečevanju goljufij in napak. Tako so pri

reorganizaciji delovnih opravil v podjetju upoštevali tudi načela ločitve nalog, da bi se

38

izognili preprečevanju goljufij. V finančno-računovodskem sektorju obravnavanega

podjetja je takšen primer ločitve nalog knjiženje prejetih računov in plačevanje računov.

Po uvedbi brezpapirnega računovodstva se je spremenila tudi organizacijska struktura

finančno-računovodskega sektorja, kar prikazujem na sliki 5. Ostala so le ključna delovna

mesta finančno-računovodskega oddelka, in sicer finančni direktor, vodja računovodstva,

vodja kontrolinga ter vodja terjatev obveznosti in plačil. Iz organizacije so izginila delovna

mesta, povezana z administracijo in knjigovodenjem, določena delovna mesta, kot npr.

obračun plač, pa so se združila oziroma postala del računovodstva.

Slika 5: Organizacijska shema finančno-računovodskega sektorja proučevanega podjetja

po prehodu na brezpapirno računovodstvo

Vir: Obravnavano podjetje X, d. o. o., Organizacijska shema obravnavanega podjetja, 2014.

3.2 Pogledi na pripravo uvedbe procesa elektronskega zajemanja

dokumentov v izbranem podjetju in samodejno knjiženje prejetih

računov

Podjetje se je za elektronsko zajemanje podatkov odločilo zaradi potrebe po racionalizaciji,

optimizaciji in avtomatizaciji poslovnih procesov, pa tudi zaradi lastne želje po razvoju.

Od elektronskega zajemanja podatkov si je podjetje obetalo zmanjšanje stroškov na vseh

ravneh poslovanja.

39

Z uvedbo brezpapirnega procesa zajemanja prejetih računov so v obravnavanem podjetju

želeli znižati stroške celotnega poslovanja in izboljšati učinkovitost zaposlenih. Zaradi

manjšega obsega administrativnega dela bi lahko zaposleni več časa posvetili

pomembnejšim opravilom, kar vpliva na uspešnost poslovanja.

Poleg zmanjševanja stroškov je učinkovitost vsekakor najpomembnejši dejavnik pri

odločanju. Investiranje v informacijsko tehnologijo izboljšuje poslovne procese zaradi

hitrejše obdelave poslovnih dogodkov, omogoča hitrejše in bolj kakovostno informiranje

za učinkovitejše odločanje ter s tem povečuje učinkovitost celotnega poslovanja.

Z elektronskim zajemanjem podatkov je podjetje želelo:

urediti avtorizacijo in pregled nad hitrostjo knjiženja prejetih računov,

urediti kontrolo prejetih računov in nadzora nad stroški prejetih računov,

urediti sistem vnosa naročil v informacijski sistem, takoj ko je blago naročeno,

urediti stalen arhiv za prejete račune in dobavnice,

pospešiti pregled nad prejetimi računi v času potekanja revizij,

preprečiti izgubljanje računov,

urediti ažurno knjiženje prejetih računov (preprečiti zamujanje pri plačilih računov in

urediti povečanje predčasnih plačil),

urediti elektronsko arhiviranje vseh dokumentov podjetja (izdani, prejeti računi,

dobavnice, naročila, pogodbe).

Za osnovno obdelavo prejetih računov (odpiranje ovojnic, vnašanje v računalnik in

dodeljevanje posameznim zaposlenim, ki so naročili blago, storitev) so v podjetju pred

uvedbo elektronskega zajemanja podatkov potrebovali štiri osebe. V podjetju niso imeli

urejenega elektronskega arhiva, kar je med potekom revizije zahtevalo precej časa in

nepotrebnega dela z iskanjem, zbiranjem, kopiranjem in nato odlaganjem dokumentov.

Procesa sprejemanja in izdajanja računov ter dobavnic sta zamudna postopka, saj

vključujeta mnogo človeške delovne sile, kar se odraža v večji verjetnosti napak in visokih

stroških dela. Rezultat opravljenega dela so samo evidentirani in razdeljeni dokumenti,

podatki na teh dokumentih pa že obstajajo v elektronskem zapisu. V obravnavanem

podjetju so ocenili, da bi z brezpapirnim računovodstvom prihranili pri stroških plač

oziroma, da bi lahko zmanjšali število zaposlenih, ki skrbi za prejete dokumente in njihovo

obdelovanje, vse od prejema do plačila in arhiviranja.

V obravnavanem podjetju so se odločili za uvedbo brezpapirnega poslovanja oziroma

elektronskega poslovanja z dokumenti kot projektno nalogo z vsemi aktivnostmi, kot so

načrt projekta, popis obstoječih postopkov in novih načinov dela po uvedbi elektronskega

zajemanja podatkov.

40

V projektno skupino so bili na začetku vključeni: direktor podjetja, finančna direktorica

podjetja, računovodja, vodja informatike ter predstavniki prodajnega, nabavnega in

finančnega oddelka zaradi njihovega dobrega poznavanja poslovnih procesov v

posameznih oddelkih.

Najprej so začeli z brezpapirnim poslovanjem na področju izdanih računov, ki jih v

obravnavanem podjetju ne hranijo več v papirni obliki. Račune kupcem še vedno pošiljajo

v papirni obliki in po navadni pošti, vendar imajo brezpapirno in samodejno urejen proces

knjiženja izdanih računov ter arhiviranja. Sledilo je arhiviranje podpisanih dobavnic in

naročil, nato pa so prešli v brezpapirno računovodstvo na področju prejetih računov. V tem

delu je pomembna pridobitev podjetja samodejno knjiženje prejetih računov s prevzemi

blaga oziroma odprtimi naročili. Naslednji korak, povezan z optimizacijo procesa

zajemanja prejetih računov, je prejemanje računov v elektronski obliki in uvoz podatkov iz

računa v knjigo prejetih računov.

3.3 Opis procesa zajemanja prejetih računov pri klasičnem

računovodstvu

Pri opisu klasičnega knjiženja prejetih računov ponazarjam proces zajemanja prejetih

računov, v nadaljevanju pa prikazujem proces samodejnega knjiženja prejetih računov pri

brezpapirnem računovodstvu. Primerjavo med klasičnim in elektronskim zajemanjem

prejetih računov ter prednosti, stroške in koristi, ki jih je imelo izbrano podjetje po uspešno

zaključenem projektu brezpapirnega računovodstva, prikazujem v zadnjem poglavju.

V podjetju prejmejo dnevno prejete račune v računovodstvo, kjer jih ožigosajo z datumom

prejema, nato prejete dokumente razdelijo na račune, povezane s storitvami, in račune,

povezane z nabavo blaga. Računi se evidentirajo v informacijski sistem, pri čemer vsak

dokument dobi tekočo zaporedno številko, ki jo vpišejo na dokument. Na prejeti račun se

vpišeta še šifra dobavitelja in šifra nosilca stroškovnega mesta, ki je naročil blago oziroma

storitev. Nosilec stroškovnega mesta mora ta prejeti račun potrditi za knjiženje oziroma za

plačilo glede na datum dospelosti. Vse opredeljene šifre se nato vnesejo v informacijski

sistem, ki jim določi zaporedno številko, ta pa se vpiše na prejeti račun. Iz dokumenta –

prejetega računa se prepišejo v informacijski sistem naslednji podatki: ime dobavitelja,

šifra dobavitelja, datum izstavitve računa, datum dobave oziroma datum opravljene

storitve, datum prejema računa, datum zapadlosti računa, znesek računa, znesek davka in

številka transakcijskega računa. Pri vnosu vsakega računa se evidentira zaporedna številka

vnosa računa in nosilca, ki je naročil blago ali storitev. Pri vsakokratnem vnosu računov se

preverja tudi davčna številka dobavitelja. Postopek procesa zajemanja prejetih računov pri

klasičnem računovodstvu prikazujem na sliki 6.

Po vnosu v informacijski sistem se vsi računi dostavijo stroškovnim nosilcem, ki račune

preverijo in jim priložijo naročilo oziroma nabavni račun, preverijo prejete količine in

41

cene, dogovorjene roke plačila ter s tem potrdijo račun za knjiženje in plačilo. Pri nabavi

materiala preverijo prejete količine na podlagi prevzema blaga v skladišču. Če se prejete

količine ujemajo z naročenimi, se račun potrdi, v nasprotnem primeru pa se vzpostavi

reklamacija z dobaviteljem. Vse potrjene, preverjene račune enkrat dnevno dostavijo v

računovodstvo, kjer jih poknjižijo.

V primeru podvojenega računa informacijski sistem opozori uporabnika pri ponovnem

vnosu računa, da račun v informacijskem sistemu že obstaja. Naslednja kontrola je pri

knjiženju računa; če se referent, ki vnaša prejete račune v informacijski sistem, zmoti pri

vnosu številke računa, zneska ali datuma, ga informacijski sistem opozori na napako.

Slika 6: Prikaz procesa zajemanja prejetih računov v proučevanem podjetju pri klasičnem

računovodstvu

prejeti račun

račun za storitve

blagovni

tujina

evidentiranje v ERP

ime dobavitelja, šifra dobavitelja, davčna št. dobavitelja, znesek računa, datum opravljene storitve,dobave, datum računa, znesek davka, datum plačila

komerciala

BS1

BS 3

BS 7

ZT

potrjevanje računov komerciala

kontrola cene in količine prejetega blaga in predložitev prevzema -naročila

knjiženje

dnevna izterjava nelikvidiranih računov

računovodstvo

računovodstvo

42

V računovodstvu so trije zaposleni evidentirali, vnašali in knjižili prejete račune

dobaviteljev, dva pa sta skrbela za vnos in knjiženje prejetih računov za domače ter tuje

dobavitelje za nabavo blaga, eden pa za evidentiranje prejetih računov, povezanih s

storitvami.

Pri študiji primera analize stroškov zajemanja in knjiženja prejetih računov pri klasičnem

in brezpapirnem računovodstvu sem postopek knjiženja prejetih računov ovrednotila na

dva načina: pri prvem načinu sem upoštevala število zaposlenih, ki opravljajo aktivnosti,

povezane z zajemanjem prejetih računov, pri drugem načinu pa sem ovrednotila vsako

posamezno aktivnost, ki je potrebna pri knjiženju prejetih računov.

Pri evidentiranju prejetih računov pri klasičnem računovodstvu so v obravnavanem

podjetju dnevno prejemali povprečno 95 računov. Pri analizi stroškov zajemanja in

knjiženja prejetih računov pri klasičnem računovodstvu so bile v računovodstvu zaposlene

tri osebe, ki večino svojega delovnega časa namenijo evidentiranju in knjiženju prejetih

računov. Strošek podjetja iz naslova plač na letni ravni tako znaša 54.855 evrov samo za

aktivnost zajemanja in knjiženja prejetih računov.

Postopek aktivnosti knjiženja računov sem ovrednotila glede na postopek dela: od prejema

računov do vnosa v informacijski sistem, razdelitev računov po oddelkih podjetja,

preverjanje naročil, povezanih z računi, vračilo računov nazaj v računovodstvo in na koncu

knjiženje. Čas, potreben za evidentiranje enega računa od prejema do knjiženja, znaša 16

minut, kar je glede na posamezne aktivnosti, ki jih opravijo vsi deležniki v procesu,

ocenjeno na 3,74 evra. Pri tej oceni niso upoštevani razni stroški reklamacij oziroma

drugih zavrnitev, kar bi podaljšalo čas in povišalo stroške. Po opisanem postopku nastane

ocenjeni strošek aktivnosti zajemanja, evidentiranja in knjiženja prejetih računov v

obravnavanem podjetju v višini 91.002 evrov, in sicer v letu 2006.

Če upoštevamo dejstvo, da to delo opravljajo trije zaposleni, kar pomeni, da za 94 prejetih

računov dnevno (24.332 računov letno) podjetje letno porabi 91.002 evrov, je ta strošek

zelo visok.

43

Tabela 3: Čas trajanja in strošek aktivnosti knjiženja enega prejetega računa

Aktivnost DM

aktivnosti

Urna

postavka

v EUR

Strošek

opravila

za 1 min.

v EUR

Vrednost

opravila v

EUR

Čas

trajanja

aktivnosti

Strošek

1 računa

v EUR

Odpiranje

dokumenta in

dostava Prejeta pošta 7,85 0,13 0,13 1 min 0,13

Razdelitev

računov

Referent za

knjiženje 7,80 0,13 1,95 5 min 1,95

Vnos enega

računa

Referent za

knjiženje 7,80 0,13 0,26 2 min 0,26

Potrditev

računa Komercialist 10,02 0,17 0,33 2 min 0,33

Potrditev

računa –

komercialist

Nabavnik/

komercialist 12,30 0,20 0,41 2 min 0,41

Knjiženje

računa

Referent za

knjiženje 7,80 0,13 0,39 3 min 0,39

Arhiviranje

računa

Referent za

knjiženje 7,80 0,13 0,13 1 min 0,13

16 min 3,60

Materialni

stroški

0,14

Strošek

evidentiranja

1 računa

3,74

Strošek aktivnosti prejetega računa v obravnavanem podjetju sem ovrednotila na podlagi

posameznih opravil, od prejetega računa do njegovega knjiženja. V tabeli 3 prikazujem čas

trajanja določene aktivnosti pri knjiženju prejetega računa in s tem strošek na enoto

knjiženja enega računa v višini 3,74 evra.

Zaposleni, ki skrbi za prejeto in izdano dokumentacijo, razdeli dokumente osebam,

odgovornim za knjiženje računov, in dostavi račune v računovodstvo. Referent za

knjiženje razdeli prejete račune, jih opremi s podatki in vnese v informacijski sistem. Po

končanem vnosu račune razdeli v nabavno-prodajne oddelke podjetja. Potrjene račune

knjiži v informacijski sistem in jih arhivira. Na podlagi notranje politike podjetja, ki ureja

možnosti preprečevanja zlorab, oseba, ki knjiži račune, ne sme opravljati plačilnega

prometa.

44

V podjetju so si zastavili cilj, da je treba stroške evidentiranja prejetih računov znižati vsaj

za 50 odstotkov. Glede na proces zajemanja prejetih računov po klasičnem načinu je treba

skrajšati čas zajemanja oziroma obdelave prejetega računa. V podjetju prejmejo povprečno

100 računov dnevno, za obdelavo enega računa povprečno porabijo 16 minut, kot je

pokazala študija ocene aktivnosti enega prejetega računa. V letu dni iz tega naslova

nastanejo stroški v višini 50.463 evrov. V letu 2006 so to delo opravljali trije zaposleni, kar

je pomenilo nastanek stroškov v višini 54.855 evrov. Podjetje si je zastavilo jasen cilj, da

želi znižati stroške zajemanja prejetih računov za vsaj 50 odstotkov. Pri stroških plač lahko

zaradi manjšega števila zaposlenih (če to delo opravlja ena oseba) nastanejo prihranki v

višini 38.000 evrov letno. Iz analize aktivnosti prejetih računov je razvidno, da se je čas

zajemanja prejetega računa iz 16 minut skrajšal na štiri minute. V tem primeru lahko ena

oseba zajema, evidentira in knjiži vse prejete račune v podjetju.

V tabeli 4 prikazujem strošek aktivnosti knjiženja prejetih računov pri evidentiranju 100

prejetih računov in strošek dela treh zaposlenih.

Tabela 4: Strošek zajemanje prejetih računov in čas trajanja knjiženja 100 prejetih

računov

Povprečno

št računov

na dan

čas

knjiženja

enega

računa v

min

trajanje

aktivnosti

h/dan

število

zaposlenih

strošek podjetja

letno

klasično računovodstvo 100 16 27 3 50.463

brezpapirno

računovodstvo 100 4 7 1 16.821

pred uvedbo

brezpapirnega

računovodstva- leto

2006

3 54.855

V tabeli 5 prikazujem število prejetih račun po letih in povprečno število prejetih računov

na dan. V povprečju v obravnavanem podjetju dnevno prejmejo 95 računov (povprečje je

izračunano za obdobje od leta 2001 do 2014).

45

Tabela 5: Število prejetih računov po letih

opis poslovnega

dogodka2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014

ocena

2015

Prejeti računi - skladišče 16.530 17.248 16.586 16.803 17.575 15.783 15.453 15.470 15.470 15.470 15.470

Prejeti računi - tranzit 2.999 2.761 2.620 2.787 2.487 1.718 1.611 1.680 1.680 1.680 1.680

Prejeti računi-investicije 481 258 344 317 378 470 324 281 281 281 281

Prej.rač.uvoz 607 195 149 188 229 233 236 264 264 264 264

Prejeti dobropisi - blago 249 262 289 321 374 396 361 308 308 308 308

Prejeti računi - stroški 3.729 3.833 3.546 3.407 3.055 2.928 2.550 2.656 2.656 2.656 2.656

Prejeti računi - zam. obresti 150 11 29 49 2 3 2 10 10 10 10

Prejeti računi UVOZ - razno 970 666 587 569 624 460 484 481 481 481 481

Prejeti račun-konsignacija 210 185 182 177 144 114 105 190 190 190 190

Število prejetih računov 25.925 25.419 24.332 24.618 24.868 22.105 21.126 21.340 24.410 26.118 27.987 23.876

število delovnih dni 262 260 260 261 261 261 261 261 261 261 261 254

povprečno število računov

na dan99 98 94 94 95 85 81 82 94 100 107 94

Strošek podjetja pri klasičnem zajemanju računov, ocenjenih na podlagi aktivnosti

obdelave enega prejetega računa, znaša 3,74 evra. Ocenjeni čas obdelave od vnosa v

informacijski sistem in knjiženja enega računa traja 16 minut. V letu 2006 so v podjetju

prejeli 24.332 računov, kar pomeni, da je iz naslova aktivnosti knjiženja prejetih računov

nastalo 91.002 evrov stroškov.

Podjetje je del mednarodne korporacije, zato se lahko neprestano primerja z najboljšimi v

skupini. Na ta način podjetja znotraj skupine pridobijo, izmenjujejo in prenašajo znanja ter

izkušnje in s tem prevzemajo dobre prakse. Po primerjavi z najboljšimi podjetji v skupini

po aktivnosti knjiženja prejetih računov v letu 2004 se je pokazalo, da obravnavano

podjetje negativno odstopa po številu knjiženih prejetih računov na zaposlenega. V letu

2005 so se odločili, da bodo začeli z zniževanjem administrativnih stroškov, in sicer z

uvajanjem brezpapirnega poslovanja, in z optimizacijo ter avtomatizacijo vseh postopkov

in procesov. Tako so začeli s projektom brezpapirnega poslovanja oziroma brezpapirnega

računovodstva.

V podjetju so želeli s prehodom na brezpapirno računovodstvo doseči boljšo učinkovitost,

preglednost, nadzor nad posameznim procesom, sledljivost dokumentov, predvsem pa več

časa za primarno delo in optimizacijo dela v računovodstvu. Z optimizacijo dela se tako

zmanjša število oseb, potrebnih za zajemanje podatkov, odpravijo se napake, ki nastajajo

pri ročnem vnosu podatkov, knjiženje postane hitrejše in ne nazadnje, zmanjšajo se stroški,

povezani z evidentiranjem podatkov.

Naslednji korak, ki so se ga lotili v obravnavanem podjetju, je odprava administrativnih del

v zvezi s potrditvijo in knjiženjem prejetih računov v komercialnem oddelku. Po oddaji

naročila dobavitelju in prevzemu materiala v skladišču se potrditev računov opravi v

46

računovodstvu. Samodejno se knjižijo vsi prejeti računi, ki se z nabavnim računom v celoti

ujemajo v znesku, količinah in cenah. To pomeni, da se potrjevanje prejetih računov iz

nabavnega prestavi v računovodstvo oziroma, da bo nabavni račun potrjen v skladišču

hkrati s prevzemom blaga. Pod pogojem, da se celoten znesek računa, količine in cene v

celoti ujema s prejetim računom, bo to hkrati potrditev prejetega računa za knjiženje.

Pri prejetih računih za storitve je podpisana naročilnica tudi že potrditev prihodnjega

prejetega računa, pod pogojem, da je storitev opravljena, znesek in količina na računu pa

se ujemata z zneskom na prejetem računu.

Pri vsakem projektu je treba opredeliti dodano vrednost in koristi, ki ju želimo doseči s

projektom. Pri spremembi procesa iz papirnega v brezpapirno poslovanje pri elektronskem

zajemanju prejetih računov se to pokaže predvsem v manjših stroških distribucije, dela in

arhiviranja.

Vsak posameznik ima koristi od novega načina dela oziroma bi jih moral imeti. Največ

koristi imajo seveda uporabniki in vodstvo. Uporabniki so zaradi popolne avtomatizacije

dela razbremenjeni nekaterih postopkov, vodstvo pa poleg hitrejšega izvajanja procesa

pridobi še nadzor in urejenost podatkov ter urejenost avtorizacij naročanja.

Z uvedbo brezpapirnega zajemanja prejetih računov so v podjetju želeli doseči naslednje

cilje:

večjo hitrost knjiženja prejetih računov in s tem znižanje stroškov,

preprečiti zamude pri plačevanju računov,

povečati predčasno plačevanje računov in s tem vplivati na razliko v ceni podjetja,

sočasen dostop do računov z različnih lokacij,

znižati stroške dela pri reviziji podjetja,

celovit pogled nad računi,

revizijsko sled obdelave računov,

varen in pregleden elektronski arhiv računov.

Pri tako jasno postavljenih ciljih so se v podjetju odločili za projekt brezpapirnega

računovodstva.

3.4 Opis procesa prejetih računov pri elektronskem zajemanju

računov – brezpapirnem računovodstvu

Proces brezpapirnega zajemanja prejetih računov v obravnavanem podjetju poteka tako, da

prejete dokumente najprej skenirajo z optičnim bralnikom in jih opremijo z indeksnimi

podatki, tako imenovanimi metapodatki. Ti podatki se pri vnosu davčne številke

47

dobavitelja samodejno prenesejo iz informacijskega sistema – transakcijski račun podjetja

in pogodbeno dogovorjeni valutni rok. Preostale podatke, in sicer vrednost računa,

vrednost blaga ali opravljene storitve, datum dobave, datum računa, znesek DDV, optični

bralnik prebere in zapiše v sistem ERP. Naloga zaposlenega je, da podatke preveri, po

potrebi popravi in s tem potrdi pravilen vnos prejetega računa v vhodno knjigo prejetih

računov. Tako se izognejo celotnemu ročnemu vnosu oziroma prepisovanju podatkov.

Brezpapirni sistem je povezan s poslovno-informacijskim sistemom podjetja, ki preverja in

prenaša podatke iz informacijskega sistema. Po skeniranju dokumenta se prenesejo podatki

o davčni številki dobavitelja. Na podlagi tega prebranega podatka informacijski sistem

samodejno prenese vse matične podatke dobavitelja: šifro dobavitelja, plačilne pogoje,

valutne roke in številko transakcijskega računa. Oseba, ki opravlja validacijo računov,

preveri, ali so bili pravilno prebrani podatki iz dokumenta, in sicer datum dokumenta,

znesek računa in znesek davka. Po zaključeni validaciji računov se paket prejetih računov

samodejno prenese v informacijski sistem podjetja in prek orodja za spremljanje delovnega

toka dela osebi, ki je bila navedena v naročilu za potrditev prejema računa.

Po obdelavi v računovodstvu se dokumenti samodejno prenesejo v elektronski arhiv, kjer

se hranijo v skladu z zakonodajo. Dokumenti v elektronski obliki so na voljo za

pregledovanje pooblaščenim osebam, ki imajo dostop do portala. S prenovo procesa in

uvedbo sistema rešimo prostorsko stisko, dostopnost in iskanje dokumentov ter dosežemo

hitro in učinkovito obdelovanje podatkov z dokumentov.

Z elektronskim zajemanjem prejetih računov so v podjetju uredili tudi področje

večstopenjske avtorizacije ter s tem dodatno kontrolo nad stroški, nabavami in nabavnimi

ceniki. Vsak dobavitelj ima v informacijskem sistemu cenik in artikel z določeno

minimalno in maksimalno zalogo glede na prodajo tega artikla v zadnjih treh mesecev. Če

zaloga pade na raven minimalne količine, se sproži samodejno naročilo tega blaga. Tako v

nabavnem oddelku preverijo naročila in jih tedensko, glede na dogovore z dobavitelji,

pošiljajo le-tem. S tem je vpliv na razne odmike pri nabavi kar najmanjši, razen v primeru

spremenjenih cenikov oziroma napak, ki se lahko pojavijo pri vnosu podatkov v cenik.

Pri vnosu prejetega računa je poleg drugih metapodatkov, ki se samodejno prenesejo iz

informacijskega sistema, ko se vnese davčna številka dobavitelja, nujen vnos številke

naročila blaga in številke dobavnice. Ob vnosu številke dobavnice se račun samodejno

poveže s prejetimi količinami in cenami blaga. Če se cene in količine na računu razlikujejo

od podatkov v informacijskem sistemu, se ta račun dodeli v operativno nabavo, da se račun

tako količinsko kot vrednostno uskladi s prejemi blaga. Odstopanja se lahko pojavijo

zaradi napačno dobavljene količine, napačne cene na računu dobavitelja, neupoštevanih

rabatov ali zaradi napačnih cenikov. V teh primerih se napake odpravijo, zahteva se lahko

dobropis ali pa se račun dobavitelju zavrne. Na sliki 7 je opisan postopek oddaje naročila

48

dobavitelju, dobave v centralno skladišče ali v poslovne enote, prejema blaga (vrednostni

in količinski prejem blaga) in nazadnje potrditve ter knjiženje računa.

V podjetju spremljajo nabavo in prodajo tako po artiklih, blagovnih skupinah artiklov in

dobaviteljih kot na podlagi razporeditve kupcev po skrbnikih in dejavnostih. Za

spremljanje prodajne in nabavne statistike so zelo pomembni urejeni podatki, ki so osnova

za podporo odločanju. Z uvedbo nove informacijske tehnologije določena delovna mesta

izginjajo iz organizacijske strukture, odpirajo pa se tudi nova, povezana z urejanjem baz

podatkov, analizo in napovedjo prodaje.

Pred začetkom prehoda na brezpapirno računovodstvo in s tem samodejno knjiženje

prejetih računov dobaviteljev so se v podjetju z dobavitelji dogovorili, da ti pri izstavljanju

računov na vsak račun zabeležijo številko naročila in dobavnice ter da je pogoj za sprejem

računa ena dobavnica na en račun.

Slika 7: Proces izdaje naročila in prejema računa

Poslovno enoto

CenikNabavno naročilo

Prevzem blaga

količinski

vrednostni

Dobavnica RAČUN Knjiženje

p

o

s

t

o

p

e

k

V obravnavanem podjetju je proces knjiženja računov odvisen od načina naročanja, in

sicer od:

naročila blaga na skladišče oziroma na zalogo,

naročila blaga za poslovne enote,

tranzitne dobave blaga,

naročila za projektno prodajo,

naročila storitev.

Zgoraj omenjeni postopki se znotraj procesa malo razlikujejo glede na način prevzemanja

blaga in storitev. Osnovni način knjiženja prejetih računov temelji na enotnem načinu, kar

pomeni, da mora imeti vsako naročilo v informacijskem sistemu izdano tudi naročilo

49

dobavitelju, na prejetem računu pa mora biti vpisana številka naročila in številka

dobavnice.

Na sliki 8 je prikazan proces samodejnega knjiženja prejetih računov v primeru prevzema

blaga na zalogo. Ob prevzemu blaga v skladišču ali v poslovni enoti se v informacijski

sistem vnese številka dobavnice in prevzame blago. V kolikor je dobavnica že v

informacijskem sistemu, se pri vnosu računa, le ta samodejno knjiži. Če se račun ne ujema

s prevzemom blaga, se ga dodeli v nabavni oddelek, kjer uredijo reklamacijo ali popravek

prevzema. Odmik od prevzema se knjiži na zalogo, če prevzeto blago še ni prodano, če pa

je blago že prodano, se odmik knjiži na konto odmikov.

Slika 8: Proces samodejnega knjiženja prejetih računov

RAČUNI

Da Ne

PREKLIC

Da Ne

AVT.KNJIŽENJE Razlika v ceni Razlika v količini

Nabava Nabava

Da Ne Da Ne

KNJIŽENJE PREKLIC KNJIŽENJE PREKLIC

Ali se ujema račun z dobavnico

ali račun vsebuje št. naročila in št.

dobavnice

Vir: Obravnavano podjetje X, d. o. o., Postopek knjiženja prejetih računov obravnavanega podjetja, 2015.

Postopek samodejnega zajemanja oziroma knjiženja prejetega računa v primeru

brezpapirnega računovodstva je sledeč:

Vhod prejetega računa – odgovorna oseba skenira dokument v informacijski sistem,

pri validaciji podatkov so obvezni metapodatki na računu. Če optični bralnik ne

prebere podatkov, jih je treba vnesti ročno. Številki dobavnice in naročilnice sta

osnovna podatka, na podlagi katerih je povezana samodejna potrditev računov.

50

Račun je pretvorjen v elektronsko obliko in pripravljen za samodejno knjiženje – s

pomočjo optičnega bralnika se račun in morebitna spremna dokumentacija pretvorita v

elektronsko obliko. Ob shranjevanju slike računa v arhiv se k računu na podlagi

interne številke računa samodejno prepišejo določeni indeksni podatki (šifra partnerja,

naziv partnerja, datum računa, številka knjiženja, datum dospelosti, znesek).

Skeniran paket prejetih računov se pošlje v informacijski sistem – v tem primeru se

preverijo zneski dobavnic – ta seja se naredi samodejno (prenos računov, knjiženje

samodejnih potrjenih računov) – in knjižbe se naredijo samodejno v samem

informacijskem sistemu.

Računi se zapišejo v informacijski sistem – saldakonti dobaviteljev/nabavni

računi/prikaz nabavnih računov – knjiga prejetih računov:

vsi računi se prenesejo v knjigo prejetih računov,

če je blago prevzeto, je treba na prevzemu v skladišču dopisati številko dobavnice

dobavitelja, potrditi jo mora nabavni referent, kar označuje, da je blago prevzeto,

tako količinsko in cenovno. Dobavnica mora biti vnesena pri prejetem računu, kar

predstavlja ključ oziroma pogoj za samodejno potrditev knjiženja računa.

Skenirane dobavnice se v skladišču samodejno povezujejo s prejemi blaga glede na

izdano naročilo:

če se dobavnica in znesek računa brez zneska davka ujemata, se račun samodejno

knjiži,

prenos računov – pri pregledu prikaza dobijo prejeti računi status samodejnega

knjiženja, potreben je nadaljnji postopek, kjer se preveri samodejno ujemanje

dobavnic dobavitelja s prejetim računom dobavitelja.

Samodejno knjiženje se izvede v primeru, da se zneska prevzema blaga in računa

ujemata:

pogoj za samodejno potrditev računa je pravilno vnesena številka dobavnice pri

vnosu računa in pri prevzemu blaga, hkrati pa je treba dodati za ključ dobavnico

določenega dobavitelja, ker je v praksi pogosto, da imajo različni dobavitelji enak

sistem označevanja dobavnic,

pri samodejnem knjiženju se hkrati s kreiranjem temeljnice poknjiži tudi davek, ki

se določi na podlagi dobavitelja in države.

Pri samodejni potrditvi računa se temeljnica knjižb kreira samodejno – izpišeta se

obvestilo o uspešni samodejni potrditvi računa in sporočilo o številki temeljnice.

V informacijskem sistemu je račun povezan in potrjen, kar pomeni, da dobi status

knjižen, številko temeljnice in številko knjiženega računa.

Po informaciji o številki temeljnice se v temeljnici preverijo knjižbe, konti,

obračunsko in davčno obdobje, vrednosti davka, kar pomeni kontrolo pravilnosti vseh

knjižb. Po kontroli se temeljnica dokonča, z dokončanjem se podatki poknjižijo še v

glavno knjigo – račun v saldakontih dobi status zaključen.

Celoten postopek je zaključen, ko je temeljnica dokončana in poknjižena v glavno

knjigo, s tem pa dobi račun status zaključen.

51

S tem, ko je račun zaključen, je tudi elektronsko arhiviran.

Na sliki 9 prikazujem postopek in potek prejetega dokumenta pri elektronskem

evidentiranju.

Slika 9: Postopek procesa elektronskega zajemanja prejetih računov

neujemanje

prejeti račun

blagovni- mini max

tujina

računovodstvo

evidentiranje v ERP

s skeniranjem davčne številke dobavitelja se meta podatki prenesejo iz ERP, ostale podatke skener prebere

avtomatsko knjiženje računovodstvo

kotnrola knjiženja

projektna nabava

računovodstvo

številka dobavnice

NABAVA

račun za storitve

52

Na sliki 10 prikazujem potek procesa izdaje naročila do dobaviteljev. Za uspešno

samodejno knjiženje prejetih računov je potrebno, da so nekateri pogoji izpolnjeni že

nekoliko prej. Pomembno je, da so podatki na artiklih in cenikih popolno in pravilno

opremljeni, da so ceniki dobaviteljev ažurirani glede na trenutne veljavne prodajne pogoje

dobaviteljev ter da so matični podatki poslovnih partnerjev urejeni. Če so matični podatki

urejeni, potem je verjetnost samodejnega knjiženja prejetih računov veliko večja. Če so

podatki urejeni in zaloga določenega blaga pade na minimalno količino, se samodejno

sproži naročilo do dobavitelja. Po prejetju naročila dobavitelj dobavi blago v centralno

skladišče podjetja ali v njegovo poslovno enoto, odvisno od zahteve naročnika. Po dostavi

blaga ga v skladišču prevzamejo, skenirajo dobavnico in s tem opravijo količinski prevzem

blaga. V nabavnem oddelku na podlagi skenirane dobavnice prevzamejo dostavljeno blago

tudi vrednostno. Tako je v informacijskem sistemu vpisana dobavnica s prevzetimi

količinami in vrednostmi, kar je pogoj za samodejno knjiženje prejetih računov. Po

prejemu računa se z vpisom številke dobavnice račun samodejno knjiži. Če vsi udeleženi v

procesu opravijo svoje delo natančno in dovolj hitro, je račun po prejemu tudi takoj knjižen

in ni potrebnega dodatnega pošiljanja prejetih računov po oddelkih podjetja.

Slika 10: Proces izdaje naročila in knjiženja prejetega računa ter vključeni oddelki

podjetja

Poslovno enoto

CenikNabavno naročilo

Prevzem blaga

količinski

vrednostni

Dobavnica RAČUN Knjiženje

produktnispecialist

mini-max avtomatsko

naročilo

skladišče

operativna nabava

skladišče

poslovne enote

računovodstvoavtomatsko

knjiženje

p

o

s

t

o

p

e

k

o

d

d

e

l

e

k

53

Za uspešnost prehoda s klasične na elektronsko knjiženje prejetih računov je zelo

pomembno, da so vsi sodelujoči dobro seznanjeni s celotnim postopkom oziroma

procesom dela, kajti v nasprotnem primeru se izgublja precej časa, nastajajo

nezadovoljstvo in oportunitetni stroški, kar se odraža v manjši prodaji in nepravočasnem

servisiranju kupcev. Dobro ozaveščenost sodelujočih dosežemo z organizacijo delavnice,

kjer se jim podrobno predstavi način dela, predvsem pa prednosti drugačnega načina dela,

njegov pomen in njegove razsežnosti ter pomembnosti za podjetje.

3.5 Primerjava med klasičnim in elektronskim zajemanjem prejetih

računov

Vsak prejeti račun, ki prispe v podjetje, naredi določeno pot od prejema do potrditve in

odobritve za plačilo do arhiva. V postopek potrjevanja prejetega računa je vključen

naročnik blaga oziroma storitev, ki s potrditvijo računa odbori plačilo. V postopek

potrjevanja računa je lahko vključenih več ljudi v podjetju, odvisno od velikosti podjetja

oziroma organiziranosti. V obravnavanem podjetju je potrjevanje računov pri klasičnem

zajemanju potekalo tako, da je oseba, ki je odgovorna za prejeto pošto, prejela vse račune

in jih razdelila glede na vsebino, in sicer na račune za storitve, račune za nabavo blaga in

na račune iz tujine. Tako je ta oseba vse račune dostavila v računovodstvo. Osebe,

odgovorne za evidentiranje prejetih računov, so vse račune opremile s potrebnimi podatki,

vnesle prejete račune v vhodno knjigo in jih dostavile v oddelke oziroma osebam, ki so

odgovorne za njihovo potrditev. V knjigo prejetih računov se vpišejo metapodatki računa,

in sicer šifra dobavitelja, naziv dobavitelja, davčna številka, številka naročila, vrednost

naročila, datum plačila. Pri potrditvi računa odgovorna oseba, ki je naročila blago ali

storitev, pregleda račun, preveri, ali je bilo blago dobavljeno oziroma storitev opravljena,

glede na želeno naročilo priloži ustrezno spremno dokumentacijo, preveri plačilni rok in

račun vrne v računovodstvo za knjiženje. Če se v informacijskem sistemu račun ujema s

prevzetimi količinami in vrednostjo glede na vpisano številko nabavnega naročila, se ta

uspešno poknjiži, v nasprotnem primeru pa se račun ponovno zavrne osebi, ki je blago

naročila.

V primeru elektronskega zajemanja prejetih računov je poleg prihranka pri stroških krajša

tudi pot dokumentov. Glede na opisan in prikazan postopek na sliki 10 v primeru prejema

računa v računovodstvo se le-ta vnese v informacijski sistem, kar sproži samodejno

knjiženje. Če so vsi pogoji za samodejno knjiženje izpolnjeni, račun ne potuje več po

podjetju, ampak je takoj po prejemu tudi knjižen.

3.6 Analiza koristi procesa elektronskega zajemanja prejetih računov

Poslovanje podjetja v sistemu brezpapirnega računovodstva lahko namreč prinaša številne

koristi, vendar se je treba zavedati, da so lahko stroški teh naložb zelo visoki, hkrati pa je

54

nekatere koristi zelo težko natančno določiti. Za vsako podjetje so naložbe v optimizacijo

poslovanja podjetja s finančnega vidika zelo obremenjujoče, zato obstaja potreba po

prikazu upravičenosti take naložbe. Prav z omenjeno študijo primera optimizacije

poslovanja želim prikazati, da je naložba v brezpapirno računovodstvo v delu poslovanja,

ki se nanaša na zajemanje prejetih računov, ekonomsko upravičena, saj so njene koristi

večje od ocenjenih stroškov. Če so potencialne koristi večje od stroškov, to pomeni, da se

je podjetje odločilo pravilno in da je projekt uspešen.

Pri omenjeni novi vzpostavitvi potrjevanja prejetih računov in delovnega toka

dokumentacije se vseh koristi težko ali pa skoraj ne da določiti. So nemerljive in se jih ne

da izraziti računsko oziroma eksplicitno, vplivajo pa na uspešnost poslovanja celotnega

podjetja. Zaposleni v finančno-računovodskem oddelku imajo zdaj več časa za določene

analize. V izbranem podjetju se koristi vzpostavitve elektronskega zajemanja prejetih

računov kažejo predvsem pri prihranku časa, ki ga zaposleni porabijo pri potrjevanju

računov in zajemanju prejetih računov.

Določene koristi, ki jih bodo imeli v izbranem podjetju po uvedbi brezpapirnega

računovodstva, kot so zadovoljstvo zaposlenih, urejenost delovnih procesov, hitrejše

zajemanje podatkov in s tem hitrejši zaključek mesečnih poslovnih poročil, je zelo težko

ovrednotiti, imajo pa velik vpliv na uspešnost poslovanja celotnega podjetja. Poleg

naštetega bodo imeli zaposleni po uvedbi brezpapirnega računovodstva več časa tudi za

iskanje novih, bolj učinkovitih načinov dela, ki prispevajo k večji optimizaciji poslovanja

podjetja. Tak primer je nadomestitev skeniranja prejetih računov z uvedbo prejemanja e-

računov in uvoza prejetih računov v informacijski sistem.

Neposredne koristi projekta se ne pokažejo direktno v večjem obsegu prodaje, temveč v

povečanju razlike v ceni, optimizaciji procesov, obvladovanju obratnega kapitala in s tem

tudi v znižanju stroškov. Administrativni stroški ne vključujejo samo stroškov pisarniškega

materiala, temveč tudi stroške aktivnosti poslovnega procesa, s katerimi je povezano

evidentiranje prejetega računa. Za dosego ocene teh stroškov sem pri študiji primera

časovno in vrednostno ovrednotila vsak korak v procesu zajemanja prejetega računa, in

sicer od prejema računa v oddelek prevzema pošte, evidentiranja v informacijski sistem, pa

vse do pošiljanja računa v nabavni oddelek in ne nazadnje knjiženja računa.

Z uvedbo procesa samodejnega knjiženja prejetih računov je mogoče zaznati tudi določene

pričakovane koristi, kot so manjša možnost človeških napak, večja kakovost podatkov,

hitrejša priprava podatkov in izdelava poročil.

Hitrejše zajemanje prejetih računov in optimizacija procesa prinašata koristi, ki niso

neposredno povezane z zajemanjem prejetih računov, pa vendar to vpliva na poslovanje

celotnega podjetja. Te koristi so:

55

ustreznejši obratni kapital podjetja – z dnevnim in hitrejšim zajemanjem ter

knjiženjem prejetih računov so bolj ažurirani podatki o obveznostih podjetja,

omogočeno natančnejše planiranje denarnih tokov,

usklajeni valutni roki med dobavitelji in kupci – glede na vrsto prodaje in pokritost z

vrsto nabave. Pri projektni prodaji so med kupci in dobavitelji usklajeni valutni roki,

koriščenje predčasnih plačil – spremljanje vsebinskega dela pokritosti valutnih rokov

dobaviteljev in kupcev vpliva na ustreznejši obratni kapital in na likvidnost podjetja,

kar omogoča, da podjetje bolj izkorišča možnost predčasnih plačil,

povečanje marže – pravočasnost knjiženja prejetih računov omogoča predčasno

plačilno računov, kjer je pogodbeno dogovorjen krajši plačilni rok z možnostjo

koriščenja skontov,

ustreznejša struktura terjatev – ni potrebnega dodatnega oblikovanja popravka terjatev,

kar vpliva na stroške podjetja in s tem na tekoči izid poslovanja.

3.7 Analiza stroškov uvedbe procesa elektronskega zajemanja prejetih

računov v izbranem podjetju

V izbranem podjetju so se uvedbe brezpapirnega poslovanja lotili po fazah. Najprej so na

brezpapirno poslovanje prešli pri izdanih računih, kar pomeni, da računov niso več tiskali v

dveh izvodih, pri katerih je en izvod dobil kupec, drugi izvod pa se je arhiviral. V tem delu

so račune tiskali le za kupce, ki so jih želeli še naprej prejemati v papirni obliki, za namene

arhiviranja pa so prešli na elektronski arhiv. Sledila je ureditev brezpapirnega zajemanja

prejetih in izdanih dobavnic kupcev in dobaviteljev. Naslednja faza je potekala na strani

prejetih računov.

V letu 2009 so v izbranem podjetju začeli z uvajanjem brezpapirnega računovodstva, ki je

zahtevalo skrbno analizo stroškov in koristi, kajti uvedba tega projekta je bila povezana

tako s spremembo organizacije delovnega toka dokumentov kot nabave orodja, ki podpira

takšen proces.

Glavni stroški, povezani z elektronskim zajemanjem oziroma knjiženjem prejetih računov,

so stroški nakupa in namestitve programske opreme in stroški uvedbe naprednega

zajemanja prejetih računov. Pri tem so upoštevani stroški opreme, programskih rešitev,

izobraževanja in dela članov projektne skupine, kot tudi končne koristi in prihranki, ki naj

bi jih dosegli z novim načinom dela.

Glede na to, da je elektronsko zajemanje dokumentov pravi način dela za podjetje, ki

obvladuje veliko količino prejetih in izdanih računov, je treba oceniti stroške in koristi, ki

jih prinaša elektronsko zajemanje dokumentov. Izbrana rešitev vpliva na kakovost

poslovanja, višino stroškov in prihranek pri porabi časa, sledljivost dokumentov ter hitrost

knjiženja poslovnih dogodkov.

56

V izbranem podjetju so pri uvedbi brezpapirnega računovodstva ocenili, da bodo pri

novem načinu zajemanja dokumentov v računovodstvu lahko zajemali prejete račune z

manjšim številom zaposlenih. Višek zaposlenih bodo prerazporedili na nova delovna mesta

v skladu s trenutnimi potrebami obravnavanega podjetja.

Pri uvedbi brezpapirnega računovodstva predstavljajo investicijski stroški predvsem

stroške nakupa strojne in programske opreme. V izbranem podjetju stroškov s strojno

opremo niso imeli, saj obstoječa zadovoljuje kriterijem, ki jih je določil izbrani izvajalec

projekta. V projekt so investirali 24.630 evrov, predvsem za nakup programske opreme, ki

se uporablja za spremljanje delovnega toka dokumenta in arhiviranje dokumentov. Del

stroškov je nastal iz naslova programiranja, saj je bilo treba vzpostaviti povezavo med

novim orodjem in zdajšnjim informacijskim sistemom.

V procesu knjiženja prejetih računov so z optimizacijo nekaterih faz dnevno prihranili vsaj

štiri ure delovnega časa, kar pomeni 84 ur prihranka delovnega časa mesečno. Če

pomnožimo mesečni prihranek ur s povprečno urno bruto postavko (21,11 evra) zaposlenih

v finančno-računovodskem oddelku, je prihranek na letni ravni 21.275 evra.

Slika 11: Prikaz stroškov aktivnosti knjiženja prejetih računov pri klasičnem knjiženju v

primerjavi s samodejnim knjiženjem in število prejetih računov po letih

57

Pri študiji primera zajemanja prejetih računov pri klasičnem knjiženju v primerjavi s

samodejnim knjiženjem sem analizirala vse prejete račune od leta 2004 do 2014. Na

podlagi prejetih računov do maja 2015 sem ocenila obseg prejetih računov do konca leta

2015. Na podlagi analize stroškov aktivnosti knjiženja prejetih računov sem ovrednotila

vse aktivnosti knjiženja prejetih računov in ugotovila, da v obravnavanem podjetju pri

knjiženju enega računa nastane strošek v višini 3,74 evra pri klasičnem zajemanju prejetih

računov. Na letni ravni tako nastane strošek v višini 104.671 evrov pri 27.987 prejetih

računov letno. Če ta strošek aktivnosti knjiženja prejetih računov primerjam z letno bruto

plačo zaposlenih v finančno-računovodskem oddelku, lahko ugotovim, da je strošek

aktivnosti zajemanja prejetih računov v podjetju zelo visok.

Če upoštevam, da določeni viri vrednotijo strošek knjiženja enega računa v višini 15 evrov,

pomeni, da na letni ravni nastane strošek aktivnosti knjiženja prejetih računov v višini

364.980 evrov. To nedvomno nakazuje, da je treba stroške teh aktivnosti znižati. Pri

uvedbi brezpapirnega poslovanja sem aktivnosti knjiženja prejetega računa znova

ovrednotila in ugotovila, da nastane pri obdelavi enega računa pri brezpapirnem

računovodstvu strošek v višini 0,92 evra, pri čemer so vključeni tudi materialni stroški. Pri

brezpapirnem zajemanju prejetih računov tako nastane na letni ravni strošek aktivnosti

zajemanja prejetih računov v višini 25.748 evrov, kar je nekako primerljivo s stroškom, ki

ga ima podjetje z enim zaposlenim, ki opravlja delo, povezano s prejemanjem in

knjiženjem prejetih računov dobaviteljev. Slika 11 prikazuje stroške aktivnosti knjiženja

prejetih računov pri klasičnem knjiženju v primerjavi s samodejnim knjiženjem.

Vrednost projekta brezpapirnega računovodstva izbranega podjetja je sestavljena iz

vrednosti programske opreme in stroškov uvajanja v višini 24.630 evrov. V izbranem

podjetju niso imeli dodatnih stroškov za novo strojno opremo in delo članov projektne

skupine. V tabeli 6 prikazujem naslednje stroške projekta: stroški priprave delovnega toka

obvladovanja dobavnic (4.150 evrov), stroški programske opreme za podporo e-računov v

procesu potrjevanja (1.800 evrov), stroški izdelave rešitve in stroški razvoja elektronskega

zajemanja prejetih računov, stroški vzpostavitve e-prejetih računov, stroški uvajanja (8.520

evrov) ter stroški programske opreme za podporo nabavnemu procesu (10.160 evrov).

Skupni strošek projekta uvedbe procesa elektronskega zajemanja prejetih računov torej

znaša 24.630 evrov.

Stroške sem razdelila na začetne stroške razvoja in uvajanja ter letno ponavljajoče se

stroške, ki se pojavljajo čez celotno življenjsko dobo projekta in se z leti ne spreminjajo.

Za uvedbo spremembe procesa zajemanja prejetih računov ni bilo treba dodatno investirati

v nakup novih računalnikov in strežnika, saj obstoječa strojna oprema zadovoljuje

kriterijem, ki jih je navedel ponudnik, izbran za vzpostavitev sistema za podporo

nabavnemu procesu od zahtevka za nabavo do plačila računa.

58

Pri oceni ekonomske upravičenosti investicije v izbranem podjetju sem za oceno uporabila

neto sedanjo vrednost, predvsem zato, ker neto sedanja vrednost (Brealey & Myers, 2000,

str. 96):

upošteva časovno vrednost denarja,

upošteva zgolj in samo prihodnje finančne tokove in oportunitetne stroške denarja, ne

pa tudi drugih subjektivnih kriterijev,

omogoča odločanje med dvema neodvisnima projektoma, ker sta neto sedanji

vrednosti med seboj primerljivi.

Pri analizi stroškov in koristi izbranega podjetja ter izračunu ekonomske upravičenosti

investicije analiza pokaže, da je investicija do neke mere upravičena, saj se večinoma

povrne v manj kot dveh letih.

Tabela 6: Stroški projekta uvedbe procesa elektronskega zajemanja prejetih računov v

izbranem podjetju

Opis EUR

Priprava delovnega toka obvladovanja dobavnic 4.150

Programska oprema za podporo uvoza e-računov v proces potrjevanja 1.800

Izdelava rešitve za vzpostavitev sistema za podporo nabavnemu procesu (od

zahtevka za nabavo do plačila računa)

Zagon sistema in šolanje uporabnikov

Stroški razvoja, vzpostavitve potrjevanja e-prejetih računov, uvajanje sistema 8.520

Programska oprema za podporo nabavnemu procesu 10.160

Skupaj vzpostavitev potrjevanja e-prejetih računov in vzpostavitev

delovnega toka dokumentacije dobavnice 24.630

Če pri analizi stroškov upoštevam povprečno bruto plačo v finančno-računovodskem

sektorju, se investicija povrne prej kot v enem letu. Takšen izračun ni najbolj realen, ker se

določeni prihranki uvedbe pri vzpostavitvi potrjevanja e-prejetih računov in delovnega

toka brezpapirnega zajemanja dokumentov pokažejo šele šest mesecev po uvedbi projekta.

Izračuna ekonomske upravičenosti investicije pokaže, da lahko v podjetju delovno mesto

zajemanja in knjiženja prejetih računov opravlja ena oseba. Pred uvedenim projektom

elektronskega zajemanja prejetih računov so isto delo opravljali trije zaposleni. Iz

sistematizacije delovnih mest izbranega podjetja je razvidno, da je to delovno mesto v

finančno-računovodskem sektorju najnižje ovrednoteno, zato je smiselno pri analizi

stroškov upoštevati dejanske stroške tega delovnega mesta in ne povprečno plačo

finančno-računovodskega sektorja.

59

Oceno ekonomske upravičenosti investicije v izbranem podjetju prikazujem z izračunom

dobe povračila in neto sedanje vrednosti. V prvem izračunu (poimenovan izračun 1)

upoštevam, da ima podjetje pričakovane denarne tokove v višini prihrankov znižanja

stroškov dela enega zaposlenega. V prvem letu so finančni učinki vidni šele po šestih

mesecih uvedbe projekta. Ta izračun prikazujem kot izračun 1. Pri drugem izračunu

(poimenovan izračun 2) upoštevam, da ima podjetje denarne tokove v višini znižanja

stroškov dela v višini dveh zaposlenih. Primerjavo obeh izračunov, dobo povračila in neto

sedanje vrednosti prikazujem v tabeli 8 in 9. Denarni tok investicije uvedbe procesa

elektronskega zajemanja prejetih računov je pri izračunu 1 v prvem letu v višini 9.672

evrov in v drugem letu v višini 19.344 evrov. Pri izračunu 2 je denarni tok v prvem letu v

višini 19.344 evrov in v drugem letu 38.688 evrov.

Tabela 7: Denarni tok investicije

Investicija

Denarni tok

Leto (t) Izračun 1 Izračun 2

0 (€ 24.630) (€ 24.630)

1 9.672 19.344

2 19.344 38.688

3 19.344 38.688

4 19.344 38.688

Pri izračunu stroškov papirja bi izbrano podjetje na letni ravni prihranilo 273 evrov. Ocena

je narejena na podlagi tega, da sta se pri vsakem prejetem računu zraven izpisala dva lista.

Pri tej oceni niso všteti stroški tiska.

Pri oceni ekonomske upravičenosti investicije v izbranem podjetju sem za oceno uporabila

dve ključni metodi, ki se uporabljata za ocenjevanje projektov, in sicer:

dobo povračila,

neto sedanjo vrednost.

3.7.1 Doba povračila

Z uporabo tega finančnega kazalca sem poskušala oceniti ekonomsko upravičenost

projekta. Izračun dobe povračila nam pokaže obdobje, v katerem se določena naložba

povrne. Preprosto jo izračunamo s pomočjo preglednice, ki kaže neto denarni tok ter

kumulativni denarni tok skozi leta. Naložba se povrne v letu, ko je kumulativni denarni tok

večji od nič. Iz tabele 8 je razvidno da se naložba povrne v 1,77 leta, saj je kumulativno

denarni tok v drugem letu projekta zajemanja prejetih računov pozitiven. Investicija se bo

60

v tem primeru po izračunu 2 povrnila v 1,14 leta. Slabost metode je v tem, da ne upošteva

časovne vrednosti denarja. Izračun dobe povračila je prikazan v tabeli 8.

Tabela 8: Izračun dobe povračila

Izračun 1

Leto 0 1 2 3 4

Denarni tok -24.630 9.672 19.344 19.344 19.344

Kumulativni denarni tok -24.630 -14.958 4.386 23.730 43.074

0,00 0,00 1,77 0,00 0,00

Doba povračila 1,77

Izračun 2

Leto 0 1 2 3 4

Denarni tok -24.630 19.344 38.688 38.688 38.688

Kumulativni denarni tok -24.630 -5.286 33.402 72.090 110.778

0,00 0,00 1,14 0,00 0,00

Doba povračila 1,14

3.7.2 Neto sedanja vrednost

V tabeli 9 je prikazan izračun neto sedanje vrednosti (v nadaljevanju NPV). NPV naložbe

je pozitivna tako v primeru izračuna 1 kot v primeru izračuna 2. V primeru izračuna 1

znaša 33.072 evrov, v primeru izračuna 2 pa 90.774 evrov, kar pomeni, da pozitivne koristi

presegajo celoten negativni tok stroškov. Pri odločanju o sprejetju ali zavrnitvi naložbe je

naložba sprejemljiva, ker je neto sedanja vrednost večja od nič. Izračunu 1 nekoliko bolj

realno prikazuje finančne učinke, ker je bolj verjetno pričakovati, da bo imelo obravnavano

podjetje prihranek pri stroških plač v višini plače enega zaposlenega.

Tabela 9: Izračun neto sedanje vrednosti

Izračun 1

Leto 0 1 2 3 4

Denarni tok -24.630 9.672 19.344 19.344 19.344

Diskontirani denarni tok: -24.630 9.112 17.171 16.177 15.242

Neto sedanja vrednost € 33.072,19

61

Izračun 2

Leto 0 1 2 3 4

Denarni tok -24.630 19.344 38.688 38.688 38.688

Diskontirani denarni tok -24.630 18.225 34.341 32.355 30.483

Neto sedanja vrednost € 90.774,38

3.8 Težave in pomanjkljivosti pri uvajanju elektronskega potrjevanja

prejetih računov

Pri uvedbi procesa elektronskega zajemanja prejetih računov v izbranem podjetju so imeli

v podjetju v začetni fazi velike težave s počasnim delovanjem informacijskega sistema in

pomanjkljivo usposobljenostjo posameznih zaposlenih. Po začetnem prehodu poslovanja

na brezpapirno zajemanje prejetih računov so imeli v podjetju težave tudi s samodejnim

knjiženjem prejetih računov, saj podjetju v prvih dveh mesecih ni uspelo tekoče knjižiti

prejetih računov. Namesto prvotne ocene, da bo delo zajemanja in knjiženja prejetih

računov opravljala ena oseba, so to delo opravljale tri osebe. Sledila je podrobna analiza

uvajalca sistema in vodstva podjetja.

Težave in pomanjkljivosti, ki so se pojavile po uvedbi projekta elektronskega potrjevanja

prejetih računov, so:

počasno delovanje informacijskega sistema in osebnih računalnikov,

napaka v sistemu – branje zunanjega sistema se ni sklicevalo na pravilno sejo v

informacijskem sistemu, kjer so se polnile prejete dobavnice,

statusi računov so se samodejno spreminjali, kljub temu da računi niso bili knjiženi,

sprememba procesa potrjevanja računov – iz procesa potrjevanja prejetih računov se

odstrani direktor nabave, ker je pri novem načinu nepotreben, s spremembo procesa se

spremeni način dela. Direktor nabave potrjuje naročila nad določeno vrednostjo, tako

ni potrebno vnovično potrjevanje po prejemu blaga,

sinhronizacija med informacijskim sistemom in brezpapirnim sistemom: ob prehodu je

bila določena na štiri ure, kar je bilo za testno okolje sprejemljivo, za prehod v živo pa

prepočasno, nato je bila spremenjena na 30 minut,

slabo branje skeniranih računov, potrebno redno vzdrževanje optičnih bralnikov

oziroma nakup novih.

Vpliv tehnologije in njene pomanjkljivosti pri uvedbi brezpapirnega računovodstva so se

pokazale tudi pri uporabi tiskalnikov in računalnikov, ne nazadnje pa se napake pri

množici podatkov vedno prikradejo tudi v programsko opremo. Kljub zagotovitvi uvajalca

o primernosti strojne opreme se je po prehodu v tekoče poslovanje zgodilo, da računalniki

62

in optični bralniki niso bili najustreznejši, ker so povzročali določene napake, ki so seveda

vplivale na hitrost in točnost dela pri zajemanju prejetih računov.

Tehnične pomanjkljivosti so se kljub vsemu odpravile. Po prehodu v tekoče poslovanje so

se na podlagi teh zaostankov pojavili določeni stroški, ki jih je težko ovrednotiti. Gre

predvsem za stroške izgube časa oziroma oportunitetne stroške.

Zelo pomemben dejavnik, ki so ga v podjetju spregledali, je vpliv znanja oziroma

človeških virov. Največja pomanjkljivost, ki so jo pri uvedbi tega projekta v podjetju

spoznali, je precenjevanje znanja o procesih poslovanja podjetja. Zaposleni, ki so dnevno

obvladovali proces zajemanja prejetih računov pri klasičnem računovodstvu, se pri

brezpapirnem naenkrat niso znašli, ker je bilo treba delo organizirati glede na novo

postavljene postopke in načine dela. In prav to je bil na koncu tudi glavni razlog za zamude

pri knjižbah.

3.9 Kritični dejavniki za uspešno izvedbo brezpapirnega

računovodstva

Tako kot pri vsakem novem načinu dela oziroma spremembi procesa dela je treba posvetiti

pozornost kritičnim dejavnikom, ki bi lahko vplivali na uspešno izvedbo brezpapirnega

računovodstva.

V prvi vrsti se mi zdi zelo pomembno, da nov način zajemanja podatkov usvoji, sprejme in

podpre računovodja podjetja. Na podlagi dosedanjih izkušenj in opravljenih intervjujev

sem med študijem primera opazila, da so prav računovodje tisti, ki neradi spreminjajo

uveljavljene, utečene poslovne prakse. Zato je zelo pomembno, da se računovodja vključi

v projektno skupino pri uvedbi brezpapirnega računovodstva, saj s tem zagotovimo

uspešno izvedbo projekta.

Drugi kritični dejavnik, ki bi ga veljalo izpostaviti, je podpora vodstva izvedbi projekta

brezpapirnega računovodstva. Projekt brez podpore vodstva ne more zaživeti, ker imajo

zaposleni občutek, da jim ni treba usvojiti novih načinov dela. Vodstvo podjetja mora nov

način dela preprosto začeti uporabljati in s tem dati zgled ostalim zaposlenim, kajti le tako

lahko novi postopki nadomestijo stare procese. Pri izboru uvajalca sistema je zelo

pomembno, da podjetje izbere nekoga, ki je že imel izkušnje z izvedbo podobnega projekta

uvedbe brezpapirnega računovodstva.

Naslednji kritični dejavnik, ki bi lahko vplival na neuspeh uvedbe brezpapirnega

poslovanja, so zaposleni, na katere se sprememba neposredno navezuje. Če se podjetje

brezpapirnega poslovanja loti postopno, je to zagotovo pozitivno sprejeto med zaposlenimi

v podjetju. Pomembno je sodelovanje med sodelavci v IT-oddelku, ki morajo poznati

celoten postopek zajemanja računov – od naročila blaga dobavitelju do prejema blaga v

63

skladišču, kjer se naredi materialni prevzem blaga, do nabavnega oddelka, ki mora imeti

urejene cenike, da lahko blago naroča po pravih cenah. Podjetju lahko novi načini dela

prinašajo prihranke le v primeru, da so vsi udeleženci dobro seznanjeni s procesom, v

nasprotnem primeru pa so postopki dolgotrajnejši, ker jih zaposleni preprosto ne razumejo

in ne sprejmejo.

Tako kot pri vsakem investicijskem projektu se je tveganjem oziroma kritičnim

dejavnikom treba posvetiti tudi pri enostavnih projektih, kakršno je uvajanje

spremenjenega načina poslovanja. Pri tovrstnih projektih je treba predvideti nepredvidljive

dogodke, ki lahko vplivajo na doseganje projektnih ciljev.

3.10 Pozitivni vplivi brezpapirnega računovodstva na stroške, delovno

silo, tehnologijo in tehnološko znanje

Pozitivni vplivi brezpapirnega poslovanja se v podjetju kažejo na različnih ravneh. Najprej

se pokažejo na tehnološkem področju, kajti podjetje, ki je v toku s časom, lahko pridobiva

konkurenčne prednosti, kar vpliva na pozitivni izid poslovanja celotnega podjetja. Nadalje

pa tudi z vidika človeških virov in znanja, saj vsako podjetje, ki razvija zmožnosti svojih

zaposlenih, s tem tudi pridobiva konkurenčno prednost. Ne nazadnje pa se določena

opravila, ki jih lahko opravi računalnik namesto ljudi, skoraj vedno odražajo v nižjih

stroških poslovanja.

Pozitivni vplivi brezpapirnega računovodstva so:

kakovost odločanja,

povečanje predčasnega plačevanja računov in s tem vpliv na razliko v ceni podjetja,

bolj ažurni podatki o artiklih,

preglednejše spremljanje prodaje po artiklih.

Pri stroških se pozitivni vplivi neposredno pokažejo pri nižjih stroških dela po posameznih

delovnih opravilih oziroma aktivnostih. Prosta delovna sila se lahko prerazporedi na

področja, ki so neposredno usmerjena v pridobivanje novih kupcev, kar ima lahko direkten

vpliv na povečan obseg prodaje.

Po uspešni uvedbi novega načina dela težko navedem pomanjkljivosti brezpapirnega

računovodstva, drugačen način dela pa je bil dobro sprejet tudi s strani zaposlenih.

Pozitivni učinki so se neposredno pokazali v prihranku časa, zaposleni so manj

obremenjeni z administrativnimi opravili in imajo več časa za vsebinska dela.

Prednosti uporabe brezpapirnega zajemanja prejetih računov so očitne. Nadzor nad

potekom procesa je pregleden, saj lahko v vsakem trenutku preverimo vse nepotrjene

64

prejete račune. Poleg tega se skrajša čas od prejema do knjiženja računa, v sklopu katerega

so lahko izvedene tudi potrebne kontrole, dodelitve na stroškovna mesta in knjiženja

postavk porazdelitve stroškov. Poslovni uporabniki imajo glede na pravice omogočen

vpogled v elektronske zapise prejetih računov, pri čemer se bistveno poveča varnost

dokumentov pred izgubo, uničenjem, poškodovanjem ali krajo.

Ugotovitve na podlagi opravljenih intervjujev so pokazale, da zaposleni nimajo toliko

težav z novim, drugačnim načinom dela, če so že na samem začetku projekta dovolj

seznanjeni s spremembami oziroma novostmi, ki jih prinaša nov način dela. Če zaposleni

niso dovolj vključeni v takšen projekt že v samem začetku izvedbe, spremembe velikokrat

sprejemajo z odporom, kar lahko pripelje do tega, da se bojijo neznanega, na splošno ne

marajo sprememb, so neprilagodljivi, včasih podcenjujejo svoje sposobnosti ter že na

začetku ocenijo, da zadevi ne bodo kos.

Vodstvo podjetja pri uvajanju sprememb velikokrat premalo obvešča zaposlene, ker

prevladuje mnenje, da so vsi procesi in reorganizacije zaposlenim razumljivi. Po drugi

strani pa se zaposleni velikokrat v primeru določenih nejasnosti ne pogovorijo s svojimi

nadrejenimi, temveč pasivno počakajo na čas po uvedbi spremembe.

Vsakokratno zniževanje stroškov podjetja najprej prizadene podporne službe v podjetju,

kamor sodi tudi računovodstvo. Investicije, katerih učinki se ne odražajo direktno v

povečani prodaji, je treba dobro utemeljiti, saj v začetni fazi velikokrat ne naletijo na

pretirano navdušenje s strani vodstva podjetja.

Če vodstvo podjetja ne pozna dobro pomena dela finančno-računovodskega oddelka, je

kakršnakoli investicija v ta oddelek lahko odvečen strošek. Če vodstvo podjetja ne pozna

vsebine dela v finančno-računovodskem oddelku, bo podjetje brez njegove podpore težko

namenilo toliko sredstev za izvedbo projekta, kot je uvedba brezpapirnega računovodstva.

Uvedba brezpapirnega računovodstva je pokazala, da je informacijska tehnologija zelo

veliko prispevala tudi k znižanju stroškov delovne sile, saj se po uvedbi brezpapirnega

računovodstva z zajemanjem podatkov ukvarja samo ena oseba, kar je v primerjavi s tremi

zaposlenimi, ki so isto delo opravljali pred uvedbo novega načina zajemanja podatkov,

velik prihranek.

Iz proučevanega primera je razvidno, da je bilo v letu 2003 pred uvedbo brezpapirnega

poslovanja v finančno-računovodskem sektorju zaposlenih 17 oseb, v letu 2014 pa le

devet. V enajstih letih je podjetje na ta način prihranilo vsaj 96.722 evrov, kar pomeni

12.090 evrov letno oziroma stroške letne plače enega zaposlenega. Zniževanje zaposlenih

se je zmanjševalo predvsem na račun delovnih mest, povezanih z evidentiranjem in

zajemanjem podatkov, obenem pa se odpirajo tudi nova delovna mesta, povezana z

urejanjem osnovnih podatkov, namenjenih izvajanju elektronskega poslovanja.

65

SKLEP

Pred prehodom na brezpapirno računovodstvo so se v obravnavanem podjetju spraševali,

kako znižati stroške celotnega poslovanja, in sicer tako, da bi ob manjšem številu

zaposlenih v administraciji izboljšali učinkovitost oziroma da bi bili poslovni dogodki

hitreje evidentirani. Zaposleni bi lahko tako namenili več časa vsebinski plati dela in ne

zgolj zajemanju podatkov, s tem pa bi hitreje pridobivali informacije, ki bi lahko pospešile

in omogočile bolj kakovostne poslovne odločitve.

Za uspešno in učinkovito poslovanje mora podjetje veliko vlagati v nove tehnologije,

predvsem pa v nova znanja in razvoj. V podjetjih, kjer bodo vsa rutinska dela

avtomatizirana, se bodo zaposleni lahko ukvarjali predvsem z vsebinskim delom in se lažje

prilagajali hitro spreminjajočemu se okolju.

Podjetja morajo pred uvedbo brezpapirnega poslovanja urediti mnogo stvari, kot so

prenova poslovnih procesov, prilagoditev organizacijske strukture in uvedba novih

aplikacij. Koristi uvedbe takšne prenove poslovanja se pokažejo v večji konkurenčnosti

podjetja kakor tudi v večjem zadovoljstvu zaposlenih v podjetju, saj uporabljajo nekaj

novega, drugačnega, s tem pa ustvarjajo nove koristi tako zase kot za svoje stranke in širšo

družbo.

Tudi računovodstvo ni nobena izjema pri uvajanju elektronskega poslovanja, saj mora tako

kot druge poslovne funkcije slediti trendom, jih sprejemati, da bi lahko ponudilo bolj

učinkovite storitve. Računovodja se lahko z uporabo novih informacijskih in

komunikacijskih tehnologij bolj posveti pomembnejšim stvarem. Tako se lahko vnašanje

podatkov prepusti strankam, sam računovodja ima tako več časa za izdelavo raznih analiz,

ki so pomembne za odločanje. Pri uvedbi e-računovodstva je zelo pomembna izbira

ustrezne programske in strojne opreme, ki je temelj vsega in pomaga izkoriščati prednosti,

ki jih ponuja takšen sistem. V primeru spremembe zakonodaje mora podjetje poskrbeti za

nadgradnjo programa, zato je pomembno, da ima pri tem dobro podporo na področju

informatike. Ob vsem tem je zelo pomembno tudi varovanje podatkov, zato morajo

podjetja, da zagotovijo varno e-poslovanje v računovodstvu, poskrbeti za varovanje

osebnih podatkov.

E-računovodstvo prinaša podjetjem številne prednosti, kot npr. manj papirne

dokumentacije, enkratne vnose, možnost dostopa do sistema od kjerkoli ter lažji in boljši

nadzor nad opravljenim delom.

Pri oceni stroškov in koristi je pri obravnavanem načinu dela težko ovrednotiti, če se

investicija povrne v času, prikazanem po finančnem izračunu. Po moji oceni se investicija

povrne hitreje, kot je prikazano v poglavju »Analiza stroškov uvedbe procesa

elektronskega zajemanja prejetih računov v izbranem podjetju«. V obravnavanem procesu

66

nastopi zelo veliko stroškov, predvsem oportunitetnih, ki jih pri finančni oceni nisem

upoštevala, oziroma je ocena določenih oportunitetnih stroškov vprašljiva. Omenjeni

projekt izhaja iz koristi, ki jih prinaša tudi za zaposlene v finančno-računovodskem

sektorju. Zaposleni lahko bolj ažurno spremljajo dnevna evidentiranja poslovnih

dogodkov, hkrati pa delo v teh službah postajo bolj vsebinsko.

Za oceno vrednosti investicije sem uporabila metodo neto sedanje vrednosti in dobo

povračila projekta. Kljub temu, da vsak posamezni kriterij pokaže svoj vidik uspešnosti

dolgoročne naložbe, jo je treba pri odločitvi o sprejemu ali zavrnitvi investicije obravnavati

kot celoto. Pri tovrstnem projektu je treba poleg vsega naštetega upoštevati še druge

koristi, ki jih je včasih težko ovrednotiti.

Določene koristi, predvsem zadovoljstvo zaposlenih, izboljšanje delovnega toka in

izboljšanje učinkovitosti sistema obvladovanja dokumentov, se lahko pokažejo tudi v

kasnejših letih poslovanja. Spremenjen način dela, ki ga prinaša uvedba brezpapirnega

računovodstva, je osnova nadaljevanju brezpapirnega poslovanja na področju prejemanja

oziroma uvoza prejetih računov od dobaviteljev. V izbranem podjetju bodo tako del

administracije, ki jo trenutno opravlja oseba, odgovorna za zajemanje prejetih računov,

prenesli na samodejni uvoz računov prek posrednika.

Izračun dobe povračila nam kaže, da se naložba povrne v drugem letu, saj je kumulativni

denarni tok v drugem letu projekta pozitiven. Za nekoga, ki sprejema odločitev o realizaciji

investicije po tej metodi, je pomemben samo čas, v katerem bodo vložena sredstva v celoti

povrnjena.

Neto sedanja vrednost projekta znaša 33.072 evrov in je večja od nič, torej koristi

presegajo stroške investicije, kar podpre odločitev podjetja, da bo naložba v ta projekt

zagotovo pozitivno vplivala na poslovanje podjetja.

Na podlagi pridobljenih rezultatov lahko potrdim ekonomsko upravičenost naložbe in

smiselnost odločitve vodstva o uvedbi projekta brezpapirnega zajemanja prejetih računov,

vendar pa se je treba pri tem zavedati omejitev analize, zato podjetju predlagam izdelavo

natančne analize dejanskega stanja prihrankov in koristi po preteku določenega časa po

uvedbi projekta. Na ta način lahko podjetje dobi zanesljive informacije o ekonomski

upravičenosti naložbe. V primeru nepredvidenih koristi in stroškov bi se neto sedanjo

vrednost lahko znižala, doba povračila pa podaljšala.

67

LITERATURA IN VIRI

1. Alles, M., Kogan, A., & Vasarhelyi, M. A. (2000). Accounting in 2015. The CPA

journal, 70(11), 14–14.

2. Anandarajan, M., Anandarajan, A., & Srinivasan, C. A. (2004). Business intelligence

techniques: a perspective from accounting and finance. Berlin: Springer-Verlag.

3. Bailey, A. (2008). Soaring with integrated electronic document management.

Accounting technology, 41(6), 25–25.

4. Bhansali, C. (2005). Who needs a paperless office anyway? Accounting today,

24(22), 24–24.

5. Blaylock, J. (2005). A paperless office is a must today. Practical accountant, 38(9)

18–18.

6. Brealey, A. R., & Myers, C. S. (2000). Principles of corporate finance. Boston:

Irwing McGraf-Hill Companies.

7. Dannenfeldt, D. (b. l.). How paperless offices work. How stuff works? Najdeno 9.

avgusta 2010 na spletnem naslovu http://communication.howstuffworks.com/

convergence/how-paperless-offices-work.htm/printable

8. Devlin, S. (2002). Microsoft VP says: technology makes businesses more profitable.

Montana business quarterly, 2002(40), 2.

9. Elliot, R. K. (1992). The third wave breaks on the shores of accounting. Accounting

Horizons, 6(2), 61–85.

10. Finance. (2009, 6. oktober). Nova tehnologija zahteva nove poslovne modele.

Najdeno 9. avgusta 2010 na spletnem naslovu http://beta.finance-on.net/files/2009-

04-23/FI_078_e_poslovanje.pdf

11. Fishbein, M., & Ajzen, I. (1975). Belief, attitude, intention and behavior: an

introduction to theory and research. Reading: Addison-Wesley.

12. Fligstein, N. (2001). The architecture of markets. An economic sociology of twenty-

first century capitalist societies. Princenton: Princenton University Press.

13. Garen, K. (2008). Directly impacting the bottom line. Accounting technology, 36(9),

18–18.

14. Genis. (2010). Sava izboljšuje produktivnost z Genis e-rešitvami na MOOS. Najdeno

13. avgusta 2010 na spletnem naslovu https://www.genis.si

eResitve_MOSS_v_Poslovni_skupini_Sava.pdf

15. Gottlieb, M. M. (1996). Electronic transactions: their impact on financial reporting.

International advances in economic research, 2(5), 146–150.

16. Gullkvist, B., & Polytechnic, V. (2009). The attitudes of finnish accountants and

auditors towards paperless accounting. Najdeno 20. junija 2010 na spletnem naslovu

http://www.ebrc.info/kuvat/2045.pdf

17. Gupta, A., Tung, Y. A., & Marsden, J. R. (2004). Digital signature: use and

modification to achieve success in next generational e-business processes.

Information & management, 2004(41), 561–575.

68

18. Horngren, C. T., & Harrison, W. T. (2007). Accounting and the business

environment accounting (7th

ed.). New Jersey: Pearson Education, Inc.

19. International Federation of Accountants. (2002). E-business and the accountant.

Najdeno 2. marca 2012 na spletnem naslovu http://www.ifac.org.

20. Koželj, S. (1999). Možnosti uvajanja elektronskega poslovanja v računovodstvu.

Zbornik referatov 14. posvetovanja o računovodstvu, reviziji, davščinah in financah

(str. 53–67). Maribor: Društvo računovodij, finančnikov in revizorjev.

21. Kupperman, A. (2006). One step closer to the paperless office. Accounting

technology, 39(9), 14–25.

22. Larrivee, B. (2005). Going paperless: are we there yet? The practicing CPA, 29(1),

NA.

23. LaRue, J. (2006). Top 7 mistakes to avoid when going paperless. Accounting today,

20(16), 5–5.

24. Lucas, H. C. (1975). Performance and the use of an information system.

Management science, 21(8), 908–919.

25. Markov, M. (2009a). Dokumenti in prenova procesov v računovodstvu. Revija IKS,

(10), 52.

26. Markov, M. (2009b). Kaj so glavne prednosti elektronskega poslovanja z dokumenti

v računovodstvu? Revija IKS, (10), 47.

27. Markov, M. (2009c). Kdaj pričeti digitalizacijo dokumentov? Revija IKS, (7), 20.

28. Markov, M. (2009č). Primerjava med klasičnim in elektronskim poslovanjem z

dokumenti. Revija IKS, (12), 106.

29. Markov, M. (2009d). Razlogi za elektronsko poslovanje z dokumenti. Revija IKS,

(6), 15.

30. Markov, M. (2009e). Uvod v elektronsko upravljanje dokumentov. Revija IKS, (5),

15.

31. Markov, M. (2009f). Uvajanje sistema za elektronsko upravljanje dokumentov.

Revija IKS, (9), 126.

32. Mongeon, R. (2008). The risk and rewards of going paperless. Accounting today,

22(8), 1–6.

33. Moorthy, K. M., Seetharaman, A., Gopalan, M., & San, L. H. (2010). The necessities

of paperless accounting system. American journal of scientific research, 2010(7),

106–118.

34. Obravnavano podjetja X, d.o.o. (2014). Organizacijska shema finančnega oddelka

obravnavanega podjetja (interno gradivo). Ljubljana: Podjetje X, d.o.o.

35. Obravnavano podjetje X, d. o. o. (2003). Organizacijska shema finančnega oddelka

obravnavanega podjetja (interno gradivo). Ljubljana: Podjetje X, d. o. o.

36. Obravnavano podjetje X, d. o. o. (2015). Postopek knjiženja prejetih računov

(interno gradivo). Ljubljana: Podjetje X, d. o. o.

37. One place for all your accounting & tax solutions. Najdeno 13. avgusta 2010 na

spletnem naslovu https://tax.thomsonreuters.com.au/onesource/

69

38. Opiglobal: Optimizing operations. Najdeno 23. marca 2011 na spletnem naslovu

http://www.topdomainspy.com/s/opiglobal.com

39. Pincus, K. V. (1999). "The study of accounting" Core concepts of accounting

information - theme I: The users/uses of accounting information. New York:

McGraw-Hill Inc.

40. Rezaee, Z. (2000). Real-time accounting systems. The internal auditor, 57(4), 62–67.

41. Salmi, H., & Vahtera, P. (1997). Internet and Edi in effective accounting. Jyväskylä:

Tilintarkastajien Kustannus Oy.

42. Sellen, A. J., & Harper, R. H. R. (2003). The myth of the paperless office.

Cambridge: The MIT Press Cambridge.

43. Slovenski inštitut za revizijo. (2006). Slovenski računovodski standardi. Ljubljana:

Slovenski inštitut za revizijo.

44. Spradling, S. (2008). "Smart" tools, innovation, and leadership. Accounting

technology, 2008, 14.

45. Sutton, S. G. (2000). The changing face of accounting in an information technology

dominated world. International journal of accounting information systems, 2000(1),

1–8.

46. Tomc Muc, M. (2009). Izzivi računovodenja v pogojih elektronske obdelave

podatkov. Zbornik referatov 12. letne konference računovodij (str. 167–178).

Portorož: Slovenski inštitut za revizijo.

47. Tuunainen, V. K. (1999). Different models of electronic commerce. Helsinki: School

of Economics and Business Administration.