Anexo 18 - Funcionalidad Minima HIS Adm Fin 2015c002

8/20/2019 Anexo 18 - Funcionalidad Minima HIS Adm Fin 2015c002

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ANEXO No.6FUNCIONALIDAD REQUERIDA MÓDULOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

CONTABILIDAD

Fabricante:Tiempo de Implementación:Documentación en línea:Mínimos requeridos por parte de la ESE:

PRINCIPALES FUNCIONALIDADES

No. CRITERIOS FUNCIONALES CumpleCompletamente

CumpleParcialmente

Por Desarrollar Observaciones

1 Generación de medio magnético de anexos tributarios:Permitir generar un archivo con la Información de Anexos Tributarios que debe serreportada a la administración de impuestos

2 Parametrización:Permitir definir datos de la compañía, plan de cuentas con sus niveles, centros de

costos con sus niveles, terceros con quienes se realizan transacciones, conceptos deimpuestos y sus reglas, fuentes contables y sus consecutivos, tabla para ajustes porinflación, etc.

3 Información a diferentes niveles de detalle:Permitir tener detalles a nivel de centro de costo y/o tercero, según parametrizaciónque se haga de las cuentas. Permitir que los saldos se puedan manejar a nivel delibros mayores o de auxiliares.

4 Captura De Información De Movimientos Contables:Generar los comprobantes contables periódicos a la aplicación de contabilidad deacuerdo a la parametrización definida y a las necesidades de la entidad. Estosmovimientos deben ser consultados y /o modificados (De acuerdo a parámetrosestablecidos por la entidad). Adicionalmente debe ser posible grabar movimientoscontables adicionales.

5 Comprobantes Predefinidos:Deberá contar con opciones que a través de las cuales sea posible grabar unos

comprobantes predefinidos que se requieren en todos los períodos contables de talmanera que se facilite y agilice la grabación de los mismos cada mes modificando sololos elementos que varían en ese mes.

6 Impuestos:Contar con el manejo de IVA, ICA, retención en la fuente, IVA retenido, IVA retenidorégimen simplificado e impuesto de timbre. Con sus correspondientes bases ygenerando los certificados correspondientes para ser entregados a los terceros paraefectos tributarios.

7 Consulta De Información Contable:


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Por diferentes niveles: cuenta, NIT, centro de costo, entre otros, a nivel de movimientoo a nivel de libro mayor y o/saldos. Consultas que permiten impresión y se convierten

en una gran variedad de reportes de acuerdo a los parámetros de consulta utilizados.8 Control de comprobantes generados por otros módulos:Contar con una ayuda que permite controlar los comprobantes generados por losmódulos de tal manera que se pueda saber que comprobantes han sido generados,cuáles no, quien los generó, fecha y hora, entre otros.

9 Diferidos:Permitir grabación de los diferentes diferidos y sus variaciones para emitir lasamortizaciones mensuales correspondientes de acuerdo a la parametrización de losmismos.

10 Ajustes Por Inflación:Permitir el manejo de ajustes por inflación por cada una de las cuentas contables quese definan como ajustables. El movimiento histórico y el movimiento ajustado se debemaneja independiente el uno del otro por lo tanto deberá ser posible Controlar saldoshistóricos y saldos ajustados.

11 Libros Oficiales:

Genera reportes oficiales exigidos: libro mayor, libro diario, auxiliar, etc. 12 Generación De Medios Magnéticos:Parametrización de maestros de medios magnéticos y generación automática demedios incluyendo información proveniente de otros Módulos del sistema deinformación.

13 Generación De Ajustes Por Diferencia En Cambio:Contar con una funcionalidad que permite ajustar las cuentas contables no solo porinflación sino por factor de cambio para aquellas empresas que manejan conversionesde moneda en algunas cuentas contables.

14 Cierre Automático De Cuentas Temporales:Contar con una utilidad para generar de manera automática los movimientos contablespara el cierre de cuentas temporales.

15 Reportes y estadísticas varias:Contar con todos los reportes necesarios de acuerdo con la normatividad vigente yproveer la facilidad para que se puedan obtener reportes de obligatoriedad posterior.


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TESORERIA

Fabricante:Tiempo de Implementación:

Documentación en línea:Mínimos requeridos por parte de la ESE:



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1 Parametrización:Permitir que la entidad define de acuerdo a sus necesidades los datos de: Bancos,Conceptos Bancarios, Conceptos Bancarios con Bancos, Formas de Recibo, Conceptospara Movimiento Contable, Fuentes, Formatos para Impresión de Cheques,Poblaciones, Cajas, Rubros de Flujo de Caja, entre otros.

2 Recibos de caja por cartera: Permitir registrar dineros recibos por concepto de recaudos de cartera. Afecta en unasola transacción el saldo en la caja y/o bancos y el saldo de cuentas por cobrar.

3 Recibos de caja por otros conceptos:Poder registrar información de ingresos por conceptos diferentes a los de cartera.4 rdenes de pago por cuentas causadas:

Permitir registrar las órdenes de cancelación ó abono de documentos que se tenganpendientes de pago con los proveedores. Así mismo Imprimir el cheque o generar latransferencia correspondiente. Generar información relacionada con el banco del cualse gira el cheque.

5 rdenes de pago por otros conceptos:Para elaborar pagos por cuentas no causadas

6 Anticipos de cuentas por pagar:Para generar cheques que corresponden a anticipos de compras a Proveedores

7 Cambio de composición de la caja:Para registrar cambios de composición del dinero en la caja. Ejemplo: Cuando se va arealizar el cambio de un cheque por efectivo

8 Notas Bancarias:

Para registrar las notas débito y crédito enviadas por el Banco 9 Consignación:Deberá permitir elaborar las consignaciones del dinero que se tiene registrado en lacaja y que está pendiente por consignar tanto en bancos locales como en bancos deotras plazas. Deberá administrar información de cheques posfechados para que estossean sugeridos en la consignación sólo cuando se ha cumplido la fecha

10 Documentos Postfechados:Permitir registrar los documentos posfechados que se reciben en la caja generando undocumento de recibo provisional, posteriormente cuando se cumpla la fecha de


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vencimiento del posfechado se permite elaborar un recibo real de ingreso y establecerla relación con el recibo provisional

11 Extracto Bancario:Permitir mantener la información de los extractos bancarios de cada uno de los bancosdonde se tenga cuenta bancaria, con el objetivo de luego poder realizar la conciliaciónbancaria

12 Entrega de cajas:Cuando el cajero termine el turno de trabajo el sistema deberá permitir registrar eldinero que está entregando y luego el sistema realizara un comparativo entre loespecificado por el cajero y el movimiento real registrado en la aplicación generando unreporte donde se reflejan faltantes y sobrantes

13 Traslado de cajas:Permitir trasladar documentos y efectivo pendientes de ser consignados de una caja aotra

14 Presupuesto de flujo de caja:Permitir grabar el presupuesto de flujo de caja del año detallando el valor por cadarubro de flujo de caja. Con esta información cada mes deberá permitir realizar un

comparativo con el movimiento real y de esta forma se cuenta con una herramienta quepermita realizar un control y proyección del flujo de caja 15 Saldos de conciliación:

Controlar los saldos de conciliación bancaria es decir, los documentos que no cruzaronen la conciliación, diferenciando los que se originan del extracto de los que provienendel movimiento de la aplicación

16 Entrega de cheques:Contar con el control de los cheques girados se permita determinar cuáles de estos sehan entregado realmente al beneficiario del cheque. Para realizar este control uncheque puede tener los siguientes estados: girado y autorizado entre otros. Encualquier momento se podrá consultar: Cuales cheques están pendientes de autorizar oentregar, Cuales cheques están autorizados y no entregados, Cuales cheques estánentregados

17 Saldos:Mantener la información de los saldos

18 Comprobantes Contables:Generación de comprobantes contables de todos los movimientos realizados: recibosde caja, cheques, notas, entre otros


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CUENTAS POR PAGAR





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1 Parametrización:Permitir parámetros tales como: Consecutivos, Tablas de ICA, IVA, IVA retenido,retención en la fuente, timbre e Información de proveedores (únicos en todo elsistema)

2 Registro de facturas de compra:Permitir registrar las facturas de las diferentes compras de bienes o servicios. Elsistema deberá registrar información que permite causar la retención en la fuentede acuerdo a los parámetros establecidos en las tablas de parametrización y según

el tipo de proveedor3 Recibo automático desde suministros:Se deberá generar de manera automática las facturas en Cuentas por pagar de lascompras de insumos y materiales que se reciben en el inventario

4 Programación y administración de autorizaciones de pagos:Deberá ser posible gestionar con el sistema la programación de los pagos a losdiferentes proveedores

5 Elaboración de órdenes de pago:Elaboración de cheques para pago a los proveedores

6 Generación de pagos en lote:Deberá permitir generar de manera automática los pagos de acuerdo a lo definidoen las autorizaciones, evitándose el trabajo manual de elaboración de cheques unoa uno

7 Pagos por transferencia electrónica:Para pagar a los proveedores con transferencia electrónica a determinadas

entidades bancarias, entregando un archivo en medio magnético con la estructurade la entidad bancaria8 Registro de notas a las facturas:

Proceso a través del cual se graban notas a las facturas existentes en el saldo 9 Generación de anticipos a proveedores:

Generar pagos por concepto de un anticipo a un proveedor 10 Aplicación de anticipos:

Es la aplicación del anticipo a las diferentes facturas de compra para podermantener información real del saldo con el proveedor


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11 Genera notas bancarias por pagos por transferencia al módulo de caja:Cuando se hacen pagos por transferencias se generan las notas correspondientes

al impuesto a las transacciones financieras. 12 Vencimientos detallados y resumidos por proveedor-factura:Conocer los vencimientos de los diferentes proveedores

13 Estados de cuentas por pagar:El sistema deberá manejar información de estado de cuenta con cada proveedor ysus diferentes movimientos

14 Información de la historia de una factura y todos sus movimientos:Permitir generar información del movimiento detallado de una Factura desde suradicación hasta su pago total

15 Generación de notas en lote para cancelación de saldos:Poder automatizar la cancelación de saldos a través de notas

16 Cálculo automático de IVA, ICA, IVA retenido, timbre, retención, con susbases:Con la parametrización del Proveedor y de los Conceptos utilizados para laradicación de las facturas el sistema deberá calcular en forma automática los

impuestos reglamentados en la ley 17 Generación de cheques:En el momento cancelar una cuenta por pagar el sistema deberá genera el chequede acuerdo al formato establecido por cada entidad bancaria

18 Generación de comprobantes a la contabilidad:Deberá generar de manera automática los comprobantes a contabilidad teniendoen cuenta la parametrización y la información capturada los comprobantescontables de facturas y notas, órdenes de pago, anticipos y aplicación de anticipos

19 Generación de información de movimientos bancarios para la aplicación detesorería:Los cheques generan información para movimientos en el módulo de Tesorería

20 Integración con los módulos de caja y bancos y presupuesto público:Poder controlar el tope del contrato de un proveedor relacionando el contrato en elmomento de la causación de la factura. De igual manera a través del proceso deÓrdenes de pago causadas se deberá se afectar el giro presupuestal en el módulo

de Presupuesto Público


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CARTERA




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1 Manejo de la información de recibos de cuentas por cobrar:Debe poder abonar ó cancelar el saldo de una cuenta de cobro (factura) y a lavez realizar el recaudo por los diferentes medios de pago, actualizandodirectamente la información de tesorería

2 Manejo de la información de notas débito de cuentas por cobrar:Debe generar las notas débito por el la falta de registro de la totalidad de loscargos que deben cobrarse al responsable del paciente, para actualizar laoperación de cobranzas y aumentar el saldo de dicha factura sin alterar las

operaciones previamente realizadas3 Manejo de la información de notas crédito de cuentas por cobrar:Debe generar las notas crédito para disminuir el saldo de una factura, o por unmayor valor facturado a un paciente, para actualizar la operación de cobranzasy por lo tanto disminuir el saldo de dicha factura sin alterar las operacionespreviamente realizadas. Desde el movimiento de glosas, en la aceptación deuna glosa las notas crédito se deben generar en forma automática

4 Manejo de relación de envío/ radicación/ devolución/ de documentos:El sistema deberá contar con un mecanismo de manejo de documentos através de la relación de envío/ radicación/ devolución/ a nivel de empresa, porperíodos de tiempo y para diferentes tipos de servicios

5 Manejo de radicación / devolución en lote:Debe permitir agilizar la radicación/devolución de facturas a través de lotes defacturas pertenecientes a diferentes relaciones de envío e incluso de diferentesresponsables. Esta funcionalidad deberá suplir procesos manuales de

clasificación de facturas por número de envío, haciendo más eficiente elproceso de registro de devoluciones al emplear el orden de llegada de lasfacturas

6 Generación de consultas:El Sistema deberá permitir realizar consultas interactivas sobre el movimientode las empresas, de las cuentas por cobrar, sobre saldos y sobre el movimientode facturas

7 Manejo de la liquidación para el pago a terceros:Este informe debe tener como base la relación de cargos por prestación de


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servicios hospitalarios que hayan sido efectivamente pagados por parte delpaciente ó de la persona/empresa responsable. Debe consolidar la información

de Facturación y de Cuentas por Cobrar: cargos, las facturas, recibos de pago,notas crédito ó notas débito, que afecten el saldo de cada factura8 Manejo de cartera para empresas – multicompañía:

El software debe permite consolidar las cuentas por cobrar de diferentescompañías, generando diferentes reportes que permitan realizar diferentesanálisis


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GLOSAS




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1 Manejo de glosas de cartera:Debe contar con un mecanismo que permita realizar la administraciónrequerida para dar respuesta oportuna a las glosas enviadas por las empresas

– contratos

2 Debe permitir relacionar las glosas formuladas por cada empresa para cadauno de los conceptos glosados, hacer la remisión de las glosas hacia losresponsables de realizar la auditoria y respuesta.

3 Debe permitir registrar las respuestas de las glosas recibidas a cada conceptocon su respectiva justificación, generando los movimientos de carterarequeridos


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ANTICIPOS Y ABONOS




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1 Recibos de caja de anticipos y abonos:Permitir registrar los recaudos por concepto de Abonos y/o anticipos, hechospor empresas o particulares. Deberá ser posible registrar anticipos que tienenuna destinación para un paciente específico o un grupo de pacientes. Cuandoson de destinación específica se deberá detallar los pacientes beneficiarios yel valor asignado a cada uno.

2 Abonos:

Permitir registrar los abonos. Es posible tener abonos sin destinación o puedenser de un responsable y beneficiario determinado. Para realizar un abono esnecesario que exista saldo de las facturas. Otros datos que se registran en elmomento de grabar el recibo de anticipos o abonos son: Detalle de conceptoscontables, rubro de ingreso, detalle de formas de pago. Se deberá permitirasociar documentos posfechados recibidos anteriormente como forma de pago

3 Aplicación de anticipos y abonos a facturas:Permitir realizar la amortización parcial o total de los recibos, versus lafacturación generada para la empresa o particular. Esta funcionalidad deberácontar con las siguientes características:- Realizar el control sobre la amortización de los anticipos para que se hagasobre los pacientes a los cuales se destinó el dinero, si los recibos son dedestinación especifica.- Aplicación de anticipos y abonos (se puede indicar observaciones realizadascon la aplicación).- Si el responsable tiene facturas con saldo en cartera, deberá muestrearautomáticamente en el detalle de facturas, cuando el responsable es particular.- La aplicación deberá poder realizar sobre las facturas de un envío de maneraautomática, especificar un porcentaje, el cual se aplicara sobre los saldos delas facturas

4 Reclasificación de responsables en recibos de anticipos y abonos:Permitir reclasificar el valor total del anticipo sin aplicar, a otra empresa, cuandoel procedimiento así lo amerita, por ejemplo concesiones, fusiones de EPS,errores de digitación o cambio de responsable. Solo puede realizarse en


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recibos de abonos o anticipos sin aplicación5 Reclasificación de los pacientes de un recibo de abono o anticipo de

destinación específica:Permitir realizar el traslado a otro paciente del saldo parcial o total de de losanticipos o abonos recibidos, en caso que el dinero se vaya a destinar para laatención de otros pacientes. Solo puede realizarse en recibos de anticipos condestinación específica, por el saldo que esté sin aplicar

6 Disminuir el saldo de un anticipo o de abono registrando una devoluciónal responsable:Permitir realizar el reintegro parcial o total del anticipo a la empresa, afectandoel saldo en cartera, realzando o no reintegro en dinero, y definiendo la causapor la cual se realiza. El reintegro de dinero a la empresa o particular se puedehacer mediante orden de pago o cambio de composición de caja

7 Consultas:Contar con consultas rápidas en línea de los movimientos que ha tenido unanticipo y los saldos actuales del mismo

8 Comprobantes contables:

Permitir realizar la generación de la información contable de los movimientosque se efectúan en la aplicación, como son:- Anticipos y abonos recibidos- Amortización de los abonos y anticipos- Traslado de Responsable de los anticipos y/o abonos- Devolución de los Anticipos y/o abonos


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PRESUPUESTO CONTABLE




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1 Manejo de la información del presupuesto: Registro de información de los valores de presupuesto mensual a nivel decuenta y centro de costo

2 Control del presupuesto: Permitir el control del presupuesto mediante el uso de los reportes de ejecuciónde lo presupuestado versus lo ejecutado, para tomar acciones correctivas encaso de una variación muy significativa. Con el análisis de los reportes se puedellegar a determinar si un presupuesto quedó sobrevalorado o subvalorado yrealizar el ajuste respectivo

3 Funcionalidad generación automática del presupuesto: Este proceso deberá generar automáticamente el presupuesto contable de unaño, tomando como base la información de un año del presupuesto registradopreviamente y un porcentaje de variación entre los dos años. Este proceso sepuede generar para toda la información, para una cuenta o para un centro decostos


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TERCEROSFabricante:Tiempo de Implementación:Documentación en línea:Mínimos requeridos por parte de la ESE:



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1 Consultar en línea de cada uno de los cargos prestados por los terceros yoriginados desde los programas de cargos

2 Facilidad para grabar y asociar el número de la factura del tercero al cargo3 Posibilidad de ingresar otros cargos asociados al tercero desde un movimiento

propio4 Al consultar un cargo de un tercero, se podrá consultar todos los movimientos

que lo han afectado, mediante un detalle que contiene las Facturas, los Abonos,las Notas Débito, las Notas Crédito, los Recibos y las Autorizaciones de lospagos

5 Posibilidad de realizar el desglose del valor de un recibo o de un abono a losconceptos de cada factura por una prioridad previamente definida en un maestro.Esto es: Verificar cuales conceptos de una factura existen en el maestro dePrioridades y se obtiene su orden de prioridad. El valor del documento (recibo oabono), se va distribuyendo a cada concepto, aplicándolo primero a los de mayororden (1 tiene mayor prioridad que 10), hasta que el valor a desglosar se agote.Si aún queda valor pendiente de desglosar, este se aplica a los conceptos queno existen en el maestro de Prioridades en forma proporcional. Si quedan cargospendientes, su valor desglosado es cero (0)

6 Posibilidad de realizar el desglose del valor de un recibo o de un abono a losconceptos de cada factura de manera proporcional, esto es: Calcular elporcentaje de proporcionalidad, que es igual al valor total del documento menosel valor desglosado y este resultado se divide por el valor de los conceptos queno tienen prioridad. El valor porcentual encontrado, se aplica al valor de cadaconcepto de la factura que no tiene definido orden de prioridad hasta que el valor

a desglosar se agote. Si quedan cargos pendientes, su valor desglosado es cero(0)7 Generar autorizaciones a pagos: Las autorizaciones de pagos consisten en

autorizar el pago a los terceros basados en los recaudos de dinero. Para esto, sedebe obtener los saldos y el movimiento de terceros. Como cada tercero tieneuna modalidad de pago, se debe tener en cuenta esta variable para saber si se lepaga según lo facturado o según lo recaudado

8 Permitir parametrizar el movimiento de autorizaciones de la aplicación para queeste no permita cancelar valores de los cuales no se ha recibido factura de parte


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del tercero, este funcionamiento aplica también para el reporte de autorizacionespendientes

9 Posibilidad para registrar un movimiento de novedades en el cual se detallan losconceptos contables que afectan automáticamente el valor de las autorizaciones(novedades). Este movimiento deberá manejar parámetros a partir de los cualesel usuario podrá definir la forma como necesita que sea liquidada la novedad enel período

10 Realizar pagos a terceros, esto consiste en pagar al Tercero el valor que ya fuepreviamente autorizado por el programa de Autorizaciones. Para cada tercero sedebe definir su forma de pago

11 Manejo de un procedimiento para que en un solo cheque se puedan pagar variosdocumentos autorizados al tercero y así, evitar generar varios cheques a unmismo tercero

12 Dependiendo de la forma de pago al tercero, genera los cheques que garantizanel pago de los cargos a los Terceros, la impresión puede ser en lote o individual

13 Permite generar el extracto de terceros, este es un informe que permite conocerel ciclo de vida de cada uno de los servicios prestados por un tercero: desde el

origen de los servicios (cargos), pasando por facturación, cuentas por cobrar(recibos, notas débito y crédito), hasta llegar a las autorizaciones de pago que seproducen en el proceso de Terceros con el fin de presentarlo a cada uno de losmédicos o terceros

14 Generar saldos de Terceros para cada período contable, dejando registro deejecución del proceso para auditoria del mismo

15 Mediante el manejo de un proceso se permitir reasignarle los valoresdesglosados a un tercero, después de haber hecho una asignación previa. Estanueva asignación se hace porque la primera resultó afectada por una notacrédito. Permitir asociar un centro de costos y NIT a cada concepto contableingresado; de esta manera, podrá distribuir la información a los centros de costoy NIT que se requiera

16 En las Autorizaciones se debe permitir asociar centros de costos para cadaConcepto Contable relacionado en el Detalle de Conceptos Contables, de talforma que en el momento de contabilizar los pagos efectuados a los terceros, la

cuenta asociada al concepto contable sea contabilizada en el centro de costosasociado a dicho concepto17 Debe tener un proceso que permita la agilidad en la modificación de

autorizaciones, modificando el Detalle de Conceptos Contables sin modificar eldetalle de cargos a autorizar

18 Debe tener la posibilidad de parametrizar el comprobante contable de retenciónen la fuente para que su causación dependa de que previamente se hayaefectuado el registro de la factura del tercero, este mismo manejo lo tiene elprograma de notas y su respectivo comprobante contable


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COSTOS


FUNCIONALIDAD DEL MODULO


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1 El Plan de Costos de un período debe contener la información de los costosunitarios de las actividades producidas por los diferentes procedimientos CUPSde los diferentes centros de costos operativos y centros de costos de apoyohomogéneos.

2 El objetivo del Plan de Costos es tener información ágil, coherente, razonable ycompleta de los costos unitarios de los diferentes CUPS que se ofertan en la redpública, de tal manera que permita comparar sus costos con los valoresfacturados.

3 El Plan de Costos en cada período deberá tener diferentes formas de serobtenido a saber:

- Mediante un proceso que a partir de la información generada por ladistribución de los centros de costos operativos y la producciónreportada de estos centros de costos, calcula el costo unitario de cadaprocedimiento y lo lleva al Plan de Costos del período. Adicionalmente,para los centros de costos de apoyo homogéneos lleva al Plan deCostos el costo unitario de la unidad producida por cada uno de loscentros de costo.

- Mediante un movimiento de distribución por unidades equivalentes opor peso equivalente se asignarán los costos a los diferentesprocedimientos CUPS, partiendo del concepto de la participación deaquellos CUPS que sean los más relevantes dentro de grupo de cadacentro de costos.

- Se asignarán criterios para los demás CUPS que por su casuística,frecuencia y cuantías no sean representativos dentro de la red pública.

4 Manejo de información de referencia:Permitir configurar o parametrizar la aplicación de acuerdo a las necesidades yavances en TICs propias de la entidad, como son: unidades de producción,centros de costos, criterios de distribución, estándares de procedimientos consus componentes (CUPS), aplicativos para la asignación y distribución derecursos en centros de costos y entre centros de costos, al igual que para laasignación de recursos a los CUPS.


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5 Grabación de movimientos de costos:Permitir realizar el registro de información que se ingresa periódicamente y demanera manual. Los movimientos se derivan fundamentalmente del gasto,constituido por mano de obra, materiales, costos generales y estimacionescontables, que consume la entidad para funcionar adecuadamente y de acuerdoal volumen de producción que logra en cada período

6 Distribución de costos:Permitir distribuir los costos y gastos entre los diferentes centros de costos de laentidad de apoyo u operativos, para obtener el costo de los procedimientosproducidos en los centros de costos. Se maneja estimados por procedimientosque permiten realizar las distribuciones y los comparativos entre costosestimados versus realSe contempla la utilización de los RIPS como instrumento de apoyo para ladistribución de los diferentes recursos en los procedimientos CUPS.

7 Generación de movimientos automáticos:Permitir trasladar la información existente en otras módulos como: Cirugía,Contabilidad, Suministros, Nómina, Facturación y Activos a la aplicación deCostos y generar los movimientos de manera automáticaGeneración de acumulados:

Permitir almacenar la información obtenida en las distribuciones, agrupada porprocedimientos, centros de costos, conceptos, elementos del costo, tipo de

costos (fijo / variable) y clase de centros de costos8 Cierre de período:

Permite controlar a los usuarios en el ingreso de información de un periodo paraque no puedan realizar modificaciones en los datos ingresados

9 Generación de reportes:Permitir obtener reportes de las transacciones de costos, costos deprocedimientos, reportes de análisis, comparación entre los diferentes centros decostos, unidades de negocio, procedimientos CUPS y relación ingreso – costo delos diferentes servicios ofertados en CUPS.


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ACTIVOS FIJOSFabricante:Tiempo de Implementación:Documentación en línea:Mínimos requeridos por parte de la ESE:



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1 Manejo de la información sobre los activos fijos:Registrar información completa de cada activo, tal como: placa, descripción delas características principales del activo, tipo de activo (muebles, vehículos,maquinaria, entre otros), marca, modelo, fecha de adquisición, valor deadquisición, datos relacionados para generar la depreciación acumulada,ubicación, responsables del activo y detalle de los componentes del activo, útilen el caso de activos que están compuestos por varias partes

2 Manejo de movimientos sobre los activos fijos: Administrar la información de los Activos Fijos en el registro de los movimientosrealizados sobre los mismos, tales como: Adquisición, Mejoras, Venta, Retiro yTraslados

3 Manejo de los activos y sus componentes: Administrar los activos y las partes que componen un activo con el fin de llevarun control de los componentes físicos que lo conforman

4 Manejo de formas de adquisición de activos:Definir diferentes formas como se adquieren los activos, tales como compra,donación, leasing, reposición por garantía, entre otros

5 Control de ubicación y responsables:Determinar en qué ubicación física de la entidad está ubicado cada uno de losactivos y la persona o grupo de personas responsables de ellos. Se tiene laposibilidad de conocer la historia de los cambios de ubicaciones y responsablesque ha tenido cada activo

6 Control de activos no propios de la entidad: Administrar la información de los Activos Fijos que no son de propiedad de laentidad. Se permite definir si se realiza el cálculo de depreciación que afecte elmodulo Contable o el módulo de Costos

7 Cálculo de depreciación y ajustes por inflación:Generar los valores de depreciación y ajustes por inflación en cada mes,mostrando los saldos para cada uno de los activos fijos vigentes en la aplicación.Se permite realizar la distribución de los valores de depreciación en diferentescentros de costos, de acuerdo a un porcentaje determinado por el usuario

8 Cálculo de valorización:Generar los valores de valorización o desvalorización de acuerdo a un avalúo


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técnico de los activos fijos 9 Comprobantes contables automáticos:

Generación automática de los asientos del periodo correspondientes a lasdepreciaciones, los ajustes por inflación, los movimientos de adquisición,mejoras, venta y retiro y valorizaciones anuales

10 Integración con otros módulos:Generar movimiento de adquisición de Activos fijos, proveniente del módulo deSuministros, envío de las depreciaciones de los activos fijos no propios de laentidad al modulo de Costos y recepción de información de los diferentesmovimientos originados mediante el modulo de Contabilidad

11 Control de activos no propios de la entidad: Administrar la información de los Activos Fijos que no son de propiedad de laentidad. Se permite definir si se realiza el cálculo de depreciación que afecte elmodulo Contable o el modulo de Costos

12 Cálculo de depreciación y ajustes por inflación:Generar los valores de depreciación y ajustes por inflación en cada mes,mostrando los saldos para cada uno de los activos fijos vigentes en la aplicación.

Se permite realizar la distribución de los valores de depreciación en diferentescentros de costos, de acuerdo a un porcentaje determinado por el usuario 13 Calculo de valorización:

Generar los valores de valorización o desvalorización de acuerdo a un avalúotécnico de los activos fijos

14 Comprobantes Contables Automáticos:Generar automáticamente los asientos del periodo correspondientes a lasdepreciaciones, los ajustes por inflación, los movimientos de adquisición,mejoras, venta y retiro y valorizaciones anuales


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PRESUPUESTO PÚBLICOFabricante:Tiempo de Implementación:Documentación en línea:Mínimos requeridos por parte de la ESE:



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1 Manejo de la información sobre recaudos:Registrar recaudos efectuados para cada rubro presupuestal de ingresos queafectan el presupuesto de ingresos

2 Manejo de las variaciones de ingresos y de egresos:Registrar las adiciones por aportes, recursos propios, recursos de capital,transferencia del Fondo Financiero Distrital, reducciones y traslados efectuadospara cada rubro presupuestal que afectan el presupuesto de ingresos y el deegresos

3 Manejo de suspensiones y aplazamientos:Considerando el Decreto 1138 de 2000 en su Artículo 24 – Suspensión y

Aplazamiento de Apropiaciones, contar con una funcionalidad con el fin depermitir la suspensión y el levantamiento de apropiaciones y control en lageneración de disponibilidades sobre los rubros suspendidos

4 Manejo de disponibilidades:Permitir generar los certificados de disponibilidad de los rubros presupuestalesde egresos, mediante los cuales se garantiza la existencia de apropiacióndisponible y suficiente para respaldar los actos administrativos de la entidad

5 Manejo de compromisos:Permitir generar los certificados de Compromisos a través de los cuales seperfeccionan los compromisos adquiridos, y se afecta en forma definitiva laapropiación presupuestal

6 Manejo de obligaciones:Permitir relacionar las facturas expedidas por los proveedores de los bienes oservicios y que se expiden para generar los giros que amparan los Compromisosen que haya incurrido la entidad

7 Manejo de los giros reservados y directos:Permitir ingresar al sistema todos los giros que se efectúen, los cuales afectanel presupuesto de egresos y deben corresponder a un compromiso o a unadisponibilidad de acuerdo con el tipo de giro que se efectúe

8 Administración del PAC:Controlar y administrar el programa anual de Caja (PAC) tanto de ingresos comode egresos. Se administra un PAC inicial y sobre este se controlan lasinversiones y los gastos en el caso del presupuesto de Gastos y opcionalmente


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se administra el PAC de ingresos 9 Generación de información estadística:

Obtener reportes con información requerida por los organismos de control y porla entidad que faciliten la toma de decisiones en cualquier nivel decisorio conrelación a los rubros administrados en ella

10 Informes:El sistema deberá contar como mínimo con los siguientes informes: Movimientospor ingresos, egresos, ejecución presupuestal de ingresos, ejecuciónpresupuestal de egresos, disponibilidades pendientes, registros presupuestalespendientes, compromisos pendientes de pago, saldos por rubro, libro deingresos y egresos, bitácora de operación de ingresos y egresos

11 Reprogramación del PAC de ingresos y egresos:El PAC de ingresos y egresos debe ser reprogramado dependiendo de losparámetros definidos para tal fin en los rubros presupuestales. Lareprogramación puede ser automática para disminuir el margen de error

12 Administración de contratos:Permitir llevar un registro de cada contrato que realiza la entidad permitiendorelacionar: la disponibilidad, registro, compromiso y giro presupuestal de cadauno, para posteriormente tener de manera oportuna un saldo actualizado porcontrato y detallando los diferentes pagos que se le efectuaron durante laduración del mismo


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FACTURACIÓN

PRINCIPALES FUNCIONALIDADESFabricante:Tiempo de Implementación:



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1 Debe permitir diferentes métodos de facturación como:- Medicina Prepagada o seguros, con base en su cubrimiento y detalle de topesdebe realizar la liquidación de la franquicia y valores excedentes.- Facturación para el Fondo Financiero Distrital de Salud – Secretaría Distrital deSalud (FFDS-SDS)- Pacientes particulares- Accidentes de Tránsito debe realizar el control de los diferentes topes deacuerdo al responsable Aseguradora, Fisalud o Entidad Promotora de Salud(Aseguradora) - Régimen contributivo de acuerdo al cubrimiento debe liquidar el copagorealizando control de tope, la cuota moderadora y los períodos de carencia- Régimen subsidiado de acuerdo al cubrimiento debe liquidar el copagorealizando control de tope compartido entre las EPS’s (Entidades Prestadoras deSalud del Régimen Subsidiado) y la seccional o entidad reguladora de saludcorrespondiente

2 Se deben generar facturas con combinación de estos métodos realizandoanálisis mediante cubrimientos de cada uno de los responsables en formagradual

3 En general el programa debe permitir parametrizar cualquier tipo de contratacióna la cual esté sujeta la Red Adscrita Distrital

4 Debe permitir la atención de Pacientes Hospitalizados y/o Ambulatorios5 Debe posibilitar la atención de pacientes hospitalizados o ambulatorios6 Debe tener la opción de facturación por paciente o facturación por servicio7 Debe manejar diferentes métodos de liquidación de los procedimientos: por

Procedimiento, por grupo quirúrgico, por tiempos de cirugía, por unidad ydiferentes Método de liquidación de exámenes, manejo de la liquidación deExámenes por valor total del examen

8 Debe permitir la liquidación automática de la pensión9 Durante la estancia del paciente en la institución debe permitir generar cargos

relacionados con la utilización de las habitaciones y automáticamente debepermitir liquidar los días y el valor de dicha estancia, de acuerdo con el tipo dehabitación, el tipo de servicio y la tarifa asignada al paciente en el momento de laadmisión. Para la liquidación de la estancia, se requiere el registro de los


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traslados de los pacientes a las habitaciones, donde se debe especificar la fechay hora de ingreso del paciente a la habitación

10 Debe permitir el registro y la liquidación de cargos de otros serviciosDebe permite el registro de los cargos de servicios tales como, exámenes delaboratorio, procesos diagnósticos, cirugías, alimentación o productos nohospitalarios. Estos cargos deben ser realizados a pacientes activos, inactivos omediante la utilización de paquetes de servicio. Los cargos se pueden sergrabados con valores o ser liquidados de manera automática según laparametrización de los procedimientos, los contratos y los cubrimientos

11 Debe contener la opción de liquidación de cargos de insumos, materiales,farmacia, material médico quirúrgicoDebe permitir el manejo de la información sobre los cargos de productosquímico-farmacéuticos, material médico-quirúrgico y artículos o productos decualquier tipo, afectando tanto el inventario como la cuenta del paciente.También debe manejar las devoluciones con su correspondiente efecto en elinventario y en la cuenta

12 Debe contar con la opción para la generación de cargos a partir de laatención médica en la Historia Clínica

A partir del módulo de Historia Clínica el médico realiza las órdenes y laactividad clínica se lleva a cargos en facturación de acuerdo a la parametrizacióndefinida

13 Debe contar con la opción de generación e impresión de facturas de loscargos a los pacientesDebe permitir la generación de facturas de los cargos a los pacientes: A lainstitución de le debe permitir el generar la factura del paciente en cualquiermomento, especialmente al egreso de este. La generación de facturas deberealizarse tanto para el paciente como para él (los) responsables de la cuenta deprestación de servicios. El sistema debe permitir generar hasta tres (3) facturasdependiendo del número de responsables, discriminando todos los cargos segúnlos valores que se hayan generado

14 Debe contar con la opción de elaboración de facturas manuales (paracobros de servicios no hospitalarios) Debe permitir la generación de facturas manuales facilitando el registro de estetipo de documentos por servicios diferentes a los inherentes a la actividad de lainstitución o para grabar saldos iniciales de cartera sin detalle de cargos porfactura

15 Debe tener la opción de consultas sobre el estado de cuenta de lospacientes a nivel detallado ó por conceptoDebe permitir generar el estado de cuenta por los diferentes servicios prestadosal paciente: exámenes de laboratorio, rayos X, ecografías, procedimientosmédico quirúrgicos, materiales médico quirúrgicos, cargos de


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pensión/habitación, etc. Se deben poder consultar en forma separada los cargosfacturados de los cargos no facturados, así como también, los cargos de lospacientes activos de los cargos de los pacientes inactivos. Se debe poderobtener un informe impreso para el total de cargos consultados

16 Debe tener la opción de generación de la Información requerida por lasESE´s a nivel intra-institucional y para los organismos reguladores delsistema de saludEl Sistema debe arrojar tanto la información solicitada por los organismosgubernamentales, como las propias de la Institución para la toma de decisionesen cualquier nivel decisorio

17 El sistema debe contener información en línea entre facturación yTesorería-CajaLa generación de las cuotas de recuperación, pago de particulares, y otrosmovimientos que contengan el recaudo de efectivo y/o títulos valores debenafectar el saldo de la caja en forma automática

18 Debe permitir la opción de generación de Comprobante contable de Facturación 19 Debe realizar el registro de la factura en el módulo de Cuentas Por Cobrar20 El sistema debe permitir generar facturación distribuida

Se debe permitir el manejo de diferentes secuencias para el manejo de losnúmeros de facturas, en diferentes puntos de venta del servicio

21 El sistema debe permitir la reliquidación de CargosEl sistema debe permitir hacer cambios, modificaciones, adiciones y anulacionesde cargos de servicios ya grabados a un paciente con el fin de realizar unanueva liquidación

22 El sistema debe tener la opción de cambios de TarifasEl sistema de poder programar cambios de tarifas sin alterar el normalfuncionamiento del sistema (Tarifas/precios anteriores y actuales de losproductos/servicios y con fecha de vigencia de la tarifa)

23 El sistema debe tener la opción de CubrimientosEl sistema debe estar orientado al manejo de los valores reconocidos, es decir, adeterminar qué valores deberá pagar la empresa responsable de la cuenta delpaciente, basándose en los conceptos de cubrimientos, los cuales a su vez,

abarcan uno o varios conceptos de facturación24 El sistema debe tener la opción de no reconocidos de artículos yconceptosEl sistema desde la grabación del cargo deberá poder determinar si el artículo oel concepto no es reconocido por la empresa y colocarlo, ya sea 100% alexcedente, es decir, en la cuenta del paciente, o colocarlo como no facturablecuando tampoco puede ser incluido en la cuenta del paciente. La información delos no reconocidos de artículos y conceptos, también puede utilizarse paraaquellos artículos o conceptos que para una empresa y plan específico se


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encuentran incluidos dentro del valor de otros conceptos, es decir, no se facturanni a la empresa ni al paciente, pero sin embargo, para la institución es importantediscriminarlos. Es el caso de los equipos de cirugía, los cuales a menudo seincluyen dentro del valor de los derechos de sala, pero es necesario cuantificarsu utilización, por lo tanto se graba el cargo como no facturable

25 El sistema debe tener la opción de tarifas CompuestasEl sistema debe permitir a la institución que defina las tarifas básicas, tales comola tarifa para Particulares, la tarifa del seguro social y la tarifa base (ejemploSOAT), y las demás tarifas sean con base en estas, y con porcentajes derecargo o de descuento, con el fin de facilitar su administración, como es el casode un cambio de tarifa, donde solo debe modificarse la tarifa base, ya que todaslas que se apoyan en ella quedarán automáticamente actualizadas

26 El sistema debe tener la opción de paquetesSe debe permitir la contratación de servicios mediante “Paquetes”, estafuncionalidad permite realizar una facturación integral, pero llevar un registrodetallado de los cargos que permita luego comparar la rentabilidad o pérdida delpaquete

27 El sistema debe tener la opción de RefacturaciónEl sistema debe permitir la Refacturación por uno o varios métodos; estásituación se relaciona con la situación que se presenta con las Empresas que noreciben las facturas por diferentes causas y es necesario emitir una nuevafactura, ya que no se tiene la posibilidad de anular la factura original lo cual daríala oportunidad de liberar los cargos, para volverlos a facturar

28 El sistema debe tener la opción de ContratosEl sistema debe poder controlar la facturación a través del valor “consumido” delcontrato, fecha de vencimiento, duración, para poder realizar los controlescorrespondientes

29 El sistema debe tener la opción de IVA en facturas manuales:El sistema debe permitir el cálculo automático del valor del IVA en las facturasmanuales. El IVA será incluido en la factura como otro cargo más en el detallede conceptos

30 El sistema debe permitir la generación de los Comprobantes ContablesEl sistema debe generar de manera automática a contabilidad los comprobantescontables según la parametrización definida

31 El sistema debe tener la opción para la Información Para CostosEl sistema debe generar la información de producción para la aplicación deCostos


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AGENDAS MÉDICO-ASISTENCIALES

Fabricante:Tiempo de Implementación:Documentación en línea:

Mínimos requeridos por parte de la ESE:



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1 El software debe permitir la programación de la Agenda de los profesionales dela salud y de los consultorios de la institución (Horarios de atención a pacientes)

2 El software debe permitir el manejo de citas simultáneas de recursos y depersonal médico o paramédico (Agenda compartida)

3 El software debe permitir la definición de Tipos de programación (Múltiplesduraciones de citas)

4 El software debe permitir hacer reservas de citas 5 El software debe permitir el manejo de Agendas Personales / Institucionales

(Actividades extralaborales, educativas, capacitaciones, etc.) 6 El software debe permitir la generación de citas periódicas para terapias y

tratamientos 7 El software debe permitir la centralización del manejo de la Agenda en el

proceso de "Agenda Diaria"8 El software debe permitir la verificación de ausentismos9 El software debe permitir la generación de Novedades en las agendas 10 El software debe permitir la cancelación de citas 11 El software debe permitir la reasignación o traslado de citas 12 El software debe permitir el registro de la hora en que el paciente llegó a cumplir

su cita


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ADMISIONES





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1 Preadmisión de PacientesDeberá contar con un mecanismo para agilizar el proceso de la admisión de lospacientes a la institución cuando se conoce con anticipación la fecha futura de lahospitalización, la realización del procedimiento quirúrgico ambulatorio ocualquier servicio hospitalario que requiera la apertura de la historia clínica

2 Admisión de PacientesDeberá contar con un mecanismo para realizar en forma automática laverificación de los derechos de atención mediante el cruce contra una base dedatos de afiliados si esta existe y su información es consistente. Admisión de

pacientes que ingresan al servicio de urgencias alimentando de formaautomática los RIPS de Identificación y de Urgencias. Una vez se completa esteproceso el paciente adquiere el carácter de Activo dentro del sistema. Duranteeste proceso de admisión, deberá ser posible realizar una admisión con losdatos mínimos del paciente (Ingreso corto) para que éste quede activo; una vezse haya estabilizado el paciente y se tenga posibilidad de interactuar con él, sedeben completar la información del ingreso.

Admisión de pacientes que ingresan por un evento de accidente de tránsito,capturando para ellos la información requerida para elaborar en formaautomática el formulario único de reclamación, el formato para verificación depólizas, el certificado de atención médica. De igual manera a partir de lainformación de ingreso se podrá hacer la liquidación para los responsables delaccidente con los respectivoscontroles de topes y saldos

3 Admisión de pacientes que ingresan por un evento catastrófico, para

este tipo de pacientes deberá existir un movimiento propio que permite capturarla información del evento y cada que se realice el ingreso de un paciente porevento catastrófico, se deberá asociar a un evento ya reportado,automáticamente todos los datos del evento deberán ser tomados como basepara la impresión del formato requerido por el Fondo de Solidaridad yGarantía. Adicionalmente debe ser posible cuantificar y clasificar los ingresos depacientes por eventoscatastróficos para obtención de estadísticas


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4 Permitir la admisión de pacientes que ingresan al servicio de hospitalizaciónalimentando de forma automática los RIPS de Identificación y deHospitalización. Una vez se completa este proceso el paciente adquiere elcarácter de Activo dentro del sistema

5 Control Administrativo de PacientesPermitir controlar las camas en forma ágil y completará

6 Deber realizar los procesos de ingreso, traslado, egreso de habitaciones,reservas de habitaciones y manejo de lista de espera. Además de tener accesodirecto a otros movimientos como son Ingreso de pacientes a la institución,

Autorizaciones y Egreso de pacientes, Según criterios de la institución puedetener acceso a la información en todas las áreas involucradas dentro de laatención del paciente

7 Movimiento de HabitacionesPoder realizar el ingreso, traslado y egreso de las habitaciones al paciente

grabando para cada caso la fecha y la hora del evento. Así mismo conserva ycontrola la consistencia de la información referente al tipo de habitación, tarifa yservicio asociados para su cobro adecuado

8 Control automático de las novedades que afectan el movimiento de lashabitaciones mediante manejo de estados (disponibles, ocupados,reservados, fuera de servicio)

9 Generación de reportes de movimiento tales como censo de pacientes,utilización de camas por servicio, pacientes hospitalizados con n días deestancia

10 Generación de reportes estadísticos tales como Egresos y estancias,Disponibilidad y Utilización, días de estancia, días cama ocupada

11 Movimiento De AutorizacionesPermitir el movimiento especializado en el manejo de la información propia deldetalle de las autorizaciones que la EPS entrega al paciente con el fin derespaldar la atención, permitir actualizar la información relacionada con estasautorizaciones de los paciente activos, inactivos o externos (AyudasDiagnósticas), el cual es independiente al movimiento de Ingreso de pacientes

12 Movimiento De ResponsablesPermitir el movimiento en el cual se ofrece la posibilidad de registrar todos losresponsables de la cuenta del paciente, con la fecha y hora inicial y fecha y horafinal en la que está vigente el responsable, tarifa, plan de beneficios, contrato,descripción, dirección y teléfono del responsable. El movimiento posee unindicador para determinar cuál es el responsable vigente y una observación quees útil para documentar el cambio de responsable

13 Movimiento De Diario De PartosPermitir el movimiento mediante el cual se captura toda la informaciónrelacionada con los datos de la gestación, el parto, el puerperio y el (los)recién


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nacido(s). Al realizar este movimiento deberá generar la actualización del RIPdel recién nacido y su aprobación automática en caso de que los dos sobrevivan

14 Permitir generar la estadística del diario de partos y nacimientos15 Movimiento De Control De Llamadas

Permitir registrar en el sistema las llamadas realizadas a los pacientesegresados de la institución, con el fin de llevar un control de seguimiento a laevolución de la salud de los mismos

16 Movimiento De Egreso De PacientesPermitir el movimiento mediante el cual se especifican los diagnósticos, losprocedimientos y las especialidades médicas que intervinieron en elproceso de atención del paciente, así como también, un resumen de laatención médica asistencial prestada.Este movimiento deberá actualizar en forma automática los RIPS de Urgencia,Hospitalización y Procedimientos con la información de estado a la salida,diagnósticos

17 Disponer de información para la generación de reportes de movimientotales como: Pacientes egresados por servicio, por médico

18 Contar con generación de estadísticas varias relacionadas con la información delos diagnósticos de egreso, especialidades, servicios, municipios y mortalidadentre otras

19 Movimiento De Pacientes InactivosPermitir alimentar la base de datos de pacientes que han sido atendidos en lainstitución

20 Cambio de Historia Clínica: Permitir realizar el cambio de Historia Clínica alPaciente en los casos en que se detecte la asignación de dos númerosdiferentes de Historia en un mismo Paciente

21 Cambio de Identificación: Permitir cambiar la identificación de un Paciente porotra identificación

22 Notificación de Urgencias: Su objetivo es permitir generar las “Cartas deNotificación” para aquellas entidades y/o personas naturales que fueronreportadas como “notificables” al realizar el ingreso del paciente al servicio deurgencias

23 Calendario epidemiológico semanal: deberá permitir reportar la estadística delas enfermedades transmisibles de notificación obligatoria a la secretaria desalud

24 Cambio de Nombre: Permitir cambiar los nombres y apellidos de un paciente 25 Estadísticas

El Sistema deberá generar tanto las estadísticas solicitadas por los organismosgubernamentales, como las propias de la Institución para la toma de decisionesen cualquier nivel decisorio. Entre los principales informes estadísticos que debeproducir la aplicación se encuentran: morbilidad, mortalidad y utilización de


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recursos, los cuales se generan por lugar de procedencia, residencia habitual,especialidad ó servicio de atención. Deberá generar además los indicadoresinstitucionales como: índices de ingresos, índices de egresos, índices de

ocupación de camas, índices de morbilidad específica, índices de mortalidad,índices de estancias, etc.

26 A nivel operativo, el Sistema deberá generar todos los informes de usopermanente para realizar ó llevar a cabo los procesos de gestión en cada unode los servicios institucionales, así: Clasificación de los pacientes activos(actualmente tienen ingresos abiertos en la institución) alfabéticamente, porservicio, por empresa, por médico responsable. Clasificación de los pacientesegresados por servicio, médico, empresa Estado y disponibilidad del recurso decama hospitalaria

27 A nivel gerencial, generar todos los informes que permiten realizar los controlesbásicos en la producción de servicios, así: Informes estadísticos discriminadospor diagnósticos, especialidad, servicios, municipios, procedimientos óintervenciones y estancia hospitalaria

28 Informes requeridos por los organismos reguladores del Sistema de Salud


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NOMINA





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1 Permitir el manejo de cualquier tipo de nómina como: Manejo de pensionados,Manejo de múltiples sindicatos, convenciones colectivas, nóminas temporales,manejo de destajos, diversas periodicidades de pago (mensual y quincenal) ymúltiples contratos de trabajo por empleado.

2 Permitir parametrizar datos como: salario mínimo, subsidio. de transporte,porcentajes de retención en la fuente, seguridad social e incapacidades,diversos tipos de nómina, motivos de retiro, períodos de liquidación, calendarios

de nómina, conceptos de nómina, bases de liquidación, rangos deindemnizaciones, entidades y cuentas de los empleados, tipos de contratos ycontrol de prórrogas.

3 Permitir administrar la hoja de vida de empleados.4 Generar aportes a entidades externas (Seguridad Social y Parafiscales).5 Liquidación de Prestaciones Sociales, mínimo: Vacaciones, Prima de

vacaciones, Prima de servicios, Prima Técnica, Bonificación de serviciosprestados, Prima de Navidad, Cesantías, Cesantías Parciales, Intereses SobreCesantías, Cesantías Anuales a Fondos de Cesantías, Quinquenios, LiquidaciónDefinitiva

6 Consolidaciones y Provisiones7 Interfaz Contable (generación con contabilización estándar, Interfase con

Presupuesto, Disponibilidades y registro presupuestal para Prestaciones de

Servicios8 Simulador de Nómina y Prestaciones Sociales9 Permitir, dentro del proceso de nómina, las siguientes transacciones: novedades

de nómina vía (archivo plano, mail o internet), novedades por beneficiario,liquidación de compensatorios, manejo de ausentismos y días no trabajados,conciliación de incapacidades, control de descuentos de diversos tipos deembargos (civil, alimentos, ejecutivo), generación medio magnético pago de


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embargos, control de sanciones y demandas, liquidación de impuestos aempleados (retenciones), definición de turnos, generación de novedades yrotaciones automáticas, interface con sistemas de control de tiempos, manejo deencargos (funciones y salario), control y descuento de UPC, definición yliquidación de destajos

10 Liquidación de nómina normal, adicional extra-nómina teniendo en cuentaconceptos como (horas extras, recargos, incapacidades, Prima de antigüedad,prima de riesgos, Quinquenio auxilios, prestamos, libranzas,, fondos deempleados, cooperativas, embargos (En valor o porcentaje autorizado por elJuez), etc.), liquidación de expatriados, manejo de bonificaciones, quinquenios yprimas de antigüedad, generación de medios magnéticos para pago porgerencia electrónica, generación de cheques y pago en efectivo.

Administración de Pensionados administra y liquida todos los conceptosrelacionados con el manejo de la nómina de pensionados y jubilados(generación de cuotas partes, liquidaciones de mesadas, sustituciones ybeneficiarios por pensión)

11 Permitir la liquidación de aportes de seguridad social teniendo en cuenta todaslas novedades o incidencias que se generan en el proceso de nómina(incapacidades, traslados, vacaciones, ingresos, retiros, descuentos de UPC,variaciones de salarios, etc.), generación de reportes y medios magnéticos paralas diferentes entidades (EPS, ARP, AFP), generación de planillas Unificadaspara su pago.

12 Permitir realizar todo el proceso de liquidación definitiva de prestacionessociales de manera automática y teniendo en cuenta todos los factores yvariables que se deban tener en cuenta para este proceso (Renuncia,Insubsistencia, Suspensión del empleo, Jubilación, Invalidez, Retiro forzoso poredad, suspensión). De tal manera que al momento de liquidación validainformación como: vacaciones pendientes, cesantías pendientes,indemnizaciones a pagar, embargos, préstamos, primas y prendas devolutivas.

13 Permitir el incremento de sueldos teniendo en cuenta diversas variables ydefiniendo los grupos a los cuales se les va a tener en cuenta, es ideal pararealizar simulaciones, comparaciones con el mercado, y proyecciones denómina. Adicionalmente genera los retroactivos correspondientes a los periodosque se dejaron de cancelar con el respectivo aumento.

14 Generar todos los procesos de prestaciones sociales. Liquidación de cesantíasde acuerdo al tipo de solicitud (parcial, definitiva o fin de año), automáticamente


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realiza la liquidación teniendo en cuenta la información que pueda variar esteproceso como (ausentismos, licencias, incidencias etc.) manteniendo unhistórico de los procesos de liquidación que se le han realizado a lostrabajadores, permitiendo la generación de medios magnéticos y reportes condestino a los Fondos de Cesantías.

15 Permitir generación del proceso de vacaciones contemplando la solicitud delempleado o programación de la compañía, la liquidación de las vacaciones entiempo o dinero, aplazamiento de vacaciones, reversión de vacaciones,generación de comprobantes de pago, reportes de cumplimiento de vacaciones,re liquidación de vacaciones y conservando un histórico de todos los periodosdisfrutados por el empleado. Liquidación de primas legales o extralegales segúnlas políticas que tenga la empresa, re liquidación de primas, pagos por nómina yla conservación de la información histórica.

16 Permitir parametrizar, asignar, liquidar y mantener histórico de cualquier tipo deacuerdo laboral en la forma de compensación salarial que tenga un empleado yasea el arreglo en pesos o porcentaje, finalizando el periodo con un ajuste decuentas entre el colaborador y el patrono.

17 Permitir la liquidación definitiva automática de prestaciones sociales teniendo encuenta toda la información del sistema, acumulación de nómina, liquidación ymantenimiento de aportes parafiscales y provisiones, generación de certificadosde ingresos y retenciones, manejo de reingresos a nómina, presupuesto denómina, manejo de sustituciones patronales entre empresas, generación demedios magnéticos a entidades de control, cambio de identificación, etc.

18 Permitir la generación de reportes de prenómina, por centro de costo, por nivel,alfabéticos, comparativos de novedades grabadas vs liquidadas, consolidadosmensuales, estado de endeudamiento, empleados sin cuenta, empleados noliquidados, comparativos por meses, etc. En caso de requerir reportesadicionales el usuario puede generar nuevos a través de la funcionalidad dereportes dinámicos

19 Permitir la generación de la nómina de prestación de servicios20 Permitir controlar la documentación requerida para la firma del contrato21 Permitir la generación de contratos impresos controlando la numeración,

vigencia, número de disponibilidad y registro presupuestal22 Permitir controlar las bases para aportes de seguridad social, así como el

cálculo de impuestos (Retención en la Fuente, Rete-ICA)


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23 Permitir controlar descuentos de cooperativas, libranzas autorizadaspreviamente por el contratista

24Permitir grabar Novedades de cada contrato.25 Permitir generar pre nóminas que permite efectuar controles.

26 Permitir generar planos para el pago por transferencia electrónica.27 Permitir generar reportes consolidados por centro de costo28 Permitir generación de hojas de vida de los contratos29 Permitir el manejo y control de capacitaciones30 Permitir generar reporte de pagos para ser enviados por el correo interno a

todos los funcionarios


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SUMINISTROS





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1 Manejo de información de proveedoresPermitir registrar la información de los proveedores con los cuales se realizanlas compras de bienes, indicando entre otros datos: Dirección, teléfono y ciudad,Persona de contacto, Plazo en días que otorga, Descuentos financieros quegeneralmente otorga, Información de autorretención, régimen de IVA,autorretención de ICA, impuesto de timbre, etc., Actividad económica, Forma depago: cheque o transferencia electrónica, Entidad bancaria y número de cuentapara la transferencia bancaria.

2 Información de listas de precios

Permitir ya sea de manera manual o a través de una utilidad la importación deinformación, posible llevar al sistema la información de los precios, descuentos ycondiciones de pago otorgados por los proveedores para los artículosrequeridos en una cotización.

3 Solicitud de cotizacionesFacilitar la gestión de compras permitiendo almacenar la solicitud de cotizaciónde artículos de la institución y a que proveedores se envía la solicitud, para serreferenciada una vez se reciba la correspondiente cotización de parte delproveedor. Administrar la siguiente información: Fechas de Solicitud yVencimiento, Proveedores a los cuales se les hace la solicitud, Solicitudes aCompras que se atenderán con la cotización, Artículos a cotizar con unidad, tipode artículo, precio y cantidad.

4 Registro de cotizaciónDebe administrar la siguiente información: Identificación del proveedor al cualcorresponde la cotización / lista de precios, Fecha de la cotización / lista de

precios, Vigencia, Descuentos financieros, Descuentos comerciales generalespara todo el documento y/o específicos por artículo, Información debonificaciones ya sea por valores comprados o por cantidades compradas,indicando si se liquidan por cada compra o por las compras acumuladas.

5 Gestión de solicitudes a comprasPermitir determinar las necesidades de artículos a comprar utilizando una de lassiguientes opciones: Por comparación de la cantidad ideal de stock contra elsaldo actual del artículo, Por los pendientes de entrega que se generen del


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despacho de las requisiciones internas (pedidos de los diferentes servicios al Almacén Principal), Permitir programar las compras basados en los puntos dereorden definidos en días, Por necesidades especificas determinadas por el

Almacén Principal. Una vez generadas las necesidades de artículos a comprar,que sea posible conocer si están tramitadas, ya sea, a través de una solicitud decotización al proveedor o a través de una orden de compra.

6 Generación de órdenes de compra de pruebaProceso mediante el cual se genere automáticamente órdenes de compra deprueba donde el sistema determine los artículos y cantidades a comprar y elija elproveedor de acuerdo a unos criterios de selección.La selección de los artículos a comprar puede realizarse por: Información de lassolicitudes a compras no tramitadas Verificación de saldos actuales contra losdías mínimos de inventario y considerando los tiempos de reposición.La selección del proveedor para la orden de compra de prueba debe tener lassiguientes opciones: Por el menor precio del artículo a comprar, considerandotodas las listas de precios vigentes o las listas de precios de un conjuntoespecifico de proveedores. Por una priorización asignada con anticipación por elresponsable de las negociaciones, la cual debe permitir designar con

anticipación el proveedor para cada artículo.Para las cotizaciones recibidas, realizar una comparación que facilite la eleccióndel proveedor que ofrece las mejores condiciones de precio, descuento y tiempode entrega.Una vez la orden de compra de prueba se genere, se revise para luegoactualizarla como una orden de compra definitiva que se debe informar alproveedor o para cancelarla.

7 Registro de órdenes de compra definitivasElegir al proveedor al cual se realizará la compra.Elegir la cotización o lista de precios de la cual se obtendrán precios,descuentos, impuestos, condiciones de pago y bonificaciones.Registrar los artículos a comprar ya sea que provengan de una cotizaciónmarcada como ganadora o de una solicitud de compras emitida por el AlmacénPrincipal.Las órdenes de compra definitivas, se deben poder generar de manera

electrónica en formato EDI para ser enviadas al proveedor a través del CentroElectrónico de Negocios (CEN).

8 Registro de recepciones por compra y causaciónRegistrar la información de bienes comprados y de su entrada, donde: Indique elproveedor para determinar sus atributos de responsable o no del impuesto deIVA. Se asigne la orden de compra a la cual corresponde la recepción, con el finde llevar el control de los pendientes por orden de compra y proveedor;Registrar la información del envío como son: el número de la remisión, el


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número de la guía del transportador y el prefijo y número de la factura delproveedor.Registrar los artículos recibidos, los cuales se puedan identificar con el código

asignado internamente en el catálogo de artículos o con cualquiera de loscódigos EAN asociados previamente al código interno.El código EAN pueda ser leído utilizando un lector de códigos de barras.Obtener de la orden de compra el precio unitario, el descuento y el IVA de cadauno de los artículos recibidos, los cuales no se permita modificar de acuerdo aparamétricas establecidas.De acuerdo a la parametrización, se debe controlar que no se reciban artículosno registrados en la orden de compra ni se reciban cantidades mayores a lasnegociadas.Permitir registrar entregas parciales de las compras realizadas con su respectivocontrol de las cantidades pendientes de recibir.Luego de la recepción realizar la causación de la compra ya sea a través de unainterfase automática con el módulo de Cuentas por Pagar o de una interfasecontable con el módulo de Contabilidad.

9 Manejo de históricos de compras

Análisis de históricos de compras: Permitir realizar análisis de compras ya sea:Por proveedor, verificando los artículos comprados en un rango de fechas; Porartículo, verificando los proveedores a quienes se le ha comprado en un rangode fechas.Elaborar presupuestos por servicio de acuerdo a consumos.

10 Manejo de comerciales y genéricos (Resolución 1830 de 1999)Permitir asociar cada medicamento registrado en el catálogo, al medicamentogenérico correspondiente de acuerdo a la resolución del Ministerio de Salud.

11 Información de productos y servicios con todos sus datos incluyendocódigos de barrasPermitir registrar la información de los bienes a controlar a través del inventario,indicando entre otros datos: Código, Nombre Comercial y nombre Genérico, siaplica; Unidad y fracción de manejo; Factor de conversión de fracciones aunidades; Grupo de artículos al que pertenece; Registro INVIMA o del entegubernamental que certifica medicamentos, (donde aplique); Tipo de IVA

(gravado, exento, excluido) y porcentaje de IVA; Costo y fecha de la últimacompra; Códigos EAN con los cuales se pueda identificar el artículo y factor deconversión del código EAN a la fracción del artículo; Ubicaciones del artículo encada uno de los servicios donde se maneja; Precios de venta y porcentajes deutilidad esperados, para cada una de las tarifas con las cuales se vende apacientes.Relación de los proveedores que suministran el artículo, indicando la cantidadde empaque del proveedor para el artículo, el tiempo de reposición, y la


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prioridad del proveedor con relación a los demás proveedores que suministran elmismo artículo; Calificación de los proveedores

12 Control de múltiples almacenes y sub-almacenes

Realizar el control de saldos de inventario para todos los almacenes,subalmacenes y áreas administrativas de la institución (servicios) que seandefinidas por el usuario según necesidades

13 Control de stock por servicioDonde se determine para cada servicio (almacén, sub-almacén, áreaadministrativa) el conjunto de artículos que les es permitido manejar, lascantidades ideales de stock a almacenar y los días máximos y mínimos deinventario. Este conjunto de artículos debe poderse definir en términos decomerciales y de genéricos

14 Gestión de requisiciones internasPermitir generar los pedidos de los diferentes servicios al Almacén Principalutilizando cualquiera de las siguientes opciones: Para artículos a los cuales seles controla el saldo, por comparación de la cantidad ideal de stock contra elsaldo actual del artículo en el servicio que solicita; Para artículos de consumo alos cuales no se les controla el saldo, por comparación de la cantidad ordenada

en el periodo (mes o semana) contra la cantidad máxima a pedir en ese mismoperiodo.Por necesidades específicas determinadas por el servicio que solicita. En estaopción debe permitir solicitar artículos no registrados en el catálogo de lainstitución.Una vez generadas las requisiciones de los diferentes servicios, conocer lospendientes por despachar desde el Almacén Principal, ya sea por grupos deartículos o por servicio que solicita.Para los servicios definidos como sub-almacenes, permitir que el AlmacénPrincipal, encargado de atender sus necesidades, genere automáticamente ypor día las requisiciones internas de estos servicios, basadas en la comparaciónde la cantidad ideal de stock contra el saldo actual del artículo en el sub-almacén.

15 Movimientos de inventarioPermitir la realización de cualquier movimiento (transacción) que defina el

usuario ya sea de entrada, salida o traslado entre servicios, donde para cadatipo de movimiento sea parametrizable: Cómo se costea el tipo movimiento dedonde se obtiene la información de la cantidad; De donde se obtiene lainformación del descuento y del IVA, si aplican Si requiere un servicio de destinocomo es el caso de los traslados y los consumos; Si el tipo de movimiento afectael saldo del artículo; Si el tipo de movimiento tiene efectos contables; Si el tipode movimiento tiene interface con Cuentas por Pagar; Si el tipo de movimientose relaciona con préstamos, y si corresponde al inicio o a la terminación del


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préstamo; Si se relaciona con una orden de compra, con una requisición o conotro movimiento de inventario; Si el tipo de movimiento requiere un proveedor oun tercero.

Para cada uno de los tipos de movimientos habilitar el control de la autorizacióna los usuarios y servicios que podrán utilizarlo.Cuando el usuario realice cualquiera de los tipos de movimientos previamentedefinidos, permitir identificar el artículo ya sea con el código asignadointernamente en el catálogo de artículos o con cualquiera de los códigos EANasociados previamente al código interno. El código EAN pueda ser leídoutilizando un lector de códigos de barras.

A partir de los tipos de movimientos relacionados con préstamos, se podrárealizar un control de saldos de préstamos que le hacen a la institución o que lainstitución le hace a otras instituciones, los cuales se llevan por tercero,documento de préstamo y artículo prestado

16 Generación de información a facturación correspondiente a los cargos demateriales y medicamentosPermitir registrar la salida de artículos o medicamentos aplicados al pacienterealizando el descargo automático del saldo de inventario del servicio que

despacha, y aumentar la cuenta del paciente con el precio de venta de acuerdoa la tarifa pactada para el responsable de la cuenta. Así mismo, Permitirregistrar las devoluciones de drogas de pacientes disminuyendo la cuenta delmismo de acuerdo a la tarifa del responsable e incrementando el saldo deinventario del almacén que suministró la droga. El precio de venta del artículodependerá de quien sea el responsable de la cuenta del paciente y el costo dela mercancía vendida dependerá del costo promedio del artículo

17 Manejo de mercancía en consignaciónPermitir identificar y controlar la mercancía en consignación a través de ladefinición de almacenes (servicios) de mercancía en consignación ya seagenerales o por proveedor.Realizar la legalización de la mercancía cuando es utilizada ya sea en pacienteso internamente, utilizando movimientos de inventario.Los bienes que se encuentren en consignación no harán parte de los procesosde consolidación del inventario de la institución, ya que no se consideran como

propios; sin embargo se debe conocer y controlar su saldo en cada servicio deconsignación18 Manejo de mercancía en préstamo

Permitir identificar y controlar la mercancía que da o recibe en calidad depréstamo la institución a través de la definición de conceptos de entrada y salidade mercancía prestada a/por otras instituciones.Utilizando movimientos de inventario realizar la respectiva legalización de lamercancía cuando es utilizada ya sea en pacientes o internamente.


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Los bienes que se encuentren en calidad de préstamo no harán parte de losprocesos de consolidación del inventario de la institución, ya que no seconsideran como propios; sin embargo debe ser posible conocer y controlar su

saldo y legalizar su ingreso19 Realización de inventario físico y generación de ajustes

Se debe poder implementar un proceso para la realización y ajuste de losinventarios físicos, ya sean generales o rotativos.Para la realización del conteo se debe poder utilizar terminales portátiles dondees posible identificar el artículo ya sea con su código interno o con cualquiera delos códigos EAN asociados a él.Una vez realizado el conteo, el archivo almacenado en la terminal portátil, sedebe poder importar al sistema de Suministros y Farmacia para continuar con elproceso.Previo a la realización del ajuste se debe generar un reporte de comparaciónentre el inventario físico y el inventario del sistema con el fin de cuantificar,analizar y explicar las diferencias.Se debe contar con un proceso que genere automáticamente los movimientosya sea de entrada por faltante o de salida por sobrante, tanto en cantidad como

en valor, que permitan que el saldo actual de los artículos en el sistema seaidéntico al inventario físico registrado.Realizar inventario físico de uno o dos conteos.Control de demanda insatisfechaEn el proceso de atención de las requisiciones internas por parte del AlmacénPrincipal, por cada artículo que no sea entregado en la cantidad solicitada, secapturará una causa de no despacho que posteriormente permitirá analizar lasrazones por las cuales no se cumple con las necesidades de los diferentesservicios

20 Trazabilidad de lotesPara los artículos que estén identificados que tienen trazabilidad a nivel de lotes,cada vez que se realice una entrada de inventario ya sea por c

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Anexo 18 - Funcionalidad Minima HIS Adm Fin 2015c002