Angaben zur technischen und organisatorischen …...Unterhaltsreinigung Glasreinigung Sonderreinigungen und Zusatzleistungen Catering bzw. Servierservice Ausschreibung EASA.2010.OP.08

Ausschreibung EASA.2010.OP.08

Fortführung Ziffer 2.9

Angaben zur technischen und organisatorischen Ausführung der Gebäudereinigung und

Serviceleistungen

Allgemeine Vereinbarungen und Zusätze

Seite: 1 von 83

Auszug aus den Ausschreibungsbedingungen EASA.2010.OP.08 Gebäudereinigung Ziffer 2.9 - Angaben zur technischen und organisatorischen Ausführung der Gebäudereinigung und Serviceleistungen:

- Nachfolgende Unterlagen sollen in sich schlüssig sein, um dem Objektleiter des späteren Auftragnehmers als Implementierungs- und Organisationsleitfaden dienen zu können. Sie grenzen sich sowohl in der Form wie auch im inhaltlichen Aufbau von den anderen ausschreibungsrelevanten Unterlagen ab.

ANHANG IX

Angaben zur technischen und organisatorischen Ausfü hrung

der Gebäudereinigung und Serviceleistungen � Unterhaltsreinigung

� Glasreinigung

� Sonderreinigungen und Zusatzleistungen

� Catering bzw. Servierservice




Serviceleistungen


Seite: 2 von 83

Inhaltsverzeichnis

I. VORBEMERKUNGEN ......................................................................................................... 3

II. ART UND UMFANG DER LEISTUNG ..................................................................................... 3

III. LEISTUNGSANPASSUNGEN ............................................................................................ 4

IV. ARBEITSZEITEN ............................................................................................................ 4

V. PFLICHTEN DES AUFTRAGNEHMERS .................................................................................. 4

VI. PERSONAL................................................................................................................... 5

VII. BETRIEBSMITTEL, REINIGUNGS- UND PFLEGEMITTEL, RÄUMLICHKEITEN........................... 6

VIII. QUALITÄT .................................................................................................................... 7

IX. VERTRAGSERFÜLLUNG ................................................................................................. 7

X. KONTROLL- UND MALUSREGELUNG ................................................................................... 8

XI. ZUSÄTZE (SPEZIFISCHE VEREINBARUNGEN) .................................................................. 8

XII. BESONDERHEITEN DES OBJEKTES................................................................................. 9

XIII. FOTODOKUMENTATION ............................................................................................... 10

XIV. PLANUNTERLAGEN ..................................................................................................... 10

XV. ALLGEMEINE VORBEMERKUNG .................................................................................... 37

XVI. VORGABEN UND NUTZUNGSHINWEISE FÜR DEN OBJEKTORDNER A1 – OBJEKT- UND

AUFTRAGSORGANISATION (QUALITÄTSMANAGEMENT).............................................................. 38

XVII. ORDNERÜBERSICHT AUF DIE IM OBJEKTORDNER A1 VERWIESEN WIRD .......................... 38

XVIII. ÜBERSICHT ALLER QM-RELEVANTEN TERMINVORGABEN DER AGENTUR .................... 39

XIX. ÜBERSICHT ANSPRECHPARTNER UND KOMMUNIKATIONSDATEN DER BIETER, EASA UND NUTZER

39

XX. WIEDERKEHRENDE GESPRÄCHSRUNDEN ..................................................................... 40

XXI. VERTRAGSWERK / LEISTUNGSVEREINBARUNGEN / ABRECHNUNGSPROZEDERE .............. 42

XXII. NUTZERANFORDERUNGEN / NUTZERINFORMATION ....................................................... 42

XXIII. REINIGUNGSVERFAHREN UND REINIGUNGS-/PFLEGEMITTEL...................................... 44

XXIV. UMWELTSCHUTZ UND ARBEITSSICHERHEIT .............................................................. 44

Allgemeine Vereinbarungen




Serviceleistungen


Seite: 3 von 83

XXV. RAUMBUCH / REVIERPLANUNG / LEISTUNGSZAHLEN / KALKULATION........................... 45

XXVI. PERSONALORGANISATION....................................................................................... 47

XXVII. PERSONAL-ANFORDERUNGEN / HINWEISE ZU EINZELNEN AUFGABENFELDER ............. 50

XXVIII. ARBEITSWEGE / ZEITERFASSUNG / STUNDENNACHWEISE / VORGABEN DES

ENTSENDEGESETZES ............................................................................................................. 55

XXIX. RÄUMLICHKEITEN – MATERIAL / MASCHINEN / WERKZEUGE ...................................... 57

XXX. QUALITÄTSKONTROLLEN DURCH DEN BIETER ........................................................... 59

XXXI. REGELBETRIEB SONDERLEISTUNGEN (AUßEN/INNEN) ............................................... 60

XXXII. ALLGEMEINE VORBEMERKUNG ................................................................................ 72

XXXIII. BEANSTANDUNGEN UND REKLAMATIONEN (DEFIZITE REINIGUNGSLEISTUNGEN UND

VERTRAGLICHE VEREINBARUNGEN) ........................................................................................ 73

XXXIV. MALUSREGLUNGEN AUS BEANSTANDUNGEN UND REKLAMATIONEN ........................... 77

XXXV. DOKUMENT-ANHÄNGE ............................................................................................ 78

ALLGEMEINE VEREINBARUNGEN

„Kursiv graue“ Einträge beziehen sich auf Zusätze zu diesen Allgemeinen Vereinbarungen

I. Vorbemerkungen

1) Im Falle von Widersprüchen innerhalb der Angaben zur technischen und organisatorischen Ausführung der Gebäudereinigung und Serviceleistungen gelten die Bestimmungen dieser Allgemeinen Vereinbarung und nachrangig die spezifischen Vereinbarungen in den zugehörigen Zusätzen.

II. Art und Umfang der Leistung

1) Art und Umfang der Leistungen sind in den Zusätzen detailliert beschrieben. Weitere Informationen sind den Dokumenten, welcher der Bieter in der Technischen und Finanziellen Bewertung innerhalb der Ausschreibung anzufertigen hat, zu entnehmen.

2) Der Bieter hat vor dem erstmaligen Beginn der Ausführung vertraglich vereinbarten Leistungen der EASA gemäß den Regelungen des Zusatz 3 – Qualitätsmanagement eine Reihe von Vorarbeiten - Planungs-, Kalkulations-, Schulungs-, und Materialbeschaffungs- und Dokumentationsleistungen - vorzulegen. Termine dieser Vertragsleistungen sind dem Terminplan des Zusatzes 3 zu entnehmen. Die Aufwendungen für diese zur Qualitätssicherung notwendigen Vorarbeiten sind entsprechend einzupreisen.

3) Dauernde oder vorübergehende Änderungen der Reinigungsfläche (Werkleistungen) und Ausführungszeiten, z.B. Wegfall oder Erweiterung um Gebäude-/-Flächen, Reduzierung der Reinigungshäufigkeit, Reduzierung der Einsatzzeiten der Tageskräfte Reinigung und Catering werden dem Bieter mindestens vier Wochen vor Inkrafttreten schriftlich mitgeteilt. Dies gilt auch für Umstände, die ein Erbringen der geforderten Leistungen unmöglich machen oder stark behindern. Ein Anspruch des Bieters auf Kostenerstattung bzw.




Serviceleistungen


Seite: 4 von 83

Veränderung der Preiskalkulation, Ersatz von Aufwendungen oder Schäden, insbesondere von entgangenem Gewinn, besteht nicht.

4) Der Bieter verpflichtet sich, die gemäß diesem Vertrag zu erbringenden Leistungen nach den allgemein anerkannten Regeln der Technik, des Umweltschutzes und der Arbeitssicherheit , sowie gemäß der von EASA verfassten Hausordnung bzw. Regelungen des innerbetrieblichen Arbeitsumfeldes durchzuführen. Entsprechende Nachweise sind der EASA vorzulegen. Insbesondere sind einzuhalten

� Richtlinien der EU zu Sicherheit und Gesundheitsschutz

� Arbeitsstättenverordnung

� Betriebssicherheitsverordnung

� Arbeitsschutzgesetz / Arbeitssicherheitsgesetz (UVV, BGI 659, Verkehrswegesicherheit,...)

� Allgemeine Reinigungs-/ Leistungs- und Verfahrensunterlagen in Anlehnung an das Gebäudereiniger-Handwerk

� Hausordnung inkl. besonderer Vorgaben für Dienstleistungen im Vertragsobjekt

Im Zusammenhang mit den von ihm gemäß dieser Ausschreibung übernommenen Leistungen trägt der Bieter auch die Verkehrssicherungspflicht für die zu reinigenden Flächen.

III. Leistungsanpassungen

1. Leistungsanpassungen, wie z.B. Änderungen der Arbeitzeiten, Reinigungsflächen, Anpassung des Turnus, sind zu jeder Zeit durch EASA möglich. Der Bieter ist entsprechend der Umstände frühest möglich zu informieren. Ein finanzieller Ausgleich wird für Änderungen, die mindestens einen Monat im Voraus dem Bieter bekannt gemacht wurden grundsätzlich ausgeschlossen.

2. Das der Kalkulation zu Grunde liegende Raumbuch siehe ANLAGE II – FINANZIELLES ANGEBOT der Ausschreibung ist der aktuelle Stand. Änderungen von maximal plus 1% der qm haben keine Auswirkungen auf den vereinbarten Preis für die Unterhaltsreinigung. Flächenreduzierungen können von EASA zu jeder Zeit geltend gemacht werden.

3. Es besteht keinerlei Abnahmezwang der EASA für jegliche angebotene Leistungen.

IV. Arbeitszeiten

1) Die Arbeitszeiten zur Erbringung der Leistungen sind in den Zusätzen detailliert beschrieben. Grundsätzlich sind die Leistungen in der zuschlagsfreien Zeit auszuführen.

2) Leistungen außerhalb der zuschlagsfreien Zeit werden, wenn sie aus betrieblichen Gründen notwendig sind, durch EASA schriftlich angeordnet.

3) Bei Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit gelten sofern nicht nachfolgend anderweitig geregelt die tariflichen und gesetzlichen Zuschläge gemäß den gültigen Tarifvereinbarungen des Gebäudereiniger-Handwerks.

V. Pflichten des Auftragnehmers

1) Obwohl sich EASA bemühen wird alle vorhandenen Informationen an den Dienstleister weiterzugeben, ist die Erstinformation und stetige Aktualisierung eine „Holschuld“ des




Serviceleistungen


Seite: 5 von 83

Bieters. Er kann sich somit nicht auf Informationsdefizite im Falle von Anwendungsfehlern berufen.

2) Der Bieter hat sicherzustellen, dass jegliche Allgemeinen wie auch spezifischen Vereinbarungen in vollem Umfang seinen Führungs- und Leitungskräften zugänglich gemacht werden. So sind z.B. kalkulierte Einsatzzeiten und damit die kalkulierte Personalstärke, wie auch die Regelungen aus der Kontroll- und Malusregelung an die Vorarbeiter zu kommunizieren.

3) Die Objektleitung oder deren Vertretung hat den Anweisungen und Wünschen der EASA oder dessen Beauftragten, die sich auf die vertragsgemäße Ausführung der Leistungen beziehen, unverzüglich Folge zu leisten.

4) EASA ist berechtigt zur Überprüfung der Leistungen und des Leistungserfolges des Bieters Kontrollen vorzunehmen. Die Kontrollen, auch durch beauftragte Dritte, können unangekündigt oder in Absprache mit der Objektleitung des Bieters geschehen. Siehe dazu insbesondere Zusatz 4 – Kontroll- und Malusregelung.

5) Die Übertragung von Reinigungsaufgaben aus diesem Auftrag an Subunternehmer bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung der EASA. Für die Subunternehmer gelten die gleichen vertraglichen Vereinbarungen wie für den Bieter. Der Bieter hat für die Einhaltung entsprechend Sorge zu tragen und ggf. Kontrollen durchzuführen. Für Verstöße von Subunternehmern bzw. von dem eingesetzten Personal haftet der Bieter in vollem Umfang.

6) Die Nichterfüllung von Leistungsinhalten (auch in Teilen) muss unverzüglich der EASA gemeldet werden. Der Bieter ist dafür verantwortlich, dass die Erfüllung des Auftrages nicht durch Krankheit, Urlaub oder sonstige Ausfälle seiner Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter beeinträchtigt wird.

7) Mängel und Schäden bei Einrichtungsgegenständen sind der EASA unverzüglich mitzuteilen. Soweit diese Mängel und Schäden eine Gefährdung der Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter darstellen, darf die Reinigung nicht vor Abstellung der festgestellten Beanstandungen ausgeführt werden.

8) Ein Schlüsselverlust ist sofort der EASA zu melden. Der Bieter hat insoweit sicher zu stellen, dass dies umgehend durch seine Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter geschieht. Die Kosten für den Verlust der Schlüssel, einschließlich des Austauschs von Schließzylindern oder einer sonstigen erforderlichen Erneuerung der Schließanlage übernimmt der Bieter.

9) Jegliche Informationen über Zusatzleistungen und Sonderaufträge, die dem eingesetzten Personal des Bieters durch Dritte (z.B. Mieter, sonstige Gebäudenutzer, Kunden der EASA) mitgeteilt werden, stellt der Bieter der EASA unverzüglich zur Verfügung. Eine Beauftragung von Zusatzleistungen und Sonderaufträgen erfolgt immer und ausschließlich über EASA.

10) Der Bieter hat unverzüglich nach Beendigung des Vertragsverhältnisses jegliche Reinigungsgeräte, Reinigungsmittel und sonstige Utensilien zu entfernen und die bereitgestellten Räume gereinigt und gemäß Übernahmeprotokoll zurückzugeben. Ggf. ausgehändigten Schlüssel für das zu reinigende Objekt sind nach Vertragsablauf der EASA unverzüglich auszuhändigen.

VI. Personal

1) Der Bieter stellt die erforderlichen Arbeitskräfte und verpflichtet sich, entsprechend den Vertragsbestimmungen geeignetes und zuverlässiges Personal einzusetzen.




Serviceleistungen


Seite: 6 von 83

Beanstandungen und Folgen aus einer Verletzung dieser Verpflichtung gehen zu Lasten des Bieters.

2) Der Bieter verpflichtet sich für Objektleiter, Vorarbeiter und sämtliches Reinigungspersonal ausschließlich Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter einzusetzen, welche die Grundlagen der deutschen Sprache so beherrschen, dass ein reibungsloser Betriebsablauf und die erforderliche Grundkommunikation mit der EASA sowie Dritten vor Ort gewährleistet sind.

3) Arbeitserlaubnispflichtige ausländische Mitarbeiter darf der Bieter zur Erfüllung seiner vertraglichen Leistungen nur einsetzen, wenn es sich um Beschäftigte des Bieters handelt. Der Bieter stellt sicher, dass die von ihm eingesetzten Arbeitskräfte im Besitz gültiger Aufenthalts- bzw. Arbeitserlaubnissee sowie Sozialversicherungsnachweise sind und den sonstigen festgesetzten Melde- und Nachweispflichten entsprechen. Kopien der jeweils erforderlichen Dokumente hat der Bieter der EASA auf Verlangen vorzulegen.

4) Der Bieter verpflichtet sich seine sämtlichen Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn sorgfältig zu schulen, zu unterweisen und entsprechend dem Schulungsplan fortzubilden. Die Schulungen und Fortbildungen haben so zu erfolgen, dass eine reibungslose Abwicklung des Auftrags gewährleistet ist.

5) Der Bieter verpflichtet sich sein eingesetztes Personal auf eigene Kosten mit der notwendigen Arbeitskleidung auszustatten.

6) EASA hat das Recht das Betreiben von Mobiltelefonen in seinen Räumlichkeiten zu untersagen. Das Betreiben von Mobiltelefonen mit Kamerafunktion ist nur in Abstimmung mit dem EASA erlaubt.

7) Der Bieter ist verpflichtet, seine Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter durch fachkundige Kontrollpersonen einzuweisen, regelmäßig zu beaufsichtigen - die Arbeitsausführung wird durch den Bieter und sein Aufsichtspersonal überwacht - und zu unterweisen. Entsprechende Nachweise sind der EASA vorzulegen.

8) Personen, die vom Bieter nicht mit der Reinigung der Gebäude beauftragt sind, dürfen nicht mit in die Gebäude genommen werden. Hierbei sind auch die Kinder und andere Familienangehörige der Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter eingeschlossen.

9) Weiterführende und zum Teil detailliertere Regelungen (z.B. Arbeitskarte) sind dem Zusatz 3 – Qualitätsmanagement zu entnehmen

VII. Betriebsmittel, Reinigungs- und Pflegemittel, Räumlichkeiten

1) Für die vertraglich festgelegten Arbeiten stellt der Bieter die erforderlichen, den gesetzlichen Bestimmungen entsprechenden Maschinen, Geräte, Reinigungs-, Pflege- und Behandlungsmittel,Tücher, Müllbeutel, etc.. Alle Betriebsmittel müssen soweit möglich nach Arbeitsende verschlossen aufbewahrt werden.

2) Der Bieter versichert, dass die verwendeten Arbeitsmittel geeignet sind, Pflege und Werterhalt der zu reinigenden Objekte zu gewährleisten, die Maschinen den anerkannten Regeln der Technik entsprechen, sowie dass die eingesetzten Reinigungsmittel den Anforderungen des Gesundheitsschutzes und des Gesetzes über die Umweltverträglichkeit von Wasch- und Reinigungsmittel entsprechen. Die Eignung muss durch den Bieter gewährleistet werden und kann jederzeit von EASA nachkontrolliert werden.

3) Geräte und Maschinen müssen den Sicherheitsbestimmungen entsprechen und Prüfvermerke (z.B. GS, CE-Zeichen) tragen. Die für ortsveränderliche elektrische Anlagen




Serviceleistungen


Seite: 7 von 83

geltende BGV A3-Prüfung ist vom Bieter eigenständig zu kontrollieren und dokumentieren. Die Nachweise hierzu sind für EASA jederzeit einsehbar im Objekt bereitzustellen.

4) Leitern, Tritte, Sicherheitsbefestigungen, etc., die für die Reinigung erforderlich sind und vom Bieter beigestellt werden, müssen nach UVV geprüft sein. Diese Prüfung ist zu dokumentieren.

5) EASA sind unverzüglich nach Vertragsschluss aus Dokumentationsgründen eine Übersicht der vorgesehenen Reinigungsmittel inkl. Sicherheits- u. Datenblätter zu übergeben und jegliche Änderung unverzüglich zu melden. EASA behält sich das Recht vor, die eingesetzten Reinigungsmittel vorzugeben bzw. zu untersagen.

6) Das zur Auftragserfüllung erforderliche Wasser und die elektrische Energie stellt EASA dem Bieter unentgeltlich zur Verfügung. Der Bieter hat auf einen sparsamen und umweltgerechten Verbrauch zu achten.

7) Geeignete verschließbare Räume zur Kleiderablage, zum Aufenthalt des Personals und zur Aufbewahrung von Material, Maschinen, Geräten und dergleichen stellt EASA dem Bieter soweit möglich und vor allem unentgeltlich zur Verfügung. Benötigt der Bieter weitere Flächen, muss er diese Flächen auf eigene Kosten anmieten. Der Bieter ist für die ordnungsgemäße Nutzung und Sauberkeit der Räumlichkeiten verantwortlich.

8) Weiterführende und zum Teil detailliertere Regelungen sind dem Zusatz 3 – Qualitätsmanagement zu entnehmen

VIII. Qualität

1) Die im Leistungsverzeichnis festgelegten täglichen und turnusmäßigen Arbeiten sind auf einem gleichbleibend hohen Qualitätsniveau zu erbringen. EASA und Bieter sind sich einig, dass Qualität nicht erst im Nachhinein durch eine Leistungskontrolle, sondern gerade durch eine Reihe von weiteren Parametern im Vorfeld „erzwungen“ werden kann (u.a. Einfluss der Personalauswahl, Personalarbeitszeit, Einweisung und Schulungen, eingesetzte Maschinen und Gerätschaften, Reinigung- und Pflegemittel).

2) Der Bieter verpflichtet sich die zu erbringenden Leistungen im Sinne einer durch ein Qualitätsmanagement- und -überwachungssystem qualitätsgesicherten Reinigung durchzuführen.

3) Das Qualitätsmanagement- und –überwachungssystem ist EASA vom Bieter vor Auftragsbeginn vorzulegen und einvernehmlich abzustimmen.

4) In jedem Fall sind die Regelungen, Vorarbeiten und Terminvorgaben der EASA aus dem Zusatz 3 – Qualitätsmanagement zu berücksichtigen und im Sinne von Mindestanforderungen in das bestehende System des Bieters einzuarbeiten.

5) Der Bieter hat Aufwendungen für die Einhaltung bzw. Erbringung der in Zusatz 3 geforderten Regelungen, Vorarbeiten und Terminvorgaben entsprechend einzupreisen. Eine separate Vergütung erfolgt ausdrücklich nicht!

IX. Vertragserfüllung

1) Die Vertragserfüllung wird durch den Bieter nach den geltenden Richtlinien und geltenden Recht kontinuierlich überwacht und dokumentiert. Der Bieter legt der EASA die Auswertung der Qualitätssicherung unaufgefordert monatlich vor. Die Begehungsprotokolle dienen der EASA zu Analyse und Auswertung der qualitativen Leistungserbringung des Bieters. Die Begehungsprotokolle und Auswertung der Begehung erfolgt in Abstimmung mit dem EASA




Serviceleistungen


Seite: 8 von 83

und ggf. nach den Vorgaben des EASA. Die Kontrollen des Bieter sind nicht Grundlage der Malus Regelung.

2) Sofern Reinigungsleistungen nicht täglich bzw. wöchentlich erbracht werden (z.B. Fensterreinigung, jährlich beauftragte Sonderreinigungen), sind diese in einem Terminplan im Voraus einzutragen und entsprechend dieser Eintragungen und in Abstimmung mit der EASA abzuleisten. Terminliche Verschiebungen können begründet in Abstimmung mit dem EASA stattfinden.

3) EASA kann eigene Kontrollen durchführen. EASA hat die Pflicht die Reklamationen bzw. Verstöße dem Bieter vor Rechnungskürzung in Schriftform mitzuteilen. Die detaillierte Vorgehensweise ist dem Zusatz 4 – Kontroll- und Malusregelung zu entnehmen.

4) Weiterführende und zum Teil detailliertere Regelungen sind dem Zusatz 3 – Qualitätsmanagement zu entnehmen

X. Kontroll- und Malusregelung

1) Das Kontrollprozedere bzw. die entsprechenden Regelungen, wann der Bieter gegen seine Vertragspflichten bzw. gegen vertragliche Regelungen verstößt, sowie entsprechende Reduzierungen der nach diesem Vertrag geschuldeten Vergütung sind im Zusatz 4 – Kontroll- und Malusregelung ausführlich geregelt.

2) Für den Bieter ist der Zusatz 4 nicht nur nachvollziehbar und verständlich, sondern wird auch in vollem Umfange als zielführend im Sinne einer qualitätsorientierten und ergebnisorientierten Leistungserbringung gewertet.

XI. Zusätze (Spezifische Vereinbarungen)

� Zusatz 1 der Allgemeinen Vereinbarungen: Besonderheiten und Fotodokumentation des Vertragsobjektes (inkl. Planunterlagen)

� Zusatz 2 der Allgemeinen Vereinbarungen: Leistungs- und Kalkulationsübersichten (siehe ANHANG II – FINANZIELLES ANGEBOT der Ausschreibung)

� Zusatz 3 der Allgemeinen Vereinbarungen: Qualitätsmanagement

� Zusatz 4 der Allgemeinen Vereinbarungen: Kontroll- und Malus-Regelung




Serviceleistungen


Seite: 9 von 83

Abb.: EASA Ottoplatz 1

Zusatz 1 der Allgemeinen Vereinbarungen:

Besonderheiten und Fotodokumentation des Vertragsob jektes

XII. Besonderheiten des Objektes

Allgemeine Hinweise � Internationale Zusammensetzung der

Mitarbeiter und daher subjektiv unterschiedliche individuelle Wahrnehmung von Sauberkeit. Geschäftssprache ist Englisch.

� Mietbereich ist Liegenschaft der EU Verwaltung und somit nicht im Zuständigkeitsbereich nationaler Institutionen (gesonderte Sicherheits- und Zutrittsregelungen)

� Zumeist standardisierte Möblierung.

Mantelbebauung (1-6.Etage) � im Bereich der Mantelbebauung mittlere

Bauqualität, in Teilen erhöhter Anteil verglaster Flächen sowie Konferenzräume mit erhöhtem Reinigungsbedarf (inkl. der naheliegenden Sanitärbereiche)

Hochhaus (7-22.Etage) � Vertikale Organisation: Haupterschließung

durch die Aufzüge. � Nahezu einheitliche Grundrisse und sich

wiederholende Raumtypen (1,2,4-Zeller) � Hohe Bau- und Ausstattungsqualität mit

hohem Anteil verglaster und Naturholzflächen. Bodenbeläge fast ausschließlich Teppich.




Serviceleistungen


Seite: 10 von 83

XIII. Fotodokumentation � Die nachfolgende Fotodokumentation soll einen ersten Eindruck über das Objekt, bauliche

Ausstattung und Möblierung inkl. der Nutzungsarten geben. Die Fotos wurden jeweils für verschiedene Etagen zusammengefasst.

� Die Dokumentation erhebt keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit und kann nicht für etwaige Einwendungen des Bieters nach Vertragsschluss genutzt werden.

(Siehe vergrößerte Ausdrucke auf den nachfolgenden Seiten)

XIV. Planunterlagen � Nachfolgend sind die Planunterlagen des Vertragsobjektes aufgeführt � Gelbe Bereiche sind Bürobereiche / Graue Bereiche stehen für Besprechungsräumlichkeiten

(Siehe vergrößerte Ausdrucke auf den nachfolgenden Seiten)




Serviceleistungen


Seite: 11 von 83




Serviceleistungen


Seite: 12 von 83




Serviceleistungen


Seite: 13 von 83




Serviceleistungen


Seite: 14 von 83




Serviceleistungen


Seite: 15 von 83




Serviceleistungen


Seite: 16 von 83




Serviceleistungen


Seite: 17 von 83




Serviceleistungen


Seite: 18 von 83




Serviceleistungen


Seite: 19 von 83




Serviceleistungen


Seite: 20 von 83




Serviceleistungen


Seite: 21 von 83




Serviceleistungen


Seite: 22 von 83




Serviceleistungen


Seite: 23 von 83




Serviceleistungen


Seite: 24 von 83




Serviceleistungen


Seite: 25 von 83




Serviceleistungen


Seite: 26 von 83




Serviceleistungen


Seite: 27 von 83




Serviceleistungen


Seite: 28 von 83




Serviceleistungen


Seite: 29 von 83




Serviceleistungen


Seite: 30 von 83




Serviceleistungen


Seite: 31 von 83




Serviceleistungen


Seite: 32 von 83




Serviceleistungen


Seite: 33 von 83




Serviceleistungen


Seite: 34 von 83




Serviceleistungen


Seite: 35 von 83




Serviceleistungen


Seite: 36 von 83




Serviceleistungen


Seite: 37 von 83


Qualitätsmanagement

XV. Allgemeine Vorbemerkung

A. Grundsätzliches zum Thema Qualitätsmanagement � Das Qualitätsmanagement verfolgt das Ziel mit Maßnahmen innerhalb der

Auftragsimplementierung, der Auftragsdurchführung und Auftragskontrolle die vereinbarten Leistungsqualitäten nicht nur zu erreichen, sondern über die Dauer des Vertragsverhältnisses auch annähernd konstant zu halten.

� Die in diesem Zusatz beschriebenen Themenfelder des Qualitätsmanagement sind als Mindestanforderungen und damit Malusauslösende Vertragsvereinbarungen zu verstehen, die vom Bieter stets verbessert oder ggf. in Absprache (Zustimmung) mit EASA angepasst werden können.

� Der Zusatz 3 ist als Arbeitsdokument im Sinne einer Objektordnerstruktur konzipiert und damit als Objektordner A1 tituliert: - Sowohl die wesentlichen QM-Themenfelder, also auch die noch auszuführenden Arbeiten

durch den Bieter im Vertragsfalle werden beschrieben. - Der Bieter kann fehlende Dokumente nach Vertragsschluß direkt einfügen und somit einen

Großteil der vertraglich geforderten Dokumentationsanforderungen „ressourcenschonend“ erfüllen.

- Der Bieter hat das Recht in Form, Speichermedium etc. von diesem Zusatz abzuweichen und eine eigene Ordnerstruktur zu erstellen bzw. seine eigenes QM-System einzusetzen (bei Einhaltung dieser Mindestanforderungen!)

B. Beweggründe für die Vorgehensweise � EASA hat die Erfahrungen gemacht, dass vertragliche Leistungsinhalte bei

Reinigungsverträgen oftmals erst im Laufe der Leistungserbringung – also nach erstmaliger Arbeitsaufnahme – erbracht werden. Dies hat zu erheblichen Anlaufschwierigkeiten und Fehlerquellen geführt. Mit den klar definierten und terminierten Leistungsanforderungen wird sichergestellt, dass der Bieter für die notwendigen Vorarbeiten bereits vor Arbeitsbeginn nicht nur über alle hilfreichen Unterlagen und Informationen verfügt, sondern diese auch im Vorfeld mit EASA abgestimmt wurden.

C. Hinweis: Lesbarkeit der Dokumente und Abbildunge n � Die einzelnen Abbildungen sind meist verkleinert dargestellt und damit nur bedingt lesbar. Alle

wesentlichen Abbildungen sind am Ende dieses Zusatzes in lesbarer Form abgebildet.

D. Hinweis: Branchenübliche Normen und Qualitätssta ndards � Obwohl im nachfolgenden Dokument z.T. auf einzelne Normen und Richtlinien verwiesen wird,

wird zu Beginn auf die Einhaltung bzw. Berücksichtigung nachfolgender Normen und Richtlinien sowie die anerkannter Regeln der Technik ausdrücklich verwiesen. - Richtlinien der EU zu Sicherheit und Gesundheitsschutz - Arbeitsstättenverordnung - Betriebssicherheitsverordnung - Arbeitsschutzgesetz / Arbeitssicherheitsgesetz (UVV, BGI 659, Verkehrswegesicherheit,...) - Hausordnung inkl. besonderer Vorgaben für Dienstleistungen im Vertragsobjekt




Serviceleistungen


Seite: 38 von 83

- Allgemeine Reinigungs- / Leistungs- und Verfahrensunterlagen in Anlehnung an das Gebäudereiniger-Handwerk (Herausgeber Innung des Gebäudereiniger-Handwerks)

E. Hinweis: Informationen der Markierungen � Form des Arbeitsmittel: Als Arbeitsordner konzipiert, sind Hinweise zu noch fehlenden

Schriftstücken oder Dokumenten, Benennung von Klärungs- bzw. Abstimmungsbedarf oder allgemeine Hinweise oder Empfehlungen ausdrücklich gewollt: - Grüner Text* = wesentliche ausstehende Arbeitsleistung durch den Bieter / noch

ausstehende Arbeitsleistung durch EASA / Abstimmungsbedarf zwischen EASA und Bieter notwendig

- Grauer Text* = Verweis auf weiteren Objektordner bzw. Dokumente oder Dateien - werden vom Bieter angelegt.

- kursiver Text = Nur Hinweistext oder Empfehlung (sollte später vom Bieter gelöscht werden) *Ausführung jeweils nach Vertragsschluss, jedoch vor dem ersten Arbeitstag!

XVI. Vorgaben und Nutzungshinweise für den Objekto rdner A1 – Objekt- und Auftragsorganisation (Qualitätsmanagement) � Der Objektordner A1 ist der EASA gemäß dem Terminplan zur Prüfung vorzulegen. Der

Vorgang ist entsprechend zu dokumentieren. Z.B.:

- Erstellt am (Bieter): ____________ (Datum) - Von (Bieter): ____________ (Name, Unterschrift AN) - Geprüft* (EASA) ____________ (Datum) - Von (EASA): ____________ (Name, Unterschrift AG)

� Der Bieter hat entsprechende Anmerkungen, Verbesserungen der EASA – sofern gerechtfertigt

- umgehend umzusetzen. � Ablage des Objektordners: Der Objektordner (Original bzw. Kopie) ist im Objekt sowohl für

EASA wie auch Bieter stets in aktualisierter Form einsehbar in (Raumnummer / Aufbewahrungsort -abschließbares Büro oder zumindest abschließbarer Dokumentenschrank)

� Nutzen des Objektordners: Nachschlag- und stetiges Ergänzungswerk für Informationen und Leistungsvereinbarungen

XVII. Ordnerübersicht auf die im Objektordner A1 ve rwiesen wird � Dieser Objektordner A1 nimmt als „Führungsordner“ Bezug auf eine Reihe anderer

Objektordner. Einzelne Ordner können je nach Unterlagenanzahl zusammengefasst werden. � Die Ordner sind im Auftragsobjekt entsprechend aufzubewahren und dem Bieter auf Wunsch

zur Einsicht vorzulegen.




Serviceleistungen


Seite: 39 von 83

Abb.: Terminplan QM-relevanter Vorarbeiten durch den Bieter

D - Dokumentation - Objektordner D1 – Wochen- / Monats- / Quartalsberichte - Objektordner D2 – Stundennachweise - Objektordner D4 – Qualitätskontrollen durch den Bieter - Objektordner D5 – Abnahmeprotokolle - Objektordner D7 – Herstellerunterlagen der Oberflächen - Objektordner D9 – Maßnahmen Arbeitssicherheit / Umweltschutz K – Kalkulation / Raumbuch und Revierplanung - Objektordner K1 – Raumbuch und Revierplanung / Leistungszahlen Kalkulation M – Material und Maschinen, Reinigungsmittel - Objektordner M1 – Maschinen / Werkzeuge / Hilfsmittel / Materialien - Objektordner M2 – Reinigungsmitteleinsatz / Reinigungsverfahren - Objektordner M3 – Müllentsorgung / Vermeidung von Schmutzeintrag Sonstige - Objektordner P1 – Personalunterlagen /

Einweisungen / Schulungen - Objektordner Q1 – QM Verfahrenshandbuch - Objektordner S1 – Schriftverkehr / Mailverkehr - Objektordner T1 – Einsatz der Tageskräfte - Objektordner V1 – Vertragswerk /

Leistungsvereinbarungen Ordnerübersicht ist vom Bieter entsprechend anzupassen bzw. jeweils zu aktualisieren.

XVIII. Übersicht aller QM-relevanten Terminvorgaben der Agentur � Nachfolgend sind die wesentlichen Termine für

Arbeiten vor Leistungsbeginn - bis wann einzelne QM-relevanten Themenfelder vom Bieter vollständig bzw. den Anforderungen entsprechend erbracht werden müssen - aufgelistet.

� Umfang und Inhalt dieser „Vorarbeiten“ sind den Allgemeinen Vereinbarungen und Zusätzen zu entnehmen.

� Verzögert sich die Vergabe und damit auch der Leistungsbeginn, verschieben sich die Terminvorgaben entsprechend.

� Nichteinhaltung der Termine kann bereits einen Malus auslösen (siehe Malusregelung).

XIX. Übersicht Ansprechpartner und Kommunikationsda ten der Bieter, EASA und Nutzer � Die wesentlichsten Objekt- und Kommunikationsinformationen sind nachfolgend aufgeführt.

Dokument: Ansprechpartner Bieter / EASA / Nutzer




Serviceleistungen


Seite: 40 von 83

Abb.: Musterdokument: Wochen- , Monats-, Quartalsbericht

Tipp: Auf diesem Blatt auch sukzessive alle Ansprechpartner der EASA und Nutzer einfügen / am Besten eignet sich eine Tabelle (Name, Firma, Telefon, E-Mail, verantwortlich für....)

� Sofern als Speichermedium EDV benutzt wird, ist die Ablagesystematik an dieser Stelle abzubilden Dokument: EDV-Ablagesystematik Tipp: Einfach das Objektverzeichnis abbilden (Hardcopy) mit dem verschiedenste Dateien oder Dokumente entsprechend abgelegt wurden.

XX. Wiederkehrende Gesprächsrunden

A. Allgemeine Hinweise � Dienen dem Informationsaustausch (Transparenz) � Kanalisieren den Informationsaustausch (Effizienz) � Führen zu Entscheidungen und Optimierungen

(Effektivität) � Regelmäßiger Turnus für wiederkehrende

Wochenbesprechungen sollte unbedingt eingehalten

� Jeweils erste Wochenbesprechung des Monats wird zur Monatsbesprechung

� Jeweils erste Wochenbesprechung nach Quartalsende wird zur Quartalsbesprechung

� Ablage der Berichte erfolgt durch den Bieter im Objektordner D1 - Wochen- / Monats- / Quartalsberichte

B. Wochenbesprechung � Termin: jeweils Wochentag von Uhrzeit bis Uhrzeit,

Treffpunkt z.B. Objektleiterbüro EASA (Dauer ca. 30 min) . Termin ist zwischen Bieter und EASA entsprechend abzustimmen.

� Teilnehmerkreis: Objektleiter (EASA), Stellvertreter Objektleiter (EASA), Objektleiter/In (Bieter)

� Gesprächsinhalte: - Besondere Vorkommnisse (Schäden, Mängel,

Reklamationen) - Ergebnisse der Bieter-Kontrollgänge von letzter

Woche inkl. eingeleiteter Maßnahmen - Hinweise zu aktuellen Personalfluktuation bei Revieren, - Besonderheiten für die nächste Woche

� Prozess: - Übergabe des Wochenberichtes von Bieter an EASA zu Besprechungsbeginn - Dokumentation der Besprechungsergebnisse und ggf. Überarbeitung des Wochenberichtes

erfolgt durch Bieter - Wochenbericht inkl. Besprechungsergebnis per Mail an Objektleiter (EASA) innerhalb 24

Std. nach Besprechung




Serviceleistungen


Seite: 41 von 83

C. Monatsbesprechung � Termin: analog Wochenbesprechung (max. 1 Stunde) � Teilnehmerkreis: Objektleiter (EASA), Stellvertreter Objektleiter (EASA), Objektleiter/In

(Bieter) � Gesprächsinhalte:

- Besondere Vorkommnisse (Schäden, Mängel, Reklamationen) - Ergebnisse der AN-Kontrollgänge (z.B. Bedarf an Grundreinigung) des letzten Monats an

Hand der Wochenberichte inkl. eingeleiteter Maßnahmen - Kennzahlen Personalstammquote und Fluktuationsquote, Anwesendheitszeiten Personal - Klärung von Abrechnungsfragen für den vergangenen Monat (Reklamationen) - Veränderungsbedarf und Verbesserungsvorschläge - Besonderheiten für den nächsten Monat

� Prozess: - Monatsbericht einen Tag vorab per Mail an Objektleiter (EASA) - Dokumentation der Besprechungsergebnisse und ggf. Überarbeitung des Monatsberichtes

erfolgt durch den Bieter - Monatsbericht inkl. Besprechungsergebnis per Mail an Objektleiter (EASA) innerhalb 48

Std. nach Besprechung.

D. Quartalsbesprechung � Termin: analog der Wochenbesprechung (max. 2 Stunde) � Teilnehmerkreis: Objektleiter (EASA), Stellvertreter Objektleiter (EASA), Objektleiter/In

(Bieter), Bereichleiter/In (Bieter) � Gesprächsinhalte:

- Besondere Vorkommnisse (Schäden, Mängel, Reklamationen) - Ergebnisse der AN-Kontrollgänge (z.B. Bedarf an Grundreinigung) des letzten Monats an

Hand der Wochenberichte inkl. eingeleiteter Maßnahmen - Kennzahlen Personalstammquote und Fluktuationsquote, Anwesendheitszeiten Personal - Klärung von Abrechnungsfragen für den vergangenen Monat (Reklamationen) - Veränderungsbedarf und Verbesserungsvorschläge - Besonderheiten für den nächsten Monat - Information Verschmutzungsgrad Fenster und Rahmen / Notwendigkeit einer Glasreinigung - Besonderheiten für das nächste Quartal, - Informationsaustausch der Aufwands-/Nutzen- bzw. Kosten-/Einnahmensituation des Bieter

� Prozess: - Quartalsbericht einen Tag vorab per Mail an Objektleiter - Dokumentation der Besprechungsergebnisse und ggf. Überarbeitung des Quartalsberichtes

erfolgt durch Bieter - Quartalsbericht inkl. Besprechungsergebnis per Mail an Objektleiter (EASA) innerhalb 48

Std. nach Besprechung.

E. Jahresbesprechung � vergleichbar einer Quartalsbesprechung jedoch ggf. mit erweitertem Teilnehmerkreis und

gesonderter Agenda gemäß Vorgaben EASA. (Einladung und Agendaversand erfolgt durch EASA)

� keine Termin-, Zeit-, Dokument- und Prozessvorgaben � Empfehlung für Zeitpunkt: Nach Bekanntgabe der Jahresabrechnungen (Frühjahr) oder jeweils

nach einem Jahr nach Vertragsbeginn




Serviceleistungen


Seite: 42 von 83

Abb.: Musterprozess Abrechnung

XXI. Vertragswerk / Leistungsvereinbarungen / Abre chnungsprozedere � Das gesamte Vertragswerk zwischen EASA und Bieter sowie zukünftige Vereinbarungen

zwischen EASA und Bieter sind im entsprechenden Unterpunkt abzulegen bzw. als Dokument im entsprechenden Objektordner bzw. Objektdatei verfügbar Objektordner V1 – Vertragswerk / Leistungsvereinbarungen.

� Ausschreibungsunterlagen und –Vereinbarungen � Vertragswerk inkl. aller Anhänge � Preiskalkulationen / Leistungszahlen � Implementierungsterminpläne � u.a.

� Jeglicher Schrift- /Mailverkehr, der auftrags- bzw. leistungsrelevant ist, ist abzulegen im Objektordner S1 – Schriftverkehr / Mailverkehr

- Schrift- /Mailverkehr zwischen EASA und Bieter (Ablage nach Eingangsdatum)

- Schrift- /Mailverkehr zwischen EASA und Bieter (Ablage nach Eingangsdatum)

� Nicht Vertragsgrundlage aber zumindest willkommenes Arbeitsdokument und Nachschlagwerk für den Bieter kann ein vom Bieter eingebrachtes QM Verfahrenshandbuch sein – abzulegen im Objektordner Q1 – QM Verfahrenshandbuch. Enthält z.B.: - Schulungsunterlagen und Schulungsplanvorlagen - Formblätter für Ausgabe von Arbeitskleidung - Einweisungsdokumentationen - Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen

wie z.B. Mülltrennung � Das Abrechnungsprozedere ist vom Bieter in Abstimmung mit EASA unter Einbeziehung

eventueller Maluszahlungen in einem Prozessschaubild zu skizzieren.

XXII. Nutzeranforderungen / Nutzerinformation � Die Dokumentation und entsprechende Reaktion auf vom Nutzer geäußerte Anforderungen,

Wünsche und Defizite sind wesentlicher Baustein zur Nutzerzufriedenheit. � Genauso wichtig ist die regelmäßige an den Nutzer gerichtete Informationsübermittlung durch:

- Dokument: Reinigungskontrollblatt Sanitäre Anlagen - Dokument: Nutzerinformationsblatt - Dokument: Musterschreiben zur Erstinformation der Nutzer bei Einzug

A. Nutzerinformation - Aushang in den sanitären Anl agen � Nachfolgende Aushänge sind durch den Bieter entsprechend anzufertigen, ordentlich in Farbe

auszudrucken und in Folie einzuschweißen. Mit beidseitig klebenden Klebeband oder „Power Stripes“ sind diese nebeneinander im Fliesenbereich möglichst in der Nähe des Sanitärspiegels in allen Damen und Herrentoiletten (auch Behindertentoiletten) in Lesehöhe ca. 1,60 -1,70m anzubringen.




Serviceleistungen


Seite: 43 von 83

FB.-Nr.:

EASA LOGO Seite: 1 von 1gültig ab: 01.01.2010Version: 1

Uhrzeit Name der

Reinigungskraft Unterschrift Uhrzeit

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

Direkt nach erfolgter Reinigung bzw. Kontrolle sind die jeweiligen Felder von den entsprechenden Personen auszufüllen!Mitarbeiter des AG können bei Kontrollgängen die leergebliebenen Felder durchstreichen und protokollieren durch Ihre Unterschrift!

Facility ManagementFormular

Qualitätsmanagement für den Bereich Reinigung

Sanitärkontrollblatt

Kontrolliert durch Vorarbeiter/in der Reinigungskraft

Abb.: Musterdokument Sanitärkontrollblatt

Abb.: Musterdokument Nutzerinformation Sanitäraushang

Abb.: Musterdokument: Nutzerinformationsschreiben-Vertragsbeginn

1. Reinigungskontrollblatt � Das Muster-Reinigungskontrollblatt kann für alle Sanitärbereiche übernommen werden

(Änderungen können in Abstimmung mit der EASA vorgenommen werden) � Das Kontrollblatt wird durch die Reinigungskräfte bzw. bei Kontrollen auch durch die

Vorarbeiter bzw. Objektleiter entsprechend ausgefüllt (wasserlöslicher Stift). � Am jeweils ersten Arbeitstag im Monat wird das Blatt feucht abgewischt und somit

wiederverwendet (Bei Beschädigungen bzw. allmählicher Abnutzung sollte das Blatt sinnigerweise am Monatsende ausgetauscht werden)

2. Nutzerinformationsaushang

� Der Nutzerinformationsaushang muss für jede Etage mit dem entsprechenden aktuellen Revier- bzw. Etagenplan und der Etagenbezeichnung ergänzt werden. Ansonsten gleicht ein Aushang dem anderen.

� Bei Beschädigungen bzw. allmählicher Abnutzung oder Revier- bzw. Etagenplanänderungen sollte das Blatt sinnigerweise am Monatsende ausgetauscht werden.

3. Nutzerinformation zum Einzug und einmal im Jahr

� Es empfiehlt sich zu Leistungsbeginn und zu wiederkehrenden Terminen den Nutzer über die Leistungserbringung der Unterhaltsreinigung zu informieren. Siehe Musterschreiben zur Erstinformation der Nutzer bei Einzug (Versand nur nach Abstimmung mit EASA!)

� Abstimmung zwischen EASA und Bieter sollte erfolgen, ob es weitere z.B. jährliche Informationsschreiben an den Nutzer geben soll (z.B. Stand der Reklamationen, durchgeführte Optimierung, Hinweise auf Zusammenarbeit, Aufforderung für Nutzerverhaltensänderungen)




Serviceleistungen


Seite: 44 von 83

Standort/ Objekt/ Projekt:

erstellt von:

am:

lfd.Nr.

Lieferant/ Hersteller

Anschriftund

Tel.-Nr.

Handels-name

gefährlicheInhaltsstoffe

SDB*vorh.

BA*vorh.

gift

igse

hr

gift

igg

esun

dhei

tssc

häd

lich

reiz

end

ätze

ndex

plo

sio

nsge

fäh

rlich

bran

dfö

rder

nd

leic

hte

ntzü

ndlic

hho

chen

tzün

dlic

hum

wel

tge

fähr

lich

R-Satz

Arbeitsbereich/Anwendungs-

gebiet

jährl.Produkt-verbrauch

moment.(Lager-)Bestand

Ort der Lagerung

TT+ XnXi C E O F F+ N

1

2

3

Gefahrstoffkataster

Abb.: Musterdokument Gefahrstoffkataster

XXIII. Reinigungsverfahren und Reinigungs-/Pflegemi ttel � Die zum Einsatz kommenden Reinigungsmittel sowie die eingesetzten Reinigungstechniken

müssen dem neuesten Stand (geltende behördlichen Vorschriften und Verordnungen) in Bezug auf Umweltverträglichkeit und Entsorgungsmöglichkeit entsprechen.

� Auf der Grundlage der Besichtigung vor Ort, sind entsprechende Reinigungs- / Pflegemittel und Reinigungsverfahren einzusetzen.

� Der Bieter muss vor Reinigungsbeginn mit einem Fachmann für Reinigungs- / Pflegemittel das Gebäude begehen, um eine optimierte Reinigung und Pflege aller zu reinigenden Flächen zu gewährleisten. Etwaige Fehler der Unterlagen bzw. Angaben sind ggf. zu korrigieren.

A. Herstellerunterlagen Bodenbeläge � Siehe Objektordner D7 – Herstellerunterlagen der Oberflächen inkl. Bodenbeläge inkl.

Außenanlagen (von Bieter einzufügen, sofern eine Übergabe durch EASA erfolgte)

B. Eingesetzte Reinigungsmittel (Bauendreinigung bz w. bisheriger Dienstleister) � Siehe Objektordner M2 – Reinigungsmitteleinsatz / Reinigungsverfahren (von Bieter

einzufügen, sofern eine Übergabe durch EASA erfolgte)

C. Reinigungs-/Pflegemitteleinsatz AN � Der Bieter hat alle von ihm eingesetzten

Reinigungs-/Pflegemittel in ein Gefahrstoffkataster einzutragen. Siehe Dokument: Gefahrstoffkataster.

� Alle Sicherheitsdatenblätter sind sowohl im Chemikalienlager, wie auch im Objektordner abzulegen - Objektordner M2 – Reinigungsmitteleinsatz / Reinigungsverfahren.

� Der Bieter hat einen Reinigungs- und Desinfektionsplan anzufertigen und mit EASA abzustimmen. Siehe Dokument: Reinigungs- und Desinfektionsplan (von Bieter einzufügen)

� Der Einsatz von desinfizierenden Reinigungsmitteln hat keine Auswirkungen auf den kalkulierten Preis.

� Dokumente sind abzulegen im Objektordner M2 – Reinigungsmitteleinsatz / Reinigungsverfahren

D. Reinigungsverfahren für verschiedene Bodenbeläge und Raumgruppen � Der Bieter hat die im Objekt eingesetzten Reinigungsverfahren zu dokumentieren. Siehe

Dokument: Reinigungskonzept für Auftragsobjekt inkl. Maschineneinsatz (von Bieter einzufügen)

XXIV. Umweltschutz und Arbeitssicherheit

A. Allgemeine Hinweise � Der Bieter stellt sicher, dass gemäß den gültigen Gesetzen zu Gesundheit, Sicherheit &

Umwelt gearbeitet wird. � Der Bieter stellt entsprechend dem Terminplan vor Auftragsbeginn der EASA seine

Maßnahmen zur Einhaltung der Gesundheit, Sicherheit und Umwelt vor.




Serviceleistungen


Seite: 45 von 83

Revierplan

Pos.-Nr. Raumgruppe Turnus

(1w

=w

öch

entli

ch /

2w=

2mal

pro

W

oche

, 2xp

/a=

2mal

pro

Jah

r)

Sic

htre

inig

ung*

*

volls

tänd

ig e

ntle

ert

frei

von

haf

tend

en u

nd n

icht

ha

ftend

en V

ersc

hmut

zung

en (

u.a.

F

leck

en, F

inge

rabd

rück

e,

Spi

nnw

eben

, S

chuh

sohl

enab

rieb

)

feuc

ht a

us-

bzw

. abg

ewis

cht

Neu

e M

ülltü

ten

ein

gebr

acht

volls

tänd

ig g

esau

gt (

Tep

pich

) bz

w.

mit

feuc

htem

Mob

gew

isch

t (S

tein

zeug

, Lin

oleu

m)

desi

nfiz

iere

ndes

rei

nige

n

auf-

/ bz

w. n

ach

fülle

n

ausr

äum

en /

abt

auen

bzw

. rei

nige

n /

einr

äum

en

Ges

chirr

ein

- /

ausr

äum

en

1 Büro / Kopierräume2 Papierkörbe und Restmüllbehältnisse täglich x x x x 3 Komplettes Büro täglich x 4 Mobiliar < 1,80 m Seitenflächen bzw. <1,60 Oberfläche (u.a. Schreibtische, Tische, Schränke, Regale, Stühle) 1w x x 5 Fußboden 1w x x 6 Türen, Türrahmen und Lichtschaltern 1w x x 7 Fensterbretter, Fensterrahmen (dort wo sich der staub sammelt), Heizkörper ( wo vorhanden) 1w x x 8 Telefonapparate, Tischlampen, Oberflächen von Kopiergeräten, Druckern, Feuerlöscher, Bilder, Schilder 1w x x ? 9 Bodenleistern, Stuhl- bzw. Tischbeine, schwer zugängliche Stellen monatlich x x x10 Mobiliar > 1.80 m Seitenflächen bzw. >1,60 Oberfläche(u.a. Schreibtische, Tische, Schränke, Regale, Stühle) monatlich x x11 Besprechungsräume12 Papierkörbe und Restmüllbehältnisse täglich x x x x13 Kompletter Besprechungsraum täglich x14 Besprechungstische täglich x x15 Mobiliar < 1,80 m Seitenflächen bzw. <1,60 Oberfläche (u.a. Schreibtische, Tische, Schränke, Regale, Stühle) 1w x x16 Fußboden 1w x x 17 Türen, Türrahmen und Lichtschaltern 1w x x 18 Fensterbretter, Fensterrahmen (dort wo sich der staub sammelt), Heizkörper ( wo vorhanden) 1w x x19 Telefonapparate, Tischlampen, Oberflächen von Kopiergeräten, Druckern, Feuerlöscher, Bilder, Schilder 1w x x ?20 Bodenleistern, Stuhl- bzw. Tischbeine, schwer zugängliche Stellen monatlich x x x21 Mobiliar > 1.80 m Seitenflächen bzw. >1,60 Oberfläche (u.a. Schreibtische, Tische, Schränke, Regale, Stühle) monatlich x x22 Verkehrsflächen (Flurbereiche / Eingangsbereiche / Liftbereiche)23 *Papierkörbe und Restmüllbehältnisse täglich x x x x24 Komplette Verkehrsflächen täglich x25 Mobiliar < 1,80 m Seitenflächen bzw. <1,60 Oberfläche (u.a. Schreibtische, Tische, Schränke, Regale, Stühle) 1w x x26 Fußboden 2w x x 27 Türen, Türrahmen und Lichtschaltern, Geländer, Handlauf 1w x x 28 Fensterbretter, Fensterrahmen (dort wo sich der staub sammelt), Heizkörper ( wo vorhanden) 1w x x29 Telefonapparate, Tischlampen, Oberflächen von Kopiergeräten, Druckern, Feuerlöscher, Bilder, Schilder 1w x x ?30 Bodenleistern, Stuhl- bzw. Tischbeine, schwer zugängliche Stellen monatlich x x x31 Mobiliar > 1.80 m Seitenflächen bzw. >1,60 Oberfläche(u.a. Schreibtische, Tische, Schränke, Regale, Stühle) monatlich x x32 Sanitärräume33 Mülllbehältnisse, Damenhygienebehälter täglich x x x x34 Komplette Sanitärräume täglich x

35Mobiliar < 1.80 m Seitenflächen bzw. <1,60 Oberfläche (Waschtische, Wände (gefließt und ungefließt) und Trennwände im Spritzbereich, Spiegel) täglich x x

36 Fußboden täglich x x 37 Türen, Türrahmen und Lichtschaltern täglich x x 38 *Fensterbretter, Fensterrahmen (dort wo sich der staub sammelt), Heizkörper täglich x x39 Toilettenpapier, Papierhandtücher, Hygienebeutel täglich x40 Toilettenbecken, Urinale inkl. Spritzbereich an Wand und Trennwänden, Waschbecken, Trennwände täglich x x x41 Auffüllen der Bodengullis wegen Geruchsbelästigung x42 *Bodenleistern, Wandfließen außerhalb des Spritzbereichs, schwer zugängliche Stellen monatlich x x x43 Mobiliar > 1.80 m Seitenflächen bzw. >1,60 Oberfläche (u.a. Schreibtische, Tische, Schränke, Regale, Stühle) monatlich x x44 Küchen und Sozialräume45 Papierkörbe und Restmüllbehältnisse täglich x x x x46 Komplette Küchen und Sozialräume täglich x

47Mobiliar < 1.80 m Seitenflächen bzw. <1,60 Oberfläche(Küchenschränke, Tische, Ablagen, Arbeitsplatten, Spüle, inkl. Wandfließen) täglich x x ?

48 Fußboden täglich x x 49 Türen, Türrahmen und Lichtschaltern täglich x x 50 *Fensterbretter, Fensterrahmen (dort wo sich der staub sammelt), Heizkörper täglich x x 51 Spülmaschine täglich x52 *Mikrowelle (Innen wie außen) 1w x x x 53 *Bodenleistern, Wandfließen außerhalb des Spritzbereichs, schwer zugängliche Stellen monatlich x x x 54 Mobiliar > 1.80 m Seitenflächen bzw. >1,60 Oberfläche (u.a. Schreibtische, Tische, Schränke, Regale, Stühle) monatlich x x 55 Spülmaschinensalz 4 p/a x56 Kühlschränke und Küchenutensilien (Geräte, Maschinen, etc.) 4 p/a x x x57 Küchenschränke (innen) 2 p/a x x x58 Archive und Lagerräume (Etagen 1- 22 / Kellerlagerräume sind Sonderreinigungen) 59 *Papierkörbe und Restmüllbehältnisse 6 p/a x x x x 60 *Mobiliar < 1.80 m Seitenflächen bzw. <1,60 Oberfläche (u.a. Schreibtische, Tische, Schränke, Regale, Stühle) 6 p/a x x 61 *Fußboden 6 p/a x x 62 Türen, Türrahmen und Lichtschaltern 6 p/a x x 63 *Fensterbretter, Fensterrahmen (dort wo sich der staub sammelt), Heizkörper ( wo vorhanden) 6 p/a x x 64 *Telefonapparate, Tischlampen, Oberflächen von Kopiergeräten, Druckern 6 p/a x x ? 65 *Bodenleistern, Stuhl- bzw. Tischbeine, schwer zugängliche Stellen 6 p/a x x x

Zustand nach Reinigung

**Dem Revierplan liegt ein "4xSicht- und 1xVoll"-Reingungsverfahren zu Grunde. Der Prozessablauf und die daraus resultierenden Maßnahmen sind im LV ausgiebig beschrieben. Auf die Schulung der Reinigungskräfte gerade in diesem Punkt wird besonderer Wert gelegt

*sofern vorhanden (und zugänglich)

Abb.: Allgemeiner Revierplan

Dokument: Maßnahmen zur Einhaltung der Gesundheit, Sicherheit und Umwelt (inkl. Benennung der gesetzlichen Vorgaben, einzuhaltenden Normen und Richtlinien inkl. etwaiger Vorgaben von Seiten des Verbandes der Gebäudereiniger, ggf. Terminierung über Durchführung)

B. Arbeitssicherheitsthemen � Nachfolgende Themen der Arbeitssicherheit und damit auftretende Verletzungen und

schädliche Einwirkungen werden durch Einweisungen, regelmäßige und wiederkehrende Schulungen, Begehungen und Kontrollen so weit wie möglich reduziert: - Schutz bei Anwendung von Chemikalien, Reinigungs- und Pflegemittel (Benutzung von

Auffangwannen, Einsatz einer Augendusche im Notfall, Tragen einer Schutzbrille bei Mischung von Chemikalien , Tragen von Handschuhe bei verschiedenen Arbeitsgängen)

- Schutz bei Anwendung von Maschinen und Material - Schutz gegen Stürze (Rutschgefahr, Nutzung von Leitern, „Sicheres Gehen“,

Absturzsicherung bei Glasreinigung) � Eine Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen (Personal) wird abgelegt im Ordner

Objektordner P1 – Personalunterlagen / Einweisungen / Schulungen. � Weitere Maßnahmen werden dokumentiert im Objektordner D9 – Maßnahmen

Arbeitssicherheit / Umweltschutz - Notfallvorsorge (u.a. Einweisung im Gebäude zum Verhalten im Brandfall,

Sammelstellen,...) - Notfallmanagement - Notfallplan - Betriebsanweisungen Arbeitssicherheit, Unfallverhütung

C. Umweltschutzmaßnahmen � Eine Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen (Personal) wird abgelegt im Ordner

Objektordner P1 – Personalunterlagen / Einweisungen / Schulungen. � Weitere Maßnahmen werden dokumentiert im Objektordner D9 – Maßnahmen

Arbeitssicherheit / Umweltschutz � Darüber hinaus wird auf andere Kapitel verwiesen wie z.B. das Gefahrstoffkataster unter der

Überschrift Reinigungsverfahren.

XXV. Raumbuch / Revierplanung / Leistungszahlen / K alkulation

A. Allgemeine Hinweise � Die Kalkulation des Bedarfs an Arbeitsstunden und

die Verteilung der Arbeitskräfte auf verschiedene Reviere stützt sich auf den Allgemeinen Revierplan und das Raumbuch mit den Leistungszahlen.

� Die Ablage der angefertigten Unterlagen erfolgt jeweils im Objektordner K1 – Raumbuch und Revierplanung / Leistungszahlen Kalkulation

B. Allgemeiner Revierplan � Im allgemeine Revierplan wurde von EASA der

Reinigungsturnus für verschiedene Raumgruppen und zu reinigende Oberflächen festgelegt.

� Für den Bieter ist dies die Grundlage zur Festlegung der Leistungszahlen. Nach Vertragsbeginn sind




Serviceleistungen


Seite: 46 von 83

Arbeitszeiten (18-22 Uhr) 4,0 Stundlohn: 14,50 €

Ersteingabe durch AG / spätere Pflege durch AN Erste ingabe durch AN ca. Anzahl der Reinigungskräfte 2,0 Kosten pro Monat pro qm: 0,72 €Kosten pro Jahr pro qm: 8,64 €

* 8 Feiertage im Durchschnitt abgezogen

Gesamt LZ Wochen-Std.qm Wochen- Mo-Std DI-Std. MI-Std. DO-Std. FR-Std. Gesamt pro Woche *pro Monat *pro Jahr

Summen: 3309,673 mittel 6,018 6,018 6,018 6,018 15,044 39,11 567,16 € 2.382,06 € 28.584,74 €

floor room-Number Location Area/m2 Floor type Mo DI MI DO FR LZ (WD) Mo-Std DI-Std. MI-Std. DO-Std. FR-Std.Wochen-Std.Gesamt Revier W-Kosten *M-Kosten *J-Kosten

4 Room 04.002 Office space 21,82 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,040 0,040 0,040 0,040 0,099 0,26 41 3,74 € 15,70 € 188,45 €4 Room 04.003 Archives 19,42 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,035 0,035 0,035 0,035 0,088 0,23 41 3,33 € 13,98 € 167,74 €4 Room 04.004 Office space 22,61 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,041 0,041 0,041 0,041 0,103 0,27 41 3,87 € 16,27 € 195,28 €4 Room 04.005 Office space 15,38 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,028 0,028 0,028 0,028 0,070 0,18 41 2,64 € 11,07 € 132,83 €4 Room 04.006 Office space 22,61 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,041 0,041 0,041 0,041 0,103 0,27 41 3,87 € 16,27 € 195,28 €4 Room 04.007 Office space 22,88 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,042 0,042 0,042 0,042 0,104 0,27 41 3,92 € 16,47 € 197,61 €4 Room 04.008 Copy Room 17,43 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,032 0,032 0,032 0,032 0,079 0,21 41 2,99 € 12,54 € 150,54 €4 Room 04.009 Office space 22,88 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,042 0,042 0,042 0,042 0,104 0,27 41 3,92 € 16,47 € 197,61 €4 Room 04.010 Kitchen 5,11 ceramic 550 550 550 550 220 423,077 0,009 0,009 0,009 0,009 0,023 0,06 41 0,88 € 3,68 € 44,13 €4 Room 04.011 Office space 22,88 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,042 0,042 0,042 0,042 0,104 0,27 41 3,92 € 16,47 € 197,61 €4 Room 04.012 Office space 38,74 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,070 0,070 0,070 0,070 0,176 0,46 41 6,64 € 27,88 € 334,59 €4 Room 04.013 Office space 52,51 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,095 0,095 0,095 0,095 0,239 0,62 41 9,00 € 37,79 € 453,51 €4 Room 04.014 Stock 9,68 ceramic 550 550 550 550 220 423,077 0,018 0,018 0,018 0,018 0,044 0,11 41 1,66 € 6,97 € 83,59 €4 Room 04.015 Meeting Room 79,37 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,144 0,144 0,144 0,144 0,361 0,94 41 13,60 € 57,12 € 685,50 €4 Room 04.016 Copy Room 24,70 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,045 0,045 0,045 0,045 0,112 0,29 41 4,23 € 17,78 € 213,33 €4 Room 04.017 Meeting Room 33,86 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,062 0,062 0,062 0,062 0,154 0,40 41 5,80 € 24,37 € 292,44 €4 Room 04.018 USV 17,87 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,032 0,032 0,032 0,032 0,081 0,21 41 3,06 € 12,86 € 154,34 €4 Room 04.019 Office space 23,16 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,042 0,042 0,042 0,042 0,105 0,27 41 3,97 € 16,67 € 200,03 €4 Room 04.020 Office space 14,94 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,027 0,027 0,027 0,027 0,068 0,18 41 2,56 € 10,75 € 129,03 €4 Room 04.021 Office space 24,03 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,044 0,044 0,044 0,044 0,109 0,28 41 4,12 € 17,29 € 207,51 €4 Room 04.022 Office space 20,40 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,037 0,037 0,037 0,037 0,093 0,24 41 3,50 € 14,68 € 176,19 €4 Room 04.023 Office space 23,16 carpet 550 550 550 550 220 423,077 0,042 0,042 0,042 0,042 0,105 0,27 41 3,97 € 16,67 € 200,03 €

Leistungszahlen (LZ) qm pro Std. Leistungszeiten Stunden pro Raum Kosten und Kennwerte

Abb.: Raumbuch und Reviereinteilung

Abb.: Nutzung von Piktogrammen innerhalb des Arbeitsplanes

Optimierungsmaßnahmen bezüglich einzelner Turnusse mit der EASA im Rahmen der wiederkehrenden Besprechungen abzustimmen.

� Die mit der EASA abgestimmte (optimierte) Allgemeine Revierplanung ist vom Bieter abzulegen.

C. Raumbuch � Das Raumbuch ist mit den Flächen und der Zuordnung zu den einzelnen Raumgruppen und

Bodenbeläge wesentliche Kalkulationsgrundlage. Nach Festlegung der Leistungszahlen und damit Generierung der benötigten Arbeitsstunden, können die Reviere entsprechend der von EASA zur Verfügung gestellten Arbeitszeitkorridore festgelegt werden.

� Nachfolgende Vorgaben hat der Bieter nach der Ermittlung der Arbeitsstunden und der Reviereinteilung gegenüber der EASA nachzuweisen (nach Vertragsschluß und vor dem ersten Arbeitstag). - Nachweis wie viel Arbeitsstunden für jedes Revier kalkuliert wurden und das diese Zeit den

Vorarbeitern und Reinigungsdamen gegenüber offen kommuniziert wird. Dabei darf die Summe der Reviereinzelzeiten gegenüber der im Angebot kalkulierten Gesamtzeit nicht reduziert werden!)

- Zuordnung der Reviere zu einzelnen Reinigungskräften und täglich Dokumentation darüber wer, welches Revier gereinigt hat. Revierwechsel sind gegenüber der EASA zu begründen und möglichst zu vermeiden (z.B. Krankheit, Urlaub, Optimierungsmaßnahme)

- Einhaltung der Gesamt kalkulierten Arbeitsstunden ist entsprechend der Regelungen – siehe Personalorganisation – Arbeitskarte sicherzustellen.

� Raumbuch inkl. der Revierplanung und die Nachweise der täglichen Revierplanung sind vom Bieter abzulegen.

D. Revierplan für Reinigungskraft (Arbeitsplan) � Nach der Zuordnung der Reviere

ist für jedes Revier ein einzelner Revierplan zu erstellen (Arbeitsplan). Dieser gibt der Reinigungskraft nicht nur Auskunft über die vereinbarten Reinigungsturnusse, sondern auch eine Lageübersicht der Räumlichkeiten und ggf. Einteilung der Voll- und Sichtreinigung entsprechend der Nutzerinformationsaushänge in den Sanitärbereichen.

� Piktrogramme sind soweit möglich einzusetzen.




Serviceleistungen


Seite: 47 von 83

FB.-Nr.:

Seite: 1 von 1gültig ab: 01.01.2010Version: 1

AG-Nutzer: Hinweise, Defizite der Reinigung (handschriftlicher Eintrag)

Mitteilungen an das für diesen Bereich verantwortli che Reinigungspersonal

AN-Erledigung bzw. Kenntnisnahme erfolgt*


Servicebuchfür den Bereich Reinigung

*Haken an jede Position, zum Schluß Namen, Datum und Unteschrift

Abb.: Musterdokument Servicebuch

� Die Revierpläne werden an den Reinigungswägen der entsprechend Reviere zur Einsicht befestigt. Die Reinigungswägen müssen über eine entsprechende Vorrichtung für diese Dokumente verfügen.

� Die Ablage aller Pläne (Kopie) erfolgt durch den Bieter.

E. Service- / Reportingdokument (Optional) � Das Service-/Reportingdokument ermöglicht die Kommunikation zwischen Nutzer und

Reinigungskraft, da Arbeitszeiten der Nutzer und die der Reinigungskräfte sich nicht überschneiden (Obwohl die Form nicht vorgeschrieben ist, empfiehlt sich ein farbiges DIN-A4 Buch mit deutlichem Buchtitel - z.B. Reinigungshinweise an das Reinigungsunternehmen- , welches mit einem Lesezeichen versehen schnell zum aktuellen Eintrag führt oder ein entsprechendes Formblatt siehe nebenstehendes Musterdokument.)

� Entsprechend der Revierplanung ist für jedes Revier vom Bieter ein Service- / Reportingdokument an einem mit der EASA und Nutzer abzustimmenden Bereich (Büro, Küche, Regal) auszulegen.

� In dem Service-/Reportingdokument hat EASA: - Die Möglichkeit etwaige kleine Defizite, aber auch

Anforderungen für die Revierreinigung einzutragen und damit für die Nutzerzufriedenheit wesentliche Informationen an die Reinigungskraft auf direktem Wege zu kommunizieren (z.B. Raum X heute nicht reinigen / Raum y wurde gestern nicht saubergemacht / Handabdrücke an den Glastüren bitte besser beseitigen)

� In dem Servicebuch hat die Reinigungskraft (Bieter): - Vor Arbeitsbeginn im Revier ggf. Nachrichten, Anmerkungen der Nutzer durchzuschauen,

um flexibel auf etwaige Anforderungen reagieren zu können. - Die Durchsicht mit Namen und Unterschrift zu dokumentieren. EASA kann – bei

begründetem Anlass – auch die Eintragung der zugehörigen Anfangs- und Endzeiten der Reinigung vom Bieter verlangen.

XXVI. Personalorganisation

A. Die Arbeitskarte

1. Grundsätzliches zur Arbeitskarte � Die Reinigungsleistung steht in enger Beziehung zur Fach- und Ausführungskompetenz der

Reinigungskräfte. Die Arbeitskarte ist ein Instrument, welches gewisse Mindestanforderungen an Einweisung, Schulung aber auch an die Vorgaben des Entsendegesetztes sichert.

� Die Arbeitskarten sind im Ordner Objektordner P1 – Personalunterlagen / Einweisungen / Schulungen vom Bieter abzulegen.




Serviceleistungen


Seite: 48 von 83

2. Dokumentationspflichten zur Arbeitskarte � Für jeden im Objekt für den Bieter tätig werdenden Mitarbeiter ist vor Beginn der

Tätigkeitsaufnahme eine Arbeitskarte entsprechend anzulegen. Alle Arbeitskarten werden mit einer fortlaufenden Nummer geführt.

� Unterschieden wird in Anforderungen, welche vor Tätigkeitsbeginn bereits erfüllt sein müssen und Anforderungen, die innerhalb bestimmter Fristen eingehalten werden können.

� Die Arbeitskarten inkl. der zugehörigen Dokumente aller vom Bieter aktuell, in Zukunft oder in der Vergangenheit tätig gewordenen Mitarbeiter sind stets auf dem aktuellen Stand zu halten und während der gesamten Vertragslaufzeit - für EASA zu jeder Zeit zugänglich – im Objekt aufzubewahren. Aktive – also noch für das Objekt tätig – Arbeitskarten sind hierbei von passiven – definitiv für das Objekt nicht mehr tätig zu trennen aber im gleichen Ordner aufzubewahren.

3. Malusauslösende Defizite beim Führen der Person alkarte

� Vor Beginn der erstmaligen Tätigkeitsaufnahmen gemäß Terminplan und danach jeweils monatlich sind dem EASA neu angelegte Personalkarten sowie auch die Personalkarten von für das Objekt definitiv nicht mehr eingesetzte Mitarbeiter vorzulegen und abzuzeichnen. Nur mit vollständig ausgefüllter und von EASA gegengezeichneter Arbeitskarte dürfen Mitarbeiter/Innen des Bieter im Objekt tätig werden.

� EASA hat das Recht zu jeder Zeit die Arbeitskarten (aktive wie passive) einzusehen und ggf. zu kontrollieren.

� Fehlende oder unvollständig ausgefüllte Personalkarten (bzw. nicht eingehaltene Regelungen) genauso wie die Nichteinhaltung der vorgegebenen Kennzahlenwerte führen gemäß der Kontrollen von vertraglichen Vereinbarungen zu Beanstandungen bzw. Reklamationen mit entsprechenden Maluszahlungen.

� Wird ein Kennzahlenwert im Monat nicht eingehalten – siehe Vorgaben Kennzahlen der Arbeitskarte – wird für diesen Monat eine Reklamation ausgewiesen und damit eine entsprechende Maluszahlung (dies gilt auch für die kommenden Monate, solange bis der Kennwert wieder innerhalb des vorgegebenen Korridors liegt).

4. Mindestanforderungen an die Inhalte der Personal karte

� Da jeder Bieter über eine Vielzahl an Informationen über seine Mitarbeiter verfügt und eigene Formularblätter für verschiedene Anforderungen bereithält, wird von EASA keine Vorgabe für die Arbeitskarte in Form oder Speichermedium gegeben.

� Nachfolgende Mindestanforderungen an den Inhalt der Arbeitskarte müssen jedoch zwingend gegeben sein:

Status Arbeitskarte � Fortlaufende Nummer der Arbeitskarte z.B. 1-2010 (erste Arbeitskarte / Jahr 2010) � angelegt am � angelegt von � Aktiv / Passiv � bei Aktivierung bzw. Veränderung von Aktiv auf passiv der EASA innerhalb eines Monats vorgelegt (Bestätigung durch Unterschrift EASA) Personalien (muss vor erstmaligem Tätigwerden im Ob jekt vollständig ausgefüllt sein bzw. vorliegen) � Name, Foto, Telefonnummer für Erreichbarkeit � Status Arbeitsvertrag (Tarifvertrag, Geringverdiener, Angestellter). Eine Kopie des Arbeitsvertrages ist vorzuhalten (Anforderung des Entsendegesetzes)




Serviceleistungen


Seite: 49 von 83

� Jegliche zur Ausübung der Tätigkeiten notwendigen gesundheitlichen Voraussetzungen und den damit verbundenen Untersuchungen wurden durchgeführt. � Qualifikation / Ausbildung � Für das Unternehmen tätig seit... � Im Objekt eingesetzt als ... (z.B. Vollzeitkraft, Aushilfe, Springer, Fensterreiniger, Maschinenführer) � vertragliche Mindestanforderungen sind gegeben (Deutschkenntnisse, keine Vorstrafen, ordnungsgemäße Arbeitspapiere (Krankenversicherung / Sozialversicherung, etc.) Einweisungen und Schulungen (muss vor erstmaligem T ätigwerden im Objekt ausgefüllt sein bzw. vorliegen / entsprechende Nach weise mit Schulungs- und Einweisungsdetails sind einzufügen) � hat an der Allgemeine Schulung über Durchführung von Reinigungsarbeiten teilgenommen � hat an der Allgemeine Schulung über Themen der Arbeitssicherheit bzw. Anforderungen des Umweltschutzes teilgenommen � wurde in die speziellen Anforderungen des Objektes bzw. der für die Reinigungskraft vertraglich relevanten Regelungen eingewiesen Schulungen und Zusatzeinweisungen (nach Tätigwerden im Objekt / entsprechende Nachweise mit Schulungs- bzw. Einweisungsdetails si nd einzufügen.

5. Kennzahlen der Arbeitskarte � Aus den Daten der Arbeitskarte sind nachfolgende Kennzahlen zu entwickeln und der EASA im

Monatsbericht auszuweisen:

Personalstammquote (malusrelevant): Aktive Arbeitskarten (aktueller Monat) / Personaldurchschnittsbesetzung laut Kalkulation) WICHTIG: Die Personalstammquote sollte sich innerhalb der ersten drei Vertragsmonaten zwischen 1,3 und max. 2 einpendeln – also für mindestens 30% des Personals steht Ersatzpersonal bei Personalausfall zur Verfügung. Fluktuationsquote (malusrelevant): Passive Arbeitskarten (Gesamt für jeweils ein Vertragsjahr) / Personaldurchschnittsbesetzung laut Kalkulation. Nach einem Vertragsjahr werden die Passiven Arbeitskarten des vergangenen Vertragsjahres nicht mehr in die Summe eingerechnet (Neustart der Fluktuationsquote). WICHTIG: Die Fluktuationsquote darf nach den der ersten drei Monate nicht über 50% liegen, nach sechs Monaten nicht über 70% und nach 9 Monaten nicht über 80%. Nach 12 Monaten nicht über 85% (=flacher werdender Verlauf) In den darauffolgenden Vertragsjahren darf die Fluktuationsquote jeweils 20% nicht überschreiten. Beispiel: - Laut Kalkulation sind z.B. 6 Reinigungskräfte und eine Vorarbeiterin vorgesehen, die

Glasreinigung wird durch 2 Glasreiniger durchgeführt, eine Tagekraft und eine Kraft für Catering kommt zum Einsatz = 11 MA Personaldurchschnittsbesetzung

- Um Fluktuation und Krankheit im Griff zu haben besteht für das Objekt ein Personalpool zu Beginn des Monat X von 16 MA = Anzahl der aktiven Arbeitskarten (täglich im Objekt arbeiten tun natürlich nur 9 / der Rest ist anderweitig beschäftigt)




Serviceleistungen


Seite: 50 von 83

- Personalstammquote ist somit für den Monat X: 16/11=1,45 (Quote schwankt, sollte aber wenn möglich nur kleineren Schwanklungen unterliegen) � keine Reklamation / keine Maluszahlung

- Am Ende vom dritten Vertragsmonat haben sich bereits über die letzten Monate 6 passive Arbeitskarten angesammelt = 6 MA sind aus dem Objekt definitiv ausgeschieden (Ihre Arbeitskarten wurden von aktiv auf passiv umgeschrieben)

- Die Fluktuationsquote ist somit 6 / 11 = 0,54 also 54% Fluktuation über das Vertragsjahr bis zum Ende des dritten Monats � Reklamation und Maluszahlung.

Hinweise � Vorteil der Personalstammquote: Der Bieter muss zu jeder Zeit nachweisen, dass er einen

genügend großen Personalpool an eingewiesenem Personal zur Verfügung hat (kurzfristiges Ausstellen von Arbeitskarten ist auf Grund der Notwendigkeit einer Unterschrift der EASA nämlich nicht möglich)

� Vorteil der Fluktuationsquote: Der Bieter muss zu jeder Zeit seine Fluktuation nachweisen. Ein stetiger Personalwechsel wird dadurch sukzessive unterbunden.

� EASA kann aus berechtigten Gründen den Korridor bzw. den Verlauf der Fluktuationsquote zu Gunsten des Bieter anpassen oder zeitweise aussetzen, sofern der Bieter einen entsprechenden Antrag stellt.

B. Personalstamm � Vom Bieter ist ein Organisations-Organigramm mit nachfolgenden Details anzufertigen.

- Organisation (Hierarchie) - Anzahl und Zuordnung der Vorarbeiter (% Hinweis über produktiv / unproduktiv) - *Anzahl der Reinigungskräfte (Personaldurchschnittsbesetzung) - *Anzahl weiterer Reinigungskräfte u.a. Springer, Ersatzkräfte, Tageskräfte,

Glasreinigungsfachkräfte (Personalstamm) - Die einzelnen Lohngruppen gemäß gültigen Tarifvereinbarungen sind auszuweisen - Insofern Auszubildende oder z.B. bei der Glasreinigung (Lohngruppe 5) eingesetzt werden

muss dies in der anteiligen Aufteilung eindeutig ersichtlich sein. - Das Organigramm ist im Ordner Objektordner P1 – Personalunterlagen / Einweisungen /

Schulungen vom Bieter abzulegen. *=aktive Personalkarten

C. Weitere Personalthemen / Personalprozess � Prozesse für Krankmeldung (Vertretungsregel, Springerregel), Personalwechsel etc. sind vom

Bieter abzubilden und zu implementieren. Dokument: Prozessbeschreibung für Krankmeldung (Bis wann muss wer, wen informiert haben, was muss dann getan werden, was muss wie dokumentiert werden, etc.)

� Alle Übergaben von Schlüssel bzw. Zugangsberechtigungen sind entsprechend zu dokumentieren (siehe Dokument: Schlüsselübergabeformblatt vom Bieter anzufertigen)

� Der Prozess, Dokumente der Schlüsselübergabe, etc. sind im Ordner Objektordner P1 – Personalunterlagen / Einweisungen / Schulungen vom Bieter abzulegen.

XXVII. Personal-Anforderungen / Hinweise zu einzeln en Aufgabenfelder

A. Allgemeine Hinweise / Anforderungen / Verpflich tungen � Eine Übersendung der Erklärung bzgl. des Arbeitnehmerentsendegesetzes (AEntG) muss der

EASA vor Auftragsbeginn überreicht werden.




Serviceleistungen


Seite: 51 von 83

� Der Bieter verpflichtet sich, nur Mitarbeiter einzusetzen die für die ausgeschriebenen Arbeiten

geeignet sind, die erforderlichen Erfahrungen haben und durch persönliche Zuverlässigkeit Gewähr dafür bieten, dass der Dienstbetrieb im Reinigungsobjekt nicht beeinträchtigt wird.

� Das eingesetzte Personal muss für den zugeteilten Aufgabenbereich ausreichend unterwiesen werden. Ein optimaler Kenntnis- und Informationsstand des eingesetzten Personals im Hinblick auf die auszuführenden Tätigkeiten und die Örtlichkeiten vor Ort bzw. Räumlichkeiten ist sicherzustellen.

� Beanstandungen und Folgen aus einer Verletzung dieser Verpflichtungen gehen stets und uneingeschränkt zu Lasten des Auftragsnehmers.

� EASA kann Änderungen der Anfangs- bzw. Endzeiten jeglicher Tätigkeiten zu jeder Zeit vornehmen und damit ggf. auch Arbeitszeiten ausweiten bzw. reduzieren (z.B. Tagekräfte). Eine rechtzeitige und einvernehmliche Lösung mit dem Bieter soll dabei im Vordergrund stehen.

B. Kleidung � Das Reinigungspersonal ist mit einer einheitlichen, dem Einsatzzwecken angepassten

Berufskleidung vom Bieter auszustatten. � Personal, welches für andere Tätigkeiten wie z.B. Catering-Dienstleistungen (Kaffee- und

Teeversorgung, Eindecken- und Abräumen des Geschirrs, etc.) eingesetzt wird, muss mit einer vom Reinigungspersonal deutlich zu unterscheidenden Arbeitskleidung – „Business Look“ -ausgestattet werden.

� Während der Anwesenheit im Reinigungsobjekt müssen die Arbeitskräfte deutlich sichtbare Firmenausweise (mit Lichtbild, Namen und Firmenlogo) oder von EASA zur Verfügung gestellte Ausweise tragen.

� Um eine saubere Erscheinungsbild gegenüber dem Kunden zu gewährleisten, muss das gesamte Reinigungspersonal mind. 2 Ersatzkleidungen zum Wechsel besitzen. Die Ersatzkleidungen sind in der Putzkammer oder dem Umkleideraum/Aufenthaltsraum vorzuhalten.

� Der Bieter stellt der EASA gemäß Terminplan vor dem Auftragsbeginn das Kleidungskonzept und Ausweiskonzept vor.

C. Schulung / Einweisungen / Belehrungen

1. Allgemeine Hinweise � Jeder Mitarbeiter der Reinigungsfirma muss für die Arbeiten in seinem Bereich ausgebildet,

geschult und eingewiesen sein. Es ist somit die Aufgabe des Bieter für die regelmäßigen Nachprüfungen und Schulungen seiner Mitarbeiter auf eigene Kosten zu sorgen und sich auf die Begebenheiten vor Ort entsprechend einzurichten: z.B. In den EDV-Räumen eingesetztes Reinigungspersonal ist durch den Bieter über den Datenschutz und spezielle Anforderungen bei der Reinigung von diesen Räumen zu belehren.

� Der Bieter stellt der EASA gemäß Terminplan vor dem Auftragsbeginn das Schulungskonzept inkl. der regelmäßigen Wiederholungsschulungen seines im Objekt eingesetzten Personals vor.

� Die Schulung, Einweisungen und Belehrung sind zu dokumentieren und zu archivieren. Die Dokumentation ist auf Wunsch der EASA zur Einsicht vorzulegen. Musterdokument: Schulungs-/Einweisungs- und Belehrungsnachweise

� Die Ablage aller Schulungs-, Einweisungen und Belehrungen erfolgt im Objektordner P1 – Personalunterlagen / Einweisungen / Schulungen




Serviceleistungen


Seite: 52 von 83

2. Grundlagenschulung � Alle am Objekt zum Einsatz kommenden Mitarbeiter bekommen vorab ein Grundlagen

Schulung. Siehe Musterdokument: Grundlagenschulung. Musterdokument: Grundlagenschulung

3. (Erst)-Einweisung

� Alle am Objekt zum Einsatz kommenden Mitarbeiter bekommen am ersten Arbeitstag vor der ersten Aufnahme der Arbeiten eine Einweisung vor Ort. Siehe Musterdokument: Vororteinweisung. Musterdokument: Vororteinweisungen

4. Wiederkehrende Schulungen

� Alle am Objekt zum Einsatz kommenden Mitarbeiter bekommen wiederkehrende Schulungen gemäß dem stets aktuellen Schulungsplan. Dokument Schulungsplan

D. Verhaltensregeln � Den Arbeitskräften des Bieter ist es untersagt, Einblick in Schriftstücke oder Akten zu nehmen.

Schränke und Schubladen dürfen nicht unbefugt geöffnet werden. Die Benutzung der Fernsprechanlagen ist nicht statthaft. Der Bieter sorgt dafür, dass sich seine Arbeitskräfte schriftlich verpflichten, Stillschweigen zu bewahren über alle ihnen im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit bekannt gewordenen Vorgänge. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung des Arbeitsvertrages.

� Dem Bieter ist es nicht gestatt direkten Kontakte mit dem Kunden aufzunehmen. Bei Blickkontakten bzw. beim Betreten der Räumlichkeiten mit der Kunde soll das Reinigungspersonal freundlich grüßen, ansonsten wird gebeten defensiv zu bleiben.

� Der Auftragnehmer sowie seine Mitarbeiter sind verpflichtet, alle „vermutlich verlorenen“ Gegenstände die in den zu reinigenden Gebäuden gefunden werden, sofort in der Sicherheitszentrale / Pförtner abzuliefern. Ein Finderlohn wird nicht bezahlt.

E. Aufgabendetails zum Unterhaltsreinigungspersonal � Der Arbeitszeitkorridor für Reinigungsarbeiten im Objekt liegt zwischen 19:00 und 22:00 Uhr.

Auf einen pünktlichen Beginn – Ausweisausgabe in der Sicherheitszentrale der EASA ist besonderer Wert zu legen.

� Sofern der Bieter darauf nicht gesondert hinweist und entsprechend begründet, sind keine Pausenzeiten vorgesehen (werden ggf. nicht vergütet).

� Die einzelnen Tätigkeiten sind im Revierplan vermerkt. Darüber hinaus sind alle Verbrauchsmaterialen wie in der Kalkulationstabelle Verbrauchsmaterialen vermerkt entsprechend auf- bzw. nachzufüllen.

� Die Ausgabe und der Verbrauch der Materialien ist entsprechend zu protokollieren und zu kontrollieren. Die Art und Weise der Dokumentation ist mit der EASA entsprechend dem Terminplan abzustimmen.

Tabelle: Verbrauchsmaterial (Abrechnung nach Bedarf )

Pos.-Nr.

Materialbezeichnung

Mindestanforderungen an Produkteigenschaften ggf.

mit Maßen (AG)

Auffüllturnus pro Jahr

geschätzter Bedarf

Produkteigenschaften / Hersteller (AN) Einzelkosten Einheit Jahreskosten

1Tolettenpapier für Sanitärbereich Bedarf Blatt 0,00 € pro Blatt 0,00 €

2Papierhandtücher für Sanitärbereich Bedarf Handtücher 0,00 € pro Handtuch 0,00 €

3Handwaschseife für Sanitärbereich Bedarf Liter 0,00 € pro Liter 0,00 €

4

Hygienebeutel Damen für Sanitärbereich 253 Beutel 0,00 € pro Beutel 0,00 €

5

Müllbeutel für Abfalleimer Restmüll für Bürobereich 253 Beutel 0,00 € pro Beutel 0,00 €

6Spülmaschinensalz für Küchenbereich 4 kg pro kg 0,00 €

7Spülmaschinentabs für Küchenbereich 253 Tabs 0,00 € pro Tabs 0,00 €

8

wiederverwendbare Handtücher zum Abtrocken inkl. jährlicher Neu- 253 Handtücher 0,00 € pro Handtuch 0,00 €

9Spül-/Wischtücher für Küchenbereich 12 Tücher 0,00 € pro Tuch 0,00 €

Geschirrspülmittel zum manuellen Spülen Bedarf Liter 0,00 € pro Liter 0,00 €

10Geschirrspülbürsten für Küchenbereich 12 Bürsten 0,00 € pro Bürste 0,00 €

Jahreskosten Gesamt: 0,00 €

Hinweise zur Tabelle Verbrauchsmaterialen:- Abrfechnung erfolgt nach tatsächlichem Bedarf nach Vorlage des Lieferscheins und Abnahme der Lieferung durch Beauftragten des AG. - Eine "Ausreichende und Sinnvolle" Dokumentation des Verbrauchs ist anzufertigen um einen "Materialschwund" zu vermeiden (d.h. Lagerraum ist stets verschlossen zu halten, jegliche Entnahmen werden entsprechend dokumentiert- Alle anderen Verbrauchsmaterialien wie Müllbeutel für Reinigungswägen, Reingiungsmittel für Holzvertäfelungen, Müllbeutel und Hygienebeutel (Damen) im Sanitärbereich, etc. sind bei der Kalkulation der Unterhaltsreinigung bzw. Sonderreinigungen einzubepreisen Abb.: Tabelle Verbrauchsmaterialien Reinigung




Serviceleistungen


Seite: 53 von 83

Vom Bieter sind die grün hinterlegten Felder auszuf üllen!

Pos.-Nr.

Materialbezeichnung

Mindestanforderungen an Produkteigenschaften ggf.

mit Maßen (AG)geschätzter Bedarf

Produkteigenschaften / Hersteller (AN)

% Zuschlag auf Einkaufspreis

(wegen Abrechnung, Transport) Einheit

1 Kaffee KG 0,00% KG

2 Kaffeefilter Stück 0,00% Stück

3 Zucker KG 0,00% KG

4 Milch Beutel 0,00% Beutel

5Papiertücher /Servietten Stück 0,00% Stück

6

Geschirr (Teller, Tassen, Zuckerdosen) Stück 0,00% Stück

7 0,00%

8 0,00%

9 0,00%

0,00%

10 0,00%

Jahreskosten Gesamt:

Hinweise zur Tabelle Verbrauchsmaterialen:- Abrechnung erfolgt nach tatsächlichem Bedarf nach Vorlage des Lieferscheins und Abnahme der Lieferung durch Beauftragten des AG. - Eine "Ausreichende und Sinnvolle" Dokumentation des Verbrauchs ist anzufertigen um einen "Materialschwund" zu vermeiden (d.h. Lagerraum ist stets verschlossen zu halten, jegliche Entnahmen werden entsprechend dokumentiert- Alle anderen Verbrauchsmaterial ien wie Müllbeutel für Reinigungswägen, Reinigungsmittel für Holzvertäfelungen, Müllbeutel und Hygienebeutel (Damen) im Sanitärbereich, etc. sind bei der Kalkulation der Unterhaltsreinigung bzw. Sonderreinigungen einzubepreisen Abb.: Tabelle Verbrauchsmaterialien Catering

� Der Bieter hat im Besonderen auf die Sicherheit bei einem erforderlichen Einsatz von Steighilfen zu achten (Zulässigkeit, Einweisung, Leiterbuch).

� EASA hat die Aufgabenfelder Reinigungen > 1,80m Höhe, bzw. Reinigung von Schrankoberseiten >1,60 m Höhe im Revierplan strikt getrennt und fordert vomBieter, dass diese Arbeiten nicht durch das Reinigungspersonal für die tägliche Unterhaltsreinigung durchgeführt werden.

F. Aufgabendetails zur Tagekraft � Die Tageskraft sollte einen besonderen Eindruck in Sachen Servicementalität machen –

Freundlichkeit, Auftreten, Erscheinung und Arbeitsleistung � Dienstbeginn der Tageskraft ist 8:00 Uhr. Die Pausen und Mittagspause richten sich nach den

Tagesanforderungen und werden nicht vergütet. Dienstende ist 17:00 Uhr. � Aufgaben der Tageskraft:

- Tageskontrollen der Sanitäranlagen, Küchen und Besprechungsräume, gemäß den Vorgabenvon EASA. Entsprechende Nachreinigung dieser Bereiche bei aufgetretenen Verschmutzungen

- Allgemeine Reinigungsarbeiten nach Aufforderung durch EASA, z.B. Umzüge, Veranstaltungen, Etagenkomplettreinigungen, Aufzugsfronten, Mittagsaufenthaltsräume etc..

- Wiederkehrende nicht monatliche Reinigungsarbeiten gemäß Revierplan wie z.B. Enteisung und Reinigung von Kühlschränken. Reinigung der Küchenschränke.

- Dringend notwendigen Nachreinigungsarbeiten bei nicht ordnungsgemäßer Durchführung der Abendreinigung – nach entsprechenden Hinweisen der Nutzer und der EASA (Sollte die Ausnahme bleiben. EASA behält sich das Recht vor bei häufigeren Nachreinigungsarbeiten die Vergütung für die Zeiten der Nachreinigung auszusetzen.)

- Der Bieter hat einen entsprechenden Aufgabenplan der Tageskraft zu entwerfen und mit der EASA gemäß Terminplan vor dem ersten Arbeitseinsatz der Tageskraft abzustimmen.

- Aufgabendetails und Aufgabenplan sind entsprechend im Objektordner T1 – Einsatz der Tageskräfte zu dokumentieren.

G. Aufgabendetails zur Tagekraft für Cateringdienst leistungen � Die Tagekraft für Cateringdienstleistungen sollte einen besonderen Eindruck in Sachen

Servicementalität machen – Freundlichkeit, Auftreten, Erscheinung und Arbeitsleistung

� Dienstbeginn der Tageskraft ist 8:00 Uhr. Die Pausen und Mittagspause richten sich nach den Tagesanforderungen und werden nicht vergütet. Dienstende ist 17:00 Uhr.

� Alle benötigten Materialen und Verbrauchsgüter sind vom Bieter gemäß der Tabelle Verbrauchsmaterialien Cateringdienstleistungen in Rechnung zu stellen. Die Ausgabe und der Verbrauch der Materialien ist entsprechend zu protokollieren und zu kontrollieren. Die Art und Weise der Dokumentation ist mit der EASA entsprechend dem Terminplan abzustimmen.

� Die Einweisung und Tages-Beauftragung wird durch EASA durchgeführt.

� Derzeitige Aufgaben der Tageskraft bezieht sich auf ca. 25 feste Besprechungsräume und gelegentlicher




Serviceleistungen


Seite: 54 von 83

Cateringservice in Bürobereichen. EASA behält sich jegliche Änderungen – auch der Dienstzeiten - vor. - Eindecken und Abdecken der Räumlichkeiten mit Geschirr, Besteck, Milch, Tee, Zucker,

Servietten, etc. - Kaffee bzw. heißes Wasser anrichten (Erdgeschoss) und in die Räumlichkeiten verbringen

und wieder abholen. - Kurze Tischreinigung (sofern nicht von der Tageskraft Reinigung durchgeführt) und

Zurechtrücken der Stühle, Tische und ggf. der Medienbereiche (Mikrofone, Beamer, etc.) - Der Bieter hat einen entsprechenden Aufgabenplan der Tageskraft zu entwerfen und mit

der EASA gemäß Terminplan vor dem ersten Arbeitseinsatz der Tageskraft abzustimmen. - Aufgabendetails und Aufgabenplan sind entsprechend im Objektordner T1 – Einsatz der

Tageskräfte zu dokumentieren.

H. Mülltrennungs- und Müllentsorgungskonzept � EASA sammelt seinen Hausmüll getrennt in Behältnisses für Papier, Restmüll und

geschreddertem Papier (Aktenvernichter) � Anzahl und Lage der Sammelbehältnisse für geschreddertes Papier bzw. Aktenvernichter

werden erst nach Auftragsvergabe benannt. � Die Reinigungskräfte haben den Hausmüll entsprechend der zwei am Reinigungswagen

befestigten und farblich unterschiedlichen großen Müllsäcke getrennt einzusammeln und in die großen Müllsammelbehältnisse (Container) im Tiefgeschoss entsprechend zu entsorgen (Wichtig: Die Plastiktüten für Papiermüll sind entsprechend auszuleeren und danach in den Restmüll oder - sofern vorhanden - Plastikmüllbehälter zu entsorgen.)

� Der Bieter hat besonderen Wert auf die Einweisung und wiederkehrende Schulung des Mülltrennungs- und Müllentsorgungskonzeptes zu legen. Ein entsprechendes Mülltrennungs- und Müllentsorgungskonzeptes (Prozessschaubild) ist vom Bieter anzufertigen. Dokument Mülltrennungs- und Müllentsorgungskonzept

� Alle Müllbehältnisse werden von EASA gestellt. Benötigte Tüten für Restmüllbehältnisse, im Büro- und Sanitärbereich (u.a. Hygienebehälter) und deren Sammlung hat der Bieter zu stellen und entsprechend einzupreisen.

� Konzept und ggf. weitere Unterlagen sind im Objektordner M3 – Müllentsorgung / Vermeidung von Schmutzeintrag entsprechend abzulegen.

I. Schmutzfangmattenkonzept und andere Maßnahmen zu r Vermeidung des Schmutzeintrags

� Der Bieter hat vor Auftragsbeginn der EASA ein Schmutzfangmattenkonzept vorzulegen, inwiefern der Einsatz von Schmutzfangmatten den Schmutzeintrag in seine Flächen reduzieren könnte. Etwaige Kosten sind vom Bieter zu tragen bzw. im Rahmen der Kostenkalkulation Unterhaltsreinigung zu berücksichtigen.

� Die Ablage der Unterlagen (Angebote, Prospekte, etc.) erfolgt im Objektordner M3 – Müllentsorgung / Vermeidung von Schmutzeintrag

J. Aufgabendetails Glasreinigung � Für die Glasreinigung ist nur speziell dafür ausgebildetes Fachpersonal einzusetzen. � Gerade auf die Unfallverhütungsvorschriften im Besonderen auf die Absturzgefahr wird

hingewiesen (ggf. Sicherungsmaßnahmen ergreifen). � Überprüfung und Feststellung des aktuellen Verschmutzungsgrades der Fenster bzw.

Glasflächen alle drei Monate und entsprechende Dokumentation im Quartalsbericht.




Serviceleistungen


Seite: 55 von 83

� Die Entscheidung zur Durchführung inkl. Zeitraum einer Glasreinigung trifft EASA � Prozess:

- 1 Monat vor Durchführung der Glasreinigung wird ein Detailterminplan vom Bieter an EASA übergeben, der die Reinigungssektoren inkl. Reinigungszeiten und Abnahme-Zeitkorridore festlegt.

- Glasreinigung wird von EASA ca. 7 Tage vor Durchführung dem Nutzer angekündigt und um Mithilfe (z.B. Freiräumen etwaiger Fensterbänke) wird gebeten.

- Durchführung der Glasreinigung erfolgt gemäß Detailterminplan. - Abnahme muss innerhalb 24 Stunden nach Durchführung von EASA durchgeführt werden,

sonst ist die Abnahme als erfolgreich zu werten. - Die Abnahmedokumentation erfolgt vom Bieter gemäß Musterdokument: Abnahme von

Leistungen. Die Abnahmedokumente werden abgelegt im Objektordner D5 – Abnahmeprotokolle.

XXVIII. Arbeitswege / Zeiterfassung / Stundennachwe ise / Vorgaben des Entsendegesetzes

A. Arbeitswege Reinigungskräfte � Nachfolgend ist der Arbeitsweg der Reinigungskräfte, Vorarbeiter, Tageskräfte in einem

Prozessschaubild skizziert inkl. der Angaben, wann die Zeiterfassung erfolgt und wo und wann die Reinigungskräfte sich umziehen. Dokument: Prozess-/Skizze Arbeitswege Reinigungskräfte

B. Zeiterfassung � Vom Bieter ist ein elektronisches Zeiterfassungssystem zu installieren. Die kosten dafür sind

vom Bieter einzupreisen. Dieses Zeiterfassungssystem dokumentiert jeweils den Beginn und das Ende des Arbeitseinsatzes eines jeden am Objekt für den Bieter eingesetzten Mitarbeiters. Das Auslesen und Auswerten der Daten erfolgt automatisch. Eine Manipulierbarkeit der Daten ist auszuschließen.

� Die Zeiterfassungsgeräte sind installiert worden am ________ (Datum)__________(Ort/Raum).

� Alle Mitarbeiter des Bieter (ausnahmslos) werden mit zugehörigen Chipkarten ausgestattet (Empfehlung: wegen Personalfluktuation nur mit Firmenlogo, Codekennung und Telefonnummer bei Verlust versehen). Die Zuordnung zwischen Codekarten und Reinigungskräften ist entsprechend vom Bieter zu dokumentieren!

� Nutzung der Chipkarten gemäß Prozess Arbeitswege. � Nachfolgender Personenkreis dokumentiert lediglich seine Anwesenheit über die Zeiterfassung

(nicht Grundlage der Arbeitsleistungsentlohnung) - Objektleiter / unproduktiver Vorarbeiter / Bereichsleiter etc.

C. Abrechnungsprozedere � Die ausgelesenen Zeiten werden entsprechend abgespeichert (gemäß der gesetzlichen

Vorgaben) und sind Grundlage der Arbeitsleistungsentlohnung der Reinigungskräfte (Ausschluss einer Umgehung des Tariflohnes durch Entlohnung einer Revierzeitpauschale). Die Arbeitszeiten werden an die Lohnbuchhaltung des Bieter weitergeleitet.

D. Stundennachweise Neben der elektronischen Zeiterfassung werden aus zwei Gründen zusätzlich Stundennachweise per Hand ausgefüllt (Vorlage siehe Dokument Stundennachweis):




Serviceleistungen


Seite: 56 von 83

� Sofortige Transparenz der An-/Abwesenheitszeiten ohne Auslesen der Zeiten aus dem

Stundenerfassungsgerät. � Sicherheit bei Zeiterfassungsproblemen und ggf. Streitigkeiten über geleistete Stundenanzahl � Prozess

- Stundennachweise sind durchnummeriert und liegen an den entsprechend zugänglichen Stellen - Ort/ Raum von Uhrzeit bis Uhrzeit - aus.

- Die Reinigungskraft ist auf die Eintragung / Austragung entsprechend eingewiesen worden (Kenntnis des Prozesses Arbeitswege Reinigungskraft).

- Stundennachweise werden von der jeweils letzten im Objekt tätigen Vorarbeiterin unterzeichnet und eingesammelt (bzw. verbleiben bei EASA)

- Musterdokument: Stundennachweise (wird durch EASA eingefügt) - Stundennachweise bzw. Kopien werden im Objektordner D2 – Stundennachweise

abgeheftet (ggf. verbleiben Originale direkt beim AG).

E. Auswertung der Anwesenheitszeiten (Zeiterfassun g / Stundennachweise � Einmal im Monat erhält EASA vom Bieter eine Übersicht der Anwesenheitszeiten. Diese

enthält nachfolgende Mindestangaben und muss für EASA entsprechend nachvollziehbar und überprüfbar sein: - Vertraglich kalkulierte Anwesenheitszeiten (Soll) - Vertraglich vereinbarte Maximal-Schwankungen für täglichen Einsatz von Personal, wenn

Ersatzkräfte nicht mehr rechtzeitig bereitgestellt werden können oder wenn einzelne Kräfte besonders schnell bei zufriedenstellendem Ergebnis arbeiten (Tagesschwankungen max. 20% / durchschnittliche Monatsschwankungen max. 10%) Hinweis: Sollte der Bieter in dieser Zeiterfassung und dem Abweichungskorridor einen Verstoß gegen vertragliche Regelungen sehen, muss er dies bereits bei der Ausschreibung ausführlich begründen und kann ggf. e in Alternativangebot mit anderen Regularien abgeben.

- Pro Tag: Tatsächliche Anwesenheitszeiten der Reinigungskräfte ohne Vorarbeiterin (IST) und der Abweichungen vom Soll in Prozent

- Pro Monat: Tatsächliche Anwesenheitszeiten der Reinigungskräfte ohne Vorarbeiterin (IST) und der Abweichungen vom Soll in Prozent

- Anwesendheitszeiten weiterer Mitarbeiter des Bieter (Objektleiter, Bereichsleiter, Glasreiniger, etc.)

� Fehlerhafte Dokumentation bzw. Auswertung genauso wie die Nichteinhaltung von den vertraglich kalkulierten Anwesenheitszeiten unter Berücksichtigung der Schwankungsbreiten führen zu Maluszahlungen.

F. Vorgaben des Entsendegesetztes � Alle Reinigungskräfte werden entsprechend der gesetzlichen Regelungen zu den

entsprechenden Tarifen entlohnt. � Der Zeiterfassungsprozess (siehe Prozess Arbeitsweg) ist dokumentiert. � Die Zeiterfassung erfolgt lückenlos sowohl gemäß Zeiterfassung als auch auf Papier und wird

vor Ort in vollem Umfange dokumentiert und ist somit einsehbar. � Die Arbeitsverträge der Mitarbeiter sind zumindest in Kopieform im Objekt einsehbar - siehe

Objektordner P – Personalunterlagen / Einweisungen / Schulungen. � Die Kalkulation der einzelnen Reviere inklusiv der Zeiten, Leistungszahlen ist zu jeder Zeit

einsehbar - siehe Objektordner V1 – Vertragswerk / Leistungsvereinbarungen. Der Ur-Kalkulation zu Grunde liegende Stundensatz ist auskömmlich im Sinne der Leistungserbringung und tariflichen Entlohnung der Mitarbeiter.




Serviceleistungen


Seite: 57 von 83

� Alle Mitarbeiter wurden entsprechend geschult Sozialversicherungsausweise und

Personalausweis bei sich zu tragen, bei ggf. vom Zoll durchgeführten Kontrollen bereitwillig Auskunft und Einsicht in geforderte Unterlagen zu geben und damit den Zoll weitestgehend bei der Überprüfung zu unterstützen.

XXIX. Räumlichkeiten – Material / Maschinen / Werkz euge

A. Allgemeine Hinweise � Der Bieter ist für ordnungsgemäße Nutzung wie auch Sauberkeit aller nachfolgender

Räumlichkeiten wie auch die Lagerung und Anwendung der Maschinen und Werkzeuge entsprechend der gesetzlichen Vorgaben verantwortlich.

� Die zur Verfügung gestellten Räume (aktueller Planungsstand) sind den Planungsunterlagen zu entnehmen. Änderungen in der Zuordnung, der Größe und Ausstattung der Räumlichkeiten können zu jeder Zeit von EASA durchgeführt werden. Einen Anspruch auf Räumlichkeiten kann der Bieter grundsätzlich nicht geltend machen.

� Sofern die Ausstattung von EASA erstellt wird, ist eine Inventarliste beim Einzug zu erstellen und vom EASA gegenzuzeichnen. Zum Vertragsende hat dann eine geordnete Übergabe des bereitgestellten Inventars zu erfolgen.

� Entsprechende Zugangsberechtigungen sind von EASA an den Bieter zu übergeben (Schlüssel, Codekarten, etc.)

� Der Bieter hat alle ihm zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten in einer Liste stets aktualisiert auszuweisen Sofern EASA keine gesonderten Vorgaben macht, muss der Bieter jegliche Räume mit entsprechenden Türschildern / Aufklebern kennzeichnen. Abstimmungsbedarf zwischen EASA und Bieter. Der Bieter erstellt eine Liste der zur Nutzung überlassenen Räumlichkeiten.

B. Hinweise zu den Räumlichkeiten

1. Objektleitungsbüro Bieter � Steht der Bieter für die benötigte Nutzungszeit zur Verfügung. Wenn es nicht genutzt wird,

kann es von der EASA anderweitig genutzt werden.

2. Sozialraum � Steht der Bieter für die benötigte Nutzungszeit ausschließlich zur Verfügung

3. Chemikalienlager (RCL) � Steht der Bieter für die benötigte Nutzungszeit ausschließlich zur Verfügung. � Der Bieter bringt vor Bestückung mit Chemikalien das gesetzlich vorgeschriebene Warnschild

für Räumlichkeiten zur Lagerung von Chemikalien an. � Ein Verantwortlicher für RCL ist vorab festzulegen. Die Ausgabe ist entsprechend zu

protokollieren und kontrollieren. Der Verantwortliche ist für den Umgang mit Chemikalien entsprechend geschult (Nachweis in der Arbeitskarte).

� Mindestausstattung durch den Bieter (Ausstattung vor erstem Tag der Arbeitsaufnahme): - Auffangwannen zum Umfüllen von Chemikalien (sofern Umfüllungen erfolgen) - Datenblätter der eingesetzten Reinigungsmittel (inkl. Sicherheitsanweisung) in

Schnellhefter inkl. ausgefülltem Blatt Gefahrstoffkataster - Schutzbrille mit Aushang / Bilddokument der richtigen Anwendung beim Abfüllen von

Chemikalien




Serviceleistungen


Seite: 58 von 83

Abb.: Musterdokument Informationsaushang für Reinigungskräfte Putzkammer

- Handschuhe mit Aushang / Bilddokument der richtigen Anwendung beim Abfüllen von Chemikalien

- Augendusche mit Aushang / Bilddokument der richtigen Anwendung beim Abfüllen von Chemikalien

- Ausreichende Anzahl von Abfüllhähnen oder Dosieraufsätzen - 1.Hilfe Koffer und Verbandsbuch - 1.Hilfe Gefahrensymbole BG-Bau - Ggf. Hinweisschild z.B. Trennung der sauren und alkalischen Mittel (explosive Gase).

4. Maschinenlagerraum � Steht der Bieter für die benötigte Nutzungszeit ausschließlich zur Verfügung

5. Waschmaschinenaufstellraum � Entfällt

6. Putzkammern � Stehen dem Bieter pro Etage und für die benötigte Nutzungszeit ausschließlich zur Verfügung � Verantwortlich für die Putzkammer ist jeweils der revierverantwortliche Mitarbeiter. � Ausstattung:

- Jeweils ein Reinigungswagen komplett bestückt (Nur in Ausnahmen verbleibt eine Reinigungsmittel-Ersatzflasche in der Putzkammer)

- Ein Dokument mit Text und jeweils zwei zugehörigen Bildern Richtig und falsch dokumentiert die wichtigsten Hinweisen für die Reinigungskräfte. Dies ist vom Bieter zu erstellen und aufzuhängen (eingeschweißt in Folie): u.a. Tragen von Arbeitskleidung und Ausweis, Farbsystem, Zustand Reinigungswagen, kein Essen und Getränke in der Putzkammer, Ordnung bei Verlassen der Putzkammer, Überprüfung der Verbrauchsmittel, Richtig und falsch, Benutzung Rutschschilder, Handschuhe, etc.

C. Maschinen / Werkzeuge / Hilfsmittel / Materialie n

1. Allgemeiner Hinweise

� Geräte und Maschinen müssen den Sicherheitsbestimmungen entsprechen und Prüfvermerke (z.B. GS, CE-Zeichen) tragen. Die für ortsveränderliche elektrische Anlagen geltende BGV A3-Prüfung ist vom Bieter eigenständig zu kontrollieren und dokumentieren. Die Nachweise hierzu sind für EASA jederzeit einsehbar und bereitzustellen.

� Leitern, Tritte, Sicherheitsbefestigungen, etc., die für die Reinigung erforderlich sind und vom Bieter beigestellt werden, müssen nach UVV geprüft sein. Diese Prüfung - z.B. Leiterbuch - ist zu dokumentieren.

� Die zur Reinigung eingesetzten Maschinen, Geräte und Gegenstände sind täglich zu säubern. Die Reinigungslösung/Schmutzflotte darf nicht in den Reinigungsmaschinen, Geräten, etc. verbleiben.

2. Maschinen

� Im Objekt kommen nachfolgende Maschinen zum Einsatz / Produktdatenblätter sind jeweils im Objektordner M1 – Maschinen / Werkzeuge / Hilfsmittel / Materialien vom Bieter zu dokumentieren.




Serviceleistungen


Seite: 59 von 83

� Neu im Objekt zum Einsatz kommende Maschinen sollten möglichst neu angeschafft werden

und dürfen nur bei Zustimmung durch EASA älter als 6 Monate sein. � Für den Bodenbelag Teppich sind ausschließlich Bürstsauger einzusetzen. � Eine Liste ist vom Bieter zu erstellen und der EASA entsprechend vorzulegen: z.B.

- Teppich Kehrmaschinen Batteriebetrieben - Anzahl 2 - Fabrikat: _____ - Sicherheitsüberprüfung erfolgt durch _____ (durchgeführt am ______) - Unterstellort: zugewiesener Maschinenraum

� Eine ordnungsgemäße - gemäß den gesetzlichen Vorgaben - Prüfung aller elektrischen Gerätschaften und Dokumentation in einer entsprechenden Prüfliste ist vom Bieter durchzuführen. Ablage im Objektordner M1 – Maschinen / Werkzeuge / Hilfsmittel / Materialien.

3. Werkzeuge / Hilfsmittel / Materialien

� Im Objekt kommen nachfolgende Werkzeuge / Hilfsmittel / Materialien zum Einsatz / Produktdatenblätter jeweils im Objektordner M1 – Maschinen / Werkzeuge / Hilfsmittel / Materialien

� Neu im Objekt zum Einsatz kommende Reinigungswägen sollten möglichst neu angeschafft werden und dürfen und nur bei Zustimmung durch EASA älter als 6 Monate sein.

� Die Ausstattung der Wägen ist mit der EASA abzustimmen. � Jedes Revier erhält seinen eigenen voll ausgestatteten Reinigungswagen � Eine Liste ist vom Bieter zu erstellen: z.B.

- Reinigungswägen komplett ausgestattet für jedes Revier - Anzahl 2 - Fabrikat: _____ - Unterstellort: jeweils in den Putzkammern WICHTIG: Die Putzkammernzugänge sind verwinkelt / Zugänglichkeit der Wägen ist Vorort vor der Bestellung abzuklären.

XXX. Qualitätskontrollen durch den Bieter (Hinweis: Qualitätskontrollen durch EASA sind im Zusatz 4 Kontroll- und Malusregelungen beschrieben)

A. Qualitätskontrollen – Unterhaltsreinigung � Jegliche Qualitätskontrollen werden gemäß Dokument Kontrollprozess Leistungsnachweis

durchgeführt (EASA/ Bieter / Nutzer) � Der Bieter führt mindestens einmal pro Woche eine Qualitätskontrolle durch. Damit wird

sichergestellt, dass der Bieter einen Überblick über die aktuelle Reinigungsqualität im Objekt hat.

� Art und Umfang der Kontrollen, genauso wie die Dokumentation bleiben dem Bieter überlassen, sollen jedoch im Sinne eines Mindeststandard an das von EASA eingesetzte System messen lassen können.

� Der Bieter hat ein entsprechendes Prozessdokument, wie die Kontrollen ablaufen, wie sie dokumentiert werden, etc. anzufertigen und abzulegen. Dokument: Prozess und Dokumentation der Qualitätskontrollen durch den Bieter

� EASA kann den Bieter anweisen das Kontrollsystem – welches im Zusatz 4 angeführt wird - zu übernehmen, wenn der Bieter kein aussagekräftiges Kontrollsystem im Objekt etabliert, bzw.




Serviceleistungen


Seite: 60 von 83

Tabelle: Kalkulatorische Stundenlöhne für Zusatzbea uftragungen durch den AG

Pos.-Nr. Leistungsbeschreibung

Kalkulatorischer Stundenlohn

1 Unterhaltsreinigungsleistungen 0,00 €

2 Glasreinigungsleistungen 0,00 €

3 Reinigungsleistungen für Flächen > 180 Höhe 0,00 €

4Grundreinigungs- und Einpflegeleistungen (Maschinenführer) 0,00 €

5 Hausmeisterleistungen 0,00 €

6 Tageskraftleistungen (Reinigung)

7 Tageskraftleistungen (Besprechungsraumcatering) 0,00 €

8 0,00 €

9 0,00 €

0,00 €

10 0,00 €

Hinweise zur Tabelle Verbrauchsmaterialen:- Abrechnung erfolgt nach entsprechender Beauftragung durch den AG und nach erfolgreicher Abnahme der Leistung.- Im Stundenlohn enthalten sind al le Personalkosten, Materialien, Gerätschaften, etc. - Der AG kann nach seinem Ermessen auch Pauschalangebote für Leistungen beim AN sowie bei anderen Unternehmen anfragen.

Abb.: Tabelle Stundenlöhne und Zusatzleistungen

Pos.-Nr. Leistungskurzbeschreibung

Turnus pro Jahr Einzelkosten Einheit

Bedarf Gesamt Einheit Jahreskosten

1Oberlichter mit Rahmen beidseitig reinigen (>1,80m)) 1 0,00 € pro qm qm 0,00 €

2

Glastüren / Glasdurchgangsbereiche mit Rahmen mit Rahmen beidseitig reinigen (0 bis >1,80m) 1 0,00 € pro qm 0 qm 0,00 €

3

Wandverglasungen meist großflächig z.T mit Rahmen beidseitig reinigen (0 bis >1,80m) 1 0,00 € pro qm 0 qm 0,00 €

4

Holzvertäfelungen beidseitig reinigen und einpflegen (0 bis >1,80m) 1 0,00 € pro qm 0 qm 0,00 €

5Abwaschbare Wände (0 bis >1,80m 1 0,00 € pro qm 0 qm 1,00 €

6

Fester mit Rahmen nur Innenseite reinigen (0 bis >1,80m) 1 0,00 € pro qm 0 qm 0,00 €

7

Türen Verglasungen <180 wegen wiederkehrenden Geriffspuren 4 mal im jahr 1 0,00 € pro qm 0 qm 0,00 €

8Leuchten freihängend (>1,80m) laufende Meter 1 0,00 € pro qm 0 qm 0,00 €

9Leuchtkörper** (Spiegelflächen) (>1,80m) laufende Meter 0,3 0,00 € pro qm 0 qm 0,00 €

10

Grundreinigung inkl. Einpflege der Steinböden (Eingangsbereiche, Liftbereiche, Sanitärbereiche) 1 0,00 € pro qm 0 qm 0,00 €Grundreinigung der Teppichböden z.B. wegen großflächigen Kaffeeflecken (Shamponieren oder anderes Bedarf 1,00 € pro qm 0 qm 1,00 €

11Lifttüren inkl. Rahmen einseitig reinigen und einpflegen 2 0,00 € pro qm 0 qm 0,00 €

12Kühlschrank abtauen und reinigen 2 0,00 € pro qm 0 Stück 0,00 €

13Küchenschränke ausräumen, reinigen und einräumen 2 0,00 € pro qm 0 Stück 0,00 €

Jahreskosten Gesamt: 2,00 €

Tabelle: Sonderreinigungen mit Turnus > monatlich, inkl. aller Personalkosten, Materialien, Gerätschaf ten, etc.

Hinweise zur Tabelle Sonderreinigungen:- alle qm- Angaben sind Schätzwerte des AG. - Der AN hat bei erstmaliger Druchführung die qm-Werte entsprechend der Vorgaben des AG aufzunehmen und entsprechend der vereinbarten qm-Konditionen in Rechnung zu stellen (Der einmalige Aufwand ist entsprechend einzupreisen)- Zur Leistungskurzbeschreibung gibt die Fotodokumentation weitere Hinweise. Den Zeitpunkt und die tatsächliche Durchführung bestimmt der AG durch Beauftragung- Die tatsächliche Durchführung der Leistung ist vorab anzumelden und nach Durchführung vom AG zeitnah abzunehmen- Das die Sonderreinigung ausführende Personal ist ausschließlich für diese Reinigungsarbeit einzusetzen und ist mit keinen weiteren Aufgaben im Objekt zu beauftragen (z.B. Glasreinigungspersonal)- Die Abrechung erfolgt nur bei erfolgreicher Abnahme. - Die Reingiung der Lüftungsauslässe erfolgt nicht durch das Reinigungspersonal Abb.: Tabelle Sonderleistungen Reinigung

wenn die Kontrollen durch den Bieter nicht regelmäßig und nachvollziehbar durchgeführt werden.

� Die auf Grund der Qualitätskontrollen dokumentierten Ergebnisse und die ggf. ergriffenen Maßnahmen werden an EASA entsprechend weitergegeben. Das kann je nach Wichtigkeit mündlich oder in Schriftform erfolgen (Wochenbericht)

� Jegliche Kontrollen werden zumindest einmal in Papierform im Ordner D4 – Qualitätskontrollen des Bieter direkt nach Durchführung des Kontrollgangs abgelegt.

XXXI. Regelbetrieb Sonderleistungen (Außen/Innen) � Unter Sonderleistungen werden nicht regelmäßige im Sinne von mindestens monatlich oder

direkt durch EASA zu beauftragende Leistungen bezeichnet. � Die Abrechnung erfolgt nicht pauschal, sondern gemäß der tatsächlichen durchgeführten

Leistung (Leistungseinheiten siehe Kalkulationstabelle der Sonderleistungen) und zu den kalkulierten Stundenlöhnen

� Der Bieter hat eine Terminierung der geplanten Sonderleistungen mit dem EASA abzustimmen.

A. Wiederkehrende Grundreinigungen und Wiederkehren de Beschichtungen � Monatlich werden von der Objektleitung stark frequentierte Bereiche begangen und ggf. der

Bedarf an Grundreinigung in den Monatsberichten vermerkt. � In gleicher Weise sollen Hinweise gegeben werden über Bereiche mit z.B. starker

Verschmutzung durch z.B. großflächige Kaffeeflecken. � Die Entscheidung über Durchführung einer Grundreinigung bzw. Oberflächenbeschichtung

erfolgt durch EASA.




Serviceleistungen


Seite: 61 von 83

HINWEIS: Nachfolgend sind die wesentlichen im Zusatz 3 aufgeführten Dokumente in lesbarer Form abgebildet oder wird auf ein entsprechendes Dokument verwiesen! Abb.: Revierplan (siehe ANLAGE II – Finanzielles Angebot) Abb.: Raumbuch und Reviereinteilung (siehe ANLAGE II – Finanzielles Angebot) Abb.: Tabelle Verbrauchsmaterialien Reinigung (siehe ANLAGE II – Finanzielles Angebot) Abb.: Tabelle Verbrauchsmaterialien Catering (siehe ANLAGE II – Finanzielles Angebot) Abb.: Tabelle Sonderleistungen Reinigung (siehe ANLAGE II – Finanzielles Angebot) Abb.: Tabelle Stundenlöhne (siehe ANLAGE II – Finanzielles Angebot)




Serviceleistungen


Seite: 62 von 83

Abb.: Terminplan QM-relevanter Vorarbeiten durch den Bieter




Serviceleistungen


Seite: 63 von 83

Abb.: Terminplan QM-relevanter Vorarbeiten durch den Bieter (Fortsetzung)




Serviceleistungen


Seite: 64 von 83

Abb.: Musterdokument: Wochen- , Monats-, Quartalsbericht




Serviceleistungen


Seite: 65 von 83

Abb.: Musterprozess Abrechnung




Serviceleistungen


Seite: 66 von 83

Abb.: Musterdokument Nutzerinformation Sanitäraushang




Serviceleistungen


Seite: 67 von 83

Abb.: Musterdokument Sanitärkontrollblatt

FB.-Nr.:

Logo Seite: 1 von 1

gültig ab: 01.01.2010

Version: 1

Uhrzeit Name der

Reinigungskraft Unterschrift Uhrzeit

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31


Qualitätsmanagement für den Bereich Reinigung

Sanitärkontrollblatt

Kontrolliert durch Vorarbeiter/in der Reinigungskraft

Direkt nach erfolgter Reinigung bzw. Kontrolle sind die jeweiligen Felder von den entsprechenden Personen auszufüllen!Mitarbeiter des AG können bei Kontrollgängen die leergebliebenen Felder durchstreichen und protokollieren durch Ihre Unterschrift!




Serviceleistungen


Seite: 68 von 83

Abb.: Musterdokument: Nutzerinformationsschreiben-Vertragsbeginn




Serviceleistungen


Seite: 69 von 83

Abb.: Musterdokument Gefahrstoffkataster




Serviceleistungen


Seite: 70 von 83

Abb.: Musterdokument Servicebuch

FB.-Nr.:

Seite: 1 von 1

gültig ab: 01.01.2010

Version: 1

AG-Nutzer: Hinweise, Defizite der Reinigung (handschriftlicher Eintrag)

Mitteilungen an das für diesen Bereich verantwortli che Reinigungspersonal

AN-Erledigung bzw. Kenntnisnahme erfolgt*


Qualitätsmanagementfür den Bereich Reinigung

*Haken an jede Position, zum Schluß Namen, Datum und Unteschrift




Serviceleistungen


Seite: 71 von 83

Abb.: Musterdokument Informationsaushang für Reinigungskräfte Putzkammer (nur Auszug aus einer Aufzählung)




Serviceleistungen


Seite: 72 von 83


Kontroll- und Malus-Regelung

XXXII. Allgemeine Vorbemerkung

A. Grundsätzliches über die Kontroll- und Malusrege lung � Die Kontroll- und Malusregelung resultiert aus der Erkenntnis, dass sich

Qualitätsabweichungen neben den Maßnahmen des Qualitätsmanagements (Zusatz 3) maßgeblich durch regelmäßige Kontrollen und ggf. Maluszahlungen vermeiden lassen bzw. wieder in den Griff bekommen werden.

� Dabei stehen an erster Stelle die regelmäßigen Kontrollen des Bieters, welche durch die Vorarbeiter bzw. Objektleiter regelmäßig durchzuführen sind. Erst an zweiter Stelle stehen die Kontrollen der EASA. Diese werden unregelmäßig durchgeführt und können bei ausgesprochener Zufriedenheit der Nutzer (keine Reklamationen) sogar ganz ausgesetzt werden.

� Kontrollen des Bieters und EASA sollen auf jeden Fall sicherstellen, dass gerechtfertigte Beschwerden des Nutzers auf ein Minimum reduziert werden.

� (Hinweis zur Bonusregelung: Diese wäre für EASA aus zwei Gründen problematisch: a) Wie kann sichergestellt werden, dass Bonuszahlungen auch wirklich beim ausführenden Personal ankommen. b) Um Bonuszahlungen auszuweisen, müsste EASA stets Kontrollmaßnahmen durchführen (hoher Aufwand). Und genau dies ist eigentlich nicht im Sinne der EASA. Aus besagten Gründen hat sich darum EASA gegen Bonus und nur für eine Malusregelung entschieden.)

B. Allgemeine Hinweise zur Durchführung der Kontrol len � Der Bieter schuldet EASA die vertraglich vereinbarten Leistungen. � Grundsätzlich können Kontrollen dieser Leistungen zu jeder Zeit durchgeführt werden. � Die Kontrollen bezeihen sich hierbei nicht nur auf die geschuldeten Reinigungsleistungen

(Qualität, Durchführungszeitpunkt), sondern auch auf die Vereinbarungen wie z.B. ordnungsgemäße Arbeitskleidung, Schulungen, Zeiterfassung, Tarifentlohnung etc..

� Unterschieden wird das Kontrollergebnis in zwei verschiedenen Defizit-Kategorien: - Beanstandungen sind kleinere Defizite, bei der zunächst noch keine Malus im Sinne einer

finanziellen Vertragsstrafe (Rechnungsabzug) ausgelöst wird. Wiederholt sich innerhalb von zwei Wochen die Beanstandung an gleicher Stelle bzw., im gleichen Revier wird daraus jedoch eine Reklamation.

- Reklamationen sind schwerwiegende Defizite, bei der ein Malus im Sinne einer finanziellen Vertragsstrafe ausgelöst wird.

� Bei den Kontrollen der Reinigungsleistungen durch EASA ist eine Verfälschungen des Kontrollergebnisses zu vermeiden, indem die Kontrollen weitestgehend vor erneuter Nutzung des Raums bzw. Bereichs abgeschlossen sein sollten. Insofern kann es für verschiedene Raumgruppen unterschiedliche „Kontrollzeitkorridore“ geben (Beispiele): - Büro / Bei Abendreinigung – Kontrolle noch am Abend oder vor dem Betreten der Nutzer - Zwischenreinigung Sanitärbereich tagsüber / Kontrolle innerhalb 30 min.

� Bei Hinweisen bzw. Beschwerden von Nutzern ist ebenfalls auf eine möglichst eindeutige Zuordnung zu achten (Beispiele):




Serviceleistungen


Seite: 73 von 83

- Anruf um 14 Uhr wegen vollem Mülleimer - keine eindeutige Zuordnung und damit keine dem Bieter anzulastende Beanstandung bzw. Reklamation!

- Anruf um 14 Uhr wegen vollem Mülleimer und Hinweis, dass das Einzelbüro erstmalig um 13.30 betreten wurde - klare Zuordnung und damit eindeutige Beanstandung bzw. Reklamation zu Lasten des Bieters!

� Jegliche Beanstandungen und Reklamationen sind dem Bieter auf schriftlichem Wege per E-Mail, Notiz, Kopie - siehe Kontrollbögen im Anhang- zu übermitteln. Der Bieter ist verpflichtet die damit verbundenen Maßnahmen einzuleiten und den Vorgang entsprechend zu dokumentieren und abzulegen.

XXXIII. Beanstandungen und Reklamationen (Defizite Reinigungsleistungen und vertragliche Vereinbarungen)

A. Ausgelöst durch EASA

1. Kontrollvorgaben Unterhaltsreinigung � Entsprechend der Revierplanung führt EASA stichprobenartige Kontrollen durch und bewertet

die Reinigungsleistung nach dem Schulnotenprinzip. � Obwohl sich EASA einer gewissen Subjektivität dieser Kontrollen bewusst ist, hat die

Erfahrung gezeigt, das Reviere selten nur ein „bisschen“ schlecht gereinigt wurden; z.B. Papierkörbe wurden entweder geleert oder nicht geleert. Insofern ist EASA stets bemüht vor allem offensichtliche und objektiv nachvollziehbare Defizite aufzulisten.

� Beispiele für wirkliche Defizite sind: o Griffspuren o Wischspuren auf Boden und

Einrichtung o Flecken von Getränken und

Speisen o Wassergebundener

Straßenschmutz o Kaugummi o Strichverschmutzungen durch

Schuhwerk o Gummiabrieb durch

Gegenstände o Ablagerungen von mineralischen

Verschmutzungen (z. B.: Kalk, Rost)

o Graffitiverschmutzungen (soweit nicht mit handelsüblichen Reinigungsmitteln entfernbar)

o Verschmutzungen/Griffspuren an Einrichtungen, Flächen, Trennwände (unter 1,80 m)

o Wollmäuse o Spinnweben o Streugut vom Winterdienst o Sand / kleine Steinchen o Laub o Papierknäuel / -schnipsel o Papp- / Getränkebecher,

Einmalgeschirr o Flaschen und Gläser,

Getränkedosen o Staub o Blütenstaub o Haare o Leere Verbrauchs-

materialienspender, wie z.B.: Seife, Papierhandtücher, Toilettenpapier

o Nicht geleerte Müllbeutel

� Die Kontrollbögen sind so angefertigt worden, dass Sie ein zügiges Ausfüllen sicherstellen und den Fokus auf das Auffinden von wirklichen Defiziten lenken!

� Hinweise zum Ausfüllen der Kontrollbögen: - Die Reinigungskontrollformulare müssen den Durchführungszeitpunkt und den

Durchführenden eindeutig wiedergeben.




Serviceleistungen


Seite: 74 von 83

- Die Reinigungskontrollformulare müssen im Sinne der Kontrollmaßnahme von EASA nicht vollständig ausgefüllt werden, wenn einzelne Defizite bereits eine Reklamation auslösen.

� Entsprechend der Vorgaben auf den Kontrollbögen werden aus den Defiziten, Beanstandungen bzw. Reklamationen.

2. Kontrollvorgaben von vertraglichen Vereinbarunge n

� Entsprechend der Checkliste auf den Kontrollbögen für vertragliche Regelungen führt EASA stichprobenartige Kontrollen durch und bewertet diese mit erfüllt bzw. nicht erfüllt.

� Obwohl sich EASA einer gewissen Subjektivität dieser Kontrollen bewusst ist, hat die Erfahrung gezeigt, dass auch vertragliche Vereinbarungsdefizite entweder eingehalten werden oder eben nicht; z.B. Ausweis wird getragen oder nicht getragen. Insofern ist EASA stets bemüht vor allem offensichtliche und objektiv nachvollziehbare Defizite aufzulisten.

� Beispiele für wirkliche Defizite sind ( EASA kann zu jeder Zeit Ergänzungen vornehmen):

Verstöße gegen die ordnungsgemäße Durchführung der Reinigungsvorgaben

Anzahl der Reinigungskräfte und deren Anwesenheitsstunden unterschreitet die vertraglichen Mindestanzahl

Reinigungskraft trägt keine Arbeitskleidung

Reinigungskraft trägt keinen Ausweis mit Lichtbild

Schulungsplan wird nicht eingehalten Einweisungen sind nicht

durchgeführt worden Reinigungskräfte arbeiten ohne

Zeiterfassung Vier-Farb-System wird nicht

eingehalten Reinigungsverfahren werden nicht

eingehalten Vereinbarte Reinigungsmittel werden

nicht verwendet Fehlende Kontrollen des Bieters

gemäß den Mindestanforderungen Verstöße u.a. gegen das Entsendegesetz

Fehlerbehaftete Führung der Personalarbeitskarte Kein Urlaubsgeld bezahlen

Unter Tarif bezahlen Falsche Stundenangabe in der

Stundenliste Nicht angemeldetes Personal

beschäftigt Lohnzuschläge nicht bezahlen

Verstöße gegen vertraglich vereinbarte QM- und Dokumentationsvorgaben

Qualitätskontrollen nicht einhalten Keine Einweisung oder Schulungen Keine Einweisung in

objektspezifische Sicherheitsregeln Keine Einweisung im Umgang mit

Gefahrstoffe Keine Einweisung in elektrisch

betriebene Reinigungsgeräte Keine Reinigungspläne erstellt Arbeiten ohne eine Arbeitsfreigabe

Verstöße gegen Umwelt- und Arbeitsschutz

UVV – Vorschriften verstoßen Ggf. Arbeiten ohne

Schutzbekleidung, Schuhe, Schutzbrille, Helm

Arbeiten ohne Sicherheitseinrichtungen (Fensterreinigung)

Umweltauflagen allgemein und/oder der EASA nicht beachtet

Abwassereinleitverordnung nicht beachtet

Keine Mülltrennung Keine umweltschonenden

Reinigungsmittel verwendet Falscher Transport / falsche

Lagerung der Reinigungsmittel Verstöße gegen Treu und Glauben




Serviceleistungen


Seite: 75 von 83

Versuch von Täuschungen (Personaleinsatzzeiten, Leistungsnachweise)

Nachträgliches Ausfüllen von Kontrollblättern und anderen Kontrolldokumenten

Treffen von vorsätzlichen Falschaussagen zu Reinigungszuständen, Personaleinsatz und Leistungsdurchführung u.s.w.

� Die Kontrollbögen sind so angefertigt worden, dass Sie eine zügiges Ausfüllen gewährleisten

und den Fokus auf das Auffinden von wirklichen Defiziten lenken! � Hinweise zum Ausfüllen der Kontrollbögen:

- Die Kontrollbögen für vertragliche Leistungen müssen den Durchführungszeitpunkt und den Durchführenden eindeutig wiedergeben.

- Die Reinigungskontrollformulare müssen im Sinne der Kontrollmaßnahme von EASA nicht vollständig ausgefüllt werden, wenn einzelne Defizite bereits eine Reklamation auslösen.

� Entsprechend der Vorgaben auf den Kontrollbögen werden aus den Defiziten, Beanstandungen bzw. Reklamationen

3. Folgen von Beanstandungen und Reklamationen

� Beanstandungen und Reklamationen der EASA können nachfolgende Sachverhalte auslösen: - Hinweis / Information zur Verhaltensänderung - Eine Nachreinigung bzw. ein Abstellen des Defizit innerhalb einer vertraglichen

Vereinbarung - Eine oder mehrere Reklamationen und damit Maluszahlungen durch EASA.

4. Nachreinigung / Abstellen der Defizite

� Der Bieter wird aufgefordert, die ihm mitgeteilte Defizite je nach Dringlichkeit und Durchführbarkeit umgehend bzw. innerhalb von 24 Std. nach Informationszugang zu beheben bzw. abzustellen.

� Eine Nachreinigung bzw. abgestellte Defizite werden vom Bieter im gleichen Kontrollbogen vermerkt und an EASA innerhalb von 24 Std. nach Zugang zurückgegeben.

� Sind die Nach-Reinigungsarbeiten vom Bieter nicht entsprechend der vereinbarten Leistungsbeschreibung in einen befriedigenden Zustand erbracht worden, so kann EASA verlangen, dass durch eine nicht zu vergütende Sonderreinigung der ursprüngliche Zustand wieder hergestellt wird. In diesem Falle erhält der Bieter von EASA für die nicht ordnungsgemäße Nachreinigung eine weitere Reklamation. Achtung: Dieser Vorgang kann sich mehrmals wiederholen!

� Werden Defizite innerhalb der vertraglichen Vereinbarungen vom Bieter nicht entsprechend abgestellt kann EASA eine weitere Reklamation aussprechen, wenn dem Bieter eine Abstellen bis zu diesem Zeitpunkt möglich gewesen wäre. Achtung: Dieser Vorgang kann sich mehrmals wiederholen!

5. Terminüberschreitungen

� Reinigungsleistungen aber auch Leistungsvereinbarungen wie z.B.: Schulungen, Werkzeugprüftermine, die nicht monatlich durchgeführt werden, sind vom Bieter in einem Terminplan zu dokumentieren und entsprechend abzuleisten.

� Der Bieter hat umgehend nach Durchführung der EASA um Abnahme bzw. Bestätigung dieser Leistung schriftliche anzufragen. Eine nicht erfolgreiche Abnahme (Mangel, zu späte Aufforderung zur Leistungsabnahme, etc.) kann von Seiten der EASA als Beanstandung oder Reklamation bzw. Nichtleistung angezeigt werden – Ermessensspielraum der EASA.




Serviceleistungen


Seite: 76 von 83

� Erfolgt innerhalb der Woche des geplanten Durchführungstermins keine Reinigungsleistung bzw. Leistungserbringung (z.B. Schulung) und hat der Bieter dies der EASA nicht begründet angezeigt, so wird diese als unabhängig von „Vergessen“ oder „bewusster Nichtleistung“ ebenfalls als Reklamation gewertet.

� Die Regelungen der Nachreinigung / Abstellen der Defizite gelten analog.

6. Dokumentation der Kontrollprozessschritte � Der gesamte Kontrollprozess inkl. der Malusauswirkungen zwischen EASA und Bieter ist in

den Dokument-Anhängen skizziert. Dieses Schaubild soll stets einvernehmlich zwischen EASA und Bieter aktualisiert werden.

7. Rechtsverbindlichkeit der Maluszahlungen / Schli chtungsprozedere

a) Anerkennung / Rechtsverbindlichkeit � Meldet EASA eine oder mehrere Reklamationen an den Bieter, hat dieser anschließend die

Option die Reklamationen stillschweigend anzuerkennen oder innerhalb von 24 Std. nach Zugang eine entsprechende Stellungnahme abzugeben.

� Reklamationen - dokumentiert in den jeweiligen Kontrollbögen - , gegen die der Bieter innerhalb von 24 Std. nach Zugang in seiner Stellungnahmen keinen ausdrücklichen Einspruch geltend macht, werden als rechtsverbindlicher Malus mit der entsprechenden Pflicht der Maluszahlung angesehen.

� EASA kann auswählen, ob er: - die Monatsvergütung zunächst gemäß der anerkannten Malus-Anzahl abrechnet und

später nach Klärung eine entsprechende Rückvergütung vereinbart - die Monatsrechnung zunächst ohne bereits anerkannte Malus-Anzahl abrechnet und später

nach Klärung eine entsprechende Rückvergütung vereinbart - die Monatsabrechnung bis zur Malusklärung komplett aussetzt und erst später nach

Klärung entsprechend vergütet.

b) Möglichkeit des Einspruchs � Bei Einspruch der EASA bleibt die Reklamation und damit der Malus zunächst „unter

Klärungsbedarf“. In der ersten Woche nach Monatsende werden in einer „Schlichtungssitzung“ zwischen EASA und Bieter alle Reklamationen „unter Klärungsbedarf“ besprochen mit dem Ziel eines einvernehmlichen Ergebnisses. Einigt man sich auf die Rechtsverbindlichkeit einer oder mehrerer Reklamation, werden entsprechende Maluszahlungen rückwirkend abgerechnet

� Kommt es zu keiner einvernehmlichen Regelung zwischen EASA und dem Bieter, wird der Durchschnittliche Maluswert der letzten 6 Monate vereinbart, sofern dieser höher als alle unstrittigen Reklamationen des Monats ist. In den ersten sechs Monaten seit Vertragsbeginn gelten die durchschnittlichen Werte der letzten 3 Monate.

� Kommt es im Jahr mehr als zweimal zu keiner einvernehmlichen Regelung wird ein neutraler externer Reinigungskontrolleur - auf den sich EASA und Bieter geeinigt haben - für max. 6 Wochen mit max. 6 unangemeldeten Kontrollen (ca. 2-3 Std. pro Kontrolle) hinzugezogen. EASA und Bieter werden 30 min. vor der jeweiligen Kontrolle über diese informiert und können diese begleiten. In einer Abschlussbesprechung sollen die Ergebnisse der externen Stelle auf das Bewertungsverhalten von EASA und Bieter maßgeblich Einfluss nehmen. Die Kosten der externen Stelle hat der Bieter zu tragen.

� (ACHTUNG: Außerordentlicher Kündigungsgrund) Scheitern eine weitere monatliche Malus-Schlichtungssitzungen im gleichen Jahr kann EASA entweder erneut einen neutralen externen Reinigungskontrolleur hinzuziehen oder aber auch von seinem Kündigungsrecht auf Grund




Serviceleistungen


Seite: 77 von 83

keiner gemeinsamen Basis einer Zusammenarbeit entsprechend der vertraglich vereinbarten Kündigungsfristen Gebrauch machen.

B. Ausgelöst durch die Nutzer des Gebäudes � Alle vom Nutzer gegenüber dem EASA in mündlicher, telefonischer oder schriftlicher Form

geäußerten Defizite können ebenso mündlich, telefonisch oder schriftlich an den Bieter weitergeleitet werden (mit den entsprechenden Folgen wie z.B. Nachreinigung, etc.)

� Mängelmeldungen der Nutzer können von EASA wie selbstdurchgeführte Kontrollen gewertet werden / additiv zu den eigenen. Da eine berechtige Nutzer-Mängelmeldung wesentlich schwerer wiegt als eine Defizite bei einer Kontrolle der EASA, bleibt es im Ermessensspielraum der EASA, ob er die Mängelmeldung des Nutzers lediglich als Beanstandung oder gar als Reklamation wertet. Voraussetzung ist die entsprechende Dokumentation im Kontrollbogen – Nutzerhinweise

� Die Dokumentation im Kontrollbogen – Nutzerhinweise läuft analog der Dokumentation im Kontrollbogen Unterhaltsreinigung.

� Regelungen aus dem vorangegangenen Abschnitt A finden in gleicher Weise Anwendung.

XXXIV. Malusreglungen aus Beanstandungen und Reklam ationen

A. Malusregelungen auf Reinigungsleistungen

1. Anzahl der Kontrollen und daraus resultierenden Reklamationen � Malusauslösende Etagenkontrollen dürfen von EASA maximal 8-mal pro Monat durchgeführt

werden. Pro Etagenkontrolle dürfen maximal drei Etagen geprüft werden. Damit ist die Anzahl von möglichen Reklamationen auf Reinigungsleistungen – abgesehen von Reklamationen ausgelöst durch den Kunden oder erneute Reklamation auf Grund z.B. nicht erfolgter Nachbesserung – zunächst auf 24 Reklamationen begrenzt.

� Die Anzahl von lediglich „Nachbesserungsauslösenden“-Etagenkontrollen durch EASA ist nicht beschränkt.

2. Maluszahlungen

� Gestaffelt nach Anzahl der Reklamationen pro Monat wird die Monatsgesamtrechnungssumme (Monatspauschale ohne gesondert beauftragte Leistungen wie Sonderleistungen, Material, etc.) im entsprechenden Monat wie folgt gekürzt: - Bis zu 2 Reklamationen 2 % - Bis zu 5 Reklamationen 5 % - Bis zu 7 Reklamationen 7 % - Bis zu 10 Reklamationen 10 % - Ab 10 Reklamationen 15 %

� Der maximale Abzug an Malusprozenten für Reinigungsleistungen ist auf 15 % pro Monat der Monatsgesamtrechnungssumme begrenzt.

� Schwankungen in den monatlichen Malusabzügen für Reinigungsleistungen und vertragliche Vereinbarungsdefizite (0-25%) sollten aufsummiert eine Reduzierung der diesbezüglichen Jahresvergütung um 5% in Summe über das Jahr gerechnet nicht überschreiten (Hintergrund: Dauerhafte Schlechtleistung und vertragliche Defizite sind von EASA nicht zu akzeptieren – siehe Kündigung wegen Schlechtleistung und vertraglicher Defizite / Ein Abzug von mehr als 5% der diesbezüglichen Auftragssumme kann unter Umständen juristisch anfechtbar sein).




Serviceleistungen


Seite: 78 von 83

Abb.: Kontrollprozess AG/AN

B. Malusregelungen bei Verstößen gegen vertragliche Vereinbarungen

1. Anzahl der Kontrollen und daraus resultierenden Reklamationen � Malusauslösende Kontrollen der vertraglichen Regelungen dürfen von EASA maximal 5-mal

pro Monat durchgeführt werden. Damit ist die Anzahl von möglichen Reklamationen auf vertragliche Regelungen – abgesehen von Reklamationen ausgelöst durch den Kunden oder erneute Reklamation auf Grund nicht erfolgter Nachbesserung – zunächst auf 25 Reklamationen begrenzt.

� Die Anzahl von „Nachbesserungsauslösenden“-Kontrollen der vertraglichen Regelungen durch EASA ist nicht beschränkt.

2. Maluszahlungen

� Gestaffelt nach Anzahl der Reklamationen pro Monat wird die Monatsgesamtrechnungssumme (Monatspauschale ohne gesondert beauftragte Leistungen wie Sonderleistungen, Material) im entsprechenden Monat wie folgt gekürzt: - Bis zu 2 Reklamationen 2 % - Bis zu 5 Reklamationen 5 % - Bis zu 7 Reklamationen 7 % - Bis zu 10 Reklamationen 10 %

� Der maximale Abzug an Malusprozenten für vertragliche Vereinbarungsdefizite ist auf 10 % pro Monat der Monatsgesamtrechnungssumme begrenzt.

� Schwankungen in den monatlichen Malusabzügen für Reinigungsleistungen und vertragliche Vereinbarungsdefizite (0-25%) sollten aufsummiert eine Reduzierung der diesbezüglichen Jahresvergütung um 5% in Summe über das Jahr gerechnet nicht überschreiten (Hintergrund: Dauerhafte Schlechtleistung und vertragliche Defizite sind von EASA nicht zu akzeptieren – siehe Kündigung wegen Schlechtleistung und vertraglicher Defizite / Ein Abzug von mehr als 5% der diesbezüglichen Auftragssumme kann unter Umständen juristisch anfechtbar sein).

� Die Kürzung erfolgt ab dem Zeitpunkt der Anzeige für den aktuellen Monat und bei Beibehaltung des Verstoßes für die Dauer des Verstoßes.

XXXV. Dokument-Anhänge � Hinweis: Alle Dokumente sind in lesbarer Form am Ende

des Zusatz 4 abgebildet.

A. Dokument-Anhang: Kontrollprozess EASA/Bieter

� Der Kontrollprozess EASA/Bieter soll stets in aktualisierter Form vorliegen. Änderungen können von EASA wie auch Bieter durchgeführt werden. Stets jedoch in beiderseitigem Einvernehmen.

B. Dokument-Anhang: Kontrollprozess Bieter � Der Kontrollprozess Bieter soll stets in aktualisierter Form

vorliegen. Änderungen können von EASA wie auch vom Bieter durchgeführt werden. Stets jedoch in beiderseitigem Einvernehmen. Die Mindestanforderungen, die EASA an die Kontrollen des Bieters stellt sind in der Anlage 3 Qualitätsmanagement geregelt- Der Kontrollprozess ist




Serviceleistungen


Seite: 79 von 83

nach Vertragsschluss vom Bieter in diesen Anhang einzufügen.

C. Dokument-Anhang: Kontrollbogen Unterhaltsreinigu ng � Der Kontrollbogen Unterhaltsreinigung soll stets in aktualisierter Form vorliegen. Änderungen

können von EASA wie auch Bieter durchgeführt werden. Stets jedoch in beiderseitigem Einvernehmen.

D. Dokument-Anhang: Kontrollbogen Vertragliche Vere inbarungen � Der Kontrollbogen Vertragliche Vereinbarungen soll stets in aktualisierter Form vorliegen. � Änderungen können von EASA zu jeder Zeit durchgeführt werden. Diese sind dem Bieter

entsprechend mitzuteilen.

E. Dokument-Anhang: Kontrollbogen Nutzerbeschwerde (Unterhaltsreinigung und/oder Vertragliche Vereinbarung)

� Der Kontrollbogen Nutzerbeschwerde ist ein Musterformular, welches von EASA zu jeder Zeit geändert werden kann. Diese sind dem Bieter entsprechend mitzuteilen.

Unterhaltsreinigung Nutzerbeschwerde Vertragliche Vereinbarungen

Abb.: Kontrollbögen HINWEIS: Nachfolgend sind alle aufgeführten Dokumente in lesbarer Form abgebildet

FB.-Nr.:

Seite:

gültig ab:

Version:

Checkliste - Vertragliche Vereinbarungen

Gebäude / Etage:___________ Datum:___________ Uhr zeit-Beginn:___________ Uhrzeit-Ende:___________

Durchführender / Teilnehmer:_______________________ ____________________________________________

Kontrollmaßnahme* Bemerkung

Facility ManagementFormular 1 von 1

Kontrollbogen 01.01.2010

Unterhaltsreinigung 1

lfd.Nr. Kon

trollie

rt

O.K.

Rekla

mat

ion

Eintragungen vom AN


Kontrollmaßnahme* Bemerkung

1

2

3

4

5

Anzahl:

Unterschrift AG: ______________________ Unterschrift AN:________________________

Verstöße gegen Treu- und Glauben

Verstöße gegen vertraglich vereinbarte QM- und Dokumentationsvorgaben

Verstöße gegen Umwelt- und Arbeitsschutz


Verstöße u.a. gegen das Entsendegesetz

Legende*Vorgaben für einzelne Kontrollmaßnahmen / siehe Vertragsunterlagen

Bemerkungen AG / AN

FB.-Nr.:

Seite:

gültig ab:

Version:

Eintragungen vom AN

Nutzerhinweise vom _____________ (Datum)

nachfolgende Nutzerhinweise sind bei uns heute pers önlich, telefonisch, schriftlich bzw. per E-Mail be i uns eingegangen. Wir haben die Defizit überprüft und entsprechend bewertet (Hinwei se / Beschwerde / Reklamation).

lfd. Nr. Etage Raum-Nr.

V=Vol lS=Sicht

R-Art:

Einzelbewertung nach Schulnoten 1-6 Beurteilung




Raumart * Müllei

mer

/ Sei fe

nspen

der /

Han

dtuc

hhal

ter /

Toil

ettenp

apie

r

Hauptn

utzko

mpone

nten (

Tisch,

Stuhl,

Toil

etten,

Sitz

grupp

en, etc

.)

Boden

Rest li

ches

Inve

ntar

Wän

de / D

ecken

/ Tü re

n / V

ergl

asung

Schw

er e

inseh

bare

r Ber

e ich

Ggf. Hinweis: Raum

note*

*

Man

gel (Note

3,5 -

4,5)

Raum-R

eklam

ation

(Note 5-

6)

lfd. Nr. Etage Raum-Nr.

V=Vol lS=Sicht

R-Art:

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Gesamtnote / Anzahl:

Etagenreklamation***:


Bemerkungen AG / AN

FB.-Nr.:

Seite:

gültig ab:

Version:

E intragungen vom AN

Checkliste - Reinigungskontrolle - Etage

Gebäude / Etage:___________ Datum:___________ Uhr zeit-Beginn:___________ Uhrzeit-Ende:___________

Durchführender / Teilnehmer:_______________________ ____________________________________________

lfd. Nr. Raum-Nr.

V=Vol lS= Sicht

R-Art :

Einzelbewer tung nach Schulnoten 1-6 Beurteilung




Raumart * Müll

eimer

/ Se ife

nspe

n der /

Han

d tuch

halt e

r / T

o ilette

n papi e

r

Haupt

nutzk

omponen

ten (

Tisch

, Stu

hl, T

o ilette

n , Sitz

g ruppe

n, et

c.)

Boden

Rest li c

hes I

nventa

r

Wän

de / D

ecke

n / Tü

ren

/ Ver

glas

ung

Schwer

eins eh

barer

Bereich

Ggf. Hinweis: Raumnote**

Mang

el (Note

3,5

- 4,5

)

Raum-R

eklam

ation

(Note

5-6)

lfd. Nr. Raum-Nr.

V=Vol lS= Sicht

R-Art :

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Gesamtnote / Anzahl:

Etagenreklamation***:


Kontrollvorgabe pro Etage (max, 13 Räume). Z.B.:-2-3 Toiletten (Herren/Damen)-2 -4 Büros, Besprechung (Vollreinigung)-2 -4 Büros, Besprechung (Sichtreinigung)-Flurbereich (mindest 10 Meter Länge) oder Treppen-Eingangsbereich/Liftbereich- Technikräume

Bemerkungen AG / AN




Serviceleistungen


Seite: 80 von 83

Abb.: Kontrollprozess EASA/Bieter




Serviceleistungen


Seite: 81 von 83

Abb.: Kontrollbögen - Unterhaltsreinigung




Serviceleistungen


Seite: 82 von 83

Abb.: Kontrollbögen - Nutzerbeschwerde




Serviceleistungen


Seite: 83 von 83

Abb.: Kontrollbögen – Vertragliche Vereinbarung

Documents

Angaben zur technischen und organisatorischen …...Unterhaltsreinigung Glasreinigung Sonderreinigungen und Zusatzleistungen Catering bzw. Servierservice Ausschreibung EASA.2010.OP.08