Anleitung - snets.it Projekthandbuch.pdf · In MS-Excel XP ist diese standardmäßig auf hoch gesetzt. Um das projekthand- Um das projekthand- buch.xl sinnvoll nutzen zu können,

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Anleitung

Allgemeine Informationen zur Anleitung

» Diese Anleitung ist eine Erläuterung zum Umgang mit dem Excel-Sheet projekthandbuch.xl, welches ein Hilfsmittel zur Unterstützung kleiner und mittlerer Projekte ist (x-large projects, im Gegensatz zu projekt-ähnlichen Aufgaben für die das projekthandbuch.xs entwickelt wurde).

» Die Anleitung basiert auf folgender Software: - Microsoft Excel 2000 (oder höher) - Visual Basic (in MS Office inkludiert)

» Das Copyright verbleibt sowohl für die Anleitung als auch das Produkt selber bei der next level holding. Soweit keine spezielle Nutzungsvereinbarung getroffen wurde, dürfen keine next level logos oder Schriftzüge entfernt oder verändert werden. Detaillierte Informationen zum Nutzungsrecht finden Sie im Internet, Sie können sich aber auch an unsere Mitarbeiter wenden.

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Inhaltsverzeichnis

Zentrale User Informationen _______________________________________________________________5

Zentrale Administrator Informationen ________________________________________________________7

Symbolleiste installieren / deinstallieren ______________________________________________________9

Step 1: Deckblatt _______________________________________________________________________11

Step 2: Inhalte _________________________________________________________________________12

Step 3: Projektabgrenzung und Projektauftrag ________________________________________________13

Step 4: Projektkontext ___________________________________________________________________14

Step 5: Ergebnisplan ____________________________________________________________________15

Step 6: Leistungsplanung ________________________________________________________________16

Step 7: Projektorganisation _______________________________________________________________19

Step 8: Terminplanung __________________________________________________________________21

Exkurs: Netzplantechnik _________________________________________________________________23

Step 9: Ressourcen- bzw. Personaleinsatzplanung ____________________________________________24

Step 10: Kostenplanung _________________________________________________________________26

Step 11: Projektkommunikation und -spielregeln ______________________________________________29

Step 12: Projektrisiko____________________________________________________________________31

Step 13: Planung abschließen ____________________________________________________________32

Step 14: Leistungs-, Termin-, Ressourcen- u. Kostencontrolling __________________________________34

Step 15: Fortschrittsbericht _______________________________________________________________37

Step 16: TO-DO Liste ___________________________________________________________________38

Step 17: Abschlussbericht________________________________________________________________39

Customizing des projekthandbuch.xl durch next level consulting__________________________________40

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Quick Introduction – der Schnelleinstieg

PHB-USER

>> WICHTIG << >> WICHTIG <<

Der Schnelleinstieg eignet sich nur für erfahrene Projektmanager, die sowohl ein fundiertes PM-Methoden Wissen, als grundlegende PC-Kenntnisse (vor allem MS-Excel) haben. Der Schnelleinstieg hilft jedoch auch dem Einsteiger sich Überblick über die wesentlichsten Elemente und das grundsätzliche Vorgehen zu ver-schaffen. >> WICHTIG << >> WICHTIG <<

» Das projekthandbuch.xl nutzt VBA (Visual Basic for Applications). Daher müssen die Makros beim Öffnen aktiviert werden.

» Im projekthandbuch.xl ist die Vorlagenstruktur mit den Projektdaten verbunden. Dies hat den Vorteil, dass grundsätzlich keine spezifische Software installiert werden muss, jedoch den Nachteil, dass eine unsachgemäße Anwendung die Funktionalität der Vorlage beeinträchtigen kann. Es dürfen daher keine gesamten Zellen gelöscht werden (auch nicht durch Verschieben von Zellenblöcken mittels Maus). Zur Steigerung der Usability kann eine spezifische Symbolleiste installiert werden.

» Grundsätzlich werden Eintragungen in den mit schwarzer Schrift hinterlegten Feldern vorgenommen. Die Farbe grün bezieht sich tendenziell auf den Basisplan.

» Tragen Sie am Deckblatt die zentralen Informationen ein. Falls Sie die Importfunktion des projektportfo-lio.xs nutzen, ist vor allem der eindeutige Projektcode bedeutsam. Ebenso hat das Datum mehrere Kon-sequenzen: hinsichtlich automatischer Ressourcenverteilung, Fortschrittsbericht oder To-Do Liste. Am Deckblatt kann auch ein Projekt-Logo eingefügt werden.

» Im Tabellenblatt “Content” können Sie die Methoden, die in Ihrem Projekt relevant sind auswählen, danach unnötig gewordene Tabellenblätter werden ausgeblendet.

» Hinterlegen Sie im Projektauftrag relevante Abgrenzungsinformationen. Beachten Sie jedoch, dass Termine, Hauptaufgaben und Kosten von den Basisplan-Daten der Detailplanung übernommen werden. Die Projektteammitglieder und Projektmitarbeiter werden im Tabellenblatt „Organisation“ hinterlegt.

» Analysieren Sie den zeitlichen, sachlichen und sozialen Projektkontext in den Tabellenblättern „Con-text1“ und „Context2“. Entsprechend der Bewertung werden Projektumwelten auch farblich differenziert. Klicken Sie bei Bedarf den Button „Refresh“ um die Projektumwelt-Grafik zu aktualisieren und neue Leerzeilen zu erhalten.

» Starten Sie im Tabellenblatt „Data“ mit der Leistungsplanung, indem Sie in die vorhandene Struktur Phasen und Arbeitspakete einarbeiten. Nutzen Sie zum einfügen, löschen und verschieben von Arbeits-paketen die spezifische Symbolleiste. Spezifizieren Sie bei Bedarf entsprechende Arbeitspakete im Ta-bellenblatt „WPs“ (wird das Layout deaktiviert, stehen 20 AP-Spezifikationen zur Verfügung).

» Definieren Sie im Tabellenblatt „Organisation“ welche Personen, welche fest definierten Rollen wahr-nehmen und welchen Ressourcenarten diese zugeordnet sind. Klicken Sie bei Bedarf den Button „Re-fresh“ um das Organigramm zu aktualisieren.

» Weisen Sie über das Funktionendiagramm im Tabellenblatt „Data“ den einzelnen Arbeitspaketen die entsprechenden Funktionen der jeweiligen Rollen zu. Vergeben Sie pro Arbeitspaket ein „V“ für die Ver-antwortlichkeit und „M“ für die Mitarbeit. Über die Zuordnung der Personen zu den Ressourcenarten kann das projekthandbuch.xl nun erkennen, bei welchen Ressourcenarten Aufwände zu erwarten wären.

» Editieren Sie die Termine der Arbeitspakete im Tabellenblatt „Data“. Meilensteine werden getrennt im Tabellenblatt „Milestones“ verwaltet. Die Meilensteine erhalten ihre Termine automatisch, sofern sie über den PSP-Code auf ein Arbeitspaket oder eine Phase Bezug nehmen. Der Meilenstein-Bezug lässt sich auch im Projektstrukturplan darstellen.

» Editieren Sie die Aufwände und Kosten im Tabellenblatt „Data“. Die Aufwände sind auf die definierten Ressourcenarten, die Kosten auf die definieren Kostenarten aufzuteilen (wobei die automatischen Kos-

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tenarten sich über die definierten Aufwände und hinterlegten Kostensätze berechnen. Die Planaufwände und -kosten werden zunächst in die Spalte „Aktuell“ eingetragen (davon lässt sich später ein Basisplan speichern).

» Durch das Aktualisieren des Layouts wird auch eine automatische Ressourcenverteilung berechnet. Die Ressourcenverteilung erfolgt linear, differenziert nach Ist- und Restaufwänden auf AP-Ebene. In den Ta-bellenblättern „Personnel“ und „Costs“ finden sich diverse Auswertungen. Während die Ressourcenver-teilung automatisch erfolgt, müssen die Kosten bei Bedarf manuell am Deckblatt verteilt werden.

» Weiters sollen die Kommunikationsstrukturen im Tabellenblatt „Communication“ definiert werden.

» Das Tabellenblatt „Rules“ dient zur Dokumentation projektspezifischer Regeln hinsichtlich Verhalten und Dokumentation. Zu den Spielregeln lassen sich auch passende Grafiken importieren. Klicken Sie einfach auf die erste Spalte der entsprechenden Spielregel und den Button „Icons uploaden“.

» Im Tabellenblatt „Risk“ lässt sich das Projektrisiko kompakt analysieren. Über Risikokosten und Ein-trittswahrscheinlichkeit wird ein Risikobudget berechnet. Diese findet jedoch keine weitere Berücksichti-gung (das Risikobudget müsste manuell in die Kostenstruktur übernommen bzw. verknüpft werden).

» Wurde die Projektplanung abgeschlossen und mit allen Beteiligten abgestimmt, sollte einerseits das Layout aktiviert und ein Basisplan gespeichert werden. Da der Button „Layout Views“ mehrere Aktionen auslöst (Ausblenden von Leerzeilen oder nicht belegten Ressourcenarten, automatische Ressourcenver-teilung, Aktualisierung mehrere Darstellungen) sollte das Layout nach der Eingabe von neuen Projektda-ten jedenfalls aktualisiert werden. Grundsätzlich differenziert sich nur das Layout „OFF“ vom aktivierten Layout. Die verschiedenen Layouts haben sonst nur eine Konsequenz für die Darstellung der Inhalte im Projektstrukturplan.

» Speichern Sie einen Basisplan durch Klicken auf den Button „Save Base Plan“ bei der Auswahl „save“. Dadurch werden aktuelle Termine, Ressourcen und Kosten in die entsprechenden Basiswerte kopiert.

» Das projekthandbuch.xl basiert nicht auf einer Datenbank und kann daher lediglich einen Basisplan in Bezug auf Termine, Ressourcen und Kosten hinterlegen. Sind Zwischenberichte relevant müssen diese ausgedruckt und physisch abgelegt oder unter einem anderen Dateinamen elektronisch abgelegt wer-den. Im Controlling werden nämlich die aktuellen Werte aus der Planung bzw. des letzten Controlling-zyklus überschrieben.

» Das Projektcontrolling erfolgt primär im Tabellenblatt „Data“, soweit sich nicht Ziele oder die Projektor-ganisation verändern. Die aktuellen Werte bei den Terminen (Start und Ende), Ressourcen und Kosten werden einfach überschrieben (soweit es Veränderungen gibt). Bei den Ressourcen und Kosten sollten zusätzlich die tatsächlich angefallenen Aufwände und Kosten in den Ist-Werten erfasst werden.

» In Bezug auf Leistungen empfiehlt es sich neue Arbeitspakete ans Ende der Phase zu stellen und bei nicht mehr erforderlichen Arbeitspaketen einfach den Content zu löschen. Zusätzlich kann ein Leistungs-fortschritt und ein Ampelstatus je Arbeitspaket definiert werden, wobei diese Informationen auch grafisch im Projektstrukturplan deutlich sichtbar dargestellt werden.

» Es empfiehlt sich bei der Veränderung der Projektdaten jedenfalls wieder das Layout zu aktualisieren. Vergessen Sie auch nicht den Stichtag am Deckblatt zu aktualisieren. Es wird automatisch ein Fort-schrittsbericht erstellt und bei Bedarf kann auch eine erweiterte TO-DO Liste verwaltet werden.

» Für den Projektabschluss steht das Tabellenblatt „Close Down“ zur Verfügung. Im Abschlussbericht finden sich Reflexionen zu den Betrachtungsobjekten des Projektmanagements, wobei bei den Zielen die Zielerreichung 4-stufig analysiert werden kann. Im Abschlussbericht findet sich auch eine Listung der Restaufgaben. Der Abschlussbericht sollte inhaltlich mit dem letzten Fortschrittsbericht ergänzt werden.

» Viel Erfolg beim Anlegen Ihres ersten Projekts im projekthandbuch.xl.

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Zentrale User Informationen PHB-USER


Das projekthandbuch.xl verwendet VBA-Routinen. Die Makro-Sicherheitsstufe in MS-Excel muss auf mittel oder niedrig gesetzt sein. In MS-Excel XP ist diese standardmäßig auf hoch gesetzt. Um das projekthand-buch.xl sinnvoll nutzen zu können, müssen die Makros aktiviert werden. Die Sicherheitsstufe der Makros finden Sie in MS-Excel 2000 unter Extras / Makro / Sicherheit / Sicherheits-stufe, in MS-Excel 2002 und 2003 unter Extras / Optionen / Sicherheit / Makrosicherheit / Sicherheitsstufe. Zeigen im projekthandbuch.xl mehrere Zellen den Wert "#Name?" an, ist dies ein typischer Indikator dafür, dass die Makros deaktiviert sind.

Das projekthandbuch.xl enthält viele komplexe Bezüge, Formeln und VBA-Routinen. Um die Funktionalität zu gewährleisten, sind daher die diversen Tabellenblätter grundsätzlich geschützt und der User kann tech-nisch nur dort Daten eingeben, wo dies von der Anwendung her vorgesehen ist. Obwohl technisch editierba-re Zellen identischer Struktur mit der Maus verschoben werden können, dürfen keine Zellen manuell ver-schoben werden (nur mittels Symbolleiste oder Copy-Paste). Durch das manuelle Verschieben verliert das projekthandbuch.xl seine Bezüge und ist eventuell nicht mehr funktionsfähig. Diese unsachgemäße Bedie-nung macht sich beispielsweise durch „####“ in der Spalte PSP-Code im Tabellenblatt „Data“ bemerkbar. >> WICHTIG << >> WICHTIG <<

» Das projekthandbuch.xl wurde konzipiert um kleine und mittlere Projekte mit geringem Personalaufwand und Softwareeinsatz IT-seitig zu unterstützen.

» Systemgrenzen des projekthandbuch.xl (nur durch Customizing veränderbar):

» 10 Ziele (und 10 Nicht-Ziele)

» 10 Phasen

» 25 Arbeitspakete pro Phase (wobei diese nicht weiter strukturiert werden können, die APs müssen sich direkt unter den Phasen befinden)

» 1 Projektauftraggeber (Interner Projektauftraggeber, sowie ein Projektauftraggeber-Gremium mit bis zu 5 Mitgliedern)

» 1 Projektleiter (keine Subteamleiter, jedoch 1 Projektassistent und 1 Projektcoach möglich)

» 12 Projektteammitglieder

» 12 Projektmitarbeiter

» 20 Meilensteine

» 2 Jahren Durchlaufzeit

» 15 Ressourcenarten

» 10 Kostenarten (wovon 3 automatisch über Kostensätze der Ressourcen berechnet werden)

» Ressourcenverteilung über die Zeit erfolgt fest nach Monaten (linear, nach definiertem Modell)

» 34 Projektumwelten

» 50 Projektrisken

» TO-DO Liste mit 250 TO-DOs

» Leistungsfortschrittsmessung in 5 Stufen (0%, 25%, 50% 75%, 100%)

» Statusdefinition in 3 Stufen (grün, gelb, rot)

» 1 Basisplan speicherbar (keine Zwischenpläne, Basisplan kann jedoch überschrieben werden)

» Eintragungen werden auf den, mit blauer Schrift hinterlegten Felder vorgenommen. Grundsätzlich wer-den redundante Eintragungen vermieden und Informationen werden tendenziell in den Blättern wo Sie

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erstmalig auftauchen editiert (Ausnahme: teilweise bezieht der Projektauftrag Informationen aus anderen Blättern).

» Je nach erwarteter Information, können Felder frei editiert werden oder sind beschränkt (z.B.: kann nur eine Zahl eingetragen werden oder ein Wert aus einer Drop-Down Liste).

» Das projekthandbuch.xl ist grundsätzlich eine professionelle Vorlage mit entsprechenden Bezügen und grafischer Datenaufbereitung. Neben der Erweiterung der Excel-Funktionen gibt es jedoch auch wenige Buttons die über VBA-Routinen Grafiken aktualisieren und Kalkulationen durchführen. Ebenso lässt sich optional eine Symbolleiste installieren die entsprechende VBA-Routinen ansteuert. Nach diversen Da-teneingaben lassen sich daher einzelne PM-Methoden/Blätter einzeln aktualisieren bzw. nach Abschluss der Detailplanung das Gesamtlayout neu aufzubauen (siehe Step 13: Planung abschließen).

» Obwohl das projekthandbuch.xl grundsätzlich multilingual ist, werden nur Feldbezeichnungen und Über-schriften umgewandelt. Der zu editierende Text, Blatt- und Iconbeschriftungen, Eingabe- und Fehlermel-dungen stehen nur in Englisch zur Verfügung. In der Standardversion sind lediglich "deutsch" und "eng-lisch" hinterlegt, über einfache Vokabeltabellen können jedoch jederzeit weitere Sprachen ergänzt wer-den.

» Das projekthandbuch.xl schließt nicht alle potentiellen Anwendungsfehler von Usern aus bzw. nimmt nur teilweise logische Prüfungen vor (z.B.: einem Arbeitspaket mit Terminen in der Zukunft können trotzdem Ist-Aufwände zugewiesen werden). Es muss daher bei der Dateneingabe auf Schlüssigkeit geachtet werden. Überprüfen Sie auch bei nicht zuordenbaren Fehlermeldungen, die Datenqualität (z.B.: sind zentrale Parameter korrekt definiert, finden sich bei Aufwänden und Kosten Zahlen, bei Terminen Da-tumsinformationen, usw.).

» Im projekthandbuch.xl ist tendenziell eine „What you see is what you get“-Systematik implementiert. Trotzdem sind die Buttons (mit Ausnahme des Tabellenblatts „Data“) im Ausdruck nicht sichtbar. Ebenso dient das Tabellenblatt „Data“ primär zur detaillierten Dateneingabe, je nach Wunsch kann der Ausdruck der detaillierten, umfangreichen Informationen auch entfallen.

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Zentrale Administrator Informationen Administrator


Das projekthandbuch.xl verwendet VBA-Routinen. Die Makros müssen daher aktiviert sein (siehe Zentrale User Informationen). Sollte das projekthandbuch.xl in einer VBA-Routine unvorhergesehen "stecken blei-ben", kann diese mittels "ESC"-Taste abgebrochen werden. Da dies jedoch einen unsachgemäßen Abbruch darstellt, sollte dies wirklich nur in entsprechenden Ausnahmesituationen erfolgen. Je nach Funktion und Computerleistung können manche Aktionen nahezu eine Minute in Anspruch nehmen. Achten Sie bei einem unsachgemäßen Abbruch vor allem darauf, dass die automatische Berechnung in MS-Excel wieder aktiviert ist. Sollte scheinbar die gesamte Applikation "stecken bleiben", schließen Sie MS-Excel (speichern das File gegebenenfalls) und öffnen Sie das File erneut. Tauchen auch dann noch unvorhergesehene Informationen wie "####" oder "'#Name?" auf, empfiehlt es sich beispielsweise kurz die Sprache unter der Tabellenblatt "Cover" zu verändern und wieder zurückzusetzen um eine umfangreiche Neuberechnung aller Felder auszu-lösen. >> WICHTIG << >> WICHTIG <<

» Das projekthandbuch.xl wird durch next level innovation mit einem definierten Passwort geschützt be-reitgestellt. Die Excel-Tabellenblätter lassen sich mittels des Buttons "Lock / Unlock" sperren bzw. ent-sperren. Während die Sperrung einfach mittels Klick auf den Button erfolgt, ist eine Entsperrung nur mit-tels Passworteingabe möglich.

» Wurde das projekthandbuch.xl entsperrt, ist dies durch den Status "next level consulting, unlocked" zu erkennen. In diesem Zustand sind zwar weiterhin alle Tabellenblätter gesperrt, jedoch ohne Passwort. Weiters taucht das Tabellenblatt "Master Data" auf, mit welchem die Stammdaten editiert werden kön-nen. Wird eine erneute Sperrung vorgenommen, erfolgt diese mit dem zuletzt festgelegten Passwort.

» Im entsperrten Zustand kann das Passwort auch manuell geändert werden. Bei Klick auf den Button "Change Password" muss zunächst das alte Passwort und dann zweimal das neue Passwort eingege-ben werden. Die Maskenfelder können mittels "Next"-Button oder mittels Mausklick gewechselt werden.

» Die Stammdaten sollten primär nur bei der Erstkonfiguration verändert werden. Sollte dennoch später eine Adaption erforderlich sein, sollte sich der Administrator über die Konsequenzen bewusst sein. Eine einheitliche Stammdatenverwaltung ist vor allem für das Zusammenspiel mit dem projektportfolio.xs re-levant.

» In den Stammdaten sind vor allem die Kategorien und deren Ausprägungen, sowie die Ressourcen- und Kostenarten relevant. Die Ressourcenarten sind mit einheitlichen Kostensätzen hinterlegt und es stehen 3 Kostenarten zur Verfügung, unter welchen die mit Kosten bewerteten Aufwände berechnet werden. Lediglich die 15te Ressourcenart ist mit einem durch den User frei editierbaren Kostensatz hinterlegt.

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» Das projekthandbuch.xl kann technisch nicht mit veränderlichen Stammdaten umgehen (z.B.: ändert sich der Kostensatz einer Ressource im Projektverlauf, können trotzdem nur alle Aufwände mit einem einheitlichen Kostensatz hinterlegt werden). Diesbezüglich sind daher organisatorische Regelungen zu treffen (vor allem bei laufenden Projekten).

» Obwohl die gesamten Stammdaten des projektportfolio.xs auch im projekthandbuch.xl abgebildet sind, haben einige Stammdaten für das Projekthandbuch auf Einzelprojektmanagement-Ebene keine Bedeu-tung (z.B.: Freie Formeln werden direkt im projektportfolio.xs unabhängig berechnet).

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Symbolleiste installieren / deinstallieren Administrator

» Optional lässt sich die nlc_phb_xl Symbolleiste in MS-Excel installieren. Dies ist für das intensive Arbei-ten mit dem projekthandbuch.xl empfehlenswert. Nach der Installation und ordnungsgemäßer Einrich-tung, kann die Symbolleiste nach Bedarf ein- oder ausgeblendet werden.

» Speichern Sie dazu das "nlc_phb_xl.xla" File an einen beliebigen Ort auf der Festplatte. Wobei die MS-Excel Add-ins üblicherweise unter "C: \Dokumente und Einstellungen \USER \Anwendungsdaten \Microsoft \AddIns \" abgelegt werden.

» Gehen Sie dann in das Menü "Extras/Add-Ins..." um zum Dialogfenster des AddIn-Managers zu gelan-gen. Setzen Sie dort bei dem verfügbaren Add-Ins "Nlc_Phb_Xl" einen Haken bzw. klicken Sie auf den Button "Durchsuchen..." und wählen den entsprechenden Pfad zu der Datei "nlc_phb_xl.xla", welche Sie auf der Festplatte gespeichert haben.

» Dadurch ist das Add-In aktiviert und wird automatisch mit MS-Excel gestartet. Durch entfernen des gesetzten Hakens wird das Add-In wieder deaktiviert. Mit dem Aktivieren des Add-Ins sollten auch die Symbolleisten „nlc_phb_xl_navigation“ und „nlc_phb_xl_data“ erschienen sein. Positionieren Sie durch Verschieben mit der Maus die Symbolleisten an einen passenden Platz (z.B.: rechts von den anderen Symbolleisten).

» Die Symbolleisten sind nun aktiv und Sie können die Applikation MS-Excel schließen. Die neuen Symbolleisten können nur im Zusammenhang mit dem projekthandbuch.xl oder projekthandbuch.xs verwendet werden.

» Die Symbolleiste "nlc_phb_xl_navigation" beinhaltet lediglich eine Ansteuerung der meisten Tabellenblätter. Die Symbolleiste " nlc_phb_xl_data" beinhaltet spezielle Aktionen zum Bearbeiten der Arbeitspakete bzw. zur Aktualisierung des Layouts im Tabellenblatt „Data“ (Details siehe bei den einzelnen Anwendungsgebieten).

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» Wenn Sie die Symbolleiste sauber entfernen wollen, empfehlen wir die folgende Vorgehensweise: Wählen Sie das Menü „Extras/Add-Ins“ aus und entfernen Sie den Haken bei „Nlc_Phb_Xl“. Danach ge-hen Sie im Menü „Extras/Anpassen“ auf das Blatt „Symbolleisten“ und löschen die 2 Symbolleisten „nlc_phb_xl_data“ und „nlc_phb_xl_navigation“ mit dem Button „Löschen“ aus der Liste. Die Symbolleis-ten sind jetzt entfernt und verschwinden vom Bildschirm. Um den Vorgang allerdings sauber zu beenden empfehlen wir die Festplatte nach der Datei „nlc_phb_xl.xla“ zu durchsuchen und diese ebenfalls zu lö-schen. Wenn Sie jetzt die Applikation MS-Excel neu starten, abermals ins Menü „Extras/Add-Ins“ gehen und versuchen den Haken bei „Nlc_Phb_Xl“ zu setzen wird Sie Excel darauf hinweisen, dass er die Add-In Datei nicht finden kann und ob das Add-In aus der Liste entfernt werden kann. Bestätigen Sie die Fra-ge mit „Ja“ und die Symbolleiste ist entgülitg gelöscht.

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Step 1: Deckblatt PHB-USER


Es empfiehlt sich die IT-technischen Schritte in der angeführten Reihenfolge durchzuführen. Wobei die Erarbeitung der Inhalte eventuell vorab in anderer Reihenfolge erfolgt. Trotzdem gibt es einige Features die ebenso zu einem anderen Zeitpunkt sinnvoll genutzt werden können (z.B.: der Upload eines Projekt-Logos). >> WICHTIG << >> WICHTIG <<

» Die zentralen Daten des Projekts werden am Deckblatt eingegeben. Wechseln Sie daher zuerst auf das Tabellenblatt „Cover". Die Navigation kann über die Karteikarten-Reiter oder über die Symbolleiste "nlc_phb_xl" erfolgen. Editieren Sie am Deckblatt folgende Informationen:

» Projektcode (Eindeutiger Schlüssel für das Projekt, bei Nutzung der Importfunktion des projektportfolio.xs ein Pflichtfeld, das im Projektverlauf nicht verändert werden sollte)

» Kurzbezeichnung des Projekts (Kurze aber prägnante Bezeichnung für das Projekt, welcher bei vielen Projekt-management-Methoden genutzt wird, entspricht im projektportfolio.xs dem Systemnamen).

» Projektname (Ausführliche Bezeichnung des Projekts, um bereits am Deckblatt zu erkennen, um was es in dem spezifischen Projekt geht)

» PSP-Code des Projekts (Führende Stelle im PSP-Code, Standard: 1)

» Art des Vorhabens (Freie Kategorie, hier mit den Ausprägungen: Programm, Projekt, Maßnahme)

» Projektart (Freie Kategorie, hier mit den Ausprägungen: Produktentwicklung, Informationstechnologie, Infra-struktur, Sonstiges)

» Konkretisierung (Freie Kategorie, hier mit den Ausprägungen: Konzeption, Realisation)

» Projektauftraggeber (Rolle des internen Projektauftraggebers, Nachname oder Kürzel der Person)

» Projektleiter (Rolle des Projektleiters, Nachname oder Kürzel der Person)

» Version (freies Textfeld um die Version kennzeichnen zu können)

» Datum (dient in weiterer Folge als Stichtag für Projektmanagement-Methoden und den Fortschrittsbericht, sowie die Aktualität der Daten im projektportfolio.xs)

» Sprache (siehe Zentrale User Informationen)

» Am Deckblatt lässt sich auch ein Projekt-Logo einfügen. Klicken Sie einfach auf den Button „Import Logo“ und wählen Sie ein entsprechende Grafikdatei (im JPG, BMP oder GIF Format). Achten Sie auf die Dateigröße, die Grafik wird zwar entsprechend Ihrer Dimensionen angepasst, die Dateigröße bleibt jedoch erhalten (was zu einer entsprechenden Erhöhung der Dateigröße des projekthandbuch.xl führt).

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Step 2: Inhalte PHB-USER

» Wechseln Sie nun auf das Tabellenblatt „Content“ um die Methoden der Projektgröße anzupassen.

» Sie finden nun hier alle möglichen Methoden aufgelistet und daneben die Notwendigkeit dieser in einem Projekt und in einem Kleinprojekt. „M“ steht hier für verpflichtend und „O“ für Optional. Ist nichts einge-tragen, besteht keine Notwendigkeit diese Methode anzuwenden. Mit grün gekennzeichnete Methoden sind essenziell und es müssen Eintragungen vorgenommen werden, hingegen dunkelblaue Methoden Ihre Inhalte selbstständig generieren.

show /

hide contents

choose project

choose

small project

» Unter der Tabelle finden Sie 3 Buttons. Mit dem Buttons „choose project“ und „choose small project“ können Sie die vorgeschlagenen Methoden für Projekt bzw. Kleinprojekt in die Auswahl übernehmen. Sie können diese Auswahl noch ergänzen indem Sie selbstständig in der Spalte „Auswahl“ mittels „x“ die wichtigen Methoden kennzeichnen. Natürlich steht es Ihnen frei die Auswahl auch komplett selbstständig zu treffen.

» Haben Sie Methoden ausgewählt, können Sie mit dem Button „show / hide contents“ die ausgewählten Methoden anzeigen lassen. Die Tabellenblätter der nicht ausgewählten Blätter verschwinden (sie kön-nen jederzeit wieder angezeigt werden). Sie können direkt auf Tabellenblätter wechseln indem Sie die Methodennamen anklicken.

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Step 3: Projektabgrenzung und Projektauftrag PHB-USER

» Wechseln Sie danach auf das Tabellenblatt "Assignment". Der Projektauftrag ist bzgl. der dargestellten Informationen die komplexeste Maske. Manche Texte sind fix (z.B.: die Bezeichnung der PM-Methode "Auftrag"), manche Felder werden projektspezifisch gefüllt (z.B.: Projektleiter-Name vom Deckblatt oder die Phasen aus der folgenden Detailplanung) und manche Felder basieren auf den hinterlegten Stamm-daten (z.B.: die Kostenarten). Mit blauer Schrift hinterlegte Felder lassen sich editieren (z.B.: Ziele) und mit grüner Schrift hinterlegte Felder basieren auf Basisplan-Informationen (z.B.: Projektstart-Termin).

» Legen Sie zuerst das Projektstart- u. -endereignis fest.

» Als nächster Schritt folgt die Eingabe der Ziele und Nicht-Ziele. Bei der Eingabe stehen jeweils vordefi-nierte Bereiche zur Verfügung (z.B.: 10 zweizeilige Ziele, das Feld ist in Breite und Höhe statisch, auch wenn der Text kürzer oder länger sein sollte).

» Während Projektauftraggeber und Projektleiter vom Deckblatt übernommen werden, müssen die Projekt-Teammitglieder sowie -Mitarbeiter mit ihren Organisationseinheiten im Tabellenblatt „Organisation“ defi-niert werden.

» Die Eingabe der Hauptaufgaben ist nicht notwendig, da diese aus dem Tabellenblatt "Data" generiert werden (Ebene 2 des Projektstrukturplans).

» Der Start- und Endtermin, sowie Aufwände und Kosten auf dem Tabellenblatt „Assignment“ sind nicht editierbar. Diese Informationen sind in grün hinterlegt und füllen sich später mit Sicherung des Basis-plans. Der Projektauftrag soll sich letztendlich nicht laufend verändern, sondern die gemeinsame Sicht-weise von Projektauftraggeber, Projektleiter und Projektteam zu Projektstart darstellen (siehe Step 13: Planung abschließen).

» Während alle anderen Ressourcenarten in den Stammdaten mit festen Kostensätzen hinterlegt sind, kann für die 15te Ressourcenart noch ein projektspezifischer Kostensatz eingegeben werden. Sollen die Aufwände der letzten Ressourcenart nicht mit Kosten bewertet werden, müssen Sie einfach den Kosten-satz auf € 0,- setzen.

» Rechts neben dem Projektauftrags-Formular findet sich auch eine Kostenverteilungs-Tabelle. Diese dient der manuellen Kostenverteilung auf Projektebene, nach Kostenarten und Jahren (siehe Step 10: Kostenplanung).

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Step 4: Projektkontext PHB-USER


Aus Performance-Gründen werden manche Darstellungen nicht laufend aktualisiert, sondern müssen durch einen Button angestoßen werden. Die zu den entsprechenden Grafiken passenden Buttons finden sich am selben Tabellenblatt. Es werden jedoch über das Aktivieren des Layouts durch den Button am Tabellenblatt „Data“ (bzw. in der Symbolleiste) immer alle Grafiken aktualisiert bzw. die Ressourcenverteilung neu be-rechnet. >> WICHTIG << >> WICHTIG <<

» Wechseln Sie auf das Tabellenblatt „Context1“ um den zeitlichen Projektkontext zu editieren.

» Editieren Sie die Vor- oder Nachprojektphase, indem Sie einen der 15 bzw. 10 zur Verfügung stehenden zweizeiligen Aufzählungspunkte nutzen. Das Tabellenblatt hat bis auf den Projektnamen keine Bezüge zu anderen PM-Methoden.

» Wechseln Sie danach auf das Tabellenblatt „Context2“ um den sozialen (bzw. sachlichen) Projektkontext zu editieren. Die Projekt-Umweltanalyse dient primär zur Identifikation kritischer sozialer Projektumwel-ten um entsprechende Maßnahmen ableiten zu können, hier können jedoch auch sachliche Projektum-welten (wie andere Projekte) ergänzt werden.

» Tragen Sie alle relevanten Umwelten in der ersten Spalte unter der Projektumwelt-Grafik ein. Die Spalte „Bewertung“ ist optional. In der Spalte „Beziehung“ wird die Beziehung zwischen Projekt und Umwelt be-schrieben. In der Spalte „Maßnahme“ wird die konkrete Maßnahme bzw. die zu setzenden Maßnahmen hinterlegt. Für jede Maßnahme sollte eine Verantwortlichkeit und ein Termin definiert werden (es sind je-doch auch abweichende Informationen, wie der Verweis auf ein Arbeitspaket zulässig).

» Wird die Bewertung auf „unterstützend“ gesetzt, wird die Umwelt in der Grafik später grün hinterlegt

» Wird die Bewertung auf „neutral“ gesetzt, wird die Umwelt in der Grafik später gelb hinterlegt

» Wird die Bewertung auf „kritisch“ gesetzt, wird die Umwelt in der Grafik später rot hinterlegt

» Bleibt die Bewertung frei, wird die Umwelt in der Grafik später blau hinterlegt

» Reichen die vorhandenen Zeilen nicht aus, oder wollen Sie die Grafik einfach aktualisieren, klicken Sie auf den Button „Refresh“. Dadurch wird die Projektumweltgrafik neu berechnet und dargestellt (Umwel-ten werden ein- bzw. ausgeblendet und farblich differenziert) und es werden 3 neue Leerzeilen ergänzt. Die Anzahl an Projektumwelten ist jedoch auf 34 limitiert.

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Step 5: Ergebnisplan PHB-USER

� Das zu liefernde Gewerk lässt sich in einem Objektstrukturplan darstellen. Der Objektstrukturplan bietet die Möglichkeit einer Planungstiefe von 4 Ebenen. Die entsprechenden Betrachtungsobjekte oder Teil-ergebnisse können einfach beschriftet werden. Wählen Sie dazu einfach die entsprechende Zelle aus und editieren Sie den Text.

� Um in die 1 Ebene zu gelangen, markieren Sie auf dem Tabellenblatt „OSP (O)“ das Rechteck mit dem entsprechenden Projekt und wählen den Butten „vertiefen“. Verfahren Sie nach diesem Schema um eine weitere Ebene hinzuzufügen (bis zu 4 Ebenen sind möglich).

� Um ein weiteres Betrachtungsobjekt auf derselben Ebene einzufügen wählen markieren Sie die entspre-chende Zelle und drücken Sie den Button „einfügen“. Durch diesen Schritt wird ein neues Betrachtungs-objekt unterhalb der zuvor markierten Zelle eingefügt.

� Der Button „entfernen“ bietet Ihnen die Möglichkeit entsprechende Betrachtungsobjekte zu löschen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn das zu löschende Objekt keine tieferen Verzweigungen mehr aufweist (aus diesem Grund müssen allfällige Teilergebnisse zuerst gelöscht werden bevor ein Betrachtungsobjekt entfernt wird)

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Step 6: Leistungsplanung PHB-USER


Zerstören Sie keinesfalls die Struktur des projekthandbuch.xl. Verliert die Vorlage Ihre Bezüge muss unter Umständen das Projekthandbuch vollkommen neu angelegt werden. Löschen Sie daher keine Zeilen oder fügen Sie neue Zeilen hinzu. Verschieben Sie auch keinesfalls Zellinhalte einfach mit der Maus. Das pro-jekthandbuch.xl ist technisch auf 10 Phasen mit jeweils 25 Arbeitspakete beschränkt. Innerhalb dieser Gren-zen unterstützt Sie die Symbolleiste "nlc_phb_xl" zur einfacheren Handhabung (siehe Step 13: Planung abschließen). >> WICHTIG << >> WICHTIG <<

» Wechseln Sie zum Tabellenblatt „Data“. In diesem Blatt wird nahezu die gesamte Detailplanung des Projekts editiert (Planung & Controlling). Das Blatt ist vor der Aktivierung eines Layouts recht unüber-sichtlich, die Informationen werden jedoch abhängig von der Projektkomplexität später reduziert.

» Definieren Sie die Phasen und Arbeitspakete entsprechend der Projektstruktur. Orientieren Sie sich hierzu an der vorhandenen tabellarischen Struktur (graue Zeilen sind für das Projekt und die 10 Phasen reserviert, die weißen Zeilen stehen für jeweils 25 Arbeitspakete pro Phase zur Verfügung.

» Bei der Eingabe einer Phase bzw. Arbeitspaketes wird automatisch ein PSP-Code generiert. Dieser ist von der Position abhängig und zu einem spezifischen Stichtag innerhalb eines Projekts eindeutig (nicht jedoch im Projektverlauf, wenn Arbeitspakete entfernt, ergänzt oder verschoben werden). Der PSP-Code ist standardisiert, die führende Stelle kann jedoch am Deckblatt editiert werden (z.B.: für ein Programm "A1", zur vollständigen Anzeige ist diese jedoch auf 3 Stellen begrenzt).

» Ergibt sich in der Planung oder auch später im Projektverlauf der Bedarf Arbeitspakete zu ergänzen, zu entfernen oder zu verschieben/kopieren, unterstützt Sie die Symbolleiste "nlc_phb_xl" oder Sie verwen-den einfach die Buttons im Kopf des Tabellenblattes (Die Funktionalität ist identisch!). Es stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

» AP ergänzen (Soweit innerhalb der 25 Arbeitspakete einer Phase die letzten Arbeitspakete noch unbelegt sind, kann an einer beliebigen Stelle ein Arbeitspaket ergänzt werden. Markieren Sie die Zeile oder eine Zelle der Zeile des Arbeitspakets vor dem das neue Arbeitspaket eingefügt werden soll. Klicken Sie dann auf das Icon "Insert WP". Technisch werden die folgenden Zeilen nach unten verschoben und die letzte Leerzeile innerhalb der Phase verschwindet, darüber wird dadurch jedoch eine neue Zeile frei. Durch Markieren von mehr aufein-ander folgenden Zeilen können übrigens in einem Schritt auch mehrere Zeilen eingefügt werden.)

» AP entfernen (Innerhalb einer Phase können ein oder mehrere Arbeitspaket entfernt werden. Markieren Sie die Zeile oder eine Zelle der Zeile des Arbeitspakets welches Sie löschen wollen. Klicken Sie auf das Icon "Delete

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WP". Technisch wird der gesamte Content der Zeile inklusive Basisplan entfernt und die darunter liegenden Ar-beitspakete rücken nach. Dadurch tauchen weitere Leerzeilen auf.)

» AP Content kopieren (Innerhalb einer Phase können ein oder mehrere Arbeitspakete in eine projekthandbuch.xl spezifische Zwischenablage kopiert werden. Markieren Sie die Zeile oder eine Zelle der Zeile des Arbeitspa-kets, welches Sie komplett kopieren wollen. Klicken Sie auf das Icon "Copy WP". Technisch wird der gesamte Content der Zeile bzw. der Zeilen in die Zwischenablage kopiert. Auf diese Weise können ähnliche Arbeitspake-te dupliziert werden, in Kombination mit Entfernen oder Leeren können so auch Arbeitspakete verschoben wer-den.)

» AP Content einfügen (Innerhalb einer Phase kann sich der in der projekthandbuch.xl spezifischen Zwischenab-lage befindliche Content auch wieder eingefügt werden. Achtung: Es werden durch diese Funktionalität keine neuen Zeilen angelegt, es wird lediglich der Content aus der Zwischenablage in die aktive Zeile bzw. die darauf folgenden zurück geschrieben. Markieren Sie die Zeile oder eine Zelle der Zeile des Arbeitspakets von wo aus Sie den vorhandenen Content überschreiben wollen. Klicken Sie auf das Icon "Paste WP". Technisch wird der gesamte Content der Zwischenablage zurück geschrieben. Wurden daher zuletzt 3 Zeilen kopiert, wird die mar-kierte Zeile und die beiden folgenden Zeilen mit dem Content der Zwischenablage überschrieben. Soll kein vor-handener Content überschrieben werden, müssen Sie einfach zuvor 3 Arbeitspakete ergänzen. Die Aktion wird übrigens nur durchgeführt, wenn der Content der Zwischenablage voll zurück geschrieben werden kann, also ausreichend Zeilen vorhanden sind.)

» AP Content leeren (Mit dieser Funktion können auch über Phasen hinweg zusammenhängende Arbeitspakete "geleert" werden. Im Unterschied zum "AP entfernen" bleiben die Zeilen bestehen, es wird lediglich der Content entfernt. Markieren Sie die Zeile oder eine Zelle der Zeile des Arbeitspakets welches Sie leeren wollen. Klicken Sie auf das Icon "Clear WP-Content". Technisch werden alle Inhalte der markierten Arbeitspakete entfernt.)

» Beachten Sie, dass durch die "nlc_phb_xl" Symbolleiste (oder die Buttons) ausgelöste Aktionen nicht durch die MS-Excel Funktion "Rückgängig" zurückgesetzt werden können (Speichern Sie Ihr projektspe-zifisches Projekthandbuch daher laufend, um bei massiven Problemen zu einem vergangenen Status zurückkehren zu können). Berücksichtigen Sie auch, dass das Entfernen oder Ergänzen von Arbeitspa-keten voraussichtlich eine Aktualisierung des Layouts erfordert.

» Bereits mit der Eingabe der Leistungen wird ein entsprechender Projektstrukturplan im Tabellenblatt „WBS“ generiert. Vor der Layoutierung eignet sich diese Darstellung jedoch nur beschränkt zur Visuali-sierung.

» Sie können bereits nach Eingabe der Leistungen erstmals das Layout aktivieren. Wählen Sie beispiels-weise das Layout "simple" aus der Drop-Down-Liste und drücken Sie danach den "Layout Views"-Button. Nach den restlichen Planungsschritten ist es jedoch erforderlich das Layout zu aktualisieren, da sonst nur wenige Wochen des Balkenplans angezeigt werden oder nicht alle Ressourcen- und Kostenar-ten erscheinen. Um die ausgeblendeten Zeilen wieder einzublenden muss in der Drop-Down-Liste „off“ gewählt und der Button "Layout Views" erneut geklickt werden (siehe Step 13: Planung abschließen).

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» Bei Bedarf können auch bis zu 20 Arbeitspakete spezifiziert werden. Wechseln Sie dazu auf das Tabel-lenblatt „WPs“. Um neue Arbeitspaket-Spezifikationen anzulegen muss das Layout deaktiviert sein (da sonst die unbelegten AP-Spezifikationen ausgeblendet werden).

» Wählen Sie in einer freien AP-Spezifikation links oben den PSP-Code des gewünschten Arbeitspakets. Dadurch befüllen sich die Informationen aus der Detailplanung wie Arbeitspaket-Bezeichnung, Verant-wortlichkeit, Termine, Ressourcen und Kosten automatisch.

» Nun lassen sich in den AP-Inhalten und AP-Ergebnissen 10 Aufzählungspunkte hinterlegen. Die Aufzäh-lungspunkte sind einzeilig. Optional lässt sich auch der AP-Fortschritt entsprechend der 5 möglichen Fortschrittsstatus beschreiben (hier sollte auf die AP-Ergebnisse Bezug genommen werden).

» Die AP-Spezifikationen bestehen aus festen Inhalten. Im Falle einer Verschiebung von Arbeitspaketen im Tabellenblatt „Data“ und daher Veränderung des PSP-Codes, muss dieser in den AP-Spezifikationen manuell adaptiert werden.

» Werden nachträglich weitere Arbeitspakete spezifiziert, sollten diese am Ende der Liste ergänzt werden, da AP-Inhalt, AP-Ergebnis und AP-Fortschritt an einer festen Position im Tabellenblatt verankert sind und nicht am eigentlichen Arbeitspaket „hängen“. Soll eine AP-Spezifikation unbedingt „eingeschoben“ werden, müssten die jeweiligen Contents manuell kopiert werden (auch in diesem Fall dürfen keinesfalls ganze Zellenblöcke mit der Maus verschoben werden).

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Step 7: Projektorganisation PHB-USER

» Wechseln Sie danach zum Tabellenblatt „Organisation“. Hier werden alle Projektrollen personell spezifi-ziert und Ressourcenarten zugewiesen.

» Die Rollen sind fest definiert und quantitativ beschränkt:

» Projektauftraggeber: max. 1 Person, Name bereits am Deckblatt definiert, erforderlich

» Projektauftraggeber-Gremium: max. 5 Personen, optional

» Projektleiter: max. 1 Person, Name bereits am Deckblatt definiert, erforderlich

» Projektassistent: max. 1 Person, optional

» Projektteammitglieder: max. 12 Person, erforderlich

» Projektmitarbeiter: max. 12 Personen, optional

» Projektcoach: max. 1 Person, optional

» Den Personen sollten die definierten Ressourcenarten (z.B.: Abteilungen) zugewiesen werden. Tech-nisch sind auch abweichende Informationen (z.B.: externes Unternehmen) zulässig, eine korrekte Zu-ordnung unterstützt jedoch in der Ressourcenplanung (siehe Step 9: Ressourcen- bzw. Personal-einsatzplanung).

» Über die Zuordnung von Ressourcenarten zu den Personen werden später für dieses Projekt nicht benötigte Ressourcenarten völlig ausgeblendet und über das Funktionendiagramm wird auf Arbeitspa-ket-Ebene erkannt, von welchen Ressourcenarten Aufwände erwartet werden.

» Klicken Sie den Button „Refresh“ um das Projektorganigramm zu aktualisieren. Da das Projektorgani-gramm auf maximal 33 Personen ausgelegt ist, wirkt die Grafik bei kleineren Projektorganisationen e-ventuell etwas leer.

» Wechseln Sie danach zum Tabellenblatt „Data“. Hier ist auch ein Funktionendiagramm integriert. Wur-den neue Personen im Organigramm ergänzt, sollte das Layout aktualisiert werden.

» Rechts von den bereits eingetragenen Phasen und Arbeitspaketen finden sich die 26 zur Verfügung stehenden Rollen (alle Rollen bis auf Projektauftraggeber-Gremium, Projektassistenz und Projektcoach) bzw. nach Aktivierung des Layouts, nur noch die mit Personen hinterlegten Rollen.

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» In den Kreuzungspunkten der Arbeitspakete und Personen können nun Zuständigkeiten verteilt werden. Pro Arbeitspaket sollte es genau einen Arbeitspaket-Verantwortlichen geben. Jene Person wird durch ein "V" gekennzeichnet und auch in der Spalte "Verantwortlichkeit" dargestellt. Weiters können noch "M" für Mitarbeit, "E" für Entscheidung und "I" für Information verteilt werden.

» Das Funktionendiagramm dient zur detaillierten organisatorischen Zuordnung von Zuständigkeiten, als auch als Basis zur Identifikation des AP-Verantwortlichen (welcher auch im Projektstrukturplan darge-stellt wird) und der Identifikation der Ressourcenarten, wo Plan- und Ist-Aufwände erwartet werden.

» Obwohl es pro Arbeitspaket exakt einen Verantwortlichen geben sollte, ist eine Zuordnung mehrerer „V“ pro Arbeitspaket technisch möglich.

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Step 8: Terminplanung PHB-USER

» Wechseln Sie erneut auf das Tabellenblatt „Data“. In den Spalten „Start“ und „Ende“ der „Aktuellen Termine“ können die zum Stichtag geplanten Termine pro Arbeitspaket festgelegt werden.

» Ist das Layout nicht aktiviert („OFF“), dann sind auch noch die nicht editierbaren "Basis Termine" sicht-bar. Die Terminplanung kann bereits mit aktiviertem Layout erfolgen, nach Eingabe der Termine sollte das Layout jedoch erneut aktualisiert werden (siehe Step 13: Planung abschließen).

» Die terminliche Lage des Projekts und der Phasen ergibt sich aus den zugeordneten frühesten und spätesten Arbeitspaketen. Die Termine der Arbeitspakete werden über die Eingabe von Start- und End-terminen manuell bestimmt.

» Wechseln Sie auf das Tabellenblatt „Milestones“. Auf diesem Blatt sind Meilensteine manuell anzulegen, die Termine berechnen sich jedoch automatisch über Verknüpfungen zu den Leistungen.

» Einer Phase oder einem Arbeitspaket kann ein Meilenstein zugewiesen werden. Dies erfolgt durch die Zuordnung des entsprechenden PSP-Codes (Achten Sie darauf, dass Veränderungen in der Projekt-struktur auch Anpassungen der Meilenstein-Bezüge erfordern). Anschließend erfolgt die Benennung des Meilensteins, welche individuell durchgeführt werden kann (ereignisbezogene Formulierung).

» Bei der Abhängigkeit besteht die Möglichkeit aus folgenden Optionen zu wählen:

» „Anfang“

» „Ende“

» „Fix“

» Wird die Abhängigkeit „Anfang“ oder „Ende“ zugewiesen, wird der „Aktuelle Termin“ aus der Detailter-minplanung des zugeordneten Arbeitspakets vom Tabellenblatt "Data" übernommen.

» Wurde die Option „Fix“ ausgewählt, kann in der Spalte „manueller Fixtermin“ ein frei definierbares Datum eingegeben werden, welches jedoch innerhalb der zeitlichen Projektabgrenzung liegen muss.

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» Die "Basis-Termine" werden automatisch eingetragen, sobald der Basisplan abgespeichert wurde. Die Spalte „Ist-Termine“ wird automatisch über Referenz zum Stichtag befüllt (siehe Step 13: Planung ab-schließen).

» Die Meilensteine werden grundsätzlich mit „M“ bei den jeweiligen Arbeitspaketen im Projektstrukturplan gekennzeichnet. Diese Darstellung kann verändert werden, es empfiehlt sich jedoch nur ein Zeichen zu verwenden. Aus Performance-Gründen müssen die Termine im Meilensteinplan, sowie die Darstellung der Meilensteine im Projektstrukturplan mit dem Button "Refresh" aktualisiert werden.

» Auf Basis der eingegeben Daten generiert sich automatisch ein einfacher Balkenplan. Im Tabellenblatt "Gantt" werden Balken für die Phasen und Arbeitspakete, sowie am Ende des Plans Rauten für die Mei-lensteine dargestellt. Die Zeitskala ist monatlich und wöchentlich untergliedert und lässt sich manuell nicht verändern.

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Exkurs: Netzplantechnik Profi PHB-USER


Obwohl im projekthandbuch.xl kein Kalender definierbar ist, kann bei Bedarf ansatzweise Netzplan-Technik eingesetzt werden. Dies erfolgt mit der von MS-Excel bereitgestellten Systematik relativer Zellbezüge.

Generell ist beim Einsatz von Formeln zu beachten, dass beim Einsatz der Symbolleiste "nlc_phb_xl" (oder der gleichwertigen Buttons im Kopf des Tabellenblattes „Data“) die Formeln durch den Wert ersetzt werden (AP ergänzen, entfernen, einfügen). Es wird also die Formel "=2+2" durch den Wert "4" ersetzt, was für die erforderlichen Bezüge in der Netzplan-Technik zu ungewünschten Effekten führt. Es empfiehlt sich daher beim Einsatz von Netzplantechnik neue Arbeitspakete immer an das Ende einer Phase zu stellen und bei zu entfernenden Arbeitspaketen nur den Content zu löschen. >> WICHTIG << >> WICHTIG <<

» Will man das Ende nicht manuell editieren, sondern über die Dauer eines Arbeitspakets berechnen lassen, er-stellt man eine einfache Formel "=START+DAUER-1"; auf diese Weise ist natürlich nicht ausgeschlossen, dass das Ende auf einen SA, SO oder Feiertag fällt.

» Alternativ kann auch die projekthandbuch.xl spezifische Funktion genutzt werden. Durch die Formel „=PHB_D(START;DAUER)“ lässt sich das Ende über die Dauer in Werktagen berechnen. „TS_D“ steht hierbei für TimeSchedule_Duration und hat einen Kalender hinterlegt, wo nur MO-FR gearbeitet wird (1 Woche ent-spricht daher 5 Arbeitstagen Dauer).

» Soll ein Arbeitspaket direkt nach dem Abschluss eines anderen Arbeitspakets erfolgen (Normalfolge) oder pa-rallel starten (Anfangsfolge), erstellt man eine einfache Formel wie "=ENDE+1" oder "=START").

» Alternativ kann auch die projekthandbuch.xl spezifische Funktion genutzt werden. Durch die Formel „=PHB_RS(ENDE;LAG;FOLGENART)“ lässt sich zB. eine Normalfolge auch auf Basis des MO-FR Kalenders erstellen. Es gibt folgende Folgenarten: „FS“: Normalfolge, „SS“ Anfangsfolge und „FE“ Endfolge. Bei einem LAG von 0 und „FS“ als Folgeart startet der Nachfolger einen Werktag nach dem Ende des Vorgängers (Endet der Vorgänger am FR, startet der Nachfolger daher am MO).

» Soll sich ein Arbeitspaket über mehrere Vorgänger berechnen, sind komplexere Formeln erforderlich "=MAX(ENDE;ENDE;ENDE)" oder "=MAX(MIN(START;START);MAX(ENDE;ENDE))"; es empfiehlt sich die Be-rechnungen jedenfalls nachvollziehbar zu gestalten. Es sind auch Formelverschachtelungen mit den projekt-handbuch.xl spezifischen Funktionen möglich (z.B.: „=PHB_RS(MAX(ENDE;ENDE;ENDE);LAG;FOLGENART)“).

» Während bei der Dauer nur positive Werte akzeptiert werden, kann mittels eines negativen LAGs auch eine Überlappung konstruiert werden. Ein positives LAG steht für eine Verzögerung in Werktagen (des MO-FR Kalenders).

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Step 9: Ressourcen- bzw. Personaleinsatzplanung PHB-USER

» Wechseln Sie erneut zum Tabellenblatt „Data“. Pro Ressourcenart steht eine Spalte mit dem "Aktuellen Personalaufwand" zum Stichtag zur Verfügung. Da alle Ressourcenarten identisch behandelt und auch konsolidiert werden, sollten mit dem projekthandbuch.xl grundsätzlich nur Personalressourcen geplant werden.

» Je nachdem ob das Layout aktiviert ist oder nicht, sind alle Ressourcenarten jeweils mit den Spalten "Basis", "Ist" und "Aktuell" eingeblendet oder nur die projektspezifisch benötigten Ressourcenarten mit den Spalten "Ist" und "Aktuell". Für die Planung wird zunächst nur die Spalte "Aktuell" benötigt, hier wer-den pro Arbeitspaket die Gesamtaufwände pro Ressourcenart eingegeben.

» Wurde den Personen ordnungsgemäß eine Ressourcenart zugewiesen und das Funktionendiagramm befüllt, sollten pro Arbeitspaket jene Ressourcenarten weiß hinterlegt sein, wo Aufwände erwartet wer-den (also alle Ressourcenarten, bei denen mindestens eine Person dieser Ressourcenart ein „V“ oder ein „M“ zugewiesen wurde). Technisch sind sowohl die weiß, als auch grau hinterlegten Ressourcenar-ten auf Arbeitspaket-Ebene editierbar.

» Die Summen auf Projekt- und Phasenebene, sowie die Gesamtaufwände über alle Ressourcenarten berechnen sich automatisch. Sollten die Summen auf Projektebene nicht korrekt sein, deaktivieren Sie nochmals das Layout und überprüfen Sie, ob Arbeitspakete ohne Bezeichnung, aber mit zugewiesenen Aufwänden existieren.

» Die Aufwände bilden die Basis für die Kalkulation der 3 automatisch berechneten Kostenarten (siehe Step 10: Kostenplanung).

» Auf dem Tabellenblatt "Personnel" werden auf zwei Seiten diverse Personalauswertungen übersichtlich dargestellt. Während auf der ersten Seite tendenziell auf Projektstruktur basierende Auswertungen dar-gestellt sind, finden sich auf der zweiten Seite Ressourcenarten-basierende Auswertungen. Sofern noch kein Basisplan gespeichert wurde und keine Ist-Aufwände vorliegen, haben einige Auswertungen jedoch nur eine geringe Aussagekraft.

» Die auf der Projektstruktur basierenden Auswertungen sind im Detail:

» Gesamtprojektstatus (grafisches Balkendiagramm, es werden die Gesamtaufwände aller Ressourcenarten in 5 Balken dargestellt: Basis, Ist, Rest, Aktuell, Abweichung)

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» Projekt- und Phasenstatus (tabellarische Matrix, es werden für alle 10 potentiellen Phasen die Gesamtaufwän-de aller Ressourcenarten in 5 Spalten dargestellt: Basis, Ist, Rest, Aktuell, Abweichung)

» Phasenverteilung (grafisches Kreisdiagramm, es werden die aktuellen Gesamtaufwände aller Ressourcenarten pro Phase im Verhältnis zueinander dargestellt)

» Ressourcenartenverteilung (grafisches Kreisdiagramm, es werden die aktuellen Projektaufwände pro Ressour-cenart im Verhältnis zueinander dargestellt)

» Fortschrittsstatus (grafisches Kreisdiagramm, es werden die Ist-Aufwände im Verhältnis zu den Rest-Aufwänden dargestellt, diese Information ist eigentlich auch aus diversen Tabellen und Balkendiagrammen er-sichtlich)

» Die auf der Ressourcenarten basierenden Auswertungen sind im Detail:

» Detaillierte Ressourceninformationen (grafisches Balkendiagramm, es werden pro Ressourcenart die Gesamtaufwände in 5 Balken dargestellt: Basis, Ist, Rest, Aktuell, Abweichung)

» Verteilung aktuelles Personal (grafisches Histogramm, es werden die Gesamtaufwände pro Ressourcenart und Monat dargestellt, die Verteilung der Aufwände über die Zeit erfolgt linear)

» Die lineare Ressourcenverteilung wird über die Aktivierung des Layouts neu berechnet. Die Berechnung erfolgt auf Ressourcenart- und Arbeitspaket-Ebene linear. Dazu müssen jedem Arbeitspaket Start- und Endtermine und Aufwände zugewiesen werden. Ist-Aufwände werden vom AP-Starttermin zum Stichtag linear aufgeteilt, Rest-Aufwände vom Stichtag zum AP-Endtermin hin. Die lineare Verteilung erfolgt auf Kalendertags-Basis (SA, SO und Feiertage werden bei der Kalkulation wie Werktage gewertet). Über-prüfen Sie daher die Kombination aus Stichtag (am "Cover"-Tabellenblatt), Terminen, Ist- und Aktuellen Aufwänden (am "Data"-Tabellenblatt).

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Step 10: Kostenplanung PHB-USER

» Wechseln Sie erneut zum Tabellenblatt „Data“. Pro Kostenart steht eine Spalte mit den "Aktuellen Kos-ten" zum Stichtag zur Verfügung. Da alle Kostenarten identisch behandelt und auch konsolidiert werden, kann im projekthandbuch.xl nur mit einer Währung (Standard: €) gearbeitet werden.

» Unabhängig vom gewählten Layout, sind immer alle Kostenarten dargestellt. Bei aktiviertem Layout sind die Spalten "Basis", "Ist" und "Aktuell", bei deaktiviertem Layout nur die Spalten "Ist" und "Aktuell“ sicht-bar. Für die Planung wird zunächst nur die Spalte "Aktuell" benötigt, hier werden pro Arbeitspaket die Gesamtkosten pro manueller Kostenart eingegeben.

» Sind in den Stammdaten die automatischen Kostenarten und Kostensätze ordnungsgemäß zugewiesen sollten sich die ersten 3 Kostenarten automatisch berechnen. Aus diesem Grund sind die ersten 3 Kos-tenarten auch nicht editierbar. Die restlichen Kostenarten (max. 7) können manuell befüllt werden (siehe Step 9: Ressourcen- bzw. Personaleinsatzplanung und Zentrale Administrator Informationen).

» Die Summen auf Projekt- und Phasenebene, sowie die Gesamtkosten über alle Kostenarten berechnen sich automatisch. Sollten die Summen auf Projektebene nicht korrekt sein, deaktivieren Sie nochmals das Layout und überprüfen Sie, ob Arbeitspakete ohne Bezeichnung, aber mit zugewiesenen oder be-rechneten Kosten existieren.

» Im Tabellenblatt "Costs" werden auf zwei Seiten diverse Kostenauswertungen übersichtlich dargestellt. Ähnlich zu den Ressourcenauswertungen sind auf der ersten Seite tendenziell auf Projektstruktur basie-

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rende Auswertungen dargestellt und auf der zweiten Seite Kostenarten-basierende Auswertungen. So-fern noch kein Basisplan gespeichert wurde und keine Ist-Kosten vorliegen, haben einige Auswertungen jedoch nur eine geringe Aussagekraft.

» Die auf der Projektstruktur basierenden Auswertungen sind im Detail:

» Gesamtprojektstatus (grafisches Balkendiagramm, es werden die Gesamtkosten aller Kostenarten in 5 Balken dargestellt: Basis, Ist, Rest, Aktuell, Abweichung)

» Projekt- und Phasenstatus (tabellarische Matrix, es werden für alle 10 potentiellen Phasen die Gesamtkosten aller Kostenarten in 5 Spalten dargestellt: Basis, Ist, Rest, Aktuell, Abweichung)

» Phasenverteilung (grafisches Kreisdiagramm, es werden die aktuellen Gesamtkosten aller Kostenarten pro Phase im Verhältnis zueinander dargestellt)

» Kostenartenverteilung (grafisches Kreisdiagramm, es werden die aktuellen Gesamtkosten pro Kostenart im Verhältnis zueinander dargestellt)

» Fortschrittsstatus (grafisches Kreisdiagramm, es werden die Ist-Kosten im Verhältnis zu den Rest-Kosten dar-gestellt, diese Information ist eigentlich auch aus diversen Tabellen und Balkendiagrammen ersichtlich)

» Die auf der Kostenarten basierenden Auswertungen sind im Detail:

» Detaillierte Kosteninformationen (grafisches Balkendiagramm, es werden pro Kostenart die Gesamtkosten in 5 Balken dargestellt: Basis, Ist, Rest, Aktuell, Abweichung)

» Verteilung aktueller Kosten (grafisches Histogramm, es werden die Gesamtkosten pro Kostenart und Jahr dar-gestellt, die Verteilung der Kosten über die Zeit muss manuell erfolgen)

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» Die manuelle Kostenverteilung erfolgt auf Projektebene pro Kostenart und Jahr am Tabellenblatt "As-signment". Zunächst werden alle Kosten dem Jahr zugewiesen, in dem das Projekt startet. Bei der Ver-teilung erfolgt keine logische Überprüfung (es können daher ressourcenbasierende Kostenarten auch vollkommen anders verteilt werden oder Kosten in ein Jahr verteilt werden in dem das Projekt gar nicht mehr läuft). Es werden immer 3 Jahre angezeigt (da das projekthandbuch.xl auf 2 Jahre Projektdurch-laufzeit ausgelegt ist).

» Wie bei anderen Anwendungsgebieten, kann auch bei der manuellen Kostenverteilung die von MS-Excel bereitgestellte Systematik relativer Zellbezüge eingesetzt werden (Es müssen jedoch Zirkelbezüge ver-mieden werden). Sollen beispielsweise die Hälfte der Kosten auf das zweite Jahr verteilt werden, kann dies durch eine einfache Formel "=AKTUELL*0,5" gelöst werden.

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Step 11: Projektkommunikation und -spielregeln PHB-USER


Da das projekthandbuch.xl eine auf MS-Excel basierende Vorlage ist, können Features wie Zellbezüge oder Zoom genutzt werden, es gibt jedoch auch entsprechende Einschränkungen wie der erforderlichen Reser-vierung von Zellengrößen.

Wollen Sie innerhalb einer Zelle einen Zeilenumbruch in MS-Excel einfügen, müssen Sie ALT+ENTER eingeben. Wollen Sie Aufzählungszeichen einführen, empfiehlt es sich ein Leerzeichen vor ein Minus oder Plus zu setzen, damit diese Zeichen nicht als Formeln missinterpretiert werden. >> WICHTIG << >> WICHTIG <<

» Wechseln Sie auf das Tabellenblatt „Communication“ um die Kommunikationsstrukturen im Projekt zu definieren.

» Da die Kommunikationsstrukturen auf 5 Sitzungen beschränkt sind, sollten an dieser Stelle nur die mehrmalig stattfindenden Kommunikationsstrukturen hinterlegt werden. Definieren Sie die Bezeichnung der Sitzung, die Inhalte und Teilnehmer der Kommunikationsstruktur, sowie konkrete Termine und Orte.

» Eine Kommunikationsstruktur kann sechszeilig beschrieben werden. Das Tabellenblatt hat bis auf den Projektnamen keine Bezüge auf andere PM-Methoden.

» Wechseln Sie auf das Tabellenblatt „Rules“ um spezifische Regeln im Projekt in Bezug auf Verhalten und Dokumentation zu definieren.

» Tragen Sie in der linken Spalte eine Kurzbezeichnung für die Regel bzw. den Themenpunkt ein. Wollen Sie jedoch nachträglich eine Grafik einfügen, sollte diese nur einzeilig sein.

» Listen Sie in der rechten Spalte die genauen Regeln in Bezug auf Verhalten, Protokolle, Verbote, Doku-mentenablage, Namenskonventionen, Zugriffsrechte, etc. Die Regeln können mittels Beistrichen oder manuellen Aufzählungszeichen gegliedert oder in Sätzen durchgehend formuliert werden.

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» Pro Spielregel kann auch ein Icon (eine Grafik) importiert werden. Die Funktionalität ist ähnlich des Uploads eines Projekt-Logos (siehe Step 1: Deckblatt).

» Markieren Sie in der ersten Spalte die gewünschte Spielregel und Klicken Sie dann auf den Button „Icons uploaden“. Wählen Sie ein entsprechende Grafikdatei (im JPG, BMP oder GIF Format). Achten Sie auf die Dateigröße, die Grafik wird zwar entsprechend Ihrer Dimensionen angepasst, die Dateigröße bleibt jedoch erhalten (was zu einer entsprechenden Erhöhung der Dateigröße des projekthandbuch.xl führt).

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Step 12: Projektrisiko PHB-USER

» Wechseln Sie auf das Tabellenblatt „Risk“ um das spezifische Projektrisiko zu analysieren, gegebenen-falls entsprechende Maßnahmen und ein Risikobudget zu definieren.

» Legen Sie die Projektrisken zeilenweise in der Risikotabelle an, indem Sie dem Risiko einen Titel geben und das Risiko beschreiben. Bewerten Sie das potentielle Risiko hinsichtlich Risikokosten, Verzögerung und einer Eintrittswahrscheinlichkeit ab.

» Kategorisieren Sie optional das Risiko hinsichtlich den Betrachtungsobjekten und der Priorität. Definie-ren Sie präventive (vorbeugende) und korrektive Maßnahmen.

» Das projekthandbuch.xl berechnet ein Risikobudget, welches jedoch in der Projektkostenstruktur nicht automatisch berücksichtigt wird (dieses muss bei Bedarf manuell in der Projektkostenplanung über-nommen oder verknüpft werden).

» Risken haben teilweise höchst unterschiedlich Konsequenzen. Splitten Sie bei Bedarf ein Risiko in zwei Zeilen, achten Sie jedoch auch darauf das dieselben Risken nicht redundant erfasst und daher zu einem höheren Risikobudget führen.

» Im projekthandbuch.xl können maximal 50 Risken verwaltet werden. Reichen die Zeilen der Risiko-Tabelle nicht aus, müssen Sie den Button „Refresh“ klicken damit diese um 5 Zeilen erweitert wird.

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Step 13: Planung abschließen PHB-USER

» Nachdem die gesamte Planung abgeschlossen ist, sollte das Layout aktiviert bzw. aktualisiert werden. Dabei werden nicht benötigten Zeilen und Spalten ausgeblendet, diverse Darstellungen (Meilenstein-plan, Projektorganigramm, Projektumweltgrafik) aktualisiert und die Ressourcenverteilung neu berech-net.

» Hierfür steht der Button "Layout Views" zur Verfügung. Sofern dies nicht bereits laufend bei diversen Planungsschritten erfolgt ist, wählen Sie aus der Drop-Down-Liste das entsprechende Layout für die Ar-beitspakete Ihres Projektes. Beim Layout wird grundsätzlich zwischen zwei Stati unterschieden: OFF (Layout deaktiviert) und ON (Layout aktiviert).

» Während sich für das Anlegen bzw. das Verändern des Projektstruktur das deaktivierte Layout eignet, sollte zumindest vor dem Versenden oder Drucken das Layout aktiviert werden. Die unterschiedlichen Layouts differenzieren sich nur in der Projektstrukturplan-Darstellung.

» Während "min" den Mindestinhalt eines Arbeitspakets im Projektstrukturplan darstellt (AP-Bezeichnung, PSP-Code, AP-Verantwortlicher), wird bei "max" der Maximalinhalt angezeigt (AP-Bezeichnung, PSP-Code, AP-Verantwortlicher, Starttermin, Endtermin, Gesamtaufwand, Gesamtkosten, Ampelstatus, Fort-schritt). Klicken Sie den "Layout Views" Button um die Formatierung zu starten bzw. zu aktualisieren. Das bereits voreingestellte Layout kann auch über die Symbolleiste "nlc_phb_xl" aktualisiert werden. Die Formatierung kann bis zu einer Minute in Anspruch nehmen.

» Nachdem die Planung mit allen Projektbeteiligten abgestimmt wurde, kann der Basisplan gesichert werden. Das projekthandbuch.xl bietet die Möglichkeit einen einzigen Basisplan zu hinterlegen (dieser soll grundsätzlich den Planungsstatus abbilden, der Basisplan kann jedoch auch zu einem späteren Zeitpunkt mit aktuellen Daten überschrieben werden).

» Das Sichern des Basisplans ist für den Projektauftrag und den Fortschrittsbericht unbedingt erforderlich. Jedoch auch Balkenplan, Meilensteinplan, Personaleinsatzplan und Kostenplan referenzieren auf die Werte des Basisplans.

» Auf dem Tabellenblatt „Data“ aus der Drop-Down-Liste der Basisplan-Funktionalität „save“ wählen und den "Save Base Plan"-Button klicken.

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» Damit wird die Projektplanung abgeschlossen und die betreffenden Datenfelder in die zugeordneten Spalten (wie z.B. in die Spalte „Basistermin“ des Tabellenblatts „Milestones“) übernommen.

» Der Balkenplan "Gantt" stellt nun pro Phase und Arbeitspaket zwei Balken dar. Der blaue Balken beim Arbeitspaket und der schwarze Balken bei der Phase stellen weiterhin die aktuellen Termine dar. Zu-sätzlich wird nun ein grauer Balken für den Basisplan angezeigt. Sind Basistermine und aktuelle Termine ident, wird ein grau-blau schraffierter Balken dargestellt (Achtung, da der Kalender auf Wochenebene fest eingestellt ist, bedeutet ein Basistermin am MO und ein Aktueller Termin am SO derselben Woche grafisch trotzdem deckungsgleiche Daten, dass beide Termine in der selben Woche liegen (siehe Step 14: Leistungs-, Termin-, Ressourcen- u. Kostencontrolling). Bei den Meilensteinen sind die aktuellen Termine mit einer roten Raute und die ursprünglichen Plantermine mit einem grauen Kreis dargestellt (ein roter Kreis bedeutet, dass Basistermin und Aktueller Termin ident sind).

» Auch in den Personaleinsatz- und Kostenauswertungen tauchen nun der Basisplan-Balken auf und es wird eine Abweichung zwischen aktuellen Werten (Aufwänden, Kosten) und Basiswerten berechnet.

» Ein Basisplan kann bei Bedarf auch gelöscht werden. Wählen Sie dazu "delete" aus der Drop-Down-Liste und klicken Sie erneut auf den "Save Base Plan"-Button. Damit Sie nicht irrtümlich durch drücken des Buttons vorhandene Basisplan-Werte überschreiben, gibt es die Option „lock“, welche die Funktio-nalität des "Save Base Plan"-Buttons sperrt.

» Drucken Sie das projekthandbuch.xl mit den editierten Daten aus, indem Sie die entsprechenden Tabel-lenblätter markieren und diese gemeinsam ausdrucken (werden die Tabellenblätter einzeln ausgedruckt ist sonst die Gesamtseitenanzahl inkorrekt, entscheiden Sie selbst welche Blätter Sie ausdrucken wol-len).

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Step 14: Leistungs-, Termin-, Ressourcen- u. Kostencontrolling PHB-USER

» In jedem Controllingzyklus sollte zuerst der Stichtag des Controllings aktualisiert werden. Dieser findet sich im projekthandbuch.xl am Tabellenblatt "Cover" relativ weit unten.

» Wechseln Sie erneut auf das Tabellenblatt „Data“. Grundsätzlich erfolgt die Neuplanung im Projektcont-rolling ähnlich wie die Erstplanung. Es werden einfach die aktuellen Werte der Detailplanung verändert und zusätzlich der Projektfortschritt editiert.

» Bevor Sie die aktuellen Werte ändern, überprüfen Sie sicherheitshalber nochmals ob der Basisplan, auf den Sie sich später referenzieren wollen, gespeichert wurde (siehe Step 13: Planung abschließen).

» Bei Bedarf können im Rahmen des Leistungscontrollings Arbeitspakete hinzufügt, entfernen oder ver-schoben werden. Diesbezüglich ist eventuell die Symbolleiste "nlc_phb_xl" hilfreich oder das Deaktivie-ren des Layouts erforderlich (siehe Step 6: Leistungsplanung)

» Der Leistungsfortschritt wird in fünf Stufen gegliedert, welcher über Drop-Down-Liste den einzelnen Arbeitspaketen in der Spalte "Status" zugewiesen werden kann.

» Im Projektstrukturplan werden noch nicht begonnene Arbeitspakete (leer oder 0%) weiß, begonnene Arbeitspakete (25%, 50%, 75%) gelb und bereits abgeschlossene Arbeitspakete (100%) grün darge-stellt.

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» Im Rahmen des Termincontrollings können aktuelle Termine im Tabellenblatt "Data" verändert werden, oder neue Meilensteine im Tabellenblatt "Milestones" ergänzt werden. Ändern sich Meilenstein-relevante Termine, muss der Meilensteinplan manuell mittels des "Refresh"-Buttons oder im Rahmen der Layou-tierung aktualisiert werden (siehe Step 8: Terminplanung).

» Die Ist-Termin Spalte im Meilensteinplan befüllt sich automatisch über Vergleich des aktuellen Meilen-stein-Termins mit dem Stichtag am Tabellenblatt "Cover". Liegt der aktuelle Termin vor dem Stichtag wird dieser automatisch zu einem Ist-Termin (ist dies nicht der Fall, muss der entsprechende Fixtermin bzw. das entsprechende Arbeitspaket verschoben werden und eventuell die Ansicht aktualisiert werden).

» Bei Bedarf können auch relevante Terminverzüge auf Arbeitspaket- und Phasen-Ebene hervorgehoben werden. Dies erfolgt durch eine rote Hinterlegung des Endtermins im Balkenplan "Gantt" durch Vergleich der Basistermine mit dem aktuellen Termin (Es wird lediglich der Endtermin verglichen, nicht die AP-Dauer). Ab welcher Größenordnung die Hinterlegung erfolgen soll, kann unterhalb eingestellt werden (Editieren Abweichungshinterlegung, z.B.: ab 2 Wochen).

» Im Rahmen des Ressourcencontrollings werden auf dem Tabellenblatt "Data" einerseits die Ist-Aufwände (bisher geleistete Arbeit) der einzelnen Ressourcenarten erfasst, als auch die aktuellen Auf-wände (bisher geleistete Arbeit und aus heutiger Sicht noch erforderliche Arbeit) adaptiert.

» Übersteigen die Ist-Aufwände die aktuellen Aufwände werden diese rot hinterlegt, da dies praktisch nicht möglich ist (die Ist-Aufwände stellen eine Teilmenge der aktuellen Aufwände dar). Ob Ist-Aufwände mit dem Stichtag übereinstimmen, wird nicht überprüft (ein Arbeitspaket, welches in der Zukunft liegt kann beispielsweise keine Ist-Aufwände aufweisen).

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» Für das Kostencontrolling gilt grundsätzlich dieselbe Systematik, wie für das Ressourcencontrolling. Zusätzlich muss eventuell die zeitliche Verteilung manuell angepasst werden.

» Selbstverständlich können sich im Projektverlauf auch andere Veränderungen ergeben, die wie in der Planung im projekthandbuch.xl umgesetzt werden müssen. Diesbezüglich stehen jedoch keine spezifi-schen Features oder SOLL-IST-Vergleiche zur Verfügung. Typische weitere Betrachtungselemente des Controllings wären:

» Projektziele (Ziele können textlich überarbeitet werden, eine Veränderung ist jedoch nicht ersichtlich)

» Projektorganisation (Projektrollen können während der Projektverlaufs anders besetzt werden, es empfiehlt sich jedoch die Person neu anzulegen und beispielsweise Verantwortlichkeiten für zukünftige Arbeitspakete an den neuen Rolleninhaber zu übertragen, eventuell ist auch eine Umschichtung von Aufwänden bei unterschiedli-chen Ressourcenarten erforderlich)

» Projektumwelten (Projektumwelten, deren Beziehung zum Projekt und geplante Maßnahmen können sich ver-ändern, dies kann auch textlich verändert werden, Veränderungen sind jedoch nicht ersichtlich)

» Projektrisken (Risken werden sich ebenfalls im Projektverlauf ändern, da die Unsicherheit zum Projektende hin laufend sinkt, es treten konkrete ungeplante Kosten auf, es gibt Risken die nicht mehr relevant sind, es werden Maßnahmen gesetzt die das Risiko reduzieren => die Risikotabelle sollte immer die Risken aus aktueller Sicht darstellen)

» Kommunikationsstrukturen und Spielregeln (können ebenfalls adaptiert werden, es gibt jedoch auch keine im System hinterlegte Historie)

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Step 15: Fortschrittsbericht PHB-USER

» Wechseln Sie auf das Tabellenblatt „Status“. Als Ergebnis eines Projektcontrollings sollte es neben einer aktuellen Projektplanung auch eine kompakte Übersicht über Status, Abweichungen und weitere Vorge-hensweise geben. Diese Übersicht ist auch im projekthandbuch.xl vorgesehen.

» Über den Ampelstatus lässt sich der Gesamtstatus des Projektes sofort erkennen. Um den Ampelstatus zu ändern, müssen Sie das Kästchen rechts neben dem jeweiligen Ampelstatus aktivieren.

» Tragen Sie rechts oben die Entwicklungen seit dem letzten Fortschrittsbericht ein. Es stehen mehrere einzeilige Aufzählungspunkte zur Verfügung in der die wichtigsten Entwicklungen erfasst werden sollen.

» Die Fortschritts- und Abweichungsbalken generieren sich automatisch auf Basis der eingegebenen Werte im Tabellenblatt „Data“.

» Der Status der Leistungen ergibt sich durch ((Summe der Arbeitspakete x Leistungsfortschritt) / Anzahl aller Ar-beitspakete)

» Der Status der Termine ergibt sich durch ((Stichtag – Projektstart) / (Projektende – Projektstart)) Der Stichtag bezieht sich auf den Datumseintrag am „Cover“

» Der Status des Personaleinsatzes und der Kosten ergibt sich jeweils durch (Ist / Aktuell)

» Die Abweichung der Leistungen ergibt sich durch (((Anzahl der aktuelle Arbeitspakete – Anzahl der Arbeitspa-kete zum Basisplan) / (Anzahl der Arbeitspakete zu Basisplan) – 1)

» Die Abweichung der Termine ergibt sich durch ((Aktuelle Dauer – Dauer zu Basisplan) / (Dauer zu Basisplan) – 1)

» Die Abweichung des Personaleinsatzes und der Kosten ergibt sich jeweils durch (Abweichung / Plan)

» Der Fortschritt ist von 0% bis 100% skaliert, die Abweichungsanalyse von - 50% bis + 100%.

» Abschließend können die Entscheidungen bzw. Maßnahmen in der weiteren Vorgangsweise eingetra-gen und eine entsprechende Verantwortlichkeit und ein Termin zugewiesen werden.

» Der Fortschrittbericht kann auch als Abschlussbericht herangezogen werden. Die Entscheidungen und Maßnahmen fungieren dann als To-Do’s für die Nachprojektphase.

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Step 16: TO-DO Liste PHB-USER

» Wechseln Sie auf das Tabellenblatt „TO-DOs“.

» In der TO-DO Liste lassen sich zu den TO-DO’s, Arbeitspakete über den PSP-Code zuordnen, sowie definierte Projektbeteiligte aus dem Projektauftrag zuordnen. Trotz Drop-Down-Liste lassen sich auch abweichende Informationen bei „Status“ und „Zuständigkeit“ eintragen.

» Mit den Buttons „s“ lassen sich die jeweiligen Spalten sortieren. Es steht eine Sortierung für die durch-gehende Zeilennummerierung, dem PSP-Code, die Verantwortlichkeit und die Termine zur Verfügung. Die Sortierung erfolgt immer aufsteigend.

» Mit den Buttons „F“ lassen sich die jeweiligen Spalten filtern. Die Filterung erfolgt auf die eventuell be-reits zuvor vorgekommene Filterung. Tragen Sie rechts neben dem Button den zu filternden Begriff ein. Es werden alle Zeilen ausgeblendet, die nicht genau diesen Begriff enthalten (z.B.: alle TO-Dos von Hrn. XYZ).

» Mit dem Button „A“ werden wieder alle TO-Dos eingeblendet. Zusätzlich werden immer 5 Leerzeilen angezeigt (bis zu 250 TO-Dos).

» Mit dem Button „X“ werden automatisch alle abgeschlossenen und abgebrochenen TO-Dos ausgeblen-det und die übrigen TO-Dos nach dem Termin sortiert.

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Step 17: Abschlussbericht PHB-USER


Der eigentliche Abschlussbericht enthält primär Reflexionen in Prosa, als auch eine Dokumentation der Restaufgaben. Zur Wissenssicherung sollte im Projektabschluss nochmals die gesamt Planung aktualisiert werden und der somit letzte Fortschrittsbericht ergänzt den Abschlussbericht um eine quantitative Übersicht. >> WICHTIG << >> WICHTIG <<

» Wechseln Sie auf das Tabellenblatt „Close Down“ um die Zielerreichung, sowie Stärken und Schwächen im Projekt zu reflektieren, bzw. Lessons Learned und Restaufgaben zu definieren.

» Für die Dokumentation des Gesamteindrucks stehen 6 einzeilige Aufzählungspunkte zur Verfügung. Im Gesamteindruck sollen die Highlights der einzelnen Reflexionen dargestellt werden.

» Bei der Zielreflexion werden die Ziele vom Projektauftrag automatisch übernommen (jedoch ab einer bestimmten Zeichenanzahl abgeschnitten). Die einzelnen Ziele können in einer 4-stufigen Skala hin-sichtlich Erreichungsgrad bewertet werden.

» Für die Reflexion von Management, Leistungen/Termine, Ressourcen/Kosten und Organisati-on/Kommunikation stehen jeweils 5 zweizeilige Aufzählungspunkte zur Verfügung.

» Optional gibt es auch Platz für Anmerkungen hinsichtlich einer Leistungsbeurteilung von Projektleiter und Projektteammitgliedern. Um organisatorisches Lernen zu ermöglichen, sollten jedenfalls „Lessons Learned“ analysiert und dokumentiert werden. Auch hierfür stehen jeweils 5 zweizeilige Aufzählungs-punkte zur Verfügung.

» Für eine formale Projektabnahme sollten auch noch die Restaufgaben bzw. die Nachprojektphase geplant werden. Es stehen 10 einzeilige TO-DOs zur Verfügung, denen ein Verantwortlicher und Termin zugewiesen werden sollte.

» Wie beim Projektauftrag, sollte auch der Projektabschlussbericht ausgedruckt und von Projektauftragge-ber und Projektleiter unterzeichnet werden.

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Customizing des projekthandbuch.xl durch next level consulting Administrator

» Das Produkt projekthandbuch.xl bietet bereits umfangreiche Funktionalität, ist gegenüber klassischer PM-Software ein einfaches aber effizientes Hilfsmittel zur Planung, Steuerung und Dokumentation klei-nerer und mittlerer Projekte. Durch die bewusste Reduktion der Komplexität können mit entsprechendem Know-How in kurzer Zeit mit überschaubarem Aufwand erhebliche Adaptionen vorgenommen werden.

» Entsprechend den Spezifika des Unternehmens, bietet next level ein Customizing des projekthand-buch.xl an. Das Customizing kann vom einfachen Austausch des Logos über Anpassungen des gesam-ten Corporate Design, bis hin zu Erweiterung der Funktionalität und zusätzlichen Formularen reichen. Der Aufwand richtet sich daher stark nach den Anforderungen hinsichtlich der Funktionalität.

» Das projekthandbuch.xl ist ein Werkzeug, welches das Projektmanagement entsprechend des PM-Ansatzes von next level adäquat unterstützt. Auf dieser etablierten Basis hat next level consulting bereits für mehrere Kunden in der Privatwirtschaft und öffentlichen Bereich spezifische IT-Lösungen im Pro-jektmanagement entwickelt. next level unterstützt bei Bedarf auch den gesamten Prozess einer Profes-sionalisierung des Projektmanagement bzw. der Implementierung eines IT-Werkzeuges.

» Das projekthandbuch.xl soll nicht in Konkurrenz zu mächtigen PM-Planungssystemen gesehen werden, sondern positioniert sich als Alternative IT-Unterstützung für kleine und mittlere Projekte (situativer Tool-Einsatz). Für projektähnliche Aufgaben steht auch das projekthandbuch.xs und für größere Projekte das projekthandbuch.std in Kombination mit anderen Hilfsmitteln (z.B.: phb.std-rkm) und einer klassischen PM-Software zur Verfügung.

» Die Kompetenz über die PM-TOOLs und der diesbezüglichen Dienstleistungen seitens next level wird in next level innovation gebündelt. Unsere Trainer und Berater besprechen mit Ihnen gerne einen passen-den Produkt-/Dienstleistungs-Mix für Ihre spezifische Situation (Ausgangssituation, Rahmenbedingun-gen, Anforderungen). Für Fragen und Anregungen stehen wir gerne zur Verfügung:

next level holding GmbH Sieveringer Strasse 72 A-1190 Wien ℡ +43/1/478 06 60 – 0 � +43/1/478 06 60 – 60 � [email protected] [email protected] � www.nextlevel.at (Bereich: PM-TOOLS)

www.nextlevel.at/go/phb.xl

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Anleitung - snets.it Projekthandbuch.pdf · In MS-Excel XP ist diese standardmäßig auf hoch gesetzt. Um das projekthand- Um das projekthand- buch.xl sinnvoll nutzen zu können,