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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO UNIVERSITARIO “RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
TRUJILLO ESTADO TRUJILLO
ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DEL INVENTARIO DE LAS EMPRESAS FERRETERAS DEL MUNICIPIO PAMPÁN
ESTADO TRUJILLO
AUTORA: Br. Anhyi Linares C.I. V-12.907.847
Trabajo Especial de Grado Presentado ante La Ilustre Universidad de Los Andes como Requisito Parcial para Optar al Título de Licenciada
en Contaduría Pública
Septiembre, 2008
ii
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO UNIVERSITARIO “RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
TRUJILLO ESTADO TRUJILLO
ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DEL INVENTARIO DE LAS EMPRESAS FERRETERAS DEL MUNICIPIO PAMPAN
ESTADO TRUJILLO
AUTORA: Br. Anhyi Linares C.I. V- 12.907.847
TUTOR: Yohana Mendoza C.I. V-14.328.010
Septiembre, 2008
iv
DEDICATORIA
Para todas aquellas personas importantes en mí vida, quienes me
ayudaron y dieron ánimo para realizar uno de mis más anhelados sueños,
ahora esta meta se convirtió en el comienzo de un camino; es una etapa más
para mí crecimiento personal es el futuro que he comenzado a construir por
eso quiero dedicar este triunfo.
A Dios todo poderoso, que me acompañó en todo momento regalándome
la fortaleza y la luz de su espíritu en las dificultades.
A Mis Padres Margarita y Froilan por ser las personas que nunca
perdieron la fe en mí, brindándome en todo momento su apoyo y su amor
“Gracias a sus esfuerzos se hacen realidad mis sueños”.
Mis Hermanos Noemí, Jhonny, David, José, por estar a mí lado y
compartir los malos y buenos momentos gracias por estar allí cuando más
los necesité, y a mis otros dos hermanos Richard y Jeferson que aunque
no han estado presentes, también este logro los motive a seguir adelante sin
miedo alguno.
A Mis Abuelos Josefa y José Natividad (que aunque ya no están siempre
me motivaron con su amor y palabras de aliento a seguir adelante) a ti
abuelo Benito que aun todavía me alientas con muchas palabras sabias. A
los dos les dedico este triunfo.
A Mi Esposo Gonzalo y Mis Hijos Froimar Elizabeth, Karen Isabel, Sebastián Gabriel por ser mi apoyo incondicional, las alegrías que me dan
v
cada día, gracias mis bebes he sido capaz de no caer por que son la razón
de mi existencia (Mis hijos los Amo.)
A mis Cuñadas Sandy, Catherine, por contar con ellas cuando las necesité,
y ahora que esta Claudia muchachas que este logro las motive a seguir
adelante: que ser madre, estudiante y esposa si se puede.
A Sugeidy por estar siempre en los momentos más duros, eres una gran
amiga mi comadre, te quiero mucho.
A Carmen, Maria, Evelin, quienes son mis compañeras, y que además
ayudaron mucho en este ultimo periodo de manera incondicional,
muchachas vamos hacia delante que si se puede.
Este triunfo lo he logrado gracias a ustedes por el apoyo que me han
dado con el pasar del tiempo, ayudándome en los momentos que los
necesitaba. Y para mi es muy bueno saber que aun cuento con ustedes y
que viven la alegría de verme feliz por este logro que es de todos, los quiero
mucho y como siempre les digo que Dios Todopoderoso me los Bendiga.
Solo me queda decirles que:
“Tenemos que caminar hacia adelante sin temor a nada y hacernos cada día más grandes”
vi
AGRADECIMIENTO
No encuentro palabras para expresar mi agradecimiento a todas
aquellas personas que de alguna manera hicieron que mis sueños se
hicieran realidad por eso hoy quiero dar gracias:
A Mi Dios Todopoderoso, que me acompañó en cada momento.
A Mi Tutor Lic. Yohana Mendoza, junto con Ing. Rolando Adriani, Lic
Marilys Cote, gracias por sus enseñanzas y su dedicación para conmigo y a
todos los profesores que estuvieron en mi camino como estudiante de esta
Universidad.
A Mi querida Profesora Carmen Barrios, a quien conocí en mis momentos
más difíciles, le agradezco por darme muchas palabras de aliento y que
hasta el día de hoy lo sigue haciendo. Gracias.
A El personal de Biblioteca; Noe, Sulma, Isabel y los estudiantes que en
todo momento han estado allí para ayudarnos en lo que sea necesario.
A Los Centros de Fotocopiado por ese servicio que prestan.
A Mis Compañeros Carmen, Maria, Evelin, Marco, Benito, Carlos por la
ayuda incondicional prestada.
A Mi casa de estudios U.L.A. permitirme realizar un sueño anhelado,
impartiéndome sus mejores enseñanzas, para crear buenos
profesionales.
“Gracias a todos, salud, paz y mucha felicidad.”
vii
INDICE Dedicatoria IV
Agradecimiento V
Índice de Tablas IX
Índice de Gráficos XI
Resumen XV
Introducción 1
CAPITULO I. El PROBLEMA Planteamiento del Problema 3
Formulación del Problema 8
Sistematización del Problema 8
Objetivo General 9
Objetivos Específicos 9
Justificación de la Investigación 9
Delimitación de la Investigación 10
CAPITULO II. MARCO TEORICO
Antecedentes de la Investigación 12
Bases Teóricas
Gestión 15
Objetivos de la Gestión 15
Beneficios de la Gestión 16
Gestión Mediante Hechos 17
Gestión de Inventarios 19
Razones para Gestionar un Inventario 20
Administración o Gestión de Inventarios 21
Importancia de la Administración 22
Inventarios 23
Tipos de Inventarios 24
viii
Etapas o Fases de la Toma Física de Inventario 26
Procedimiento para la Toma de Inventarios 28
Métodos de Valuación de Inventarios 29
Significado Económico de los Inventarios 30
Mercancías 31
Composición del Inventario 34
Sistema de Abastecimiento 36
Características de un Sistema de Abastecimiento 37
Tiempo de Reposición 38
Máximos y Mínimos 39
Políticas de Almacenamiento 39
Funciones 39
Controles 40
Codificación de Materiales 44
Diseño de Almacén 44
Movimiento de Materiales 45
Almacenamiento de Materiales 46
Seguridad en Almacenes 46
Estrategias acerca de las Instalaciones 47
Cantidad de Capacidad 48
Tamaño de las Unidades 48
Distribución Física 49
Empresa 50 Clasificación de las Empresas 51
Importancia y Característica de las Empresa Comercial 55
Estructura de las Empresas Comerciales 56
Empresas Comerciales Ferreteras 56
ix
CAPITULO III. MARCO METODOLOGICO
Tipo de Investigación 58
Diseño de la Investigación 58
Población 59
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos 60
Validación 61
Presentación de los Resultados 61
CAPITULO IV. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS 63
CAPITULO V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 106
Bibliografías 111
Anexos 113
x
INDICE DE TABLAS Composición del Inventario en Materiales de Construcción 63
Composición del Inventario en Materiales de Electricidad 63
Composición del Inventario en Materiales de Herrería 64
Composición del Inventario en Material de Suministro de Agua 64
Composición en el Inventario de Herramientas Menores 64
Tabla Nº 1 Elementos que se analizan en una requisición de Inventario 65
Tabla Nº 2 Encargado de Elaborar la Requisición 66
Tabla Nº 3 Factores que se toman en cuenta para seleccionar un
proveedor
67
Tabla Nº 4 Momento en que se analiza la emisión de una orden de
compra
68
Tabla Nº 5 Persona que verifica la mercancía 69
Tabla Nº 6 Elementos para Inspeccionar la mercancía 70
Tabla Nº 7 Seguimiento de los pedidos 71
Tabla Nº 8 Frecuencia de Seguimientos 72
Tabla Nº 9 Encargado de los seguimientos 73
Tabla Nº 10 Verificación y pago de una factura 74
Tabla Nº 11 Organización del Inventario en ferretería 75
Tabla Nº 12 Inventarios Valorados al Costo 75
Tabla Nº 13 Métodos de valuación que utiliza la empresa 76
Tabla Nº 14 Comparación de toma física con registro del
departamento
77
Tabla Nº 15 Validación e inspección de entrada y salida de mercancía 78
Tabla Nº 16 Entrada de mercancía al almacén 79
Tabla Nº 17 Persona que supervisa la entrada y salida de mercancía 80
Tabla Nº 18 Documentos para controlar entrada y salida de inventario 81
Tabla Nº 19 Documentos que soportan las entradas y salidas de 82
xi
mercancías
Tabla Nº 20 Suministro de instrucciones para la toma física de
inventario
83
Tabla Nº 21 Frecuencia con que se realiza la toma física 84
Tabla Nº 22 Herramientas que se utilizan para distinguir las
existencias
85
Tabla Nº 23 Encargado de Coordinar la toma física 86
Tabla Nº 24 Quien supervisa la toma física 87
Tabla Nº 25 Condiciones establecidas para la toma física 88
Tabla Nº 26 Tiene la empresa un manual de cargos 89
Tabla Nº 27 Existen niveles de autoridad y responsabilidad 90
Tabla Nº 28 La empresa supervisa sus actividades 91
Tabla Nº 29 La persona que recibe y despacha mercancía maneja
una existencia física
92
Tabla Nº 30 Contribución de funciones con objetivos organizacionales 93
Tabla Nº 31 Quien autoriza la preparación y despacho de mercancía 94
Tabla Nº 32 Procedimientos para despachar productos 95
Tabla Nº 33 Los productos a despachar son mediante; 95
Tabla Nº 34 Tiempo promedio para preparar y despachar mercancía 96
Tabla Nº 35 Cuenta el departamento con inventario suficiente para la
venta
97
Tabla Nº 36 Criterios que rigen al momento de organizar el almacén 98
Tabla Nº 37 Que ayuda a determinar una buena distribución física 99
Tabla Nº 38 Sistema apropiado de almacenaje 100
Tabla Nº 39 Inventario de lento movimiento 101
Tabla Nº 40 Se identifican las existencia vencidas y averiadas 102
Tabla Nº 41 Se separan las existencias vencidas y averiadas 103
xii
INDICE DE GRAFICOS Gráfico Nº 1 Elementos que se analizan en una requisición de
Inventario
65
Gráfico Nº 2 Encargado de Elaborar la Requisición 66
Gráfico Nº 3 Factores que se toman en cuenta para seleccionar un
proveedor
67
Gráfico Nº 4 Momento en que se analiza la emisión de una orden de
compra
68
Gráfico Nº 5 Persona que verifica la mercancía 69
Gráfico Nº 6 Elementos para Inspeccionar la mercancía 70
Gráfico Nº 7 Seguimiento de los pedidos 71
Gráfico Nº 8 Frecuencia de Seguimientos 72
Gráfico Nº 9 Encargado de los seguimientos 73
Gráfico Nº 10 Verificación y pago de una factura 74
Gráfico Nº 11 Organización del Inventario en ferretería 75
Gráfico Nº 12 Inventarios Valorados al Costo 75
Gráfico Nº 13 Métodos de valuación que utiliza la empresa 76
Gráfico Nº 14 Comparación de toma física con registro del
departamento
77
Gráfico Nº 15 Validación e inspección de entrada y salida de
mercancía
78
Gráfico Nº 16 Entrada de mercancía al almacén 79
Gráfico Nº 17 Persona que supervisa la entrada y salida de
mercancía
80
Gráfico Nº 18 Documentos para controlar entrada y salida de
inventario
81
Gráfico Nº 19 Documentos que soportan las entradas y salidas de
mercancías
82
xiii
Gráfico Nº 20 Suministro de instrucciones para la toma física de
inventario
83
Gráfico Nº 21 Frecuencia con que se realiza la toma física 84
Gráfico Nº 22 Herramientas que se utilizan para distinguir las
existencias
85
Gráfico Nº 23 Encargado de Coordinar la toma física 86
Gráfico Nº 24 Quien supervisa la toma física 87
Gráfico Nº 25 Condiciones establecidas para la toma física 88
Gráfico Nº 26 Tiene la empresa un manual de cargos 89
Gráfico Nº 27 Existen niveles de autoridad y responsabilidad 90
Gráfico Nº 28 La empresa supervisa sus actividades 91
Gráfico Nº 29 La persona que recibe y despacha mercancía maneja
una existencia física
92
Gráfico Nº 30 Contribución de funciones con objetivos
organizacionales
93
Gráfico Nº 31 Quien autoriza la preparación y despacho de mercancía 94
Gráfico Nº 32 Procedimientos para despachar productos 95
Grafico Nº 33 Los productos a despachar son mediante; 95
Gráfico Nº 34 Tiempo promedio para preparar y despachar mercancía 96
Gráfico Nº 35 Cuenta el departamento con inventario suficiente para la
venta
97
Gráfico Nº 36 Criterios que rigen al momento de organizar el almacén 98
Gráfico Nº 37 Que ayuda a determinar una buena distribución física 99
Gráfico Nº 38 Sistema apropiado de almacenaje 100
Gráfico Nº 39 Inventario de lento movimiento 101
Gráfico Nº 40 Se identifican las existencia vencidas y averiadas 102
Gráfico Nº 41 Se separan las existencias vencidas y averiadas 103
xiv
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
NÚCLEO UNIVERSITARIO “RAFAEL RANGEL” DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS Y
CONTABLES TRUJILLO ESTADO TRUJILLO
ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DEL INVENTARIO DE LAS EMPRESAS
FERRETERAS DEL MUNICIPIO PAMPAN ESTADO TRUJILLO Autora: Br. Anhyi Linares
Tutora: Yohana Mendoza Año: 2008 RESUMEN
El presente trabajo especial de grado tuvo como objetivo general: Analizar la gestión del inventario en las empresas ferreteras del Municipio Pampán estado Trujillo. Primeramente se define Gestión a ejecutar un trabajo dentro de las especificaciones establecidas dentro de las limitaciones de costo y tiempo, Inventario, es la base de toda empresa que se dedique a la compra-venta, pues representa el activo mayor de la misma, La empresa ferretera ofrece al público en general gran surtido de productos propios del ramo en toda clase de material para la construcción. Su sistema de abastecimiento consiste en procurar siempre adquirir la cantidad y calidad necesaria en el momento oportuno del mejor proveedor y así mismo contar con un buen inventario para satisfacer las necesidades de sus clientes y de esta misma manera tener un funcionamiento adecuado dentro del almacén donde es resguardada la mercancía de acuerdo a las responsabilidades que deben cumplir cada uno de sus trabajadores, para así gestionar con eficacia, seguridad y rapidez generando así información confiable. La investigación se realizo en las empresas ferreteras del Municipio Pampán, ya que ellas forman parte del desarrollo del mismo, brindando la mayor información requerida para poder llevar a efecto tal indagación. Este trabajo de investigación se enmarcó en el estudio descriptivo, analizando la gestión del inventario de las empresas ferreteras del Municipio Pampán mediante la recolección de datos identificando así la manera en como se desenvuelven las 10 ferreterías que forman parte de la población evaluada, dicho estudio estuvo amparado en el diseño de campo. Para la recolección de la información se utilizó una técnica como la encuesta y como instrumento se aplico un cuestionario mixto conformado por cuarenta y cuatro (44) ítems. Los resultados se analizaron y sintetizaron por medio de la estadística descriptiva que incluye la distribución de frecuencia porcentual, mediante la presentación gráfica de barras. Finalmente, se llegó a la conclusión que todas las empresas ferreteras cuentan con inventario de mercancía similar solo que en unas con mayor cantidad dependiendo del tamaño del establecimiento, además existe gran debilidad en proceso de adquisición de mercancía debido a que no tienen personal que cumpla con esa actividad, además con respecto a la toma física del inventario tampoco cuentan con instrucciones y personal técnico para su realización lo que ocasiona falta de eficiencia y eficacia en la gestión del inventario; asimismo se logro detectar que no cuentan con sistema contable computarizado, que les ayude a obtener mejor información de sus actividades económicas.
1
INTRODUCCIÓN
El proceso de gestión se realiza a través de personas que coordinan
las actividades que otros realizan, esto con la finalidad de obtener resultados
de alta calidad, para así contar con un proceso de gestión empresarial óptimo
que satisfaga las necesidades de la misma. Tomando en consideración que
toda empresa cuenta con un activo realizable llamado inventario el cual
representa el área de activo con más valor para la empresa, y por ello se
hace necesario gestionar de manera eficaz, eficiente y económica, todo lo
relacionado con el inventario, incluyendo su abastecimiento,
almacenamiento y salida de mercancía.
En este sentido es necesario resaltar la importancia del inventario para
las empresas del sector comercial especialmente las ferreterías, estas deben
contar con un personal que sea capaz de garantizar y hacer cumplir las
normas necesarias para su buena administración, ya que el inventario en
este tipo de empresas se debe proteger al máximo para que llegue al cliente
en condiciones óptimas, y esto se logrará con un buen desempeño de su
gestión.
Por ello el objetivo de la investigación es Analizar la Gestión del
Inventario en las Empresas Ferreteras del Municipio Pampán del Estado
Trujillo, con lo cual se espera aportar significativamente conocimientos que
les ayuden a las empresas ferreteras a tener mejoras significativas que
conlleven a una gestión del inventario eficiente y eficaz que eleve los niveles
de productividad.
Esta investigación se desarrolló en cinco (5) capítulos:
2
El Capítulo I presenta el Problema de la Investigación que se divide
en: el planteamiento del problema, la sistematización, el objetivo general, los
objetivos específicos, la justificación y delimitación de la investigación.
El Capítulo II muestra el Marco Teórico presentando los antecedentes
que soportan la investigación, las bases teóricas que sustentan el análisis de
los resultados obtenidos en la investigación respecto a la variable de estudio
junto con sus dimensiones, las cuales se especifican en el mapa de
variables.
En el Capítulo III se presenta el Marco Metodológico donde se detalla
la metodología a emplear para el logro de los objetivos de la investigación: el
tipo de investigación, diseño de la investigación, población, técnicas e
instrumento de recolección de datos, validez del instrumento y las técnicas
para el procesamiento de los datos.
El Capítulo IV contiene el análisis de los resultados obtenidos del
instrumento aplicado a las empresas ferreteras del Municipio Pampán del
estado Trujillo.
El Capitulo V presenta las conclusiones a las que se llegó gracias a la
información obtenida y las recomendaciones para que dichas empresas
tengan un mejor desenvolvimiento. Por último, se presentan las referencias
bibliografías.
3
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
La organización es un sistema social conformado por individuos y
grupos de individuos, que dotados de recursos y dentro de un determinado
contexto, desarrollan regularmente un conjunto de tareas, orientadas por
valores comunes hacia la obtención de un determinado fin.
En este sentido, Chiavenato, I. (1998) considera que existen tres
razones que explican la existencia de las organizaciones, éstas son sociales,
materiales y sinérgicas. En cuanto a las razones sociales, las personas como
seres gregarios necesitan relacionarse con otras personas para vivir; las
razones materiales incluyen los esfuerzos para el aumento de habilidades, lo
cual es permitido de una mejor manera al trabajar en conjunto de una forma
más eficiente que trabajando solas, también se incluyen dentro de lo material
la reducción de tiempo para conseguir los objetivos con mayor rapidez y
finalmente, la acumulación de conocimientos aprovechando la experiencia y
la vivencia de los demás.
Mientras que, en cuanto al efecto sinérgico, el autor antes nombrado,
manifiesta que las organizaciones presentan un efecto multiplicador de las
actividades de sus miembros y en consecuencia, el resultado de la tarea
organizacional es mayor que la simple suma de las tareas individuales.
En las organizaciones, los sistemas de producción se asocian
generalmente a industrias generadoras de bienes (manufactura), sin
embargo, también se puede aplicar a las empresas comercializadoras, donde
la función abarca las actividades de adquisición o compra de artículos;
4
almacenamiento de la mercancía y venta. A este respecto Everett, A. y
Ronald, E. (1991), señala que el gerente de producción o de operaciones
decide sobre la planificación, organización, dirección y control de los
sistemas productivos y de operaciones, tomando en cuenta las
consecuencias de sus decisiones en otros departamentos y en la
organización entera.
Para la función productiva u operativa, es necesario que el gerente o
administrador tenga habilidades técnicas, humanas y conceptuales, para una
visión de la empresa como un todo y de cada una de sus partes, y de esta
manera la administración pueda dar cumplimiento a las actividades que le
son propias.
En este orden de ideas, las actividades productivas u operativas,
exigen de previsiones de insumos para el cumplimiento ya sea de metas
relacionadas con la fabricación, o con el logro en la prestación de servicios
según sea el caso.
En consecuencia, dentro de las previsiones necesarias se incluyen la
disposición de los recursos humanos, tecnológicos, financieros, logísticos,
materiales o materia prima, siendo todos de importancia; por lo que es
necesario disponer de estos bienes en la cantidad necesaria al momento de
ser requerido. Planteamientos como el anterior inducen al concepto de
almacenar o guardar bienes.
Complementariamente, Stoner, J., Freeman, E. y Gilbert, D. (1996)
expresan que la cantidad de bienes almacenados, como materia prima,
productos semi-elaborados o bienes terminados, que mantiene una
organización para satisfacer sus necesidades operativas, se definen como
inventario y representan una inversión considerable y se debe controlar con
gran atención; si se considera que la existencia de inventarios demasiado
altos, representan pérdidas por costos de almacenaje y por la supuesta
ocurrencia de daños o robos de lo guardado. Sin embargo, la no disposición
5
de bienes en inventario, implican pérdidas de tiempo y mano de obra, por la
incapacidad momentánea de continuar con el proceso que compete a la
organización.
Vistas las cosas de esta manera, Stoner, J., y Otros. (ob. cit.), señalan
que para reducir los costos asociados con exceso y deficiencias en las
cantidades almacenadas, se requiere optimizar los niveles de inventario,
razón por la cual se han desarrollado numerosos modelos matemáticos que
permiten a los gerentes y administradores decidir cuándo comprar y en qué
cantidad; por lo demás, la toma de decisiones acertadas que se relacionan
con este aspecto, está íntimamente relacionada con la productividad y la
eficiencia en el control del inventario.
De este modo, la administración y control de inventarios es una
actividad pertinente en todas las organizaciones, tanto manufactureras,
comercializadoras y de servicios.
En el contexto de las empresas comerciales se destacan las empresas
que se dedican al ramo de la ferretería cuya naturaleza es ofrecer atención
personalizada a grandes empresas industriales, consumidores y a la
población en general, a través de un gran surtido de productos propios del
ramo; su objetivo principal puede ser la compra, venta, distribución,
importación y exportación al mayor y al detal de toda clase de materiales
para la construcción.
Según un artículo publicado en la Revista Producto (Marzo, 2007) en
Venezuela la estrecha y anticuada ferretería, atendida por el dueño, detrás
de un mostrador que, además de exponer la mercancía, separa al cliente de
los artículos que requiere, sigue perdiendo terreno, ante los llamados
supermercados ferreteros o hiperferreterías, los cuales se han caracterizado
por poseer amplios espacios atestados de productos al alcance del
6
comprador, donde el personal especializado atiende a los clientes sólo
cuando éste lo pide.
Tal como lo resume el mencionado artículo, estos consumidores
moverían el mercado, para nada despreciable, de unos 4 mil millones de
dólares anuales, lo que indicaría que este tipo de empresa, contribuye en la
generación de empleo en el país, y es una fuente de ingresos tributarios para
el Estado.
Hoy en día en Venezuela, existen grandes cadenas ferreteras, de las
cuales las más conocidas son: EPA, FERKA, FERRETOTAL,
CONSTRURAMA, entre otras. También, es importante mencionar que el
repunte de treinta y dos (32%) por ciento que en 2006 tuvo el mercado de la
construcción, según datos suministrados por la Cámara Venezolana de la
Construcción, impactó favorablemente a las empresas ferreteras, lo que
ameritó que los controles de las actividades propias de estos comercios se
incrementaran, lo que da paso en este estudio, a desarrollar fundamentos
teóricos relacionados con los sistemas de administración o gestión del
inventario.
Por lo general muchas empresas ferreteras que tienen su domicilio
fiscal en el Municipio Pampán del estado Trujillo presentan grandes
problemas en cuanto a su inventario, en entrevista informal realizada por la
investigadora al personal operativo y de gerencia, se pudo evidenciar que
éste no se encuentra almacenado correctamente en los estantes, por lo que
existen productos que están mezclados con otros y que pertenecen a
diferentes categorías, siendo en ocasiones una de las causas el exceso de
productos adquiridos; adicionalmente, no cuentan con suficiente espacio, lo
que muestra que no existe un control efectivo para la adquisición y
7
almacenamiento del mismo, además no existe una adecuada delegación
de responsabilidades, lo que genera que al momento de ser despachado un
producto exista el riesgo de entregar el equivocado, sin que haya un
personal responsable ante tal situación.
Asimismo, en ocasiones se presentan devoluciones de productos a
causa de que éstos no presentan buenas condiciones para ser utilizado por
el cliente, como se expresó anteriormente la causa es que el inventario no
está siendo almacenado en lugares óptimos de acuerdo a su característica,
sufriendo así deterioro trayendo como consecuencia merma en la inversión.
Por otra parte, el proceso de facturación se hace muy lento debido a la
incertidumbre en las existencias de mercancías, razón por la cual se debe
confirmar la información antes de emitir las facturas para evitar devoluciones.
Lo anteriormente descrito, obedece a deficiencias en la toma de
decisiones referente al control de inventarios, así como a las políticas de
almacén, donde se establecen lineamientos para el tratamiento eficiente de
la mercancía, que incluyen los tiempos entre pedidos, el tamaño de los lotes,
la determinación de los stock máximos y mínimos de los inventarios, el
registro en la cuenta de almacén de los movimientos de entrada y salida de
pedidos.
Por otra parte, existen fallas aparentes en la aplicación de las técnicas
de almacenaje y utilización de espacios por parte del personal responsable
del área de depósito y preparación del personal encargado de ejecutar el
control de inventario.
Es por ello, que las empresas que no cuenten con los lineamientos
para un mejor control de inventario se enfrentan a muchos riesgos, tal es el
caso de las empresas ferreteras del Municipio Pampán del estado Trujillo.
8
Entre los cuales se pueden mencionar la posibilidad de obtener información
errada en cuanto a la cantidad y calidad del producto, en consecuencia
corren el riesgo de tener pérdidas en su ejercicio económico, al disminuir la
confiabilidad para con sus clientes, y experimentar una baja en la ubicación
del mercado al que pertenecen, además podrán dejar de gozar de los
beneficios que le puedan prestar sus proveedores, (compras a crédito,
descuentos por pronto pago, mayor cantidad de pedidos entre otros) y al no
tener suficientes ingresos por ventas se verán en la obligación de disminuir
el número de trabajadores o lo más lamentable cerrar el establecimiento.
Por lo descrito anteriormente, se requiere realizar un Análisis de la
Gestión del Inventario de las Empresas Ferreteras del Municipio Pampán del
estado Trujillo, para obtener la información necesaria a fin de mejorar e
implantar controles que coadyuven a hacer más efectivo el inventario,
particularmente los que se refieren al almacenaje de la mercancía que es en
donde se detectan mayores debilidades, y así resguardar las existencias
minimizando los costos y lo más importante garantizar el suministro oportuno
de productos de calidad a los clientes, mejorando además, los datos para
optimizar y promover la eficiencia, eficacia y economía de la gestión, que
promueva la adecuada presentación de los inventarios en los estados
financieros.
Formulación del Problema ¿Cómo es la gestión del inventario en las empresas ferreteras del
Municipio Pampán del estado Trujillo?
Sistematización del Problema
¿De qué manera está compuesto el inventario en las empresas
ferreteras del Municipio Pampán del estado Trujillo?
9
¿Qué caracteriza el sistema de abastecimiento, de las empresas
ferreteras del Municipio Pampán del estado Trujillo?
¿Cuáles son las políticas de almacenamiento en las empresas
ferreteras del Municipio Pampán del estado Trujillo?
Formulación de Objetivos Objetivo General
Analizar la gestión del inventario en las empresas ferreteras del
Municipio Pampán del estado Trujillo.
Objetivos Específicos
Identificar la composición del inventario en las empresas ferreteras del
Municipio Pampán del estado Trujillo.
Caracterizar el sistema de abastecimiento, de las empresas ferreteras
del Municipio Pampán del estado Trujillo.
Precisar las políticas de almacenamiento, en las empresas ferreteras
del Municipio Pampán del estado Trujillo.
Justificación de la Investigación
Desde el punto de vista teórico, se justifica la investigación por la
revisión y precisión de conceptos en el área de inventario, tales como control
de inventario, adquisición, almacenamiento, despacho, entre otros, junto con
teoría relacionada a la gestión del mismo de igual relevancia, utilizados con
el fin de aportar un abanico referencial mediante el desarrollo de diferentes
10
enfoques que ayuden a abordar la variable objeto de estudio y así responder
a las interrogantes de la investigación aportando también nuevos
conocimientos sobre el manejo eficiente de los inventarios, la disminución de
costos y una mejor planificación para una toma de decisión eficaz.
Por otra parte, a nivel metodológico, se considera que el estudio puede
servir de referencia a futuras investigaciones dada la utilización de técnicas
para la recolección de información, como es el cuestionario, (permitiendo de
esta manera conocer si dichas empresas ferreteras cumplen con los
parámetros necesarios en cuanto al sistema de abastecimiento y políticas de
almacenamiento), así como también las técnicas de análisis que conlleven a
responder los objetivos plasmados en la formulación del problema y de esta
manera generar resultados útiles para cualquier interesado en el tema.
Asimismo, en el aspecto práctico, la investigación representa un aporte
para la administración eficiente de los inventarios, principalmente en los
almacenes de las empresas ferreteras aspecto considerado trascendente por
repercutir en un mejor funcionamiento de las mismas en la prestación de un
mejor servicio hacia el cliente.
Delimitación de la Investigación
La presente investigación busca analizar la gestión del inventario de
las empresas ferreteras del Municipio Pampán del estado Trujillo
considerándose como informantes claves para este análisis; el administrador
y personal operativo de las ferreterías ya que éstos se encuentran muy
relacionados con el área de inventario.
11
El desarrollo de esta investigación se enmarcó en el periodo de tiempo
desde enero hasta julio del año 2008. En relación a la línea de investigación
ésta se encuentra establecida en la línea de Gestión del Núcleo
Universitario “Rafael Rangel”
12
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
En el presente Capítulo se exponen los aspectos teóricos que apoyan
el Análisis de gestión en el inventario de las empresas ferreteras del
Municipio Pampán Estado Trujillo. En este sentido, este capítulo plantea en
primer término, una revisión minuciosa de otras investigaciones que se
relacionan con este tema, también se plantea una breve descripción de
algunos conceptos relacionados con la gestión de inventarios, por último se
presenta el mapa de variables que sirvió de herramienta para llevar a buen
fin la investigación.
Antecedentes de la Investigación Pérez, L (2003) en su trabajo de grado titulado: “Control Interno en el
Área de Inventario, Caso: División de Repuestos de la Empresa VALCAR,
C.A, ubicada en el municipio Valera del Estado Trujillo”, presentado en la
Universidad de los Andes, Núcleo Rafael Rangel del Estado Trujillo, tuvo
como objetivo general evaluar las condiciones del sistema de control interno
en el área de inventario de la mencionada división en dicha empresa. El
estudio se dedicó a la búsqueda de herramientas que le permitieran a la
empresa, el mejorar o mantener los lineamientos planteados por ella durante
el proceso de salvaguarda del inventario, así como promover el desarrollo de
sus operaciones relacionadas con la compra, almacenamiento, salida y
contabilización del mismo. El tipo de investigación estuvo enmarcado dentro
de los proyectos factibles, apoyado en un diseño de campo seleccionado
para tal propósito. La población estuvo constituida por seis personas, las
cuales laboraban en la mencionada empresa. El instrumento utilizado fue un
cuestionario contentivo de treinta y tres ítems, el cual se dividió en dos
13
partes, la primera referente al aspecto laboral de los empleados y la segunda
relacionada con el tema de la investigación, previo a esta situación el
instrumento fue validado por parte de tres expertos, además se determinó la
confiabilidad por el método de mitades partidas.
Los resultados le permitieron establecer que el sistema de control
interno de inventario de VALCAR C.A., en la división de repuestos, requería
la aplicación de estrategias para mejorar la orientación y desarrollo de los
procedimientos que presentaban fallas, tales como; entre los controles
administrativos, la falta de organización en el inventario que se encontró en el
almacén y las mercancías en consignación, asimismo quedó demostrado que
en la mencionada división no se contaba con un instructivo eficaz para la
toma física del mismo; en relación a los controles contables, falta realizar
investigaciones antes de proceder a realizar los ajustes correspondientes al
conteo físico, así como, mantener los controles eficientemente.
La relación de esta investigación con el estudio actual se establece
principalmente en la manera cómo su autor manifestó la necesidad de
establecer sistemas de gestión de inventarios, como elemento fundamental
para mejorar la eficiencia de las empresas.
Montilla, M. (2002) en su trabajo de grado titulado: “Evaluación del
Sistema de Control Interno de Inventarios de la Empresa Cauchos Avenida
C.A”, para optar al titulo de Licenciada en Contaduría Pública de la
Universidad de Los Andes, Núcleo Rafael Rangel. Teniendo como propósito
general evaluar el sistema de control de inventarios en la mencionada
empresa y para el cumplimiento de su objetivo realizó un estudio de tipo
descriptivo, con un diseño documental, no experimental, utilizando un
instrumento validado por tres expertos en la materia y el cual consistía en
una entrevista, aplicada la misma tanto al contador como al administrador de
la empresa, basándose también en la observación directa del proceso de
14
control bajo estudio.
Los resultados obtenidos le permitieron concluir que en la mencionada
empresa existe un sistema de control interno de inventario con
procedimientos bastante aceptables, el cual les permite satisfacer las
necesidades de la compañía, cumpliéndose los lineamientos y operaciones
mínimas requeridas para llevar el control del inventario, entre ellos se
destaca poseer una buena documentación para el control de la salida de
mercancías, aunque se observó algunas deficiencias en el control de las
entradas, ya que en este aspecto la empresa carece de formas pre
numeradas, para realizar un buen control durante el desarrollo de las
operaciones que permiten la adquisición de insumos, de igual manera la
autora considera que existe la necesidad de crear una división que se
encargue de la supervisión del área de almacén general, en otras palabras
para el empresa es necesario crear los cargos de supervisión de almacenes,
almacenista y contralor de inventarios.
Esta investigación permite entender la importancia de gestionar en
forma eficiente el registro y control de la entrada de insumos, y la salida de
mercancías, para poder contar con un sistema de inventarios efectivo, acorde
con las necesidades de las empresas.
Baptista, Z. (2001) en su trabajo de grado titulado: “Control Interno en la
Administración de Inventarios de las Empresas Ferreteras del Municipio
Valera en el Estado Trujillo”, para optar al titulo de Licenciada en Contaduría
Pública de la Universidad de Los Andes, Núcleo Rafael Rangel, buscó
estudiar la situación que presentaba el control interno, en la administración
de inventarios de las empresas ferreteras del Municipio Valera, esto debido a
que los inventarios que manejan las mismas son bastante complejos y
diversos. Para ello realizó una investigación de tipo descriptiva con diseño
de campo, para lo cual utilizó un cuestionario como instrumento para la
15
recolección de datos, así como también empleó gráficos y tablas para el
análisis y discusión de los mismos, deduciendo por medio de ellos que la
mayoría de las empresas en estudio carecían del establecimiento de
lineamientos y procedimientos que les permitan realizar la administración
efectiva de sus inventarios, siendo necesario realizar un examen exhaustivo
que les permita diseñar e implementar un sistema de control interno de los
mismos.
En este trabajo, se denota un aporte significativo para el presente
estudio dado que deja entender la importancia del control de la
administración del inventario, el cual es un activo considerado por muchos
expertos, como uno de los más susceptibles al manejo inadecuado.
Bases Teóricas Para fundamentar la investigación, se detallan las bases teóricas, que
sirvieron como guía para el desarrollo de la investigación y el sustento de la
variable objeto de estudio.
Gestión Según Instituto COFAE (Control Fiscal y Auditoria de Estado), (2005:21)
El proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de otras personas con la finalidad de lograr resultados de alta calidad que cualquier otra persona, trabajando sola, no podría. Grado en el cual el trabajo de una organización se ejecuta dentro de las especificaciones establecidas para los bienes o servicios producidos, orientado a la satisfacción general del cliente servido dentro de las limitaciones de costo y tiempo, y de forma tal que contribuya al logro de los objetivos de la organización.
Objetivo de Gestión De los antecedentes nacionales e internacionales, así como de las
16
definiciones antes expuestas se concluye que:
Esta modalidad de control es una figura jurídica y técnica que ha sido
ajustada a las características y particularidades propias de cada
organización, que necesita aplicarlo, con el fin de obtener los
resultados requeridos de acuerdo a las exigencias propias.
Permite evaluar los resultados de la gestión de las organizaciones,
programas, proyectos y operaciones, a través de la aplicación y
medición de criterios de economía, eficiencia y eficacia entre otros,
permitiendo controlar la calidad de la gestión y el impacto que ésta
genera en la sociedad.
Entre los objetivos destacan:
1. Evaluar el cumplimento de metas y resultados señalados en los
programas, proyectos u operaciones de los organismos sujetos al
control.
2. Analizar el costo de los servicios.
3. Evaluar la eficiencia en el uso de los recursos de las entidades.
4. Evaluar el cumplimiento de las políticas. (COFAE, 2005)
Beneficios de la Gestión 1. Identificar áreas problemáticas, las causas de los problemas y las
alternativas para mejorar.
2. Para definir un problema en algunos casos, se necesita simplemente
hablar con el personal de operaciones, y después compartir sus
puntos de vista con la gerencia.
3. identificar las causas actuales, no los síntomas o las causas probables
de los problemas que pueden ser el resultado de los manejos
políticos o acciones.
4. Localizar las oportunidades para eliminar derroches e ineficiencia, es
decir reducción de costos.
17
5. Identificar los criterios para medir el logro de metas y objetivos de la
organización.
6. suministrar y vincular la información de la gerencia y los sistemas de
control.
7. Proporcionar un canal adicional de la comunicación, entre los niveles
de operación y la alta gerencia.
8. Detectar irregularidades, luego del repaso de los requisitos legales,
metas, objetivos, políticas y procedimientos de la organización.
9. Permitir una independiente y objetiva evaluación de las operaciones.
Ambos, el personal de la gerencia y operaciones están a menudo muy
cerca de que va pasando dentro de sus propias operaciones, para
evaluar con eficiencia sus resultados. (COFAE, 2005).
Gestión mediante hechos
Según Ivancevich,(1996), El cumplimiento de las metas de calidad y desempeño de la sociedad exige que el proceso de gestión se base en información, datos y análisis que sean confiables. Los hechos y los datos necesarios para valorar la calidad son de varias clases, entre las que se incluyen; el cliente, los resultados del producto y servicio, las operaciones, los mercados, las comparaciones competitivas, proveedor, todo lo relativo al personal y los datos financieros y de costes. El análisis se refiere al proceso de extraer un significado más amplio de los datos para prestar apoyo a la evaluación y a la toma de decisiones a diversos niveles dentro de la empresa.”
Drucker (1909) (citado por Ivancevich, 1996) “Considera que la gestión
se encuentra actualmente en un periodo de transformación...Propone que
para estar al día y mantener la aceleración, la gestión ha de empeñarse en
tres practicas:
1. Mejoramiento continúo de todo lo que hace la organización.
2. Toda organización ha de aprender a explotar sus conocimientos.
18
3. Debe innovar.
Todas las organizaciones pueden poner en marcha estas prácticas,
pero solo lo lograrán si se hacen con el recurso más esencial: personal
calificado y bien formado.
A continuación unos breves conceptos de los elementos que se
hacen presentes en la gestión:
Eficiencia; significa óptima utilización de los recursos,
manteniendo presente los objetivos de la organización, esto
implica la maximización de los productos, con los recursos
dados a la reducción al mínimo de las entradas con los
recursos dados.
Eficacia; se refiere al logro de los objetivos. Implica la
imposición de resultados de los programas y de los proyectos,
que son generalmente externos a la organización.
Economía; se refiere a la adquisición de recursos al más bajo
costo, manteniendo la visión de los objetivos dela organización.
Eso implica que los recursos se deben adquirir al precio justo,
en el tiempo y lugar justo, en la cantidad precisa y calidad justa.
Control; comprende el plan de organización, las políticas,
normas, así como los métodos y procedimientos adoptados
dentro de un ente u organismo, para salvaguardar sus recursos,
verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y
administrativas, promover la eficiencia, economía y calidad de
sus operaciones, estimular la observancia de las políticas y
lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.
Calidad; es el parámetro que permite medir el grado de
satisfacción del usuario interno y externo, por los productos o
servicios recibidos. El concepto de calidad determina la
19
definición de políticas, normas, pautas y procesos
administrativos operarios y de control.
Planificación; es una herramienta importante de diagnostico,
análisis, reflexión y de toma de decisiones colectivas, en torno
al que hacer actual y al camino que debe recorrer en el futuro
de las organizaciones para adecuarse a los cambios y a las
demandas que les dispone el entorno y lograr el máximo de
eficiencia y calidad de sus operaciones.
Recursos; asignar al análisis la cantidad y la calidad de
recursos suficientes y adecuados que permitan eficiencias y
economía en el proceso. (COFAE, 2005)
Gestión de Inventarios Manzanilla, A. (2008). Señala que “El inventario es una parte primordial de
muchas empresas. Esencialmente, el inventario es el almacenamiento de los
productos que se veneran a los consumidores con el fin de obtener una
utilidad. Además, en algunos casos, el inventario también incluye lo que la
empresa utiliza para mantener el negocio en marcha y funcionando,” por
ejemplo, el almacenamiento de los limpiadores se considera inventario para
un negocio que se centra en el negocio de la limpieza.
Hay diferentes formas de inventario y cualquier empresa puede basarse en
una o más formas de inventario. En primer lugar, se menciona el inventario
de materiales y componentes: este tipo de inventario es el almacenamiento
de las distintas partes para la fabricación de productos más grandes. Por
ejemplo, un fabricante de automóviles tiene ruedas o frenos de pie en su
inventario, disponibles para su uso cuando sea necesario agregar a un carro,
eso es la industria manufacturera.
20
Razones para Gestionar el Inventario Manzanilla, A. (2008). Señala que “Independientemente de la forma de
inventario que tenga una empresa, la gestión inadecuada de ese inventario
puede dar lugar a excesos en el pedido de materiales, y la pérdida del
mismo. La mala gestión de inventario en un almacén o en una empresa
puede incluso resultar en el robo: elementos de almacenamiento pueden ser
robado sin el conocimiento de la empresa, si el inventario no está bien
rastreados.”
Si un empresario no sabe lo que tiene en el almacenamiento, no puede
saber que es lo que debe ordenar. Siendo en la mayoría de los casos el
espacio de almacenamiento un activo valioso, ya que debe ser utilizado,
eficientemente.
En la Gestión de Inventarios están involucradas tres (3) actividades básicas a saber:
1.- Determinación de las existencias: La cual se refiere a todos los procesos necesarios para consolidar la información referente a las existencias físicas de los productos a controlar y podemos detallar estos procesos como:
Toma física de inventarios Auditoria de Existencias Evaluación a los procedimientos de recepción y ventas (entradas y
salidas) Conteos cíclicos
2.- Análisis de inventarios: La cual esta referida a todos los análisis estadísticos que se realicen para establecer si las existencias que fueron previamente determinadas son las que deberíamos tener en nuestra planta, es decir aplicar aquello de que "nada sobra y nada falta",
21
pensando siempre en la rentabilidad que pueden producir estas existencias. Algunas metodologías aplicables para lograr este fin son:
Formula de Wilson (máximos y mínimos) Just in Time (justo a tiempo)
3.- Control de producción: La cual se refiere a la evaluación de todos los procesos de manufactura realizados en el departamento a controlar, es decir donde hay transformación de materia prima en productos terminados para su comercialización, los métodos mas utilizados para lograr este fin son:
MRP (planeación de recursos de manufactura) MPS (plan maestro de producción)
Administración o Gestión de Inventarios Sipper, D. (1998) manifiestan que el objetivo de la administración de
inventarios, igual que el de la administración de efectivo, tiene dos aspectos
que se contraponen. Por una parte, se requiere minimizar la inversión del
inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin se pueden
invertir en otros proyectos aceptables de otro modo no se podrían financiar.
Por la otra, si la empresa cuenta con inventario suficiente para hacer
frente a la demanda cuando ésta se presente y para que las operaciones de
producción y venta funcionen sin obstáculos, podría decirse que la inversión
fue lucrativa.
Ahora bien, si se reduce el inventario se puede minimizar la inversión,
pero se corre el riesgo de no satisfacer la demanda y obstaculizar las
operaciones de la empresa. Casi contrario, si se tienen grandes cantidades
de inventario se disminuyen las probabilidades de acceso a la demanda y de
interrumpir las operaciones de producción y venta; pero también se aumenta
la inversión, debido a que los inventarios forman un enlace entre la
22
producción y la venta de un producto, tomando en cuenta que los principales
inventarios se centran en el inventario de materia prima, de productos en
proceso y el de productos terminados.
Importancia de la Administración o Gestión del Inventario
Para Chase, R. (2005) la administración de inventario, en general, se
centra en cuatro aspectos básicos:
1. Cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento
dado.
2. En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.
3. Qué artículos del inventario merecen una atención especial.
4. Poder protegerse contra los cambios en los costos de los artículos
del inventario.
El inventario permite ganar tiempo, ya que ni la obtención, ni la entrega
pueden ser instantáneas; en estos casos, es preciso contar con la existencia
del producto a los cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta
real no tenga que esperar hasta que termine el proceso de producción. Esto,
permitiría hacer frente a la competencia y responder a la demanda de los
clientes sin afectar la rotación del inventario.
Para Buffa, E., y Sarin, R. (1999), el manejo eficiente del inventario está
enmarcado dentro de la política de la administración de los mismos; esta
política incluye establecer relaciones exactas entre las necesidades
probables de la demanda y los abastecimientos de los diferentes productos,
definir categorías para los inventarios, es decir clasificar cada mercancía en
la clase o renglón adecuado, mantener los costos de abastecimiento al más
bajo nivel posible, mantener una rotación adecuada del inventario, satisfacer
rápidamente la demanda, entre otros aspectos.
Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de
inventario porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento
23
no generan rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo, es necesario
mantener algún tipo de inventario, dado que la demanda no se puede
pronosticar con certeza y se requiere de un cierto tiempo para convertir un
producto de tal manera que se pueda vender.
Además los inventarios excesivos son costosos e insuficientes, porque
los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos no están
disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La
administración de inventario requiere de una coordinación entre los
departamentos de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de
coordinación podría llevar al fracaso financiero.
Inventarios
El inventario es un de los activos mas caros y en algunos casos puede
llegar a representar hasta un 50 % en las compañías
Certo, (1984) define ”el inventario como el activo mayor en los
balances de una empresa, a si también los gastos por inventarios, llamados
costos de mercancías vendidas, son usualmente los gastos mayores en el
estado de resultado”
De igual forma, Holmes, A. (1994:320) dice que “… la base de toda
empresa que se dedique a la compra, venta, distribución o fabricación de
bienes o servicios, es el sistema de inventario”; de aquí la importancia del
manejo del eficiente del mismo, ya que a través de el se pretende mantener
el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo
contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.
Ahora bien, el inventario lo constituye las partidas del activo corriente
que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía y/o producto
que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para
la venta o actividades productivas. Esto da origen, a la creación de diferentes
operaciones que necesitan de una constante información resumida y
24
analizadas sobre los inventarios, lo cual obliga a la apertura de cuentas
principales y auxiliares relacionadas entre si.
Por otra parte, el inventario tiene como función añadir flexibilidad a las
operaciones, es por eso que tienen como función la eliminación de
irregularidades en la oferta, la compra o producción en lotes o tandas, lo que
le permite a la organización manejar materiales perecederos, entre otros
aspectos.
Tipos de Inventarios
Horngren, y Harrison, W. (1994) refieren que existen diferentes tipos
de inventarios y su coexistencia constituye un punto fuerte en cuanto a su
uso y aplicación. Cabe destacar, que los inventarios en las empresas de
compra y venta de bienes, representan el activo mas importante de las
mismas puesto que este es la base de las utilidades de las mismas. Solo por
mencionar, las existencias de un producto vendible que no posee un control
o administración adecuada puede hacer que una empresa pequeña o
mediana baje sus utilidades de forma brusca, por otra parte la mala fluidez en
el manejo de los productos de necesidad básica para los consumidores de
dichas empresas pueden dar a denotar la misma baja de utilidades o hasta
pérdida de clientes; es por eso que es de vital importancia el conocer los
inventarios así como también es de vital importancia el saber administrarlos.
No obstante, a los efectos de esta investigación se tomará en
consideración el criterio expuesto por Rodríguez, L. (1998:91) sobre los tipos
de inventario, por considerarlo de mayor pertinencia con el objetivo que aquí
se persigue. Esta autora señala que “es necesario conocer en forma amplia
acerca de los inventarios y explica que al hablar de inventario se hace
referencia a las existencias, es decir, a la cantidad de mercancía que hay en
la empresa para un momento determinado.”
De acuerdo a lo expresado por la autora, se puede decir que, el
25
inventario consiste en la cantidad de productos destinados para la venta, los
materiales usados en el proceso de fabricación o los que se consumen en el
transcurso de las actividades realizadas. Por tanto, se consideran como los
principales tipos de Inventario:
De mercancías o existencias para la venta
De materias primas
De producción en curso o productos en proceso
De productos terminados
De accesorios o materiales y suministros de fábrica.
Además de los principales tipos de Inventarios que existen, los
inventarios suelen ser de dos maneras: Iníciales y Finales, punto éste en el
que coincide con lo descrito anteriormente por Horngren, Ch. y Harrison, W.
(1994), y que se definen como:
Inventario Inicial: son las existencias que tiene una empresa en el
momento de comenzar su ejercicio económico. Este va ubicado en el Costo
de Venta en el Estado de Pérdidas y Ganancias.
Inventario Final o Actual: es el Inventario físico que se toma al final del
Ejercicio Económico (al costo), entrará a formar parte del Activo en el
Balance General y también irá disminuyendo al Costo de Venta en el Estado
de Pérdidas y Ganancias.
Vale la pena decir, que para analizar el control de inventario como
variable principal de esta investigación, es relevante destacar lo referente al
inventario de mercancías desde el punto de vista contable, pues allí en
donde las empresas de distribución comercial aplican vigilancia sobre los
mismos.
Inventario Periódico o Toma Física de Inventario Físico
Es el más utilizado por las organizaciones puesto que permiten conocer
los inventarios iniciales y finales indispensables, para la presentación de los
26
estados financieros.
Meigs &Meigs (1992) especifican que es el conteo físico de las
mercancías disponibles al final del periodo y se ajusta a la preparación de los
estados financieros anuales, por lo que sus registros contables deben
mostrar, el costo del inventario al inicio y al final del año, al igual que precisa
el costo de la mercancía vendida durante el año.
Etapas o Fases de la Toma Física de Inventarios Para ello el criterio de Romero, J. (1997) fue el fundamento teórico ideal
para abordar el tercer objetivo especifico. Por lo tanto dicho autor comenta
que la toma física de inventarios consta de las siguientes etapas:
Planeación Dice Romero, J. (1997) que la planeación “constituye una actividad
mental llevada a efecto de resolver los problemas que pueden surgir durante
el recuento de las existencias”.
Del mismo modo, comenta que el responsable de los inventarios debe
delegar, coordinar y supervisar las actividades a fin que se llegue a un
comentario correcto de las existencias. La planeación requiere tener en
cuenta lo siguiente:
Medidas que faciliten el recuento:
Definir anticipadamente la fecha y hora más conveniente. Romero, J.
(1997) quiere decir, que la elección de la fecha y hora de la toma física
debe ser la más oportuna en el sentido de que esta actividad no
interrumpa sus mayores volúmenes de venta, y se recomienda una
fecha donde exista un menor numero de existencia para facilitar la
labor.
Ordenamiento de las mercancías. El autor plantea que la mercancía
debe ordenarse antes de realizar la toma física.
27
Separación de mercancías defectuosas, averiadas u obsoletas.
Igualmente Romero, J. (1997) comenta que esta actividad “tiene
como finalidad no listar como buenas, mercancías dañadas, obsoletas
o de lento movimiento, toda vez que estas deberán ser evaluadas a un
precio menor.
Separación de los lotes incompletos.
Separación de mercancía facturada pendiente de entrega.
Separación de las mercancías recibidas a comisión.
Separación de las mercancías recibidas días antes de la toma del
inventario.
Subdivisión de la toma física por áreas. Plantea Romero, J. (1997)
permite asignar responsabilidades en el recuento a equipos de mínimo
dos personas, que participen en el primer y segundo conteo, y a su
vez, deben ser supervisados por uno o varios responsables del
proceso de contabilización de inventario.
Asignar un número razonable de tarjetas de inventario físico a cada
área. Realiza un control por medio de una lista de números iniciales y
finales de cada grupo y localizan, cuales de ellos ya fueron utilizados y
cuales no.
Estado de los registros. Para ello se deben tener datos acerca de los
últimos movimientos de cada almacén y así conciliar el resultado del
inventario físico con los registros actuales. Igualmente se debe
verificar las últimas salidas del inventario cotejándolas con las
facturas, notas de salidas del almacén, entre otros y además se debe
verificar las últimas entradas de inventarios, cotejándose con facturas
de compras, reportes de entradas al almacén.
Comprobación del equipo para pesar o medir.
Redacción de instructivos.
Procedimiento para la Toma de Inventarios
28
Estos procedimientos varían según las necesidades de la organización y
en el se presenta lo siguiente:
Para Romero, J. (1997) representan las actividades materiales mediante
las cuales se llevara a efecto la toma y anotaciones que deberán realizarse.
La empresa establece las medidas más adecuadas para la toma física,
pero la forma más sencilla es trabajar en equipo de dos personas, de las
cuales una pesa, mide, cuenta las mercancías y dicta las descripciones y
cantidades a la otra que escribe en hojas de inventario o etiquetas.
Según Romero, J. (1997) los procedimientos fundamentales para la toma
física son:
Procedimientos de hojas de inventarios.
Procedimientos de etiquetas o marbetes.
Al reverso se puede incluir un rayado para controlar entradas, salidas
y existencias de la fecha de la toa del inventario físico a la fecha de
presentación de los estados financieros.
Una vez concluida la toma física, se desprende de la etiqueta una
sección señalada “para uso exclusivo de la contabilidad” la cual es enviada a
dicho departamento donde se reúne y ordena por números progresivos
Elección del personal. Se eligen las personas ideales para este
proceso y asignando responsabilidades a directores, jefes de
sección, personal a las ordenes del director, entre otros. Dirección
Señala Romero, J. (1997) que para que la toma de inventarios sea
efectiva debe estar bien dirigida, para ello, se debe elaborar un instructivo de
manera anticipada, el cual contenga todas las actividades a desarrollar, y por
lo tanto dichas actividades deben ser supervisadas por personas asignadas
para ello.
Ejecución
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En esta fase es la puesta en marcha de todo lo que se planifico
anteriormente para tal actividad. Romero, J. (1997) dice que “es la realización de lo proyectado en el
plan, correctamente dirigido, el desarrollo material del trabajo proyectado.
Además se deben seguir las instrucciones previamente establecidas
en la planeación y previamente contenidas en los instructivos.
Valuación
Romero, J. (1997) indica que la valuación es realizada por el
departamento de contabilidad y es la asignación de los costos unitarios a las
mercancías inventariadas en existencias, propiedad de la empresa; este
inventario debe ser comparado con los registros contables y en el caso
necesario se realizan ajustes pertinentes.
Métodos de Valuación o Valoración de Inventarios Gómez, F. (1994) expone que los métodos de valuación de
inventarios:
“Permiten conocer el volumen de mercancía en existencia en momento dado y, sea cual fuere el tipo de empresa, la valuación de esa cuantía de mercancía reviste una gran significación; debido a que según el precio que se le asigne a cada renglón, así será el monto del inventario, en términos monetarios; afectándose el costo de las ventas y por lo tanto la utilidad (o la perdida) neta; ya en bien, o en mal.
Existen diversos métodos de valuación de inventarios tales como:
Primeras en entrar primeras en salir (P.E.P.S)
Ultimas en entrar primeras en salir (U.E.P.S)
Identificación especifica.
Promedio Móvil.
Promedio Ponderado.
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Significado Económico de los Inventarios. La gestión de inventarios implica dos costos básicos:
Costos de penalización por inexistencia de los materiales: Estos costos son proporcionales a las ventas perdidas por inexistencia del producto. Frecuentemente, no es cuantificable si la carencia del material produce problemas de perdida de imagen, como es el caso de empresas de distribución, en las que se produce una degradación de disponibilidad o seguridad, como consecuencia de la falta de productos a ofrecer en el mercado.
Costos de almacenamiento: Estos representan costos tanto en capital inmovilizado como en costos de gestión física y administrativa de estos inventarios. Los costos de acumulación de inventarios pueden ser muy importantes dentro del capital de inversión de una empresa.
Consumo: Es la cantidad de unidades de un artículo que son retiradas del almacén en un periodo de tiempo determinado. Por ejemplo, si el inventario de determinado articulo al comienzo del mes era de 20 unidades y al finalizar el mes es de 15, el consumo es de 5 unidades por mes.
Demanda: Se refiere a la cantidad de unidades solicitadas a la empresa. Si existe suficiente inventario, el consumo será igual a la demanda, ya que cada unidad solicitada fue despachada. Si se presenta una ruptura de inventario y durante ese periodo se requieren materiales, la demanda será superior al consumo. En este caso puede ocurrir que el cliente decida retirar la demanda (caso más común en el comercio) o que el cliente solicite que la demanda no satisfecha, le sea atendida al ocurrir la próxima recepción.
Mercancías
Según Rodríguez, L. (1998:93) “… las mercancías se refieren a los
productos que la empresa compra y vende, ya que para una empresa
comercial esto constituye la principal actividad”. Estos productos se compran
31
a un precio y se venden a otro distinto, dando así lugar al Beneficio o a la
Pérdida.
Como la principal actividad de una empresa comercial es la compra y
venta de mercancías, el control de éstas se realiza por medio de cuentas que
se relacionan, tales como: inventario, ventas, compras, bonificaciones en
compras o ventas, devoluciones en compras, descuentos por pronto pago en
compras, gastos de compras, ventas, mercancías en tránsito, devoluciones
en ventas, mercancías en consignación, gastos de ventas, entre otros.
En este sentido, Rodríguez, L. (1998:95) detalla lo siguiente:
Compras: en esta cuenta se incluye todos los materiales y mercancías
comprados durante el período económico con el objeto de
transformarlos o volver a venderlo. La cuenta compras tendrá siempre
saldo deudor y estará ubicada en el Costo de Ventas del Estado de
Pérdidas y Ganancias.
Devoluciones en Compras: en esta cuenta se registran las
devoluciones de mercancías compradas, que realiza la empresa por
venir averiadas o cualquier otra circunstancia. Esta cuenta irá
disminuyendo la cuenta Compras en el Costo de Ventas, del Estado
de Pérdidas y Ganancias y por lo tanto tendrá saldo acreedor.
Gastos de Compras: esta cuenta controla todos los gastos
ocasionados por las compras de mercancías y como toda cuenta de
gastos tendrá siempre saldo deudor. Va sumando a la cuenta Compras en el Costo de Ventas del Estado de Pérdidas y Ganancias,
se carga por el reconocimiento o pago de todos los gastos
ocasionados por las compras, tales como:
- Gastos de Transporte (fletes y acarreos).
- Gastos de Aduana.
- Gastos de Seguro.
- Gastos de Comisiones.
32
- Otros Gastos de Compra.
Mercancías en Tránsito: son las mercancías que la empresa compró,
pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aún
no se han recibido en el almacén.
Mercancías en Consignación: son las recibidas en consignación y que
no tenemos derecho de propiedad sobre ellas, por lo tanto, tampoco
estamos obligados a cancelarlas hasta que no las hayamos vendido.
Ventas: esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías
realizadas por la empresa y que fueron compradas con este fin. Es
una cuenta de saldo acreedor y está ubicada en el "Producto de
Ventas", del Estado de Pérdidas y Ganancias.
Bonificaciones en Compras o Ventas: son las "Bonificaciones" sobre
las cotizaciones para las operaciones superiores a las que se
consideran normales. Estas cuentas van restando la cuenta
"Compras" o "Ventas" en el Estado de Pérdidas y Ganancias para
obtener así las Compras o Ventas Netas del ejercicio. Se considera la
cantidad para obtenerla o concederla.
Descuento por pronto pago en Compras o Ventas: los descuentos por
pronto pago en Compras o Ventas, suelen establecerse en el
momento de efectuarse la Compra o Venta, la empresa suele ofrecer
un descuento, si se cancela el importe de sus compras dentro de unos
límites de tiempo predeterminados. Va disminuyendo su respectiva
cuenta de Compras o Ventas en el Estado de Pérdidas y Ganancias.
Devoluciones en Ventas: representan las mercancías que hemos
vendido a clientes y que nos la devuelven, ya que por diversas
razones no están conformes con las mismas. Esta cuenta tendrá saldo
deudor y va restando al importe de las Ventas en el Estado de
Pérdidas y Ganancias.
Gastos de Ventas: esta cuenta no afecta el costo de la mercancía pero
33
es necesario conocerla, ya que se presta a confusión. Esta cuenta
controla todos los desembolsos efectuados con objeto de vender
mercancías. Tiene saldo deudor y va ubicada en el Estado de
Pérdidas y Ganancias dentro de los Gastos de Operaciones y no en el
Costo de Ventas, ni en el Producto de Ventas, entre ellos tenemos:
- Sueldo de Vendedores.
- Comisiones a Vendedores.
- Fletes de Ventas, entre otros.
Según Kester, R. (citado por Rodríguez, L., 1998:94) además de los
términos ya conocidos, al contabilizar las mercancías, se debe tener en
cuenta que las:
a. Mercancías recibidas y pendientes de contabilizar: Son aquellas
mercancías que ya recibieron en la empresa pero están en el
depósito y aún no se han contabilizado.
b. Las mercancías recibidas o enviadas en consignación: Las
mercancías recibidas en consignación no se deben contabilizar, ya
que no son propiedad de la empresa y se venden por cuenta y
riesgo de su dueño. (Si se hace, se registran en cuentas de orden).
Por el contrario, las mercancías enviadas en consignación sí se
deben incluir en el Inventario, puesto que siguen perteneciendo a la
empresa.
c. Las mercancías vendidas a término: las ventas a término “son
aquellas en que se aplaza la entrega del objeto vendido, no siempre
llegan a perfeccionarse, pues tanto el comprador como el vendedor
pueden tener interés en la rescisión del contrato. De aquí que,
conforme a una política prudente, sea preferible no contabilizar
estas ventas hasta tanto que se realice la entrega”.
d. Las mercancías dispuestas para entrega ordinaria: Son las
34
mercancías vendidas, las cuales se ha retrasado la entrega de ellas
por causas imprevistas, por lo tanto se deben sacar del Inventario de
Mercancías.
Composición del Inventario
Dentro del inventario con el que cuentan las ferreterías en general
podemos nombras las instancias de mayor demanda en el mercado: según
datos suministrados por censo practicado a las principales ferreterías del
Municipio Pampán, Estado Trujillo
• Material de construcción: -Cemento. -Arena y Piedra -Bloques (Cemento y Arcilla). -Cabillas en sus diferentes presentaciones. -Tubos Estructurales en diferentes tamaños y espesor. -Acerolit en diferentes presentaciones. -Mallas para pisos. -Telas Metálicas. -Lavaplatos, Bateas, (Diferentes Presentaciones) -Entre otros.
• Materiales para Electricidad: -Cables para los diferentes vatios en electricidad. - Toma corrientes. - Enchufes. -Curvas para electricidad (Diferentes Presentaciones). -Tubos para electricidad (Diferentes Presentaciones). -Bombillos y Lámparas (Diferentes Presentaciones). -Adaptadores (Macho y Hembra) -Entre otros
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• Material para Herrería: -Láminas de Hierro (Diferentes Presentaciones) -Maquinas de Soldar. -Esmeriles. -Electrodos (Diferentes Presentaciones) -Tijeras. -Mascaras para soldar, guantes. -Entre otros.
• Material para el suministro y distribución de agua: -Tubos para servicio de agua (Fría o Caliente), en (diferentes presentaciones). -Tubos para aguas negras (Diferentes Presentaciones). -Codos (Curvas de 45 y 90 grados) -Tee, Yee, Brazaderas, Anillos (Diferentes Presentaciones). -Tanques (Diferentes Capacidades). -Entre otros.
• Artículos Menores: -Tenazas, Alicates, Pinzas, (Diferentes Presentaciones) -Martillos, Porras, Mandarrias, (Diferentes Presentaciones). -Destornilladores, Cinceles, (Diferentes Presentaciones). -Entre otros.
Sistema de Abastecimiento Tawfit y Chavuel (1992). La Administración de Abastecimiento consiste por
tanto en procurar a un sistema de producción los bienes y servicios en la
cantidad y calidad requerida, al mejor proveedor en el lugar y el momento
oportunos a fin de satisfacer las exigencias de sus operaciones. Estos son
los principales aspectos de una administración eficaz del abastecimiento. En
síntesis se trata de responder las siguientes preguntas: ¿Qué comprar?, ¿En
que cantidad?, ¿Cómo comprarlo?, ¿Cuándo y de quien comprarlo?
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Elementos de respuesta a las preguntas relativas a las compras:
¿Qué comprar?: a partir de las necesidades se determina la lista de
bienes y servicios necesarios para la producción, y se prevén sus
especificaciones.
¿Qué cantidad comprar?: a partir del análisis de las necesidades se
evalúa la cantidad económica por comprar, teniendo en cuenta las
ofertas de descuento o de rebaja:
¿Cómo comprar?: Según la importancia del valor monetario de las
compras, se procede a: Investigación verbal, investigación escrita,
convocatoria de ofertas.
¿De quien comprar?: además de las interpretaciones comerciales,
otros criterios para la elección de los proveedores son; precio/calidad,
capacidad del proveedor, garantía, situación financiera.
¿Cuándo comprar?: según un calendario de compras relacionado
con las necesidades de la producción, después de cada revisión de
inventario disponible.
Luego de tener bien claras estas preguntas con sus respectivas
respuestas se procede a realizar una serie de pasos que caracterizan el
sistema de abastecimiento:
Emisión de una requisición de compra.
Análisis de la requisición.
Investigación y elección del proveedor.
Emisión de una solicitud de pedido.
Seguimiento del pedido.
Recepción e inspección.
Verificación y pago.
a) Emisión de una requisición de compra: Es la etapa en la que se
comunica la necesidad al departamento de abastecimiento.
b) Análisis de la requisición: El secretario del departamento de
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abastecimiento dirige la requisición al comprador responsable de esta
categoría de bienes y servicio, el cual a su vez revisa ciertos puntos
antes de proceder a la investigación y selección de un proveedor o
simplemente la selección de un pedido.
c) Investigación y elección de un proveedor: Esta etapa existe en las
siguientes situaciones:
-Compras nuevas.
-Compras importantes desde el punto de vista económico o técnico.
-Insuficiencia del proveedor actual
-Evolución del Mercado (disminución de los precios, aparición de un
nuevo producto, de un nuevo proveedor, entre otros).
La investigación y elección de un proveedor comprende las tres
siguientes actividades:
1. Elaboración de una lista de proveedores aceptables.
2. Elaboración de cotizaciones o concurso de ofertas.
3. Evaluación de las ofertas y elección de un proveedor.
d) Emisión de una solicitud de pedido: Una vez que se ha hecho la
elección, se expide al proveedor una solicitud de pedido, la cual
constituye el contrato entre la empresa compradora y el proveedor.
e) Seguimiento del pedido: La responsabilidad del abastecimiento no
termina con la expedición de una solicitud de pedido, sino que se
extiende hasta la utilización del material en las líneas de producción.
f) Recepción e inspección de la mercancía: en el momento de la
recepción, la inspección se hace generalmente en dos etapas, que
pueden denominarse:
-Inspección general: Es realizada por un comisionado del
departamento de recepción, el cual verifica el estado general de la
mercancía. Posteriormente dicha mercancía se guarda en la zona de
control, en espera de
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-Inspección técnica: es realizada por parte de los especialistas de la
empresa.
g) Verificación y pago de la factura: Si el informe de inspección es
favorable para la aceptación de la mercancía, este se envía al
departamento de contabilidad para la autorización del pago. Después
de la verificación simultanea a de la solicitud de compra, el informe de
inspección y la factura, el departamento de contabilidad emite un
cheque.
Pero antes de realizar todas esas actividades se deben tener en cuenta
lo siguiente:
Tiempo de Reposición Pulido, J. (2008). Señala: El tiempo de reposición es el tiempo comprendido
entre la detección de la necesidad de adquirir una cierta cantidad de un
material y el momento en que este llega físicamente a nuestro almacén.
Como hemos podido ver, administrar inventarios es encontrar un equilibrio razonable entre mantener mucho o poco inventario y los costos que ambos extremos suponen.
La calidad de la gestión de inventarios puede ser medida con una figura
llamada factor de servicio o índice de atención, que es la relación que existe
entre la cantidad de renglones debidamente atendidos y la cantidad de los
mismos que fueron requeridos.
Punto de Pedido
Señala: Teóricamente, el punto de pedido será igual a la esperanza matemática de demanda en el tiempo de reposición
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Máximos y Mínimos
Señala: Consiste en establecer niveles máximos y mínimos de inventario y un periodo fijo de revisión de sus niveles. El inventario se revisa solo en estas ocasiones y se ordena o se pide la diferencia entre el máximo y la existencia total (cantidad existente mas cantidad en transito). Solo en casos especiales se colocaran pedido fuera de las fechas de revisión cuando por una demanda anormalmente alta la existencia llegue al punto mínimo antes de la revisión. En sistemas automatizados estas fechas no se preestablecen, sino que se calculan los puntos de revisión y el sistema avisa cual es el mejor momento de efectuar la compra y la cantidad a solicitar.
Políticas de Almacenamiento
Según Fernández. A, (1998:348) el funcionamiento adecuado del ciclo de almacén es de gran importancia debido a las interconexiones existentes con los demás ciclos del negocio (compras, ventas, producción y administración-contable). El control de los enlaces con los demás ciclos favorecerá a que todo el flujo de operaciones y procesos existentes en el almacén se gestionen con eficacia, seguridad y rapidez, generando así una información administrativa, contable y financiera fiable.
Funcionamiento: a) Planificación y organización del almacén o almacenes en función del
volumen, clases y características de los productos, con el fin de
facilitar:
- El almacenamiento.
- La ocupación de espacios.
- Las manipulaciones en el almacén.
- La identificación y control de las mercancías o materiales.
- La gestión en general de los stocks.
- La gestión de los medios y del personal necesario.
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b) Coordinación con los departamentos de recepción, fabricación y
despacho de pedidos para el control, comprobación y seguimiento de
todos lo s movimientos de entradas y salidas de mercancías (control y
registro de inputs y outputs).
c) Inspección, verificación de las entradas de stocks en cuanto a
unidades, características y calidades.
d) Control y definición de procedimientos en la preparación de pedidos a
despachar.
e) Realización de inventarios físicos periódicos de los productos.
f) Identificación y control de stocks sin movimientos, obsoletos o
dañados.
g) Proceso de planificación en la distribución de los pedidos preparados
para servir (logística de distribución).
h) Elaboración de estadísticas (Stocks, productos pendientes de recibir,
productos obsoletos, entre otros).
Controles: En el ciclo de almacén/logística las consideraciones de control a llevar a cabo
son:
a) Asignación de responsabilidad y autoridad a personas apropiadas.
-Definir la organización y procedimiento a seguir en el almacén en
cuanto a identificación control y gestión de la mercancía. Será el
encargado del almacén quien se responsabilice de su cumplimiento.
- Establecer procesos de control y optimización de costes en la
operativa del almacén.
-Aceptar y autorizar la entrada de mercancía en el almacén
precedente de órdenes de compra a proveedores, fabricaciones o
devoluciones de clientes.
-Preparar los pedidos y autorizar y controlar los despachos de los
mismos clientes.
41
-Colaborar en el mantenimiento suficiente de cantidades de stocks en
el almacén para cumplir con los requisitos de despacho.
-Fijar un control directo sobre las existencias en el almacén.
-Aprobar los conteos físicos realizados en el almacén.
b) Segregación de funciones en los diferentes procesos de compras,
recepción, control de existencias.
- Los responsables de manejar las existencias físicas no deben de
realizar funciones de compras, recepción de pedidos, despacho de
pedido, facturación ni controlarán los registros permanentes de
existencias.
- Aquellos que desempeñen las funciones de recepción y despacho no
manejaran las existencias físicas ni realizaran actividades que
impliquen controles contables de inventario.
c) Cumplimiento de la operativa de gestión de compras.
-Recepción de un documento de entrada junto con la mercancía con
detalle de las cantidades, características, descripción y procedencia
de los suministros recibidos.
-Inspección de las entradas:
*Verificación de cantidades y calidades con la documentación de
entrada.
*Confirmación de las entradas verificadas con lo solicitado por la
sociedad.
-Anotación de la documentación recibida, una vez aprobada y
supervisada, en un libro-registro de entrada de mercancía enumerada
correlativamente.
-Inmediata notificación y envió de las entradas adecuadamente
firmado conforme a una supervisión realizada, al Departamento de
Administración / Contabilidad para el reflejo de una alta en inventario.
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-Análisis de las causas que motivan entradas en almacén por
devolución de mercancía antes de proceder ala entrada.
d) Preparación de pedidos únicamente mediante la existencia de una
aprobación de los mismos.
- Recepción en el almacén de las notas físicas de pedidos a preparar,
debida autorización como fase previa y obligada a la preparación del
pedido.
-Notificar al almacén de los pedidos mediante orden de pedido
autorizada.
-Planificación y organización, por parte del responsable del almacén.
-Comprobación-inspección de la preparación de los pedidos,
reflejando evidencia de la preparación y supervisión.
*Cantidades coincidentes con órdenes de pedido.
*Calidades.
*Empaquetados.
_Separación e identificación de los pedidos preparados para
despachar junto con la documentación correspondiente.
-Análisis y definición de los factores claves en la preparación de
pedidos:
*Producto.
*Total de productos existentes en el almacén
*Clasificación y ordenación de los productos.
*Estructura de los pedidos.
*Numeración de pedidos existentes.
e) Mantenimiento de un orden, organización, identificación y custodia de
todos los productos existentes en el almacén.
-Todos los productos estarán ubicados en los sitios definidos para ello,
estando clasificado y ordenado por familia, tipo de producto y por
zona.
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-Definición de unos métodos de almacenaje con el objeto de:
*Aprovechamiento de espacios en el almacén.
*Obtención de la mínima manipulación de productos.
*Facilitar el acceso a la mercancía.
*Flexibilidad en la colocación de los stocks.
*Posibilitar la rotación del stock (evitar Caducidad).
*Permitir un fácil recuento de las existencias.
*Maximizar el rendimiento de los equipos necesarios en el almacén.
(Estos métodos dependerán siempre del tamaño del almacén,
volumen de pedidos y cantidad de stock.)
-Control de los movimientos físicos de stock mediante documentos
debidamente premunerados y sujetos a su aprobación
correspondiente.
-Realización de inventario físicos rotativos con el fin de dar una mayor
objetividad y exactitud a la composición de stock en el almacén.
-Asignación a personas adecuadas para la toma de responsabilidades
para una correcta identificación, protección y custodia de los productos
del almacén.
-Cobertura del seguro del almacén dependiendo de las características
y valor de la mercancía existente, procediendo a su revisión y
actualización sistemáticamente.
Codificación de Materiales
Señala que: El problema de la codificación surge de las posibles maneras de llamar a un mismo material. Un ejemplo son los rodamientos,
44
frecuentemente llamados en la práctica, cojinetes, molineras o chumaceras, a pesar de ser en realidad cosas distintas.
Un buen sistema de codificación debe presentar las siguientes características:
Los materiales deben ser identificados rápidamente y sin ambigüedades.
Los materiales equivalentes deben ser identificados mediante referencias cruzadas.
El código debe tener la longitud mínima que permita clasificar todos los artículos existentes y previstos.
En lo posible, el código debe ser arborizado de manera de facilitar la agrupación de los materiales y su búsqueda.
En general, los códigos puramente numéricos facilitan la automatización y son preferidos por los usuarios, aunque esto no es limitativo.
El código debe ir siempre acompañado de una descripción de longitud limitada y de formato preestablecido, así como de una indicación clara de la unidad de medida que se emplea.
Diseño de Almacén
Sostiene que: El diseño de almacenes es una actividad especializada, sobre la que ofrecemos algunos comentarios generales:
El uso de planos arquitectónicos permite visualizar los almacenes, lo cual facilita su diseño.
Los almacenes deben ser diseñados en términos de metros cúbicos y no de metros cuadrados, ya que el espacio vertical puede ser convenientemente utilizado de manera de aumentar al máximo el volumen de almacenamiento sin aumentar la superficie requerida.
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El almacén debe planificarse de manera que el ambiente de trabajo resulte agradable y se facilite el crecimiento futuro.
La buena iluminación agiliza la localización de materiales, evita robos y reduce accidentes.
La perdida de los inventarios puede ser fatal para una empresa. Un buen sistema de detección y extinción de incendios protege los inventarios.
Movimiento de Materiales
Sostiene que: El movimiento de materiales es el proceso que estos siguen desde su llegada a los almacenes hasta su despacho.
Los materiales deben tener localizaciones físicas específicas que permitan las actividades normales de almacén, como son la entrada y salida de inventario y la realización de inventarios físicos, para permitir un adecuado movimiento de materiales es aconsejable:
Planificar, siempre que sea posible, un flujo de materiales en línea recta (recepción, almacenamiento, despacho).
Separar las áreas de recepción y despacho de materiales. Considerar áreas separadas físicamente para materiales dañados,
reparables o no, que esperan ser enviados a reparar o que acaban de ser reparados.
Ubicar los materiales que requieren condiciones especiales de almacenamiento en áreas especialmente acondicionadas para tal fin.
Diseñar los pasillos de circulación (aunque no sean espacios productivos) lo suficientemente anchos para permitir la circulación de montacargas y otros vehículos. Todos los pasillos secundarios deben fluir a un pasillo principal.
Indicar claramente el sentido y las velocidades máximas de circulación en los pasillos, a fin de reducir el riesgo de accidentes. Un buen sistema de señalización es una excelente inversión.
Establecer áreas especialmente protegidas para materiales valiosos.
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Construir las plataformas de descarga a la altura de los vehículos de transporte típicos.
Las puertas de acceso y salida de los almacenes deben ser fácilmente manipulables por los operadores de los vehículos de movimiento de materiales.
Disponer de suficiente espacio en el área de recepción de materiales para el control de calidad
Almacenamiento de Materiales
Señala que: Existen distintas posibilidades, según las características de los materiales que van a ser almacenados. La mas empleada es la estantería, que puede ser obtenida en variedad de tamaños: cerradas (para protección adicional, pero con dificultades de acceso), con entrepaños para la colocación de materiales de volumen intermedio, con vigas horizontales para paletas, con vigas inclinadas para elementos cilíndricos, solo con laterales para perfiles y elementos longitudinales, etc.
La ubicación física de los materiales en los almacenes debe ser establecida de manera que permita la localización rápida y sin errores de los materiales.
Seguridad en Almacenes
Informa que: Además del problema de protección de incendios, deberá prestársele atención especial al problema de los hurtos, considerado junto a la obsolescencia, el principal elemento en los costos de almacenamiento. Algunas reglas simples que ayudan a reducir este problema son las siguientes:
Diseñar con la seguridad en mente: asegurarse de que las áreas de almacenes estén cercadas o protegidas, de manera de minimizar la presencia de intrusos; iluminar adecuadamente las áreas de almacenes; no permitir la entrada de usuarios y empleados que no
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tengan que ver con el movimiento de materiales o inventario de los mismos al área de almacenes.
Crear controles de acceso: contratar o conformar un cuerpo de vigilancia; verificar los vehículos que entren y salgan; realizar inspecciones no anunciadas de los casilleros, escritorios y vehículos del personal.
Hacer inventarios periódicos o permanentes para verificar las perdidas de material.
Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los inventarios, en lo que a perdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante de la organización.
Estrategias acerca de las Instalaciones Schroeder, R (1992: 290), “La estrategia acerca de las
instalaciones casi siempre toma en consideración la cantidad de
capacidad, el momento que dispone de esa capacidad y la ubicación de
la capacidad necesaria a largo plazo estos elementos de una estrategia
acerca de las instalaciones deben considerarse de manera integrada y se
ven afectada por los siguientes factores:
1. Demanda que se predice; formulación de una estrategia de las
instalaciones que requiere de un pronostico de la demanda aun
cuando la variación sea muy grande.
2. Costo de las instalaciones; el costo afecta la estrategia acerca de las
instalaciones al considerar si deben construirse instalaciones de gran
tamaño o de tamaño pequeño.
3. Probable comportamiento de la competencia; si se espera que la
competencia responda lentamente esto podría ser que la empresa
añada capacidad para atrapar el mercado antes que los
competidores..
48
4. Estrategia empresarial; podría indicar que una compañía debe poner
más énfasis en el costo, el servicio o la flexibilidad en su selección de
instalaciones.
Cantidad de Capacidad Según Schroeder, R. (1992)
Una parte de la estrategia acerca de las instalaciones es la cantidad
de la capacidad que se suministra en relación con la demanda esperada.
Es posible adoptar tres estrategias en relación con la cantidad:
1. Tratar de no agotar; la empresa trata de ir más allá del pronostico de
demanda promedio y dar cierta capacidad adicional. Esta estrategia
resulta muy apropiada cuando hay un mercado en expansión.
2. Construir de acuerdo con el pronóstico promedio; en este caso la
compañía es más conservadora en relación con la capacidad que
suministra. Si se construye de acuerdo con el pronóstico promedio
existirá un 50% de que se agote la capacidad y un 50% de
probabilidades de tener exceso de capacidad.
3. Maximizar la utilización; en esta estrategia existe la tendencia a
maximizar las ganancias a corto plazo, sin embargo podría dañar la
participación en el mercado a largo plazo.
Tamaño de las Unidades Según Schroeder, R (1992)
Después de decidir cual en el nivel de capacidad a suministrar, la
estrategia de instalación también debe enfocarse a la cuestión de que tan
grande debe ser cada unidad de capacidad. Por supuesto, se trata de una
cuestión que involucra los ahorros por volumen. Los ahorros por volumen se
basan en el concepto de que las unidades más grandes resultan más
económicas, debido a que los costos fijos deben distribuirse entre más
49
unidades. Los costos por volumen existen cuando se aumenta el tamaño de
la instalación por varias razones, primero existen costos de transporte,
costos por volumen.
Distribución Física Barry, R. (1996: 316), “la distribución física es una de las decisiones
que determinará la eficiencia de las operaciones, a largo plazo. Una
distribución física efectiva también facilita el flujo de materiales y de gente
adentro y entre las áreas, la meta es arreglar (distribuir) el sistema en forma
que opere con efectividad y eficiencia pico, la decisión acerca de distribución
física incluye la localización más adecuada de los productos.
La distribución y el diseño de las instalaciones físicas son aún, tanto
arte como una ciencia.
A continuación la distribución física de detallista/servicio
Las ventas varían directamente con la exposición del cliente a los
productos. Consecuentemente, un requisito para la buena utilidad es la
exposición de los clientes a tantos productos sea posible. Los estudios
muestran que mientras más alta sea la tasa de exposición, mayores serán
las ventas, en consecuencia, un mayor retorno sobre la inversión, se
manejan dos variables:
1. El arreglo total o el patrón de flujo para la tienda.
2. La distribución del espacio dentro de ese arreglo de varios productos.
Son útiles cinco ideas para determinar el arreglo global de muchas tiendas;
1. Localizar los productos que generan altas ventas alrededor de la
periferia de la tienda.
2. Utilizar localizaciones prominentes para productos de altos impulsos y
de gran margen.
50
3. Distribuir lo que se conoce como “artículos poderosos” a ambos lados
de los pasillos y dispersarlos para incrementar la vista de otros
artículos.
4. Utilizar las localizaciones al final de los pasillos porque tiene un alto
grado de exposición.
5. Transmitir la imagen de la tienda mediante la cuidadosa selección en
la ubicación del departamento líder.
El objetivo de la distribución física detallista es maximizar la utilidad por
pie cuadrado de espacio en el estante:
• Distribución física de almacén.
• Distribución física orientada al producto.
• Localización de una sola instalación.
• Localización de múltiples fábricas y bodegas.
Empresa Según Whisler (1962:136) “la empresa es una asociación de una o más
personas que ponen en común su trabajo y su capital, con el fin de producir o
hacer algo que les proporcione beneficios económicos; fundamentalmente,
es una unidad con fines de lucro”. Este autor también afirma, que las
empresas pueden ser sin fines de lucro, pero la mayoría persiguen un fin
económico.
Por su parte, Certo, S. (2001: 42) indica que la empresa “…es un ente
económico donde se combinan los factores productivos persona (s), capital y
trabajo bajo una forma jurídica, que tiene un objetivo especifico de producir
bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades colectivas”. Según esta
descripción, se puede afirmar que la empresa, es una asociación autónoma
de trabajadores intelectuales y manuales colocadas bajo una dirección
homogénea y que dispone de un patrimonio social para poder producir unos
51
bienes o servicios.
Clasificación de las Empresas Certo, S. (2001) presenta una clasificación de empresas, según la
actividad económica que éstas realicen, tal como se muestra a continuación:
a) Empresa Industrial: Es la que se encarga de la elaboración de los
productos mediante la transformación o extracción de materia prima;
esta a su vez se clasifica en:
Extractiva: Es la que se dedica a la explotación de recursos
naturales renovables o no renovables. Entre los ejemplos de
empresas que se dedican a la labor extractiva de recursos
renovables, se pueden mencionar: las que se dedican a la
producción pesquera, explotación maderera, explotación de las
minas de sal, entre otras. En cuanto a las empresas de tipo
extractivo, que trabaja con recursos no renovables, se
encuentran: la exploración y producción de hidrocarburos, como
el petróleo, y las de minerales, como el oro, diamante, cobre,
hierro, carbón, aluminio, entre otros.
Manufacturera: Son las que transforman la materia prima en
productos terminados, que pueden ser de dos tipos:
1. Bienes de Consumo Final: Prendas de Vestir, Productos
Alimenticios.
2. Bienes de Producción: Satisfacen las demandas de las
industrias de bienes de consumo final. Ejemplo: productoras
de papel, materiales de construcción, maquinarias pesadas
y ligeras, entre otros.
Agropecuarias: Son las que tienen como función la explotación
de la agricultura y la ganadería.
b) Empresas Comerciales: Son las que tienen como función la compra y
52
venta de productos terminados, son intermediarias entre el producto y
el consumidor, y su clasificación se relaciona con la actividad que
éstas desempeñan, entre ellas están:
Mayoristas: Son las que distribuyen los productos a empresas
minoristas, también se les conoce como distribuidoras.
Minoristas o Detallistas: Son las que venden los productos en
pequeñas cantidades al consumidor.
Comisionistas: Venden las mercancías que los productores le
dan a consignación, recibiendo una ganancia o comisión por las
ventas.
c) Empresas de Servicios: Estas empresas desarrollan una serie de
actividades en beneficio directo de las comunidades, tienen o no fines
lucrativos, estas pueden ser:
• Transporte.
• Turismo.
• Instituciones Financieras.
• Servicios Públicos.
• Comunicaciones.
• Energía Eléctrica.
• Servicio de Agua.
• Publicidad.
• Educación.
• Salud, entre otros.
Ahora bien, como las unidades de estudio seleccionadas para la
presente investigación encajan dentro del renglón de empresas comerciales,
a continuación, se expone el criterio de Aguirre, J. (2000), quien presenta en
forma detallada sus características más elementales:
Según este autor, se reconocen como empresas comerciales, las que
tienen por objeto el intercambio y la distribución de productos, por lo que vale
53
mencionar que Aguirre; J.(2000) las define como “… intermediario entre el
productor y el consumidor. Su función es, la compra y venta de los productos
terminados en el momento y el lugar deseado”.
Según Aguirre,J. (2000) las empresas comerciales se clasifican según
la función de su titular en:
• Empresas Comerciales Unipersonales: Es cuando es propiedad
de una persona física, y puede constituirse en una entidad
económica y emplear el objeto planeado.
• Empresas Comerciales Colectivas: Estas corresponden a una
persona jurídica o sociedad civil.
De igual forma, el mencionado autor, las clasifica según el objeto que
éstas persiguen, en:
• Empresas Comerciales Industriales: Son aquellas que tiene por
objeto la explotación de los Recursos Naturales y sustraen
información, para su posterior comercialización con los diferentes
tipos de organizaciones; definición ésta que coincide con la
opinión de Certo, S. (2001) cuando menciona lo concerniente a
las empresas industriales.
• Empresas Comerciales de Productos Terminados: Son
organizaciones que llevan los productos, bienes y servicios
desde un punto de producción hasta el punto de su uso o
distribución final.
• Empresas que Comercializan Servicios: Son aquellas empresas
que prestan servicios a la sociedad. Como ejemplo de ello, se
pueden mencionar: las peluquerías, los cines, las oficinas o
firmas contables, de arquitectos o ingenieros, de abogados e
54
incluso, economistas, entre otros.
• Empresas Comerciales Mayoristas: Son empresas que efectúan
ventas en gran escala o en cantidad cuantiosas. Estas empresas
compran sus productos con la finalidad de hacer negocios.
• Empresas Comerciales Detallista: Son organizaciones que
realizan las actividades relacionadas con las ventas de bienes y
servicios directamente con el consumidor para su propio uso.
• Empresas Comerciales de Sociedades de Personas: En este tipo
de empresas la voz y el voto de cada persona asociada siempre
es importante al tomar decisiones del negocio, no importando el
valor apartado.
• Empresas Comerciales de Sociedades de Capitales o de
Numero de Acciones: Las empresas con este tipo de sociedad
las decisiones son tomadas en función del monto aportado por el
asociado. Dicho de otra manera mientras más acciones tenga el
socio más influencia tendrá al momento de tomar decisiones
sobre el destino de la organización.
• Empresas Comerciales de Sociedades Anónimas: Son entidades
legales, independientemente una persona legal que existe solo
para la ley; puede participar en contratos y Poseer propiedades a
su nombre y operar igual que una persona física.
Importancia y características de las Empresas Comerciales
En los últimos años las empresas comerciales han tomado un lugar
importante e indispensable en la vida cotidiana de los individuos,
55
particularmente en países como Venezuela. Por tal razón, es preciso decir
que el desarrollo económico es uno de los elementos importantes aportado
por las empresas de este tipo, principalmente cuando las mismas ayudan a
dinamizar la economía de las sociedades. Otro dato, que vale la pena
resaltar, es el publicado por la empresa venezolana de consulta Data Análisis
(Julio 2006), la cual señala que en el ámbito socio demográfico del desarrollo
poblacional venezolano, se refleja en el aumento del número de hogares, así
como también existen cifras significativas que indican que las empresas
comerciales tienen una gran importancia, porque pueden atender al tipo de
demanda en el que el consumo y la compra son prácticamente diarios y en
gran escala.
Además que pueden significar ahorro y ganancia, también, garantía de
los bienes y servicios y variedad a la hora de escoger los productos y mayor
rapidez en la oferta a los consumidores. Las características de las empresas
comerciales están determinadas por la demanda de los consumidores. Al
exigir productos y servicios de una manera más rápida y de diversas
variedades. En líneas generales, podría decirse que las empresas
comerciales están encargadas de:
La distribución de los productos en los diversos lugares geográficos
para su posterior comercialización.
Ofertar una gran variedad de producto al gusto de los consumidores.
Comercializar productos terminados desde la fábrica y su posterior
comercialización con los consumidores.
Estructura de las Empresas Comerciales
Según Kotler, P. (1999: 264) “… en las empresas comerciales, la
estructura define y asigna tareas a departamentos y personas especificas,
56
establece líneas de autoridad y de apoyo, de comunicación y coordinación;
así como también, coadyuva en las acciones y las decisiones de la empresa”.
De igual forma, la estructura proporciona integración mediante la
coordinación de las decisiones y acciones especializadas al definir relaciones
formales entre personas y unidades al crear canales de autoridad y
comunicación, en tal sentido, señala Kotler, P. (ibidem) es de suma
importancia que se establezcan sistemas de control que ayuden a la gestión
eficiente y efectiva de este tipo de organización.
Empresas Comerciales Ferreteras
En líneas generales, se puede decir que la naturaleza de las empresas
comerciales que se dedican al ramo de la ferretería, es ofrecer atención
personalizada a grandes empresas industriales, consumidores y a la
población en general, a través de un gran surtido de productos propios del
ramo; su objeto es la compra, venta, distribución, importación y exportación
al mayor y al detal de toda clase de materiales para la construcción, por
tanto, califica como una empresa comercial.
Según un artículo publicado en la Revista Producto (Marzo, 2007) en
Venezuela la estrecha y anticuada ferretería, atendida por el dueño, detrás
de un mostrador que, además de exponer la mercancía, separa al cliente de
los artículos que requiere, sigue perdiendo terreno, ante los llamados
supermercados ferreteros o hiperferreterías, los cuales se han caracterizado
por poseer amplios espacios atestados de productos al alcance del
comprador, donde el personal especializado atiende a los clientes sólo
cuando éste lo pide.
Tal como lo resume el mencionado artículo, éstos consumidores
mueven un mercado, para nada despreciable, de unos 4 mil millones de
57
dólares anuales, lo que indica que éste tipo de empresa, contribuye en la
generación de empleo en el país, y es una fuente de ingresos tributarios para
el Estado.
Hoy en día en Venezuela, existen grandes cadenas ferreteras, de las
cuales las más conocidas son: Epa, Ferka, Ferretotal, Construrama, entre
otras. También, es importante mencionar que el repunte de 32 por ciento que
en 2006 tuvo el mercado de la construcción impactó favorablemente a las
empresas ferreteras, lo que ha ameritado que los controles de las actividades
propias de estos comercios se incremente, lo que da paso en este estudio.
58
Mapa de Variables
Objetivo General: Analizar la gestión del inventario en las empresas ferreteras del Municipio Pampán del Estado Trujillo. Objetivos Específicos Variable Dimensión Indicadores Items
Identificar la composición del inventario de acuerdo a sus
productos, en las empresas ferreteras del Municipio Pampán del
Estado Trujillo
GESTIÓN
Composición
del
Inventario
Material de construcción Material para electricidad Material para la herrería Material para suministro de agua. Herramientas Menores
1 2 3 4 5
Caracterizar el sistema de abastecimiento, de las empresas
ferreteras del Municipio Pampán Estado Trujillo.
DEL
Sistema
de
Abastecimiento
Análisis de una requisición. Investigación y elección del proveedor. Emisión de una solicitud de pedido. Recepción e inspección. Seguimiento del pedido. Verificación y pago.
6,7 8 9 10,11 12,12,1,13 14
Precisar las políticas de almacenamiento en el(los) depósito (s), de
las empresas ferreteras del Municipio Pampán del Estado Trujillo.
INVENTARIO
Políticas
De
Almacenamiento
Función: Organización del Almacén Valuación de los Inventarios. Inspección y Validación de Entradas y Salidas Control y definición. Realización del conteo físico. Control: Asignación de responsabilidades. Segregación de funciones. Preparación de Pedidos mediante el Análisis de ExistenciaCumplimiento de la operativa de gestión de compras. Mantenimiento de un orden de todos los productos existenDistribución física Sistema de Almacenaje. Inventario de lento movimiento. Inventario vencido o averiado.
15 16,17,18 19,20,21 22,23 24,25,26,27,28,29 30,31,32 33,34 35,36,37,38 39 40 41 42 43 44,45
Fuente: Linares (2008)
59
Definición de Términos Básicos Abastecimiento: consiste en procurar a un sistema de producción los bienes y
servicios en cantidad y calidad requeridas, al mejor precio, del mejor proveedor en
el lugar y momento oportuno a fin de satisfacer las exigencias de sus operaciones.
(Tawfit & Chavuel. 1992).
Administración de Inventarios: Es el conjunto de actividades que desarrollan los
gerentes para asegurar las existencias requeridas para la producción y/o ventas;
con estas existencias se optimizan la cantidad, calidad, los precios y la
oportunidad. (Pinilla, J. (1996).
Dirección: Es la función administrativa que hace posible, mediante la acción del
administrador, la realización efectiva de las actividades planeadas. (Pinilla, J.
1996).
Gestión: Grado en el cual el trabajo de una organización se ejecuta dentro de las
especificaciones establecidas para los bienes o servicios producidos, orientado a
la satisfacción general del cliente servido dentro de las limitaciones de costo y
tiempo, y de forma tal que contribuya al logro de los objetivos de la organización.
(COFAE)*****
Inventario: el inventario como el activo mayor en los balances de una empresa, a
si también los gastos por inventarios, llamados costos de mercancías vendidas,
son usualmente los gastos mayores en el estado de resultado. (Certo, 1984).
Inventario Periódico o Toma de inventario Físico: especifican que es el conteo
físico de las mercancías disponibles al final del periodo y se ajusta a la
preparación de los estados financieros anuales, por lo que sus registros contables
deben mostrar, el costo del inventario al inicio y al final del año, al igual que
precisa el costo de la mercancía vendida durante el año. (Meigs &Meigs 1992).
Planeación: permite identificar las oportunidades de mejoramiento en las
operaciones de las organizaciones y facilitar el establecimiento formal de los
planes y programas requeridos para alcanzar los objetivos propuestos.
(Pinilla, J. 1996)
60
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
Para dar cumplimento a la investigación, fue necesario desarrollar
estrategias y procedimientos amparados por el método científico, lo que a su vez
sustenta de manera adecuada, las técnicas de investigación y recolección
utilizadas; por lo tanto para dar cobertura a todos estos aspectos, fue de vital
importancia estructurar el presente capitulo de la siguiente manera: tipo de
investigación, diseño de la investigación, población, instrumento, validez y
presentación de los resultados.
Tipo de Investigación Según Méndez, (2001, pág. 137) el estudio descriptivo “identifica
características del universo de investigación, señala formas de conducta y
actitudes del universo investigado, establece comportamientos concretos,
descubre y comprueba la asociación entre variables de investigación”
De acuerdo al propósito de esta investigación se enmarcó en un estudio
descriptivo, buscando así, analizar la gestión del inventario en las empresas
ferreteras del Municipio Pampán del Estado Trujillo mediante la recolección de
datos y de esta forma se identifico como se desenvuelve la muestra de la
población que fue evaluada.
Diseño de la Investigación
Este trabajo de investigación se enmarcó dentro del diseño de campo, en
vista de que se recolectó la información de manera directa, rápida y confiable en
la realidad donde se presenta, es decir la fuente fueron las personas que laboran
en las empresa ferreteras, pues se analizó la gestión de inventario como variable
de estudio, observando el fenómeno en su contexto, sin influenciar o manipular
dicha variable.
Según Finol, M. (2000:61), “el diseño de investigación indica un
procedimiento a seguir; el investigador, en atención al problema, evento o hecho a
investigar; a los objetivos y el tipo de estudio, seleccionará el plan o estrategia;
61
esto deberá describirse sistemáticamente, detallando el por que de ello, cómo se
trabajarán las variables en estudio”. En este sentido, el diseño de campo; “refiere
los métodos a emplear cuando los datos de interés se recogen en forma directa de
la realidad; estos datos, obtenidos directamente de la experiencia empírica, son
llamados primarios (datos de primera mano)”.
Finalmente, este diseño permitió al investigador forjar una base sólida para
abordar el problema planteado lo que se adapto de manera ideal al tipo de
investigación realizada.
Población
Para Hernández R. (1991, pág. 330), la población es “el conjunto de todos
los casos que concuerdan con una serie de especificaciones.”
Una vez que se estableció el tipo de investigación, el diseño de la misma
se precisaron las unidades de análisis, que constituyen la población objeto de
estudio. En este caso la población objeto de estudio estuvo conformada por diez
(10) empresas ferreteras del Municipio Pampán del Estado Trujillo: según censo
practicado por la investigadora.
Ferreagro la Paz C.A.
Ferretería Maca C.A.
Inversiones Delgado 2000 S.A.
Comercializadora Agromax S.a.
Ferreagro Pineda C.A.
Ferretería El Saman, C.A
Inversiones Matos C.A.
Variedades Monay C.A.
Comercializadora Occidente C.A.
Ferreagro González C.A.
62
Técnica e Instrumento de Recolección de Datos
Méndez, C. (2001), señala que “los estudios descriptivos acuden a técnicas
especificas en la recolección de información, como la observación, las entrevistas
y los cuestionarios”.
La técnica que se utilizó en la investigación, fue la encuesta: “esta se
hace a través de formularios, los cuales tienen aplicación a aquellos problemas
que se pueden investigar por métodos de observación, análisis de fuentes
documentales y demás sistemas de conocimientos.” (Pág. 155)
Hernández y Otros (1991: 98) señalan: “un instrumento de medición
adecuado es aquel que registra datos observables que presenta verdaderamente
los conceptos o las variables que el investigador tiene en mente”.
Asimismo Méndez, C. (2001: 156), “supone su aplicación a una población
bastante homogénea, con niveles similares y problemática semejante. Se puede
aplicar colectivamente, por correo o a través de llamadas telefónica”;
El instrumento para la recolección de datos fue el cuestionario; este
instrumento fue aplicado a los empleados de las empresas ferreteras del
Municipio Pampán; estuvo compuesto por cuarenta y cuatro (44) ítems (ver anexo
A), con alternativas de respuestas múltiples, las cuales fueron elaboradas en
lenguaje claro y sencillo para que los encuestados no tuviesen dificultad al
responder.
Asimismo, para el proceso de recolección de información se entregó de
manera personalizada al empleado, brindándole orientación para el llenado del
mismo.
Finalmente, los resultados permitieron obtener información para darle
respuesta a las variables estudiadas.
Validez
En este sentido Balestrini, M. (2002:139), señala que la validez en términos
generales “Se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la variable
que pretende medir.”
63
Para corroborar la validez de contenido del instrumento aplicado, se
consultó a tres (03) expertos: un metodólogo (Prof. Rolando Adriani) y dos
conocedores del área de gestión e inventario (Prof. Marilis Cote y Prof. Edgar
Morales) del Núcleo Universitario “Rafael Rangel”, quienes emitieron su juicio,
certificación y aprobaron la aplicación del mismo. Esta validación se realizó
tomando en cuenta aspectos como: titulo de la investigación, sistema de
operacionalización de variable, basamentos teóricos, correspondencia de ítems
con cada variable, además de la suficiencia y redacción de los mismos. (Ver
anexo B)
Todo lo anteriormente señalado permitió constatar que el instrumento
aplicado a las empresas ferreteras del Municipio Pampán del estado Trujillo,
reunió los requisitos necesarios para medir la variable objeto de la investigación.
Presentación de los Resultados
Los resultados de esta investigación fueron presentados por medio de la
estadística descriptiva, la cual según Anderson, Sweeney & William (1999)
consiste en la presentación de datos resumidos y comprensibles en forma de
tabular y gráficas.
Para efectos de este estudio se tomó la definición de Hernández, Fernández y
Baptista (2003: 495), quienes afirman que en la estadística descriptiva “el
investigador busca en primer término, describir sus datos y posteriormente
efectuar el análisis estadístico para relacionar sus variables.
En este orden de ideas se hizo necesario elaborar tablas de distribución de
frecuencia absoluta y porcentual que según Hernández (2003: 496) “es el conjunto
de puntuaciones ordenadas con sus respectivas categorías.”
Luego de elaborar las tablas de distribución de frecuencia, los resultados
obtenidos de la aplicación del instrumento en las empresas ferreteras del
municipio Pampán del estado Trujillo, fueron sintetizados de forma escrita
mediante un análisis que según Finol & Camacho (2006) comprende un proceso
64
de extracción de ideas principales y secundarias, determinando las posibles
relaciones entre las características de la información obtenida con el tipo de
técnica de análisis utilizado.
Finalmente, los datos obtenidos fueron representados mediante el uso de
gráficos de barras, los cuales permitieron visualizar la información de manera más
clara y comprensible.
65
CAPITULO IV ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Una vez efectuado el proceso de recolección de datos a través de la
aplicación del instrumento elaborado para tal fin, se procedió a la clasificación y
análisis de la información por medio del uso de la estadística descriptiva, los
cuales fueron representados mediante tablas de frecuencias absolutas y
porcentuales, seguido de su respectivo análisis y representación por medio de
gráficos de barras. De esta manera se dieron respuesta a los objetivos específicos
planteados, confrontándose con los basamentos teóricos que sustentaron a esta
investigación.
Ítem Nº 1. ¿Cuál es la composición de su inventario en materiales de
construcción?
Con respecto a las encuestas realizadas en las diferentes empresas
ferreteras del municipio Pampán en su mayoría cuentan con un inventario
bastante completo en cuanto a la construcción, teniendo presente que las
empresas con mayor espacio en su almacén están mejor dotadas con lo que
respecta a este tipo de productos, teniendo como mayor demanda: arena,
cemento, bloques, cabillas, tubos, láminas de acerolit, láminas de zinc, malla para
pisos, entre otros gracias a la gran demanda que hoy día existe en el campo de la
construcción.
Ítem Nº 2. ¿Cuál es la composición de su inventario en materiales de electricidad?
De acuerdo a la información que se obtuvo en las encuestas, se puede
deducir que las empresas ferreteras de este municipio no tienen gran cantidad de
inventario en lo que respecta a este rubro por lo que no tiene gran demanda para
su venta, siendo sus productos más vendidos los cables de electricidad,
apagadores, bombillos, curvas, entre otros.
66
Ítem Nº 3. ¿Cuál es la composición de su inventario en materiales para herrería?
Gracias a las encuestas aplicadas en las empresas ferreteras de este
municipio, el rubro que cubre los materiales de herrería, no presentan gran
demanda, por tanto, se puede decir que su nivel de ventas está debajo debido a
que muchas de ellas no cuentan con un gran espacio en almacén ya que son de
lento movimiento, estos productos son: láminas de hierro negro, láminas de hierro
pulido, láminas de acero estriadas, máquinas de soldar y los que tienen más
movimientos son las máscaras, guantes, tijeras, electrodos.
Ítem Nº 4. ¿Cuál es la composición de su inventario en materiales para suministro
de agua?
Por la información que se logró obtener mediante la aplicación de las
encuestas, los resultados mostraron que este rubro también tiene una gran
demanda en venta, así como el rubro de la construcción ya que los clientes
siempre tienen en cuenta lo que es el suministro de aguas servidas y desagüe de
aguas negras al momento de construir una edificación. El inventario que compone
este rubro son: tubos de pvc para agua fría o caliente con una longitud de 3mtrs y
un diámetro que va de ½ pulgada a 1 ½ pulgada, para distribución de aguas
negras los tubos tienen la misma longitud pero con un diámetro que varía desde 2
pulgadas hasta 4 pulgadas, junto con todos los accesorios necesarios.
Ítem Nº 5. ¿Cuál es la composición de su inventario en cuanto a herramientas
menores?
En lo que respecta a la información que se obtuvo de las encuestas
aplicadas a las empresas ferreteras, las herramientas menores tienen una gran
demanda ya que como su nombre lo define son herramientas menores, por lo
tanto, su precio de adquisición es bastante accesible, y cuentan con una gran
variedad de los mismos, entre los más nombrados están: martillos, palas, brochas,
cucharas, barretones, carretillas, destornilladores, tijeras, clavos y muchos más.
67
Ítem Nº 6. ¿Qué se analiza en la requisición de inventario? Tabla Nº 1 Elementos que se Analizan en la Requisición de Inventario.
Alternativa Frecuencia % a Cantidad de Producto 6 60 b Tipo de producto 3 30 c Presentación de producto 1 10 d Otros __ __ Fuente: Cuestionario Aplicado. Linares (2008)
Grafico Nº. 1: Elementos que se analizan en la requisición.
Fuente: Tabla Nº 1
Análisis Según los resultados de la tabla Nº 1,los encuestados respondieron que al
momento de analizar la requisición del inventario el 60% de la población analiza la
cantidad del producto, el 30% analiza el tipo de producto y el 10% analiza la
presentación del producto, lo que indica, que el personal de las ferreterías al
momento de analizar una requisición de inventario, toma en cuenta los elementos
que se hacen necesarios para tal fin, cumpliendo con lo que cita Tawfit y Chavuel
(1992)
68
Ítem Nº 7. ¿Quién es el encargado de elaborar una requisición de inventario?
Tabla Nº 2 Encargado de Elaborar la Requisición
Alternativas Frecuencia % a Jefe del Departamento de Compras __ __ b Responsable de Almacén 3 30 c Administrador 1 10 d Otros (dueño) 6 60
Fuente: Cuestionario Aplicado. Linares (2008) Grafico Nº. 2 Persona que elabora la requisición
Fuente: Tabla Nº 2
Análisis
Según los resultados de la tabla Nº 2 los encuestados respondieron que la
persona encargada de elaborar la requisición en un 30% es el responsable del
almacén seguidamente en un 10% de la población quien elabora la requisición es
el administrador y un 60% lo realiza la opción d quien es el dueño de la empresa,
lo que indica que las decisiones están centralizadas en el dueño, siendo el
encargado de esta actividad el responsable del almacén como lo cita Tawfit y
Chavuel (1992) “las requisiciones son dirigidas por el encargado del almacén.
69
Ítem Nº 8. ¿Cuál es el factor o factores tomados en cuenta para la selección del
proveedor?
Tabla Nº 3 Factores que se toman en cuenta para Seleccionar un Proveedor.
Alternativas Frecuencia % a Calidad del producto 1 10 b Mejores ofertas 3 30 c Facilidad de crédito 2 20 d Disponibilidad de entrega __ __ e Todas las anteriores 4 40
Fuente: Cuestionario Aplicado. Linares (2008) Gráfico Nº 3. Factores que se tomar en cuenta para seleccionar un Proveedor
Fuente: Tabla Nº 3
Análisis Según resultados de la tabla nº 3, la población encuestada respondió que al
momento de seleccionar un proveedor un 10% toma en cuenta la calidad del
producto, seguido de un 30% que se inclina por las mejores ofertas, un 20%
acepta la facilidad de crédito y un 40% dice que toma en cuenta todas las
opciones anteriores, lo que indica que tiene presente diversos factores como el
precio, calidad y disponibilidad de crédito, cumpliendo con lo que indica Tawfit y
Chavuel (1992) ”el abastecimiento, procura en un sistema de producción,
cantidad, actividad, calidad requerida al mejor precio del mejor proveedor en el
lugar y momento oportuno.
70
Ítem Nº 9. ¿Cuándo se realiza la emisión de una orden de compra?
Tabla Nº 4 Momento en que se realiza la Emisión de una Orden de Compra
Alternativas Frecuencia % a Al terminar el producto 4 40 b Cuando hay un mínimo de existencia 4 40 c Cuando se comunica la necesidad 1 10 d Todas las anteriores 1 10 e Otros. Especifique: Fuente: Cuestionario Aplicado. Linares (2008) Grafico Nº 4: Momento de emitir una orden de compra
Fuente: Tabla Nº 4
Análisis Según resultados de la tabla Nº 4, indica que el momento más oportuno
para emitir una orden de compra, en un 40% es al terminar el producto, junto con
40% que la emite cuando hay un mínimo de existencia seguido de que el 10% de
la población se inclinó por la opción cuando se comunica la necesidad y otro 10%
respondió estar de acuerdo con todas las opciones anteriores. Lo que se refleja
favorablemente con el criterio cuando comprar, los autores Tawfik y
Chavuel(1992), el momento oportuno debe responder a las necesidades del
consumidor y las condiciones del mercado.
71
Ítem Nº 10. ¿Quién es la persona encargada de recibir e inspeccionar la mercancía? Tabla Nº 5 Persona Encargada de Recibir e Inspeccionar la Mercancía. Fuente: Cuestionario Aplicado. Linares (2008) Gráfico Nº 5. Persona que Verifica la Mercancía
Fuente: Tabla Nº 5
Análisis De acuerdo a los resultados que muestra la tabla Nº 5, la persona que
verifica e inspecciona la mercancía en un 10% es el Jefe de Compras,
seguidamente un 90% se inclinaron por la opción de quien es el dueño de la
ferretería quien recibe y verifica la mercancía. Aunque dicha actividad está
centralizada hacia el dueño, Tawfit y Chavuel (1992) señalan “la revisión e
inspección es realizada por un comisionado del departamento de recepción, el
cual verifica el estado general de la mercancía”.
Alternativas Frecuencia % a La secretaria b Responsable de almacén c Jefe de compras 1 10 d Otro. Especifique(dueño) 9 90
72
Ítem Nº 11. ¿Qué elementos están presentes al inspeccionar la mercancía? Tabla N º 6 Elementos presentes al Inspeccionar la Mercancía. Fuente: Cuestionario Aplicado. Linares (2008) Gráfico Nº 6. Elementos para inspeccionar la Mercancía
Fuente: Tabla Nº 6
Análisis
Según la tabla Nº 6 muestra que los encuestados respondieron de la
siguiente manera; el 60% tienen presente la cantidad y característica del
producto, seguida de un 20% de la calidad del producto y un 20% de todas las
anteriores. Lo que indica que al momento de inspeccionar la mercancía tienen
presente los elementos que según Aguirre (1998) se deben tomar en cuenta, “las
inspecciones de las entradas tienen presente verificación de cantidad y calidad
con la documentación de lo solicitado”.
Alternativas Frecuencia %a El buen estado de la mercancía __ __
b La cantidad y características del pedido solicitado 6 60
c Calidad del producto 2 20d Todas las anteriores 2 20
73
Ítem Nº 12. Se le hace seguimiento a los pedidos, en cuanto a: Tabla Nº 7 Seguimiento a los Pedidos en cuanto a :
Alternativas Frecuencia % a Tiempo de entrega 10 100b Condiciones físicas de la mercancía 1 10 c Calidad de la mercancía d Cantidad de la mercancía Fuente: Cuestionario Aplicado. Linares (2008) Gráfico Nº 7. Seguimiento de los Pedidos
Fuente: Tabla Nº 7
Análisis Según se observan los resultados en la tabla Nº 7, la población
encuestada dio a conocer que el 100% de ellas le hacen seguimiento a los
pedidos en cuanto al tiempo de entrega y solo un 10% por la calidad del producto,
esto lo hacen en función de que su pedido llegue lo más pronto posible y de esta
manera lograr satisfacer las demandas de los productos que solicitan los clientes.
De esta manera Tawfit y Chavuel(1992) definen como “ la responsabilidad del
abastecimiento no termina con la expedición de una solicitud de compra, sino que
se extiende hasta la utilización del material”.
74
Ítem Nº 12.1. ¿Con qué frecuencia?
Tabla Nº 8 Frecuencia de seguimiento a los pedidos
Alternativas Frecuencia % a Diariamente b Mensual c Trimestral
d Otro. Especifique (semanalmente) 10 100
Fuente: Cuestionario Aplicado. Linares (2008) Gráfico Nº 8.Frecuencia de Seguimientos
Fuente: Tabla Nº 8
Análisis Según resultados de la tabla Nº 8, la frecuencia con que realizan las
empresas ferreteras el seguimiento al pedido es la opción d donde especifican
que lo realizan semanalmente, obteniendo la misma un 100% de inclinación. Esto
lo hacen en función de que su pedido llegue lo más pronto posible y de esta
manera garantizar que su existencia no se agote. (Dicho por los mismos dueños
de las empresas ferreteras)
Ítem Nº 12.2 ¿Quién lo hace? Tabla N º 9 Persona que hace el Seguimiento del Pedido
Alternativas Frecuencia % a Jefe de compra 1 10 b Administrador c Secretaria d Otro. Especifique (dueño) 9 90
Fuente: Cuestionario Aplicado. 2008
75
Gráfico Nº 9. Encargado de los Seguimientos
Fuente: Tabla Nº 9
Análisis A través de los resultados que muestra la tabla Nº 9, quien realiza el
seguimiento del pedido en las empresas ferreteras es el Jefe de Compras
representado por un 10%, mostrando así que en la mayoría de los casos se
inclinaron por la opción d especificando que es el dueño también quien realiza
esta actividad representándose la misma con un 90% de inclinación. Aunque la
actividad está centralizada en el dueño, Tawfik y Chavuel.(1992) establecen “que
el seguimiento del pedido lo realiza el Jefe de compras”.
Ítem Nº 13. ¿Cómo se verifica y cancela una factura?
Tabla Nº 10 Verificación y Pago de una Factura.
Fuente: Cuestionario Aplicado. 2008
Alternativas Frecuencia % A Con un informe de inspección B Con la aceptación de la mercancía 2 20
C Verificación simultanea a la solicitud de compra 10 100
D Otro. Especifique:
76
Gráfico Nº 10. Verificación y Pago de una Factura
Fuente: Tabla Nº 10
Análisis De acuerdo a los resultados de la tabla Nº 10, se puede evidenciar que para
la verificación y pago de una factura un 20% optó por la aceptación de la
mercancía, seguidamente de un 100% por verificación simultanea a la solicitud de
compra ya que cotejan lo pedido con la mercancía que llega y el precio convenido
por el proveedor y el cliente (ferretería), esto lleva a decir que se cumple con las
teorías de Tawfik y Chavuel (1992) señala que “al momento de cancelar las
facturas, se realiza con la verificación simultanea de la solicitud de compra”.
Ítem Nº 14. ¿Cómo está organizado el inventario en la ferretería? Tabla Nº 11 Cómo está organizado el Inventario
Alternativas Frecuencia % a En función del volumen 1 10 b Características del producto 6 60 c Respecto al rubro que pertenece 3 30 d Otro. Especifique: __ __ Fuente: Cuestionario Aplicado. 2008
77
Gráfico Nº 11. Organización del Inventario en la Ferretería
Fuente: Tabla Nº 11
Análisis Con respecto a los resultados que muestra la tabla Nº 11, la manera de
cómo se organiza el almacén, la población encuestada se inclinó en un 10% por
la opción en función del volumen, seguidamente por un 60% características del
producto y un 30% respecto al rubro que pertenecen. Lo que indica que las
empresas ferreteras mantienen su inventario organizado de acuerdo a las
opciones que se muestran en la tabla Nº 11 y de esta manera cumplen con lo
señalado por Aguirre (2000) “que la organización de los almacenes en función de
volumen, clase y características de los productos con el fin de facilitar la
identificación y control de la mercancía”.
Ítem Nº 15. Los inventarios existentes en su ferretería ¿Son valorados al costo? Tabla Nº 12 Inventarios Valorados al Costo
Alternativas Frecuencia %
a Si 10 100 b No ___ __
Fuente: Cuestionario Aplicado. 2008
78
Gráfico Nº 12. Inventarios Valorados al Costo.
Fuente: Tabla Nº 12
Análisis De acuerdo a los resultados que se muestran en la tabla Nº 12 los cuales
se obtuvieron por las encuestas aplicadas se logró determinar que el 100% de las
empresas ferreteras valoran sus mercancías al costo, esto para determinar cual
es en realidad su ganancia al momento de venderlos.(Dicho por los Dueños)
Ítem 16. ¿Qué método de valuación utiliza la empresa? Tabla Nº 13 Método de Valuación que utiliza la Empresa Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
Alternativas Frecuencia % a U.E.P.S b P.E.P.S 1 10 c Promedio Móvil d Promedio Ponderado e Promedio Aritmético f Identificación Especifica 9 90
79
Gráfico Nº 13. Valuación de Inventarios
Fuente: Tabla Nº 13 Análisis
Según resultados de la tabla Nº 13 el método de valuación que utilizan las
empresas en un 10% es el método Primeras en Entrar Primeras en Salir
(P.E.P.S), seguidamente de la identificación especifica que se encuentra
representada por un 90% de aceptación lo cual indica que las empresas
ferreteras sí realizan valuación a sus inventarios para determinar el monto
verdadero de sus inventarios, haciendo notar lo que plantea Gómez, F (1994)
“permite conocer el volumen de mercancías en un momento dado, debido a que
según el precio que se le asigne a cada renglón, así el monto del inventario en
términos monetarios”.
Ítem 17. El inventario obtenido al final del proceso de toma física ¿Se compara con los registros que lleva el departamento? Tabla Nº 14 Comparación de Toma Física de Inventario con Registros del Departamento. Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
Alternativas Frecuencia % a Siempre 1 10 b Algunas veces 3 30 c Rara vez 6 60 d Otro. Especifique: __ __
80
Gráfico Nº 14. Comparación de Toma Física de Inventario con Registros del Departamento
Fuente: Tabla Nº 14
Análisis Los resultados que se reflejan en la tabla Nº 14, permiten indicar que las
ferreterías comparan la toma física del inventario con los registros que lleva el
departamento, un 10% manifestó que siempre, seguidamente de un 30% lo hace
algunas veces y un 60% manifiestan que rara vez se comparan los resultados
obtenido en la toma física del inventario con los registros que se llevan. Por lo que
se pudo notar que las empresas en su mayoría no realiza comparaciones con los
registros contables y por lo tanto no realiza los ajustes correspondientes para
obtener una mejor información, en tanto no cumplen siempre con lo que expone
Romero, J.(1997) quien manifiesta, “que en los casos en que se compare los
inventarios físicos con los registros contables y existan inconsistencias en esta
relación se debe realizar ajustes correspondientes ya que se pueden incidir de
manera negativa en los estados financieros de la empresa”.
Ítem Nº 18. ¿Qué elemento toma al momento de inspeccionar y validar la entrada y salida de mercancía? Tabla Nº 15 Validación e Inspección de Entrada y Salida de Mercancía
Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
Alternativas Frecuencia % a Unidades por bolívares 6 60 b Calidad del producto 2 20 c Características del producto 2 20 d Otro. Especifique:
81
Gráfico Nº 15. Validación e Inspección de Entradas y Salidas de Mercancía
Fuente: Tabla Nº 15
Análisis Los resultados obtenidos en la tabla Nº 15, de acuerdo a la inspección y
validación de entrada y salida de mercancía demuestran que el 60% de las
ferreterías se inclinó por tener presente en el momento de la inspección de
entrada y salida de mercancía la opción unidades por bolívares, seguidamente por
un 30% la calidad del producto y finalmente un 10% está pendiente de que su
mercancía tenga las características de lo pedido. Lo anterior influye positivamente
en la gestión eficaz del inventario.
Ítem 19. ¿Cuándo se acepta la entrada de mercancía al almacén? Tabla Nº 16 Entrada de Mercancía al Almacén
Alternativas Frecuencia % a Devolución en venta 4 40 b Cambio de producto c Entrega de un proveedor 10 100d Todas las anteriores 2 20 Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
82
Gráfico Nº 16. Aceptación de Mercancía
Fuente: Tabla Nº 16
Análisis De acuerdo a los resultados de la tabla Nº 16, se determinó que las
entradas de mercancías al almacén corresponden en un 40% a devolución en
venta, seguido de un 100% a entrega de un proveedor mientras que un 20%
acepta la opción todas las anteriores. Lo que respecta a las devoluciones en
algunos casos se debe a productos averiados o vencidos. Estos resultados indican
que las entradas de mercancía al almacén se realizan de acuerdo a las opciones
antes señaladas y además esta sustentado por Aguirre (2000) que dice “se
acepta y autoriza las entradas de mercancías en el almacén precedente de
órdenes de compras a proveedores o devolución de clientes”.
Ítem 20. ¿Quién supervisa la entrada y salida de mercancía al almacén?
Tabla Nº 17 Persona que Supervisa la Entrada y Salida de mercancía
Alternativas Frecuencia % a Responsable de almacén 1 10 b Administrador c Jefe de compra d Todas las Anteriores e Otro. Especifique: (dueño) 9 90 Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
83
Gráfico Nº 17.Supervisión de Entrada y Salida de Mercancía a Almacén
Fuente: Tabla Nº 17
Análisis Según resultados de la tabla Nº 17, indica que en las empresas ferreteras
las personas que supervisan las entradas y salidas de mercancías a almacén en
un 10% es el responsable del almacén, seguidamente de un 90% que muestra al
dueño de la misma como la persona que se encarga de esta actividad, lo que
indica que dicha responsabilidad esta centralizada al dueño, y que por lo tanto no
se cumple con lo que establece Aguirre, J. (2000) “el encargado del almacén es
quien se responsabiliza por dicha actividad”.
Ítem 21. ¿Existe los documentos pertinentes para controlar las entradas/salidas de
inventarios?
Tabla Nº 18 Documentos para Controlar Entrada y Salida de Inventario
Alternativas Frecuencia % a Si 10 100 b No __ __
Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
84
Gráficos Nº 18. Documentos de Control para Entradas y Salidas de Inventario
Fuente: Tabla Nº 18
Análisis Los resultados de la tabla N º18 en cuanto a los documentos que controlan
las entradas y salidas de inventarios del almacén tenemos que un 100% de la
población encuestadas se inclinó por la opción de que sí tienen documentos que
controlan las entradas y salidas de inventario indicando que existe un mejor
desenvolvimiento en lo que respecta a las existencias, a lo expuesto por Pinilla, J.
(1996) el cual manifiesta, que “la empresa debe diseñar la documentación
necesaria para controlar los movimientos de las existencias, lo que beneficia el
procesamiento correcto y oportuno de los datos”.
Ítem Nº 22.De ser afirmativa su respuesta. ¿Cuál es la documentación que soporta
la entradas/salidas de inventario del almacén?
Tabla Nº 19 Documentos que Soportan las Entradas y Salidas de Inventario
Alternativas Frecuencia % a Facturas 10 100 b Orden de compra c Notas de debito d Orden de despacho e Notas de crédito f Otro. Especifique
Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
85
Gráfico Nº 19.Documentos de Soporte para Entradas y Salidas
Fuente: Tabla Nº19
Análisis De acuerdo a los resultados que se muestran en la tabla Nº 19, la población
encuestada informó que el documento que soporta las entradas y salidas de
inventario con un 100% de aceptación fue la factura. En función a este resultado,
se tiene que la empresa sólo cuenta con este tipo de documento para el respaldo
de sus operaciones lo que contribuye en gran medida para procesar de forma
oportuna los datos que expone Pinilla, J.(1996) señalado en el análisis anterior. No
obstante no mencionaron el uso de Notas de Débito y Notas de Crédito para el
registro de las devoluciones en compras y en ventas, lo cual es una omisión grave
que afecta el soporte de las transacciones.
Ítem Nº 23. ¿La empresa le suministra las instrucciones necesarias para la
realización de tomas físicas de inventarios?
Tabla Nº 20 Suministro de Instrucciones para Toma Física de Inventario
Alternativas Frecuencia % a Siempre 1 10 b Algunas veces c Rara vez d Nunca 9 90
Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
86
Gráfico Nº 20. Instrucciones para Tomas Físicas de Inventarios
Fuente: Tabla Nº20
Análisis Con respecto a los resultados que se muestran en la tabla Nº 20, en cuanto
a si las empresas facilitan instrucciones para la toma física del inventario un 10%
respondió que siempre lo hacen, mientras que el 90% refleja que nunca lo hacen,
esto indica que la empresa no siempre proporciona al personal del almacén
instrucciones para realizar el conteo físico del inventario, incrementando la
posibilidad de riesgo de errores, señalado así por Romero, J. (1992)
Ítem Nº 24. ¿Con qué frecuencia se realiza la toma física de inventario?
Tabla Nº 21 Frecuencia con que se realiza la Toma Física
Alternativas Frecuencia % a Semanal b Trimestral c Mensual d Quincenal e Semestral f Anual 10 100 Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
87
Gráfico Nº 21. Frecuencia con que se realiza la toma física de Inventario
Fuente: Tabla Nº 21
Análisis Según los resultados de la tabla Nº 21 señalan que la toma física de
inventarios se realiza en un 100% de los casos anualmente, según el personal y
el dueño de la ferretería. Esto indica que cada año se realizan informes que
reflejan con lo que en realidad cuentan en su inventario. En esta parte, Romero, J.
(1992) dice, que en “la etapa de planeación, la empresa debe diferenciar de
manera anticipada la fecha que estos consideran más oportuna para realizar la
toma física de inventario. No obstante en la actualidad se recomienda el conteo
físico del inventario de manera periódica para un mejor control.
Ítem Nº 25. ¿Cuál de las siguientes herramientas utiliza su departamento para
distinguir las existencias?
Tabla Nº 22 Herramientas que se Utilizan para Distinguir las Existencias Alternativas Frecuencia %
a Etiquetas 3 30 b Tarjetas c Formularios d Anotaciones 6 60 e Otras. Especifique f Ninguna 1 10 Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
88
Gráfico Nº 22. Herramientas para Distinguir las Existencias
Fuente: Tabla Nº22 Análisis Según los resultados que muestran la tabla Nº 22, obtenidos de la encuesta
aplicada, con respecto a las herramientas que se utilizan para distinguir las
existencias un 30% manifestó que utilizan las etiquetas, seguidamente de las
anotaciones con un 60% y un 10% informó que no utilizan ninguna herramienta
para tal actividad. Lo que demuestra que sólo un mínimo de las empresas no
cuentan con herramientas para tal identificación, mientras que gran parte de ellas
sí cuenta con estas, facilitando el control de las operaciones relativas a la gestión
del inventario, como lo establece Romero, J. (1997) consiste en anotar en hojas
con un rayado especial uno tras otros los artículos que se van contando o que se
han contado en los almacenes.
Ítem Nº 26. ¿La empresa nombra a un encargado para coordinar las actividades correspondientes a la toma física de inventario? Tabla Nº 23 Encargado de Coordinar Actividades para Toma Física
Alternativas Frecuencia % a Si 2 20 b No 8 80 Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
89
Gráfico Nº 23. Encargados de Coordinar Toma Física de Inventario
Fuente: Tabla Nº 23
Análisis De acuerdo a los resultados que muestra la tabla Nº 23, en cuanto a si las
empresas ferreteras nombran un encargado para coordinar la realización de la
toma física del inventario, un 20% afirma que si lo nombran, por lo tanto, se
deduce que en las ferreterías no existe una efectiva dirección de las actividades
de toma física, de manera que un pequeño porcentaje cumple con lo que expresa
Romero, J.(1997) quien señala que “la dirección del proceso de toma física del
inventario se debe expresar de manera personal, bajo la supervisión al control de
las personas asignadas para ello.
Ítem Nº 27. Cuando se realiza la toma física de inventario ¿Quién supervisa el
trabajo?
Tabla Nº 24 Quien Supervisa la Toma Física del Inventario Alternativas Frecuencia %
a Jefe de Compras 1 10 b Encargado del almacén c Administrador d Secretaria e Otro. Especifique: (dueño) 9 90
Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
90
Gráfico Nº 24. Encargado de supervisar la toma Física de Inventario
Fuente: Tabla Nº 24
Análisis Los resultados que muestran la tabla Nº 24 en referencia a quién es el
encargado de supervisar la realización de la toma física del inventario un 10% dio
a conocer que quien realiza esta actividad es el encargado del almacén, mientras
que el 90% manifestó que es el dueño de la ferretería quien lo supervisa.
Indicando de igual forma que esta actividad está centralizada en el dueño,
mientras que es el encargado del almacén quien conoce de cerca cómo se debe
realizar este proceso, por lo que se ajusta a lo señalado por Romero, J. (1997) en
el análisis anterior, en el que la empresa debe ejercer un oportuno control sobre
las personas encargadas de las actividades de supervisión.
Ítem Nº 28. ¿Cumple usted como administrador/encargado de almacén las
condiciones establecidas para la realización de tomas físicas?
Tabla Nº 25 Condiciones establecidas para Realizar Toma Física Alternativas Frecuencia %
a Siempre 1 10 b Algunas veces 7 70 c Rara vez 2 20 d Nunca
Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
91
Gráfico Nº 25. Cumplimiento de Condiciones para la realización de Tomas Físicas.
Fuente: Tabla Nº 25
Análisis Según resultados de la tabla Nº 25, con respecto a si el administrador o
encargado del almacén cumple con las condiciones que establece la empresa
para la toma física de los inventario, el 10% siempre lo cumple, seguido de un
70% lo hace algunas veces, mientras que un 20% rara vez cumple con dichas
condiciones. Lo que demuestra que un gran porcentaje no cumple con los
lineamientos para un mejor la realización de toma de inventario, a causa de que
no existen tales lineamientos, bien lo dice Romero, J. (1997) “en la etapa de
ejecución, se realiza lo proyectado en el plan, correctamente dirigido y en base al
material ideado para su cumplimento”.
Ítem Nº 29. ¿La empresa cuenta con un manual de cargos? Tabla Nº 26 Tiene la empresa manual de cargos
Alternativas Frecuencia % a Si 1 10 b No 9 90 Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
92
Gráfico Nº 26. Existencia de Manual de Cargos
Fuente: Tabla Nº 26
Análisis
De acuerdo a los resultados de la tabla Nº 26 con respecto a que si la
empresa cuenta con un manual de cargos un 10% afirma que sí tiene un manual
de cargos, mientras que un 90% informa que no cuenta con un manual de cargos,
lo que demuestra que las empresas ferreteras no tienen bien definidos sus cargos,
que según Pinilla, J. (1996) “son instrumentos que conducen a las actividades
administrativas y operativas al mejoramiento continuo, por lo tanto son de gran
importancia y varían de acuerdo a la naturaleza de la empresa, por lo tanto deben
ser conocidos por todos los empleados de la empresa”.
Ítem Nº 30. ¿Existen dentro de la organización niveles de autoridad y responsabilidad claramente definidos? Tabla Nº 27 Existen niveles de autoridad y responsabilidad
Alternativas Frecuencia % A Si 10 100 B No - -
Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
93
Gráfico Nº 27. Existencia de Niveles de Autoridad
Fuente: Tabla Nº 27
Análisis
Según los resultados de la tabla Nº 27, de acuerdo a si tienen niveles de
autoridad y responsabilidad claramente definidos, el 100% afirmó tener definidos
sus niveles de autoridad y responsabilidad. Destacándose que las empresas
ferreteras cuentan con una persona que los direcciona, estando todas las
actividades centralizadas en el dueño, el cual ejecuta la función de administrador
así como muchas actividades anteriores, según lo plantea Pinilla, J. (1996) éste
se encarga de la realización efectiva de las actividades planteadas, mediante la
acción del administrador, quién toma las decisiones y vigila por el cumplimiento de
las órdenes.
Ítem 31. ¿La empresa supervisa cada una de sus actividades?
Tabla Nº28 La empresa supervisa sus actividades Alternativas Frecuencia %
a Si 10 100 b No - -
Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
94
Gráfico Nº 28. Supervisión de Actividades
Análisis Según resultados de la tabla Nº 28, con respecto a que si las empresas
ferreteras supervisan sus actividades, la información refleja que en un 100% las
actividades; cualquiera que sea, es supervisada por el dueño de la empresa,
siendo él, el interesado de qué se cumplan las normas establecidas, lo cual es
contrario a lo establecido por Pinilla, J. (1996) que destaca la importancia de la
distribución de las actividades conforme al tiempo, espacio, a fin cumplir con los
planes establecidos previamente.
Ítem 32. ¿El personal encargado de recepción y despacho maneja la existencia física? Tabla Nº 29 La persona que Recibe y Despacha Mercancía maneja la Existencia Física.
Alternativas Frecuencia % a Si 10 100 b No
Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
95
Gráfico Nº 29. Manejo de Existencia Física por el Personal de Recepción
Fuente: Tabla Nº 29
Análisis Con respecto a los resultados de la tabla Nº 29, en referencia a si el
personal que recibe y despacha mercancía maneja la existencia física, el 100%
afirmó que sí, por lo tanto se indica que las empresas ferreteras no cumplen con lo
que establece Aguirre, J. (1998) en cuanto a que “aquellos que desempeñan la
función de recepción y despacho no manejarán existencia física ni realizarán
actividades que indiquen controles contables de inventario”.
Ítem 33. ¿Considera que sus funciones en la empresa con respecto al almacén contribuyen al logro de los objetivos organizacionales? Tabla Nº 30 Sus Funciones en la Empresa Contribuyen al logro de los Objetivos.
Alternativas Frecuencia % a Si 10 100b No
Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
96
Gráfico Nº 30. Contribución de Funciones con Objetivos Organizacionales
Fuente: Tabla Nº 30 Análisis
Según los resultados que se muestran en la tabla Nº 30 de acuerdo a si la
contribución de las funciones del administrador o encargado de almacén ayudan a
cumplir con los objetivos organizacionales el 100% de la población encuestada
respondió que sí y de esta manera los empleados colaboran para un buen
desempeño de las actividades en la empresa, siendo su objetivo prestar un mejor
servicio al cliente y de esta forma atraer un mayor numero de ellos. Por lo tanto
Pinilla, J. (1996) señala que “los objetivos organizacionales deben ser evaluados a
través del control, los cuales permiten examinar los procesos empresariales para
aplicar correctivos que permitan emprender lo planteado”.
Ítem Nº 34. ¿Quién autoriza la preparación y despacho del pedido? Tabla Nº 31 Quien Autoriza la Preparación y Despacho de Mercancía
Alternativas Frecuencia % a Un obrero b Encargado de almacén 1 10 c Administrador d Otro. Especifique 9 90
Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
97
Gráfico Nº 31.Quien Autoriza la Preparación y Despacho de Mercancía
Fuente: Tabla Nº 31 Análisis
De acuerdo a la población encuestada la tabla Nº 31, muestra lo siguiente,
con respecto a quién autoriza la preparación y despacho de mercancía, siendo un
10% el encargado del almacén, mientras que un 90% se inclinó por la opción de
que tienen una persona autorizada para la preparación y despacho de mercancía,
siendo ella en la mayoría de los casos el dueño o en su defecto hermano o esposa
del mismo. Lo que indica que esta actividad está centralizada en el dueño de la
empresa, mientras que un porcentaje muy bajo delegan tal responsabilidad, que
se encuentra sustentada por Aguirre, J. (1998) la recepción en el almacén de las
notas físicas de pedidos debe contar con la respectiva autorización como fase
previa, siendo ejecutado por parte del responsable del almacén.
Ítem Nº 35. ¿Existe un procedimiento para preparar los productos a despachar? Tabla Nº32 Procedimiento para Preparar los Productos a Despachar
Alternativas Frecuencia % a Si 10 100 b No
Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
98
Gráfico Nº 32.Procedimiento para despachar Productos
Fuente: Tabla Nº 32
Análisis Según los resultados que muestra la tabla Nº 32 en referencia a que si las
empresas ferreteras tiene un procedimiento para preparar los productos a
despachar, el 100% de la población encuestada afirmó que sí tiene un
procedimiento para preparar el pedido a despachar, siendo éste en primer lugar,
atención al cliente para luego proceder a buscar el producto, entregárselo al
encargado de caja (cobranza) para luego ser entregado al cliente, esto según
información adicional suministrada por los entrevistados.
Ítem Nº 36. Los productos a despachar se realiza mediante. Tabla Nº 33 Los productos a despachar son mediante:
Alternativas Frecuencia % a Orden de llegada 10 100 b Emisión de ticket c Otro. Especifique
Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
99
Gráfico Nº 33. Realización de Despacho de Productos
Fuente Tabla Nº 33
Análisis Los resultados que muestran la tabla Nº 33, en referencia la realización
de despacho de mercancía el 100% de la población encuestada afirmó que lo
realizan por orden de llegada del cliente ya que no cuentan con un sistema
automatizado, que permita la administración de colas, lo que indica que lo
realizan de manera manual.
Ítem Nº 37. ¿Qué tiempo promedio tiene la preparación y despacho de un pedido con una cantidad aproximada de 20 productos? Tabla Nº 34 Tiempo Promedio para Preparar y Despachar Mercancía.
Alternativas Frecuencia % a 30 minutos 5 50 b 45 minutos 2 20 c 01 hora d Otro. Especifique: (15 minutos) 3 30
Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
100
Gráfico Nº 34. Promedio de Tiempo para la Preparación y Despacho de Mercancía.
Fuente: Tabla Nº 34 Análisis De acuerdo a los resultados que se muestran en la tabla Nº 34, en
referencia al tiempo de preparación y despacho de mercancía el 50% informa que
lo realiza en un promedio de 30 minutos, seguido de un 20% en 45 minutos
promedio y para finalizar un 30% especifica que lo realiza en un promedio de 15
minutos. Lo que indica que el personal que labora en la ferretería trabajan de
manera eficiente en cuanto a la administración del tiempo debido entre otras
cosas a que conocen el lugar donde se encuentra el producto a despachar.
Ítem Nº 38. ¿El departamento cuenta con los inventarios requeridos para la venta? Tabla Nº 35 Cuenta el Departamento con el Inventario Suficiente para la Venta.
Alternativas Frecuencia % a Siempre 9 90 b Algunas veces 1 10 c Rara vez d Nunca
Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
101
Gráfico Nº 35. Inventarios Suficiente para la Venta
Fuente: Tabla Nº 35 Análisis Según los resultados que se observaron en la tabla N º 35 en referencia a
que si el departamento encargado de vender cuenta con inventario requerido para
la venta, el 90% de las empresas encuestadas informó que siempre cuenta con
mercancía para la venta, mientras que un 10% destacó que algunas veces el
departamento cuenta con suficiente mercancía para la venta. Lo que indica que la
mayoría de ellas está pendiente de tener mercancía para la venta y así mismo
cumplir con las necesidades del cliente y un porcentaje menor no garantiza
continuidad de un mejor servicio. Es necesario destacar que la mayoría de ellas
cumple con lo que establece Chase, R. (2005) “el inventario permite ganar
tiempo, ya que ni la obtención, ni la entrega pueden ser instantáneas; en estos
casos, es preciso contar con la existencia del producto a los cuales se puede
recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que
termine el proceso”.
Ítem Nº 39. ¿Qué criterios rigen al momento de organizar los productos en el almacén? Tabla Nº 36 Criterios que Rigen al Momento de Organizar el Almacén
Alternativas Frecuencia % a Aprovechamiento del espacio 3 30 b Facilidad de acceso a la mercancía 3 30 c Flexibilidad en la colocación del stock 2 20 d Permitir fácil recuento físico
e Maximizar el rendimiento de los equipos f Todas las anteriores 2 20
Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
102
Gráfico Nº 36 Criterios para Organizar el Almacén
Fuente: Tabla Nº 36
Análisis Según la información que se obtuvo de la población encuestada, respecto
a los criterios que rigen para organizar la producción en el almacén varias
empresas dieron diferentes opciones de respuesta, siendo los de mayor
porcentaje las opciones aprovechamiento del espacio y facilidad de acceso a la
mercancía teniendo como resultado un 30% de aceptación para ambas, seguida
de la opción flexibilidad en la colocación de los productos y todas las anteriores
con un 20% de ponderación. Por lo tanto, están de acuerdo en organizar su
almacén, siendo este ítem sustentado por Aguirre, J. (1998) quien destaca que el
mantenimiento de un orden, organización, identificación y custodia de todos los
productos existentes en almacén permite ubicarlos de manera adecuada para un
buen desempeño.
Ítem Nº 40. ¿Qué ayuda a determinar una buena distribución física? Tabla Nº 37 Que ayuda a determinar una buena Distribución Física
Alternativas Frecuencia % a La eficiencia de las operaciones 1 10
b Distribución física efectiva que facilita el flujo de materiales 1 10
c Localización más adecuada de los productos 5 50 d Exposición al cliente para aumentar las ventas 2 20 e Todas las anteriores 1 10 Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
103
Gráfico Nº 37.Determinación de Distribución Física
Fuente: Tabla Nº 37 Análisis
Los resultados de la tabla 37 apuntan que las ferreterías cuentan con los
elementos necesarios para distribuir de buena manera los espacios físicos,
aunque son bajos los porcentajes como las opciones eficiencia en las
operaciones, distribución física y todas las anteriores, mostrando como resultados
un 10% para cada una, seguida de exposición al cliente con un 20%, siendo el
más alto porcentaje la opción localización más adecuada de los productos con un
50% de aceptación, ya que es una opción de peso al momento de preparar los
pedidos, Pinilla, J. (1996) plantea sobre los criterios necesarios por una oportuna
distribución de espacios físicos integrado por la amplitud, facilidad de movilización
y correcta separación de los inventarios: Ítem 41. ¿Considera usted que existe un apropiado sistema de almacenaje? En cuanto a: Tabla Nº 38 Sistema Apropiado de Almacenaje
Alternativas Frecuencia % a Protección de los inventarios b Áreas acondicionadas c Custodia de inventarios
d Facilidad para acomodar los inventarios e Todas las anteriores 10 100f Otros. Especifique: Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
104
Gráfico Nº 38 Sistema de Almacenaje
Fuente: Tabla Nº 38
Análisis El sistema de almacenaje para dichas ferreterías es apropiado ya que un
100% informó cumplir con todas las condiciones físicas de almacén para su
inventario en cuanto a todas las opciones que se muestran en la tabla, por lo
tanto Pinilla, J.(1996) señala que la empresa debe establecer todas las medidas
necesarias para proteger, custodiar, distribuir y acomodar los inventarios en el
almacén; por lo tanto como ya se dijo anteriormente las ferreterías cuentan con un
criterio efectivo para desarrollar su labor. Ítem Nº 42. ¿Tiene Inventario de lento movimiento en el Almacén? Tabla Nº 39 Inventario de Lento Movimiento
Alternativas Frecuencia % a Si 4 40 b No 10 100
Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
105
Gráfico Nº 39 Inventario de lento Movimiento
Fuente: Tabla Nº 39
Análisis En cuanto al inventario que menos rota en el departamento de almacén el
70% afirmó sí conocer el producto que tiene menos salidas e informaron que se
trata de: bombas para agua, bombas para fumigar, esmeriles, taladros, máquinas
de soldar entre muchas más y un 30% de ellos manifestaron no conocer cual es
su inventario de lento movimiento. En este sentido se refleja según la teoría
propuesta por Pinilla.(1996) el escaso análisis de control en el proceso de
identificación de las existencias que presentan menos rotación lo que podría
ocasionar que la empresa deje de ser económica y eficiente lo que posiblemente
conducirá a errores en la producción o en los inventarios que deben adquirir.
Ítem Nº 43. ¿En el almacén se identifican las existencias vencidas o averiadas? Tabla Nº 40 Se identifican las Existencias Vencidas y Averiadas
Alternativas Frecuencia % a Siempre 3 30 b Algunas veces 5 50 c Rara vez 1 10 d Nunca 1 10
Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
106
Grafico nro. 40: Identificación de Mercancía Vencida y Averiada.
Fuente: Tabla Nº 40 Análisis Como se aprecia en este ítem, el 50% de las empresas consultadas afirman
que algunas veces se identifican las existencias vencidas o averiadas, el 30% se
inclinaron hacia la opción de siempre, y el 10% es compartido por la opción de
rara vez y nunca. Hay que destacar que una gran parte se inclino de manera
positiva a la identificación de la mercancía vencida y averiada esto es lo ideal en
todas las empresas para que tengan un mejor control. En tal sentido Pinilla, J.
(1996) establece que la empresa debe conocer e implantar un control oportuno
sobre las existencias obsoletas o averiadas para que así sus operaciones se
realicen adecuadamente.
Ítem Nº 44. ¿Se separan las existencias vencidas o averiadas del registro de inventario en buen estado? Tabla Nº 41 Se separan las Existencias Vencidas y Averiadas
Alternativas Frecuencia % a Siempre 3 30 b Algunas veces 6 60 c Rara vez 1 10 d Nunca
Fuente: Cuestionario Aplicado. Diseño Linares (2008)
107
Gráfico Nº 41.Separación de Existencias Vencidas y Averiadas
Fuente: Tabla Nº 41
Análisis
Al consultar a los entrevistados de que si separan las existencias averiadas
y vencidas de la mercancía en buena condición, el 30% optó por la alternativa de
siempre, el 60% se inclinó por algunas veces, y el 10% informo que rara vez
separan la mercancía en mal estado de las que presentan un buen estado. Como
un gran número de empresas ferreteras informó que si separan las mercancías, se
les preguntó que donde los colocaban y contestaron que en un sitio separado de
los demás para enviarlos a reparación o deshacerse de ello.
108
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones
Después de haber efectuado el proceso de análisis de los resultados y una
vez cumplido de manera simultánea con todos los aspectos relacionados a esta
investigación se procedió al establecimiento de las conclusiones las cuales se
presentan a continuación.
Con respecto al primer objetivo especifico “Identificar la composición del
inventario en las empresas ferreteras del Municipio Pampán del estado Trujillo”,
todas tienen un inventario de mercancía similar en cuanto a los siguientes rubros;
Material de construcción dependiendo su cantidad de almacenaje del tamaño de la
empresa, entre los productos de este rubro las ferreterías cuentan con los
siguientes: arena, piedra, cemento, cabillas de diferentes características, bloques
de diferentes características, alambre, malla para pisos, tubos de hierro de
diferentes características, láminas de zinc, láminas de acerolit y gran cantidad de
productos para el equipamiento de las edificaciones.
Seguidamente de los inventarios que conforman la familia de materiales
para suministro de aguas las cuales se dividen en: aguas servidas y desagüe de
aguas negras, al igual que la familia anterior todas las ferreterías cuentan en su
inventario con productos de este tipo ya sea en mayor o menor cantidad del
mismo, como se dijo anteriormente depende del espacio físico con que cuenta la
ferretería, pero todas tienen el mismo tipo de productos que son representados por
tubos para aguas servidas y desagüe de aguas negras, cada uno de ellos
dependiendo de su función tienen sus características especiales, y al mismo
tiempo se cuenta con los accesorios necesarios para su uso como lo son: codos,
tee, yee, pega para tubos, reducciones, entre otros.
En tal sentido también forman parte de estos inventarios ferreteros, el rubro
que pertenece a los materiales de electricidad puesto que también van de la mano
con los rubros anteriores para la construcción de una edificación y los productos
109
que conforman esta familia son: cables para electricidad, curvas, cajetines,
adaptadores, apagadores y muchos mas, siendo ellos encontrados en todas las
ferreterías.
Por el contrario los productos que pertenecen al rubro de material de
herrería, también se encuentran en el inventario de las ferreterías pero en menor
cantidad, cumpliendo con la misma calidad en todas las empresas solo que la
demanda de estos productos es poca en la zona, siendo los productos de esta
familia: láminas de hierro negro o pulido, laminas de acero estriadas, máquinas de
soldar, máscaras, guantes, tijeras y otros más.
Siendo el inventario de herramientas menores el que más se encuentra en
las empresas ferreteras ya que sus características les permite ocupar menor
espacio en los almacenes, su costo de adquisición es accesible y su demanda
siempre es buena.
De acuerdo al segundo objetivo especifico “Caracterizar el sistema de
abastecimiento de las empresa ferreteras del Municipio Pampán estado Trujillo”,
las ferreterías presenta problemas para caracterizar dicho sistema de
abastecimiento, ya que en la mayoría de los casos, no existe un personal que se
encargue de cada actividad por separado, siendo el dueño de la misma quien
realiza todas estas actividades, aunque un porcentaje muy bajo si cumple con lo
establecido en teoría por algunos autores. Pero en lo que si están de acuerdo es
que cuando necesitan mercancía, buscan un proveedor que les de facilidad de
crédito, buenas ofertas, que les entregue el pedido a tiempo en un lapso no mayor
a ocho (8) días, teniendo muy presente la calidad del producto y la entrega en
buen estado, para de esta manera siempre contar con producto en el almacén y
satisfacer la necesidad del cliente.
Y en lo que concierne al tercer objetivo especifico” Precisar las políticas de
almacenamiento en las empresa ferreteras del Municipio Pampán estado Trujillo”,
se concluye de manera general que dichas empresas en la mayoría de los casos,
no cumplen con las normas que puedan regir el buen desempeño del almacén que
van con respecto a estas políticas, porque no tienen un encargado del área de
almacén que esté al pendiente de la mercancía que se encuentra allí alojada, el
110
recuento de las mercancías no se realiza bajo ninguna dirección ya sea de
instrucciones o supervisón de un personal especializado en el área.
La manera de organizar las mercancías en el mayor de los casos no es la
adecuada, dentro de las políticas de almacenamiento que se nombra en este
objetivo en cuanto a inspección de entradas y salidas de mercancía del almacén
quien realiza esta función es el dueño, no existe una persona delegada para tal
actividad y lo único que sustenta la salida de mercancía del almacén son facturas.
En cuanto a las instalaciones de las empresas ferreteras, pues sí cuentan
con un área especifica para lo que corresponde al almacenamiento de la
mercancía, y lo que se refiere a la exposición de productos para los clientes,
teniendo muy pendiente el resguardo de su inventario en cuanto a custodia y
protección del mismo.
Y con respecto al inventario que tiene lento movimiento, en algunos casos
los empleados no informaron nada ya que manifiestan no conocer cuales son, y
los que si tienen conocimiento pues tratan de no realizar pedidos en gran cantidad
mientras que la mercancía defectuosa y vencida es colocada en un espacio
aparte mientras llega el momento de realizarles una revisión, esto para las
defectuosas en el caso de las vencidas proceden a deshacerse de ellas.
En general, se puede decir que las empresas ferreteras del Municipio
Pampán del estado Trujillo, todas cuentan con el mismo inventario de mercancía
que les corresponde como empresas comerciales del mercado ferretero, algunas
en mayor cantidad que otras, todo dependiendo del espacio físico con que cuenta
cada una, seguidamente del sistema de abastecimiento que a la hora de dividir
dichas actividades no se cuenta con un personal para el desarrollo de la misma ya
que en el mayor de los casos quien se encarga de realizar estas actividades es el
dueño de la empresa o en su defecto un hermano o cónyuge del mismo bajo su
supervisión, por lo que se trata de empresas constituidas por familiares, además
en lo que se refiere a las políticas de almacenamiento se puede decir que tratan
de cumplir en un porcentaje no muy convencional las actividades que ayudan a
tener un mejor desenvolvimiento de la ferretería, además el 90% de ellas no
cuenta con sistemas computarizados que les ayude a tener una información más
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detallada de sus operaciones, para de esta manera lograr tomar mejores
decisiones.
Recomendaciones Con base en las conclusiones obtenidas, se propone a las empresas
ferreteras del Municipio Pampán del estado Trujillo lo siguiente:
Adquirir mercancía cuando de verdad sea conveniente de esta forma
evitará, exceso en el inventario de mercancía. Crear un manual de cargos que permita conocer al empleado, cuál es su
función y de qué es responsable. Que se deleguen responsabilidades dentro de la empresa para cada
actividad que lo amerite.
En cuanto a la actividad de conteo físico del inventario, delsignar un
empleado que les suministre instrucciones a la persona encargada de
realizar dicha tarea.
Establecer dentro del almacén un lugar específico para cada rubro de
mercancía, ya que esto le facilitará la tarea del conteo físico, y a su vez
permitirá visualizar el producto que esté a punto de agotarse.
Tratar de que el documento que sustenta la salida del almacén (factura),
cumpla con los requisitos que exige el SENIAT, y utilizar notas de crédito y
débito para el soporte de las devoluciones.
Que se implante un sistema contable computarizado que les suministre
toda la información necesaria con respecto al inventario con el que se
cuenta.
Identificar las existencias que menos rotan al igual que los inventarios
vencidos o defectuosos, para que se pueda tener una información exacta
de que es lo que en realidad tienen en existencia para la venta y cual es su
necesidad de adquisición.
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