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AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 1 -
Copyright © Wolters Kluwer Deutschland GmbH
AnNoText Build 014.002.3187
vom 02.10.2014
Arbeitsunterlage 04/2014
Wolters Kluwer Deutschland GmbH Robert-Bosch-Straße 6 D-50354 Hürth
Telefon (02 21) 9 43 73 - 6000 Telefax (02 21) 9 43 73 - 16000 E-Mail: [email protected] Serviceportal: https://support.annotext.de
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 2 -
Inhaltsverzeichnis AnNoText – Administration - Dokumentenmanagement .................................................... 3
- Dokumente im .docx-Format .................................................................................... 3
Akte .................................................................................................................... 10
- Historie – „Drag and Drop“ ................................................................................... 10
- „Drag and Drop“ von Dateien/Ordnern aus Verzeichnissen ....................................... 10 - „Drag and Drop“ von E-Mails aus Microsoft Office Outlook heraus .............................. 17
Adressat ............................................................................................................... 28
- Historie - Adressatenunterlagen .............................................................................. 28
Buchhaltung .......................................................................................................... 31
- Sachkontenbuchung in Verbindung mit Umsatz aus Drittländern (nicht EU) ......................... 32
Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung ..................................................................... 39
- § 11a RDG (Rechtsdienstleistungsgesetz) / § 43d Abs.1 Nr. 2 BRAO ................................... 39
Rechnungswesen - Honorarabrechnung ....................................................................... 44
- Abrechnung für Beratungshilfe über Formular ............................................................. 44 - Abrechnung für PKH/VKH über Formular ................................................................... 49
AnNoText Jahreswechsel 2014 / 2015 -Anleitung .......................................................... 55 - Jahreswechsel - Aktenverwaltung ............................................................................ 55 - Jahreswechsel - Buchhaltung .................................................................................. 56 - Jahreswechsel - Notariat ........................................................................................ 63
- Urkundenrolle .................................................................................................... 64 - Verwahrungsbuch ............................................................................................... 65
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 3 -
AnNoText – Administration - Dokumentenmanagement
- Dokumente im .docx-Format
Im Dokumentenmanagement – Allgemeine Einstellungen - Allgemeine Einstellungen II - besteht die
Möglichkeit festzulegen, dass neue AnNoText Dokumente generell im Format „.docx“ erstellt
werden.
Hierzu folgendes.
Bislang speichert AnNoText neu- erstellte Dokumente im Format „.doc“.
Dies selbst dann, wenn in den Optionen von Microsoft Office Word (ab der Version 2007) im Bereich
Speichern die Vorbelegung Dateien speichern im Format „.docx“ festgelegt ist.
Folgende Darstellung ergibt sich, wenn unter diesen Voraussetzungen ein neues AnNoText Dokument
erstellt wird.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 4 -
Das Dokument wird als Format „.doc“ gespeichert mit dem Hinweis „Kompatibilitätsmodus“
(Kompatibilität zu älteren Versionen des gleichen Produktes).
Wenn neu erstellte AnNoText Dokumente im „.docx“ Format gespeichert werden sollen, ist durch
Anklicken die Auswahl „Erstellen der Dokumente im .DOCX-Format“ zu treffen.
Hinweis:
Bei einem Einsatz der Spracherkennung weisen wir darauf, dass „.docx“-spezifische Funktionen verlorengehen, da „SpeechMagic“ intern die Dokumente weiterhin im Format „.doc“ behandelt.
Wird die Auswahl „Erstellen der Dokumente im .DOCX-Format“ getroffen, erscheint zunächst der
nachfolgende Hinweis:
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 5 -
Der Hinweis bedeutet, dass die AnNoText Dokumentenvorlagen, beispielsweise die „annotext.dot“
zur Vervollständigung ebenfalls noch auf das Format „.dotx“ aktualisiert werden sollten.
Dies ist jedoch kein Zwang.
Werden die AnNoText Dokumentenvorlagen nicht auf das Format „.dotx“ aktualisiert, ergibt sich bei
der Erstellung eines neuen AnNoText Dokumentes folgende Darstellung.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 6 -
Das Dokument wird dann als Format „.docx“ gespeichert, aber nach wie vor mit dem Hinweis
„Kompatibilitätsmodus“. Ursache für diesen Hinweis ist, dass die AnNoText Dokumentenvorlage
nach wie vor im Format „.dot“ angewendet wird.
Erst wenn auch die AnNoText Dokumentenvorlagen auf das Format „.dotx“ aktualisiert worden
sind, erscheint der Hinweis auf den „Kompatibilitätsmodus“ nicht mehr.
Er ergibt sich folgende Darstellung.
Wenn die AnNoText Formatvorlagen umgewandelt werden sollen ist folgendes zu beachten:
Zunächst müssen die AnNoText Formatvorlagen jeweils aus dem relevanten Verzeichnis geöffnet
werden.
Hierbei ist darauf zu achten, dass zu diesem Zeitpunkt kein Mitarbeiter diese Formatvorlage im Zugriff hat.
Eine AnNoText Dokumentenvorlage aus dem entsprechenden Verzeichnis (beispielsweise
….AnNoDATA.600\1\Template\ww140….) wird ausgewählt und geöffnet (Bitte mit „Maus-
Rechtsklick/Öffnen“)
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 7 -
Die AnNoText Dokumentenvorlage wird im „Kompatibilitätsmodus“ geöffnet.
Nunmehr muss die AnNoText Dokumentenvorlage mit dem Word Befehl „Speichern unter“ zurück in
das Template Verzeichnis (beispielsweise….AnNoDATA.600\1\Template\ww140….) gespeichert
werden. Hierbei ist als „Dateityp“ die Auswahl „Word-Vorlage (*.dotx)“ zu treffen.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 8 -
Den nachfolgenden Hinweis bestätigen Sie durch Anklicken der Schaltfläche „OK“.
Eventuell erscheint noch der weitere Hinweis:
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 9 -
Auch diesen Hinweis können Sie durch Anklicken der Schaltfläche „Ja“ bestätigen. In den Original
AnNoText Dokumentenvorlagen werden keine Makros verwendet.
Im Anschluss daran beenden (Schließen) Sie die Bearbeitung der AnNoText Dokumentenvorlage.
Dieser Vorgang muss (sollte) mit allen AnNoText Dokumentenvorlagen durchgeführt werden.
Damit die angepassten AnNoText Dokumentenvorlagen nunmehr auch angewendet werden können,
müssen Sie abschließend im Programm AnNoText Administration unter Dokumentenmanagement –
Vorlagenpflege – in den einzelnen Vorlagen die Vorbelegung ändern.
Die Vorbelegung der Vorlagen mit der Endung „.dot“
muss durch entsprechende Auswahl geändert werden auf die Vorbelegung der Vorlagen mit der
Endung „.dotx“.
Jeweils für die Bereiche „Postweg“, „EMail“ und „Fax“.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 10 -
Akte
- Historie – „Drag and Drop“
Nach der Installation des Programm-Updates besteht die Möglichkeit, eine Datei/einen Ordner (nach
entsprechender Auswahl) aus einem Verzeichnis heraus oder eine oder mehrere E-Mail aus Microsoft
Office Outlook mittels „Drag and Drop“ (Ziehen und Fallenlassen: Drag = Ziehen mit gedrückter
Maustaste, Drop = Loslassen der gedrückten Maustaste an der neuen Position) in die Historie einer
Akte zu übernehmen.
- „Drag and Drop“ von Dateien/Ordnern aus Verzeichnissen
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine Datei/einen Ordner, halten die Maustaste gedrückt
und ziehen die Datei/den Ordner in einen freien Bereich der „Programmgruppe Akte“. Hierbei ist
zu beachten, dass ein „Loslassen“ nicht im Bereich der Informationsfelder erfolgen darf.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 11 -
Ein „Loslassen“ kann auch in der Multifunktionsleiste der Programmgruppe Akte erfolgen.
Der nachfolgend bekannte Dialog „Import in AnNoText Datenbank“ ist im Bereich „Angaben zur
Maßnahme“ optimiert worden. In der Form, dass die Maßnahme nicht mehr ausgewählt werden
muss, sondern automatisch vorgegeben wird. Erfolgt der Import einer Datei aus einem Verzeichnis
heraus, wird die Maßnahme „Posteingang via Dateiimport“ vorbelegt.
Das „Thema“ welches maßgeblich ist für die Bezeichnung in der Historie, kann nach wie vor
individuell eingegeben werden.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 12 -
Auch mehrere Dateien/mehrere Ordner können (nach entsprechender Auswahl) mittels „Drag and
Drop“ in die Historie einer Akte übernommen werden.
Werden mehrere Dateien importiert wird der Dialog „Import in AnNoText Datenbank“ um die
Option „Jedes Dokument als einzelne Maßnahme speichern“ erweitert.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 13 -
Wird die Abfrage durch Anklicken aktiviert, wird das „Thema“ vorbelegt mit dem Eintrag „Thema
pro Maßnahme ist der Dateiname“. Die einzelnen Dateien werden dann mit ihrem ursprünglichen
Dateinamen als Maßnahme in die Historie übernommen.
Die Historie stellt sich wie folgt dar:
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 14 -
Ist die Option „Jedes Dokument als einzelne Maßnahme speichern“ aktiviert, hat man weiterhin
die Möglichkeit, durch Anklicken der Schaltfläche „Auswahl“ aus den ursprünglich ausgewählten
Dateien, durch eine zusätzlich Auswahl eine oder mehrere Dateien für einen Import in die Historie
im Nachhinein noch auszuschließen.
Nach dem Anklicken der Schaltfläche „Auswahl“ werden die zuvor ausgewählten Dateien angezeigt.
Die Dateien die in die Historie übernommen werden sollen, sind vorgemerkt (angehakt).
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 15 -
Durch Entfernen der Vorbelegung wird erreicht, dass nicht alle Dateien in die Historie übernommen
werden.
Die Historie stellt sich anschließend wie folgt dar:
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 16 -
Wird die Abfrage „Jedes Dokument als einzelne Maßnahme speichern“ nicht aktiviert, kann das
„Thema“ individuell vergeben werden.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 17 -
Die Dateien werden mit ihrem ursprünglichen Dateinamen unter einer Maßnahme importiert. Die
Historie stellt sich wie folgt dar:
- „Drag and Drop“ von E-Mails aus Microsoft Office Outlook heraus
Eine E-Mail kann (mehrere E-Mails können) ebenfalls mittels „Drag and Drop“ (Ziehen und
Fallenlassen: Drag = Ziehen mit gedrückter Maustaste, Drop = Loslassen der gedrückten Maustaste
an der neuen Position) in die Historie einer Akte übernommen werden, mit Anhängen oder ohne.
Klicken Sie in Microsoft Office Outlook mit der linken Maustaste auf eine E-Mail, halten die
Maustaste gedrückt und ziehen die E-Mail in einen freien Bereich der „Programmgruppe Akte“.
Hierbei ist zu beachten, dass ein „Loslassen“ nicht im Bereich der Informationsfelder erfolgen darf.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 18 -
Ein „Loslassen“ kann auch in der Multifunktionsleiste der Programmgruppe Akte erfolgen.
Der nachfolgend bekannte Dialog „Import in AnNoText Datenbank“ ist im Bereich „Angaben zur
Maßnahme“ optimiert worden. In der Form, dass die Maßnahme nicht mehr ausgewählt werden
muss, sondern automatisch vorgegeben wird. Erfolgt der Import einer E-Mail aus Microsoft Office
Outlook heraus, wird die Maßnahme „Posteingang via E-Mail“ vorbelegt.
Das „Thema“ welches maßgeblich ist für die Bezeichnung in der Historie, kann nach wie vor
individuell eingegeben werden.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 19 -
Ist zu der E-Mail ein Attachment angefügt, kann entschieden werden, ob dieses Attachment
zusätzlich gespeichert werden soll oder nur die ursprüngliche E-Mail.
Eine entsprechende Option „Attachments (Anlagen) zusätzlich speichern“ kann durch Anklicken
aktiviert werden.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 20 -
Nach dem Anklicken der Schaltfläche „Auswahl“ werden die Attachments (Anlagen) angezeigt.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 21 -
Die Historie stellt sich anschließend wie folgt dar:
Mehrere E-Mails können (nachdem sie entsprechend markiert worden sind), ebenfalls mittels „Drag
and Drop“ in die Historie einer Akte übernommen werden.
Werden mehrere E-Mails importiert wird der Dialog „Import in AnNoText Datenbank“ um die
Option „Jede E-Mail als einzelne Maßnahme speichern“ erweitert.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 22 -
Wird die Abfrage durch Anklicken aktiviert, wird das „Thema“ vorbelegt mit dem Eintrag „Thema
pro Maßnahme ist der Betreff“. Die einzelnen E-Mails werden dann mit den Angaben zum Betreff
als Maßnahme in die Historie übernommen. Die Historie stellt sich anschließend wie folgt dar:
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 23 -
Ist die Option „Jedes E-Mail als einzelne Maßnahme speichern“ aktiviert, hat man weiterhin die
Möglichkeit, die Schaltfläche „Auswahl“ anzuklicken. Aus den ursprünglich ausgewählten E-Mails
kann durch eine zusätzliche Auswahl der Import einer oder mehrerer E-Mails in die Historie im
Nachhinein noch ausgeschlossen werden.
Nach dem Anklicken der Schaltfläche „Auswahl“ werden die ausgewählten E-Mails angezeigt.
Die E-Mails die in die Historie übernommen werden, sind vorgemerkt (angehakt).
Durch Entfernen der Vorbelegung kann festgelegt werden, dass nicht alle E-Mails in die Historie
übernommen werden.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 24 -
Die Historie stellt sich anschließend wie folgt dar:
Sind Attachments (Anlagen) zu den E-Mails angefügt, kann entschieden werden, ob dieses
Attachments ebenfalls zusätzlich gespeichert werden soll oder nur die ursprünglichen E-Mails.
Die entsprechende Option „Attachments zusätzlich speichern“ kann durch Anklicken aktiviert
werden.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 25 -
Die Historie stellt sich anschließend wie folgt dar:
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 26 -
Wird die Abfrage „Jede E-Mail als einzelne Maßnahme speichern“ nicht aktiviert, kann das
„Thema“ individuell vergeben werden.
Die Dateien werden mit ihrem ursprünglichen Dateinamen unter eine Maßnahme importiert. Die
Historie stellt sich wie folgt dar:
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 27 -
Hinweis:
Soll eine Datei /ein Ordner aus einem Verzeichnis nicht (!) mittels „Drag and Drop“ zur Historie
einer Akte importiert werden, hat sich der Aufruf der Funktion „Import in AnNoText Datenbank“
geändert.
Bislang erfolgte der Aufruf dieser Funktion in einem Verzeichnis über eine Auswahl der rechten
Maustaste „Datei(en) in AnNoText importieren“.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 28 -
Nach dem Einspielen der Updates erfolgt der Aufruf dieser Funktion nach wie vor über die rechte
Maustaste, zunächst wird jedoch die Auswahl „Senden an“ und im weiteren Verlauf die Auswahl
„AnNoText“ getroffen.
Adressat
- Historie - Adressatenunterlagen
Der Ordner „Adressatenunterlagen“ wird automatisch zu jedem Adressaten angelegt. Auch zu
bereits aufgenommenen Adressaten wird dieser Ordner nach dem Einspielen des Programmupdates
hinzugefügt.
In diesem Ordner sollen ggf. persönliche und grundsätzliche Unterlagen zu einem Adressaten,
beispielsweise die Kopie einer Geburtsurkunde o.ä. historisiert werden.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 29 -
Dokumente können auf unterschiedliche Art und Weise in diesen Ordner importiert werden:
Über die Funktion „Senden an AnNoText“ (Import aus einem Verzeichnis)
Über die Funktion „E-Mail in AnNoText archivieren“ (Import aus Microsoft Office Outlook)
Über die Funktion „Speichern in Akte“ (Dokumentenverwaltung in der AnNoText
Symbolleiste)
Über die Funktion „Drag and Drop“
Der Ordner „Adressatenunterlagen“ kann entsprechend als Speicherort ausgewählt werden.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 30 -
Darstellung in der Historie des Adressaten (Ansicht Adresse)
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 31 -
Hinweis:
Bei der Funktion „Posteingang (Scanner)“ kann dieser Ordner als
Speicherort derzeit noch nicht ausgewählt werden. Dies wir mit einem der
nächsten Programmupdates gegeben sei.
Wird im weiteren Verlauf der Adressat zu einer Akte als Beteiligter aufgenommen und/oder
verknüpft, wird der Ordner „Adressatenunterlagen“ des Adressaten und sein entsprechender Inhalt
ebenfalls in die Akte in den Bereich des Beteiligten übernommen.
Andere Einträge aus der allgemeinen Historie eines Adressaten werden bei der Übernahme des
Adressaten als Beteiligter zu einer Akte nicht (!) übernommen.
Hinweis:
In einem der nächsten Programmupdates wird die Möglichkeit gegeben
sei, generell auch Unterordner in der allgemeinen Historie eines
Adressaten anzulegen
Buchhaltung
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 32 -
- Sachkontenbuchung in Verbindung mit Umsatz aus Drittländern (nicht EU)
Bei der Eingabe von Sachbuchungen besteht die Möglichkeit, die Versteuerung nach Umsatz mit
Drittländern vorzunehmen.
Hierzu ist erforderlich, die Schaltfläche
Einkäufe aus Drittländern
zu aktivieren.
Voraussetzung
Es müssen Konten mit folgenden Konto-Besonderheiten im System (Programmgruppe Buchhaltung –
Extras – Buchhaltung - Stammdaten) angelegt worden sein:
Kosten DR-STEUER
Kosten DR-VERRECH
Kosten DR-UMSATZ
Kosten DR-STEUER
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 33 -
Kosten DR-VERRECH
Kosten DR-UMSATZ
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 34 -
Beispiel
Ein Unternehmen aus Deutschland erwirbt einen PKW in einem Drittland, z.B. Norwegen. Der
Rechnungsbetrag beträgt 10.000,00 Euro und wird über das Finanzkonto bezahlt.
Die durchzuführende Buchung sieht nunmehr wie folgt aus:
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 35 -
Nach Eingabe des Nettobetrages und Anhaken des Parameters
Einkäufe aus Drittländern
erfolgt automatisch die Berücksichtigung der zu Grunde zu legenden Mehrwertsteuer, in diesem Fall
19,00 %.
Durch Betätigung der Schaltfläche Übernehmen und abschließendes Bestätigen der Schaltfläche
Verbuchen erfolgt die Buchungsverarbeitung.
Die Buchung wurde nunmehr wie folgt vorgenommen:
Konto Bank (1230) – Buchungsnummer 6
Konto PKW Anschaffung (0300) – Buchungsnummer 6
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 36 -
Im Hintergrund: Konto Kosten DR-Verrechnung (4794) – Buchungsnummer 7
Im Hintergrund: Konto Kosten DR-Umsatz (4793) – Buchungsnummer 7
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 37 -
Im Hintergrund: Konto Kosten DR-Steuer (4993) – Buchungsnummer 7
Darstellung bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 38 -
In Zeile 49 bzw. Spalte 52/53 erfolgt die Widergabe der Beträge aus den Konten Kosten DR-Umsatz
(4793) und Kosten DR-Steuer (4993). In der Zeile 59 (Spalte 67) wird die angegebene Steuer, die in
den Spalten 47 und 53 (EU und Drittland Einkäufe) addiert wurde, wieder abgezogen, so dass die zu
zahlende Steuer korrekt berechnet ist.
Darstellung bei ELSTER
Bei der Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER erfolgt entsprechend die Berücksichtigung für die
Spalten 52, 53 und 67.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 39 -
Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung
- § 11a RDG (Rechtsdienstleistungsgesetz) / § 43d Abs.1 Nr. 2 BRAO
Bei der Durchführung der Maßnahme „Aufforderungsschreiben“ wird die Wiedergabe des
Vertragsdatums unterstützt.
Hierzu steht im Programm AnNoText Administration - Programmeinstellungen - Mahnverfahren
und Zwangsvollstreckung – Anspruchsvorlagen das Steuerzeichen <Vertragsdatum> ergänzend in
allen Anspruchsvorlagen für eine Anwendung zu Verfügung.
Soll das Vertragsdatum in einer Anspruchsvorlage und damit bei der Durchführung der Maßnahme
Aufforderungsschreiben berücksichtigt werden, muss die entsprechende Anspruchsvorlage angepasst
werden.
Nachstehend dargestellt am Beispiel der Anspruchsvorlage Katalog Nr. „43“
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 40 -
Die entsprechende Anspruchsvorlage wird zunächst markiert.
Durch Anklicken der Schaltfläche „Ändern“ gelangen Sie in den ersten Assistenten in Form einer
Eingabemaske.
Die Angaben in dieser ersten Eingabemaske bleiben unverändert.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 41 -
Durch Anklicken der Schaltfläche „Weiter“ gelangen Sie in die nachfolgende Eingabemaske
Machen Sie im Eingabefeld „individuelle Bezeichnung der Forderung“ entsprechende Angaben zur
Bezeichnung/Wiedergabe des Anspruches in einem Aufforderungsschreiben.
Um die Bezeichnung eines Anspruches, eine Rechnungsnummer, ein Rechnungsdatums oder ein
Vertragsdatum in ein Aufforderungsschreiben einzufügen, stehen folgende Steuerzeichen zur
Verfügung, die bei den Textangaben zum Anspruchsgrund genutzt werden können.
<Bezeichnung> (Bezeichnung des Anspruchs)
<Nummer> (Rechungsnummer)
<Datum von> (Datum der Rechnung)
<Datum bis> (bis Datum bei mehreren Rechnungen)
<Vertragsdatum> (Datum eines Vertrags)
Bei der Aufnahme eines entsprechenden Anspruchs stehen diese Eingabefelder entsprechend zur
Verfügung.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 42 -
In einem Aufforderungsschreiben stellt sich der Anspruchstext wie folgt dar:
Forderungssache Hammerschmidt GmbH ./. Schmitz
Sehr geehrter Herr Schmitz, in der vorbezeichneten Angelegenheit hat uns Hammerschmidt GmbH, Robert-Bosch-Str. 6, 50354 Hürth beauftragt, den Anspruch aus Warenlieferung gem. Rechnung vom 12.05.2014, Rechnungsnummer: 345/2014, aus dem Vertrag vom 10.05.2014 geltend zu machen. Wir fordern Sie auf, den gemäß beigefügter Forderungsaufstellung errechneten Gesamtbetrag bis spätestens
23.09.2014 (Zahlungseingang) auf eines unserer angegebenen Konten einzuzahlen. Nach fruchtlosem Ablauf der gesetzten Frist müssen Sie mit weiteren Maßnahmen rechnen.
Die entsprechenden Angaben zum Anspruchsgrund werden auch in das Forderungskonto und bei der
Behandlung der Akte als „Inkassoakte“ als Merkposten in das Mandantenkonto übernommen.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 43 -
Sollen mehrere Ansprüche in ein Aufforderungsschreiben übernommen werden, können im
Eingabefeld „Bezeichnung der Forderung bei mehrmaligem Anspruch“ Vorgaben hinterlegt
werden.
In einem Aufforderungsschreiben stellt sich der Anspruchstext dann wie folgt dar:
Forderungssache Hammerschmidt GmbH ./. Schulze Sehr geehrter Herr Schmitz, in der vorbezeichneten Angelegenheit hat uns Hammerschmidt GmbH, Robert-Bosch-Str. 6, 50354 Hürth beauftragt, den Anspruch aus Warenlieferung gem. Rechnung vom 12.05.2014, Rechnungsnummer: 345/2014, aus dem Vertrag vom 10.05.2014, sowie Rechnung vom 03.06.2014, Rechnungsnummer 387/2014 aus dem Vertrag vom 30.05.2014, sowie Rechnung vom 15.06.2014, Rechnungsnummer 415/2014 aus dem Vertrag vom 10.06.2014 geltend zu machen. Wir fordern Sie auf, den gemäß beigefügter Forderungsaufstellung errechneten Gesamtbetrag bis spätestens
23.09.2014 (Zahlungseingang) auf eines unserer angegebenen Konten einzuzahlen.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 44 -
Nach fruchtlosem Ablauf der gesetzten Frist müssen Sie mit weiteren Maßnahmen rechnen.
Bestätigen Sie Ihre Dateneingabe durch Anklicken der Schaltfläche Weiter. Sie gelangen auf die
nächsten Seiten des Assistenten. Auf den nun folgenden Seiten des Assistenten werden zum
beschriebenen Beispiel keine weiteren Änderungen vorgenommen.
Über die Bedeutung dieser Eingabemasken verweisen wir auf unseren Ausführungen im Handbuch
„Administration“.
Beenden Sie die Eingaben abschließend durch Anklicken der Schaltfläche „Fertig stellen“
Rechnungswesen - Honorarabrechnung
- Abrechnung für Beratungshilfe über Formular
Beim Erstellen einer Abrechnung für Beratungshilfe besteht ergänzend die Möglichkeit, die
Abrechnung über Formular zu erstellen.
Durch das Bausteinupdate wird das entsprechende Formular eingespielt und steht somit für eine
Anwendung zur Verfügung.
Bevor die Abrechnung für Beratungshilfe über ein Formular abgewickelt werden kann, muss in der
Honorarabrechnung unter Parameter – Einstellungen – Massnahmen für die Dokumente – im
Bereich Massnahmen für 1. Abrechnung PKH / 2. Abrechnung BRH für den Bereich 2. Abrechnung
BRH die Auswahl der Massnahme „Abrechnung Beratungshilfe Formular“ getroffen werden.
Wird diese Auswahl nicht getroffen, wird eine Abrechnung für Beratungshilfe wie bisher als Word-
Dokument erstellt. Diese Option besteht nach wie vor.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 45 -
Die Abrechnung für Beratungshilfe wird - wie bisher auch – durch die Auswahl der entsprechenden
Funktion aufgerufen.
Im Kostenblatt wird die Abrechnung durch Auswahl der angefallenen Gebühr(en), Entgelte und
Umsatzsteuer zunächst vorbereitet.
Der anschließende Dialog der Textauswahl ist um die Eingabe eines „Empfängers“ erweitert
worden. Hier müssen Angaben zur Person erfasst werden, der Beratungshilfe gewährt worden ist.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 46 -
Da als Empfänger der Abrechnung das Gericht ausgewählt wird, müssen Angaben eines
Beratungshilfeempfängers zusätzlich erfasst werden.
Die Angaben aus Kostenblatt und Textauswahl werden in das Formular übertragen. Das Formular
kann ausgedruckt, durch einen Kanzleistempel ergänzt, unterschrieben und bei Gericht eingereicht
werden
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 47 -
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 48 -
Sollen Zahlungen mit in die Abrechnung übernommen werden, müssen diese zusätzlich über den
Button „V“ (Zahlungen) im Kostenblatt erfasst werden, damit eine entsprechende Berücksichtigung
im Formular erfolgen kann.
Eine automatische Übernahme aus dem Dialog der Textauswahl ist für diesen Bereich nicht möglich.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 49 -
- Abrechnung für PKH/VKH über Formular
Beim Erstellen einer Abrechnung für Prozesskostenhilfe und/oder Verfahrenskostenhilfe besteht
ergänzend die Möglichkeit, die Abrechnung über Formular zu erstellen.
Durch das Bausteinupdate wird das entsprechende Formular eingespielt und steht somit für eine
Anwendung zur Verfügung.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 50 -
Bevor die Abrechnung für Prozesskostenhilfe/Verfahrenskostenhilfe über ein Formular abgewickelt
werden kann, muss in der Honorarabrechnung unter Parameter – Einstellungen – Massnahmen für
die Dokumente – im Bereich Massnahmen für 1. Abrechnung PKH / 2. Abrechnung BRH für den
Bereich 1. Abrechnung PKH die Auswahl der Massnahme „Abrechnung PKH/VKH Formular“
getroffen werden.
Wird diese Auswahl nicht getroffen, wird eine Abrechnung für Prozesskostenhilfe /
Verfahrenskostenhilfe wie bisher als Word-Dokument erstellt. Diese Option besteht nach wie vor.
Die Abrechnung für Prozesskostenhilfe und/oder Verfahrenskostenhilfe wird - wie bisher auch –
durch die Auswahl der entsprechenden Funktion aufgerufen.
Im Kostenblatt wird die Abrechnung durch Auswahl der angefallenen Gebühr(en), Entgelte und
Umsatzsteuer zunächst vorbereitet.
Der anschließende Dialog wird – wie bisher auch – entsprechend bearbeitet.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 51 -
Die Angaben aus Kostenblatt und Textauswahl werden in das Formular übertragen. Das Formular
kann ausgedruckt, unterschrieben und bei Gericht eingereicht werden.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 52 -
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 53 -
Sollen Vorschüsse und/oder sonstige Zahlungen mit in die Abrechnung übernommen werden, müssen
diese zusätzlich über den Button „V“ (Zahlungen) im Kostenblatt erfasst werden, damit eine
entsprechende Berücksichtigung im Formular erfolgen kann.
Eine automatische Übernahme aus dem Dialog der Textauswahl ist für diesen Bereich nicht möglich.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 54 -
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 55 -
AnNoText Jahreswechsel 2014 / 2015 -Anleitung
- Jahreswechsel - Aktenverwaltung
Anwalts- und Notariatsprogramm (Tagesdatum ab 01.01.2015):
Sofern Sie bereits neue Akten für das Jahr 2015 erfassen, bzw. bereits Akten in 2015 ablegen
möchten, beachten Sie bitte, dass das Aktenregister und das Ablageregister nicht automatisch
wieder mit "EINS" beginnt.
Honorarabrechnung / Kostenberechnung / Time & Billing
Sofern Sie wünschen, dass zum Jahresbeginn Ihre Rechnungsnummer wieder mit „EINS“ beginnt,
müssen Sie dies entsprechend einmal dem System vorgeben, z. B. für Rechnungsnummer
0000001/15, da die Rechnungsnummer ansonsten mit dem fortlaufenden Zähler des alten Jahres
weiterlaufen würde.
Achtung:
Rechnungen, die eventuell noch für das alte Jahr erstellt werden sollen, erhalten dann eine
Rechnungsnummer, die aus der nächsten neuen laufenden Nummer und dem Jahrgang 14 besteht.
Die Einstellungen sowohl für die Aktennummer / Ablagenummer als auch für die Rechnungsnummer,
nehmen Sie einmalig wie folgt vor: Sie starten das Programm AnNoText-Administration.
Klicken Sie sodann auf Ihre Bürogemeinschaft – in unserem Beispiel „Business – AnNoText“
Nach Auswahl des Menüpunktes Jahreswechsel – Aktenverwaltung befinden Sie sich in
nachfolgender Maske.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 56 -
Durch Anklicken der Schaltfläche „Ausführen“ werden die entsprechenden Zähler für die
Aktennummer, Ablagenummer und Rechnungsnummer zurückgesetzt und beginnen wieder mit
„EINS“ für das laufende Jahr 2015.
Hinweis:
Sofern Sie mehrere Bürogemeinschaften eingerichtet haben, führen Sie diesen Punkt für alle
gewünschten Bürogemeinschaften durch.
- Jahreswechsel - Buchhaltung
Allgemeines vor Abschluss der Buchhaltung im alten Jahr
Bekanntlich liegen Ihnen am 02. Januar 2015 noch nicht alle Kontoauszüge des Jahres 2014 vor.
Damit jedoch ein korrekter Abschluss gewährleistet werden kann, sollten diese Auszüge noch
zwingend abgewartet und eingebucht werden, bevor Sie den Jahreswechsel vornehmen.
Hierbei ist zu berücksichtigen, dass das Systemdatum bereits auf 2015 (z.B. 01.01.2015) eingestellt
ist. In diesem Fall wird bei der Buchungseingabe bereits als Buchungsjahr 15 vorgeschlagen, welches
Sie bitte entsprechend in Buchungsjahr 14 ändern.
Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, für Ihre Abschlussbuchungen ein Systemdatum
aus 2014 zu wählen, z.B. 31.12.2014. Die Datumseinstellung nehmen Sie bitte über die
Systemsteuerung vor, beachten jedoch bitte, dass Sie diese nach Durchführung der Buchungen
wieder auf das aktuelle Datum zurückstellen müssen.
AnNoText Arbeitsunterlage 04/2014 - Seite 57 -
Jahreswechsel-Checkliste
Buchhaltung: 1.) Datensicherung für das abgeschlossene Jahr vornehmen 2.) Auf Wunsch Aktenregister "Mandanten" (Rubrum I) ausdrucken lassen 3.) Auf Wunsch Aktenregister "Gegner" (Rubrum II) ausdrucken lassen 4.) Auf Wunsch Aktenregister "Aktenzeichen" ausdrucken lassen 5.) Sie sollten die "Saldenliste" ausdrucken lassen. Auch die "Offene Postenliste" sollte ausgedruckt werden. 6. a) Vorbereitung zum Jahreswechsel 2014 / 2015 6. b) Einleitung des Jahreswechsels 2014 / 2015 7.) Überprüfung des neuen Buchungsmonats für 2015 8.) Nachträgliche Abschreibungsbuchungen im neuen Kalenderjahr 2015 für das
abgeschlossene Jahr 2014 9.) Erneute Buchungen für das abgeschlossene Jahr 2014 obwohl der Jahreswechsel
einschließlich Saldovorträge bereits vorgenommen worden ist 10.) Jahreswechsel für mehrere Bürogemeinschaften 11.) Jahreswechsel für mehrere Buchhaltungsmandanten
Erläuterungen zur Checkliste Jahreswechsel / Buchhaltung
Zu Punkt 1.):
Da Sie für die Jahresdatensicherung ein neues Band / eine neue Festplatte verwenden sollten,
bitten wir Sie, rechtzeitig dafür zu sorgen, dass ein solches Medium vorhanden ist. Sie können dieses
auch über unsere Vertriebsabteilung unter [email protected] oder telefonisch unter 0221-
943736030 bestellen.
Die Datensicherung nehmen Sie bitte wie üblich vor. Hierzu sollten Sie das neue
Datensicherungsband (Festplatte) verwenden, damit gegebenenfalls noch auf die Daten für 2014
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zurückgegriffen werden kann. Somit sollten Sie diese Sicherung gesondert aufbewahren und nicht
mehr überschreiben.
Hinweis:
Wir weisen an dieser Stelle darauf hin, dass sofern Sie die Punkte 2.) bis 5.) per 31.12.2014
nicht ausdrucken möchten, Sie zu einem späteren Zeitpunkt (nach Jahreswechsel) keine
Möglichkeit mehr hierzu haben. Sie entscheiden selbst, ob diese Listen für Sie von Wichtigkeit
sind.
Zu Punkt 2.) bis 4.):
Den Ausdruck des Aktenregisters nach den jeweiligen Kriterien, wählen Sie über die
Programmgruppe Akte wie folgt an:
Auswerten – Register – Aktenregister
Zu Punkt 5.):
Den Ausdruck der Salden- bzw. offenen Postenliste, erhalten Sie über die Auswahl der
Programmgruppe Buchhaltung – Extras - Buchhaltung und sodann wie folgt auswählen:
Listen – Saldenliste / Offene Postenliste
Hinweis:
Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass nach dem Jahreswechsel der Ausdruck der Saldenlisten-
Offenen Postenlisten - Fremdgeldlisten - Auslagen Listen per 31.12.2014 nach dem Jahreswechsel,
bzw. nach Anlage von neuen Akten oder neuen Buchungen nicht mehr ausgedruckt werden kann.
Zu Punkt 6 a.) Abschlussarbeiten für das Jahr 2014:
Um die restlichen Kontoauszüge für das Jahr 2013 im neuen Jahr 2014 noch buchen zu können ist es
erforderlich, bei der Buchungseingabe das vorgeschlagene Buchungsjahr 15 mit Buchungsjahr 14 zu
überschreiben.
Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, für Ihre Abschlussbuchungen ein Systemdatum
aus 2014 zu wählen, z.B. 31.12.2014. Die Datumseinstellung nehmen Sie über die Systemsteuerung
vor, beachten jedoch bitte, dass Sie diese nach Durchführung der Buchungen wieder auf das
aktuelle Datum zurückstellen müssen.
Nunmehr können Sie die restlichen Kontoauszüge für das Jahr 2014 buchen und verarbeiten.
Hiernach schließen Sie den Monat wie üblich ab und lassen die Umsatzsteuererklärung ausdrucken.
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Sollten Sie Ihre Abschreibungsbuchungen bereits vorliegen haben, können Sie diese noch vor dem
Jahreswechsel durchführen. Wir geben Ihnen hierzu ein Beispiel:
"Abschreibung eines langlebigen Wirtschaftsgutes (Anlagevermögen)." Ihr entsprechendes
Anlagekonto steht somit im "Soll". Die Buchung hierzu sieht wie folgt aus:
Wählen Sie die Schaltfläche AFA Abschreibungen aus. Geben Sie dann das entsprechende
Abschreibungskonto für Anlagevermögen ein, z.B. 4820. Bei Sachkonto geben Sie bitte das
entsprechende Anlagekonto ein, z.B. 0300. Sind Ihnen die Abschreibungsbeträge noch nicht
bekannt, so können Sie diese Buchungen auch noch zu einem späteren Zeitpunkt nach dem
Jahreswechsel auf 2015 für das Jahr 2014 buchen.
Hinweis:
Sollten Sie das Abschreibungskonto nicht auswählen können, trägt dieses Konto nicht die
Besonderheit "ABSCHREIBUNGEN". Ist dies der Fall, ändern Sie das Konto wie folgt ab:
Buchhaltung / Buchhaltung / Stammdaten - Sachkonten
Hier rufen Sie über "Ändern" das Konto "Abschreibungen Anlagevermögen" auf und wählen bei
Besonderheit "ABSCHREIBUNGEN" aus. Jetzt können Sie obige Buchung eingeben.
Sollten Ihnen die Abschreibungsbuchungen vor dem Jahreswechsel noch nicht bekannt sein, dann
nehmen Sie den Jahreswechsel bitte wie zu Punkt 6 b. – 6.c.) beschrieben vor. Wenn Sie alsdann im
neuen Jahr (2015) die Abschreibungen für 2014 buchen möchten, können Sie diese Buchungen für
den Monat Dezember 2014 ohne weiteres durchführen.
Zu Punkt 6 b.) Durchführung des Jahreswechsels Ihrer Buchhaltung
2013 / 2014:
Vor Durchführung des Punktes 6 b.) vergewissern Sie sich bitte, dass alle Buchungen verbucht sind,
die Monatsabschlüsse sowohl ausgedruckt als auch abgeschlossen wurden und Ihnen auch alle
Umsatzsteuererklärungen für das Jahr 2014 vorliegen.
An dem PC, an welchem der Jahreswechsel durchgeführt werden soll, wird das Programm AnNoText
Administration aufgerufen. Alle anderen Arbeitsplätze dürfen nun keine Buchungen – auch keine
Rechnungsstellung vornehmen bis der Jahreswechsel durchgeführt worden ist.
Im Programm AnNoText Administration klicken Sie auf Ihre Bürogemeinschaft – sodann wird der
Menüpunkt Jahreswechsel aktiv.
Jahreswechsel - Buchhaltung
Sie befinden sich jetzt in der Maske "Jahreswechsel Buchhaltung".
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Wird die richtige Bürogemeinschaft angezeigt, so wählen Sie den Buchhaltungsmandanten – im
Normalfall „KANZLEI“ aus. Über die Einstellung des Datums „Jahreswechsel vom“ bestimmen Sie in
welchem Monat der Saldovortrag für den Jahreswechsel notiert wird. Es ist hier sinnvoll ein
Januardatum einzutragen, so dass diese Saldovorträge im Januar zu finden sind.
Das System hat automatisch die Vorbesetzung, dass auch der Saldovortrag auf die Anlagekonten
durchgeführt wird. Wünschen Sie keine Saldovorträge auf Ihren Anlagekonten, klicken Sie diese
Voreinstellung aus. Durch Bestätigung der Schaltfläche AUSFÜHREN leiten Sie den Jahreswechsel
ein. Der Jahreswechsel von 2014 auf 2015 wird nun automatisch durchgeführt und die Saldovorträge
auf den entsprechenden Konten gebildet.
Setzen Sie die bilanzierende Buchhaltung ein, erfolgt der Saldovortrag auch im Debitoren und
Kreditorenbereich.
Nach erfolgreicher Durchführung desselben erhalten Sie vom System her folgende Meldung:
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Die Saldovortragsbuchungen für das Jahr 2015 sind nunmehr automatisch im System hinterlegt.
Zu Punkt 7.):
Bevor Sie jetzt mit Ihrer Buchhaltung für Januar 2015 beginnen, müssen Sie folgende Einstellungen
noch prüfen, sofern Sie in 2014 im laufenden Jahr mit der Buchhaltung begonnen haben.
Programmgruppe Buchhaltung / Extras / Buchhaltung – Parameter - Allgemeine Einstellungen
Bei BUCHEN AB MONAT muss 1=JANUAR eingestellt sein. Sofern dies bei Ihnen nicht der Fall ist,
wählen Sie bitte 1=JANUAR aus und bestätigen die Eingabe mit OK.
Mit den Punkten 1.) bis 7.) ist der Jahreswechsel durchgeführt.
Zu Punkt 8.) Nachträgliche Abschreibungen für das alte Jahr 2014:
Da es in der Praxis oftmals vorkommt, dass Ihnen die Abschreibungswerte erst im neuen Jahr
zur Verfügung stehen, können Sie jederzeit einen weiteren Jahreswechsel nur für die noch
geänderten Konten des Monats Dezember 2014 vornehmen.
Bekanntlich werden diese Abschreibungswerte für Dezember 2014 gebucht und es ändern sich
hierdurch die bereits vorgetragenen Anfangsbestände der Anlagekonten.
Buchungseingabe
Sie gehen wie bereits zu Punkt 6 a.) beschrieben vor.
Weiterer Jahreswechsel der bebuchten Anlagekonten
Sie melden sich bitte erneut im Programm AnNoText Administration an und klicken auf die
entsprechende Bürogemeinschaft.
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Jahreswechsel - Buchhaltung
Nach Prüfung der Bürogemeinschaft und Auswahl des entsprechenden Buchhaltungsmandanten
bestätigen Sie die Angaben über die Schaltfläche AUSFÜHREN.
Das System bildet nunmehr einen neuen Saldovortrag der bebuchten Anlagekonten, welche nach der
Ausführung entsprechend gespeichert sind.
Zu Punkt 9.) Erneute Buchungen für das abgeschlossene Jahr 2014 obwohl der
Jahreswechsel einschließlich Saldovorträge bereits vorgenommen worden ist:
Sofern der Jahreswechsel bereits vorgenommen worden ist, wurden auch bereits die Saldovorträge
für Ihre Bestands- und Finanzkonten für das Jahr 2015 generiert.
Müssen Sie jetzt nachträglich noch für den Dezember 2014 einen bzw. mehrere Kontoauszüge
buchen, ist dies nach Zurücknahme des bereits durchgeführten Monatsabschlusses problemlos
möglich. (Administration – Datenmanagement – Monatsabschluss zurücksetzen).
Nachdem Sie die abschließenden Buchungen für 2014 durchgeführt haben und diese verbucht
worden sind, müssen Sie anschließend einen erneuten Jahreswechsel über das Programm AnNoText
Administration – Jahreswechsel – Buchhaltung vornehmen, damit die bereits vorhandenen
Saldovorträge für das Jahr 2015 aktualisiert werden.
Hinweis:
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Sofern Sie keinen erneuten Jahreswechsel vornehmen, werden Sie unter Umständen, bei erneuter
Buchungseingabe auf eine Differenz im Finanzkontenbereich hingewiesen, welche nur durch einen
erneuten Jahreswechsel berichtigt werden kann.
Zu Punkt 10.) Jahreswechsel für mehrere Bürogemeinschaften
Sofern Sie mehrere Bürogemeinschaften einsetzen, muss der Jahreswechsel pro Bürogemeinschaft,
wie zu den Punkten 1.) bis 11.) beschrieben, durchgeführt werden.
Zu Punkt 11.) Jahreswechsel für mehrere Buchhaltungsmandanten
Sofern Sie mehrere Buchhaltungsmandanten einsetzen, muss der Jahreswechsel pro
Buchhaltungsmandant, wie zu dem Punkt 6.) beschrieben, durchgeführt werden.
- Jahreswechsel - Notariat
Im Notariatsprogramm muss ebenfalls der Jahreswechsel von 2014 auf 2015 für das Massen- und
Verwahrungsbuch, sowie für die Urkundenrolle vorgenommen werden:
Vorab jedoch müssen Sie folgende Ausdrucke fertigen:
- Urkundenrolle
Zur Vervollständigung Ihrer Unterlagen empfehlen wir Ihnen, die Urkundenrolle, das
Namensverzeichnis und das Erbvertragsverzeichnis für das Jahr 2014 ausdrucken zu lassen.
- Massen- und Verwahrungsbuch
Zur Vervollständigung Ihrer Unterlagen müssen Sie das Verwahrungsbuch, die Massen, die
Saldenliste, das Namensverzeichnis und die Anderkontenliste für das Jahr 2014 ausdrucken.
Beim Verwahrungsbuch ist es zwingend erforderlich, dass das Jahr 2014 abgeschlossen sein muss,
bevor für das Jahr 2015 neue Buchungen vorgenommen werden.
Hinweis:
Sofern Sie noch Buchungen für das Jahr 2014 vornehmen müssen, beachten Sie bitte, dass Sie
zwingend das Systemdatum auf 31.12.2014 umstellen müssen. Diese Einstellung nehmen Sie
über die Systemsteuerung vor.
Durchführung des Jahreswechsels:
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- Urkundenrolle
Vor Durchführung des Jahreswechsels zur Urkundenrolle starten Sie aus der Programmgruppe
Notariat das Modul Notariat. Über den Menüpunkt Parameter – Urkundenrolle –Statistik-Prüflauf
starten Sie als Administrator pro Notar den entsprechenden Prüflauf. In diesem Prüflauf werden alle
Urkundsgeschäfte nochmals auf ihre Zugehörigkeit geprüft.
Zur Durchführung des Jahreswechsels NOTARIAT darf sich kein Arbeitsplatz im Programm-Modul
Notariat befinden. An dem Arbeitsplatz, an welchem Sie den Jahreswechsel vornehmen, melden Sie
sich im Programm AnNoText Administration an und klicken auf den Namen Ihrer Bürogemeinschaft.
Sodann wählen Sie:
Jahreswechsel - Notariat
Für die einzelnen Notare/Notarinnen muss der Jahreswechsel für die Urkundenrolle und das
Verwahrungsbuch nacheinander vorgenommen werden.
Über das Datum bei „Jahreswechsel vom“ bestimmen Sie mit welchem Datum der Wechsel
ausgeführt wird.
Nach Auswahl des/der gewünschten Notar/in ist es zwingend erforderlich, die Übersicht über die
Urkundsgeschäfte (hier Geschäftsübersicht) für das Jahr 2014 ausdrucken zu lassen. Nachdem dies
erfolgt ist, und Sie sich vergewissert haben, dass der Ausdruck in Ordnung ist, muss die
Urkundenrolle über die Karteikarte JAHRESWECHSEL URKUNDENROLLE noch für das Jahr 2015
angelegt werden. Durch Bestätigung der Schaltfläche AUSFÜHREN wird die Urkunde für das Jahr
2015 angelegt. Die Systemmeldung Der Vorgang wurde erfolgreich abgeschlossen! bestätigen Sie
bitte mit der Schaltfläche SCHLIESSEN. Diesen Vorgang wiederholen Sie für alle Notare/Notarinnen.
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- Verwahrungsbuch
Sie öffnen erneut die Maske zum Jahreswechsel Notariat. Hier ist es ebenfalls zwingend
erforderlich, die Verwahrungsgeschäfte für das Jahr 2014 ausdrucken zu lassen über die
Karteikarte ÜBERSICHT VERWAHRUNGSGESCHÄFTE. Nachdem dies erfolgt ist und Sie sich
vergewissert haben, dass der Ausdruck in Ordnung ist, muss das Verwahrungsbuch noch für das Jahr
2015 angelegt werden über die Karteikarte JAHRESWECHSEL VERWAHRUNGSBUCH, wie aus
nachfolgender Maske ersichtlich.
Nach Bestätigung der Schaltfläche AUSFÜHREN erhalten Sie die Systemmeldung Der Vorgang wurde
erfolgreich abgeschlossen! welche Sie über die Schaltfläche SCHLIESSEN bestätigen. Nunmehr wird
der Saldovortrag für das neue Verwahrungsbuch 2015 gebildet. Diesen Vorgang wiederholen Sie
entsprechend für alle Notare/Notarinnen.