Annual All member meeting 2010 final for review - gctbm.nl · General Dear member, I’m pleased to send you the annual report 2009/2010 and hope to see you on Wednesday July 14th

ANNUAL ALL MEMBER MEETINGANNUAL ALL MEMBER MEETING

20102010

Golf Club The Blue Marker

July 14th,2010: 17.00

Room: 8.A.06.011

Agenda

1. Welcome Marc

2. Agenda items to be added? Marc

3. Appointment voting commission (2 persons) Marc

4. General review season 2009/2010 Marc

5. Approval of the minutes 2009 Marc

6. Financial overview and approval Jeroen

7. Approval of new written “huishoudelijk regelement” Marc

8. Lesson update & Home course decision Abel

9. Events update Bart

10. Communications update Bart

11. Administration update Patrick

12. Election of the board Marc

13. Questions Marc

14. End Marc

Agenda items to be added?

Attendees can now request to add agenda item to the meeting!

Appointment voting commission

2 present people need to judge and approve that all voting's of today are honest.

General – By Marc Peels

GeneralGeneral

Golf Club The Blue MarkerGolf Club The Blue Marker

General

Dear member,

I’m pleased to send you the annual report 2009/2010 and hope to see you on Wednesday July 14th. During the annual all member meeting we will inform you about our activities, show our financial status and do give you the opportunity to raise questions. Further more we do need your approval for how we are operating by confirming the financial figures, approve last years minutes, approve the new written internal regulations and to elect the board. Also opportunity will be given to you to add an agenda item at the start of the meeting.

Although I had decided to stop with my function of chairman last year I continued my function ad interim since no new chairman has been found. Still my function is open and I have decided to stop no later than August 31st. This due fact that I have accepted a new chairman function within my community where I’m living. So a volunteer is highly needed to continue the work being done. According the new inetrnal regulations secretary end members can be re-elected or if you are interested to join the board you must inform the secretary officer, Patrick van Bragt, at least 2 days before annual all member meeting.

Last year was another succes. The training participation was again at high level, we grow above 120 members and the big event at the Kempense was a perfect sunny golf event with 40 players.

I like to say thank you for now and hope to see you on the golf course

Regards,

Marc Peels

Minutes 2008 – By Patrick van Bragt

Minutes all member Minutes all member

meeting 2009meeting 2009

Approval of the minutes 2009 / 1

•Marc Peels heet alle aanwezigen welkom

•Er zijn totaal 11 mensen aanwezig (zie bijlage)

•Jeroen Bastiaanse via telefoon ivm ziekte

•Marc verontschuldigt Patrick van Bragt (bestuurslid) die zakelijk op reis is.

•Er zijn 5 mensen die bericht van verhindering hebben gegeven:

•Martyn Coogans

•Patrick van Bragt

•Ad Hoosemans

•Kicki Maoju Wu

•Hans Meiling

1 - Welkom

•De aanwezigen worden in de gelegenheid gesteld om extra agenda items toe te voegen maar hier

wordt geen gebruik van gemaakt

2 – Extra agenda items

•Nummers 4 en 6 van de presentielijst worden aangwezen als stemmingcomissie.

oYeon Seon Seo

oPaul van Dijk

•Zij hebben toegezien op het verloop van de stemming en hebben alle stemmingen zoals verderop

in dit verslag zijn vast gelegd, goedgekeurd.

3 – Benoeming stemmingcomissie


4 – Algemeen terugblik 2008/2009 • Marc geeft evaluatie van het afgelopen jaar en benadrukt de opkomst van de events als een

negatief aspect. Er wordt een beroep op de leden gedaan om juist gedurende de events te

gaan spelen.

• Bestuur spreekt twijfel uit over de continuiteit van het gratis loyaltee lidmaatschap op basis

van de administratieve beperkingen van burg golf

• Marc kondigt zijn vertrek aan als voorzitter en stelt dat er op zoek moeten worden gegaan

naar een nieuwe voorzitter.

o Henk van Engelen stelt de vraag of de voorzitter niet uit de gekozen bestuursleden

moet/kan worden gekozen?

o Marc antwoordt van niet omdat voorzitter, penningmeester en secretaris (dagelijks

bestuur) gekozen moeten worden en bij notaris of kamer van koophandel worden

vast gelegd.

o Aktie voor de secretaris is om dit uit te zoeken en terugkoppeling te geven aan de

leden

5 – Goedkeuring jaarverslag 2008 • De notulen van het jaarverslag 2008 zijn unaniem goedgekeurd

• Er zijn geen opmerkingen en/of commentaar gegeven


6 – Financieel jaarverslag + goedkeuring • Jeroen doet telefonisch verslag van de jaar rekening.

• Invordering van 160 € aan openstaande betalingen wordt als risiko gemeld omdat deze

mensen ASML verlaten hebben

o Henk van Engelen vraagt:

� Wie zijn die mensen en welke aktie loopt er? Laten we de mensen die niet

betalen gewoon spelen en lessen nemen?

o Aktie voor Jeroen en Patrick om dit uit te zoeken en maatregelen te nemen. Deze

maatregelen dienen ook te worden opgenomen in het huishoudelijk regelement.

• Laurens Koenen stelt de vraag of door het wegvallen van de sponsoring door ASML de

jaarlijkse contributie zal toenemen?

o Marc beantwoord de vraag met de jaarlijkse contributie niet

o Jeroen voegt toe dat wellicht het lesprogramma en het jaarlijks big event duurder

gaan worden indien de vereniging zelf de finaciele middelen niet meer heeft om bij te

springen.

o Doel van de vereninging is om minimaal 1000 € euro aan liquide middelen

beschikbaar te hebben. Het overschot zal in buckets van ongeveer 500 € aan

sponsoring worden besteed. Huidige stand is dat er ongeveer 1650 € aan overschot is.

• Arno Kolen vraagt waarom er voor 2009/2010 geen budgetplan is?

o Marc antwoord dat dit komt omdat we budgetten slechts bepalen wanneer er nieuwe

inschrijvingen plaats vinden voor lespaketten. Verder heeft de vereniging nauwelijks

tot geen kosten welke geheel voorzien kunnen worden uit de jaarlijks contributie.

• De kascommissie bestaande uit Merlin Bruins en Bram Baks hebben kascontrole uitgevoerd

en deze in orde bevonden.

• Het financieel jaar verslag wordt unaniem goedgekeurd


7 – Jaarverslag “events” • Anouschka doet verslag van events

o Big event was zeer geslaagd, Anouschka verontschuldigd zich dat ze er niet bij kon

zijn.

o De zomeravond competitie is van start, Martyn Coogans voert de lijst aan

o Er wordt wederom een oproep gedaan aan de leden om meer te komen spelen. Indien

de winterevents niet beter bezocht gaan worden zal het bestuur overwegen deze

events niet verder te organiseren.

8 – Jaarveslag “lessen” • Abel doet verslag van lessen

o Constatering is dat zowel par als birdie groepen een stabiele vraag kennen

o De lesprogrammas zoals ze nu staan is een succes en men ziet geen reden tot

verandering.

o Abel verontschuldigt zich voor de spreiding van de lessen zoals ze nu staan gepland.

De timing van de wintercusus zal hierdoor wat overlap kennen met het

zomerprogramma. Abel belooft beterschap voor de toekomst.

o Henk van Engelen vraagt om meer inzicht te geven over progressie en resultaten

lesprogramma

� Aktie voor Abel om dit te evalueren


9 - Jaarverslag “secretariaat” • Bij verhindering van Patrick doet Marc het verslag

• Vraag van Henk van Engelen is om één ijkpunt te nemen waarop het hele jaarverslag

gebaseerd is.

o Besluit wordt genomen dat dit 31 mei van elk kalender jaar is.

o Aktie is om dit vast te leggen in huishoudelijk regelement

• Laurens Koenen vraagt wat de kosten zijn van een website extern?

o Marc antwoordt dat deze beslissing door het bestuur kan worden genomen en indien

de kosten groter zijn dan kan worden bekostigd uit de jaarlijke contributie de leden

zullen worden geraadpleegd.

10 – Benoeming bestuur • Marc Peels wordt unaniem gekozen tot a.i. voorzitter voor een maximale periode van 1 jaar

totdat een nieuwe voorzitter wordt benoemd

• Jeroen Bastiaanse wordt unaniem benoemd tot penningmeester voor een duur van 2 jaar

• Patrick van Bragt wordt unaniem benoemd tot secretaris voor een duur van 2 jaar

• Anouschka Amatsaleh wordt unaniem benoemd tot bestuurslid voor een duur van 2 jaar

• Abel van Akkeren wordt unaniem benoemd tot bestuurslid voor een duur van 2 jaar

11 – Vragen • Er worden geen vragen gesteld

12 – Afsluiting • Marc dankt eenieder voor haar/zijn aanwezigheid en wenst de mensen een prettige vakantie

• Vergadering wordt gesloten om 18.30

Golf Club the Blue Marker

Annual All member meeting

Financial overview 2009/2010

Samenvatting

Openstaande Debiteuren: € 1.744.01

Lessen: we hebben dit jaar voor € 10.521,50 aan lessen ingekocht

En voor € 6.788.00 gefactureerd

De vereniging heeft dus € 3.733,50 bijgedragen

Door de downturn was er geen ASML bijdrage

Contributie:De vereniging heeft € 2.285,- aan inschrijfgelden en contributies gefactureerd

Big EventDe vereniging heeft € 1.297,49 bijgedragen aan het Big Event

Overige kostenDe Overige kosten bedroegen € 439.18

Balance Sheet 31 Mei 2010

31-5-2009 31-5-2010

PostNr. Omschrijving Debet Credit PostNr. Omschrijving Debet Credit

500 Kapitaal 9.416,44€ 500 Kapitaal 6.156,96€

1100 ABN AMRO Bank 7.889,44€ 1100 ABN AMRO Bank 4.563,95€

1200 Debiteuren 1.502,00€ 1200 Debiteuren 1.744,01€

1290 Voorziening debiteuren 25,00€ 1600 Crediteuren 151,00€

TOTAAL 9.416,44€ 9.416,44€ TOTAAL 6.307,96€ 6.307,96€

Verlies 3.259,48€

Reservering 3.962,00€

Winst en verlies

PostNr Omschrijving Debet Credit

4980 Bankkosten 90,02€

4990 Overige algemene kosten 243,64€

4991 Bijzondere baten & lasten 25,00€

7300 Inkoopwaarde van de omzet 14.384,98€

8000 Ontvangen contributies 2.285,00€

8050 Ontvangen Lesgelden 6.647,01€

8310 Opbrengst verkopen 0% 130,00€

8900 Diverse baten 2.455,43€

9150 Rentelasten bank 8,28€

9300 Betalingsverschillen 25,00€

<< Verlies >> 3.259,48€

TOTAAL 14.776,92€ 14.776,92€

Overzicht per Activiteit (1)

Gefactureerd Inschrijfgelden en contributies:

Gefactureerd: € 2285,-

Lesprogramma’s

Betaald 1-6-2009 tot 31-5-2010: € 10.521.50

Overzicht Per Activiteit (2)

Lesprogramma zomer 2010

Begroot kosten: € 3962,- (= Reservering)

Werkelijke kosten: tbd

Gefactureerd Leden: € 2841,-

Verwachte GCTBM Bijdrage: € 1121,- (Begroot 1000 ASML bijdrage, komt waarschijnlijk te vervallen)

Big Event

Kosten: € 3.721.24

Bijdrage deelnemers: € 2.423.75

GCTBM Bijdrage: € 1.297.49

Big Event Samenvatting

Bij/af Omschrijving Bedrag Bij/af Omschrijving Bedrag

Bij Cash ontvangen 2,423.75€ af cash Bar, eten, incl fooi 1,520.00€

af cash greenfees 2000

af bank Prijzen 110

af bank buggy tbv foto's 30

af bank Makro prijzen 61.24

Totaal 2,423.75€ 3,721.24€

GCTBM Bijdrage 1,297.49€

Bank correctie

In mei 2009 stond er € 156,68 teveel op de bankrekening van GCTBM. Dit bedrag is gecorrigeerd en is ten goede

gekomen aan de winst.

Kascontrole

Geachte medeleden van GCTBM,

Op 29 juni jongstleden hebben ondergetekenden de kascontrole van golfvereniging The Blue Marker uitgevoerd over de periode 1 juni 2009 tot en met 31 mei 2010. De kascommissie heeft vastgesteld dat alle materiele inkomsten en uitgaven zijn verantwoord. Wel heeft de commissie een aantal punten voor verbetering aangedragen bij de penningmeester:

1: Het opnemen van de verplichting van betaling van de “summercourse” waardoor inkomsten en uitgaven beter op elkaar worden afgestemd alsmede de juiste vermogenspositie van de vereniging in de balans wordt opgenomen

2: Het opnieuw en transparant opzetten van de opbrengsten en kosten alsmede de bezittingen en schulden in de boekhouding waardoor sneller en beter inzicht wordt verschaft ten aanzien van de financiële positie van de vereniging

3: Het instellen van een automatisch machtigingssysteem voor het innen van de contributies en indien mogelijk ook de lesgelden om de solvabiliteit van de vereniging zeker te kunnen blijven stellen

Wij danken de penningmeester voor de open en constructieve uitleg achter de cijfers en het ter beschikking stellen van de gevraagde documenten.

De commissie stelt hierbij aan de algemene ledenvergadering voor het financiële verslag over de voorgenoemde periode goed te keuren en hiermee het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid over deze periode.

B. Baks

A. Kolen

Events – By Anouschka Amatsaleh-Peeters

Approval new written Approval new written

internal regulationsinternal regulations

““huishoudelijk regelementhuishoudelijk regelement””

Approval: “huishoudelijk regelement”

After a study reviewing peer sports club the board decided to re-write the “huishoudelijk regelement”.

Intend is to have more general and crisp document which

is not only written by our sport club but also in line with existing sportsclubs which do have more experience.

The new “huishoudelijk regelement” has to be approved in the annual all member meeting!

“Huishopudelijk regelement” is available via inernet page

Lesson program

2009 / 2010

Alternative study:

Proposal received from

Golf Course Welschap

Winter and Summer Course 2009-2010

PAR and Theme course scheme continued

Lesson program Winter 2009-2010PAR: 10 trainees in 2 groups

BIRDIE: 21 trainees in 33 theme classes

Participation 3 partners (3 BIRDIE)

Lesson program Summer 2010PAR: 12 trainees in 2 groups

BIRDIE: 16 trainees in 24 theme classes

Participation 2 partners (1 PAR and 1 BIRDIE)

Theme Winter Summer

Chip 3 2

Pitch 4 2

Putt 1 1

Uneven Lies 2 2

Bunker 3 2

Video 6 6

Swing 10 7

Course Play 4 2

Total 33 24

Course participation 2007 - 2010

0

5

10

15

20

25

30

35

40

1 2 3 4 5 6

Winter Summer Winter Summer Winter Summer

PAR 10 12 11 11 10 12

BIRDIE 19 19 25 24 21 16

Theme classes 34 37 37 33 33 24

2007-2008 2008-2009 2009-2010

• PAR: 66 trainees in 12 groups.

• 12 trainees currently in Summer 2010 program

• up till now 44 out of 54 obtained their GVB license

• BIRDIE: 124 trainees in 198 theme classes

Winter and Summer Course Sponsoring

Sponsoring lesson programWinter and Summer 2009/2010 program sponsored by GCTBM

PAR GCTBM contribution per participant

Winter: € 35,-

Summer: € 85,-

BIRDIE (theme) GCTBM contribution per lesson hour – theme (average)

Winter: € 2,20

Summer: € 4,60

Golf Course Welschap Proposal

Activities Golf Course Welschap

‘5 voor 50’ Starters course

GVB course

Handicap course

Private lessons

Membership GMG Golf Club

Greenfee packages

GC Welschap ‘5 voor 50’ Starters course

Goal: become acquainted with the golf game

Starters course. min 6, max 10 persons

5 lessons on weekly bases

Access practice facilities

Golf clubs available during lessons

Costs 50 euro

GC Welschap GVB course

Goal: obtain GVB license

Min 4, max 6 persons

Including: GVB Theory course (2 x 2½ uur), GVB Theory exam

GVB Practical exam (€ 85,--)

Greenfees course lessons (€ 50,--)


Golf clubs available during lessons

NGF Golfregels, DVD ‘Golfregels GVB’,

GVB Regelexamenboek (€ 50,--)

Costs 478 euro

GC Welschap Handicap course

Goal: lower or improve your handicap


10 lessons on weekly bases

Including: Greenfees course lessons


Costs 325 euro

GC Welschap Private lessons

Goal: efficient swing improvement


Including access practice facilities

Excluding greenfees for course lessons

Costs 64 euro per hour for 4 persons

GC Welschap membership GMG

Online GVB / EGA Handicap registration

Membership NGF + W/A insurance

Incl. GMG Loyalty Card (€ 30,--)

€ 10,-- discount 18 holes greenfee GMG golf courses

€ 5,-- discount 9 holes greenfee GMG golf courses

€ 2,50 discount Par 3 greenfees

4x per year exclusive GMG Loyalty travel special offers

14 days up front online reservation start times

Monthly greenfee offers per e-mail;

Participation GMG tournaments and matches

Costs 50 euro per year

GC Welschap Greenfee Package 1

Voorstel 1 Business Club

Business Lidmaatschap Golfbaan Welschap

• 100 greenfees 9 holes Championship Course per jaar

• Greenfees zijn inwisselbaar op alle GMG golfbanen in Nederland

• Introductie van (zakelijke) relaties

• Mogelijkheid één maand vooruit starttijden te reserveren

• Speciale starttijden voor businessclubleden, recht om bijplaatsen te blokkeren

• 10% korting op producten uit de golfshop, golflessen en clinics, aanschaf extra greenfees

• Uitnodiging deelname sponsordag, 2 personen

• Uitnodiging deelname aan maandelijkse netwerkactiviteiten, 2 pers.(incl. diner, excl.

drankjes)

• Uitnodiging GMG Business Tour, 2 personen (welk doorgang heeft bij voldoende

deelname)

• Naamsvermelding op sponsorbord

• Naamsvermelding in clubblad

• Naamsvermelding met link op www.golfbaanwelschap.nl

• Contractperiode lidmaatschap business club minimaal 2 jaar

Kosten per jaar excl. BTW € 3.500,-



Voorstel 2 Business Club

Business Lidmaatschap Golfbaan Welschap

• 125 greenfees 9 holes Championship Course per jaar

• Greenfees zijn inwisselbaar op alle GMG golfbanen in Nederland

• Introductie van (zakelijke) relaties

• Mogelijkheid één maand vooruit starttijden te reserveren

• Speciale starttijden voor businessclubleden, recht om bijplaatsen te blokkeren

• 10% korting op producten uit de golfshop, golflessen en clinics, aanschaf extra greenfees

• Uitnodiging deelname sponsordag, 2 personen

• Uitnodiging deelname aan maandelijkse netwerkactiviteiten, 2 pers. (excl. diner &

drankjes)

• Uitnodiging GMG Business Tour, 2 personen (welk doorgang heeft bij voldoende

deelname)

• Naamsvermelding op sponsorbord

• Naamsvermelding in clubblad

• Naamsvermelding met link op www.golfbaanwelschap.nl

• Contractperiode lidmaatschap business club minimaal 2 jaar

Kosten per jaar excl. BTW € 3.500,-



Events – By Anouschka Amatsaleh-Peeters

EVENTSEVENTS


Big Event 2010

Perfect weather, a beautiful golf course, good golf, nice food, refreshing Belgium beers....All ingredients were there for a perfect day of golf.

Around 09:00 the first golfers arrived at the Kempense Golf. We had coffee and apple-pie, and after a short briefing everybody started their preparation at the driving range and putting green. At 10:00 the first flight started. At the first tee we had to cross some water, and a lot of balls went already in the pond. 40 players ( 20 teams) started their round, and were competing for the BIG event prices.

At hole 8 we played for the Neary, and at hole 16 we played for the Longest. Between 15:00 and 16:30 everybody "crashed" at the terrace for some "refreshments" and Marc announced the price winners. After the price ceremony everybody was very hungry, and we enjoyed a nice buffet. For some photo impressions of the day see the GCTBM Photo archive.

Big Event 2010

The winners for 2010 were:

1. Bart Smeets / Sten Swanenberg 71 strokes / 47 stableford points


2. Martyn Coogans / YeonSeon Seo 71 strokes / 43 stableford points


3. Ard-Jan Lagendijk / Dave Larsen 75 strokes / 41 stableford points


Neary : Sten Swanenberg ( 1 clublength of the hole)Longest : Bart Smeets (237 meters)

Caddy of the year : Inez Mesquida Kuesters

Summer Competition 2010

The Summer competition 2010 has started Apr 23rd with the first matches. 16 participants are competing to take over the Trophy from Martyn Cougans who won the trophy last year. This year we will have an open competition where you can play as many times as you wantagainst an opponent you want. You just make an appointment with any of the competition players and submit your scanned scorecard (stableford) to [email protected]. Minimum quantity of scorecards to be submitted to apply for final is three! Qualifications for final are based on the average of the scorecards. For those who do submit more than 3 scorecards the worst scorecard will be ignored.

Competition will start in April and ends in September. You preferably play on the summer evening challenges but you are allowed to deviate from that. Final will be played on Sunday October 17th !

Leaderboard Summer Competition per 1-7-2010

00Mark Bergkotte

00Patrick Bintevinos

00Jo Finders

00YeonSeon Seo

00Bas Berentsen

00Jelle Simons T14

813210.5Hans MeilingT13

12112David HuffstutlerT12

131213312.67Leon LevasierT11

1415137414Ton AantjesT10

15115Erik Smets

1218215David Larsen T8

1516215.5Martyn CoogansT7

16116Stuart Cunningham

16116Marc Peels T5

1914216.5Gary Trotter T4

18118Bert Davids

2115218Robbert de Kort

18181418418Bart van der Steen T1

Match 5Match 4 Match 3 Match 2 Match 1 # matchesAvg scoreName Rank

Communications update

Communications updateCommunications update

Communications update

Setup new external website: www.gctbm.nl

improve communication with gctbm members

integrated member administration

registration for events

forum

New club identity for website, newsletters, mailings, announcements, etc…

Administration – By Patrick van Bragt

AdministrationAdministration


Administration update

Members

We grew from 97 members last year to 128 members now.

15 new members in 2009

24 New members 2010 till today

End of 2009 8 members left the GCTBM.

Members wanting to leave the GCTBM have till end November to acknowledge the administration so we can take care before sending out the new invoices for 2011

150 members for 2010 agreed as maximum.

Opening for new members.

Distribution listsDL-members-GCTBM to reach all members

DL-Golf-Club-The-Blue-Marker for the administration

Administration update

Communication Please use our beautiful website www.gctbm.nl

Loyaltee

Definitely have to make better arrangements for 2011.

Follow up with Gendersteyn needed

Election of the boardElection of the board

Election of the board

According the new written regulations this year

Sectretary officer + Members need to be re-

elected1. Chairman vacancy still open!

2. Administration: Patrick van Bragt � re-electable for 2 years

3. Member: Abel van Akkeren � re-electable for 2 years

4. Member: Anouschka Amatsaleh � re-electable for 2 years

5. Member: Bart van der Steen � Electable for 2 years

Questions?

We wish you

Happy HolidaysHappy Holidays

Anouschka Amatsaleh

Abel van Akkeren

Jeroen Bastiaanse

Patrick van Bragt

Bart van der Steen

Marc Peels a.i.

Documents

Annual All member meeting 2010 final for review - gctbm.nl · General Dear member, I’m pleased to send you the annual report 2009/2010 and hope to see you on Wednesday July 14th