antecedentes de los costos estimados es que fueron los precursores de los costos tipo o estndar a fines de la primera dcada del siglo XX, fueron llamados tambin costos con especificaciones, costos de tareas predeterminadas o sistemas de costos sobre frmula de fabricacin como medio para probar o verificar la exactitud con que se haban calculado o de fijar hasta que grado se haba incurrido en el error al hacer los clculos estimados, siendo una frmula para conciliar los dos conjuntos de cifras, el de costos estimados y el de costos reales que se determinan en la contabilidad. Concepto Como su nombre lo indica, los costos estimados es aquel sistema de costos que se predetermina en base a estimaciones empricas, a travs de aproximaciones y evaluaciones previas no cientficas o en base a la experiencia. Objetivos de los costos estimados a) b) c) Un conocimiento anticipado de los costos de produccin para estar en condiciones de fijar los precios de venta, previamente a la fabricacin de los productos. Para valuar, por anticipado, la costeabilidad de la produccin de acuerdo con la comparacin con el precio conocido con el mercado. Para simplificar la contabilidad de costos y anticipar la elaboracin de los estados financieros mensuales que muchas veces, por esperar la informacin real, resultan inoportunos. Por tal razn, el empresario y el contador aprecian el gran beneficio, utilidad y el menor costo de operacin contable que le brinda la utilizacin de esta tcnica. Caractersticas La caracterstica especial de un sistema de costos estimados es que al hacerse la comparacin con los costos reales, aquellos debern ajustarse a la realidad, siendo posible lograr con el tiempo una predeterminacin que se acerque ms al costo real. La estimacin de los tres elementos del costo al incorporarse a la contabilidad de costos, permite lograr reducciones en la recopilacin y anlisis de los costos reales incurridos, simplificando su procedimiento y la posibilidad de control. La estimacin de los costos permite incorporar a la contabilidad informacin de los costos, logrando con ello ciertas reducciones de informaron y un mejor anlisis de los costos realmente incurridos, simplificando el proceso de registro. Al irse perfeccionando la tcnica de costos estimados durante los meses expuestos al anlisis de las variaciones e ir depurando la tcnica de estimacin y si se amplan los anlisis de cifras para una comparacin mas completa y exacta, pueden cubrirse en un determinado momento, los requisitos que el ejecutivo necesita para la toma de decisiones; transformndose entonces la tcnica estimada en una posible tcnica de costos estndar. Utilizacin del sistema de costos estimados Las industrias que ocupan este sistema de costos son, entre Industria del Fabricas de ropa La industria del vestido en general otras: Las Industria de la construccin Industrias de alta costura zapato enlatadotas de conservas alimenticias PROCEDIMIENTO DE ESTIMACION DEL COSTO A) Materias primas. Inicialmente veremos las especificaciones, el contenido de materias primas o como y que cantidad de materias primas lo forman, su formula o composicin; Esto es dependiendo del tipo de empresas en que estemos ubicados en el trabajo o en el estudio, nos tienen que indicar el nmero de artculos que se pretende elaborar durante un periodo determinado, mismo que nos proporcionara el dato Contabilidad de Costos, Prof.: Milton Uri Bautista Garrido Pgina 1 2. Universidad Politcnica del Valle de Mxico para estimar una produccin mensual, lapso que se estima ideal para calcular cualquier artculo sujeto a fabricacin. El paso siguiente lo constituye especficamente la estimacin del primer elemento del costo de la materia prima directa incluida en cada orden de produccin, lo constituye especficamente la estimacin del primer elemento del costo de la materia prima directa incluida en cada producto u obra determinada, estas pueden ser: MATERIAS MATERIAS MATERIAS MATERIAS PRIMAS PRIMAS PRIMAS PRIMAS BSICAS SECUNDARIAS O MATERIALES ACCESORIOS O MATERIALES DE EMPAQUE Todas ellas susceptibles de identificacin plena en el artculo bien sea fsica o a travs de las pruebas qumicas de composicin correspondientes, como en los laboratorios farmacuticos. Posteriormente se determinarn las cantidades a utilizar especficamente de cada materia prima, tomando en consideracin el o los desperdicios correspondientes o las mermas o prdidas normales de las mismas como resultado de su utilizacin (si existe recuperacin de los desperdicios se podrn tomar en cuenta, aunque es ms razonable llevarlos a otros ingresos). Finalmente se calcularn los costos o precios de las materias primas de acuerdo con las cotizaciones de los proveedores, tomando en cuenta la cantidad y la calidad de las materias primas requeridas incluyendo los posibles descuentos a obtener por pronto pago o por consumo. b) Sueldos y salarios. La siguiente etapa la constituye la estimacin de los sueldos y salarios directos. Para lo cual se deben distinguir perfectamente las operaciones que debern efectuarse en la fabricacin de los productos, el grado de especializacin de los obreros que intervengan en cada fase, el tiempo perdido normal en las operaciones de acuerdo con el tabulador de salarios de la empresa, incluyendo las prestaciones ganadas por acuerdo sindical y por ley, an cuando en muchos casos en forma prctica las prestaciones son presentadas, en empresas, dentro de los costos indirectos de produccin, sin embargo, tcnicamente deberan incluirse lgicamente al determinar el segundo elemento del costo. c) Costos indirectos de produccin. La tercera etapa la constituye la estimacin de los costos indirectos, mismos que al hacerse deber tomarse en cuenta: a) La distincin de costos fijos y variables y en algunos casos separar los semivariables. b) La fijacin de la capacidad normal de produccin bien sea en unidades producidas, en horas, minutos o en peso-volumen dependiendo del tipo de compaa en estudio. La capacidad puede variar de acuerdo con los planes de produccin y al estimar la misma, es aconsejable fijar el tiempo que se considere normal y cuando puede haber variacin a la misma, aumentndola o disminuyendo segn los programas que se implanten. En aquellas industrias en que la produccin sea muy variada es conveniente efectuar agrupaciones de produccin, lotes de productos de similar naturaleza o tiempo utilizado en la produccin de cada uno. La cuenta base es Produccin en Proceso ya sea utilizada como cuenta nica de mayor, en la cual se tendr distinguir por claves, cada uno de los elementos del costo, o bien, una cuenta para cada concepto. Cargos a la cuenta de produccin en proceso. Al costo real de cada elemento del costo, el costo directo o sea la materia prima directa que proviene de las salidas de almacn de materia prima y, los sueldos y salarios directos por la distribucin efectuada al aplicar los cargos de la cuenta sueldos y salarios por distribuir, es decir parte de los bonos a esta cuenta irn invariablemente con cargo a Produccin en Proceso por los sueldos y salarios directos correspondientes a la fabricacin. Los costos indirectos se manejarn como habitualmente se hace en una cuenta original de Costos Indirectos de Produccin con su catlogo de subcuentas que se requiera, saldndose a fin de mes o del periodo de costos con cargo a produccin en proceso. De esta forma tendremos como cargos a Produccin en Proceso, los tres elementos a su costo real. Algunos autores ofrecen como alternativa al hablar de los cargos a produccin en proceso en su tercer elemento Costos Indirectos que pueden efectuarse a costo estimado, predeterminando una cuota en base a horas mquina trabajadas o unidades producidas. Contabilidad de Costos, Prof.: Milton Uri Bautista Garrido Pgina 2 3. Universidad Politcnica del Valle de Mxico Abonos a la cuenta de produccin en proceso. El secreto de esta tcnica est en los abonos que irn con cargo a: 1. 2. Almacn de artculos terminados. Inventario de produccin en proceso. La valuacin de la produccin se har al costo estimado previamente y que incluye sus tres elementos del costo, al almacn de artculos terminados por el valor de la produccin del mes o periodo de costos y al Inventario de Produccin en Proceso segn el grado de avance (Produccin Equivalente) convirtiendo las unidades en proceso a productos terminados propiamente. Lgicamente estas dos cuentas quedan cargadas al costo estimado previamente calculado. Variaciones. Segn los cargos reales observados y los abonos al costo estimado, la cuenta de Produccin en proceso tendr una diferencia en su saldo final, misma que se saldr a travs de una cuenta que se denominar Variaciones en costos estimados, ya sea una cuenta de mayor o tres cuentas (una para cada elemento del costo) a la que posteriormente y mediante el resultado del estudio de las variaciones se abonar a cargar segn haya sido la diferencia deudora o acreedora, ajustandose contra las cuentas respectivas en donde se encuentre la produccin del periodo, que puede ser: Almacn de artculos terminados; Por las unidades que se quedaron en el almacn por la produccin del mes o periodo de costos, aclarando que en muchas ocasiones la produccin del mes, salio totalmente, es decir, ya se vendi y se ha efectuado un abono a la cuenta con cargo al costo de produccin de lo vendido. Lgicamente no toda se transfiere va ventas, entonces tendremos que determinar qu produccin fue vendida y que pertenece al mes de costo y cargar al costo de produccin de lo vendido, lo que se encuentra de la produccin del mes. Inventario de produccin en proceso; Se cargar o abonar a su vez por lo que corresponda al ajuste de la variacin segn las unidades que previamente fueron valuadas al costo estimado. La correccin ser determinada mediante un factor que se denomina Coeficiente Rectificador, calculando bien sea en base de unidades o a base de valores. Coeficiente rectificador. Esa la cantidad de error que hubo de ms o de menos sobre el costo estimado aplicado, que est en relacin con el costo real, se determina en la siguiente forma: Total variacin Produccin terminada + Produccin en proceso final = Coeficiente rectificador El coeficiente rectificador representa una cantidad en funcin de las unidades o en funcin de las mismas expresadas en valores, esto ltimo sera que por cada peso ($) estimado aplicado, existe una diferencia mayor o menor segn haya sido la diferencia deudora o acreedora determinada en la cuenta de variaciones. Es importante considerar que el coeficiente rectificador inicialmente se determina por lo relativo a la produccin y costos del mes o periodo de costos, sin considerar el inventario inicial de proceso correspondiente a la produccin del mes o periodo anterior, ya que no hay que olvidar que las unidades de proceso siempre son convertidas a unidades terminadas totalmente por medio del clculo de la produccin equivalente. Ilustraremos lo anterior con el siguiente ejemplo para una mayor comprensin: Supongamos que la base fijada del costo estimado fue de Contabilidad de Costos, Prof.: Milton Uri Bautista Garrido Pgina 3 4. Universidad Politcnica del Valle de Mxico Costo total de produccin 15,000,000.00 = $3,000.00 5000 Unidades Produccin Por unidad La produccin de artculos es de una sola clase. El informe de produccin del mes de 5100 unidades, terminadas totalmente y las que quedaron en proceso fueron 80 unidades al 40% de su acabado. Procedemos a efectuar los siguientes clculos y asientos contables: Valuacin de los artculos terminados, 5100 x 3,000.00 = $ 15,300,000.00 80 unidades al 40% avance = 32 x $ 3,000.00 = $ 96,000.00, dando lugar al siguiente asiento -- 1 -Almacn de artculos terminados 15,300,000.00 Inventario de produccin en proceso 96,000.00 Produccin en proceso 15,396,000.00 Vamos a suponer que los cargos reales a la cuenta de produccin en proceso por los tres elementos del costo importaron la cantidad de $ 16,540,000.00 entonces nos quedara en la cuenta una diferencia deudora de $ 1,144,000.00 que nos representa la variacin entre los cargos reales y los abonos estimados, resultado de la valuacin estimada que efectuamos anteriormente, por lo que tendramos el siguiente asiento: -- 2 -Variaciones de costos estimados 1,144,000.00 Produccin en proceso 1,144,000.00 Con lo cual queda saldada la cuenta de produccin en proceso. Supongamos tambin que las unidades vendidas de la produccin del mes fueron $ 4,500.00 Valuacin a costo estimado 4,500 x $ 3,000 = $ 13,500,000.00 -- 3 -Costo de produccin de lo vendido 13,500,000.00 Almacn de artculos terminados 13,500,000.00 Podemos observar que la produccin del mes se encuentra en las cuentas de almacn de artculos terminados, Inventario de produccin en proceso y Costo de produccin de lo vendido. Para determinar el coeficiente rectificador tenderemos: Variacin Produccin terminada y de proceso 1,144,000.00 5,132 unidades = $ 222.915 Por unidad El cuadro de correccin se presentara en la siguiente forma: CUENTA UNIDADES EN LA CUENTA AL FIN DE MES FACTOR Contabilidad de Costos, Prof.: Milton Uri Bautista Garrido TOTAL Pgina 4 5. Universidad Politcnica del Valle de Mxico Almacn de artculos terminados Inventario de produccin en proceso 600 x 222.915 133,749.00 32 x Costo de produccin de lo vendido 222.915 4500 x 7,133.28 222.915 1,003,117.50 5132 1,143,999.78 -- 4 -Almacn de artculos terminados 133,749.00 Inventario de produccin en proceso 7,133.00 Costo de produccin de lo vendido 1,003,118.00 variacin en costos estimados 1,144,000.00 Quedando saldada nuestra cuenta de variaciones y valuadas las cuentas respectivas a sus valores reales, como resultado de la produccin y valor de la misma a su costo real. Si la diferencia de variaciones es acreedora se proceder a efectuar el asiento contrario procurando en lugar de hacer un abono, efectuar cargos en rojo para no desvirtuar la naturaleza de los cargos y abonos de las cuentas utilizadas. Quedando pendiente el anlisis de las variaciones en cada uno de los elementos del costo. La mecnica anterior nos da idea de la forma como se maneja esta tcnica, las cuentas que se utilizan y el tratamiento de las variaciones, mismo que se presenta a continuacin en cuentas de mayor: Almacn de artculos terminados Almacn de produccin en proceso 1) 15,300,000.00 13,500,000.00 (3 1) 4) 133,749.00 4) 96,000.00 Produccin en proceso s) 16,540,000.00 15,396,000.00 (1 7,133.00 1,144,000.00 15,433,749.00 13,500,000.00 103,133.00 - 1,933,749.00 103,133.00 - - Variacin en costos estimados 16,540,000.00 16,540,000.00 - - Costo de produccin de lo vendido 2) 1,144,000.00 1,144,000.00 (4 3) 13,500,000.00 4) 1,003,118.00 1,144,000.00 - 1,144,000.00 - 14,503,118.00 14,503,118.00 - Contabilidad de Costos, Prof.: Milton Uri Bautista Garrido Pgina 5 (2 6. Universidad Politcnica del Valle de Mxico CUENTAS DE MAYOR DEL SISTEMA DE COSTOS ESTIMADOS Se carga de: ALMACN DE ARTCULOS TERMINADOS Se abona de: 1. Produccin terminada a costo estimado 1. Produccin vendida a costo estimado 2. Devoluciones al almacn a costo estimado 3. Variacin de + o - al aplicar el coeficiente rectificador. Se carga de: INVENTARIO DE PRODUCCIN EN PROCESO Se abona de: 1. Valuacin a costo estimado al fin del periodo de costos. 1. Traspaso a la produccin en proceso a costo estimado. 2. Variacin de + o - al aplicar el coeficiente rectificador Se carga de: COSTO DE PRODUCCIN DE LO VENDIDO Se abona de: 1. Produccin vendida a costo estimado 1. Traspaso del valor ajustado (costo estimado rectificado) a prdidas y ganancias. 2. Variacin de + o - a aplicar el coeficiente rectificador Se carga de: VARIACIN EN COSTOS ESTIMADOS Y REALES Se abona de: 1. Por el resultado de la variacin en la cuenta 1. Cuando la variacin de la cuenta de de produccin en proceso cuyo saldo sea produccin en proceso arroje saldo acreedor. deudor. VARIACIN DEUDORA. (Los costos estimados son inferiores a los reales). El coeficiente rectificador indica el cargo que debe operarse para aumentar el valor de la produccin terminada, de proceso y el costo de produccin de lo vendido. VARIACIN ACREEDORA. (Los costos estimados son superiores a los reales). El coeficiente rectificador indicar la cantidad que debe disminuirse al valor de la produccin terminada, de proceso y el costo de produccin de lo vendido. Contabilidad de Costos, Prof.: Milton Uri Bautista Garrido Pgina 6 7. Universidad Politcnica del Valle de Mxico APLICACIN CONTABLE. La forma de operar en la prctica, la tcnica de costos estimados comprender los siguientes pasos a desarrollar: a) b) c) d) Una hoja de costos estimados para cada producto, que pueda referirse a una unidad, bien sea pieza expresada en unidades, kilogramos, litros, etc. y stos a su vez en decenas, centenas, millares, que faciliten la labor de clculo. Valuacin de la produccin terminada. Valuacin de la produccin en proceso. Valuacin de la produccin vendida. Valuaciones que debern efectuarse en base al costo unitario estimado referido en la hoja de costos (a) e) f) Determinacin de las variaciones, su estudio y su aplicacin por medio del coeficiente rectificador. Correccin en su caso, de las hojas de costos estimados. Al trmino del punto (d) o sea al finalizar las valuaciones, el departamento de contabilidad deber proporcionar al departamento de costos lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. Compras de materias primas y materias primas utilizadas en la produccin. Sueldos y salarios directos pagados. Costos indirectos incurridos. Costos de administracin, de distribucin y financieros. El departamento de costos producir: a) b) c) d) e) f) g) Saldo de las cuentas de produccin en proceso. Variaciones de ms o de menos segn anlisis de la cuenta de produccin en proceso por sus tres elementos de costo. Determinacin de los coeficientes rectificadores, para cada uno de los elementos del costo. Correccin al costo unitario estimado. Correccin a la existencia en el almacn de artculos terminados, del inventario de proceso, del almacn de artculos averiados o defectuosos (en su caso) y del costo de produccin de lo vendido. Resumen de ajustes a los costos, saldando las cuentas de variaciones contra las respectivas de almacn, proceso y costo de produccin de lo vendido, para quedar los saldos iguales al costo real (costo estimado rectificado). El estado conjunto de costo de produccin y costo de produccin de lo vendido. Hecho lo anterior, el departamento de contabilidad, estar en condicin de hacer su balanza de comprobacin, saldar sus cuentas de resultados deudoras y acreedoras y determinar su estado de resultados y de posicin financiera. Casos en los que es aconsejable utilizar el sistema de costos estimados Aun cuando los Costos Estimados representan un enorme adelanto en el Control Interno, en las tomas de decisiones, en el auxilio en la administracin en general y por excepciones y desde luego en la determinacin anticipada de las operaciones y de los resultados, no siempre se pueden aplicar, puesto que su implantacin y costo debe estar en concordancia con la utilidad, el servicio, o el rendimiento que se espera de la tcnica, independientemente de Cuando lasque se recomiende su empleo en los casos siguientes: operaciones de fabricacin no son complejas. Cuando los artculos a fabricar son poco numerosos de estilos, tamaos o formas similares, y repetitivos. Cuando la experiencia indica pocas y no elevadas variaciones, tanto de un periodo a otro como del mismo lapso. Generalmente, despus de tener la experiencia del Costo Histrico. Cuando sus costos de implantacin y administrativos sean econmicamente justificables. Cuando la empresa requiere conocer con anticipacin los costos de produccin engranados a un sistema de presupuestos en va de alcanzar los costos estndar. Cuando lgicamente se haya implantado con anterioridad la tcnica histrica de los costos. Contabilidad de Costos, Prof.: Milton Uri Bautista Garrido Pgina 7 Cuando hay poca de8. Universidad Politcnica del Valle de Mxico inflacin, cambios bruscos de precios, que alertan las hojas de costos estimados y permite modificar los precios de venta en la proporcin en que los cambios incidan en los costos. Criterio final de comparacin de los costos histricos con los costos predeterminados En la tcnica histrica los cargos reales a las cuentas de costos son hechos consumados, imposible de ser modificados . Indican En la tcnica estimada, lo que se invirti en el proceso de produccin. la estimacin de los elementos del costo es emprica a base de experiencias generales modificadas de acuerdo a la previsin de cambios que se supone van a ocurrir. Debe existir en la industria una fcil agrupacin de los artculos, no debe haber numerosos centros o departamentos de produccin. No es un procedimiento de costos completo en su cabal acepcin. Es aplicable mas a un procedimiento de procesos, siendo complicado en el de ordenes de produccin cuando estas son muy numerosas, aunque la habilidad personal del contador pueda hacer muy gil el procedimiento manejando variaciones globales y comparando solamente costos unitarios en sus tres elementos, proporcionando juicios para la modificacin de las hojas de costos sin mayor anlisis exhaustivo dentro de la contabilidad. Las comparaciones o anlisis de las variaciones son globales y no suficientemente analticas. Es un punto de transicin entre un procedimiento de costos histricos y uno a base de costos estndar. LOS COSTOS ESTIMADOS SE AJUSTAN A LOS REALES O HISTORICOS. Contabilidad de Costos, Prof.: Milton Uri Bautista Garrido Pgina 8