“伝わる”情報共有を実現するスマホと「Handbook」活用のススメ€¦ · 3. ”伝わる”情報共有をスマホと「Handbook」で実現前章での課題を解決する一つの方法が、スマー

アステリア株式会社 2017 年 1 月

White Paper

© 2019 Asteria Corporation

“ 伝わる” 情報共有を実現する

スマホと「Handbook」

活用のススメ

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1. スマートフォン利用実態とコミュニケーション手段　言うまでも無く近年のスマートフォンの普及は目覚ましいものがあり、今日スマートフォンを触ったことがないという方はほとんどいないと思います。

　またその普及は個人だけでなく企業にもかなり進んでおり、企業におけるスマートフォンの

はじめに〜”伝わらない”情報共有　スピードとイノベーションを求めたダイナミックな共創が重視される昨今、組織の情報共有の重要性はかつてないほどに高まっています。

　こうした状況下、現在急速に普及しているスマートフォンを活用した情報共有は広く受け入れられています。

　しかし、情報共有が円滑になったかというと、むしろ単純に情報量が増え「社内の情報だけでも捌ききれない」と感じるようになった方も多いのではないでしょうか。

　逆に情報発信側にすれば、「知っておいて欲しいことが伝わらない」という苦い思いを感じている方も多いと思います。

　スマートフォンを活用するツールの多くは水平的な情報共有に向くものが多く、組織の活動の基本となるトップとボトムという縦の流れの情報共有には不向きな面も見られます。

　こうした問題意識を前提に、本ホワイトペーパーでは、社内へ情報を発信する立場にある方、あるいはそうした情報発信をサポートする立場の方を対象に、スマートフォンを活用した情報共有の魅力について説明しています。

　具体的には、従来の情報共有ツールの特徴を整理した上で、起こりがちな情報共有の課題について整理、スマートフォンを活用した情報共有の在り方をご提案した後に、実際の導入事例をご紹介いたします。

導入自体ももはや一般的といっても過言ではありません。

　では実際に企業においてはどのように使われているのでしょうか。

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© 2019 Asteria Corporation © 2019 Asteria Corporation

　電話としての利用はもちろんですが、上記データから分かるのは、50% 以上はスケジュール管理で利用されており、次いで、メール、チャット、SNS 、オンラインストレージ（ファイル共有）の順になります。

　このことからスマートフォンの活用シーンの多くは、離籍中、外出先などのシーンでコミュニケーションツールとして利用されていることが分かります。

　しかし、こうした情報共有の手段が増え、利便性も向上したはずであるにも関わらず、円滑な情報共有が行えないのはなぜでしょうか。

　その一つの答えは、情報共有の目的にあわせたコミュニケーション手段が選ばれていないことに起因していると筆者は考えます。

　さきほどの情報共有ツールの特徴、メリットとデメリットを整理してみましょう。（図１）

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① 電話

　最も「一時的なコミュニケーション」となるのは電話です。

　連絡をすぐに伝えたいときには便利ですが、会話が１対１になり、さらにログが残らないことから保存性という点では最も遠くなります。

② チャット　チャットは会話の代替えとなり、電話なみにダイレクトで気軽なコミュニケーションとなります。

　残しておくべき重要なやり取りをチャットで行ってしまい後でどの会話か分からないなどの話もよく耳にする課題です。

　ログが残るサービスもありますが、多くの場合ログは見返されることがなく、やはり一時的なコミュニケーションといえます。

③ 社内SNS　続いて、社内 SNS をみていきましょう。

　より複数が同時に関われて、保存やプロジェクトを管理する機能を保持しているツールもあり、チャットに比べれば流れにくい部分はありますが、主としては自身や業務の近況や状況をシェアすることが多く、やりとりがカジュアルで軽くなりがちなので重要事項が埋もれてしまうデメリットがあります。

④ ファイル共有　コミュニケーションの目的が資料の送付や確認などドキュメントをシェアする場合、ファイル共有はドキュメントの保存に特化したサービスとして共有や保存には向いていますが、それ自体を伝えるのに他のツールと組み合わせる必要があります。

　おそらく複数人で情報共有する場合には、ドキュメントを保存した人が何らかの他の手段を使って通知することが必要になるでしょう。

⑤ メール

　メールはというと、実は他の 4 つの全てを包括したツールだということがいえます。

　挨拶だけなど、一時的な会話にも使えますし、添付ファイルをつけて送ればドキュメントの配信媒体にもなります。個人にも複数人にも送付できます。

　しかし、その多様さが仇となって、一時的な会話とドキュメント管理が混在し整理がつかなくなり、まとまらなくなるという恐れがあります。

　また、ご存知の通り不要な宣伝メールやスパムメールが横行しているため、大量のメールに情報が埋もれてしまうことが多々あります。

2. スマホ情報共有の課題　前章で整理して見えてきた課題についてここでは以下の２つの軸で再整理してみたいと思います。

① 消費性か保存性か〜一時的にやりとりが済めば終わるコミュニケーションか、あとから参照が必要で保存が必要なコミュニケーションかの軸です。

② 個人性か複数性か〜送信相手が限定的な個人性の高いものか、複数人への送信を意識したものかの軸です。

　実際に配置したものが図２です。

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みて分かる通り、スマートフォンでのコミュニケーションツールが個人性・消費性が高いものに偏っていることが見て取れます。

　一方で保存性に長けたものはオンラインストレージか社内 SNS だけであり、保存性を保ちつつ、複数人に情報を配信する分野が弱いということが見て取れます。

　メールは前章でも触れたとおり全般的に利用できる包括的なツールながら何かに向いた用途があるというには範囲が広すぎるのも事実です。このことによる問題をまとめてみましょう。

① 見て欲しい情報更新に気づいてもらえない　オンラインストレージや社内 SNS の一部の問題は、最新の情報に気づきにくいという問題があります。

　最新更新の一覧や、通知機能がある場合でも、全ての変更がメールなどで通知されてもその頻度が多いとスパムのようになって見なくなってしまいます。

② 情報が見にくく探してもらえない

　チャットやメールなどは最新情報に気づくには最適です。　

　しかし、あくまで情報は流れていってしまうため、後から見直したり、情報を探したりするのには向きません。別のツールの上で体系的に整理をしなおす必要があります。

　オンラインストレージなどもファイルが置いてあるだけであり、情報を探すには見にくいですし、それが本当に最新かは他の連絡などがなければ確証を持てないでしょう。

③ ちゃんと伝わったのか分からない　社内向けの情報がどう受け止めているのかを知ることは重要です。

　例えば、トップがビデオメッセージを配信することがあるかもしれません。それ自体は有効な方法でしょう。しかし、そのビデオがどう受け取られたのか、あるいは、そもそもビデオが閲覧されているのかすら、配信側は知ることができないかもしれません。

　そうしたコンテンツが「伝わった」と思い込んで次の行動を起こすと問題につながりかねません。

3. ”伝わる”情報共有をスマホと「Handbook」で実現　前章での課題を解決する一つの方法が、スマートフォンとモバイルコンテンツ管理システムを活用した情報共有です。

　ここではモバイルコンテンツ管理市場でシェア No.1 を誇る「Handbook」を前提に、その魅力についてまとめてみましょう。

　Handbook は、ドキュメントや動画などの「コンテンツ」をクラウドで管理して、スマートフォンなどに一括配信するシステムです（図３）。

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　自由な「共有」を前提とするファイル共有システムなどと異なり、管理者がコンテンツを集中管理するのが特徴です。管理者が管理することによって、必要な情報を見やすく共有することができます。

　つまり、伝えたい人の「適切な情報を適切なタイミングで伝えたい」というニーズと、受け取りたい人の「適切な情報を適切なタイミングで確認したい」というニーズの双方を最適な方法で満たすツールとして機能するのです。

　配信できるコンテンツは多様です。PDF やオフィス文書、写真や動画などのファイルだけでなく、ブログを書くように手軽に作れるリッチテキスト（図４）やクイズや試験などの学習コンテンツ、さらには「通知メッセージ」も送れます。

スマートフォンと Handbook によって実現される情報共有のメリットについて整理してみましょう。

① スマホへの通知とバッジで、最新情報に気づいてもらえる

　必ず見てもらいたい情報については、通知メッセージを送り、バッジを表示させることができます。（図５）

　スマートフォンへの通知メッセージやバッジは強力です。忙しいのについついバッジの数字を消そうとアプリを開いてしまった経験がある方も多いのではないでしょうか。

　これにより必要な情報には気づいてもらえるようになります。

　もちろん、すべての情報更新に際してメッセージを送る必要はありません。すぐに気づかなくてよい情報はメッセージなく送れば良いのです。

　現場は自分が読まなければならないものを見落とすことはなくなり、必要に応じて参照情報を閲覧できます。

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② 最新情報を見やすく提供できる

　Handbook は営業や接客の現場でお客様にも見せられるレベルで、資料をレイアウトして表示するインターフェースを備えているので、資料を探すのが簡単です。（図６）

　そのため IT に不慣れな方でもすぐに操作できますので現場の方は並んだ情報を眺めつつ個別の情報を閲覧できます。

資料を見やすく探しやすい環境に常に最新の情報が置いてあるというのは閲覧側にとっては非常に安心して内容ができ、その安心感が次の閲覧意欲につながります。

　なお、デザインについては Good Design 賞のお墨付きがあります（2015 年取得）。

③ 情報を確認したのか分かる

　同様の製品がコンテンツの「作成」と「活用」を中心にしているのに対し、Handbook では現場から配布された情報に対して「反応」する機能と、利用状況や現場からの反応などを「分析」する機能を統合しています。

　つまり、閲覧したのかをログから確認したり、アンケートに答えてもらったり（図７）、コメントをしてもらったりするという「反応」を獲得でき、さらにそうしたアンケートなどの結果や閲覧状況のログなどを「分析」することができます。（図８）

　これにより一方通行の情報配信でなく、現場の反応も把握することで、しっかりと伝わるように改善していくことができるのです。

4. 活用事例　上記のような魅力的な情報共有を実現するHandbook は 2016 年 3 月には導入実績が 1,000件を突破しており、本章では、その事例をご紹介いたします。

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ネッツトヨタ富山様

　ネッツトヨタ富山様では、Handbook を使用して、営業実績レポートを移動中にスマホで確認しています。

　本店の外に 7 箇所の支店がありますが、社長は各店の営業実績や週次 / 月次レポートを移動中にスマホで確認し、各店の売上情報をどこでも把握することが可能になりました。

　各店からの報告に不足情報がある場合は、補足資料のアップロードを指示します。そしてアップロードされた資料は即座にスマホで確認できます。

　移動中に各店の状況を確認することで、会議時間が大幅に短縮され、業務効率の向上につながりました。

　以前は出張から戻った後もデスクワークで業務をこなさなければいけなかったのが、Handbook のおかげで移動時間中に仕事が片付くようになったといいます。

　ポイントは、移動時間の効率化による業務効率向上と、リアルタイムな情報確認です。

システム開発会社様

　こちらのシステム開発会社様は、Handbookで社内情報を共有し、社員全員にスマートフォンを配布して活用しています。

　社員はお客様オフィスに常駐しているため顔を合わせる機会が多くありません。そこで、タイムリーに社内の情報や研修資料を提供することにより、情報共有と社員研修を強化しました。

　また、Handbook のクイズ機能を活用して、社長講話、企業ビジョン、ビジネスマナー、IT資格取得対策を実施しています。

　社内教育・研修はなかなか費用対効果が上がらずお悩みの企業様も多いことでしょう。

　集合研修やパソコンベースの教育では管理運営が大変なうえ知識定着もしにくいのですが、スマートフォンに配信すれば隙間時間を有効活用できます。

　ポイントは、時間 / 場所を問わない情報提供と、クイズ機能を使った社員教育です。

国立スポーツ科学センター様

　日本を代表するアスリートの競技力向上にもHandbook が活躍しています。

　日本スポーツ振興センターが管理・運営する国立スポーツ科学センター（JISS）では、試合やトレーニングの動画を選手・スタッフ間で共有することによって、アスリートの競技力の向上につながっています。

　スマホから直感的な操作ができ、オフラインでも閲覧できるためネットワーク環境のない海外の試合会場でも確認可能です。時間・場所を問わない動画閲覧情報の共有により、スタッフとの意志疎通が効率化されました。

　「Handbook は選手・コーチ・スタッフの全員が同じ目標に向かうことを支援してくれるツールであり、動画を観ることを『Handbook 観た？』と表現するほど私たちの間では定着しています」と、チーム「ニッポン」マルチサポート事業科学スタッフ千葉洋平氏は話しています。

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オリンピックに向けた分析と戦略立案の柱として期待され、「Handbook 観た ?」が選手やコーチ達の合い言葉になっているほどです。

　ポイントは、直感的な操作、時間・場所を問わない動画閲覧、情報の共有によるスタッフとの意志疎通の効率化と、ネットワーク環境のない海外の試合会場でも活用できる、という点です。

まとめ　スマートフォンの普及によって、私たちは「いつでも、どこでも、どんな情報にでも」アクセスできるデバイスを手に入れました。情報共有のツールもこの視点で開発されたものがほとんどです。

　ここではこうした情報アクセスを「自由なアクセス」と呼びましょう。

　たしかに、この自由なアクセスの便利さは否定しません。

　しかし、ここで立ち止まって企業活動に有益なのかと考えると、必ずしもそうではありません。

　情報は「特定の状況（時間・場所）」で必要なものであり、いつでも、どこでも、様々な情報が送られてくれば、人はそれに対処ができなくなります。

　また、こうしたツールが自由な情報発信も容易にしたことが、情報共有を非効率なものにしているのも問題です。精査されていない冗長な情報コンテンツが社内に流れているということ

は、その分、社内の時間を浪費させているということです。

　更に、自由なアクセスを可能にすることは、大きなセキュリティ上のリスクも伴います。逆に、セキュリティリスクを回避するために管理コストがかかり、使いにくいシステムになってしまうということもあります。

　組織の情報共有には一定の管理が必要で優先度にもとづいて必要な人に適切な仕方で共有をしていくのが大切なのであり、社員に自由にさせておけば最適な情報共有がなされるということは起こらないものなのだと筆者は考えます。

　Handbook はもちろん「自由なアクセス」を提供しますが、そこに一定の管理が可能となっているのが大きなポイントであり、スマートフォンがもたらしかねないデメリットを回避させることができるのです。

　ぜひ Handbook を導入しスマートフォンを効果的に活用してみてはいかがでしょうか。


※ 記載された会社名、製品名などは、各社の登録商標もしくは商標です。

[お問合せ先] アステリア株式会社TEL：0120-279-140FAX：03-5718-1261Mail：[email protected]：https://handbook.jp/

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