AP_ 5.4A

URAIRAT

TextBox

ACCOUNT PAYABLE

-1-

_________________________________________________________________________________________________ 5th Floor Sricharoenchai Building 121/2 Moo 4 Tiwannon Rd. Taladkwan Mueang Nonthaburi 11000

Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

ระบบเจาหน (Accounts Payable)

ระบบเจาหน เปนระบบทควบคมเกยวกบดานหนสน และกาหนดรายละเอยดเจาหน คาใชจายคางจาย หนสนอน ๆ โดยสามารถดการบนทกบญชและรายละเอยดของรายการตาง ๆ ไดทางหนาจอหรอพมพออกทางเครองพมพ สามารถทางานเปนระบบเดยวไมเชอมตอกบระบบบญชแยกประเภทของ ACCPAC และยงสามารถนาขอมลเขาหรอออกจากระบบเจาหนไดโดยวธการ Import-Export จากระบบอน ๆ ในระบบสามารถกาหนดรหสบญชในการจาแนกกลมของเจาหน (Control Account) ไดไมจากดจานวน กาหนดรหสบญชและกลมรหสบญช (Distribution Code, Distribution Sets) เพอการบนทกบญชทรวดเรว กาหนดเงอนไขการชาระเงนไดตามตองการ (Terms) และจดทาใบสาคญจาย รวมทงพมพเชคออกจากระบบได ระบบสามารถสรางรายการ Invoices Batch เพอบนทกคาใชจายทเกดขนประจาทกสปดาหหรอทกเดอนไดโดยอตโนมต เชน คาเชาโรงงาน สานกงาน เครองมอเครองใชหรอการสรางรายการทเปนแบบมาตรฐานโดย Setup Recurring Payables เพอสราง Invoice แลวกาหนดใหระบบเตอนเมอถงเวลาทจะตอง สราง Invoices โดยใช Reminder List ใน Common Service หรอจะสรางเองโดยการ Create Recurring Payable Batch ใน Periodic Processing Folder ระบบเจาหนสามารถบนทกรายการไดหลายสกลเงนถามระบบ Multicurrency รายงานยอดคงเหลอจะแสดงทงสกลเงนหลก (Functional Currency) และสกลเงนอน (Source Currency) สามารถคานวณกาไร (ขาดทน) ทยงไมรบรจากการปรบมลคาอตราแลกเปลยนเงนตราตางประเทศ Unrealized gain and loss from exchange rate เมอมการปรบมลคาของเจาหนคงคางชาระ ณ วนสนเดอน หรอคานวณกาไร (ขาดทน) จากการอตราแลกเปลยนเงนตราทรบรจรง เมอมการจายชาระหน ระบบเจาหนจะมการควบคมความปลอดภยของระบบ เชน ไมสามารถลบเจาหนในรายทยงมยอดคงเหลอได ไมสามารถผานรายการของใบกากบสนคาทมเลขทเอกสารซากนของเจาหนรายเดยวกน ไมสามารถผานรายการจายชาระหนทเกนจานวนเงนในใบกากบสนคา ฯลฯ นอกจากนยงสามารถทาการ Drill Down เพอดประวตรายการของ Invoice, Payment และ Adjustment Transaction จาก General Ledger Transaction History ในระบบบญชแยกประเภทมายงระบบเจาหนได เมอเลอก Option Keep History ในระบบเจาหน การกาหนดคาเรมตนระบบเจาหน กอนทจะเรมใชงานระบบเจาหน จาเปนตองทาตามขนตอน ดงน • ตดตงโปรแกรมระบบ System Manager รวมทง Bank Service, Tax Service และตดตงระบบบญชแยก

ประเภท ตอจากนนใหตดตงระบบเจาหน • สรางฐานขอมลของบรษท • กาหนดรายละเอยดของธนาคาร ภาษและสกลเงนตาง ๆ ทจะใชในระบบเจาหน

-2-


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

หลงตดตงระบบเจาหนเรยบรอยแลว ขนตอไปจะเปนการกาหนดขอบเขตการทางานของระบบเจาหน มดงนคอ Step 1 Gather Data from your present payables system การเตรยมขอมลของระบบเจาหนทมอยในปจจบน เพอเขาระบบดงน • รหสบญชทจาเปนตองใชในระบบเจาหน คอ บญชคมยอดเจาหน บญชสวนลดรบ บญชเงนมดจาหรอจาย

ลวงหนา • รหสบญช กาไร (ขาดทน) ทเกดขนแลว Realized gain (loss) กาไร (ขาดทน) ทยงไมเกดขน Unrealized

gain (loss) กรณทบนทกบญชดวยระบบ Multicurrency • รายชอของเจาหนและขอมลของเจาหนแตละราย รวมทงสถตตาง ๆ ในปกอนและปปจจบน • รายละเอยดการจดอายหนของใบกากบสนคา ใบลดหน ใบเพมหน • รายละเอยดเพมเตมอนทจาเปนจะตองใชในการ Setup ระบบเจาหน

Account Sets Set ของรหสบญชคมเจาหนเพอสงไปยงระบบบญชแยกประเภท Distribution Codes รหสบญชดานเดบตเพอบนทกบญชไดรวดเรว Distribution Codes กลมของรหสบญชดานเดบตเพอบนทกบญชไดรวดเรว Payment Terms เงอนไขการชาระเงนใหแกเจาหน Vendor Groups การแบงแยกกลมของเจาหน Remit-to Locations กาหนดทอยอนของเจาหนเพอประโยชนในการสงเอกสาร

• ตวอยางของแบบฟอรมตาง ๆ เชน เชค คาอธบายการจายเงน จดหมายสงใหเจาหน • กรณทใชระบบ Multicurrency จะตองรวบรวมสกลเงนตาง ๆ ทจะใชในระบบเจาหนรวมทงอตราแลกเปลยน

เงนตราตางประเทศในแตละสกลเงนดวย Step 2 Add Payable Accounts to Your Chart of Accounts สรางรหสบญชทจาเปนจะตองใชในระบบเจาหนเพมทระบบบญชแยกประเภท

Payable Control บญชคมยอดเจาหน Payment discounts บญชสวนลดรบ Prepayments บญชเงนจายลวงหนา Unrealized exchange gain กาไรจากอตราแลกเปลยนเงนตราทยงไมเกดขน/รบร Unrealized exchange loss ขาดทนจากอตราแลกเปลยนเงนตราทยงไมเกดขน Realized exchange gain กาไรจากอตราแลกเปลยนเงนตราทเกดขนแลว Realized exchange loss ขาดทนจากอตราแลกเปลยนเงนตราทเกดขนแลว

Step 3 Add Tax, Bank, Currency and Security Information บนทกประเภทของภาษ ธนาคาร สกลเงนและกาหนดระบบความปลอดภยของระบบเจาหน

Tax and Bank Services สรางประเภทของภาษตาง ๆ และธนาคารทจะใชในระบบเจาหน

-3-

_________________________________________________________________________________________________

Multicurrency สรางสกลเงนตางประเทศเพมใน Common Service กรณทไมมสกลเงนทตองการใชในระบบเจาหน รวมทงใสอตราแลกเปลยนของแตละสกลเงนดวย

Security กาหนดรหสผาน กลมของผใชงานและกาหนดอานาจหนาทในการทางานของผใชระบบเจาหน ใน Administrative Services

Step 4 Select Accounts Payable Options เลอกหวขอตาง ๆ ทตองการใชในระบบเจาหน ภายหลงจากตดตงโปรแกรมระบบเจาหนเรยบรอยแลว ขนตอมาจะเปนการกาหนดขอบเขตการทางานของระบบเจาหนเพอประโยชนในการประมวลผล ระบบเจาหน ประกอบดวย Icon ตาง ๆ ดงน

สงทตองกาหนดคอขอบเขตการทางานของระบบเจาหน โดยเขาท Folder A/P Setup จะไดดงรป

5th Floor Sricharoenchai Building 121/2 Moo 4 Tiwannon Rd. Taladkwan Mueang Nonthaburi 11000

Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-4-

_________________________________________________________________________________________________

เขา Icon Options เพอกาหนดคาตาง ๆ ดงรป

Page Company

Contact Name ใสชอสกล ผดแลระบบเจาหน Telephone, Fax Number ใสเบอรโทรศพทตดตอหรออาจเปนเบอรตดตอภายในและเบอรโทรสาร

Page Processing

Currency Options Functional Currency สกลเงนหลก (Functional Currency) ทใชในการบนทกบญชจะมาจาก Common Service จะสงเกตไดวาเปนแถบสเทาไมสามารถแกไขได


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-5-


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

Multicurrency เลอก Option นเมอตองการบนทกรายการในระบบเจาหนดวยเงนหลายสกล Option น จะมใหเมอเลอก ใชระบบ Multicurrency ท Company Profile ใน Common Service สามารถเลอก Option นเมอใดกได แตไมสามารถเปลยนแปลงไดเมอเลอกและ Save แลว Force Listing of All Batches เลอกเมอตองการพมพ Invoice, Payment, Adjustment ทกครงกอนทจะทาการผานรายการ เมอเลอก Option น จะไมสามารถผานรายการได ถายงไมพมพ Batch Listing ซงเรา สามารถเปลยน Option นไดตลอดเวลา Allow Edit of Imported Batches อนญาตใหมการแกไขขอมลใน Batch ทมการ Imported มาจากนอกระบบ ACCPAC เชน จาก Excel, Dbase, Lotus, CSV ฯลฯ Allow Edit of External Batches อนญาตใหมการแกไขขอมลใน Batch ทมการสงมาจาก Subledger ของ ACCPAC เชน ขอมลทสงจากระบบ Purchase Order มาท A/P Invoice Batch เปนตน Keep History เกบประวตตาง ๆ เพอใชในการ Drill Down ดขอมลในอดตทเกบ Retainage Accounting เลอกใชในธรกจงานทมการเกบเงนประกนตามสญญาและตองการแยกดรายละเอยด ถาเลอกหวขอนจะมหนารายละเอยดตาง ๆ ของ Retainage ใหกาหนดเพมเตม Vendor and Group Statistics Keep Statistics เกบสถตตาง ๆ ของขอมลระบบเจาหน Allow Edit of Statistics อนญาตใหแกไขสถต ปกตจะอนญาตทาตอนยอดยกมาเทานนแตเมอเรมใชงานปกตควรปด Option น เพราะระบบเจาหนจะเกบสถตใหอตโนมต Include Tax in Statistics ในการเกบสถตเกบรวมยอดภาษดวยถาไมเลอกจะเกบยอดเงนกอนภาษ Accumulated By and Period Type ระบวาจะเกบสะสมสถตตามปบญชหรอปปฏทนและงวดบญช ซงถาเลอกเกบตามปปฏทน (Calendar) จะเรมเกบสถตตงแตวนท 1 มกราคม แตถาเลอกเกบตามปบญช (Fiscal Year) จะเกบสถตตามปบญชทกาหนดไวใน Fiscal Calendar ใน Common Service Aging Period ระบชวงอายเจาหนสาหรบรายการคงคางหรอยอดคงเหลอเพอแสดงในรายงาน Aged Payable, Aged Cash Requirement Reports Age Unapplied Credit Notes and Debit Notes กาหนดวธการจดอายเจาหนใหใบลดหนหรอใบเพมหนทยงไมมการ Applied กบเอกสารใด • As Current จดอายหนของใบลดหน ใบเพมหนอยในชวงหนปจจบนระบบเจาหนจะไมนาใบเพมหน ใบลดหนมา

คานวณเปน ยอดคางชาระ (Outstanding balances) • By date จดอายใบลดหน ใบเพมหนอยใน Aging Period ตามวนทของเอกสาร Age Unapplied Prepayments กาหนดวธจดอายหนใหกบเอกสารการจายเงนลวงหนา • As Current จดชวงอายหนใหกบเอกสารจายเงนลวงหนาอยในชวงปจจบน ระบบจะไมนารายการจายเงน

ลวงหนาไปคานวณอยในยอดคางชาระของแตละงวด • By date จดชวงอายหนใหกบเอกสารการจายเงนลวงหนาอยใน Aging Period ตามวนทของเอกสาร Default Number of Days to Keep Comments กาหนดจานวนวนเพอเกบหมายเหตของเจาหนรายตว เมอครบกาหนดการจดเกบตามจานวนวนทระบไว หมายเหตดงกลาวจะหายไปจากหนา Comment

-6-

_________________________________________________________________________________________________

Page Transactions

Invoice Options Default Tax Amount, Default Tax Base การคานวณภาษม 3 วธ

• Enter ถาเลอกวธนเมอตองการคานวณภาษจะตองบนทกเขาไปเองเครองจะไมคานวณให • Calculate ถาเลอกวธนเมอมการคานวณภาษจะเครองจะคานวณใหอตโนมต สวนใหญแลวควรจะเลอกใช

วธน สามารถแกไขไดในกรณทบางรายการจะไมใหระบบคานวณภาษไดในขณะบนทก Transaction • Distribution ถาเลอกวธนเมอตองการคานวณภาษจะตองบนทกเขาไปเองเครองจะไมคานวณให

Use 1099/CPRS Reporting เลอกถาตองการพมพแบบฟอรม 1099/CPRS ของสหรฐอเมรกา ประเทศไทยไมไดใช ไมตองเลอก Option น Payment Options Default Transaction Type

• Payment การทาจายปกต • Prepayment การทาจายลวงหนาในลกษณะเชนเดยวกบเงนมดจา • Apply Document การทารายการเลอกหรอจดเอกสารใหตดยอดกนในสวนของ Invoice ทตงหนกบเงนท

จายลวงหนาใหเจาหน (Prepayment) • Misc. Payment เปนการทารายการจายทไมไดตงหนไวในระบบเจาหน ดงรป

Default Order of Open Documents เลอก Default ของการแสดงเอกสาร เชน ใบกากบสนคาใบลดหน ใบเพมหน ใหแสดงขณะทารายการจายเงนท Payment Entry วาจะแสดงเลขทเอกสารของยอดหนทคางชาระดวยเอกสารใดดงน

• Document Number แสดงดวยเลขทเอกสารทนอยทสดในเอกสารแตละประเภท เชน ใบกากบสนคา ใบลดหน ใบเพมหน


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-7-

_________________________________________________________________________________________________

• PO Number แสดงดวยเลขทใบสงซอทนอยทสดและใบสงซอลาสด • Due Date แสดงเอกสารตามวนทครบกาหนดกอนสด • Sales Order Number แสดงเอกสารตามเลขทของ Sales Order ทนอยทสด • Document Date แสดงเอกสารตามวนทโดยเรมจากวนทของเอกสารทนานทสด • Current Balance แสดงตามยอดคางชาระทคงคางอยในปจจบน

Default Payment Code เลอกรปแบบทใชบอย ๆ ในการทาเชคจายสามารถเปลยนไดขณะทารายการ Check for Duplicate Checks เลอกไดวาจะใหระบบไมเตอน เตอน หรอไมใหทาในกรณทมการบนทกเลขทเชคซา Include Pending Transactions เลอกเพอแสดงรายการททาจายหรอปรบปรงรายการแลวแตยงไมไดผานรายการวาจะให Default เปนรปแบบใด

• Allow Adjustments in Payment Batch เลอกถาตองการทารายการปรบปรงขณะทาการจายเงน เชน ภาษหก ณ ทจาย ซงจะสะดวกและรวดเรวกวาแยกทาท Icon Adjustments Entry

• Allow Edit of System Generated Batches เลอกถาตองการแกไข Batch การจายเงนททาการGenerated โดยอตโนมตจากระบบเจาหน จาก Icon Create Payment Batch

• Allow Remit-To Information to be Changed อนญาตใหมการเปลยนแปลงทอยอนของเจาหน (Payment Address) จากหนา Remit-To หรอขณะบนทกรายการได

Page Numbering

Document Numbering มการกาหนดเลขทเอกสารในระบบอตโนมต สามารถกาหนดไดไมเกน 22 ตวอกษร ในสวนของ Recurring Payables, Payment, Prepayment, Adjustment ซงจะแสดงถงลาดบเลขทตอไป Next Batch and Posting Sequence Numbers จะขนใหอตโนมตตามการทางานทเกดขน

• Next Invoice Batch เปนการบอกลาดบของการตงหนวาถง Batch ใด


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-8-

_________________________________________________________________________________________________

• Next Payment Batch เปนการบอกลาดบของการทารายการจายวาถง Batch ใด • Next Adjustment Batch เปนการบอกลาดบของการทารายการปรบปรงวาถง Batch ใด • Next Payment Posting Sequence เปนการบอกลาดบทตอไปของการ Post รายการจาย • Next Adjustment Posting Sequence เปนการบอกลาดบทตอไปของการ Post Adjustment • Next Revaluation Posting Sequence เปนการบอกลาดบทตอไปของการ Post รายการปรบปรงอตรา

แลกเปลยนเงนตรา

Page Retainage ใชในธรกจทมการกาหนดเงนประกนผลงาน เชนธรกจรบเหมากอสราง เมอมการเลอก Option Retainage Accounting ในหนา Processing

Default Retainage Percentage เลอกอตราเปอรเซนตทใชบอยๆ ในการบนทกเงนประกน Default Retention Period เลอกจานวนวนตามสญญาทใชบอยๆ ในการกาหนดเงอนเวลาของเงนประกน Default Retainage Exchange Rate เลอกวธทใชบอยๆในการคานวณอตราแลกเปลยนเพอบนทกอนวอยซเกยวกบเงนประกนวาจะบนทก Exchange Rate ตามอนวอยซตนฉบบหรอ Exchange Rate ณ ปจจบน Report Tax เลอกวธเพอคานวณรายงานภาษเกยวกบการบนทกเงนประกน Base Retainage Amount on เลอกวาจะคานวณเงนประกนโดยคดจากยอดกอนหรอหลงภาษ Number of Days in Advance to Create Retainage Documents ระบจานวนวนลวงหนาใหเตอนกอนทจะถงระยะเวลาในการออกอนวอยซเกยวกบเงนประกน Schedule to Use for Automatic Creation of Retainage Documents เลอกหรอสราง Schedule Code ทสามารถ Process อนวอยซเงนประกนจากการทา Recurring ในระบบ Account Payable Last Invoiced แสดงวนเดอนปครงลาสดทมการออกอนวอยซเกยวกบเงนประกน


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-9-

_________________________________________________________________________________________________

GL Integration

Create G/L Transactions เลอกวธการสงขอมลจากระบบเจาหนไประบบบญชแยกประเภท • During Posting สรางรายการบญชและสงขอมลไปยงระบบบญชแยกประเภทใหอตโนมตเมอทาการผาน

รายการ • On Request Using Create G/L Batch Icon สรางรายการบญชและสงขอมลไปยงระบบบญชแยก

ประเภทโดยใช Icon Create G/L Batch ซงหลงจากการผานรายการแลวตองทาการสงไปเอง Adding to an Existing Batch เลอกเมอตองการใหรายการบญชใหมทสงจากระบบเจาหนไปรวมใน Batch ลาสดทเคยสงไปและทระบบแยกประเภทยงไมมการ Post ขอมลดงกลาวโดยรายการทสงมาภายหลงจะไปตอทาย Entry ของ Batch สดทายของระบบเจาหน แตถา Post รายการของเจาหนไปหมดแลว ระบบจะสราง Batch ใหมใหอตโนมต ไมตองเลอก Option น สวนใหญจะเลอกเมอเรม Setup ระบบใหมเพอเปนการลดจานวน G/L Batch ทจะสงไปลบทง และยงปองกนการผานรายการซาสาหรบยอดยกมาใน G/L Creating a New Batch เลอกถาตองการใหมการสราง Batch ใหมทกครงทสงขอมลไป Creating and Posting a New Batch ถาตองการใหมการสราง Batch ใหมทกครงทสงขอมลไปและ Post ขอมลท GL ใหอตโนมต Consolidate G/L Batch ระบวธการสงรายการไประบบบญชแยกประเภทวาจะสงแบบรายละเอยด (Details) หรอรวมรายการ (Consolidate) • Do Not Consolidate รายการทสงไประบบบญชแยกประเภทจะแยกรายการบญชแตละ Invoice, Credit

Notes, Debit Notes, Payment, Adjustment เหมอนทบนทกในระบบเจาหน • Consolidate by Account and Fiscal Period ระบบเจาหนจะรวมรายการรหสบญชเดยวกนและงวดบญช

เดยวกนเปนหนงรายการสงไปยงระบบบญชแยกประเภท


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-10-

_________________________________________________________________________________________________

• Consolidate by Account, Fiscal period and Source ระบบจะรวมรายการรหสบญชเดยวกน งวดบญชเดยวกนและสมดบญชเลมเดยวกน เปนหนงรายการสงไปยงระบบบญชแยกประเภท

G/L Reference Field, G/L Description Field เลอกชนดของขอความทจะใหไปปรากฏในชองReference, Description ในรายงาน G/L Transaction Report และใน G/L Batch

Change Your Selection of Accounts Payable Options การเปลยนแปลงขอมลท Setup ในระบบเจาหน หลงจาก Setup Option ของระบบเจาหนเรยบรอยแลว สามารถเปลยนแปลงได แตไมสามารถเปลยนแปลงรายการตาง ๆ ดงน

สามารถเลอกเปด Option Multicurrency เมอใดกได แตไมสามารถปด Option นหลงจากทเลอกและทาการ Save แลว


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-11-

_________________________________________________________________________________________________

สามารถเปลยนลกษณะการเกบปหรองวดของสะสมสถตได แตจะตองเปลยนตอนสนปเทานนเนองจากถาเปลยนระหวางปสถตทเกบสะสมไปแลวจะไมถกตองหรอผดงวด

ไมสามารถเปลยนแปลงการ Setup Option หลงจากทบนทกไปแลว ขณะทยงมหนาตางการทางานอนของระบบเจาหนเปดใชงานอย เชน การทางานบน Network มผใชงานหลายคนในระบบเจาหน ตองการบนทกการเปลยนแปลงบางอยางททาใน Setup Option จะมขอความแสดง Error message ขณะทจะทาการ Save การเปลยนแปลง จะตองใหผใชงานคนอนออกจากหนาตางการทางานอนของระบบเจาหนกอน จงจะสามารถบนทกการเปลยนแปลงใน Option ได Step 5 Add Accounts Payable Records บนทกรายการตาง ๆ ในระบบเจาหน เมอ Setup Options เสรจแลวสงทจาเปนตองใชในระบบเพอระบบญชเจาหนเมอบนทกรายการ ซงตอง สรางกอนทจะบนทกรายการเจาหนรายตวได มดงน

• Account Sets • Distribution Codes • Distribution Sets • Payment Terms

Account Sets หมายถง การสรางรหสบญชคมในระบบเจาหน เพอผานรายการไปยงบญชแยกประเภท เปนการระบวาจะมเจาหนประเภทใดบาง เชน TRADE, OTHER เปนตน เพอใชจดประเภทใหแกเจาหนรายตววาเปนเจาหนการคาหรอเจาหนอนๆ กรณทใชระบบ Multicurrency จะตองสราง Account Set แยกแตละ Currency ดวย กอนทจะสรางรหสเจาหนรายตว ตองสรางอยางนอย 1 Account Sets โดยเลอก Icon Account Sets จาก Folder Setup แลวทาการสราง Account Sets ตวอยางดงรป


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-12-

_________________________________________________________________________________________________

Account Set Code พมพรหสเพอแบงแยกแตละ Account Set กาหนดไดสงสด 6 ตวอกษร Description พมพคาอธบายของแตละ Account set Last Maintained แสดงวนทลาสดทมการเปลยนแปลงขอมลและมการ Save โดยระบบ Inactive เลอกใช Option นเมอไมตองการบนทกรายการไปยงเจาหนตาง ๆ แลว โดยปกตจะเลอกเมอตดสนใจทจะลบรายการทง และแนใจวาในอนาคตจะไมมรายการเกยวกบเจาหนเกดขนอกแลว Option น สามารถเลอกไดตลอดเวลา เมอเลอกจะมชองวนเดอนปปจจบนตามเครองคอมพวเตอรขนใหอตโนมต General Ledger Account เลอกรหสบญชคมยอดเจาหน บญชสวนลดรบ บญชเงนจายลวงหนา บญชเงนประกน (ถาในหนา Setup Option หนา Processing เลอกใช Retainage Accounting) ใหกบแตละ Account Sets กรณสราง Account set ทเปน Multicurrency ตองระบสกลเงนของแตละ Account set ดวย รวมทงเลอกรหสบญชกาไร (ขาดทน) จากอตราแลกเปลยนทยงไมเกดขนและเกดขนแลว และบญชผลตางทศนยมจาก Exchange Rate Currency Code ระบสกลเงนของ Account set กรณทเจาหนบนทกรายการดวยสกลเงนตราตางประเทศ Distribution Codes หมายถง การระบรหสบญชแยกประเภทเพอบนทกบญชเมอมการซอสนคา เปนบญชทบนทกดานเดบต เชน บญชคาใชจายตาง ๆ บญชทรพยสน เปนตน เพอชวยใหบนทกบญชไดสะดวกและรวดเรว รหสนควรสรางดวยชอทงายตอการจาและบงบอกถงรหสบญช เชน MISC คอ บญช คาใชจายเบดเตลด, FRT100 คอ บญชคาระวางสนคา ฯลฯ ดงรป

Distribution Code พมพชอของรหสทตองการ สงสดได 6 ตวอกษร Description พมพคาอธบายรหสทสราง G/L Account เลอกบญชแยกประเภทของรหสทสรางได 1 บญช Discountable เลอกกรณมสวนลดสาหรบ Distribution Code น Distribution Sets หมายถงการจดกลมใหกบ Distribution Codes เพอชวยใหการลงบญชสะดวกและรวดเรว กรณทจะบนทกรายการบญชคาใชจายหรอทรพยสน (ดานเดบต) มากกวาหนงบญช โดยจะนา Distribution


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-13-

_________________________________________________________________________________________________

Distribution Set พมพรหสของกลมรหสบญช สงสด 6 ตวอกษร Description พมพคาอธบายของรหสกลมบญช Last Maintained เปน Field ทแสดงวนทลาสดทมการเปลยนแปลงโดยจะแสดงใหอตโนมต ไมตองบนทก Inactive เลอกใช Option นเมอไมตองการบนทกรายการไปยงเจาหนตาง ๆ แลว โดยปกตจะเลอกเมอตดสนใจทจะลบรายการทง และแนใจวาในอนาคตจะไมมรายการเกยวกบเจาหนเกดขนอกแลว Option น สามารถเลอกไดตลอดเวลา Distribution Method เลอกวธการปนสวนจานวนเงนไปสบญชตาง ๆ ตามทเลอก Distribution Code ไว ม 3 วธ

Spread Evenly แบงจานวนเงนในใบกากบสนคาไปยงบญชตาง ๆ ดวยจานวนเงนทเทากน Fixed Percentage แบงจานวนเงนในใบกากบสนคาไปยงบญชตาง ๆ ตามอตราเปอรเซนตทกาหนด เมอรวมกนแลวตองเทากบหนงรอยเปอรเซนต

Manual บนทกจานวนเงนในใบกากบสนคาแยกตามแตละบญชเอง Fixed Amount กาหนดจานวนเงนทแนนอนในการบนทก Distribution Code พมพหรอเลอกรหสของ Distribution Code ทตองการใหอยในกลมรหสบญช เมอเลอกรหสแลว Description, G/L Account จะขนใหอตโนมตตามรหส (Distribution Code) ทสราง GL Account เลอกรหสบญชทตองการบนทก Distribution Percent เมอเลอกวธปนสวนจานวนเงนโดยใชวธ Fixed Percentage จะมชองใหระบอตราเปอรเซนตทจะปนสวนในแตละรหส โดยรวมกนตองไดรอยเปอรเซนต


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-14-

_________________________________________________________________________________________________

Payment Terms หมายถง เงอนไขในการชาระหนใหแกเจาหนระบบเจาหนจะใชเงอนไขนเพอคานวณวนครบกาหนดชาระของใบกากบสนคาแตละใบกรณชาระเงนกอนกาหนดจะไดรบสวนลดจากการจายชาระหน ระบบเจาหนจะใชเงอนไขนไปคานวณระยะเวลาทไดสวนลดและจานวนเงนของสวนลด เมอจาย ชาระเงนกอนกาหนด ตองสรางอยางนอย 1 เงอนไขกอนการสรางเจาหนรายตว ตวอยางดงรป

Terms Code พมพรหสเพอระบเงอนไข สงสด 6 ตวอกษร Description คาอธบายรายการของรหสทสราง ได 60 ตวอกษร Calculate Base for Discount with Tax ระบวธคานวณสวนลดวาจะรวมภาษหรอไม

Excluded คานวณสวนลดจากจานวนเงนกอนภาษ Included คานวณสวนลดจากจานวนเงนทรวมภาษ Multiple Payment Schedule เลอกเมอตองการสรางตารางการจายชาระเงนเปนงวด Due Date Type เลอกวธคานวณวนครบกาหนดชาระของใบกากบสนคา

Days from Invoice Date ระบจานวนวนครบกาหนดนบจากวนทในใบกากบสนคา End of Next Month ใบกากบสนคาจะครบกาหนดวนสดทายของเดอนถดไป Day of Next Month ใบกากบสนคาจะครบกาหนดตามวนทกาหนดของเดอนถดไป Days from Day of Next Month ใบกากบสนคาจะครบกาหนดตามจานวนวนทกาหนดหลงจากวนททระบของเดอนถดไป

Due Date Table กาหนดวนครบกาหนดชาระเปนชวงของวนททระบ Discount Type เลอกวธการคานวณสวนลด ทคาดวาจะไดรบจากเจาหน โดยเลอกวธเดยวกบการคานวณวนครบกาหนด กรณไมไดรบสวนลดจากเจาหนใหขามไป Examples of Payment Terms ตวอยางเงอนไขการจายชาระเงน


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-15-

_________________________________________________________________________________________________

Example 1 Net30 ครบกาหนดชาระภายใน 30 วนไมมสวนลด คอลมน Due Date Type เลอก Days from Invoice Date •

คอลมน Number of Days พมพ 30 ดงรป •

Example 2 2/10 Net 30 ครบกาหนดภายใน 30 วน จายภายใน 10 วน ไดสวนลด 2 %

คอลมน Due Date Type, Discount Type เลอก Days from Invoice Date •

คอลมนแรก Number of Days พมพ 30 วน •

คอลมน Discount Percent พมพ 2 •

คอลมนทสอง Number of Days พมพ 10 ดงรป •


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-16-

_________________________________________________________________________________________________

Example 3 Due on the 15th ครบกาหนดวนท 15 ของเดอนถดไปตามวนทในใบกากบสนคา (ใบกากบสนคาออกเดอน June, ครบกาหนด July 15) • Due Date Type เลอก Day of Next Month

คอลมน Day of Month พมพ 15 ดงรป •

Example 4 Due in the month after the invoice Date ครบกาหนดชาระ 30 วน นบจากวนท 15 ของเดอนถดไป ตามวนทในใบกากบ (ใบกากบสนคาทออก 1-30 June จะครบกาหนด August 14 คอนบจาก 15 July ไปอก 30 วน)

• Due Date Type เลอก Days from Day of Next Month คอลมน Number of Days พมพ 30 •

คอลมน Day of Month พมพ 15 ดงรป •

Example 5 Multiple Payment Schedule

ใบกากบสนคาแบงจายชาระ 4 งวดโดยเรมจากวนสนเดอนถดไปนบจากวนทในใบกากบสนคา (ใบกากบสนคาออกเดอน June, จายชาระ July 31, August 31, September 30, October 31) เลอก Multiple Payment •


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-17-

_________________________________________________________________________________________________

• Due Date Type เลอก End of Next Month การจายงวดท 1 คอลมน Percent Due พมพ 25 •

กดปมเพอ Insert บรรทด •

ทาซา Step 3,4 เพอบนทกการจายชาระงวด 2-4 •

Step 6 Add Vendor Records

เปนขนตอนของการบนทกเจาหนโดยเขาไปท Icon Vendors บนทกกลมของเจาหน (Vendor Groups) และเจาหนรายตว (Vendors) Vendor Groups เปนการจดประเภท จดกลมใหกบเจาหนทมลกษณะคลายกนเชน สกลเงนตางประเทศประเภทของการซอสนคา บรการ ฯลฯ เพอประโยชนในการวเคราะหรายงานตาง ๆ การสรางกลมเจาหน ใหเขาไปท Folder Vendors แลวเลอก Vendor Groups

Page Group


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-18-

_________________________________________________________________________________________________

Group Code พมพ Code เพอระบกลมของเจาหน สงสด 6 ตวอกษร Description พมพอธบายความหมายรหสของ Group Code Account Set เลอก Account Set ทจะใชสาหรบ Group Code น Terms Code เลอก Terms Code ทจะใชสาหรบ Group Code น Bank Code เลอก Bank Code ทจะใชสาหรบ Group Code น Payment Code เลอกรปแบบของการจายเงนทจะใชสาหรบ Group Code นสามารถเปลยนแปลงไดขณะบนทกรายการ

Generate Separate Payments for Each Invoice เลอกใหระบบสรางการทารายการจายเงนอตโนมตเปนเชคแตละใบแยกตาม Invoice

Page Invoicing


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-19-


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

Distribute by เลอกวธการทจะบนทกจานวนเงนตาม Invoice ไปยงบญชแยกประเภท ซงม 4 วธใหเลอกดงน

Distribution Set เลอกกลมของ Distribution Set เปน Default เมอบนทก Invoice Distribution Code เลอก Distribution Code เปน Default เมอบนทก Invoice G/L Account เลอกรหสบญชทตองการบนทก กรณไมเลอกจาก Dist. Set หรอ Dist. Code None ไมเลอกกลมใดไวใหไปเลอกเองตอนบนทก Invoice Duplicate Invoice Checking ระบบเจาหนจะตรวจสอบเอกสารซาของเจาหนรายเดยวกนขณะทาการผานรายการ สามารถทาการยกเลก หรอขนขอความเตอน, หรอหยดการผานรายการทนท เมอตรวจพบเอกสารซาของเจาหน 2 เงอนไขคอ Vendor and amount เตอนเมอพบวามการบนทกใบกากบสนคาเลขทเดยวกนในเจาหนรายเดยวกนและมจานวนเงนเทากน

Vendor and date เตอนเมอพบวามการบนทกใบกากบสนคาเลขทเดยวกนในเจาหนรายเดยวกนและวนทเดยวกน

Tax Group เลอกกลมของภาษทจะใชสาหรบเจาหนกลม เมอเลอกกลมของภาษแลว ประเภทของภาษจะปรากฏดานลางสามารถเปลยน Class ของภาษได ซงกลมของภาษจะสรางท Tax Service ใน Common Service Tax Authority จะปรากฏตาม Tax Group ท Set ไว

Tax Class จะขนตาม Tax Authority ทเลอกแตสามารถเปลยนไดสาหรบเจาหนแตละรายขณะทารายการ Tax Included เลอกถาตองการรวมภาษอยในราคาตามใบกากบสนคาโดยเลอก ”Yes” หรอแยกภาษตางหากจากจานวนเงนในใบกากบสนคาโดยเลอก ”No” Tax Reporting เลอกรปแบบฟอรม 1099/CPRS เปนของประเทศสหรฐอเมรกา ** การเลอกวธการบนทกบญชจานวนเงนตาม Invoice นเปนเพยงการตงคา Default เทานน เมอทารายการจรง สามารถเปลยนแปลงตามความเหมาะสมของรายการได

Page Optional Fields Optional Fields พมพ Optional Field หรอเลอกจาก Optional Table ทสรางไวใน Common Service เพอใสขอมลเพมเตมของเจาหนกลม ซงจะปรากฏเมอสรางเจาหนรายตวตามตองการ

Page Statistics จะเกบสถตตาง ๆ ตามกลมของเจาหน จากการทารายการ โดยตองเลอก Option การเกบสถตไวดวย เชน Invoices, Payment, Discount Taken, Discount Lost, Credit Notes, Debit Notes, Adjustments และ Total Invoices Paid บอกทงชองจานวนเงนและชองจานวนรายการทเกดขน รวมทงมชองสรปจานวนวนรวมทจายและวนถวเฉลยในการจายเงน หลงจากกาหนดกลมของเจาหนเรยบรอยแลวใหพมพโดยเลอกจาก File Menu หรอเลอกจาก Folder Setup Reports เพอตรวจสอบแกไขใหถกตองและเกบไวเปนหลกฐาน Modify Vendor Groups การเปลยนแปลงแกไขกลมเจาหน เมอกาหนดกลมเจาหนเรยบรอยแลวสามารถเปลยนแปลงหรอลบกลมเจาหนไดตามตองการมขอยกเวนดงนคอ

-20-

_________________________________________________________________________________________________

การเปลยนแปลงกลมเจาหนตองสรางกลมเจาหนใหมตามทตองการกอนตอจากนนใหลบกลมเจาหนทไมตองการออก

ไมสามารถลบกลมเจาหนทกาหนดใหแกเจาหนรายตวไปแลว ถาตองการลบทงจะตองทาการเปลยนกลมเจาหนเปนกลมอนกอน แลวจงลบทงได

การแกไขสถตของกลมเจาหนจะสามารถทาไดเมอเลอกหวขออนญาตใหแกไขสถตไดในขนตอนSetup Options (Allow Edit of Statistics)

Vendors เปนการสรางเจาหนรายตวกอนทจะบนทกรายการและประมวลผลในระบบได กรณใช Multicurrency จะตองกาหนด Account Set ตามสกลเงนของเจาหนทใชพรอมทงตองระบอตราแลกเปลยนเงนตราแตละสกลเงนดวย To Add a vendor: การสรางเจาหนรายตว ใหเขาไปท Folder Vendors เลอก Vendors เพอสรางเจาหนรายตว

Page Address

Vendor No. พมพรหสเจาหนไดสงสด 12 ตวอกษร Vendor Name พมพชอเจาหน ตามรหสทตงไดสงสด 60 ตวอกษร Group Code เลอกกลมเจาหนใหกบเจาหนรายตววาอยกลมใดตามลกษณะของการซอสนคาเพอประโยชนในการวเคราะห On Hold เลอกเมอไมตองการบนทกรายการของเจาหนรายนน Inactive เลอกเมอไมตองการใชเจาหนรายนอกตอไป Short Name ชอยอของเจาหน สงสด 10 ตวอกษรสามารถพมพเองหรอระบบสรางใหโดยใชอกษร 10 ตวแรกของชอเจาหนหรอเวนวางไว


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-21-

_________________________________________________________________________________________________

Start Date วนเรมตนใชรหสเจาหน Address Information พมพทอยของเจาหน, เบอรโทรศพท, แฟกซ, ชอผตดตอ ฯลฯ E-mail พมพ E-mail ของบรษทเจาหน Web Site พมพชอ Web Site Address ของบรษทเจาหน

Page Contact พมพรายละเอยดชอคนทตดตอ เบอรโทรศพท โทรสารและ E-mail ไวเพอความสะดวกในการตดตอ

Page Processing


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-22-

_________________________________________________________________________________________________

Account Set, Terms Code, Bank Code, Payment Code จะ Default ตาม Vendor Group ทเลอกในหนา Address แตสามารถเปลยนไดกรณใชระบบ Multicurrency จะตองเลอก Account Set ทใชเงนสกลเดยวกบเจาหน Check Language เลอกภาษาทจะใชพมพเชค ใหเลอกภาษาองกฤษ Delivery Method เลอกวธทจะสงเอกสาร ทางไปรษณย หรอทาง e-mail Generate Separate Payments for Each Invoice เลอกเพอใหระบบทาการ Generated Batch การจายเงนโดยอตโนมตจากระบบเจาหน Credit Limit กาหนดวงเงนเชอใหกบเจาหนแตละราย Currency สกลเงนของเจาหนรายน ปกตจะขนตาม Account Set ทเลอก Rate Type ชนดของอตราแลกเปลยนทใช เชน Spot Rate อตราตามวน

Page Invoicing, Optional Fields จะขนรายละเอยดตาง ๆ ตามทกาหนดไวใน Vendor Group ทเลอกแตสามารถเปลยนแปลงได

Page Statistics ระบบจะเกบสถตรายละเอยดตาง ๆ ใหอตโนมต เชนเดยวกบการเกบสถตของ Vendor Group แตจะแยกตามเจาหนแตละราย

Page Activity เปนหนาทแสดงสถานะของเจาหนวา Outstanding Balance มยอดคงเหลอเทาใด Prepayment Amount มยอดจายลวงหนาเทาใด Open Invoice Count มจานวน Invoice กใบ Prepayment Count มรายการเงนจายลวงหนากรายการ และมการ Update สถตตาง ๆ เชน Invoice ทมจานวนเงนสงสด และแสดงจานวนเงนของ Invoice, Payment, Credit Notes, Debit Notes, Adjustment, Discount ใบสดทาย ดงรป


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-23-

_________________________________________________________________________________________________

Page Comments สาหรบบนทกรายละเอยดตาง ๆ ของเจาหนเพมเตม เชน ประวตการสงมอบสนคา ฯลฯ โดยมรายละเอยดดงน Date Entered พมพวนททจะใสขอมลใน Comment หรอใชวนทจากระบบ

Follow-up Date พมพวนทเขาไปบนทกเพมเตมเกยวกบเจาหน Expiration Date กาหนดวนหมดอายใหกบขอมลเจาหน Comment จะถกลบเมอถงวนททหมดอาย โดยใช Icon Clear History เพอทาการลบขอมลทหมดอายออก

Comment พมพรายละเอยดเพมเตมของเจาหน เมอสรางเจาหนรายตวเสรจแลวใหทาการบนทกเจาหนทสราง แลวสรางเจาหนรายอน ๆ ใหครบตามขนตอนทกลาวมา หลงจากนนใหทาการ Check Data Integrity และทาการ Backup Data ของการ Setup เกบไว

Modify Vendor Records การเปลยนแปลงแกไขขอมลเจาหนรายตว หลงจากทาการสรางเจาหนรายตวแลว สามารถทาการแกไขหรอลบเจาหนทงไดตามความตองการ มขอยกเวนดงนคอ การเปลยนรหสเจาหน จะตองสรางรหสเจาหนใหมทตองการกอน แลวจงทาการลบรหสเจาหนทไมตองการทง การแกไขสถตของเจาหนสามารถทาไดเมอไดเลอกหวขออนญาตใหแกไขสถตไวในการ Setup Option - Allow

Edit of Statistics การลบเจาหนไมสามารถลบเจาหนทยงมยอดคางอย (Outstanding Transactions)

Step 7 Add Remit-To Locations (Optional) การสรางทอยอนของเจาหน การสราง Remit-To Locations เปนการสรางทอยอนของเจาหนเพอใชประโยชนในการสงเชคใหแกเจาหน กรณทอยแตกตางจากทบนทกในเจาหนรายตว To add a remit-to location: วธสรางทอยอนของเจาหน เขา Folder A/P Vendors เลอก Remit-to Locations เพอกาหนดทอยอนของเจาหน สามารถสรางทอยอนเพมของเจาหนแตละรายได โดยเลอก New หรอกด Insert ทแปนพมพ ดงรป

Vendor Number เลอกหรอพมพรหสเจาหนทตองการสรางทอยอน


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-24-


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

Remit-To Location พมพรหสของทอยอนเพอสงเอกสาร สงสด 6 ตวอกษร Description พมพรายละเอยดของทอยอน Primary Remit-To เลอกเมอตองการใชทอยอนนเปน Default ขณะบนทกรายการตงหน หรอเมอทารายการพมพเชคของเจาหน Address พมพทอย ใหครบถวน Step 8 Add Opening Balances and Current Year Transaction การทายอดยกมาและรายการตาง ๆ ในระบบเจาหน หลงจาก Setup ขอบเขตการทางานของระบบเจาหนและรหสเจาหนรายตวเรยบรอยแลว จะเปนการทายอดยกมาของระบบเจาหนเดมทใชอยมาสระบบเจาหนของ ACCPAC โดยตองเตรยมขอมลรายละเอยดยอดคงเหลอของเจาหนแตละรายไดแก Invoice, Debit Note, Credit Note โดยมรายละเอยดของ เลขทเอกสาร วนทในเอกสาร จานวนเงน เพอบนทกเปนยอดยกมาลงในระบบเจาหน การทายอดยกมามขนตอนดงน

1. ทาการบนทกยอดคงเหลอ (Outstanding Balance) ของใบกากบสนคาใน Icon Invoices 2. วนทของใบกากบสนคาใหบนทกตามรายละเอยดของเอกสาร เพอประโยชนในการวเคราะหอายเจาหน (Aging

Period) 3. บนทกจานวนเงนตามใบกากบสนคาดวยยอดทรวมภาษแลว และเลอกไมคานวณภาษ 4. เมอบนทกจนครบถวนแลวใหพมพรายงานออกมาตรวจสอบรายการทบนทกเขาไปกบเอกสารวาถกตองตรงกน

หรอไม 5. เขาไปท Folder A/P Transaction Reports เลอก Batch Listing เพอพมพรายงานออกมาตรวจสอบ 6. เมอตรวจสอบวาถกตองแลวใหทาการ Post เพอ Update การดเจาหนรายตว โดยจะตองทาให Batch ท

ตองการ Post มสถานะเปน Ready To Post โดยเขาไปท Invoice Batch List แลว Click ในชอง Ready to Post ใหเปน Yes

7. เมอตรวจสอบถกตองแลว ใหทาการ Check Data Integrity เพอเชคขอมลอกครงกอนทาการ Post รายการ โดยเขาไปท Administrative Service

8. หลงจากเชคขอมลเรยบรอยแลวไมพบขอผดพลาดใหทาการสารองขอมลกอนทจะ Post 9. เลอก Icon Post Batches แลว Post Invoice ทก Batch 10. หลงจาก Post รายการเรยบรอยแลว ใหทาการพมพรายงาน Posting Journal เพอเปรยบเทยบรายการท Post

กบรายการทบนทกครงแรก Batch Listing และตรวจสอบกบเอกสารอกครง โดยเขาไปท A/P Folder Transaction Reports เลอก Posting Journal

11. เลอกพมพรายงานเจาหนรายตว (Vendor Transactions) จาก Icon A/P Transaction Reports โดยใหเลอกเจาหนทกราย ตรวจสอบวาทกรายการของเจาหนทยกมาไดผานรายการอยางถกตอง

12. ตรวจสอบยอดคงเหลอของเจาหนในระบบเจาหนวาถกตองตรงกบยอดคงเหลอในระบบบญชแยกประเภทหรอไม ถาไมถกตองใหทาการแกไขปรบปรงใหถกตองแลวเปรยบเทยบกบยอดคงเหลอในระบบบญชแยกประเภทอกครง

-25-

_________________________________________________________________________________________________

13. ทาการสงขอมลจากระบบเจาหนไปยงระบบบญชแยกประเภท โดยเขาไปท Icon Periodic Processing เลอก Create G/L Batch เลอกสง Invoice Batches

14. ระบบบญชแยกประเภท เมอรบขอมลยอดยกมาจากระบบเจาหน จะตองทาการลบ Batch นนทง เนองจากทระบบบญชแยกประเภทจะมยอดคงเหลอของเจาหนยกมาตามงบการเงนอยแลว ถาไมลบทงจะ Post รายการซา ทาใหยอดคงเหลอของเจาหนมากกวาทเปนจรงใน G/L

15. เขาท Icon Batch List จะปรากฏรายละเอยดของ Batch วารบขอมลมาจากระบบเจาหน 16. ใหทาการ Delete Batch นนทง โดยใชปม Delete ท Tabดานลาง

Step 9 Add Vendor and Vendor Group Statistics (Optional) การบนทกสถตของเจาหนรายตวและตามกลม (เปนหวขอเลอกจะบนทกหรอไมกได) กอนการบนทกสถตไดจะตองสรางเจาหนรายตวและเจาหนกลมเรยบรอยแลว พรอมทงตองเลอก Option ใหสามารถแกไขสถตไดในขนตอน Setup – Allow Edit of Statistics ดวย วธบนทก ใหเขาท Icon A/P Vendors และเลอก Vendors ตอจากนนใหเลอกรหสเจาหนรายตวทตองการบนทกสถต ตวอยางดงรป

Year เลอกปทตองการบนทกสถต Period เลอกเดอนทตองการบนทกสถต Currency กรณใชระบบ Multicurrency สามารถบนทกไดทงสกลเงนอนและสกลเงนหลก Amount พมพจานวนเงนของ Invoices, Debit Notes, Credit Not และรายการอน ๆ ของงวดบญชทตองการบนทกสถต

Count พมพจานวนของ Invoices, Credit Note, Debit Note และรายการอน เพอบนทกบนทกสถต หลงจากบนทกสถตเสรจแลวใหไปบนทกหนา Activity ดงรป


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-26-

_________________________________________________________________________________________________

Amount พมพจานวนยอดคงเหลอสงสดของปน และปทแลว Date ใสวนทของยอดคงเหลอแตละรายการ Total Invoices Paid พมพจานวนของ Invoice ทจายใหแกเจาหนแลวจนถงปจจบน Number of Checks พมพจานวนของเชคทสงใหแกเจาหนแลวจนถงปจจบน Total Days to Pay ใสจานวนวนรวมทจายเงนใหแกเจาหนจนถงปจจบน หลงจากบนทกสถตของเจาหนรายตวแลวใหบนทกสถตของกลมเจาหนซงจะไมม Activity Statistics เมอบนทกเสรจเรยบรอยแลวใหเขาไปทาการปด Option การแกไขสถตเพอปองกนการเปลยนแปลงขอมล

Recurring Payables ในระบบเจาหนสามารถสรางรปแบบของ Invoice Batch ทตองบนทกตงหนประจาทก ๆ เดอนไวลวงหนา เมอถงกาหนดกสราง Batch ไดอตโนมต เชน คาเชาสานกงาน คาเชาอปกรณ เปนตน วธการสราง Recurring Payables มดงน 1. สรางรปแบบ Recurring Payables Batch โดยกาหนดรายละเอยดทตองการบนทกใน Invoice และกาหนด

Schedule วาความถในการบนทกเปน Weekly, Monthly 2. สราง Invoice Batch โดยใช Icon Create Recurring Payable หรอจาก Reminder List ถากาหนด Recurring Payable ใหเตอน User เพอสราง Invoice Batch และ Reminder List จะปรากฏ Schedule ทครบกาหนดใหอตโนมต ซง User สามารถสราง Recurring Payable ไดโดยตรงจาก Reminder List หรอจะสรางภายหลงในหนาตางของ Create Recurring Payable Batch สวนเลขทของ Invoice ระบบเจาหนจะใชตวอกษรคานาหนา (Prefix) - RP สาหรบ Invoice ทสรางโดย Recurring payables อยางไรกตามเราสามารถเปลยน Prefix ไดใน A/P Option Setting Up a Recurring Payable Record กอนทจะสราง Recurring payable batch เราจะตองสรางรหสของ Recurring payable กอน


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-27-

_________________________________________________________________________________________________

ในหนาตาง Recurring payable Setup 1. เขา Folder A/P Invoices เลอก Recurring payable Setup ไดดงรป

2. กาหนดรายละเอยดในหนา Invoice ดงน Recurring Payable Code สรางรหส Recurring Payable เชน EQUIPMENT Description พมพคาอธบายรหส Recurring payable เชน Equipment Rental Vendor Number เลอกรหสเจาหนของ Recurring code ซง Code กบ Vendor Number จะกาหนดคกน ดงนน Recurring Payable Code หนง ๆ สามารถกาหนด รหสเจาหนไดมากกวา 1 เจาหน Schedule Code กาหนด Schedule code เพอระบเวลาในการสราง Recurring Payable Batch เชน Weekly Monthly โดยเลอกจากทสรางไวใน Common Services หรอ สรางใหมทนทขณะสราง Recurring Payable Code Start Date กาหนดวนทเรมตนทจะใหเรมสราง Recurring Payable Batch Expiration Type กาหนดวนหมดอายของ Recurring Payable code

• No expiration Date ไมกาหนดวนหมดอาย • Specific Date กาหนดวนหมดอาย

Last Invoiced วนทครงสดทายทมการออก Invoice ระบบจะปรากฏ ใหอตโนมต แกไขไมได Inactive เลอกถาไมตองการใช Recurring payable code น Last Maintained วนทครงสดทายทมการแกไข Recurring payable Code ระบบจะปรากฏใหอตโนมต แกไขไมได Maximum Amount ระบจานวนเงนสงสด ทสามารถสราง Invoice ได สาหรบ Recurring payable code น เมอสราง Recurring payable invoice batch ถาจานวนเงนของ Invoice ตงแตตนทเคยสรางแลวรวมกบจานวนเงนของ Invoice ใหมแลวเกนจานวนเงนสงสดระบบเจาหนจะไมสราง Invoice ใหโดยจะมขอความปรากฏเมอสนสดการ Process Recurring Payable สาหรบเจาหนรายทเกน Maximum amount

Currency สกลเงนจะปรากฏเมอระบบเจาหนใช Multicurrency เทานนเปนสกลเงนของเจาหน Vendor Currency)


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-28-

_________________________________________________________________________________________________

Rate Type กาหนดชนดของอตราแลกเปลยนทใชในการแปลงคาสกลเงนอน (กรณเปนเจาหนตางประเทศ) Amount Last Invoices จานวนเงนของ Invoice ครงลาสดททารายการ Recurring Payable Amount Invoice To Date จานวนเงนของ Invoice ทงหมดททารายการ Recurring payable (ตงแตเรมตนถงปจจบน) Remit-To เลอกทอยอนของเจาหน หรอเวนวางไว PO Number ใสเลขท PO Number หรอเวนวางไว Description คาอธบาย Recurring payable สงสด 60 ตวอกษร Order Number ใสเลขท Order Number หรอเวนวางไว Terms เลอกเงอนไขการชาระเงน Tax Group เลอก Tax group Calculate Tax เลอกการคานวณภาษเมอสราง Recurring Payable Batch 3. กาหนดรายละเอยดในหนา Detail ดงน

Create Details By เลอกวธการบนทกรายการบญชโดยใช

• Distribution Set รหสของกลมบญชทสรางไวใน A/P Setup – Distribution Set • Distribution Code รหสของบญชทสรางไวใน A/P Setup – Distribution Code • G/L Account เลอกรหสบญชเองจาก Chart of Account

Amount ใสจานวนเงนทจะบนทกในแตละงวด เมอสราง Recurring Payable Batch Creating a Recurring Payable Batch การสราง Invoice Batch จาก Recurring Payable สามารถสรางจาก Icon A/P Periodic Processing หรอจาก Reminder List ใน Common Services (ดรายละเอยดใน Common Service) ดงน 1. เขา Folder A/P Periodic Processing เลอก Create Recurring Payable Batch ดงรป


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-29-

_________________________________________________________________________________________________

Run Date กาหนดวนทจะสราง Recurring payable ปกตระบบจะปรากฏเปน Session Date ใหแตสามารถแกไขได Select By เลอกวธวาจะสราง Recurring Payable เรยงตามสงใด

• Recurring Payable Code เรยงตามรหส Recurring Payable code • Vendor Number เรยงตามรหสเจาหน • Vendor Group เรยงตามกลมเจาหน

From…To กาหนดรหสเรมตนและสนสดทจะสราง Recurring 2. กด Process ระบบจะไปสราง Invoice Batch ใหอตโนมต สามารถเขาไปดไดท Invoice Batch List Icon ดงรป

3. พมพรายงาน Batch Listing มาตรวจสอบสามารถพมพจาก AP Invoice Batch List โดยกดปม Print หรอพมพ

ท A/P Processing Reports 4. ตรวจสอบความถกตองเหมอนการทางานในระบบเจาหนปกต ถาถกตองกให Post Batch


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-30-

_________________________________________________________________________________________________

Printing Reports for Recurring Payables หลงจากสราง Recurring payable Code แลวสามารถพมพ Code ทสรางเพอเกบไวเปนหลกฐานโดย เขา Folder A/P Vendor Reports เลอก Recurring Payables ดงรป

Recurring Payable Code กาหนดรหสเรมตนและสนสดทตองการพมพ Vendor Number เลอกรหสเจาหนทตองการพมพ Recurring payable Code หรอเวนวางไว Show Schedules เลอกถาตองการใหปรากฏรายละเอยดของ Schedule ของแตละ Recurring payable code ดวย (ชอ Schedule ชวงเวลาททา ความถในการทา) เชน

• Schedule 1 • Recurring Period Weekly • Frequency Every 1 week (s) on Monday

Show Optional Fields เลอกถาตองการใหปรากฏรายละเอยดของ Optional Fields ของแตละ Recurring payable code (กรณลกคาม Option เพมเตม Optional Fields)

%%%%%%%%%


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-31-

_________________________________________________________________________________________________

Exercise เขาทโปรแกรม ACCPAC เลอก Sample Company Limited ดงรป

กาหนด Session Date 30/06/2010 แลวกด OK ตอจากนนเลอก Accounts Payable จะไดดงรป

การทางานของระบบเจาหนของ ACCPAC จะบนทกการทางานดวย Batch ซงมลกษณะคลายกบแฟมเอกสาร ภายใน 1 Batch สามารถประกอบดวยหลาย ๆ รายการ (Entry) โดยลาดบทของ Batch, Entry จะขนใหอตโนมตจากระบบ 1.) Enter an Invoice การบนทกรายการตงหน เลอก Folder A/P Transactions เขา Invoice Entry แลว Double Click จะไดดงรป


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-32-

_________________________________________________________________________________________________

Batch Number ใชเพอเรยกดรายการทบนทก วาเปน Batch ทเทาไร หรอถาตองการด Batch อนใหใชปม

Entry ใชเพอเรยกดรายการทบนทกไปแลวหรอสรางใหม โดยระบบจะ Run เลขทใหอตโนมต สามารถเรยกดโดยใช

ปม Add, Delete, Totals ใชปมนเพอทาการบนทกเพม ลบทง เชคจานวนเงนของใบกากบสนคา Prepayment ใชปมนและทาการจายเงนลวงหนา

Create a New Batch การสราง Batch ใหม เขาไปท Batch Header โดยกดปม เพอสราง Batch ใหมจะไดดงรป


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-33-


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

Batch Number เลขทของ Batch จะขนใหอตโนมต ดานขวามอพมพรายละเอยด เกยวกบ Batch เพอระบวาเปน Batch เกยวกบเรองใด จะปรากฏในรายงาน Batch Listing และ Icon Invoice Batch List สะดวกและงายตอการแบงแยก Batch เพอตรวจสอบ Batch Date พมพวนทของรายการ ปกตจะขน Default ตาม Session Date ตอนเขาระบบ สามารถเปลยนไดตามวนทของรายการทจะบนทก Status สถานะของ Batch จะขนใหอตโนมตไมสามารถแกไขได เชน Open เปน Batch ทยงไม Post, Ready to Post คอ Batch ทตรวจสอบถกตองแลวพรอมทจะ Post Type ลกษณะของการบนทกขอมล เชน Entered บนทกเขาไปเอง Imported นาเขามาจากระบบอน Total Entries จานวนรายการทงหมดทบนทกใน Batch Batch Total จานวนเงนทงหมดทบนทกใน Batch

Page Document Entry ลาดบทของรายการจะขนใหอตโนมต Vendor No. ให Finder เลอกเจาหนทตองการตงหน Doc. Type เลอกชนดของเอกสารเปน Invoice Doc. Number ใสเลขทเอกสาร Doc. Date ใสวนท เดอน ป ของเอกสาร สวน Year/Period จะขนใหอตโนมตตามวนทเลอก Doc. Total ใสจานวนเงนรวมของ Invoice ดวยยอดทรวมภาษแลว Description พมพรายละเอยดของแตละ Invoice PO No ใสเลขท PO ของการสงซอ (ถาม) Order No ใสเลขท Sale Order ของผขาย (ถาม) Tax Group ขนใหอตโนมตตามเจาหนทเลอก สามารถเปลยนแปลง Terms เงอนไขการชาระเงนจะขนใหตามเจาหนทเลอก Due Date วนครบกาหนดชาระจะคานวณใหอตโนมตตามเงอนไขการจายชาระ

Page Taxes

-34-

_________________________________________________________________________________________________

Tax Group เลอก Vat 7% Tax Amount, Tax Base เลอก Calculate Tax เพอใหคานวณภาษใหอตโนมต

Page Terms

Terms Code ตาม Default ของเจาหนสามารถเปลยนแปลงไดตามจรง Due Date ระบบจะคานวณวนทถงกาหนดชาระหนของ Terms Code ทเลอกให Disc. Date ถามสวนลด จะแสดงวนททใหสวนลดตาม Terms Code ทเลอก Disc. % แสดงเปอรเซนตของสวนลดทเลอก เชน 10 % Disc. Base แสดงยอดฐานของการคานวณสวนลด ตองไมเกนจานวนเงนใน Invoice


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-35-

_________________________________________________________________________________________________

Disc. Amount แสดงจานวนสวนลดทลดใหตาม % ทกาหนดจากฐาน Optional Fields

Optional Fields ถากาหนดไวจะขนใหอตโนมต Optional Codes (Value) เลอกหรอพมพ Codes ตามทกาหนดไว

Rates

Currency แสดงสกลเงนตามเจาหนทเลอก เชน USD Rate Type เลอกประเภทของอตรา เชน Spot Rate เปนอตรารายวน Rate Date วนทใชอตราสกลเงนนน ๆ Exchange Rate อตราแลกเปลยนสกลเงนจะขนตามวนททเลอกหรอพมพเอง

Totals


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-36-

_________________________________________________________________________________________________

Total Dist. Net of Tax จานวนเงนกอนภาษของใบกากบสนคา Taxes จานวนภาษของใบกากบสนคา Undistributed Amount ผลตางระหวางยอดเงนใบกากบสนคารวมดวยภาษกบจานวนเงนรวมทงหมดของใบกากบสนคา ถาถกตองจะเปนศนย Document Total ยอดรวมทงหมดของใบกากบสนคา (รวมภาษ) Less Prepayment สวนลดกรณทา Prepaymentรบเงนมดจาบางสวนตอนออก Invoice Less Discount สวนลดทไดจากเจาหน ตาม Terms ทชาระ Net Payable ยอดหนคางชาระสทธ Recoverable Tax จานวนภาษทขอคน Tax Exp. Separately จานวนของภาษทไมขอคน บนทกเปนคาใชจาย Total Tax จานวนภาษทงหมด หลงจากเชคยอด Total แลว กรณบนทกดวยระบบ Multi-currency ตองใสอตราแลกเปลยนของรายการทบนทกทหนา Rate ดวย แลวกดปม Save เพอบนทกรายการ 1.1 การบนทกรายการตงหนโดยรบมาจากระบบสงซอ (Purchase Orders) ถารบขอมลการตงหนมาจากระบบ PO จะไดดงรป

หนาของการบนทกรายการจะเหมอนกบทบนทกตงหนโดยตรงจากระบบเจาหน เพยงแตจะสามารถ Drill Down กลบไปดรายละเอยดของ PO Invoice Entry ในระบบสงซอไดโดยเลอกปม ในของแตละ Entry จะปรากฏดงรป


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-37-

_________________________________________________________________________________________________

2.) Add a Credit Note การบนทกใบลดหน เขา Folder A/P Invoices เลอก Invoice Entry เปด New Batch อธบาย Batch Header เหมอนขนตอนแรก จากนนใหเขาไปทารายการบนทกเกยวกบใบลดหนในสวนของ Entry ดงรป

Page Invoice Entry Number เปดรายการใหม New Entry Vendor No. เลอกเจาหนทตองการทารายการลดหน


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-38-

_________________________________________________________________________________________________

Doc. Type เลอกเปน Credit Note Doc. Number ใสเลขทของใบลดหน Doc. Date ใสวนทของใบลดหน Doc. Total ใสจานวนเงนของใบลดหนดวยยอดทรวมภาษ Apply to เลอกวาเปนใบลดหนของใบกากบสนคาใบใด โดยใบกากบสนคานนจะตองผานรายการแลว หรอเวนวางไวกได ไมตองทาการ Apply Document PO. No. เลขทใบสงซอของรายการทลดหน หรอวางไว Order No. เลขทใบสงขาย (Sale Order) ของรายการทลดหน หรอวางไว 1. เลอกรหสบญชทตองการลดหน และบนทกจานวนเงนในชอง Amount (ยอดกอนภาษ) 2. ตอจากนนใหกดปม Dist. Taxes เพอคานวณยอดภาษของใบลดหน 3. กดปม Totals เพอเชคยอดจานวนเงนของใบลดหนและจานวนภาษ เมอถกตองแลวใหทา

การ Save Page Taxes เลอก Calculate Tax เพอคานวณภาษของใบลดหน (Credit Notes) เชนเดยวกบการคานวณ Tax ของใบแจงหน (Invoice)

2.1 การบนทกใบลดหนโดยรบมาจากระบบสงซอ (Purchase Orders) กรณใชระบบสงซอ (PO) และรบรายการใบลดหนมาจากระบบ Purchase Orders จะไดดงรป


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-39-

_________________________________________________________________________________________________

หนาของการบนทกรายการจะเหมอนกบทบนทกตงหนโดยตรงจากระบบเจาหน เพยงแตจะสามารถ Drill Down กลบไปดรายละเอยดของ PO Credit Note/Debit Note Entry ในระบบสงซอไดโดยเลอกปม ในของแตละ Entry จะปรากฏดงรป

3.) Print and Post Invoice Batch การพมพรายงานและผานรายการ หลงจากบนทกรายการของใบกากบสนคา ใบลดหนเรยบรอยแลว ตองพมพรายงาน Batch Listing มาตรวจสอบความถกตองกอนผานรายการเพอใหทาการ Update เจาหนรายตว พรอมทงนารายการไปทาการจายชาระหน การพมพ Batch Listing ใหเขาไปท Folder A/P Batch Listing ใชคาสง Menu File เลอก Batch Listing ทตองการจะ Print จะไดดงรป


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-40-

_________________________________________________________________________________________________

Batch Type เลอกชนดของรายงานทตองการพมพม 3 ชนดคอ Invoice, Payment, Adjustment Batch Number เลอก Batch ทตองการพมพรายงาน Batch Date ใสชวงวนทของรายการทตองการพมพ Type เลอกลกษณะของการบนทกรายการ เชน Entered คอบนทกเขาไปเอง Imported รบมาจากระบบอน ฯลฯ Status เลอกสถานะของ Batch ม Open, Ready to Post เลอก Open ตอจากนนใหกดปม Print การผานรายการ Post Invoice หลงจากพมพรายงาน Batch Listing มาตรวจสอบและถกตองแลว ใหทาการผานรายการ (Posted) โดยการผานรายการสามารถทาได 2 ทคอ

1. Icon Invoice Batch List สามารถผานรายการไดครงละ 1 Batch โดยไมตองทาสถานะของ Batch ใหเปน Ready to Post ตวอยางดงรป

2. Icon Post Invoice Batches สามารถผานรายการไดครงละหลาย ๆ Batch โดยตองเขาไป Double Click ท A/P Transaction แลวเลอก Icon Invoice Batch List เลอก Batch ทตองการจะผานรายการให Ready To Post เปน ”Yes” กอน แลวจงเขาไปท Icon A/P Transaction, Post Batches โดยสามารถผานรายการไดเปนชวง (Range) ตามตองการหรอจะผานรายการทงหมด All Batches ทมสถานะเปน Ready to Post ตวอยางดงรป


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-41-

_________________________________________________________________________________________________

หมายเหต การผานรายการท Icon Post Batches จะผานรายการเฉพาะ Batch ทมสถานะเปน Ready to Post เทานน หลงจากการผานรายการเรยบรอยแลวจะมขอความยนยนวาการผานรายการวาสมบรณแลว ดงรป

กรณทผานรายการแลว Error การผานรายการไมสมบรณจะมขอความยนยนวาการผานรายการเกดการผดพลาด โดยระบบจะสราง Error Batch ใหมใหอก 1 Batch จะตองเขาไปดเหตผลของการผดพลาดในรายงาน Processing Reports – Posting Journal เลอก Posting Errors เพอดสาเหตของการผดพลาดแลวแกไขใหถกตอง และทาการผานรายการใหมอกครง ดงรป

To Print the Posting Journal การพมพรายงาน หลงจากการผานรายการแลวใหพมพรายงาน Posting Journal เพอเปน Audit Trail ของการผานรายการ โดยเขาไปท Folder A/P Transaction Reports เลอก Posting Journals ดงรป


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-42-

_________________________________________________________________________________________________

Select Posting Journal เลอกประเภทของรายการทตองการพมพ

Invoice การผานรายการของการตงหน Payment การผานรายการของการจายเงน Adjustment Posting การผานรายการของการปรบปรงรายการ Revaluation การผานรายการของการปรบมลคาเงนตราตางประเทศ Provisional Revaluation การทดลองผานรายการของปรบมลคาเงนตราตางประเทศ

From…To Posting Sequence เลอกลาดบทของการผานรายการ โดยปกตระบบจะขน Default ใหตงแตลาดบแรกจนถงลาดบสดทายของการผานรายการเสมอ ถาตองการพมพเฉพาะ Batch ทตองการ ใหเลอกลาดบทของการผานรายการ โดยใหไปดลาดบทของการ Post ท Icon Batch List วา Batch ทตองการพมพเปนการ Post ครงทเทาใด ใหเลอกเฉพาะครงทตองการเทานน Reprint Previously Printed Journals เลอกถาตองการพมพรายงานทเคยพมพไปแลว Sort By เลอกประเภทของรายงานวาตองการเรยงลาดบดวยอะไร แนะนาวาควรจะเลอกแบบ Batch/Entry เพราะงายตอการตรวจสอบ และเปรยบเทยบกบรายงาน Batch Listing ทพมพกอนการผานรายการ

สรป การพมพรายงานและการผานรายการ

การพมพรายงาน Batch Listing จะเปนการพมพรายงานเพอออกมาตรวจสอบกอนทจะผานรายการ จะอยในรปแบบของขอมลทบนทกเขาไป ไมแสดงเปนรปแบบบญชค

การพมพรายงาน Batch Listing สามารถพมพไดจากหนาตางการทางาน โดยเลอก File Menu ของ Invoice Entry หรอจะพมพท Folder A/P Transaction Reports โดยเลอก Batch Listing

การพมพ Batch Listing สามารถพมพไดครงละ 1 Batch หรอพมพเปนชวงกได


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-43-

_________________________________________________________________________________________________

กรณทเลอก Option ใหพมพ Batch Listing ทกครงกอนผานรายการเมอทาการ Setup ระบบเจาหน (Force Listing of Batches) ดงนนเมอมการแกไขรายละเอยดของ Batch จะตองพมพรายงาน Batch Listing ใหมทกครง จงจะสามารถผานรายการได

กอนการผานรายการทกครงจะตองเปลยนสถานะของ Batch ทจะ Post ใหเปน Ready to Post โดยการทาใหมสถานะเปน ”Yes” ท Icon Invoice Batch List

การผานรายการสามารถทาได 2 ท คอ ถาผานรายการเพยง 1 Batch สามารถทาไดท Icon Batch List หรอถาตองการผานรายการครงละหลาย ๆ Batch หรอเปนชวง จะตองทาการผานรายการท Icon Post Invoice Batches

การผานรายการแตละครง ระบบจะสรางลาดบทการผานรายการให (Posting Sequence) การผานรายการแตละครง ระบบจะสรางรายการ Posting Journal เพอเปน Audit Trail ซงสามารถใชรายงาน เปนรายการทเชคยอนกลบไปยง Batch Listing และ Source Documents

5.) Enter and Apply Payment Transactions การบนทกการจายชาระหน ใหเขาท Icon A/P Transaction เลอก Payment Entry เพอเรมทาการจายชาระเงนโดยเปด Batch ใหมดงรป

กรณใชระบบ Multicurrency จะมหนา Rates เพอใหใสอตราแลกเปลยนสาหรบการจายเงน Batch Number, Batch Date เลอกเลขท Batch ทตองการและพมพรายละเอยดของการจายเงนพมพวนททารายการ Bank Code เลอกธนาคารทจะใชจายเงน Currency กรณใช Multicurrency จงจะม Field น โดยจะแสดงตามสกลเงนของ Statement ธนาคารทเลอก Rate Type, Rate Date, Bank Rate ใสวธการแปลงคาเงนตราตางประเทศ, วนทของอตราแลกเปลยนและอตราแลกเปลยนทใช


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-44-

_________________________________________________________________________________________________

หลงจากกาหนดรายละเอยดเรยบรอยแลวให ทารายการจายเงนในสวนของ Payment Entry

การบนทกการจายชาระหนในระบบเจาหน มการทารายการ 4 แบบ คอ 1. Payment การจายชาระหนใหกบเจาหนตามยอดคงคางของใบกากบสนคา 2. Prepayment การจายชาระเงนลวงหนาใหกบเจาหน 3. Apply Document การจบคเอกสารระหวางการจายเงนลวงหนาใหแกเจานกบใบกากบสนคาเพอใหเหลอยอด

จานวนเงนทถกตองเพอทาการจายเงนหรอเปนการ Apply เอกสาร ใบลดหน/ใบเพมหน กบตนฉบบใบกากบสนคาเพอใหเหลอยอดเงนทถกตองเพอทาการจายเงน

4. Miscellaneous Payment การจายเงนรายการอน ๆ ทไมตงหนในระบบเจาหนโดยบนทกรายการบญชคาใชจายไดโดยตรง

Enter a Payment Using the ”Direct” Mode for Payment Application การจายชาระหนโดยเลอกใชหวขอ Direct การบนทกจายชาระเงนในระบบเจาหน ทาได 2 วธในการคนหาเอกสารทตองการจายชาระ โดยเลอก

Select Mode ระบบจะแสดงรายละเอยดเอกสารทกชนดของเจาหนทมอยทงหมดมาใหเลอก

Direct Mode เมอทราบเลขทเอกสารทจะทาการจายชาระหนใหเลอกหวขอนเพราะจะชวยใหการ คนหาขอมลรวดเรวขน

To add a Payment วธทาจายชาระหน ใหเขา Icon Payment Entry ดงรป

Entry Number เลขทของ Entry ระบบจะขนใหอตโนมต, อธบายรายละเอยดของ การจายเงน


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-45-

_________________________________________________________________________________________________

Transaction Type เลอกแบบการจายเงนเปน Payment Vendor Number Finder เจาหนทจะจายเงนหรอพมพลงไปเอง Remit To กรณจายเชคเปนชออน ไมใชชอตามรหสเจาหน Check Number พมพเลขทเชค Print Check เลอก Option การพมพเชค ถาเลอกจะพมพเชคออกจากระบบเจาหน ชอง Check Number จะไมสามารถพมพเลขทเชคลงไปเองได แตถาไมตองการพมพเชคจากระบบเจาหน เนองจากไดมการพมพเชคเรยบรอยแลวจากนอกระบบ กไมตองเลอก Option น ใหพมพเลขทเชคลงไปเองในชอง Check Number Check Language เลอกภาษาทจะพมพเชค เลอก (ENG) English Mode เลอก Direct เพอระบ Invoice ทจะจายเอง Document Number พมพเลขท Invoice ทจะจายลงไปเอง Payment Number ใชสาหรบการจายเงนแบงเปนหลายงวด (Multiple Payment Schedules) ใหพมพครงทจายเงนวาเปนการจายครงทเทาใด กรณทมการจายครงเดยวจะ เปน 1 เสมอ Applied Amount จานวนเงนทจะจาย ปกตเมอพมพเลขท Invoice แลวจะแสดงยอดทจายเทากบ Invoice แตสามารถแกไขจานวนเงนทจะจายได Discount Available พมพจานวนสวนลดทไดรบ กดปม Insert เพอขนบรรทดใหม โดยเลอก Invoice ใบตอไปใหสงเกต คอลมน Applied Amount (แถบสเทาดานบน) ยอดจานวนเงนในเชคจะเปลยนไปจะถก Update ดวยรายการท Insert Line ดงรป

ในการจายเงนสามารถเลอก Mode เปน Select กไดโดยระบบจะแสดง Invoice ทงหมดของเจาหนทผานรายการแลว สามารถเลอกตดจายชาระหนไดตามตองการเชนกน แตจะใชเวลาในการคนหาขอมล


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-46-

_________________________________________________________________________________________________

ชากวาการเลอก Direct Mode ดงรป


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

Mode เลอกเปน Select แลวกดปม สนาเงน Doc. Type เลอก All เพอแสดงเอกสารทงหมดของเจาหน – Invoice, Debit Note, Credit Note Order เลอก Document No. เพอแสดงเอกสารตามเลขทเอกสาร Apply Double Click ใหเปน Yes เมอตองการจายชาระเงน Invoice ใบใดถาเปน Pending แสดงวามการจายชาระเงนแลวแตยงไมได Post รายการ Document Type บอกชนดของเอกสาร เชน Invoice, Credit Note Document Number เลขทของเอกสาร Pending Balance ยอดคงคางของเอกสารแตละใบทเลอกแลว Applied Amount จานวนเงนทจะจาย Net Balance ยอดคงเหลอของเอกสาร Current Balance จานวนเงนตามใบกากบสนคา หลงจากตดจายชาระหนเรยบรอยแลวใหทาการ Save ใหสงเกต Check Amount เทากบจานวนเงนในใบกากบสนคาททาการ Apply เมอเสรจแลวใหพมพรายงาน Batch Listing มาตรวจสอบรายการทบนทกกอนทจะทาการผานรายการ โดยสามารถพมพรายงาน Batch Listing ไดจาก File Menu ของ Payment Entry Folder A/P Transaction Reports เลอก Batch Listing

โดยเลอก Listing for Payment Batches

-47-

_________________________________________________________________________________________________

6.) Enter a Prepayment บนทกการจายเงนลวงหนา ในการซอสนคาบางครงจาเปนจะตองมการจายมดจาเงนลวงหนา เอกสารทไดรบหลงจากจายเงนลวงหนาอาจจะเปนเพยงใบรบเงนมดจาเทานน ซงใบกากบสนคาฉบบจรงจะไดรบมาภายหลง จงจะนามาบนทกตงเจาหน หลงจากไดรบใบกากบสนคามาแลวจะตองทาการจบคระหวางเงนลวงหนาทจายไปแลวกบใบกากบสนคาจานวนเตมทไดรบมา เพอจะไดยอดคงเหลอของจานวนเงนทถกตอง เพอทาการจายเงนตอไป ตวอยาง ดงรป

Entry Number เลขทของ Entry ระบบจะขนใหอตโนมต, พมพคาอธบายรายการจายเงนลวงหนา Transaction Type เลอกชนดของการทารายการเปน Prepayment Vendor Number เลอกรหสเจาหนทจะทาการจายเงนลวงหนา Remit-To ระบชอทจะทาเชคจาย Payment Code เลอกวธการจายเงน Print Check ไมตองเลอกพมพเชค ใหเอาเครองหมายถกออก Check Number พมพเลขทเชคลงไปเอง Check Language เลอกภาษาทจะพมพในเชค Reference อางองรายละเอยดเพมเตม (ถาม) Payment Amount พมพจานวนเงนจายลวงหนา Document No. เลขทของการจายเงนลวงหนา จะ Run ใหอตโนมตตามทไดกาหนดไวใน Setup Option เสรจแลวใหกดปม Save เมอไดรบใบกากบสนคาฉบบจรง และนามาตงหน ผานรายการเรยบรอยแลว จะตองทาการ Apply Document ระหวางใบกากบสนคากบเอกสารการจายเงนลวงหนาเพอใหเหลอยอดเงนทถกตองเพอทาการจายเงน


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-48-

_________________________________________________________________________________________________

Vendor Amount จานวนเงนจายลวงหนาปกตจะขนมาอตโนมตเทากบชอง Payment Amount แตจะแตกตางในกรณบนทกรายการทเปนเจาหนตางประเทศ ระบบจะมชอง Rate มาใหบนทกอตราแลกเปลยนเงนตรา Apply By อางองเอกสารทตองการ Apply เชน Document No., PO Number, Sales order number Apply To คนหาเอกสารทตองการ Apply จากระบบ เชน PO Number Activation Date วนททตองการใหระบบทาการ Apply Document ตวอยางการ Apply Document ดงรป

Transaction Type เลอกเปน Apply Document Date วนททาการ Apply Document Vendor เลอกเจาหนทตองการ Apply Document Document No Finder เลอกหาเลขทของการจายเงนลวงหนาทตองการ Apply Document Unapplied Amount จานวนเงนของการจายเงนลวงหนา จะปรากฏกอนทจะทาการ Apply หลงจาก Apply แลวยอดคงเหลอจะเปนศนย Apply Double Click ใหเปน Yes Pending Balance จานวนเงนของใบกากบสนคา Applied Amount เมอ Double Click ชอง Apply จานวนเงนทตองการจะแสดงโดยอตโนมต Net Balance จานวนเงนคงเหลอทตองทาการจาย Current Balance จานวนเงนตามใบกากบสนคา หลงจาก Apply Document เรยบรอยแลวใหสงเกตท Icon Payment Batch List ยอดจานวน เงนของ Batch ททา Apply Document จะเทากบศนย เพราะเปนเพยงการจบคของเอกสาร


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-49-

_________________________________________________________________________________________________

เทานน และจะตองทาการผานรายการดวย ดงรป

7.) Add a Miscellaneous Payment Transaction การจายเงนเจาหนอน ๆ Miscellaneous Payment เปนการจายเงนใหบรษทอน ๆ หรอบคคลอนทไมไดบนทกรายการตงหนไวในระบบเจาหน

Transaction Type เลอกเปน Misc. Payment Vendor Number กรณม Vendor Code ในระบบเจาหนแตไมตองการตงหนสามารถทาจาย Vendor เปน Miscellaneous Payment ได


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-50-

_________________________________________________________________________________________________

Remit To พมพชอทจะทาเชคสงจาย กรณเจาหนทวไปไมม Vendor Code ในระบบเจาหน Dist. Code เลอก Dist. Code เพอลงบญช หรอเลอก G/L Account G/L Account เลอกรหสบญชแยกประเภทของคาใชจายทตองการ Amount จานวนเงนจายเชค ถาตองการบนทกภาษหก ณ ทจายให Insert ขนบรรทดใหมและเลอกรหสบญชภาษหก ณ ทจาย พรอมทงใสจานวนเงนภาษหก ณ ทจายในเครองหมายตดลบ Reference ใสเลขทเอกสารอางอง ทสงไป G/L Payment Amount หลงจากบนทกรายการในหนา Detail จานวนเงนจะขนใหอตโนมต Document Number หลงจากบนทกรายการในหนา Detail เลขทเอกสารจะขนอตโนมตใหตาม Setup Option Description คาอธบายรายการเกยวกบการจายเงน หลงจากนนกดปม Save เพอบนทกรายการทคยเขาไป หลงจากนนใหพมพรายงาน Batch Listing มาตรวจสอบ กอน Post รายการเพอ Update เจาหนตอไป เมอทารายการตาง ๆ และผานรายการแลว ถาเลอก Option On request Using Create G/L Batch ตองทาการสงขอมลไปยงระบบบญชแยกประเภท โดยเขาท A/P Periodic Processing -> Create G/L Batch โดยสามารถ Cut Off ขอมลใหสงไป GL ตามลาดบการ Post (Posting Sequence) จะไดดงรป

5th Floor Sricharoenchai Building 121/2 Moo 4 Tiwannon Rd. Taladkwan Mueang Nonthaburi 11000 Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

-51-


Tel. (662) 9688927-8 Fax. (662) 9688929

Create G/L Transactions From เปนการเลอกเอกสารทตองการสงไประบบบญชแยกประเภท โดยจะทาเครองหมายสงทละประเภทหรอเลอกทกประเภทกไดม Invoice Batches, Payments, Adjustments, Revaluation Through Posting Sequence เลอกลาดบการ Post ทตองการสงไป สามารถ Finder เลอก หรอจะสงตาม default ทแสดงอยกได จากนนกดปม Process ระบบจะทาการสงขอมลไปท G/L Transactions -> Batch List ของระบบ GL โดยแยกรายการตาม Source Code เปนคนละ Batch กน Reports รายงานตาง ๆ ของระบบเจาหนแบงเปน 1. รายงานการ Setup ตาง ๆ พมพไดจาก Icon A/P Setup Reports เชน Options, Account Sets, Distribution

Codes, Distribution Sets, Terms, etc.,. 2. รายงานการทางาน รายงานวเคราะหพมพไดจาก Folder A/P Transaction Reports เชน Batch Listing,

Posting Journals, Check Register, Vendor Transactions, Age Payables, Aged Cash Requirements, Aged Retainage, etc.,.

หลงจากบนทกรายการตงหนและจายชาระหนเรยบรอยแลว ใหพมพรายงานวเคราะหตาง ๆ จาก Transaction Reports เกยวกบเจาหนเพอเกบไวเปนหลกฐานดงน 1. Vendor Transactions รายงานเจาหนรายตว 2. Aged Payables รายงานวเคราะหอายเจาหน (Aging) 3. Aged Cash Requirements รายงานวเคราะหในการเตรยมเงนสาหรบหนทถงกาหนดชาระ

%%%%%%%%%%%%%%%%%%