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FACULTAD DE FACULTAD DE
CONTABILIDAD Y AUDITORIACONTABILIDAD Y AUDITORIA
UNIVERSIDAD TECNICA DE AMBATO
FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
SEXTO SEMESTRE
PROFESOR
LENYN G. VASCONEZ A.
SEMESTRE MARZO – AGOSTO 2009
CONTENIDOS PROGRAMÁTICOS
ELEMENTO I
DISPOSICIONES LEGALES
1.1 Constitución de la República del Ecuador
1.1.1 Deberes primordiales del Estado
1.1.2 Derechos del buen vivir.
1.1.3 Derecho a acceder a fuentes de información
1.1.4 Deberes y responsabilidades de los ciudadanos
1.1.5 Clasificación de las Instituciones del Estado.
1.1.6 La administración Pública.
1.2 Ley Orgánica de Administración Financiera y Control
1.2.1 Descripción y Finalidad
1.2.2 Objetivos
1.2.3 Componentes
1.2.4 Organización de la Administración Financiera
1.2.5 Sistema de Determinación y Recaudación de los Recursos Financieros
1.2.6 Sistema de Tesorería
1.2.7 Reglamento General Sustitutivo para el manejo y administración de
Bienes del Sector Público
1.2.8 De los bienes
1.2.9 De la adquisición
1.2.10 Del egreso de bienes
1.2.11 Del Mantenimiento y control de vehículos
1.3 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
1.3.1 Disposiciones constitucionales
1.3.2 Objeto y ámbito de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
1.3.3 Sistema de Control Interno
1.3.4 La Contabilidad Gubernamental como elemento del Sistema de Control
Interno
1.3.5 Determinación de responsabilidades
ELEMENTO II
SISTEMA DE PRESUPUESTO
2.1 Disposiciones legales aplicadas al Sistema de Presupuesto
2.1.1 Constitución de la República del Ecuador
2.1.2 Ley de Presupuesto
2.2 Normativa presupuestaria
2.2.1 Programación presupuestaria
2.2.2 Formulación presupuestaria
2.2.3 Ejecución presupuestaria
2.2.4 Reformas presupuestaria
2.3 Programa de caja
2.3.1 Principios y aspectos generales
2.3.2 Programa anual de caja
2.3.3 Programa periódico de caja
2.3.4 Compromisos
2.4 Ejercicios prácticos
ELEMENTO III
NORMATIVA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
3.1 Principios Generales
3.2 Revisión general del Sistema e-SIGEF
3.3 Revisión general de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Compras
Públicas
3.3.1Manejo de la Herramienta de compras públicas
ELEMENTO IV
NORMATIVA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
4.1 Principios de Contabilidad Gubernamental
4.2 Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental
4.3 Catálogo General de Cuentas
4.3.1 Estructura
4.3.2 Asociación contable presupuestaria
4.3.3 Catálogo de Cuentas
4.4 Informes financieros
4.4.1 Informes financieros
4.4.2 Requisitos de los informes
4.4.3 Modelos de informes
4.5 Ejercicio práctico de aplicación del sistema
APLICACIÓN DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
ELEMENTO 1
DISPOSICIONES LEGALES
1.1 Constitución de la República del Ecuador
Definición de Constitución
Constitución (ciencia política), ley fundamental, escrita o no, de un Estado
soberano, establecida o aceptada como guía para su gobernación.
La constitución fija los límites y define las relaciones entre los poderes
legislativo, ejecutivo y judicial del Estado, estableciendo así las bases para
su gobierno.
Como resultado de las definiciones anteriores podemos manifestar que la
Constitución es la base legal para el funcionamiento de un estado, las
instituciones y personas que forman el mismo se encuentra en la Constitición
Política, que en nuestro caso es la Constitución de la República del Ecuador,
esta incluye en forma general todos los deberes y responsabilidades tanto del
estado como de los ciudadanos del país.
1.1.1 Deberes primordiales del Estado
Art. 3.- Son deberes primordiales del Estado:
1. Garantizar sin discriminación alguna el efectivo goce de los derechos
establecidos en la Constitución y en los instrumentos internacionales, en
particular la educación, la salud, la alimentación, la seguridad social y el
agua para sus habitantes.
2. Garantizar y defender la soberanía nacional.
3. Fortalecer la unidad nacional en la diversidad.
4. Garantizar la ética laica como sustento del quehacer público y el
ordenamiento jurídico.
5. Planificar el desarrollo nacional, erradicar la pobreza, promover el desarrollo
sustentable y la redistribución equitativa de los recursos y la riqueza, para
acceder al buen vivir.
6. Promover el desarrollo equitativo y solidario de todo el territorio, mediante el
fortalecimiento del proceso de autonomías y descentralización.
7. Proteger el patrimonio natural y cultural del país.
8. Garantizar a sus habitantes el derecho a una cultura de paz, a la seguridad
integral y a vivir en una sociedad democrática y libre de corrupción.
1.1.2 Derechos del buen vivir
DERECHOS DEL BUEN VIVIR
AGUA Y ALIMENTACIÓN
Art. 12.- El derecho humano al agua es fundamental e irrenunciable. El agua
constituye patrimonio nacional estratégico de uso público, inalienable,
imprescriptible, inembargable y esencial para la vida.
Art. 13.- Las personas y colectividades tienen derecho al acceso seguro y
permanente a alimentos sanos, suficientes y nutritivos; preferentemente
producidos a nivel local y en correspondencia con sus diversas identidades y
tradiciones culturales.
El Estado ecuatoriano promoverá la soberanía alimentaria.
AMBIENTE SANO
Art. 14.- Se reconoce el derecho de la población a vivir en un ambiente sano y
ecológicamente equilibrado, que garantice la sostenibilidad y el buen vivir,
sumak kawsay.
Se declara de interés público la preservación del ambiente, la conservación de
los ecosistemas, la biodiversidad y la integridad del patrimonio genético del
país, la prevención del daño ambiental y la recuperación de los espacios
naturales degradados.
Art. 15.- El Estado promoverá, en el sector público y privado, el uso de
tecnologías ambientalmente limpias y de energías alternativas no
contaminantes y de bajo impacto. La soberanía energética no se alcanzará en
detrimento de la soberanía alimentaria, ni afectará el derecho al agua.
Se prohíbe el desarrollo, producción, tenencia, comercialización, importación,
transporte, almacenamiento y uso de armas químicas, biológicas y nucleares,
de contaminantes orgánicos persistentes altamente tóxicos, agroquímicos
internacionalmente prohibidos, y las tecnologías y agentes biológicos
experimentales nocivos y organismos genéticamente modificados perjudiciales
para la salud humana o que atenten contra la soberanía alimentaria o los
ecosistemas, así como la introducción de residuos nucleares y desechos
tóxicos al territorio nacional.
CULTURA Y CIENCIA
Art. 21.- Las personas tienen derecho a construir y mantener su propia
identidad cultural, a decidir sobre su pertenencia a una o varias comunidades
culturales y a expresar dichas elecciones; a la libertad estética; a conocer la
memoria histórica de sus culturas y a acceder a su patrimonio cultural; a
difundir sus propias expresiones culturales y tener acceso a expresiones
culturales diversas.
No se podrá invocar la cultura cuando se atente contra los derechos
reconocidos en la Constitución.
Art. 22.- Las personas tienen derecho a desarrollar su capacidad creativa, al
ejercicio digno y sostenido de las actividades culturales y artísticas, y a
beneficiarse de la protección de los derechos morales y patrimoniales que les
correspondan por las producciones científicas, literarias o artísticas de su
autoría.
Art. 23.- Las personas tienen derecho a acceder y participar del espacio público
como ámbito de deliberación, intercambio cultural, cohesión social y promoción
de la igualdad en la diversidad. El derecho a difundir en el espacio público las
propias expresiones culturales se ejercerá sin más limitaciones que las que
establezca la ley, con sujeción a los principios constitucionales.
Art. 24.- Las personas tienen derecho a la recreación y al esparcimiento, a la
práctica del deporte y al tiempo libre.
Art. 25.- Las personas tienen derecho a gozar de los beneficios y aplicaciones
del progreso científico y de los saberes ancestrales.
EDUCACIÓN
Art. 26.- La educación es un derecho de las personas a lo largo de su vida y un
deber ineludible e inexcusable del Estado. Constituye un área prioritaria de la
política pública y de la inversión estatal, garantía de la igualdad e inclusión
social y condición indispensable para el buen vivir. Las personas, las familias y
la sociedad tienen el derecho y la responsabilidad de participar en el proceso
educativo.
Art. 27.- La educación se centrará en el ser humano y garantizará su desarrollo
holístico, en el marco del respeto a los derechos humanos, al medio ambiente
sustentable y a la democracia; será participativa, obligatoria, intercultural,
democrática, incluyente y diversa, de calidad y calidez; impulsará la equidad de
género, la justicia, la solidaridad y la paz; estimulará el sentido crítico, el arte y
la cultura física, la iniciativa individual y comunitaria, y el desarrollo de
competencias y capacidades para crear y trabajar.
La educación es indispensable para el conocimiento, el ejercicio de los
derechos y la construcción de un país soberano, y constituye un eje estratégico
para el desarrollo nacional.
Art. 28.- La educación responderá al interés público y no estará al servicio de
intereses individuales y corporativos. Se garantizará el acceso universal,
permanencia, movilidad y egreso sin discriminación alguna y la obligatoriedad
en el nivel inicial, básico y bachillerato o su equivalente.
Es derecho de toda persona y comunidad interactuar entre culturas y participar
en una sociedad que aprende. El Estado promoverá el diálogo intercultural en
sus múltiples dimensiones.
El aprendizaje se desarrollará de forma escolarizada y no escolarizada.
La educación pública será universal y laica en todos sus niveles, y gratuita
hasta el tercer nivel de educación superior inclusive.
Art. 29.- El Estado garantizará la libertad de enseñanza, la libertad de cátedra
en la educación superior, y el derecho de las personas de aprender en su
propia lengua y ámbito cultural.
Las madres y padres o sus representantes tendrán la libertad de escoger para
sus hijas e hijos una educación acorde con sus principios, creencias y opciones
pedagógicas.
HÁBITAT Y VIVIENDA
Art. 30.- Las personas tienen derecho a un hábitat seguro y saludable, y a una
vivienda adecuada y digna, con independencia de su situación social y
económica.
Art. 31.- Las personas tienen derecho al disfrute pleno de la ciudad y de sus
espacios públicos, bajo los principios de sustentabilidad, justicia social, respeto
a las diferentes culturas urbanas y equilibrio entre lo urbano y lo rural. El
ejercicio del derecho a la ciudad se basa en la gestión democrática de ésta, en
la función social y ambiental de la propiedad y de la ciudad, y en el ejercicio
pleno de la ciudadanía.
SALUD
Art. 32.- La salud es un derecho que garantiza el Estado, cuya realización se
vincula al ejercicio de otros derechos, entre ellos el derecho al agua, la
alimentación, la educación, la cultura física, el trabajo, la seguridad social, los
ambientes sanos y otros que sustentan el buen vivir.
El Estado garantizará este derecho mediante políticas económicas, sociales,
culturales, educativas y ambientales; y el acceso permanente, oportuno y sin
exclusión a programas, acciones y servicios de promoción y atención integral
de salud, salud sexual y salud reproductiva. La prestación de los servicios de
salud se regirá por los principios de equidad, universalidad, solidaridad,
interculturalidad, calidad, eficiencia, eficacia, precaución y bioética, con
enfoque de género y generacional.
TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL
Art. 33.- El trabajo es un derecho y un deber social, y un derecho económico,
fuente de realización personal y base de la economía. El Estado garantizará a
las personas trabajadoras el pleno respeto a su dignidad, una vida decorosa,
remuneraciones y retribuciones justas y el desempeño de un trabajo saludable
y libremente escogido o aceptado.
Art. 34.- El derecho a la seguridad social es un derecho irrenunciable de todas
las personas, y será deber y responsabilidad primordial del Estado. La
seguridad social se regirá por los principios de solidaridad, obligatoriedad,
universalidad, equidad, eficiencia, subsidiaridad, suficiencia, transparencia y
participación, para la atención de las necesidades individuales y colectivas.
El Estado garantizará y hará efectivo el ejercicio pleno del derecho a la
seguridad social, que incluye a las personas que realizan trabajo no
remunerado en los hogares, actividades para el auto sustento en el campo,
toda forma de trabajo autónomo y a quienes se encuentran en situación de
desempleo.
1.1.3 Derechos a acceder a fuentes de información
COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN
Art. 16.- Todas las personas, en forma individual o colectiva, tienen derecho a:
1. Una comunicación libre, intercultural, incluyente, diversa y participativa, en
todos los ámbitos de la interacción social, por cualquier medio y forma, en su
propia lengua y con sus propios símbolos.
2. El acceso universal a las tecnologías de información y comunicación.
3. La creación de medios de comunicación social, y al acceso en igualdad de
condiciones al uso de las frecuencias del espectro radioeléctrico para la gestión
de estaciones de radio y televisión públicas, privadas y comunitarias, y a
bandas libres para la explotación de redes inalámbricas.
4. El acceso y uso de todas las formas de comunicación visual, auditiva,
sensorial y a otras que permitan la inclusión de personas con discapacidad.
5. Integrar los espacios de participación previstos en la Constitución en el
campo de la comunicación.
Art. 17.- El Estado fomentará la pluralidad y la diversidad en la comunicación, y
al efecto:
1. Garantizará la asignación, a través de métodos transparentes y en igualdad
de condiciones, de las frecuencias del espectro radioeléctrico, para la
gestión de estaciones de radio y televisión públicas, privadas y
comunitarias, así como el acceso a bandas libres para la explotación de
redes inalámbricas, y precautelará que en su utilización prevalezca el
interés colectivo.
2. Facilitará la creación y el fortalecimiento de medios de comunicación
públicos, privados y comunitarios, así como el acceso universal a las
tecnologías de información y comunicación en especial para las personas y
colectividades que carezcan de dicho acceso o lo tengan de forma limitada.
3. No permitirá el oligopolio o monopolio, directo ni indirecto, de la propiedad
de los medios de comunicación y del uso de las frecuencias.
Art. 18.- Todas las personas, en forma individual o colectiva, tienen derecho a:
1. Buscar, recibir, intercambiar, producir y difundir información veraz,
verificada, oportuna, contextualizada, plural, sin censura previa acerca de
los hechos, acontecimientos y procesos de interés general, y con
responsabilidad ulterior.
2. Acceder libremente a la información generada en entidades públicas, o en
las privadas que manejen fondos del Estado o realicen funciones públicas.
No existirá reserva de información excepto en los casos expresamente
establecidos en la ley. En caso de violación a los derechos humanos,
ninguna entidad pública negará la información.
Art. 19.- La ley regulará la prevalencia de contenidos con fines informativos,
educativos y culturales en la programación de los medios de comunicación, y
fomentará la creación de espacios para la difusión de la producción nacional
independiente.
Se prohíbe la emisión de publicidad que induzca a la violencia, la
discriminación, el racismo, la toxicomanía, el sexismo, la intolerancia religiosa o
política y toda aquella que atente contra los derechos.
Art. 20.- El Estado garantizará la cláusula de conciencia a toda persona, y el
secreto profesional y la reserva de la fuente a quienes informen, emitan sus
opiniones a través de los medios u otras formas de comunicación, o laboren en
cualquier actividad de comunicación.
1.1.4 Deberes y responsabilidades de los ciudadanos y ciudadanas.
Deberes.- Son todos los que indica la constitución
RESPONSABILIDADES
Art. 83.- Son deberes y responsabilidades de las ecuatorianas y los
ecuatorianos, sin perjuicio de otros previstos en la Constitución y la ley:
1. Acatar y cumplir la Constitución, la ley y las decisiones legítimas de
autoridad competente.
2. Ama killa, ama llulla, ama shwa. No ser ocioso, no mentir, no robar.
3. Defender la integridad territorial del Ecuador y sus recursos naturales.
4. Colaborar en el mantenimiento de la paz y de la seguridad.
5. Respetar los derechos humanos y luchar por su cumplimiento.
6. Respetar los derechos de la naturaleza, preservar un ambiente sano y
utilizar los recursos naturales de modo racional, sustentable y sostenible.
7. Promover el bien común y anteponer el interés general al interés particular,
conforme al buen vivir.
8. Administrar honradamente y con apego irrestricto a la ley el patrimonio
público, y denunciar y combatir los actos de corrupción.
9. Practicar la justicia y la solidaridad en el ejercicio de sus derechos y en el
disfrute de bienes y servicios.
10.Promover la unidad y la igualdad en la diversidad y en las relaciones
interculturales.
11.Asumir las funciones públicas como un servicio a la colectividad y rendir
cuentas a la sociedad y a la autoridad, de acuerdo con la ley.
12.Ejercer la profesión u oficio con sujeción a la ética.
13.Conservar el patrimonio cultural y natural del país, y cuidar y mantener los
bienes públicos.
14.Respetar y reconocer las diferencias étnicas, nacionales, sociales,
generacionales, de género, y la orientación e identidad sexual.
15.Cooperar con el Estado y la comunidad en la seguridad social, y pagar los
tributos establecidos por la ley.
16.Asistir, alimentar, educar y cuidar a las hijas e hijos. Este deber es
corresponsabilidad de madres y padres en igual proporción, y
corresponderá también a las hijas e hijos cuando las madres y padres lo
necesiten.
17.Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país, de manera
honesta y transparente.
1.1.5 Clasificacion de las instituciones del Estado.
SECTOR PÚBLICO
Art. 225.- El sector público comprende:
1. Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva, Legislativa,
Judicial, Electoral y de Transparencia y Control Social.
2. Las entidades que integran el régimen autónomo descentralizado.
3. Los organismos y entidades creados por la Constitución o la ley para el
ejercicio de la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o
para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado.
4. Las personas jurídicas creadas por acto normativo de los gobiernos
autónomos descentralizados para la prestación de servicios públicos.
Art. 226.- Las instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las
servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en virtud de una
potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les
sean atribuidas en la Constitución y la ley. Tendrán el deber de coordinar
acciones para el cumplimiento de sus fines y hacer efectivo el goce y ejercicio
de los derechos reconocidos en la Constitución.
1.1.6 La Administración Pública.
Art. 227.- La administración pública constituye un servicio a la colectividad que
se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía,
desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación,
transparencia y evaluación.
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
Art. 211.- La Contraloría General del Estado es un organismo técnico
encargado del control de la utilización de los recursos estatales, y la
consecución de los objetivos de las instituciones del Estado y de las personas
jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos.
Art. 212.- Serán funciones de la Contraloría General del Estado, además de las
que determine la ley:
1. Dirigir el sistema de control administrativo que se compone de auditoría
interna, auditoría externa y del control interno de las entidades del sector
público y de las entidades privadas que dispongan de recursos públicos.
2. Determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios
de responsabilidad penal, relacionadas con los aspectos y gestiones sujetas
a su control, sin perjuicio de las funciones que en esta materia sean propias
de la Fiscalía General del Estado.
3. Expedir la normativa para el cumplimiento de sus funciones.
4. Asesorar a los órganos y entidades del Estado cuando se le solicite.
Servidoras y servidores públicos
Art. 229.- Serán servidoras o servidores públicos todas las personas que en
cualquier forma o a cualquier título trabajen, presten servicios o ejerzan un
cargo, función o dignidad dentro del sector público.
Los derechos de las servidoras y servidores públicos son irrenunciables. La ley
definirá el organismo rector en materia de recursos humanos y remuneraciones
para todo el sector público y regulará el ingreso, ascenso, promoción,
incentivos, régimen disciplinario, estabilidad, sistema de remuneración y
cesación de funciones de sus servidores.
Las obreras y obreros del sector público estarán sujetos al Código de Trabajo.
La remuneración de las servidoras y servidores públicos será justa y equitativa,
con relación a sus funciones, y valorará la profesionalización, capacitación,
responsabilidad y experiencia.
Art. 230.- En el ejercicio del servicio público se prohíbe, además de lo que
determine la ley:
1. Desempeñar más de un cargo público simultáneamente a excepción de la
docencia universitaria siempre que su horario lo permita.
2. El nepotismo.
3. Las acciones de discriminación de cualquier tipo.
Art. 231.- Las servidoras y servidores públicos sin excepción presentarán, al
iniciar y al finalizar su gestión y con la periodicidad que determine la ley, una
declaración patrimonial jurada que incluirá activos y pasivos, así como la
autorización para que, de ser necesario, se levante el sigilo de sus cuentas
bancarias; quienes incumplan este deber no podrán posesionarse en sus
cargos. Los miembros de las Fuerzas Armadas y Policía Nacional harán una
declaración patrimonial adicional, de forma previa a la obtención de ascensos y
a su retiro.
La Contraloría General del Estado examinará y confrontará las declaraciones e
investigará los casos en que se presuma enriquecimiento ilícito. La falta de
presentación de la declaración al término de las funciones o la inconsistencia
no justificada entre las declaraciones hará presumir enriquecimiento ilícito.
Cuando existan graves indicios de testaferrismo, la Contraloría podrá solicitar
declaraciones similares a terceras personas vinculadas con quien ejerza o haya
ejercido una función pública.
1.2 Ley Orgánica de Administración Financiera y Control
La Ley Orgánica deAdministración Financiera y Control, fue expedida mediante
Decreto Supremo No. 1429, publicada en el Registro Oficial 337 del 16 de
mayo de 1977, en sustitución de la Ley Orgánica de Hacienda de 1928, lo cual
fue producto de la Revolución Juliana.
La presente ley fue declarada con jerarquía y calidad de orgánica por el
Congreso Nacional mediante Resolución R-22-058 (R.O. 280, 8-III-2001), es
decir, con anterioridad a que las reglas aplicables al máximo organismo de
control se integren a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
1.2.2 Descripción y Finalidad
Art. 1.- Descripción.- La presente ley comprende la programación,
organización, dirección, ejecución, coordinación y control de los procesos
siguientes: de presupuesto y crédito público, de determinación, recaudación,
depósito, inversión, compromiso, obligación, desembolso y recuperación de los
recursos financieros públicos; de registro contable de los recursos financieros y
materiales; de preparación e interpretación de informes financieros
relacionados con los resultados de las operaciones, la situación financiera, los
cambios operados en ella y en el patrimonio; y comprende, finalmente, la
evaluación interna y externa de dichos procesos, por medio de la auditoría.
Art. 2.- Finalidad.- La finalidad de esta ley es establecer, poner en
funcionamiento y mantener en las entidades y organismos del sector público un
conjunto de normas y procedimientos que integren y coordinen la gerencia
financiera para lograr un empleo eficiente, efectivo y económico de los recursos
humanos, materiales y financieros.
1.2.3 Objetivos
Art. 3.- Objetivos.- Los objetivos principales de esta ley son:
1. Conseguir la coordinación de la administración financiera de las entidades y
organismos del sector público, básicamente por medio de la unificación de
criterios;
2. Facilitar la vinculación de los procesos de planificación y presupuesto;
3. Lograr una organización estructural y funcional lógica y eficiente en las
actividades financieras y en sus unidades administrativas;
4. Establecer claramente las facultades y obligaciones en la administración
financiera;
5. Garantizar la existencia de un adecuado control interno y externo;
6. Asegurar la utilización de personal idóneo y la promoción de su desarrollo
profesional continuo;
7. Perfeccionar y mantener al día la administración financiera, a través del
empleo de técnicas modernas y eficientes;
8. Proveer de la documentación y el registro apropiado de las operaciones
financieras;
9. Producir información financiera útil, adecuada, oportuna y confiable, para la
adopción de decisiones de la alta dirección;
10.Evaluar y mejorar las operaciones financieras por medio de la auditoría
financiera; y,
11.Evaluar y mejorar la eficiencia, efectividad y economía de la administración
pública, por medio de la auditoría operacional.
1.2.4 Componentes
Art. 4.- Componentes.- La aplicación de esta ley se hará a través de los
siguientes sistemas componentes, que estarán íntimamente relacionados entre
sí:
1.- El sistema de presupuesto;
2.- El sistema de determinación y recaudación de los recursos financieros;
3.- El sistema de tesorería;
4.- El sistema de contabilidad gubernamental; y,
5.- El sistema de control.
Art. 5 Ámbito de aplicación.- La presente ley rige para todas las entidades y
organismos del sector público.
FACULTADES NORMATIVAS
Art. 6.- Políticas.- El Ministro de Finanzas y el Contralor General, cada uno en
los asuntos de su competencia, de acuerdo con los establecido en el Art. 13 de
esta ley, dictarán y promulgarán las políticas que servirán como guía general
para el diseño, implantación y funcionamiento de los sistemas previstos en la
misma.
Art. 7.- Normas relativas a los sistemas componentes.- Para cada uno de los
sistemas componentes, se establecerán y promulgarán las disposiciones
normativas secundarias, como normas técnicas, manuales y las demás que
sean pertinentes, de acuerdo con lo dispuesto en esta ley y con las políticas
generales a que se refiere el artículo anterior.
Art. 8.- Facultad normativa de las entidades y organismos.- A base de las
políticas generales y de las normas secundarias a que se refieren los artículos
precedentes de este capítulo, cada entidad y organismo del sector público
establecerá y publicará las políticas, los manuales específicos y las demás
disposiciones que sean necesarias para su administración financiera y control,
disposiciones que se sujetarán a lo previsto en esta ley.
1.2.5 Organización de la Administración Financiera.
Art. 9.- Administración financiera.- Cada entidad y organismo del sector público
diseñará e implantará, con arreglo a las disposiciones de esta ley,
procedimientos e instructivos para su administración financiera, adaptados a
sus necesidades particulares, a fin de proveer con oportunidad de la
información necesaria para la adopción de decisiones.
Art. 10.- Requisitos de la administración financiera.- La administración
financiera de cada entidad y organismo contará con un sólido control interno
sustentado en una organización eficiente, separación de funciones
incompatibles, personal idóneo, facultades y obligaciones definidas,
documentación, registros y procesos que generen información apropiada.
Art. 11.- Organización de la unidad financiera.- En cada entidad y organismo se
establecerá una sola unidad administrativa responsable de su gestión
financiera total.
La unidad financiera será organizada según las características y necesidades
de la entidad u organismo respectivo y dependerá directamente de la alta
dirección.
Art. 12.- Personal de la unidad financiera.- La unidad financiera estará servida
por personal que reúna los requisitos mínimos establecidos para tal efecto,
personal que estará sujeto a evaluación periódica con respecto a su calidad y
ética profesional.
1.2.6 Sistema de Determinación y Recaudación de los Recursos
Financieros.
Art. 146.- Descripción.- El sistema comprende todos los componentes que
forman el proceso de determinación y recaudación de los recursos financieros.
Art. 147.- Recursos tributarios y no tributarios.- La determinación y recaudación
de los recursos financieros tributarios se regirá por lo dispuesto en el Código
Tributario y las leyes de la materia.
La determinación y recaudación de los recursos no tributarios se regirá por lo
dispuesto en la presente ley.
Art. 148.- Finalidad.- La finalidad primordial del sistema es establecer
mecanismos idóneos para la determinación y recaudación de los recursos
financieros, en concordancia con las disposiciones sustantivas pertinentes.
Art. 149.- Objetivo.- Su objetivo principal es la determinación de los ingresos
tributarios y no tributarios con que se podrá contar para financiar las
actividades del Estado, y su recaudación.
Art. 150.- Componentes.- Sus componentes son los procesos de determinación
y recaudación de los recursos financieros.
Art. 151.- Ámbito.- El sistema rige para todos los recursos financieros de todas
las entidades y organismos del sector público.
1.2.7 Sistema de Tesorería
Art. 158.- Descripción.- El sistema comprende todos los componentes del
proceso de percepción, depósito y colocación de los recursos financieros
públicos a disposición de las entidades y organismos del sector público, para la
cancelación oportuna de sus obligaciones, y de utilización de dichos recursos,
de acuerdo a los planes y presupuestos correspondientes.
Art. 159.- Recursos tributarios y no tributarios.- El depósito y la distribución de
los recursos financieros públicos, la colocación de los mismos a disposición de
las entidades y organismos del sector público, así como su utilización, se regirá
por lo dispuesto en la presente ley.
Art. 160.- Finalidad.- La finalidad primordial del sistema es establecer los
mecanismos que aseguren la percepción y disponibilidad de los recursos
financieros necesarios para atender las operaciones de las entidades y
organismos del sector público, garantizándoles la recepción oportuna de los
mismos, sin demoras, de acuerdo a un plan de flujo de recursos financieros.
Art. 161.- Objetivos.- Sus objetivos principales son:
1. Programar el flujo de los recursos financieros públicos;
2. Establecer las necesidades de financiamiento por medio de préstamos,
emisión de bonos y otros mecanismos;
3. Captar oportunamente todos los ingresos tributarios y no tributarios y
obtener los recursos provenientes de las operaciones de crédito público;
4. Depositar inmediatamente, en los depositarios oficiales, los recursos
financieros obtenidos;
5. Administrar los recursos financieros de manera eficiente, efectiva y
económica;
6. Asegurar el óptimo rendimiento de los recursos financieros, temporalmente
no necesarios, mediante su inversión a corto plazo;
7. Garantizar la disponibilidad de los recursos financieros necesarios en
períodos de insuficiencia temporal, por medio de préstamos u otras
operaciones de crédito a corto plazo;
8. Poner a disposición de las entidades y organismos del sector público los
recursos financieros del Gobierno Nacional, con oportunidad y de acuerdo
con las necesidades preestablecidas, para la cancelación de sus
obligaciones legalmente exigibles; y,
9. Asegurar en las entidades y organismos del sector público, autofinanciados
o con autonomía financiera, la adecuada programación del flujo de recursos
financieros y la racional administración de los mismos.
Art. 162.- Componentes.- Sus componentes son los procesos de percepción y
depósito de los recursos financieros públicos, la colocación de los mismos a
disposición de las entidades u organismos del sector público, y la utilización de
dichos recursos por los precitados organismos o entidades.
Art. 163.- Ámbito.- El sistema rige para todos los recursos financieros de las
entidades u organismos del sector público.
1.2.8 Reglamento General Sustitutivo para el manejo y administración de
Bienes del Sector Público
Considerando:
Que mediante Ley No. 73, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No.
595 de 12 de junio del 2002, entró en vigencia la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado, la cual establece el sistema de control y, como
parte del mismo, el control de la administración de bienes del sector público;
Que, es necesario contar con un nuevo reglamento general sustitutivo para
normar la adquisición, manejo, utilización, egreso, traspaso, préstamo,
enajenación y baja de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, que
constituyen el patrimonio de cada una de las entidades y organismos del sector
público; Que el artículo 120 de la Constitución Política de la República dispone
que no habrá dignatario, autoridad, funcionario ni servidor público exento de
responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones o
por sus omisiones; y, en ejercicio de las atribuciones que le confiere el Art. 211
de la Constitución Política de la República y los Arts. 31, numeral 22 y 95 de la
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Acuerda: Expedir el
Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de bienes del
sector público.
DEL ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DE LOS SUJETOS
Art. 1.- Ámbito de aplicación.- Este reglamento se aplicará para la gestión de
los bienes de propiedad de los organismos y entidades del sector público
comprendidos en el Art. 118 de la Constitución Política de la República, de las
entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos en los
términos previstos en al artículo 211 de la Constitución Política y 4 reformado
de la Ley Orgánica de la Contraloría, y para los bienes de terceros que por
cualquier causa estén en el sector público bajo custodia o manejo.
Art. 2.- De los sujetos.- Este reglamento rige para los servidores públicos, sean
estos: dignatarios elegidos por votación popular, funcionarios, empleados o
trabajadores contratados por autoridad competente, que presten sus servicios
en el sector público y para las personas naturales o personas jurídicas de
derecho privado, de conformidad a lo señalado en la Ley Orgánica de la
Contraloría, en lo que fuere aplicable.
Por tanto, no habrá persona alguna que por razón de su cargo, función o
jerarquía esté exenta del cumplimiento de las disposiciones del presente
reglamento, de conformidad a lo previsto en el Art. 120 de la Constitución
Política de la República.
Art. 3.- Del procedimiento y cuidado.- Es obligación de la máxima autoridad de
cada entidad u organismo, el orientar y dirigir la correcta conservación y
cuidado de los bienes públicos que han sido adquiridos o asignados para uso y
que se hallen en poder de la entidad a cualquier título: depósito, custodia,
préstamo de uso u otros semejantes, de acuerdo con este reglamento y las
demás disposiciones que dicte la Contraloría General y el propio organismo o
entidad.
Con este fin nombrará un Custodio - Guardalmacén de Bienes, de acuerdo a la
estructura organizativa y disponibilidades presupuestarias de la institución, que
será responsable de su recepción, registro y custodia.
La conservación, buen uso y mantenimiento de los bienes, será de
responsabilidad directa del servidor que los ha recibido para el desempeño de
sus funciones y labores oficiales.
Para la correcta aplicación de este artículo, cada institución emitirá las
disposiciones administrativas internas correspondientes, que sin alterar las
normas de este reglamento permitan:
2 Mantener registros y documentos en que conste la historia de cada bien, y
su destinación y uso;
3 Entregar los bienes por parte del Custodio -Guardalmacén de Bienes o
quien haga sus veces, al Jefe de cada unidad administrativa; y,
4 Identificar y designar al servidor que recibe el bien para el desempeño de
sus funciones, mediante la suscripción de la recepción a través del
formulario diseñado para el efecto.
El daño, pérdida o destrucción del bien, por negligencia comprobada o su mal
uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del
servidor que lo tiene a su cargo, y de los servidores que de cualquier manera
tienen acceso al bien, cuando realicen acciones de mantenimiento o reparación
por requerimiento propio o del usuario; salvo que se conozca o compruebe la
identidad de la persona causante de la afectación al bien.
El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, sin perjuicio de los
registros propios de la contabilidad de la entidad, debe tener información sobre
los bienes y mantener un inventario actualizado de éstos; además es su
obligación formular y mantener actualizada una hoja de vida útil de cada bien o
tipo de bien, dependiendo de su naturaleza en la cual constará su historial, con
sus respectivos movimientos, novedades, valor residual y baja.
En el registro de la vida útil del bien se anotará su ingreso, y toda la
información pertinente, como daños, reparaciones, ubicación y su egreso.
El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, entregará copia de la
parte pertinente del inventario y de los bienes a cada Jefe de sección o unidad,
en la cual se encuentren los bienes para el uso respectivo; además entregará a
cada usuario, custodio directo, copia de las características y condiciones de los
bienes entregados a su uso y custodia para el cumplimiento de las labores
inherentes a su cargo.
1.2.8 De los bienes
Art. 4.- De los bienes.- Cada entidad u organismo llevará el registro contable de
sus bienes de conformidad a las disposiciones sobre la materia expedidas por
el Ministerio de Economía y Finanzas.
Art. 5.- Empleo de los bienes.- Los bienes de las entidades y organismos del
sector público sólo se emplearán para los fines propios del servicio público. Es
prohibido el uso de dichos bienes para fines políticos, electorales, doctrinarios o
religiosos o para actividades particulares y/o extrañas al servicio público.
1.2.9 De la adquisición
Art. 6.- De las formas de adquirir.- Para la adquisición de cualquier tipo de
bienes que no consten en el respectivo Plan Anual de Adquisiciones se
requiere de la resolución de la más alta autoridad de la entidad u organismo o
del funcionario delegado para este fin, con sujeción a las disposiciones legales
pertinentes.
Para efectuar las adquisiciones, las entidades u organismos del sector público
emitirán su correspondiente reglamento interno y/o disposiciones
administrativas, de conformidad a sus requerimientos y en concordancia con
las disposiciones legales que fueren aplicables.
Art. 7.- Forma de los contratos.- Salvo lo que disponga la ley, las adquisiciones
de bienes constarán en contrato escrito firmado por las partes, excepto si la
cuantía es inferior al 5% del valor establecido anualmente para el concurso de
ofertas y estarán debidamente respaldadas, mediante documentos escritos, en
los cuales se evidencie su proceso, la decisión de la máxima autoridad o su
delegado si es el caso, las notas de venta, pro formas, facturas, cuadros
comparativos con la recomendación pertinente e informes técnicos sobre
características y especificaciones, y en los casos correspondientes, las
decisiones de los comités de adquisición. El proceso de la adquisición de
bienes efectuado por concursos públicos o licitaciones, de conformidad con lo
dispuesto en la Codificación de la Ley de Contratación Pública, su Reglamento
y más disposiciones administrativas internas de cada entidad u organismo. La
transferencia de inmuebles se la realizará a través de escritura pública.
Para la adquisición de bienes especiales, como naves, aeronaves y otros
utilizables en materia hidrocarburífera o similares, se dará cumplimiento a las
normas legales y reglamentarias específicas para dichas materias.
En el caso de daños o desperfectos en las naves de la Fuerza Pública o de sus
entidades, que se encontraren fuera del territorio nacional, las adquisiciones
que sirvan para su reparación y normal funcionamiento, podrán hacerse sin
contrato escrito cuando la cuantía sea inferior al valor del 25% aplicado sobre
el monto del concurso de ofertas; pero en todo caso con sometimiento a las
normas legales específicas de la entidad u organismo de que se trate y con
estricto cumplimiento a las normas establecidas por la Contraloría General,
relativas a dejar pistas de auditoría que faciliten el ejercicio del control.
Otras entidades y organismos del sector público que se encuentren en el caso
antes citado, podrán acogerse a lo señalado en el inciso anterior, en casos
excepcionales calificados así por la máxima autoridad que, para el efecto,
requerirá el informe previo justificativo del servidor público encargado de la
adquisición de bienes.
Cuando se deban importar los bienes se cumplirán las normas jurídicas y se
seguirán los procedimientos, que están vigentes sobre la materia.
Art. 8.- Garantías.- Los contratos se sujetarán, en cuanto a las garantías, a lo
que se señale en la ley.
Los anticipos de cualquier naturaleza que se realicen para adquirir bienes
deberán ser previamente garantizados en la cuantía y con la modalidad que
determine la ley.
Cuando se trate de la importación de bienes con financiamiento proveniente de
organismos internacionales públicos y de gobiernos extranjeros, que hubieren
suscrito convenios con el Estado, las garantías por anticipos se regularán por lo
que disponga la ley o los convenios y tratados internacionales.
Al menos con quince días de anticipación a su vencimiento, el contratista
deberá renovar las garantías que hubiere presentado, de lo contrario la entidad
u organismo la hará efectiva sin otro requisito.
Los funcionarios de la entidad que conserven las garantías, serán los
responsables de que estas se mantengan en vigencia o de proceder a
efectivizarlas en caso de falta de renovación.
Art. 9.- Control previo y dictámenes.- El avalúo de los bienes muebles, la
apreciación de su calidad, las condiciones generales y especiales de la
negociación, la disponibilidad presupuestaria y de caja, la legalidad de la
adquisición y demás pormenores, serán materia de aprobación y
pronunciamiento de un servidor encargado del control previo en la entidad u
organismo. Además, cuando conforme a la ley, se requiera informes o
dictámenes previos, la máxima autoridad de la entidad u organismo los
solicitará con anterioridad a la celebración del respectivo contrato.
Art. 10.- Inspección y recepción.- Los bienes adquiridos, de cualquier
naturaleza que fueren, serán recibidos y examinados por el servidor público,
Guardalmacén de Bienes, o quien haga sus veces y los servidores que de
conformidad a la normatividad interna de cada entidad deban hacerlo, lo que se
dejará constancia en una acta con la firma de quienes los entregan y reciben.
Adquirido el bien el Guardalmacén de Bienes, hará el ingreso correspondiente
y abrirá la hoja de vida útil o historia del mismo, en la que se registrarán todos
sus datos; y en los casos pertinentes, información adicional sobre su ubicación
y el nombre del servidor a cuyo servicio se encuentre.
Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los bienes y se
las comunicará inmediatamente a la máxima autoridad o al funcionario
delegado para el efecto. No podrán ser recibidos los bienes mientras no se
hayan cumplido cabalmente las estipulaciones contractuales.
Art. 11.- Uso y conservación de bienes.- Una vez adquirido el bien el
Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, previa comunicación al Jefe
de la unidad a la cual se destina el bien lo entregará al servidor que lo va a
mantener bajo su custodia, mediante la respectiva acta de entrega recepción,
quien velará por la buena conservación de los muebles y bienes confiados a
su guarda, administración o utilización, conforme las disposiciones legales y
reglamentarias correspondientes.
Art. 12.- Obligatoriedad de inventarios.- El Guardalmacén de Bienes o quien
haga sus veces, al menos una vez al año, en el último trimestre, procederá a
efectuar la toma de inventario, a fin de actualizarlo y tener la información
correcta, conocer cualquier novedad relacionada con ellos, su ubicación,
estado de conservación y cualquier afectación que sufra, cruzará esta
información con la que aparezca en las hojas de vida útil o historial de los
bienes y presentará un informe sucinto a la máxima autoridad de la entidad, en
la primera quincena de cada año. El incumplimiento de esta obligación será
sancionado por la máxima autoridad de conformidad a las normas
administrativas pertinentes y lo dispuesto en la Codificación de la Ley Orgánica
de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de
las Remuneraciones del Sector Público, pero se podrá otorgar un plazo
máximo de treinta días para que cumpla con esa obligación.
De igual manera en la Fuerza Pública se dará aplicación a lo dispuesto en este
artículo, para lo cual los ministros de Gobierno y de Defensa emitirán las
disposiciones administrativas correspondientes, las cuales deberán contar con
la aprobación previa del Contralor General del Estado.
1.2.10 Del egreso de bienes
DEL EGRESO DE BIENES
Art. 13.- Inspección previa.- El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus
veces, en concordancia con el artículo anterior, informará por escrito a la
máxima autoridad y al Jefe Financiero sobre los bienes que se hubieren vuelto
inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse. El Jefe Financiero
designará a uno de los servidores de control previo, distinto del encargado de
la custodia o uso de los bienes, para que realice la inspección de los mismos.
Si del informe de inspección apareciere que los bienes todavía son necesarios
en la entidad u organismo, concluirá el trámite y se archivará el expediente.
Caso contrario se procederá de conformidad con las normas que constan en
los siguientes artículos de este capítulo. Cuando se trate de bienes
pertenecientes al Patrimonio Cultural del Estado, se observará lopreceptuado
en la Codificación de la Ley de Patrimonio Cultural y su reglamento.
1.2.11 Del Mantenimiento y control de vehículos
El acuerdo 007-CG publicado en el R. O. 60 del 11 de abril del 2003, establece
los principales lineamientos para el uso, control y mantenimiento de los
vehículos del sector público respecto a los siguientes aspectos:
Utilización de los vehículos
Movilización
Funcionarios responsables
Logotipos, placas oficiales y conducción
Control y mantenimiento vehicular
Órdenes de movilización
Registro y estadística
Custodia
Notificación de percances
Acciones de control y devolución de vehículos
Acción pública
Mantenimiento preventivo y correctivo
Abastecimiento de combustibles y lubricantes
Personal responsable
Prohibiciones y sanciones
(Trabajo de los grupos).
1.3Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
1.3.1 Disposiciones constitucionales
Constitución de la República del Ecuador
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
Art. 211.- La Contraloría General del Estado es un organismo técnico
encargado del control de la utilización de los recursos estatales, y la
consecución de los objetivos de las instituciones del Estado y de las personas
jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos.
Art. 212.- Serán funciones de la Contraloría General del Estado, además de las
que determine la ley:
1. Dirigir el sistema de control administrativo que se compone de auditoría
interna, auditoría externa y del control interno de las entidades del sector
público y de las entidades privadas que dispongan de recursos públicos.
2. Determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de
responsabilidad penal, relacionadas con los aspectos y gestiones sujetas a su
control, sin perjuicio de las funciones que en esta materia sean propias de la
Fiscalía General del Estado.
3. Expedir la normativa para el cumplimiento de sus funciones.
4. Asesorar a los órganos y entidades del Estado cuando se le solicite.
1.3.2 Objeto y ámbito de la Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado
Art. 1.- Objeto de la Ley.- La presente Ley tiene por objeto establecer y
mantener, bajo la dirección de la Contraloría General del Estado, el sistema de
control, fiscalización y auditoría del Estado, y regular su funcionamiento con la
finalidad de examinar, verificar y evaluar el cumplimiento de la visión, misión y
objetivos de las instituciones del Estado y la utilización de recursos,
administración y custodia de bienes públicos.
Art. 2.- Ámbito de aplicación de la Ley.- Las disposiciones de esta Ley rigen
para las instituciones del Estado, previstas en el artículo 118 de la Constitución
Política de la República; su aplicación se extenderá a las entidades de derecho
privado, exclusivamente respecto de los bienes, rentas u otras subvenciones
de carácter público de que dispongan.
Art. 3.- Recursos Públicos.- Para efecto de esta Ley se entenderán por
recursos públicos, todos los bienes, fondos, títulos, acciones, participaciones,
activos, rentas, utilidades, excedentes, subvenciones y todos los derechos que
pertenecen al Estado y a sus instituciones, sea cual fuere la fuente de la que
procedan, inclusive los provenientes de préstamos, donaciones y entregas que,
a cualquier otro título realicen a favor del Estado o de sus instituciones,
personas naturales o jurídicas u organismos nacionales o internacionales.
Los recursos públicos no pierden su calidad de tales al ser administrados por
corporaciones, fundaciones, sociedades civiles, compañías mercantiles y otras
entidades de derecho privado, cualquiera hubiere sido o fuere su origen,
creación o constitución hasta tanto los títulos, acciones, participaciones o
derechos que representen ese patrimonio sean transferidos a personas
naturales o personas jurídicas de derecho privado, de conformidad con la ley.
1.3.3 Sistema de Control Interno
CONTROL INTERNO
Art. 9.- Concepto y elementos del Control Interno.- El control interno constituye
un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada
institución que proporciona seguridad razonable de que se protegen los
recursos públicos y se alcancen los objetivos institucionales.
Constituyen elementos del control interno:
El entorno de control,
La organización,
La idoneidad del personal,
El cumplimiento de los objetivos institucionales,
Los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas
adoptadas para afrontarlos,
El sistema de información, el cumplimiento de las normas jurídicas y
técnicas; y,
La corrección oportuna de las deficiencias de control.
El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado, y tendrá
como finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio del control
externo a cargo de la Contraloría General del Estado.
Art. 10.- Actividades Institucionales.- Para un efectivo, eficiente y económico
control interno, las actividades institucionales se organizarán en administrativas
o de apoyo, financieras, operativas y ambientales.
Art. 11.- Aplicación del control interno.- Se tendrán en cuenta las normas sobre
funciones incompatibles, depósito intacto e inmediato de lo recaudado,
otorgamiento de recibos, pagos con cheque o mediante la red bancaria,
distinción entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago; y, el reglamento
orgánico funcional que será publicado en el Registro Oficial.
Art. 12.- Tiempos de control.- El ejercicio del control interno se aplicará en
forma previa, continua y posterior:
a) Control previo.- Los servidores de la institución, analizarán las actividades
institucionales propuestas, antes de su autorización o ejecución, respecto a su
legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con
los planes y presupuestos institucionales;
b) Control continuo.- Los servidores de la institución, en forma continua
inspeccionarán y constatarán la oportunidad, calidad y cantidad de obras,
bienes y servicios que se recibieren o prestaren de conformidad con la ley, los
términos contractuales y las autorizaciones respectivas; y,
c) Control posterior.- La unidad de auditoría interna será responsable del
control posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicará a las
actividades institucionales, con posterioridad a su ejecución.
1.3.4 La Contabilidad Gubernamental como elemento del Sistema de
Control Interno
Art. 13.- Contabilidad Gubernamental.- La Contabilidad Gubernamental, como
parte del sistema de control interno, tendrá como finalidades establecer y
mantener en cada institución del Estado un sistema específico y único de
contabilidad y de información gerencial que integre las operaciones financieras,
presupuestarias, patrimoniales y de costos, que incorpore los principios de
contabilidad generalmente aceptados aplicables al sector público, y que
satisfaga los requerimientos operacionales y gerenciales para la toma de
decisiones, de conformidad con las políticas y normas que al efecto expida el
Ministerio de Economía y Finanzas, o el que haga sus veces.
1.3.5 Determinación de responsabilidades
Art. 38.- Presunción de legitimidad.- Se presume legalmente que las
operaciones y actividades realizadas por las instituciones del Estado y sus
servidores, sujetos a esta Ley, son legítimas, a menos que la Contraloría
General del Estado, como consecuencia de la auditoría gubernamental, declare
en contrario.
Art. 39.- Determinación de responsabilidades y seguimiento.- A base de los
resultados de la auditoría gubernamental, contenidos en actas o informes, la
Contraloría General del Estado, tendrá potestad exclusiva para determinar
responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de
responsabilidad penal.
Previamente a la determinación de responsabilidades administrativas y civiles
culposas que se desprendan de los informes elaborados por las auditorías
internas, la Contraloría General del Estado examinará el cumplimiento de los
preceptos legales y de las normas de auditoría y procederá a determinarlas con
la debida motivación, sustentándose en los fundamentos de hecho y de
derecho pertinentes. De existir indicios de responsabilidad penal, se procederá
de acuerdo a lo previsto en los artículos 65, 66 y 67 de esta Ley.
En todos los casos, la evidencia que sustente la determinación de
responsabilidades, a más de suficiente, competente y pertinente, reunirá los
requisitos formales para fundamentar la defensa en juicio.
La Contraloría General del Estado efectuará el seguimiento de la emisión y
cobro de los títulos de crédito originados en resoluciones ejecutoriadas.
Art. 40.- Responsabilidad por acción u omisión.- Las autoridades, dignatarios,
funcionarios y demás servidores de las instituciones del Estado, actuarán con
la diligencia y empeño que emplean generalmente en la administración de sus
propios negocios y actividades, caso contrario responderán, por sus acciones u
omisiones, de conformidad con lo previsto en esta ley.
Art. 41.- Órdenes superiores.- Ningún servidor, funcionario o empleado de las
instituciones del Estado, podrá ser relevado de su responsabilidad legal
alegando el cumplimiento de órdenes superiores, con respecto al uso ilegal,
incorrecto o impropio de los recursos públicos de los cuales es responsable.
Los servidores públicos podrán objetar por escrito, las órdenes de sus
superiores, expresando las razones para tal objeción. Si el superior insistiere
por escrito, las cumplirán, pero la responsabilidad recaerá en el superior. Esta
disposición se aplicará en armonía con lo dispuesto en la Ley de Servicio Civil y
Carrera Administrativa.
Art. 42.- Responsabilidad directa.- Los servidores de las instituciones del
Estado, encargados de la gestión financiera, administrativa, operativa o
ambiental, serán responsables, hasta por culpa leve, cuando incurrieren en
acciones u omisiones relativas al incumplimiento de normas, falta de veracidad,
de oportunidad, pertinencia o conformidad con los planes, programas y
presupuestos y por los perjuicios que se originaren de tales acciones u
omisiones.
Art. 43.- Responsabilidad principal y subsidiaria por pago indebido.- La
responsabilidad principal, en los casos de pago indebido, recaerá sobre la
persona natural o jurídica de derecho público o privado, beneficiaria de tal
pago. La responsabilidad subsidiaria recaerá sobre o los servidores, cuya
acción u omisión culposa hubiere posibilitado el pago indebido. En este caso, el
responsable subsidiario gozará de los beneficios de orden y excusión previstos
en la ley.
Art. 44.- Responsabilidad solidaria.- Habrá lugar para establecer
responsabilidad solidaria cuando dos o más personas aparecieren como
coautoras de la acción, inacción u omisión administrativa que la origine.
Responsabilidad administrativa culposa
Art. 45.- Responsabilidad administrativa culposa.- La responsabilidad
administrativa culposa de las autoridades, dignatarios, funcionarios y servidores
de las instituciones del Estado, se establecerá a base del análisis documentado
del grado de inobservancia de las disposiciones legales relativas al asunto de
que se trate, y sobre el incumplimiento de las atribuciones, funciones, deberes
y obligaciones que les competen por razón de su cargo o de las estipulaciones
contractuales, especialmente las previstas en el Título III de esta ley.
Incurrirán en responsabilidad administrativa culposa las autoridades,
dignatarios, funcionarios o servidores de las instituciones del Estado que, por
acción u omisión, se encontraren comprendidos en una o más de las causales
siguientes:
1. No establecer ni aplicar indicadores de gestión y medidas de desempeño
para evaluar la gestión institucional o sectorial y el rendimiento individual de
sus servidores;
2. Cometer abuso en el ejercicio de su cargo;
3. Permitir la violación de la ley, de normas específicas emitidas por las
instituciones del Estado, o de normas de carácter generalmente obligatorio
expedidas por autoridad competente, inclusive las relativas al desempeño
de cada cargo;
4. Exigir o recibir dinero, premios o recompensas, por cumplir sus funciones
con prontitud o preferencia, por otorgar contratos a determinada persona o
suministrar información, sin perjuicio de la responsabilidad penal a que
hubiere lugar;
5. No establecer o no aplicar con sujeción a la ley y normas pertinentes, los
subsistemas de determinación y recaudación, presupuesto, tesorería,
crédito público y contabilidad gubernamental;
6. No establecer o no aplicar con sujeción a esta Ley y más normas
pertinentes los subsistemas de control interno y control externo;
7. No establecer o no aplicar con sujeción a la ley y más normas pertinentes,
los sistemas de planificación, administración de bienes y servicios,
inversiones públicas, administración de recursos humanos, de gestión
financiera y de información;
8. Contraer compromisos y obligaciones por cuenta de la institución del
Estado, a la que representan o en la que prestan sus servicios, en
contravención con las normas respectivas y sin sujetarse a los dictámenes
de la ley; o insistir ilegalmente en una orden que haya sido objetada por el
control previo;
9. No tomar inmediatamente acciones correctivas necesarias en conocimiento
del informe del auditor interno o externo; o de consultas absueltas por
organismos de control;
10.No proporcionar oportunamente la información pertinente o no prestar la
colaboración requerida a los auditores gubernamentales, y demás
organismos de control y fiscalización;
11. Incurrir en ilegal determinación o recaudación de los ingresos del Gobierno
Central, y demás instituciones del Estado;
12.No efectuar el ingreso oportuno de cualquier recurso financiero recibido;
13.Disponer o ejecutar, sin tener atribución, el cambio de planes, programas y
estipulaciones relativas a la ejecución de los contratos; y,
14.Las demás previstas en otras normas y disposiciones legales vigentes.
Art. 46.- Sanción por faltas administrativas.- Sin perjuicio de las
responsabilidades civil culposa o penal a que hubiere lugar, los dignatarios,
autoridades, funcionarios y demás servidores de las instituciones del Estado
que incurrieren en una o más de las causales de responsabilidad
administrativa culposa previstas en el artículo anterior, originadas en los
resultados de las auditorías, serán sancionados, con multa de una a diez
remuneraciones mensuales unificadas del dignatario, autoridad, funcionario o
servidor, de acuerdo a la gravedad de la falta cometida, pudiendo además ser
destituido del cargo, de conformidad con la ley.
Las sanciones se impondrán graduándolas entre el mínimo y el máximo
señalados en el inciso anterior de este artículo, debiendo considerarse los
siguientes criterios: la acción u omisión del servidor; la jerarquía del sujeto
pasivo de la sanción; la gravedad de la falta; la ineficiencia en la gestión según
la importancia del interés protegido; el volumen e importancia de los recursos
comprometidos; el haber incurrido en el hecho por primera vez o en forma
reiterada.
Responsabilidad Civil Culposa
Art. 52.- Alcance.- La responsabilidad civil culposa nace de una acción u
omisión culposa aunque no intencional de un servidor público o de un tercero,
autor o beneficiario, de un acto administrativo emitido, sin tomar aquellas
cautelas, precautelas o precauciones necesarias para evitar resultados
perjudiciales directos o indirectos a los bienes y recursos públicos.
La responsabilidad civil culposa genera una obligación jurídica indemnizatoria
del perjuicio económico ocasionado a las instituciones del Estado, calculado a
la fecha en que éste se produjo, que nace sin convención, proveniente de un
acto o hecho culpable del servidor público, o de un tercero, cometido sin
intención de dañar, que se regula por las normas del cuasidelito del Código
Civil.
Procesalmente, en la instancia administrativa o judicial, debe probarse por
quien afirma la culpa en la emisión o perfeccionamiento del acto o hecho
administrativo, que los mismos fueron producto de acciones que denoten
impericia, imprudencia, imprevisión, improvisación, impreparación o
negligencia.
Art. 53.- Predeterminación civil culposa y órdenes de reintegro.- La
responsabilidad civil culposa se determinará en forma privativa por la
Contraloría General del Estado, cuando por los resultados de la auditoría
gubernamental, se hubiere determinado que se ha causado perjuicio
económico al Estado o a sus instituciones, como consecuencia de la acción u
omisión culposa de los servidores públicos, o de las personas naturales o
jurídicas de derecho privado.
Los perjuicios económicos causados en la administración de bienes,
asignaciones, subvenciones, participaciones ocasionales de recursos públicos,
concedidas por el Estado o sus instituciones, a las personas naturales o
jurídicas de derecho privado, estarán sujetos a las disposiciones de la Sección
1de este Capítulo y al procedimiento previsto en esta Sección.
Cuando del examen aparezca la responsabilidad civil culposa de un tercero, se
establecerá la respectiva responsabilidad. Se entenderá por tercero, la persona
natural o jurídica privadas, que, por su acción u omisión, ocasionare perjuicio
económico al Estado o a sus instituciones, como consecuencia de su
vinculación con los actos administrativos de los servidores públicos.
Dicho perjuicio se establecerá de la siguiente forma:
1. Mediante la predeterminación o glosa de responsabilidad civil culposa que
será o serán notificadas a la o las personas implicadas sean servidores
públicos o personas naturales o jurídicas de derecho privado,
concediéndoles el plazo de sesenta días para que las contesten y presenten
las pruebas correspondientes. Expirado este plazo, la Contraloría General
del Estado expedirá su resolución; y,
2. Mediante órdenes de reintegro, en el caso de pago indebido. Se tendrá por
pago indebido cualquier desembolso que se realizare sin fundamento legal
o contractual o sin que el beneficiario hubiere entregado el bien, realizado la
obra, o prestado el servicio, o la hubiere cumplido solo parcialmente.
En estos casos, la orden de reintegro será expedida por la Contraloría General
del Estado y notificada a los sujetos de la responsabilidad, concediéndoles el
plazo improrrogable de noventa días para que efectúen el reintegro. Sin
perjuicio de lo expresado, en el transcurso de dicho plazo, los sujetos de la
responsabilidad podrán solicitar a la Contraloría General del Estado la
reconsideración de la orden de reintegro, para lo cual deberán expresar por
escrito los fundamentos de hecho y de derecho y, de ser del caso, adjuntarán
las pruebas que correspondan. La Contraloría General del Estado se
pronunciará en el plazo de treinta días contado a partir de la recepción de la
petición y su resolución será definitiva, pero podrá impugnarse en la vía
contencioso administrativa.
Ejecutoriada la resolución administrativa o el fallo judicial, según el caso, si no
se efectuare el reintegro, la Contraloría General del Estado dispondrá la
emisión del título de crédito al organismo competente o lo hará por sí misma
según lo dispuesto en el artículo 57 de esta ley.
Indicios de Responsabilidad Penal
Art. 65.- Indicios de responsabilidad penal determinados por la Contraloría
General del Estado.- Cuando por actas o informes y, en general, por los
resultados de la auditoría o de exámenes especiales practicados por servidores
de la Contraloría General del Estado, se establezcan indicios de
responsabilidad penal, por los hechos a los que se refieren el artículo 257 del
Código Penal, los artículos agregados a continuación de éste, y el artículo
innumerado agregado a continuación del artículo 296, que trata del
enriquecimiento ilícito y otros delitos, se procederá de la siguiente manera:
1. El auditor Jefe de Equipo que interviniere en el examen de auditoría, previo
visto bueno del
supervisor, hará conocer el informe respectivo al Contralor General o a sus
delegados, quienes luego de aprobarlo lo remitirán al Ministerio Público, con
la evidencia acumulada, el cual ejercitará la acción penal correspondiente
de conformidad con lo previsto en el Código de Procedimiento Penal.
Dichos informes también serán remitidos a las máximas autoridades de las
Instituciones Auditadas;
2. El Fiscal de ser procedente resolverá el inicio de la instrucción en los
términos señalados en el artículo 217 del Código de Procedimiento Penal y
solicitará al juez las medidas cautelares que considere pertinentes, en
defensa de los intereses del Estado; y,
3. Copia certificada de la sentencia ejecutoriada, será remitida al órgano
competente en materia de administración de personal, para la inhabilitación
permanente en el desempeño de cargos y funciones públicas.
ELEMENTO II
SISTEMA DE PRESUPUESTO
2.1 Disposiciones legales aplicadas al Sistema de Presupuesto
Las disposiciones legales aplicadas al Sistema de presupuesto son:
Constitución de la República del Ecuador 2008
Ley de Presupuestos y su Reglamento
Ley Orgánica de administración Financiera y de Control
Ley de la Contraloría General del Estado
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal Senplades
Plan Nacional de Desarrollo
2.1.1 Constitución de la República del Ecuador
El PGE es el instrumento para la determinación y gestión de los ingresos y
egresos del Estado, que incluye todas las instituciones del sector público con
excepción de: IESS, la banca pública, las empresas públicas y los gobiernos
autónomos descentralizados.
La formulación y ejecución del PGE, se sujetará al Plan Nacional de Desarrollo.
La Función Ejecutiva elaborará la proforma presupuestaria anual y la
programación presupuestaria cuatrimestral, La Asamblea controlara que se
adecue a la Constitución, Plan Nacional de Desarrollo y por ende aprobará u
observará.
Se presentará un informe sobre la ejecución del presupuestaria cada semestre,
así como también los organismos descentralizados su incumplimiento originará
sanciones.
El PGE se gestionará a través de una Cuenta Única del Tesoro Nacional,
abierta en el Banco Central del Ecuador, con las subcuentas correspondientes.
2.1.2 Ley de Presupuesto
Objeto.- La presente Ley establece normas generales que rigen la
programación, formulación, aprobación, ejecución, control, evaluación y
liquidación de los presupuestos del sector público. (1)
Las disposiciones de la presente Ley se aplicarán a los diferentes Organismos
y Dependencias Administrativas del Estado y a las personas jurídicas creadas
por la Ley para el Ejercicio de la Potestad Estatal o para la prestación de
Servicios Públicos o para actividades económicas asumidas por el Estado.
Sistema Nacional de Presupuesto Público.- El Sistema comprende las
políticas, técnicas, acciones y métodos para la programación, formulación,
aprobación, ejecución, control, evaluación y liquidación de los presupuestos,
que observarán obligatoriamente las entidades y organismos del sector público.
El Ministerio de Finanzas y Crédito Público es el órgano rector del Sistema
Nacional de Presupuesto Público.
Las entidades y organismos deberán observar durante el proceso
presupuestario, las líneas generales de acción, directrices y estrategias de
política económica y social, así como los planes y programas nacionales de
desarrollo de mediano y corto plazo, dictadas por el Gobierno Nacional. (9)
Presupuestos Institucionales.- Los presupuestos institucionales,
comprenderán todos los ingresos, financiamientos y gastos previstos para el
ejercicio fiscal dentro del cual se vayan a ejecutar, para lo cual:
a) Los presupuestos de ingresos, se estructurarán sobre la base de clasificador
económico de ingresos y contendrán los montos estimados de todos los
ingresos tributarios y no tributarios;
b) Los presupuestos de financiamiento contemplarán todas las fuentes
financieras provenientes de la contratación de empréstitos, así como de otros
financiamientos provenientes de la venta de valores, bonos y otras operaciones
financieras; y,
c) Los presupuestos de gastos, se elaborarán con base en clasificaciones que
permitan distinguir, entre otros, los gastos de operación, el servicio de la deuda
pública y los gastos de inversión.
El Ministro de Finanzas y Crédito Público establecerá los clasificadores en los
que se fundamentará la gestión presupuestaria. Dichos clasificadores serán
obligatorios para todos los presupuestos del Sector público. (10)
2.2 Normativa presupuestaria
La unidad a cargo de la programación presupuestaria o quien haga sus
veces, preparará el proyecto de presupuesto y lo presentará, por medio del
titular o máxima autoridad, al Ministerio de Finanzas o al máximo organismo
de la entidad.
El proyecto incluirá todos los requerimientos de recursos humanos,
materiales y financieros a utilizarse por dichas entidades u organismos.
Cualesquiera fondos o cuentas especiales, ingresos destinados por la ley u
otros análogos, serán incluidos dentro del proyecto sin excepción alguna.
Los recursos previstos serán destinados a los programas específicos que
conforman el plan de la entidad u organismo para el período presupuestario.
Aprobación oportuna del presupuesto.- Cada entidad y organismo tendrá su
presupuesto aprobado antes del primer día del período para el cual se
expida.
Compromisos.- La asignación presupuestaria se comprometerá en el
momento en que la autoridad competente, mediante acto administrativo
válido, decida adquirir de terceros bienes o servicios, o les encargue la
realización de obras. El compromiso subsistirá hasta que las obras se
realicen, los bienes se entreguen o los servicios se presten. Sin embargo la
misma autoridad que contrajo el compromiso, y mientras este no se haya
convertido en obligación podrá anularlo total o parcialmente. Esta anulación
podrá hacerse cuando el compromiso se considere inconveniente,
innecesario o cuando se tenga la certeza de que no podrá ser cumplido, en
todo o en parte.
Obligaciones.- La obligación se genera y produce afectación presupuestaria
definitiva en los siguientes casos:
1. Cuando se reciban de terceros obras, bienes o servicios adquiridos por
autoridad competente, mediante acto administrativo válido, haya
habido o no compromiso previo; y
2. Cuando ineludiblemente deban realizarse pagos sin contraprestación, de
acuerdo con lo que dispongan las normas técnicas de presupuesto que
dicte el Ministro de Finanzas.
Requisitos para contraer compromisos y obligaciones.- Ninguna entidad
u organismo del sector público, ni funcionario o servidor de los mismos,
contraerá compromisos, celebrará contratos, autorizará o contraerá
obligaciones, respecto de recursos financieros, sin que conste la
respectiva asignación presupuestaria y sin que haya disponible un saldo
suficiente para el pago completo de la obligación correspondiente.
Los contratos cuya ejecución deba durar más de un período
presupuestario podrán celebrarse cuando el presupuesto vigente
contenga la asignación y disponibilidad suficiente para cubrir el costo de
la parte que deba ejecutarse en el período. Para el cumplimiento total de
las obligaciones derivadas de estos contratos se establecerán
asignaciones suficientes en los presupuestos de cada período
subsiguiente.
Ordenadores de gastos y de pagos.- En cada entidad u organismo del
sector público existirán ordenadores de gastos y ordenadores de pagos.
Cada entidad u organismo determinará por reglamento interno las
funciones que han de realizar dichas tareas y sus respectivas áreas de
competencia.
Anulación de compromisos.- Los compromisos que al 31 de diciembre
de cada año no se hayan transformado, total o parcialmente, en
obligaciones, se tendrán por anulados. No obstante, la misma autoridad
que contrajo el compromiso podrá convalidarlo con cargo a los créditos
presupuestarios pertinentes del nuevo período, de acuerdo con las
normas técnicas de presupuesto que dicte el Ministerio de Finanzas.
2.2.1 Programación presupuestaria
En función de las políticas, directrices establecidas por el Gobierno de
turno, se realizan:
1. Priorizar actividades, proyectos y programas
2. Establecer cronogramas de cumplimiento, precisando costos, objetivos,
plazos, coberturas, especificaciones técnicas, etc.
2.2.2 Formulación presupuestaria
En esta fase contando con la información anterior se elabora el proyecto de pro
forma presupuestaria Institucional, para lo cual se compatibiliza los ingresos
previstos con los gastos esperados.
Política Presupuestaria.- El Presidente de la República definirá los
lineamientos generales de la política fiscal y presupuestaria. Sobre la base de
esos lineamientos y de acuerdo a la naturaleza de las entidades y organismos
del sector público, el Ministro de Finanzas y Crédito Público, establecerá con
carácter de obligatorio, los límites para los gastos corrientes y de capital; la
política presupuestaria y el calendario de actividades que regirá para la
formulación de las proformas presupuestarias de las entidades y organismos
requeridos.
2.2.3 Aprobación
Aprobación de Proformas.- Una vez aprobadas internamente las proformas
presupuestarias por la autoridad respectiva, conforme a sus normas
institucionales y a las que dicte el Ministerio de Finanzas.
El Ministro de Finanzas y Crédito Público, considerando las políticas
establecidas y la disponibilidad real de recursos, aprobará, reformará, o
negará justificadamente las proformas de presupuesto que le remitan las
entidades y organismos para su posterior envío al Congreso Nacional
El PGE el Congreso Nacional lo aprobará o reformará hasta el 30 de
noviembre de cada año, si hasta esa fecha no aprobare, el presupuesto
entrará en vigencia el 1 de enero del año siguiente.
En el año en que se posesione el Presidente de la República, la aprobación
lo harán hasta el 28 de febrero, mientras tanto rige el presupuesto anterior.
2.2.4 Ejecución presupuestaria
a) Programación de la ejecución presupuestaria;
b) Establecimiento de compromisos;
c) Autorización de entrega de fondos; y,
d) Pago de obligaciones legalmente exigibles.
Una vez aprobados los presupuestos pueden ser ejecutados en el
transcurso del año en vigencia es decir entre el 1 de enero al 31 de
diciembre de cada año.
Durante la ejecución presupuestaria el ejecutivo debe contar con la
aprobación de la Asamblea para incrementar gastos más allá del porcentaje
determinado por la ley.
2.2.4.1 Reforma Presupuestaria
Se considera reformas presupuestarias las modificaciones en las asignaciones
consignadas a los programas incluidos en los presupuestos aprobados en los
presupuestos aprobados que alteren los techos asignados, el destino de las
asignaciones, su naturaleza económica, fuente de financiamiento, o cualquiera
otra identificación de los componentes de la clave presupuestaria.
Estas modificaciones se los realizarán sobre saldos disponibles no
comprometidos. Nunca se realizará reformas que implique el traspaso de
recursos destinados a inversión o capital para cubrir gastos corrientes.
2.2.4.2 Clausura
La fecha límite para ejecutar el Presupuesto es hasta el 31 de diciembre de
cada año, después de esa fecha no se pueden contraer compromisos ni
obligaciones.
2.2.5 Liquidación, Evaluación y Control
Liquidación
Comprende del 1 de enero al 31 de marzo del siguiente año.
Constituye el período en la cual se debe informar sobre la gestión y
resultados obtenidos en la ejecución presupuestaria.
Evaluación
Está dirigida a medir y comparar el grado de cumplimiento de los objetivos
planteados en el presupuesto.
Control
Se refiere al control interno que debe ejercer todo empleado del Estado.
Son tres momentos del control, previo, concurrente y posterior.
2.3 Programa de caja
La Programación de Caja es el instrumento con el que se establece la previsión
calendarizada de las disposiciones efectivas de fondos y de su correspondiente
utilización en concordancia con la programación de la ejecución
presupuestaria.
Objetivo General
La finalidad fundamental de la Programación de Caja es compatibilizar la
programación presupuestaria anual en función de las disponibilidades.
Objetivos Específicos
Identificar la necesidad de financiamiento del Tesoro en el corto plazo, analizar
las fuentes alternativas de financiamiento y concretar lo más conveniente a los
intereses del Estado Ecuatoriano para cubrir el déficit de caja.
2.3.1 Principios y aspectos generales
Universalidad, Unidad, Equilibrio, Flexibilidad
2.3.2 Reprogramación de Caja
La programación de caja podrá ser modificada en función de la evaluación de
los ingresos efectivamente recaudados para que en lo posible se garantice el
cumplimiento de las cuotas aprobadas misma que será aprobada por el Comité
de las Finanzas Públicas.
2.3.3 Cuentas en el depositario oficial de los fondos públicos
Las cuentas aperturadas en el Depositario Oficial de los Fondos Públicos
serán: la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional y sus auxiliares, las
cuentas exclusivas que reciben desembolsos de préstamos y donaciones del
exterior, las cuentas de las empresas públicas, de la Contraloría General del
Estado y la cuenta de CERESPS. (Fondo creado por el gobierno para asuntos
especiales)
Obligatoriedad.- Toda entidad y organismo del sector Público mantendrá en el
depositario oficial de los fondos públicos sus saldos disponibles en una o las
cuentas que fueren necesarias en función de los requerimientos que demande
el eficiente manejo financiero o lo requiera el proceso de descentralización y
desconcentración.
En consecuencia ninguna institución pública podrá aperturar cuentas fuera del
depositario oficial de los fondos públicos. Solo en los casos que por
circunstancias geográficas y tecnológicas no sea factible mantener una cuenta
en el depositario oficial, la unidad responsable del Tesoro Nacional autorizará
la apertura en el Banco Nacional de Fomento.
La facultad para disponer de una Cuenta en de depositario oficial corresponde
a la unidad administrativa responsable del Tesoro Nacional en el Ministerio de
Finanzas.
Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional.- Los ingresos de cualquier
fuente se depositarán en la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional,
abierta en el depositario oficial de los fondos públicos. Su utilización dispondrá
el Ministerio de Finanzas y, por delegación el responsable del Tesoro Nacional.
Por la excepción prevista en la Ley, los ingresos de las empresas públicas,
CGE, desembolsos externos, se depositarán en las cuentas aperturadas en el
depositario oficial, que se encuentre por fuera de la CCU.
La Cuenta Corriente Única se dividirá en Cuentas Auxiliares:
CCC – FISCALES
CCU – AUTOGESTIÓN
CCU – PREASIGNADOS
CCU – FONDOS ESPECIALES
CCU – FONDOS DE TERCEROS
CCU - CUENTAS DE TRANSFERENCIA DE GOBIERNOS SECCIONALES,
CUENTAS DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS PÚBLICAS, CUENTAS
PARA LA PROVISIÓN DEL PAGO DE LA DEUDA PÚBLICA, CUENTAS
DE LA SEGURIDAD SOCIAL.
Las entidades descentralizadas y autónomas mantendrán las cuentas de
transferencia durante el ejercicio fiscal 2008.
(Consulta)
2.4 Ejercicios prácticos
(Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos del Sector Público).
EJERCICIO NO. 1
Elabore el presupuesto de ingresos y gastos con los datos a continuación.
INGRESOS
Ocupación de lugares públicos 100.00
Intereses por otras operaciones 10.00
Renta de copiadora 50.00
Renta de edificios 200.00
Multas varias 20.00
Por venta de especies fiscales 80.00
Al consumo de bebidas alcohólicas 1.000,00
De cuentas por cobrar 800.00
GASTOS
Mantenimiento de copiadora 20.00
Arriendo de edificios 50.00
Salarios Unificados 150.00
Aporte Patronal 20.00
Compra de esferos, papel, etc 15.00
Compra de copiadoras. 300.00
Compra de vehículos 2.000,00
Compra de escritorios, anaqueles 1.200,00
La diferencia entre el presupuesto de ingresos y gastos es financiada con
transferencias corrientes del gobierno central.
EJERCICIO No. 2
Con los datos que se detalla a continuación identificar la partida presupuestaria
y elaborar el presupuesto de ingresos y gastos del Colegio “Nuevo Amanecer”
La institución pretende recibir ingresos por venta de derechos diversos
USD 900.00.
Venderá productos varios como cds, carpetas, etc . USD 1.050,00.
Recibirá aportes corrientes del Gobierno Central USD 117.089,26
Recibirá por rentas del bar del colegio USD 1.440,00
Recibirá transferencias de capital del sector privado no financiero por:
USD 35.000,00
Pago de sueldos en un año USD 12.442,08
Remuneraciones Unificadas 25.776,00
Bonificación por el día del maestro 7.680,00
Compensación por costo de vida 787,20
Compensación por transporte 384,00
Comisariato 7.680,00
Compensación Pedagógica 384,00
Servicios Personales por contrato 5.100,00
Aporte Patronal 2.155,80
Agua Potable 600,00
Energía Eléctrica 1.440,00
Telecomunicaciones 1.020,00
Edición, Impresión y Reproducción 12.036,00
Pasajes al interior 321,00
Viáticos y Subsistencias en el interior 1.500,00
Arreglo de maquinarias y equipos 2.160,00
Mantenimiento de edificios, locales y residencias 7.200,00
Compra de varios suministros de oficina 6.000,00
Compra de materiales de aseo 3.600,00
Compra de tinta para imprenta y varios 150.00
Compra de materiales didácticos 8.400,00
Pago de seguros 263.28
Comisiones bancarias 72.00
Compra de otros productos terminados(produc) 12.500,00
Jornales para inversión 1.560,00
Fletes y maniobras (inversión) 150.00
Estudio diseño y proyectos(inversión) 1.500,00
Materiales de construcción..(inversión) 5.230,00
Otros bienes de uso y consumo(inversión) 240.00
Líneas redes e instalaciones (inversión) 4.500,00
Compra de escritorios, anaqueles 10.350,00
Compra de computadores e impresoras 18.950,00
Libros y colecciones 180,00
ELEMENTO III
3. NORMATIVA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
El Sistema de Administración Financiera “SAFI” es el conjunto de elementos
interrelacionados, interactuantes e interdependientes, que debidamente
ordenados y coordinados entre sí, persiguen la consecución de un fin común, la
transparente administración de los fondos públicos.
Entre los subsistemas más importantes podemos citar: Presupuesto,
Contabilidad Gubernamental, Tesorería, Nómina, Control Físico de Bienes,
Deuda Pública y Convenios, los que están regidos por principios y normas
técnicas destinados a posibilitar la asignación y utilización eficiente de los
recursos públicos, de la cual se generen los adecuados registros que hagan
efectivos los propósitos de transparencia y rendición de cuentas.
3.1. Principios Generales
ENTES FINANCIEROS
Constituyen entes financieros los organismos, entidades, fondos o proyectos
creados por ley, decreto u ordenanza, con existencia propia e independiente,
que administran recursos y obligaciones del Estado, bajo cuya responsabilidad
estará el funcionamiento del Sistema Integrado de Administración Financiera.
Si las circunstancias lo ameritan se desconcentrará el sistema, bajo la
exclusiva responsabilidad del ente financiero institucional.
Los entes financieros se presumirán de existencia permanente, a menos que
las disposiciones que los crearon definan una existencia determinada u otra
norma legal establezca su disolución o fusión.
El conjunto de recursos y obligaciones administrados por los entes financieros,
reflejados en el Sistema de Administración Financiera institucional, constituirán
la base del Sistema en los niveles Sectorial y Global del Sector Público no
Financiero.
Los organismos, entidades, fondos o proyectos que conforman el Gobierno
Central, se constituirán en un solo Ente Financiero, con presupuesto,
contabilidad y tesorería únicos.
MODELO DE GESTION FINANCIERA
El conjunto de organismos, entidades, fondos o proyectos que conforman el
Gobierno Central y Entidades Descentralizadas y Autónomas, se rigen a través
de la centralización contable y de la caja fiscal y desconcentración de la
ejecución presupuestaria, para lo que se constituyen los siguientes niveles
estructurales:
Unidad de Administración Financiera UDAF
Es la máxima instancia institucional en materia financiera y presupuestaria;
cumple y vela por la aplicación de leyes, normas y procedimientos que rigen la
actividad financiera y presupuestaria de observancia general en la Institución.
Las atribuciones de las Unidades de Administración Financiera de cada
organismo y ente del Sector Público, son las siguientes:
a. Coordinar la programación y formulación del presupuesto, la programación
de la ejecución presupuestaria, y con los responsables de cada unidad
ejecutora, la evaluación de la gestión presupuestaria;
b. Coordinar con la unidad de planificación institucional la adecuada vinculación
de la planificación con el presupuesto y el registro, en el sistema integrado de
información financiera, de la parte pertinente a los objetivos, metas y acciones
definidas en el plan.
c. Coordinar la administración financiera institucional con el ente rector para la
debida aplicación de las políticas, directrices, normas y procedimientos que
emanen del mismo.
La UDAF no tiene competencias de carácter operativo: aglutina las solicitudes
de sus unidades ejecutoras para su tratamiento al nivel del ente rector; y,
autoriza y aprueba las operaciones presupuestarias delegadas para su
tratamiento.
Unidad Coordinadora UC
Es la unidad que, en lo organizativo, es una instancia dependiente de la UDAF
para cumplir determinadas atribuciones que le sean delegadas para facilitar la
coordinación
de las unidades ejecutoras con la UDAF, particularmente en lo relacionado a la
programación presupuestaria, programación financiera y ejecución
presupuestaria. Su creación es facultativa de la Institución en función de las
necesidades de la gestión financiera institucional.
Unidad Ejecutora UE
Es la unidad desconcentrada con atribuciones y competencias para realizar
funciones administrativas y financieras y que, estructuralmente, forma parte de
una Institución.
Los presupuestos se asignan al nivel de unidad ejecutora; por tanto, son la
instancia responsable, en lo operativo, de las distintas fases del ciclo
presupuestario; para tal efecto se regirá a las disposiciones y normas del ente
rector canalizadas a través de la UDAF y de las Unidades Coordinadoras de las
que deberá requerir su aprobación o autorización en todo aquello que no se
encuentre dentro de su marco de competencias.
Todos los registros en las distintas fases del presupuesto se efectúan en la
Unidad Ejecutora; en consecuencia, le corresponde mantener los documentos
de soporte de conformidad con las normas vigentes sobre la materia.
Para efecto de realizar sus actividades mantendrá comunicación y canalizará
sus requerimientos por medio de las Unidades Coordinadoras y la UDAF,
según sea el caso.
PERIODOS DE GESTION
El Sistema de Administración Financiera operará con períodos mensuales para
medir, conocer y comparar los resultados de la gestión y la situación
económica financiera, contable y presupuestaria, sin que ello constituya
impedimento para generar informes con la oportunidad, forma y contenido que
los usuarios lo determinen.
En el período con cierre activado, no se podrán alterar o modificar los datos; las
regularizaciones por errores u otras causas deberán efectuarse en el mes
vigente del Sistema.
El ejercicio fiscal coincidirá con el año calendario, comprendido entre el 1º. de
enero y el 31 de diciembre de cada año.
CONSISTENCIA
El Sistema de Administración Financiera estará estructurado como un sistema
integral, único y uniforme. El Ministerio de Economía y Finanzas tendrá la
atribución exclusiva para autorizar, en casos excepcionales, la aplicación de
criterios técnicos diferentes a los establecidos en los principios y normas
técnicas; los efectos en los resultados contables y presupuestarios se darán a
conocer en notas explicativas de los respectivos informes, analizando el
impacto económico o financiero que representen.
EXPOSICION DE INFORMACION
La información contable, busca revelar con razonabilidad los hechos
financieros, económicos y sociales de las instituciones y organismos del Sector
Público no Financiero, mediante su adecuada utilización, se empleen en forma
transparente los recursos públicos en procura del beneficio colectivo.
Los reportes obtenidos del Sistema Integrado de Administración Financiera
incluirán toda la información que permita una adecuada interpretación de la
situación económica de los entes financieros, como también de los niveles
sectorial y global, de modo que reflejen razonable y equitativamente los
legítimos derechos y obligaciones de los distintos sectores involucrados.
En la información que corresponda a procesos de agregación de movimientos
contables y presupuestarios, se observarán procedimientos de consolidación
que permitan expresar la situación lo más cercano al nivel de gestión de la
administración respectiva.
En notas explicativas a los reportes, se revelarán los hechos o situaciones
cuantitativas y cualitativas que puedan influir en los análisis y decisiones de los
usuarios de la información.
IMPORTANCIA RELATIVA
Los principios, normas y procedimientos técnicos para la operación del Sistema
Integrado de Administración Financiera se aplicarán criterios con sentido
práctico, siempre y cuando no se distorsione la información contable y
presupuestaria institucional, sectorial o global.
OBSERVANCIA DEL ORDENAMIENTO LEGAL
El funcionamiento del Sistema de Administración Financiera estará supeditado
al ordenamiento jurídico vigente, prevalecerán las disposiciones legales
respecto de los principios y normas técnicas que se establezcan en materia
contable y presupuestaria.
En caso de imprecisión en la disposición legal, el Ministerio de Economía y
Finanzas establecerá los criterios técnicos de aplicación, en tanto no exista
interpretación jurídica en contrario.
OBLIGATORIEDAD DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA
“SAFI”
La aplicación del Sistema de Administración Financiera es obligatoria en el
ámbito de los organismos, entidades, fondos o proyectos del Sector Público no
Financiero; la inobservancia de sus normas estará sujeta a las sanciones
previstas en la Ley.
El Ministerio de Economía y Finanzas comunicará periódicamente a la
Contraloría General del Estado, respecto a las entidades que incumplan con la
remisión de la información financiera en forma confiable y oportuna, a fin de
que el Organismo Superior de Control disponga se efectúen las verificaciones
que estime del caso, ya sea mediante exámenes especiales o auditorias
integrales, ya que en uso de sus atribuciones, establezca las responsabilidades
y sanciones a que hubiere lugar, por la inobservancia de lo establecido en la
Ley, Principios, Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, Normas
Técnicas de Control Interno y otras disposiciones normativas aplicables.
PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS
Los presupuestos públicos se regirán bajo los siguientes principios:
Universalidad
Los presupuestos contendrán la totalidad de los ingresos y gastos, no será
posible compensación entre ingresos y gastos de manera previa a su inclusión
en el presupuesto.
Unidad
.
El conjunto de ingresos y gastos debe contemplarse en un solo presupuesto
bajo un esquema estandarizado; no podrán abrirse presupuestos especiales ni
extraordinarios.
Programación
Las asignaciones que se incorporen en los presupuestos deberán responder
a los requerimientos de recursos identificados para conseguir los objetivos y
metas que se programen en el horizonte anual y plurianual.
Equilibrio y estabilidad
El presupuesto será consistente con las metas anuales de déficit/superávit
fiscal bajo un contexto de estabilidad presupuestaria en el mediano plazo.
Plurianualidad
El presupuesto anual se elaborará en el marco de un escenario plurianual
coherente con las metas fiscales de equilibrio y sostenibilidad fiscal de mediano
plazo.
Eficiencia
La asignación y utilización de los recursos del presupuesto se hará en términos
de la producción de bienes y servicios públicos al menor costo posible
para una determinada característica y calidad de los mismos.
Eficacia
El presupuesto contribuirá a la consecución de las metas y resultados definidos
en los programas contenidos en el mismo.
Transparencia
El presupuesto se expondrá con claridad de forma que pueda ser entendible a
todo nivel de la organización del Estado y la sociedad y será objeto
permanente de informes públicos sobre los resultados de su ejecución.
Flexibilidad
El presupuesto será un instrumento flexible en cuanto sea susceptible
de modificaciones para propiciar la más adecuada utilización de los recursos
para la consecución de los objetivos y metas de la programación.
Especificación
El presupuesto establecerá claramente las fuentes de los ingresos y la
finalidad específica a la que deben destinarse; en consecuencia, impone la
limitación que no permite gastar más allá del techo asignado y en
propósitos distintos de los contemplados en el mismo.
3.2 Contabilidad Gubernamental
Definición
La Contabilidad Gubernamental es la ciencia que, en base al conocimiento y
aplicación de un conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos,
permite efectuar el registro sistemático, cronológico y secuencial de los hechos
económicos que ocurren en una organización, con la finalidad de producir
información financiera, patrimonial y presupuestaria, confiable y oportuna,
destinada a apoyar el proceso de toma de decisiones de los administradores y
de terceros interesados en la gestión institucional y para servir de sustento al
control que ejercen los organismos pertinentes.
Características
La Contabilidad “Gubernamental” tiene varias características:
a) Integra las operaciones patrimoniales con las presupuestarias, las
operaciones patrimoniales deben ser registradas por partida doble, las
presupuestarias en cambio, por partida simple;
b) Es de aplicación obligatoria en las entidades que conforman el Sector
Público no Financiero;
c) Utiliza el Catálogo General de Cuentas y el Clasificador Presupuestario de
Ingresos y Gastos, como elementos básicos, comunes, únicos y uniformes;
d) Se fundamenta en los conceptos de centralización normativa a cargo del
Ministerio de Economía y Finanzas y de descentralización operativa en
cada ente financiero público;
e) Crea una base común de datos financieros, que debidamente organizados
se los convierte en información útil;
f) Coadyuva a la determinación de los costos incurridos en actividades de
producción de bienes y servicios, en inversiones en proyectos de
construcción de obra material tangible y en programas de beneficio social
llevados a cabo mediante el desarrollo de actividades que generan
productos intangibles;
g) Permite la agregación y consolidación sistemática de la información
financiera producida por cada ente financiero;
h) Produce información financiera para la toma de decisiones en los niveles
internos de la administración, para los niveles externos que mantienen
intereses con la gestión institucional, para decisiones estratégicas
sectoriales y nacionales, y para el control sobre la pertinencia y propiedad
de las operaciones realizadas; y,
i) Los datos disponibles en sus cuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio,
Ingresos y Gastos de Gestión, “saldos y flujos”, proporcionan insumos para
la producción de las cuentas nacionales y otros reportes financieros
especializados, con la visión del Manual de Estadísticas de las Finanzas
Públicas del Fondo Monetario Internacional.
Proceso contable
El sistema contable gubernamental comprende 3 fases bien diferenciadas:
Comienza a partir del análisis de la documentación fuente, la extracción de
datos de los hechos económicos u operaciones patrimoniales y
presupuestarias acontecidas y su registro en los libros de entrada original;
Continúa con el direccionamiento de los elementos homogéneos a
segmentos particularizados según su naturaleza; y
Concluye con la producción de la información de acuerdo a criterios de
agrupación predefinidos.
La documentación fuente constituye la evidencia fiel de las transacciones u
operaciones realizadas, es el sustento o soporte de las anotaciones a realizar;
entre estos documentos se hallan: facturas, recibos, liquidaciones de compras,
comprobantes de ingreso y egreso de dinero, contratos, garantías, actas de
fiscalización, planillas de avance de obras, comprobantes de ingreso y egreso
de existencias de bodega, roles de remuneraciones, planillas de aportes a la
seguridad social, cheques, detalles de pagos, ordenes de transferencia de
fondos, estados de cuenta bancarios con sus notas de débito y crédito, actas
de donaciones recibidas o entregadas de bienes, actas de baja de bienes,
justificativos de fondos rotativos, como los a rendir cuentas y de cajas chicas,
etc.
Jornalización. Los datos obtenidos de la documentación fuente referida en el
inciso anterior, que son extraídos convenientemente en base a criterios de la
profesión, se los registra o anota mediante la elaboración de “asientos”, en el
principal libro de entrada original contable denominado “Diario General
Integrado” y se lo hace en cuentas específicas de movimiento, que responden
a la naturaleza de las operaciones o hechos económicos acontecidos en la
entidad. A esta actividad, catalogada como la más importante de todo el
proceso contable, se la denomina jornalización, es en la que se deposita todo
el bagaje de conocimiento contable del profesional a cargo y de ella depende
en gran medida, la validez, consistencia y transparencia de la información
producida.
Mayorización. Es la actividad en la cual los registros realizados en el Libro
Diario General Integrado, son trasladados al libro “Mayor”, agrupándolos en
cuentas y auxiliares patrimoniales y presupuestarios, de acuerdo a una misma
naturaleza, conceptualización o denominación, es un proceso mecánico
automático o manual, según se disponga o no de herramientas informáticas.
Producción de Información. Finalizada la fase anterior de la mayorización, de
cada una de las cuentas de movimiento que han intervenido en cada periodo, o
hasta la fecha que se desee, se extraen los datos necesarios de las diversas
cuentas contables “saldos y flujos”, para presentarlos debidamente ordenados
y clasificados en reportes y estados financieros como el Balance de
Comprobación, el Estado de Resultados, el Estado de Situación Financiera y el
Estado de Flujo del Efectivo y de los auxiliares presupuestarios, para
exponerlos en el Estado de Ejecución Presupuestaria y las cédulas
presupuestarias de ingresos y gastos.
Debido a que el proceso de registro contable gubernamental integra las
operaciones patrimoniales con las de ejecución presupuestaria, es que se inició
este Manual, con el estudio de la estructura del principal instrumento del
Presupuesto, que es el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos.
Ahora corresponde profundizar el tema contable, analizando su principal
elemento que es la “cuenta” y por extensión sobre el conjunto de ellas, que
constituyen el Catálogo General de Cuentas a nivel macro, o el Catálogo de
Cuentas Institucional a nivel micro.
ELEMENTO IV
NORMATIVA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
4.1 Principios de Contabilidad Gubernamental
Los principios constituyen pautas básicas que guían el proceso contable para
generar información, consistente, relevante, verificable y comprensible, y
hacen referencia a las técnicas cualitativas y cuantitativas de valuación de los
hechos económicos; al momento en el cual se realiza el registro contable.
MEDICION ECONOMICA
En la Contabilidad Gubernamental serán registrados los recursos materiales e
inmateriales, las obligaciones, el patrimonio y sus variaciones, debe considerar
mediciones apropiadas a las características y circunstancias que dan origen a
las diferentes transacciones y operaciones del ente público, siempre que
posean valor económico para ser expresados en términos monetarios. Los
hechos económicos serán registrados en la moneda de curso legal en el
Ecuador.
IGUALDAD CONTABLE
En la Contabilidad Gubernamental serán registrados los hechos económicos
sobre la base de la igualdad, entre los recursos disponibles (activos) y sus
fuentes de financiamiento (pasivos y patrimonio), aplicando el método de la
Partida Doble.
COSTO HISTORICO
Está constituido por el precio de adquisición o importe, sumando los costos o
gastos incurridos por la institución para la prestación de servicios, en la
formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o
enajenación, incluyendo las adiciones y mejoras que permitan su capitalización.
En la Contabilidad Gubernamental los hechos económicos serán registrados al
valor monetario pactado, ya sea éste el de adquisición, producción,
construcción o intercambio de los recursos y obligaciones.
Los bienes recibidos en calidad de donaciones que no tengan un valor
establecido, serán valorados y registrados en la fecha que se establezca el
precio estimado o de mercado.
DEVENGADO
En la Contabilidad Gubernamental los hechos económicos serán registrados en
el momento que ocurran, haya o no movimiento de dinero, como consecuencia
del reconocimiento de derechos u obligaciones ciertas, vencimiento de plazos,
condiciones contractuales, cumplimiento de disposiciones legales o prácticas
comerciales de general aceptación.
REALIZACION
En la Contabilidad Gubernamental las variaciones en el patrimonio serán
reconocidas cuando los hechos económicos que las originen cumplan con los
requisitos legales o estén de acuerdo con la práctica comercial de general
aceptación.
En las operaciones que presenten opciones alternativas para su valuación, se
optará por aquella en que exista menos probabilidad de sobre valorar o
subvalorar las variaciones en el patrimonio.
REEXPRESION CONTABLE
El costo reexpresado, está constituido por el costo histórico actualizado a valor
corriente, mediante el reconocimiento de cambios de valor, ocasionados por la
exposición a fenómenos económicos exógenos.
Se utilizarán métodos sustentados en regulaciones legales, criterios técnicos,
peritajes profesionales u otros procedimientos de general aceptación en la
materia, que permitan expresar los activos, los pasivos, el patrimonio y sus
variaciones, lo más cercano al valor actual al momento de su determinación.
Cuando se contraigan obligaciones o se adquieran bienes o servicios en
moneda extranjera deben reexpresarse en moneda de curso legal, según las
normas y procedimientos aplicables a cada evento.
CONSOLIDACION
La Contabilidad Gubernamental permitirá obtener información financiera
consolidada, a diversos niveles de agregación de datos, según las necesidades
de la administración o en función de requerimientos específicos.
Dicha información financiera se preparará a nivel institucional, sectorial y
global; presentará agregados netos de las cuentas patrimoniales, de los
resultados de gestión y de las cuentas de orden, así como de los informes
presupuestarios producidos por los entes financieros objeto de consolidación.
La estructura y contenido de los informes consolidados serán fijados por el
Ministerio de Economía y Finanzas y se la preparará a base de la información
financiera, patrimonial y presupuestaria que le proporcionarán los dignatarios,
funcionarios o servidores públicos de las instituciones del Sector Público no
Financiero, en los plazos establecidos en la Ley.
Con la finalidad de obtener la información financiera, contable y presupuestaria
institucional el Ministerio de Economía y Finanzas pondrá a disposición de los
responsables de generación, la normativa de aplicación general en el ámbito
del Sector Público no Financiero y los instrumentos técnicos e informáticos que
aseguren su entrega oportuna.
4.2 Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental
RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS ECONOMICOS
Alcance
Los hechos económicos se reconocerán en función de los eventos y
transacciones que los generan.
Derechos monetarios
Los hechos económicos que representen derechos a percibir recursos
monetarios, independientemente de su recepción inmediata o futura, se
reconocerán en la instancia del devengado y serán registrados debitando las
cuentas del subgrupo Cuentas por Cobrar, de acuerdo con la naturaleza de la
transacción; las contra cuentas definirán el ingreso de gestión, la disminución
del Activo o el aumento del Pasivo, según los casos, las que tendrán
asociaciones presupuestarias a fin, de registrar la ejecución de los ingresos del
Presupuesto.
Por el cobro de los derechos se debitará la cuenta de Disponibilidades que
corresponda y se acreditará la Cuenta por Cobrar utilizada.
En los derechos monetarios que se generen simultáneamente, en el mismo
acto, la instancia del devengado y la recaudación, será igualmente obligatorio
registrar ambas instancias.
Por excepción, las entidades del Régimen Seccional Autónomo, que necesiten
disponer de la información correspondiente al devengado y recaudado a nivel
de los diversos rubros de ingreso, podrán desglosar las Cuentas por Cobrar
según su naturaleza, hasta los niveles de cuentas que les permita la clara
identificación del devengado y la recaudación efectiva por rubro específico.
Obligaciones monetarias
Los hechos económicos que representen obligaciones a entregar recursos
monetarios, independientemente de su erogación inmediata o futura, se
reconocerán en la instancia del devengado y serán registrados acreditando las
cuentas del subgrupo Cuentas por Pagar, de acuerdo con la naturaleza de la
transacción; las contra cuentas definirán el gasto de gestión, el costo de
producción o de inversión, el incremento del Activo o la Disminución del Pasivo
en que se hubiere incurrido, según los casos las que tendrán asociación
presupuestaria, a efecto de registrar la ejecución de los gastos del
Presupuesto.
Por el pago de las obligaciones incurridas se debitará la Cuenta por Pagar
utilizada y se acreditará la cuenta de Disponibilidades a través de la cual se
produzca el egreso efectivo.
En las obligaciones monetarias que se generen simultáneamente, en el mismo
acto, la instancia del devengado y el pago, será igualmente obligatorio registrar
ambas instancias.
Otros movimientos monetarios
Los hechos económicos que generen traspasos monetarios entre cuentas de
los subgrupos Disponibilidades, Anticipos de Fondos y Depósitos de Terceros,
que no representan derechos u obligaciones monetarias, no requerirán el
reconocimiento de la instancia del devengado y en consecuencia, tampoco
tendrán afectaciones presupuestarias.
Ajustes económicos
Los ajustes originados en depreciaciones, corrección monetaria, consumo de
existencias, acumulación de costos u otros de igual naturaleza, que impliquen
regulaciones, traspasos o actualizaciones de cuentas de Activo, Pasivo o
Patrimonio, se registrarán directamente en las cuentas que correspondan, sin
que por ello, implique afectación presupuestaria, ni se efectuaran en cuentas
de Activos Operacionales ni de Deuda Flotante.
Donación de bienes en existencias, muebles e inmuebles y de recursos
Recepción de Bienes
La recepción de bienes a título gratuito, se registrarán directamente con cargos
a las cuentas de los grupos 13 “Inversiones en Existencias” o 14 “Bienes de
Larga Duración”, que correspondan a su naturaleza y finalidad, la contra cuenta
será la 611.99 “Donaciones Recibidas en Bienes Muebles e Inmuebles”.
Recepción de Recursos
Las donaciones recibidas en dinero constituyen ingresos corrientes o de capital
y como tales serán registrados en las respectivas Cuentas por Cobrar,
originando simultáneamente su ejecución presupuestaria.
Entrega de Bienes
La entrega de bienes a título gratuito se registrará disminuyendo el valor
contable del bien que se trate, sea del grupo 13 “Inversiones en Existencias” o
del grupo 14 “Bienes de Larga Duración”; en éste último caso se disminuirá
también la depreciación acumulada correspondiente y por su valor en libros, se
debitará la cuenta 611.88 “Donaciones Entregadas en Bienes Muebles e
Inmuebles”.
Entrega de Recursos
Las donaciones entregadas en dinero constituyen gastos corrientes, de
inversión o de capital y como tales serán registrados en las correspondientes
Cuentas por Pagar, originando simultáneamente su ejecución presupuestaria.
Estimaciones presupuestarias
En la Contabilidad no se registrarán las estimaciones incorporadas en el
Presupuesto; sin embargo, el Sistema Contable contendrá mecanismos
técnicos de integración, que permitan la confrontación de las estimaciones
presupuestarias con los movimientos de su ejecución que se producen en la
instancia del devengado contable.
Períodos de contabilización
Los hechos económicos se deberán contabilizar en la fecha que ocurran,
dentro de cada período mensual, de acuerdo con las disposiciones legales y
prácticas comerciales de general aceptación en el país. No se anticiparán o
postergarán las anotaciones, ni se contabilizarán en cuentas diferentes a las
establecidas en el Catálogo General.
En el período mensual que se encuentre con cierre en el sistema informático,
no se podrán alterar o modificar los datos; las regularizaciones por errores u
otras causas deberán efectuarse en el mes siguiente que se halle abierto.
Consecuentemente, la información financiera producida al término de cada
período mensual no se modificará por ninguna circunstancia.
Las transacciones cuya documentación de respaldo se reciba con posterioridad
al término de un periodo mensual o al cierre de un ejercicio fiscal, según el
caso, se registrarán en el mes o en el año siguiente, en la fecha de su
recepción.
Todo movimiento contable y presupuestario que deba efectuarse con aplicación
a un ejercicio fiscal se realizará exclusivamente hasta el 31 de diciembre de
cada año, fecha en que se clausurarán los presupuestos y deberá operar el
cierre contable, de conformidad con las normas técnicas vigentes para el
efecto.
AGRUPACION DE LOS HECHOS ECONOMICOS
Alcance
Esta norma determina el criterio de agrupación de los hechos económicos, para
su registro en la Contabilidad Gubernamental.
Tipo de movimientos
Los hechos económicos en el proceso de contabilización, serán identificados
con una de las siguientes opciones:
Apertura (A)
Financiero (F)
Ajuste (J)
Cierre (C)
Cuentas de Orden (O)
Movimiento de Apertura
Identifica el registro de los saldos de las cuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio
y de las Cuentas de Orden al inicio de cada ejercicio fiscal.
Movimiento Financiero
Identifica el registro de los hechos económicos con impacto inmediato o futuro
en las disponibilidades monetarias; en el proceso de contabilización es
requisito básico la concurrencia de cuentas de Activos Operacionales o de
Deuda Flotante.
Movimiento de Ajuste
Identifica el registro de transacciones por ajustes económicos, referidos en la
NTCG 3.2.1.5.
En las cuentas de los grupos de Activos Operacionales y de Deuda Flotante, no
se registrarán movimientos de ajuste sino, exclusivamente, corrección de
errores.
Movimiento de Cierre
Identifica el registro de los ajustes técnicos especificados en la NTCG 3.2.17.
Movimiento de Cuentas de Orden
Identifica operaciones en las cuales intervienen cuentas destinadas a registrar
el movimiento de valores, cuando estos no afectan o modifican los balances,
pero que son necesarias a efecto de recordatorio contable, de control sobre
aspectos administrativos o para consignar derechos y obligaciones probables o
sujetos a contingencias, los cuales si llegaran a sobrevenir o a realizarse,
convierten valores contingentes en reales
Corrección de errores
La rectificación de errores contables se realizará utilizando el proceso de
reversión, que invalida total o parcialmente los flujos de las cuentas aplicadas,
a partir de la fecha de registro de la corrección. Se identificará con similar tipo
de movimiento al de la transacción original, se registrarán con valores
precedidos con el signo menos y por montos totales o parciales respecto de la
operación que se corrige.
Afectaciones presupuestarias
Las afectaciones presupuestarias se realizarán exclusivamente en los asientos
de tipo financiero, originados en la instancia del devengado, que se aplican en
función de lo que instruyen las NTCG 3.2.1.2 y 3.2.1.3 Derechos y
Obligaciones Monetarias.
Los movimientos de ajuste, de cierre y de cuentas de orden, al igual que los
asientos de tipo financiero que no correspondan a la instancia del devengado,
nunca tendrán afectaciones presupuestarias.
INVERSIONES FINANCIERAS
Alcance
Esta norma establece los criterios para la utilización de los excedentes de caja
y los recursos estimados en las proyecciones presupuestarias para inversiones
en títulos, valores y préstamos.
Aplicaciones de excedentes de caja
Los excedentes de caja, conformados por las disponibilidades de fondos
deducidos los requerimientos para redimir obligaciones inmediatas, se podrán
aplicar transitoriamente en operaciones con documentos fiduciarios de fácil
conversión, siempre y cuando se tengan las facultades legales para efectuar
dicho tipo de transacciones.
Las transacciones originadas con excedentes de caja constituirán simples
traspasos de fondos entre las cuentas de disponibilidades, igualmente su
recuperación.
Las rentas financieras derivadas de estas operaciones serán registradas
contablemente, en la fecha de su devengamiento, como derechos monetarios.
Inversiones en títulos y valores
Las inversiones en documentos fiduciarios con las características de depósitos
a plazo, acciones, bonos u otros instrumentos de igual naturaleza, efectuadas
con finalidad de lucro, ánimo de control o cualquier otra causa, sujetos a
restitución en las condiciones pactadas en los respectivos convenios, contratos
o de acuerdo con las prácticas comerciales existentes en el país, se podrán
efectuar siempre y cuando las disposiciones legales lo permitan y en el
presupuesto institucional del respectivo ejercicio fiscal se hayan asignado
recursos para dicha finalidad.
A la fecha de vencimiento de los documentos de inversión o al momento de
adoptar la decisión de su recuperación total o parcial, el monto respectivo se lo
trasladará a la cuenta 113.27 Cuentas por cobrar Recuperación de Inversiones
y se definirá la contra cuenta correspondiente, de entre las alternativas que
tienen lo subgrupos 121 y 122 de Inversiones Temporales y Permanentes.
Inversiones en préstamos
Los créditos monetarios otorgados a terceras personas naturales o jurídicas,
entregados en uso de las facultades legales que lo permitan y sujetos a
restitución en las condiciones pactadas en los respectivos convenios, contratos
u otros documentos de igual naturaleza, se podrán conceder siempre y cuando
en el presupuesto del respectivo ejercicio fiscal consten asignaciones para
dicho propósito.
A la fecha de vencimiento de las Inversiones en Títulos y Valores de las
Inversiones en Préstamos y Anticipos o de las cuotas pactadas, el monto de
dicho movimiento se trasladará a la cuenta 113.27 Cuentas por Cobrar
Recuperación de Inversiones y se definirá la contra cuenta correspondiente, de
entre las alternativas que tiene el subgrupo 123 Inversiones en Préstamos y
Anticipos.
Cambios en las condiciones para la recuperación de inversiones
Se mantendrán como Inversiones en Títulos y Valores o en Inversiones en
Préstamos y Anticipos si, con antelación, se postergan las condiciones del
plazo para la restitución, o existen fundadas expectativas de la escasa o nula
posibilidad de recuperación.
En los casos en que se modifiquen las condiciones del plazo en una fecha
posterior al traslado indicado en el numeral anterior y la recuperación exceda el
ejercicio fiscal vigente, la regulación respectiva se hará como una corrección de
errores.
Rentas de inversiones
Las rentas generadas por las inversiones financieras realizadas según lo
prescrito en esta norma, sea por concepto de intereses, comisiones, reajustes
u otras causas, serán registradas contablemente, en la fecha de sus
vencimientos, como derechos monetarios, en la cuenta 113.17 Cuentas por
Cobrar Rentas de Inversiones y Multas y se definirá la contra cuenta
correspondiente, de entre las opciones existentes dentro de la cuenta 625.01
Rentas de Inversiones.
Observancia de las disposiciones legales
La utilización de recursos en inversiones financieras, solamente se lo podrá
realizar una vez que se haya cumplido con lo establecido en el Art. 32 de la
Codificada Ley Orgánica de Régimen Monetario y Banco del Estado y el
Reglamento para las Inversiones Financieras del Sector Público.
EXISTENCIAS
Alcance
Esta norma establece los criterios para la valoración, contabilización y control
de las inversiones en existencias.
Valoración
Las adquisiciones de existencias se deberán valorar al precio de compra,
incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, impuestos no
reembolsables y cualquier otro valor necesario para que el bien esté en
condiciones de consumo, transformación, venta o utilización en inversiones en
proyectos o programas. Los descuentos o rebajas comerciales se deducirán del
costo de adquisición.
Las disminuciones de existencias se registrarán valorándolas, mediante el
método denominado: Precio Promedio Ponderado.
Contabilización
Las adquisiciones de bienes, destinadas a la formación de existencias, se
deberán registrar en la contabilidad debitando la cuenta de existencias que
corresponda, eligiéndola de entre las opciones disponibles en los subgrupos
131, 132 ó 134, según se trate de existencias para consumo, producción o
venta e inversión, y acreditando la Cuenta por Pagar 213.53, 213.63 ó 213.73,
según la naturaleza del gasto presupuestario incurrido.
Las disminuciones de las existencias por consumo, utilización como insumos
en procesos de transformación o en la venta, manejo en proyectos y programas
de inversión, se las registrará mediante asientos de ajuste, debitando la cuenta
pertinente de los subgrupos 634 gastos de gestión, 133 acumulación de costos
de producción ó 638 costo de ventas y 151 ó 152 acumulación de costos de
inversiones, que corresponda al uso realizado y acreditando la cuenta de
existencias respectiva.
Control de existencias
Las adquisiciones de existencias y sus disminuciones, serán controladas
mediante el método de control de inventarios permanente o perpetuo, con la
emisión y legalización de documentos de ingresos y egreso de bodega llevados
en la unidad administrativa encargada de su manejo y solo en términos de
cantidades. La documentación relativa a los movimientos de ingreso y egreso
se harán llegar periódicamente a la unidad contable, para la valoración,
actualización y conciliación contable respectiva.
Dicha periodicidad podrá ser diaria o semanal o máximo mensual;
ocasionalmente deberán efectuarse tomas físicas del inventario, por lo menos
una vez al año a efecto de establecer correspondencia con las cifras contables,
o en su defecto, para definir las diferencias existentes entre las cifras contables
y las pertinentes a las tomas físicas, desviaciones que darán lugar en última
instancia al establecimiento de responsabilidades, en especial, cuando aquellas
sean en menos.
Para el control de las existencias se observará además, las normas técnicas de
Control Interno que rigen en el ámbito público.
Limitación al alcance
Los insumos que eventualmente o por sus especiales características no
ingresen a bodega y sean destinados directamente a su utilización en
actividades corrientes, en inversiones en proyectos o programas, en procesos
productivos o para la venta, se aplicarán directamente al gasto o al costo de
que formen parte, en estos casos particulares, siempre deberá existir un
servidor responsable de certificar su recepción y entrega para los fines
preestablecidos.
Las compras que se realicen a través de Caja Chica, dadas sus condiciones de
urgentes, no previsibles y de valor reducido, no requerirán la gestión normal de
ingreso y egreso de bodega.
BIENES DE LARGA DURACION
Alcance
Esta norma establece los criterios para el reconocimiento, valuación,
erogaciones capitalizables, baja y control de los bienes de larga duración,
excepto la pérdida de los mismos.
Aspectos generales
Para determinar los valores de contabilización de los bienes de larga duración,
se tendrán en cuenta los siguientes conceptos:
• Costo de adquisición, comprende el precio de compra más los gastos
inherentes a la misma.
• Valor de donación, es el asignado para su correspondiente registro,
incluyendo los gastos realizados para ser puestos en condiciones de operación.
• Valor contable, equivale al costo de adquisición o de donación, más los
aumentos o disminuciones registrados durante la vida útil del bien.
• Valor en libros, comprende el valor contable menos la depreciación
acumulada.
Los muebles e inmuebles serán registrados como Bienes de Larga Duración,
siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:
• Bienes de propiedad privativa Institucional.
• Destinados a actividades administrativas y/o productivas.
• Generen beneficios económicos futuros.
• Vida útil estimada mayor a un año.
• Costo de adquisición igual o mayor a cien dólares (US $ 100).
Valoración
Las inversiones en bienes de larga duración se deberán contabilizar al precio
de compra, incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, impuestos
no reembolsables, costos de instalaciones, más cualquier valor directamente
atribuible para poner el bien en condiciones de operación y para que cumpla el
objetivo para el cual fue adquirido. Los descuentos o rebajas comerciales se
deducirán del costo de adquisición.
Los gastos de financiamiento de las inversiones en bienes de larga duración
formarán parte del costo del bien, en la medida que sean devengados durante
el período previo a su entrada en funcionamiento; los incurridos con
posterioridad al período antes indicado, serán reconocidos como gastos de
gestión.
Contabilización
Las adquisiciones de bienes de larga duración se deberán registrar en la
contabilidad, debitando la cuenta que corresponda, eligiéndola de entre las
opciones disponibles en los subgrupos 141 ó 142, para los bienes
institucionales o en los subgrupos 144, 145, 151 ó 152 para los bienes
adquiridos para proyectos o programas específicos y acreditando, en cualquier
de los casos, la Cuenta por Pagar 213.84 que corresponde al devengo del
gasto presupuestario.
Las cuentas del subgrupo 142 serán utilizados sólo y exclusivamente por las
entidades que realicen procesos productivos de transformación de insumos; la
depreciación periódica se registrará como parte de los costos incurridos, en la
cuenta 133.91.
Las cuentas de los subgrupos 151 ó 152 serán utilizadas cuando los costos de
los bienes adquiridos pasen directamente a formar parte del producto final de
los proyectos o programas de inversión en ejecución; caso contrario, se usarán
las cuentas de los subgrupos 144 ó 145, conforme lo indicado en el numeral 1
de la NTCG 3.2.8.4.
Erogaciones capitalizables
Las adiciones, mejoras y reparaciones extraordinarias destinadas a aumentar
la vida útil estimada, la capacidad productiva o el valor de los bienes de larga
duración, de conformidad con los criterios técnicos, deberán registrarse como
erogaciones capitalizables que aumentan el valor contable del bien. Los costos
asignados a las partes o piezas que se reemplacen o sustituyan, deberán
disminuir el valor contable respectivo; así también la correspondiente
Depreciación Acumulada.
Los gastos en reparaciones ordinarias o periódicas, destinadas al
mantenimiento y conservación de la capacidad de uso del bien, deberán
registrarse como gastos de gestión.
Disminución y baja de bienes de larga duración
La venta, permuta, entrega como parte de pago u otra forma de traspaso de
dominio, a título oneroso, de los bienes de larga duración, deberá registrarse
eliminando el valor contable del bien y la depreciación acumulada; la diferencia
(valor en libros) constituirá el costo del bien y se contabilizará en la cuenta
respectiva del subgrupo 638 Costo de Ventas y Otros.
El derecho monetario a percibir por el traspaso de dominio de los bienes de
larga duración, se registrará con débito en la cuenta 113.24 Cuentas por
Cobrar Venta de Bienes de Larga Duración y crédito en la contra cuenta del
subgrupo 624 “Venta de Bienes y Servicios” que corresponda. La utilidad o
pérdida ocurrida en la transferencia se obtendrá aplicando el método indirecto,
comparando el ingreso obtenido menos el costo de ventas.
La exclusión de inventario por la baja de bienes de larga duración, por
obsolescencia o por ser ya inservibles, deberá registrarse eliminando el valor
contable del bien y la depreciación acumulada; la diferencia (valor en libros)
disminuirá directamente la cuenta del Patrimonio Público que corresponda a la
institución.
La disminución de bienes de larga duración, para ser entregados en donación,
deberá registrarse eliminando el valor contable del bien y la depreciación
acumulada; la diferencia (valor en libros), se acreditará directamente la cuenta
611.88 “(-) Entrega de Bienes Muebles e Inmuebles en Donación”.
Los bienes de larga duración, entregados en comodato por parte de la
institución, no requerirán de la disminución del inventario, debiendo por ello,
efectuar el registro de depreciación en la fecha que corresponda. En cambio,
aquellos recibidos en comodato, será indispensable su registro debitando la
cuenta 911.13 “Bienes Recibidos en Comodato” y acreditando la cuenta 921.13
“Responsabilidad por Bienes Recibidos en Comodato”.
Control de bienes de larga duración
En el catálogo de cuentas institucional será obligatoria la apertura de los
conceptos contables, en términos que permitan su control e identificación y
destino o ubicación.
El valor contable, la depreciación periódica, la acumulada y el valor en libros de
los bienes de larga duración, deberán ser controlados en registros auxiliares
bajo alguna de las siguientes opciones:
• Cada bien en forma individual.
• Por cada componente del bien, en la medida que la vida útil de cada parte o
pieza que lo conforme sea diferente.
• Por el conjunto de bienes, cuando la adquisición sea en una misma fecha y
las partes o piezas de la compra conformen un todo.
• Por el grupo de bienes, de similares características físicas, adquiridos en una
misma fecha, de igual valor unitario y destinados a una sola área física y misma
actividad administrativa o productiva.
Limitación al alcance
Las adquisiciones de bienes de larga duración que no formen parte de un todo
y su costo, individualmente considerado, no alcance los $100,00 (Cien dólares),
serán registrados en las cuentas de gastos o de costos de Nivel 2
pertenecientes a las siguientes cuentas 634.45, 634.46, 634.47, 151.45, 152.45
ó 152.46, según corresponda; simultáneamente se efectuará el registro
respectivo en cuentas de orden, en la forma como se instruye en la NTCG
3.2.31.
DEPRECIACION DE BIENES DE LARGA DURACION
Alcance
Esta norma establece los criterios para determinar la pérdida de valor por el
uso, desgaste físico u obsolescencia de los bienes de larga duración.
Vida útil
Los bienes de larga duración destinados a actividades administrativas,
productivas o que se incorporen a proyectos o programas de inversión, se
depreciarán empleando la siguiente tabla de vida útil:
TIPO DE BIEN VIDA UTIL ESTIMADA EN AÑOS
ADM. PROYECT. Y PROGRAM.
PRODUCCION
* UTPE. Unidades de Tiempo o de Producción Estimadas.
La vida útil de maquinarias, equipos, vehículos e instalaciones especializadas,
será la establecida en los catálogos o especificaciones técnicas del fabricante;
la de los software se establecerá en función de criterios técnicos. Las
reparaciones, ampliaciones o adecuaciones que impliquen erogaciones
capitalizables obligarán al recálculo del monto de la depreciación, en términos
de la reestimación de la vida útil del bien.
Valor residual
Para los bienes de larga duración, se determinará un valor residual equivalente
al 10% de su valor contable.
Método de cálculo
La cuota de depreciación proporcional de los bienes de larga duración
destinados a actividades administrativas y las correspondientes a proyectos o
programas de inversión, se determinará aplicando el método de línea recta, en
base a la siguiente fórmula:
CDP = Valor contable (-) Valor residual n
Vida útil estimada (años) x 12
CDP = cuota de depreciación proporcional.
n = Número de meses a depreciar el Activo, contados a partir del mes siguiente
al de su adquisición.
La cuota de depreciación proporcional de bienes de larga duración, destinados
a actividades productivas, se determinará aplicando el método de unidades de
tiempo o unidades de producción, basado en la siguiente fórmula:
CDP = TVoatloarl ucnoindtaadbeles (d-)e Vtiaelmorp roe soi dduea pl roducción
estimadas x UTPE
UTPE = Número de unidades de tiempo utilizadas o de unidades producidas.
En los bienes de larga duración destinados a las actividades productivas, que
por sus características sea imposible emplear el método de unidades de tiempo
o producción, se aplicará el método de línea recta.
La depreciación determinada bajo el método de línea recta, preferentemente se
registrará al término de cada ejercicio contable; por el contrario, la calculada
mediante el método de unidades de tiempo o de producción, se contabilizará
en función del proceso productivo.
Contabilización
La depreciación reflejará en la Contabilidad la amortización periódica
prorrateada de los bienes de larga duración, en función del valor contable de
los bienes y durante el tiempo establecido en la tabla de vida útil, desde la
fecha que se encuentren en condiciones de operación y cumplan el objetivo
para el cual fueron adquiridos.
Para contabilizar la depreciación, se empleará el método indirecto,
manteniendo en las cuentas de los subgrupos 141, 142, 144 ó 145 el valor
contable y en cuentas complementarias la acumulación de la amortización
respectiva.
El monto de la depreciación de los bienes destinados a las actividades
administrativas se reflejará en la cuenta 638.51 de los gastos de gestión; en
cambio, la originada en procesos productivos en la cuenta 133.91, la
correspondiente a proyectos en la cuenta 151.91 y la de programas en la
cuenta 152.91, las que incrementarán los costos del producto esperado.
AMORTIZACION DE INVERSIONES DIFERIDAS
Alcance
Esta norma establece los criterios para amortizar o devengar las Inversiones
Diferidas.
Tiempo estimado
Los costos acumulados en investigación, desarrollo, derechos u otras
inversiones diferidas de igual naturaleza, se amortizarán en un tiempo estimado
que no podrá exceder de diez (10) años. No obstante se excluirán del cálculo
de la amortización, siempre y cuando exista la certeza de que los costos
acumulados de las inversiones diferidas serán integrados en proyectos o
programas en ejecución.
Los costos acumulados de software de base o de aplicación y versiones de
actualización desarrollados por la institución y registrados como Inversiones
Diferidas, se distribuirán proporcionalmente como Gastos de Gestión durante la
vida útil estimada.
Contabilización
En la contabilización de la amortización de las Inversiones Diferidas se
empleará el método indirecto, manteniendo en las cuentas de Inversiones
Diferidas el valor contable y en cuentas complementarias la acumulación de la
amortización, de acuerdo con el tiempo transcurrido. Al término del tiempo
estimado de amortización, se procederá a liquidar las cuentas que intervinieron
en el proceso.
Los gastos prepagados están exentos del procedimiento antes indicado, su
regularización por el devengo se registrará en forma mensual, directamente
contra la cuenta de gasto o de costo respectiva, hasta su extinción.
Para las entidades sujetas a contabilidad centralizada, su registro se efectuará
directamente al gasto.
INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS
Alcance
Esta norma establece los criterios para la identificación, valoración,
acumulación de costos y liquidación de las inversiones en proyectos y
programas.
Identificación
Los proyectos y programas tendrán una identificación única de código y
denominación, la que permanecerá invariable desde el momento de su
generación hasta la terminación o liquidación de los mismos.
Valoración
En los proyectos o programas se incluirán todos los costos atribuibles a su
ejecución, hasta la puesta en funcionamiento, cumplimiento del objetivo o fecha
de liquidación.
Los gastos de financiamiento de las inversiones en proyectos o programas
formarán parte del costo del bien o producto final, en la medida que sean
devengados durante el período de ejecución. Los incurridos con posterioridad
al período antes indicado, serán reconocidos como gastos de gestión.
Contabilización
Los costos que demande la ejecución de proyectos y programas, serán
registrados contablemente debitando la cuenta que corresponda, de entre las
opciones existentes en los subgrupos 151 ó 152 y acreditando a la Cuenta por
Pagar asociada a la naturaleza del gasto de inversión incurrido, eligiéndola de
entre las siguientes posibilidades: 213.56, 213.71, 213.73, 213.75, 213.77,
213.78 ó 213.84.
Las adquisiciones de bienes de larga duración destinados a proyectos o
programas, se registraran debitando las cuentas de los subgrupos 144 ó 145
según corresponda y para su depreciación se empleará el método indirecto,
manteniendo en las cuentas del grupo 14 Inversiones en Bienes de Larga
Duración el valor contable y en cuentas complementarias la acumulación de la
amortización respectiva.
El monto de la depreciación del período incrementará los costos de los
proyectos o programas, con cargo deudor a las cuentas 151.91 ó 152.91 y
acreedor a las cuentas 144.99 ó 145.99, según como corresponda.
El destino de los bienes de larga duración adquiridos, determina los
procedimientos de registros y sus efectos dentro de la contabilidad, de acuerdo
a las siguientes consideraciones:
Los bienes adquiridos como parte del desarrollo de proyectos o programas
y que son entregados en forma inmediata a las entidades u organismos
actuantes, se contabilizarán directamente en las cuentas de los subgrupos
151 ó 152, incrementando los costos de las inversiones.
Las adquisiciones de bienes que forman parte del producto final,
incrementarán los costos del proyecto o programa, para lo cual se
reclasificaran por su valor neto en libros, debitando las cuentas del
subgrupo 151 ó 152 y acreditando las de los subgrupos 144 ó 145.
Para aquellos bienes que no se integren al producto final en forma total, se
las registrará conforme lo indicado en la NTCG 3.2.5.4 y se los reclasificará
con un débito en las cuentas del subgrupo 141, acreditando las de los
subgrupos 144 ó 145. El Monto de la depreciación del período incrementará
los costos de los proyectos o programas.
Para aquellos bienes que una vez concluido el proyecto o programa, su
destino sea a terceros o diferente al de la institución u organismo
ejecutante, el valor de los mismos deberá ser considerado como parte de
los costos de las inversiones para lo cual deberá reclasificarse a los
subgrupos 151 ó 152.
Cuando se utilicen en la ejecución de proyectos o programas activos del grupo
141 Inversiones en Bienes de Larga Duración, la depreciación de aquellos
incrementará los costos de los proyectos o programas; la depreciación
acumulada en cambio, incrementará la cuenta complementaria correspondiente
del Activo.
Reconocimiento de gastos de gestión
Los hechos económicos relacionados con los costos en proyectos o programas
destinados a la formación de bienes nacionales de uso público o productos
intangibles, se contabilizarán en las cuentas de acumulación de costos de los
subgrupos 151 ó 152, con crédito a las Cuentas por Pagar correspondientes.
Simultáneamente se cargará la cuenta respectiva del subgrupo 631 Inversiones
Públicas y se reflejará el efecto en las cuentas complementarias de las
Inversiones en Proyectos y Programas 15198 ó 15298.
En los proyectos de obras institucionales que van a formar parte de los
recursos privativos de la Institución (activos), no se efectuará la aplicación a los
gastos de gestión.
Acumulación de costos de proyectos y programas
Conforme precisa la NTCG 3.2.8.2 anterior, los proyectos y programas tendrán
una identificación única de código y denominación, con el fin de facilitar la
distinción de la acumulación de los costos incurridos en cada uno de los
proyectos y programas, dentro de los varios que puede desarrollar un ente
financiero público en el transcurso de cada ejercicio fiscal; para el efecto se
utilizará auxiliares, o en su defecto, desgloses de las cuentas existentes a los
Niveles 1 y 2 en los subgrupos 151 y 152, hasta llegar a los niveles de cuentas
2, 3 ó 4 que la administración crea conveniente, a fin de disponer del dato,
entendido éste como el mínimo nivel de información posible.
Lo indicado en el inciso anterior se aplicará, especialmente, en proyectos y
programas financiados con préstamos reembolsables o no reembolsables,
proveídos por organismos multilaterales y en las entidades del Gobierno
Seccional Autónomo, en donde se desarrollan varios proyectos de obra pública
y programas sociales.
Los saldos de las cuentas destinadas a registrar los costos imputables a los
proyectos o programas, al momento de su liquidación o al término del ejercicio
contable, lo que ocurra primero, deberán trasladarse mediante movimientos de
ajuste o de cierre, a las cuentas 151.92 “Acumulación de Costos de Inversión
en Obras en Proceso o a la 152.92 “Acumulación de Inversiones en Programas
en Ejecución”, según los siguientes criterios:
Con un asiento de ajuste, si el momento de su terminación ocurre en
cualquier fecha dentro del ejercicio fiscal o si se tratare de programas
sociales de tipo permanente, que continúan año tras año; y,
Con un asiento de cierre, si al término del ejercicio aún no han concluido y
consecuentemente, van a continuar en el siguiente año. Lo expuesto se
observará, especialmente, si se refieren a proyectos de obra pública y a
programas sociales, que se caracterizan por no ser permanentes; es decir,
que tienen definidas sus fechas de inicio y término, aún y cuando el plazo
final de realización se hubiere extendido en función del grado de avance
que demuestren.
Liquidación de proyectos o programas
Al finalizar la ejecución de los proyectos o programas, que hayan cumplido con
las condiciones técnicas establecidas en los acuerdos o contratos,
contablemente se procederá a registrar la liquidación, conforme a los siguientes
criterios:
a. En los proyectos destinados a la formación de bienes tangibles, que se
integrarán a los recursos privativos de la Institución, se deberá trasladar la
acumulación de costos de las inversiones, a las cuentas de Inversiones en
Bienes de Larga Duración. Los bienes de larga duración adquiridos para la
ejecución de proyectos y programas, cuyos costos no hayan formado parte del
producto final, a la fecha de su liquidación se deberán trasladar a las cuentas
de los subgrupos 141 ó 142, por el valor en libros.
b. En los proyectos o programas destinados a la formación de bienes tangibles
o intangibles que no incremente los recursos privativos institucionales, deberán
ajustarse debitando las cuentas complementarias 151.98 ó 152.98 y
acreditando las cuentas de Acumulación de Costos de las Inversiones
respectivas.
c. Los proyectos o programas que no lleguen al término de su ejecución, como
consecuencia de resoluciones de la autoridad competente y no se proyecte
reiniciarlos, deberán liquidarse contablemente.
d. La liquidación de proyectos realizados o contratados con terceros, ocurrirá
con la documentación generada en el momento de la recepción definitiva de la
obra.
Planillas de avance al final del ejercicio
Obligatoriamente deberán requerirse y presentarse, para fines de
contabilización y aplicación presupuestaria dentro del ejercicio correspondiente,
los valores de planillas de avance de obra material tangible o del cumplimiento
de servicios intangibles realizados hasta el último día hábil del año, los que
invariablemente afectarán las asignaciones presupuestarias correspondientes
al ejercicio fiscal en que efectivamente se hubieren ejecutado. Lo expuesto
coadyuvará también a actualizar, con la oportunidad debida, los saldos de los
anticipos contractuales concedidos para la realización de dichas obras o
servicios.
Convalidaciones de espacios presupuestarios para el siguiente ejercicio
fiscal
Con cargo a los anticipos referidos en el numeral anterior y por aquellos
compromisos que al 31 de diciembre no se hubieren convertido total o
parcialmente en obligaciones, deberán tramitarse las convalidaciones
necesarias dentro de las asignaciones presupuestarias del siguiente ejercicio,
conforme lo prescrito en los artículos 61 de la Ley Orgánica de Administración
Financiera y Control y 32 de la Ley de Presupuestos del Sector Público.
ADQUISICION DE SOFTWARE (Paquetes informáticos)
Alcance
Esta norma establece los criterios para el reconocimiento y valoración de los
software adquiridos en el mercado.
Reconocimiento
Las adquisiciones de software de base o de aplicación y versiones de
actualización, se reconocerán como Bienes de Larga Duración, siempre y
cuando cumplan los siguientes requisitos:
• Disponga de licencia autorizada para el uso del producto.
• Constituyan propiedad privativa de la Institución.
• Susceptible de separarse del medio de instalación.
• Vida útil mayor a un año.
• Costo de adquisición igual o superior a cien dólares (US $ 100)
Valoración
Las adquisiciones de software de base o de aplicación y las versiones de
actualización deberán ser valoradas al precio de compra, incluyendo los
derechos de importación, seguros, instalación, impuestos no reembolsables,
capacitación y cualquier otro valor directamente atribuible para ser puesto en
condiciones de operación y cumplir el objetivo para el cual fue adquirido. Los
descuentos o rebajas se deducirán del costo de adquisición.
Contabilización
Las compras de software definidos en el inciso anterior serán registradas con
débito en la cuenta respectiva de los subgrupos 141, 142, 144, 145, 151 ó 152,
según corresponda y crédito a la Cuenta por Pagar 213.84. Se utilizarán al
efecto, similares criterios a los constantes en la NTCG 3.2.8.4.
DIFERENCIAL CAMBIARIO
Alcance
Esta norma tiene por finalidad regular el diferencial cambiario generado en las
cuentas de Activos Operacionales y Deuda Flotante, siempre que estén
destinadas a controlar operaciones en moneda diferente a la de curso legal en
el país.
Base de cálculo
Las referencias al tipo de cambio corresponderán al fijado oficialmente. En las
actualizaciones por el diferencial cambiario, se aplicará el siguiente criterio:
DC = Saldo en divisas (x) Cotización de la divisa a la
fecha de la transacción - Saldo en (USA dólares)
moneda de curso legal
Determinación
Los saldos de las cuentas de los grupos de Activos Operacionales y Deuda
Flotante, expresados en monedas de origen diferentes a la de curso legal,
estarán sujetos al cálculo del diferencial cambiario al momento de su
liquidación, al término del ejercicio fiscal o cuando las circunstancias lo
ameriten.
Las recaudaciones, pagos, otorgamientos de anticipos y sus rendiciones de
cuentas, así como las recepciones y devoluciones de depósitos de terceros,
efectuados en monedas diferentes a la de curso legal, se registrarán
contablemente en la moneda de curso legal, al tipo de cambio vigente a la
fecha de la transacción.
Al momento de la liquidación de estas operaciones, se procederá a multiplicar
las divisas registradas en los auxiliares de las cuentas respectivas por el tipo de
cambio vigente a la fecha de la operación y a comparar con los valores
registrados en la moneda de curso legal a la fecha de origen de la transacción.
En caso de desigualdad, ésta se ajustará como diferencial cambiario, sobre la
base de generar un derecho o una obligación monetaria, según corresponda.
Contabilización
El diferencial cambiario determinado para las cuentas de los grupos antes
precisados se registrará según el efecto producido:
Si es a favor de la institución se reconocerá un derecho monetario en la
cuenta 113.17 Cuentas por Cobrar Rentas de Inversiones y Multas y el
crédito se hará a la cuenta 625.01.05 “Diferencial Cambiario”,
Si es en contra, se reconocerá una obligación monetaria, para lo cual se
debitará la cuenta 635.04.05 “Diferencial Cambiario” y acreditará la cuenta
213.57 Cuentas por Pagar Otros Gastos.
El complemento de la transacción constituirá la recaudación del derecho o el
pago de la obligación generados en el registro del diferencial cambiario.
CORRECCION MONETARIA
Esta norma se emitirá solo para los períodos en los cuales su aplicación se
estime necesaria.
CUENTAS DE DUDOSA RECUPERACION
Alcance
Esta norma establece el criterio contable para la determinación, provisiones y
aplicación de provisiones en carteras de dudosa recuperación.
Determinación
Las inversiones financieras en títulos, valores o préstamos que a la fecha de
vencimiento de los documentos, créditos o cuotas pactadas, denoten fundadas
expectativas de la escasa o nula posibilidad de recuperación, transcurridos seis
meses de la determinación de dicha condición, se trasladarán mediante un
movimiento de ajuste a la cuenta respectiva del subgrupo 126 Inversiones no
Recuperables. Igual tratamiento se observará para los saldos de las carteras
de Cuentas por Cobrar de Años Anteriores del subgrupo 124 Deudores
Financieros.
Provisiones
De la cartera de Inversiones Financieras no Recuperables, al término de cada
ejercicio y previo análisis y expectativas reales de cobro, se creará una
provisión equivalente al 10% de los saldos pendientes de dudosa recuperación;
en casos especiales como los de origen tributario, la provisión a calcularse será
en el porcentaje proporcional que corresponda a su vigencia, según lo
establecido en el Código Tributario y la Ley.
Aplicación de provisiones
Las autoridades competentes, en uso de las facultades otorgadas por el Código
Tributario u otras disposiciones legales, podrán autorizar la prescripción, la
condonación o la baja de cuentas no recuperables, lo cual se aplicará a la
provisión acumulada.
Recuperación de inversiones no recuperable dadas de baja
La recuperación de inversiones financieras, castigadas o dadas de baja, se
registrará como ingresos de gestión en el ejercicio en que ocurra su
recaudación.
CONVENIOS
Alcance
Esta norma establece los criterios para registrar las transacciones de proyectos
financiados con recursos externos, respecto de los cuales exista la obligación
de informar en los términos pactados en los respectivos convenios.
Reconocimiento
Los recursos de financiamiento otorgados por organismos multilaterales de
crédito, gobiernos u organismos gubernamentales, fundaciones u otros entes
de igual naturaleza, cuyo acuerdo establezca la obligación de informar acerca
de la aplicación dada a los fondos entregados y a los de contraparte local, bajo
agrupaciones y formatos diferentes a los establecidos en la Normativa del
Sistema de Administración Financiera, al momento de registrar los hechos
económicos se los identificará con el número y denominación del convenio o
contrato de que se trate.
Contabilización
Los hechos económicos relacionados con la ejecución de convenios deberán
ser registrados en la Contabilidad del ente financiero, aplicando las
disposiciones contenidas en la NTCG 3.2.8 Inversiones en Proyectos y
Programas, utilizando el Catálogo General de Cuentas vigente.
En registros auxiliares complementarios a las carteras de Cuentas por Cobrar y
por Pagar se asentará, simultáneamente, el movimiento financiero según las
clasificaciones y monedas establecidas para dicho efecto en los respectivos
convenios; los aportes de contraparte local tendrán similar tratamiento
contable.
CONTRATACION DE CREDITOS
Alcance
Esta norma establece los criterios técnicos para el reconocimiento de los
desembolsos de créditos y las obligaciones por amortización del capital.
A la contratación de créditos pueden acceder las entidades del sector público
que observen las restricciones y cumplan los requisitos puntualizados en los
Arts. 9 y 10 de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y
Transparencia Fiscal.
Créditos con destino al contratante
Los recursos provenientes del endeudamiento público, originados en contratos
o convenios de financiamiento o en la negociación de títulos y valores, sujetos
a restitución por el ente contratante o emisor, se los registrará debitando la
cuenta 113.36 Cuentas por Cobrar Financiamiento Público y abonando a la
cuenta correspondiente del subgrupo 222 Títulos y Valores Permanentes o 223
Empréstitos, de la Deuda Pública.
A la fecha de vencimiento de las cuotas de amortización del capital, el monto
de dicho movimiento se lo trasladará a la cuenta 213.96 Cuenta por Pagar
Amortización Deuda Pública, del grupo de Deuda Flotante. Se mantendrá en
las cuentas del grupo 22 de Deuda Pública, si con antelación es postergada la
condición del plazo para la restitución.
En los casos que se modifiquen las condiciones del plazo en una fecha
posterior al traslado a la Deuda Flotante y sean renegociados los compromisos
de amortización, cuyo impacto afecte a ejercicios futuros, serán regularizadas
las operaciones como corrección de errores, en la forma descrita en la NTCG
3.2.2.3.
Para el caso del Ente Gobierno Central, la unidad responsable de la
administración de la deuda pública, será la única autorizada para el registro
correspondiente.
Créditos sin destino al contratante ni restitución del beneficiario
Estos créditos están dirigidos a entidades que no pertenecen al Gobierno
Central, en las cuales el Ministerio de Economía y Finanzas, en representación
del Estado Ecuatoriano, contrata financiamientos destinados a proyectos o
programas específicos, que son los receptores y beneficiarios directos de los
desembolsos; contrariamente, su amortización la realiza el ente contratante.
Los recursos provenientes del endeudamiento público, originados en contratos
o convenios de financiamiento, destinados a un ente diferente al contratante y
sin obligación del beneficiario de amortizar la deuda, en el organismo
contratante se registrarán:
a. Los derechos monetarios, en forma similar a la indicada en el primer inciso
de la NTCG 3.2.14.2;
b. El desembolso directo de los fondos al organismo beneficiario, se lo
registrará como obligaciones monetarias, previo el cargo a la cuenta respectiva
del subgrupo 636 Transferencias Entregadas, de los gastos de gestión;
c. Los derechos y las obligaciones monetarias registrados según lo indicado en
los literales a. y b., se compensarán conforme lo previsto en la NTCG 3.2.15.2;
d. A la fecha de vencimiento de las cuotas de amortización, el monto de dichos
movimientos se los trasladará a la cuenta 213.96 Cuenta por Pagar
Amortización de la Deuda Pública, del grupo de la Deuda Flotante; se
mantendrá en las cuentas del subgrupo Empréstitos, si con antelación es
postergada la condición del plazo par la restitución;
e. Por el pago de las obligaciones incurridas se debitará la Cuenta por Pagar
utilizada y acreditará la cuenta Bancos a través de la cual se produzca el
egreso efectivo.
En los entes beneficiarios del crédito, sin obligación de restituir los fondos
recibidos, se registrarán:
a. Los derechos monetarios y el abono correspondiente a la cuenta respectiva
del subgrupo 626 Transferencias Recibidas de los ingresos de gestión;
b. Luego, por la recepción de los desembolsos, el cargo se hará a la cuenta
bancos en la que sean acreditados los fondos y abono a la Cuenta por Cobrar
utilizada;
c. El uso de los valores recibidos se lo hará en el desarrollo de los proyectos o
programas para los cuales se han destinado el financiamiento obtenido, de
acuerdo al Presupuesto aprobado y según lo establecido en la NTCG 3.2.8.
Créditos sin destino al contratante y con restitución del beneficiario
Este tipo de créditos constituyen una modalidad especial, mediante la cual, por
excepción, el Estado Ecuatoriano obtiene el financiamiento que está dirigido a
alguna de sus entidades, la que es beneficiaria de los fondos, los que utilizará
en los destinos autorizados y la que efectuará la amortización de la deuda, pero
a través del contratante quien es a la vez el deudor.
Los fondos provenientes del endeudamiento público, originados en contratos o
convenios de financiamiento o en la negociación de títulos y valores,
destinados a un ente financiero diferente al contratante, con la obligación del
beneficiario de restituirlo en las condiciones pactadas, en el organismo
contratante se registrarán:
a. Los derechos monetarios a percibir los desembolsos con cargo a la cuenta
113.36 Cuentas por Cobrar Financiamiento Público y abono a la cuenta
correspondiente del subgrupo 223 Empréstitos, según corresponda.
b. El desembolso directo de los fondos al organismo beneficiario se lo
registrará, en el organismo contratante, como obligaciones monetarias y con
cargo a la cuenta respectiva del subgrupo 123 Inversiones en Préstamos y
Anticipos.
c. Los derechos y las obligaciones registradas según lo indicado en los
numerales a. y b. serán compensados.
En los entes beneficiarios del crédito con la obligación de restituir los fondos
recibidos, se registrará de la siguiente forma:
a. El cargo a la cuenta 113.36 Cuentas por Cobrar Financiamiento Público, por
los derechos monetarios por los desembolsos a percibir, con abono a la cuenta
correspondiente de los Créditos Internos del subgrupo 223 Empréstitos.
b. La recepción, con débito a la cuenta Bancos en la que se reciban los
recursos y crédito a la Cuenta por Cobrar utilizada en el literal anterior.
c. En las fechas de vencimiento de las cuotas de amortización de los créditos
internos, los montos respectivos se trasladarán a la cuenta 213.96 Cuenta por
Pagar Amortización de la Deuda Pública como contrapartida de la disminución
correspondiente en una de las cuentas del subgrupo 223 Empréstitos. Se
mantendrá en las cuentas de créditos internos, si con antelación al vencimiento
es postergada la condición del plazo, de común acuerdo con el organismo
público otorgante de los fondos.
d. Por el pago de las obligaciones incurridas se debitará la Cuenta por Pagar
utilizada y acreditará la cuenta bancos a través de la cual se produzca el
egreso efectivo.
En los casos que se modifiquen las condiciones del plazo en una fecha
posterior al traspaso y sean renegociados los compromisos de amortización del
crédito afectando ejercicios futuros, serán reguladas las operaciones como
correcciones de errores, en la forma descrita en la NTCG 3.2.2.3.
El organismo contratante registrará las cuotas de amortización, en la cuenta
213.96 Cuenta Por Pagar Amortización de la Deuda Pública y abono a la
cuenta correspondiente del subgrupo 223 Empréstitos.
COMPENSACION DE SALDOS
Alcance
Esta norma establece los criterios técnicos para compensar saldos pendientes
de las carteras de deudores y acreedores.
Compensación individual
Los saldos pendientes de una misma persona natural o jurídica, podrán ser
compensados si están registrados en las cuentas de los grupos 11 de Activos
Operacionales y 21 de Deuda Flotante, hasta el monto que mantenga
invariable el principio de la igualdad contable.
En aquellos casos que las compensaciones requieran incluir saldos de las
cuentas de Inversiones Financieras y de Deuda Pública, es requisito previo
reconocer los derechos y obligaciones monetarios en las Cuentas por Cobrar y
por Pagar, según corresponda.
Compensación múltiple
Los saldos pendientes de diferentes personas, naturales o jurídicas,
reconocidos contablemente como deudores y acreedores de un mismo ente
financiero, podrán ser compensados si están registrados en las cuentas de
Activos Operacionales y de Deuda Flotante, hasta el monto que mantenga
invariable el principio de la igualdad contable.
PÉRDIDA DE RECURSOS PUBLICOS
Alcance
Esta norma determina los criterios contables para la disminución patrimonial,
motivada por la sustracción o pérdida de fondos y bienes, la cual deberá
registrarse en una de las cuentas del subgrupo 619 Disminución Patrimonial;
de las cuentas utilizadas se mantendrán auxiliares, para identificar a los
presuntos responsables encargados de su administración, uso o custodia,
quienes serán los deudores primarios del Estado mientras no se establezcan
las responsabilidades administrativas o judiciales que los casos ameriten.
El registro contable pertinente se lo hará con el sustento de la denuncia de la
sustracción, presentada ante la autoridad competente, conforme lo establecido
en el Art. 86 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y
Administración de Bienes del Sector Público, expedido mediante Acuerdo Nº
025-CG por el Contralor General del Estado, publicado en el Registro Oficial Nº
378 del 17 de Octubre del 2006.
Disminución de disponibilidades
La pérdida de fondos que se presume fue causada por servidores públicos,
terceros ajenos al ente financiero o resultante de caso fortuito o fuerza mayor
deberá trasladarse a la cuenta de complemento 619.91, por el monto constante
en los registros contables y mediante un asiento de tipo financiero, hasta que la
autoridad competente emita el dictamen o resolución sobre la materia.
a. En caso de que el dictamen de la autoridad competente determine el
sobreseimiento en la presunción de responsabilidades, el monto de la pérdida
deberá registrarse como gastos de gestión, en la cuenta 635.04.99 Otros
Gastos Financieros y se generará la obligación monetaria respectiva, la cual se
cancelará contra la cuenta de complemento del subgrupo Disminución
Patrimonial.
b. Si la autoridad competente determinare responsables, sancionados con el
reintegro de los fondos, el evento deberá registrarse sobre la base del
otorgamiento de un préstamo, debitando la cuenta 123.01.07 ó 123.01.11,
según corresponda y generando una obligación monetaria, la cual se liquidará
contra la cuenta de complemento del subgrupo Disminución Patrimonial.
Previa la recuperación del crédito registrado según lo establecido en este
numeral, se registrará el derecho monetario, cargando a la cuenta 113.27
Cuentas por Cobrar Recuperación de Inversiones y abonando a la cuenta
correspondiente del subgrupo 123 Inversiones en Préstamos y Anticipos, que
hubiere sido utilizada.
Disminución de activos financieros y bienes
La pérdida de documentos de inversiones financieras o bienes corporales que
se presume fue causada por servidores públicos, terceros ajenos al ente
financiero o resultante de caso fortuito o fuerza mayor, deberá trasladarse
mediante asiento de ajuste, debitando la cuenta de complemento
correspondiente del subgrupo 619 Disminución Patrimonial y acreditando las
cuentas pertinentes al bien sustraído, hasta que las autoridades competentes
emitan el dictamen o resolución sobre la materia.
Para el caso de que los bienes corporales, correspondan a Activos Fijos, el
débito será a la cuenta 619.94 Disminución de Bienes de Larga Duración, por
el valor en libros y los montos a acreditarse serán los registrados en la cuenta
principal y complementaria pertinente; es decir, la que pertinente al bien
sustraído y a su correspondiente Depreciación Acumulada.
1. En caso de que el dictamen de la autoridad competente implique el
sobreseimiento en la presunción de responsabilidades, el monto de la
pérdida deberá registrarse mediante un asiento de ajuste, con cargo a la
cuenta 638.91, 638.92 ó 638.93 que corresponda y se liquidará la cuenta de
complemento del subgrupo Disminución Patrimonial.
2. Si la autoridad competente determinare responsables, sancionados con el
reintegro de fondos destinados a resarcir las pérdidas, al costo de
reposición, el registro se lo hará mediante un movimiento de ajuste, para
asentar el otorgamiento de un préstamo, debitando la cuenta 123.01.07 ó
123.01.11, sin generar una obligación monetaria, y liquidando directamente
la cuenta respectiva del subgrupo Disminución Patrimonial. Si el valor a
restituir fuere mayor al anotado en la cuenta Disminución Patrimonial, la
diferencia se registrará abonando la cuenta 629.51 Actualización de Activos.
a) En caso de que el reintegro se lo hiciere en efectivo, previa la
recuperación del crédito se registrará el derecho monetario debitando la
Cuenta por Cobrar Recuperación de Inversiones y acreditando la cuenta
correspondiente del subgrupo 123 Inversiones en Préstamos y Anticipos
que hubiere sido utilizada.
b) Si el responsable entregara un bien de similares características en
reposición, se registrará el Activo recibido con un movimiento de ajuste
por los mismos valores en libros que tenía el bien y se liquidará
directamente la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos.
c. En el evento de que se entregara un bien nuevo, se lo registrará al valor
de mercado, cancelará directamente la cuenta de Inversiones en
Préstamos y Anticipos y la diferencia se aplicará a la cuenta 629.51
Actualización de Activos.
Indemnización por pérdida de recursos protegidos
En aquellos casos que los recursos sustraídos de la entidad pública, hubieren
estado protegidos mediante un contrato de seguros, el valor deducible que se
entregará a la compañía aseguradora y lo que se necesitare para cubrir el
costo de reposición respectivo, se cargará al custodio responsable del bien;
dicho monto le será restituido, si el dictamen judicial declarare el evento
suscitado, como robo público.
En ningún caso la entidad obtendrá doble reposición, por parte de la compañía
aseguradora y del custodio, en todo caso se preferirá la indemnización de la
aseguradora.
CIERRE DE CUENTAS
Alcance
Esta norma establece el criterio que deberá observarse para el cierre de
cuentas al término del ejercicio contable.
Generalidades
Los movimientos contables de cierre de cuentas a que se refiere esta norma,
se excluyen para efectos de la generación de reportes; solamente estarán
destinados a determinar el resultado del ejercicio y a habilitar los saldos a
trasladarse al siguiente ejercicio.
Cuentas de ingresos y gastos de gestión
Las cuentas de los grupos 62 y 63 de Ingresos y Gastos de Gestión, que
constituyen los aumentos y disminuciones indirectos del Patrimonio, serán
cerradas al 31 de diciembre de cada año utilizando como contra cuenta las
618.03 Resultados del Ejercicio Vigente.
Al inicio del siguiente ejercicio, el resultado obtenido se lo hará constar en la
cuenta 618.01 Resultados de Ejercicios Anteriores, sin necesidad de asiento
contable.
Luego del asiento de apertura, el saldo de la cuenta 618.01 se lo transferirá al
Patrimonio Público, mediante asiento de ajuste en las entidades del Sector
Público no Financiero, excepto en las empresas.
En las empresas públicas se lo mantendrá hasta que se amorticen las pérdidas
o se apliquen las utilidades, de conformidad con lo dispuesto en la Ley, los
estatutos o las decisiones adoptadas por la admisión, según corresponda.
Carteras de anticipos de fondos
Para el cierre de las cuentas de Anticipos de Fondos se usará la cuenta 124.82
o la 124.97.02, en función del tratamiento presupuestario o no adoptado en la
institución.
El mismo criterio se aplicará en el siguiente ejercicio, para registrar las
reclasificaciones previas a las recuperaciones o amortizaciones al utilizar las
cuentas 113.82 ó 113.97, según los casos.
1. De las carteras registradas en las cuentas del subgrupo Anticipos de Fondos
(112), que se hallaren pendientes de recuperación o amortización al 31 de
diciembre de cada año, aquellos auxiliares que denoten fundadas expectativas
de incobrabilidad y que se hayan mantenido como tales al menos seis meses y
los originados por débitos dispuestos por el Tesoro Nacional, se los trasladará
a la cuenta 124.82 Anticipos de Fondos de Años Anteriores.
En el evento de que algún valor reclasificado se llegara a recuperar, previa la
recaudación se trasladará a la cuenta 113.82 Cuentas por Cobrar Anticipos de
Fondos de Años Anteriores, mediante un movimiento tipo financiero.
Para dar de baja la cartera reclasificada, conforme lo anotado en el primer
inciso de este numeral, se seguirá el procedimiento establecido en la NTCG
3.2.12 Cuentas de Dudosa Recuperación; excepto en los casos en que el
Tesoro Nacional hubiere dispuesto débitos a las disponibilidades de las
entidades (NTCG 3.2.18), cuya disminución ocurrirá afectando directamente al
Patrimonio Público y no la provisión.
2 Los anticipos a contratistas concedidos sobre la base de contratos
legalmente celebrados, que hasta el 31 de diciembre de cada año no se
hubieren amortizado, serán trasladados a la cuenta 124.97.02;
simultáneamente se regulará presupuestariamente en el siguiente año el
ítem de ingreso 38.01.02 De Anticipos de Fondos, que formará parte del
financiamiento que respaldará las modificaciones presupuestarias que se
requieran para continuar con el devengo de los contratos o convenios
suscritos.
3. Los fondos rotativos y otros a rendir cuentas, deberán liquidarse a más
tardar hasta el 28 de diciembre de cada año, los saldos no utilizados se los
depositará al día siguiente, en la Cuenta Rotativa de Ingresos de la entidad;
se volverán a crear el 2 de enero del siguiente año. Los funcionarios
responsables del área financiera tomarán las providencias necesarias para
el fiel cumplimiento de esta disposición.
El objetivo de lo expuesto en el inciso anterior de este numeral es lograr que se
apliquen los gastos realizados al presupuesto que corresponden; para no
dilatar el cierre del ejercicio fiscal.
Carteras de cuentas por cobrar, por pagar, depósitos y fondos de terceros
1. En función del tratamiento presupuestario o no adoptado en la institución y
de acuerdo a sus particulares necesidades, las carteras registradas en las
cuentas del subgrupo 113 Cuentas por Cobrar que mantengan saldos
pendientes al 31 de diciembre de cada año, serán trasladadas, mediante
asiento de cierre, a las cuentas 124.83 ó 124.98.01 “Cuentas por Cobrar de
Años Anteriores”; en el siguiente ejercicio, como paso previo a las
recuperaciones o recaudaciones que se obtengan y sólo por las magnitudes
en que ocurran, mediante asientos de tipo financiero se trasladarán a las
cuentas 113.83 ó 113.98, respectivamente.
2. En función del tratamiento presupuestario o no adoptado en la institución y
de acuerdo a sus particulares necesidades, las carteras registradas en las
cuentas del subgrupo 213 Cuentas por Pagar, que mantengan saldos
pendientes al 31 de diciembre de cada año, serán trasladadas, mediante
asiento de cierre, a las cuentas 224.83 ó 224.98.01 “Cuentas por Pagar de
Años Anteriores”; en el siguiente ejercicio, como paso previo a las
cancelaciones o pagos que se efectúen y sólo por las magnitudes en que
estos ocurran, mediante asientos tipo financiero se trasladarán a las
cuentas 213.83 ó 213.98, respectivamente.
3 Igual criterio se observará respecto a las cuentas del subgrupo 212
“Depósitos y Fondos de Terceros” que se estime conveniente cerrarlas,
cuyos saldos se trasladarán a las cuentas 224.82 ó 224.97.02 “Depósitos y
Fondos de Terceros de Años Anteriores”; las que para su disminución en el
siguiente año previamente serán trasladadas a las cuentas 213.82 ó 213.97
“Cuentas por Pagar Depósitos y Fondos de Terceros de Años Anteriores,
según corresponda.
Cuentas de inversiones en proyectos y programas
Las cuentas de acumulación de costos que integran el grupo 15, Inversiones en
proyectos y Programas, que no sean “permanentes” o continuos, que registren
saldos al 31 de diciembre de cada año, serán cerradas y sus saldos
trasladados a las cuentas 151.92 ó 152.92, Acumulación de Costos de
Inversiones en Obras en Proceso o e Programas en Ejecución, según
corresponda.
En el movimiento de traslado deberá quedar claramente individualizada la
acumulación de las inversiones realizadas en cada uno de los proyectos o
programas; para el efecto el ente financiero deberá desglosar las cuentas de
costos y de acumulación de las inversiones, hasta los niveles inferiores que le
permitan la clara identificación de cada uno de ellos.
Donaciones entregadas y recibidas
Los saldos de las cuentas 611.88 y 611.99 Donaciones Entregadas y Recibidas
en Bienes Muebles e Inmuebles, se los trasladará al final de cada ejercicio
fiscal, mediante asientos de cierre, a la cuenta principal del Patrimonio Público
que corresponda (611), en función de la clase de entidad de que se trate.
DEBITOS DE DISPONIBILIDADES DISPUESTOS POR EL TESORO
NACIONAL
Las disminuciones de disponibilidades que se efectúen, en base a
disposiciones emanadas por el Ministerio de Economía y Finanzas a través de
la Tesorería de la Nación, mediante débitos realizados por el Banco Central del
Ecuador aplicados a las cuentas “T” de las instituciones, se las registrará en la
cuenta 11217 Débitos del Tesoro Nacional; el Tesoro Nacional a su vez
registrará los créditos correspondientes producidos en la Cuenta Corriente
Única, en la cuenta 21217 Créditos Provisionales por Reintegros.
Las devoluciones parciales o totales que ocurran, tras las acciones
administrativas y/o legales que se produzcan, se aplicarán con créditos y
débitos a dichas cuentas, respectivamente.
En el caso de que el Tesoro Nacional determine improcedente la restitución de
los fondos a las entidades afectadas, éstas en el proceso de cierre del ejercicio,
aplicarán lo dispuesto en la NTCG 3.2.17.4. En el siguiente ejercicio se dará de
baja el auxiliar del Tesoro Nacional de la cuenta respectiva del subgrupo
Deudores Financieros, mediante un asiento de ajuste y con cargo al Patrimonio
Público, en la forma indicada en el segundo inciso del numeral antes precisado.
Para el Tesoro Nacional los valores no devueltos de los débitos efectuados se
registrarán en el siguiente ejercicio con un movimiento de ajuste debitando la
cuenta 12483 Cuentas por Cobrar Años Anteriores y acreditando la cuenta
62952 Ajustes de Ejercicios Anteriores.
Simultáneamente, se efectuará la reclasificación a la cuenta 11383 Cuentas por
Cobrar de Años Anteriores, acreditando la cuenta 12483; la cuenta 11383 se
liquidará con la 21217 Créditos Provisionales por Reintegros.
COLOCACION Y DESCUENTOS EN TITULOS Y VALORES DEL ESTADO
Alcance
Esta norma determina el criterio de registro contable del financiamiento
obtenido mediante la negociación de Títulos y Valores, a través de Certificados
de la Tesorería y Bonos del Estado, los gastos financieros incurridos y los
descuentos concedidos en esas operaciones.
Contabilización
El reconocimiento contable de la colocación de Certificados de Tesorería,
Valores en Circulación u Otros Títulos y Valores correspondiente al
financiamiento de corto plazo del Tesoro Nacional necesario para cubrir las
insuficiencias temporales de la Caja Fiscal, procederá a partir de:
a. El registro de las comisiones de bolsa y los descuentos reconocidos en las
negociaciones, mediante el débito en la cuenta 635.07.06 Comisiones y Otros
Cargos en Títulos y Valores, con la afectación presupuestaria pertinente y
crédito a la cuenta 213.56 Cuentas por Pagar Gastos Financieros.
b. Por el derecho originado en la negociación se debitará la cuenta 113.40
Cuentas por Cobrar Títulos y Valores Temporales del Tesoro Nacional y
acreditará una de las cuentas de nivel 1, del Subgrupo 221 Títulos y Valores
Temporales.
c. La recaudación efectiva se contabilizará inmediatamente luego del registro
de las comisiones indicadas en el inciso anterior, mediante un asiento contable
que contendrá:
Débito a la cuenta 111.02.01 Recursos Fiscales, por el valor efectivo
obtenido en la negociación, depositado en la cuenta que administra el
Tesoro Nacional;
Débito a la 213.56 Cuentas por Pagar Gastos Financieros, generada por las
comisiones y los descuentos, las que se cancelan mediante compensación;
Crédito en la cuenta 113.40 Cuentas por Cobrar Títulos y Valores
Temporales del Tesoro Nacional.
d. En la fecha del vencimiento de los Títulos y Valores Temporales, se
reconocerá la obligación con débito en la cuenta correspondiente del Subgrupo
221 Títulos y Valores Temporales y con un crédito en la cuenta 213.40 Cuentas
por Pagar Títulos y Valores Temporales del Tesoro Nacional.
Simultáneamente y para efectuar el pago, se procederá a debitar la cuenta
213.40 Cuentas por Pagar Títulos y Valores Temporales del Tesoro Nacional y
acreditar la cuenta 111.02.01 Recursos Fiscales.
El reconocimiento contable de la colocación de Bonos del Estado se hará por
su valor neto, bajo los siguientes registros:
a. Mediante débito a la cuenta 113.36 Cuentas por Cobrar Financiamiento
Público, por el derecho de cobro, y el incremento del Pasivo con crédito a la
cuenta 222.01.02.
b. Las comisiones de bolsa reconocidas en los procesos de negociación de
Bonos del Estado se contabilizarán en la cuenta 635.07.06 Comisiones y Otros
cargos en Títulos y Valores, con la afectación presupuestaria pertinente y
crédito a la cuenta 213.56 Cuentas por Pagar Gastos Financieros.
c. El asiento contable para registrar la recaudación efectiva, contemplará las
siguientes cuentas:
Débito en la 111.02.01 Recursos Fiscales, por el valor efectivo obtenido en
la negociación;
Débito a la 213.56 Cuentas por Pagar Gastos Financieros, originada por las
comisiones y los descuentos, que se cancelarán mediante compensación;
Crédito de la 113.36 Cuentas por Cobrar Financiamiento Público, por el
derecho de cobro generado.
d. Los descuentos en Bonos del Estado que se produzcan en las
negociaciones, se registrarán debitando la cuenta 222.04.01 (-) Descuento en
Bonos del Estado y acreditando la cuenta 222.01.02 Bonos del Estado;
e. Como consecuencia de lo anotado en el literal anterior, el costo financiero
que representa el descuento en Bonos, en el Ejercicio Fiscal que corresponda,
se devengará la parte proporcional y consecuentemente se reducirá el diferido
producido, de acuerdo a lo siguiente:
Con un débito a la cuenta 635.07.06 Descuentos, Comisiones y Otros
Cargos en Títulos y Valores, con su respectiva afectación presupuestaria al
ítem 56.01.06 y, crédito a la cuenta 213.56 Cuentas por Pagar Gastos
Financieros;
Debitando la cuenta 113.36 Cuenta por Cobrar Financiamiento Público y
acreditando la cuenta 222.04.01 (-) Descuento en Bonos del Estado con la
pertinente afectación presupuestaria al ítem 36.04.02;
Compensando con un débito a la cuenta 213.56 Cuentas por Pagar Gastos
Financieros y con crédito a la cuenta 113.36 Cuenta por Cobrar
Financiamiento Público.
Los costos financieros incurridos por concepto de la emisión de papeles
fiduciarios que realiza el Banco Central, en función de lo solicitado por el
Tesoro Nacional, se registrará debitando la cuenta 635.04.03 Comisiones
Bancarias y acreditando la cuenta 213.57 Cuentas por Pagar Otros Gastos.
DOCUMENTACION, FORMULARIOS Y REGISTROS CONTABLES
Alcance
Esta norma establece los criterios que deberán observarse en cuanto al diseño,
resguardo y mantenimiento de la documentación, formularios y registros
contables y a su contabilización.
Generalidades
Los formularios y registros contables estarán comprendidos y explicados dentro
del manual específico de contabilidad de cada ente financiero, serán diseñados
según sus necesidades específicas, asegurarán información completa,
guardarán sencillez y claridad y preverán solo el número indispensable de
copias; en todo caso, guardarán conformidad con la práctica contable de
general aceptación.
Todo formulario, registro, libro, resumen o cualquier instrumento contentivo de
cifras que expresen cantidades en la moneda de curso legal en el país, que
denoten recursos u obligaciones financieras, originadas en transacciones u
operaciones, comprendidas o efectuadas, constituye parte del sistema de
contabilidad de la respectiva entidad u organismo.
Existirán formularios y registros contentivos de cifras, que no representen
recursos u obligaciones para el ente financiero, que servirán, no obstante, para
el seguimiento y validación de procesos de orden administrativo.
Las unidades de contabilidad de las entidades, organismos, fondos o proyectos
del Sector Público efectuarán el registro de las operaciones financieras,
inmediatamente después de recibir la documentación de respaldo
correspondiente.
Mantenimiento de documentos y registros
Los documentos contentivos de cifras, formularios y registros del Sistema de
Contabilidad en las instituciones del Sector Público, se los mantendrá y
conservará debidamente ordenados, foliados y numerados, de modo que
permitan su clara e inmediata ubicación e identificación, durante al menos 10
años. Los documentos relativos a cada transacción, serán archivados juntos, o
debidamente referenciados.
Los archivos de la documentación contable son propiedad de cada ente
financiero y no serán removidos de las oficinas correspondientes, sino de
acuerdo a disposiciones legales o en base a órdenes legítimas de autoridad
competente.
La documentación fuente, registros y archivos del sistema de contabilidad
estarán disponibles, en cualquier momento, para fines de auditoría.
CUENTAS DE ORDEN
Alcance
Esta norma establece el criterio técnico para el registro contable de valores que
no afectan la situación financiera de la institución, pero cuya incorporación en
libros es necesaria con fines de recordatorio contable, de control sobre
aspectos administrativos o que permiten establecer derechos u obligaciones
contingentes, que pueden o no tener impactos patrimoniales a futuro.
Generalidades
Las cuentas de orden conceptualmente no representan valores reales, es decir,
recursos ni financiamientos, elementos que constituyen la dualidad contable;
sin embargo se las utiliza en la Contabilidad, a efecto de representar recursos y
obligaciones probables o eventos de tipo administrativo sujetos a contingencias
o eventualidades, que de suceder pueden producir efectos patrimoniales y en
los resultados para la entidad. Una vez ocurrida la contingencia que determina
su apertura, su saldo parcial o totalmente tendrá que derivarse hacia cuentas
del Estado de Situación Financiera y del de Resultados.
Estas cuentas están destinadas a enriquecer con información, los reportes
financieros en que deben constar, se deben abrir en grupos de dos, siendo la
una correlativa de la otra, sus saldos consecuentemente serán iguales pero de
naturaleza contraria.
Las cuentas de orden podrán contener auxiliares, en la medida que se requiera
disponer de información de detalle, para permitir una clara identificación de las
características y especificaciones particulares de sus representaciones; dichos
apéndices o detalles se abrirán sólo en una de cada par de cuentas.
Los interesados en la información institucional no sólo deben conocer sus
recursos y obligaciones reales, sino también sus recursos y obligaciones
contingentes, que proporcionan al lector elementos mayores para analizar e
interpretar el balance general y pueden influir en la toma de decisiones, toda
vez que estas cuentas señalan expectativas favorables o adversas para la
institución.
Contabilización
Su registro debe ocurrir mediante movimientos de cuentas de orden, debitando
y acreditando por igual valor las cuentas correlativas que intervengan, debiendo
forzosamente observar una relación de uno a uno entre las cuentas de los
subgrupos 911 y 921. Su funcionamiento, aparte de las implicaciones
financieras y patrimoniales que puedan derivar, deberán tener obligatoriamente
movimientos compensados en todo momento, esto es que el valor debitado sea
siempre igual al acreditado.
Cuando se reciban mercancías para la venta, bienes en custodia o en
comodato, garantías diferentes de en dinero; se emitan papeles fiduciarias y
especies fiscales valoradas; se controlen los bienes que no constituyen activos
fijos; se tenga la contingencia de posibles responsabilidades en juicios en curso
por los valores demandados; o se tenga que controlar probables flujos de
entrada de beneficios o potenciales servicios; se debitarán las cuentas
deudoras y se acreditarán las acreedoras.
Por el contrario, cuando se realicen o se devuelvan las mercancías, los bienes,
las garantías, los papeles fiduciarios y las especies valoradas, lo que
corresponda; se den de baja los bienes que no constituyen activos fijos; se
definan las contingencias por responsabilidades en juicios en curso; o se
produzcan ingresos o servicios; se debitarán las cuentas acreedoras y se
acreditarán las deudoras. Es decir, en el caso de que disminuyan los bienes,
los derechos o las obligaciones contingentes, los movimientos contables a
registrar serán los inversos a los realizados originalmente.
Presentación
Las cuentas de orden serán presentadas exclusivamente en los Balances de
Comprobación de acuerdo a la secuencia que establece su codificación y en
los Estados de Situación Financiera, en los cuales constarán a continuación del
total correspondiente al Pasivo y Patrimonio, bajo el título CUENTAS DE
ORDEN y tendrán totales independientes.
Para efectos de consolidación contable, los flujos registrados en cuentas de
orden sólo sirven a efectos de agregación, no de eliminación.
4.3 Catálogo General de Cuentas
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Dígitos1 2 3 4 4 5 5 6 6 6 7 7 Campos
CUENTA NIVEL 4
CUENTAS DE AGRUPACIÓN
CUENTAS DE MOVIMIENTO
CUENTA NIVEL 1
CUENTA NIVEL 2
CUENTA NIVEL 3
TITULO
GRUPO
SUBGRUPO
En la Contabilidad el elemento primordial es la “cuenta”, que conceptualmente
constituye el elemento básico en el cual se registran los hechos económicos
que responden a una misma naturaleza; en ella se anotan en el Debe, los
débitos o cargos y en el Haber, los créditos o abonos que afectan a cada
cuenta.
4.3.1 Estructura
El catálogo de cuentas estará estructurado en términos de conformar una base
de datos, ordenada de acuerdo con la naturaleza de los Activos, Pasivos y el
Patrimonio, identificando los recursos de propiedad o dominio del Estado, las
obligaciones directas y la participación patrimonial.
La estructura del catálogo reconocerá una relación jerárquica de lo general a lo
particular, con los siguientes rangos de agrupación:
La estructura del Catálogo General de Cuentas, está constituida por 12 dígitos
divididos en 7 campos, los mismos que sirven para identificar en el primer
campo y con 1 dígito, el “título” del elemento contable, así: 1 Activos, 2 Pasivos
6 Patrimonio y 9 Cuentas de Orden.
El segundo campo de 1 dígito identifica la clase de cuenta y junto al anterior
identifican el “grupo” de cuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio y las cuentas de
orden; añadiendo el tercer campo también de 1 dígito, identifica el “subgrupo”
de cuentas que conforman cada grupo, como se detalla a continuación.
CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS (GRUPOS Y SUBGRUPOS)
1 ACTIVO 2 PASIVO
11 Operacionales 21 Deuda Flotante111 Disponibilidades 212 Depósitos y Fondos de Terc.112 Anticipos de Fondos113 Cuentas por Cobrar 213 Cuentas por Pagar12 Inversiones Financieras 22 Deuda Pública121 Inversiones Temporales 221 Títulos y Valores122 Inversiones Permanentes 223 Empréstitos123 Inversiones en Préstamos y Anticipos 224 Pasivos Financieros124 Deudores Financieros 225 Créditos Diferidos125 Inversiones Diferidas 6 PATRIMONIO126 Inversiones no Recuperables 61 Patrimonio Acumulado13 Inversiones en Existencias y Produc. 611 Patrimonio Público131 Existencias p’ Consumo Corriente e Inver. 612 Reservas132 Existencias para Producción y Ventas 618 Resultados de Ejercicios133 Inversiones en Productos en Proceso 619 Disminución Patrimonial14 Inversiones en Bienes de L/Duración 62 Ingresos de Gestión141 Bienes de Administración 621 Impuestos142 Bienes de Producción 623 Tasas y Contribuciones15 Inversiones Proyectos y Programas 624 Venta de Bienes y Servicios151 Inversiones en Obras en Proceso 625 Rentas de Inversiones y Otros152 Inversiones Programas en Ejecución 626 Transferencias Recibidas
629 Actualizaciones y Ajustes63 Gastos de Gestión631 Inversiones Públicas633 Remuneraciones634 Bienes y Servicios de Consumo635 Gastos Financieros y Otros636 Transferencias Entregadas638 Costo de Ventas y Diferidos639 Actualizaciones y Ajustes
9 CUENTAS DE ORDEN
91 Cuentas de Orden Deudoras911 Cuentas de Orden Deudoras92 Cuentas de Orden Acreedoras921 Cuentas de Orden Acreedoras
Las Cuentas por Cobrar (113) y las Cuentas por Pagar (213) resaltadas en el
cuadro anterior, ligadas o unidas a grupos de ingresos o gastos
presupuestarios, son las más importantes en la metodología del “Devengado
contable” e intervienen en cada asiento de ingreso o gasto con incidencia
inmediata o futura en el movimiento de dinero y en la ejecución del
presupuesto.
El conjunto de cuentas que el profesional Contador considere conveniente
utilizar, constituye el Catálogo o Plan de Cuentas Institucional, el cual
representará en forma clara y comprensible los diferentes componentes del
Activo, Pasivo y Patrimonio, además también de las cuentas de orden, que si
bien no afectan la situación financiera ni los resultados de la gestión
institucional, aportan con información para efectos de recordatorio contable y
de control sobre aspectos de índole administrativos. Dicho Catálogo debe ser
desarrollado sobre la base del Catálogo General de Cuentas establecido en la
normativa del Sistema de Contabilidad Gubernamental, a efecto de posibilitar
tanto la agregación, como la consolidación de la información financiera que
realiza el Ministerio de Economía y Finanzas.
La estructura del catálogo reconoce una relación jerárquica de lo general a lo
particular, con los siguientes rangos de agrupación:
CONCEPTOS CODIFICACION CRITERIOS
TÍTULO 9CUENTAS DE
AGRUPACIÓNGRUPO 9 9
SUBGRUPO 9 9 9
Cuenta de nivel 1 9 9 9 99
CUENTAS DE
MOVIMIENTO
Cuenta de nivel 2 9 9 9 99 99
Cuenta de nivel 3 9 9 9 99 99 999
Cuenta de nivel 4 9 9 9 99 99 999 99
Hasta este nivel, todas son cuentas de “agrupación” y como tales no pueden
intervenir debitadas o acreditadas en el Diario General Integrado, registro
básico de entrada original contable.
4.3.2 Asociación contable presupuestaria
Esta norma establece los criterios técnicos de integración de la contabilidad y el
presupuesto.
El Catálogo General de Cuentas estará asociado al Clasificador Presupuestario
de Ingresos y Gastos.
Los flujos de débitos y créditos de las cuentas, solamente tendrán asociación a
un concepto del clasificador presupuestario; dichos flujos serán comparados
con las estimaciones presupuestarias, a efectos de determinar las desviaciones
en la ejecución; sólo por excepción, la asociación se producirá a más de un
concepto.
Los flujos de débitos y créditos de las cuentas de Nivel 1 del subgrupo Cuentas
por Cobrar, en los casos que corresponda, estarán asociados a los grupos del
clasificador presupuestario de ingresos, a efectos de compararlos con el
presupuesto y el programa de caja, respectivamente. Los flujos de créditos de
las contra cuentas de Nivel 2 estarán ligados a los ítem del clasificador
presupuestario de ingresos; las cuentas a los niveles 3 y 4, a conceptos
desagregados de los ítem o de otras clasificaciones internas.
Los flujos de créditos y débitos de las cuentas de Nivel 1 del subgrupo Cuentas
por Pagar, en los casos que corresponda, estarán asociados a los grupos del
clasificador presupuestario de gastos, a efectos de compararlos con el
presupuesto. Los flujos de débitos de las contra cuentas estarán ligados a los
ítem del clasificador presupuestario de gastos; las cuentas a los niveles 3 y 4 a
conceptos desagregados de los ítem o de otras clasificaciones internas.
4.4 Informes financieros
Se establecen los criterios para la preparación de informes o reportes
financieros de apoyo a la toma de decisiones y al control de los recursos
públicos.
Aspectos generales
La preparación de informes financieros de uso interno o externo, no regulados
por la presente norma, se sujetará a la periodicidad, forma y condiciones
determinadas por los usuarios, sustentados en el principio de “Exposición de
Información“.
La información comparativa se realizará sólo en los Estados Financieros
anuales y se lo hará con referencia a las cifras correspondientes del ejercicio
fiscal anterior.
Las siglas SG y los códigos de cuentas indicados al margen derecho de
algunos estados financieros, constituyen guías u orientaciones para indicar el
subgrupo o las cuentas de Nivel 1 a los que corresponden, las cuentas que
deberán detallarse en la primera columna de los respectivos informes, al último
nivel de desagregación con el que consten en el Catálogo General de Cuentas,
los que se hará constar sin puntos de separación a los diversos niveles de
agrupación.
4.4.1 Informes financieros
Informes obligatorios
En el ámbito público es obligatorio preparar y presentar periódicamente al
Ministerio de Economía y Finanzas, los siguientes reportes financieros:
Mensualmente, en la aplicación informática que el MEF ponga a disposición de
las instituciones que deban remitir información financiera:
Asiento de apertura
Balance de Comprobación de Sumas (Acumulado al mes del reporte)
Cédulas presupuestarias de ingresos y gastos (Acumuladas al mes del
reporte)
Detalle de transferencias recibidas y entregadas
En el mes de Enero de cada año, con corte al 31 de Diciembre, la información
financiera y presupuestaria que se precisa a continuación, a más de en la
forma indicada en el inciso anterior, se la entregará en forma impresa,
debidamente legalizada y con sus correspondientes notas aclaratorias:
Balance de Comprobación Acumulado (8 columnas)
Estado de Resultados
Estado de Situación Financiera
Estado de Flujo del Efectivo
Estado de Ejecución Presupuestaria y sus anexos (cédulas presupuestarias
de ingresos y gastos).
Internamente en cada ente financiero público deberá producirse,
mensualmente, la información financiera precisada en el inciso anterior y
obligatoriamente, con corte a una fecha determinada, cuando deban producirse
cambios en la administración, la cual servirá para que obligatoriamente se
realicen las actas de entrega recepción entre los servidores, funcionarios y
dignatarios públicos entrantes y salientes.
La información financiera institucional para uso interno se la producirá al último
nivel de cuentas al que se hayan desagregado las cuentas de Nivel 1 y 2
obligatorias, lo que coadyuvará a facilitar y mejorar la gestión y el control de los
recursos públicos.
4.4.2 Requisitos de los informes
Se establecen los criterios a observar en la preparación de los informes
destinados al Ministerio de Economía y Finanzas.
Balance de comprobación
El Balance de Comprobación presentará la información desde el 1 de enero
hasta la fecha de corte y será preparado en el formato de ocho columnas que
contendrá: el asiento de apertura, balance de flujos, balance de sumas y
balance de saldos. Las instituciones que disponen del SIGEF presentarán este
reporte en el formato del sistema.
Estado de resultados
El Estado de Resultados será preparado con los saldos de las cuentas de
Ingresos y Gastos de Gestión, a los niveles 1 ó 2, según constan en el
Catálogo General de Cuentas, determinando como resultados parciales los
correspondientes a Explotación, Operación, Transferencias, Financieros y
Otros Ingresos y Gastos, antes de obtener el resultado del ejercicio.
Estado de situación financiera
El Estado de Situación Financiera será preparado con los saldos de las cuentas
a los niveles 1 y 2, según la apertura constante en el Catálogo General de
Cuentas; si hubiere más de una opción de agrupamiento para una misma
cuenta, respecto al corto y largo plazo, su saldo se desglosará en aquellas que
correspondan a su naturaleza y característica.
En los Activos y Pasivos Corrientes se informará la porción de corto plazo de
las Inversiones Financieras y Deuda Pública, de acuerdo con los plazos de
vencimiento de sus carteras, considerando que el corto plazo es de un año
desde la fecha de corte del estado; el largo plazo es cuando excede el tiempo
antes señalado y se informarán en los Activos y Pasivos de Largo Plazo.
Estado de flujo del efectivo
El Estado de Flujo del Efectivo se obtendrá aplicando el método directo, a partir
de obtener las fuentes y usos de fondos de los flujos de créditos de las Cuentas
por Cobrar y de los flujos de débitos de las Cuentas por Pagar,
respectivamente, y calculando separadamente el Superávit o Déficit Corriente y
de Capital; de la sumatoria de los conceptos antes indicados se obtendrá el
Superávit o Déficit Total.
La Aplicación del Superávit o el Financiamiento del Déficit, según corresponda
al resultado obtenido en el inciso anterior, se determinará sumando al Superávit
o Déficit de Financiamiento, el resultado neto de las variaciones en los flujos
acreedores de las cuentas 113 y deudores de las cuentas 213 que no tienen
asociación a grupos presupuestarios, y las variaciones no presupuestarias
registradas en las cuentas de Disponibilidades, Anticipos de Fondos, Depósitos
y Fondos de Terceros y Disminución de Disponibilidades.
Estado de ejecución presupuestaria
El Estado de Ejecución Presupuestaria será preparado con los datos al nivel de
Grupo presupuestario, obtenido de las cédulas presupuestarias de ingresos y
de gastos los cuales se los relacionará con los correspondientes a las
asignaciones codificadas a la fecha de corte del informe. Sus totales deberán
ser conciliados con los flujos acumulados deudores y acreedores de las
Cuentas por Cobrar y de las Cuentas por Pagar asociadas a la naturaleza del
ingreso o del gasto, respectivamente.
La diferencia determinada en la ejecución, resultado de comparar las
sumatorias de los ingresos y gastos, se denominará Superávit o Déficit
Presupuestario, según el caso.
Cédulas presupuestarias
Las cédulas presupuestarias de ingresos y gastos, que constituyen los anexos
del Estado de Ejecución Presupuestaria, serán preparadas al nivel que se
hubiere aprobado el Presupuesto, con sumatorias parciales a los diversos
niveles de agregación del Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos,
así como también, a los diversos niveles funcionales y programáticos
institucionales.
Notas a los estados
En los estados básicos será requisito indispensable incorporar notas
explicativas respecto de situaciones cuantitativas o cualitativas que puedan
tener efecto futuro en la posición financiera o en los resultados obtenidos.
Detalle de transferencias recibidas y entregadas
Se detallará mensualmente la fecha, número de asiento y valor de los aportes
fiscales y las transferencias de fondos, corrientes y de capital, recibidas y
entregadas, realizadas entre instituciones del Sector Público no Financiero. La
información de las transacciones registradas en la Contabilidad por estos
conceptos se la obtendrá de los auxiliares de las respectivas Cuentas por
Cobrar y por Pagar.
Para remitir la información mensual los rindentes utilizarán la página Web del
Ministerio de Economía y Finanzas y las aplicaciones informáticas puestas a su
disposición; la remisión de impresos operará por la vía de correo que asegure
su más pronto destino u otra forma que se establezca.
4.4.3 Modelos de informes
Esta norma muestra los formatos de los estados financieros.
Cada reporte financiero tendrá como primera columna el código de la cuenta de
nivel 1 ó 2, según corresponda, que se detallará a base de la guía que consta
al lado derecho en los siguientes formatos:
4.5 Ejercicio práctico de aplicación del sistema