Upload
hadan
View
258
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
APLIKASI CUTI KARYAWAN PT. BUMIPUTERA CAPITAL INDONESIA
1) Dona Firgita Badilah, 2) D.L Crispina Pardede, DEA 1) Sistem Informasi, Universitas Gunadarma ([email protected])
2) Sistem Komputer, Universitas Gunadarma ([email protected])
ABSTRAK
Penulisan ini membahas pembangunan aplikasi cuti di PT. Bumiputera Capital Indonesia. Program dibangun menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Foxpro 7.0. Aplikasi cuti karyawan ini melayani proses update data karyawan dan proses cuti karyawan. Berdasarkan uji coba yang dilakukan, aplikasi cuti dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan dalam pemrosesan update data karyawan dan pemrosesan cuti karyawan dan laporan-laporan hasil aplikasi cuti dapat digunakan untuk keperluan sehari-hari misalnya laporan data cuti karyawan, posisi cuti karyawan dan histori cuti karyawan. Kata Kunci : Aplikasi Cuti, PT. Bumiputera Capital Indonesia 1. PENDAHULUAN
Keberhasilan sebuah perusahaan tentu tidak terlepas dari kinerja karyawan. Dalam
sebuah perusahaan segala sesuatu yang menyangkut karyawan ditangani oleh bagian
Sumber Daya Manusia (SDM) misalnya gaji, pajak, medikal, cuti dan lain-lain. Dalam
perusahaan ini, masalah cuti karyawan masih ditangani menggunakan sistem yang tidak
terkomputerisasi. Apabila ada seorang karyawan yang ingin mengajukan cuti, bagian
SDM harus memeriksa terlebih dahulu data cuti karyawan. Hal ini tentu saja memerlukan
waktu pencarian yang lebih lama dalam penentuan izin pengajuan cuti dan untuk
mengetahui sisa cuti yang belum diambil oleh karyawan. Perkembangan teknologi
informasi saat ini khususnya dalam pengolahan data, membuka peluang untuk
dilakukannya komputerisasi proses yang membutuhkan pengelolaan data. Hal tersebut
yang mendorong penulis untuk membuat sebuah aplikasi cuti di PT. Bumiputera Capital
Indonesia.
Untuk itu, penelitian yang dilakukan bertujuan untuk :
1. Membangun sebuah aplikasi cuti karyawan yang dapat mendukung pemrosesan cuti
karyawan yang menghasilkan informasi yang benar, tepat waktu, dan akurat sesuai
dengan yang dibutuhkan serta mudah dalam pengunaannya.
2. Diharapkan mempermudah bagian SDM dalam memonitor waktu cuti karyawan agar
mereka dapat mendapatkan hak cutinya tepat waktu.
3. Membantu bagian SDM dalam melakukan penjadwalan, penyimpanan dokumentasi
data karyawan serta data cutinya, dapat menginformasikan karyawan update data cuti
Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia
karyawan setiap bulannya dan memberikan informasi mengenai karyawan lain yang
sedang cuti dan sisa cuti yang belum diambil oleh setiap karyawan.
2. METODE PENELITIAN
Penelitian dilakukan dengan langkah-langkah dalam Software Development Life Cycle
(SWDLC) dimulai dari analisis, perancangan, implementasi, uji coba aplikasi, dan
evaluasi. Yang dilakukan pada tahap analisis adalah observasi/pengamatan secara langsung
ke kantor PT. Bumiputera Capital Indonesia dan melakukan dialog dengan bagian SDM
yang mengurusi cuti karyawan untuk mengidentifikasi masalah, memahami kerja sistem
yang ada, menganalisis kelemahan sistem yang ada dan mengetahui kebutuhan informasi
pemakai dalam hal ini karyawan. Dengan menganalisis sistem yang ada serta
kelemahannya penulis dapat mengusulkan perbaikan untuk masalah pengurusan cuti
karyawan ini. Tahap perancangan bertujuan untuk mendefinisikan kebutuhan pemakai
mengenai prosedur pengurusan cuti sehingga dari definisi kebutuhan tersebut dapat
memberikan gambaran yang jelas dan rancangan yang lengkap yang berguna untuk proses
perancangan aplikasi cuti. Setelah dianalisis dan dirancang secara rinci dengan
menggunakan software tertentu saatnya sistem untuk diimplementasikan. Pada tahap ini
dilakukan pembangunan program aplikasi cuti karyawan di PT. Bumiputera Capital
Indonesia. Implementasi mencakup aktivitas-aktivitas pemrograman dan pengujian,
instalasi perangkat keras dan perangkat lunak, pelatihan kepada pemakai, pembuatan
dokumentasi dan mengkonversi dari sistem lama ke sistem yang baru. Uji coba aplikasi
cuti karyawan berfokus pada logika internal software, memastikan bahwa semua
pernyataan sudah diuji, dan pada eksternal fungsional, yaitu mengarahkan pengujian untuk
menemukan kesalahan–kesalahan dan memastikan bahwa input yang dimasukkan akan
memberikan hasil output yang sesuai dengan hasil yang diharapkan. Tahap yang terakhir
yaitu evaluasi, dilakukan untuk mengetahui apakah pemrosesan update data karyawan dan
pemrosesan cuti sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian dilakukan
dengan langsung memberikan skenario uji coba.
Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia
Gambar 1. Model Waterfall
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan yaitu
spesifikasi yang rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan ketika aplikasi cuti karyawan ini
diimplementasikan. Spesifikasi ini sekaligus dipakai untuk membuat kesepahaman antara
pembuat aplikasi cuti karyawan, bagian SDM, dan pihak lain yang terlibat dalam aplikasi
cuti karyawan ini. Analisis kebutuhan digunakan untuk membuat :
1. Keluaran (output) yang akan dihasilkan yaitu berupa laporan data karyawan, laporan
pengambilan cuti, laporan data cuti, laporan histori cuti karyawan.
2. Masukan (input) yang diperlukan untuk membuat aplikasi cuti karyawan berupa form
form update data karyawan, login, pengambilan cuti, data cuti, histori cuti, update data
cuti, jenis cuti, marital, pendidikan, divisi, dan beberapa form untuk mencetak laporan.
3. Lingkup proses untuk mengolah masukan menjadi keluaran yaitu bagaimana proses
pengajuan cuti mulai dari karyawan mengisi formulir cuti kemudian di proses oleh
bagian SDM dengan melihat catatan cuti karyawan tersebut kemudian diajukan kepada
direktur untuk meminta persetujuan.
4. Volume data yang kan ditangani oleh aplikasi cuti karyawan yaitu banyaknya jumlah
karyawan yang ada di PT. Bumiputera Capital Indonesia yang ditangani oleh aplikasi
cuti ini.
5. Jumlah pemakai dan kategori pemakai yaitu kepala bagian SDM
6. Kontrol terhadap aplikasi cuti karyawan yaitu aplikasi cuti ini harus tetap di kontrol
agar tetap menghasilkan output sesuai dengan yang diinginkan dan menghindari
penyalahgunaan dengan cara membuat password saat membuka aplikasi ini.
Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia
Aplikasi cuti karyawan melayani proses update data karyawan dan proses cuti.
Untuk melayani proses tersebut diperlukan tabel data, antar muka dan laporan yang
kemudian disatukan dalam bentuk menu.
1. Perancangan Update Data Karyawan
Update data karyawan digunakan untuk menambah data karyawan baru atau
memperbaiki data karyawan yang sudah ada. Di bawah ini digambarkan alur kerja update
data karyawan dan rancangan form update data karyawan.
Data karyawan disimpan di tabel
karyawan
Karyawan Bagian SDM
Nama,nik,divisi,gender,alamat Validasi data
karyawan
Input/edit data karyawan
Valid
Y
T
Gambar 2. Alur Kerja Update Data Karyawan
Karyawan meminta formulir update data karyawan ke bagian SDM, kemudian mengisi
data-data yang diperlukan seperti nomor induk karyawan (nik), nama, alamat, nomor
telepon, tanggal lahir, alamat, gender, divisi dan lain-lain. Form yang sudah diisi
diserahkan kembali ke bagian SDM untuk diinput ke dalam form update data karyawan.
Data yang telah diinput disimpan dalam Tabel Karyawan.
Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia
NIK Marital Nama Status Perkawinan No & Tgl SK Bapepam WPPE Tanggal Nikah WPEE Suami WMI Tgl Lahir Suami Alamat Istri Tanggal Lahir Tgl Lahir Istri No. Rumah Jumlah Anak No Handphone Nama Anak1 Divisi Tgl Lahir Anak1 Gender Nama Anak2 Tanggal Gabung Tgl Lahir Anak2 Pendidikan Terakhir Nama Anak3 Nama Orangtua Tgl Lahir Anak3 Alamat Orangtua Nama Mertua
Isi Data Tabel
Update Data Karyawan
Gambar 3. Rancangan Form Update Data Karyawan
Data karyawan dapat dicetak dalam bentuk laporan yang memuat sembilan field (Gambar
4)
Gambar 4.4 Rancangan Laporan Update Data Karyawan
Laporan Tabel Karyawan Tanggal Cetak : 08/08/2009 NIK Nama Tgl Lahir Alamat No.HP Divisi Tgl Gabung Pendidikan Terakhir Marital
Logo BCI
Gambar 4. Rancangan Laporan Update Data Karyawan
Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia
Tabel 1. Tabel Karyawan
Atribut Field Tipe Length Keterangan Nomor Induk Karyawan nik Varchar 10 Not null, Primary key
Nama nama Character 30 Not null, nama karyawan Alamat alamat Varchar 30 Not null, alamat karyawan Tanggal Lahir tgl_lahir Date 8 Not null, tanggal lahir karyawan Jenis Kelamin gender Character 6 Not null, jenis kelamin Tanggal Gabung tgl_gabung Date 8 Not null, tanggal masuk Pendidikan Terakhir pend_akhir Character 30 Not null, pendidikan terakhir
Marital marital Logical 1 Not null, status pernikahan Status Perkawinan status_peg Character 30 Not null, status pernikahan
Jumlah Anak jml_anak Integer 4 Not null, jumlah anak No Handphone no_hp Character 15 Not null, nomor handphone No Rumah no_rmh Character 12 Not null, nomor rumah NPWP npwp Character 20 Not null, npwp Sertifikasi WPPE wppe Character 10 Not null, wppe Sertifikasi WPEE wpee Character 10 Not null, wpee Sertifikasi WMI wmi Character 10 Not null, wmi Tanggal Nikah tgl_nikah Date 8 Not null, tanggal menikah Suami suami Character 30 Not null, nama suami Istri istri Character 30 Not null, nama istri Tanggal Lahir Anak 1,2 ,3
tgl_anak1,2,3 Date 8 Not null, tanggal lahir anak 1, 2,
3 Nama Anak 1,2,3 nama_anak1
,2,3 Character 30 Not null, nama anak 1, 2, 3
Divisi divisi Character 30 Not null, divisi/bagian Password password Character 10 Not null, password Keterangan keterangan Character 50 Not null, keterangan
Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia
Gambar 5. Form Update Data Karyawan
2. Perancangan Proses Cuti Karyawan
Tujuan dari rancangan proses cuti karyawan adalah untuk menjaga agar
pemrosesan data berjalan lancar dan teratur sehingga menghasilkan informasi yang benar
dan untuk mengawasi proses dari sistem. Untuk membuat rancangan proses cuti karyawan,
dibutuhkan suatu rancangan model sistem. Rancangan model sistem yang digunakan
adalah sistem aliran kerja (work flow system) dan diagram aliran data yang terdiri dari
diagram konteks dan diagram zero.
- Alur Kerja Pengajuan Cuti
Alur kerja pengajuan cuti menjelaskan bagaimana awal proses karyawan
mengajukan cuti sampai dengan informasi yang diterima oleh karyawan tersebut terhadap
pengajuan cutinya. Alur kerja pengajuan cuti menggambarkan langkah-langkah dan urutan
prosedur pengajuan cuti (Gambar 5).
Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia
Periksa validasi data karyawan
(nama,nik,divisi)
Periksa catatan cuti
Penyesuaian waktu cuti dengan karyawan lain yang sedang cuti dan meminta persetujuan
direktur
Persetujuan cuti dan tandatangan
Pencatatan data cuti karyawanPersetujuan cuti
Form cuti yang telah diisi
Karyawan Bagian SDM Direktur
Valid
Cuti > 0
Setuju
Informasipersetujuan cuti
Pengajuan cutiditolak
Informasi pengajuancuti ditolak
Y
T
Y
Y
T
T
Gambar 6. Alur Kerja Pengajuan Cuti
- Aliran Data
Diagram aliran data terdiri dari dua yaitu diagram konteks (diagram level 0) dan
diagram zero (diagram level 1). Diagram konteks berisi gambaran umum tentang
pemrosesan cuti karyawan. Dalam diagram ini terdapat tiga terminator (orang diluar
sistem) yaitu karyawan, bagian SDM dan Direktur, prosesnya yaitu sistem pemrosesan cuti
karyawan. Karyawan mengajukan cuti dengan cara mengisi data-data yang diperlukan ke
dalam formulir cuti dan kemudian diserahkan ke bagian SDM untuk diproses, kemudian
bagian SDM memeriksa catatan cuti karyawan di data store karyawan untuk menentukan
apakah pengajuan cuti karyawan tersebut diterima atau ditolak.
Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia
Gambar 7. Diagram Konteks Pemrosesan Cuti
Setelah diagram konteks selesai dibuat selanjutnya membuat diagram zero. Tujuan
dibuatnya diagram zero adalah untuk merinci proses apa yang harus dilakukan oleh
pembuat sistem. Pada pembuatan diagram ini mulai diperlihatkan data store.
Proses yang harus dilakukan oleh seorang karyawan yang akan mengajukan cuti
adalah meminta formulir cuti ke bagian SDM kemudian mengisikan data yang diperlukan
yaitu nama, nik, divisi, nomor telepon, alamat yang bisa dihubungi ketika karyawan
tersebut cuti, jumlah hari cuti, tanggal mulai cuti sampai dengan tanggal masuk dan alasan.
Setelah formulir diisi kemudian dikembalikan lagi ke bagian SDM untuk diproses. Setelah
diperiksa validasi nama dan nomor induk karyawan tersebut bagian SDM akan memroses
pengajuan cuti jika karyawan. Jika jumlah sisa hari cuti lebih besar dari nol, maka
pengajuan cutinya diproses, tetapi jika jumlah sisa hari cutinya sama dengan nol, maka
pengajuan cutinya tidak diproses. Setelah pengajuan cuti diproses bagian SDM akan
meminta persetujuan dan tanda tangan Direktur. Jumlah sisa hari cuti karyawan tersebut
akan secara otomatis berkurang dan tercatat di Tabel Cuti Karyawan. Bagian SDM akan
menginformasikan kepada karyawan tersebut pengajuan cutinya diterima atau ditolak.
Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia
Karyawan
1.0Memeriksa
validasi data karyawan
2.0Memeriksa datacuti karyawan(sisa hari > 0 atau hangus)
3.0Memproses
cuti
4.0Meminta
persetujuan direktur
Data cutikaryawan
Direktur
data karyawan + jumlah hari permohonan cuti
data karyawan + data cuti
info cuti karyawan
form cutiyang telah diisi data karyawan
data karyawan
sisa hari cuti
5.0Mencatat datacuti karyawan
6.0Memberitahukan
hasil pengajuan cuti
Data jenis cuti
Data Karyawan
Jenis cuti
persetujuan cuti
info data cuti karyawan
info persetujuan
persetujuan cuti
Gambar 8. Diagram Zero Pemrosesan Cuti
Relasi antar entitas (data store) disajikan pada Gambar 9.
Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia
M N karyawan
nik
nama
alamat
tgl_gabung
no_telp
gender
jml_anak
marital tgl lahir
ambil
ket
nik
kode cuti
tgl-mohon
alm_dihub
lama cuti
alasan
jml_hari
tgl_masuk
cuti
Gambar 9. Diagram Relasi Antar Entitas
- Rancangan Antar Muka, Laporan dan Tabel Cuti
IsiI NIK Jumlah Hari
Jenis Cuti Mulai Cuti
Divisi s/d Tanggal
Alamat Alasan
No.Telp Tanggal Masuk
BatalProses
Isi Data Tabel
Pengambilan Cuti
Gambar 10. Rancangan Form Pengambilan Cuti
Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia
Tabel 2. Tabel Ambil Cuti
Atribut Field Tipe Length Keterangan Nomor Induk Karyawan nik Character 5 Not null, foreign key, primary key,
nomor induk karyawan Nama nama Character 30 Not null, foreign key, nama Divisi divisi Character 30 Not null, divisi Jenis Cuti jenis_cuti Character 20 Not null, jenis cuti Tanggal Mulai Cuti mulai_cuti Date 8 Not null, tanggal mulai cuti
Lama Hari Cuti lama_cuti Date 8 Not null, lama cuti Alamat yang Dapat Dihubungi saat Cuti
alamat Character 30 Not null, alamat yang dapat dihubungi saat cuti
No Telepon no_telp Numeric 15 Not null, nomor telepon yang dapat
dihubungi pada saat cuti Alasan Cuti alasan Character 50 Not null, alasan cuti Tanggal Masuk tgl_masuk Date 8 Not null, tanggal masuk setelah cuti Terproses
proced Logical 1 Agar proses cuti yang sudah pernah dilakukan tidak diulangi lagi
NIK Nama Divisi Jml Hari Tgl Cuti Lama Cuti Alasan Jenis Cuti
Laporan Pengambilan Cuti Tanggal Cetak : 08/08/2009
Logo BCI
Gambar 11. Rancangan Laporan Pengambilan Cuti Karyawan
Gambar 12 sampai dengan Gambar 27 adalah form yang terdapat dalam aplikasi cuti.
Gambar 12. Form Divisi Gambar 13. Form Pendidikan
Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia
Gambar 14. Form Marital Gambar 15. Form Ubah Password
Gambar 16. Form Jenis Cuti Gambar 17. Form Histori Cuti
Gambar 18. Form Update Data Cuti Gambar 19. Form Data Cuti
Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia
Gambar 20. Form Pengambilan Cuti Gambar 21. Form Cetak Data Karyawan
Gambar 22. Form Cetak Data Karyawan Gambar 23. Form Cetak Cuti Karyawan
Gambar 24. Form Cetak Histori Cuti Gambar 25. Form Cetak Update Cuti
Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia
Gambar 26. Form Cetak Cuti Karyawan Gambar 27. Form Cetak Jenis Cuti
3. Evaluasi dan Uji Coba Aplikasi
Uji coba aplikasi cuti karyawan dilakukan untuk mengetahui apakah pemrosesan
update data karyawan dan pemrosesan cuti sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Proses pengujian berfokus pada logika internal software, memastikan bahwa semua
pernyataan sudah diuji, dan pada eksternal fungsional, yaitu mengarahkan pengujian untuk
menemukan kesalahan–kesalahan dan memastikan bahwa input yang dimasukkan akan
memberikan hasil output yang sesuai dengan hasil yang diharapkan.
Uji coba dilakukan pada proses update data karyawan dan proses cuti. Uji coba
update data karyawan dilakukan dengan cara mengisikan data karyawan baru ke dalam
form update data karyawan atau merubah data karyawan yang sudah ada. Uji coba
pemrosesan cuti terdiri dari uji coba pengambilan cuti dan update data cuti setiap bulan.
Data yang dimasukkan ke dalam form pengambilan cuti disimpan dalam Tabel Ambil Cuti.
Evaluasi terhadap aplikasi cuti karyawan dilakukan untuk mengetahui apakah
pemrosesan update data karyawan dan pemrosesan cuti sudah berjalan sesuai dengan yang
diharapkan. Pengujian dilakukan dengan langsung memberikan skenario uji coba.
Hasil evaluasi menunjukkan bahwa aplikasi cuti karyawan dapat berjalan dengan
baik sesuai dengan yang diharapkan
4. PENUTUP
Aplikasi cuti karyawan PT. Bumiputera Capital Indonesia melayani proses update
data karyawan dan proses pengajuan cuti karyawan. Aplikasi ini dibangun berdasarkan
hasil analisis yang dilakukan terhadap sistem pemrosesan cuti karyawan PT. Bumiputera
Capital Indonesia. Aplikasi cuti karyawan digunakan untuk mencatat data karyawan, data
Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia
pengambilan cuti, data cuti, dan histori cuti karyawan. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa
layanan dari aplikasi cuti karyawan berjalan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan.
Untuk mempermudah implementasi aplikasi cuti karyawan diperlukan pelatihan bagi
pengguna aplikasi cuti karyawan ini agar tahapan yang harus dilakukan dalam pemrosesan
cuti karyawan dapat dilakukan sesuai prosedur pemrosesan cuti. Aplikasi Cuti Karyawan
ini dapat dikembangkan lagi dengan menambahkan proses pengolahan data medikal atau
kesehatan. Aplikasi cuti karyawan dapat dikembangkan dengan perangkat lunak open
source (perangkat lunak gratis) seperti MySQL, MsAccess, PHP dan perangkat lunak lain
yang bisa didapatkan secara gratis.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Ahmad Subuhan Lubis, Menyusun Program Aplikasi untuk Pelajar, Mahasiswa dan
Umum, Dataprin Grafitama, Bekasi, 2004.
[2] Anonim, Seri Panduan Lengkap Microsoft Visual Foxpro 9.0, Penerbit Andi,
Yogyakarta, 2005.
[3] _______, Modul Visual Foxpro, http://www.fox-id.org, Tanggal Akses : Juli 2009.
[4] _______, Aplikasi Komputer, http://www.lab-komputer.co.cc, Tanggal Akses : Juli
2009.
[5] Dadang Sudrajat, Pemrograman Database Menggunakan Koneksi ODBC dengan
Microsoft Visual Foxpro 8.0, Datakom Lintas Buana, Jakarta, 2005.
[6] Diah Alfiani, Pengembangan Sistem Informasi, http://diah.staff.gunadarma.ac.id/,
Tanggal Akses : Juli 2009.
[7] Djajasukma Tjahjadi, Membuat Program Aplikasi dengan Visual Foxpro 9.0,
Penerbit Andi, Yogyakarta, 2006.
[8] Fenni Agustina, Analisis dan Perancangan Sistem,
http://fenni.staff.gunadarma.ac.id/, Tanggal Akses : Juli 2009.
[9] Muhammad Syaukani S.T, Mengolah Data pada MySQL Server Menggunakan
Visual Foxpro 8.0, Elex Media Komputindo, Jakarta, 2005.
[10] Simbong Mangiwa, “Membandingkan Model-Model Pengembangan Database”,
Prosiding KOMMIT 2008, Universitas Gunadarma, Depok, 2008, pp. 152-160.
Aplikasi Cuti PT. Bumiputera Capital Indonesia