APPLICATION TRANSFERT DEPART

Un projet commun aux six universités de la région Nord - Pas de Calais:

- Artois

- Lille 1

- Lille 2

- Lille 3

- Littoral

- Valenciennes

NOTICE UTILISATEURS

PLAN :INTRODUCTIONGENERALITES : Présentation de l'applicationAPPLICATION COTE ETUDIANTSAPPLICATION COTE GESTIONNAIRES

I) Introduction

Base réglementaire :

Décret n°71-376 du 13 mai 1971 modifié : « Inscription des étudiants dans les universités et les établissements publics à caractère scientifique et culturel indépendants des universités »

Objectifs :

Disposer d'une application unique permettant de mutualiser les opérations de « transfert départ » au niveau régional dans le cadre de l'UNR et pouvant s’insérer dans d’autres SI d’établissement partenaires.

Dématérialiser les visas et faciliter les transferts d'information entre les universités partenaires.

Faciliter les démarches pour l'usager et lui faire gagner du temps. L’informer en temps réel de l’état d’avancement de son dossier.

Faciliter et diminuer les temps de traitement des demandes par les gestionnaires.

II) Généralités, présentation de l'application

Périmètre :

L'application se concentre sur un périmètre strict à savoir les opérations de transfert telles qu'elles sont prévues par le décret de 1971. Elle permet la transmission de données type « OPI » à l’établissement d’accueil. Elle ne s'attache pas à des opérations connexes comme la candidature ou l'inscription administrative.

L'ordre des opérations de transfert :

La réglementation n'impose pas, à proprement parler, d'ordre dans les opérations de transfert entreprises par l'étudiant (même si beaucoup d’universités d’accueil exigent que l’étudiant fasse en premier lieu la démarche de départ). Il peut donc initier sa démarche de transfert en commençant par la « phase départ » ou la « phase arrivée ». Il est entendu que le transfert est validé à la condition que les deux établissements donnent leur visa.

Deux types de transferts départ possibles :

L'étudiant souhaitant prendre une inscription dans une autre université tout en conservant une inscription dans son université d'origine doit solliciter une demande de « transfert départ partiel ».

S'il souhaite uniquement être inscrit dans l'université d'accueil, il doit solliciter une demande de « transfert départ total ».

1) Contexte :

- Application esup-commons V2 ;- WS Apogée (AMUE) ou implémentation WS scolarité (à développer) ;- Transferts des données individuelles étudiants et voeux via WsTransfertsOpi ;- Agrégation de l'offre de formations UNR et insertion dans chaque base de données locale.

2) Evolutions :

- Chaque application gérera sa propre offre de formations avec un interface web et une synchronisation avec la base Scolarité ;- Avoir un seul et unique module à installer.

WS Scolarité

WS Scolarité

Scolarité Scolarité

Bdd Transferts

Bdd Transferts

Internet

Module étudiants

Appli Transferts étudiantArtois

PC nomade

Appli Transferts étudiantLille 3

PC nomade

Schéma du processus côté étudiant

WsTransfertsOpi WsTransfertsOpi

Bdd TransfertsBdd Transferts

Internet

Module gestionnaires

Appli Transfertsgestionnaire

Artois

PC Artois

Appli Transfertsgestionnaire

Lille 3

PC Lille 3

Appel du WsTransfertsOpi distant (HTTP ou HTTPS)

Schéma du processus côté gestionnaire

Appli Transfertsgestionnaire

Artois

III) Utilisation de l'application : côté étudiant

3.1. Comment se connecter à l'application ?Ecran 1

L’étudiant sollicitant un transfert peut se connecter à l’application en ligne à partir d’un espace dédié sur le portail de son université ou via son ENT (actif)

Texte sécurité / CNIL Relatif au traitementdes données personnelles.

Ecran 2 : Adresse

Ecran 3 : Saisie du vœu de transfertL’étudiant choisit le type

de transfert souhaité (« partiel » ou « total »)

L’étudiant choisit le département de l’université dans / vers laquelle

il souhaite faire son transfert.

L’étudiant choisit un établissement de transfert.

L’étudiant choisit un type diplôme (L, M, D, etc.)

L’étudiant choisit un niveau.

L’étudiant complète son vœuen choisissant le diplômeet le cas échéant le parcours. Si l’université n’est pas partenaire,la saisie est libre.Si l’université est partenaire, l’offre de l’université est disponible en menu déroulant.

Ecran 4 : Récapitulatif et enregistrement de la demande

Données rétractées à l’aide du bouton « - »

Si l’ensemble des données est conforme à sa demande.

L’étudiant est invité à enregistrer sa demande.

Retour sur les écrans précédents si des modifications

sont nécessaires.

Ecran 5 : Message de prise en compte de la demande

Le texte du mail est paramétrable.

Ecran type interdit

Lorsqu’un étudiant fait l’objet d’un interdit (BU, paiement, sanction disciplinaire). Un message le lui signifie et il ne peut aller plus loin dans la saisie de sa demande.

Retour dans l’espace étudiant une fois sa demande traitée.

L’étudiant peut visualiser sa demande, connaître son état en temps réel, (ré)imprimer sa demande. Lors de l’émission d’un avis, l’étudiant reçoit parallèlement un mail l’en informant.

IV) Utilisation de l'application : côté gestionnaire

Deux profils de gestionnaires sont définis : un type « super gestionnaire » et un type « gestionnaire »

Le « super gestionnaire » a en charge le paramétrage des campagnes et peut intervenir directement en modification sur les demandes des étudiants.Il peut y avoir plusieurs «supers gestionnaires».

Le « gestionnaire » a en charge le traitement des demandes. Il peut y avoir plusieurs «gestionnaires».

4.1. Comment consulter et traiter une demande ?

Le gestionnaire voit en temps

réel les demandes des étudiants.

Seul le super gestionnairepeut supprimer une demande.

Le formulaire de demandede transfert est imprimableà tout moment.

Le gestionnaire doit saisir un avis.

4.2. Détail de la demande

4.3. Saisie et enregistrement de l’avis

4.4. Visualisation des informations sur les traitements effectués par le gestionnaire : cas d’une demande de transfert départ pour une université non partenaire

Le statut de la demande a changé :

Cadenas rouge : demande traitée.

Enveloppe «bleue » : dossier non transmis car université non partenaire.

4.5. Etat de la demande de transferts

4.6.Visualisation des informations sur les traitements effectués par le gestionnaire : cas d’une demande de

transfert départ pour une université partenaire

4.7. Comment utiliser la fonction statistiques ?

Les demandes de transfert ont

été traitées (cadenas rouge).Le « camenbert »

indique cette répartition.

Génération d’un état excel retraçant les demandes.

4.8. Statistiques complémentaires faites par d’autres Universités

4.9. Génération un fichier excel retraçant les demandes.

4.10. Comment consulter les demandes d’arrivée ?

Affichage des demandes d’arrivée.

Affichage des données « étudiant »

4.11. Détail d’un transfert « arrivée »

Version en date du 8 novembre 2012