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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE NICARAGUA
UNAN-LEÓN
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN Y HUMANIDADES
DEPARTAMENTO DE LENGUA Y LITERATURA
APUNTES FUNDAMENTALES PARA UNA BUENA REDACCIÓN
(COMPILACIÓN)
León, octubre 2007
Elaboración: Dra. Beatriz Saavedra Betanco y Msc.María Elena
Sandino Saavedra
Levantado de texto: Edipcia Lara E.
Carátula y encuadernación: Roberto Lacayo.
CONTENIDOS
Presentación
La Comunicación
La Descripción
El Ensayo
La Carta
El Informe
El Comentario
ANEXOS DE LA II EDICIÓN
COMUNICACIONES INTERNAS:
MEMORANDOS, ACTAS, CURRICULUM VITAE.
PUNTUACIÓN VOCABULARIO
PRESENTACIÓN
Elementos Fundamentales de Redacción, constituye un manual de
consultas breves, operativas, una guía que dé respuestas a las necesidades
más sentidas por las y los estudiantes de las diferentes carreras.
Escribir bien, es un arte, una ciencia, y un signo de responsabilidad, buen
gusto, autoestima y respeto a los lectores y lectoras.
Por ello, y para comenzar, elaboramos este pequeño manual con apuntes
extraídos del libro La Comunicación Escrita de Gastón Fernández de La
Torriente, adecuándolo a las situaciones de vida y trabajo de todos ustedes,
para que puedan consultar de forma rápida y no cometer errores de
redacción.
LA COMUNICACIÓN: IMPORTANCIA Y CONCEPTO
La palabra “comunicación” es a tal punto esencial, que el éxito de nuestra
vida depende de la capacidad que poseemos para comunicar nuestras
ideas y nuestros sentimientos, para provocar determinadas reacciones en
los demás, y a la vez para acoger, apreciar y recibir las comunicaciones –
orales y escritas- de otros emisores.
Comunicar significa transmitir mensajes que deben ser comprendidos y
recordados. La comunicación tiene dos fases fundamentales e
inseparables: transmitir y recibir. Siempre que se transmite un mensaje ha
de hacerse para provocar una respuesta adecuada.
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN
La comunicación es un acto social, mediante el cual se transmite o se
intercambia información. De ahí que podamos señalar como componentes
del proceso comunicativo los siguientes:
1. El emisor y el receptor o destinatario.
2. El mensaje que se transmite.
El mensaje a su vez está constituido por:
3. El canal, que es el soporte físico constituido por la voz humana, la
escritura y otros canales modernos son el teléfono, la radio y la
televisión.
4. El código, que es el sistema de señales previamente convenidas
para poderse entender. Está constituido por todos los signos
utilizados para la confección del mensaje. La acción que realiza el
emisor de escoger entre las unidades de su código las que son
adecuadas para formar el mensaje que desea transmitir, se llama
codificación.
TIPOS DE COMUNICACIÓN
Aunque hay diversos sistemas de comunicación, que incluyen la no
lingüística (visual, auditiva, besos y caricias, el lenguaje matemático y el de
la lógica formal, etc.) nos interesan fundamentalmente: la comunicación
oral y la comunicación escrita. Las comunicaciones escritas son
aquellas que transmiten un mensaje que habrá de ser percibido por la vista
y se sirve de grafismos (letras, signos de puntuación).
REQUISITOS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA.
Para comunicar no basta contentarse con haber transmitido lo que
deseamos o lo que los demás nos han obligado a transmitir. La
comunicación real quedará establecida cuando el receptor o
destinatario nos haya entendido y logremos de él la respuesta
consecuente.
Esto significa que toda comunicación escrita debe reunir las cualidades o
requisitos siguientes:
Claridad. Ha de escribirse con sencillez y naturalidad para que
pueda entendérsenos con menores esfuerzos.
Brevedad. No quiere decir que se use el lenguaje lacónico, sino que
se expresen el máximo de ideas con el mínimo de
palabras.
Precisión. Debe escribirse sin rodeos ni circunloquios, sino
situándonos a la altura del receptor o destinatario de la
comunicación.
Corrección. Se refiere tanto a la presentación formal de lo escrito,
como a las reglas gramaticales, adecuación del tono,
buenos modales y respeto al receptor del mensaje.
Totalidad. Ha de preocuparse no dejar en el destinatario la
impresión de que se le transmite un mensaje incompleto.
Deben ser incluidas todas las ideas vinculadas al tema, a
través de frases debidamente articuladas.
Originalidad. No plagiar los mismos caminos que los otros hayan
transitado. Un mensaje que lleve el sello de su propia
personalidad, logrará una comunicación efectiva.
LA REDACCIÓN: CONCEPTO
La expresión escrita logra sus propósitos comunicativos mediante el arte de
redactar. Redactar, que etimológicamente significa poner en orden,
consiste en expresar por escrito los pensamientos previamente ordenados.
Su propósito es combinar palabras, frases, oraciones, enunciados,
cláusulas, párrafos y textos, para vestir las ideas ya elaboradas, de manera
que se produzca un todo correcto, grato y armonioso, capaz de ser
debidamente comprendido.
Como en definitiva redactar bien un escrito es comunicar a quien lo ha de
leer lo que piensa y quiere el que lo escribe, es muy importante que se
tenga en cuenta lo siguiente:
La cuestión primera es saber qué mensaje se trata de comunicar.
Quién debe saber con certeza lo que él mismo piensa acerca de lo
que va a escribir.
El trabajo de pensar es un trabajo previo al de escribir.
PENSAR BIEN Y ORDENADAMENTE NO CONSTITUYE
UNA GARANTÍA PARA ESCRIBIR BIEN, PERO ES UN
REQUISITO INDISPENSABLE PARA CONSEGUIRLO
ALGUNOS TIPOS DE EXPRESIÓN ESCRITA
LA DESCRIPCIÓN
Al describir pretendemos provocar en la imaginación del lector una
impresión similar a la impresión sensible. Intentamos representar –por
medio de la palabra- una cosa, una persona, un ambiente, tal y como si el
lector lo tuviera delante y lo estuviera percibiendo con sus propios sentidos.
DESCRIBIR ES REPRESENTAR LINGÜÍSTICAMENTE LA
IMAGEN DE UN OBJETO (SEA ÉSTE UNA PERSONA, UNA
COSA, UN ANIMAL O UN AMBIENTE)
CUALIDADES DE LA DESCRIPCIÓN
La buena descripción ha de ser fiel, completa y concisa. Debe producir
impresiones y sentimientos –de afecto, repulsa, admiración, etc.- en quienes
lean lo descrito. Tiene que crear la ilusión de cosa vivida, ya que se
describe a través de las propias emociones y/o lo que la realidad nos
presenta, sin alterarla, cuando se trata de una descripción científica.
La claridad es también cualidad imprescindible en la descripción. Sólo se
alcanza mediante la sencillez y la precisión, es decir, empleando las
palabras justas. Para ello el mejor recurso es elegir entre los sinónimos la
voz apropiada a cada caso.
LA DESCRIPCIÓN EXIGE UN
SOPORTE NARRATIVO
EL PROCESO DESCRIPTIVO
La acción de describir es una operación compleja que comprende tres fases
interdependientes:
Observación de la realidad.
Selección y ordenación de los detalles observados.
Presentación de los mismos (la descripción propiamente dicha).
Observación de la realidad.
Debemos comenzar con la observación atenta de las cualidades y
circunstancias de aquello que vayamos a describir. La acción de observar
inluye:
El ejercicio pleno de los cinco sentidos corporales: la vista, el
olfato, el gusto, el oído y el tacto. Percibimos con exactitud el mundo
exterior a través de nuestros sentidos.
Un acto reflexivo de interrogación y conocimiento. No es
suficiente la observación sensorial del objeto; es necesario
interrogarlo, analizarlo, y valorarlo dentro del contexto en que los
hemos observado. Debemos explicar las partes que lo componen, la
función que desempeñan, y su relación de espacio y situación con los
demás objetos circundantes.
El contestar a las siguientes preguntas lo ayudará a tener un conocimiento
mejor del objeto:
¿Cómo es físicamente?
¿Dónde está situado?
¿A quién pertenece?
¿Cómo lo estiman las personas que lo usan?
¿Qué significa en la sociedad o ambiente en que se usa?
¿Qué valor sicológico, estético o simbólico le otorga quien lo contempla?
LA OBSERVACIÓN ES LA CONDICIÓN PREVIA
DE LA DESCRIPCIÓN
Selección y ordenación de los detalles.
Durante el tiempo empleado en la observación acumulamos la mayor
cantidad posible de datos. Los tenemos a nuestra disposición. Pero,
describir no es inventariar. El buen escritor –como el buen pintor- observa
atentamente el modelo y después escoge lo más característico y allí
acentúa el trazo de su lápiz o pincel.
En el acto de selección interviene directamente nuestro personalísimo punto
de vista. Tomamos –de entre todos los detalles observados- sólo aquellos
que, a nuestro criterio, acentúan mejor la impresión que queremos
transmitir.
La selección debe ir siempre acompañada de una ordenación de los datos.
Si no determinamos la estructura de la descripción la misma resulta confusa
e incoherente.
El orden establece:
a) De lo general a lo particular, y a la inversa. Ejemplo: Empezamos
con una descripción general del paisaje y luego aproximamos la
cámara –nuestros ojos- hacia un primer plano con el fin de destacar
ciertas impresiones o rasgos más precisos.
b) De la forma al contenido, y a la inversa. Ejemplo: Describamos la
forma de una guitarra y luego detallamos las partes que la componen
y su funcionamiento.
c) De lo próximo a lo más alejado en el tiempo y en el espacio, y a la
inversa. Ejemplo: Podemos describir una persona o un ambiente tal
y como lo observamos ahora y tal y como lo percibimos años atrás.
También podemos describir un paisaje destacando los elementos
observados dentro de una secuencia espacial primero describimos
los más cercanos a nosotros y luego los más alejados, o viceversa.
EL ENSAYO
El ensayo es uno de los géneros más modernos y de mayor cultivo en la
actualidad. La popularidad que goza la debe en gran medida a su
naturaleza versátil y al elemento personal y subjetivo que el mismo contiene.
También al hecho de ser el género por excelencia utilizado en el periodismo
de fondo.
Se puede definir el ensayo como:
Un escrito en prosa, generalmente breve, que expone
sin rigor sistemático, pero con hondura, madurez y
sensibilidad, una interpretación personal sobre cualquier
tema, sea filosófico, científico, histórico, literario, etc.
Como dice Lapesa, “la misión suya es plantear cuestiones y señalar
caminos, más que asentar soluciones firmes; por eso toma aspecto de
amena divagación…”
A pesar de ser la palabra ensayo la más usada para distinguir el género, se
le conoce igualmente por estudios, meditaciones y divagaciones.
SUS CARACTERÍSTICAS
Las fronteras formales del ensayo son imprecisas. En la manera con que se
expone y enjuicia un tema colinda con el trabajo científico, con la didáctica y
la crítica. Se separa de los anteriores en que no sigue un orden riguroso y
sistemático de exposición, ni pretende agotar la materia, ni dar soluciones
firmes. Lo personal y subjetivo, el punto de vista que asume el autor al
tratar el tema, adquiere primacía en el ensayo.
La nota individual –los sentimientos del autor, sus amores, gustos y
aversiones- es lo que lo define y caracteriza, acercándolo a la poesía lírica.
Lo que los separa es el lenguaje; más conceptual y expositivo en el ensayo;
más intuitivo y lírico en la poesía.
El ensayo se caracteriza por:
Su estructura libre, de forma sintética y de extensión relativamente
breve.
Su variedad temática. Se pueden exponer ideas de todas clases:
filosóficas, científicas, morales, estéticas, literarias, etc.
Su estilo cuidadoso y elegante, sin llegar a la afectación.
Su tono variado, que responde a la manera particular con que el autor
ve e interpreta al mundo, la vida, la naturaleza, los seres humanos y a
sí mismo. El tono puede ser profundo, poético, didáctico, satírico,
irónico, etc.
La amenidad en la exposición, que sobresale sobre el rigor
sistemático de ésta.
SU CLASIFICACIÓN
Pueden distinguirse dos tipos generales de ensayos:
Uno, de carácter personal, casi confesional; es lo que los sajones
llaman familiar essay, o ensayo personal. En ellos, por lo común, el
escritor habla de sí mismo y de sus opiniones sobre hechos y cosas,
dentro de un estilo ligero, natural, casi conversacional.
Otro, más ambicioso, más extenso y de control formal y riguroso; es
lo que en inglés se le suele llamar formal essay, o ensayo formal. El
ensayo formal es el que se aproxima más al trabajo científico. Pero
es necesario advertir que aun dentro de este tipo lo que siempre
interesa es el punto de vista del autor y no tanto los materiales que
elabora o el fondo de erudición que maneja.
Entre estos dos tipos extremos encontramos una amplia gama de
modalidades intermedias, según se aproximan o se alejan del uno o del
otro. Y en cierto modo caben tantas clasificaciones como puntos de vista
adoptados por el género. Una de ellas puede ser:
El ensayo de exposición de ideas. Son aquellos cuyo fin primordial
es comunicar al lector unas ideas, sean éstas filosóficas, políticas,
sociológicas, etc.
El ensayo poético. Son ensayos donde lo poético prevalece sobre lo
conceptual. Es un poema en prosa. Vemos las cosas, el mundo, el
paisaje y los hombres a través de la sensibilidad y visión poética del
autor.
Ejemplo: los ensayos de Azorín y, de cierta manera, Platero y yo, J. R.
Jiménez, caben dentro de esta clasificación.
El ensayo crítico. Son ensayos de mayor profundidad en los que se
analiza y enjuicia cualquier, obra o actividad humana. Su uso se
extiende al campo de la historia, la medicina, las ciencias exactas, etc.
los ensayos de Unamuno, Ortega y Gasset y Huxley, pertenecen en
general a esta clase.
CONSEJOS AL ESTUDIANTE
Seleccione un tema que conozca bien y que la haya causado una
profunda impresión; por lo general, podemos decir siempre algo
convincente y persuasivo de lo que conocemos y sentimos.
No se aparte totalmente de las normas y reglas que dimos al tratar de
la composición y del arte de la redacción. Una estructura libre no
significa en absoluto que la misma sea caótica e incoherente.
Escoja un lenguaje adecuado al tema que piensa desarrollar. El
mejor lenguaje es el natural, el suyo propio. Aléjese de toda retórica y
pedantería léxica.
Trate de ser persuasivo, sin caer en el servilismo; y, por favor no
pretenda ser gracioso y agudo en sus observaciones, a menos que
esas cualidades sean innatas de usted.
No trate de ser original a todo trance. El hecho de que lo
consustancial al ensayo sea la interpretación personal del autor, no
debe entenderse como completa originalidad. Estudie sus temas,
reflexione sobre él y documéntese con otras opiniones.
LA CARTA
La carta surge como una necesidad de suplir la comunicación oral mediante
una fórmula simple que permita mantener la relación con personas
físicamente alejadas del que escribe.
LA CARTA ES EL MEDIO MÁS IDÓNEO PARA
COMUNICAR UN MENSAJE A QUIEN NO PUEDE
ESCUCHAR NUESTRA VOZ.
CARACTERÍSTICAS DE LA CARTA:
Es un medio económico y directo.
Es un mensaje eminentemente personal.
Es una respuesta concreta a una situación.
Es un sustituto del diálogo.
ESTILO Y TONO
El estilo de la carta es el coloquial, capaz de reproducir los efectos de una
conversación normal y en cierto modo de sustituirla. Cuando escribimos no
podemos ayudarnos con gestos, con la inflexión de la voz y con las diversas
expresiones del rostro y de la persona que dan más vigor a nuestras
palabras; por eso la carta debe ser clara, expresiva, resumida.
Es importante el tono que en cada caso conviene adoptar. En esto juega un
papel importante la imaginación del que escribe. Cuanto mejor se imagine
el conjunto de la situación, el tipo de relación que la carta establece o
mantiene, las reacciones posibles del destinatario, sus deseos y temores,
etc., mejor corresponderá el tono a la situación concreta con la que uno se
enfrenta. En último término, el tono está en función del destinatario, de la
circunstancia concreta en que dicho destinatario se encuentra y del car´cter
de la relación que hasta el momento se ha mantenido con él. No es lo
mismo escribir a un viejo amigo que al gerente de una empresa con el cual
nos vincula un simple lazo profesional.
ELEMENTOS FORMALES BÁSICOS
La práctica ha ido estableciendo varios elementos externos formales
básicos en el género epistolar, como los siguientes:
Lugar y fecha.
Nombre y dirección del destinatario.
Saludo.
Introducción.
Desarrollo del tema.
Despedida.
Firma.
Algunos consejos prácticos que deben seguirse son:
Empezar por lo más importante.
Dedicar un párrafo a cada cuestión.
El punto y aparte es de gran utilidad.
Terminar de un modo natural.
Invitar al destinatario a hacer algo.
Ajustar la despedida al tono de la carta.
Tratar que la despedida no sea larga.
SUS CLASES
Aunque cabría señalar tantas clases de cartas como situaciones las
requieran o la naturaleza de la comunicación que se pretenda lo exija,
podemos dividirlas en dos clases esenciales: personales y comerciales.
LA CARTA PERSONAL
Cuando la carta responde a una relación de amistad personal, el episwtolar
se convierte en el más libre de los géneros y resulta extraordinariamente
difícil señalar normas concretas de estilo. Sin embargo, si se pretende una
comunicación eficaz, es necesario redactar el texto de acuerdo con los
factores que se han enunciado anteriormente.
Características.
La carta personal es la que más se parece a la conversación y esto se
consigue con un lenguaje sencillo y natural.
El lenguaje debe ser además sincero y afectivo, conforme sea el
grado de amistad y de relación que exista con el destinatario.
Ha de evitarse la complicación de las frases y el encadenamiento en
un mismo período de diversas ideas.
Debe tratarse que cada idea pueda expresarse en una oración.
LA CARTA COMERCIAL
Es el más importante de todos los documentos escritos que diariamente
contribuyen a la buena marcha de los negocios y al fortalecimiento de las
relaciones administrativas y profesionales. La carta comercial no sólo
constituye el medio de comunicación más eficaz y el más usado, sino que
es también una prolongación de la empresa o agencia, cuyo nombre y
prestigio hace llegar hasta los lugares más remotos.
La correspondencia comercial tiene su propia personalidad, “su modo de
decir”. El carácter predominante de esa personalidad es el mismo que
caracteriza al comercio, es decir, el sentido de lo útil. Ha de cuidarse su
estilo, no sólo para conseguir una perfecta comunicación, sino también para
obtener una impresión favorable de la persona a al que la carta va dirigida.
Clases de
cartas
Personales
Comerciales
FamiliaresAmistosas
- de solicitud- de remisión o envío- cobranza- reclamos- ofertas - felicitación- de relaciones - pésame
públicas - invitación - agradecimiento
CARACTERÍSTICAS ESENCIALES
Cuando se lee una carta, sus características o cualidades influirán en el
destinatario para hacerlo reaccionar favorable o desfavorablemente hacia quien la
escribió. Como el objetivo básico de una carta comercial es conseguir una
reacción positiva, en su redacción deben observarse las características siguientes:
Claridad.
Una carta comercial es clara cuando es de fácil comprensión, es
decir, cuando el mensaje penetra sin dificultad en la mente del
destinatario.
Para lograr la claridad se recomienda:
- Expresarse mediante frases cortas.
- Elegir con cuidado el vocabulario.
- Estar pendiente, a medida que escribe, del comienzo de la frase para
continuarla con la correspondiente concordancia.
- Evitar vocablos ambiguos.
- No abusar del pronombre.
- Desterrar los gerundios.
- Evitar el uso de las abreviaturas.
- Eliminar las palabras rebuscadas.
- Evitar el exceso de adjetivos.
- Pensar despacio, para escribir de prisa.
Concisión.
Cada frase que se escriba debe contener ideas claras y precisas. Si
se quiere que el destinatario lea con agrado la carta, no deben usarse
dos o tres palabras cuando éstas pueden ser reemplazadas por una.
La oración puede ser más larga o más corta, pero siempre deberá ser
concisa. Concisa no quiere decir que sea breve, sino que no esté
recargada de expresiones superfluas o palabras inútiles. Concisión
es la expresión de los conceptos con las menos palabras posibles y
con la mayor exactitud.
Si quiere lograr concisión.
Revise lo que escriba.
Elimine las expresiones inútiles.
Evite la repetición de ideas.
No anuncie lo que va a decir. Dígalo.
Coloque un concepto después de otro.
No se pierda en detalles.
Vaya directamente al asunto.
Busque la rapidez en la expresión.
En contra de la concisión están:
El lenguaje telegráfico.
El laconismo. Conciso no quiere decir incompleto.
La excesiva literatura.
La vaguedad.
Las aclaraciones inútiles.
LOS NEGOCIOS SE HACEN ENTRE HOMBRES Y
MUJERES Y LA CARTA ESTÁ SIEMPRE DIRIGIDA
A UN SER HUMANO. PROCURE QUE EL TONO
DE SU MENSAJE ESTÉ MARCADO POR LA
MÁXIMA AFABILIDAD.
Precisión.
Entendemos por precisión utilizar cada palabra en su sentido exacto.
Para llegar a utilizar nuestro vocabulario en una carta comercial con
precisión, debemos tener en cuenta los siguientes factores:
1. La exactitud de los términos que escojamos.
2. La claridad con que los apliquemos.
3. La cantidad de información que suministren.
Los sinónimos tienen significado similar, pero cada uno expresa un matiz
diferente dentro de esa semejanza. No se pueden intercambiar entre sí a
capricho. Elegir el término más apropiado a la expresión es ser precisos en
el lenguaje.
PARA LOGRAR PRECISIÓN SIGA ESTOS CONSEJOS
Ante una duda acuda a un diccionario de
sinónimos.
Evite el abuso de oraciones subordinadas.
No abuse tampoco de incisos que debilitan la idea
principal en vez de reforzarla.
Ofrezca explicaciones razonables y coherentes en
cada uno de los puntos de la carta.
Cuide la concordancia, en género y número, entre
el sujeto y el predicado.
Asegúrese de que la carta está completa.
Evite la inexactitud, que siempre da lugar a
rectificaciones, reclamaciones y retrasos.
Tono.
El tono no es más que la adaptación de la expresión y del estilo al asunto
que motiva la carta. El calor humano no debe faltar nunca en una carta
comercial. Téngase en cuenta que la redacción comercial es la versión
escrita de una conversación entre comerciantes o miembros de una misma
agencia. De ahí que el tono deba reunir estas cualidades.
Personal. Sitúese verbalmente frente al destinatario como si lo
estuviera mirando cara a cara.
Cortés. La expresión amable y cordial favorece la buena voluntad del
destinatario hacia la persona que le escribe.
Ponderado. Procure mantenerse dentro de los límites de moderación
en el trato y prudencia en la expresión, porque así ofrecerá una grata
imagen de sinceridad.
Positivo. Aunque muchas veces tengamos que decir “no”, exprese
una decisión o una acción enfocando el lado positivo, no su aspecto
negativo.
EVITEMOS LA FRIALDAD DEL VIEJO ESTILO
COMERCIAL, AUNQUE LA CARTA HABLE
EXCLUSIVAMENTE DE NEGOCIOS.
He aquí algunos consejos prácticos que deben seguirse para lograr un tono
que reúna las cualidades anteriormente expresadas:
Escriba con estilo natural y propio, sin caer en la excesiva
familiaridad.
No lo haga en tono ceremonioso, frío e impersonal.
Elimine toda expresión convencional.
Acuérdese de poner en su estilo un acento de espontaneidad, afable,
propio de la carta dirigida a un ser humano y no a una entidad
anónima.
Evite el tono egoísta. No convierta su persona en el eje exclusivo
sobre el cual gira la carta.
No abuse de los pronombres yo y nosotros.
Tampoco abuse del usted y del su.
No redacte cartas cuando esté irritado.
No incurra en exageraciones, jactancias, falsas promesas y
adulaciones.
No trate de imponer, sino de convencer.
Corrección.
Una carta debe ser escrita tratando de evitar cualquier error que
pueda producir una impresión desfavorable en la mente del
destinatario. Cuando hablamos de errores nos referimos tanto a los
que se cometen en el contenido de la carta como a los que se refieren
a su apariencia externa.
La corrección necesaria se obtendrá cuando:
Piense lo que va a decir.
Estudie cómo va a decirlo y a quién.
Conserve “la distancia” debida.
Tenga extremo cuidado con la ortografía.
Cuide el aspecto externo de la carta.
Exprésese con actitud positiva y fraterna.
DISPOSICIÓN DE LA CARTA
El destinatario de una carta comercial resulta favorablemente impresionado
o influido por un mensaje cuando, además de su contenido efectivo, tiene
también una apariencia física atractiva. El objetivo básico de una carta
comercial es conseguir una reacción propicia. Si la primera impresión es
buena, el lector o destinatario se encontrará favorablemente predispuesto a
la recepción del contenido.
Las partes de que consta una carta de este tipo son las siguiente:
Encabezamiento.
Membrete.
Fecha.
Destinatario y dirección.
Texto o cuerpo.
Introducción a la idea básica.
Desarrollo de esta idea.
Despedida.
Firma (rúbrica a mano).
Nombre de la persona que
escribe.
Cargo o título que posee.
Iniciales de identificación.
Anexos.
Conclusión final. Posdata o post scriptum.
INFORME
CONCEPTO Y DEFINICIÓN
El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y
pormenorizada, el resumen de hechos o actividades pasadas o presentes, y
en algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos ya comprobados.
Aunque esencialmente se componga de datos, el informe contiene con
frecuencia la interpretación del emisor, así como sus conclusiones y
recomendaciones en torno al problema que lo motiva.
Lo que distingue generalmente un informe de otro género de la
comunicación escrita, la novela por ejemplo, es que el primero comunica
hechos o actividades concretas a un determinado y concreto lector o
lectores. Un informe no es el producto de una inspiración momentánea que
nos complace expresar a los demás, sino una respuesta a una pregunta, o
una pregunta a otra persona en busca de información.
LA INTENCIÓN DEL INFORME ES LLEGAR A UN
CONOCIMIENTO PERFECTO DE LA REALIDAD DE
UNA EMPRESA, AGENCIA O INSTITUCIÓN, SIN
QUE SE INTERFIERAN VISIONES PERSONALES
DEFORMADORAS.
SUS VENTAJAS
La gerencia moderna ha impuesto el uso del informe escrito, que no tenía
tanta razón de ser cuando las empresas eran pequeñas y los procesos
industriales menos complejos que en la actualidad. También su uso está
extendido, y por las mismas razones, en las agencias públicas, centros de
investigación, organizaciones sindicales y cooperativas, instituciones
culturales, y en general donde quiera que hayan de emitirse comunicaciones
en las que se faciliten datos, situaciones, desarrollos y apreciaciones sobre
un determinado asunto. Entre las ventajas que pueden señalarse a los
informes, destacamos las siguientes:
Son muestras del trabajo que se ha efectuado.
Se consideran como archivos esenciales de ese trabajo.
Pueden servir de base para tomar decisiones.
Proporcionan a quienes se han de aprovechar de los mismos para
tomar una decisión, la oportunidad de estudiar su contenido cuando
más cómodo le resulte y en el momento que lo desee.
Pueden leerlo más personas y al mismo tiempo.
Permiten al nuevo personal consultar los ejemplares que obren en los
archivos.
Contribuyen al prestigio de una empresa o agencia.
NO DECIR NI MÁS NI MENOS QUE LO QUE SE
DEBA DECIR, Y DECIRLO CON EXACTITUD: Y
ESO ES ESTILO.
Pío Baroja
SUS CLASES
De acuerdo con su contenido y objetivos se distinguen tres clases de
informes: expositivo, interpretativo y demostrativo.
Informe expositivo.
Se limita a exponer o narrar una situación tal como ella es, sin que en su
elaboración intervenga ningún proceso analítico o interpretativo, ni en modo
alguno se sienten conclusiones o se hagan recomendaciones. Un informe
de este tipo debe empezar resumiendo la situación previa, pues esa visión
de conjunto ayudará al lector o receptor a captar los pormenores ulteriores
con más comprensión y a seguirlos con más interés. Un ejemplo típico de
este informe será aquel en que se narra un proceso de fabricación, cuyo
valor descansará únicamente sobre los datos que se brinden, sin perjuicio
de que éstos puedan servir en un proceso posterior para que la gerencia de
una empresa o los ejecutivos de una agencia, sienten conclusiones o tomen
las decisiones que estimen pertinentes.
Informe interpretativo.
Será aquel que sirva para aclarar el alcance y sentido de ciertos hechos y
conceptos. Con frecuencia damos equivocadamente por supuesto, que los
receptores del informe van a interpretar determinadas situaciones igual que
lo haremos nosotros. Esta consideración es errónea, ya que una cosa
puede tener un sentido obvio para nosotros, porque tengamos en ella un
interés particular, y no tenerlo para quienes carecen de ese interés. Cuando
se evalúa a un empleado, se está generalmente ante un informe de esta
naturaleza, toda vez que de los datos que ofrecen las hojas de asistencia,
los reportes de asiduidad y las estadísticas de sus rendimientos, se hace
por el escritor el examen pertinente y aún las conclusiones y
recomendaciones que se deriven de dicho análisis, para que en definitiva la
empresa o agencia adopte la decisión que proceda.
Informe demostrativo.
Teniendo en cuenta que en toda demostración es esencial probar
determinadas aseveraciones, es preciso que el lector o receptor conozca
con toda exactitud la tesis que pretende establecer el informante. En este
tipo de informe precisa que se fije una distinción neta entre los hechos y su
comentario, y el mismo debe escribirse de tal manera que el lector no tenga
que estar averiguando si se trata de una aseveración en firme o de una
simple opinión. Es muy importante que se presenten con toda claridad
todos los pasos que hayan permitido al informante llegar a sus principales
proposiciones.
REDACCIÓN Y ESTILO.
La redacción de un informe suele ser impersonal, directa, y para que
éste sea eficaz ha de exigirse en el informante un gran esfuerzo de
atención, objetividad y probidad profesional. A continuación
ofrecemos algunos consejos prácticos que usted debe tener en cuenta
en la elaboración de un informe.
Sea sobrio. La sobriedad es un requisito tan importante en el informe
que como alguien ha escrito, su estilo consistirá casi en carecer de
estilo. La sobriedad que se recomienda no supone necesariamente
sequedad o laconismo.
Evite las frases largas (de más de dos o tres líneas a máquina) y de
gramática complicada.
Huya de la verborrea y la hojarasca. Nada de literatura en el sentido
peyorativo que a veces se da a esta palabra.
Ser objetivo. El informador debe ser fiel al “sentido de los hechos” por
medio de una documentación sólida y no cambiarlos dándoles un
matiz peyorativo o laudatorio, según las circunstancias.
Destierre todo signo de parcialidad. Nada de imaginaciones
desbordadas, nada de sentimiento, ni de indign ación, ni de lirismo
entusiasta.
Cancele el servilismo. En ocasiones se le pide al informador –es sin
duda una práctica deshonesta- que en la preparación del informe
beneficie unos determinados intereses o puntos de vista. El
informador no puede prestarse a ello y esto no excluye fidelidad a la
empresa o agencia que le encomendó el trabajo.
Defínase, eliminando la pasividad y tomando todas las precauciones
posibles para que su opinión esté fundamentada. Si no le fuere posib
le llegar a una certeza o conclusión sobre un punto determinado, no
vacile en señalar esta laguna.
Mencione el mayor número posible de datos. Los números, términos,
porcentajes o citas, son factores de la máxima importancia.
Subdivida el informe, si fuere muy extenso, en epígrafes. Con esto se
logra, en caso de tiempo limitado, reducir el contenido del informe
mismo con sólo leer dichos epígrafes o centrando la atención en aquel
que más inmediatamente interesa.
EN LA REDACCIÓN DEL INFORME
EVITE:
- Falsear o exagerar los hechos.
- Deformar los hechos, omitiendo algún pormenor.
- Equivocar ciertos datos, términos o citas.
- Hacer demostraciones matemáticas no convincentes.
- Confundir los hechos con las opiniones.
- Incurrir en contradicciones.
- Desarrollar en forma incompleta algún punto.
- Disponer secciones o párrafos en forma desordenada.
- Emplear períodos largos y complicados.
- Repetir innecesariamente la misma palabra o giro.
- Abusar de tecnicismos innecesarios.
PRESENTACIÓN
Aunque un informe puede ser sometido en forma de carta o memorando, en
este caso nos estamos refiriendo al que tiene una estructura más formal y
compleja, bien porque sea el resultado de una investigación acuciosa, bien
porque se refiera a problemas de gran extensión y contenido que
necesariamente requieran una redacción larga. No existe un guión-tipo que
sea válido para todos los casos, pero aun así, a título indicativo se sugiere el
siguiente esquema:
Cubierta o carátula.
Título del informe. Debe comprender una página relacionada con el
trabajo de que se trate y el nombre del autor.
Presentación del informe, en la que deben exponerse sucintamente
sus objetivos, método empleado, fuentes de información y los
aspectos más relevantes del mismo.
Índice o contenido.
Informe propiamente dicho, que a su vez comprende:
1. Introducción.
2. Texto, subdividido en epígrafes, si fuere muy extenso.
3. Conclusiones.
4. Sugerencias o recomendaciones.
Anexos.
Bibliografía.
DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA
Siendo todo informe una enumeración ordenada de hechos concretos que
en algunos casos se refieren a cuestiones controvertidas en las que entran
en juego intereses contrapuestos, es necesario, en muchas ocasiones, que
vaya acompañado de documentos que por una parte completan la
información del texto y por la otra le dan mayor valor.
Estos documentos –los anexos a que antes nos hemos referido- han de ir
adjuntos al informe y formando parte de él. He aquí los consejos que
ofrecemos para la inclusión de estos materiales complementarios.
Numere cada anexo, para que el que quiera
comprobar alguna información del informe, acuda al
anexo de que se trata, con poco esfuerzo.
Haga que en el texto del informe y entre paréntesis,
figure la numeración que coincida con el apéndice.
Numere también como anexos los gráficos, cuadros
estadísticos, mapas, etc., si prefiere que formen parte
esencial del informe. Si se trata por ejemplo de un
gráfico u otro documento que prefiere presentar dentro
del propio texto, hágalo al lado mismo de la página
donde se mencione dicho gráfico o documento. Para
no romper la numeración de las páginas, pueden
figurar en páginas repetidas, 2 bis, 17 bis, 28 bis, etc.
NOTAS Y CITAS
Las citas del informe son textos que no pertenecen al autor del mismo y suelen ser
el testimonio de alguna autoridad en la materia o la simple transcripción de una
opinión distinta de la del que escribe.
Tenga presentes estas reglas para el uso de las citas:
Entrecomíllelas para que se distinga fácilmente del texto
del autor.
Sígalas de un número, según una ordenación que
empiece con el 1 y vaya continuando sucesivamente.
Ponga el margen del texto y normalmente en la misma
página en la que se transcribe la cita, el título del libro o
publicación de donde lo ha tomado, nombre del autor,
editorial y la página.
Si transcribe parcial o íntegramente el texto cuya
autoridad se invoca, úsese un tipo de letra cursiva, si se
trata de texto impreso; si el texto fuese mecanografiado
transcríbase la cita con un espacio distinto y con un
margen mayor, para que se vea claramente que es un
texto ajeno del autor del trabajo.
EL COMENTARIO
El comentario, según Gonzalo Martín Vivaldi, (del tipo que sea) es
descomposición y resumen, “Se descomponen las cosas o los hechos, o las
ideas, para analizarlas, y luego componerlas nuevamente; como el pintor
frente al paisaje, lo mira, lo estudia, lo descompone y lo analiza, para
después volver a darlo a luz, compuesto ya según su visión personal, en el
cuadro y sobre el lienzo”.
Dicho en pocas palabras: las notas esenciales de todo auténtico comentario, son
el análisis científico y la síntesis artística. Pero todo buen comentario, siempre
sigue un método y una técnica.
El comentarista entonces, continúa diciendo Vivaldi, como el médico, debe
diagnosticar, pronosticar y prescribir. Esto quiere decir: valorar e interpretar lo
ocurrido o lo que dice el texto, prever lo que pueda pasar, y recomendar lo que
deba hacerse.
En el comentario, a diferencia de lo que sucede para la información, no hay reglas
taxativas. No se puede hablar de un orden específico en la redacción; el escritor
goza de más libertad. No obstante, para facilitar la tarea, podemos aceptar el
siguiente orden (tal como lo expone B. Mostaza en el trabajo antes citado):
1. Planteamiento del tema.
2. Manipularlo, desmontarlo en piezas.
3. Fallo o juicio crítico del problema.
4. Solución.
¿Puede alterarse este orden? Efectivamente. Se puede empezar por la solución
o por el juicio crítico. Todo depende de cómo se enfoque el asunto. En este
terreno, el modo de concebir de quien escribe es de principal importancia.
A pesar de esta libertad, en todo comentario son muy importantes el principio y el final; el
hecho y su última consecuencia. Empezar y terminar bien un comentario garantiza su
efectividad. El primer párrafo debe captar la atención del lector, arrastrarlo a la lectura. El
último párrafo, por su trascendencia, debe quedar grabado en quien lo lee. Se convence con
razonamientos, con hechos, con juicios lógicos.