AREA: Ciencias Económico-Administrativas Proyecto

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COLIMA

AREA: Ciencias Económico-Administrativas

CARRERA: Lic. En Administración

NOMBRE DEL PROYECTO:

Manual de Organización y Procedimientos para la Empresa

Abarrotes las Gemelas.

NOMBRE DEL PARTICIPANTE DEL PROYECTO:

Julia Maribel Martínez García

ESPECIALIDAD: Comercialización y ventas.

NO. DE CONTROL: 10460421

PERÍODO ESCOLAR EN QUE SE REALIZARÁ EL PROYECTO:

(Agosto-Diciembre/2014)

Proyecto

Manual de Organización y Procedimientos para la Empresa

Abarrotes “Las Gemelas”

Lic. Margarita García Llerenas.

Villa de Álvarez, Col., Diciembre de 2014

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014

2

ÍNDICE

Introducción……………………………………………………………….…………….…4

Justificación……………………………………………………………..……………..…..5

Objetivos generales…………………………………………………….…………….…… 5

Problemas a resolver………………………………………………..…………….………6

Alcances y limitaciones…………………………………………..……………….…...… 6

Fundamento teórico……………………………………………..……………..…….….. 7

Procedimientos y descripción de actividades realizadas….….………….……….... 17

Base legal……………………………………….…………………..………………..…. 18

Resultados …………………………………….…………………….…………….….… 18

Capítulo I (Manual de Organización)…….………………………..…………………19

Introducción………………………….……………………………..……………………..20

Historia y antecedentes…………….…………………………..………………………..20

Misión……………………………….……………………………………………………..23

Visión…………………………….…………………….……………………………..........23

Valores……………………………………………………………………………….…….23

Estructura orgánica………………………………………………………………............24

Organigrama………………………………………………………………………..….....25

Capitulo II (Descripción de puestos)…………………………………………….….26

Conclusión………………………………………………………………………….…....56

Fuentes de información…….………………………………………….……………….57

Capítulo III (Manual de Procedimientos)……………………………………….…..58

Introducción……………………………………………………………………………...59

Justificación…….……………………………………………………………………......60

Historia y Antecedentes…………………………………………….……………….….61

Misión………………………………………………………………………………….….63

Visión………………………………………………………………………………….…..63

Valores……………………………………………………………………………..….…..63

Objetivo General……………………………………………...…………………….……64

Organigrama……………………………………………….…………………………… 65


3

Diagramas y Estructuras Procedimentales…………………………………………...66

Conclusiones………………………………………………………………………….… 81

Recomendaciones…………………………………………………………………….... 82

Fuentes de Información……………………………………….………………………...83


4

INTRODUCCIÓN

Las organizaciones hoy en día cuentan con retos y exigencias dentro de este mundo

globalizado, retos y necesidades que se debe de cubrir para que la administración y

manejo de estas sean los indicacados, dentro de estas exigencias se pueden contar

con una Carta de Organización, mejor conocida como manual de Organización, con el

objetivo de establecer e implementar claramente la estructura de la organización.

El manual es un medio para familiarizarse con la estructura orgánica y con los

diferentes niveles jerárquicos que conforman esta Organización. Su consulta permite

identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que

la integran y evitar la duplicidad de funciones; conocer las líneas de comunicación y de

mando; y asimismo proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el

desarrollo de sus funciones; elementos indispensables que le permitirán alcanzar sus

metas proyectadas a largo plazo. Trabajando eficientemente y obteniendo mejores

beneficios.

Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser actualizado

mínimo cada año, o en su caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional al

interior de esta empresa, por lo que cada una de las áreas que la integran, deberán

aportar la información necesaria para este propósito que se desea alcanzar.


5

JUSTIFICACIÓN

El presente proyecto pretende resolver puntos de mejora encontrados en análisis

realizados anteriormente y aportar soluciones a la empresa Abarrotes Las Gemelas en

relación de algunas necesidades que son producto de un estudio de consultoría que se

llevó a cabo en el año 2013 por la alumna Julia Maribel Martínez García del Instituto

Tecnológico de Colima. Basándose en ese diagnóstico, se da seguimiento a la

problemática detectada; otorgando así manual de organización y procedimientos donde

se estructure y se conciba una planeación estratégica, dando como resultado, mejoras

en la empresa abarrotes las gemelas, donde puedan aterrizar sus bases

administrativas, que se cuenten con ellas y las conozcan todos los integrantes de dicha

organización.

OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICOS DEL MANUAL:

Eliminar y evitar la duplicidad de funciones y de mando, ya que por medio de él se

definen las funciones, jerarquías, líneas de autoridad concernientes a cada puesto.

Obteniendo así una mejora permanente dentro de la microempresa; proporcionando la

información necesaria a las áreas que conforman la Dirección General de la abarrotera,

con el fin de dar a conocer la forma de organización, los objetivos, funciones y niveles

de responsabilidad de la unidad administrativa.

Objetivos específicos.

Elaboración de un manual de organización.

Elaboración de un manual de procedimientos.


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PROBLEMAS A RESOLVER.

Se pretende que con la realización del Manual de Organización este pueda servir como

instrumento de apoyo que defina y establezca las funciones de los trabajadores que

laboran en Abarrotes Las Gemelas, asimismo que les permita una funcionalidad

efectiva y administrativa, puesto que actualmente presenta deficiencias para definir

claramente las funciones de cada departamento.

Se pretende también que los colaboradores tengan el conocimiento del funcionamiento

organizacional que es primordial para que todos por medio del manual tengan una

buena integración y orientación en los distintos departamentos.

ALCANCES Y LIMITACIONES DEL PROYECTO

Alcances:

Delimitar los procedimientos operaciones realizadas para llevar a cabo toda la

organización del proyecto.

Conocer a profundidad la empresa, para así poder realizar lo propuesto.

Es una pequeña empresa, lo cual me permite tener acceso

Limitaciones:

Una de las limitaciones de este proyecto es el tiempo de la residencia profesional y la

disponibilidad de la información tanto en la empresa.

La recopilación de información será determinante para los resultados.

Por otro lado la empresa porque me permitirá conocer que servicios son los que

manejare.


7

FUNDAMENTO TEÓRICO

Modelos administrativos

¿Que son los modelos administrativos?

Los modelos son el núcleo de la administración racional, son un medio para simplificar y

analizar situaciones o sistemas complejos.

Un paso común en el enfoque de la ciencia de la administración hacia la solución de

problemas es construir un modelo matemático para representar el sistema bajo estudio.

Fundamentalmente hablamos de modelos que las empresas van copiando,

adaptándolos y generalizándolos a las necesidades de las mismas, ya que estos no

suelen ser rígidos. Estos se representan a través de técnicas, procesos, modelos y

sistemas administrativos. Los modelos varían en muchas dimensiones; una de las más

importantes es el grado de abstracción implícito.

Manual de Organización

De manera Gral. Se puede decir que el manual de organización, es un instrumento de

trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la

estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando

mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y

estructura.

A fin de que el mencionado docto. sea realmente un instrumento operativo, en la

presente guía, se incluye una serie de indicaciones de carácter práctico, para orientar y

ordenar los trabajos de elaboración y/o actualización de estos documentos, que se

pretende sean el resultado del estudio y análisis de la estructura funcional vigente, a fin

de realizar los cambios adecuados a las necesidades de cada institución.

Para la elaboración del mencionado manual, se propone el seguimiento de 3 etapas, las

cuales junto con una serie de actividades que se especifican son fundamentales en el


8

logro de este objetivo. Estas etapas son: recabar información, análisis de la información

recabada e integración del manual.

OBJETIVO GENERAL:

Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y

funcional, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de

comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la organización.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que establezca los

niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el

funcionamiento organizacional.

Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades

administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.

Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada

interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la

institución.

PROCESOS PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION

Para proceder a elaborar el manual de organización es indispensable allegarse de un

conjunto de información, para obtener los elementos básicos de análisis que nos

proporcionen conocimiento de la situación orgánica, funcional y jurídica de la institución

de referencia. Para tal efecto se recomienda la SIG. Metodología que comprende una

serie de actividades interrelacionadas entre sí y conformándose en 3 fases:

1.-Recaudación de información.

2.-Análisis de la información.


9

3.-Integración del manual.

Descripción de puesto

Una descripción de puesto es un documento conciso de información objetiva que identifica la

tarea por cumplir y la responsabilidad que implica el puesto. Además bosqueja la relación

entre el puesto y otros puestos en la organización, los requisitos para cumplir el trabajo y su

frecuencia o ámbito de ejecución.

Es importante observar que a descripción se basa en la naturaleza del trabajo, y no en el

individuo que lo desempeña en la actualidad.

Elementos que componen las descripciones de puesto

Designación del puesto, unidad organizacional y relación de dependencia.

Estos puntos identifican el puesto y le dan sus características propias. Diferencian a

cada puesto de los demás. Consiguientemente, aun dos descripciones de puestos con

la misma designación e igual nivel de remuneración pueden tener tareas,

responsabilidades y relaciones de dependencia diferentes.

Por ejemplo, el puesto de "diseñador" en una División de Productos para

Consumidores y en una División de Productos Industriales puede tener el mismo nivel

de remuneración pero ser muy diferentes en otros sentidos.

Síntesis del puesto, deberes y responsabilidades.

Aquí se define el trabajo por cumplir y se proporcionan los elementos esenciales para el

análisis posterior (

Deberes y responsabilidades.

Esta parte de la descripción de puesto señala "qué" tarea se desempeña~ "por qué" se

desempeña, y cuando no resulta obvio. "Cómo" se desempeña. Si el "qué", el "por qué"

+- o el "cómo" no aparecen, la formulación es incompleta.* Interacción. Especifica las

relaciones entre un puesto y otro.


10

Cuando las ocupaciones están vinculadas muy estrechamente, la descripción de las

relaciones recíprocas entre cada puesto es crítica. También es importante para describir

puestos que tienen amplias relaciones fuera de la compañía, por ejemplo, puestos de

ventas, comercialización y relaciones públicas.

Preparada por, Aprobada por y Fecha.

Cada descripción debe indicar quién la preparó y si recibió aprobación definitiva o es

sólo un proyecto de descripción. Debe conocerse la identidad del redactor,

administrador o analista de puestos, para el caso de que en el futuro surjan

interrogantes.

La fecha de preparación indica a quien la lea la actualidad de la información

Cualidades clave, requisitos y otras condiciones del puesto

Las especificaciones del puesto son los requisitos que deben satisfacer los candidatos

si han de cumplir sus obligaciones, asumir sus responsabilidades y trabajar sin

tropiezos con aquellos de quienes dependan.

En la descripción se suele incluir las aptitudes, experiencia y conocimientos mínimos

para cumplir las tareas, en lugar de las aptitudes o conocimientos de las personas que

desempeñan el puesto en la actualidad.

Entre los requisitos mínimos pueden figurar exigencias especiales del puesto, como por

ejemplo viajes prolongados o trabajo nocturno, además de los requisitos normales en

materia de aptitudes y experiencia.

Para evitar imponer requisitos poco realistas, las especificaciones deben basarse en la

manera como se realiza el trabajo actualmente.

Especificación de puesto

Se define como el resumen de las cualidades personales, características, capacidades

y antecedentes requeridos para realizar el trabajo.

Elementos que están contenidos en una especificación de puesto a partir de la práctica

actual de trabajo:


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Requisitos relacionados con la persona que realiza el trabajo

Requisitos relacionados con las condiciones de trabajo

Educación pertinente Experiencia pertinente

Esferas concretas de experiencia Aptitudes manuales o mentales Aptitudes

sociales o de acción recíproca

Exigencias de viajes

Horas y horarios de trabajo

Condiciones ambientales peligrosas o duras

Usos de las descripciones de puesto

Una vez que las descripciones formales de puestos han obtenido aceptación, los

gerentes encuentran otras aplicaciones prácticas de las mismas como en las siguientes

áreas de recursos humanas.

Definición de análisis de puesto

El análisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan

los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en

términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas

Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recolección, evaluación y

organización de información sobre un puesto de trabajo determinado”

Situaciones donde se necesita o recomienda

el análisis de puesto:

Hay varias situaciones que suelen llevar a la administración a pensar en la necesidad

de realizar un análisis de puesto como los siguientes:

Cuando se funda la organización

Cuando se crea nuevos puestos


12

Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de

nuevas tecnologías o procedimientos

Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una

empresa

Igualmente, si se presenta los siguientes síntomas es necesario que la administración

considere evaluar la implementación de un proceso de análisis de puesto.

Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas se les

requiere cumplir; con frecuencia se producen conflictos y malentendidos.

.La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen, lo que

provoca duplicación de esfuerzos y conflictos ocasionales.

La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para

las cuales no tienen las condiciones necesarias.

La mano de obra no está adecuadamente capacitada.

La productividad general de la organización no resulta aceptable para la

administración.

La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.

Si se realizar un adecuado análisis de puesto se obtendrá descripciones de puestos

bien preparados y realizados lo que ayuda a la administración a satisfacer sus

necesidades en aspectos críticos de política de personal, corno remuneraciones,

contratación y selección, diseño organizacional, evaluación del desempeño y la

planificación de la mano de obra.

Datos que se reúnen en el análisis de puesto

La empresa puede enriquecerse con la gran cantidad de datos que se obtiene en el

proceso de análisis de puesto como los siguientes:

Actividades del trabajo

Actividades y procesos del trabajo.


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Registros de las actividades

Procedimientos utilizados.

Responsabilidad personal.

Actividades orientadas al trabajador

Comportamiento humano, como acciones físicas y la comunicaci6n en el trabajo.

Movimientos elementales para el análisis de métodos.

Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo

Tangibles e intangibles relacionados con el puesto

Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar.

Habilidades requeridas

Desempeño del trabajo

Análisis de error.

Normas de trabajo.

Medición del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea.

Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos)

Condiciones físicas de trabajo.

Requerimientos personales para el puesto

Identidad del puesto dentro de la estructura de la organización

Beneficios para los gerentes de departamentos

Mejora su conocimiento sobre el flujo de trabajo de su unidad

Permite realizar una mejor selección del personal

Facilita efectuar una evaluación objetiva de sus subalternos.


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Beneficios para los empleados

•Permite conocer y comprender mejor los deberes del puesto.

•Puede ser utilizado como una guía para su autodesarrollo

Manual de Procedimientos

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una organización;

este debe incluir ejemplos de formularios que se utilizarán en dichas actividades, así

como las máquinas o equipos que serán necesarios para llevarla a cabo. Un manual de

procedimientos incluye información desde lo general a lo específico que nos permite

tener las siguientes ventajas:

- Conocer la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y el personal responsable

de llevarse a cabo, lo cual evita la pérdida de información o el que tareas de rutina no

sean efectuadas.

-La inducción de personal de nuevo ingreso en el puesto y el método de trabajo,

adiestramiento y capacitación ya que describe de manera detallada las actividades de

cada puesto.

-Analizar y auditar de manera eficaz los procedimientos de cada área.

-Conocer todo el trabajo y de esta manera ubicar tareas redundantes o innecesarias

que puedan ser simplificadas o delegadas para hacer más eficientes los puestos.

-Establecer un sistema de información o detectar irregularidades en el ya existente

para poder modificarlo.

-Controlar el cumplimiento de las labores y evitar que sean modificadas de manera

arbitraria. -Determinar responsabilidades en base a capacidades personales y grupales

de manera que cada uno use sus fortalezas en beneficio de la empresa y sus

debilidades sean minimizadas y corregidas.


15

-Incrementar la eficiencia de los empleados indicándoles lo que deben hacer y cómo

hacerlo.

Es por eso que el manual de procedimientos es de suma importancia para

organizaciones en las que la rotación de personal es frecuente o en empresas de nueva

creación donde la información al respecto no está totalmente clara para el personal y

las responsabilidades pueden ser confundidas y, por lo tanto no llevadas a cabo.

Sin embargo los manuales también presentan algunas limitantes o desventajas;

muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual

que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes, algunas consideran

que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día,

existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez, el costo

de producción y actualización puede ser alto, si no se actualiza periódicamente, pierde

efectividad, incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los

informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma, una descripción

demasiado sintetizada carece de utilidad y una muy detallada los convierte en

complicados.

Para elaborar un manual de procedimiento se debe seguir los siguientes pasos:

a. Se debe impartir una inducción por parte de la empresa al personal involucrado.

b. El personal involucrado recauda la información en las áreas de trabajo donde por

medio de la realización de diferentes entrevistas con los trabajadores se obtendrá una

descripción de las actividades que se desempeñan en la ejecución de cada

procedimiento, después se elaboran los borradores (siguiendo los lineamientos) de los

procedimientos para su revisión

c. La Coordinación recibe los borradores y revisa para emitir según los lineamientos las

observaciones pertinentes.

d. Realizadas las observaciones, la coordinación codifica el documento, según la

Estructura de los Seriales de la Documentación y lo transcribe como "Documento en

revisión, sujeto a modificaciones".


16

e. La coordinación envía el procedimiento estructurado al usuario para su discusión y

aprobación.

f. La Coordinación luego del visto bueno del usuario aprueba, edita y tramita

distribuciones a las áreas de interés.

El borrador elaborado sigue la técnica del libreto, que consiste en presentar

secuencialmente "quien" hace "que" actividad; básicamente esta técnica se compone

de dos partes:

• El trabajador, y el puesto que ocupa la persona.

• La descripción de la actividad realizada por cada persona, iniciando con un verbo de

presente imperativo (haga, realice, abra, etc.) que indica instrucción.

El camino o dirección en términos de objetivos, metas, logros, etc., que una empresa o

institución desee seguir siempre será determinante para el cumplimiento de los mismos.

Aunque es importante el planteamiento y desarrollo de todos estos puntos de una forma

clara y específica, no cumplirán su objetivo si el personal no realiza su trabajo en base

a estos y con la finalidad de respetarlos y cumplirlos. La importancia de un manual de

procedimientos radica precisamente es esto, en la idea de plasmar toda la información

referente a donde está y donde quiere dirigir la organización sus productos o servicios.

Todo esto representado en forma de diagramas, roles y responsabilidades,

procedimientos, instrucciones de uso de maquinaria o equipo y todos los reglamentos,

métodos, etc., que permiten que la empresa pueda subsistir y cumplir con su misión.

El que el personal de una empresa conozca el fin por el que está trabajando es

determinante para el éxito y cumplimiento de sus objetivos. Si la organización no

conoce como su trabajo repercute en el producto o servicio final es difícil que se

comprometa en realizar sus labores individuales y no solo eso, pueden existir personas

comprometidas pero que estén realizando incorrectamente sus actividades por la falta

de información y es ahí en donde radica la importancia de un documento de este tipo

que construya una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,

procedimientos y métodos.


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CRONOGRAMA

ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Análisis general de la empresa

P

R

Identificar los puestos

P

R

Elaboración y descripción de

Puestos.

P

R

Elaboración del Manual de

Organización.

P

R

Elaboración del Manual de

Procedimientos.

P

R

Implementación de ambos

proyectos.

P

R

Entrega del reporte final

P

R


18

BASE LEGAL

Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos

Ley Federal del Trabajo

Ley del Impuesto Sobre la Renta

Código Fiscal de la Federación

RESULTADOS.

Se espera que con la elaboración del Manual de Organización Abarrotes Las Gemelas

tenga una mejor organización y asimismo una descripción de los puestos o

departamentos que la constituyen, que por lo consecuente las actividades asignadas

sean realizadas de una manera correcta y eficiente


19


20

INTRODUCCIÓN.

El Manual de Organización expondrá con detalle la estructura orgánica de esta

empresa, señalando de tal forma los perfiles de puestos y la relación que existe entre

ellos; explicará la jerarquía y la autoridad que tendrá cada puesto y por ende se

desarrollaran las diversas funciones y actividades.

El Manual de organización tendrá como objetivo, exponer una visión clara y concisa de

la estructura orgánica de Abarrotes Las Gemelas, enfocándose y precisando en los

puestos y actividades que se realizaran dentro de la misma; de tal forma se le

asignarán responsabilidad a cada puesto dependiendo del rango de autoridad que se

tenga dentro de la organización, obteniendo así, ahorro de tiempo y a su vez esfuerzos

en la ejecución del trabajo y evitando la duplicidad de funciones.


21

HISTORIA DE LA EMPRESA

Abarrotes las Gemelas se apertura en el año 2003 como una actividad emergente que

generara los ingresos para completar el gasto familiar, fue fundada por la Sra. Ma. del

Carmen García Gutiérrez, siendo ella la encargada de que el negocio funcionara

correctamente y a la vez involucrar a sus tres hijos al negocio. Posteriormente a finales

del 2011 se abrió la primera de la sucursales bajo la dirección del mayor de los hijos,

Ángel Manuel Ríos García es el encargado de que la primera de las sucursales

funcione. En el 2012 gracias a los gobiernos, federales y estatales, se participó en un

proceso de profesionalización y equipamiento, mediante la capacitación, asesoría

técnica e instalación de un punto de venta (computadora equipada con software,

escáner, impresora) lo anterior les permitió ser más competitivos y así lograr una mayor

rentabilidad. A partir de ahí el control y manejo de las tiendas se volvió más profesional

y permitió tener mejores controles de entradas y salidas, contratar empleados y tener

mejor control de tanto del personal como de los ingresos y egreso. Se puede decir que

es partir de este punto donde empezó a crecer y a volverse una empresa seria y

competitiva, los proveedores comienzan a dar preferencia y mejores precios lo que se

vuelve una fortaleza de dicha empresa.

Derivado de lo anterior y bajo la tesitura que en México, las tiendas de abarrotes han

desempeñado un importante papel en el desarrollo del comercio nacional y que es

relevante en el desarrollo social y económico de un sector social en desventaja, sector y

desventaja que se disminuye al considerar las tiendas de abarrotes no como un plan de

contingencia para enfrentar o tratar de evitar la crisis económica de una familia con la

apertura de un modelo de negocio obsoleto, precios pocos competitivos, mala imagen,

sino como una gran oportunidad generadora de servicios de calidad con un

establecimiento tecnificado, competitivo. Bajo este concepto, se apertura Abarrotes las

gemelas II por Ángel Manuel Ríos García, Abarrotes los Cuates en el año 2013 por

Sandra Guadalupe Ríos García y a principios del 2014 Abarrotes las gemelas II por

Rosario del Carmen Ríos García. Dichas empresas además de la matriz Abarrotes las


22

gemelas funcionan con empleados bajo la supervisión de los encargados de cada

sucursal, lo que da un total de 8 trabajadores directos y uno más encargado de cubrir

días de descanso más los 4 supervisores, es decir ha dejado de ser una empresa

estrictamente familiar, ahora enfrenta mayores retos, retos que solo con una correcta

administración y organización podrá afrontar.

Abarrotes Las Gemelas como se ha dicho es una empresa en crecimiento, entre los

proyectos de corto plazo que cuenta es abrir una cuarta sucursal y posteriormente dejar

ser 4 personas físicas para convertirse en una personal moral, de esta forma volverse

más competitiva en un mercado donde cada vez es más difícil sobresalir y competir

antes las grandes cadenas mas no imposible, para ello es importante que se empiece a

consolidar como empresa, crear una imagen corporativa y para ello es importante que

se genere una estructura orgánica, por lo que hasta ahora no se cuenta con una

estructura bien definida y se basan en métodos empíricos.

DATOS DE LA EMPRESA

Domicilio: Jacinto B. Treviño # 389

Teléfono: (312) 308 77 44

Representante legal: Ma. Del Carmen García Gutiérrez


23

MISIÓN

Una sólida vocación de servicio al cliente, a través de una preocupación constante por

satisfacer sus demandas y superar las expectativas, por medio de un espíritu de

excelencia.

VISIÓN

Ser la microempresa número uno con referencia a nuestros competidores más

cercanos, alcanzando crecer nuestra infraestructura para así ofrecer mayor calidad en

precios, productos y servicio a todos nuestros cliente.

VALORES

Respeto: Buscar la armonía en la relación con compañeros de trabajo, clientes y

proveedores.

Disciplina: Cumplir con todos nuestros compromisos.

Desarrollo: Hacer un esfuerzo permanente por adquirir los conocimientos y habilidades

necesarias para crecer personal y profesionalmente dentro de la empresa generando

un ambiente de productividad.

Servicio: Exceder las expectativas de atención a nuestros cliente.

Honestidad: Actuar en todo momento apegados a los principios de integridad que rigen

la conducta personal.

Lealtad: Tener un compromiso profundo con la empresa correspondiente al apoyo y

desarrollo personal aun ante circunstancias cambiantes.

Innovador: Promover el cambio permanente como el medio más importante para estar

cumpliendo las expectativas de nuestros cliente.


24

Visionario: Buscar nuevas oportunidades en el presente para el futuro, promovemos el

desarrollo de la tecnología comercial en beneficio de clientes, proveedores y nosotros

mismos como empresa.

Cooperación: Apoyar y trabajar en equipo para lograr los objetivos.

Responsabilidad Social: Participar permanentemente en apoyo a programas para

beneficio de la sociedad.

ESTRUCTURA ORGÁNICA

PUESTO CANTIDAD

Gerente 1

Jefe de Recursos Humanos 1

Jefe de sucursal 4

Empleada de mostrador 12

Almacenista 1

TOTAL DE PUESTO DE TIPO 19


25

ORGANIGRAMA

Gerente

Jefe de Sucursal

Empleada de mostrador

Jefe de sucursal


Jefe de sucursal


Jefe de sucursal


Almacenista

Jefe de Recursos Humanos


26


27

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Nombre del

Puesto Gerente General

Dirección General

Gerencia

Dirección de Área No aplica

Objetivo del

puesto: Organizar la administración general de la microempresa abarrotera.

Puesto del Jefe

superior

inmediato:

No aplica

Subordinados Nombre del Puesto No. de

Plazas

1 Jefe de Recursos Humanos 1

2 Jefe de Sucursal 4

3 Almacenista 1

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO


28

Funciones

Institucionales Principales Funciones

1 Conocer el mercado

2 Estar enterado de cualquier anomalía que suceda en negocio.

3 Atender las quejas de los empleados, clientes y proveedores, por

pequeñas que sean.

4 Establecer los planes de desarrollo de la empresa o negocio

5

Conocer el mercado.

6 Contactar proveedores

Gerente

Jefe de Sucursal


Jefe de sucursal


Jefe de sucursal


Jefe de sucursal


Almacenista


UBCACION DE LA EMPRESA


29

Relaciones

internas Con que puesto/área Para qué?

1 Jefe de Recursos Humanos Contratación de personal y

capacitación.

2 Jefe de Sucursal Supervisión de sucursales

Relaciones

externas Con que área/organización Para qué?

1 Proveedores Compra de mercancía.

Funciones

Técnicas

Principales Funciones

1 Elaborar el plan de trabajo, crea la publicidad de la microempresa,

organiza la distribución de los artículos en almacén y para la venta y

controla todas las actividades que se desarrollan dentro de la

microempresa.

2 Supervisar las sucursales y el progreso de las mismas, en donde no

exista alguna anomalía.

3 Atender las quejas de los empleados, clientes y proveedores, por

pequeñas que sean.

4 Establecer los planes de desarrollo de la empresa o negocio

5 Conocer el mercado y tomar las medidas necesarias para que la

empresa o negocio funcione con éxito y realizar los acuerdos

comerciales.


30

2 Dependencias de gobierno Capacitaciones y actualizaciones.

Prestamos

Horario laboral De 8 am A 7 pm

Observaciones

Disponibilidad de horario

DESCRIPCIÓN DEL GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PUESTO

Conceptos Descripción Grado

Recursos Materiales Utilizar eficientemente los recursos

materiales.

Alto

Recursos Humanos Satisfacer las necesidades de sus

empleados.

Alto

Recursos

Financieros

Manejar con eficiencia y eficacia el capital

de la empresa.

Alto

Información En cuanto a expedientes, créditos, pagos,

cuentas, etc.

Alto


31

PERFIL POR COMPETENCIAS

Escolaridad Mínima Deseable

Bachillerato

Licenciatura

Especialidad Óptima Compatible

Administración

Contabilidad , Finanzas

Actitudes

-Entusiasta

-Sociabilidad

-Amable

-Extrovertido

Habilidades

-Trabajo en equipo

-Manejo y facilidad de palabra

-Gestión y negociación

-Manejo de Microsoft Office


32

Requiere disponibilidad

para viajar SI NO X

Experiencia

Mínima en

Años, meses

-Elaboración de proyectos y

solicitudes de financiamiento.

-Elaboración y análisis de

presupuestos.

- Ventas y compras

2 años


33

Objetivo del

puesto:

Mantener y promover políticas y procedimientos que permitan contratar

al personal idóneo y asimismo coadyuve a desarrollar sus actividades

de manera óptima y armoniosa.

Puesto del Jefe

superior

inmediato:

Gerente


Plazas

1 No aplica

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE

Nombre del

Puesto Jefe de Recursos Humanos

Dirección General

Gerencia

Dirección de Área Recursos

Humanos


34

Funciones


1 Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento

2 Proyectar y coordinar programas de capacitación

3 Supervisar y verificar los procesos de servicios

4 Controlar y buscar métodos para evitar la rotación del personal

Gerente

Jefe de Sucursal


Jefe de sucursal


Jefe de sucursal


Jefe de sucursal


Almacenista




35

Funciones

Técnicas


1 Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento, selección, ingreso e

inducción del personal, a fin de asegurar la elección de los candidatos más

idóneos para los puestos de la organización, mediante la aplicación de los

procedimientos formales.

2 Proyectar y coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los

empleados, a fin de cumplir con los planes de formación, desarrollo,

mejoramiento y actualización del personal, a través de la detección de

necesidades de adiestramiento.

3 Supervisar y verificar los procesos de servicios en la administración de

personal, a objeto de dar cumplimiento a los planes y programas sobre los

beneficios establecidos por la empresa.

4 Coordinar y controlar el proceso de egreso para la desincorporación del

personal, ya sea por despido, retiro voluntario o culminación de contrato,

según lo establecido en la L.O.T. con el fin de cumplir con el plazo fijado

por la empresa para la entrega oportuna de las liquidaciones.

Relaciones


1 Gerente Informar sobre el estado del

personal.

2 Empleados de mostrador Implementar evaluaciones y

valuaciones.


36

Relaciones


1 Instituciones Gubernamentales /

Privadas

Solicitud de documentos, licencias,

etc.

2 Bancos Préstamos


Observaciones



Recursos Materiales ----- Nulo

Recursos Humanos Dedicarse por completo a la reclutaciòn

del personal, actuando con honradez.

Alta

Recursos

Financieros

Manejando nómina. Medio

Información La información que se maneje dentro de la

empresa, será confidencial.

Alta


37



Licenciatura (Administración)

Diplomado en R. H


Administración Economía, Contabilidad

Actitudes

Entusiasta

-Sociabilidad

-Amable

-Extrovertido

Habilidades

Capacidad de dialogo

Disposición para integrar equipos

Capacidad para la toma de decisiones


38

Conocimientos

Técnicos

Manejo de Office en un 100 %

Manejar varios tipos de software

Sistema de administración de nóminas.

Experiencia

Mínima en

Años, meses

Administración de personal

Control y cumplimiento de

obligaciones

Contratos colectivos

2 años


para viajar SI NO X


39

Nombre del

Puesto Jefe de Sucursal

Dirección General

Gerencia

Dirección de Área Administración

Objetivo del

puesto:

Aplicar mecanismos de control administrativo que garanticen el

adecuado registro de los ingresos y egresos tanto de mercancía como

de efectivo. Responsable de implementar líneas de acción y

estrategias que contribuyan a la optimización de los recursos

humanos; manejando un ambiente laboral agradable.

Puesto del Jefe

superior

inmediato:

Gerente


Plazas

1 Empleada(o) de mostrador 14



40

Funciones


1 Contar con el personal suficiente

2 Administrar los insumos y materiales

3 Proveer de información suficiente

4 Cumplimiento y obtención de permisos.

5 Monitorear y controlar el flujo financiero de la sucursal.


Gerente

Jefe de Sucursal


Jefe de sucursal


Jefe de sucursal


Jefe de sucursal


Almacenista



41

Funciones

Técnicas


1 Verificar y garantizar que el personal labore eficiente, profesional y

competente en la sucursal.

2 Administrar y controlar los insumos dentro de la empresa, inventariando

mensualmente.

3 Proveer de información suficiente para el apoyo en la toma de decisiones

Estratégicas

4 Asegurar el debido cumplimiento y obtención de permisos, licencias y

registros sanitarios de conformidad con la normativa emitida por

autoridades gubernamentales estatales y municipales.

5 Monitorear el flujo de efectivo de la sucursal, optimizando y a su vez

controlarlo.

Relaciones


1 Empleados (as) de mostrador Valuación de su desempeño laboral.

2 Almacenista Encargo de mercancía, inventarios.


42

Relaciones


1 No aplica

Horario laboral De 9am A 8pm

Observaciones : Tiempo completo



Recursos Materiales Supervisar y controlar las existencias del

almacén.

Alta

Recursos Humanos Distribuir las tareas asignadas de forma

adecuada que permitan su cumplimiento

(con calidad, respeto y propiciando

confianza).

Alta

Recursos

Financieros

Elaborar los informes mensuales y

entregarlos a las áreas que lo solicitan

Alta

Información Mantener actualizada la plantilla y

expedientes de personal.

Alta


43



Bachillerato técnico Licenciatura


Licenciatura en administración Contabilidad, económica,

Actitudes

Extrovertido

Entusiasta

Alegre

Amable

Líder

Honesto

Habilidades

Capacidad para solucionar problemas y conflictos de forma no

violenta.

Disposición para formar equipos de trabajo y trabajar en equipo.

Capacidad de supervisión y coordinación de proyectos.

Capaz de atender tareas múltiples, capacidad para la toma de

decisiones.

Conocimientos sólidos para proporcionar capacitación y

actualización al personal.

Capacidad para fomentar el orden y la disciplina en las actividades


44

diarias.

Desarrollar la comunicación asertiva.

Manejo del punto de venta.

Conocimientos

Técnicos

Manejo de Office en un 85%.

Administración y planeación.

Manejo de recursos humanos y materiales. .

Presupuestos y trámites bancarios

Experiencia

Mínima en

Años, meses

Control de ingresos y egresos.

Control de activo fijo.

Elaboración y análisis de

presupuestos. Generar reportes

estadísticos.

Supervisión de registros

contables. Cierres mensuales.

1 año


para viajar SI NO X


45

Puesto del Jefe

superior

inmediato:

Jefe de Sucursal


Plazas

1 No aplica


Nombre del

Puesto Empleado (a) de mostrador

Dirección

General

No aplica


Objetivo del

puesto:

Realizar las actividades que se le delegan con amabilidad

manteniendo un trato cálido y cordial con el cliente y proveedores.


46

Funciones


1 Atención a clientes

2 Cobro de la mercancía.

3 Limpieza y mantenimiento del área de trabajo

4 Acomodo de artículos

5 Inspección continúa de inventario

6 Realizar las compras necesarias cotidianamente


Gerente

Jefe de Sucursal


Jefe de sucursal


Jefe de sucursal


Jefe de sucursal


Almacenista



47

Funciones

Técnicas


1 Atender a los consumidores cuando acuden a realizar una compra.

2 Sugerir la variedad de artículos disponibles que puede adquirir el

consumidor.

3 Empacar los artículos que el cliente compra en bolsas, según sea el

requerimiento.

4 Atender las quejas o sugerencias que se presentan por algún problema

en el producto o faltante y las hace llegar al gerente.

5 Cobrar el costo por las adquisiciones que realizan los clientes.

6 Mantener siempre limpia el área de trabajo en el horario designado por el

jefe de sucursal.

7 Colocar cada artículo en los estantes designados de acuerdo al orden y

distribución asignado por el jefe de sucursal.

8 Revisar cotidianamente que exista disponibilidad de artículos para la

venta, reportando los faltantes al jefe de sucursal.

Relaciones


1 Jefe de sucursal Anomalías dentro de la empresa,

cortes de caja.


48

Relaciones


1 Clientes Venta de productos.

2 Proveedores Compra de artículos, pedidos.

Horario laboral De 7am , A 3 pm,

3pm 11pm

Observaciones



Recursos Materiales Control y administración de artículos Media

Recursos Humanos -- Nula

Recursos

Financieros

Manejo de dinero, inventarios. Alta

Información --- Nula


49



Secundaria

Bachillerato


Bachillerato / Técnico en

administración

Técnico / Auxiliar en

contabilidad.

Actitudes

Actitud de servicio

Facilidad de palabra

Responsable

Liderazgo

Buen manejo de relaciones interpersonales

Dinámica en la toma de decisiones

Habilidades

-Establecer y fomentar las relaciones interpersonales positivas.

-Capacidad de diálogo y concertación de situaciones conflictivas.

-Disposición para integrar equipos de trabajo y trabajar en equipo.

-Organizar y Controlar.


50

-Capaz de atender tareas múltiples.

-Comunicarse de manera clara y efectiva.

-Capacidad de negociación.

Conocimientos

Técnicos

Administrar y controlar recursos materiales.

Organizar y controlar actividades relacionadas con flujo efectivo.

Alto nivel de transparencia y honradez.

Manejo de Office en un 100%.

Experiencia

Mínima en

Años, meses

Control de caja chica y realizar

reembolsos.

Servicio al cliente

Ventas

Compras

Un año


para viajar SI NO x


51

Dirección General

No aplica


Objetivo del

puesto:

Controlar y resguardar los insumos, así como el manejo de inventario,

máximos y mínimos para el abastecimiento requeridos por las diversas

sucursales que conforman Abarrotes Las gemelas.

Puesto del Jefe

superior

inmediato:

Gerente


Plazas

1 No aplica


Nombre del

Puesto Almacenista


52

Funciones


1 Controlar los insumos

2 Elaborar solicitudes de compra.

3 Proporcionar información

4 Mantener existencias

5 Elaborar reportes


Gerente

Jefe de Sucursal


Jefe de sucursal


Jefe de sucursal


Jefe de sucursal


Almacenista



53

Funciones

Técnicas


1 Controlar las entradas y salidas de los insumos del almacén.

2 Elaborar las solicitudes de compra para cada una de las sucursales.

3 Proporcionar información real y actualizada de existencias y necesidades

de los insumos.

4 Mantener las existencias suficientes de los insumos requeridos.

5 Elaborar reportes relativos a materiales y equipo en existencia del

almacén.

Relaciones


1 Gerente Reporte de materiales e

inexistencias.

2 Jefe de sucursal Revisión de solicitudes de compra.

3 Empeladas (os ) Entrega de mercancía.

Relaciones


1

Proveedores Revisar los productos que se

reciben y que por consiguiente

obedezcan a las especificaciones de

la orden de compra y la factura.

Que la mercancía se encuentre en


54

condiciones óptimas de embalaje.


Observaciones:



Recursos Materiales Control y administración de insumos en el

almacén.

Alta

Recursos Humanos -- Nula

Recursos

Financieros

--

Información Información de compras. Media



Secundaria Bachillerato


Bachillerato técnico Contabilidad, administración.


55

Actitudes

-Liderazgo

-Entusiasta

-Integridad

Habilidades

Facilidad de palabra

Buena memoria

Capacidad física para cargar y acomodar producto

Para relacionarse

Conocimientos

Técnicos

Manejar el Office

Almacén

Experiencia

Mínima en

Años, meses

Control de mercancía Un año


para viajar SI NO x


56

CONCLUSIÓN

Con este punto se ha concluido el Manual de Organización para Abarrotes Las

Gemelas, brindando con este proyecto la forma más adecuada en que se deberá de

laborar, de tal manera se trabajara de una más eficiente, basándose en las funciones ya

proporcionadas a cada perfil de puesto, donde se establece claramente toda la

estructura orgánica de Abarrotes Las Gemelas.

De este modo los empleados tendrán bien definidas sus actividades y la empresa

tendrá mayor rendimiento, obteniendo así más utilidades para la misma.


57

Fuentes de información

Administración del personal

Autor: Agustín Reyes Ponce

Editorial Limusa, 1983 - 245 páginas

Como Preparar Manuales Administrativos

Autor: Diamond, Susan Z.,

Nueva Editorial Interamericana, México.1983.

http://cdigital.uv.mx/bitstream/123456789/28289/1/Canales%20Cervantes.pdf

http://tesis.uson.mx/digital/tesis/docs/7338/Capitulo3.pdf

http://comuvangelik.blogspot.mx/2013/05/que-son-los-modelos-administrativos.html

http://html.rincondelvago.com/manual-de-organizacion_2.html

http://www.rrhh-web.com/analisisdepuesto5.html


http://cdigital.uv.mx/bitstream/123456789/28289/1/Canales%20Cervantes.pdf

http://tesis.uson.mx/digital/tesis/docs/7338/Capitulo3.pdf

http://comuvangelik.blogspot.mx/2013/05/que-son-los-modelos-administrativos.html

http://html.rincondelvago.com/manual-de-organizacion_2.html




58


59

INTRODUCCIÓN

Mediante el presente Manual de Procedimientos se pretende plantear a la organización

abarrotes Las Gemelas las funciones a realizar para cada uno de los colaboradores,

para que de esta forma se elimine la duplicidad de labores y así evitar que realicen

tareas que no corresponden a un puesto determinado.

A lo largo de este trabajo se identificarán y definirán las labores que deben de

desempeñarse en los diferentes puestos de la estructura orgánica e implícitamente

quedarán definidas las obligaciones y responsabilidades.

Una vez terminado el presente manual la organización podrá identificar fácilmente los

puestos y las actividades a realizar, esto ayudará a la hora de delegar funciones y

responsabilidades, incluso al momento de la contratación del personal facilitando el

proceso de inducción.


60

JUSTIFICACIÓN

El propósito es estandarizar y a su vez unificar los criterios básicos para el análisis de

los procedimientos que presentan las diversas áreas administrativas de la empresa

abarrotes Las Gemelas.

El manual de procedimientos es un documento que nos permite indicar de manera

sistemática las actividades, a ser cumplidas por los colaboradores de un mismo

organismo y la forma en que deben de ser realizadas ya sea conjunta ò

separadamente.

A través de este documento con contenido mínimo de información, se podrá emitir

juicios y dictámenes que orienten a las áreas administrativas en la instrumentación y en

la aplicación de las medidas de mejoramiento que coadyuven a incrementar su eficacia

y eficiencia operativas.


61

HISTORIA Y ANTECEDENTES

Abarrotes las Gemelas se apertura en el año 2003 como una actividad emergente que

generara los ingresos para completar el gasto familiar, fue fundada por la Sra. Ma. del

Carmen García Gutiérrez, siendo ella la encargada de que el negocio funcionara

correctamente y a la vez involucrar a sus tres hijos al negocio. Posteriormente a finales

del 2011 se abrió la primera de la sucursales bajo la dirección del mayor de los hijos,

Ángel Manuel Ríos García es el encargado de que la primera de las sucursales

funcione. En el 2012 gracias a los gobiernos, federales y estatales, se participó en un

proceso de profesionalización y equipamiento, mediante la capacitación, asesoría

técnica e instalación de un punto de venta (computadora equipada con software,

escáner, impresora) lo anterior les permitió ser más competitivos y así lograr una mayor

rentabilidad. A partir de ahí el control y manejo de las tiendas se volvió más profesional

y permitió tener mejores controles de entradas y salidas, contratar empleados y tener

mejor control de tanto del personal como de los ingresos y egreso. Se puede decir que

es partir de este punto donde empezó a crecer y a volverse una empresa seria y

competitiva, los proveedores comienzan a dar preferencia y mejores precios lo que se

vuelve una fortaleza de dicha empresa.

Derivado de lo anterior y bajo la tesitura que en México, las tiendas de abarrotes han

desempeñado un importante papel en el desarrollo del comercio nacional y que es

relevante en el desarrollo social y económico de un sector social en desventaja, sector y

desventaja que se disminuye al considerar las tiendas de abarrotes no como un plan de

contingencia para enfrentar o tratar de evitar la crisis económica de una familia con la

apertura de un modelo de negocio obsoleto, precios pocos competitivos, mala imagen,

sino como una gran oportunidad generadora de servicios de calidad con un

establecimiento tecnificado, competitivo. Bajo este concepto, se apertura Abarrotes las

gemelas II por Ángel Manuel Ríos García, Abarrotes los Cuates en el año 2013 por

Sandra Guadalupe Ríos García y a principios del 2014 Abarrotes las gemelas II por

Rosario del Carmen Ríos García. Dichas empresas además de la matriz Abarrotes las

gemelas funcionan con empleados bajo la supervisión de los encargados de cada


62

sucursal, lo que da un total de 8 trabajadores directos y uno más encargado de cubrir

días de descanso más los 4 supervisores, es decir ha dejado de ser una empresa

estrictamente familiar, ahora enfrenta mayores retos, retos que solo con una correcta

administración y organización podrá afrontar.

Abarrotes Las Gemelas como se ha dicho es una empresa en crecimiento, entre los

proyectos de corto plazo que cuenta es abrir una cuarta sucursal y posteriormente dejar

ser 4 personas físicas para convertirse en una personal moral, de esta forma volverse

más competitiva en un mercado donde cada vez es más difícil sobresalir y competir

antes las grandes cadenas mas no imposible, para ello es importante que se empiece a

consolidar como empresa, crear una imagen corporativa y para ello es importante que

se genere una estructura orgánica, por lo que hasta ahora no se cuenta con una

estructura bien definida y se basan en métodos empíricos.


63

MISIÓN

Una sólida vocación de servicio al cliente, a través de una preocupación constante por

satisfacer sus demandas y superar las expectativas, por medio de un espíritu de

excelencia

VISIÓN

Ser la microempresa número uno con referencia a nuestros competidores más

cercanos, alcanzando crecer nuestra infraestructura para así ofrecer mayor calidad en

precios, productos y servicio a todos nuestros cliente.

VALORES

Respeto: Buscar la armonía en la relación con compañeros de trabajo, clientes y

proveedores.

Disciplina: Cumplir con todos nuestros compromisos.

Desarrollo: Hacer un esfuerzo permanente por adquirir los conocimientos y habilidades

necesarias para crecer personal y profesionalmente dentro de la empresa generando

un ambiente de productividad.

Servicio: Exceder las expectativas de atención a nuestros cliente.

Honestidad: Actuar en todo momento apegados a los principios de integridad que rigen

la conducta personal.

Lealtad: Tener un compromiso profundo con la empresa correspondiente al apoyo y

desarrollo personal aun ante circunstancias cambiantes.

Innovador: Promover el cambio permanente como el medio más importante para estar

cumpliendo las expectativas de nuestros cliente.


64

Visionario: Buscar nuevas oportunidades en el presente para el futuro, promovemos el

desarrollo de la tecnología comercial en beneficio de clientes, proveedores y nosotros

mismos como empresa.

Cooperación: Apoyar y trabajar en equipo para lograr los objetivos.

Responsabilidad Social: Participar permanentemente en apoyo a programas para

beneficio de la sociedad.

OBJETIVOS DEL MANUAL

Contribuir a unificar los criterios de desempeño y decisión de los trabajos por

parte del personal directivo.

Definir de manera clara y precisa las actividades de cada uno de los puestos,

ayudando a que las realicen de la mejor manera.

Facilitar y formalizar el trabajo.

Eliminar las demoras con el fin de optimizar los tiempos programados.


65

ORGANIGRAMA

Gerente

Jefe de Sucursal


Jefe de sucursal


Jefe de sucursal


Jefe de sucursal


Almacenista



66

DIAGRAMAS Y ESTRUCTURAS PROCEDIMENTALES

PROCEDIMIENTO: Venta, Pago y Entrega de Mercancía

RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Empleada de

mostrador

1 1.1 Muestra el producto.

CLIENTE 2 2.1Adquiere la mercancía si reúne las

características deseadas.

2.2Si no reúne las características deseadas

devuelve la mercancía.

EMPLEADA DE

MOSTRADOR

3 3.1 Realiza el cobro de la mercancía

adquirida.

3.2 Se ingresa la venta al programa (se

descuenta del inventario) y se entrega el

ticket.

ENTREGA DE

MERCANCIA

4 4.1 Corrobora que la mercancía sea correcta

conforme en lo descrito en el ticket de venta.

4.2 Si es correcta empaca y entrega la

mercancía.

4.3 Si no es correcta devuelve la mercancía y

obtiene la correcta.

4.4 Se le pregunta al cliente si encontró todo

lo que buscaba.

4.5 Si no encontró lo que buscaba se anota

en la lista de faltantes y se hace llegar al

almacenista.


67

PROCEDIMINTO: Corte de Caja y Depósitos Bancarios

RESPONDABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Empleada de Mostrador 1 1.1 Registra los ingresos de las

ventas del día.

Jefe de sucursal 2 2.1 Realiza el corte de caja.

2.2 Revisa y analiza el reporte de

caja.

2.3 Presenta la información al

Gerente.

Gerente 3 3.1 Analiza la información que ha

sido presentada por el Jefe Sucursal

3.2 Corrobora que el corte de caja

sea correcto.

3.3 Ordena al Jefe de Sucursal, que

realice el depósito obtenido del

corte de caja.

Jefe de sucursal 4 4.1 Prepara el efectivo para

depositarlo.

4.2 Realiza el depósito de

correspondiente a la cuenta

bancaria.

4.3 Presenta los comprobantes de

los depósitos al Gerente.


68

PROCEDIMIENTO: Recepción de mercancía

RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Proveedor 1 1.1 Entrega al Almacenista una

copia que amparan la entrega

y la copia del pedido.

1.2 Descarga la mercancía en el

almacén.

Almacenista 2 2.1 Recibe, revisa que la factura este

correctamente (domicilio, razón

social, RFC, etc.

2.2 Revisa que la mercancía recibida

corresponda con lo descrito en la

factura y que se encuentre en buen

estado.

2.3 si la factura cumplen con lo

descrito, se hace entrega de la

mercancía a las diferentes

sucursales.

2.4 Si no cumple con lo descrito se le

hace saber al proveedor para

completar el pedido.

2.5 Se entrega el documento al

gerente..

Gerente 3 3.1 Recibe, revisa que la factura este

correctamente y firma de recibido.

3.2 Posteriormente se hace pago de

la misma.


69

PROCEDIMIENTO: Preparación y elaboración de la nómina quincenal.

Responsable Actividad Descripción

Jefe de Recursos

Humanos

1 1.1 Revisa y analiza la rotación de

personal.

1.2 Realiza, analiza y verifica que

los importes de la nómina de

cada uno de los empleados

sean correctos.

1.3 Ejecuta las correcciones

necesarias y pertinentes.

1.4 Si es correcta, se genera la

nómina definitiva.

1.5 Reporta el importe total de la

nómina.

Gerente 2 2.1 Recibe y autoriza el momento en

que se hará el pago.

Jefe de Recursos

humanos

3 3.1 Presenta el pago mencionado a

cada uno de los colaboradores.

PROCEDIMIENTO: Contratación e Inducción del personal

Responsable Actividad Descripción

Jefe de Recursos

Humanos

1 1.1 Anunciar la vacante del puesto.

1.2 Recibir y analizar las solicitudes

de empleo.

1.3 Entrevistas con los aspirantes al

puesto.

1.4 Se determina al candidato más

capaz para ocupar el puesto.

1.5 Se le entrega el informe al


70

Gerente sobre el posible

aspirante a ocupar el puesto.

Gerente 2 2.1 Acepta o declina la contratación.

2.2 Si la acepta, se le ordena al Jefe

de Recursos Humanos que finalice

con el proceso.

2.3 Si la rechaza reinician el proceso.

Jefe de Recursos

Humanos

3 3.1 Finaliza el proceso mediante la

contratación.


71

PROCEDIMIENTO: Venta, Pago y Entrega de Mercancía

Adquiere la mercancía

Devuelve la mercancía

Realiza el cobro de la

mercancía adquirida.

Se ingresa la venta al

programa y se entrega

ticket

Corrobora que la

mercancía sea correcta

Inicio

Muestra el producto

Decide

Si

No

Empleada de

mostrador

Cliente

Empleada de

mostrador


72

Se empaca y entrega la

mercancía.

Se devuelve la

mercancía

Decide

Fin

Si

No


73

PROCEDIMINTO: Corte de Caja y Depósitos Bancarios

Registra los ingresos de

las ventas del día.

Realiza el corte de caja.

Revisa el reporte de caja.

Presenta la información.

Analiza la información

Inicio

1

Empleada de

mostrador

Jefe de sucursal

Gerente


74

Corrobora el corte de

caja.

Ordena que se realice el

depósito.

Prepara el efectivo para

depositarlo.

Realiza el depósito

Presenta los

comprobantes de los

depósitos.

Fin

1

Jefe de Sucursal


75

PROCEDIMIENTO: Recepción de mercancía

Entrega la factura

Descarga la

mercancía en el

almacén.

Verifica los datos.

Revisa que la

mercancía recibida

corresponda con lo

descrito en la

factura y que se

encuentre en buen

estado.

Se le hace saber al

proveedor.

¿La factura

cumple con lo

descrito?

Inicio

si

No

Almacenista

Gerente


76

Revisa la factura y

firma de recibido.

Se le entrega la factura al

Gerente.

Posteriormente se hace

pago de la misma

Hace entrega de la

mercancía a las diferentes

sucursales

Fin

1

1

Gerente


77

PROCEDIMIENTO: Preparación y elaboración de la nómina quincenal.

Revisa y analiza la rotación

de personal.

Realiza, analiza y verifica

que los importes de la

nómina de cada uno de los

empleados sean correctos.

Ejecuta las correcciones

necesarias.

Se genera la nómina

definitiva.

Inicio

¿Es correcta?

1

No

Si

Jefe de Recursos

Humanos


78

Reporta el importe total

de la nómina.

Recibe y autoriza el pago.

Presenta el pago

mencionado a cada uno de

los colaboradores

Fin

1

Gerente

Jefe de Recursos

Humanos


79

PROCEDIMIENTO: Contratación e Inducción del personal

Anunciar la vacante del

puesto.

Recibir y analizar las

solicitudes de empleo.

Entrevistas con los

aspirantes al puesto.

Se determina al

candidato más capaz

para ocupar el puesto.

Acepta la

contratación.

Si la rechaza reinician

el proceso.

Inicio

No

1

Jefe de Recursos

Humanos

Gerente


80

Se le entrega el

informe al Gerente.

Se finalice con el

proceso de selección.

Finaliza el proceso

mediante la contratación.

Si

Fin

1

Jefe de Recursos

Humanos


81

CONCLUCIÒN

Los manuales administrativos en cualquier organización es una necesidad, donde se

busca reducir errores operativos, reducir el periodo de una capacitación de los

empleados y facilitar la inducción de los nuevos colaboradores a los nuevos puestos.

Estas y otras necesidades son suficientes para justificar la elaboración de Manuales

Administrativos.

El buen éxito de un manual de procedimiento, depende de la manera en que se

pretende ayudar a resolver una duda en el momento de incertidumbre, en este

documento se plasma la manera más eficiente de trabajar en Abarrotes las Gemelas,

permitiendo de una buena selección del personal, definiendo así correctamente el perfil

de puesto del que se ocupará.


82

RECOMENDACIONES

Al haber concluido con el presente proyecto, se pudieron identificar oportunidades de

mejora en este organismo.

Con la ayuda del manual de Procedimientos, se podrá armonizar todos los

procedimientos que se tenían empíricos, y con este documento se plasman para que se

puedan realizar de la manera más eficiente las actividades.

Antes de ejecutar el manual, se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Dar a conocer a los colaboradores el Manual de Procedimientos, para que

conozcan la manera más adecuada de realizar los procedimientos o actividades,

evitado así la duplicidad de funciones.

Dar a conocer la importancia de realizar las funciones adecuadamente,

obteniendo así la satisfacción del cliente.

Actualizar los manuales como mínimo una vez por año, o en su caso cuando

exista alguna modificación en la estructura organizacional o en el perfil de

puestos


83

FUENTES DE INFORMACIÓN

-Jurán, M.

Jurán y la planeación para la Calidad.

Ed. Díaz de Santos. 2da. Edición.

México.

1990

-Manual para elaborar Manuales de políticas y procedimientos.

Martin G. Alvares Torres

-Guía técnica para elaborar Manuales de Procedimientos

http://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/guia_elab_manu_proc.pdf

www.eudel-ail.net/ail/descargarDocDocumento.do?iddocumento=52

www.ceaip-zac.org/datos/textos/manual_procedimientos_admvos.pdf

http://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/guia_elab_manu_proc.pdf

Documents

AREA: Ciencias Económico-Administrativas Proyecto