Are  you  ready  to  help  your  clients  with  Auto  Enrolment?    Auto  Enrolment  has  now  passed  the  large  company  roll  out  phase  and  from  June  2015  starts  to  affect  businesses  with  less  than  30  employees  with  approx.  1.3  million  businesses  due  to  stage  between  June  2015  and  November  2017.    A  survey  of  attending  members  in  practice  at  a  recent  ICAEW  Auto  Enrolment  event  showed  that  72%  of  practices  had  not  yet  finalised  their  strategy  on  how  they  were  going  to  deal  with  Auto  Enrolment  for  their  clients  but  that  it  was  high  on  their  agenda  for  Q3  &  Q4  2015.    Speakers  at  the  event  provided  insight  into  how  practices  could  go  about  meeting  the  challenge  of  providing  clients  with  appropriate  advice  about  Auto  Enrolment  to  help  them  meet  their  legislative  compliance  requirements  and  advocated  breaking  the  process  up  into  key  component  parts  and  deciding  which,  if  any,  the  practice  wanted  to  be  involved  in  and  which,  if  any,  they  would  prefer  to  outsource  to  a  specialist  provider.      The  key  steps  in  the  process  were  outlined  as  follows:    

1  Analysis    Analyse  your  client  base,  separate  into  payroll  and  non-­‐payroll  clients  and  establish  their  staging  dates  (available  via  The  Pensions  Regulator  (TPR)  website).    2  Communication  Inform  your  clients  about  their  responsibilities  and  options.    N.B.  There  is  a  common  misconception  that  Accountants  are  restricted  from  discussing  pension  schemes  with  their  clients  but  this  is  not  the  case.  Auto  Enrolment  schemes  are  occupational  schemes  and  as  such  not  regulated  by  the  FCA  so  there  is  no  restriction  on  discussing  or  recommending  a  scheme  or  provider,  indeed  your  clients  will  expect  you  to  offer  them  this  advice.    The  advice  given  at  the  ICAEW  event  was  that  although  there  is  no  restriction  on  giving  advice  to  a  company,  advice  should  not  be  given  to  an  individual.    3  Scheme  Set  Up  Ensure  your  client  sets  up  an  Auto  Enrolment  compliant  scheme  or  has  an  agreed  exemption  in  place  with  The  Pensions  Regulator  before  their  staging  date.    N.B.  There  has  been  much  debate  about  which  businesses  are  exempt  but  the  advice  from  The  Pensions  Regulator  is  that  the  only  definite  exemptions  are  sole  traders  with  no  employees  and  Limited  companies  with  only  one  Director  and  no  employees.      There  is  a  common  misconception  that  all  Directors  are  exempt,  this  is  a  dangerous  assumption  and  not  always  the  case.  Potentially  when  a  Director  is  

carrying  out  their  function  as  a  Director  they  may  be  exempt  but  if  they  also  work  in  or  on  the  business  they  may  not  be  exempt  depending  on  the  work  they  do  and  whether  that  is  considered  to  be  part  of  a  contract  of  employment.    Those  clients  who  believe  they  may  be  exempt  must  apply  to  The  Pensions  Regulator  for  a  certificate  of  exemption.    

 4  Software  and  Middleware    Check  that  your  payroll  software  interfaces  with  your  client’s  chosen  scheme,  middleware  or  system.      5  Internal  Capacities  Check  that  your  payroll  team  has  the  capacity  to  deal  with  the  volume  of  additional  work  that  it  will  inevitably  face  if  you  decide  to  manage  your  client’s  Auto  Enrolment  in-­‐house.  

 Managing  Auto  Enrolment  In-­‐House  If  you  choose  to  manage  the  process  of  setting  up  and  managing  your  client’s  Auto  Enrolment  schemes  in-­‐house  the  strong  recommendation  from  the  ICAEW  event  is  to  start  gearing  up  now.  Throughout  the  remainder  of  2015  The  Pensions  Regulator  will  send  650,000  notification  letters  to  businesses  which  will  undoubtedly  prompt  your  telephones  to  start  ringing  with  clients  who  need  your  help  with  their  Auto  Enrolment.    Outsourcing  If  you  decide  that  you  don’t  wish  to  be  involved  in  some  or  all  of  this  process  you  have  the  option  of  outsourcing  to  a  specialist  Auto  Enrolment  provider.    One  such  provider  speaking  at  the  ICAEW  event  was  Enrolex.    Enrolex  have  a  unique  offering  that  not  only  manages  all  client  communications  and  scheme  set  up  but  also  provides  the  Accountants  with  access  to  bespoke  back  end  software  that  manages  all  the  payroll  process  without  the  need  to  purchase  any  “bolt  on”  software.      Importantly  this  back  end  system  is  not  time-­‐consuming  middleware  but  automates  and  simplifies  the  Auto  Enrolment  management  process  as  much  as  possible  reducing  the  need  for  any  additional  practice  resource.    Following  an  introduction  from  you,  Enrolex  advisers  interface  directly  with  your  clients  by  telephone  and  online  to  effectively  manage  the  process  of  setting  up  an  Auto  Enrolment  compliant  scheme  with  a  master  trust  using  Scottish  Widows  as  the  investment.      Enrolex  also  offers  an  exemption  service  and  manages  communication  with  The  Pensions  Regulator  on  behalf  of  the  client.    

N.B.  Unlike  most  providers  Enrolex  guarantees  acceptance  of  all  employers  into  their  scheme,  irrespective  of  the  number  of  employees.  Other  providers  will  often  only  accept  employers  with  over  5  employees  or  impose  other  restrictions.    Enrolex  advisers  also  interface  with  your  payroll  department  to  ensure  they  are  ready  and  able  to  manage  their  on-­‐going  additional  Auto  Enrolment  payroll  duties.    Enrolex  brings  the  benefit  of  ensuring  that  your  clients  receive  a  personal  advisory  service  at  an  affordable  price.  Their  pro-­‐active  professional  approach  avoids  the  risk  of  your  clients  receiving  financial  penalties  for  non-­‐compliance  or  adopting  a  “head  in  the  sand”  attitude.    When  it  comes  to  fees,  Enrolex  charge  a  simple  one-­‐off  set  up  fee  and  have  a  unique  fee  share  structure  that  allows  the  Accountant  to  set  the  client  fee  level  (subject  to  a  minimum  of  £150  per  client).  The  fee  is  collected  up  front  from  the  client  by  Enrolex  and  shared  with  the  Accountant.  There  are  no  ongoing  costs  to  either  the  client  or  the  practice.    Summary:    Accountants  can’t  afford  to  ignore  Auto  Enrolment!    If  you  decide  to  manage  it  in-­‐house,  ensure  that  you  have  the  resource,  time  and  importantly  specialist  knowledge  to  deal  with  it  competently.    Ensure  that  whatever  solution  you  choose  interfaces  easily  with  your  existing  payroll  software  and  is  not  too  labour  intensive  for  your  payroll  team.    If  you  don’t  feel  able  to  deal  with  it  in-­‐house,  engage  a  competent  provider  such  as  Enrolex  to  manage  the  whole  or  part  of  the  process  for  you  and  your  clients.    Enrolex  can  be  contacted  on  0800  802  1291  or  visit  www.enrolex.co.uk