Millete efendilik yoktur. Hizmet vardır.

Bu millete hizmet eden

onun efendisi olur.

23

M. Kemal ATATÜRK

KızIarımızın eğitimine ve

kadınIarımızın hayata katıIımına

çok önem veriyorum.

Türkiye, Yeni Zelanda’dan Kanada’ya,

Japonya’dan Brezilya’ya kadar

5 kıtada gönüller kazanıyor.

1011

Göreve başladığımız 2009 yılından itibaren, sizlerin sorun ve ihtiyaç olarak gördüğü her alan-da yatırımlar yaparak, daha müreff eh şartlarda büyüyen bir ilçe oluşturmaya gayret ettik .

Yıllardır kökleşmiş olan bir çok problemi, şükür-ler olsun ya çözdük ya da çözme yolunda hızla ilerledik.

Beş yıl boyunca Arnavutköy şantiye yerine dönüştü. Planlama, altyapı, ulaşım, eğitim, sağlık, spor, kültür ve sanat, park ve bahçeler, cadde ve sokakların yapımı, çevre düzenleme-leri, meydanlar, tarihi eserler kadın ve genç-lere yönelik yatırımlar, engelli ve yaşlılara ait hizmetler,sosyal projeler ve bir çok farklı alanda kapsamlı yatırım ve çalışmalar yaparak ilçemizi ayağa kaldırdık.

Yedi Belde’nin birleşmesiyle oluşan yeni ilçe-mizde, çok geniş bir alanda hizmet vermemize rağmen kısa sürede kurumsal yapımızı üst düzeye getirmeyi başardık.

Hükümetimiz, Büyükşehir Belediyemiz ve Arna-vutköy Belediyesi olarak el birliğiyle çalıştık ve çalışmaya devam ediyoruz.

2013 yılı beş yıllık çalışma dönemimizin son yılı olması nedeniyle final yılımız oldu. Temel beledi-yecilik hizmetlerimizle birlikte, sosyal ve kültürel alanlarda da güzel çalışmalar gerçekleştirdik.

‘İstanbulun Yarını’ olan Arnavutköyümüzü her-kesin memnuniyet duyacağı seviyeye getirmeye kararlıyız.

Sağlıklı ve huzurlu yarınlar temennisiyle sizleri Allah’a emanet ediyorum.

Kıymetli Arnavutköylü Hemşehrilerim,

A. Haşim BALTACIArnavutköy Belediye Başkanı

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

ARNAVUTKÖY BELEDİYESİ2013 YILI FAALİYET RAPORU

7475

I- GENEL BİLGİLERA- MÜDÜRLÜĞÜMÜZÜN GÖREV YETKİ VE SORUM-LULUKLARI

1- Müdürlüğümüzün Görevi

Arnavutköy Belediye Başkanlığı’nın amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan mevzuat ve Beledi-ye Başkanı’nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamı’nın emir ve direktifl eri doğrultusunda; Ar-navutköy Belediye Meclisi’nin düzenli çalışabilmesi için gerekli desteğin verilmesinden ve Meclis işlemlerinin yürütülmesinden, kararların yazım ve onaylarının takibinden, Belediye Mec-

lisi üyelerinin özlük işlerinin yürütül-mesinden, gelen ve giden evrakların kontrollü bir şekilde teslim alınması ve ilgili birimlere gönderilmesinden, kuruma gelen ve kurumdan gidecek olan her türlü evrakın gerekli işlem-lerini yapmak ve birimlerle koordineli çalışmaktan, Belediye Encümeni’nin hızlı ve isabetli kararlar alabilmesi için gerekli desteği vermek ve Encümen’e sunulacak dosyaların gerektiği gibi oluşturulmasının kontrolünden, En-cümen kararlarının ilgili mevzuat ve yönetmelikler çerçevesinde alınmasını takip etmekten, belediyeye müracaat eden kişilerin evlilik akitlerinin gerçek-leştirilmesinin sağlanmasından, kuru-ma gelen ve kurumdan gidecek olan evrakın her türlü işlemlerini yapmak

ve ilgili müdürlüklerle koordineli ça-lışmakla görevlidir. Belediye arşivinin düzeninden imha edilecek evrakların imhasından ve arşivin düzen ve niza-mında görevlidir.

2- Müdürlüğümüzün Sorumluluğu

Müdürlüğümüz yasalarda yönet-meliklerde ve ilgili diğer mevzuatta belirtilen sorumluluklarının yanında görev ve yetkilerinin ifasında Belediye Başkanı’na ve Başkan Yardımcısı’na karşı sorumludur.

3- Müdürlüğümüzün Yetki Alanı

Müdürlüğümüz, görevleriyle ilgili iş ve işlemlerin yerine getirilmesinde ilgili mevzuat dâhilinde yetkilidir.

1- Fiziki Yapı

1.1 Hizmet Birimleri:

Müdürlüğümüzle ilgili iş ve işlemler Taşoluk Ek Hizmet Binası ile Evlendirme Bürosu Bolluca Ek Hizmet Binası’nda yürütülmektedir.

2.Teşkilat Şeması

Müdürlüğümüz teşkilat şeması aşağıdaki gibidir.

YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ

GENEL EVRAK BÜROSU

MECLİS VE ENCÜMEN BÜROSU

EVLENDİRME BÜROSU

ARŞİV BÜROSU

B- MÜDÜRLÜĞÜMÜZE AİT BİLGİLER

HİZMET BİRİMLERİ

SIRA NO KULLANIM AMACI ALANI M2 ADET

1 Büro (Yazı İşleri Müdür Odası) 24 m2 1

2 Büro (Meclis-Encümen Kalemi) 33 m2 1

3 Büro (Genel Evrak Bürosu) 24 m2 1

4 Büro (Nikâh İşleri) 32 m2 1

5 Bolluca Nikâh Salonu 285 m2 1

6 Meclis Salonu 107 m2 1

7 Arşiv ve Arşiv Bürosu (Bolluca-Taşoluk) 324 m2 6

ARNAVUTKÖY BELEDİYESİ2013 YILI FAALİYET RAPORU

7677

II. AMAÇ VE HEDEFLERA- MÜDÜRLÜĞÜMÜZÜN AMAÇ VE HEDEFLERİ Müdürlüğümüz belediyemizin bütün gelen ve giden evrak işleri ile nikâh işlerini yapmanın yanında belediye-mizin Meclis, Encümen işlemlerinde sekretarya hizmeti ve belediye arşiv işlemlerini yürütmektedir. Amaç ve hedefl er bu bağlamda gerçekleş-miştir.

III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELERMüdürlüğümüz 5393 sayılı Beledi-ye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Belediye Mecli-si Çalışma Yönetmeliği, 2559 Sayılı Polis Vazife ve Salahiyet Kanunu, Türk Medeni Kanunu, Evlendirme Yönetme-

liği, 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun, 16.05.1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayınla-nan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, 25.03.2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, 3194 sayılı İmar Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda iş ve işlemlerini yürütmektedir.

A-MALİ BİLGİLERMüdürlüğümüzün 2013 mali yılına ait 01.01.2013-30.12.2013 tarihleri arası gi-der bütçesi ve gerçekleştirme tablosu yanda çıkartılmıştır.

BÜTÇE VE GİDER DURUMU

Bütçe YılıMüdürlüğümüzün

Bütçe TahminiMüdürlüğümüzün

Gerçekleşen Bütçesi

Bütçe Ger-çekleşme

Oranı

2013 1.233.000,00 1.052.124,86 % 85,3

B) PERFORMANS BİLGİLERİMüdürlüğümüzün 2013 yılı içinde 1 adet stratejik hedefi mevcut olup; bu plan doğrultusunda belediyemizde Dijital Arşivleme ve Bilgi Belge Mer-kezi Yönetim Sistemi kurulmuş ve ça-lışmaya başlamış olup, dijital tarama işlemlerimiz devam etmektedir.

C) MECLİS VE ENCÜMEN İŞLEMLERİMeclis Çalışmaları:

Belediye Meclis toplantıları 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 20. maddesi gereği her ayın ilk Pazarte-

si günü başlayıp azami beş iş günü devam etmektedir. Bütçe çalışma-larının yapıldığı toplantılar azami 20 iş günüdür. Görevleri, Belediye Meclisi’nin çalışmaları ile ilgili tüm iş ve işlemleri takip etmek, Başkan’ın havalesi ile birimlerden gelen teklif-ler çerçevesinde Meclis gündemini hazırlamak, Meclis Üyeleri’ne tebliğ etmek ve Belediyemiz internet site-sinde ve ilan tahtasında duyurulma-sını sağlamak. Belediye Meclisi’nin toplantılarının yapılabilmesi, Bele-diye Meclisi toplantı tutanaklarını tutulması ve dökümünün yapılması, kararların yazılması, ilgili mercilerin onayına sunulması, alınan kararların ve karar özetlerinin ilgili birimlere ulaştırılması ve birer nüshalarının da

arşivlenmesi işlemlerinin yapılması, kontrol ve takip edilerek sonuçlandı-rılmasını sağlamak. Belediye Meclis Üyeleri’nin özlük işlerini eksiksiz olarak yapılmaktadır.

görüşülmeye başlayan ve komis-yonlara havale olunan dosyalarla ilgili komisyon raporları komisyonca hazırlanarak Müdürlüğümüzde tanzim edilmektedir.

hariç her ay toplanmış, ayrıca Aralık ayında da olağanüstü bir Meclis top-lantısı yapılmıştır. Belediye Meclisi-mizce 01.01.2013-31.12.2013 tarihinden itibaren 53 birleşim yapılmış, 163 adet gündem maddesi görüşülerek karara bağlanmıştır.

01.01.2013–31.12.2013 Tarihleri Arasındaki Meclis İşlemleriAYLAR İTİBARİYLE MECLİS BİRLEŞİMLERİ VE ALINAN KARARLARIN DAĞILIMI

2013 1.AY 2.AY 3.AY 4.AY 5.AY 6.AY 7.AY 8.AY 9.AY 10.AY 11.AY 12.AY

BİRLEŞİM SAYISI

5 5 5 5 5 4 5 TATİL 4 7 3 5

KARAR SAYISI

23 21 12 16 13 9 18 TATİL 9 19 9 14

TOPLAM: 163 ADET KARAR

5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 23.maddesi gereği kararlar mülki idare amirinin onayına gönderilmek-tedir. Bütçe ve imar ile ilgili karar-lar İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı’na onay için gönderil-mektedir.

Belediye Meclis kararları Meclis karar dosyası ve komisyon raporları da komisyon dosyası düzenlenmek-tedir.

Meclis Üyeleri’nin ve ihtisas komis-yonlarının huzur hakkı puantajları toplantı bitiminde hazırlanarak ödenmesi için İnsan Kaynakları Müdürlüğü’ne gönderilmektedir.

Encümen Çalışmaları:

5393 sayılı Belediye Kanununun 33. maddesine göre; Belediye Başkanı!nın veya görevlendireceği Başkan Yardımcısı veya Encümen Üyesi başkanlığında Belediye Mec-lisinin her yıl kendi üyeleri arasında bir yıl için gizli oyla seçerek üç üye ile Mali Hizmetler birim amiri olmak üzere Belediye Başkanı’nın seçeceği birim amirleri arasından üç üye oluş-turur. Encümen toplantısı haftada birden az olmamak üzere önceden belirlenen gün ve saatte toplanır. Belediye Encümeni çalışmaları ile ilgili tüm iş ve işlemleri takip eder.

Başkanlık Makamınca Belediye Encümeni’ne sevk edilen evrakı kaydetmek, Encümen gündemini hazırlamak, Belediye Encümeni’ne girecek tüm evrakı önceden

incelemek. Kararların yazılma-sı, Başkan’ın onayına sunulması, alınan kararların ilgili birimlere ulaştırılması ve birer nüshalarının da arşivlenmesi işlemlerinin yapıl-masını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak. Belediye Encümeni’nin aktif ve ve-rimli çalışabilmesi için gerekli tüm işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

ilgili mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.

50 kez toplanan Belediye Encüme-nimizce 1282 adet konu görüşülerek karara bağlanmıştır. Bu kararlar ge-reği için ilgili müdürlüklere gönderil-miş ve arşivi sağlanmıştır.

ARNAVUTKÖY BELEDİYESİ2013 YILI FAALİYET RAPORU

7879

D) GENEL EVRAK KAYIT BÜROSUKurum içi ve kurum dışı yazışmalarda ve evrak kayıtlarında standartların oluşturulması işlemlerinin yapılmasını sağlar. Belediyeye gelen tüm evrak ve belgelerin, postaların zimmetle kont-rollü teslim alınmasını sağlar. Gelen evrakın kaydedilmesini ve konularına göre evrak ve belgelerin tasnif edilmesi ve ilgililere ulaştırılması işlemlerinin yapılmasını sağlamak, Belediyenin tüm birimlerinden kurum dışına gönderile-cek evrakın ilgili yerlere belirli bir düzen içerisinde gönderilmesini sağlamak, belediye hizmetlerinden yararlanmak isteyen vatandaşların dilekçelerine havale alınarak, vatandaşın işiyle ilişkili müdürlüğe yönlendirilerek ilgili müdürlüğe gönderilmesini sağlamak, belediyeye gelen ve belediyeden giden tüm evrakın giriş ve çıkışlarını kayıt altına almak, vatandaşın istek, öneri ve şikâyetlerine ilişkin dilekçelerini kabul etmek, konularına göre ilgili birimlere dağıtmak, müdürlüklerden belediye dışına giden tüm yazı ve tebligat ev-raklarını zimmet ile teslim almak, oto-masyonda bilgisayar kaydını yaparak kuryelere zimmet ile teslim etmek.

Ayrıca Büyükşehir Belediye Başkanlı-ğı, Kaymakamlık, Valilik, Mahkemeler ve diğer kamu kurum ve kuruluşlara gidecek evraklar kurye ile gönderilir. Kurye ile gönderilmeyecek evraklar posta kanalıyla posta zimmet defte-rine işlenerek gönderilir.

01.01.2013–31.12.2013 Tarihleri Arasındaki Encümen İşlemleriAYLAR İTİBARİYLE ENCÜMEN KARARLARI OTURUM SAYISI: 50

2013 1.AY 2.AY 3.AY 4.AY 5.AY 6.AY 7.AY 8.AY 9.AY 10.AY 11.AY 12.AY

TOPLANTI SAYISI

5 4 4 4 5 4 4 4 4 4 4 4

KARAR SAYISI

107 79 84 95 109 126 100 129 82 101 124 146

TOPLAM: 1282 ADET KARAR

Encümence Verilmiş Para Cezaları

PARA CEZASININ DAYANAĞI CEZA MİKTARLARI

3194 sayılı İmar Kanu’nun 42.maddesine göre 3.760.736,51.-TL

1608 sayılı Kanu’na göre 13.647,00.-TL

2559 sayılı Polis Vazife ve Salahiyet Kanunu 17.915,00.-TL

Diğer para cezaları 289,90.-TL

T O P L A M 3.792.588,41.-TL

01.01.2013–31.12.2013 Tarihleri Arasındaki Evrak İşlemleri

EVRAK TÜRÜ EVRAK SAYISI

Genel Gelen Evrak ve Dilekçeler 41.738

Genel Giden Evrak 14.656

Yazı İşleri Giden Evrak 726

Yazı İşleri Gelen Evrak 1631

E) ARŞİV BÜROSU2013 yılında, kurum arşivindeki bulunan 130 000 adet klasörün dijital taraması yapılarak tasnif işlemleri tamamlanması planlan-maktadır. Hukuk İşleri Müdürlüğü’ne ait dava dosyaları ve Mali Hizmetler Müdürlüğü’nün sicil kayıt dosyala-rının arşiv bürosuna yeni gelenlerin taraması yapılarak arşiv programın-dan kontrol etme, görüntü iyileştir-me, adlandırma sıralama işlemlerinin yapılmasına ve indeksleme işlemle-rine devam edilmektedir. Birimler-den gelen dosyaların arşiv kayıtları yapılarak yine müdürlüklerden tara-fından istenen belge ve dosyaların

arşiv araştırmaları yapılarak ödünç veya kopyası verilmektedir. Ayrı-ca büromuzda eskiyen klasörlerin yenilenmesi, etiketlendirilmesi, sicil dosyası sorgulaması işlemlerine devam edilmektedir.

Ayrıca Dijital Arşivleme ve Bilgi Bel-ge Merkezi Yönetimi Hizmet Alımı

İşi ihalesi yapılmıştır. 01.01.2013-31.12.2013 tarihleri arasında Mali Hizmetler, Yapı Kontrol, Emlak İstimlak, İmar ve Şehircilik, Plan ve Proje, Fen İşleri Müdürlükleri başta olmak üzere belediyemiz bünyesin-deki diğer bütün müdürlüklere ait işlem gören dosya sayıları aşağıda gösterilmektedir.

ARNAVUTKÖY BELEDİYESİ2013 YILI FAALİYET RAPORU

8081

Arnavutköy Arşiv Yönetim Sistemi Projesi’nin (ARAYS199) kontrolü yapılmış, tespit edilen aksaklıkların projeyi gerçekleştiren şirket tarafın-dan giderilmesi sağlanmıştır. Mali hizmetler sicil dosyalarında ki ek-siklerin giderilmesi çalışmaları halen devam etmektedir.

Taşoluk ve Bolluca binaları arşiv bi-rimlerinde yoğun bir şekilde fiziksel arşiv hizmeti verilmektedir, müdür-lüğümüzce tüm hizmet birimlerinin ihtiyaç duyduğu belge ve bilgiye ulaşmasını sağlamak için azami gayret sarf edilmektedir.

10 Haziran 2013 tarihi itibariyle Ar-şiv Yönetim Sistemi projesi teslim alınmış, biriken işlemlerin tamam-lanması çalışmaları ve Fen İşleri Müdürlüğü dosyalarını taraması bitmiştir.

F) EVLENDİRME BÜROSU4721 sayılı Türk Medeni Kanunu ile 4722 sayılı Türk Medeni Kanunu Yürürlüğü ve Evlendirme Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde kanun hükümlerine uy-gun olarak nikâh başvurularını almak, nikâh işlemi için gerekli olan evrakın temin edilmesini sağlamak. Başvuran-lar hakkında ilgili mevzuatın öngördü-ğü incelemelerin yapılmasını sağlamak. İnceleme sonucunda evrakları tamam olan ve evlenmelerine yasal engel bulunmayan başvuru sahiplerine nikâh günü vermek. Belediye Başkanı’nın

yetki verdiği yetkililerce nikâh akdi-nin yapılmasını sağlamak. Yapılan akitleri Nüfus Müdürlüğü’ne bildirmek. Arnavutköy Belediyesi Evlendirme Birimi’nde yapılan nikâh akitlerinin kayıt ve belgelerini mevzuata uygun olarak tutmak, arşivlemek ve muhafa-za etmek. İlgili mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından veri-len görevlerin icra edilmesini sağlayan büromuz Bolluca Hizmet Binası Nikâh Salonu’nda hizmet vermekte olup büromuzda; 2013 yılı içinde yapılan iş ve işlemler aşağıdaki tabloda gösteril-miştir.

01.01.2013–31.12.2013 Tarihleri Arasındaki Evlenme İşlemleri

EVLENME İŞ VE İŞLEMLERİ ADET

Yapılan Nikâh Başvurusu 1859

Gerçekleşen Nikâh Sayısı 1612

Verilen İzinname Sayısı 104

Yabancı Uyruklu Nikâh Sayısı 6