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FACULTAD DE INGENIERÍAESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
PROYECTO DE TESIS
SISTEMA DE INFORMACIÓN EN EL PROCESO DE ASISTENCIA DE LA EMPRESA “RECOVAL FORKLIFT S.A.C.”
AUTORES:
CHAVEZ MARCOS, ERIK PAOLOMORALES HINOSTROZA, CINDY KÁTERINSANCHEZ VILLANUEVA, KEVIN CALEB
ASESOR:
ING. CASAZOLA CRUZ, OSWALDO DANIEL
LIMA - PERÚ
2013
ÍNDICE GENERAL
1. DATOS GENERALES.........................................................................................................11.1 Título Tentativo:..............................................................................................................11.2 Autores:...........................................................................................................................11.3 Asesor:............................................................................................................................11.4 Tipo de Investigación:......................................................................................................11.5 Línea de Investigación:.....................................................................................................11.6 Lugar de Investigación:.....................................................................................................11.7. Institución que investiga..................................................................................................11.8 Duración del Proyecto:.....................................................................................................1
I.I. INTRODUCCION………………………...…………………………………………………… 22. PLAN DE INVESTIGACIÓN......................................................................................................................3
2.1. Planteamiento del problema.....................................................................................................................42.2. Formulación del problema........................................................................................................................42.3. Justificación..............................................................................................................................................42.4 Objetivos........................................................................................................................6
2.4.1 Objetivo General....................................................................................................62.4.2 Objetivos Específicos............................................................................................6
2.5 Marco referencial.............................................................................................................62.5.1. Marco Teórico......................................................................................................6
I.I.I. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS……………………………………………………….7
1. DATOS GENERALES
1.1 Título Tentativo:
Sistema de información en el proceso de asistencia de la empresa “Recoval Forklift S.A.C.”
1.2 Autores:
Chavez Marcos, Erik PaoloMorales Hinostroza, Cindy KáterinSánchez Villanueva, Kevin Caleb
1.3 Asesor:
Ing. Oswaldo Daniel Casazola Cruz
1.4 Tipo de Investigación:
Tipo de Investigación: Aplicada.
Diseño de Investigación: Pre - Experimental.
1.5 Línea de Investigación:
Sistemas de Información.
1.6 Lugar de Investigación:
RECOVAL FORKLIFT S.A.C.Mz. D Lote. 13 A.H. 19 de Mayo (Alt.Cdra.13 Av. Naranjal)
1.7. Institución que investiga
Universidad César Vallejo
Facultad de Ingeniería.
Escuela Académico Profesional de Ingeniería de Sistemas.
1.8 Duración del Proyecto:
Fecha de Inicio: Abril del 2013
Fecha de Término: Julio del 2013
INTRODUCCIÓN
En estos tiempos, la mayoría de empresas desean estar al tanto de los nuevos sucesos que
ocurren para así ocupar un lugar privilegiado en el mercado el cual es cambiante,
competitivo y lleno de retos. Por esta razón necesitan crear nuevas estrategias para
disminuir procesos manuales engorrosos y con pérdida de tiempo, y de esta forma lograr
un cambio en el escenario de sus procesos.
Para estar un paso adelante muchas empresas deben estar a la vanguardia de la
tecnología, es por eso que las empresas invierten en dichos adelantos tecnológicos, que se
desarrollan sobre sistemas de información capaces de suplir las necesidades de los
clientes tanto internos como externos haciendo un replanteamiento de los procesos a lo
largo de la cadena de abastecimiento dentro de las empresas, con el fin de hacer más
flexibles a las organizaciones y poder subsistir frente a los escenarios altos y bajos que
presentan los mercados nacionales y a sus vez los internacionales.
En la empresa RECOVAL FORKLIFT S.A.C., según su forma de trabajo y los procesos
que realiza, se identificaron diversas falencias en el proceso de control de asistencia,
entre los más graves se identificaron la perdida de información por áreas de la empresa,
es por ello que no se tiene conocimiento del monto total que se debe de generar a cada
personal de las áreas de la empresa y si esto perjudicara a la empresa en medida de
costos, no se tiene conocimiento de las fechas acordes a una entrega de pagos y es por
ellos que la empresa hace una pérdida de tiempo en sus gestiones, al priorizar problemas
que se solucionarían al tener una tecnología avanzada.
El propósito de la presente tesis es implementar un sistema de información, el cual
permitirá realizar un mejor control de los procesos de asistencia de la empresa Recoval
Forklift, a través del acceso a la información de forma eficaz, rápida y oportuna que
facilite la buena toma de decisiones, evitando así pérdidas económicas ocasionadas por la
mala planificación de las áreas encargadas del personal; además el sistema informático
permitirá el crecimiento empresarial de la empresa ya que habrá más organización de las
áreas de la empresa y se podrá cumplir con las necesidades del personal, logrando asi que
la empresa sistematice sus procesos.
Esta investigación se compone de cuatro capítulos: En el primer capítulo
Generalidades, se detalla los datos generales de la investigación, como el título, autor,
asesor, tipo y línea de investigación, datos de la institución a investigar en este caso la
empresa Recoval Forklift y el tiempo de duración de la investigación; en el segundo
capítulo Plan de Investigación, se detalla el plan de investigación, conformado por el
planteamiento y la formulación del problema, que actualmente se vive en la empresa
Recoval Forklift, también se desarrolla la justificación, objetivos de la investigación.
2. PLAN DE INVESTIGACIÓN
2.1. Planteamiento del problema
Actualmente las empresas deben estar enteradas de los sucesos del mercado
comercial, las empresas deben estar a la vanguardia de la tecnología, es por ello que
los sistemas informáticos surgen como necesidad para obtener un mejor manejo,
control, planificación y seguridad de los principales procesos del negocio.
Las empresas se preocupan cada vez más, por el buen desarrollo de los procesos,
los cuales deben ser sistematizados para un mejor desarrollo y disminución de
trabajo manual.
No lejos de esta preocupación esta la empresa RECOVAL FORKLIFT S.A.C. que
es una empresa con dieciocho años de experiencia en el rubro de comercialización
de mantenimiento, reparación, importación y venta de repuestos de maquinaria
pesada; la empresa actualmente no tiene un buen control y planificación del proceso
de asistencia, debido a que el registro de asistencias se realiza a través de un
cuaderno de forma manual por cada área existente en la empresa.
La empresa RECOVAL FORKLIFT S.A.C. cuenta con un gran déficit en cuanto al
control de asistencia de su personal laboral, se observó que el problema de pérdida
de los registros del control de asistencia es un promedio de 3 – 4 registros al mes
durante los 4 primeros meses de lo que va del año, debido a que gran parte de los
jefes de área pierden estos datos importantes para la empresa.
El segundo problema a desarrollar se basa en la remisión del registro de asistencia
al área de contabilidad, que en la remisión de los registros existe un déficit en el
tiempo de remisión el cual es de un aproximado de 1 a 2 días, esta deficiencia se
presenta quincenalmente durante estos primero meses.
2.2. Formulación del problema
Ante la problemática descrita se plantea las siguientes interrogantes:
2.2.1 Problema Principal
PA: ¿De qué manera influye un sistema de información en el proceso de
asistencia de la empresa Recoval Forklift S.A.C.?
2.2.2 Problemas Secundarios
P1: ¿En qué medida un sistema de información influye en el registro de las
asistencias en la empresa Recoval Forklift S.A.C?
P2: ¿En qué medida un sistema de información influye en la remisión de los
registros de asistencia del personal en la empresa Recoval Forklift S.A.C?
2.3. Justificación
2.3.1 Justificación Tecnológica
Para Aguilar (2000, p. 19) “en esta época las empresas deben tener un sistema
con tecnología de punta, de la cual obtener información práctica, concisa y
efectiva”
Los sistemas informáticos cumplen un papel importante en las empresas que
pretenden ser competitivas, es por ello la empresa RECOVAL FORKLFT
S.A.C. desea tener un buen nivel competitivo ante la competencia, con lo que
la aplicación de un sistema informático ayudará a mejorar el flujo de sus
procesos logísticos, permitiendo el crecimiento empresarial de mecánica,
cumpliendo con las necesidades de sus clientes.
2.3.2 Justificación Económica
Según Scott (1997, p. 35) “El sector de compras negocia precios, plazos y
condiciones de pago con los proveedores, estas variables que inciden en la
posición financiera de la organización, entonces la gestión
de compras debe estar en armonía con los objetivos y políticas del área de
finanzas”
2.3.3 Justificación Institucional
Según el Manual de Organización y Funciones (2010, p. 5). La visión de la
empresa RECOVAL FORKLFT S.A.C es ser los líderes en el ámbito de venta
de máquinas y posicionarnos el mercado como una empresa sólida e
innovadora, teniendo satisfechos a nuestros clientes, manteniendo la mejor
imagen institucional”.
La aplicación de un sistema informático ayudará a la empresa RECOVAL
FORKLFT S.A.C a desarrollar de una mejor manera sus procesos logísticos de
forma más rápida y confiable, a la vez permitirá posicionarse con una buena
imagen institucional, logrando un incremento de sus clientes.
2.3.4 Justificación Operativa
Para Aguilar (2000, p. 16) “las decisiones no pueden ser por intuición se
deben basar en hechos reales, a través de la obtención de información oportuna
de sistemas integrados, mediante el análisis matemático y computacional en
sus operaciones. En la administración de los inventarios por medio de técnicas
matemáticas y apoyo computacional, el ejecutivo tendrá a su alcance
herramientas para tomar decisiones racionales con riesgo pre-calculado para
maximizar su éxito y el de su empresa”
En la empresa Recoval Forklft, el uso de un sistema informático permitirá un
mejor funcionamiento en los procesos logísticos y mejor manejo de
información, como el control de la entrada y salida de productos, podrá tener
una mejor planificación de las compras, facilitará una buena toma de
decisiones; todo ello se llevará a cabo de una manera más rápida y sencilla,
permitiendo compartir la información entre las diferentes sucursales. A su vez
servirá como modelo a seguir para automatizar los demás procesos.
2.4 Objetivos
2.4.1 Objetivo General
OA: Determinar la influencia de un sistema de información en el proceso de
asistencia de la empresa Recoval Forklift S.A.C.
2.4.2 Objetivos Específicos
O1: Determinar en qué medida el uso de un sistema de información influye en el
registro de las asistencias del personal en la empresa Recoval Forklift
S.A.C.
O2: Determinar en qué medida el uso de un sistema de información influye en la
remisión de los registros de asistencia del personal en la empresa Recoval
Forklift S.A.C
O3: Implementar el Sistema de información para el proceso de asistencia.
2.5 Marco referencial
2.5.1 Marco Teórico
A) Sistema de información
Según Scott George y Cohen Daniel (1997, p.35) “Un sistema de
información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin
de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio,
un sistema de información no necesariamente incluye equipo electrónico
(hardware). Sin embargo, en la práctica se utiliza como sinónimo de
“sistema de información computarizado”.
Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados
con el propósito de prestar atención a las demandas de información de una
organización, para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor
apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones (Laudon 1993, p. 76)
Según Rodríguez, Joaquín (2003, p. 541) es un “conjunto de recursos
técnicos, humanos y económicos, interrelacionados dinámicamente y
organizados en torno al objetivo de satisfacer las necesidades de
información de una organización empresarial para la gestión y la correcta
adopción de decisiones”.
1.- Elementos de los sistemas de información
El equipo computacional, es decir, el hardware necesario para
que el sistema de información pueda operar. Lo constituyen las
computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a
ellas.
El recurso humano, que interactúa con el sistema de
información, el cual está formado por las personas que utilizan
el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados
que genere.
Los datos o información, fuente que son introducidos en el
sistema, son todas las entradas que éste necesita para generar
como resultado la información que se desea.
Los programas, que son ejecutados por las computadoras, y
producen diferentes tipos de resultados. Los programas son la
parte del software del sistema de información que hará que los
datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y
generen los resultados que se esperan.
Las telecomunicaciones, que son básicamente “hardware” y
“software”, facilitan la transmisión de textos, datos, imágenes y
voz en forma electrónica.
Procedimientos que incluyen las políticas y reglas de operación,
tanto en la parte funcional del proceso de negocio, como los
mecanismos para hacer trabajar una aplicación en la
computadora. (Acosta, José María 2011, p. 90).
2.- Actividades de los sistemas de información
Entrada de información.- La entrada es el proceso mediante el
cual el sistema de información toma los datos que requiere para
procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o
automáticas. Las manuales son aquellas que son proporcionadas
en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son
datos o información que provienen o son tomados de otros
sistemas o módulos.
Almacenamiento de información.- El almacenamiento es una de
las actividades o capacidades más importantes que tiene una
computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede
recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior.
Esta información suele ser almacenada en estructuras de
información denominadas archivos.
Procesamiento de información.- Es la capacidad del sistema de
información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia
de operaciones prestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse
con datos que están almacenados. Esta característica de los
sistemas permite la transformación de datos fuente en
información que puede ser utilizada para la toma de decisiones,
lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de
decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos
que contiene un estado de resultados o un balance general de un
año base.
Salida de información.- La salida es la capacidad de un sistema
de información para sacar la información procesada o bien datos
de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las
impresoras, estaciones de trabajo, la voz, los graficadores y los
plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un
sistema de información puede constituir la entrada a otro sistema
automática de salida (Scott, George y Cohen Daniel 1997,
p.147).
3.- Tipos y Usos de los Sistemas de información
3.1.- Sistemas Transaccionales.
A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de
mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la
organización.
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información
que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando
las tareas a nivel operativo de la organización.
Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos
y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es
decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de
información para su explotación posterior.
Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus
beneficios son visibles y palpables.
3.2.- Sistemas de Apoyo a la toma de Decisiones.
Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas
Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos
últimos constituyen su plataforma de información.
La información que generan sirve de apoyo a los mandos
intermedios y a la alta administración en el proceso de toma
de decisiones.
Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y
salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de
planeación financiera requiere poca información de entrada,
genera poca información como resultado, pero puede realizar
muchos cálculos durante su proceso.
No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la
justificación económica para el desarrollo de estos sistemas
es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de
inversión.
Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables,
con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están
dirigidos al usuario final.
Apoyan la toma de decisiones que, por su
misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no
estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un
Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe
hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación
de Negocios que apoye la decisión de introducir un
nuevo producto al mercado.
Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el
usuario final sin la participación operativa de los analistas y
programadores del área de informática.
3.3.- Sistemas Estratégicos.
Su función primordial no es apoyar la automatización de
procesos operativos ni proporcionar información para apoyar
la toma de decisiones.
Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la
organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a
paquetes disponibles en el mercado.
Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos
y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia
con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van
agregando nuevas funciones o procesos.
Su función es lograr ventajas que los competidores no
posean, tales como ventajas
en costos y servicios diferenciados con clientes
y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son
creadores de barreras de entrada al negocio.
Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso
dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a
los competidores y una forma de hacerlo en innovando o
creando productos y procesos (Emery J.C. 1999, p.63)
B) Proceso de Control de Asistencias
Los controles de asistencia surgen con el objetivo de verificar en qué
medida el trabajador cumple con su jornada laboral, ellos brindan certeza
jurídico-laboral a la empresa o entidad, son un medio efectivo de control de
las jornadas laborales, y además actúan como un eficiente medio de prueba
en juicio; siempre y cuando sean elaborados y vigilados apropiadamente
(Scanlan, Louffat 2010, p.77).
1.- Beneficios de Control de Asistencia de Personal
Equilibrio.- consiste en verificar que las responsabilidades conferidas
se cumplan, y por lo tanto la autoridad se esté ejerciendo debidamente.
De los objetivos.- El control es posible si existen estándares de alguna
manera prefijados y será tanto mejor cuanto más precisos y
cuantitativos sean dichos estándares. El control no es un fin, sino un
medio para alcanzarlos.
De la oportunidad.- aplicar los controles antes de que se produzca el
error, adelantarnos al hecho, tomar medidas correctivas
anticipadamente
De las desviaciones.- Cualquier anormalidad que se presente en la
ejecución de los planes, deberá ser investigada para conocer las causas
que la generaron, y así poder establecer las medidas necesarias para
evitarlas en un futuro.
Costeabilidad.- Los beneficios que se obtengan con la implantación
de los controles debe ser mucho mayor que los del costo de operación
de estos.
De excepción.- Es necesario aplicar el control en las áreas o
actividades que representan mayores beneficios a la empresa, sin
descuidar las áreas donde no se lograron los planes establecidos.
De la función controlada.- Este principio se refiere a la
determinación de quienes han de realizar las funciones de controlar.
No se debe ser juez y parte (Mendoza, Guillermo 2006, p.210)
Referencias Bibliográficas
1. ACOSTA, Jose María. Trabajo en equipo. España: Esic, 2011. 90 pp.
2. AGUILAR, José. Tecnología de la Tercera Generación para el nuevo
mundo de la información, 1ra Ed. México, 2000. 19 pp.
3. DAVIS, G. B. y OLSON, M. H. Sistemas de Información Gerencial.
McGraw-Hill International Editions. México, 2005. 89pp.
4. EMERY, J.C. Sistemas de Información para la Dirección. Madrid: Díaz de
Santos, 1999. 63pp.
5. LAUDON. Management Information Systems: Organization and Theory"
MacMillan. 1993. 76pp.
6. LOUFFAT, Edgard. Fundamentos del proceso administrativo. Buenos
Aires: Cengage Learning, 2010. 77pp.
7. MENDOZA, Guillermo. La toma de decisiones para conseguir mejores
resultados; Barcelona (España), 2006. 210pp.
8. RODRIGUEZ, Joaquin. Introducción a los procesos empresariales,4ta Ed.
México: Thomson, 2003. 541pp.
9. SCOTT, George y COHEN, Daniel. Introducción a la Teoría General de la
Administración. 3era Edición. EE.UU. Mc Graw Hill, 1997. 35 pp.
10. SOTO, E. Comportamiento Organizacional. México: Thomson Learming,
2001. 64pp.