As Piores Práticas Em Business Intelligence

7/31/2019 As Piores Prticas Em Business Intelligence

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As Piores Prticas em Business Intelligence

Razes para o sucesso das Aplicaes de BI onde asFerramentas de BI falham

Um White Paper

de Kevin R. QuinnVice-presidente para o Marketing de Produtos


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Kevin R. Quinn o Vice-presidente para o marketing de produtos daInformation Builders. Kevin tem mais de 24 anos de experincia naconcepo e implementao de solues de Business Intelligence eIntegrao de Dados Empresariais. Escreveu e publicou muitos artigos eresultados de estudos sobre arquitectura de informao estratgica.

Nas vrias funes que ocupou na Information Builders, Kevin temajudado empresas de todo o mundo a criar estratgias dedesenvolvimento de informao que as ajudam a acelerar a tomada dedecises e a melhorar o seu desempenho como empresas. Trabalhou comempresas globais para implementar boas prticas que lhes permitiramdesenvolver-se com sucesso.

Kevin formou-se no Queens College em Informtica.

Kevin R. Quinn


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Transformar fracassos em sucessos

Pior Prtica #1: Assumir que o utilizador mdio tem conhecimentos e tempo para usarferramentas de BI

No conhecer bem o verdadeiro utilizador final

Demasiado para muito poucos

uma questo de tempo

Argumentos de facilidade de utilizao

Indivduos destacados para as tarefas de BI e as mltiplas verses da realidade

A soluo

Pior Prtica #2: Permitir que o Excel se torne a plataforma de BI usada por todos

Processo manual e sujeito a erros

O impacto dos dados errados

A criao de spreadmarts

A soluo

Pior Prtica #3: Assumir que o Data Warehouse resolve todos os requisitos de acessoa dados e fornecimento de informao

No avaliar correctamente a necessidade de um Data Warehouse

A soluo

Pior Prtica #4: Seleccionar uma Ferramenta de BI sem ter identificado uma necessidade especfica

A soluo

O antdoto est nas suas mos

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O software de Business Intelligence (BI) surgiu como resposta necessidade de obter informaorigorosa e de forma atempada para apoiar os decisores empresariais. O software de BI comeou asurgir nas dcadas de 70 e 80, na forma de aplicaes em COBOL e relatrios s com texto, eevoluiu para o actual mercado complexo de ferramentas e plataformas. Existem vrias ferramentaspara desenhar relatrios, fazer queries ad-hoc e para processamento analtico online (OLAP), masas plataformas de BI combinam estas ferramentas com bases de dados, portais e tecnologias deintegrao para proporcionarem aplicaes de BI sofisticadas. Enquanto o COBOL exigia oenvolvimento de profissionais das TI e meses para gerar um simples relatrio, as solues de hojej so concebidas para os utilizadores comuns das empresas e so capazes de gerar relatrios emtempo real. Com tudo isto, porque ser que muitas organizaes ainda sentem que as suasnecessidades de acesso a informao e gerao de relatrios no esto satisfeitas?

O software de BI ferramentas, plataformas e aplicaes tem um grande potencial para ajudar

as organizaes a aceder com rapidez s informaes de que necessitam para tomarem decisesinformadas e, em ltima anlise, alcanarem os seus objectivos empresariais. No entanto, tal comoacontece com qualquer outra tecnologia, o sucesso do BI depende muito da implementao, dadivulgao e das prticas de utilizao.

Quando procuramos o que conduziu a resultados medocres, ou mesmo fracassos completos,encontramos muitos factores comuns que apelidamos de piores prticas. Estas so as principaispiores prticas em BI:

Assumir que o utilizador mdio tem conhecimentos e tempo para usar ferramentas de BI

Permitir que o Excel se torne a plataforma de BI usada por todos

Assumir que o Data Warehouse resolve todos os requisitos de acesso a dados e fornecimentode informao

Seleccionar uma ferramenta de BI sem ter identificado uma necessidade especfica

Estas piores prticas colocam as empresas no caminho certo para o fracasso em BI. E encontramo-las aplicadas repetidamente nas, supostamente, melhores e mais brilhantes empresas do mundo.Estas piores prticas costumam ser o resultado de querer utilizar a tecnologia mais recente, semqualquer ponderao baseada em conhecimentos prticos e experincia.

Este artigo, escrito com o intuito de ajudar empresas a aprender com os erros de outras, d umaboa viso destas quatro piores prticas em BI. Inclui tambm algumas orientaes que podemajudar a evitar e/ou ultrapassar as piores prticas para permitir que as empresas possam usufruirdo verdadeiro poder do BI. Aps ler este artigo, o leitor ficar a compreender bem como podeevitar o fracasso em BI e fazer com que as suas iniciativas no mbito do BI tenham sucesso.

1 Information Builders

Transformar fracassos em sucessos

1 O fracasso pode ser definido como uma despesa considervel com pouco ou nenhum retorno do investimento.


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As ferramentas de BI desenho de relatrios, queries ad-hoc e ferramentas de OLAP fornecemum servio valioso e podem desempenhar um papel vital na estratgia de BI de uma empresa.No entanto, no so o que os utilizadores comuns das empresas necessitam. Estes utilizadoresprecisam de informao dinmica e prontamente disponvel, que os apoie na tomada dedecises. certo que as ferramentas de BI oferecem a capacidade de tratar informao, mas sodemasiado complexas para a maioria dos utilizadores comuns das empresas.

Infelizmente, o mercado de aplicaes destinadas ao utilizador final encontra-se inundado compublicidade enganosa, tendo-se chegado ao ponto de afirmar que as ferramentas de BI so paratodos. As ferramentas actuais de BI so apresentadas como sendo destinadas ao utilizadorcomum porque j no requerem programao especfica ou conhecimentos de bases de dados.Usam interfaces grficas com facilidades drag-and-drop (arrastar e largar) e permitem quequalquer pessoa interrogue bases de dados e obtenha resultados bem formatados. Mas o facto

que, mesmo com todos estes avanos, estas ferramentas ainda so demasiado complexas paraque o utilizador final mdio as consiga incorporar nas suas rotinas dirias.

Alm disso, apenas alguns utilizadores comuns esto envolvidos em processos de tomada dedeciso no mbito do BI. O resultado a necessidade de simplicidade acabar por sernegligenciada e as ferramentas de BI serem impostas pelos responsveis das TI e pelos utilizadoresmais avanados de cada departamento uma receita infalvel para o fracasso.

No conhecer bem o verdadeiro utilizador final

O primeiro, e talvez o mais prejudicial, erro que as organizaes cometem quando avaliam assolues de BI disponveis no mercado no inclurem os utilizadores comuns no gruporesponsvel pela seleco. Isto pouco sensato porque os utilizadores comuns sero os principaisutilizadores da soluo, mas acontece com muita frequncia.

Na maior parte dos casos, a origem do fracasso da estratgia de BI est no prprio gruporesponsvel pela seleco da ferramenta. Por um lado reconhece-se a necessidade de osutilizadores comuns terem uma ferramenta de BI. Por outro, o grupo de seleco normalmentecomposto apenas por responsveis das TI e utilizadores avanados que sabem utilizar asferramentas mais complexas. Os indivduos com competncias deste nvel tendem a procurarferramentas dotadas de muitas caractersticas e funcionalidades avanadas e do pouca ateno facilidade de uso em termos globais. Por outras palavras, o grupo responsvel pela selecocostuma representar apenas as necessidades de uma pequena parte do conjunto total deutilizadores.

Quando os utilizadores comuns so excludos do processo de seleco da soluo, a suanecessidade de ter algo que seja simples totalmente ignorada. O resultado uma deciso vlidaapenas para os utilizadores mais avanados. Depois, o que acontece que 90% das ferramentasadquiridas para todos os utilizadores usarem acabam como shelfware (software na prateleira).

Pior ainda, at os prprios utilizadores avanados, que compreendem bem as ferramentas,acabam por perder horas e horas de trabalho para criar um simples relatrio. No deve havermuitas pessoas que possam perder muito tempo de cada vez que precisam de algumainformao, quanto mais ter de atender aos pedidos de informao feitos pelos colegas que tmmenos conhecimentos tcnicos.

Pior Prtica #1: Assumir que o utilizador mdio temconhecimentos e tempo para usar ferramentas de BI


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Information Builders3

Demasiado para muito poucosNo mbito do BI, o desenho de relatrios, os queries ad-hoc e as ferramentas de anlise OLAPpodem ter centenas ou milhares de particularidades. Embora a interface para o utilizador costumeser simples, impossvel escapar complexidade dos prprios dados. At o mais simples caso deData Warehouse pode ter centenas de colunas de dados e os sistemas mais complexos commilhares de colunas no so pouco frequentes. Quando um utilizador comum se v frente a umespao de trabalho em branco, milhares de colunas de dados e centenas de funes disponveis,a complexidade inerente. Por onde comeo? costuma ser a primeira pergunta, logo seguida deNo tenho tempo para isto! ou Desisto!.

A pirmide de utilizadores segundo as suas capacidades algo j muito discutido e bem assentena maior parte das organizaes. A verso mais simples da pirmide, apresentada em baixo,demonstra que 90% dos utilizadores da maior parte das organizaes se enquadra na classe de

utilizadores comuns no tcnicos, o que significa que apenas 10% so suficientemente avanadospara conseguirem utilizar uma ferramenta de BI.

Figura 1: do domnio comum que 90% dos funcionrios que lidam com informao na maior partedas empresas podem ser classificados como utilizadores comuns no tcnicos.

O que a pirmide no mostra que a maior parte dos executivos e gestores de topo, que sogeralmente os principais decisores estratgicos, se encontram na parte inferior, ou seja, soutilizadores no tcnicos.

uma questo de tempo

Em algumas situaes, os executivos e gestores de topo tm conhecimentos tcnicos suficientespara usar a ferramenta de BI, mas, mesmo quando isto acontece, acabam por no ter tempo paratrabalhar com ela ou para explorar os repositrios de dados e produzir a informao de quenecessitam. Para obter a informao de que necessitam, a maior parte das pessoas precisa deformas mais fceis e rpidas do que as proporcionadas por uma simples ferramenta de BI.

UtilizadoresAvanados

10%

Utilizador Empresarial No Tcnico90%


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Argumentos de facilidade de utilizaoO que ser que leva tantas empresas a avaliar, adquirir e implementar ferramentas de BI parautilizadores alm dos mais avanados, os do topo da pirmide? H vrias explicaes para isto.Como j se mencionou acima, o verdadeiro utilizador final costuma ser excludo do grupo deseleco. Por outro lado, os fornecedores de ferramentas de BI apregoam injustificadamente que to fcil que qualquer um pode utilizar; e todos deveriam utilizar!. Depois, temos os gestores deTI sobrecarregados com pedidos de informaes e cada vez mais desejosos de se libertar dessastarefas, o que os torna vulnerveis a esta abordagem ferramentas de BI para todos.

Numa determinada situao, uma chefe de projecto disse que a sua organizao tinha em curso aimplementao de uma ferramenta de BI e que todos os pedidos de informaes seriam ad-hoc.Quando lhe perguntaram se acreditava mesmo que era isso que os seus utilizadores queriam, aresposta foi um categrico Sim!. Seguido de Foi assim que interpretmos o que eles querem..

O problema desta situao o facto de a lder de projecto estar a tomar uma deciso com basenum resultado final desejado, mas praticamente sem ter em conta o processo necessrio paraalcanar o resultado final, nem se preocupando com a forma como os utilizadores finais acolheroo processo.

Obviamente, os projectos que nascem assim nunca se concretizam. A maior parte dos utilizadoresnunca utiliza as ferramentas porque elas so demasiado complexas. Em vez disso, continuam apedir informao ao departamento de TI ou aos colegas mais versados. E claro que a informaode que necessitam lhes vai chegando a passo de caracol.

Ralph Kimball, um perito em Data Warehousing, explica isto de forma muito clara no seu livroThe Data Warehouse Toolkit, 2. Edio. Ele afirma o seguinte: As ferramentas de queries ad-hoc,por muito poderosas que sejam, apenas so compreendidas e utilizadas com eficcia por umapequena percentagem dos potenciais utilizadores dos repositrios de dados das empresas..

Indivduos destacados para as tarefas de BI e as mltiplas versesda realidade

Por vezes, encontramos ferramentas de BI implementadas com relativo sucesso em algunsdepartamentos. Isto costuma significar que o departamento identificou alguns utilizadoresavanados que se tornam os peritos locais em ferramentas de BI e dos quais o departamentopassa a depender. Estes utilizadores utilizam a ferramenta de BI pelos restantes colegas e passam aser responsveis pela criao e distribuio da informao no seu departamento. Nestas situaes,surge depois uma outra questo: a inconsistncia entre as respostas geradas por cada um dosutilizadores avanados, ou seja, as mltiplas verses da realidade.

As mltiplas verses da realidade aparecem quando duas ou mais pessoas aplicam mtodos efunes diferentes para obter informao e chegam a concluses diferentes. Quando istoacontece, o problema esta na dificuldade de determinar qual das concluses est correcta, se que alguma est.

O trabalho que os utilizadores avanados fazem com ferramentas de BI no passa por umcontrolo de qualidade rigoroso como o de um departamento de TI. O trabalho deles com aferramenta normalmente no auditvel. Nestas circunstncias, paira a dvida sobre a validadedo sistema de informao, da ferramenta de BI e do prprio Data Warehouse.

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estas aplicaes pr-construdas, que so basicamente modelos concretizados que no pedem aoutilizador que construa queries relacionais directamente..

Figura 2: Uma aplicao de BI baseada em WebFOCUS.

A Information Builders usa uma abordagem de ad-hoc guiado como fundao das suasaplicaes de Business Intelligence. Esta abordagem combina funcionalidades sofisticadas com afacilidade de uso para permitir que os utilizadores criem os seus prprios relatrios sem teremgrandes conhecimentos tcnicos, nem necessidade de utilizar uma ferramenta complexa. Isto

torna o Business Intelligence utilizvel por utilizadores no tcnicos, conduzindo-os at srespostas de que necessitam.

As aplicaes WebFOCUS baseiam-se nesta navegao ad-hoc guiada. (Ver Figure 2) O WebFOCUSpermite que os programadores criem filtros, campos de introduo de dados e modelos derelatrios que os utilizadores comuns podem facilmente personalizar atravs dos campos deintroduo de dados. Resultado: um nico relatrio baseado em parametrizaes, que oferecemilhares de possibilidades sem exigir que o utilizador final saiba utilizar uma ferramenta de BI.

O WebFOCUS tambm faculta a capacidade de cada formulrio incluir uma opo desubscrio/agendamento. Aproveitando um browser da web e a opo de subscrio, osutilizadores podem pedir que lhes sejam enviadas por e-mail actualizaes dos relatrios deinformao de criarem. Em termos globais, isto reduz a complexidade e o tempo despendido a

criar relatrios e obter informao, assim como melhora os nveis de adopo da aplicao porparte dos utilizadores no tcnicos.

Com combinaes de parmetros, o ambiente flexvel de gerao de relatrios do WebFOCUSgarante que os programadores nunca se vero sobrecarregados com pedidos de criao de novosmodelos de relatrios. Alm disso, os programadores tm a possibilidade de organizar os vriosrelatrios e formulrios de introduo de parmetros num portal de navegao simples, de formaa proporcionarem simplicidade, flexibilidade e capacidades de personalizao aos utilizadorescomuns, ou seja, tudo aquilo de que eles necessitam para incorporarem o BI nas suas rotinasde trabalho.



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O Excel talvez a ferramenta de BI mais usada no mundo. Ainda que muitos o consideremapenas uma folha de clculo, o facto que muitas organizaes tm os seus relatriosfinanceiros em Excel. Em boa verdade, o Excel prospera na ausncia de verdadeiras aplicaes deBI. Mas o Excel no passa de uma ferramenta de BI, na melhor das hipteses. Alm de todos osproblemas inerentes s ferramentas de BI, j mencionados na seco anterior, o Excel introduz osseus prprios problemas especficos.

A beleza do Excel est na interface extremamente simples que faculta funes muito utilizadas,como clculos, apresentaes e visualizaes de dados numricos. Como os utilizadores comunsnecessitam destas funcionalidades com tanta frequncia, o Excel, parte integrante do MicrosoftOffice, encontra-se instalado em praticamente todos os computadores de secretria e portteis domundo, bem como em muitos dispositivos mveis. Tornou-se um utilitrio padro que fornecido a quase todos os funcionrios que lidam com informao, logo no seu primeiro dia

de trabalho.

Processo manual e sujeito a erros

O Excel pode ser de grande utilidade para os utilizadores comuns nas empresas, mas a realidade que potencia o caos em termos de qualidade e consistncia da informao. E isto pode causargrandes danos, sobretudo em sectores sujeitos e regulamentos severos e obrigados a estarsempre em conformidade com a legislao. Considere o seguinte cenrio, muito comum:

Os analistas de uma empresa desenvolvem um conjunto de folhas no Excel para apoiar asdecises operacionais quotidianas inerentes s suas funes.

Satisfeitos com a autonomia e com a anlise sofisticada que o Excel lhes permite ter, decidempartilhar essas inovaes com colegas. Por sua vez, estes colegas resolvem modificar a lgica

das folhas de clculo e ligam-nas aos seus prprios repositrios de informao. Com o passar do tempo, propagam-se pela organizao folhas de clculo isoladas, com dados

provenientes de mltiplas folhas de clculo de qualidade duvidosa, e os executivos do por elesa tomar decises com base em dados questionveis e dos quais ningum conhece o rasto.

Neste cenrio, a empresa enfrenta uma reprovao em qualquer auditoria que seja feita informao e aos nmeros das folhas de clculo (os seus relatrios), seja uma auditoria interna ouuma auditoria exigida por uma entidade reguladora. Paralelamente a tudo isto, o departamentode TI continua a manter os dados operacionais completos, auditveis, salvaguardados e noadulterados pela comunidade de utilizadores do Excel.

O impacto dos dados erradosO Excel nunca foi pensado para ser uma ferramenta de BI. E o problema no est no Excel, massim no seu uso como ferramenta de BI. Muita da informao que se pode encontrar em folhas doExcel foi l colocada por processos manuais, obviamente sujeitos a erros. Isto algo que nuncadeve acontecer em BI. As aplicaes de BI devem utilizar apenas dados provenientes de fontesfiveis e de total confiana.

Num determinado relatrio, foi dito que 7% de todos os dados existentes em folhas de clculo doExcel esto errados. O impacto deste cenrio tem sido bem visvel recentemente em muito casosbem divulgados de erros no Excel que custaram milhes de dlares a muitas empresas.

Pior Prtica #2: Permitir que o Excel se torne a plataformade BI usada por todos



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No ano passado, o Grupo Europeu de Interesse no Risco das Folhas de Clculo (EuropeanSpreadsheet Risk Interest Group), uma organizao que analisa e quantifica o custos dos erros emfolhas de clculo a nvel mundial, divulgou vrias situaes. Estas so algumas delas:

A delegao de Minneapolis de um auditor pblico declarou uma variao percentual erradaem saldos de fundos no reservados; um analista definiu uma frmula numa coluna de umafolha de clculo em que dividiu a diferena entre os saldos de 2003 e 2004 pelo total de 2004,em vez de ser pelo total de 2003.

Uma auditoria de Housing and Urban Development (Habitao e Desenvolvimento Urbanstico,nos EUA) revelou que uma autoridade habitacional local tinha de pagar mais de 200.000 dlarespara cobrir as despesas em que incorreu por ter pago quantias excessivas a senhorios devido aum erro de introduo de dados.

No estado do Nevada, um oramento municipal para 2006 foi desenvolvido com base numacpia do oramento do municpio para 2005; no final de 2005, descobriu-se um erro de5 milhes de dlares no fundo para guas e saneamento; na correco do problema relativo aguas e saneamento, foram descobertos e corrigidos outros erros.

Uma conhecida empresa de equipamentos de imagem para o sector mdico e para o consumogeral teve de corrigir os seus prejuzos de terceiro trimestre em 9 milhes de dlares; anunciouque o ajuste foi necessrio porque tinham sido colocados demasiados zeros no provimento deuma indemnizao a um funcionrio, numa folha de clculo; o director financeiro da empresacaracterizou a situao como sendo uma deficincia no controlo interno.

A criao de spreadmarts

Outro fenmeno nico criado pelo Excel so os chamados spreadmarts - mercados de folhas declculo. Quando os utilizadores acumulam individualmente os seus prprios repositrios de dadosde confiana nas suas folhas de clculo pessoais, ao ponto de se tornarem uma fonte de dadoscrtica, isso torna-se um spreadmart. Um spreadmart um repositrio de dados, sem seguranaou regulao, nas mos de um utilizador que raramente faz cpias de segurana dos seus dados eque pode abandonar as suas funes de um momento para o outro. Um nico utilizador destetipo pode no ser um problema, mas quando imaginamos a acumulao de centenas deutilizadores com os seus prprios repositrios de dados no regulados, a coisa torna-se sria.

O Excel e ou os spreadmarts criados com o Excel so muitas vezes considerados o pior pesadelodos departamentos de TI. assim sempre que um executivo de topo compreende os perigos dosspreadmarts e incumbe o departamento de TI de intervir e pr ordem nos dados e no ambientepara, de alguma forma, regular, automatizar e resolver o caos. Por estas e por outras, j se debateuem muitos departamentos de TI se o Excel era uma ferramenta de produtividade ou de

antiprodutividade.

A soluo

Tentar impedir que os analistas utilizem o Excel como tentar impedir a gua desa por umaencosta. No vai acontecer. O que se pode fazer minimizar o trabalho manual feito no Excel eevitar a acumulao de dados crticos em folhas de clculo pessoais.

Uma forma de o conseguir transformar o Excel num visualizador de BI, deixando de seruma ferramenta de BI. Se as aplicaes em Excel forem alimentadas com dados precisos,



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pr-formatados e pr-calculados, o utilizador ter pouco ou nenhum trabalho para obter osresultados de que necessita. E se este processo for automatizado, ento os dados podem existirapenas numa fonte segura e regulada, como um Data Warehouse ou outro sistema de informaooperacional, e apenas fornecidos a aplicaes em Excel mediante pedido expresso.

O WebFOCUS da Information Builders oferece duas opes que ajudam bastante na resoluodeste problema:

Gerao automtica de relatrios em formato Excel

Actualizao automtica (ou refrescamento) de folhas de clculo e aplicaes do Excel comdados precisos e regulados provenientes de qualquer fonte de dados ligada ao sistema

Ambas as opes limitam a quantidade de trabalho manual executado no Excel, diminuem oserros nos dados e reduzem a acumulao de folhas de clculo pessoais. E convm no esquecerque estas opes trazem ainda a vantagem de melhorar a produtividade dos analistas.

As figuras 3 e 4 mostram como o WebFOCUS d a possibilidade de qualquer relatrio ser gerado(a pedido do utilizador) na forma de uma folha de clculo do Excel. A figura 3 mostra o formulrioem que o utilizador define os parmetros do relatrio e pede que o mesmo seja gerado emformato Excel. A figura 4 mostra o relatrio resultante do pedido, em formato Excel.

Figura 3: Opo de exportao para o Excel numa aplicao de BI baseada no WebFOCUS.

Figura 4: Relatrio exportado para o Excel a partir de uma aplicao de BI baseada no WebFOCUS.



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Um dos argumentos-chave a favor do WebFOCUS, que no visvel nas figuras 2 e 3, a traduoautomtica dos clculos e subtotais do relatrio para clculos e somatrios do Excel. Esta funoessencial no est presente na maioria das restantes ferramentas de BI. Quando esta funo no fornecida pela ferramenta, o utilizador forado a criar os clculos e somatrios manualmente,voltando a haver possibilidade de ocorrncia de erros. Com o WebFOCUS, o utilizador podesimplesmente utilizar a folha de clculo como lhe foi fornecida, o que reduz o tempo de trabalho,o esforo e os erros.

Muitas pessoas argumentam que as aplicaes do Excel so muito mais do que apenas relatrios.H stios onde os analistas planeiam oramentos e experimentam cenrios financeiros comaplicaes do Excel. A Information Builders est consciente do valor que o Excel representa paramuitos sectores industriais e para muitos tipos de desafios empresariais. Foi com isso mesmo emmente que concebemos o WebFOCUS para trabalhar com o Excel, no para acabar com o uso

dele. O valor acrescentado que o WebFOCUS oferece a eliminao dos processos de introduode dados propensos a erros e a eliminao dos repositrios de dados individuais, que so factoresque colocam as empresas em risco de violar os regulamentos relativos exactido edisponibilidade dos dados (Sarbanes-Oxley Act de 2002 nos EUA).

O WebFOCUS no pretende eliminar o Excel da vida profissional dos funcionrios das empresas.Pelo contrrio, permite que as folhas de clculo do Excel sejam actualizadas ou refrescadas comdados actualizados, directamente a partir da aplicao ou base de dados central. Posto de formasimples, o WebFOCUS torna o Excel mais seguro e menos propenso a erros, ao mesmo tempo quepermite que os utilizadores continuem a trabalhar no seu ambiente preferido.



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Esta pior prtica complexa. Os Data Warehouses so uma parte muito importante dastecnologias de informao e um componente crtico de muitos sistemas analticos. Assim sendo, oproblema no est no Data Warehouse. A pior prtica acontece quando um Data Warehouse visto como a soluo para todos os problemas relacionados com a informao ou quando seespera que a disponibilidade do Data Warehouse conduza os utilizadores comuns informao.

Na realidade, nem todas as aplicaes de BI requerem um Data Warehouse. Muitas aplicaes de BItiram mais partido das tecnologias de integrao e de portais, quepermitem queos dados semantenham onde sempre existiram e se limitam a trat-los conforme for necessrio. Infelizmente,muitas organizaes no conseguem determinar correctamente se um Data Warehouse ou no amelhor soluo para o seu problema e enveredam pela via do Data Warehouse de qualquer forma.

No avaliar correctamente a necessidade de um Data Warehouse frequente ver-se empresas a iniciar um projecto de Data Warehouse antes de terem umasoluo de BI, ou at antes de identificarem as suas necessidades em termos de informao.Depois, acabam por ver que tiveram mais uma despesa e no resolveram qualquer problema.Quando ocorre uma situao destas, as empresas vem os seus custos operacionaisimediatamente aumentados.

As organizaes apressam-se muitas vezes na criao de Data Warehouses por razes que no sointeiramente vlidas, como as seguintes:

Porque a minha soluo de Business Intelligence precisava dele e no por fazer sentido para oproblema da empresa.

Porque preciso de obter dados de mais do que uma aplicao, o que torna o Data Warehouse

necessrio. Precisei de um Data Warehouse porque todos os sistemas de informao requerem um.

Construir um Data Warehouse por estas razes pode levar automaticamente reduo dadisponibilidade dos dados e ao aumento do custo global do sistema. Segundo alguns dosanalistas mais conceituados nesta rea, a integrao e a movimentao de dados (DataWarehousing) pode consumir at 80% do custo de uma implementao de BI. Dito de formasimples, os Data Warehouses no devem ser implementados sem que haja uma boa compreensodo problema da empresa que suposto eles ajudarem a resolver. Todas as decises relativas aData Warehouses devem apoiar-se em investigao rigorosa.

A soluoH muitas formas de integrar dados existentes em bases de dados e aplicaes, que permitemcolocar a informao importante atempadamente nas mos dos utilizadores comuns. Cadaproblema e/ou processo de uma empresa deve ser bem analisado at se determinar qual o tipode ferramenta de acesso informao, Data Warehouse ou outro, que constitui a melhor soluo.

O importante no esquecer que se deve comear pela identificao do mtodo de integrao eacesso informao mais adequado para as necessidades em questo, sem assumir de imediatoque um Data Warehouse deve ser a soluo antes de avaliar todas as opes.

Pior Prtica #3: Assumir que o Data Warehouse resolve todosos requisitos de acesso a dados e fornecimento de informao



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O WebFOCUS da Information Builders disponibiliza pelo menos sete formas de integrao eacesso a dados para resolver qualquer problema especfico de uma empresa. Esta lista mencionaquatro mtodos muito utilizados, de baixo custo e capazes de proporcionar aos utilizadores dasempresas um acesso mais rpido informao do que conseguiriam com um Data Warehouse.

Acesso a dados operacionais, que proporciona gerao de relatrios directamente a partir dasaplicaes operacionais ou de uma cpia dos dados operacionais.

Data Warehouses infiltrados (Trickle-feed) ou quase em tempo real, que capturam os dadosdas transaces e os colocam num Data Warehouse no momento da transaco.

Alertas transaccionais, que geram informao e a fornecem directamente ao utilizador combase em informao transaccional dependente do tempo.

Gerao de relatrios associada a servios web, que combina informao de fontes internas ouexternas disponibilizada atravs servios web para criar relatrios que podem ser enviados

directamente para os utilizadores das empresas.

Identificar a melhor soluo para as necessidadesAs organizaes devem avaliar cuidadosamente o seu problema especfico e todas as soluespossveis. S assim conseguiro resolver o problema da melhor forma. Considere os seguintesexemplos em que as solues de Business Intelligence no necessitam de um Data Warehousetpico.

Exemplo A: Uma grande companhia area verificou a existncia de problemas na manuteno

dos assentos, mais precisamente longos perodos de tempo sem manuteno. Este

problema estava a impedir que a transportadora vendesse esses lugares nos seus voos e,

consequentemente, a reduzir as receitas e a rentabilidade. A informao de que a companhia

area necessitava para acelerar a reparao dos assentos encontrava-se distribuda por trs

aplicaes diferentes e essa informao teria de ser disponibilizada em tempo real durante a

manuteno de cada avio.

primeira vista, poderia parecer que a integrao dos dados das trs aplicaes diferentesnum Data Warehouse poderia ser uma soluo. No entanto, no foi necessrio enveredar poruma iniciativa de desenvolvimento de um Data Warehouse complexo, dispendioso e muitoconsumidor de tempo. Neste caso particular, a Information Builders identificou que bastava umnico relatrio para resolver o problema. Utilizou-se o WebFOCUS para construir um relatrio quecombinou os dados dos seguintes sistemas: sistema da manuteno dos avies, onde seencontrava a informao sobre os problemas em assentos e outros; sistema de inventrio depeas, que detinha a informao da localizao das peas necessrias para as reparaes (isto ,em que armazm de peas e em que aeroporto as peas se encontravam); e, por fim, o sistema

das rotas dos avies, que detinha a informao relativa s prximas escalas dos avies paramanuteno e que foi utilizada para permitir que as peas fossem disponibilizadas o maisrapidamente possvel para o local onde seriam necessrias. Com este relatrio, a companhiaarea tem agora a capacidade de tratar dos problemas de manuteno de uma forma clere,aumentando as vendas de lugares e melhorando a rentabilidade.



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Exemplo B: Uma empresa de telecomunicaes tinha informao relativa aos clientes dispersa

por cinco sistemas diferentes. Sempre que um cliente interagia com esta empresa, essa

informao poderia ser enviada e armazenada em qualquer um dos cinco sistemas.

A empresa tinha um Data Warehouse que acumulava dados dos cinco sistemas durante a noite.

No entanto, tornou-se claro que os dados existentes no Data Warehouse estavam muitas vezes

desactualizados, o que causava grandes problemas aos servios de apoio ao cliente.

Consequentemente, as chamadas telefnicas tinha de ser transferidas entre operadores do servio

de apoio ao cliente, dado que cada operador apenas sabia trabalhar e podia aceder a um dos

cinco sistemas diferentes de informao operacional. Este esquema provocada atrasos na

resoluo dos problemas, afectava negativamente a imagem da empresa perante os clientes e

resultava em custos de assistncia mais elevados.

Neste caso, j existia um Data Warehouse, mas por qualquer razo no estava a cumprir oobjectivo pretendido. Para resolver esta situao, utilizou-se a tecnologia de integrao doWebFOCUS para criar um Data Warehouse trickle-feed ou infiltrado. A soluo consistiu emcolocar a tecnologia de monitorizao do WebFOCUS a interceptar todas as transaces comdestino a qualquer um dos cinco sistemas de informao operacional. Em seguida, a informaoenriquecida era adicionada a um novo Data Warehouse em tempo real.

Esta soluo deu a cada operador do servio de apoio ao cliente uma viso completa dos dadosrelativos a cada cliente. A informao passou a estar disponvel no perodo de cinco minutos apsqualquer interaco com um cliente, numa aplicao de relatrios desenvolvida com oWebFOCUS.

Identificar quando os Data Warehouses fazem sentido

Como j se disse, o problema no o Data Warehouse em si, mas sim determinar se hnecessidade de construir um. O desafio ser-se capaz de identificar se um Data Warehouseajudar mesmo a resolver um problema numa empresa.

Existem muitas razes que justificam a construo de um Data Warehouse, incluindo as seguintes:

Quando h uma necessidade crtica de reduzir os encargos administrativos adicionais impostospor um sistema de transaces ou por uma aplicao de produo, no sentido de melhorar odesempenho desse mesmo sistema e da resultante aplicao de BI que aceder ao DataWarehouse.

Quando as ferramentas de BI precisam de aceder a dados e tambm h necessidade de reduzira complexidade dos mesmos para acelerar o processo de criao de queries.

Quando necessrio analisar dados antigos que j no se encontrem armazenados nas

aplicaes operacionais.

Quando se pretende empreender a construo de um sistema de BI para uma empresa, muitoimportante no esquecer que uma das piores prticas em BI assumir logo partida que hnecessidade de ter um Data Warehouse. Deve-se comear sempre por avaliar as necessidades emtermos de informao e seleccionar a opo de integrao de dados que satisfaa os requisitos damelhor forma. possvel que se chegue a concluso de que um Data Warehouse adequadopara as necessidades em questo, mas ainda mais importante chegar-se concluso de que eleno necessrio.



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As Piores Prticas em Business Intelligence

Pior Prtica #4: Seleccionar uma Ferramenta de BI sem teridentificado uma necessidade especfica

O leitor deve ter reparado que os dois exemplos de problemas em empresas dados na secoanterior a companhia area e a empresa de telecomunicaes consistiam ambos emproblemas bem definidos, com objectivos empresariais muito claros. A boa compreenso dosrespectivos problemas ajudou as empresas e identificar e implementar uma soluo de BI eficaz.Entre as quatro piores prticas tratadas neste artigo, uma das mais ilustres prende-se com aaquisio de software de BI para anlise generalista. um facto que as situaes em queencontramos a maior despesa e o menor retorno do investimento (ROI) resultam da aquisio deuma soluo de BI generalista. Por outras palavras, isto acontece quando uma empresareconhece a necessidade de fazer anlise empresarial e planeia imediatamente um projecto deavaliao e aquisio de uma soluo de BI para os seus utilizadores.

Sem a identificao de um objectivo especfico, o BI raramente tem algum impacto numaempresa. O ponto de partida para a criao de uma soluo de BI deve ser a identificao de um

projecto que resolva um problema especfico recorrendo ao acesso informao com rapidez eno contexto correcto. Resolver um problema significa que a informao ir acelerar um processolento, eliminar uma fonte de atrasos, reduzir os custos operacionais ou at criar uma nova fonte dereceitas.

Quando se identificam necessidades de informao deste tipo logo partida e so essas mesmasnecessidades que conduzem a implementao da soluo de BI, o sistema resultante tem muitomais probabilidades de vir a ter sucesso.

A soluo

A lio que se deve tirar daqui nunca procurar e adquirir software de BI, ou construir um DataWarehouse pare esse efeito, por motivos apenas generalistas. Se algum quiser criar uma soluobem sucedida, deve comear por compreender o problema da empresa e determinar priori oque se pode esperar se houver uma injeco de informao no processo problemtico.

Esta lio envolve questes menos tecnolgicas do que outras, mas tambm aqui as solues daInformation Builders podem ajudar na medida em que permitem que se pense fora dos standardsquando se desenha um sistema. O WebFOCUS no apenas uma ferramenta de acesso a DataWarehouses. uma plataforma de software que permite obter dados de qualquer fonte, comqualquer tempo de atraso, e disponibiliz-la para um ponto especfico da empresa no sentido deresolver um problema. aqui que se obtm benefcios fcil e claramente quantificveis.

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O antdoto est nas suas mos

Ainda que muito do que foi mencionado neste artigo possa parecer simples bom senso, o maiscerto que algum na sua organizao comece a desenvolver trabalho que acabe por cair numadestas piores prticas. E quem os poder culpar quando as publicaes da especialidade, osfornecedores e os prprios consultores de tecnologia se limitam a promover as tecnologias maisrecentes e prometem todos os tipos de benefcios? fcil algum deixar-se levar pela publicidadeenganosa.

A boa notcia que, aps ler este artigo, o leitor estar apto a identificar e combater pelo menosestas quatro piores prticas antes que elas ganhem razes e se propaguem pela sua empresa.Alm das solues apresentadas neste artigo, tambm se deve utilizar a intuio contra as pioresprticas, para tornar o caminho do sucesso mais claro. Considere o seguinte.

No seu prximo projecto, comece por identificar de que forma a informao fornecidaatempadamente no contexto correcto pode acelerar um processo, reduzir custos ou melhorar a

produtividade numa rea especfica. No inicie o projecto a pensar em questes genricas! Identifique o mtodo de integrao de dados que lhe permitir preparar os dados para a sua

aplicao com a maior rapidez e com os menores custos. possvel que chegue concluso deque um Data Warehouse adequado, ou talvez no. (Se j tiver escolhido uma ferramentaantecipadamente, as suas escolhas podero ficar limitadas.)

Construa uma aplicao de BI que tire partido das tecnologias da web, como formulrios deparametrizao, agendamento de actualizaes regulares por e-mail para o utilizador final eopes de exportao alternativas (por exemplo, HTML, Excel, PDF), para proporcionar maisflexibilidade aos utilizadores finais.

Inclua os utilizadores comuns no grupo de seleco para garantir que implementar umasoluo que todos os utilizadores acolhero. Para a maior parte dos utilizadores, isto significauma aplicao de BI fcil de utilizar e que no lhes consuma muito tempo. Mas no negligencie

as preferncias dos utilizadores mais tcnicos. As ferramentas de BI, embora complexas, podemser uma boa forma de dar aos analistas mais tcnicos uma forma de contriburem com novasideias para a aplicao de BI que esteja em desenvolvimento. Determine quanto analistas combons conhecimentos tcnicos tem na realidade e incorpore estas ferramentas na soluo final.Certifique-se de que o trabalho destes poder ser facilmente partilhado com os utilizadoresmenos tcnicos, para que todos possam beneficiar.

Estes passos conduziro a um resultado final com um retorno do investimento bem definido.O problema da empresa estar identificado partida. E ter lanado as bases para uma amplaadopo por parte dos utilizadores ao inclui-los no processo de seleco e ao implementar umasoluo de BI fcil de utilizar e que integre as aplicaes mais utilizadas nos postos de trabalho.

Estes quatro passos podem ser seguidos independentemente da plataforma de BI que escolher,

mas nossa forte convico que o WebFOCUS da Information Builders lhe proporcionar umconjunto adequado de escolhas de integrao (sete opes, pelo menos), capacidades dedesenvolvimento de aplicaes (com capacidades de agendamento e de gerao de relatrioscom base em parmetros) e as opes de exportao mais flexveis. Com tudo isto, certamenteconseguir construir uma aplicao de BI simples e flexvel, que tenha amplo acolhimento porparte dos utilizadores e que ajude a organizao a alcanar os seus objectivos empresariais.



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Sede da Empresa Two Penn Plaza, New York, NY 10121-2898 (212) 736-4433 Fax (212) 967-6406 DN7505619.0308www.informationbuilders.com [email protected]

Sede no Canad 150 York St., Suite 1000, Toronto, ON M5H 3S5 (416) 364-2760 Fax (416) 364-6552

Amrica do NorteEstados Unidos Atlanta,* GA (770) 395-9913

Baltimore, MD Consultadoria: (703) 247-5565

Boston,* MA (781) 224-7660

Channels, (800) 969-4636

Charlotte,* NC Consultadoria: (704) 494-2680

Chicago,* IL (630) 971-6700

Cincinnati,* OH (513) 891-2338

Cleveland,* OH (216) 520-1333

Dallas,* TX (972) 490-1300

Denver,* CO (303) 770-4440

Detroit,* MI (248) 641-8820

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Houston,* TX (713) 952-4800

Los Angeles,* CA (310) 615-0735

Metro Branch (NY/NJ),*

Nova Iorque - Vendas: (212) 736-7928

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Nova Jrsia* (973) 593-0022

Orlando,* FL (407) 804-8000

Phoenix, AZ (480) 346-1095

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Seattle,* WA (206) 624-9055

Washington,* DC Vendas: (703) 276-9006

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Europa Alemanha Information Builders (Deutschland)

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Blgica Information Builders Belgium

Bruxelas 32-2-7430240

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Madrid 34-91-710-22-75

Frana Information Builders France S.A.

Paris 33-14-507-6600

Holanda Information Builders

(Holanda) B.V.

Amesterdo 31-20-4563324

Portugal Information Builders Portugal

Lisboa 351-217-217-491

Reino Unido Information Builders (UK) Ltd.

Londres 44-845-658-8484

Sua Information Builders Switzerland AG

Dietlikon 41-44-839-49-49

Representantes frica do Sul Fujitsu Services (Pty.) Ltd.

Joanesburgo 27-11-2335911

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ustria Raiffeisen Informatik Consulting GmbH

Viena 43-12-1136-3870

Brasil InfoBuild Brazil Ltda.

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Seoul 82-2-2026-3100

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Bahrain Kuwait Om

Catar Imen Emiratos rabes Unidos

Riyadh 96-1-465-6767

Etipia MKTY IT Services Plc

Addis Ababa 251-11-5501933

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Filipinas Beacon Frontline Solutions, Inc.

63-2-750-1972

Finlndia InfoBuild Oy

Espoo 358-207-580-843

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Solna 46-7539900

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Taipei 886-2-2586-7890

Tailndia Datapro Computer Systems Co. Ltd.

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Nmero grtis Vendas, ISV, VAR e informao sobre parceiros

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(800) 969-4636

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