Asistente de Oficina (1)

7/25/2019 Asistente de Oficina (1)

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ASISTENTE DE OFICINA

CUADERNO

DE TRABAJO

GERENCIADEINFORMACINYEDUCACINELECTORAL


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CUADERNODETRABAJO 1

CONTENIDO

Presentacin 3

Siglas 5

Asistente de ocina 7

mbito de trabajo del asistente de ocina 8

Sistema de gestin de la calidad 9

I Implementacin de la ODPE 24

II Designacin de miembros de mesa 38

III Cierre de la ODPE 51


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CUADERNODETRABAJO 3

PRESENTACIN

La Ocina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) tiene asu cargo la planicacin, la organizacin y la ejecucin delos procesos electorales en todo el pas. Por tal motivo, seconforman temporalmente las Ocinas Descentralizadasde Procesos Electorales (ODPE), con el n de ejecutar lasactividades necesarias para el desarrollo de las elecciones encada circunscripcin.

En este marco, el asistente de ocina tiene en este cuadernode trabajo un material de apoyo para la ejecucin de sustareas. El contenido temtico se encuentra organizado enfuncin de los procesos del sistema de gestin de la calidadque se ejecutan en la ODPE y de las tareas que realiza.

El rea de Capacitacin Electoral (ACE), de la Gerencia deInformacin y Educacin Electoral (GIEE), ha elaboradoeste material para ser utilizado durante el desarrollo de lacapacitacin. Recomendamos su uso a manera de consulta.

Gerencia de Informacin y Educacin Electoral


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CUADERNODETRABAJO 5

SIGLAS

ACE rea de Capacitacin Electoral

CAE Capacitacin de Actores Electorales

CIO Cierre de las ODPE

CLV Coordinador de local de votacin

CPO Capacitacin de personal de ODPE y ONPE

DMM Designacin de miembros de mesa

DMS Despliegue de material de sufragio

EIE Equipos informticos electorales

FF.AA. Fuerzas Armadas

GGE Gerencia de Gestin Electoral

GIEE Gerencia de Informacin y Educacin Electoral

GITE Gerencia de Informtica y Tecnologa Electoral

GOECORGerencia de Organizacin Electoral y CoordinacinRegional

GPP Gerencia de Planeamiento y Presupuesto (antes OGPP)

IMO Implementacin de la ODPE

JEE Jurado Electoral Especial

JEL Jornada electoral


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OFICINANACIONALDEPROCESOSELECTORALES6

JNE Jurado Nacional de Elecciones

JODPEJefe de la Ocina Descentralizada de ProcesosElectorales

LV Local de votacin

MM Miembros de mesa

ODPE Ocina Descentralizada de Procesos Electorales

ONPE Ocina Nacional de Procesos Electorales

OSDN Ocina de Seguridad y Defensa Nacional

PNP Polica Nacional del Per

RME Repliegue de material electoral

SCE Sistema de cmputo electoral

SEA Sistema de escrutinio automatizado

SGODESSubgerencia de Operaciones ElectoralesDesconcentradas

SGOI Subgerencia de Operaciones Informticas

SP Seguridad del proceso

SGD Sistema de gestin documental

VE Voto electrnico

VIPSiglas que se derivan del ingls "very important person"(persona muy importante)

Importante


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CUADERNODETRABAJO 7

ASISTENTE DE OFICINA

En la estructura organizativa de la Ocina Descentralizada de Procesos Electorales,el asistente de ocina cumple una funcin de apoyo al jefe de la ODPE durante laejecucin de los procesos planicados por la ONPE.

Realiza su funcin de apoyo en diversas actividades que van desde la instalacinhasta el cierre de la ocina descentralizada. Destaca por su disponibilidad paraasumir otras responsabilidades que le asigne el jefe de la ODPE.

Este profesional se desempea en servicios de ocina, labores de soporte a lasfunciones ejecutivas y colabora con el logro de un ambiente armonioso de trabajoen equipo.


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El asistente de Ocina se desempea dentro de la Ocina Descentralizada de ProcesosElectorales (ODPE) que la ONPE instala cada vez que se lleva a cabo un proceso electoral, cuyomximo responsable es el jefe de la ODPE, a quien asiste directamente en el cumplimientode las actividades electorales.

A continuacin, se presenta el sistema de gestin de la calidad y los procesos que se ejecutan en laODPE en los cuales participa el asistente de ocina. Es importante identicar las caractersticas

especcas del proceso electoral para aplicar adecuadamente los procedimientos electoralesestablecidos y brindar as un servicio de calidad con el n de lograr las metas previstas.

MBITO DE TRABAJO

DEL ASISTENTE DE OFICINA

Jefede

ODPE/ORC

Asistente de nanzas

Asistente logstico

Asistente legal

Coordinador de prensa

Analista de recursoshumanos

Coordinador decapacitacin

Asistente decmputo

descentralizado

Asistente demicroforma

Digitalizador /Digitador

Capacitador electoral

Auxiliar de operaciones

Coordinador de local devotacin / Responsable de

local de votacin

Coordinador de mesa ocoordinador tcnico de mesa

Auxiliar tcnico nocturnodistrital

Coordinador de mesa T2

Tcnico detransmisin

Asistentetcnico de local

de votacin

Asistente de ocina

Coordinador distrital o

coordinador de centro poblado

Encargado de cmputodescentralizado

Auxiliar tcnico D/NAuxiliar administrativo

Coordinador de operaciones

Coordinador administrativo

Auxiliar de personal

Auxiliar decmputo

descentralizado

Fuente: Memorando N 004546-2015-GOECOR/ONPE, actualizado al 4 de diciembre de 2015


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CUADERNODETRABAJO 9

Un sistema de gestin de la calidad (SGC) es una estructura operacional de trabajo biendocumentada e integrada a los procedimientos tcnicos y gerenciales para guiar las accionesde la fuerza de trabajo, equipos y la informacin de la organizacin de manera prctica ycoordinada que asegure la satisfaccin del cliente o usuario mediante el cumplimiento depolticas y objetivos.

En otras palabras, un sistema de gestin de la calidad incluye una

serie de actividades coordinadas sobre un conjunto de elementos(estrategias, procesos, recursos, estructura organizacional ydocumentos) para lograr la calidad del servicio que se ofrece al

cliente o usuario; por ello, es importante controlar y mejoraraquellos elementos que inuyen en la satisfaccin del

cliente y en el logro de los resultados.

La ONPE cuenta con un Sistema de Gestin dela Calidad aplicado por los diferentes rganos

y controlado en todas las actividades queimpacten en el logro de la calidad y

por ende en la satisfaccin de losdiferentes actores electorales

durante su participacinen los procesos electoralesdentro del marco queestablece la ley.

SISTEMA DE GESTIN DE LA

CALIDAD


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RecursosSe brindan el personal y el equipamiento necesarios para laprestacin del servicio, as como el ambiente de trabajo y elrecurso nanciero para realizar las actividades con calidad.

DocumentosLa ONPE cuenta con procedimientos, instructivos, registros,formatos y la documentacin necesaria para la operacin ecazy eciente de los procesos y, por ende, de la organizacin.

Procesos

Nuestros procesos son ejecutados para brindar un servicio decalidad. Cada ODPE registra sus actividades y verica que cadaaccin se encuentre alineada al logro de los objetivos planteados.Incorpora tambin actividades de seguimiento y control para laoperacin ecaz de los procesos y mejora continua.

Estructuraorganizacional

Estructura organizacional: la ONPE, las ODPE y las ORC sesostienen sobre la base de una estructura de responsabilidadesdenida, con funciones claras y orientadas por la poltica decalidad.

Estrategias

La ONPE tiene lineamientos de poltica denidos, as comoobjetivos y acciones para el logro de la calidad y satisfaccin desus clientes y usuarios: los actores electorales, las organizacionespolticas y la ciudadana en general. Estas polticas y objetivosestn alineados a los resultados permanentemente vericados

que como organizacin desea obtener.


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CUADERNODETRABAJO 11

Principios del sistema de gestin de la calidad

Enfoque

al cliente

Participacin del

personal

Enfoque de

sistema para la

gestin

Enfoque basado

en hechos para la

toma de decisiones

Liderazgo

Relaciones

mutuamente

benefciosas con el

proveedor

Enfoquede proceso

Mejora continua

alidad

La calidad se reere al cumplimiento de requisitos para satisfacer a un clienteo usuario, interno o externo, que supere sus expectativas.

La norma ISO 9001:2008 es el documento que establece los requisitos paraimplementar un sistema de gestin de la calidad que logre que la organizacinacte de manera efectiva en un entorno de mejora continua al igual que lasmejores organizaciones del mundo. NOTA


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Benefcios de un sistema de gestin de la calidad

Los benecios que aporta un sistema de gestin de la calidad podemos enfocarlos comolos benecios propios para la organizacin en s y tambin como los benecios para losclientes.

Establecimiento, alineacin y cumplimiento de objetivos orientados a la calidad

Eliminacin de actividades que no agregan valor y de duplicidades funcionalesque reducen la duplicidad de actividades y facilitan el control de los procesos

Mejora continua de los procesos (iniciativas) con base en medidas objetivas

Transparencia de las operaciones

Aumento del compromiso del personal y claricacin de sus responsabilidades,que fomenten el trabajo en equipo

Mejora de la imagen institucional, al generar mayores niveles de conanza enla ciudadana

Satisfaccin del cliente interno y externo

Reconocimiento nacional e internacional


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Ciclo PHVAEs una herramienta de la mejora continua. Se basa en un ciclo de cuatro pasos: Planear,Hacer, Vericar y Actuar. Al aplicarla en la poltica y los objetivos de calidad, as como en lared de procesos, la probabilidad de xito es mayor.

Establecer los objetivos y procesosnecesarios para conseguir losresultados de acuerdo con losrequisitos del cliente y las polticasde la empresa.

PLANEAR

Tomar acciones para mejorarcontinuamente el desempeo.

Realizar el seguimiento de losprocesos respecto a polticas yobjetivos del producto e informalos resultados.

VERIFICARACTUAR

HACER

Implementar los procesos.

P

VA

H


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Objetivos de la calidad

La poltica de la calidad dene los COMPROMISOS de la ONPE referidos a lo siguiente:

Rearmar los valores

democrticos brindandoa la ciudadana, a las

organizaciones polticas yde la sociedad civil serviciosacorde a sus requerimientos,

garantizando en suprestacin el respeto a

los principios de igualdad,transparencia y estricto

apego legal.

Mejorar continuamentenuestros procesos internos

contando con personalcalicado y comprometido

con la mejora continua ascomo con la tecnologa quepermita asegurar la ecaciadel Sistema de Gestin de

Calidad.

Poltica de la calidad

Mejorar la satisfaccin del ciudadano, as como de las instituciones pblicasy privadas, organizaciones polticas y de la sociedad civil, mediante elcumplimiento de los requisitos del servicio o producto brindado.

Mejorar la productividad mediante la reduccin sistemtica de los tiempos de

ciclo de los procesos internos.

1

2


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Todo trabajador de la ONPE debe conocer y realizar sus labores deacuerdo con los lineamientos de la poltica de calidad. Son nuestras

prcticas las que optimizan el servicio a los ciudadanos con losvalores democrticos requeridos. NOTA

Desarrollar o fortalecer competencias y el compromiso del personal con lasbuenas prcticas y el mejoramiento continuo de la institucin.

Mejorar la plataforma tecnolgica como soporte a la mejora institucional.

3

4


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Nuestras acciones son de conocimiento pblico y de acuerdocon la ley, lo que brinda legitimidad y permite crear conanzay seguridad en la poblacin.

Transparencia

Nuestros esfuerzos estn orientados al fortalecimiento de lademocracia.

Compromiso

Somos garanta del respeto a las normas y a la voluntadciudadana expresada en las urnas.

Honestidad

Buscamos generar valor pblico en cada uno de nuestrosservicios.

Excelenciade servicio

Nuestras decisiones se rigen por la objetividad e imparcialidad.Integridad

Visin, misin de la ONPELa poltica y los objetivos de calidad guardan estrecha relacin con la visin, la misin y los

valores institucionales.

Ser una institucin de excelencia que cuenta con la conanzade la poblacin, promoviendo una cultura de valoresdemocrticos mediante el uso de tecnologa e innovacin.

Garantizar la obtencin de la genuina y libre expresin dela voluntad popular para fortalecer la institucionalidad

democrtica.

Visin

Misin

Valores


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?Dnde encuentro los documentos del

Sistema de Gestin de Calidad?

El Sistema de Gestin de calidad de ONPE est conformado por una base documentaly normativa que sirve para poder aplicar la poltica de calidad y lograr los objetivos decalidad a travs de su correcta aplicacin.

Los documentos del sistema de gestin de calidad de ONPE (directivas, manuales,procedimientos, instructivos, formatos, entre otros) se pueden ubicar en la intranetingresando a la pgina web www.onpe.gob.pe en el enlace "Intranet". Luego siga lasindicaciones mostradas a continuacin:


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Estructura de los documentos

El sistema de gestin de la calidad de la Ocina Nacional de Procesos Electorales (ONPE)est regulado por documentos externos e internos.

Documentos externos

Leyes, decretos, normas, reglamentos, directivas y otros documentos que regulan la gestinde la ONPE.

Documentos internos

Es el conjunto de documentos elaborados, revisados y aprobados por la ONPE enmarcadosdentro del alcance del Sistema de Gestin de la calidad, como Polticas, Directivas, Manualesde gestin, procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos.

Polticas

Directivas

Manualesdegestin

Procedimientos

Instructivos

Formatos

Otros documentos

SISTEMA DEGESTIN

Leyes, decretos, resoluciones,normas, reglamentos que

regulan la gestin de la ONPE.


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?Cmo participan las Oficinas Descentralizadas de

Procesos Electorales (ODPE) y las Oficinas Regionales

de Coordinacin (ORC) en el sistema de gestin de lacalidad de la ONPE?

En el sistema de gestin de la calidad de la ONPE, las Ocinas Descentralizadas deProcesos Electorales (ODPE) y las Ocinas Regionales de Coordinacin (ORC) participan dela siguiente manera:

Cumpliendo lo establecido por la

poltica y los objetivos de calidad dela ONPE.

Fortaleciendo las competencias y elcompromiso.

Realizando controles y seguimiento asus actividades.

Trabajando por procesos y en equipo.

Tomando acciones para la mejoracontinua del servicio.

ODPE/ORC


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Tomando acciones para la mejora continua del servicio

Las acciones van desde el uso adecuado del presupuesto hasta la contratacin depersonal idneo para el cargo y el trabajo por resultados.

Cumpliendo lo establecido por la poltica y los objetivos de calidad

de la ONPE El personal de la ODPE promueve el respeto a las decisiones de los ciudadanos.

Fortalece las condiciones para un proceso electoral limpio y transparente, brindando

garantas para el sufragio.Fortaleciendo las competencias y el compromiso

El personal de la ODPE/ORC se conduce con apego a las buenas prcticas y vela porel cumplimiento de las actividades a cabalidad y por el mejoramiento continuo de lainstitucin.

Realizando controles y seguimiento a sus actividades

Cada actividad debe ser medible y controlada en la perspectiva de mejorar los resultados.El cumplimiento es responsabilidad del equipo, sea este de la ODPE/ORC, del distrito o

del centro poblado.Trabajando por procesos y en equipo

Las actividades agregan valor para un usuario interno o externo, identican al proveedory los insumos necesarios para la realizacin del producto o servicio electoral.


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La ONPE tiene como objetivo certicar todos los procesos electorales

dentro del marco del sistema de gestin de la calidad (SGC).

Procesos certificados

Producto del esfuerzo desplegado, la ONPE ha logrado certicar bajolos estndares de la norma ISO 9001: 2008 diecisis de sus procesos:

Vericacin y control de la informacin nanciera de los partidos polticos

Sistema de cmputo electoral convencional

Gestin de las ocinas descentralizadas de procesos electorales - ODPE

Capacitacin de personal ODPE y ONPE

Capacitacin de actores electorales

Conformacin de mesas de sufragio

Ensamblaje de material electoral de sufragio y reserva

Despliegue de material de sufragio

Jornada electoral

Repliegue de documentos y activos electorales

Contrataciones de bienes y servicios en la ODPE

Asistencia tcnica

Educacin electoral

Vericacin de rmas

Archivo electoral

Contratacin de personal CAS

1

5

9

13

2

6

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14

3

7

11

15

4

8

12

16

Estos procesos han sido documentados e implementados de acuerdo con lo establecidoen los requisitos de la norma ISO 9001, mejorando de esta manera la labor encomendada.

La consecucin de esta certicacin no hace sino raticar el compromiso de nuestropersonal en la mejora continua como mecanismo mediante el cual podamos contribuira la consolidacin de la excelencia organizacional al servicio de la ciudadana, que es elobjetivo estratgico institucional. Asimismo, hace que nos tracemos nuevos retos para losaos venideros.


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SISTEMAD

EGESTIN

DELA

CALIDADBASADO

EN

PROCESOS

Mejoracontinua

Responsabilidad

de

ladireccin

SistemadeGestindelaCalidad

C L I E NT E

C L I E NT E

Gestinde

recursos

Medicin

anlisism

ejora

REQUISITOS

SATISFACCIN

ProductooServicio

Entorno-Normas-P

roveedores-Marcojurdico

Realizacin

delproductoo

servicio


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Procesos del sistema de gestin de la calidad en la ODPE

Procesos operativos: Son aquellos que generan los servicios electorales y se relacionan

directamente con el cliente electoral.

Procesos de soporte:Son los encargados de dar apoyo a los procesos operativos, aportndoleslos recursos necesarios para que puedan realizar sus actividades.

DE

LA

C A L I

D A

D

S

IS

TE

M A

D E G

ES

T

I

N

IMOImplementacin

de la ODPE

CIOCierre de laODPE

C

PO

Capacitacin

delpersonalde

laODPEyla

ONPE/ORC

CAECapacitacinde actoreselectorales

CMSConformacin

de mesas desufragio

JELJornada

electoral DMSDespliegue del

material desufragio

RME

Replieg

ue

dema

terial

electo

raly

docum

entos

electo

rales

SCESistema decmputoelectoral

DMMDesignacinde miembros

de mesa

RR.HH.

Recu

rsos

human

os

COM

Comunic

aciones

FINFinanzas

LOGLogstica

SPSeguridad

delproceso

La ONPE implementa y certica progresivamente nuevos procesos en el SGC NOTA

La rueda de procesos es una representacin grca que reeja la estructura y relacin delos diferentes procesos del SGC, en el que se identica los siguientes tipos de procesos:


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Las actividades que cumple el asistente de ocina en el procesode implementacin de la ODPE se encuentran denidos en los

procedimientos. Es importante que revise detenidamente losdocumentos del Sistema de Gestin de la Calidad con el objetivode ejecutar el proceso con ecacia. A continuacin se presenta unabreve descripcin de las tareas.

Vela por la seguridad, conservacin y mantenimiento del mobiliario, equipo y acervodocumentario de la jefatura.

Coordina las reuniones y prepara la agenda del Jefe de la ODPE. Apoya en la recepcin de llamadas telefnicas, registra y transmite oportunamente

los mensajes.

Apoya en la atencin de los requerimientos del personal de la ODPE y coordina suatencin con el Administrador y Jefe de la ODPE.

Registra, organiza y realiza el seguimiento de los expedientes que ingresen y/o seremitan a la Jefatura de la ODPE, hasta concluir su atencin.

Apoya en el registro de informacin SISCO utilizados para la presente eleccin.

Realiza tareas que el Jefe de la ODPE le asigne dentro del marco de su contrato.

TAREAS DEL ASIST ENTE DE OFICI NA

IMPLEMENTACINDE LA ODPE/ORC (IMO)


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El proceso establece las actividades para implementar la ODPE y las ocinasdistritales y centros poblados. Es aplicable desde la consolidacin de lapropuesta del local de la ODPE y la designacin de los jefes y coordinadoradministrativo hasta la implementacin e inicio de las actividades de laocina distrital o la de centro poblado.


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FLUJOD

ELAIMPLEMENTACIN

DELAODPE

Implementacin

delaODPE

Actividadespreparatorias

enlasedecentralparael

desp

lazamientoalasODPE

Reporte

de

llegada

a

la

circunscripcin

designada

y

registrodermaparaapertura

dec

uentas

Contratacin

dellocalde

la

sede

delaODPEyalquilerde

bien

es

Implementacineinstalacin

delasededelaODPE

Organizacin

de

documentos

enlaODPE

Distribucin

de

documentos

del

SistemadeGestindela

Calidad

Diseo

y

aprobacin

delplanodelcentrode

cmputo

Trmite,supervisin

y

ampliacin

de

carga

elctrica

Habilitacin

informti-

cayacondicionamiento

delcentrodecmputo

Pruebasinternas

Prstamodemobiliario:

(mesas,sillas,pizarra

acrlica)

Contarcon

materiales

de

capacitacin

para

actoreselectorales

Establecer

espacios

para

capacitar

a

miembros

de

mesa

y

electores

Tratam

iento

archiv

stico

Habilitacineinicio

deactividadesdela

o

cinadistritaly/ode

centrospoblados

Implementacindel

centrodecmputodela

ODPEdeacuerdo

alinstructivo

Implementacin

delreade

capacitacin

O

rganizacinde

do

cumentosenlas

O

DPEdeacuerdo

alinstructivo

ENTRADA

RR.HH.

CPO

SALIDA

SededeODPE,

ocinadistritaly/o

centropobladoyel

centrodecmputo

implementados

RJd

edesignacin


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El proceso de implementacin de la ODPE (IMO) est sustentado enprocedimientos, instructivos, formatos y otros documentos tales como:

PROCEDIMIENTO

Implementacin de la ODPE

INSTRUCTIVOS

Habilitacin de la ODPE y ocinas distritales y/o de centro poblado

Implementacin del centro de cmputo de la ODPE

Organizacin de documentos en las ODPE

FORMATOS

Acta de imposibilidad de funcionamiento conjunto

Infraestructura de la sede de la ODPE Acta de instalacin de la sede de la ODPE

Control de actas y cargos internos de las ODPE

Control de correspondencia de las ODPE

Ambientes de uso prohibido

Cargo de entrega

Cuadro de carga elctrica por ODPE

Inventario y evaluacin de equipos informticos y de telecomunicaciones

Evaluacin del centro de cmputo

OTROS DOCUMENTOS

Control de distribucin de documentos en las ODPE

Disposiciones para las ORC en la ejecucin de procesos electorales

Disposiciones para las ORC de GOECOR para ejecucin de consultasvecinales

Los documentos se establecen de acuerdo con el tipo de procesoelectoral.

NOTA

DOCUMENTOS DE IMO


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Este proceso se inicia conla seleccin, contrataciny capacitacin del Jefe dela Ocina Descentralizadade Procesos Electorales, el

coordinador administrativoy el encargado de CmputoDescentralizado se desplazandesde la sede central dela ONPE en Lima hasta lacircunscripcin asignadaluego de nalizado su taller decapacitacin. Antes de partir,la gerencia responsable desus actividades les entrega

a los jefes y coordinadoresadministrativos ladocumentacin necesaria

para la gestin de la ODPE, equipos de cmputo y de estar disponibles los equipos decomunicacin.

A continuacin, se detallan los materiales de ocina y documentos que se les entrega:

Equipos informticos e impresora

Claves para el SEACE

Kit bsico de materiales de ocina para el inicio de actividades en la ODPE

Formatos de fotocheck para el personal de la ODPE

Modelo de rtulos para la fachada de la ODPE

Registro de la cha de informacin distrital con informacin histrica del ltimo proceso

Mapas por circunscripcin electoral

Claves para su cuenta de correo y para acceder al mdulo de excusa y justicacin

Documentacin necesaria para la gestin de la ODPE

El presupuesto analtico y el plan de accin una vez aprobados


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a. Reporte de la llegada a la sede de la ODPE y registro de frmas

El jefe de la ODPE establece contacto con el presidente del JEE y coordina la posibilidadde instalacin conjunta. Segn la Ley Orgnica de Elecciones (art. 39.), la ODPEdebe funcionar conjuntamente con el Jurado Electoral Especial (JEE). Si esta formade funcionamiento no fuera posible porque el local no cuenta con las dimensiones yservicios indispensables y adecuados, entonces se debe rmar el Acta de imposibilidad

de funcionamiento conjunto.

En caso se requiera la contratacin del local para la ODPE, con el apoyo del coordinadoradministrativo y el encargado de cmputo descentralizado, realizan la bsqueda. Paraello, toman en cuenta las especicaciones tcnicas referenciales, el presupuesto analticoy el instructivo: Contratacin de bienes y servicios de las ODPE con cargo a los presupuestosde los procesos electorales y consultas populares.

b. Contratacin del local y alquiler de bienes

Al llegar a la circunscripcin, el jefe de la ODPE comunica su llegada al centro de soportede la GOECOR, indica da, hora y lugar de hospedaje, adems comunica la llegada delcoordinador administrativo y del encargado de cmputo descentralizado.

Coordinador administrativo elabora y presenta el ocio al Banco de la Nacin, adjuntala copia de la resolucin jefatural de designacin del jefe y las fotocopias del DNI deambos.

Si no existe cuenta, presentan el ocio y registran sus rmas en el Banco de la Nacin

para la apertura de la cuenta y la emisin de la chequera para la transferencia de fondos.Si existe cuenta, actualizan sus rmas en el Banco de la Nacin y, de ser necesario,solicitan la emisin de la chequera para la transferencia de fondos.

El jefe de la ODPE, el coordinador administrativo y el encargado de cmputo descentralizadose desplazan a su circunscripcin. Los asistentes del centro de soporte realizan el seguimientodel desplazamiento del jefe y coordinador administrativo; los supervisores del centro desoporte informtico hacen el seguimiento del desplazamiento del encargado de cmputo.

Para la contratacin del local, se deben calcular las especicaciones tcnicas de lossiguientes ambientes:

rea del centro de cmputo: en funcin de los requerimientos de la ODPE.

Almacn administrativo: se determina en funcin al nmero de centros deacopio, locales de votacin y personal que se contrata en la ODPE.

rea para personal de la ODPE: se determina en funcin del nmero de personasque trabajarn en la sede de la ODPE.

rea de operaciones: en funcin de los requerimientos de la ODPE.

rea de comunicaciones: en funcin de los requerimientos de la ODPE.

1

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Una vez contratado el local donde funcionar la ODPE se registran los datos de lainfraestructura de la sede de la ODPE en el formato de infraestructura y se elabora elcroquis de la sede con el apoyo del encargado de cmputo.

Asimismo, se realiza la ubicacin e identicacin de las zonas de seguridad y rutas deevacuacin y se registran en documentos enviados al centro de soporte, junto a la plantilladel croquis de distribucin administrativa de la sede para la revisin y conformidad delasistente de informacin del Sistema de Gestin de la Calidad.

Al contratar el servicio de internet, considera los puntos de salida para la ocinadel jefe, del coordinador administrativo, del encargado de cmputo. Asimismo,con autorizacin de la GOECOR, considera los puntos de salida para el personal.

NOTA

El local no debe pertenecer a organizaciones polticas, candidatos, familiaresde candidatos, personeros ni autoridades involucradas en el proceso electoral.Tampoco a los funcionarios y empleados de los organismos que comprendenel sistema electoral peruano. NOTA

Otro aspecto importante de la implementacin de la ODPE es la contratacin delpersonal.

El jefe de la ODPE recibe de la GOECOR el memorando mltiple con los trminos dereferencia y las fechas de inicio y trmino de los contratos del personal de la ODPE/ORC,as como la base de datos delpersonal inscrito va pginaweb de la ONPE (por correoelectrnico).

Los contratos del personal dela ODPE/ORC estn a cargo delanalista de recursos humanos.Cabe resaltar que esta tarease debe realizar de maneramuy cuidadosa y respetandoal mximo los trminos dereferencia, a n de que elpersonal contratado sea el

ms idneo para desempearde manera ptima todas lastareas de su responsabilidad.

c. Seleccin y contratacin de personal

El jefe de la ODPE suscribe el contrato de alquiler de muebles y equipos de cmputo yservicios de telefona e internet para la implementacin de la sede de la ODPE con elproveedor seleccionado, de acuerdo con las disposiciones de la Gerencia de Administracin.


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Con el apoyo del personal, el jefe de la ODPE realiza la implementacin de lasreas administrativas, de operaciones de capacitacin, almacn electoral y almacnadministrativo; asmismo, se realiza la implementacin del centro de cmputo.

Una vez acondicionados los ambientes, se realiza una de las actividades centrales dela ocina, denominada instalacin de la ODPE. A partir de esta ceremonia se abrepaso a la atencin a la ciudadana. En esta ocina, el jefe de la ODPE recibe la visitadel presidente y los miembros del Jurado Electoral Especial (JEE), personeros de lasorganizaciones polticas, autoridades, entre otros. As tambin, se recibe en esta ocinaa los miembros de mesa, electores, personeros de mesa, entre otros, quienes soncapacitados por el personal a n de habilitarlos para que desempeen sus tareas demanera ptima durante la jornada electoral.

Asisten a esta ceremonia en calidad de invitados los miembros del Jurado ElectoralEspecial (JEE), representantes del Reniec, autoridades locales, representantes de las

instituciones pblicas y las organizaciones sociales, personeros de las organizacionespolticas, miembros de la PNP, medios de comunicacin y ciudadana en general.

El personal de la ODPE se organiza y practica las tareas que el jefe de la ODPE ledelega. Todos los involucrados ensayan para esta actividad un da antes del acto, a n deidenticar y superar las debilidades que pudieran presentarse. Se deben ultimar todoslos detalles y reparar en el mobiliario adecuado, equipo de sonido, as como la mesade honor que debe lucir la bandera peruana y el estandarte institucional. El maestro deceremonia dirige la actividad de acuerdo con lo planicado con el jefe de la ODPE.

d. Implementacin e instalacin de la sede de la ODPE


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En la ODPE/ORC se contrata y capacita al personal encargado de dirigir y cumplir lasactividades electorales y que ejercen la representacin del jefe de la ODPE/ORC enlos distritos o los centros poblados. Este personal se denomina coordinador distrital y

coordinador de centro poblado. Ellos son responsables de dar inicio a las actividadesdel distrito o centro poblado con la bsqueda de un local accesible y seguro para elfuncionamiento de la oficina.

Luego de la contratacin del local, la implementacin del rea de capacitacin, delalmacn y otros ambientes, se coloca el banner de identificacin institucional y sereporta al jefe de la ODPE/ORC que la oficina ya se encuentra operativa para la atencinal pblico. Es necesario recalcar que el cumplimiento de todas las actividades en eldistrito o centro poblado debe ser reportado al jefe de la ODPE.

El coordinador distrital o de centro poblado se contacta con las autoridades y lderes dellugar para comunicar la intervencin de la institucin en el distrito o centro poblado,as como las caractersticas del proceso electoral. El dilogo y las relaciones con estosaliados deben ser siempre cordiales para lograr que su apoyo sea permanente y puedaser posible la intervencin con los actores electorales de manera adecuada. En estasreuniones se puede obtener informacin dedigna sobre aspectos de coyuntura poltica-social, costumbres o tradiciones del lugar.

Por su parte, el jefe de la ODPE/ORC difunde desde la sede central el inicio de lasactividades en todos los distritos y centros poblados. Informa con nfasis el horario deatencin a los actores electorales, as como los horarios y lugares para la entrega de

credenciales y capacitacin dirigida a todos los miembros de mesa.

e. Implementacin e inicio de actividades de la ofcina distrital o centro poblado


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Verifcacin del rea requerida

Cada centro de cmputo debe contar con un rea mnima que permita el normal desarrollode las actividades que forman parte de las especicaciones tcnicas referenciales del

centro de cmputo.El encargado del centro de cmputo debe vericar las condiciones mnimas necesariaspara la implementacin del centro de cmputo (instalaciones elctricas, desage,paredes en buen estado, techo seguro, entre otras caractersticas) correspondientes alas especicaciones tcnicas referenciales del centro de cmputo.

El rea destinada para el pozo a tierra debe estar ubicada, de preferencia, en un patioo jardn.

Adicionalmente, consideran un rea donde se pueda ubicar el grupo electrgeno(recuerda que hace ruido y despide humo).

Los puntos anteriores son requisitos indispensables para el inicio de los trabajos deacondicionamiento y habilitacin informtica del centro de cmputo por el proveedorde servicios.

rea depersoneros yobservadores

rea deprocesamiento

f. Implementacin del centro de cmputo

Ejemplo de centro de cmputo


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El encargado del centro de cmputo permite asegurar que las instalaciones cumplan lascondiciones necesarias para el buen funcionamiento de los diferentes equipos asignadosal centro de cmputo. En caso de contar con un proveedor de servicios designado por lasede central de la ONPE, este se encarga del acondicionamiento del centro de cmputo; deacuerdo con los trminos de referencia entregados por la sede central.

Tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

a. En caso de existir ms de un ingreso (puertas), algunas sern clausuradas para dejar unsolo.

b. El aspecto del centro de cmputo debe ser el mejor; si es necesario, se realiza el pintadodel ambiente en coordinacin con el jefe de la ODPE/ORC.

c. Mantener un archivo fotogrco del acondicionamiento y logstica informtica para serincluido como parte del informe nal del centro de cmputo.

Para la determinacin de la potencia requerida por el centro de cmputo, se debe enviar

la fotocopia del recibo de energa elctrica del local y el cuadro de equipos elctricosconectados al medidor del local de la ODPE (visado por el jefe de la ODPE o personal acargo) al supervisor informtico del centro de soporte para que se determine la potenciaelctrica.

La GITE calcula la potencia requerida y la enva a la GOECOR, la cual consolida la informaciny la remite al jefe de la ODPE para que, de ser necesario, realice el trmite de ampliacin decarga elctrica. El ECD o el asistente de cmputo supervisa en todo momento la ejecucinde esta tarea.

g. Implementacin del rea de capacitacin

El coordinador de capacitacin interviene en esta actividad centrada en elacondicionamiento del rea de capacitacin en la ocina de la ODPE/ORC.

El rea de capacitacindebe reunir las condicionesmnimas para las actividadescorrespondientes, es importanteque se consideren dos espacios:uno para los instrumentos delseguimiento de la capacitacin

y otro para capacitar a losmiembros de mesa y a loselectores. De igual manera,debe establecer un horariode capacitacin acorde con lanecesidad de atencin de laciudadana, se debe garantizarpermanentemente que el reaest abastecida de materiales,tiles y los documentos

necesarios; en el caso que se usen equipos informticos en la capacitacin de miembrosde mesa, verica que estn habilitados.


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h. Organizacin de documentos en la ODPE

Los documentos fsicos electrnicosgenerados y recibidos en las ODPE/ORC deben ser organizados y

almacenados de acuerdo con elinstructivo de organizacin dedocumentos en las ODPE/ORC, enel que se describen los pasos parauna adecuada organizacin de losdocumentos generados en estaocina.

El jefe de la ODPE/ORC designaal asistente de ocina o a quiencorresponde la organizacin de los

documentos.Para realizar la distribucin dedocumentos del sistema de gestin de la calidad en las ODPE/ORC, el jefe de la ODPE/ORCrecibe previamente el memorando mltiple de la GOECOR que autoriza la distribucinde los documentos, detalla adems, los documentos por cada grupo ocupacional. Ladistribucin de los documentos es de la siguiente manera:

Distribucinvirtual

Crea una carpeta Documentos del SGC en el disco D de la

computadora del usuario y copia todos los documentos vigentesque le corresponden segn la Hoja de control de distribucin dedocumentos del SGC.

Distribucin

fsica

La distribucin para las ocinas distritales o centros poblados (portener mayor cantidad de personal a su cargo), se realiza en fldereso archivadores a n de que el personal de esa circunscripcin tengaacceso a la informacin correspondiente a su grupo ocupacional.

Al trmino del proceso electoral o nal del contrato laboral, se solicita al personal ladevolucin de las copias y se registran en laHoja de control de distribucin de documentosdel SGC, para proceder a su disposicin nal (eliminacin). Luego, remite la Hoja de controlde distribucin de documentos del SGC a la GOECOR para su revisin y archivamiento.


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Losgrupos

ocupacionalesseestablecede

acuerdoconeltipodeproces

oelectoral.

NOTA

IMPLEMENT

ACIN

DELAODP

E

Reporte

dellegada,

registrode

rmasy

aperturade

cuenta

Contratacin

delocaly

alquiler

debienes

Selecciny

contratacin

depersonal

Implementa

cin

einstalacin

delaseded

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ODPE

Implementacin

delreade

capacitacin

Implem

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Actode

instalacin

delasede

delaODPE

Vericacindela

implementacin

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actividadesdela

ocinadistritalo

centropoblado

ODPE

Vericaci

ndela

infraestructuradela

sededela

ODPE

Coordinadoradministrativo

JefadelaODP

E

Encargad

odecmputo

descentralizado

Coordinadorade

capacitacin

Encargado

decmputo

descen

tralizado


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La instalacin de la ODPE es una actividad importante, porque a partir de estaceremonia se abre paso a la atencin a la ciudadana. Para ello, el personal de la ODPEse organiza y practica las tareas que el jefe de la ODPE les delega. Todo el personalde la ODPE se involucra y ensaya para esta actividad un da antes del acto, a n deidenticar y superar las debilidades que pudieran presentarse. A continuacin, detallaqu tareas realiza el asistente de ocina durante esta actividad.

Caso prctico


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Las actividades que cumple el asistente de ocina en el procesoDesignacin de miembros de mesa se encuentran denidos en

los procedimientos. Es importante que revise detenidamente losdocumentos del Sistema de Gestin de la Calidad con el objetivode ejecutar el proceso con ecacia. A continuacin se presenta unabreve descripcin de las tareas.

Apoya la elaboracin de los ocios de invitacin, realiza el seguimiento a su distribuciny archiva los cargos.

Participa en el ensayo del sorteo de miembros de mesa.

Apoya en la ambientacin del lugar designado para ejecutar el sorteo de miembrosde mesa.

Apoya en la recepcin de los invitados a la ceremonia. Archiva los reportes y el acta generados luego del sorteo de miembros de mesa. Archiva el acta de la publicacin de laLista provisional de miembros de mesa. Archiva las resoluciones que declaran procedente las tachas formuladas a los miembros

de mesa.

Archiva el acta de la publicacin de laLista defnitiva de miembros de mesa. Imprime y entrega las credenciales a los MM que se acerquen a la sede ODPE. Reporta diariamente al coordinador de operaciones. Archiva (provisionalmente) el cargo y comunica al CD/CCP sobre la entrega de la

credencial.

Recibe solicitudes de excusa o justicacin al cargo de miembro de mesa y vericaque cuenten con los documentos sustentatorios.

Archiva las solicitudes de excusa.

TAREAS DEL ASISTE NTE DE OFICI NA

DESIGNACIN DE

MIEMBROS DE MESA (DMM)


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Este proceso establece las actividades necesarias para la designacin de losmiembros de mesa para el proceso electoral. Se inicia con la seleccin de losveinticinco (25) candidatos al cargo de miembros de mesa en la Gerencia deInformtica y Tecnologa Electoral (GITE), contina con el sorteo de miembrosde mesa en la ODPE/ORC, el ingreso de informacin de tachas, excusas yjusticaciones hasta la entrega de credenciales a los miembros de mesa.


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FLUJO

DE

DESIGNACI

N

DEMIEMBROSDEME

SA

Seleccinde25

candidatosalcargode

miembrosdemesa

Organizacin

Adaptacindel

aplicativode

seleccindelos25

candidatosalcargo

demiembros

demesa

Seleccin

Adaptacindel

aplicativodelsorteo

demiembrosde

mesa

Simulacro

Ambientacin

Invitacina

autoridades

Publicacin

provisionalde

listasdemiembros

demesa

Publicacindenitivade

listasdemiembros

demesa

Procesamientode

excusasyjusticaciones

demiembrosdemesa

Recepcinde

lascredenciales

demiembrosde

mesa,clasicacin

yordenamiento

Sorteodemiembros

demesaenlas

ODPE/ORC

Procesamientodetachas,

excusas,justicacionesa

laInasistenciaalcargode

miembrosdemesa

Entregade

credenciales

S

ALIDA

Relacin

denitiva

demiembrosdemesa

Credencialesentregadasa

losmiem

brosdemesa

ENTRADA

CMS


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El proceso de designacin de miembros de mesa (DMM) estableceprocedimientos, instructivos, formatos y otros documentos tales como:

PROCEDIMIENTO

Designacin de miembros de mesa

INSTRUCTIVOS

Seleccin de los 25 candidatos al cargo de miembros de mesa

Sorteo de miembros de mesa en las ODPE

Procesamiento de tachas, excusas o justicacin a la inasistencia al cargode MM

Entrega de credenciales a los MM

FORMATOS

Acta de seleccin de los 25 candidatos al cargo de miembros de mesa

Evaluacin del ambiente y equipamiento para el sorteo de miembros de mesa

Acta del sorteo de miembros de mesa

OTROS DOCUMENTOS:

Reglas para la seleccin de los 25 candidatos al cargo de miembrosde mesa

Plan de accin para las ODPE


NOTA

DOCUMENTOS DE DMM


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El proceso de designacin de miembros de mesa comprende todas las actividades paraseleccionar a los ciudadanos que ejercen la funcin de miembros de mesa el da de lajornada electoral.

Sorteo de miembros de mesa

Previo al sorteo de miembros de mesa, en la sede central de la ONPE se realiza la seleccinde los veinticinco (25) candidatos al cargo de miembro de mesa en presencia de los invitados(representante del Reniec, del JNE, de la GAJ y otros), siguiendo las especicacionesestablecidas para tal n. Esta actividad concluye con el reporte de la Lista de candidatos amiembros de mesa.

En la ODPE/ORC el jefe recibe las indicaciones del sorteo de miembros de mesa, as comoel reporte Lista de candidatos a miembros de mesa impreso y en digital. Organiza y realizael sorteo de miembros de mesa en presencia del notario pblico o juez de paz con laparticipacin, en calidad de invitados, de los representantes de los organismos del sistemaelectoral y de la Defensora del Pueblo, as como de los personeros, autoridades locales, losmedios de comunicacin, observadores y ciudadanos en general.


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Cmo se realiza?

De la lista de veinticinco(25) candidatos a miembrosde mesa, se seleccionana tres miembros titulares(presidente, secretario y tercermiembro) y tres suplentes(primero, segundo y tercero).

El notario pblico o juez depaz verica el peso y nmeros

(del 1 al 25) de cada uno delos bolos y los ingresa albolillero. Con ayuda de unmenor de edad se extraen seis(6) bolos uno a uno. El primeroque se extrae designa al cargode presidente; el segundo,al secretario; el tercero, al tercer miembro; mientras que el cuarto, quinto y sexto bolosdesignan al primer, segundo y tercer suplente, respectivamente.

Cundo se realiza?

El sorteo se lleva a cabo por lo menos cuarenta y cinco (45) das naturales antes de la fechasealada para las elecciones (art. 59. de la LOE).

Ensayo

Los responsables de la actividad deben evaluar dos das antes del sorteo de miembrosde mesa, las condiciones del ambiente y equipamiento para el sorteo, para ello se realizaun ensayo con la presencia del personal de la ODPE/ORC para simular a los invitados y alnotario pblico o juez de paz segn sea el caso.

Posteriormente, el ECD carga los archivos generados durante el ensayo en el aplicativode recepcin de informacin del sorteo de miembros de mesa, de no estar disponible elaplicativo, se informa por correo electrnico al centro de soporte informtico, al terminarse elabora un informe dirigido al jefe de la ODPE/ORC, que contiene el resumen de lasactividades realizadas durante el ensayo.

El sorteo de miembros de mesa puede ser scalizado por el JEE, los personerosde las organizaciones polticas, debidamente acreditados ante el JEE o ante elJNE segn corresponde.

NOTA


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Flujo de sorteo de miembro de mesa

Firma del acta de sorteo demiembro de mesa emisin

y entrega de reportes

El jefe de ODPE/ORC canta el bolo extradoesperando la conformidad del notario

El notario verica los bolos y losintroduce al bolillero

El jefe de la ODPE/ORC extraeun bolillo

Se cuenta con la lista de 25

candidatos a miembros de mesa

PRIMERA ETAPA

SEGUNDA ETAPA

El personal de la ODPE/ORC registra elbolo extrado en el panel de bolos

Se repite el ujo hasta designar

a los seis miembros de mesa

Ingreso de bolos al sistemaen el orden en que fueron

extrados

Puesta a cero del sistema desorteo de miembros de mesa

y emisin de reporte

NOTARIO JEFEDELAODPE/ORC

ECD

Es conforme

Es conforme

ECDECD

Puestaa cero


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Publicacin provisional de listas miembros de mesa

Una vez realizado el sorteo, se ejecuta la publicacin provisional de la lista de los miembrosde mesa sorteados en el frontis de la ocina de la ODPE/ORC o en los lugares de mayorcirculacin. Esta publicacin provisional tambin se realiza en los distritos, en el frontis de lasede distrital o lugares de mayor concurrencia.

Tanto a nivel de la ODPE/ORC como de la ocina distrital, la publicacin provisional de lalista de miembros de mesa se lleva a cabo con la presencia de alguna autoridad polticade la zona, con quien se suscribe un acta en la que queda asentada informacin sobre laejecucin de esta actividad.

La publicacin provisional se realiza con la nalidad de dar inicio al periodo de recepcinde tachas a miembros de mesa (art. 60. de la LOE).


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Publicacin defnitiva de miembros

de mesa

Cumplido el plazo para interponertachas o para que sean resueltas por

el JEE, se lleva a cabo la publicacindenitiva de la Lista de miembrosde mesa.

Al igual que la publicacinprovisional, la publicacin denitivade la Lista de miembrosse realiza enel frontis de la ODPE/ORC y ocinadistrital, y/o en los lugares de mayorconcurrencia, tambin en presenciade autoridades polticas de la zona

y otros invitados, con quienes sesuscribe el acta correspondiente.

Trmite de tacha y de excusa o justifcacin a la inasistencia al cargo

de miembro de mesa

En la ODPE/ORC, el jefe atiende las solicitudes de tacha, excusa o justicacin a lainasistencia al cargo de miembro de mesa.

Tacha al cargo de miembro de mesa

Luego de la publicacin provisional, el jefe de la ODPE/ORC atiende las solicitudes detacha interpuesta contra los miembros de mesa sorteados, verica que estn debidamentesustentadas y las enva de inmediato al Jurado Electoral Especial.

Qu es la tacha?

Es el recurso al cargo de miembro de mesa que interponen los ciudadanos contra ladesignacin de determinados electores sorteados como miembros de mesa. Se busca impedirel ejercicio como tales el da del sufragio por estar inmersos en algunas incompatibilidadesprevistas en la ley.

Cules son los requisitos?

Solicitud dirigida al presidente del Jurado Electoral Especial Copia de DNI y documento probatorio

Dnde y cundo se presenta?

La solicitud se presenta ante la ODPE/ORC o en la sede central, dentro de los tres (3) dascontados a partir de la publicacin provisional, luego la remite rpidamente al JEE paraque este resuelva. Esta resolucin es apelable dentro de los tres (3) das siguientes a lanoticacin. El JNE resuelve en ltima instancia dentro de los tres (3) das despus denoticado.


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Procesamiento de excusas y justifcaciones de inasistencia al cargo de miembro

de mesa.

Realizada la publicacin denitiva de la Lista de miembros de mesa, los ciudadanos elegidospara desempear esta funcin que tuvieran algn impedimento para ejercerla, pueden

solicitar la excusa o justicacin de inasistencia al cargo de miembro de mesa.

Excusa al cargo de miembro de mesa

La excusa es el pedido que puede realizar cualquier ciudadano seleccionado como miembrode mesa para que se le exonere de ejercer dicha funcin el da de la jornada electoral.

Las solicitudes de excusa se presentan en la sede de la ODPE/ORC durante los cinco dashbiles posteriores a la publicacin denitiva de laLista de miembros de mesa y son resueltasen esta misma ocina.

La excusa puede ser solicitada por los miembros de mesa comprendidos en lasincompatibilidades o causales establecidas en la LOE (art. 57 y 58)

Justifcacin de la inasistencia al cargo de miembro de mesa

Es la solicitud que puede realizar cualquier ciudadano seleccionado como miembro demesa para que se le exonere de la multa por no asumir sus funciones el da de la jornadaelectoral.

Las solicitudes de justicacin se presentan en la ocina de la ODPE/ORC hasta cinco(5) das naturales antes de la jornada electoral y son resueltas en esta misma ocina.Excepcionalmente, lassolicitudes de justicacinpueden ser presentadas alJEE al da siguiente de lajornada electoral.

La justicacin deinasistencia al cargo demiembro de mesa puede sersolicitada por los miembros

de mesa en la ODPE/ORC,solo en caso de enfermedad,y en el JEE por incapacidadfsica o mental, lactancia yotros casos de fuerza mayorque pudieran haber impedidoel cumplimiento de susfunciones.


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Entrega de credenciales a miembros de mesa

La credencial es un documento que acredita a los miembros de mesa como tales paradesempear sus funciones el da de las elecciones. Las credenciales son recibidas va digitalde la Gerencia de informtica y tecnologa electoral.

La entrega de credenciales se realiza despus de la publicacin denitiva de la lista de losmiembros de mesa seleccionados, hasta el mismo da de las elecciones.

El jefe de la ODPE/ORC convoca, a travs de los medios de comunicacin, peridicos, etc.,a los miembros de mesa para que recojan sus credenciales en la sede de la ODPE/ORC yen los distritos o centros poblados. Tambin designa al responsable para la entrega decredenciales en la sede de la ODPE/ORC y realiza seguimiento.

El personal de la ONPE recibe del jefe de la ODPE/ORC las credenciales del distrito ordenadasy las traslada al local de la sede distrital y dene el local o los locales de votacin donde se

realizar la jornada de capacitacin a miembros de mesa. Asimismo, completa en cada una de lascredenciales el da, hora y lugar donde se realizar la jornada de capacitacin de miembros demesa.

Planica la entrega de credenciales de acuerdo con las caractersticas del distrito y distribuyelas credenciales a todo el equipo distrital para que sean entregadas a los miembros demesa. Se debe supervisar la entrega de credenciales, controlar el avance diario y dar cuentade las credenciales entregadas al jefe de la ODPE/ORC en las fechas establecidas.

Al nalizar la entrega de credenciales, se realiza el archivo de cargos de credencialesentregadas, debidamente rmadas por los miembros de mesa y la relacin de credenciales

entregadas y no entregadas en fsico y digital al coordinador de capacitacin.


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Enla

ocinadistritaluotrolocal

en

horar

iojo.

Casa

porcasa.

Duranteloseventosdeconcurrencia

masiva.

Acargo

del

equipodi

strital

Eneldis

trito

Ac

argodel

personalque

asigneeljefede

laO

DPE/ORC

Enla

sededela

OD

PE/ORC

ENTR

EGADECREDENC

IALESAMIEMBROSDEMESA


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Caso prctico

El sorteo de miembros de mesa se lleva a cabo por lo menos cuarenta y cinco (45) dasnaturales antes de la fecha sealada para las elecciones (art. 59. de la LOE). Es un actopblico en el que el asistente de ocina participa de la siguiente manera:

Posteriormente al sorteo de miembros de mesa, se realizan tareas muy importantes. Acontinuacin, detalla cmo participa en las siguientes actividades:

SORTEO DE MIEMB ROSDE MESA

Publicacin provicional de la listade miembros de mesa

Publicacin denitiva de la listade miembros de mesa


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Las actividades que cumple el asistente de ocina en el proceso decierre de la ODPE se encuentran denidas en los procedimientos. Esimportante que revise detenidamente los documentos del Sistemade Gestin de la Calidad con el objetivo de ejecutar el proceso conecacia. A continuacin se presenta una breve descripcin de lastareas.

Apoya en el ordenamiento del acervo documental (conjunto de documentos generadosdesde la instalacin de la ODPE hasta el cierre de la misma).

TAREAS DEL ASISTE NTE DE OFICI NA

CIERRE DE LA ODPE (CIO)


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El proceso establece las actividades para el cierre de las ODPE y de lasocinas distritales y centros poblados, que se inicia desde el cierre de laocina distrital hasta la entrega de la conformidad de servicios a la GOECOR.


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FLUJO

DECIERREDELAODPE

Cierredelaocina

distrital/CCPPacargo

delcoordinadordistrital

ocoordinadordecentro

poblado

Tallerde

evaluacin

segn

el

instructivo

Cierre

y

deshabilita

cin

del

centro

de

cmputo

segn

el

instructivo

Deshabilitacin

de

la

ODPE

segnelinstructivo

Preparacindelinform

enal

Tra

nsferenciade

documentosdelaODPE

alarchivodegestin

de

lasODPEdeacuerdo

con

elinstructivo

Son

otorgados

porlas

ger

encias

respectivas

y

comunicados

a

la

GO

ECORporelSGD

Cierredelasede

delaODPE

Gestin

delasconformidades

del

cierredelaODPE

S

ALIDA

Deshab

ilitacinde

lasede

delaODPE

Acervo

Documental

ENTRADA

JEL

RME

SCE


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El proceso de cierre de la ODPE (CIO) est sustentado en procedimientos,instructivos, formatos y otros documentos tales como:

PROCEDIMIENTO

Cierre de las ODPE y de las ocinas distritales/centros poblados

INSTRUCTIVO

Taller de evaluacin del plan de accin de la ODPE

Cierre y deshabilitacin del centro de cmputo

Transferencia de documentos de las ODPE al archivo de gestin de las ODPE

Deshabilitacin de la ODPE y/o ocinas distritales/centros poblados

FORMATOS

Cargo de recepcin de documentos de las ODPE

Registro de observaciones de documentos en transferencia

Relacin de entrega de documentos de las ODPE

Control de temperatura y humedad Control del mantenimiento de deshumedecedores

Control del mantenimiento de termohigrmetros

Cargo de entrega de hologramas

Cierre nal de la sede ODPE

Acta de cierre del centro de cmputo

Acta de conformidad de formateo

Autorizacin y conrmacin de repliegue de personal de cmputo

Conformidad de recepcin del acervo documentario y documentos

administrativos Hoja de ruta del cierre de operaciones de la ODPE

Conformidad de SGOED

OTROS DOCUMENTOS

Estructura del informe nal del centro de cmputo

Esquema del informe nal de gestin de la ODPE

Estructura del informe nal de actividades del CD


NOTA

DOCUMENTOS DE CIO


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Es el ltimo proceso que se ejecuta en la ODPE y consiste en dar trmino a todas lasactividades electorales. Se inicia con la clausura de las oficinas distritales y de centropoblado para dar paso al cierre de la ODPE. Una vez producido el cierre, el siguiente paso

es la entrega del acervo documentario generado durante el proceso electoral, que seejecuta en la sede central de la ONPE cuyo responsable es el jefe de la ODPE.

Cierre de la ocina distrital / ocina de centro poblado

Cierre de la sede de la ODPE

Entrega de documentos y bienes institucionales a la ONPE y recepcin

de la conformidad de servicios.

1

2

3


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1. Cierre de la ofcina distrital/ofcina de centro poblado

En esta actividad, el personal de los distritos y centros poblados cancelan las deudasgeneradas ya sea para el funcionamiento de la ocina (servicio de fotocopiado, tiles de

ocina, alquiler de muebles, u otros), as como por el consumo del personal, alquiler dehabitacin o pensin alimentaria.

La cancelacin de deudas tiene por nalidad asegurar que la imagen de la institucinno se empae por irregularidades de cualquier tipo. El buen desempeo aseguraque en los prximos procesos electorales el nuevo personal onpesino se instale sinproblemas heredados por malos trabajadores. En todo momento, el personal de la ONPEdebe demostrar responsabilidad y respeto para generar conanza, la misma que debegarantizarse y consolidarse con la poblacin que nos acoge.

El personal del distrito/de centro poblado tambin debe elaborar su rendicin de

cuentas, que debe estar lista un da antes de la jornada electoral. Terminadas estasactividades se procede a la entrega del inmueble al propietario, todo debe quedar listopara concentrarse en la jornada electoral y el repliegue integral a la sede de la ODPE.

2. Cierre de la sede de la ODPE

Dentro de esta actividadse encuentra larealizacin del Taller

de evaluacin del plande accin de la ODPE,cuya nalidad es laidenticacin de logrosy dicultades que nosayuden a mejorar enlos prximos procesoselectorales. El jefe dela ODPE es responsablede la convocatoria,

la publicacin dela relacin de losparticipantes designadospor la Gerencia deOrganizacin Electoraly Coordinacin Regional(GOECOR) y del controlde todos los recursoslogsticos previamentecoordinado con el

facilitador. El taller tiene una duracin de dos das y cuenta con la activa participacindel jefe de la ODPE.


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Una vez concluido el taller de evaluacin y luego de culminadas las actividades nalespara el cierre, que incluye la organizacin y entrega de los documentos y materialeselectorales a la Gerencia de Gestin Electoral (GGE), el ordenamiento del acervodocumentario de la ODPE, la rendicin de cuentas parcial y nal, as como el informenal de esta ocina descentralizada.

3. Entrega de los documentos y bienes institucionales a la ONPE y recepcin de la

conformidad de servicios entregados por la GOECOR

El jefe de la ODPE coordina a travs del centro de soporte la programacin de entregade documentos, informes y bienes institucionales a las gerencias respectivas.

Las conformidades son entregadas por las gerencias respectivas a travs del SGD. Unavez concluida esta actividad y con las conformidades recabadas, el jefe de la ODPEcon el coordinador administrativo, solicitan a la Gerencia de Organizacin Electoral yCoordinacin Regional (GOECOR) la conformidad de servicio.

Asimismo, se deshabilita el centro de cmputo y repliegan los equipos bajo la supervisindel encargado de cmputo descentralizado con la rma de los documentos respectivos:actas de desmontaje, inventario de equipos informticos, entre otros, debiendo supervisarel resane de los ambientes, pintado de paredes y dems actividades nales que requierande coordinacin con el proveedor del servicio, el jefe de la ODPE y el dueo del local.


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Encargado

de

cmputo

desc

entralizado

Coordinador

administrativo

Jefadela

ODPE

Coor

dinador

distrital

odecentro

po

blado

ON

PE

CIERREDELAODPE

Cierred

e

la

ofcina

distrital/CCPP

Cierredelasede

delaODPE

Transferenciadedocumentos

delaODPEalarchiv

ode

gestindelasedeCe

ntral

Talle

rdeevaluacin

seg

nelinstructivo.

Deshabilitacinde

laODPEsegnel

instructivo.

Cierre

ydeshabilitacindelcentro

dec

mputosegnelinstructivo.

O

FICIN

A

D

ISTRITA

L


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Caso prctico

El acervo documental de la ODPE est compuesto por una serie de documentos. A continuacin,detalla qu debe considerar el asistente de ocina para un adecuado ordenamiento delacervo documentario.


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Documents

Asistente de Oficina (1)