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COLEGIO UNIVERSITARIO
HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS
SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA
ÁREA DE PASANTÍAS
PROPUESTA PARA EFECTUAR UN CONTROL DE
BEBIDAS ALCOHOLICAS Y NO ALCOHOLICAS EN EL
ALMACEN DEL HOTEL VENETUR MERIDA.
MÉRIDA, JULIO DE 2012
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COLEGIO UNIVERSITARIO
HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS
SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA
ÁREA DE PASANTÍAS
PROPUESTA PARA EFECTUAR UN CONTROL DE
BEBIDAS ALCOHOLICAS Y NO ALCOHOLICAS EN EL
ALMACEN DEL HOTEL VENETUR MERIDA
TUTOR ACADÉMICO: LIC. SHIRLEY ROJAS AUTOR:
TUTOR EMPRESARIAL: T.S.U. JANETH GIL ORTEGA MARBELLA
MÉRIDA, JULIO 2012
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COLEGIO UNIVERSITARIO
HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS
SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA
AREA DE PASANTIAS
PROPUESTA PARA EFECTUAR UN CONTROL DE
BEBIDAS ALCOHOLICAS Y NO ALCOHOLICAS EN EL
ALMACEN DEL HOTEL VENETUR MERIDA
Autor: Marbella Ortega Castellanos
Fecha: Julio de 2012
RESUMEN
El presente escrito es el resultado del entrenamiento empresarial correspondiente al VI semestre comprendido en el pensum de la carrera de Hotelería y Servicio a la Hospitalidad con una duración de Dieciocho semanas en la unidad de costos, que ha concluido en la elaboración de una propuesta que busca optimizar el control de inventarios; especialmente en el almacén general y depósito del Bar del Hotel Venetur Mérida en materia relacionada a la mercancía de bebidas alcohólicas y no alcohólicas selladas. La propuesta corresponde al resultado de una investigación de campo no experimental basado en la observación directa en la unidad de costos y su relación con otros departamentos que componen el sistema de costos como: Almacén, Compras y el Área de producción. El proceso de control de mercancías requiere un instrumento que permita la optimización en la búsqueda y verificación de información con respecto a las entradas y salidas de mercancías, en este caso; referente al flujo de las bebidas alcohólicas y no alcohólicas selladas de esta manera se plantea y diseña una herramienta útil tanto para el almacén como para la unidad de costos; un libro de actas de inventarios digital que busca optimizar y facilitar la consulta de información para conciliación y elaboración de informes mensuales por parte de la unidad de costos y que posteriormente son enviados a la gerencia media y alta. En el cual el almacenista será el que ingrese la información pertinente y posteriormente será sometida a análisis y consulta por la unidad de costos, facilitando la elaboración de informes mensuales referente a las bebidas alcohólicas y no alcohólicas selladas dispuestas en el Hotel Venetur Mérida.
4
INDICE
Carta aprobación de Título ............................................................................. iii
Acta de Aprobación ......................................................................................... iv
Resumen ........................................................................................................ v
Índice .............................................................................................................. vi
Índice de Gráficos ......................................................................................... viii
Introducción .................................................................................................... 7
Fase I .............................................................................................................. 9
Estructura Organizativa ................................................................................ 11
Cultura Organizacional ................................................................................. 11
Misión: ....................................................................................................... 11
Visión ......................................................................................................... 11
Objetivo General ........................................................................................ 12
Objetivos Específicos ................................................................................ 12
Descripción del Entrenamiento Empresarial ................................................. 14
Fase II ........................................................................................................... 17
Fortalezas .................................................................................................. 19
Debilidades ................................................................................................ 19
Oportunidades ........................................................................................... 19
Amenazas .................................................................................................. 20
Objetivo General ........................................................................................... 20
Objetivos Específicos .................................................................................... 20
Justificación .................................................................................................. 21
Marco Teórico ............................................................................................... 22
Bases Legales .............................................................................................. 22
Bases Teóricas ............................................................................................. 23
Sistema de Clasificación A, B y C ................................................................. 28
Rotación de Inventarios ................................................................................ 28
5
Stock Mínimo y Máximo ................................................................................ 29
Stock de Seguridad ....................................................................................... 30
El Departamento de Costos. ......................................................................... 32
Jefe de Costos ........................................................................................... 33
Funciones del Jefe de Costos ................................................................... 34
Ámbito de Actuación del Jefe de Costos ................................................... 34
Analista de Costos ..................................................................................... 34
Funciones del Analista de Costos ............................................................. 35
Ámbito de Actuación del Analista de Costos ............................................. 35
Auxiliar de Costos ...................................................................................... 35
Funciones del Auxiliar de Costos .............................................................. 36
Ámbito de Actuación del Auxiliar de Costos .............................................. 36
Diseño Metodológico .................................................................................... 37
Análisis Comparativo .................................................................................... 39
Conclusiones ................................................................................................ 42
Recomendaciones ........................................................................................ 44
Fase III .......................................................................................................... 47
La Propuesta................................................................................................. 47
Introducción .................................................................................................. 47
Planteamiento de la Propuesta ..................................................................... 49
Objetivo General ........................................................................................... 50
Objetivos Específicos .................................................................................... 50
Justificación y Alcance .................................................................................. 50
Desglose y Desarrollo de la Propuesta ......................................................... 51
Referencias Bibliograficas ............................................................................ 57
6
INDICE DE GRAFICOS
Gráfico N° 1: Organigrama General Hotel Venetur Mérida ............................. 7
Gráfico N° 2: Organigrama Departamental Hotel Venetur Mérida .................. 9
Gráfico N° 3: Ficha de Costeo de Recetas ................................................... 20
Gráfico N° 4: Flujo de Mercancía en el Departamento de Alimentos y
Bebidas ......................................................................................................... 26
Gráfico N° 5:Instrumento Lista de Cotejo ...................................................... 32
Gráfico N° 6:Comportamiento del Flujo de Mercancías ................................ 47
Gráfico N° 7: Libro de Actas de Inventarios .................................................. 50
7
INTRODUCCION
El mundo y las empresas de hoy están sometidos al cambio y transición
constante como la globalización y el crecimiento del mercado, los cuales
generan la necesidad de ser cada día más competitivo e innovar para
mantenerse activo en el mercado. La empresa hotelera no se escapa de esta
realidad. Es por eso que la opinión de huéspedes y clientes debe ser
importante para la gestión estratégica de la misma.
El Hotel Venetur Mérida, anteriormente denominado Hotel Prado Rio; fue
inaugurado el 15 de Diciembre de 1956. Hoy el Hotel Prado Rio es
denominado Hotel Venetur Mérida manteniendo su larga trayectoria en el
mercado turístico y hotelero de la ciudad de Mérida; actualmente el Hotel
Venetur Mérida está adscrito al Instituto Nacional de Turismo (INATUR) y fue
en el año 2010, donde se generó el cambio de nombre y de esta manera se
convierte en parte de la Red Nacional Hotelera VENETUR al lado de 10
hoteles más del país.
El hotel Venetur Mérida es una organización y como tal cuenta con
inventarios que constituyen bienes tangibles de la empresa y que con ello se
generan productos y/o servicios con el objeto de percibir un beneficio. Es por
ello que mantener un buen control de entrada y salida de mercancías del
mismo es de gran importancia, ya que afectaran económicamente de forma
positiva o negativa al final de un periodo. Por tanto se busca proponer la
aplicación de métodos y procesos de forma sistémica para mantener el
control de los mismos garantizando así su uso eficiente, su protección y la
recolección de información física y real de manera oportuna que permita y
ayude a la toma de decisiones.
A través del desarrollo del presente documento se espera sensibilizar al
lector sobre la importancia de los procesos de control y cómo afectan el
resultado final en las experiencias de huéspedes y clientes con la finalidad de
8
mejorar dicha realidad y buscar el uso eficaz y eficiente de los recursos para
establecer ventajas competitivas e incrementar el prestigio de la actual y
futura clientela.
El presente escrito se encuentra estructurado de la siguiente manera:
Fase I: en esta fase se describe el Hotel Venetur Mérida, sus inicios,
su cultura organizacional y su filosofía de gestión. Así como también
se hace una descripción del área en la cual se desempeñó el
entrenamiento empresarial y las actividades realizadas.
Fase II: corresponde al planteamiento del problema o situación
detectada en el Hotel Venetur Mérida, se mencionan los objetivos
generales y específicos, las bases teóricas cuya metodología
empleada es documental y descriptiva, basada en la realidad del Hotel
Venetur Mérida. También se encuentra un breve análisis donde se
contrasta el ser y el deber ser ante el control de mercancías de los
depósitos y almacén del Hotel Venetur Mérida obteniendo de esta
manera conclusiones y recomendaciones tanto para el Hotel Venetur
Mérida, como para el Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes
Venezolanos.
Fase III: esta fase contiene el enfoque de la propuesta, y se plantea
una solución potencial al planteamiento inicial del problema.
9
FASE I
Hotel Venetur Mérida
La pasantía administrativa es un requisito parcial de las pasantías del
sexto semestre, a través de la misma se pretende la aplicación de los
conocimientos de gestión hotelera tanto prácticos como teóricos adquiridos
durante todo el pensum haciendo especial énfasis en los Dos (2) últimos
semestres de la carrera de Hotelería y Servicios de la Hospitalidad dedicados
al ambiente administrativo de las empresas de alojamiento y la hospitalidad
en un ambiente laboral real. El entrenamiento empresarial tuvo una duración
de Dieciocho (18) semanas: inició el 16 de Enero de 2012 y finalizó el 18 de
Mayo de 2012.
Las actividades se desempeñaron en la Unidad de Costos del Hotel
Venetur Mérida. El mismo está ubicado en la Avenida Universidad, Sector
Hoyada de Milla en la ciudad de Mérida, estado Mérida.
Según la Norma Venezolana COVENIN 2030-87 (MINTUR, 2006) el
Hotel Venetur Mérida se clasifica de acuerdo a su tipo en un Hotel de
Turismo de categoría 3 estrellas, brindando el servicio de hospedaje y
restauración.
Actualmente el Hotel Venetur Mérida posee un total de Quinientos
Ochenta y Uno (581) plazas camas, contenidas de la siguiente manera:
Trescientos Veinte y Tres (323) plazas camas en habitaciones y Doscientos
Cincuenta y Ocho (258) plazas camas en cabañas.
El Hotel Venetur Mérida, anteriormente denominado Hotel Prado Rio; fue
inaugurado el 15 de Diciembre de 1956. Iniciando sus operaciones con Trece
(13) habitaciones, Quince (15) cabañas, Un (1) bar, Una (1) fuente de soda,
Una (1) terraza cubierta, Una (1) piscina de dos niveles de profundidad, Un
(1) salón de juegos y Un (1) comedor con vista panorámica, sus paredes
10
exteriores de cristal que aun mantiene permiten el disfrute del paisaje con
una capacidad aproximada de Ciento Catorce (114) comensales,.
El Hotel Prado Rio llamado hoy Hotel Venetur Mérida constituyó una
inversión total en el año 1956 de Bs.5.300.000. con la premisa del Dr.
Tálamo (iniciador del hotel) de que su ubicación constituiría un factor
determinante. Se construyó bajo el gobierno de Marcos Pérez Jiménez.
En 1975; en el gobierno de Carlos Andrés Pérez el hotel pasa a manos de
la Corporación de Turismo de Venezuela.
A partir del 18 de Enero de 2004 el hotel Prado Rio (denominado así para
ese entonces) pertenece al Instituto Autónomo Fondo Nacional de Promoción
y Capacitación para la participación Turística (INATUR)
Aproximadamente en el año 2008 surge la construcción de nuevas
instalaciones; un edificio de Dos (2) pisos y en la parte superior La Havana
Lounge & Bar que se cataloga como el mejor ambiente de adulto
contemporáneo en la ciudad ofreciendo música en vivo, cocteles y atención
con la que se distingue el Hotel Venetur Mérida. Se dispone de este espacio
para eventos y reuniones previa planificación del área de eventos.
El huésped y cliente pueden disfrutar también de otros servicios como;
Salones para Eventos denominado entre ellos El Salón Albarregas con
capacidad para Ciento Veinte (120) personas y el salón Chama con
capacidad para Ochenta (80) personas, el Restaurante “Buena Vista”, el
SnackBar “Prado’s Bar”, Una (1) sala de masajes, Un (1) salón de belleza,
Un (1) parque infantil, Una (1) cancha de bolas criollas, Una (1) venta de
artesanías, Dos (2) cajeros automáticos, Un (1) estacionamiento con
vigilancia privada y Una (1) línea de taxi.
Posteriormente en Junio de 2010 el Titular de Mintur, Alejandro Fleming
anunció un cambio de logo e imagen entre los mencionados está Hotel
Venetur Mérida, antes hotel Prado Río, que contarían con nueva imagen y
nombre, manteniendo su operatividad (Agencia Venezolana de Noticias,
2010)
11
Estructura Organizativa
El Hotel Venetur Mérida es una organización con fines de lucro y una
filosofía de gestión socialista y revolucionaria. Posee una estructura
organizativa jerárquica lineal y a su vez los niveles más bajos se despliegan
de forma horizontal por lo tanto su representación gráfica general
corresponde a un organigrama mixto.
Los cargos desempeñados durante el entrenamiento empresarial se
encuentran bajo la supervisión y gestión de la coordinación de administración
pertenecientes al nivel jerárquico medio o nivel de coordinación y ejecución.
En las 18 semanas se desempeñaron actividades administrativas del
departamento de Costos. Ubicados gráficamente en color azul dentro del
organigrama del hotel. (Ver gráfico 1)
Cultura Organizacional
En la cultura organizacional de la empresa la autora Gonzales (2010)
afirma la misión y visión del Hotel Venetur Mérida expuestas en su Manual de
Descripción de Funciones haciendo énfasis en la calidad del servicio y ser
uno de los principales proveedores de alojamiento y servicios de la
hospitalidad.
Misión: “Desarrollar servicios de alojamiento, alimentos y bebidas, organización y ejecución de eventos, diversión y disfrute; innovadores, de la más alta calidad, mediante un alto espíritu de trabajo, e instalaciones adaptadas a la actual realidad, a fin de convertirnos en uno de los principales proveedores de estas prestaciones, que satisfagan o excedan las expectativas de nuestros huéspedes y clientes tanto nacionales como extranjeros, sin olvidarnos de nuestra clientela local que merece un especial capítulo en la excelencia de nuestros servicios hoteleros.” (Gonzales, 2010)
Visión: “Consolidarnos como el mejor hotel de montaña en la ciudad, del Occidente del País y las islas del Caribe, adaptando nuestros servicios a las nuevas exigencias, logrando que nuestros huéspedes y clientes inicien y terminen su estadía con la satisfacción de haber recibido en
12
todo momento un servicio de excelencia, ofreciéndole un ambiente donde el cliente, no se sienta “un cliente” sino nuestro invitado especial y que nos perciba como su amigo en Mérida y en Venezuela según sea el caso.” (Gonzales, 2010)
OBJETIVO GENERAL
Se encuentra planteado en el manual de descripción de funciones en
donde la autora Gonzales afirma que el Hotel Venetur Mérida es una
organización con fines de lucro y brinda servicios de calidad a turistas,
huéspedes y clientes.
“Brindar el servicio de alojamiento, alimentos y bebidas, recreación y
diferentes eventos especiales a huéspedes y clientes para generar
ingresos a través de un instrumento intangible denominado servicio para la
satisfacción y necesidades del huésped, prestando un servicio de calidad.”
(Gonzales, 2010)
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Satisfacer las necesidades y expectativas del cliente tanto interno
como externo.
Crear una oferta global del servicio hotelero.
“Lograr el mantenimiento de las plantas físicas tanto internas como
externas para el mejor disfrute del huésped.” (Gonzales, 2010)
“Capacitar al personal, para una mayor compenetración y
desenvolvimiento con la empresa y el cliente.” (Gonzales, 2010).
13
Gráfico 1: Organigrama General
Gráfico 1: Organigrama General 1
14
Descripción del Entrenamiento Empresarial Las pasantías se desarrollaron en el Departamento de Costos, en el cargo
de auxiliar de Costos. El departamento se encuentra adscrito a la
Coordinación de Administración del Hotel Venetur Mérida. (Ver gráfico 2)
En el Hotel Venetur Mérida; el departamento de costos se encarga del
costeo de las diversas recetas que se ofrecen en sus cartas tanto del
restaurante como de banquetes y eventos, generar informes mensuales y de
temporadas, preparar informes que reflejen las ventas de un determinado
periodo la cantidad de comensales atendidos y la cantidad de materia prima
empleada, analizar los costos de producción en el departamento de
Alimentos y Bebidas, realizar y llevar los inventarios de los diferentes
departamentos operativos haciendo especial énfasis en el de Alimentos y
Bebidas.
El departamento posee comunicación diagonal con el área de cocina, bar,
almacén y compras, por lo tanto ejerce supervisión indirecta en las compras,
almacenamiento y transformación de la materia prima en el departamento de
Alimentos y Bebidas hasta la venta del producto final.
Estos procesos de compras y almacenamiento se encuentran
estrechamente relacionados con el departamento de costos y sus
actividades; ya que a través de los mismos se puede incurrir en costos
innecesarios que van en contra de los objetivos empresariales afectando de
manera negativa en las utilidades de la organización.
El objetivo de dicho departamento es establecer el control de costos de la
producción para determinar los porcentajes de utilidad en la producción del
departamento de Alimentos y Bebidas en el Hotel Venetur Mérida
15
GERENCIA GENERAL
COORDINACION
ADMINISTRACION
Asistente de
Administración
Jefe de
Auditoria de Ingresos
y Cobranzas
Jefe de
Contabilidad
Jefe de Tesorería
Jefe de Compras
Jefe de Bienes
Muebles
Jefe de Almacén
Jefe de Costos
Auditor
Nocturno
Asistente de
Auditor de
Ingresos
Auxiliar
Contable
Analista
Cuentas por
Pagar
Mensajero
Asistente de
Tesorería
Cajero
Asistente de
Compras
Asistente
Bienes
Muebles
Asistente de
Almacén
Ayudante de
Almacén
Analista de
Costos
Auxiliar de
Costos
Organigrama Departamental.- Fuente: Gonzáles, V. (Jul-2010). MANUAL DE DESCRIPCION DE
FUNCIONES. Hotel Venetur Mérida, Mérida.
Gráfico 2: Organigrama Departamental Hotel Venetur Mérida
Auxiliar de
Costos
16
Las actividades diarias realizadas corresponden a actividades relacionadas
al área, así como también se brindó apoyo en otras áreas administrativas.
Algunas de las actividades realizadas corresponden a la recolección,
organización y conciliación de las comandas con los cargos de las ventas en
el sistema, las primeras 10 semanas se empleó HOSPES y posteriormente el
Hotel Venetur Mérida cambia su sistema a CQR (Castellano, Quintero,
Rodríguez) un software de gestión hotelero de desarrollo argentino que lleva
por nombre las letras iniciales de los apellidos de sus creadores.
También se prestó apoyo en efectuar los diversos inventarios que se
requieren para la conciliación y estados de resultados mensuales efectuando
de esta manera conteo de la existencia de mercancía en las diferentes áreas
como: Almacén General, Depósitos de Bar, Restaurante y la Havanna
Lounge Bar, en cocina en las diferentes cavas de refrigeración de alimentos
perecederos y en las alacenas de los no perecederos, Área de Panadería;
así como en los depósitos de aseadores y piscina. También se realizaron
inventarios continuos los días viernes y lunes en el depósito y barra del
Prado’s Bar y la Havanna Lounge Bar.
Se realizó prueba de rendimiento en crudo de diferentes productos para
asignar el costo por porción de las recetas. Efectuar seguimiento de
determinados productos en la preparación de tragos y cocteles.
El departamento de costos es de gran importancia en el Hotel Venetur
Mérida ya que es uno de los órganos contralores que busca garantizar el
óptimo funcionamiento del empleo de los recursos de manera eficaz y
eficiente en el departamento de Alimentos y Bebidas.
17
FASE II
Planteamiento del Problema
La empresa hotelera así como las empresas de restauración están llenas
de procesos y como organizaciones se encuentran estrechamente
relacionadas a sus procesos internos sin importar a qué nivel jerárquico se
desenvuelvan definitivamente afectan su producto final; en este caso a los
servicios que prestan.
Es por ello que toda empresa debería establecer sus procesos como
sistema y estandarizarlos con el objeto de influenciar positivamente la
calidad del servicio a través de la disminución o nivelación de sus costos. En
muchas empresas los procesos no se encuentran definidos formalmente;
aunque se den de una manera lógica, existe la presencia de ciertos
elementos que podrían marcar diferencias significativas iniciando así
divergencias de información y de actividades que no son congruentes
desviándose de los objetivos establecidos y afectando el resultado final.
Por consiguiente la gestión de los costos representa uno de los pilares
fundamentales y decisivos en el éxito de la organización, es por eso, que su
control es de vital importancia; en el cual las mercancías representan un
capital significativo dentro de la organización. Su custodia así como su
almacenamiento podría o no significar gastos innecesarios la expiración de
sus artículos, almacenamiento inadecuado, y una incorrecta manipulación,
entre otras.
El Hotel Venetur Mérida posee sus procesos formalmente establecidos,
sin embargo no están totalmente activos en la práctica de los mismos. Es
difícil mantener un producto final con el mismo costo y la misma calidad entre
un cliente y otro ya que no están presentes las políticas de compra y
almacenamiento, así como tampoco los procesos para la elaboración y
18
presentación de los platos y cocteles. Lo que conlleva al cumplimiento parcial
de los objetivos establecidos en el departamento de costos y a su vez hay
escaso alcance con los objetivos generales del Hotel Venetur Mérida.
Actualmente el Hotel Venetur Mérida posee herramientas y formatos para
obtener los costos especialmente en el Departamento de Alimentos y
Bebidas. Sin embargo muchas veces parte de los formatos no son llenados
de manera oportuna o quedan en blanco como por ejemplo las hojas de
requisiciones, o el control de facturas de compras; lo que amerita mayor
esfuerzo por parte de la unidad de costos para verificar y obtener dicha
información, que es relevante para la elaboración de informes.
Es necesario hacer cumplir las políticas y normas establecidas por el
Hotel Venetur Mérida y supervisar la ejecución de las mismas, con el objeto
de mejorar los procedimientos y mecanismos de control de costos en este
caso así como también se observó escasa rotación de ciertos licores que se
encuentran intactos en el depósito del bar generando costos por
almacenamiento y muchas veces desvío de los licores a otras áreas sin un
control establecido.
Con lo antes mencionado se pretende dar respuesta significativa al
control de los costos; a través de una de sus actividades que se desarrolla
diariamente en este departamento como es el control de mercancías
específicamente en el control de licores y bebidas no alcohólicas; ya que
representa parte del capital de la empresa y compromete tanto su liquidez
como la relación con sus proveedores.
A través de la observación directa y el contraste del deber ser con la
realidad presenciada se pudo detectar y presentar un análisis de las
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas detectadas en el
Departamento de Costos del Hotel Venetur Mérida referentes al control de
mercancías, el mismo está fundamentado en la lista de cotejo que se
presentará posteriormente.
19
Fortalezas
Personal con conocimientos sólidos y experiencia en el área de costos
y gestión de inventarios.
Posee Instalaciones adecuadas para el correcto almacenamiento de la
mercancía.
El personal de la unidad de costos posee motivación, es proactivo,
constante y consecuente en el desempeño de sus actividades.
Se manejan sistemas de información de manera adecuada dentro de
la unidad de costos.
Debilidades
No se aplican los procedimientos estructurados ni las herramientas
adecuadas para la recolección de información de manera oportuna
No se ejecutan los procedimientos establecidos para la recepción de
la mercancía
Insuficiente sinergia y comunicación entre las unidades relacionada a
la adquisición y salida de la mercancía.
No existen políticas de compra establecidas por el Hotel Venetur
Mérida.
Los métodos de recolección de información no facilitan su síntesis y
análisis.
Oportunidades
Posee convenios con otros entes de carácter público.
El público objetivo del hotel Venetur Mérida es familiar posee áreas de
esparcimiento
Brinda tarifas especiales a funcionarios públicos.
La ubicación geográfica del hotel permite la facilidad de brindar
servicio a turistas nacionales y extranjeros.
20
Amenazas
Los proveedores actuales son minoristas.
Cambios bruscos en los precios de adquisición de la mercancía.
La presencia del fenómeno inflacionario repercute significativamente
en los costos de adquisición y dificulta el control de costos en la
producción.
Basado en la observación de su entorno tanto interno como externo se
puede decir que hay oportunidades de mejoras a través de la aplicación de
estrategias para corregir las debilidades observadas, en este caso a través
de la optimización del control de mercancías enfocándose particularmente en
las bebidas alcohólicas y no alcohólicas. Es por eso que se pretende dar
respuesta a esta necesidad encontrada a través del diseño y presentación de
una propuesta.
Objetivo General
Diseñar estrategias en el Departamento de Costos del Hotel Venetur
Mérida para optimizar el control de Bebidas Alcohólicas y no Alcohólicas en
el Almacén del Hotel Venetur Mérida.
Objetivos Específicos
Definir las funciones y responsabilidades del Departamento de Costos
del Hotel Venetur Mérida.
Determinar los procedimientos y actividades que se deben realizar en
el Departamento de Costos del Hotel Venetur Mérida con respecto al
control de Bebidas Alcohólicas y no alcohólicas.
Identificar las fallas que se presentan en el departamento de Costos
del Hotel Venetur Mérida relacionados con el control de bebidas
alcohólicas y no alcohólicas
Sugerir posibles correcciones a las fallas detectadas en el
Departamento de Costos referentes al control de mercancías.
21
Justificación
La investigación tiene como objetivo general el diseño de estrategias en el
control de mercancías tanto del almacén como el depósito del bar haciendo
especial énfasis en las bebidas alcohólicas y no alcohólicas, con la finalidad
de que sean aplicadas por el departamento de costos y sirva como papel de
trabajo útil al Hotel Venetur Mérida y optimizar el uso de sus recursos, en
este caso la gestión de sus inventarios.
Actualmente el Hotel Venetur Mérida cuenta con determinados licores a
los cuales se les detectó escasa rotación, productos en el cual se efectuaron
compras en grandes cantidades y aun permanecen en los anaqueles del
almacén generando costos por almacenamiento y comprometiendo la fluidez
del circulante o efectivo e inoportuna recuperación de la inversión.
En consecuencia, se pretende diseñar estrategias que permitan un control
eficaz y eficiente en la gestión de los inventarios especialmente para las
bebidas alcohólicas y no alcohólicas, disponiendo de las cantidades
adecuadas para cubrir las necesidades del Hotel Venetur Mérida y
optimizando el uso de los recursos, su fluidez en los depósitos y almacén de
Alimentos y Bebidas, así como también le sirva de orientación al personal
que allí labora para mejorar la funcionalidad del departamento y de la
empresa en general, ya que generar una disminución de los costos es de
gran relevancia para la salud organizacional en el ámbito económico.
22
MARCO TEÓRICO
Bases Legales
El Hotel Venetur Mérida por ser una organización con participación del
Estado debe regirse de acuerdo a los principios de la Administración Pública
expuestos en la Constitución Bolivariana de Venezuela en su Artículo 141
que expresa (Garay, 2008) “ La administración Pública está al servicio de los
ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad,
participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de
cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con
sometimiento pleno a la ley y al derecho”.
Asi como tambien se encuentra establecido en el Código de Comercio
que toda organización o empresa establecida en territorio venezolano que se
dedique a la actividad comercial se debe regir de acuerdo a lo establecido
dentro del dicho código. Por tanto la actividad que se desenvuelve dentro de
los establecimientos hoteleros brindando el servicio de hospedaje y de
restauración se rigen bajo éstas leyes haciendo especial énfasis en el
Artículo 32 referentes a la contabilidad mercantil que expone el deber de
utilizar el idioma castellano en los libros contables asi como el uso obligatorio
de los libros, entre ellos encontramos el libro Diario, Mayor y de Inventarios
dejando a juicio el uso de libros auxiliares en cantidades que considere
necesario para el mayor orden y claridad de sus operaciones.
El Artículo 35 del mencionado código tambien establece que es de
obligatoriedad al inicio y final de cada año asentar en el libro de inventarios
una descripción de sus bienes muebles e inmuebles, así como la descripción
de sus activos y pasivos a traves de los balances generales y estados de
resultados.
23
El estado Venezolano posee su normativa legal de conocimiento público
para regir la actividad comercial, de esta forma las empresas pueden llevar
un control básico y útil de sus actividades resguardando el beneficio común
de sus propietarios, socios o terceras personas cuya información sea de
interés .
Este sistema también le permite a las empresas establecer métodos de
control interno y retroalimentarse para verificar si se estan alcanzando o no
los objetivos planteados por la organización tanto a corto como el largo
plazo, ya que la información que se refleja en los Estados Financieros deben
facilitar la toma de decisiones convirtiendolos en una herramienta útil a la alta
gerencia.
Bases Teóricas
En esta era de tecnología y avances continuos tanto las personas como
las empresas han experimentado cambios simplificando los procesos
manuales a través del uso de herramientas automatizadas; obteniendo
resultados eficientes y oportunos en el manejo de los recursos. Es por eso
que la toma de decisiones por intuición o al azar podrían significar la
diferencia entre obtener o no beneficios económicos, por consiguiente es
necesario conocer y manejar las herramientas que ayuden a mejorar la
situación actual de la empresa, anticiparse a un hecho o a una situación que
nos permita de alguna manera ser conscientes del riesgo e incrementar las
probabilidades de éxito en la gestión sin dejar todo a un juego de azar o de
ensayo y error.
Para conocer como funcionan las organizaciones y como sus beneficios
se ven afectados positiva o negativamente, es necesario conocer cómo se
encuentran interrelacionadas y cómo un proceso puede afectar a otro
departamento interrelacionado de forma lineal u oblicua, esto sucede porque
toda empresa u organización es un sistema.
24
El sistema organizativo así como el sistema de control de los costos se
fundamenta en la Teoría de Sistemas. Según la Real Academia Española
define Sistema: “Conjunto de elementos vinculados de cierto modo entre sí y
que forman cierta totalidad”, por lo tanto hay ciertos elementos presentes en
todo sistema como la interrelación entre las partes, se debe enfocar de
manera total y no en descomposición de las partes, el sistema busca el
alcance de objetivos.
La Unidad de Costos es un subsistema dentro del sistema e interactúa
con muchos otros departamentos como se mencionó anteriormente y todos
dependen uno de los otros. Es por eso que se hace necesario someter a su
evaluación el comportamiento del sistema organizacional como un todo, ya
que la misma posee un conjunto de elementos que se encuentran
dinámicamente relacionados entre sí; interconectadas por el desempeño de
diferentes actividades que buscan el logro de un objetivo común, cada
subsistema hace uso de datos y los transforma en información útil y objetiva.
En el control de los costos intervienen factores como el control de
compras de alimentos y bebidas, el control de la recepción de alimentos y
bebidas, control de almacenamiento y despacho de alimentos y bebidas,
control de la producción y control de la facturación por ventas de alimentos y
bebidas que también son subsistemas dentro del sistema y si alguno de ellos
falla afectaría significativamente las actividades y desempeño de los otros, y
se produciría así una inadecuada operación en el Departamento de
Alimentos y Bebidas que afectaría el desempeño general del Hotel Venetur
Mérida como un todo.
Los costos en toda empresa representan un pilar fundamental en la
optimización del manejo de los recursos cuyo objeto es garantizar el éxito de
las mimas a través de la toma acertada de decisiones.
“El Costo es la sumatoria de todos los pagos y causaciones en que se
incurre, para la producción de un articulo o prestación de un servicio,
independiente de los gastos de administración y venta”. (Vera, 2002).
25
Entonces se puede decir que el Costo es un elemento que compone el valor
final o precio de venta de un producto o servicio y se constituye por el valor
en dinero que se genera para producir un producto o en este caso al brindar
un servicio.
La gestión de los costos requieren un control. El control es una de las
funciones administrativas que tiene por objeto servir de herramienta útil para
identificar las fallas en la gestión, rectificar y evitar que se vuelvan a producir,
y en caso de no existir fallas mantener el proceso para continuar con el
óptimo desempeño de la organización en busqueda del alcance de los
objetivos departamentales y organizacionales planteados.
“La finalidad del control es asegurar que los resultados planeados,
organizados y dirigidos se ajusten lo mas posible a los objetivos definidos
previamente” (Chiavenato, 2006) por tanto se puede simplificar la función del
control como un proceso de guía que permite verificar el logro de los
resultados.
El Control esta compuesto por varias etapas entre ellas:
Establecer estandares y normas de ejecución.
Medir los resultados según los estandares establecidos.
Tomar las decisiones de mantenimiento y correción en los procesos.
La empresa Hotelera y de servicios de Restauración establece sus costos
de manera diferente a las empresas manufactureras o de produccion por
ordenes; en dichas empresas es necesario conocer el precio de venta del
artículo en el cual se deduce el costo unitario del artículo y se obtiene de esta
manera la utilidad. En las empresas de restauración se utilizan los
porcentajes de costos de alimentos y bebidas que generalmente establece la
misma empresa basado en su experiencia, estos porcentajes son indices
para la operación de alimentos y bebidas.
26
Los indices son utilizados para realizar presupuestos mensuales del
departamento y representan el precio potencial de venta del producto, su
cálculo se inicia determinando el costo de producción de un determinado
plato o producto a través de la ficha de costeo de receta y se establece el
porcentaje de este costo. Generalmente este porcentaje es establecido por la
Gerencia del estableciemiento o el/los dueño(s) de la misma.
El control de los costos es de vital importancia para la toma de decisiones
y retroalimentar los procesos o actividades que los contienen. Los
porcentajes de costos dentro del Departamento de Alimentos y Bebidas
permiten detectar si la organización está funcionando como se desea en
búsqueda del alcance de los objetivos de la misma. Si el costo aumenta en
el departamento de Alimentos y Bebidas el mismo repercutirá en la
disminución de las ganancias que la empresa desea y espera percibir en un
periodo de tiempo determinado. Por lo tanto sino se mantiene el costo en los
porcentajes establecidos la utilidad que se espera se reduce y la empresa
podría llegar a obtener perdida en el ejercicio económico.
A continuación se presenta una Ficha de Costeo de Receta empleada por
el Hotel Venetur Merida
Gráfico 3.- Ficha de Costeo de Recetas
Cantidad Unidad Ingredientes Precio de Compra Costo Total
0,1 Kg. Papa 8,5 0,85
0,06 kg. Zanahoria 13 0,78
0,1 Kg. Auyama 5 0,50
0,01 kg. Apio 10 0,10
0,025 Kg. Apio España 15 0,38
0,25 Lt. Consome de Res. 4,3 1,08
0,025 Kg. Ajo Porro 12 0,30
0,025 Kg. Cebollin 8,5 0,21
0,02 Kg. Cebolla 12 0,24
0,002 Kg. Sal 5,54 0,01
4,44
11,11
1,33
1,11
13,55
FICHA DE COSTEO DE RECETAS.- HOTEL VENETUR MERIDA.
PRECIO DE VENTA
Nombre del Plato Crema de Verduras
COSTO DE PRODUCCION
MARGEN DE UTILIDAD EN ALIMENTOS 40%
IVA 12%
10% DE SERVICIO
Fuente: Herramienta de Cálculo de Costeo de Recetas, Hotel Venetur
Mérida (2012)
27
Por lo tanto para ejercer control de los costos también se debe realizar
una adecuada gestión de los inventarios que representan una parte
considerable de los activos de la empresa; en éste caso enfocado al
desempeño del Departamento de Alimentos y Bebidas haciendo especial
énfasis en las bebidas alcohólicas y no alcohólicas.
Muchas veces el desconocimiento de las existencias en inventarios
conlleva a la adquisición de mercancías innecesarias (comprometiendo la
liquidez y el capital de la empresa) que los puntos de venta no logran la
salida suficiente de los mismos para el retorno oportuno de la inversión. En
consecuencia, se inmoviliza una considerable parte del capital de trabajo
soportadas por compras innecesarias y atraso en los pagos a los
proveedores. En otro caso también por desconocimiento los inventarios se
pueden encontrar por debajo de las cantidades mínimas requeridas para el
desempeño normal del departamento de Alimentos y Bebidas, y en
consecuencia se afecta negativamente el servicio a huéspedes y clientes ya
que no se podría brindar servicio satisfactorio y oportuno a sus solicitudes;
arriesgando de esta manera una venta y la razón de la organización: “sus
huéspedes y/o clientes”.
Por lo tanto para efectuar una adecuada gestión de los inventarios, se
debería conocer qué cantidad ordenar y cuando hacerlo (García, 2002) en
su libro Enfoques Prácticos para Planeación y Control de Inventarios
establece que se debe efectuar un análisis de los inventarios a través del
sistema de clasificación A, B y C. y aplicar herramientas para el cálculo del
stock mínimo, máximo y de seguridad así como el índice de rotación y el
índice promedio.
Cada uno de estos datos nos brindará información necesaria y oportuna
para saber cuándo y cuanto comprar, permitiendo la planificación de las
compras de acuerdo al nivel de ocupación del hotel.
28
Sistema de Clasificación A, B y C
El Objetivo de este sistema consiste en “reducir el tiempo, el esfuerzo y el
costo en el control de los inventarios” (García, 2002). En la mayoria de los
casos es mas costoso controlar que el valor de la mercancia que se busca
regular. Por lo tanto este principio se basa en separar las partidas, según su
valor e importancia en tres clases:
A. En este se incluirán las partidas con mayor valor y que merecen un
estricto control; es decir aquella mercancía con alto costo y que
representa un alto valor en el inventario.
B. Se incluyen los artículos con menor costo que el anterior y cuyo
control requiere menos esfuerzo y menor costo administrativo.
C. Comprende aquellos artículos que requieran una simple supervisión
debido a su bajo costo, poca inversión y poca importancia, tan solo
para garantizar su existencia y satisfacer las necesidades de
producción.
Rotación de Inventarios
El cálculo de rotación de los inventarios permite conocer el número de
veces que un artículo demora en salir en su totalidad del almacén o deposito.
Para ello es necesario conocer también el Inventario Inicial “representa el
valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo
contable” (Redóndo, 1995) y el Inventario Final es aquel que obtenemos al
final de un periodo o ejercicio contable o cuando lo creamos conveniente; en
el caso del control de costos se sugiere obtener un inventario final (a través
del conteo físico de la mercancía) de manera mensual, y que será el
inventario inicial para el mes siguiente.
El índice de rotación se calcula de la siguiente manera:
Índice de Rotación= (Cantidades consumidas / Inventario Promedio) **
Inventario Promedio = (Inventario Inicial + Inventario Final) / 2
29
** Se deben tomar los datos de un determinado periodo de tiempo y manejar
dicho periodo en ambas variables.
Este cálculo de rotación de inventarios se puede realizar para conocer la
rotación de todo el almacén o de un artículo en particular, la diferenciación se
deberá realizar al momento de analizar los resultados arrojados:
Resultado <2, indica que el producto demora mucho tiempo en salir.
Por lo tanto se sugiere disminuir la frecuencia de la compra.
Resultado 3 y 4, es la rotación ideal para un producto determinado.
Resultado 5 y 6, es la rotación ideal para todo el almacén.
Resultados 7>, el producto o almacén poseen una alta rotación, se
sugiere disminuir la frecuencia de la compra.
Si se desea conocer el número de días en que el producto sale en su
totalidad se debe:
N° de días = (360 días/ Indice de Rotación)
Stock Mínimo y Máximo
Corresponde al nivel de la cantidad de artículos existentes que deben
llevarse en el depósito o almacén. El mínimo es la cantidad que indica que se
debe restablecer el producto, y el máximo informa la cantidad tope de cada
producto que debe almacenarse y estos indicadores permiten conocer la
cantidad de reposición de un producto.
Para calcular el Stock Mínimo, se toman todas las salidas o consumos
efectuados durante el periodo a evaluar y se divide entre la cantidad de
veces; por ejemplo; si se llevan las salidas de un articulo determinado
mensual y se desea conocer el stock mínimo durante el primer semestre del
año, se toman todas las salidas o consumos se suman y finalmente se
procede a dividir entre seis (que corresponden al primer semestre). El
resultado indicara la cantidad mínima que se debe tener en el almacén de
ese artículo para operar en condiciones normales.
30
El stock Máximo va a ser la referencia de la cantidad más alta consumida
en un determinado periodo de tiempo; haciendo referencia al ejemplo
anterior, entonces se tomará la salida más alta de producto efectuada en el
primer semestre que se está evaluando.
Stock de Seguridad
Para el cálculo del stock de seguridad se toman los resultados del stock
máximo y mínimo y se divide entre 2. Esta información permite saber cual es
la cantidad que siempre deberá estar en almacén.
La situación ideal es efectuar una revisión de la rotación de inventarios al
menos cada 3 o 6 meses.
Los costos también se pueden ver alterados a través de un inadecuado
almacenamiento de la mercancía. En el área de Alimentos y Bebidas se
sugiere utilizar el método Primeros en Entrar, Primeros en Salir (PEPS). Este
método consiste en “controlar la fecha de entrada de cada artículo y su
costo, para darle salida en ese orden, es decir; lo primero que entro al
almacén será lo primero que salga del mismo” (Redóndo, 1995).
Con este metodo se garantiza la frescura de los productos asi como
tambien la valoracion de los inventarios sera mas real; ya que estaran
valorados según el ultimo costo de mercado, evitando de esta manera la
perdida por daño o descomposicion del articulo o producto.
También es importante considerar el tipo de almacén según la categoría
de producto que se desea resguardar. (Gonzáles, 2003) en su libro “Costo de
Alimentos y Bebidas sugiere que se debe contar con tres tipos de
almacenes:
Almacén de Carnes, Aves, Pescados y Mariscos.
Almacén de Comestibles.
Almacén de Frescos-Perecederos.
31
El objetivo de todo almacén es el resguardo, manejo y control de los
artículos que entren y salgan del mismo, así como los que quedan en
existencia.
En el caso del Hotel Venetur Mérida, las bebidas alcohólicas y no
alcohólicas ingresan principalmente al almacén general del hotel el cual se
encuentra dividido estructuralmente en almacén de comestibles, insumos,
bebidas y artículos de oficina, posteriormente según requisición se realiza el
despacho de los productos solicitados. En el caso de las bebidas, el Hotel
Venetur Mérida posee un depósito de bar en el cual se resguardan las
bebidas tanto alcohólicas como no alcohólicas previamente despachadas por
el almacén general a través de una requisición elaborada por el bar. Las
salidas así como las entradas de las mercancías de este almacén deberán
ser reflejadas en el cárdex.
Para el control de las bebidas (Gonzáles, 2003) lo divide en dos: almacén
y un control que se debe llevar para consumo individual de cada barra, éste
ultimo aspecto se refiere al consumo que se realice dentro del hotel por
atenciones en habitaciones; por ejemplo, en ese caso, la bebida sale del
control del bar a traves de un vale o forma que refleje la salida previamente
autorizada y efectuar así su posterior reposición en el almacén de licores.
Gonzáles también sugiere que la reposición del almacén de licores se realice
cada quince dias, sin embargo; esto puede variar de acuerdo a los eventos
que se suciten en el periodo.
Gonzáles indica que el control del almacén se puede realizar por medio
de las tarjetas cardex o por medios informaticos.
El cardex es un papel o tarjeta de trabajo que permite el control de
inventarios, en el cual se registra de forma cronológica y organizada la
mercancía que ingresa y sale del almacén catalogada por tipo de producto,
marca, y presentación, en la misma se descarga el costo unitario del
producto y la cantidad del mismo. A traves de ella se puede valorar
32
monetariamente el inventario de una organización o el de un almacén
determinado.
A continuación, se presenta un flujograma de mercancías general que
representa de forma grafica el traslado de la mercancía y comunicación a
partir del momento en el cual es entregada por parte del proveedor.
Gráfico 4: Flujo de Mercancías en el Departamento de Alimentos y Bebidas
Fuente: Marbella Ortega C. 2012
El Departamento de Costos.
Una empresa puede o no tener un departamento de costos, esto
dependerá al tamaño de la organización, ya que las tareas que en él se
desempeñan están relacionadas directamente con el departamento de
contabilidad según Rodríguez Vera en su libro” Costos Aplicados a Hoteles y
restaurantes”.
El departamento de costos es la unidad de nivel administrativo en la
organización que debe supervisar y controlar el desempeño del sistema del
control de costos usado por la empresa, por tanto es el departamento de
costos el que fundamenta las bases para la toma acertada de decisiones por
Proveedor
Almacén Compras
Cocina Bar Restaurante
Ingresa mercancía Solicitud de
compra Orden de Compra
Transferencias Transferencias
Req
uis
icio
nes
33
parte de la gerencia media y alta, y su información analítica y sintetizada
permiten la planificación, comparación y corrección de las operaciones
hoteleras en el Área de Alimentos y Bebidas.
En el control de los costos se encuentra inmerso el control de inventarios
que, “es una de las actividades más complejas, ya que hay que enfrentarse a
intereses y consideraciones en conflicto por las múltiples incertidumbres que
encierran. Su planeación y ejecución implican la participación activa de
varios segmentos de la organización, como ventas, finanzas, compras,
producción y contabilidad. Su resultado final tiene gran trascendencia en la
posición financiera y competitiva, puesto que afecta directamente al servicio,
a la clientela, a los costos de fabricación, a las utilidades y a la liquidez del
capital de trabajo”. (García, 2002)
Es de vital importancia conocer y controlar la rotación de los inventarios,
su tamaño muchas veces pueden influir la rentabilidad y liquidez de la
organización y se les debe brindar la atencion que merecen, para
gestionarlos de manera eficaz y eficiente. Por lo tanto es necesario hacer uso
de herramientas y metodos que permitan el calculo del tamaño de los
inventarios adecuado al movimiento de la organización, permitiendo conocer
la cantidad y el momento oportuno para la adquisición de mercancías.
En el Hotel Venetur Mérida el Departamento de Costos esta adscrito a la
Coordinación de Administración y Finanzas del mismo según organigrama
institucional, por tanto los cargos pertenecientes a este departamento como
el Jefe de Costos, Analista de Costos y Auxiliar de Costos se rigen bajo los
lineamientos y objetivos de la mencionada coordinación de acuerdo al
manual de descripción de cargos. En él tambien se encuentran descritas las
actividades, funciones y responsabilidades del departamento de Costos del
Hotel Venetur Mérida que se asientan a continuación según el cargo.
Jefe de Costos
“El Jefe de Costos se encarga de planificar el costo de producción
previendo los gastos indispensables para obtener un volumen dado de
34
producción con la calidad establecida”. (Gónzales, 2010) a su vez reporta a
la coordinación de administración y finanzas teniendo a su cargo el personal
que se desempeñe dentro de la unidad como el analista de costos y el
auxiliar de costos.
Funciones del Jefe de Costos
1.- Realiza estudios comparativos de la situación reales con lo planeado.
2.- Verifica las requisiciones en general.
3.- Elabora la conciliación de alimentos y bebidas.
4.- Revisa general de costo de ventas de alojamiento, alimentos y bebidas.
5.- Realiza informes de análisis de costos.
6.- Analiza los costos de las compras de insumos y papelería para todos los
departamentos.
7.- Planifica, organiza y controla los procesos para la reducción de costos
generales.
8.- Elabora una estructura de costos para todos los departamentos del hotel.
9.- Controla las variaciones de costos.
10.- Asiste y coordina la asistencia del personal a su cargo a los cursos,
talleres, charlas de prevención en materia de seguridad y salud laboral.
11.- Cualquier otra función inherente al cargo que le asigne su jefe inmediato.
Ámbito de Actuación del Jefe de Costos
El cargo tiene un nivel de responsabilidad alto. Recibe supervisión
general, supervisar el personal a su cargo. Realiza trabajos administrativos
relacionados con los costos de producción del Hotel.
Analista de Costos
“Apoyar a la Jefatura de Costos con información oportuna, completa y
auditable de costos de manufactura e inventarios en alimentos y bebidas,
aplicando controles internos e iniciativas de mejoramiento continuo
mantengan efectividad del sistema de costeo de activos de inventarios”
(Gónzales, 2010).
35
El analista de costos también se encuentra adscrito a la coordinación de
administración y finanzas que reporta a su jefe inmediato el jefe de costo, no
tiene personal a su cargo y por tanto algun cargo para supervisar.
Funciones del Analista de Costos
1.- Control de pérdida y/o desperdicio en alimentos y bebidas.
2.- Control de cantidades de insumos utilizados en la preparación de platos y
bebidas.
3.- Análisis de la merma en alimentos y bebidas.
4.- Control de porcionamiento por plato servido.
5.- Control de porcionamiento de las carnes.
6.- Realización periódica de pruebas de rendimiento en alimentos y bebidas.
7.- Realiza, analiza y actualiza los inventarios de almacén, alimentos y
bebidas, lavandería, servicios generales, ama de llaves y piscina, para así
obtener el análisis mensual de costos.
8.- Realización de inventarios periódicos de bebidas alcohólicas y no
alcohólicas en el Snack Bar.
9.- Colaboración en la realización de cualquier actividad que se realice en la
unidad de costos.
10.- Asiste a los cursos, talleres, charlas de prevención en materia de
seguridad y salud laboral.
11.- Cualquier otra función inherente al cargo que le asigne su jefe inmediato.
Ámbito de Actuación del Analista de Costos
El cargo tiene un nivel de responsabilidad alto, recibe supervisión general.
Realiza trabajos administrativos relacionados con los costos de producción
del Hotel.
Auxiliar de Costos
“Se encarga de apoyar la jefatura de costos con información oportuna,
completa y auditable de costos de manufactura e inventarios en los diversos
departamentos del Hotel, aplicando controles internos e iniciativas de
36
mejoramiento continuo que mantengan efectividad del sistema de costeo de
activos de inventarios” (Gónzales, 2010)
El auxiliar de costos está adscrito a la coordinación de administración y
finanzas, le reporta al jefe de costos y no posee personal bajo su supervisión.
Funciones del Auxiliar de Costos
1.- Cálculo y análisis de costos de habitaciones.
2.- Elabora y costea recetas preparadas en alimentos y bebidas.
3.- Calcula y actualiza costos de habitaciones.
4.- Crea y actualiza códigos y precios en el sistema operativo de alimentos y
bebidas.
5.- Calculo y elaboración de relaciones semanales de cheques funcionarios.
6.- Controla, concilia y archiva comandas de alimentos y bebidas.
7.- Realiza inventarios periódicos de papelería en las áreas de
administración, recursos humanos, recepción, comercialización, gerencia y
sub-gerencia.
8.- Realiza inventario mensual de lencería en habitaciones cabañas y área
de lavandería.
9.- Realiza inventarios periódicos de los productos químicos de piscina.
10.- Realiza inventarios periódicos de los productos químicos de lavandería.
11.- Realiza pruebas de rendimiento y control de uso de los productos
químicos de limpieza general.
12.- Colabora en la realización de cualquier actividad que se realice en la
unidad de costos.
13.- Asiste a los cursos, talleres, charlas de prevención en materia de
seguridad y salud laboral.
14.- Cualquier otra función inherente al cargo que le asigne su jefe inmediato.
Ámbito de Actuación del Auxiliar de Costos
Recibe supervisión general. Realiza trabajos administrativos relacionados
con los costos de producción del Hotel.
37
DISEÑO METODOLÓGICO
El desarrollo de la propuesta se basó en la observación directa y en el
desempeño de las actividades diarias dentro de la Unidad de Costos y en la
interacción de éste con otros departamentos como: compras, almacén, el
área de producción (cocina) y en particular con el Prado’s Bar y Havanna
Lounge Bar; en contraste con lo aprendido y visto en las materias del IV y V
semestre en el Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes
Venezolanos (CUHELAV) haciendo especial énfasis en cátedras como:
Gestión de Alimentos y Bebidas y Gestión Financiera del IV y V semestre
respectivamente.
La investigación que se llevó a cabo en el departamento de costos
consiste en una investigación de campo, definida por (Fidias, 2006) como
aquella que consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos
investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos; es decir de la
observación directa del investigador, en la cual el mismo no controla ni
manipula las condiciones presentes de su entorno y del ambiente estudiado.
Por lo tanto se refiere a una investigación no experimental.
Se han obtenido datos secundarios para el desarrollo de la misma
ubicados en fuentes bibliográficas en los cuales están contenidos en las
bases teóricas del presente escrito. Considerando relevante los aspectos
referentes al control de inventarios para mejorar y optimizar su uso, y el
manejo de los recursos.
Se observó productos estancados con escasa rotación, y existencias
excesivas en el depósito del Prado’s Bar y cuya integridad física se
encuentra deteriorada, generando de esta manera perdida en los inventarios
tanto física como monetaria.
Para la documentación de la información y de acuerdo al tipo de
investigación se empleo como instrumento de recolección de datos una Lista
38
de cotejo que permitió el diagnóstico de la situación sustentando la misma en
los anexos de este documento como las bitácoras diarias correspondiente a
las Dieciocho (18) semanas del entrenamiento empresarial.
(Fidias, 2006) indica que para las investigaciones de campo se debe
utilizar un instrumento de recolección de información con el objeto de que lo
datos puedan ser recuperado, procesados, analizados e interpretados
posteriormente. En la presente investigación se empleo una lista de cotejo
definida por (Fidias, 2006) como un instrumento en el que se indica la
presencia o ausencia de un aspecto o conducta a ser observada.
A continuación se presenta la Lista de Cotejo utilizada para el diagnostico
de la situación.
Gráfico 5: Instrumento Lista de Cotejo
Sí No
1La factura de compra entregada por el proveedor es exacta en cantidades y
montos equivalentes en mercancía
2 La mercancía según requisición es entregada oportunamente
3 Se emplean las tarjetas cardex para el control de existencias
4 Los productos en los anaqueles tienen más de 4 semanas
5 La oferta de productos supera la demanda
6 Se hace reposición constante de los anaqueles del almacén de Prado's Bar
7 La solicitud de la mercancía se ajusta a la demanda
8 Hay normas o políticas establecidas referidas al stock de inventarios
9El jefe de Bar utiliza alguna herramienta que permita el control, rotación de
inventarios y preveer necesidades futuras
10Es de conocimiento del Jefe de Bar el destino de su inventario en relación a sus
ventas
11 Existen normas o políticas para el retiro de la mercancía del almacén general
12Se utilizan formatos para el control interno de solicitud de bebidas alcohólicas y no
alcohólicas con destino a otros departamentos
13 Hay normas o políticas para autorizar sálidas de bebidas a otros departamentos
LISTA DE COTEJO ALMACEN PRADO'S (BEBIDAS ALCOHÓLICAS Y NO
ALCOHÓLICAS)
A través de esta lista de cotejo se pudo diagnosticar sobre la rotación de
inventarios y verificar si el personal sigue o no los procedimientos
formalmente establecidos por el Hotel Venetur Mérida
39
ANÁLISIS COMPARATIVO
A través de los conocimientos adquiridos en el IV y V semestre en la
cátedra de Gestión de Alimentos y Bebidas hay cuatro pilares fundamentales
en el control de los costos que dependen de los procesos de: Compras,
Recepción y Almacén de Mercancías así como Producción de los Alimentos.
En donde la comunicación ejerce un papel protagónico para establecer los
sistemas de control y la transmisión de la información garantizando su viaje
por medio del uso de la comunicación escrita. Para ello debe seguir y regirse
por determinados parámetros y reglas que deben estar previamente
establecidos en normas, políticas, procedimientos y formatos implementados
por la empresa para tal fin.
La comunicación busca:
Fines Operacionales: que se desarrollan o se comunican de forma
escrita a través de los manuales de Procedimientos.
Fines Reglamentarios: su objeto es comunicar las políticas del Hotel
en este caso.
Fines de Mantenimiento: cuyo objeto es mantener comprometidos,
involucrados y fieles al personal interno de la organización.
La comunicación es necesaria para establecer los sistemas de control de
transmisión de la información a nivel escrito.
El Proceso de transmisión de información se puede iniciar a través de una
orden de compra emitida por el Hotel, Restaurante, Centro de Consumo o
Bar y debe ser exactamente igual a la factura que es emitida por el
proveedor y que luego; a nivel administrativo se ve reflejado en los pasivos:
Cuentas por Pagar o Efectos por Pagar a través de los reportes de
40
mercancía recibida. En caso de que la factura emitida por el proveedor y la
orden de compra difiera se puede o no recibir la mercancía de acuerdo a las
normas y políticas que se tengan en la empresa y generar o no una nota de
debito o crédito de acuerdo al caso.
Al momento del despacho por parte del proveedor al almacén se debe
efectuar la receptoría de la mercancía, y se debe supervisar y corroborar la
información a través de la revisión de al menos un 10% de la misma.
El desempeño de cada uno de los participantes en los procesos
anteriormente mencionados es de suma importancia que sus actividades las
desarrollen acorde a las normas y políticas de la empresa y de cada
departamento así como hacer los procedimientos acorde a los parámetros
previamente establecidos con el/los proveedor/es.
En la Unidad de Costos es el lugar donde se procede a verificar la
información descargada en carpetas a través de las requisiciones y facturas
referente al movimiento de la mercancía, por tanto su función es supervisar y
controlar el funcionamiento del control de costos implementado por la
empresa.
La importancia de este departamento radica en la necesidad de procesar
y organizar la información de las unidades de Almacén, Compras, Producción
y Venta de las mercancías ya transformadas y procesadas con el objeto de
emitir informes y reportes confiables que le permitan a la gerencia alta y
media la toma de decisiones basadas en información real y oportuna. Según
INCE-TURISMO éstos reportes son la base para planificar, comparar y
corregir las operaciones y procesos hoteleros en el área de Alimentos y
Bebidas.
En el Hotel Venetur Mérida tiene sus políticas y normas establecidas, sin
embargo, pocas veces son ejecutadas por parte de las personas que se
desenvuelven en los cargos que constituyen el sistema de costos,
repercutiendo negativamente en el desempeño administrativo y operativo del
Hotel Venetur Mérida. Las operaciones no se encuentran estandarizadas a
41
nivel operativo y no se cumple el costo estándar por producción entre un
cliente y otro dificultando la tarea de asignación de costos potenciales y su
comparación con los costos reales, por lo tanto los informes no siempre
generan resultados positivos en el periodo.
Hay que referir que el hotel cuenta con formatos establecidos para el
control de inventarios y costos, sin embargo difícilmente el personal lo llena a
cabalidad y en su totalidad, obviando asentar información que es de
importancia para la unidad de costos para proceder a su análisis y la
elaboración del informe para la gerencia.
Es necesario supervisar y hacer cumplir los procedimientos internos
establecidos para evitar perdida de los recursos y le permita a la unidad de
costos elaborar informes más reales y oportunos que sean de utilidad para la
gerencia alta y media.
42
CONCLUSIONES
A través de la investigación realizada y de las experiencias adquiridas en
el Departamento de Costos del Hotel Venetur Mérida y el contraste con la
realidad y el deber ser del Hotel Venetur Mérida se puede decir que ambas
difieren. Conclusión obtenida a través de la observación directa y la
implementación de la lista de Cotejo en el cual se pudo concretar dicha
realidad. A través de esta lista se pudo verificar la falta de rotación de ciertos
y determinados productos que tienen años ocupando un espacio en los
anaqueles del almacén así como también comprometiendo la liquidez y las
relaciones del Hotel Venetur Mérida y sus proveedores.
También se detectó el uso inadecuado de determinados papeles de
trabajo que no brindan la información de manera real y oportuna dificultando
la elaboración y análisis de los reportes que debe elaborar la unidad de
costos y que los mismos tienen como destino la gerencia media y alta. Estos
datos pueden interferir en la toma oportuna y acertada de decisiones
comprometiendo el futuro del Hotel Venetur Mérida.
En tal sentido se deben tomar las debilidades y amenazas como
oportunidades; por tanto es necesario afianzar la comunicación y la lealtad
del personal, establecer sentido de pertenencia dentro de los clientes
internos del Hotel Venetur Mérida de manera que los procedimientos
estándar se puedan llevar del escrito a las acciones y mejoren la realidad del
Hotel Venetur Mérida tanto en ambiente laboral como en el resultado de las
operaciones que es un Hotel Tradicional de alta trayectoria y de muchos
años en el mercado hospitalario de turismo en el Estado Mérida.
Es necesario posicionarlo en buena forma ante su distinguida clientela y
su demanda potencial. Sin embargo para lograrlo es necesario corregir
acciones internas y de desempeño a nivel operativo y administrativo, que los
procesos sistemáticos se lleven a cabo lo más apegado posible a las
43
políticas y normas internas del hotel, de acuerdo a sus manuales de
Descripción de Cargos y Procedimientos.
Las deficiencias operativas y administrativas se ven reflejadas en la
calidad del servicio que se les brinda a huéspedes y clientes a nivel de
alojamiento y en especial en el área de restauración, no logrando la premisa
organizacional establecida en la misión, visión y objetivo general del Hotel
Venetur Mérida.
El Hotel Venetur Mérida cuenta con los recursos, talento humano e
instalaciones claves para superarse; haciendo énfasis en la calidad como su
visión, misión y objetivos lo establecen. “La calidad se refleja en el servicio…
por lo tanto la calidad es responsabilidad de todos los trabajadores y en
todas las áreas.” (Ishikawa, 1986)
44
RECOMENDACIONES
El Hotel Venetur Mérida como toda organización es un sistema dinámico,
en constante movimiento cada una de sus áreas se encuentra relacionada de
manera directa o indirecta entre sí. En la búsqueda de los objetivos
organizacionales y personales de cada uno de los individuos que lo
componen.
Cada cargo posee funciones y tareas esenciales para el correcto
funcionamiento de la unidad, en el buen cumplimiento y desempeño de las
mismas se garantizará el logro de los objetivos.
Por lo tanto se recomienda:
Planificar talleres de adiestramiento periódico al personal operativo
relacionado en este caso al uso eficiente de la mercancía y el
seguimiento de las políticas y normas del Hotel Venetur Mérida para
la estandarización de la producción, con el objeto de mantener la
uniformidad al momento del cálculo de los costos y las salidas de
mercancías del almacén.
Hacer cumplir los mecanismos de control a través del supervisor del
área.
Comprometer al personal con la aplicación y mejoramiento progresivo
de la calidad en todas las tareas que desempeñan tanto a nivel
administrativo como operativo.
Aplicar los procedimientos establecidos en los manuales de
descripción de cargos y procedimientos del Hotel Venetur Mérida.
Establecer políticas de compras y de almacenamiento.
Cumplir las políticas y normas de compras y almacenamientos que se
establezcan siguiendo un proceso lógico.
45
Emplear los formatos establecidos así como llenar los cardex del
almacén y depósito de bar.
Emplear el Principio PEPS (Primeras en Entrar Primeras en Salir) en
el despacho de mercancía hacia los puntos de producción y venta e
implementar su aplicación dentro de los mismos. En el área de
alimentos no es efectivo el principio UEPS (Ultimas en Entrar
Primeras en Salir) dado que como su nombre lo dice los últimos
productos que ingresan en el almacén son los primeros en salir a la
producción, generando el riesgo de pérdida de los productos que en
su mayoría son perecederos, por tanto no es conveniente para la
organización ni para la valoración de los mismos a nivel contable.
Mejorar la relación y comunicación entre las unidades
departamentales.
Llevar la rotación de los inventarios y planificar acorde a estos las
compras.
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COLEGIO UNIVERSITARIO
HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS
SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA
AREA DE PASANTÍAS
DISEÑAR UN LIBRO DE ACTAS DE INVENTARIO DIGITAL DE
BEBIDAS ALCOHOLICAS Y NO ALCOHOLICAS EN EL
DEPOSITO DEL HOTEL VENETUR MÉRIDA.
AUTOR: ORTEGA MARBELLA
MÉRIDA, JULIO 2012
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FASE III
LA PROPUESTA
Introducción
A través del entrenamiento empresarial, el desempeño diario de las
actividades de la unidad de costos y su relación con otros departamentos en
el Hotel Venetur Mérida se pudo detectar la escasa rotación de productos así
como también el llenado inadecuado de determinados papeles de trabajo
que son de vital importancia para la unidad de costos cuya finalidad es la
elaboración de informes para la gerencia alta y media, brindando información
alterada o no real a causa de las actividades ejecutadas de manera
inadecuada. Problemática que ha sido mencionada en el Planteamiento del
problema haciendo especial énfasis en el control de las bebidas alcohólicas y
no alcohólicas resguardadas tanto en el almacén general como en el
depósito del bar.
El cambio de sistema de gestión hotelera a CQR denominado así por sus
creadores (Castellano, Quintero, Rodríguez) software de desarrollo argentino
no mejoró la sistematización de la información en la unidad de costos. Sus
procesos se hicieron más engorrosos continuando con un control de
inventarios manual y arcaico que agota al personal que se desenvuelve en
esta unidad; debido a la minuciosidad requerida de las actividades que se
deben desempeñar para obtener el producto final el informe de cierre de
mes. Es por eso necesario plantear una respuesta a tal necesidad, que le
permita al Hotel Venetur Mérida desarrollar estas actividades de manera
eficaz y eficiente suministrando una información más cercana a la realidad y
le permita a la gerencia la toma de decisiones basadas en la objetividad y en
resultados reales.
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Es por eso que tal necesidad genera el planteamiento de una propuesta
en la cual se pueda llevar un control de mercancías más real sobre todo en el
control de las bebidas alcohólicas y no alcohólicas, que refleje sus entradas y
salidas y concluyan en el uso de una sola herramienta. Toda la información
se refleje en un solo documento que le permita a la unidad de costos
comparar con otros papeles de trabajo y ejercer un mejor control de los
inventarios a través del uso y llenado de un libro digital de actas de
inventarios, en el cual se pretende registrar los movimientos de las
mercancías desde sus ingresos, hasta su destino con sus respectivos costos.
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Planteamiento de la Propuesta
Al presentarse la problemática del control de inventarios en el área de
alimentos y bebidas, específicamente en el control de bebidas alcohólicas y
no alcohólicas que ha sido relevante para los días finales de cada mes al
momento de efectuar los inventarios físicos por parte de la unidad de costos.
Se plantea una propuesta de llevar un libro de actas de inventarios;
diferenciándolo en cuanto a su objeto y utilidad con respecto al libro
obligatorio de Inventarios que establece el Código de Comercio.
La propuesta se basa en emplear y vaciar la información de manera
oportuna; es decir; el mismo día en que se sucitan los hechos (tipo diario), en
un libro digital a través de la aplicación de Excel, diseñado con las
respectivas celdas que permitan la recolección de datos y hechos necesarias
referentes a las bebidas alcohólicas y no alcohólicas que luego podrán ser de
utilidad para el control que lleva la unidad de costos referentes a dicha
mercancía.
De esta manera se podrá recolectar información significativa para la
unidad de costos, proceder a recuperar la información de manera más fácil
con menor inversión de tiempo y someter determinados datos a su análisis
que tengan que ver con el proveedor, con los costos de adquisición de los
productos, con la salida total de un determinado articulo o cualquier otra
información que sea de importancia para la unidad de costos.
Se busca evitar pérdidas relacionadas con la obsolencia de materia prima,
minimizar las interrupciones en la producción y mejorar la situación actual del
Hotel Venetur Mérida; su nivel económico y financiero en la gestión del área
de bar, así como también facilitar el desempeño en la colecta de datos
necesarios para la unidad de costos al momento de elaboración y/o revisión
de los informes mensuales.
50
Para que su aplicación sea efectiva se debe realizar la descarga oportuna
de la información relacionada con la entrada y salida de mercancía.
Objetivo General
Diseñar un libro de actas de inventarios que permita la consulta y
verificación de información así como el control de la mercancía en el almacén
en lo que respecta a bebidas alcohólicas y no alcohólicas.
Objetivos Específicos
Controlar las entradas y salidas de mercancías del depósito del hotel
Venetur Mérida y su destino.
Identificar y controlar la rotación de inventarios para elaborar compras
planificadas y el Departamento de Compras así como el de costo se
sirva de dicha información.
Mejorar la liquidez del activo corriente a través del diseño de un libro
de acta de inventarios digital.
Justificación y Alcance
Las empresas de hoy en día están en la necesidad de ser más
competitivas y de estandarizar sus procesos por medio de sus manuales de
cargos y procedimientos con el objeto de lograr el rendimiento esperado y
facilitará la reducción y el control de costos. En este caso de estudio del
Hotel Venetur Mérida es necesario aplicar estrategias dirigidas al control de
los costos por medio del control de sus mercancías que constituyen parte
significante del activo y comprometen la liquidez y relaciones de la
organización con sus proveedores, mejorando a nivel económico y financiero
la situación de la organización.
Así surge la necesidad de controlar los inventarios de las bebidas
alcohólicas y no alcohólicas, que entran y salen del almacén general y
51
deposito de bar del Hotel Venetur Mérida referente al departamento de
Alimentos y Bebidas, por medio de la descarga de información en un libro de
acta de Inventarios digital de la aplicación Excel que permita la recolección y
consulta de información.
El libro de acta de inventarios será llenado por el almacenista y será de
utilidad tanto para el almacén como para la unidad de costos al momento de
efectuar los informes mensuales para el cierre de mes. El libro de acta de
inventarios pretende ser una herramienta útil y generar papeles de trabajos
referentes al movimiento de mercancías dentro del hotel facilitando la tarea
de recolección y consulta de datos para la elaboración de informes por parte
de la unidad de costos.
Desglose y Desarrollo de la Propuesta
Para llevar a cabo la aplicación de la propuesta es necesario que participe
el almacenista y la unidad de costos en conjunto; éste último será el usuario
secundario, complementándose mutuamente, el primero se encargará del
llenado del libro de acta de inventario y la unidad de costos hará uso de él
para consultar y verificar la información permitiéndole a fin de mes obtener
información referente a la existencia física y su destino.
También será necesario el uso de equipos de computación con la
aplicación de Excel instalada tanto para el almacenista como para la unidad
de costos.
Por tanto se indicará paso a paso de acuerdo al cargo las actividades
relacionadas para el uso del libro de actas de inventarios.
Almacenista
Colectar y organizar cronológicamente las facturas que llegan al
almacén en conjunto de las mercancías.
Archivar las facturas cronológicamente en una carpeta.
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Descargar diariamente la información contenida en las facturas
referente a las bebidas alcohólicas y no alcohólicas en el libro de
actas de inventarios llenando todos los campos solicitados.
Reflejar las salidas de inventarios de las bebidas alcohólicas y no
alcohólicas que han sido despachada según requisición hacia el
depósito del bar o el Lounge Bar.
Suministrar la información a la unidad de costos cada vez que esta la
requiera puede ser en digital con información actualizada o por medio
de la impresión del mismo generando de esta forma papeles de
trabajo con información resumida y datos de fácil acceso.
Unidad de Costos.
Consultar información y verificar datos referentes a la mercancía.
Utilizar el libro de acta de inventarios como herramienta para consultar
el destino de la mercancía empleada.
Verificar si la información en cardex del depósito de bar se encuentra
actualizada
Conciliar el libro de acta de inventarios con papeles de trabajos
propios de la unidad de costos como los inventarios efectuados los
viernes y lunes en el área de bar y el Lounge Bar.
Comportamiento del Flujo de Mercancías y el uso del Libro de Actas de
Inventarios
El proveedor entrega mercancías al almacenista según orden de compra,
esto significa que la orden de compra debe ser igual a la factura. el
almacenista le da entrada a la mercancía y procede a ingresar la misma en el
libro digital de Acta de Inventarios llenando todos los campos requeridos
referentes a las bebidas alcohólicas y no alcohólicas. Posteriormente le da
salida a la mercancía según las requisiciones de alimentos y bebidas
relacionadas con las bebidas alcohólicas y no alcohólicas. De esta manera la
unidad de costos tendrá una herramienta para verificar la información
53
referente a la existencia de mercancías en el almacén y su destino. (Ver
gráfica 6)
El libro de Actas de Inventarios estará constituido por diversas columnas
como:
a) Fecha: es la primera columna; en ella el almacenista deberá ingresar
la fecha de la factura entregada por el proveedor.
b) Número de Factura: se debe ingresar el número de la factura
entregada por el proveedor.
c) Número de orden de compra: se ingresa el número de orden de
compra emitido por el departamento de compras.
d) Proveedor: se debe escribir el nombre del proveedor correspondiente
a la factura.
e) Descripción de la Operación: en esta columna se dejará mención si la
entrada es por una compra y nombre del producto, en el caso de las
Facturas
Orden de compra
Orden de compra
Ingreso de Mercancía a
almacén
Libro de actas de
inventarios
Dar salida de mercancía
según requisición
Verificar
inventarios físicos y
cotejar con libro de
actas de inventarios
Gráfico 6 Comportamiento del Flujo de Mercancías y Actividades de cada área
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salidas se deberá ingresar el número de requisición y el nombre del
producto.
f) Entradas: la pestaña de entradas está compuesta por Cuatro (4)
columnas entre ellas cantidad, unidad de medida, costo unitario y
costo total respectivamente. En ellas se va a descargar la información
correspondiente a las bebidas alcohólicas y no alcohólicas que están
ingresando al almacén al momento de ser entregadas por el
proveedor.
1. Cantidad: las unidades ingresadas de determinado producto
(porque estamos en la pestaña de entradas)
2. Unidad de Medida: se refiere a la presentación del producto
como caja, bulto
3. Costo Unitario: se refiere al costo por unidad.
4. Costo Total: se obtiene al multiplicar la columna de cantidad y el
costo unitario.
g) Salidas: la pestaña de salidas está compuesta por Cinco (5) columnas
entre ellas cantidad, área o departamento, unidad de medida, costo
unitario y costo total respectivamente. En ellas se va a descargar la
información correspondiente a las bebidas alcohólicas y no alcohólicas
que se le dieron salida según requisición del almacén.
1. Cantidad: las unidades despachadas de determinado producto
2. Unidad de Medida: se refiere a la presentación del producto
como caja, bulto
3. Costo Unitario: se refiere al costo por unidad.
4. Costo Total: se obtiene al multiplicar la columna de cantidad y el
costo unitario.
h) Saldo: la pestaña de saldo está compuesta por Cuatro (4) columnas
entre ellas cantidad, unidad de medida, costo unitario y costo total
respectivamente. La descripción de cada una de ellas esta contenida
en las anteriormente mencionadas; sin embargo sus cifras se
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obtendrán al restarle a cada columna de entradas cada columna de
salidas respectivamente, excepto por la información contenida con la
de área o departamento.
i) Total Mes: en estas celdas obtendremos el costo total al sumarlas
verticalmente y el saldo total del mes al restar las entradas y salidas
correspondientes de forma horizontal.
A continuación se muestra una impresión física sobre la apariencia del
Libro de actas de inventarios con sus respectivos campos (Ver Gráfico 7)
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(1) CANTIDAD (2) UD DE MEDIDA (3) COSTO UNITARIO (4) COSTO TOTAL (1) CANTIDAD (2) AREA O DPTO. (3) UD DE MEDIDA (4) COSTO UNITARIO (5) COSTO TOTAL (1) CANTIDAD (2) UD DE MEDIDA (3) COSTO UNITARIO (4) COSTO TOTAL
(h) SALDO© NUMERO DE
ORDEN DE COMPRA
(i) TOTAL MES(i) TOTAL MES (i) TOTAL MES
(d) PROVEEDOR
LIBRO DE ACTAS DE INVENTARIO DE BEBIDAS ALCOHOLICAS Y NO ALCOHOLICAS HOTEL VENETUR MERIDA
(a) FECHA(b) NUMERO DE
FACTURA
(e) DESCRIPCION DE LA
OPERACIÓN
(f) ENTRADAS (g) SALIDAS
Gráfico 7: Libro de Acta de Inventarios
Fuente: Marbella Ortega C. (2012)
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