Il Sistema dei Controlli e la Business Intelligence

Un’agenda per la piena coerenza tra politiche e azioni gestionali

Nadia FiliteriNadia Filiteri

Roma, 13 maggio

Assessorato Finanze. Organizzazione. Sistemi informativi e Controllo strategico

Direzione generale Organizzazione, Sistemi informativi e Telematica

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IL PROGETTO “La Governance che si vede”

In continuità con il progetto “Agenda della Modernizzazione” (2001-2003), la Regione Emilia-Romagna sta realizzando un sistema integrato per il processo di programmazione e controllo che allinei l’azione dell’organizzazione agli obiettivi strategici dell’Amministrazione, attraverso:

sviluppo di una metodologia e di un’organizzazione integrata tra i livelli di controllo

sviluppo di processi di apprendimento organizzativo con attività formative e di sensibilizzazione

implementazione della strumentazione informatica di supporto

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OBIETTIVI STRATEGICI

Obiettivo del progetto è verificare il livello di raggiungimento degli obiettivi fissati nel “Documento di Politica Economica e Finanziaria 2003-2005”.Il DPEF esplicita gli obiettivi politici e le principali linee di azione dell’Amministrazione, articolati in cinque “politiche” o assi strategici:

la nuova Regione welfare sapere, lavoro, sviluppo sicurezze ambiente e territorio

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OBIETTIVI STRATEGICI

In particolare, nell’asse “la nuova regione” del DPEF si dichiara l’obiettivo di costruire una Regione che faccia fronte alla sua missione in modo innovativo:

RECUPERARE IN EFFICIENZA PER MIGLIORARE L’EFFICACIA DELL’AZIONE POLITICA

Lo sviluppo di un sistema integrato di pianificazione e controllo si configura come “lo strumento” chiave per fornire alle altre “politiche” o assi strategici gli indicatori indispensabili per orientare le azioni, monitorare i risultati e, in ultima analisi, raggiungere gli obiettivi prefissati

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OBIETTIVI DIREZIONALI

Integrare maggiormente il modo di operare tra le diverse strutture organizzative della Regione e tra queste

e gli altri soggetti regionali Rafforzare i processi di programmazione e controllo, sia

interni che esterni

Sviluppare l’efficacia delle politiche attraverso strumenti di supporto alle decisioni e di valutazione dei

risultati conseguiti in relazione agli obiettivi e agli indirizzi politici predefiniti

Migliorare l’efficienza e l’efficacia dell’azione amministrativa sviluppando strumenti e metodiche del controllo

di gestione e introducendo nuove modalità nella gestione amministrativa e contabile

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LE LINEE GUIDA

Il progetto metterà a punto un sistema integrato di programmazione e controllo articolato su tre livelli (in coerenza con il d.lgs. 286/99):

il livello strategico, in cui si definiscono gli obiettivi strategici a livello di “politiche” e in cui il flusso informativo

proveniente dal livello analitico viene aggregato in scenari, per simulare piani e valutare l’impatto delle strategie sui risultati ottenibili. il livello direzionale, in cui si declinano gli obiettivi del livello

sovrastante nelle azioni della macchina organizzativa e in cui i dati raccolti a livello operativo vengono trasformati in informazioni per valutare l’andamento dell’attività il livello operativo, cui appartengono gli strumenti tecnico

contabili (i sistemi di contabilità finanziaria, economico-patrimoniale e di contabilità analitica) a supporto del

controllo di gestione

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LE LINEE GUIDA - Relazioni tra i livelli di controllo

Livelliorganizzativi

Organo politico

Direzioni

Uffici

Livello delle

informazioni

Strategiche Direzionali Operative

Politiche

Attuazione Rilevazione

Azioni correttive

CONTROLLO CONTROLLO STRATEGICOSTRATEGICO

Programmazioneoperativa

AttuazioneAnalisi

Scostamenti

Azioni correttive

CONTROLLO CONTROLLO OPERATIVOOPERATIVO

Budget

AttuazioneAnalisi

Scostamenti

Azioni correttive

CONTROLLO CONTROLLO DI GESTIONEDI GESTIONE

input

input

feedback

feedback

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LE LINEE GUIDA - La divisione dei compiti

Controllo di Gestione Controllo Strategico

Efficienza della macchina

amministrativa

Efficacia delle

politiche

Apparato amministrativo

(Direzioni Generali)

Organo politico

(Giunta Regionale)

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LE LINEE GUIDA - I livelli dell’integrazione

L’integrazione viene portata avanti su tre livelli:

organizzativo metodologico livello tecnico, ovvero di architettura del sistema informativo

installato

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LE LINEE GUIDA - La rete dei Controller

Dal punto di vista organizzativo, l’integrazione avviene attraverso una “rete di controller” i cui componenti sono stati individuati all’interno di ciascuna Direzione come elementi attivi di riferimento per le strutture centrali di controllo.I processi di controllo strategico devono svilupparsi con un forte approccio di tipo condiviso con la struttura organizzativa

Per ogni area tematica oggetto di valutazione non si può prescindere dai contributi specialistici dei settori per riempire di contenuti la metodologia prescelta (definizione degli indicatori, individuazione dei target ecc.)

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LE LINEE GUIDA - L’approccio metodologico

Dal punto di vista metodologico l’integrazione avviene attraverso la “Balanced Scorecard” che individua obiettivi, indicatori e target, iniziative rispetto a quattro ambiti:

la collettività risorse economico finanziarie i processi di erogazione dei servizi dell’Ente l’innovazione e l’apprendimento

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LE LINEE GUIDA - La Balanced Scorecard

Tecnica manageriale sviluppata da Kaplan e Norton nel 1992

Traduce la strategia aziendale in un sistema di misurazioni facilitandone:

la comprensione la comunicazione l’esecuzione il controllo

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LE LINEE GUIDA - La Balanced Scorecard

Si propone come strumento in grado di contribuire a rendere più efficace l’esecuzione della strategia, superando quelli che si presentano come tradizionali ostacoli:

la mancanza del collegamento tra piano delle azioni strategiche e allocazione delle risorse finanziarie

la forte enfasi sugli aspetti economico-finanziari la mancanza di un feed back sulle iniziative lanciate per realizzare

gli obiettivi strategici la scarsa possibilità di avviare processi di apprendimento

strategico (verifica relazioni causa effetto azioni – obiettivi e predisposizione interventi correttivi)

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LE LINEE GUIDA - Il sistema informativo

Da un punto di vista tecnico, la scelta effettuata è stata quella di un sistema informativo integrato ERP (Enterprise Resources Planning) come strumento a supporto del nuovo sistema dei controlli all’avanguardia dal punto di vista tecnologico e architetturale.Da questo punto di vista sono quindi assicurati, in quanto “nativi” nel prodotto implementato:

l’unicità e l’univocità del dato per tutti gli enti Regionali la condivisione delle informazioni e l’univocità del linguaggio l’integrazione dei processi di alimentazione e lettura del dato

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LE LINEE GUIDA - Il sistema informativo

Sistema transazionaleintegrato

Controllo e analisi statistiche

Pianificazione e Controllo strategico

ERP SAP R/3

FI-FMFI-FMFinancialFinancial

AccountingAccountingCOCOControllingControlling

AAAAFixed AssetsFixed Assets

AcctgAcctg

PSPSProjectProjectSystemSystemWFWF

WorkflowWorkflowISISIndustryIndustry

SolutionsSolutions

MMMMMaterialsMaterials

Mgmt.Mgmt.

HRHRHumanHuman

ResourcesResources

SDSDSales &Sales &

DistributionDistribution

PPPPProductionProductionPlanningPlanning

QMQMQualityQualityMgmt.Mgmt. PMPM

Plant Main-Plant Main-tenancetenance

BW Data Warehouse

SEM

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LE LINEE GUIDA

Un ulteriore elemento che caratterizza il progetto riguarda le modalità gestionali esplicite e formalizzate con cui si è supportato il cambiamento all’interno dell’Ente.

L’affiancamento di un'area progettuale di formazione e gestione del cambiamento consente di accelerare il processo di adozione dei nuovi strumenti e di accelerare la transizione verso nuove modalità operative attraverso la diffusione e condivisione di una nuova cultura del controllo.

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LE FASI

Il progetto si articola con una logica di sperimentazione in ambiti circoscritti (i “piloti”) e di successiva e progressiva estensione a tutti i restanti ambiti. Tale logica è stata seguita sia per l’applicazione delle metodologie e dei processi organizzativi di controllo che per l’implementazione dei sistemi informativi.

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LE FASI

Il progetto si è articolato nelle seguenti fasi:

Fase 1: Sviluppo della metodologia di controllo strategico (adattamento del modello Balanced Scorecard alla

realtà regionale)Fase 2: Avvio dei sistemi informativi per la gestione di: ciclo

passivo, contabilità finanziaria, contabilità generale e controllo di gestione in un ambito pilotaFase 3: Avvio del sistema informativo a supporto del

controllo strategico in un ambito pilotaFase 4: Analisi organizzativa e progettazione della “Rete dei

Controller”Fase 5: Avviamento della “Rete dei Controller” in ambito

pilota

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LE FASI

Fase 6: Avviamento progressivo della rete controller attraverso l’estensione dell’esperienza maturata in

Fase 5Fase 7: Estensione e sviluppo dei sistemi informativi a

supporto di ciclo passivo, contabilità finanziaria, contabilità generale e controllo di gestione

ad altri ambiti sulla base dell’esperienza di Fase 2Fase 8: Estensione del sistema informativo a supporto del

controllo strategico ad altri ambiti (sulla base dell’esperienza di Fase 3)

Fase 9: Formazione e gestione del cambiamento

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MASTER PLAN

FASE N D G F M A M G L A S O N D G F M A M G L A S O N D G F M A M G L

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

Fase 5

Fase 6

Fase 7

Fase 8

Fase 9

2002 2003 2004 2005

grazie per l’attenzione