Atelier U1

11ème Université Interprofessionnelle

Mercredi 25 septembre 2013 Espace Tête d’Or - Villeurbanne

Crise, transmission, concurrence…

L’entreprise face à ses mutations

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Atelier n°1

Audit social et diagnostic RH

Carole CODACCIONI Jean-Marc MOREL Avocat Expert-Comptable

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SOMMAIRE

Introduction : Contexte général 1. Audit social 2. Diagnostic RH

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INTRODUCTION

q Contexte général En matière sociale :

Ø Renforcement de la réglementation et des obligations de l’employeur

Ø Judiciarisation des relations employeurs / salariés (rupture du contrat de travail, discrimination, harcèlement, modification du contrat de travail, …).

A titre d’illustration, une responsabilisation accrue des entreprises notamment en matière de santé et de sécurité au travail.

Ø Prise en compte des risques psychosociaux et identification des conséquences de la souffrance au travail.

v  Sur la santé des salariés (dépression, burn-out…) v  Sur le fonctionnement des entreprises (absentéisme, turnover, ambiance au travail…)

Ø  D’une obligation de moyen à une obligation de résultat de l’employeur : violence au travail,

harcèlement moral, accident et maladie professionnelle…

→ Evolutions récentes du droit du travail conduisent les entreprises à vérifier la conformité de leurs pratiques internes

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I – AUDIT SOCIAL

q  De l’audit « classique » de conformité de l’entreprise…

Objet : Contrôle de la conformité des pratiques de l’entreprise à la réglementation en vigueur : loi, règlement, convention collective et accords collectifs…

L’audit peut être général ou limité à un domaine particulier : paye, accident du travail, contrats de travail

Intérêts :

v Évaluation des risques (rappels de salaire, redressement URSSAF, litiges prud’homaux, …)

v Identification de mises en conformité à effectuer et leur degré d’urgence

v Optimisation des pratiques en vigueur notamment en paie (masse salariale, charges sociales, …) en terme d’organisation (management, outil de travail, …) et de gestion du personnel (intégration, évolution professionnelle, sanctions disciplinaires, …)

v Anticipation des évolutions (juridiques et pratiques)

v Prévention des risques et amélioration du capital confiance des salariés et du climat social

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I – AUDIT SOCIAL

q … à l’audit stratégique préalable à une situation de changement

Définition d’une stratégie à moyen et long terme pour optimiser la marche de l’entreprise, dans le cadre d’une cession / acquisition ou pour accompagner des changements.

q  Audit d’acquisition de la société :

v Analyse de l’intérêt du rachat de la société : vérifier de l’intérieur ce qui est annoncé et découvrir ce qui a été éventuellement caché

v Négociation du prix de vente

v Établissement de la garantie d’actif et de passif (GAP)

v Identification et évaluation des risques encourus ainsi que évaluation du climat social

v Connaissance du fonctionnement de la société nécessaire à la gestion future de l’établissement

v Faciliter les choix et décisions futurs

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I – AUDIT SOCIAL

q  Audit de compréhension d’une situation sociale particulière :

v Objet : Appréciation des conséquences sur la gestion de la société d’une situation sociale particulière : conflit social, climat social dégradé, demandes de rappels de salaire, départs importants…

v Formulation des préconisations pour optimiser la situation socialement ou pour éviter, gérer ou tenter de minimiser les risques encourus

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I – AUDIT SOCIAL

q  Domaines d’intervention dans le cadre de l’audit social

q Structure des effectifs : v  Nombre de salariés : personnes physiques et équivalent temps plein (EQTP) – Répartition hommes / femmes v  Âge – Ancienneté v  Type de contrat : CDI, CDD, temps plein, temps partiel, intérim v  Salariés handicapés – Salariés en longue maladie v  Stagiaires

Ø  Cela permet notamment d’identifier des changements futurs (retraite) ou d’éventuel franchissement de seuil

q Situation des dirigeants : contrat de travail suspendu, risques liés au départ (en cas de fort intuitu personae)

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I – AUDIT SOCIAL

q  Vérifications formelles :

v Affichage

v Formalités d’embauche : déclaration URSSAF, registre unique du personnel (éventuellement titre de travail)

v Règlement intérieur

v Document unique d’évaluation des risques

v Relation service médical

v Relation inspection du travail

v Déclaration CNIL

q Contrat de travail : étude des différentes clauses contractuelles existantes des CDI et CDD, temps partiel, cadres / non cadres

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I – AUDIT SOCIAL

q Statut collectif : respect de la convention collective, des accords d’entreprise, des usages et engagements unilatéraux de l’employeur

q Épargne salariale et protection sociale :

v Accord d’intéressement

v Accord de participation

v PEE

v Mutuelle / prévoyance

q Rémunération :

v Vérification des minimas

v Structure de rémunération (fixe, 13ème mois, commissions, etc, … et source juridique)

v Avantages en nature

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I – AUDIT SOCIAL

q  Paie et charges sociales : contrôle de l’application pratique de la réglementation et risques en cas de contrôle URSSAF (ex : application des allégements ou abattements)

q  Durée et aménagement du temps de travail

q  Chiffrage des Indemnités de Fin de Carrière (IFC), des éventuels départs, et autre passif social

q  Représentation du personnel : v Effectif

v Dernières élections : carences, représentativité syndicale

v DP / CE / DUP / DS / CHSCT

v Étude du registre des délégués du personnel et / ou des comptes rendus CE

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I – AUDIT SOCIAL

q Divers :

v Formation professionnelle (DIF)

v Handicapés

v Gestion des absences

v Ruptures des contrats de travail et éventuelles transactions

v Contentieux sociaux (CPH – TASS – CA)

q Climat social : analyse du Turn-over, des départs, des contentieux en cours, des échanges avec l’Inspection du Travail, lecture des procès-verbaux des IRP…

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I – AUDIT SOCIAL

q Déroulement de l’audit (aspects pratiques)

Ø Importance de définir les contours de la mission

v  Domaines concernés v  Objectifs déterminés v  Modalités de mise en œuvre : transmission de documents, entretiens sur place v  Élaboration d’un rapport : rendez-vous de restitution

Ø Rédaction d’une lettre de mission écrite et précise fixant les domaines d’intervention

Ø Etablissement d’une liste de documents à tenir à disposition (difficultés à obtenir certains documents, DATA ROOM)

Ø Obligation de discrétion et de confidentialité

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I – AUDIT SOCIAL

Ø Analyse des documents sociaux complétée par des entretiens avec certains responsables (dirigeants ou responsables du service du personnel ou paie) via un questionnaire

Ø Recoupement indispensable entre les informations et les documents communiqués afin de s’assurer de la fiabilité des renseignements

Ø Rédaction d’un rapport écrit et détaillé, daté et signé avec en annexe la liste des documents consultés

Ø Etablissement d’une synthèse des principaux risques détectés intégrée dans le rapport avec indication du degré du risque (chiffrage, faible / élevé)

Ø Etablissement d’un plan d’actions à réaliser avec indication de la priorité à donner aux actions

Ø Entretien de restitution avec les dirigeants pour présenter nos conclusions

Ø Proposition de mission pour l’accompagnement de la société dans les mesures à mettre en œuvre

Ø Suivi de la mise en œuvre des actions

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Exemple de questionnaire

A – Documents à récupérer B - Organisation Générale C – Obligations sociales D - Questions paies

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A – Documents à récupérer avant l’audit:

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B – Organisation de l’entreprise:

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II – DIAGNOSTIC RH

q Définition

Outil permettant à l’entreprise de tester la conformité de ses pratiques dans la gestion de ressources humaines.

q Objectifs

Aider le chef d’entreprise à prendre le recul nécessaire pour s’assurer de l’efficience de son organisation.

« Un indicateur d'efficience permet de déterminer si une décision va entraîner des pertes ou des gains pour une organisation, relativement aux moyens investis »

v Quelles sont les missions, la vision et les valeurs de l’entreprise ?

q  Sont elles partagées par tous ?

v La stratégie est elle bien comprise avec des objectifs atteignables ?

v La gestion interne et les ressources sont elles adaptées à ces objectifs ?

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q  Comment faire ?

v  Questionnaires experts permettant de poser les questions aux dirigeants et de restituer les données

v  Spécialisation de collaborateurs en RH

v  Savoir accompagner nos clients en la matière

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q  Contexte législatif v Pénibilité : analyse des effectifs pour déterminer les salariés soumis à certains risques professionnels

v Contrat de génération : diagnostic préalable sur la situation des jeunes et des séniors

v Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC)

v Accord de maintien de l’emploi

v Bien être au travail et protection contre le harcèlement

q  Intérêts : une bonne gestion des RH indispensable au développement de l’entreprise

- Attirer et fidéliser les talents,

- Améliorer l’intégration des nouveaux entrants,

- Garantir un bon climat social,

- Améliorer la confiance des salariés dans l’entreprise et leur motivation,

- Assurer l’adaptation du personnel aux évolutions de leur poste...

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q Domaines d’intervention v  Recrutement et intégration du salarié : parcours d’intégration

v  Formation et gestion des compétences : évolution de carrière…

v  Management et relation sociales : entretiens annuels…

v  Information et communication interne

v  Politique de rémunération

v  Conditions de travail : charges de travail, taux d’absentéisme…

q Déroulement du diagnostic RH

Entretien avec le dirigeant et le responsable du personnel sur les différents aspects des Ressources Humaines de l’entreprise, mais également avec certains salariés.

Analyse des données recueillies afin d’identifier les problématiques rencontrées et élaborer une série de préconisations afin d’améliorer la situation de la société.

Assister la société dans la mise en place de modèles, d’outils RH (fiches de poste, canevas d’entretien…)

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CONCLUSION

q  Coopération entre les auditeurs indispensable pour satisfaire le client v Audits touchant l’ensemble des secteurs de l’entreprise : comptable, financier, juridique, fiscal, paie, social…

v Partage des informations et échanges sur les risques et leur évaluation.