Upload
others
View
39
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
AUDIT OPERASIONAL ATAS PENGELOLAAN
PERSEDIAAN BAHAN BAKU MAKANAN DAN
MINUMAN
Studi Kasus di Kopi Bule
S K R I P S I
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Akuntansi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Yohanes Korian Suryo
162114085
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2020
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
i
AUDIT OPERASIONAL ATAS PENGELOLAAN
PERSEDIAAN BAHAN BAKU MAKANAN DAN
MINUMAN
Studi Kasus di Kopi Bule
S K R I P S I
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Akuntansi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Yohanes Korian Suryo
162114085
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2020
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
ii
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
iii
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
iv
HALAMAN PERSEMBAHAN
“Banyaklah rancangan di hati manusia, tetapi keputusan Tuhan-lah yang
terlaksana.”
Amsal 19: 21
“Tidak ada pilihan yang salah, hanya bagaimana cara kita menjalaninya.”
Kupersembahkan kepada:
Tuhan Yesus Kristus dan Bunda Maria tempatku berdoa,
Bapak dan Ibu yang selalu mendoakan,
Kedua Kakakku yang selalu menjadi acuan untuk menjadi lebih,
Orang terdekat dan teman-temanku yang selalu mendukung.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
v
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI - PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul:
AUDIT OPERASIONAL ATAS PENGELOLAAN PERSEDIAAN BAHAN
BAKU MAKANAN DAN MINUMAN
(Studi Kasus di Kopi Bule)
dan diajukan untuk diuji pada tanggal 8 Mei 2020 adalah hasil karya saya.
Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini
tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil
dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol
yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang
saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian
atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan
orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak,
dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil
tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan
tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya
sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya
terima.
Yogyakarta, 29 Mei 2020
Yang membuat pernyataan,
Yohanes Korian Suryo
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
vi
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN
PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertanda tangan di bawah ini saya, mahasiswa Universitas Sanata Dharma:
Nama : Yohanes Korian Suryo
NIM : 162114085
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada
perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul:
AUDIT OPERASIONAL ATAS PENGELOLAAN PERSEDIAAN BAHAN
BAKU MAKANAN DAN MINUMAN
(Studi Kasus di Kopi Bule)
Beserta perangkat yang diberikan. Dengan demikian saya memberikan kepada
Perpustakaan Universitas Sanata Dharma untuk menyimpan, mengalihkan dalam
bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data,
mendistribusikannya secara terbatas, dan mempublikasikannya di internet atau
media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu memberikan royalty kepada
saya selama tetap tercantumkan nama saya sebagai penulis.
Demikian pernyataan ini saya buat sebenarnya.
Yogyakarta, 29 Mei 2020
Yang menyatakan
Yohanes Korian Suryo
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terimakasih penulis haturkan kepada Tuhan Yesus
Kristus, yang telah melimpahkan berkat dan kasihnya kepada penulis sehingga
dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi
salah satu syarat memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi,
Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma.
Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, dukungan,
dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan
terimakasih kepada:
1. Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D., selaku Rektor Universitas
Sanata Dharma.
2. Albertus Yudi Yuniarto, S.E., M.B.A., selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sanata Dharma.
3. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Ak., QIA., CA., selaku Ketua Program Studi
Akuntansi Universitas Sanata Dharma.
4. Dr. FA. Joko Siswanto, MM., Ak., QIA., CA., selaku pembimbing yang
telah membantu serta membimbing dalam penulisan skripsi.
5. Semua dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma yang telah
mencurahkan ilmu dan pengalamannya selama proses perkuliahan.
6. Rwin Allen Vickery selaku owner dan manajer Kopi Bule serta teman
seperjuangan semasa SMA yang telah bersedia memberikan ijin untuk
melakukan penelitian.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
viii
7. Bapak dan Ibu yang penulis kasihi, terimakasih atas dukungan dan doa
yang senantiasa diberikan.
8. Mas Lindung dan Mbak Nanda selaku kakak penulis yang selalu menjadi
acuan bagi penulis agar selalu menjadi lebih.
9. Monika Anindya Wulandari yang senantiasa memberikan dukungan dan
menjadi tempat keluh kesah bagi penulis.
10. Teman-teman kuliah dan keluarga HIMAKS 2018, terimakasih telah
menemani dan memberikan banyak pengalaman bagi penulis.
11. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Akhir kata, penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan dalam
skripsi ini, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca.
Semoga skripsi ini bermanfaat bagi pembaca dan dapat digunakan sebagaimana
mestinya.
Yogyakarta, 29 Mei 2020
Penulis
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
ix
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ..................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ............................................................................ iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ................................. v
HALAMAN PUBLIKASI ..................................................................................... vi
KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... xi
DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiv
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xv
ABSTRAK ........................................................................................................... xvi
ABSTRACT ........................................................................................................ xvii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 1
A. Latar Belakang Masalah .............................................................. 1
B. Rumusan Masalah ....................................................................... 4
C. Batasan Penelitian ....................................................................... 4
D. Tujuan Penelitian......................................................................... 4
E. Manfaat penelitian ....................................................................... 5
F. Sistematika Penulisan .................................................................. 6
BAB II Tinjauan Pustaka .............................................................................. 8
A. Persediaan.................................................................................... 8
1. Pengertian ......................................................................... 8
2. Sifat Persediaan ................................................................ 8
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
x
3. Persediaan Bahan Baku .................................................. 10
4. Faktor-faktor Penentu Jumlah Persediaan Bahan Baku . 10
B. Makanan dan Minuman ............................................................. 11
1. Pengertian ....................................................................... 11
2. Penyimpanan .................................................................. 12
C. Pengauditan ............................................................................... 13
1. Pengertian Pengauditan .................................................. 13
2. Pengelompokan Audit .................................................... 14
3. Jenis Auditor .................................................................. 15
D. Audit Operasional ..................................................................... 16
1. Pengertian ....................................................................... 16
2. Tujuan ............................................................................ 17
3. Ruang Lingkup ............................................................... 18
4. Sasaran Audit ................................................................. 18
5. Tahapan Audit ................................................................ 19
E. Pengendalian Internal ................................................................ 21
1. Pengertian ....................................................................... 21
2. Komponen Pengendalian Internal .................................. 21
F. Ekonomis, Efisiensi, dan Efektivitas ......................................... 22
1. Pengertian ....................................................................... 22
2. Indikator Penentuan ....................................................... 23
G. Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah.......................................... 25
1. Pengertian ....................................................................... 25
2. Kriteria ........................................................................... 26
3. Tujuan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah .................. 27
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xi
4. Pemberdayaan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah ..... 27
H. Kerangka Berpikir ..................................................................... 28
BAB III METODE PENELITIAN ............................................................... 30
A. Jenis Penelitian .......................................................................... 30
B. Subjek Penelitian ....................................................................... 31
C. Tempat dan Waktu Penelitian ................................................... 31
D. Teknik Pengumpulan Data ........................................................ 31
1. Observasi ........................................................................ 31
2. Wawancara ..................................................................... 32
3. Checklist ......................................................................... 32
4. Dokumentasi .................................................................. 32
E. Teknik Analisis Data ................................................................. 33
1. Survei Pendahuluan ........................................................ 33
2. Penelaahan dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian
Manajemen ................................................................... 34
3. Pengujian Terinci ........................................................... 37
4. Pengembangan Laporan.................................................. 37
BAB IV GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN ............................. 39
A. Profil Perusahaan....................................................................... 39
B. Sejarah Perusahaan .................................................................... 39
C. Produk Kopi Bule ...................................................................... 40
D. Struktur Organisasi Perusahaan ................................................ 41
E. Job Description .......................................................................... 41
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN.................................... 43
A. Survei Pendahuluan ................................................................... 43
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xii
B. Penelaahan dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian
Manajemen ................................................................................ 49
1. Pembelian Bahan Baku .................................................. 49
2. Penerimaan Bahan Baku ................................................ 54
3. Penyimpanan Bahan Baku ............................................. 58
4. Pemakaian Bahan Baku.................................................. 63
C. Pengujian Terinci....................................................................... 66
D. Pengembangan Laporan ............................................................ 86
BAB VI PENUTUP ...................................................................................... 96
A. Kesimpulan ............................................................................... 96
B. Keterbatasan Penelitian ............................................................. 96
C. Saran .......................................................................................... 96
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 98
LAMPIRAN ......................................................................................................... 100
Lampiran 1 – Daftar Pertanyaan Wawancara........................................... 101
Lampiran 2 – Checklist Kegiatan Pembelian Bahan Baku....................... 102
Lampiran 3 – Checklist Kegiatan Penerimaan Bahan Baku..................... 104
Lampiran 4 – Checklist Kegiatan Penyimpanan Bahan Baku .................. 106
Lampiran 5 – Checklist Kegiatan Pemakaian Bahan Baku ...................... 108
Lampiran 6 – Contoh Dokumen Formulir Purchase................................ 110
Lampiran 7 – Contoh Faktur dari Pembelian Eceran ............................... 111
Lampiran 8 – Contoh Faktur dari Pembelian Melalui Pemasok .............. 112
Lampiran 9 – Contoh Tempat Penyimpanan Bahan Baku Bagian Bar .... 113
Lampiran 10 – Contoh Tempat Penyimpanan Bahan Baku Bagian
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xiii
Kitchen ............................................................................. 114
Lampiran 11 – Kartu Persediaan Elektronik Perusahaan Bagian Bar...... 115
Lampiran 12 – Kartu Persediaan Elektronik Perusahaan Bagian
Kitchen ............................................................................. 116
Lampiran 13 – Rekomendasi Standard Operating Procedure (SOP)
Tertulis ............................................................................. 117
Lampiran 14 – Rekomendasi Dokumen Permintaan Pembelian, Pesanan
Pembelian, dan Laporan Penerimaan Barang .................. 119
Lampiran 15 – Rekomendasi Daftar Pemasok Tertulis............................ 121
Lampiran 16 – Rekomendasi Kartu Persediaan ....................................... 122
Lampiran 17 – Surat Keterangan Penelitian............................................. 123
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xiv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1 Format Checklist ............................................................................. 35
Tabel 2 Standard Operating Procedure Lisan Kopi Bule ........................... 46
Tabel 3 Checklist Kegiatan Pembelian Bahan Baku ................................... 49
Tabel 4 Checklist Kegiatan Penerimaan Bahan Baku ................................ 54
Tabel 5 Checklist Kegiatan Penyimpanan Bahan Baku ............................. 58
Tabel 6 Checklist Kegiatan Pemakaian Bahan Baku ................................... 63
Tabel 7 Checklist Pengujian Standard Operating Procedure .................... 67
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1 Struktur Organisasi Kopi Bule ....................................................... 41
Gambar 2 Dokumen Permintaan Pembelian ................................................... 72
Gambar 3 Dokumen Pesanan Pembelian ........................................................ 72
Gambar 4 Dokumen Laporan Penerimaan Barang ......................................... 73
Gambar 5 Kartu Persediaan ............................................................................ 75
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xvi
ABSTRAK
AUDIT OPERASIONAL ATAS PENGELOLAAN PERSEDIAAN BAHAN
BAKU MAKANAN DAN MINUMAN
(Studi Kasus di Kopi Bule)
Yohanes Korian Suryo
NIM: 162114085
Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui hasil pengauditan operasional
dengan menilai efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan kegiatan pengelolaan
persediaan bahan baku makanan dan minuman. Berdasarkan penilaian tersebut,
diberikan rekomendasi perbaikan kepada manajer perusahaan.
Pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara, checklist,
dan dokumentasi. Teknik analisa data yang digunakan pada penelitian adalah
deskriptif analitis dengan berdasarkan prosedur audit operasional.
Hasil audit menunjukkan bahwa secara keseluruhan kegiatan pengelolaan
persediaan bahan baku makanan dan minuman sudah dilakukan secara efektif,
sangat efisien, dan sangat ekonomis. Terdapat beberapa rekomendasi yang
diberikan, yaitu: membuat standard operating procedure (SOP) tertulis,
melengkapi dokumen dalam pengelolaan bahan baku, penerapan kebijakan
pemisahan kepentingan, membuat daftar pemasok tertulis, penunjukkan seseorang
yang bertanggungjawab atas pengawasan persediaan, penerapan metode first in
first out (FIFO), membuat instruksi tertulis atas kegiatan stock opname, dan
membuat mekanisme pelaporan kesalahan pemakaian bahan baku.
Kata kunci: Audit Operasional, Persediaan, Bahan Baku, Efektif, Efisien,
Ekonomis.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xvii
ABSTRACT
OPERATIONAL AUDIT OF RAW MATERIAL INVENTORY
MANAGEMENT OF FOODS AND BEVERAGES
(A Case Study at Kopi Bule)
Yohanes Korian Suryo
NIM: 162114085
Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta
This study aims to determine the results of operational auditing by
assessing the effectiveness, efficiency, and economy of managing food and
beverage raw materials. Based on this assessment, recommendations are
suggested to the company's managers.
Data is collected by observation, interviews, checklists, and
documentation. The data analysis technique used in this study is descriptive
analysis based on operational audit procedures.
Overall, the audit results show that food and beverage raw materials
management has been carried out effectively, very efficient,and very economical.
There are several recommendations given, namely: creating a written standard
operating procedure (SOP), completing documents in the management of raw
materials, implementing a separation of personal and company's interest policy,
making a list of suppliers, selecting a person who is responsible for inventory
control, implementing the first in first out (FIFO) inventory method, making a
written instruction of the stock opname activity, and create a reporting
mechanism for the use of raw materials.
Keywords: operational audit, inventory, raw material, effective, efficient,
economy.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dunia bisnis merupakan salah satu penyokong pertumbuhan ekonomi
suatu negara. Banyak jenis bisnis yang berjalan dalam suatu negara, mulai dari
bisnis berskala kecil hingga bisnis berskala besar. Saat ini, banyak
bermunculan bisnis baru di Indonesia. Bisnis dengan kekayaan maksimal
mencapai sepuluh milyar rupiah, dalam Undang-Undang Nomor 20 Tahun
2008 termasuk ke dalam Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM).
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2008 yang mengatur
mengenai Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah ini, UMKM memiliki tujuan
yaitu menumbuhkan dan mengembangkan usahanya dalam rangka
membangun perekonomian nasional berdasarkan demokrasi ekonomi yang
berkeadilan. Atas tujuan yang tercantum dalam Undang-Undang Nomor 20
Tahun 2008 terlihat bahwa UMKM memiliki andil dalam pembangunan
ekonomi nasional.
Tahun 2018 menurut Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan
Menengah yang diolah dari data Badan Pusat Statistik diperkirakan berjumlah
64.194.057 unit usaha. Jumlah ini memiliki persentase 99,99% dari total usaha
yang ada di Indonesia. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat persaingan dalam
UMKM itu sendiri sangat ketat. Besarnya andil dan ketatnya persaingan
UMKM ini menjadikan alasan bahwa pengembangan UMKM merupakan hal
yang penting.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
2
Pengembangan UMKM merupakan upaya yang dilakukan oleh
pemerintah, pemerintah daerah, dunia usaha, dan masyarakat. Pengembangan
ini dapat melalui pemberian fasilitas, bimbingan, pendampingan, dan bantuan
perkuatan untuk menumbuhkan dan meningkatkan kemampuan dan daya
saing UMKM. Tujuan dari pengembangan ini yaitu menumbuhkan dan
mengembangkan kemampuan UMKM sehingga dapat menjadi usaha yang
tangguh dan mandiri.
Salah satu bagian yang dapat dikembangkan dalam suatu bisnis adalah
pengelolaan persediaan bahan baku. Menurut Zimmerer yang dikutip oleh
Mukhlishotul Jannah yang termuat dalam Jurnal Islamiconomic (2015: 30-
31), salah satu penyebab kegagalan suatu usaha adalah pengendalian
persediaan yang kurang baik. Persedian merupakan investasi terbesar dalam
suatu bisnis kecil. Menurut Agoes (2017: 298), terdapat bermacam-macam
jenis persediaan, salah satunya adalah persediaan bahan baku.
Berdasarkan artikel yang ditulis oleh Alrizal Noerpratomo yang dimuat
dalam ALMANA (2018: 20-30), dalam kesimpulannya dikatakan bahwa
waktu pemesanan bahan baku yang tidak diperhitungkan dan tidak
mempunyai persediaan bahan baku yang mencukupi mempengaruhi
berlangsungnya proses produksi dari perusahaan. Selain itu kualitas bahan
baku yang baik juga akan menghasilkan produk yang berkualitas baik pula.
Berdasarkan artikel ini, maka pengelolaan persediaan bahan baku dapat
dimaksimalkan guna meningkatkan daya saing UMKM.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
3
Peningkatan pengelolaan persediaan bahan baku UMKM dapat
dilakukan dengan dilakukannya audit operasional atas kegiatan pengelolaan
persediaan bahan baku. Audit operasional sendiri menurut Agoes (2017:14)
adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan,
termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan
oleh manajemen, untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah
dilakukan secara efektif, efisien, dan ekonomis. Menurut Rahayu (2010: 11),
audit operasional dapat digunakan untuk mengungkapkan kekurangan dalam
perencanaan seperti kurang adanya rencana standar, kebijakan, dan prosedur
yang baik serta kelemahan pengelolaan bahan dan fasilitas.
Berdasarkan temuan-temuan yang diperoleh dari hasil audit
operasional, akan dibuat rekomendasi guna melakukan perbaikan-perbaikan
yang dibutuhkan perusahaan berkaitan dengan temuan-temuan tersebut.
Rekomendasi ini diharapkan dapat memperkuat dan meningkatkan
kemampuan UMKM khususnya dalam pengelolaan persediaan bahan baku.
Pengembangan UMKM ini bertujuan agar UMKM dapat menjadi usaha yang
tangguh dan mandiri.
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan
penelitian dengan judul “Audit Operasional Atas Pengelolaan Persediaan
Bahan Baku Makanan dan Minuman (Studi Kasus di Kopi Bule)”. Kopi
Bule sebagai salah satu UMKM yang bergerak pada jasa penyediaan makanan
dan minuman di Yogyakarta akan diperlukan sebagai subjek penelitian oleh
penulis serta kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku mulai dari
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
4
pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan pemakaian akan dijadikan sebagai
objek penelitian.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang pada penelitian ini, rumusan masalah pada
penelitian ini adalah “Apa hasil audit operasional atas pengelolaan persediaan
bahan baku pada Kopi Bule?”
C. Batasan Penelitian
Batasan masalah dari penelitian ini difokuskan pada kegiatan
pembelian persediaan bahan baku, penerimaan persediaan bahan baku,
penyimpanan persediaan bahan baku, dan pemakaian persediaan bahan baku
pada Kopi Bule dan tidak membahas mengenai kebijakan atau aturan yang
ditetapkan perusahaan berkaitan dengan pencatatan akuntansinya dengan
tujuan agar penelitian ini tidak menyimpang dan mempertegas batasan audit
yang dilakukan.
D. Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk memberikan analisis dan memberikan
rekomendasi perbaikan kepada Kopi Bule berdasarkan hasil audit yang telah
dilaksanakan atas pengelolaan persediaan bahan baku sehingga turut
mengembangkan Kopi Bule selaku UMKM untuk dapat menjadi usaha yang
tangguh dan mandiri.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
5
E. Manfaat Penelitian
Dengan adanya penelitian ini, diharapkan hasil penelitian ini dapat
memberikan manfaat bagi:
A. Kopi Bule
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan rekomendasi
perbaikan yang sesuai dengan kebutuhan dari Kopi Bule dalam
meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan pengelolaan
persediaan bahan baku, serta dapat memberikan pengembangan yang
menjadikan Kopi Bule menjadi usaha yang tangguh dan mandiri.
B. Universitas Sanata Dharma
Penelitian ini diharapkan dapat menambah referensi kepustakaan
bagi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma dan menambah referensi
bagi mahasiswa yang tertarik di bidang yang sama.
C. Pembaca
Penelitian ini diharapkan dapat menambah referensi dan
memberikan gambaran mengenai pelaksanaan audit operasional atas
Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM).
D. Peneliti
Penelitian ini menjadi wadah dalam mengimplementasikan
pengetahuan yang didapatkan peneliti dalam perkuliahan sekaligus
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
6
menjadi sarana praktik bagi peneliti dalam melaksanakan proses
pengauditan.
F. Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Bab I ini menguraikan tentang latar belakang masalah, rumusan
masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,
dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab II ini menguraikan mengenai teori pendukung atau pendapat
para ahli serta konsep yang berhubungan dengan pokok bahasan
penelitian serta kerangka berpikir penelitian.
BAB III METODE PENELITIAN
Bab III ini menguraikan mengenai jenis penelitian, subjek
penelitian, objek penelitian, waktu dan tempat penelitian, teknik
pengumpulan data, dan teknik analisis data.
BAB IV GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN
Bab IV ini menguraikan mengenai informasi dari Kopi Bule mulai
dari profil perusahaan, visi dan misi perusahaan, sejarah
perusahaan, dan struktur organisasi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
7
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
Bab V ini menguraikan tentang pelaksanaan penelitian berupa
proses-proses audit operasional yang dilaksanakan dari awal
sampai akhir serta melaporkan hasil audit dan memberikan
rekomendasi berdasarkan temuan selama proses audit.
BAB VI PENUTUP
Bab VI ini menguraikan tentang kesimpulan dari hasil penelitian,
keterbatasan dalam penelitian, serta memberikan saran bagi pihak-
pihak terkait terutama Kopi Bule dan saran bagi penelitian
selanjutnya.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Persediaan
1. Pengertian
Berdasarkan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK: No. 14, hal
14.2 s/d 14.2-IAI, 2015) yang dimuat dalam Agoes (2017: 298),
persediaan merupakan aset:
a. yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa;
b. dalam proses produksi untuk penjualan tersebut; atau
c. dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses
atau pemberian jasa.
Menurut Ristono (2013: 1), persediaan dapat diartikan sebagai
barang-barang yang disimpan dan akan digunakan atau dijual pada masa
atau periode yang akan datang.
2. Sifat Persediaan
Menurut Agoes (2017: 298), persediaan mempunyai sifat-sifat
sebagai berikut:
a. Biasanya merupakan aset lancar (current assets) karena memiliki
perputaran kurang atau sama dengan satu tahun.
b. Merupakan jumlah yang besar, terutama dalam perusahaan dagang dan
industri.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
9
c. Memiliki pengaruh besar terhadap laporan posisi keuangan (neraca)
dan perhitungan laba rugi, karena penentuan persediaan pada akhir
periode yang salah akan berakibat kesalahan dalam jumlah aset lancar
dan total aset, beban pokok penjualan, laba kotor dan laba bersih,
taksiran pajak penghasilan, pembagian dividen dan laba rugi ditahan,
dan kesalahan tersebut akan terbawa hingga periode berikutnya.
Contoh yang biasa digolongkan sebagai persediaan adalah:
a. Bahan baku (raw materials)
b. Barang dalam proses (work in process)
c. Barang jadi (finished goods)
d. Suku cadang (spare-part)
e. Bahan pembantu: oli, bensin, solar
f. Barang dalam perjalanan (goods in transit), yaitu barang yang sudah
dikirim pemasok tetapi belum sampai di gudang perusahaan.
g. Barang konsinyasi: consigment out (barang perusahaan yang dititip
jual pada perusahaan lain). Sedangkan consignment in (barang
perusahaan lain dititip jual di perusahaan) tidak boleh
dilaporkan/dicatat sebagai persediaan perusahaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
10
3. Persediaan Bahan Baku
Menurut Ristono (2013: 5), bahan baku dibagi menjadi dua
kelompok, yaitu:
a. Bahan baku langsung (direct material), yaitu bahan yang membentuk
dan merupakan bagian utama dari barang jadi dimana biayanya dapat
ditelusuri dengan mudah dari biaya barang jadi tersebut. Jumlah bahan
baku langsung sangat dipengaruhi besarnya volume produksi atau
perubahan output. Sehingga dapat dikatakan bahan baku langsung
bersifat variabel.
b. Bahan baku tak langsung (indirect material), yaitu bahan baku yang
digunakan pada proses produksi, tetapi biayanya sulit ditelusuri.
4. Faktor-faktor Penentu Jumlah Persediaan Bahan Baku
Menurut Ristono (2013: 6), permasalahan suatu perusahaan adalah
bagaimana menentukan tingkat persediaan yang optimal, oleh karena itu
perlu diketahui faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat persediaan.
Tingkat persediaan bahan baku dan bahan penolong dipengaruhi oleh:
a. Volume atau jumlah yang dibutuhkan, bertujuan untuk menjaga
kelangsungan (kontinuitas) proses produksi. kebutuhan bahan baku
yang semakin tinggi, maka semakin tinggi pula tingkat persediaan.
b. Volume produksi yang direncanakan, hal ini ditentukan oleh
penjualan terdahulu dan ramalan penjualan. Tingkat volume produksi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
11
yang semakin tinggi, maka kebutuhan akan bahan baku juga
meningkat, sehingga tingkat persediaan juga akan meningkat.
c. Kontinuitas produksi tidak terhenti, menjaga proses produksi agar
tetap berjalana maka dibutuhkan tingkat persediaan yang tinggi.
d. Sifat bahan baku/penolong, apakah cepat rusak (durable good) atau
tahan lama (undurable good). Bahan berumur pendek dan cepat rusak
akan mempengaruhi tingkat persediaan menjadi semakin sedikit guna
menjaga keadaan bahan tersebut.
B. Makanan dan Minuman
1. Pengertian
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
(Permenkes) Nomor 329 Tahun 1976, makanan adalah barang yang
digunakan sebagai makanan atau minuman manusia, termasuk permen
karet dan sejenisnya, akan tetapi bukan obat.
Sedangkan pada Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2012 tentang
pangan, dijelaskan bahwa pangan adalah sesuatu yang berasal dari sumber
hayati produk pertanian, perkebunan, kehutanan, perikanan, peternakan,
perairan, dan air, baik yang diolah maupun tidak diolah yang
diperuntukkan sebagai makanan atau minuman bagi konsumsi manusia
termasuk bahan tambahan pangan, bahan baku pangan, dan bahan lainnya
yang digunakan dalam proses penyiapan, pengolahan, dan/atau pembuatan
makanan atau minuman.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
12
Menurut Soekrisno yang termuat dalam Suarsana (2007: 79),
persediaan makanan dan minuman terdiri dari:
a. Food Item: yang dibagi menjadi 2 bagian yaitu:
1) Groceries yaitu jenis bahan makanan yang terdiri dari makanan
dalam kaleng, minyak, pastry product, makanan dalam kemasan,
bumbu-bumbuan, beras, kacang-kacangan, gula, makanan dan
bumbu dalam botol dan lain sebagainya.
2) Perishable yaitu jenis bahan makanan yang terdiri dari: buah-
buahan, sayur-sayuran, bumbu-bumbu segar, telor, daging-daging,
ikan dan hasil laut lainnya.
b. Beverage Item yang terdiri dari beberapa jenis:
1) Hard Liquor.
2) Wine & Champagne.
3) Beers.
4) Soft Drinks.
5) Juices (aneka jus).
2. Penyimpanan
Menurut Suarsana (2007: 84-85), berdasarkan jenis barang
persediaan yang disimpan di dalamnya, terdapat dua jenis gudang
penyimpanan yaitu:
a. Daily Store
b. General Store
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
13
Daily store adalah gudang tempat menyimpan barang persediaan
berupa makanan dan minuman, dimana tingkat aktivitasnya setiap hari
sangat tinggi, dapat dilihat dari transaksi keluar masuk barang yang sangat
tinggi. Tingkat kesibukannya jauh lebih tinggi dibandingkan dengan
gudang lainnya seperti gudang barang material (general store).
Di gudang daily store ini disimpan bahan-bahan makanan dan
minuman seperti di bawah ini:
a. Makanan yang cepat rusak (perishable)
b. Makanan yang dibuat dari bahan susu dan sejenis (dairy product)
c. Makanan jenis daging, unggas dan ikan laut (meat, poultry, fish and sea
food)
d. Makanan jenis sembako (groceries)
e. Jenis minuman (beverages)
C. Pengauditan
1. Pengertian Pengauditan
Menurut Hery (2016: 10) pengauditan adalah proses sistematis
yang bertujuan memperoleh dan mengevaluasi (secara obyektif) bukti
yang berkaitan dengan asersi tentang suatu tindakan dan kejadian
ekonomi, dan menentukan tingkat kepatuhan antara asersi dengan kriteria
yang telah ditetapkan, kemudian mengkomunikasikan hasilnya kepada
pihak yang berkepentingan.
Sedangkan menurut Agoes (2012: 4) auditing adalah pemeriksaan
secara kritis dan sistematis, yang dilakukan pihak independen atas laporan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
14
keuangan yang telah disusun oleh pihak manajemen, beserta catatan-
catatan pembukuan dan buki-bukti pendukungnya, dimana bertujuan untuk
memberikan opini mengenai kewajaran atas laporan keuangan tersebut.
2. Pengelompokan Audit
Menurut Hery (2016: 12-13), audit dapat dikelompokan menjadi
lima jenis yaitu:
a. Audit Laporan Keuangan
Audit laporan keuangan bertujuan untuk menentukan apakah
laporan keuangan klien telah sesuai dengan standar akuntansi yang
berlaku. Laporan keuangan yang diaudit meliputi laporan posisi
keuangan, laporan laba rugi komprehensif, laporan perubahan ekuitas,
dan laporan arus kas, termasuk ringkasan kebijakan akuntansi dan
informasi penjelasan lainnya.
b. Audit Pengendalian Internal
Audit pengendalian internal bertujuan untuk memberikan
pendapat berkaitan dengan efektivitas pengendalian internal yang
diterapkan klien. Tujuan dan tugas yang terdapat di audit pengendalian
internal dan audit laporan keuangan saling terkait, sehingga standar
audit untuk perusahaan publik mewajibkan audit terpadu atas
pengendalian internal dan laporan keuangan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
15
c. Audit Ketaatan
Audit ketaatan dilakukan untuk menentukan sejauh mana
aturan, kebijakan, hukum, perjanjian, atau peraturan pemerintah telah
ditaati oleh klien.
d. Audit Operasional
Audit operasional dilakukan untuk mengevaluasi (secara
sistematis) sebagian atau seluruh operasi perusahaan apakah sumber
daya yang dimiliki telah digunakan secara efektif dan efisien. Hasil
audit ini berupa rekomendasi perbaikan operasi kepada manajemen.
Audit ini juga disebut sebagai audit kinerja atau audit manajemen.
e. Audit Forensik
Audit forensik dilakukan untuk mendeteksi atau mencegah
aktivitas kecurangan. Contoh dilakukannya audit forensik adalah
dilakukan pemeriksaan dalam hal terjadinya kecurangan bisnis (atau
penipuan oleh karyawan), penyidikan pidana, perselisihan antara
pemegang saham dan manajemen, serta lain sebagainya.
3. Jenis Auditor
Menurut Hery (2016: 2-5), terdapat empat jenis auditor, yaitu:
a. Auditor Pemerintah
Auditor pemerintah adalah auditor yang bertugas melakukan
audit atas keuangan negara yang terdapat pada instansi-instansi
pemerintah.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
16
b. Auditor Forensik
Akuntansi forensik adalah suatu disiplin ilmu yang
menggunakan keahlian auditing, akuntansi dan investigasi untuk
membantu penyelesaian sengketa keuangan dan pembuktian atas
dugaan telah terjadi tindakan fraud (kecurangan).
c. Auditor Internal
Auditor internal merupakan auditor yang bertanggungjawab
kepada manajemen suatu perusahaan sehingga berstatus sebagai
karyawan dari perusahaan tersebut.
d. Auditor Eksternal
Auditor eksternal merupakan pihak independen di luar
perusahaan, yang melakukan pemeriksaan untuk memberikan pendapat
(opini) mengenai kewajaran laporan keuangan yang telah disusun oleh
manajemen perusahaan klien.
D. Audit Operasional
1. Pengertian
Arens dan Loebecke (1997) yang termuat dalam Andayani (2008:
10) mengemukakan bahwa istilah audit operasional lebih dikenal dengan
audit manajemen atau audit kinerja. Audit operasional selalu dikaitkan
dengan efisiensi dan efektivitas, termasuk mengevaluasi dan menguji
efektivitas pengendalian internal (pengujian atas pengendalian) sebagai
bagian dari audit operasional.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
17
Menurut Agoes (2017: 14), management audit (operational audit)
adalah pemeriksaan atas kegiatan operasi perusahaan, termasuk kebijakan
akuntansi dan kebijakan operasional yand diterapkan oleh manajemen, dan
bertujuan untuk menilai efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan kegiatan
operasi tersebut.
Sedangkan menurut Bayangkara (2016: 2), audit manajemen
adalah evaluasi atas efisiensi dan efektivitas operasi perusahaan. Audit
manajemen meliputi seluruh operasi internal perusahaan yang harus
dipertanggungjawabkan kepada pihak yang berwewenang lebih tinggi.
Audit manajemen dirancang secara sistematis untuk mengaudit aktivitas,
program-program yang diselenggarakan, atau sebagian dari entitas yang
bisa diaudit guna melakukan penilaian dan melaporkan penggunaan
sumber daya dan dana apakah telah efisien, serta menilai apakah tujuan
dari program dan aktivitas yang direncanakan dapat tercapai dan tidak
melanggar ketentuan aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan.
2. Tujuan
Menurut Bayangkara (2016: 5), audit manajemen bertujuan
melakukan identifikasi atas kegiatan, program, dan aktivitas yang
membutuhkan perbaikan, dan memberikan rekomendasi agar dapat
tercapainya perbaikan atas pengelolaan berbagai program dan aktivitas
pada perusahaan tersebut. Berdasarkan dengan tujuannya, audit ini
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
18
diutamakan pada berbagai objek yang diperkirakan dapat diperbaiki dan
mencegah kemungkinan terjadinya berbagai kerugian.
Menurut Andayani (2008: 11), tujuan utama audit operasional
adalah membantu manajemen dalam meningkatkan efektivitas, efisiensi,
dan keekonomisan operasinya. Fokus audit ini adalah pada masa depan,
berbeda dengan audit laporan keuangan, yang berfokus historis.
3. Ruang Lingkup
Menurut Bayangkara (2016: 5), ruang lingkup audit manajemen
meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen. Ruang lingkup ini dapat
berupa seluruh kegiatan atau dapat juga hanya mencakup bagian tertentu
dari program atau aktivitas yang dilakukan.
4. Sasaran Audit
Menurut Bayangkara (2016: 5), sasaran dalam audit manajemen
adalah kegiatan, aktivitas, program, dan bidang-bidang dalam perusahaan
yang diketahui atau diidentifikasi masih memerlukan perbaikan atau
peningkatan, baik dari segi efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan. Ada
tiga elemen pokok dalam sasaran audit :
1. Kriteria (criteria)
Kriteria merupakan standar (pedoman, norma) bagi setiap individu
atau kelompok di dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
19
2. Penyebab (cause)
Penyebab merupakan tindakan (aktivitas) yang dilakukan oleh
setiap individu atau kelompok di dalam perusahaan. Penyebab
dapat bersifat positif, program atau aktivitas berjalan dengan
tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih tinggi, atau sebaliknya
bersifat negatif, program atau aktivitas berjalan dengan tingkat
efisiensi dan efektivitas yang lebih rendah dari standar yang telah
ditetapkan.
3. Akibat (effect)
Akibat merupakan perbandingan antara penyebab dengan kriteria
yang berhubungan dengan penyebab tersebut. Akibat negatif
menunjukkan program atau aktivitas berjalan dengan tingkat
pencapaian yang lebih rendah dari kriteria yang ditetapkan.
Sementara akibat positif menunjukkan bahwa aktivitas atau
program telah terselenggara secara baik dengan tingkat pencapaian
yang lebih tinggi dari kriteria yang ditetapkan.
5. Tahapan Audit
Prosedur audit yang dilaksanakan dalam audit manajemen tidaklah
seluas general (financial) audit, hal ini disebabkan penekanan audit
manajemen pada evaluasi terhadap kegiatan operasi perusahaan. Menurut
Agoes (2017: 14-15), terdapat empat tahapan dalam suatu manajemen
audit:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
20
a. Survei Pendahuluan (Preliminary Survey)
Survei pendahuluan dimaksudkan untuk mendapat gambaran
mengenai bisnis perusahaan yang dilakukan melalui tanya jawab
dengan manajemen dan staf perusahaan serta penggunaan
questionnaires.
b. Penelaahan dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian Manajemen
(Review and Testing Of Management Control System)
Untuk mengevaluasi dan menguji efektifitas dari pengendalian
manajemen yang terdapat di perusahaan. Biasanya digunakan
management control questionnaires (ICQ), flowchart dan penjelasan
narrative serta dilakukan pengetesan atas beberapa transaksi (walk
through the documents).
c. Pengujian Terinci (Detailed Examination)
Melakukan pemeriksaan terhadap transaksi perusahaan untuk
mengetahui apakah prosesnya sesuai dengan kebijakan yang telah
ditetapkan manajemen. Dalam hal ini auditor harus melakukan
observasi terhadap kegiatan dari fungsi-fungsi yang terdapat di
perusahaan.
d. Pengembangan Laporan (Reporting Development)
Dalam menyusun laporan pemeriksaan, auditor tidak
memberikan opini mengenai kewajaran laporan keuangan perusahaan,
laporan yang dibuat mirip dengan management letter, karena berisi
temuan pemeriksaan (audit findings) mengenai penyimpangan yang
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
21
terjadi terhadap kriteria (standard) yang berlaku yang menimbulkan
inefisiensi, inefektivitas, dan ketidakhematan (pemborosan) dan
kelemahan dalam sistem pengendalian manajemen (management
control system) yang terdapat di perusahaan. Selain itu auditor juga
memberikan saran-saran perbaikan.
E. Pengendalian Internal
1. Pengertian
Menurut SA 315 dalam Agoes (2017: 162), pengendalian internal
merupakan proses yang dirancang, diimplementasikan, dan dipelihara oleh
pihak yang bertanggung jawab atas tata kelola, manajemen, dan personel
lain untuk menyediakan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan
suatu entitas yang berkaitan dengan keandalan laporan keuangan, efisiensi
dan efektivitas operasi, dan kepatuhan terhadap perundang-undangan.
2. Komponen Pengendalian Internal
Menurut SA 315 dalam Agoes (2017: 162), pengendalian internal
terdiri atas lima komoponen yang saling terkait berikut ini:
a. Lingkungan Pengendalian menetapkan corak suatu organisasi,
mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan
pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian
intern, menyediakan disiplin dan struktur.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
22
b. Penaksiran Risiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap
risiko yang relevan untuk mencapai tujuanya, membentuk suatu dasar
utuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola.
c. Aktivitas Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang
membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
d. Informasi dan Komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan,
dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang
memugkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.
e. Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja
pengendalian intern sepanjang waktu.
F. Efektivitas, Efisiensi, dan Ekonomis
1. Pengertian
Menurut Agoes (2012: 167), pendekatan audit yang biasa
dilakukan dalam suatu management audit adalah menilai efisiensi,
efektivitas, dan keekonomisan dari setiap fungsi yang terdapat dalam
perusahaan.
Efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan ini memiliki arti sendiri-
sendiri. Menurut Hans Kartikahadi yang termuat dalam Agoes dan
Hoesada (2012: 167), pengertian efektivitas, efisiensi, dan kehematan
(economy) dapat diuraikan sebagai berikut:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
23
1. Efektivitas dimaksud bahwa produk akhir suatu kegiatan operasi
telah mencapai tujuanya baik ditinjau dari segi kualitas hasil kerja,
kuantitas hasil kerja, maupun batas waktu yang ditargetkan.
2. Efisiensi berarti bertindak dengan cara yang dapat meminimalisir
kerugian atau pemborosan sumber daya dalam melaksanakan atau
menghasilkan sesuatu.
3. Kehematan (economy) berarti cara penggunaan sesuatu barang
(hal) secara berhati-hati dan bijak (prudent) agar diperoleh hasil
yang terbaik.
Menurut Agoes dan Hoesada (2012: 167), jika suatu goal,
objective, program dapat tercapai dalam batas waktu yang
ditargetkantanpa memedulikan biaya yang dikeluarkan, maka hal tersebut
disebut efektif. Jika dengan biaya (input) yang sama bisa dicapai hasil
(output) yang lebih besar, maka hal tersebut disebut efisien. Jika suatu
hasil (output) bisa diperoleh dengan biaya (input) yang lebih kecil/murah
dengan mutu output yang sama, maka hal tersebut disebut ekonomis.
2. Indikator Penentuan
Menurut Rob Raider yang dimuat dalam Agoes dan Hoesada (2012: 168),
terdapat beberapa indikator yang dapat digunakan untuk menilai
efektifitas, efisiensi, dan ekonomis sebagai berikut:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
24
a. Efektifitas
Efektivitas terkait dengan pencapaian hasil yang didasarkan pada
sasaran dan tujuan atau beberapa kriteria lain yang dapat diukur.
Auditor dapat melihat dari beberapa hal berikut ini:
1) Menilai sistem perencanaan organisasi agar mencapai sasaran,
tujuan, dan rencana terperinci.
2) Menilai kecukupan sistem manajemen untuk mengukur efektivitas.
3) Menentukan keluasan hasil yang ingin dicapai.
4) Mengidentifikasi faktor hasil kinerja yang memuaskan.
b. Efisiensi
Efisien terkait dengan tanggung jawab organisasi dalam pengeluaran
yang minimum, auditor dapat melihat beberapa hal berikut:
1) Kesesuaian prosedur manual dan komputerisasi.
2) Keefisienan sistem dan prosedur operasi.
3) Hierarki organisasi dan pola komunikasi
4) Tidak terdapat duplikasi kegiatan
5) Pentingnya tahapan kerja
c. Ekonomis
Menilai keekonomisan operasi dan alokasi terkait penggunaan sumber
daya, auditor dapat memperhatikan beberapa hal berikut:
1) Pembelian telah mengikuti praktik pembelian yang umum.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
25
2) Jumlah staf yang bertugas dalam menjalankan fungsi penting.
3) Memiliki persediaan yang cukup di perusahaan
4) Menggunakan peralatan dan sumber daya sesuai dengan kebutuhan
G. Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah
1. Pengertian
Pada Undang-undang Nomor 20 Tahun 2008, dijelaskan pengertian usaha
mikro, usaha kecil, dan usaha menengah sebagai berikut:
a. Usaha Mikro adalah usaha produktif milik orang perorangan dan/atau
badan usaha perorangan yang memenuhi kriteria Usaha Mikro
sebagaimana diatur dalam Undang-Undang ini.
b. Usaha Kecil adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang
dilakukan oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan
merupakan anak perusahaan atau bukan cabang perusahaan yang
dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak
langsung dari Usaha Menengah atau Usaha Besar yang memenuhi
kriteria Usaha Kecil sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang
ini.
c. Usaha Menengah adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri,
yang dilakukan oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan
merupakan anak perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki,
dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung
dengan Usaha Kecil atau Usaha Besar dengan jumlah kekayaan bersih
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
26
atau hasil penjualan tahunan sebagaimana diatur dalam Undang-
Undang ini.
2. Kriteria
Pasal 6 Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2008 menyatakan,
(1) Kriteria Usaha Mikro adalah sebagai berikut:
a. Memiliki kekayaan bersih paling banyak Rp50.000.000,00 (lima
puluh juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat
usaha; atau
b. Memiliki hasil penjualan tahunan paling banyak Rp300.000.000,00
(tiga ratus juta rupiah).
(2) Kriteria Usaha Kecil adalah sebagai berikut:
a. Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp50.000.000,00 (lima puluh
juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp500.000.000,00 (lima
ratus juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha;
atau
b. Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp300.000.000,00
(tiga ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak
Rp2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah).
(3) Kriteria Usaha Menengah adalah sebagai berikut:
a. Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp500.000.000,00 (lima ratus
juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp10.000.000.000,00
(sepuluh milyar rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat
usaha; atau
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
27
b. Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp2.500.000.000,00
(dua milyar lima ratus juta rupiah) sampai paling banyak
Rp50.000.000.000,00 (lima puluh milyar rupiah).
(4) Kriteria sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, huruf b, dan ayat
(2) huruf a, huruf b, serta ayat (3) huruf a, huruf b nilai nominalnya
dapat diubah sesuai dengan perkembangan perekonomian yang diatur
dengan Peraturan Presiden.
3. Tujuan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah
Tujuan usaha mikro, kecil, dan menengah menurut Undang-undang
No 20 tahun 2008 yaitu menumbuhkan dan mengembangkan usahanya
dalam rangka membangun perekonomian nasional berdasarkan demokrasi
ekonomi yang berkeadilan.
4. Pemberdayaan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah
Berdasarkan Undang-undang No 20 tahun 2008, pemberdayaan
usaha mikro, kecil, dan menengah adalah upaya yang dilakukan
pemerintah, pemerintah daerah, dunia usaha, dan masyarakat secara
sinergi dalam bentuk penumbuhan iklim dan pengembangan usaha
terhadap usaha mikro, kecil, dan menengah sehingga mampu tumbuh dan
berkembang menjadi usaha yang tangguh dan mandiri. Pengembangan
adalah upaya yang dilakukan oleh pemerintah, pemerintah daerah, dunia
usaha, dan masyarakat untuk memberdayakan usaha mikro, kecil, dan
menengah melalui pemberian fasilitas, bimbingan, pendampingan, dan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
28
bantuan perkuatan untuk menumbuhkan dan meningkatkan kemampuan
dan daya saing usaha mikro, kecil, dan menengah.
H. Kerangka Berpikir
Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) memiliki andil yang
besar terhadap pertumbuhan ekonomi suatu negara. Tingkat persentase
UMKM yang sangat besar dalam dunia bisnis menjadikan persaingan antar
UMKM sangat ketat. Andil dan persaingan ini menjadikan pengembangan
UMKM adalah hal yang sangat diperlukan. Pengembangan ini bertujuan untuk
mengembangkan UMKM menjadi usaha yang mandiri dan tangguh.
Salah satu penyebab kegagalan suatu usaha menurut Zimmerer yang
dikutip oleh Mukhlishotul Jannah yang termuat dalam Jurnal Islamiconomic
(2015: 30-31) adalah pengendalian persediaan yang kurang baik. Salah satu
persediaan adalah persediaan bahan baku. Persediaan bahan baku yang tidak
dikendalikan dengan baik dapat mengganggu jalannya operasi dan merugikan
perusahaan.
Audit operasional dapat dilaksanakan untuk membantu mengukur
kecukupan pengendalian internal dan menilai efektivitas, efisiensi, dan
ekonomis suatu operasi, salah satunya kegiatan pengelolaan persediaan bahan
baku. Berdasarkan hasil audit, akan diberikan rekomendasi perbaikan kepada
manajemen perusahaan untuk meningkatkan operasi perusahaan. Tahapan
audit yang dilaksanakan berdasarkan tahapan manajemen audit yang termuat
dalam Agoes yang disesuaikan oleh peneliti. Cakupan yang diaudit adalah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
29
kegiatan pengelolaan bahan baku, dimulai dari pembelian, penerimaan,
penyimpanan, hingga pemakaian.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
30
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah studi kasus atau penelitian kasus. Penelitian
kasus adalah penelitian yang dilaksanakan secara intensif, terinci, serta
mendalam terhadap suatu organisasi, lembaga atau gejala tertentu. Ditinjau
dari wilayahnya, maka penelitian in meliputi daerah atau subjek yang sempit.
Tetapi ditinjau dari sifat penelitiannya, penelitian ini lebih mendalam.
(Arikunto 2013: 185). Penelitian kasus ini dilakukan di Kopi Bule yang
beralamat di Jalan Supadi No. 4, Yogyakarta.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif
analitis. Menurut Moh. Nazir dalam Prastowo (2016: 201-202), “metode
deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia,
suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas
peristiwa pada masa sekarang.”
Sementara menurut Surakhmad dalam Prastowo (2016: 205), secara
lebih spesifik dan terperinci mengemukakan bahwa ciri khas (sifat-sifat
tertentu yang pada umumnya ada) dalam metode deskriptif terdiri dari dua
macam sebagai berikut:
1. Memusatkan diri pada pemecahan masalah-masalah yang ada pada masa
sekarang, pada masalah-masalah aktual.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
31
2. Data yang dikumpulkan mula-mula disusun, dijelaskan, kemudian
dianalisis (karena itu metode ini sering pula disebut metode analitis).
B. Subjek Penelitian
Pada penelitian ini yang akan menjadi subjek penelitian adalah
manajer, head kitchen, dan head bar pada Kopi Bule, Jalan Supadi No. 4,
Yogyakarta.
C. Tempat dan Waktu Penelitian
1. Tempat Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Kopi Bule, Jalan Supadi No. 4,
Yogyakarta.
2. Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Desember 2019 hingga
Februari 2020.
D. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini terdapat
empat cara, yaitu:
1. Observasi
Secara umum observasi dapat diartikan sebagai kegiatan
memperhatikan sesuatu menggunakan mata. Secara pengertian psikologi,
observasi merupakan kegiatan yang memperhatikan suatu objek dengan
menggunakan seluruh indra yang dimiliki manusia, yaitu melalui
penglihatan, penciuman, pendengaran, peraba, dan pengecap (Arikunto
2013: 199-200). Pada penerapannya, metode ini digunakan untuk
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
32
mengamati kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku pada Kopi Bule,
dimulai dari pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan pemakaian.
2. Wawancara
Wawancara atau interviu merupakan komunikasi dua arah yang
dilakukan antara peneliti sebagai pewawancara (interviewer) dengan
terwawancara guna memperoleh informasi yang dibutuhkan (Arikunto
2013: 198). Wawancara ini bertujuan untuk memperoleh data valid
berkaitan dengan objek yang diteliti. Responden dalam wawancara ini
adalah manajer, head bar, dan head kitchen.
3. Checklist
Menurut Arikunto (2013: 202) checklist, yaitu daftar variabel yang
akan dikumpulkan datanya. Pelaksanaannya, peneliti tinggal memberikan
tanda yang biasanya berupa centang pada variabel apabila muncul gejala
yang dimaksud. Penggunaan checklist ini bertujuan untuk mengetahui
apakah kondisi yang terjadi di Kopi Bule telah sesuai dengan pernyataan
yang terdapat dalam tabel checklist.
4. Dokumentasi
Menurut Arikunto (2013: 201), dokumentasi berasal dari kata
dokumen, yang berarti barang-barang tertulis. Pelaksanaan metode
dokumentasi ini, dilakukan penyelidikan terhadap benda-benda tertulis
seperti buku-buku, majalah, dokumen, peraturan-peraturan, notulen rapat,
catatan harian, dan sebagainya. Dokumentasi ini bertujuan untuk
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
33
memperoleh dokumen yang digunakan untuk kegiatan pembelian, kartu
persediaan perusahaan, dan faktur dari pemasok perusahaan.
E. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang akan digunakan dalam menjawab uraian
masalah pada penelitian ini menggunakan tahapan audit manajemen menurut
Agoes (2017: 14-15) dengan langkah berikut:
1. Survei Pendahuluan (Preliminary Survey)
Pelaksanaan pengauditan operasional atas pengelolaan bahan baku
ini dimulai dengan melakukan survei pendahuluan. Survei pendahuluan
dilakukan untuk mengetahui gambaran umum operasi dari perusahaan
secara garis besar. Gambaran umum mengenai perusahaan dapat diamati
melalui struktur organisasi dan karakteristik operasi perusahaan. Selain
untuk mengetahui gambaran dari perusahaan, tujuan khusus dari survei
pendahuluan ini adalah untuk memahami proses yang akan diaudit, yaitu
aktivitas pengelolaan bahan baku.
Melalui tahap survei pendahuluan ini diperoleh pengetahuan atau
gambaran yang memadai mengenai objek pemeriksaan yaitu proses
pengelolaan bahan baku pada Kopi Bule. Informasi umum dan latar
belakang yang diperlukan antara lain:
a. Jenis aktivitas
b. Lokasi
c. Orang bertanggung jawab atas aktivitas tersebut
d. Kebijakan yang menyangkut aktivitas
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
34
e. Prosedur khusus untuk penyelesaian aktivitas
Informasi ini akan diperoleh dengan melakukan observasi di unit yang
berkaitan serta melakukan wawancara kepada pihak terkait.
Setelah didapatkan informasi umum maka akan dilakukan proses
perumusan tujuan, luas, dan periode audit. Pada tahap ini pula peneliti
akan menyampaikan mengenai tujuan, luas, serta periode audit kepada
pihak perusahaan. Pihak perusahaan disini adalah manajemen. Tujuan
audit akan berdasarkan pada alasan dilakukannya audit, luas audit
mengacu pada cakupan audit, serta periode audit mengacu pada waktu
pelaksanaan audit.
2. Penelaahan dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian Manajemen (Review
and Testing of Management Control System)
Tahap ini akan dilakukan review atas pengendalian internal yang
ada pada perusahaan berkaitan dengan kegiatan pengelolaan persediaan
bahan baku. Tujuan dari tahap ini untuk mengetahui potensi-potensi risiko
yang mungkin terjadi dalam kegiatan tersebut. Review akan dilakukan
dengan bantuan checklist yang berasal dari beberapa sumber dan beberapa
penyesuaian yang telah disiapkan oleh peneliti.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
35
Bentuk dari checklist tersebut seperti berikut ini:
Tabel 1: Format Checklist
Nama Organisasi : Periode Audit :
Program yang di audit :
No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan
1
2
3
Diaudit Oleh:
Tanggal:
Jumlah Jawaban Catatan:
Ya Tidak
Sumber: Bhayangkara, 2016: 120
Berdasarkan checklist tersebut juga dilakukan pengukuran tingkat
efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan operasi perusahaan. Pengukuran
menggunakan skala Guttman yaitu skala yang digunakan untuk jawaban
yang bersifat jelas (tegas) dan konsisten. Skala Guttman dapat digunakan
dalam bentuk pilihan ganda ataupun dalam bentuk checklist (Riduwan
2013: 16-17). Pada checklist yang digunakan dalam penelitian ini, setiap
jawaban “Ya” memiliki bobot (1) dan jawaban “Tidak” memiliki bobot
(0). Analisis hasil dari checklist ini dilakukan seperti pada skala Likert
seperti berikut:
Keterangan:
p = persentase
f = total skor jawaban checklist
n = total skor maksimal checklist
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
36
Berdasarkan hasil penghitungan persentase tersebut, akan
dikelompokkan ke dalah kriteria sebagai berikut:
a. Efektif
0% - 20% = sangat tidak efektif
21% - 40% = tidak efektif
41% - 60% = cukup efektif
61% - 80% = efektif
81% - 100% = sangat efektif
b. Efisien
0% - 20% = sangat tidak efisien
21% - 40% = tidak efisien
41% - 60% = cukup efisien
61% - 80% = efisien
81% - 100% = sangat efisien
c. Ekonomis
0% - 20% = sangat tidak ekonomis
21% - 40% = tidak ekonomis
41% - 60% = cukup ekonomis
61% - 80% = ekonomis
81% - 100% = sangat ekonomis
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
37
3. Pengujian Terinci (Detailed Examination)
Tahap ini dilakukan untuk menguji apakah standard operating
procedure (SOP) perusahaan telah dijalankan dengan baik atau belum.
Pengujian ini dilakukan dengan bantuan checklist yang memiliki format
sama dengan checklist pada tahap sebelumnya. Selain itu, tahap ini juga
dilakukan untuk mencari bukti-bukti yang cukup dan relevan berdasarkan
temuan pada tahap sebelumnya untuk menentukan tindakan-tindakan apa
saja yang perlu dilakukan dalam suatu kegiatan atau suatu proses yang
memiliki risiko. Berdasarkan penyimpangan-penyimpangan yang
ditemukan, dilakukan analisis berkaitan dengan dampak apa yang akan
ditimbulkan dari penyimpangan atau risiko-risiko tersebut.
Seluruh temuan pada kegiatan pengelolaan bahan baku akan
dirangkum pada akhir tahap ketiga. Temuan-temuan akan dianalisis
menjadi beberapa bagian. Bagian tersebut adalah kelemahan atau risiko
yang terjadi, kriteria yang sebaiknya diterapkan, penyebab dari temuan
tersebut, akibat dari temuan tersebut, dan rekomendasi perbaikan atas
temuan tersebut. Hasil analisis ini juga akan digunakan sebagai bagian dari
laporan audit yang akan dikembangkan pada tahap keempat.
4. Pengembangan Laporan (Report Development)
Tahap terakhir adalah menyusun laporan hasil pelaksanaan
pengauditan atas pengelolaan bahan baku. Pada tahap terakhir ini, peneliti
selaku auditor tidak memberikan opini kewajaran atas laporan keuangan
perusahaan, tetapi akan berbentuk mirip dengan management later. Dalam
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
38
laporan ini nantinya akan disampaikan hasil temuan-temuan selama
pemeriksaan mengenai penyimpangan yang terjadi terhadap kriteria yang
berlaku yang nantinya akan menimbulkan inefisiensi, inefektivitas, dan
ketidakhematan pada perusahaan. Laporan juga akan memuat kelemahan-
kelemahan yang ada dalam sistem pengendalian manajemen yang ada
pada perusahaan.
Hasil analisis yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya
berkaitan dengan temuan, kriteria, penyebab, akibat, dan rekomendasi,
hasil tersebut akan dilampirkan dalam laporan audit ini. Tujuan dari
pemberian rekomendasi atau saran perbaikan adalah guna meningkatkan
kegiatan atau operasi perusahaan yang diaudit agar dapat lebih efektif,
efisien, dan ekonomis. Selain itu, laporan audit ini juga akan berguna bagi
manajemen dalam melakukan pengambilan keputusan kedepannya agar
lebih optimal.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
39
BAB IV
GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN
A. Profil Perusahaan
Nama Perusahaan : Kopi Bule
Media Sosial : kopibule (Instagram)
Alamat : Jalan Supadi No. 4, Yogyakarta
B. Sejarah Perusahaan
Kopi Bule pertama kali dicetuskan pada sekitar bulan November
2018. Pada Januari 2019, konsep ini mulai matang dan siap untuk dieksekusi.
Hingga akhirnya Kopi Bule melakukan grand opening pada tanggal 1 Maret
2019. Kopi Bule sendiri memiliki tujuan atau keinginan untuk mengedukasi
tentang kopi kepada konsumen. Edukasi ini ingin mengenalkan bahwa rasa
kopi sebenarnya tidak pahit. Selain itu Kopi Bule ingin menjadi wadah bagi
konsumen untuk saling berinteraksi dari mulanya tidak saling mengenal,
duduk di tempat yang sama, hingga akhirnya saling berinteraksi.
Pemilihan produk kopi sebagai andalan utama dari Kopi Bule berasal
dari pengalaman salah satu pendiri sekaligus manajer Kopi Bule yaitu Rwin
dimana kopi merupakan salah satu minuman yang bersifat adiktif tetapi legal
atau tidak bersifat dilarang. Kopi bisa menjadikan orang lebih tenang dan
menjadikan suasana mengobrol lebih santai dengan kata lain kopi sebagai
pemicu untuk menimbulkan interaksi. Hal pembeda antara Kopi Bule dengan
tempat lain yang sejenis adalah tempat yang nyaman dan yang terutama rasa
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
40
kopi yang berasal dari keahlian barista dalam memunculkan rasa yang sesuai
dengan keinginan konsumen.
C. Produk Kopi Bule
Kopi Bule merupakan usaha yang menyediakan produk makanan dan
minuman. Kopi merupakan andalan utama dari perusahaan ini, hal ini dapat
terlihat dengan jelas dari nama perusahaan itu sendiri. Selain kopi, terdapat
aneka macam olahan minuman yang berbahan baku non-kopi yang ditujukan
bagi konsumen yang tidak menyukai kopi. Minuman pada Kopi Bule selain
menggunakan bahan baku utama kopi untuk menu kopinya, juga banyak
menggunakan bahan baku susu dan buah-buahan.
Tidak hanya minuman, Kopi Bule juga menyediakan menu makanan
yang beraneka ragam. Mulai dari makanan ringan hingga makanan berat
dapat dipilih pada daftar menu perusahaan. Tiap bulan terdapat menu baru
yang dapat dinikmati. Termasuk ketika bertepatan dengan momen tertentu,
Kopi Bule akan menyediakan menu spesial yang dapat ditemui hanya pada
saat momen tersebut. Produk makanan dan minuman dari Kopi Bule ini tidak
hanya dapat diperoleh dengan mengunjungi lokasinya secara langsung, tetapi
dapat pula diperoleh melalui aplikasi pesan antar yang sudah umum di
Indonesia.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
41
D. Struktur Organisasi Perusahaan
Adapun struktur organisasi yang ada dalam Kopi Bule dapat dilihat
pada gambar berikut.
Gambar 1: Struktur Organisasi Kopi Bule
Sumber: Kopi Bule
E. Job Description
Adapun job description pada Kopi Bule adalah sebagai berikut:
1. Penasihat dan Pengawas Keuangan
a. Memberikan masukkan terhadap kebijakan perusahaan
b. Mengawasi pengelolaan keuangan perusahaan
2. Manajer
a. Mengelola operasi perusahaan agar sesuai dengan tujuan perusahaan
b. Menentukan kebijakan perusahaan
c. Memberikan otorisasi atas operasi perusahaan
d. Bertanggungjawab atas kegiatan pembelian
3. Asisten Manajer
a. Membantu manajer dalam mengelola operasi perusahaan
b. Ikut menentukan kebijakan perusahaan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
42
c. Memberikan otorisasi atas operasi perusahaan dengan sepengetahuan
atau persetujuan manajer
d. Ikut bertanggungjawab atas kegiatan pembelian
e. Bertanggungjawab dalam penyusunan laporan keuangan
4. Head Bar
a. Mengkoordinasikan karyawan dibagian bar
b. Membantu menyampaikan kebijakan dari manajemen
c. Berkoordinasi dengan head kitchen
5. Head Kitchen
a. Bertanggungjawab membuat menu baru setiap bulannya
b. Mengkoordinasikan karyawan dibagian kitchen
c. Membantu menyampaikan kebijakan dari manajemen
d. Berkoordinasi dengan head bar
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
43
BAB V
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Survei Pendahuluan (Preliminary Survey)
Survei pendahuluan ini dilakukan dengan wawancara langsung
kepada manajer Kopi Bule. Wawancara ini bertujuan untuk memahami
jalannya operasi dari Kopi Bule itu sendiri. Kopi Bule sendiri merupakan
Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) yang terletak di kota
Yogyakarta tepatnya di Jalan Supadi No. 4. Usaha utama dari Kopi Bule ini
adalah kedai kopi dimana juga menjual berbagai makanan baik ringan
maupun makanan berat.
Kegiatan pengelolaan bahan baku pada Kopi Bule ini dapat dirinci
menjadi empat bagian, yaitu:
1. Pembelian Bahan Baku
Proses pembelian bahan baku diawali dengan laporan di akhir
setiap harinya yang berupa laporan bahan baku yang sudah memasuki
jumlah yang kritis atau batas minimum. Bahan baku yang berada dalam
jumlah kritis akan dilakukan pembelian pada keesokan harinya. Apabila
persediaan bahan baku berada pada keadaan kritis di tengah kegiatan
operasi, maka dapat dilakukan pembelian bahan baku secara langsung
pada saat itu juga tetapi dengan syarat terdapat karyawan lain yang tetap
berada pada bagian kitchen atau bar. Bahan baku sendiri terbagi menjadi
dua bagian, yaitu bahan baku makanan yang dikelola oleh bagian kitchen
dan bahan baku minuman yang dikelola oleh bagian bar.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
44
Pembelian bahan baku pada Kopi Bule dilakukan dengan dua
cara, yaitu melalui pemasok (supplier) dan secara langsung seperti ke
pasar. Pembelian melalui pemasok biasanya dilakukan oleh manajer atau
asisten manajer sedangkan pembelian langsung atau eceran dapat
dilakukan oleh karyawan bagian mana saja dengan sepengetahuan
manajer atau asisten manajer. Bahan baku yang dibeli melalui pemasok
belum tentu akan tiba di hari yang sama.
Bahan baku dengan tingkat penggunaan paling banyak dan
merupakan bahan baku utama akan dilakukan pembelian melalui
pemasok, contohnya adalah pembelian biji kopi dimana produk andalan
dari Kopi Bule adalah minuman kopi dengan bermacam-macam jenis.
Bahan baku dengan tingkat penggunaan sedikit, bahan baku yang tidak
tahan lama atau bahan baku yang dibeli karena keadaan mendesak
dilakukan pembelian dengan cara langsung atau secara eceran. Bahan
baku bersifat mendesak adalah bahan baku yang sebenarnya dapat dibeli
melalui pemasok tetapi terpaksa membeli langsung dikarenakan
persediaan yang sudah sangat menipis dan harus menunggu barang datang
dari pemasok.
2. Penerimaan Bahan Baku
Proses penerimaan bahan baku dibagi menjadi dua proses, yaitu
penerimaan bahan baku yang dibeli secara langsung dan bahan baku yang
dibeli melalui pemasok. Pengecekan atas bahan baku melalui pembelian
eceran bertujuan untuk memastikan apakah bahan baku yang dibeli telah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
45
sesuai dengan list yang akan dibeli atau tidak. Jika terdapat bahan baku
yang kurang, maka pihak manajer akan menanyakan terlebih dahulu
alasannya. Ketika sudah dilakukan pengecekan, maka bahan baku akan
dicatat dalam daftar persediaan bahan baku. Setelah dilakukan pencatatan,
bahan baku baru bisa dilakukan penyimpanan.
Proses penerimaan bahan baku dari pemasok merupakan
tanggung jawab dari manajer atau asisten manajer. Apabila kedua pihak
ini tidak dapat menerima bahan baku, maka manajer akan menunjuk salah
satu karyawannya untuk bertanggungjawab menerima bahan baku dari
pemasok. Ketika bahan baku diserahkan ke pihak Kopi Bule, pemasok
akan memberikan invoice yang akan digunakan untuk melakukan
pengecekan bahan baku. Setelah dilakukan pengecekan, maka dilakukan
pencatatan ke kartu persediaan dan dilakukan penyimpanan.
3. Penyimpanan Bahan Baku
Proses penyimpanan bahan baku dilakukan setelah persediaan
bahan baku sampai di Kopi Bule dan dilakukan pengecekan serta
pencatatan. Penyimpanan bahan baku ini dibagi menjadi dua, yaitu
persediaan bahan baku untuk bagian kitchen dan persediaan bahan baku
untuk bagian bar. Penyimpanan persediaan bahan baku pada Kopi Bule
tidak diletakkan pada ruang khusus atau gudang, tetapi diletakkan pada
area kerja dari bagian kitchen dan bar.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
46
4. Pemakaian Bahan Baku
Ketika bahan baku digunakan oleh karyawan, pemakaian bahan
baku baru harus dilakukan pelaporan pemakaian bahan baku. Setelah
dilakukan pelaporan, barulah bahan baku bisa digunakan. Perusahaan juga
telah melakukan stock opname secara rutin. Kegiatan stock opname
dilakukan oleh karyawan bagian bar dan kitchen.
Perusahaan tidak memiliki prosedur tertulis dalam kegiatan
pengelolaan bahan bakunya. Prosedur dalam operasi pengelolaan bahan baku
hanya berupa lisan yang disampaikan kepada karyawan ketika awal bekerja di
perusahaan. Prosedur tertulis ini bukanlah suatu kewajiban untuk dimiliki,
namun alangkah lebih baik apabila perusahaan memiliki prosedur secara
tertulis.. Berdasarkan hasil pada survei pendahuluan ini, standard operating
procedure (SOP) perusahaan dapat dirumuskan sebagai berikut:
Tabel 2: Standard Operating Procedure Lisan Kopi Bule
Pembelian Bahan Baku
No Keterangan
1 Melakukan pengecekan terhadap tingkat persediaan untuk
mengetahui tingkat persediaan bahan baku.
2 Melakukan pelaporan kepada manajer atau asisten manajer
apabila jumlah persediaan sudah menipis.
3 Membeli bahan baku melalui supplier akan dilakukan oleh
manajer.
4 Membeli bahan baku secara eceran (non-supplier) akan
dilakukan oleh karyawan bagian terkait (bar/kitchen).
5 Mengisi Formulir Purchase yang sudah tersedia untuk
pembelian eceran sesuai dengan kebutuhan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
47
Lanjutan Tabel 2: Standard Operating Procedure Lisan Kopi Bule
6 Melakukan persetujuan kepada manajer/asisten manajer sebelum
melakukan pembelian dengan meminta tandatangan persetujuan
dari penanggungjawab sekaligus meminta uang untuk pembelian
bahan baku.
7 Melakukan pembelian sesuai dengan yang tercantum dalam
Formulir Purchase.
Penerimaan Bahan Baku
A. Penerimaan Bahan Baku Melalui Pemasok
8 Menerima bahan baku dari supplier dilakukan oleh
manajer/asisten manajer.
9 Apabila manajer/asisten manajer berhalangan untuk menerima
bahan baku, maka manajer akan menunjuk karyawan untuk
bertanggungjawab menerima bahan baku.
10 Melakukan pengecekan terhadap bahan baku yang diterima.
11 Melakukan pembayaran apabila dilakukan pembayaran secara
tunai.
12 Melakukan penyimpanan.
B. Penerimaan Bahan Baku Melalui Pembelian Eceran
13 Menyerahkan Formulir Purchase disertai nota/struk pembelian
dan kembalian (jika ada) kepada manajer/asisten manajer oleh
karyawan yang melakukan pembelian.
14 Melakukan pengecekan dengan membandingkan bahan baku
yang diterima dengan Formulir Purchase, apabila terdapat
kekurangan atau kelebihan bahan baku, berikan alasan yang
dapat dipertanggungjawabkan.
15 Melakukan penyimpanan.
Penyimpanan Bahan Baku
16 Melakukan penyimpanan bahan baku sesuai tempatnya setelah
barang diterima dan dilakukan pengecekan (baik dari supplier
maupun pembelian eceran).
17 Melakukan pencatatan bahan baku masuk kedalam kartu
persediaan (Google Spreadsheet).
18 Melakukan pelaporan melalui grup perusahaan (whatsapp) yang
menginformasikan bahan baku masuk serta jumlahnya.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
48
Lanjutan Tabel 2: Standard Operating Procedure Lisan Kopi Bule
19 Karyawan yang mendapat shift terakhir, melakukan
penghitungan di akhir hari (stock opname) atas persediaan bahan
baku di bagiannya masing-masing (bar/kitchen).
20 Mencatat hasil stock opname ke dalam kartu persediaan (Google
Spreadsheet).
Pemakaian Bahan Baku
21 Melakukan pemakaian bahan baku sesuai dengan pesanan
pelanggan.
22 Melakukan pelaporan dalam grup perusahaan (whatsapp) apabila
membuka bungkus persediaan bahan baku baru.
23 Membuang bahan baku secara langsung apabila bahan baku
sudah tidak layak pakai.
Sumber : Kopi Bule
Selain melakukan pencarian informasi berkaitan dengan kegiatan
pengelolaan bahan baku pada Kopi Bule, peneliti juga melakukan pencarian
informasi umum dari Kopi Bule. Informasi umum ini berupa profil
perusahaan, sejarah terbentuknya, serta struktur organisasi dan job
description dari masing-masing bagian. Informasi-informasi ini dapat dilihat
pada gambaran umum Kopi Bule.
Setelah dilakukan pengumpulan informasi awal untuk memahami
kegiatan operasi dari Kopi Bule, selanjutnya akan dilakukan perumusan
tujuan, luas, dan periode audit. Tujuan audit ini adalah untuk menemukan
kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan bahan baku
makanan dan minuman pada Kopi Bule yang membutuhkan perbaikan serta
memberikan rekomendasi perbaikan atas kegiatan-kegiatan tersebut. Luasan
dari audit ini adalah terbatas pada kegiatan pengelolaan persediaan bahan
baku yang mencakup pada kegiatan pembelian, penerimaan, penyimpanan,
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
49
dan pemakaian. Periode dari audit ini dilakukan pada bulan Januari 2020.
Tujuan, luas, dan periode audit ini telah disampaikan kepada pihak
manajemen dari Kopi Bule.
B. Penelaahan dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian Manajemen (Review
and Testing of Management Control System)
Tahap kedua ini dilakukan dengan bantuan checklist yang sudah
disiapkan oleh peneliti. Pada tahap ini pula, penelaahan dan analisis dibagi
menjadi empat bagian pokok seperti yang sudah dirumuskan pada luas audit
yaitu mencakup kegiatan pembelian bahan baku, penerimaan bahan baku,
penyimpanan persediaan bahan baku, dan pemakaian persediaan bahan baku.
Masing-masing kegiatan akan dilakukan pengujian apakah kegiatan tersebut
sudah dapat dikatakan efektif, efisien, dan ekonomis atau tidak.
1. Pembelian Bahan Baku
Berikut hasil checklist pengujian kegiatan pembelian bahan baku:
Tabel 3: Checklist Kegiatan Pembelian Bahan Baku
Nama Organisasi: Kopi Bule Periode Audit: Januari 2020
Program yang diaudit: Pembelian Persediaan Bahan Baku
No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan
Efektivitas
1 Apakah perusahaan
memiliki prosedur kegiatan
pembelian?
√
Tetapi tidak tertulis,
disampaikan secara
lisan.
2 Apakah setiap dokumen
telah diberikan nomor
tercetak secara berurutan?
√
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
50
Lanjutan Tabel 3: Checklist Kegiatan Pembelian Bahan Baku
3 Apakah pembelian
diketahui oleh pihak
manajemen?
√
Efisiensi
4 Apakah terdapat bagian
yang melakukan
pembelian?
√
Tetapi menjadi satu
dengan bagian
lainnya.
5 Apakah terdapat dokumen
permintaan pembelian?
√
6 Apakah terdapat dokumen
order pembelian?
√
7 Apakah bahan baku dari
pemasok dapat dibeli
setiap saat?
√
8 Apakah perusahaan
memiliki alternatif
pemasok?
√
Ekonomis
9 Apakah perusahaan
memiliki daftar pemasok?
√
Tetapi tidak
terdokumentasi.
10 Apakah dilakukan evaluasi
berkala terhadap pemasok
perusahaan?
√
Hanya akan
dilakukan ketika
perusahaan
dirugikan.
A Kelemahan-kelemahan lain yang tidak tercantum pada pernyataan
di atas: -
B Catatan lain: -
Diaudit Oleh:
Yohanes Korian Suryo
Tanggal: 11 Februari 2020
Jumlah
Jawaban
Catatan: -
Ya Tidak
8 2
Sumber: Baridwan (2009: 176-178), Bayangkara (2016: 80, 83), Mulyadi
(2016: 4, 248, 255), Romney (2016: 474, 476), Suarsana (2007:76)
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
51
Berdasarkan hasil pengujian checklist yang dilakukan atas
kegiatan pembelian bahan baku, diperoleh persentase 66,67% untuk
indikator efektif, 100% untuk indikator efisien, dan 50% untuk indikator
ekonomis. Hasil tersebut menunjukkan bahwa kegiatan pembelian bahan
baku dikatakan efektif, sangat efisien, dan sangat cukup ekonomis.
Kopi Bule dalam menjalankan kegiatan pembelian bahan baku
telah memiliki prosedur yang harus dijalankan oleh karyawannya.
Prosedur ini tidak tertulis, tetapi disampaikan secara lisan kepada
karyawannya ketika awal karyawan tersebut bekerja. SOP tidak tertulis ini
menjadi kelemahan bagi perusahaan dimana perusahaan tidak memiliki
dokumen tertulis sebagai acuan kerja karyawannya. Alangkah lebih baik
apabila perusahaan mendokumentasikan prosedur tersebut secara tertulis
sehingga dapat menjadi acuan kerja yang baku bagi karyawan. Risiko yang
mungkin muncul ketika perusahaan tidak memiliki prosedur tertulis ini
adalah karyawan tidak bekerja secara mandiri karena perlu arahan dan
karyawan tidak bekerja sesuai prosedurnya sehingga hasil yang dicapai
tidak sesuai standar perusahaan.
Perusahaan juga telah memiliki dokumen permintaan pembelian
dan dokumen pesanan pembelian dalam menunjang kegiatan pembelian
mereka. Namun, dokumen-dokumen tersebut belum memiliki nomor
dokumen tercetak secara berurutan. Nomor dokumen dilakukan dengan
penulisan manual. Seharusnya nomor dokumen tercetak secara urut di
dalam dokumen untuk meminimalisir risiko nomor urut berganda. Tidak
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
52
adanya nomor urut juga memungkinkan terjadinya duplikasi transaksi
yang terjadi. Nomor urut digunakan sebagai bentuk pengendalian untuk
memastikan bahwa hanya terdapat satu transaksi untuk satu dokumen.
Nomor urut juga memudahkan ketika melakukan pengecekan apabila
terjadi kesalahan dalam transaksi. Selanjutnya, setiap pembelian yang
dilakukan telah diotorisasi oleh manajer, sehingga setiap pesanan
pembelian diketahui oleh pihak manajer.
Kegiatan pembelian pada perusahaan telah dilakukan oleh bagian
tertentu, seperti pembelian melalui pemasok akan dilakukan oleh manajer
atau asisten manajer, sedangkan pembelian secara eceran dilakukan oleh
karyawan bar atau kitchen yang bertugas saat itu. Pembelian melalui
pemasok dapat dilakukan pemesanan setiap saat, tetapi tetap terdapat
waktu pengirimannya. Hal ini mengharuskan perusahaan memiliki strategi
yang baik kapan dilakukan pemesanan agar bahan baku tiba di perusahaan
di waktu yang tepat. Jika persediaan sudah menipis dan bahan baku yang
berasal dari pemasok belum tiba, perusahaan sudah memiliki alternatif
pemasok. Alternatif pemasok ini berguna untuk membantu perusahaan
ketika membutuhkan bahan baku segera mungkin.
Perusahaan juga sudah memiliki pemasok-pemasok yang menjadi
pemasok utama dan alternatif perusahaan. Pemasok-pemasok tersebut
tidak terdokumentasikan dalam bentuk daftar yang rinci. Selama pemasok
perusahaan belum berjumlah banyak, adanya daftar tertulis belum menjadi
kewajiban yang harus dilengkapi perusahaan. Alangkah lebih baik apabila
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
53
perusahaan tetap mendokumentasikan daftar pemasok tersebut, dengan
harapan ketika perusahaan semakin berkembang dan memiliki daftar
pemasok yang banyak akan memudahkan kegiatan pembelian perusahaan.
Tidak adanya daftar pemasok dapat menimbulkan risiko dimana
pembelian mungkin saja tidak dilakukan melalui pemasok yang
diotorisasi.
Otorisasi pemasok merupakan bentuk seleksi pemasok yang
memenuhi kriteria manajemen. Apabila tidak dilakukan pembelian melalui
pemasok-pemasok tersebut, mungkin saja produk yang diperoleh kurang
berkualitas dan memiliki harga yang lebih tinggi. Pemasok tersebut juga
harus dilakukan evaluasi secara berkala. Evaluasi selama ini dilakukan jika
dalam keadaan dimana perusahaan merasa dirugikan, tetapi selama ini
perusahaan belum merasa ada masalah dengan pemasok yang mereka
miliki. Evaluasi ini bertujuan untuk memastikan bahwa pemasok masih
memenuhi kriteria dari manajemen, dan melihat apakah ada pemasok lain
yang lebih menguntungkan dari pemasok yang perusahaan miliki.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
54
2. Penerimaan Bahan Baku
Berikut hasil checklist pengujian kegiatan penerimaan bahan
baku:
Tabel 4: Checklist Kegiatan Penerimaan Bahan Baku
Nama Organisasi : Kopi Bule Periode Audit: Januari 2020
Program yang di audit: Penerimaan Persediaan Bahan Baku
No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan
Efektivitas
1 Apakah perusahaan
memiliki prosedur kegiatan
penerimaan?
√
Tidak tertulis,
disampaikan secara
lisan.
2 Apakah dilakukan
pemeriksaan kualitas
bahan baku yang diterima?
√
3 Apakah terdapat prosedur
apabila bahan baku yang
diterima tidak sesuai
dengan pesanan?
√
Tidak tertulis.
4 Apakah pembayaran yang
dilakukan telah mendapat
persetujuan dari pihak
manajemen?
√
Efisiensi
5 Apakah terdapat bagian
yang melakukan
penerimaan?
√
Menjadi satu
dengan bagian
lainnya.
6 Apakah dilakukan
pembuatan laporan
penerimaan barang?
√
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
55
Lanjutan Tabel 4: Checklist Kegiatan Penerimaan Bahan Baku
Ekonomis
7 Apakah dilakukan
pencocokan bahan baku
diterima dengan order
pembelian?
√
Kecuali pembelian
melalui pemasok.
8 Apakah pemasok
memberikan jaminan atas
bahan baku yang diterima?
√
9 Apakah setiap tagihan dari
pemasok telah dicocokkan
dengan penerimaan bahan
baku?
√
A Kelemahan-kelemahan lain yang tidak tercantum pada pernyataan
di atas: -
B Catatan lain: -
Diaudit Oleh:
Yohanes Korian Suryo
Tanggal: 11 Februari 2020
Jumlah
Jawaban
Catatan: -
Ya Tidak
9 0
Sumber: Baridwan (2009: 176), Bayangkara (2016: 94-95, 97), Mulyadi
(2016: 4, 255), Romney (2016: 481-482), Suarsana (2007: 76)
Berdasarkan hasil pengujian checklist yang dilakukan pada
kegiatan penerimaan bahan baku, diperoleh hasil persentase 100% untuk
indikator efektif, 100% untuk indikator efisien, dan 100% untuk indikator
ekonomis. Berdasarkan hasil tersebut, dapat dikatakan bahwa kegiatan
penerimaan bahan baku sangat efektif, sangat efisien, dan sangat
ekonomis.
Kopi Bule sudah memiliki prosedur yang mengatur kegiatan
penerimaan. SOP kegiatan penerimaan ini tidak berbentuk tertulis, tetapi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
56
disampaikan langsung kepada karyawan ketika awal mereka bekerja di
perusahaan. Sama halnya dengan kegiatan pembelian SOP tidak tertulis ini
menjadi kelemahan bagi perusahaan dimana perusahaan tidak memiliki
dokumen tertulis sebagai acuan kerja karyawannya. Alangkah lebih baik
apabila perusahaan mendokumentasikan prosedur tersebut secara tertulis
sehingga dapat menjadi acuan kerja yang baku bagi karyawan. Risiko yang
mungkin muncul ketika perusahaan tidak memiliki prosedur tertulis ini
adalah karyawan tidak bekerja secara mandiri karena perlu arahan dan
karyawan tidak bekerja sesuai prosedurnya sehingga hasil yang dicapai
tidak sesuai standar perusahaan.
Perusahaan selalu melakukan pemeriksaan atas bahan baku yang
diterima baik melalui pemasok maupun pembelian secara eceran atau
bukan pemasok. Bahan baku yang diterima dicek baik dari segi kualitas
dan segi kuantitas. Bahan baku yang dibeli secara eceran atau tidak
melalui pemasok akan dilakukan pencocokkan dengan dokumen pesanan
pembelian. Sedangkan, pembelian melalui pemasok hanya dicocokkan
dengan invoice dikarenakan tidak adanya dokumen pesanan pembelian.
Bahan baku yang tidak sesuai dengan pesanan terdapat prosedur
untuk mengatasinya, namun prosedur tersebut tidak tertulis. Apabila
pembelian melalui pemasok, manajer akan menghubungi pihak pemasok
untuk meminta pertanggungjawaban. Pihak pemasok sendiri memberikan
jaminan bagi perusahaan apabila bahan baku tidak sesuai dengan pesanan.
Namun, bila pembelian melalui eceran atau bukan pemasok, karyawan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
57
yang melakukan pembelian akan dimintai alasan pertanggungjawaban.
Berkaitan dengan ini, seharusnya perusahaan mendokumentasikan
prosedur secara tertulis apabila terjadi ketidaksesuaian bahan baku yang
diterima dengan yang dipesan.
Kegiatan penerimaan bahan baku sudah dilakukan oleh bagian
tertentu seperti halnya bagian pembelian. Bagian tersebut tidak terpisah
dengan bagian lainnya, seperti penerimaan bahan baku dari pemasok
dilakukan oleh manajer atau asisten manajer, sedangkan pembelian
melalui eceran dapat diterima oleh karyawan bagian bar atau kitchen yang
bertugas saat itu. Setiap bahan baku yang diterima melalui pembelian
eceran atau bukan pemasok akan dilakukan pembuatan laporan
penerimaan barang, pelaporan melalui media grup perusahaan (whatsapp),
serta pencatatan dalam kartu persediaan. Namun, pembelian melalui
pemasok tidak dilakukan pembuatan laporan penerimaan barang secara
tertulis, hanya melakukan pelaporan melalui grup perusahaan (whatsapp)
dan pencatatan ke dalam kartu persediaan saja.
Setiap tagihan dari pemasok (invoice) selalu dicocokkan dengan
penerimaan bahan baku, dan pembayaran tagihan tersebut bergantung pada
perjanjian antara manajer dan pemasok apakah akan dibayar tunai, utang,
atau dibayar melalui transfer. Setiap pembayaran sudah mendapat
persetujuan dari pihak manajemen. Sebaiknya, perusahaan tetap
melakukan tindakan yang sama terhadap pembelian melalui pemasok,
dengan membuat laporan penerimaan barang secara tertulis.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
58
3. Penyimpanan Bahan Baku
Berikut hasil checklist pengujian kegiatan penyimpanan bahan
baku:
Tabel 5: Checklist Kegiatan Penyimpanan Bahan Baku
Nama Organisasi : Kopi Bule Periode Audit: Januari 2020
Program yang di audit: Penyimpanan Persediaan Bahan Baku
No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan
Efektivitas
1 Apakah perusahaan
memiliki prosedur kegiatan
penyimpanan bahan baku?
√
Tidak tertulis,
disampaikan secara
lisan.
2 Apakah persediaan di
bawah pengawasan orang
tertentu?
√
3 Apakah penyimpanan telah
diatur sesuai dengan
tanggal penerimaan?
√
4 Apakah bahan baku slow
moving, usang, rusak,
dipisahkan?
√
5 Apakah terdapat prosedur
untuk pelaksanaan stock
opname?
√
Tidak tertulis,
disampaikan secara
lisan.
Efisiensi
6 Apakah persediaan telah
diatur secara rapih dan
tertib?
√
7 Apakah penyimpanan
dipisahkan antara bahan
baku makanan dan
minuman?
√
Terdapat beberapa
bahan baku yang
disimpan
bersamaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
59
Lanjutan Tabel 5: Checklist Kegiatan Penyimpanan Bahan Baku
8 Apakah telah dilakukan
penghitungan (stock
opname) atas persediaan
bahan baku secara rutin?
√
Dilakukan setiap
hari.
9 Apakah perusahaan
memiliki kartu persediaan?
√
Ekonomis
10 Apakah dalam
penyimpanan sudah
mencegah bahan baku dari:
a. Pencurian?
√
b. Kerusakan? √
c. Kebakaran, banjir,
dan risiko lainnya?
√
11 Apakah telah diterapkan
jumlah minimum dan
maksimum persediaan?
√
A Kelemahan-kelemahan lain yang tidak tercantum pada pernyataan
di atas:-
B Catatan lain: -
Diaudit Oleh:
Yohanes Korian Suryo
Tanggal: 11 Februari 2020
Jumlah
Jawaban
Catatan: -
Ya Tidak
11 2
Sumber: Agoes (2017: 318-319), Baridwan (2009: 126), Mulyadi (2016:
489), Suarsana (2007: 76), Ristono (2013: 7)
Berdasarkan hasil pengujian checklist yang dilakukan pada
kegiatan penyimpanan bahan baku, diperoleh hasil persentase 60% untuk
indikator efektif, 100% untuk indikator efisien, dan 100% untuk indikator
ekonomis. Berdasarkan hasil tersebut, dapat dikatakan bahwa kegiatan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
60
penyimpanan bahan baku cukup efektif, sangat efisien, dan sangat
ekonomis.
Kopi Bule sudah memiliki prosedur yang mengatur kegiatan
penyimpanan. SOP kegiatan penyimpanan ini tidak berbentuk tertulis,
tetapi disampaikan langsung kepada karyawan ketika awal mereka bekerja
di perusahaan. Sama halnya dengan kegiatan sebelumnya, SOP tidak
tertulis ini menjadi kelemahan bagi perusahaan dimana perusahaan tidak
memiliki dokumen tertulis sebagai acuan kerja karyawannya. Alangkah
lebih baik apabila perusahaan mendokumentasikan prosedur tersebut
secara tertulis sehingga dapat menjadi acuan kerja yang baku bagi
karyawan. Risiko yang mungkin muncul ketika perusahaan tidak memiliki
prosedur tertulis ini adalah karyawan tidak bekerja secara mandiri karena
perlu arahan dan karyawan tidak bekerja sesuai prosedurnya sehingga hasil
yang dicapai tidak sesuai standar perusahaan.
Persediaan bahan baku telah disimpan secara aman yang terhindar
dari pencurian, kerusakan, kebakaran, banjir, dan risiko lainnya. Peletakan
persediaan sudah diatur secara rapi, sesuai dengan jenis bahan bakunya.
Bahan baku yang digunakan oleh bagian bar dan kitchen telah dipisahkan.
Area bar menyimpan bahan baku minuman saja, begitu pula area kitchen
menyimpan bahan baku makanan saja. Perusahaan tidak memiliki area
gudang khusus penyimpanan bahan baku karena jumlah bahan baku yang
tidak terlalu banyak dan membutuhkan tempat luas, sehingga
penyimpanannya diletakkan di area kerja bar dan kitchen. Terdapat pula
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
61
bahan baku yang digunakan oleh kedua bagian tersebut, dan diletakkan di
tempat yang sama, contohnya lemon.
Bahan baku yang jarang terpakai dipisahkan dengan meletakkan
bahan baku tersebut di area yang tidak mengganggu penggunaan bahan
baku lainnya. Sedangkan bahan baku yang sudah tidak layak pakai, akan
langsung dibuang demi menjaga kualitas produk yang dihasilkan.
Perusahaan juga menerapkan metode persediaan minimum dan
maksimum. Persediaan minimum ini diukur dengan merata-rata penjualan
setiap minggunya sehingga ketika persediaan di bawah batas minimum,
perusahaan akan melakukan pembelian bahan baku. Sedangkan persediaan
maksimum berdasarkan penjualan tertinggi.
Perusahaan juga sudah melakukan stock opname yang dilakukan
setiap harinya ketika kegiatan operasi perusahaan akan selesai. Kegiatan
stock opname ini memiliki prosedur yang harus dilakukan oleh karyawan
yang bertugas. Karyawan yang bertugas melakukan stock opname adalah
karyawan bar dan kitchen yang mendapat shift terakhir setiap harinya.
Prosedur stock opname perusahaan ini disampaikan secara lisan kepada
karyawan, dan tidak tertulis seperti halnya SOP kegiatan penyimpanan
bahan baku.
Risiko dari kelemahan ini sama halnya dengan tidak adanya SOP
tertulis pada kegiatan penyimpanan bahan baku, seperti kesalahan
penghitungan dengan satuan yang berbeda dengan yang telah ditentukan
oleh perusahaan. Alangkah lebih baik apabila perusahaan membuat
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
62
prosedur secara tertulis berkaitan dengan kegiatan stock opname agar
karyawan memiliki panduan yang jelas dalam melakukan stock opname.
Hasil penghitungan stock opname lalu dimasukkan kedalam kartu
persediaan yang dimiliki perusahaan dengan bantuan Google Spreadsheet.
Sebaiknya perusahaan memiliki instruksi secara tertulis secara rinci
mengenai pelaksanaan stock opname agar dapat dilaksanakan secara benar.
Persediaan bahan baku Kopi Bule tidak dalam pengawasan orang
tertentu, selama ini pengawasan dilakukan secara langsung oleh manajer
dengan bantuan kartu persediaan (Google Spreadsheet) yang bisa diakses
dengan mudah. Tidak adanya pengawasan terhadap penyimpanan bahan
baku menjadikan risiko pengelolaan persediaan bahan baku tidak sesuai
aturan perusahaan. Contoh tidak sesuai dengan aturan adalah peletakkan
penyimpanan bahan baku tidak sesuai tempatnya atau tidak dilakukan
pencatatan pada kartu persediaan ketika bahan baku diterima perusahaan.
Penyimpanan bahan baku tidak diatur sesuai dengan tanggal
penerimaan, hanya berdasarkan jenisnya saja. Bahan baku yang lama yang
tertumpuk dengan bahan baku baru akan berisiko menjadikan bahan baku
tersebut tidak segera terpakai yang mengakibatkan bahan baku rusak dan
tidak layak pakai, sehingga dapat merugikan perusahaan. Peletakkan bahan
baku secara urut dengan tanggal penerimaannya dapat membantu dalam
pemberlakukan metode first in first out (FIFO) dalam pemakaian bahan
baku. Sebaiknya perusahaan tidak hanya meletakkan bahan baku sesuai
jenisnya saja, tetapi melakukan proses peletakkan sesuai dengan tanggal
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
63
penerimaannya agar mendukung penerapan metode FIFO atas pemakaian
bahan baku.
4. Pemakaian Bahan Baku
Berikut hasil checklist pengujian kegiatan pemakaian bahan baku:
Tabel 6: Checklist Kegiatan Pemakaian Bahan Baku
Nama Organisasi : Kopi Bule Periode Audit: Januari 2020
Program yang di audit: Pemakaian Persediaan Bahan Baku
No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan
Efektivitas
1 Apakah perusahaan
memiliki prosedur kegiatan
pemakaian bahan baku?
√
Tidak tertulis,
disampaikan secara
lisan.
2 Apakah terdapat pelaporan
atas kesalahan pemakaian
bahan baku?
√
Efisiensi
3 Apakah pengambilan
bahan baku dilakukan oleh
orang tertentu?
√
4 Apakah terdapat laporan
tertulis atas penggunaan
bahan baku?
√
Tetapi tidak
terdokumentasikan.
Ekonomis
5 Apakah setiap pemakaian
bahan baku berdasarkan
bukti penjualan tertulis?
√
6 Apakah penggunaan bahan
baku telah menerapkan
metode first in first out
(FIFO)?
√
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
64
Lanjutan Tabel 6: Checklist Kegiatan Pemakaian Bahan Baku
7 Apakah kelebihan
penggunaan bahan baku
dikembalikan ke gudang
atau tempat penyimpanan?
√
A Kelemahan-kelemahan lain yang tidak tercantum pada pernyataan
di atas: -
B Catatan lain: -
Diaudit Oleh:
Yohanes Korian Suryo
Tanggal: 11 Februari 2020
Jumlah
Jawaban
Catatan: -
Ya Tidak
5 2
Sumber: Agoes (2017: 318), Mulyadi (2016: 4, 473), Suarsana (2007: 76)
Berdasarkan hasil pengujian checklist yang dilakukan pada
kegiatan pemakaian bahan baku, diperoleh hasil persentase 50% untuk
indikator efektif, 100% untuk indikator efisien, dan 66,67% untuk
indikator ekonomis. Berdasarkan hasil tersebut, dapat dikatakan bahwa
kegiatan penyimpanan bahan baku sangat cukup efektif, sangat efisien,
dan ekonomis.
Kopi Bule sudah memiliki prosedur yang mengatur kegiatan
pemakaian. Standard operating procedure (SOP) kegiatan penyimpanan
ini tidak berbentuk tertulis, tetapi disampaikan langsung kepada karyawan
ketika awal mereka bekerja di perusahaan. Sama halnya dengan kegiatan
sebelumnya, SOP tidak tertulis ini menjadi kelemahan bagi perusahaan
dimana perusahaan tidak memiliki dokumen tertulis sebagai acuan kerja
karyawannya. Alangkah lebih baik apabila perusahaan
mendokumentasikan prosedur tersebut secara tertulis sehingga dapat
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
65
menjadi acuan kerja yang baku bagi karyawan. Risiko yang mungkin
muncul ketika perusahaan tidak memiliki prosedur tertulis ini adalah
karyawan tidak bekerja secara mandiri karena perlu arahan dan karyawan
tidak bekerja sesuai prosedurnya sehingga hasil yang dicapai tidak sesuai
standar perusahaan.
Pengambilan bahan baku untuk makanan hanya bisa diambil oleh
karyawan bagian kitchen yang sedang bertugas. Sebaliknya, pengambilan
bahan baku untuk minuman hanya bisa diambil oleh bagian bar yang
sedang bertugas. Setiap pemakaian bahan baku telah dilakukan pelaporan,
namun pelaporan ini tidak terdokumentasikan. Bentuk laporan pemakaian
bahan baku ini tidak formal dan tidak spesifik. Pelaporan dilakukan
melalui grup perusahaan (whatsapp) dan hanya melaporkan setiap
membuka bungkus bahan baku baru.
Pemakaian bahan baku pada perusahaan sendiri sudah sesuai
dengan bukti penjualan tertulis. Perusahaan sendiri sudah memiliki buku
resep untuk setiap menu yang dijual, sehingga karyawan memiliki acuan
dalam membuat pesanan pelanggan. Jika bahan baku diambil terlalu
berlebih, selama bahan baku tersebut masih bisa disimpan, maka akan
dilakukan penyimpanan kembali. Kesalahan pembuatan menu atau
pengambilan bahan baku yang terlalu banyak dan tidak dapat disimpan
kembali menjadi kendala bagi perusahaan karena perusahaan belum
memiliki media pelaporan dan pencatatan atas kesalahan-kesalahan
tersebut.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
66
Tidak adanya media pelaporan dan pencatatan ini menjadi
kelemahan bagi perusahaan, dimana tidak adanya pelaporan kesalahan ini
bisa menimbulkan tidak dicatatnya kerugian perusahaan. Tidak
dilakukannya pengakuan atas kerugian perusahaan ini akan berdampak
hingga pada laporan keuangan perusahaan dimana laba perusahaan akan
lebih tinggi dari yang seharusnya. Sebaiknya perusahaan menyediakan
media untuk melakukan pelaporan atau mencatat apabila terjadi kesalahan
pembuatan pesanan atau kesalahan pemakaian bahan baku sebagai bentuk
pengakuan atas kerugian perusahaan.
Pemakaian bahan baku pada perusahaan belum menerapkan
metode first in first out (FIFO) pada seluruh bahan baku. Penerapan
metode FIFO ini masih sebatas pada bahan baku yang tidak bertahan lama,
seperti sayur dan buah. Risiko yang muncul dari tidak diterapkan metode
FIFO ini sama halnya dengan peletakkan bahan baku tidak urut sesuai
tanggal penerimaannya. Bahan baku lama, yang tidak segera terpakai akan
berisiko melewati masa batas pakainya atau mengalami kerusakan
sehingga tidak layak untuk digunakan Sebaiknya perusahaan menerapkan
metode FIFO dalam pemakaian seluruh bahan baku perusahaan.
C. Pengujian Terinci (Detailed Examination)
Tahap ketiga dalam proses audit adalah pengujian terinci dimana
tahap ini melakukan pengujian apakah standard operating procedure (SOP)
dilaksanakan atau tidak. Selain itu, tahap ini juga dilakukan pencarian bukti-
bukti berkaitan dengan temuan-temuan pada tahap sebelumnya. Hasil pada
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
67
tahap ini yang menjadi dasar dalam menentukan rekomendasi-rekomendasi
perbaikan agar kegiatan atau operasi perusahaan menjadi lebih baik.
Berikut hasil pengujian SOP perusahaan yang sudah dilaksanakan:
Tabel 7: Checklist Pengujian Standard Operating Procedure
Nama Perusahaan:
Kopi Bule
Periode Audit:
Desember 2019 – Januari 2020
Program yang diaudit: Kegiatan Pembelian Bahan Baku
No Pernyataan Ya Tidak Keterangan
1 Dilakukan pengecekan tingkat
persediaan setiap hari?
√
2 Melaporkan kepada manajer atau
asisten manajer ketika persediaan
menipis?
√
3 Pembelian melalui supplier
dilakukan oleh manajer?
√
4 Pembelian eceran dilakukan oleh
karyawan bagian terkait
(bar/kitchen)?
√
5 Dilakukan pengisian Formulir
Purchase sesuai dengan
kebutuhan?
√
Hanya pembelian
yang dilakukan
secara eceran
6 Dilakukan persetujuan kepada
manajer/asisten manajer dan
meminta uang untuk pembelian
bahan baku?
√
7 Melakukan pembelian sesuai
dengan yang tercantum dalam
Formulir Purchase?
√
Program yang diaudit: Kegiatan Penerimaan Bahan Baku
Pembelian Bahan Baku Melalui Supplier
8 Penerimaan bahan baku dari
supplier dilakukan oleh
manajer/asisten manajer?
√
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
68
Lanjutan Tabel 7: Checklist Pengujian Standard Operating Procedure
9 Ketika manajer/asisten manajer
berhalangan untuk menerima
bahan baku, akan dilakukan
penunjukkan terhadap karyawan
untuk bertanggungjawab
menerima bahan baku?
√
10 Dilakukan pengecekan terhadap
bahan baku yang diterima?
√
11 Dilakukan pembayaran apabila
dilakukan pembayaran secara
tunai?
√ Sesuai perjanjian
antara pemasok
dengan manajer.
12 Dilakukan penyimpanan setelah
proses penerimaan selesai?
√
Pembelian Bahan Baku Melalui Eceran
13 Menyerahkan Formulir Purchase
disertai nota/struk pembelian dan
sisa uang belanja (jika ada)
kepada manajer/asisten manajer?
√
14 Dilakukan pengecekan dengan
membandingkan bahan baku yang
diterima dengan Formulir
Purchase, apabila terdapat
kekurangan atau kelebihan bahan
baku, memberikan alasan yang
dapat dipertanggungjawabkan?
√
15 Dilakukan penyimpanan setelah
proses penerimaan selesai?
√
Program yang diaudit: Kegiatan Penyimpanan Bahan Baku
16 Setelah melewati tahap
pengecekan, bahan baku disimpan
sesuai tempatnya?
√
17 Dilakukan pencatatan bahan baku
masuk ke dalam kartu persediaan
(Google Spreadsheet)?
√
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
69
Lanjutan Tabel 7: Checklist Pengujian Standard Operating Procedure
18 Dilakukan pelaporan melalui grup
perusahaan (whatsapp) yang
menginformasikan bahan baku
masuk serta jumlahnya?
√
19 Karyawan yang mendapatkan shift
terakhir melakukan penghitungan
di akhir hari (stock opname) atas
persediaan bahan baku di
bagiannya masing-masing
(bar/kitchen)?
√
20 Hasil stock opname dicatat dalam
kartu persediaan (Google
Spreadsheet)?
√
Program yang diaudit: Kegiatan Pemakaian Bahan Baku
21 Dilakukan pemakaian bahan baku
sesuai dengan pesanan pelanggan
(sesuai dengan buku resep)?
√
22 Dilakukan pelaporan dalam grup
perusahaan (whatsapp) apabila
membuka bungkus persediaan
bahan baku baru?
√
23 Dilakukan pembuang bahan baku
secara langsung apabila bahan
baku sudah tidak layak pakai?
√
Diaudit Oleh: Yohanes Korian Suryo
Tanggal Audit: 11 Februari 2020
Sumber: Perusahaan
Berdasarkan hasil checklist standard operating procedure di atas,
dapat dikatakan bahwa karyawan telah melakukan kegiatannya berdasarkan
SOP yang disampaikan lisan oleh manajer. Terdapat kelemahan dengan tidak
adanya dokumen order pembelian ketika melakukan pembelian melalui
pemasok. Pembelian melalui pemasok merupakan tanggungjawab manajer.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
70
Ketika ditanyakan alasannya, hal ini dikarenakan pembelian melalui pemasok
dilakukan dengan mengirim pesan menggunakan whatsapp secara langsung
kepada pemasok. Isi pesan tersebut juga tidak berbentuk formal, melainkan
sebatas memesan produk apa dan dalam jumlah berapa.
Pada tahap ini, dilakukan kegiatan lebih lanjut berkaitan dengan hasil
checklist pada tahap sebelumnya. Intensitas pembelian bahan baku pada
perusahaan dapat dikatakan tidak terlalu tinggi. Kegiatan pembelian bahan
baku dapat dilihat dalam dokumen kartu persediaan yang memuat tambahan
bahan baku yang dibeli. Berdasarkan bukti tersebut, hampir setiap hari
dilakukan pembelian bahan baku. Tetapi pembelian bahan baku ini tidak
dalam jumlah yang sangat banyak mengingat perusahaan masih bertaraf
UMKM.
Selain itu, didapatkan informasi dari manajer bahwa kegiatan
pembelian biasanya dilakukan satu hingga dua kali dalam sehari. Berdasarkan
intensitas dan jumlah pembelian yang tidak begitu banyak, bagian pembelian
dan bagian penerimaan yang terpisah dengan bagian lainnya masih belum
dibutuhkan. Alasan lainnya yaitu perusahaan yang masih dalam taraf UMKM,
akan terbebani dengan penambahan karyawan untuk bagian pembelian dan
bagian penerimaa.
Berkaitan dengan dokumen permintaan pembelian, pesanan
pembelian, dan laporan penerimaan bahan baku, dokumen yang dimiliki oleh
perusahaan untuk kegiatan ini adalah Formulir Purchase. Formulir Purchase
yang dimiliki perusahaan hanya sebanyak satu lembar dimana dokumen ini
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
71
berguna sebagai dokumen permintaan pembelian sekaligus pesanan pembelian
dan juga berguna sebagai laporan penerimaan bahan baku. Pada dokumen ini
terdapat kelengkapan tanggal, purchase order number, lokasi belanja, nama
dan tandatangan pembelanja, nama dan tandatangan penanggung jawab
dimana yang bertanggung jawab dalam kegiatan ini adalah manajer dan
asisten manajer sehingga ini merupakan bentuk pengendalian internal yaitu
otorisasi dari pihak manajer, lalu terdapat pula nama dan tandatangan
penerima ketika bahan baku diterima di Kopi Bule. Isi dari dokumen ini
berupa order yaitu bahan baku yang akan dibeli serta report sebagai
pengecekan sekaligus laporan ketika barang diterima di Kopi Bule.
Pembelian yang dilakukan melalui pemasok dilakukan langsung oleh
manajer atau asisten manajer. Pembelian melalui pemasok dilakukan ketika
bahan baku berada di bawah jumlah minimum sesuai dengan data stock
opname. Pembelian melalui pemasok ini tidak menggunakan dokumen
pesanan pembelian, melainkan pesan informal kepada pemasok yang berisikan
bahan baku yang dibeli dan jumlahnya. Dokumen permintaan pembelian dan
pesanan pembelian seharusnya dilakukan pemisahan dimana pembuatan
dokumen ini bertujuan untuk merekam data transaksi perusahaan dan
menetapkan tanggungjawab timbulnya transaksi dalam perusahaan. Selain
melakukan pemisahan, perlu dilakukan pemberian nomor tercerak secara urut
pada setiap dokumennya.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
72
Berikut contoh dokumen permintaan pembelian yang dapat digunakan
oleh perusahaan:
Nama Perusahaan
Yogyakarta PERMINTAAN PEMBELIAN
No : 1212
Kepada Yth.: Manajer Tanggal : 01/01/20X1
Nama : peminta
Bagian : Bar/kitchen
No Nama Item Kuantitas
Gambar 2: Dokumen Permintaan Pembelian
Sumber: Baridwan (2009: 176)
Berikut contoh dokumen pesanan pembelian yang dapat digunakan
oleh perusahaan:
Nama
Perusahaan
Yogyakarta ORDER PEMBELIAN
Yogyakarta, 01 Januari
20X1
No. Order Pembelian : 3434 Kepada Yth:
No. Permintaan Pembelian : 1212 (Tempat Pembelian)
Kuantitas Keterangan Harga Satuan Jumlah Harga
Nomor Order Pembelian harap
Sdr. cantumkan dalam Faktur dan Surat Pengiriman
Nama
Manajer
Gambar 3: Dokumen Pesanan Pembelian
Sumber: Baridwan (2009: 178)
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
73
Berikut contoh dokumen laporan penerimaan bahan baku yang dapat
digunakan oleh perusahaan:
Nama Perusahaan
LAPORAN PENERIMAAN BARANG
No. LPB : 5656
No. Order Pembelian : 3434
Diterima Dari : No. Permintaan Pembelian : 1212
Via :
Kuantitas Nama Item Tempat Penyimpanan
Bar Kitchen
Dihitung Oleh
Tanggal
:
:
Disimpan Oleh
Tanggal
:
:
Gambar 4: Dokumen Laporan Penerimaan Barang
Sumber: Baridwan (2009: 179)
Berkaitan dengan dokumen kartu persediaan perusahaan, dokumen ini
digunakan pula menjadi pencatatan hasil stock opname serta pencatatan bahan
baku masuk. Dokumen ini berupa dokumen elektronik dengan bantuan Google
Spreadsheet yang bisa diakses oleh seluruh karyawan. Berdasarkan dokumen
ini pula manajer melakukan pengolahan menjadi bentuk chart yang akan
menunjukkan peningkatan atau penurunan penjualan.
Dokumen ini berupa halaman excel dimana disediakan untuk jangka
waktu satu bulan. Kelengkapan yang ada pada dokumen ini dimulai dari baris
pertama adalah tanggal penginputan dimana nantinya masing-masing kolom
akan berisi tanggal selama satu bulan. Baris selanjutnya adalah nama peng-
input yang melakukan pemasukkan data sekaligus melakukan stock opname.
Kemudian dalam tabelnya termuat bahan baku yang berisi jumlah hasil stock
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
74
opname. Dokumen bagian bar dan kitchen dilakukan pemisahan sehingga
menjadi tanggung jawab karyawan masing-masing bagian dalam melakukan
stock opname.
Ditemukan berdasarkan dokumen pada bagian kitchen tepatnya
tanggal 1 Januari 2020 tidak dilakukan pencatatan hasil stock opname. Setelah
dilakukan penelusuran, diketahui bahwa karyawan yang bertugas saat itu tidak
mengusai penggunaan Google Spreadsheet dan tidak disediakan dokumen
manualnya, sehingga tidak dilakukan pencatatan. Tidak adanya pencatatan ini
menjadikan manajer tidak dapat melihat kenaikan atau penurunan penjualan
saat itu. Buruknya, hal ini dapat mengakibatkan tidak dilakukannya pembelian
bahan baku yang sudah menipis dan mengganggu operasi penjualan.
Kendala utama dalam kartu persediaan perusahaan ini adalah
melakukan pencatatan setiap penggunaan bahan bakunya. Sehingga
perusahaan selalu melakukan stock opname setiap harinya untuk menentukan
perlu atau tidaknya dilakukan pembelian bahan baku. Hasil stock opname hari
sebelumnya ditambah dengan pembelian hari ini dikurangi dengan hasil stock
opname hari ini akan menunjukkan jumlah pemakaian bahan baku. Jumlah
pemakaian bahan baku ini diasumsikan sebagai tingkat penjualan perusahaan.
Hal ini menjadi kelemahan dikarenakan perusahaan tidak memiliki
pelaporan kesalahan pembuatan pesanan, dan tidak dimasukkan ke dalam
kartu persediaan. Apabila terjadi kesalahan pembuatan pesanan, tidak seluruh
hasil penghitungan menunjukkan penjualan, tetapi harus dikurangi dengan
kesalahan tersebut.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
75
Berikut kartu persediaan dari perusahaan yang telah dilakukan
perbaikan sehingga dapat meminimalisir risiko yang ada:
Kartu Persediaan
Bar/Kitchen
Tanggal 1 Januari 20x1 2 Januari 20x1
Pencatat Nama Nama Nama Nama Nama Nama
Item Tambahan Kesalahan Sisa Tambahan Kesalahan Sisa
Gambar 5: Kartu Persediaan
Sumber: Perusahaan
Dilakukan pula compliance test yang bertujuan untuk melihat apakah
bukti-bukti pembelian bahan baku telah dicatat dengan benar ke dalam kartu
persediaan atau tidak. Pengambilan bukti dilakukan secara sampling dan
secara acak tanggal pada bulan Januari 2020. Diambil transaksi tanggal 7, 14,
dan 26 Januari 2020. Berdasarkan bukti tersebut, bahan baku diterima sudah
dicatat secara benar ke dalam kartu persediaan perusahaan.
Dibalik ketaatan dalam pencatatan, terdapat kelemahan yang menjadi
risiko yang merugikan bagi perusahaan. Kelemahan tersebut adalah pembelian
masih tidak dipisahkan antara kebutuhan pribadi dengan kebutuhan
perusahaan. Hal ini terbukti pada tanggal 26 Januari 2020, terdapat pembelian
untuk kebutuhan pribadi yang menjadi satu dengan pembelian perusahaan.
Risiko yang muncul dari kelemahan ini adalah kemungkinan terjadinya
pembelian kebutuhan pribadi yang dibiayakan kepada perusahaan sehingga
perusahaan mengalami kerugian. Sebaiknya perusahaan melakukan kebijakan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
76
untuk pembelian bahan baku sebagai keperluan perusahaan tidak digabungkan
dengan pembelian untuk keperluan pribadi.
Berdasarkan ketiga tahap yang sudah dilalui, temuan dapat dirangkum
dan dianalisis sebagai berikut:
1. Temuan
a. Perusahaan belum standard operating procedure (SOP) secara tertulis
yang mengatur kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku makanan
dan minuman mulai dari pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan
pemakaian tetapi terdapat prosedur yang disampaikan secara lisan.
b. Dokumen permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan penerimaan
barang menjadi satu formulir yang disebut Formulir Purchase serta
tidak disertai nomor urut tercetak.
c. Terdapat pembelian bahan baku (keperluan perusahaan) menjadi satu
dengan pembelian keperluan pribadi.
d. Perusahaan belum memiliki daftar pemasok secara tertulis dan tidak
terdapat evaluasi atas pemasok perusahaan secara berkala.
e. Tidak adanya orang atau bagian tertentu yang melakukan pengawasan
khusus atas pengelolaan persediaan bahan baku milik perusahaan.
f. Peletakan penyimpanan seluruh bahan baku makanan dan minuman
tidak dilakukan secara urut sesuai dengan tanggal penerimaannya serta
pemakaian seluruh bahan baku terkecuali bahan baku berumur pendek
tidak dilakukan dengan menggunakan metode first in first out (FIFO).
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
77
g. Perusahaan belum memiliki instruksi tertulis atas kegiatan stock
opname dan tidak adanya sosialisasi atau pelatihan kepada karyawan
dalam melakukan stock opname khususnya penggunaan alat bantu
Google Spreadsheet.
h. Tidak tersedianya media pelaporan dan pencatatan atas kesalahan
pemakaian bahan baku atau kesalahan pembuatan pesanan pelanggan
baik secara tertulis maupun pencatatan di dalam kartu persediaan
perusahaan.
2. Kriteria
a. Terdapat standard operating procedure (SOP) tertulis yang mengatur
secara jelas jalannya kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku
dimulai dari pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan pemakaian.
b. Terdapat pemisahan dokumen permintaan pembelian, pesanan
pembelian, dan laporan penerimaan barang yang disertai otorisasi
pihak manajemen dan terdapat nomor urut tercetak di setiap
dokumennya.
c. Terdapat pemisahan kepentingan antara kepentingan perusahaan
dengan kepentingan pribadi.
d. Terdapat daftar tertulis yang memuat informasi seluruh pemasok
perusahaan dan dilakukan evaluasi berkala atas pemasok yang dipilih
oleh perusahaan.
e. Terdapat pengawas yang bertugas mengawasi persediaan bahan baku
yang ada pada perusahaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
78
f. Peletakan penyimpanan bahan baku dilakukan secara urut sesuai
dengan tanggal penerimaan baku dan pemakaian bahan baku dilakukan
dengan metode first in first out (FIFO).
g. Terdapat instruksi tertulis atas kegiatan stock opname dan dilakukan
sosialisasi atau pelatihan atas kegiatan stock opname kepada seluruh
karyawan.
h. Terdapat pelaporan dan pencatatan atas kesalahan pemakaian bahan
baku atau kesalahan dalam pembuatan menu pesanan pelanggan oleh
karyawan.
3. Penyebab
a. Pembuatan standard operating procedure (SOP) secara tertulis
dianggap belum diperlukan, sehingga penyampaian secara lisan sudah
dianggap cukup.
b. Mempercepat kegiatan pembelian dan penerimaan bahan baku oleh
karyawan.
c. Tidak adanya kebijakan pemisahan kepentingan pribadi dan
kepentingan perusahaan dengan jelas.
d. Daftar pemasok dianggap tidak perlu karena kegiatan pembelian
melalui pemasok dilakukan oleh manajer, evaluasi dilakukan hanya
ketika pemasok melakukan kesalahan besar yang merugikan
perusahaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
79
e. Persediaan bahan baku dianggap menjadi tanggungjawab dari masing-
masing bagian (bar/kitchen) sehingga seluruh karyawan
bertanggungjawab atas persediaan yang ada di bagiannya.
f. Peletakan bahan baku hanya dilakukan sesuai jenisnya tanpa
mempertimbangkan kapan bahan baku itu diterima, pemakaian bahan
secara FIFO hanya diterapkan pada bahan baku yang tidak tahan lama
seperti sayur dan buah.
g. Penyampaian atas instruksi stock opname secara lisan dianggap sudah
cukup, dan karyawan dianggap sudah mengusai penggunaan teknologi
di era moderen seperti sekarang.
h. Kejadian kesalahan pemakaian bahan baku atau kesalahan pembuatan
menu sangat jarang terjadi pada perusahaan, sehingga perusahaan
belum membuat laporan atau dokumen untuk mencatat kesalahan yang
mungkin terjadi.
4. Akibat
a. Kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku berisiko tidak adanya
kesamaan tahapan kerja yang berdampak tidak terpenuhinya standar
perusahaan. Contoh, seharusnya dilakukan pengecekan ketika biji kopi
diterima perusahaan, tetapi terdapat karyawan yang langsung mencatat
dan menyimpan biji kopi tersebut, dampaknya kualitas dan kuantitas
biji kopi berisiko tidak sesuai dengan yang dipesan perusahaan.
b. Tidak adanya dokumentasi terpisah atas kegiatan pembelian bahan
baku hingga penerimaan bahan baku berisiko tidak dapat terpantaunya
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
80
proses pengadaan persediaan bahan baku, dan berisiko diterima tidak
sesuai dengan yang dipesan oleh perusahaan. Contoh, dokumen
pesanan pembelian digunakan sebagai bukti bahwa perusahaan sedang
melakukan pemesanan biji kopi. Ketika biji kopi sudah sampai di
perusahaan, akan dilakukan pencocokan biji kopi yang diterima
dengan yang dipesan pada dokumen pesanan pembelian. Ketika
perusahaan tidak memiliki dokumen tersebut, terdapat risiko bahwa
biji kopi yang diterima tidak sesuai dengan yang dipesan dikarenakan
tidak terdapat bukti yang berguna untuk memastikan pesanan tersebut
dan perusahaan harus membayar atas biji kopi yang tidak sesuai
tersebut.
c. Terdapat risiko penyalahgunaan wewenang, dimana kepentingan
pribadi dibebankan kepada perusahaan, sehingga perusahaan
mengalami kerugian. Contoh, ketika dilakukan pembelian eceran
bahan baku makanan di pusat grosir, karyawan yang bertugas saat itu
membeli keperluan pribadinya dan menjadikan pembayaran tersebut
dalam satu faktur dengan bahan baku perusahaan. Ketika dilakukan
pelaporan kepada perusahaan, terdapat risiko tidak terdeteksinya
pembelian pribadi karyawan tersebut sehingga perusahaan
membayarkan sesuai nominal total pembelian. Hal ini menunjukkan
bahwa perusahaan menanggung biaya pribadi karyawan.
d. Berisiko terjadinya pembelian bahan baku melalui pemasok yang tidak
terotorisasi, evaluasi yang tidak dilakukan secara berkala
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
81
mengakibatkan perusahaan tidak memiliki informasi keandalan
pemasok untuk menentukan kebijakan yang akan dipilih. Contoh,
perusahaan memiliki kriteria atas pemasok biji kopi dimana harus
memenuhi kriteria harga, kualitas, dan keandalan pemasok tersebut.
Ketika pemasok telah dipilih perusahaan, hal ini menunjukkan bahwa
pemasok tersebut telah memenuhi kriteria perusahaan. Apabila
pembelian dilakukan melalui pemasok yang tidak terotorisasi, terdapat
risiko dimana biji kopi yang diterima tidak memiliki kualitas sesuai
kriteria perusahaan atau memiliki harga yang terlalu tinggi. Pemasok
perusahaan juga harus dilakukan evaluasi, dimana bertujuan untuk
melihat apakah pemasok tersebut masih memenuhi kriteria perusahaan
sehingga perusahaan tidak dirugikan.
e. Terdapat risiko pengelolaan bahan baku tidak sesuai dengan aturannya
dikarenakan tidak adanya controling dari pengawas. Contoh, tidak
adanya pengawas yang melakukan pengecekan atas penyimpanan
bahan baku dapat menimbulkan risiko dimana biji kopi tidak
diletakkan sesuai di tempatnya yang mengakibatkan dapat merusak
kualitas biji kopi tersebut.
f. Terdapat risiko dimana bahan baku lama tidak segera terpakai hingga
melewati masa pakai atau mengalami kerusakan sehingga tidak layak
pakai sehingga merugikan perusahaan. Contoh, kotak susu tidak
diletakkan sesuai tanggal penerimaannya dan tidak dipakai dengan
menggunakan metode FIFO. Kotak susu yang diletakkan di bagian
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
82
yang sulit terjangkau seperti diurutan paling belakang dalam almari
pendingin dan selalu tertutupi kotak susu baru ketika dilakukan
pembelian memunculkan risiko dimana susu tersebut akan tidak segera
terpakai. Hal ini dapat mengakibatkan susu tersebut melewati masa
pakainya sehingga tidak layak untuk dipakai kembali sehingga
perusahaan mengalami kerugian.
g. Kegiatan stock opname berisiko tidak berjalan sesuai dengan aturan
dan tidak dilakukan pencatatan atas hasil stock opname dikarenakan
kurang mampunya karyawan dalam melakukan kegiatan stock opname.
Contoh, perusahaan memiliki standar dalam penentuan satuan untuk
setiap jenis bahan baku seperti biji kopi menggunakan satuan gram.
Ketika tidak terdapat instruksi yang jelas, memunculkan risiko dimana
karyawan menggunakan satuan yang berbeda seperti gram dan
bungkus yang berakibat kartu persediaan tidak akan menunjukkan
kuantitas yang sebenarnya. Prosedur ini sebaiknya disosialisasikan
dengan jelas agar tidak terulang kejadian dimana hasil stock opname
tidak dicatat seperti tanggal 1 Januari 2020.
h. Terdapat risiko dimana dokumen kartu persediaan tidak menunjukkan
nilai pemakaian bahan baku dikarenakan penjualan yang sebenarnya,
dan tidak dicatatnya kerugian yang timbul di dalam laporan keuangan
perusahaan. Contoh, terdapat pelanggan yang memesan minuman non
kopi, tetapi karyawan menyiapkan minuman kopi. Tidak adanya
pencatatan kesalahan pemakaian bahan baku atau pembuatan pesanan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
83
menimbulkan perusahaan tidak mengakui kerugian sebanyak secangkir
kopi yang telah disiapkan karyawan.
5. Rekomendasi
a. Perusahaan sebaiknya memiliki standard operating procedure (SOP)
tertulis atas kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku secara rinci
dan jelas, dimulai dari pembelian bahan baku, penerimaan bahan baku,
penyimpanan persediaan bahan baku, dan pemakaian bahan baku.
Rekomendasi SOP secara rinci dapat dilihat pada lampiran 13. SOP ini
bukanlah suatu keharusan untuk dimiliki perusahaan apabila karyawan
masih bekerja sesuai dengan prosedurnya. Namun akan menjadi suatu
kebaikan apabila perusahaan memiliki prosedur yang terdokumentasi.
b. Perusahaan sebaiknya melengkapi dokumen yang dimiliki, yaitu
dokumen Permintaan Pembelian, Pesanan Pembelian, dan Laporan
Penerimaan Barang dengan otorisasi dan memiliki nomor urut tercetak.
Rekomendasi dokumen Permintaan Pembelian, Pesanan Pembelian,
dan Laporan Penerimaan Barang dapat dilihat pada lampiran 14.
Dokumen ini berguna sebagai bentuk pengendalian atas kegiatan
pembelian dan penerimaan bahan baku perusahaan.
c. Perusahaan sebaiknya menerapkan kebijakan dalam pemisahan
kepentingan pribadi dan kepentingan perusahaan, setiap kepentingan
perusahaan harus memiliki dokumen yang terpisah dengan
kepentingan pribadi. Contoh pemisahan kepentingan ini adalah dengan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
84
tidak disertainya pembelian untuk kepentingan pribadi pada setiap
pembelian bahan baku perusahaan.
d. Perusahaan sebaiknya memiliki daftar pemasok secara tertulis yang
berisi informasi secara rinci atas pemasok yang dimiliki oleh
perusahaan dan dilakukan evaluasi secara berkala. Rekomendasi daftar
pemasok dapat dilihat pada lampiran 15. Hal ini bertujuan untuk
meminimalisir terjadinya pembelian bahan baku melalui pemasok yang
tidak terotorisasi. Evaluasi bertujuan untuk melihat apakah pemasok
masih menguntungkan atau terdapat alternatif lain yang lebih
menguntungkan. Daftar pemasok akan sangat berguna apabila
perusahaan memiliki pemasok yang cukup banyak. Harapannya ketika
perusahaan semakin berkembang, maka kebutuhan akan pemasok tentu
akan meningkat sehingga akan lebih dimudahkan apabila dikelola
dalam bentuk daftar pemasok tertulis.
e. Perusahaan sebaiknya menjadikan Head Bar dan Head Kitchen sebagai
pengawas atas persediaan bahan baku di masing-masing bagian. Tugas
pengawasan ini berguna untuk memastikan pengelolaan persediaan
bahan baku seperti penyimpanan bahan baku, pencatatan bahan baku,
pemakaian bahan baku dan kegiatan stock opname telah berjalan
dengan baik sesuai dengan ketentuan perusahaan. Penambahan
tanggungjawab ini juga meminimalisir pengeluaran biaya tambahan
untuk menambah karyawan yang bertugas dalam pengawasan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
85
f. Perusahaan sebaiknya mulai menerapkan peraturan peletakan
penyimpanan seluruh bahan baku urut sesuai dengan tanggal
penerimaan dan menerapkan metode first in first out (FIFO) dalam
seluruh pemakaian bahan baku. Contoh penerapan ini dapat dilakukan
dengan memberikan label tanggal penerimaan bahan baku dan
meletakkannya dalam batch sesuai dengan tanggal penerimaannya.
Pemakaian bahan baku dimulai dengan bahan baku yang diterima
terlebih dahulu. Pelabelan ini dimungkinkan dilakukan karena
mengingat tingkat persediaan bahan baku pada perusahaan masih
tergolong sedikit. Penerapan ini bertujuan untuk menjaga kualitas dari
bahan baku sehingga meminimalisir kerugian perusahaan.
g. Perusahaan sebaiknya membuat instruksi tertulis atas kegiatan stock
opname secara rinci dan jelas apabila dibutuhkan, serta melakukan
sosialisasi dan pelatihan dalam melakukan stock opname kepada
seluruh karyawan termasuk pemakaian dokumen kartu persediaan
perusahaan. Hal ini bertujuan agar seluruh karyawan mampu
melakukan stock opname secara benar dan meminimalisir risiko tidak
dilakukannya pencatatan hasil stock opname seperti yang terjadi pada
perusahaan tanggal 1 Januari 2020.
h. Perusahaan sebaiknya menambahkan bagian khusus untuk pencatatan
kesalahan pemakaian bahan baku atau kesalahan pembuatan pesanan
pelanggan oleh karyawan di dalam kartu persediaan. Rekomendasi ini
dapat dilihat pada lampiran 16 dimana berdasarkan kartu persediaan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
86
yang telah dimiliki oleh perusahaan dilakukan sedikit perbaikan. Hal
ini bertujuan sebagai bentuk pengakuan perusahaan atas kerugian yang
terjadi dan serta dapat digunakan sebagai alat ukur kinerja karyawan.
Secara keseluruhan, berdasarkan checklist jumlah jawaban “Ya” atas
indikator efektivitas sebanyak sepuluh, sedangkan jawaban “Tidak” sebanyak
empat. Berdasarkan penghitungan, persentase efektivitas secara keseluruhan
pada kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku yaitu sebesar 71,43%.
Persentase ini menunjukkan bahwa pengelolaan persediaan bahan baku pada
perusahaan dapat dikatakan efektif.
Berdasarkan checklist, jawaban “Ya” untuk indikator efisiensi
sebanyak 13, sedangkan jawaban “Tidak” sebanyak nol. Persentase efisiensi
berdasarkan hasil penghitungan sebesar 100%. Persentase ini menunjukkan
bahwa pengelolaan persediaan bahan baku pada perusahaan sudah sangat
efisien.
Berdasarkan checklist, jawaban “Ya” pada indikator ekonomis
sebanyak sepuluh, sedangkan jawaban “Tidak” sebanyak dua. Hasil dari
penghitungan pada indikator ekonomis menunjukkan persentase sebesar
83,33%. Persentase ini menunjukkan bahwa perusahaan dalam pengelolaan
persediaan bahan bakunya sudah dikatakan sangat ekonomis.
D. Pengembangan Laporan (Report Development)
Tahap terakhir dalam audit operasional adalah melaporkan hasil
temuan berupa kelemahan yang ditemukan dalam aktivitas atau operasi
perusahaan. Bentuk pelaporan yang dilakukan adalah berupa laporan audit
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
87
yang ditujukan kepada manajer perusahaan. Tujuannya adalah untuk
membantu manajer dalam menentukan arah kebijakan dari perusahaan dan
rekomendasi yang diberikan bukanlah suatu keharusan untuk diterapkan oleh
perusahaan. Laporan audit akan menyajikan kondisi yang terjadi dalam
perusahaan, kriteria yang seharusnya terjadi, sebab dan akibat, serta
rekomendasi yang diberikan guna meminimalisir risiko yang terjadi. Berikut
akan disajikan laporan hasil audit operasional atas pengelolaan persediaan
bahan baku makanan dan minuman.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
88
Laporan Hasil Audit Operasional Atas Pengelolaan
Persediaan Bahan Baku Makanan dan Minuman
Yogyakarta, 28 Februari 2020
Perihal : Laporan Hasil Audit Operasional
Kepada
Yth. Manajer Kopi Bule
Di Yogyakarta
Saya telah melakukan audit atas kegiatan pengelolaan persediaan bahan
baku makanan dan minuman pada Kopi Bule, Yogyakarta untuk periode Januari
2020. Audit operasional ini bertujuan untuk menemukan kelemahan atas kegiatan
pengelolaan persediaan bahan baku makanan dan minuman pada Kopi Bule dan
memberikan rekomendasi perbaikan atas kelemahan yang ditemukan selama
pelaksanaan audit. Berdasarkan hasil audit, kegiatan pengelolaan persediaan
bahan baku makanan dan minuman pada Kopi Bule masih memiliki kelemahan
mendasar, seperti tidak adanya standar operasional prosedur yang melandasi
kegiatan dalam pengelolaan persediaan bahan baku.
Hasil audit terperinci akan disajikan dalam bentuk laporan audit yang
meliputi:
Bab I : Informasi dan Latar Belakang
Bab II : Ruang Lingkup Audit
Bab III : Kesimpulan Audit
Bab IV : Rekomendasi Audit
Dalam pelaksanaan audit ini, saya mendapat dukungan dan bantuan dari
banyak pihak, mulai dari pimpinan hingga para karyawan. Untuk itu saya
mengucapkan terimakasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik selama
proses audit ini.
Hormat Saya,
Yohanes Korian Suryo
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
89
LAPORAN AUDIT OPERASIONAL PENGELOLAAN PERSEDIAAN
BAHAN BAKU MAKANAN DAN MINUMAN
Bab I
Informasi Latar Belakang
Kopi Bule adalah salah satu Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah
(UMKM) yang ada di Kota Yogyakarta, tepatnya Jalan Supadi No. 4, Yogyakarta.
Minuman olahan kopi merupakan salah satu produk andalan dari Kopi Bule,
selain itu Kopi Bule juga menyediakan minuman non kopi serta berbagai jenis
makanan yang bisa dipesan. Kopi Bule didirikan dengan tujuan menjadi media
dimana orang-orang dapat berinteraksi, dengan bantuan kopi menjadikan interaksi
itu menjadi semakin akrab.
Persaingan dengan usaha sejenis menjadikan Kopi Bule memerlukan
pengembangan. Salah satunya adalah pengembangan terhadap pengelolaan
persediaan bahan baku makanan dan minuman. Salah satu cara dalam melakukan
pengembangan adalah dengan cara melakukan audit operasional terhadap kegiatan
tersebut. Tujuannya adalah untuk memberikan rekomendasi perbaikan sehingga
Kopi Bule dapat bertahan dan menjadi UMKM yang tangguh dan mandiri.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
90
LAPORAN AUDIT OPERASIONAL PENGELOLAAN PERSEDIAAN
BAHAN BAKU MAKANAN DAN MINUMAN
Bab II
Ruang Lingkup Audit
Ruang lingkup audit operasional ini adalah kegiatan pengelolaan
persediaan bahan baku makanan dan minuman periode bulan Januari 2020. Audit
operasional ini mencakup empat kegiatan, yaitu pembelian persediaan bahan
baku, penerimaan persediaan bahan baku, penyimpanan persediaan bahan baku,
dan pemakaian persediaan bahan baku.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
91
LAPORAN AUDIT OPERASIONAL PENGELOLAAN PERSEDIAAN
BAHAN BAKU MAKANAN DAN MINUMAN
Bab III
Kesimpulan Audit
Berdasarkan temuan (bukti) yang saya peroleh selama proses audit
berjalan, kesimpulan yang dapat saya berikan adalah sebagai berikut:
1. Temuan
a. Perusahaan belum standard operating procedure (SOP) secara tertulis
yang mengatur kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku makanan dan
minuman mulai dari pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan
pemakaian tetapi terdapat prosedur yang disampaikan secara lisan.
b. Dokumen permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan penerimaan
barang menjadi satu formulir yang disebut Formulir Purchase serta tidak
disertai nomor urut tercetak.
c. Terdapat pembelian bahan baku (keperluan perusahaan) menjadi satu
dengan pembelian keperluan pribadi.
d. Perusahaan belum memiliki daftar pemasok secara tertulis dan tidak
terdapat evaluasi atas pemasok perusahaan secara berkala.
e. Tidak adanya orang atau bagian tertentu yang melakukan pengawasan
khusus atas pengelolaan persediaan bahan baku milik perusahaan.
f. Peletakan penyimpanan seluruh bahan baku makanan dan minuman tidak
dilakukan secara urut sesuai dengan tanggal penerimaannya serta
pemakaian seluruh bahan baku terkecuali bahan baku berumur pendek
tidak dilakukan dengan menggunakan metode first in first out (FIFO).
g. Perusahaan belum memiliki instruksi tertulis atas kegiatan stock opname
dan tidak adanya sosialisasi atau pelatihan kepada karyawan dalam
melakukan stock opname khususnya penggunaan alat bantu Google
Spreadsheet.
h. Tidak tersedianya media pelaporan dan pencatatan atas kesalahan
pemakaian bahan baku atau kesalahan pembuatan pesanan pelanggan baik
secara tertulis maupun pencatatan di dalam kartu persediaan perusahaan.
2. Kriteria
a. Terdapat standard operating procedure (SOP) tertulis yang mengatur
secara jelas jalannya kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku dimulai
dari pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan pemakaian.
b. Terdapat pemisahan dokumen permintaan pembelian, pesanan pembelian,
dan laporan penerimaan barang yang disertai otorisasi pihak manajemen
dan terdapat nomor urut tercetak di setiap dokumennya.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
92
c. Terdapat pemisahan kepentingan antara kepentingan perusahaan dengan
kepentingan pribadi.
d. Terdapat daftar tertulis yang memuat informasi seluruh pemasok
perusahaan dan dilakukan evaluasi berkala atas pemasok yang dipilih oleh
perusahaan.
e. Terdapat pengawas yang bertugas mengawasi persediaan bahan baku yang
ada pada perusahaan.
f. Peletakan penyimpanan bahan baku dilakukan secara urut sesuai dengan
tanggal penerimaan baku dan pemakaian bahan baku dilakukan dengan
metode first in first out (FIFO).
g. Terdapat instruksi tertulis atas kegiatan stock opname dan dilakukan
sosialisasi atau pelatihan atas kegiatan stock opname kepada seluruh
karyawan.
h. Terdapat pelaporan dan pencatatan atas kesalahan pemakaian bahan baku
atau kesalahan dalam pembuatan menu pesanan pelanggan oleh karyawan.
3. Penyebab
a. Pembuatan standard operating procedure (SOP) secara tertulis dianggap
belum diperlukan, sehingga penyampaian secara lisan sudah dianggap
cukup.
b. Mempercepat kegiatan pembelian dan penerimaan bahan baku oleh
karyawan.
c. Tidak adanya kebijakan pemisahan kepentingan pribadi dan kepentingan
perusahaan dengan jelas.
d. Daftar pemasok dianggap tidak perlu karena kegiatan pembelian melalui
pemasok dilakukan oleh manajer, evaluasi dilakukan hanya ketika
pemasok melakukan kesalahan besar yang merugikan perusahaan.
e. Persediaan bahan baku dianggap menjadi tanggungjawab dari masing-
masing bagian (bar/kitchen) sehingga seluruh karyawan bertanggungjawab
atas persediaan yang ada di bagiannya.
f. Peletakan bahan baku hanya dilakukan sesuai jenisnya tanpa
mempertimbangkan kapan bahan baku itu diterima, pemakaian bahan
secara FIFO hanya diterapkan pada bahan baku yang tidak tahan lama
seperti sayur dan buah.
g. Penyampaian atas instruksi stock opname secara lisan dianggap sudah
cukup, dan karyawan dianggap sudah mengusai penggunaan teknologi di
era moderen seperti sekarang.
h. Kejadian kesalahan pemakaian bahan baku atau kesalahan pembuatan
menu sangat jarang terjadi pada perusahaan, sehingga perusahaan belum
membuat laporan atau dokumen untuk mencatat kesalahan yang mungkin
terjadi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
93
4. Akibat
a. Kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku berisiko tidak berjalan sesuai
dengan tujuan perusahaan, dan karyawan tidak bertanggungjawab atas
kerjanya karena tidak adanya acuan tertulis dalam mereka bekerja.
b. Tidak adanya dokumentasi atas kegiatan pembelian bahan baku hingga
penerimaan bahan baku, sehingga berisiko tidak dapat terpantaunya
persediaan yang dipesan oleh perusahaan dan bahan baku yang dibeli atau
diterima tidak sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
c. Terdapat risiko penyalahgunaan wewenang, dimana kepentingan pribadi
dibebankan kepada perusahaan, sehingga perusahaan mengalami kerugian.
d. Berisiko terjadinya pembelian bahan baku melalui pemasok yang tidak
terotorisasi, evaluasi yang tidak dilakukan secara berkala dapat membuat
perusahaan kehilangan kesempatan untuk mendapatkan pemasok yang
lebih menguntungkan.
e. Terdapat risiko pemakaian bahan baku tidak sesuai dengan aturannya
dikarenakan tidak adanya controling dari pengawas.
f. Terdapat risiko dimana bahan baku lama tidak segera terpakai hingga
melewati masa pakai atau mengalami kerusakan sehingga tidak layak
pakai sehingga merugikan perusahaan.
g. Kegiatan stock opname berisiko tidak berjalan sesuai dengan aturan dan
tidak dilakukan pencatatan atas hasil stock opname dikarenakan kurang
mampunya karyawan dalam melakukan kegiatan stock opname.
h. Terdapat risiko dimana dokumen kartu persediaan tidak menunjukkan nilai
pemakaian bahan baku dikarenakan penjualan yang sebenarnya, dan tidak
dicatatnya kerugian yang timbul di dalam laporan keuangan perusahaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
94
LAPORAN AUDIT OPERASIONAL PENGELOLAAN PERSEDIAAN
BAHAN BAKU MAKANAN DAN MINUMAN
Bab IV
Rekomendasi
Berdasarkan kelemahan dan kekurangan yang ditemukan selama proses
audit, maka diberikan rekomendasi yang bisa dilakukan untuk memperbaiki
kelemahan dan kekurangan tersebut.
Rekomendasi:
1. Perusahaan sebaiknya memiliki standard operating procedure (SOP) tertulis
atas kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku secara rinci dan jelas,
dimulai dari pembelian bahan baku, penerimaan bahan baku, penyimpanan
persediaan bahan baku, dan pemakaian bahan baku. SOP ini bukanlah suatu
keharusan untuk dimiliki perusahaan apabila karyawan masih bekerja sesuai
dengan prosedurnya. Namun akan menjadi suatu kebaikan apabila perusahaan
memiliki prosedur yang terdokumentasi.
2. Perusahaan sebaiknya melengkapi dokumen yang dimiliki, yaitu dokumen
Permintaan Pembelian, Pesanan Pembelian, dan Laporan Penerimaan Barang
dengan otorisasi dan memiliki nomor urut tercetak. Dokumen ini berguna
sebagai bentuk pengendalian atas kegiatan pembelian dan penerimaan bahan
baku perusahaan.
3. Perusahaan sebaiknya menerapkan kebijakan dalam pemisahan kepentingan
pribadi dan kepentingan perusahaan, setiap kepentingan perusahaan harus
memiliki dokumen yang terpisah dengan kepentingan pribadi. Contoh
pemisahan kepentingan ini adalah dengan tidak disertainya pembelian untuk
kepentingan pribadi pada setiap pembelian bahan baku perusahaan.
4. Perusahaan sebaiknya memiliki daftar pemasok secara tertulis yang berisi
informasi secara rinci atas pemasok yang dimiliki oleh perusahaan dan
dilakukan evaluasi secara berkala. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir
terjadinya pembelian bahan baku melalui pemasok yang tidak terotorisasi.
Evaluasi bertujuan untuk melihat apakah pemasok masih menguntungkan atau
terdapat alternatif lain yang lebih menguntungkan. Daftar pemasok akan
sangat berguna apabila perusahaan memiliki pemasok yang cukup banyak.
Harapannya ketika perusahaan semakin berkembang, maka kebutuhan akan
pemasok tentu akan meningkat sehingga akan lebih dimudahkan apabila
dikelola dalam bentuk daftar pemasok tertulis.
5. Perusahaan sebaiknya menjadikan Head Bar dan Head Kitchen sebagai
pengawas atas persediaan bahan baku di masing-masing bagian. Tugas
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
95
pengawasan ini berguna untuk memastikan pengelolaan persediaan bahan
baku seperti penyimpanan bahan baku, pencatatan bahan baku, pemakaian
bahan baku dan kegiatan stock opname telah berjalan dengan baik sesuai
dengan ketentuan perusahaan. Penambahan tanggungjawab ini juga
meminimalisir pengeluaran biaya tambahan untuk menambah karyawan yang
bertugas dalam pengawasan.
6. Perusahaan sebaiknya mulai menerapkan peraturan peletakan penyimpanan
seluruh bahan baku urut sesuai dengan tanggal penerimaan dan menerapkan
metode first in first out (FIFO) dalam seluruh pemakaian bahan baku. Contoh
penerapan ini dapat dilakukan dengan memberikan label tanggal penerimaan
bahan baku dan meletakkannya dalam batch sesuai dengan tanggal
penerimaannya. Pemakaian bahan baku dimulai dengan bahan baku yang
diterima terlebih dahulu. Pelabelan ini dimungkinkan dilakukan karena
mengingat tingkat persediaan bahan baku pada perusahaan masih tergolong
sedikit. Penerapan ini bertujuan untuk menjaga kualitas dari bahan baku
sehingga meminimalisir kerugian perusahaan.
7. Perusahaan sebaiknya membuat instruksi tertulis atas kegiatan stock opname
secara rinci dan jelas apabila dibutuhkan, serta melakukan sosialisasi dan
pelatihan dalam melakukan stock opname kepada seluruh karyawan termasuk
pemakaian dokumen kartu persediaan perusahaan. Hal ini bertujuan agar
seluruh karyawan mampu melakukan stock opname secara benar dan
meminimalisir risiko tidak dilakukannya pencatatan hasil stock opname seperti
yang terjadi pada perusahaan tanggal 1 Januari 2020.
8. Perusahaan sebaiknya menambahkan bagian khusus untuk pencatatan
kesalahan pemakaian bahan baku atau kesalahan pembuatan pesanan
pelanggan oleh karyawan di dalam kartu persediaan. Hal ini bertujuan sebagai
bentuk pengakuan perusahaan atas kerugian yang terjadi dan serta dapat
digunakan sebagai alat ukur kinerja karyawan.
Keputusan untuk menindaklanjuti rekomendasi perbaikan atas
kelemahan-kelemahan dalam kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku
merupakan kewenangan pihak manajemen Kopi Bule. Apabila tidak segera
dilakukan perbaikan, dikhawatirkan peluang terjadinya sesuatu yang buruk
semakin tinggi dalam kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku makanan dan
minuman.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
96
BAB VI
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil audit operasional atas kegiatan pengelolaan
persediaan bahan baku makanan dan minuman di Kopi Bule, dapat
disimpulkan bahwa kegiatan pengelolaan persediaan tersebut dapat dikatakan
sudah efektif, sangat efisien, dan sangat ekonomis. Masih cukup banyak
kelemahan atau risiko yang ditemukan pada operasi perusahaan. Kelemahan-
kelemahan tersebut dapat berdampak mengganggu operasi perusahaan atau
merugikan perusahaan itu sendiri.
B. Keterbatasan Penelitian
Selama proses audit operasional dilaksanakan, terdapat keterbatasan
penelitian dimana perusahaan tidak memiliki standard operating procedure
(SOP) secara tertulis sehingga peneliti tidak dapat menilai apakah prosedur
yang menjadi acuan perusahaan telah memiliki pengendalian yang baik guna
mendukung kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku atau tidak. Selain itu,
tidak adanya dokumen yang lengkap mengakibatkan peneliti tidak dapat
melakukan penelusuran atas jalannya transaksi pembelian.
C. Saran
Berikut saran yang dapat peneliti berikan berdasarkan hasil penelitian
kepada pihak perusahaan dan penelitian selanjutnya:
1. Bagi Kopi Bule
a. Membuat standard operating procedure (SOP) tertulis secara rinci.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
97
b. Melengkapi dokumen yang dimiliki terutama dokumen permintaan
pembelian, order pembelian, dan laporan penerimaan barang.
c. Menerapkan kebijakan yang memisahkan kepentingan perusahaan
dengan kepentingan pribadi.
d. Membuat daftar pemasok yang sudah diotorisasi oleh manajemen
disertai informasi lengkap pemasok tersebut.
e. Menunjuk atau menugaskan head bar dan head kitchen sebagai
penanggungjawab dalam melakukan pengawasan atas persediaan
bahan baku.
f. Penyimpanan bahan baku diletakkan urut sesuai tanggal penerimaan
dan menerapkan metode FIFO dalam pemakaian bahan baku.
g. Membuat instruksi tertulis secara rinci yang mengatur kegiatan stock
opname dan dilakukan sosialisasi kepada seluruh karyawan.
h. Menyediakan mekanisme pelaporan kesalahan pemakaian bahan baku
atau kesalahan pembuatan pesanan pelanggan yang dilakukan oleh
karyawan.
2. Bagi Penelitian Selanjutnya
Penelitian selanjutnya diharapkan dapat melakukan audit
operasional atas kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku Kedai Kopi
yang sudah memiliki standard operating procedure (SOP) secara tertulis
dan memiliki dokumen pembelian yang lengkap guna menilai jalannya
kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku apakah sudah efektif, efisien,
dan ekonomis.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
98
DAFTAR PUSTAKA
Agoes, S. 2017. Auditing: Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh Akuntan
Publik Buku 1. Jakarta: Salemba Empat.
Agoes, S., Jan Hoesada. 2012. Bunga Rampai Auditing. Jakarta: Salemba Empat.
Akmal. 2009. Pemeriksaan Manajemen Internal Audit. Jakarta: PT. Indeks.
Andayani, W. 2008. Audit Internal Edisi 1. Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA.
Arikunto, S. 2013. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: PT
Rineka Cipta.
Baridwan, Z. 2009. Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode.
Yogyakarta: BPFE.
Bayangkara, I. 2016. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi Edisi 2.
Jakarta: Salemba Empat.
Hery. 2016. Auditing dan Asurans. Jakarta: Grasindo.
Jannah, M. 2015. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kegagalan Usaha.
Islamiconomic Vol. 6, 25-41.
Jusup, H. 2014. Auditing (Pengauditan Berbasis ISA). Yogyakarta: Bagian
Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.
Kementerian Koperasi dan UKM. 2018. Perkembangan Data Usaha Mikro, Kecil,
dan Menengah (UMKM) dan Usaha Besar (UB) Tahun 2017-2018.
http://www.depkop.go.id/data-umkm#. Diakses tanggal 28 Februari 2020
Kumaat, V. G. 2011. Internal Audit. Jakarta: Erlangga.
Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
99
Noerpratomo, A. 2018. Pengaruh Persediaan Bahan Baku dan Proses Produksi
Terhadap Kualitas Produk di CV Banyu Biru Connection. Jurnal
Manajemen dan Bisnis (ALMANA) Vol. 2 No. 2, 20-30.
Riduwan. 2012. Skala Pengukuran Variabel-variabel Penelitian. Bandung:
Alfabeta.
Ristono, A. 2013. Manajemen Persediaan. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Romney, Marshall B., Paul John Steinbart (2016). Sistem Informasi Akuntansi.
Jakarta: Salemba Empat.
Siti Kurnia Rahayu, E. S. (2010). Auditing: Konsep Dasar dan Pedoman
Pemeriksaan Akuntan Publik. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Suarsana, N. 2007. Siklus Pengadaan Barang: Aplikasi di Perhotel dan Restoran.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Tampubolon, R. 2005. Risk and Systems-Based: Internal Auditing. Jakarta: PT
Elex Media Komputindo.
TMBooks. 2015. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi Offset.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2012 tentang Pangan
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008 tentang Usaha
Mikro, Kecil, dan Menengah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
100
LAMPIRAN
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
101
Lampiran 1 – Daftar Pertanyaan Wawancara
Daftar Pertanyaan Wawancara
1. Profil Perusahaan:
a. Apa nama perusahaan ini?
b. Dimana alamat perusahaan ini?
c. Kegiatan apa saja yang dilakukan perusahaan ini?
2. Terbentuknya Perusahaan:
a. Siapa yang mendirikan?
b. Tahun berapa didirikan?
c. Apa alasan didirikan perusahaan ini?
d. Bagaimana perkembangan perusahaan ini?
3. Bagaimana struktur organisasi di perusahaan ini?
4. Apa saja tugas dan tanggung jawab mereka?
5. Apakah terdapat SOP secara tertulis terutama pada kegiatan yang
berkaitan dengan pengelolaan persediaan bahan baku?
6. Apakah terdapat bagian tersendiri pada kegiatan:
a. Pembelian bahan baku?
b. Penerimaan bahan baku?
c. Penyimpanan bahan baku?
d. Penggunaan bahan baku?
7. Apakah bagian yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan bahan baku
memiliki uraian tugas (jobdesk) secara tertulis?
8. Bagaimanakah jalannya kegiatan:
a. Pembelian bahan baku?
b. Penerimaan bahan baku?
c. Penyimpanan bahan baku?
d. Pemakaian bahan baku?
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
102
Lampiran 2 – Checklist Kegiatan Pembelian Bahan Baku
Nama Organisasi : Periode Audit:
Program yang di audit: Pembelian Persediaan Bahan Baku
No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan
Efektivitas
1 Apakah perusahaan memiliki
prosedur kegiatan pembelian?
2 Apakah setiap dokumen telah
diberikan nomor tercetak
secara berurutan?
3 Apakah pembelian diketahui
oleh pihak manajemen?
Efisiensi
4 Apakah terdapat bagian yang
melakukan pembelian?
5 Apakah terdapat dokumen
permintaan pembelian?
6 Apakah terdapat dokumen
order pembelian?
7 Apakah bahan baku dari
pemasok dapat dibeli setiap
saat?
8 Apakah perusahaan memiliki
alternatif pemasok?
Ekonomis
9 Apakah perusahaan memiliki
daftar pemasok?
10 Apakah dilakukan evaluasi
berkala terhadap pemasok
perusahaan?
A Kelemahan-kelemahan lain yang tidak tercantum pada pernyataan di
atas:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
103
Lanjutan Lampiran 2 : Checklist Kegiatan Pembelian Bahan Baku
B Catatan lain:
Diaudit Oleh:
Tanggal:
Jumlah
Jawaban
Catatan:
Ya Tidak
Sumber: Baridwan (2009: 176-178), Bayangkara (2016: 80, 83), Mulyadi (2016:
4, 248, 255), Suarsana (2007:76)
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
104
Lampiran 3 – Checklist Kegiatan Penerimaan Bahan Baku
Nama Organisasi : Kopi Bule Periode Audit: Januari 2020
Program yang di audit: Penerimaan Persediaan Bahan Baku
No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan
Efektivitas
1 Apakah perusahaan memiliki
prosedur kegiatan penerimaan
bahan baku?
2 Apakah dilakukan
pemeriksaan kualitas bahan
baku yang diterima?
3 Apakah terdapat prosedur
apabila bahan baku yang
diterima tidak sesuai dengan
pesanan?
4 Apakah pembayaran yang
dilakukan telah mendapat
persetujuan dari pihak
manajemen?
Efisiensi
5 Apakah terdapat bagian yang
melakukan penerimaan?
6 Apakah dilakukan pembuatan
laporan penerimaan barang?
Ekonomis
7 Apakah dilakukan
pencocokan bahan baku
diterima dengan order
pembelian?
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
105
Lanjutan Lampiran 3: Checklist Kegiatan Penerimaan Bahan Baku
8 Apakah pemasok
memberikan jaminan atas
bahan baku yang diterima?
9 Apakah setiap tagihan dari
pemasok telah dicocokkan
dengan penerimaan bahan
baku?
A Kelemahan-kelemahan lain yang tidak tercantum pada pernyataan di atas:
B Catatan lain:
Diaudit Oleh:
Tanggal:
Jumlah
Jawaban
Catatan:
Ya Tidak
Sumber: Baridwan (2009: 176), Bayangkara (2016: 94-95, 97), Mulyadi (2016: 4,
255), Suarsana (2007: 76)
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
106
Lampiran 4 – Checklist Kegiatan Penyimpanan Bahan Baku
Nama Organisasi : Kopi Bule Periode Audit: Januari 2020
Program yang di audit: Penyimpanan Persediaan Bahan Baku
No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan
Efektivitas
1 Apakah perusahaan memiliki
prosedur kegiatan
penyimpanan bahan baku?
2 Apakah persediaan di bawah
pengawasan orang tertentu?
3 Apakah penyimpanan telah
diatur sesuai dengan tanggal
penerimaan?
4 Apakah bahan baku slow
moving, usang, rusak,
dipisahkan?
5 Apakah terdapat prosedur
dalam pelaksanaan stock
opname?
Efisiensi
6 Apakah persediaan telah
diatur secara rapih dan tertib?
7 Apakah penyimpanan
dipisahkan antara bahan baku
makanan dan minuman?
8 Apakah telah dilakukan
penghitungan (stock opname)
atas persediaan bahan baku
secara rutin?
9 Apakah perusahaan memiliki
kartu persediaan?
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
107
Lanjutan Lampiran 4: Checklist Kegiatan Penyimpanan Bahan Baku
Ekonomis
10 Apakah dalam penyimpanan
sudah mencegah bahan baku
dari:
d. Pencurian?
e. Kerusakan?
f. Kebakaran, banjir, dan
risiko lainnya?
11 Apakah telah diterapkan
jumlah minimum dan
maksimum persediaan?
A Kelemahan-kelemahan lain yang tidak tercantum pada pernyataan di atas:
B Catatan lain:
Diaudit Oleh:
Tanggal:
Jumlah
Jawaban
Catatan:
Ya Tidak
Sumber: Agoes (2017: 318-319), Baridwan (2009: 126), Mulyadi (2016: 489),
Suarsana (2007: 76), Ristono (2013: 7)
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
108
Lampiran 5 – Checklist Kegiatan Pemakaian Bahan Baku
Nama Organisasi : Kopi Bule Periode Audit: Januari 2020
Program yang di audit: Pemakaian Persediaan Bahan Baku
No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan
Efektivitas
1 Apakah perusahaan memiliki
prosedur kegiatan pemakaian
bahan baku?
2 Apakah terdapat pelaporan
atas kesalahan pemakaian
bahan baku?
Efisiensi
3 Apakah pengambilan bahan
baku dilakukan oleh orang
tertentu?
4 Apakah terdapat laporan
tertulis atas penggunaan
bahan baku?
Ekonomis
5 Apakah setiap pemakaian
bahan baku berdasarkan bukti
penjualan tertulis?
6 Apakah penggunaan bahan
baku telah menerapkan
metode first in first out
(FIFO)?
7 Apakah kelebihan
penggunaan bahan baku
dikembalikan ke gudang atau
tempat penyimpanan?
A Kelemahan-kelemahan lain yang tidak tercantum pada pernyataan di atas:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
109
Lanjutan Lampiran 5: Checklist Kegiatan Pemakaian Bahan Baku
B Catatan lain:
Diaudit Oleh:
Tanggal:
Jumlah
Jawaban
Catatan:
Ya Tidak
Sumber: Agoes (2017: 318), Mulyadi (2016: 4, 473), Suarsana (2007: 76)
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
110
Lampiran 6 – Contoh Dokumen Formulir Purchase
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
111
Lampiran 7 – Contoh Faktur dari Pembelian Eceran
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
112
Lampiran 8 – Contoh Faktur dari Pembelian Melalui Pemasok
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
113
Lampiran 9 – Contoh Tempat Penyimpanan Bahan Baku Bagian Bar
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
114
Lampiran 10 – Contoh Tempat Penyimpanan Bahan Baku Bagian Kitchen
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
115
Lampiran 11 – Kartu Persediaan Elektronik Perusahaan Bagian Bar
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
116
Lampiran 12 – Kartu Persediaan Elektronik Perusahaan Bagian Kitchen
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
117
Lampiran 13 – Rekomendasi Standard Operating Procedure (SOP) Tertulis
Pembelian Bahan Baku
No Keterangan
1 Melakukan pengecekan terhadap tingkat persediaan untuk
mengetahui tingkat persediaan bahan baku.
2 Melakukan pelaporan kepada manajer atau asisten manajer
apabila jumlah persediaan sudah menipis.
3 Membeli bahan baku melalui supplier akan dilakukan oleh
manajer.
4 Membeli bahan baku secara eceran (non-supplier) akan
dilakukan oleh karyawan bagian terkait (bar/kitchen).
5 Mengisi Formulir Purchase yang sudah tersedia untuk
pembelian eceran sesuai dengan kebutuhan.
6 Makukan persetujuan kepada manajer/asisten manajer sebelum
melakukan pembelian dengan meminta tandatangan persetujuan
dari penanggungjawab sekaligus meminta uang untuk pembelian
bahan baku.
7 Melakukan pembelian sesuai dengan yang tercantum dalam
Formulir Purchase.
Penerimaan Bahan Baku
A. Penerimaan Bahan Baku Melalui Pemasok
8 Menerima bahan baku dari supplier dilakukan oleh
manajer/asisten manajer.
9 Apabila manajer/asisten manajer berhalangan untuk menerima
bahan baku, maka manajer akan menunjuk karyawan untuk
bertanggungjawab menerima bahan baku.
10 Melakukan pengecekan terhadap bahan baku yang diterima.
11 Melakukan pembayaran apabila dilakukan pembayaran secara
tunai.
12 Melakukan penyimpanan.
B. Penerimaan Bahan Baku Melalui Pembelian Eceran
13 Menyerahkan Formulir Purchase disertai nota/struk pembelian
dan kembalian (jika ada) kepada manajer/asisten manajer oleh
karyawan yang melakukan pembelian.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
118
Lanjutan Lampiran 13: Rekomendasi Standard Operating Procedure (SOP)
Tertulis
14 Melakukan pengecekan dengan membandingkan bahan baku
yang diterima dengan Formulir Purchase, apabila terdapat
kekurangan atau kelebihan bahan baku, berikan alasan yang
dapat dipertanggungjawabkan.
15 Melakukan penyimpanan.
Penyimpanan Bahan Baku
16 Melakukan penyimpanan bahan baku sesuai tempatnya setelah
barang diterima dan dilakukan pengecekan (baik dari supplier
maupun pembelian eceran).
17 Melakukan pencatatan bahan baku masuk kedalam kartu
persediaan (Google Spreadsheet).
18 Melakukan pelaporan melalui grup perusahaan (whatsapp) yang
menginformasikan bahan baku masuk serta jumlahnya.
19 Karyawan yang mendapat shift terakhir, melakukan
penghitungan di akhir hari (stock opname) atas persediaan bahan
baku di bagiannya masing-masing (bar/kitchen).
20 Mencatat hasil stock opname ke dalam kartu persediaan (Google
Spreadsheet).
Pemakaian Bahan Baku
21 Melakukan pemakaian bahan baku sesuai dengan pesanan
pelanggan.
22 Melakukan pelaporan dalam grup perusahaan (whatsapp) apabila
membuka bungkus persediaan bahan baku baru.
23 Membuang bahan baku secara langsung apabila bahan baku
sudah tidak layak pakai.
Sumber : Kopi Bule
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
119
Lampiran 14 – Rekomendasi Dokumen Permintaan Pembelian, Pesanan
Pemebelian, dan Laporan Penerimaan Barang
Nama Perusahaan
Yogyakarta PERMINTAAN PEMBELIAN
No : 1212
Kepada Yth.: Manajer Tanggal : 01/01/20X1
Nama : peminta
Bagian : Bar/kitchen
No Nama Item Kuantitas
Sumber: Baridwan (2009: 176)
Nama
Perusahaan
Yogyakarta ORDER PEMBELIAN
Yogyakarta, 01 Januari
20X1
No. Order Pembelian : 3434 Kepada Yth:
No. Permintaan Pembelian : 1212 (Tempat Pembelian)
Kuantitas Keterangan Harga Satuan Jumlah Harga
Nomor Order Pembelian harap
Sdr. cantumkan dalam Faktur dan Surat Pengiriman
Nama
Manajer
Sumber: Baridwan (2009: 178)
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
120
Lanjutan Lampiran 14 – Rekomendasi Dokumen Permintaan Pembelian, Pesanan
Pemebelian, dan Laporan Penerimaan Barang
Nama Perusahaan
LAPORAN PENERIMAAN BARANG
No. LPB : 5656
No. Order Pembelian : 3434
Diterima Dari : No. Permintaan Pembelian : 1212
Via :
Kuantitas Nama Item Tempat Penyimpanan
Bar Kitchen
Dihitung Oleh
Tanggal
:
:
Disimpan Oleh
Tanggal
:
:
Sumber: Baridwan (2009: 179)
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
121
Lampiran 15 – Rekomendasi Daftar Pemasok Tertulis
Nama Bahan
Baku
Nama
Pemasok
Status
Pemasok
Alamat Kontak
Pemasok
Kopi PT ABC Utama Yogyakarta 081812345678
Kopi PT XYZ Alternatif Klaten 088787654321
Susu DEF Utama Yogyakarta 027443215678
Dst.
Sumber : TMBooks (2015: 104)
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
122
Lampiran 16 – Rekomendasi Kartu Persediaan
Kartu Persediaan
Bar/Kitchen
Tanggal 1 Januari 20x1 2 Januari 20x1
Pencatat Nama Nama Nama Nama Nama Nama
Item Tambahan Kesalahan Sisa Tambahan Kesalahan Sisa
Sumber: Perusahaan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
123
Lampiran 17 – Surat Keterangan Penelitian
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI