Upload
others
View
7
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
AUDIT OPERASIONAL UNTUK MENILAI EFEKTIVITAS DAN
EFISIENSI FUNGSI PRODUKSI PADA PT. TONGGAK AMPUH
MALANG
Oleh :
Prayogi Pangestu
Dosen Pembimbing :
Dr. Wuryan Andayani M.Si., Ak
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk menilai efisiensi dan efektivitas fungsi produksi
pada PT. Tonggak Ampuh Malang. Selain itu juga untuk mengetahui kekuatan
dan kelemahan yang ada dalam proses produksi. Penelitian ini juga memberikan
saran dan rekomendasi kepada perusahaan untuk perbaikan masa mendatang
berdasarkan keadaan dan temuan yang ada. Audit operasional fungsi produksi ini
dilaksanakan dalam beberapa tahapan audit yang terdiri dari survey pendahuluan,
review, dan pengujian pengendalian manajemen dan pengujian terinci. Hasil
penelitian ini yaitu, Aktivitas fungsi produksi mulai dari jadwal induk produksi,
perolehan bahan baku, standar jumlah tingkat produk cacat, dan perawatan
peralatan dan kapasitas produksi secara umum telah dilaksanakan dengan baik.
Secara umum aktivitas fungsi produksi telah efektif namun demikian masih
terdapat beberapa permasalahan pada aktivitas pengawasan oleh kepala divisi
produksi, sehingga menyebabkan terjadinya produk cacat pada produk tiang
listrik. Kurangnya perkiraan dan prediksi perusahaan mengenai kenaikan bahan
baku juga menjadi kendala dalam pelaksanaan fungsi produksi pada PT. Tonggak
Ampuh Malang. Oleh karena itu, diperlukan evaluasi mengenai kinerja dari
karyawan dalam melakukan perhitungan dengan seksama mengenai kemungkinan
kenaikan harga dari pemasok. Perusahaan juga sebaiknya mengevaluasi kinerja
dari pemasok,agar tidak terjadi keterlambatan bahan baku yang dapat
menghambat proses produksi.
Kata Kunci: Audit Operasional, Audit Operasional Fungsi Produksi, Fungsi Produksi,
Prosedur Audit.
OPERATIONAL AUDIT TO ASSESS THE EFFECTIVENESS AND
EFFICIENCY OF THE PRODUCTION FUNCTIONS OF PT. TONGGAK
AMPUH MALANG
By:
Prayogi Pangestu
Advisory Lecture:
Dr. Wuryan Andayani M.Si., Ak
ABSTRACT
This research tries to assess the efficiency and effectiveness of production
functions in PT. Tonggak Ampuh Malang and to identify the strengths and the
weaknesses of the production process. This study also tries to give advice and
recommendations to the company for future improvement based on the findings.
Operational audit on production function is carried out in several stages,
consisting of preliminary survey, review, management control test, and detailed
test. The results of this study indicate that the activities of production function. i.e.
parent production schedules, acquisition of raw materials, standard rate of
product defcts, maintenance of equipment, and production capacity, in general,
have been implemented well. In general, the activities of production function have
been effective. However, some problems in supervising activity done by the head
of production division cause defects on its product of power poles. Lack of
forecasts and predictions on price in crease of raw materials has also become an
obstacle in the implementation of production function in PT. Tonggak Ampuh
Malang. Therefore, it is necessary to evaluate the performance of employees in
calculating tha possible price increase. The company should also evaluate the
performance of suppliers, so delays in raw material procurement that can hinder
the production process can be eliminated.
Key Word: Operational Audit, Operational Audit Of The Production Function,
Production Function, Audit Procedure.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Perkembangan kehidupan yang semakin pesat membuat dunia persaingan
bisnis semakin hari semakin ketat. Keadaan tersebut menjadi tantangan atau
bahkan ancaman bagi setiap perusahaan yang ikut serta di dalamnya, perusahaan
membutuhkan strategi dan kemampuan agar perusahaan mampu bertahan dan
berhasil dalam persaingan. Kemampuan yang dilakukan perusahaan dalam
berinovasi, menerapkan efektivitas, dan efisiensi dalam proses produksinya
menjadi salah satu cara bagi perusahaan untuk bisa memperoleh pangsa pasar,
meningkatkan profitabilitas dan menang dalam persaingan yang ada. Upaya
tersebut tak lepas dari dukungan sebuah fungsi yang penting dalam perusahaan,
yaitu fungsi produksi.
Fungsi produksi dalam sebuah perusahaan tidak hanya terbatas pada fungsi
dasarnya, berupa menambah dan menciptakan kegunaan nilai tambah dalam
memanfaatkan sumberdaya yang tersedia, namun secara umum berfungsi untuk
mentransformasikan input menjadi output dengan kualitas yang telah ditetapkan
oleh pihak manajemen perusahaan.
Fungsi produksi yang dilakukan secara efektif dan efisien merupakan salah
satu kunci keberhasilan sebuah perusahaan, karena dapat memberikan sejumlah
keuntungan atau laba yang lebih besar bagi perusahaan, peningkatan laba
perusahaan akan bergantung pada sejauh mana output yang dihasilkan oleh
perusahaan dihasilkan berdasarkan proses dengan cara efektif, efisien dan
ekonomis. Perusahaan memerlukan pengevaluasian dan penilaian terhadap
evektivitas dan efisiensi operasional perusahaan, maka diperlukan sebuah audit
manajemen dalam salah satu fungsi operasionalnya.
Audit ini dilakukan untuk keseluruhan proses produksi. Mengidentifikasi dan
mengetahui kekurangan, kelemahan dan tindakan apa yang sebaiknya dilakukan
atas temuan dari proses produksi yang dilaksanakan. Dewasa ini, kebutuhan akan
produksi beton sebagai material dalam pembangunan berbagai infrastuktur di
tingkat nasional sangat tinggi. Berkembangnya industri beton dalam
pembangunan infrastuktur membuat produsen dalam industri beton berusaha
meningkatkan kapasitas produksi untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Kapasitas
produksi beton yang besar untuk mencukupi kebutuhan pasar tentunya harus
diikuti dengan kualitas yang baik dan proses produksi yang dilakukan oleh
perusahaan dapat beroperasi dengan efektif.
PT. Tonggak Ampuh unit V Malang merupakan unit bisnis yang bergerak
dalam usaha produksi beton dengan berbagai jenis dan ukuran. Sebagai sebuah
unit usaha komersil, diperlukan keunggulan daya saing untuk dapat berkompetisi
dengan unit usaha sejenis. Keunggulan daya saing ditentukan oleh faktor desain,
mutu produk, pengembangan produk, input teknologi, nilai tambah, harga,
penyerahan tepat waktu dan pelayanan penjual. Adanya tekanan yang sama kuat
terhadap bisnis manufaktur saat ini, menuntut perusahaan sebagai perusahaan
yang memproduksi beton untuk lebih maksmimal dalam menjalankan operasinya.
Fungsi produksi dan operasi yang mentransformasikan input menjadi output
bertanggungjawab untuk menghasilkan produk dalam kuantitas dan kualitas yang
telah ditentukan, karena semakin kompleksnya permasalahan yang dihadapi oleh
suatu perusahaan, pihak manajemen tersebut harus mampu bekerja secara efektif,
efisien dan ekonomis berdasarkan visi yang ingin dicapai serta mampu
mengidentifikasi kekuatan (strength), kelemahan (weakness), peluang
(oportunity), serta tantangan (threath) yang mungkin dihadapi oleh perusahaan,
sehingga pengelolaan perusahan tersebut dapat berjalan dengan baik.
Sebuah perusahaan pada dasarnya mempunyai masalah umum dalam
pengelolaan proses produksinya, yaitu rendahnya tingkat pengawasan fungsi
produksi dan rendahnya pengawasan atas standar dan target yang ditetapkan.
Setelah digali lebih dalam lagi ternyata dapat terjadinya produk gagal tersebut
yang disebabkan faktor mesin dan faktor manusia sebagai operator, sehingga hal
tersebut mengakibatkan inefisiensi yang kemudian dapat menimbulkan barang
cacat, padahal perusahaan menetapkan standar persentase produk gagal tiap
bulannya yaitu 2%.
Produk gagal yang masih dihasilkan oleh PT. Tonggak Ampuh Malang yaitu
jenis produk tiang listrik bulat, maka dari itu peneliti memfokuskan pada produk
jenis tiang listrik bulat karena produk tersebut masih mengalami kegagalan
produksi pada bulan Juni dan Agustus tahun 2016, berikut ini data produk tiang
listrik bulat yang gagal.
Data Produk Gagal Produk Tiang Listrik Bulan Juni-Agustus
2016
Bulan Produk Total
prod
uksi
(pcs)
Rijek
(pcs)
Target
Rijek (%)
Rijek % Sasaran
Juni
Tiang Listrik 9-
200 6 PCW 7mm
745
2
2
0,27
Tercapai
Agustus
Tiang Listrik 9-
200 6 PCW 7mm
972
3
2
0,31
Tercapai
Agustus
Tiang Listrik 13-
350E 9 PCW
7mm
129
1
2
0,78
Tercapai
Sumber: Data PT. Tonggak Ampuh Malang Tahun 2016
Keadaan lain yang terjadi yaitu adanya bahan baku yang tidak tersedia dengan
cepat padahal dalam proses produksi di perusahaan, bahan baku seharusnya selalu
tersedia. Setelah ditelaah barang cacat juga ternyata diakibatkan oleh proses
produksi yang tidak sesuai standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan,
sehingga hal tersebut mengakibatkan hasil produksi yang tidak sesuai dengan
jenis atau bentuk beton yang tidak sempurna, selain itu pula kapasitas produksi
yang menganggur seharusnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan
dan digunakan secara maksimal.
Pada penelitian ini, audit manajemen atau dikenal dengan istilah pemeriksaan
manajemen difokuskan oleh penulis pada fungsi produksi di PT. Tonggak Ampuh
Malang, agar target produksi dapat dicapai dan mengetahui apa saja penyebab
kegagalan dalam mencapai target produksi dapat diketahui, maka manajemen
bagian fungsi produksi memerlukan metode yaitu audit manajemen atas fungsi
produksi. Besarnya pengaruh audit produksi dalam meningkatkan pencapaian
target produksi perusahaan, maka penerapan audit manajemen fungsi produksi
harus dilakukan dengan tepat sesuai dengan standar dan norma yang berlaku.
1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, dapat diidentifikasi
masalah sebagai berikut:
1. Rendahnya tingkat pengawasan fungsi produksi dan rendahnya
pengawasan atas standar dan target yang ditetapkan, sehingga proses
produksi tidak berjalan dengan maksimal dan target awal yang
ditetapkan perusahaan tidak dapat tercapai dengan baik.
2. PT. Tonggak Ampuh Malang masih memiliki tingkat produk gagal.
3. Faktor mesin yang terkadang error dan faktor manusia sebagai
operator.
1.3 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka rumusan masalahnya sebagai
berikut:
1. Apakah fungsi produksi sudah dilaksanakan secara efektif dan efisien?
2. Kekuatan dan kelemahan apa yang ditemukan dalam pencapaian tujuan
fungsi produksi PT. Tonggak Ampuh Malang?
1.4 Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah yang telah disusun diatas, maka tujuan yang
diharapkan dicapai dalam penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui efektivitas dan efisiensi fungsi produksi yang
dilaksanakan oleh PT. Tonggak Ampuh Malang.
2. Untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan yang ada dalam
pencapaian fungsi produksi PT. Tonggak Ampuh Malang dan alternatif
saran perbaikan yang diperlu dilakukan.
1.5 Manfaat Penelitian
Berikut adalah manfaat yang diharapkan bagi penelitian:
1. Manfaat teoritis
Manfaat penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi teoritis
dalam lingkungan akademis, sumbangan pemikiran bagi penelitian
mengenai audit manajemen terutama pada efektivitas fungsi produksi
sebagai bahan acuan untuk penelitian serupa di masa yang akan datang.
2. Manfaat praktis
a. Bagi instansi
Hasil penelitian dapat dijadikan masukan mengenai pertimbangan
perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang ditemukan oleh penulis
dalam kebijakan kegiatan produksi agar perusahaan dapat lebih maju
serta dapat meningkatkan kinerja operasional di PT. Tonggak Ampuh
Malang.
b. Bagi peneliti
Diharapkan dapat menambah pengetahuan peneliti di bidang audit
manajemen untuk menilai efektivitas fungsi produksi dan
penerapannya didalam perusahaan sehingga berguna di dunia kerja
serta menambah pengalaman untuk dapat berfikir kritis, analitis dan
sistematis terhadap suatu permasalahan yang ada
c. Bagi pembaca
Diharapkan dapat menjadi masukan yang berharga bagi pembaca
mengenai audit manajemen untuk menilai efektivitas pelaksanaan
fungsi produksi pada PT. Tonggak Ampuh Malang. Selain itu dapat
dijadikan sebagai bahan referensi bagi pembaca yang akan melakukan
penelitian sejenis di masa mendatang. 1.6 Batasan Masalah
Untuk pemahaman sesuai dengan ruang lingkupnya, maka penelitian ini
dibatasi sebagai berikut:
1. Rencana produksi
2. Produktivias dan peningkatan nilai tambah
3. Pengendalian dan evaluasi produksi 1.7 Sistematika Penulisan
Sebagai gambaran umum atas skripsi ini dan memudahkan dalam pembahasan
dimanapenulis membuat sistematika penulisan dengan membaginya dalam
beberapa bab yang memiliki hubungan satu dengan yang lainnya, susunannya
adalah sebagai berikut:
BAB I: PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis menguraikan, latar belakang, rumusan masalah, tujuan
penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II: TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini akan diuraikan pandangan dan pendapat yang berkaitan dengan topik
yang diteliti dan diambil dari beberapa literatur dan jurnal ilmiah sebagai landasan
penulis dalam melakukan penelitian dan menjelaskan secara spesifik tentang audit
manajemen.
BAB III: METODE PENELITIAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan tentang rencana dan prosedur penelitian
yang dilakukan oleh penulis dalam melakukan penelitian ini untuk mengurai
permasalahan yang diteliti. Antara lain menjelaskan tentang jenis penelitian, objek
penelitian, sumber data penelitian, waktu penelitian, metode analisis data, dan
teknik pengumpulan data.
BAB IV: HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis sudah dapat menjelaskan dan memperlihatkan hasil atas
penelitian yang diperoleh selama penelitian. Bab ini berisi profil perusahaan
hingga proses produksi. Penulis juga memberikan program audit yang
dilaksanakan dan menjelaskan mengenai hasil penelitian terhadap objek penelitian
yang sudah diolah.
BAB V: PENUTUP
Pada bab ini berisi kesimpulan mengenai hasil penelitian yang didalamnya
terdapat batasan yang dihadapi peneliti serta saran yang untuk masalah yang
dihadapi perusahaan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Audit Manajemen Audit Manajemen menurut Bayangkara dalam bukunya yang berjudul Audit
Manajemen: prosedur dan implementasi (2013:2) yaitu pengevaluasian terhadap
efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional perusahaan. Sedangkan menurut
Howard (2000) Audit Manajemen yaitu penyelidikan suatu usaha dari tingkat
yang tinggi ke bawah untuk meyakinkan bahwa manajemen yang sehat berjalan
sesuai dengan prosedur, dengan demikian memudahkan hubungan yang paling
efektif dengan dunia luar dan organisasi lainnya.
2.2 Tahap-tahap Audit Operasional
Dengan adanya tahapan yang tersususn dengan baik maka auditor tidak akan
banyak menghadapi kesulitan dalam melaksanakan pekerjaan, mengingat bahwa
struktur perusahaan ataupun kegiatan sekarang ini seudah semakin maju dan
kompleks. Menurut Arens dan Loebbecke (2000:760-762) tahap-tahap audit
operasional adalah sebagai berikut “planning, evidence accumulation and
evaluation, reporting and follow-up” Sedangkan menurut Mardiasmo (2005:197),
tahapan audit operasional terdiri atas:
1. Tahap pengenalan dan perencanaan (familiarization and planning phase).
2. Tahap pengauditan (audit phase).
3. Tahap pelaporan (reporting phase).
4. Tahap penindak lanjutan (follow-up). 2.3 Pengertian Fungsi Produksi
Menurut Bhayangkara (2013:175) definisi fungsi produksi adalah fungsi
yang mentransformasikan input menjadi output yang bertanggung jawab untuk
menghasilkan produk dalam kuantitas dan kualitas yang telah ditentukan secara
tepat waktu, efektif dan efisien, sedangkan menurut Prawirosenono (2001:1)
mengemukakan bahwa manajemen produksi adalah perencanaan, pelaksanaan dan
pengawasan dari urutan berbagai kegiatan yang mengubah bahan baku menjadi
bahan lain yang mempunyai nilai tambah yang lebih tinggi. Menurut Haming dan
Nurnajamuddin (2007:4) secara umum fungsi produksi terdiri atas beberapa
elemen, yaitu:
1. Subsistem masukan (input subsystem).
2. Subsistem proses (conversion subsystem or processing subsystem)
3. Subsistem keluaran (output subsystem)
4. Subsistem umpan balik (feed-back or production information
subsystem).
Secara umum fungsi produksi berkaitan dengan proses dalam mengolah dan
mentransformasikan masukan (input) menjadi keluaran (output) berupa barang
dan jasa yang bisa dijual oleh perusahaan kepada konsumen sehingga
menghasilkan pendapatan bagi perusahaan. Menurut Assauri (2008:35) terdapat 4
fungsi terpenting dalam fungsi produksi dan operasi yaitu:
1. Proses Pengolahan
2. Jasa-jasa penunjang
3. Perencanaan
4. Pengendalian dan pengawasan 2.4 Manfaat Audit Operasional Terhadap Fungsi Produksi
Audit fungsi Produksi dan operasi dapat membantu manajemen mengenai
bagaimana sebuah fungsi berjalan mendukung tercapainya tujuan perusahaan.
Bhayangkara (2013:178) menyatakan manfaat audit jenis ini adalah sebagai
berikut:
1. Dapat memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan
mengenai ketaatan dan kemampuan fungsi produksi dan operasi dalam
menerapkan kebijakan serta strategi yang telah ditetapkan.
2. Dapat memberikan informasi mengenai usaha untuk perbaikan proses
produksi dan operasi yang telah dilakukan perusahaan serta berbagai
hambatan yang dihadapi.
3. Dapat menentukan penilaian mengenai kekuatan dan kelemahan strategi
produksi dan operasi serta kebutuhan perbaikannya dalam meningkatkan
kontribusi fungsi ini terhadap pencapaian tujuan perusahaan.
Bayangkara (2013:181) mengemukakan ruang lingkup audit ini meliputi:
1. Rencana Produksi dan operasi.
Rencana Produksi dan operasi mengakomodasi rencana fungsi-fungsi
bisnis lain. Yang merupkan penjabaran dari rencana pencapaian tujuan
perusahaan secara keseluruhan.
2. Produktivitas dan peningkatan nilai tambah
Pada transformasi yang mengubah input menjadi output selalu diikuti
dengan peningkatan nilai tambah. Nilai tambah yaitu seluruh usaha dalam
meningkatkan manfaat yang diperolah baik oleh perusahaan maupun
pelanggan, dengan menerapkan teknologi mutakhir, metode produksi
inovatif dapat meningkatkan efisiensi. Faktor penting yang menjadi
peningkatan nilai tambah yaitu adanya komitmen untuk beroperasi secara
efisien pada semua tingkatan dalam perusahaan. Komitmen ini akan
menyatukan usaha dari berbagai komponen dalam perusahaan untuk hanya
melibatkan aktivitas bernilai tambah operasinya, sehingga aktivitas-
aktivitas tidak bernilai tambah (nonvalue added activity) harus dieleminasi
semaksimal mungkin.
3. Pengendalian produksi dan operasi
Pengendalian produksi dan operasi berkaitan dengan pengamatan atas
hubungan antara proses yang berjalan dengan standar (criteria) operasi
yang telah ditetapkan. Dengan adanya pengamatan, maka dapat memandu
proses agar sesuai dengan standar operasi pencapaian tujuan perusahaan.
2.5 Konsep Efektivitas dan Efisiensi
Meningkatkan efektivitas operasional perusahaan dapat mencapai visi
manajemen perusahaan, dengan dicapainya efektivitas dalam suatu operasi di
dalam perusahaan maka tujuan dapat tercapai dan sesuai dengan harapan
manajemen perusahaan. Terdapat beberapa pendapat dari para ahli mengenai
efektifitas yaitu:
Menurut Mahmudi (2005:92) dalam Toufan (2015), “efektivitas
merupakan hubungan antara output dengan tujuan, semakin besar kontribusi
(sumbangan) output terhadap pencapaian tujuan, maka semakin efektif organisasi,
program atau kegiatan”.
Menurut Kurniawan (2005:109) dalam buku Blue Ocean Strategy
“efektivitas yaitu kemampuan melaksanakan tugas, fungsi (operasi kegiatan atau
misi) daripada suatu organisasi atau sejenisnya yang tidak adanya tekanan atau
ketegangan diantara pelaksanaannya”. Berdasarkan dua pendapat di atas mengenai
pengertian efektivitas, bisa disimpulkan efektivitas merupakan proses dalam
pencapaian tujuan perusahaan. Efektivitas sangat dibutuhkan oleh setiap
perusahaan kegiatan operasi dalam perusahaan dapat berjalan dengan tepat dan
memberi evaluasi dalam memperbaiki untuk kesempurnaan efektivitas.
Menurut Bayangkara (2013:13) definisi efisiensi berhubungan dengan
bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehingga dicapai optimalisasi
penggunaan sumber daya yang dimiliki. Efisiensi berhubungan dengan operasi.
Hubungannya dengan konsep input-proses-output, efisiensi adalah rasio antara
output dan input. Seberapa besar output yang dihasilkan dengan menggunakan
sejumlah tertentu input yang dimiliki perusahaan. Metode kerja yang baik akan
dapat memandu proses operasi berjalan dengan mengoptimalkan penggunaan
sumber daya yang dimiliki perusahaan. Jadi, efisiensi merupakan ukuran proses
yang menghubungkan antara input dan output dalam operasional perusahaan.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif, menurut Bodgan
dalam Moleong (2013:4) metode penelitian kualitatif adalah prosedur penelitian
yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-
orang dan perilaku yang dapat diamati, penelitian yang dilakukan dengan
melakukan observasi agar penulis mendapatkan pemahaman yang mendalam.
Analasis ini cenderung mengakomodasi setiap data atau tanggapan responden
yang diperoleh selama pengumpulan data. Metode kualitatif cenderung dilakukan
untuk data yang bersifat kualitatif yang dikumpulkan dari riset eksploratori seperti
wawancara, diskusi group terfokus atau teknik proyeksi. Pengumpulan data
kualitif dilakukan melalui pertanyaan-pertanyaan tidak terstruktur, maksudnya
alat yang digunakan untuk menanyai respon cenderung bersifat longgar, yaitu
berupa topik, dan biasanya tanpa pilihan jawaban, sebab tujuannya untuk
menggali ide responden secara mendalam.
Penelitian ini dilakukan pada saat perusahaan fokus dengan kegiatan
produksi, maka dapat disimpulkan bahwa jenis penelitian ini menggunakan
pendekatan studi deskriptif yang menggambarkan fenomena yang terjadi dimana
audit operasional dilakukan sebagai upaya pengukuran efektivitas dan efisiensi
fungsi produksi.
3.2 Objek Penelitian Objek penelitian ini adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang
manufaktur di Indonesia yaitu PT. Tonggak Ampuh Malang yang berada di Kota
Malang, Jawa Timur. Pada Penelitian ini difokuskan pada fungsi produksi yang
diselenggarakan oleh perusahaan, yang mencakup rencana produksi dan operasi,
produktivitas dan peningkatan nilai tambah dan pengendalian produksi dan
operasi. Jenis audit operasional yang dilaksanakan adalah audit fungsional dimana
peneliti hanya meneliti bidang tertentu.
3.3 Jenis Data dan Sumber data
Jenis data dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data
primer dan data sekunder:
1. Data Primer
Menurut Sugiyono (2010:137) Data primer merupakan sumber data
yang langsung memberikan data kepada pengumpul data. Data yang
didapati lalu diamati, dan dicatat secara langsung tanpa menggunakan
media perantara apapun dari sumber yang dijadikan sebagai objek
penelitian. Data primer yang dibutuhkan dalam penelitian ini berupa hasil
wawancara dengan manajer dan karyawan bagian produksi.
2. Data Sekunder
Menurut Sumarsono (2004:69) bahwa data sekunder adalah semua
data yang diperoleh secara tidak langsung dari objek yang diteliti. Data
sekunder merupakan data primer yang telah diolah lebih lanjut dan
disajikan baik oleh pihak pengumpul data primer atau pihak lain, misalnya
dalam bentuk tabel-tabel atau diagram-diagram (Umar, 2008:42). Data
sekunder diperoleh dari jurnal yang diperoleh dari media elektronik untuk
dijadikan referensi tambahan.
3.4 Teknik Pengumpulan data
Dalam penelitian ini, metode pengumpulan data yang akan dilakukan dengan
cara sebagai berikut:
1. Wawancara (Interview)
Menurut Esterberg dalam Sugiyono (2012:231), wawancara adalah
merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide mealui
tanya jawab, sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik
tertentu. Dengan wawancara, peneliti melakukan wawancara tidak
terstruktur terhadap para manajer dan karyawan.
2. Dokumentasi
Menurut Sugiyono (2012:240), dokumen merupakan catatan peristiwa
yang sudah berlalu, dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar, atau karya
karya monumental dari seseorang. Dokumen yang dipelajari berupa
informasi umum seperti sejarah perusahaan, produk jasa, tujuan
perusahaan, struktur organisasi. Deskripsi jabatan dan jumlah karyawan,
serta informasi khusus yang menjadi fokus penelitian yaitu pedoman
perusahaan.
3. Observasi
Peneliti melakukan pengamatan dengan menggunakan metode
partisipan observation yakni dimana peneliti turut terlibat dalam kegiatan
produksi di perusahaan. Observasi ini dilakukan dengan mengamati dan
mencatat langsung terhadap objek penelitian. Peneliti mengunakan
observasi yang secara terang-terangan dan tersamar. Menurut Sugiyono
(2012:228), dalam hal ini, peneliti melakukan pengumpulan data
menyatakan terus terang kepada sumber data, bahwa ia sedang melakukan
penelitian. Tapi pada suatu saat peneliti juga tersamar atau tidak terus
terang dalam observasi.
4. Studi Kepustakaan
Studi Kepustakaan ini dilakukan dengan cara mempelajari literatur-
literatur yang berhubungan dengan pembahasan. Tujuan studi kepustakaan
ini dipakai sebagai mendalami teori-teori yang dipakai dalam membahas
dan memecahkan masalah-masalah pada PT. Tonggak Ampuh Malang.
3.5 Teknik Analisis Data
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif. Analisis data kualitatif
menurut Moleong (2013:248) yaitu upaya yang dilakukan dengan cara bekerja
dengan menggunakan data, mengorganisasikan data, memilah-milahnya menjadi
satuan yang dapat dikelola, mensintesiskan, mencari dan menemukan pola,
menemukan apa yang penting dan apa yang dipelajari dan memutuskan apa yang
dapat diceritakan kepada orang lain. Jadi, bentuk dari hasil analisis yang
dilakukan merupakan penjelasan, bukan merupakan angka-angka statistik atau
bentuk angka lainnya. Analisis data yang dilakukan mengunakan tahapan audit
operasional menurut Bhayangkara (2008:178-181), yaitu:
1. Tahap Survey Pendahuluan
Tahap survey pendahuluan bertujuan untuk memperoleh informasi
umum dan informasi latar belakang dalam waktu yang relatif singkat
mengenai semua aspek yang berhubungan dengan organisasi, aktivitas,
program atau sistem dari entitas yang diperiksa.
2. Tahap Review dan Pengujian Terhadap Sistem Pengendalian
Tahap review dan pengujian terhadap sistem pengendalian
manajemen bertujuan untuk memperoleh bukti-bukti atas ketiga
elemen atas sasaran pemeriksaan sementara guna menentukan apakah
sasaran pemeriksaan sementara dapat diubah menjadi sasaran
pemeriksaan yang sesunguhnya.
3. Tahap Pemeriksaan Terinci
Pada tahap ini, teknik-teknik pemeriksaan guna memperoleh bukti
sangatlah menentukan baik tidaknya pelaksanaan terinci. Bukti
pemeriksaan adalah fakta atau informasi yang digunakan untuk
mencapai kesimpulan atas sasaran pemeriksaan. Sasaran pemeriksaan
adalah merupakan pertanyaan ataupun hipotesis yang ada dalam benak
pemeriksa yang memerlukan jawaban atau pembuktian. Lebih lanjut,
sasaran pemeriksaan dapat dibagi menjadi tiga elemen penting, yaitu:
a. Criteria
Merupakan pedoman bagaimana seharusnya para individu dalam
organisasi melakukan aktivitasnya sebagai pertanggungjawaban atas
wewenang yang dilimpahkannya. Criteria digunakan sebagai tolak
ukur.
b. Causes
Merupakan tindakan yang digunakan untuk mencari penyebab
adanya inefektivitas dan inefisiensi berdasarkan komponen atau
area fungsi produksi yang diaudit oleh peneliti. Semua
aktivitasakan dibandingkan dengan criteria sehingga akan
diketahui apakah criteria yang ditetapkan oleh perusahaan
sebelumnya telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
c. Effect
Effect atau akibat merupakan hasil pengukuran atau
perbandingan dari perbedaan aktivitas antara causes dengan
criteria dengan aktivitas aktual yang terjadi dilapangan. Akibat
yang berasal dari penyebab positif dapat menguntungkan
perusahaan sedangkan akibat yang berasal dari penyebab negatif
akan dapat merugikan perusahaan.
d. Rekomendasi
Rekomendasi adalah pernyataan pemeriksa tentang apa yang
seharusnya dilakukan suatu fungsi yang diperiksa dengan tujuan
perbaikan kinerja fungsi produksi perusahaan dimasa yang akan
datang. Rekomendasi merupakan saran pemecahan atas masalah
yang dialami perusahaan dengan harapan perusahaan dapat
mengatasi inefektivitas pelaksanaan fungsi produksi dan
mempertahankan prestasi serta fungsi yang sudah baik dalam
perusahaan.
4. Tahap Pelaporan
Pada pelaporan audit operasional haruslah melaporkan semua
temuan yang ada guna upaya peningkatan pelaksanaan program fungsi
produksi.
3.6 Kriteria Penilaian Efektivitas
Peneliti akan membuat matriks kesimpulan dan hasil pengujian terinci di
setiap indikatior penilaian fungsi produksi PT. Tonggak Ampuh Malang dengan
dasar kriteria penilaian baik dan cukup baik, adapun dasar penelitian baik dan
cukup baik yaitu:
1. Baik: Indikator penilaian tersebut sudah dilakukan oleh perusahaan
pada fungsi produksi dengan sesuai standar operasional prosedur
maupun pedoman atau instruksi kerja yang dimiliki perusahaan
sehingga indikator fungsi tersebut sudah berjalan efektif,
2. Cukup baik : Indikator penilaian tersebut sudah dilakukan oleh
perusahaan pada fungsi produksi sesuai dengan standar operasional
prosedur maupun pedoman atau instruksi kerja yang dimiliki
perusahaan tetapi belum efektif secara maksimal, sehingga masih
perlu adanya pengujian terinci yang menghasilkan rekomendasi
kepada perusahaan.
3.7 Validitas Data
Untuk memperoleh data yang akurat dan relevan maka penulis
memerlukan beberapa metode untuk mengumpulkan data, sehingga data yang
diperoleh berfungsi sebagai data yang valid dan obyektif. Teknik yang digunakan
untuk keabsahan data dalam penelitian ini adalah triangulasi. Menurut Moleong
(2013:330), triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang
memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau
sebagai pembanding terhadap data itu. Denzin dalam Moleong (2013)
membedakan empat macam triangulasi diantaranya dengan memanfaatkan
penggunaan sumber, metode, penyidik dan teori. Adapun metode yang peneliti
gunakan adalah:
1. Triangulasi Sumber
Metode ini dilakukan dengan membandingkan dan mengecek balik
derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan
alat yang berbeda. Adapun langkahnya sebagai berikut:
a. Membandingkan data hasil pengamatan dengan data hasil
wawancara
b. Membandingkan apa yang dikatakan orang di depan umum
dengan apa yang dikatakan secara pribadi
c. Membandingkan hasil wawancara dengan isi suatu
dokumen yang berkaitan.
2. Triangulasi Metode
Teknik Triangulasi metode digunakan dengan cara mengumpulkan
data sejenis tetapi menggunakan metode yang berbeda. Dalam
penelitian ini, selain dengan menggunakan metode observasi, peneliti
juga menggunakan metode wawancara mendalam.
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum PT. Tonggak Ampuh Malang PT. Tonggak Ampuh didirikan pada tanggal 3 april 1978 dengan akte
pendirian No.432 dan 433 dengan didukung surat ijin usaha perdagangan (SIUP),
surat ijin tetap industri, surat ijin tempat usaha (SITU) dan mengawali kegiatan
usaha dibidang pengembangan pembangunan di Indonesia, dengan mutu yang
mengacu kepada standar SPLN 93:1991, peraturan beton bertulang Indonesia
(PBI) dan persyaratan yang sesuai dengan tuntutan pelanggan khususnya untuk
memenuhi demand pembangunan nasional di bidang perlistrikan PLN. PT.
Tonggak Ampuh adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang industri dengan
hasil utama tiang listrik, tiang pancang dan aneka beton, diawali dengan berusaha
dalam memasok kebutuhan perusahaan listrik negara (PLN) untuk pembangunan
dan pengembangan perlistrikan di Indonesia. Perusahaan ini berkantor pusat di
Jakarta, adapun pabriknya pertama-tama didirikan di kabupaten Bogor dan
terletak di jalan Mayor Oking. Gunung Putri.
4.2 Pelaksanaan Audit Operasional
Tahap Survei Pendahuluan
Pada tahap ini penulis melakukan survey pendahuluan pada bagian produksi
dan bagian lain yang terkait dengan produksi untuk memberikan informasi yang
cukup mengenai keadaan bagian yang akan di audit. Penulis melakukan
pengamatan fisik sekilas yang diantaranya adalah pengamatan terhadap fasilitas
perusahaan, ruangan produksi, bahan baku dan peralatan lain yang digunakan
dalam proses produksi. Penulis menilai bahwa produksi telah dijaga dengan baik.
Selain itu PT. Tonggak Ampuh Malang telah menyusun tata ruang dan rencana
produksi dengan baik sehingga proses produksi berjalan dengan baik.
Tahap Review dan Pengujian Pengendalian
Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan, penulis mendapatkan hasil
dari audit. Penulis pertama tama mengelompokkan ruang lingkup yang ada di
dalam fungsi produksi yakni (i) Rencana Produksi dan Operasi, (ii) Produktifitas
dan Peningkatan Nilai Tambah, (iii) Pengendalian dan evaluasi produksi. Ketiga
ruang lingkup tersebut dijelaskan sebagai berikut :
1. Rencana Produksi dan Operasi
a. Penilaian Jadwal Induk Produksi
Jadwal Induk produksi adalah mengenai bagaimana perusahaan
membuat spesifikasi tentang apa dan kapan yang akan dibuat sesuai
dengan rencana produksi. Rencana produksi ini mencakup permintaan
konsumen, kemampuan teknis, ketersediaan SDM, fluktuasi
persediaan, kinerja pemasok dan lain-lain. Pada bagian produksi PT.
Tonggak Ampuh Malang telah melaksanakan proses produksi dan
jadwal induk produksi yang sesuai dengan standar yang telah
ditentukan perusahaan dan menyusun rancangan anggaran produksi
dengan menyusun skedul produksi maupun bahan baku.
b. Penilain atas penggunaan Kapasitas Produksi
Penilaian atas pengunaan kapasitas produksi adalah bagaimana
kebijakan dan strategi perusahaan dalam menentukan kapasitas yang
harus dimiliki. Dalam proses produksi perusahaan menerapkan sistem
plan. Setiap plan harus ada SPK (surat perintah kerja) dari kepala
pabrik dan proses produksi juga harus diawasi oleh staff manajemen
mutu. Pengelolaan kebutuhan produksi di atas kapasitas, kepala bagian
produksi mengevaluasi secara rutin dan menyesuaikan dengan
kapasitas produksi dan plan yang tersedia. Perusahaan telah memiliki
kebijakan praktis yang baik dan kapasitas produksi dikendalikan agar
dapat memenuhi pesanan pelanggan. Penilaian mengenai kapasitas
produksi ini telah ditentukan oleh pihak pusat dan diterapkan pada PT.
Tonggak Ampuh Malang.
c. Sistem Persediaan
Pada fungsi tingkat persediaan ini, perusahaan mengidentifikasi
untuk apa dan berapa besaran persediaan dibentuk. Selain itu,
perusahaan juga mendeskripsikan mengenai kebijakan persediaan
perusahaan. Pada PT. Tonggak Ampuh Malang, perusahaan
menggunakan sistem FIFO (fist-in first out) dalm sistem
persediaannya. Perusahaan memiliki sistem pencatatan secara
administrative atas penerimaan maupun pengeluaran barang. Adapun
prosedur penerimaan barang adalah setiap menerima barang, barang
yang diterima harus ditimbang, diukur dan diverifikasi untuk
mencocokkan apakah barang yang datang tersebut sudah sesuai dengan
kartu pesanan yang telah diterbitkan perusahaan, kemudian apabila
telah sesuai dengan pesanan, bahan baku yang diterima disimpan pada
tempat yang sudah ditentukan. Perusahaan telah memiliki prosedur
pengendalian persediaan secara tertulis, prosedur yang ada telah
disosialisasikan dengan baik, hal ini dapat dibuktikan dengan
wawancara secara acak yang dilakukan penulis dan petugas yang
melaksanakan telah memahami prosedur yang perlu dilakukan dalam
proses produksi. Perusahaan memiliki aturan yang ketat terhadap
persediaan bahan baku, apabila terjadi keterlambatan pasokan bahan
baku perusahaan mengevaluasi kinerja pemasok dan memberikan
penilaian terhadap ketetapan, kemampuan dan kualitas barang yang
diberikan pemasok.
d. Keseimbangan Lintas Produksi
Pada Indikator keseimbangan lintas produksi bertujuan untuk
memperoleh suatu arus produksiyang lancar agar mendapatkan
penggunaan fasilitas yang optimal, tenaga kerja dan peralatan dengan
carapenyeimbangan waktu kerja antar bagian. Dalam hal ini,
perusahaan sudah memiliki pedoman dan SOP (standart operating
procedure) untuk melaksanakan proses produksi, SOP ini
disosialisasikan kepada seluruh pekerja, sehingga para pekerja
memahami tugasnya masing-masing. SOP tersebut juga dijelaskan
mengenai tahapan-tahapan dalam produksi. Selain itu, pemeliharaan
fasilitas produksi secara tertulis yang dimuat pada SOP. Adanya
pemeliharaan yang dilakukan sebelum proses produksi dapat
meminimalisir kemungkinan mesin mengalami kerusakan. Jadwal
pemeliharaan rutin dilakukan setiap adanya kalibrasi mesin yang
ditentukan sesuai skedul. Pengoperasian peralatan juga telah didukung
oleh tenanga operator yang memadai, hal ini dibuktikan dengan setiap
operator yang bertugas telah memiliki surat ijin operasional dan
diberikan pelatihan rutin. Untuk memastikan semua peralatan telah
digunakan dan difungsikan dengan baik, setiap peralatan disertai
dengan petunjuk atau cara mengoperasikan peralatan. Namun, tidak
semua mesin didapati petunnjuk ini.
2. Produktifitas dan nilai tambah
a. Penghapusan Persediaan
Produsen memfokuskan produksi dan operasinya pada penurunan
persediaan.Dalam hal ini, perusahaan menggunakan metode just in
time aat menurunkan persediaan atau mencatat persedian yang keluar.
Sistem persediaan perusahaan menggunakan FIFO (first in first out).
b. Tingkat cacat no (zero defect)
Pada zero defect perusahaan mengelola dan membangun sistem
produksi dan operasi yang dapat membantu karyawan memproduksi
unit yang sempurna. Hal ini diwujudkan perusahaan dengan adanya
standart operating procedure dalam setiap lini produksi. Selain itu
juga dilakukannya pengawasan dalam setiap proses produksi, akan
tetapi dalam praktiknya masih terjadi beberapa produk cacat karena
kurangnya pengawasan dari bagian produksi. Berdasarkan data yang
didapat oleh penulis, berikut ini data produk jenis tiang listrik yang
diproduksi oleh perusahaan dari bulann juni, juli sampai agustus tahun
2016.
Data Efektivitas Produksi Tiang Listrik Bulan Juni Sampai
Agustus 2016
Bulan Jenis
produk
Total
produksi
(pcs)
Produk
gagal
(pcs)
Minimum
tingkat
rijek (%)
Produk
gagal
%
Sasaran
Juni Tiang
Listrik
1049
2
2
0,27
Efektif
Juli Tiang
Listrik
574
0
2
0
Efektif
Agustus Tiang
LIstrik
1394
4
2
0,28
Efektif
Sumber: Data PT. Tonggak Ampuh Malang Tahun 2016
Data di atas menunjukkan perusahaan mampu mencapai sasaran
dengan efektif karena persentase produk gagal lebih sedikit dari
persentase minimum tingkat rijek, sehingga dapat disimpulkan
mencapai target dengan efektif dan efisien.
c. Efisiensi kebutuhan tempat.
Efisiensi kebutuhan tempat adalah dimana perusahaan
meminimalkan jarak tempuh unit produk yang dapat mengurangi
kebutuhan tempat dalam proses produksi. Hal ini diwujudkan dengan
penataan fasilitas produksi yang terintegrasi. Berdasarkan pengamatan
yang dilakukan oleh penulis, perusahaan telah melakukan tata wilayah
perusahaan dengan baik yakni dimulai dengan bagian depan
perusahaan adalah tempat dimana bagian manajemen mutu berada, hal
ini memudahkan dalam penerimaan barang dari pemasok yang
kemudian dinilai dan diamati oleh bagian pengendalian mutu.
Selanjutnya barang yang diterima disimpan dalam gudang
penyimpanan dan tempat penyimpanan material yang berada di bawah
tanggung jawab bagian gudang.Lalu material yang ada di gudang
dilakukan pengujian laboratrium.Setelah barang dinyatakan lolos uji,
material yang telah ada siap diproduksi. Lokasi produksi dibagi oleh
beberapa plan yang tersedia. Hasil produksi selanjutnya disimpan dan
siap didistribusikan.
d. Kemitraan dan tanggung jawab pemasok
Setiap pemasok perusahaan telah diverifikasi sesuai dengan standar
pengendalian produk dan operasi perusahaan. Setiap supplier
dievaluasi secara bulanan dengan mempertimbangkan mutu, waktu dan
pelayanan. Penilaian ini dilakukan sesuai jadwal yang sudah
ditetapkan.dari penilaian tersebut perusahaan memberikan penilaian
kepada supplier. Setiap satu tahun sekali pemasok secara periodik
diinspeksi berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilakukan oleh
perusahaan, tetapi dalam hal ini ditemukan masalah supplier yang
terkadang tidak tepat waktu dalam mengirimkan material.
e. Meminimalkan aktifitas yang tidak bernilai tambah
Meminimalkan aktifitas yang tidak bernilai tambah, perusahaan
melakukan suatu analisis aktifitas dan komitmen untuk melakukan
perbaikan secara terus menerus, pada praktiknya perusahaan
melakukan evaluasi mengenai proses produksi yang berlangsung
secara bulanan dan menurut wawancara yang telah dilakukan penulis.
Proses produksi telah berjalan dengan baik tanpa ada aktifitas yang
tidak bernilai tambah.
f. Pengembangan angkatan kerja dan tantangan dalam bekerja
Perusahaan melakukan evaluasi kepada karyawan agar di dalam
proses produksi meminimalisir terjadinya pengerjaan ulang dan
pemborosan. Selain itu, untuk mengembangkan skill para pekerja,
perusahaan mengadakan pelatihan kerja dari pihak internal maupun
eksternal perusahaan. Pelatihan kerja ini diharapkan agar para pekerja
dapat memahami dengan betul proses produksi yang baik dan cara
mengoperasikan peralatan dengan baik. Ukuran produktifitas standar
yang digunakan dikelola oleh bagian manajemen mutu dan bagian
yang bertugas di bagian produksi.
3. Pengendalian dan Evaluasi Produksi
a. Memaksimalkan tingkat pelayanan
Perusahaan harus menjamin bahwa pelayanan yang diberikan harus
tepat agar memaksimalkan. Hal ini ditandai dengan kualitas produk,
harga yang kompetitif, penyediaan untuk stok dan penyerahan tepat
waktu kepada pelanggan, dalam hal ini perusahaan memberikan
pelayanan dimana produk yang ada diawasi sampai ke tangan
pelanggan. Apabila dalam proses pengerjaannya terjadi masalah,
peruahaan segera melakukan evaluasi dan mengirimkan perwakilan
untuk dapat melihat secara langsung permasalahan yang terjadi.
Kemudian oleh pihak perusahaan diidentifikasi apakah memang terjadi
kesalahan dalam proses produksi atau kesalahan terjadi pada pihak
pelanggan. Pelayanan ini diharapkan mampu menjamin kepuasan
pelanggan terhadap produk yang dihasilkan perusahaan.
b. Meminimalkan investasi pada persediaan
Dalam meminimalkan investasi pada persediaan, perusahaan harus
mampu memandu seluruh aktivitas ke dalam suatu proses yang
terintegrasi aktivitas ini telah dijalankan dengan baik oleh perusahaan.
Dalam hal ini diwujudkan dengan adanya jadwa yang terintegrasi
mengenai proses produksi hingga sampai pada tangan pelanggan.
c. Efisiensi Produksi dan Operasi
Dalam memperoleh harga yang kompetitif, perusahaan berupaya
untuk meminimumkan biaya yang terjadi dalam proses produksi dan
operasi, adapun secara rinci pengendalian ini meliputi hal hal berikut:.
1. Pengendalian Pembelian dan Spesifikasi Bahan Baku
Perusahaan mewujudkan bentuk pengendalian pembelian dan
spesifikan bahan baku dengan cara adanya standart operating
procedure yang memandu bagaimana saat melakukan pemesanan
kepada pihak pemasok. Perusahaan juga telah memiliki peralatan dan
prosedur tertulis untuk menilai bahan baku yang tiba. Perusahaan
memiliki laboratorium khusus untuk menilai kualitas bahan baku.
Setelah bahan baku tiba lalu diukur dan dicocokkan dengan surat
pemesanan barang, setiap bahan baku disimpan di tempat yang telah
ditentukan. Bahan baku yang sudah diterima hanya bahan baku yang
sudah melewati proses verifikasi oleh perusahaan. Penulis juga
menyajikan sampel data perusahaan dalam melakukan efisiensi
penggunaan bahan baku bulan Juli 2016, berikut ini data laporan
pengendalian pemakaian bahan baku PT. Tonggak Ampuh Malang.
Data Efisiensi Penggunaan Bahan Baku Tiang Listrik Bulan
Juli 2016
No. Material Permintaan
barang
(Bag.Produksi)
Serah Terima Barang
atau Realisasi
Pemakaian
Varians
(%)
Keterangan
a b c d e f
1 Pasir 358.56 M3 352.48 M3 (1.73) Efisien
2 Semen 249,000 Kg 256,760 Kg 3.02 Efisien
3 Spleet 458.16 M3 354.50 M3 (29.24) Efisien
4 Tamcem 1,494 Ltr 1,205 Ltr (23.98) Efisien
5 Spiral 6,286 Kg 4,975 Kg (26.35) Efisien
6 Pc Wire 32, 410.56 Kg 31,859 Kg (1.73) Efisien
7 Bendrat 378.90 Kg 382.00 Kg 0.81 Efisien
8 Pipa PVC
Potong
5,988 Pcs 5,988 Pcs - Efisien
9 Besi Beton 239 Btg 239 Btg - Efisien
Keterangan: Pengisian kolom kehilangan = (kolom(d)-kolom(c)) : kolom(d) x
100%. Maksimal prosentase kehilangan sebesar 5% yang ditetapkan oleh
perusahaan.
Data di atas menunjukkan bahwa pemakaian bahan baku untuk
proses produksi bulan agustus dapat disimpulkan efisien, hal tersebut
terbukti dari 9 material bahan baku untuk pembuatan tiang listrik yang
tingkat kehilangannya di bawah 5% sesuai kebijakan standar maksimal
prosentase kehilangan bahan baku untuk proses produksi.
2. Pengendalian peralatan dan fasilitas produksi
Peralatan yang digunakan sesuai dengan ukuran dan desain yang
telah ditentukan. Kinerja alat telah diuji dengan metode kalibrasi dan
dilakukan perawatan secara terjadwal. Perusahaan juga menghitung
kapasitas produktifitas alat yang digunakan. Dari hasil perhitungan
tersebut perusahaan dapat mengganti atau memodifikasi kapasitas alat
dan mesin yang digunakan.Tingkat kerusakan alat ditekan seminimal
mungkin sehingga kerusakan alat jarang terjadi setiap tahunnya. Setiap
alat memiliki prosedur tertulis mengenai penggunaan peralatan selama
proses produksi. Sebelum peralatan digunakan kembali dilakukan
pemeriksaan kondisi alat dan membuat Laporan pemeriksaan Kondisi
setiap alat.
3. Pengendalian transformasi
Fungsi transformasi bertujuan untuk mengolah input menjadi
output sesuai dengan standar yang ditetapkan. Pengendalian ini
memegang peranan penting dalam proses produksi yang efektif dan
efisien. Dalam hal ini, perusahaan telah memiliki prosedur produksi
yang telah disahkan. Prosedur ini telah dituliskan secara jelas dan rinci
sehingga memudahkan proses produksi. Selain itu, adanya evaluasi
dan pengecekan kesiapan mesin dan fasilitas produksi, pengecekan
mesin ini dilakukan secara rutin dengan menghitung kapasitas
produktifitas. Dari hasil evaluasi tersebut, peralatan dan mesin yang
tersedia diganti ataupun dimodifikasi agar dapat menjalankan proses
produksi secara maksimal. Selain itu, perusahaan juga melakukan
perawatan secara mingguan terhadap semua jenis mesin yang ada.
Perusahaan memiliki prosedur tertulis yang memandu pengujian
barang sebelum diproses dan diproduksi. Apabila barang telah lolos uji
laboratorium atau sudah terverifikasi, kepala bagian membuat
keterangan bahwa bahan siap dipakai. Apabila barang yang gagal lolos
uji verifikasi, pihak perusahaan akan menolak dan memberikan
keterangan kepada supplier dan dijadikan bahan evaluasi bagi pihak
pemasok. Untuk alat dan mesin produki diuji menggunakan metode
kalibrasi untuk mengukur tingkat kehandalannya. Apabila dalam
prosesnya terjadi pengerjaan ulang, perusahaan melakukan evaluasi
dan mencari tahu penyebab kegagalan dalam proses produksi, hal ini
dilengkapi dengan prosedur tertulis untuk mengidentifikasi tahapan
pemrosesan kembali suatu batch produksi.
4. Pengendalian Kualitas
Pengendalian kualitas dapat ditandai dengan dihasilkannya produk
yang mampu memenuhi spesifikasi pelanggan. Dalam hal ini
perusahaan memiliki kebijakan kualitas secara tertulis. Kebijakan
kualitas ini disesuaikan dengan produk yang dihasilkan pabrik dan
dapat juga berasal dari permintaan pelanggan.Untuk meningkatkan
kualitas tenaga kerja, maka pelatihan tenaga kerja dilakukan secara
terjadwal. Perusahaan telah memiliki prosedur tertulis untuk
penyimpanan produk yang sudah jadi. Produk yang telah jadi terlebih
dahulu diperiksa dan diinspeksi sebelum dikirmkan kepada
pelanggan.Pengujian ini dilakukan oleh bagian pengendalian mutu
yang menguji kelayakan barang jadi.
5. Pengendalian barang jadi
Pengendalian barang jadi merupakan pengendalian yang dilakukan
terhadap pengelolaan barang setelah selesai di produksi. Pengendalian
ini memiliki dua tahapan yakni tahap verifikasi, penanganan dan
penyimpanan, lalu pengujian dan distribusi. Untuk memastikan barang
jadi yang diterima dari proses produksi telah ditangani dengan baik,
perusahaan telah memiliki suatu prosedur tertulis mengenai bagaimana
dan siapa yang melakukan pengecekan terhadap produk jadi.
Pengecekan ini dilakukan oleh bagian pengendalian mutu dengan cara
membandingkannya dengan spesifikasi yang telah diberikan
pelanggan. Produk tersebut dievaluasi yang kemudian dibuatkan
laporan tertulis mengenai kesiapan barang untuk didistribusikan.
Tahap Pengujian Terinci
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data-data yang berkaitan dengan
temuan awal secara lebih spesifik melalui wawancara lebih khusus dengan pihak
manajemen, khususnya di bidang yang terdapat kelemahan. Data yang telah
dikumpulkan kemudian dilakukan analisis dan membandingkan antara criteria dan
kondisi yang terjadi pada proses produksi. Dari tahapan yang telah disebutkan
penulis akan mendapatkan pemahaman pengenai pengelolaan proses produksi
pada PT. Tonggak Ampuh Malang. Adapun temuan pada tahap pengujian terinci
sebagai berikut:
1. Kurangnya pengawasan dalam proses produksi Kondisi :
Kurangnya pengawasan mengakibatkan pekerja bekerja kurang teliti
sehingga menyebabkan pengerjaan ulang.Perusahaan sebenarnya telah
memiliki prosedur dan panduan manual mengenai pengoperasian
mesin.Akan tetapi hal ini mungkin kurang diperhatikan oleh para
pekerja sehingga terkadang terdapat produksi yang gagal.
Kriteria :
Pekerja yang bertugas secara langsung pada bidang produksi
menguasai mengenai teknik pengoperasian mesin dan dapat mengolah
bahan baku menjadi produk sesuai dengan pesanan pelanggan dengan
baik dan tidak terjadi pengerjaan ulang.
Penyebab :
Para pekerja tidak diawasi secara langsung sehingga menyebabkan
kurangnya pengawasan langusng dari perusahaan, oleh karena itu
bagian produksi harus mengawasi proses produksi.
Akibat :
Akibat dari kurangnya pengawasan ini adalah terjadinya kegagalan
produk tiang listrik yang diproduksi. Selain itu proses produksi
terkadang tidak berjalan dengan efektif.
Rekomendasi :
Pihak perusahaan, khususnya seksi produksi melakukan evaluasi
secara rutin mengenai kinerja para pekerja secara langsung. Hal lain
yang dapat dilakukan perusahaan adalah melakukan pelatihan dengan
mengundang pihak internal maupun eksternal dan melakukan pelatihan
demo mengenai pengoperasian mesin dan pengolahan bahan baku
sehingga dapat mempertahankan kualitas. Selain itu perusahaan juga
dapat melakukan sosialisasi ulang mengenai prosedur produksi yang
baik.
2. Terjadi keterlambatan datangnya pesanan material Kondisi :
Di dalam proses produksi, sering kali terjadi keterlambatan datangnya
pesanan material. Keterlambatan ini berdampak langsung pada proses
produksi yang terhambat. Akibatnya, hasil produksi juga terlambat
didistribusikan kepada pelanggan. Hal ini juga mengakibatkan barang
yang sedang dalam proses harus menunggu datangnya material lain
dari supplier.
Kriteria :
Dalam proses produksi material datang sesuai pesanan dan tepat waktu
sehingga perusahaan dapat menjalankan proses produksi dengan lancar
dan minim kendala.
Penyebab :
Penyebab dari hal ini adalah kurangnya evaluasi yang mendalam
terhadap kinerja supplier.Selama ini perusahaan menilai supplier oleh
divisi perencanaan dan evaluasi produksi dengan kinerja penilaian
yaitu mutu, ketepatan waktu dan pelayanan.
Akibat :
Akibat dari terjadinya keterlambatan ini adalah adanya proses produksi
yang terlambat dan distribusi kepada pelanggan terlambat.
Rekomendasi :
Agar tidak terjadi keterlambatan material yang menghambat proses
produksi, perusahaan sebaiknya mengevaluasi sistem penilaian yang
ada pada divisi perencanaan dan evaluasi produksi dengan cara
menaikkan standar penilaian terhadap para supplier. Selain itu divisi
perencanaan dan evaluasi produksi harus mengamati lebih dalam
terhadap kinerja supplier. Untuk mengantisipasi adanya keterlambatan
material ini, perusahaan sebaiknya juga memiliki cadangan supplier
untuk menggantikan bahan baku yang datang terlambat, dengan bahan
baku pengganti dengan kualitas yang sama agar bahan baku
terverifikasi.
3. Kurangnya perkiraan dan prediksi mengenai harga bahan baku Kondisi :
Terdapat suatu kondisi dimana harga bahan baku yang tiba-tiba naik di
waktu triwulan yang berbeda. Sedangkan proses produksi masih
berlangsung dan mengerjakan sebuah produk yang sama. Apabila hal
ini terjadi, perusahaan mengalami kesusahan dalam menentukan harga
pokok produksi.
Kriteria :
Perusahaan memiliki penilaian dan perkiraan tersendiri mengenai
kenaikan harga bahan baku dan memiliki sistem apabila terjadi
kenaikan bahan baku.
Penyebab :
Penyebab dari terjadinya kenaikan bahan baku adalah eksterna
perusahaan. Akan tetapi hal ini dapat diantisipasi apabila perusahaan
memiliki perkiraan yang baik untuk menghadapi kenaikan harga ini.
Akibat :
Akibat dari kurangnya perencanaan dan prediksi ini adalah perusahaan
kesulitas dalam menentukan harga pokok produksi.
Rekomendasi :
Perusahaan dapat menggunakan penilaian dengan harga rata-rata
sehingga proses produksi berjalan dengan baik dan penilaian mengenai
harga pokok produksi juga lebih mudah
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan terhadap PT. Tonggak Ampuh
Malang dengan melakukan tahap-tahap audit operasional disertai dengan
melakukan analisis data dengan dilandasi teori yang relevan. Tujuan utama
dilakukannya penelitian ini adalah menilai efisiensi dan efektifitas proses
produksi. Efektivitas dan fisiensi adalah tingkat keberhasilan suatu perusahaan
untuk mencapai tujuannya dengan optimalisasi sumber daya yang dimiliki.
Peneliti dapat menyimpulkan proses produksi pada PT. Tonggak Ampuh Malang
berjalan dengan baik. Hal ini ditunjukkan dari 13 indikator penilaian fungsi
produksi terhadap PT. Tonggak Ampuh Malang, 11 indikator menunjukkan
penilaian yang baik. Hal tersebut menunjukkan bahwa perusahaan telah
menjalankan fungsi produksinya dengan efektif dan efisien. Selain itu, peneliti
juga menilai kekuatan dan keunggulan perusahaan dalam menjalankan fungsi
produksi. Perusahaan juga masih memiliki kekurangan yang menghambat adanya
proses produksi. 5.2 Saran
a. Sebaiknya pihak manajemen mutu mengevaluasi kembali kinerja
mengenai sistem penilaian saat bahan baku datang dari supplier. Selain
itu perlu mengevaluasi SOP mengenai prosedur penerimaan barang.
Hal yang dapat dilakukan selanjutnya adalah kepala bagian mengawasi
kinerja anggotanya dan memastikan apakah para pegawai yang bekerja
pada bagian pengendalian mutu telah melakukan tugasnya dengan
baik.
b. Pihak perusahaan, khususnya bagian produksi melakukan evaluasi
secara rutin mengenai kinerja baik itu kinerja para mandor dan juga
kinerja para pekerja secara langsung. Hal lain yang dapat dilakukan
perusahaan adalah melakukan pelatihan dengan pihak internal maupun
eksternal dan melakukan demo mengenai pengoperasian mesin dan
pengolahan bahan baku sehingga dapat mempertahankan kualitas.
Selain itu perusahaan juga dapat melakukan sosialisasi ulang mengenai
prosedur produksi yang baik.
c. Keterlambatan material sebaiknya tidak terjadi, perusahaan sebaiknya
mengevaluasi sistem penilain yang ada pada divisi perencanaan dan
evaluasi produksi dengan cara menaikkan standar penilaian terhadap
para supplier. Selain itu divisi perencanaan dan evaluasi produksi
harus mengamati lebih dalam terhadap kinerja supplier. Untuk
mengantisipasi adanya keterlambatan material ini, perusahaan
sebaiknya juga memiliki cadangan supplier untuk menggantikan bahan
baku yang datang terlambat, dengan bahan baku pengganti dengan
kualitas yang sama.
d. Perusahaan dapat menggunakan penilaian dengan harga rata-rata
sehingga proses produksi berjalan dengan baik dan penilaian mengenai
harga pokok produksi juga lebih mudah.
5.3 Keterbatasan Penelitian
Dalam melakukan audit operasional fungsi produksi ini, peneliti mendapat
beberapa kendala atau keterbatasan dalam melakukan penelitian, yaitu :
1. Penelitian ini hanya terfokus ke satu produk saja yaitu produk tiang
listrik yang pada bulan juni dan agustus mengalami kegagalan produk
dari berbagai jenis produk yang dihasilkan oleh PT. Tonggak Ampuh
Malang.
2. Untuk mengukur efisiensi berdasarkan data numerik, peneliti hanya
mendapatkan data numerik penggunaan bahan baku PT. Tonggak
Ampuh saja, diharapkan peneliti selanjutnya jika ingin melakukan
penelitian yang sejenis dengan penelitian ini mampu mendapatkan data
numerik harga pembelian bahan baku.
DAFTAR PUSTAKA
Agoes, Sukrisno. 2014. Auditing: Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh
Akuntan Publik. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat.
Bhayangkara, IBK. 2013. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta:
Salemba Empat.
Konrath, Lary F, 2002, Auditing: ARisk Analysis Approach, fifth edition, South
Western.
Arens, Alvin A., and Loebbecke, James K.,2000, Auditing An Integrated
Approach, diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf, Auditing Pendekatan
Terpadu, edisi revisi Indonesia, Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Mardiasmo. 2005. Akuntansi Sektor Publik Edisi 2. Penerbit Andi. Yogyakarta
Arens, and Loebbeck. 2000. Auditing An Integrated Approach, Alih Bahasa Amir
Abadi Yusuf, Eighth, Jilid 1, Prentice Hall International, Inc, New York.
Murdifin Haming dan Mahfud Nurnajamuddin, D.R.2007.Manajemen Produksi
Modern, Penerbit Bumi Aksara, Jakarta.
Assauri, Sofjan. 2004. Manajemen Produksi dan Operasi Edisi Revisi
2004.Jakarta: Lembaga Penerbit FE-UI, Jakarta.
Mahmudi. 2005. Manajemen Kinerja Sektor Publik (Edisi I). Yogyakarta: UPP
AMP YKPN.
Kurniawan, Agung. 2005. Transformasi Pelayanan Publik. Yogyakarta:
Pembaruan.
Hakim, Khalishah Putri. 2015. “Audit operasional fungsi produksi untuk menilai
efektivitas dan efisiensi PT Wijaya Karya Beton Pasuruan (Studi terhadap
PT Wijaya Karya Beton Pasuruan)”. Malang: Universitas Brawijaya.
Kurniawan, Agung. 2005. Transformasi Pelayanan Publik. Yogyakarta:
Pembaruan.
Kurniawan, Yohanes. 2008. “Audit operasional atas fungsi pembelian dan
pengelolaan persediaan suku cadang pada PT KIA Mobil Indonesia
cabang Sunter”. Jakarta: Universitas Bina Nusantara.
Mahmudi. 2005. Manajemen Kinerja Sektor Publik (Edisi I). Yogyakarta: UPP
AMP YKPN.
Sugiyono. 2008. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung:
Alfabeta.
Sugiyono. 2012. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung:
Alfabeta.
Umar, Husein. 2008. Desain Penelitian Akuntansi Keprilakuan. Jakarta: Rajawali
Pers.
Sumarsono, Sonny. 2004. Metode Riset Sumber Daya Manusia. Penerbit: Graha
Ilmu
Moeleong, J. Lexy. 2013. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosda
Karya.
Tunggal, Amin Widjaja.2000. Management Audit Suatu Pengantar.Jakarta: PT
Rineka Cipta.
M, Guy, C. Wayne Alderman, Alan J. Winters. 2002. Auditing (Edisi Kelima Jilid
Kesatu). Erlangga.